controles Internos Em Uma Empresa de Construção Civil

UNIVERSIDADE FEDERAL DE SANTA CATARINA

CENTRO SCIO ECONMICO

DEPARTAMENTO DE CINCIAS CONTBEIS

CONTROLES INTERNOS EM UMA EMPRESA DE CONSTRUO CIVIL

UM ESTUDO DE CASO

ELAINI DE OLIVEIRA MARTINS BORGES

FLORIANPOLIS

2006

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UNIVERSIDADE FEDERAL DE SANTA CATARINA

CENTRO SCIO ECONMICO

DEPARTAMENTO DE CINCIAS CONTBEIS

CONTROLES INTERNOS EM UMA EMPRESA DE CONSTRUO CIVIL

UM ESTUDO DE CASO

Monografia apresentada ao Curso de Cincias Contbeis da Universidade Federal de Santa Catarina como requisito parcial obteno do grau de Bacharel em Cincias Contbeis. Orientador: Professor Dr. Luiz Alberton

FLORIANPOLIS

2006

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ELAINI DE OLIVEIRA MARTINS BORGES

CONTROLES INTERNOS EM UMA EMPRESA DE CONSTRUO CIVIL.

UM ESTUDO DE CASO.

Esta monografia foi julgada adequada para obteno do grau de Bacharel em Cincias Contbeis, e aprovada em sua forma final pelo Departamento de Cincias Contbeis da Universidade Federal de Santa Catarina, obtendo a nota (mdia) de ........, atribuda pela banca constituda pelo orientador e membros abaixo mencionados.

_________________________________ Prof. Elisete D. Pfitscher, Dr

Coordenadora de Monografia do Departamento de Cincia Contbeis.

Professores que compuseram a banca:

______________________________ Prof. Luiz Alberton, Dr. (orientador).

_______________________________ Prof. Pedro Jos Von Micheln, Dr.

______________________________ Prof. Isair Sell, Msc.

Florianpolis, agosto de 2006.

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DEDICATRIA

Dedico esta monografia primeira pessoa que me incentivou e confiou no meu

potencial, no questionou, simplesmente acreditou e no mediu esforos pra ajudar esse sonho

a se realizar. Apesar de no estar mais entre ns, sei que de uma forma ou de outra, sempre

esteve presente, vibrando com o listo de aprovados e agora novamente festejando com a

concluso do Curso de Cincias Contbeis na UFSC.

Estando agora acompanhada da sensao do dever cumprido, sinto-me vontade em

dizer: Obrigada Tio Leandro Martins (i.m).

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AGRADECIMENTOS

A Concluso do Curso de Cincias Contbeis tem um significado muito importante

para mim, alm de complementar minha vida profissional, completa minha satisfao pessoal,

principalmente por se tratar de uma instituio de ensino como a UFSC. Justamente por ser

uma Universidade que contm em seu corpo docente profissionais de alto nvel, que afirmo

que esses anos de vida acadmica no foram fceis, mas com certeza foram prazerosos e

deixaro saudades. Saudades daqueles professores, como meu orientador Luiz Alberton, Dr.

que se dedicou e instigou meus conhecimentos, em um dos momentos mais temidos pelos

acadmicos, que o trabalho de concluso do curso, e esteve ao meu lado cuidando para que

tudo desse certo, e a todos os outros professores, no menos importantes, que colaboraram

com dedicao para a construo da profissional que agora estou me tornando.

Neste momento de imensa alegria gostaria de compartilhar e agradecer queles que

sempre estiveram comigo.

Primeiramente quero agradecer a Deus, por nunca me desamparar nos momentos de

fraqueza, quando pensei em desistir, deu-me fora pra continuar.

Agradeo aos meus pais que sempre me incentivaram a dar esse passo to importante,

que proporcionaram de uma forma ou de outra que eu chegasse at aqui. A meus irmos que

acompanharam e me apoiaram nessa caminhada, e a minha sobrinha Ana Carolina, que apesar

de muito pequena, j entendia que o TCC era um dever de casa bem grande a fazer. E a

todos os outros familiares e amigos que torceram por mim.

Obrigada aos excelentes amigos da faculdade pela unio, fora, amizade e

companheirismo dedicados em nossa vida acadmica. Sentirei saudades.

Agradeo, em especial, ao meu esposo Pricles, que teve em minha graduao um

papel fundamental pelos puxes de orelha, pelo total apoio, incentivo, pacincia e

principalmente pelo amor dedicado a mim em todos esses anos.

Por fim, a todos, o meu MUITO OBRIGADA!!!

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RESUMO

BORGES, Elaini de Oliveira Martins. Controles Internos em uma Empresa de Construo Civil. Florianpolis, 2006. 51 pginas. Monografia (Graduao em Cincias Contbeis) Departamento de Cincias Contbeis Universidade Federal de Santa Catarina UFSC.

Orientador: Prof. Luiz Alberton, Dr.

Este trabalho objetiva a identificao dos procedimentos relacionados a controle interno, visando auxiliar a administrao de uma empresa do ramo da construo civil. Para tanto, busca-se com a fundamentao terica, conceituar, classificar e definir suas finalidades. Trata-se de uma pesquisa aplicada quanto aos fins e quanto aos procedimentos, classifica-se como um estudo de caso, na qual procurou-se apurar os controles internos existentes e compar-los com a fundamentao terica. O tratamento dos dados teve carter qualitativo, para obteno dos dados foram utilizadas a pesquisa documental, a entrevista informal, a observao e a pesquisa participante. Como resultado da pesquisa constatou-se que, apesar de manter sob constante superviso do diretor geral, em quase todos os setores da empresa, com exceo da obra, que fica com a superviso direta do engenheiro e da arquiteta, existem muitos pontos referentes a controles internos que devem ser melhorados, principalmente nos setores de obras e manutenes relacionados parte de pessoal e controle de material de construo. Conclui-se ressaltando a grande importncia dos controles internos em todos os setores da empresa, recomendando-se estudos que enfoquem com mais afinco o que se refere a obras.

Palavras-chave: Controle interno, Auditoria, Construo civil.

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LISTA DE FIGURAS

Figura 1: Organograma Geral da Construtora Ltda..................................................................35

Figura 2: Organograma Financeiro da Construtora Ltda..........................................................38

Figura 3: Sistema Contbil da Construtora Ltda.......................................................................40

Figura 4: Organograma do Setor de Engenharia e Arquitetura.................................................41

8

LISTA DE QUADROS

Quadro 1: Princpios do controle interno..................................................................................19

Quadro 2: Meios utilizados para proteo do patrimnio.........................................................21

Quadro 3: Suporte preciso e confiabilidade das informaes..............................................22

Quadro 4: Mtodos utilizados para estmulo eficincia operacional.....................................23

Quadro 5: Princpios aplicados na Construtora Ltda x Fundamentao terica.......................43

Quadro 6: Descrio dos mtodos de preservao dos interesses da Construtora Ltda x

fundamentao terica..............................................................................................................45

Quadro 7: Descrio do suporte confiabilidade e preciso das informaes da

Construtora Ltda x fundamentao terica...............................................................................46

Quadro 8: Descrio dos mtodos utilizados pela Construtora Ltda. para estimular a

eficincia operacional x fundamentao terica.......................................................................47

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SUMRIO

RESUMO...................................................................................................................................6

LISTA DE FIGURAS...............................................................................................................7

LISTA DE QUADROS.............................................................................................................8

1 INTRODUO ...................................................................................................................11

1.1 TEMA E PROBLEMA.......................................................................................11

1.2 OBJETIVOS.....................................................................................................12

1.3 JUSTIFICATIVA...............................................................................................12

1.4 METODOLOGIA DA PESQUISA.....................................................................13

1.5 ESTRUTURA DO TRABALHO ........................................................................14

2 FUNDAMENTAO TERICA......................................................................................16

2.1 O RAMO DA CONSTRUO CIVIL................................................................16

2.2 CONTROLE INTERNO....................................................................................17

2.2.1 Classificao e princpios do controle interno ....................................................18

2.2.2 Objetivos do controle interno ...............................................................................20

2.2.2.1 A preservao dos interesses da organizao ...................................20

2.2.2.2 A confiabilidade e a preciso das informaes...................................22

2.2.2.3 Estmulo eficincia operacional .......................................................23

2.2.2.4 Adeso s polticas existentes............................................................24

2.2.3 Importncia do controle interno ..........................................................................25

2.2.4 Avaliao dos sistemas de controle interno.........................................................26

2.3 AUDITORIA CONTBIL ..................................................................................28

2.3.1 Objetivos e fins da auditoria contbil ..................................................................28

2.3.2 Auditoria externa...................................................................................................29

2.3.3 Auditoria interna ...................................................................................................30

2.3.3.1 A importncia da auditoria interna ......................................................31

2.3.3.2 Funes da auditoria interna ..............................................................31

2.3.3.3 Objetivos da auditoria interna .............................................................32

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3 ESTUDO DE CASO............................................................................................................34

3.1 HISTRICO DA EMPRESA EM ESTUDO ......................................................34

3.2 POLTICAS DA EMPRESA..............................................................................36

3.3 CONTROLES FINANCEIROS .........................................................................37

3.4 CONTROLES CONTBEIS.............................................................................39

3.5 CONTROLES DE ENGENHARIA E ARQUITETURA......................................40

3.6 CONTROLES ADMINISTRATIVOS.................................................................42

3.7 COMPARTIVO ENTRE OS CONTROLES DA EMPRESA E A

FUNDAMENTAO TERICA .............................................................................43

4 CONCLUSES E RECOMENDAES .........................................................................49

REFERNCIAS .....................................................................................................................50

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1 INTRODUO

Nesta seo, aborda-se primeiramente o tema e o problema elaborado nessa pesquisa,

salientando sua importncia. Na seqncia, destacam-se os objetivos gerais e especficos do

trabalho. E por ltimo, evidencia-se a justificativa e a metodologia da pesquisa, bem como a

organizao do estudo.

1.1 TEMA E PROBLEMA

As constantes mudanas lanaram as organizaes em um cenrio de contradies e

incertezas. Por este motivo os empresrios vm se interessando em aprimorar seus

conhecimentos no que diz respeito a controles que possam auxili-los na tomada de deciso.

O empresrio deve estar preparado para se equilibrar nesse universo duvidoso, contando para

isso, com a colaborao e empenho de seus funcionrios.

As empresas exigem dos lderes a capacidade de desenvolver mtodos diferenciados

de gesto para harmonizar e agregar pessoas em benefcio da operacionalidade. Nesse caso,

fundamental que se transforme a diversidade dos profissionais em vantagens competitivas.

Nos ltimos anos tem-se percebido um avano das tecnologias no que diz respeito a

softwares e programas que auxiliam os empresrios nas mais diversas atividades. notvel o

empenho e o estudo para que estes evoluam cada vez mais em seus objetivos, visando o

melhor aproveitamento por parte de seus dirigentes.

O sistema de controle interno oferece aos empresrios segurana no que diz respeito

aos relatrios, levantamentos e polticas da empresa que envolvem os mais diversificados

setores da mesma. Se forem confiveis e levadas aos administradores em tempo hbil, as

informaes geradas pelos controles internos, podem ter uma influncia ainda maior no que

diz respeito tomada de deciso.

Tendo-se a conscincia da importncia, do respeito e cumprimento das normas e

polticas adotadas pela empresa, com base nas informaes geradas pelo controle interno,

que esta pesquisa visa responder a seguinte questo: Quais so os meios utilizados para

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supervisionar as atividades de uma empresa do ramo de construo civil e garantir que todos

os procedimentos esto sendo aplicados corretamente pelos funcionrios?

1.2 OBJETIVOS

Esta pesquisa tem como objetivo geral identificar os meios utilizados para

supervisionar e garantir que todas as atividades e procedimentos de uma empresa do ramo da

construo civil estejam sendo executados corretamente.

Para atingir o objetivo geral, elaboraram-se os seguintes objetivos especficos:

Identificar as polticas e normas internas adotadas por uma empresa do ramo da

construo civil;

Verificar quais as reas da empresa possuem controles internos;

Comparar os controles internos da empresa do ramo da construo civil com as

recomendaes bibliogrficas.

1.3 JUSTIFICATIVA

Em virtude do crescimento constante das companhias, tornou-se difcil para um grupo

limitado de pessoas controlar todas as operaes ligadas sua atividade, por isso as

atribuies dos funcionrios ou setores internos da empresa devem ser claramente definidas e

limitadas, para assegurar que todos os procedimentos de controle sejam executados, detectar

irregularidades e apurar as responsabilidades por eventuais omisses na realizao das

transaes da empresa. (ATTIE, 1998; ALMEIDA, 1996).

A confiabilidade dos resultados gerados por um controle interno, segundo Attie

(1998), que transforma simples dados em informaes a partir das quais os empresrios,

utilizando-se de sua experincia administrativa, tomam decises visando o objetivo comum

da empresa.

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Almeida (1996, p. 50) afirma que um bom sistema de controle interno funciona como

uma peneira na deteco de erros ou irregularidades.

O tema escolhido para monografia est diretamente ligado importncia dos controles

internos dentro das organizaes e o poder de gesto que eles proporcionam. Alm disso,

existe um interesse pessoal por manter laos de amizade com a pesquisadora, em auxiliar nas

melhorias pertinentes ao tema na empresa pesquisada, visando o aprimoramento da mesma.

Como ainda no existem muitos trabalhos desenvolvidos na rea voltados a empresas

do ramo de construo civil, a pesquisa pode tambm ser analisada como uma contribuio

para a sociedade.

1.4 METODOLOGIA DA PESQUISA

Quanto aos procedimentos, esta pesquisa classifica-se como um estudo de caso

realizado em uma empresa do ramo de construo civil. Segundo Beuren (2004, p. 84) a

pesquisa do tipo estudo de caso caracteriza-se principalmente pelo estudo concentrado de um

nico caso. Esse estudo prefervel pelos pesquisadores que desejam aprofundar seus

conhecimentos a respeito de determinado caso especfico.

Quanto aos fins, a pesquisa foi aplicada, a qual uma forma de pesquisa voltada para a

necessidade de resolver problemas concretos e possui finalidade prtica.

A pesquisa do tipo qualitativa quanto a sua forma de abordagem, na qual analisar-se-

com maior profundidade o fenmeno estudado. O que difere uma pesquisa qualitativa da

quantitativa que a primeira no adota instrumento estatstico como base no processo de

anlise do problema, no pretende numerar ou medir unidades ou categorias homogneas. Na

contabilidade comum o uso da abordagem qualitativa por tratar-se de uma cincia social,

apesar de lidar intensamente com nmeros. (BEUREN, 2004).

Em relao aos objetivos, uma pesquisa exploratria, aprofundando-se nos conceitos

preliminares sobre o tema analisado, contribuindo assim para o esclarecimento de questes

abordadas com menos nfase. Para que o estudo na contabilidade seja considerado

exploratrio, deve concentrar-se em algo que precisa ser demonstrado com maior clareza.

(BEUREN, 2004).

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Para coleta de dados do estudo de caso foram utilizadas a pesquisa documental, a

entrevista informal e a observao. A observao e aplicao da entrevista foram possveis

pelo fato de que a pesquisadora mantm um bom relacionamento com os responsveis pela

empresa.

Na contabilidade, utiliza-se com certa freqncia a pesquisa documental, sobretudo

quando se deseja analisar o comportamento de determinado setor da economia, com aspectos

relacionados situao patrimonial, econmica e financeira. (BEUREN, 2004, p. 90).

Outra forma de coleta de dados e informaes foi a pesquisa participante, esta foi

facilitada por j existir conhecimento dos procedimentos utilizados pela empresa. Tais

conhecimentos ocorreram por intermdio de trabalhos prestados anteriormente pela

pesquisadora empresa pesquisada.

1.5 ESTRUTURA DO TRABALHO

Visando o problema da pesquisa e os objetivos propostos, o trabalho est organizado

em quatro captulos.

No captulo 1, faz-se um apanhado geral sobre o tema, salientando sua importncia.

Em seguida, evidencia-se o problema de pesquisa e os objetivos geral e especficos do

trabalho. Por ltimo, destacam-se a metodologia aplicada, a justificativa do estudo e a

organizao do trabalho.

No captulo 2, faz-se a fundamentao terica do estudo. Onde ocorreram algumas

dificuldades de bibliografia, referente a livros. H uma grande variedade de autores que

explanam sobre o referido assunto, mas no pode-se deixar de salientar que no se

diferenciam em grandes propores, dificultando a pesquisa. Inicialmente, apresenta-se um

breve histrico da construo civil, em seguida demonstra-se o que controle interno, seus

princpios, funes e objetivos. Logo aps faz-se uma incurso terica sobre a auditoria

contbil e a diferenciao entre auditoria externa e interna.

No captulo 3, faz-se uma explanao sobre o histrico da empresa pesquisada seguida

das polticas adotadas pela mesma. Na seqncia, feita a descrio e anlise dos dados

coletados, e para melhor entendimento, esto divididos em controles administrativos,

financeiros, contbeis e de engenharia e arquitetura.

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Por fim, no captulo 4, contemplam-se as concluses e recomendaes do presente

trabalho que tem por limitao os dados coletados na sede da administrao da empresa, no

abrangendo to profundamente ao que se refere a obras.

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2 FUNDAMENTAO TERICA

A fundamentao terica consiste em apresentar conceitos com base em referncias

bibliogrficas de conceituados autores para o desenvolvimento do tema proposto. Tem como

ponto principal a explanao sobre controles internos salientando sua ligao e importncia

para a auditoria.

2.1 O RAMO DA CONSTRUO CIVIL

As empresas do ramo da construo civil tm como objetivo colocar no mercado

imveis de boa qualidade, que proporcionem grande rentabilidade e sua produo seja

economicamente competitiva para empresa. Do ponto de vista social e ambiental, a realizao

de um empreendimento deve gerar trabalho, aprimoramento tcnico desenvolvimento

tecnolgico, promovendo assim, benefcios sociais, alm de ser ambientalmente sustentvel.

(GEHBAUER, 2002).

Pode-se dizer que basicamente o processo de um empreendimento se inicia com uma

consulta de viabilidade e o planejamento da obra, para obter-se uma margem de retorno.

O estudo de viabilidade do empreendimento, segundo Gehbauer (2002), a

comparao entre a previso de custo do mesmo e os rendimentos que se espera obter por

meio da sua comercializao. Este estudo, compreende todo o planejamento tcnico bsico

necessrio, desde a idia inicial at a elaborao do ante projeto. Para empresas de

incorporao/construo, durante o estudo de viabilidade do empreendimento que fatores

como localizao, capital e escolha dos produtos so combinados, de tal forma que se obtenha

um empreendimento bem sucedido.

Com um bom planejamento, gerenciamento e auxlio dos controles, pode-se dizer que

h um grande potencial de melhoria no ramo de construo civil, principalmente se a

organizao tiver controles internos de execuo do que planejado.

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2.2 CONTROLE INTERNO

Em empresas de pequeno porte ou no incio da vida de uma empresa, normalmente o

responsvel pela mesma tem todos os controles, tais como, financeiro, pessoal, operacional,

vendas e outros sob seu domnio. A partir do momento em que ela comea a crescer, ocorre

um acmulo de funes e esse controle acaba no podendo ficar sob a responsabilidade de

uma s pessoa, correndo o risco de gerar informaes no confiveis. neste momento que se

comea a distribuir tais controles a alguns funcionrios, acreditando que estes tenham

compromisso e capacitao para tamanha responsabilidade.

Segundo Almeida (1996, p. 50),

O controle interno representa em uma organizao o conjunto de procedimentos, mtodos ou rotinas com os objetivos de proteger os ativos, produzir dados contbeis confiveis e ajudar a administrao na conduo ordenada dos negcios da empresa.

Pode-se dizer que controles internos so todos os processos e rotinas, de natureza

administrativa ou contbil, destinados a fazer com que os colaboradores respeitem as polticas

traadas pela empresa, e que os ativos tenham sua integridade protegidas e as operaes

sejam adequadamente registradas, nos registros contbeis e fidedignamente retratadas pelas

demonstraes financeiras. (SILVA JNIOR, 2001).

Com a percepo da necessidade de um maior controle dentro das organizaes, os

controles internos vm se aprimorando para facilitar o trabalho da auditoria interna, e por isso,

em alguns momentos, pode ocorrer confuso no que diz respeito a suas definies.

Segundo Attie (1998, p. 110),

As vezes imagina-se ser o controle interno sinnimo de auditoria interna. uma idia totalmente equivocada, pois a auditoria interna equivalente a um trabalho organizado de reviso e apreciao dos controles internos, normalmente executados por um departamento especializado, ao passo que o controle interno se refere a procedimentos de organizao adotados como planos permanentes da empresa.

importante que se consiga esclarecer que existe uma grande diferena entre controle

interno e auditoria interna apesar de estarem intimamente relacionados. Ficando claro que as

diferenas existem, deve-se tambm ressaltar a diferena entre os controles contbeis e

administrativos.

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2.2.1 Classificao e princpios do controle interno

Existem diversos tipos de controles internos, alguns bem completos abrangendo as

mais diversificadas reas. Os sistemas mais usados so um pouco mais enxutos,

compreendendo apenas as reas contbil e administrativa.

Entende-se por controles contbeis aqueles que compreendem o plano de organizao

e todos os mtodos e procedimentos relacionados diretamente com a salvaguarda dos ativos, e

a fidedignidade dos registros financeiros e demonstraes contbeis. J os controles

administrativos compreendem o plano de organizao e todos os mtodos e procedimentos

relacionados basicamente com a eficincia operacional, e vigilncia gerencial, que s

indiretamente interferem nos registros contbeis. (S, 2002; MOTTA, 1992).

Os controles contbeis so compostos geralmente de sistema de autorizao e

aprovao, segregao de funes, controles fsicos e auditoria interna. Por sua vez, os

controles administrativos, so compostos por anlises estatsticas, controles de qualidade,

programas de treinamento, estudos de tempo e movimento, analise das variaes entre os

valores orados e os incorridos e relatrios de desempenho. (ALMEIDA, 1996; ATTIE,

1998).

Segundo Almeida (1996), para auxiliar o desempenho, funcionamento e entendimento

dos controles internos contbeis, existem os princpios que devem ser bem definidos e

esclarecidos para que possam ser seguidos pelos responsveis e funcionrios.

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PRINCPIOS DESCRIO

Responsabilidades Distribuio adequada das responsabilidades atravs de um plano de organizao, definindo e limitado-as, preferencialmente por escrito.

Manuais de Rotinas Internas Onde devem estar registradas todas as rotinas da organizao.

Salvaguarda de Ativos Deve ocorrer com a limitao de acesso aos ativos pelos funcionrios e o estabelecimento de controles fsicos.

Segregao de Funes Estabelece que a pessoa que exerce a funo de registro no tenha acesso aos ativos fisicamente, ou seja, exista independncia entre as funes. Ningum deve ter sob sua inteira responsabilidade todas as fases inerentes a uma operao.

Amarraes do Sistema Ocupa-se em permitir somente o registro de transaes autorizadas e com documentao para sua devida comprovao.

Auditoria Interna Possibilita a identificao de transaes realizadas pela empresa, e se elas esto de acordo com as polticas internas determinadas pela administrao.

Custo do Controle x Beneficio Afirma que o custo do controle interno no deve ser maior do que os benefcios que se espera obter.

Limitaes do Controle Pode ocorrer por intermdio de conluio entre funcionrios, falta de instruo e negligencia.

Quadro 1: Princpios do controle interno Fonte: Adaptado de Almeida (1996) e Attie (1998).

A efetiva utilizao desses princpios e mtodos, de pessoal qualificado, garantem a

eficincia do controle interno, mas segundo S (2002), existem profissionais que estabelecem

ainda, regras para o cumprimento desses princpios, tais como:

Regime de autorizaes;

Superviso dos procedimentos normativos;

Padres a serem definidos;

Registro e relatrios;

Anlise sistemtica dos fatos;

Estatsticas.

Estas regras podem tambm auxiliar no desempenho dos controles e possibilitar o

alcance de seus objetivos.

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2.2.2 Objetivos do controle interno

A funo da contabilidade, como instrumento de controle administrativo, hoje

unanimemente reconhecida. Um sistema de contabilidade que no esteja amparado por um

eficiente controle interno , at certo ponto, intil uma vez que no possvel confiar nas

informaes contidas em seus relatrios.

Os objetivos bsicos do controle interno, segundo Attie (1998), podem ser

determinados como:

A preservao dos interesses da empresa;

A confiabilidade e preciso das informaes contbeis, financeiras e operacionais;

O estmulo eficincia operacional;

A aceitao e empenho na realizao das polticas existentes.

A seguir, ser explanado mais detalhadamente sobre esses objetivos visando o

esclarecimento dos mesmos.

2.2.2.1 A preservao dos interesses da organizao

A preservao dos interesses da empresa tem como finalidade a proteo do

patrimnio contra quaisquer perdas e riscos, devido a irregularidades e fraudes. No Quadro 2,

pode-se identificar os principais meios utilizados para que isso no ocorra e sua descrio.

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MTODOS DESCRIO

Sistema de autorizao e aprovao Compreende o controle das atividades e transaes atravs de mtodos de aprovao de acordo com as responsabilidades e riscos envolvidos. Na medida do possvel, a pessoa que autoriza no deve ser a que aprova, para no expor ao risco os interesses da empresa.

Determinao de funes Determina para cada funcionrio a noo exata de suas funes, incluindo as responsabilidades que compem o cargo.

Rotao de funcionrios Corresponde ao rodzio dos funcionrios em cada trabalho; possibilita reduzir as possibilidades de fraudes e resulta, geralmente, em novas idias de trabalho para as funes.

Carta de fiana Determina a responsabilidade da custdia de bens e valores aos funcionrios, protegendo a empresa e dissuadindo, psicologicamente, os funcionrios em tentao.

Manuteno de contas de controle Permite a realizao de confrontao permanente entre os saldos detalhados e o saldo sinttico, e a aplicao de procedimentos de comprovao da exatido dos registros.

Seguro Compreende a manuteno de aplice de seguros, a valores adequados de reposio dos bens, valores e riscos a que est sujeita a empresa.

Legislao Corresponde atualizao permanente sobre a legislao vigente, visando diminuir riscos e no expor a empresa as penalidades legais pela no obedincia aos preceitos atuais vigentes.

Diminuio de erros e desperdcios Indica a deteco de erros e desperdcios na fonte; comumente essas falhas so originadas devido a controles mal definidos ou falta de controles.

Contagens fsicas Corresponde realizao de contagens fsicas de bens e valores, de forma peridica, por intermdio de pessoa independente, visando maximizar o controle fsico e resguardar os interesses da empresa.

Quadro 2: Meios utilizados para proteo do patrimnio Fonte: Adaptado de Attie (1998).

Utilizando-se dos mtodos j citados, no significa que a empresa esteja a salva de

riscos, mas provavelmente ser mais difcil de serem atingidos por meio de fraudes e ou erros,

podendo assim, ter-se mais confiana em seus controles no que diz respeito a patrimnio. A

seguir ser aprofundado um pouco mais sobre confiabilidade e tambm sobre a preciso das

informaes geradas.

22

2.2.2.2 A confiabilidade e a preciso das informaes

A gerao de dados confiveis em tempo hbil pode ser definida como informaes

adequadas e oportunas, necessrias gerencialmente para administrar, tomar decises e

compreender os eventos realizados na empresa.

As organizaes necessitam de sistemas que lhe garantam conhecer os atos e eventos

ocorridos em cada um de seus segmentos. Todos os acontecimentos ocorridos devem ser

escriturados e levados, em tempo hbil, ao conhecimento dos administradores, para que se

possa usufruir de uma informao totalmente confivel.

O suporte necessrio preciso e confiabilidade dos informes e relatrios contbeis,

financeiros e operacionais se d atravs de:

SUPORTE DESCRIO

Documentao confivel Corresponde utilizao de documentao hbil para o registro das transaes que comprovem sua efetiva realizao.

Conciliao Confrontao de uma mesma informao, com dados providos de bases diferentes, indicam a preciso dos registros eliminando possveis pendncias.

Anlise Objetiva a identificao da composio dos documentos, de forma a possibilitar a constatao de seus registros.

Plano de contas Compreende a classificao dos dados da empresa dentro de uma estrutura formal de contas, com a existncia de um plano de contas definido exclusivamente para cada empresa.

Tempo hbil O desenvolvimento e a aplicao de um sistema de controle permanente visam identificar o adequado registro das transaes dentro do perodo de competncia e no menor espao de tempo possvel.

Equipamento Novas possibilidades que facilitam a administrao foram abertas pela tecnologia. A utilizao de equipamentos informatizados visa facilitar e agilizar o registro das transaes, fomentando a diviso de trabalho.

Quadro 3: Suporte preciso e confiabilidade das informaes Fonte: Adaptado de Attie (1998) e Silva Jnior (2001).

Deve-se, tambm, ressaltar a importncia da colaborao dos funcionrios para que

essas informaes sejam realmente confiveis e precisas. Para isso, ser demonstrado na

prxima seo, que os funcionrios devem ser estimulados a executar suas funes com zelo e

competncia.

23

2.2.2.3 Estmulo eficincia operacional

O objetivo do controle interno relativo ao estmulo e eficincia operacional determina

os meios necessrios conduo das tarefas, de forma a obter entendimento, aplicao e ao

tempestiva e uniforme por parte de seus funcionrios.

As diversas tarefas praticadas pelos mais variados setores de uma empresa necessitam

de uma linha mestra de raciocnio e de conduta. Cada um dos segmentos tem suas

particularidades e cada indivduo precisa conhecer bem sua funo, pois, se todos executarem

suas tarefas com responsabilidade e eficincia a empresa crescer como um todo.

No Quadro 4, esto listadas as principais medidas utilizadas para proporcionar o

estmulo e eficincia operacional.

MTODOS DESCRIO

Seleo Possibilita a obteno de pessoal qualificado para exercer com eficincia as funes especificas.

Treinamento Possibilita a capacitao do pessoal para a atividade proposta; dele resultam melhores rendimentos, menores custos e pessoal atento e ativo sua funo.

Plano de carreira Determina a poltica da empresa ao pessoal, quanto s possibilidades de remunerao e promoo, incentivando o entusiasmo e a satisfao dos funcionrios.

Relatrios de desempenho Adequao das atividades/processos com relao as metas. Compreendem a identificao individual de cada funcionrio; indicam suas virtudes e deficincias, e sugerem alternativas necessrias ao aperfeioamento pessoal e profissional.

Relatrio de horas trabalhadas Possibilita a administrao, conhecimento eficiente do tempo despedido pelo pessoal e indica mudanas necessrias ou correo das metas de trabalho.

Tempos e mtodos Possibilitam o acompanhamento mais eficiente de execuo das atividades e regulam possveis ineficincias do pessoal.

Custo padro Permite o acompanhamento permanente do custo de produo dos bens e servios produzidos, identificando benefcios e ineficincias do processo de produo.

Manuais internos Sugerem clara exposio dos procedimentos internos; possibilitam pratica uniforme, normatizao e eficincia dos atos; e previnem a ocorrncia de erros e desperdcios.

Instrues formais Definio formal das responsabilidades, polticas corporativas, fluxos operacionais, funes e procedimentos. Indicam formalmente as instrues a serem seguidas pelo pessoal, evitando interpretaes dbias e mal entendidos.

Quadro 4: Mtodos utilizados para estmulo eficincia operacional Fonte: Adaptado de Attie (1998); Ferreira (2002).

24

De acordo com S (2002), os princpios fundamentais de controle interno, referentes

ao estmulo da eficincia operacional, esto diretamente ligados existncia de um plano de

organizao, regime de autorizaes e de registros, capazes de assegurar o controle contbil,

zelo do elemento humano no desempenho das funes a ele atribudas e a qualidade e

responsabilidade do pessoal, em nvel adequado.

2.2.2.4 Adeso s polticas existentes

O objetivo do controle interno, relativo adeso s polticas existentes, assegurar

que os desejos da administrao, definidos atravs de suas polticas e indicados por meio de

seus procedimentos, sejam adequadamente seguidos pelo pessoal.

A empresa tem seu objetivo maior assegurado pelo fato de poder continuar operando

indefinidamente, gerando resultados favorveis que possibilitem sua permanncia e expanso

de suas atividades. No existe segurana que os desejos da empresa sero respeitados, quando

no se tem a estrutura de apoio necessria conjugao de suas atividades. Cada pessoa e

cada segmento da organizao precisam funcionar harmonicamente, fazendo com que toda a

estrutura da empresa caminhe para o mesmo objetivo. (ATTIE, 1998).

Os principais alicerces para adeso em massa s polticas desenvolvidas pela

organizao, segundo Attie (1998) so:

Superviso realizada de forma permanente possibilita melhor rendimento do

pessoal, corrigindo-se rapidamente possveis desvios e dvidas decorrentes da

execuo das atividades.

Sistema de reviso e aprovao possibilita verificar se polticas e procedimentos

esto sendo adequadamente seguidos.

No se pode esquecer que o controle interno tambm assegura a adeso s polticas da

empresa por seus procedimentos. A partir da seo que segue pode-se entender melhor a

importncia desses controles.

25

2.2.3 Importncia do controle interno

A maioria das empresas possui controles internos, mas nem sempre eles so

adequados. Deve-se analisar a eficincia das informaes geradas e seu custo/benefcio. A

avaliao do benefcio deve ser atribuda qualidade da informao a ser gerada. A qualidade

e a confiabilidade dos resultados gerados por estes controles internos, que transformam

simples dados em informaes a partir das quais os empresrios tomam decises visando o

objetivo comum da empresa, assumem vital importncia. (ATTIE, 1998).

A administrao da empresa responsvel pela implantao do sistema de controle

interno, pela verificao de seu cumprimento pelos funcionrios e por sua modificao, caso

haja necessidade de adapta-lo s novas circunstncias.

Desta forma, pode-se notar que se torna imprescindvel contar com a colaborao,

empenho e, principalmente responsabilidade de seus funcionrios e ou setores internos.

Segundo Crepaldi (2002), algumas razes pelas quais deve-se definir e limitar,

preferencialmente por escrito, tais responsabilidades, so assegurar que todos os

procedimentos de controle sejam executados, detectar erros e irregularidades e apurar

responsabilidades por eventuais omisses na realizao das transaes da empresa.

Segundo S (2002), o controle interno, objetivamente, depende da qualidade do

pessoal, excelncia tcnica do mtodo de trabalho, eficcia da aplicao das normas tcnicas

de contabilidade e daquelas de organizao reacional do trabalho, qualidade e eficincia dos

meios materiais utilizados (que devem ser adequados) e da aferio eficiente dos resultados.

Tudo isso, para garantir a eficincia dos controles internos, tendo em vista a grande

influncia que exercem nas decises tomadas pelos administradores a respeito do futuro da

empresa. Sendo assim, tornam a qualidade, confiabilidade e preciso, sejam elas em relao

tempestividade ou a exatido das informaes constantes em tais relatrios, de vital

importncia.

Agora que j se explanou sobre a importncia do controle interno, percebe-se a

importncia do seu efetivo funcionamento. Na prxima seo falar-se- sobre a avaliao dos

sistemas de controle interno.

26

2.2.4 Avaliao dos sistemas de controle interno

O sistema de informao de uma empresa o conjunto dos recursos da entidade,

projetado para proporcionar informaes e atingir objetivos empresariais, ele fornece

relatrios que contm informaes operacionais e financeiras em conformidade, que permitem

operar e controlar o negcio. Um sistema de informaes no lida somente com dados

gerados internamente, mas, tambm, com informaes sobre eventos, atividades e condies

externas necessrias para a tomada de decises. (SILVA JNIOR, 2001).

Cabe administrao a responsabilidade pela criao e manuteno do controle

interno, mas, o auditor tambm tem sua responsabilidade no que se refere a apreciar os

procedimentos em vigor e determinar se oferece um razovel grau de confiana; verificar se o

sistema est sendo corretamente aplicado; e reportar as falhas observadas, oferecendo

recomendaes para san-las. (CREPALDI, 2002).

As normas de auditoria, geralmente aceitas, referentes ao trabalho no campo,

estabelecem que o auditor deve avaliar o sistema de controle interno da empresa auditada,

para isso, o auditor independente levanta o sistema de controle interno, verifica se est sendo

seguido na prtica, avalia a possibilidade do sistema revelar de imediato irregularidades e

determina tipo, data e volume dos procedimentos de auditoria. (ALMEIDA, 1996).

O auditor deve, tambm, preocupar-se com valores significativos, referentes a erros e

irregularidades, que possam afetar as demonstraes financeiras, podendo conduzir a um

entendimento errneo sobre essas demonstraes. Um bom sistema de controle interno

capaz de detectar erros ou irregularidades. Portanto, o auditor pode determinar o volume de

testes de auditoria, baseando-se na qualidade do sistema de controle interno que a empresa

apresenta.

Crepaldi (2002, p. 211), afirma que Os setores de compras, vendas, contas a pagar e

receber, folha de pagamento, estoque de mercadorias e financeiro so considerados sujeitos a

irregularidades.

Segundo Franco e Marra (2001, p. 267),

O sistema contbil e de controles internos compreende o plano de organizao e o conjunto integrado de mtodo e procedimentos adotados pela entidade na proteo do seu patrimnio, promoo da confiabilidade e tempestividade dos seus registros e demonstraes contbeis, e da sua eficcia operacional.

27

O conceito de avaliao dos controles internos tem-se dilatado, alm das preocupaes

com a confiabilidade dos dados, acrescentou-se a avaliao da qualidade dos mesmos.

Assim, por exemplo, os controles de unidades, alm da de valor, como nmero de horas

trabalhadas, qualidade fsica de material comprado etc., muito interessam e devem estar

adequadamente feitos quando a entidade for obrigada a provar eficincia. (S, 2002).

Diversas irregularidades que ocorrem dentro das organizaes, passam desapercebidas

pelos prprios empresrios. Preocupados com a situao que se torna cada vez mais difcil de

ser controlada somente pela administrao, eles armam-se contra o problema e mostram-se,

cada vez mais, interessados em aprender novas tcnicas e procedimentos bsicos para evitar

situaes de fraudes, subornos e desfalques.

No caso de fraude, o infrator se preocupa em fazer com que a documentao interna da

companhia trabalhe a favor dele, ou seja, reflita ou no determinada situao. Em algumas

empresas a documentao e os controles so to desorganizados que as pessoas responsveis

nem percebem o fato ocorrido. Um grande facilitador de situaes fraudulentas a

concentrao de funes gerenciais nas mos de poucos funcionrios.

Segundo Crepaldi (2002, p. 226),

As causas que originam a ocorrncia de fraudes e do margem desconfiana quanto validade dos dados contbeis podem ser relacionados com a ausncia de qualquer controle, normas de controle falhas e ineficientes, e normas de controle boas e eficientes, porm mal executadas na prtica.

A implantao de um cdigo de tica e de um sistema preventivo fundamental para a

adoo de uma poltica eficaz contra situaes irregulares nas empresas. A mudana de

valores culturais da sociedade levou perda do real significado da tica.


A seleo e a contratao de novos funcionrios no deve ser apenas tcnica para o exerccio da atividade. fundamental checar valores morais, analisar se o candidato investe em sua formao, de forma houve progresso em sua vida social, e procurar saber suas razes. Destaca-se, tambm, que os sinais de riqueza aparente, sem que haja procedncia natural, so forte indicativos de falta de idoneidade.

Uma vez que o auditor tenha conhecido, analisado e revisado os sistemas de controle

interno da companhia e se convencido de que os procedimentos preestabelecidos esto

realmente sendo seguidos, ele estar em condies de avaliar se os sistemas de controle

interno oferecem a segurana suficiente para o registro das operaes e para a produo de

demonstrativos contbeis confiveis.(MOTTA, 1992).

28

Baseando-se nas idias de Almeida (1996), a avaliao do sistema de controle interno

tem como finalidade, determinar as no conformidades que poderiam acontecer, verificar se o

sistema atual de controles detectaria de imediato essas irregularidades, analisar as falhas ou

falta de controle que possibilitam a existncia dessas irregularidades, a fim de determinar

natureza, data e extenso dos procedimentos de auditoria, emitir relatrio-comentrio dando

sugestes para aprimoramento do sistema de controle interno da empresa.

Se a empresa obtiver uma avaliao positiva de seus controles internos, pode-se dizer

que estes auxiliaro a auditoria diminuindo o nmero de testes a serem realizados.

2.3 AUDITORIA CONTBIL

A auditoria preocupa-se com a verificao dos elementos contbeis e em determinar a

exatido e a fidelidade das demonstraes e relatrios contbeis. Provavelmente, o mais

importante elemento de qualquer auditoria o auditor, a pessoa que verifica os lanamentos

contbeis e relata o resultado do seu trabalho.

Segundo Attie (1998), o auditor um contador especializado, que examina os dados

contbeis com o objetivo de dar seu parecer quanto fidelidade desses dados. Em geral, a

auditoria procura determinar se as demonstraes e respectivos registros contbeis de uma

empresa ou entidade merecem ou no confiana, ou seja, se refletem a situao patrimonial,

assim como os resultados das operaes da empresa ou entidade que est sendo examinada.

A auditoria tem um papel muito importante na vida da empresa. Na seo que segue

pode-se verificar com mais clareza seus objetivos e finalidades.

2.3.1 Objetivos e fins da auditoria contbil

O intuito principal da auditoria a confirmao dos registros e conseqentes

demonstraes contbeis. Na consecuo dos seus objetivos, ela contribui para confirmar os

prprios fins da contabilidade, pois avalia a adequao dos registros, dando administrao,

29

ao fisco, aos proprietrios e financiadores do patrimnio a convico de que as demonstraes

contbeis refletem, ou no, a situao do patrimnio em determinada data e suas variaes em

certo perodo. (ALMEIDA, 1996).

O objeto da auditoria , conforme Franco e Marra (1992, p. 25):

O conjunto de todos os elementos de controle do patrimnio administrativo, os quais compreendem registros contbeis, papis, documentos, fichas, arquivos e anotaes que comprovem a veracidade dos registros e a legitimidade dos atos da administrao, bem como sua sinceridade na defesa dos interesses patrimoniais.

A auditoria pode basear-se em informaes obtidas fora da empresa, tais como as

relativas confirmao de contas de terceiros e de saldos bancrios, por exemplo. As

confirmaes obtidas de fontes externas geralmente oferecem melhores caractersticas de

credibilidade do que aquelas obtidas dentro da prpria entidade auditada.

Embora a auditoria no se destine exclusivamente descoberta de fraudes, erros ou

irregularidades praticadas por administradores ou funcionrios, ela freqentemente apura tais

fatos, atravs dos procedimentos que lhes so prprios. Com isto, ressalta-se que a ao da

auditoria no se limita quilo que est registrado nos livros, pois, ela poder, tambm, apurar

o que foi omitido nos registros.

A auditoria se vale, portanto, de todos os meios de prova ao seu alcance, para apurar a

veracidade dos registros, mesmo que tenha de recorrer s provas extra contbeis, ou mesmo

fora da empresa auditada. A apurao da falta de registros que deveriam ter sido feitos, por

exemplo, uma das formas de comprovar que no h exatido nas demonstraes contbeis,

principal objetivo da auditoria.

2.3.2 Auditoria externa

A auditoria externa executada por profissional independente, sem ligao com o

quadro da empresa. Sua interveno ajustada em contrato de servios. (PIERUCCI, 1977).

A extenso dos exames feitos pelo auditor externo determinada pelas normas usuais

reconhecidas no pas ou requeridas por legislao especfica, seus trabalhos so determinados

por seu dever de satisfazer com que as Demonstraes Contbeis a serem apresentadas a

30

terceiros, como por exemplo, a acionistas, investidores, fornecedores, fiscalizao, reflitam

com propriedade a situao contbil de uma empresa em certa data, e os resultados das

operaes do perodo examinado. (CREPALDI, 2000).

Como este trabalho est voltado aos controles internos, no foram aprofundados os

conceitos e teorias de auditoria externa, apesar de a referida ajudar nos controles da

organizao, a nfase maior foi dada auditoria interna.

2.3.3 Auditoria interna

Auditoria Interna uma parte especializada da auditoria que se dedica a um exame de

maior profundidade e constncia, visando proteger e sugerir, acompanhando os fatos

patrimoniais. Atua como uma atividade de avaliao independente dentro da empresa, que se

destina a revisar as operaes, como um servio prestado administrao. Constitui um

controle gerencial que funciona por meio da anlise e avaliao da eficincia de outros

controles. executada por um profissional ligado empresa, ou por uma seo prpria para

tal fim, sempre em linha de dependncia da direo empresarial. O auditor interno a pessoa

de confiana dos dirigentes, est vinculado empresa por contrato trabalhista continuado.

(S, 1978).

O departamento de auditoria interna parte integrante da organizao e das funes,

segundo as polticas traadas pela administrao. A declarao de finalidade, autoridade e

responsabilidade para a auditoria interna aprovada pela administrao deve ser compatvel

com as Normas para o Exerccio Profissional da Auditoria Interna. (ATTIE, 2000).

A auditoria interna, por meio de suas atividades de trabalho, serve administrao

como meio de identificao de que todos os procedimentos internos e polticas definidas pela

companhia, assim como os sistemas contbeis e de controle interno, esto sendo efetivamente

seguidos, e que as transaes realizadas esto refletidas contabilmente em concordncia com

os critrios previamente definidos.

31

2.3.3.1 A importncia da auditoria interna

O auditor interno pessoa de confiana importante na deciso dos dirigentes, pois sua

interveno, por meio de seus relatrios de auditoria, permanente. Atua em todas as

atividades da empresa, realizando a verificao constante dos controles internos e das rotinas

administrativas. (PIERUCCI, 1977).

O auditor interno faz uma nica vez o levantamento do sistema de organizao e

controles internos da empresa, para sua avaliao e conseqente programao da auditoria. Se

a empresa contrata esporadicamente auditores, cada um deles deve proceder,

antecipadamente, esses levantamentos, onerando o custo do servio.

De acordo com Paula (1999, p. 32),

O Departamento de Auditoria Interna exerce a atividade de avaliao e medio multidisciplinar e independente dentro da organizao, que tem como objetivo a reviso dos controles e das operaes, de forma a fornecer subsdios administrao na tomada de deciso.

Conhecidas as eventuais falhas e deficincias da organizao e dos controles internos

da empresa, o auditor aponta essas incorrees e tem interesse nas suas regularizaes,

visando facilitar seu trabalho futuro. (FRANCO; MARRA, 2001).

A familiarizao do auditor interno com a organizao e as operaes da empresa

torna mais eficiente seu trabalho, reduzindo o tempo necessrio para sua finalizao,

conseqentemente diminui o custo para a empresa, pois uma vez auditado determinado grupo

de contas contbeis, o auditor pode dar continuidade ao trabalho.

2.3.3.2 Funes da auditoria interna

Para que a funo de auditoria interna encontre ressonncia na organizao, preciso

que esteja firmemente escorada, de um lado, na aceitao dos administradores da empresa, e

de outro lado, pela execuo de um servio contnuo e eficaz, que possa fornecer informaes

exatas e transmitir segurana administrao.

32

Quando se vai fazer um exame de auditoria, o auditor, baseado no conhecimento

adquirido, analisa o sistema contbil observando o seu funcionamento, verificando o sistema

de controles internos, inspecionando documentos e bens, examinando procedimentos,

refazendo o clculo de certos dados, fazendo perguntas e adotando muitos outros

procedimentos.


A funo da auditoria interna auxiliar todos os membros da administrao no desempenho efetivo de suas funes e responsabilidades, fornecendo-lhes anlises, apreciaes, recomendaes e comentrios pertinentes s atividades do negcio em que possa ser til administrao. Isto pressupe sua incurso em campos alm dos de contabilidade e finanas, a fim de obter uma viso completa das operaes submetidas a exame.

Tambm funo da auditoria interna determinar o grau de atendimento aos planos e

procedimentos estabelecidos pela alta administrao, avaliar o ndice de controle interno dos

ativos da empresa quanto proteo contra perdas de qualquer tipo e natureza, medir a

fidelidade e veracidade dos dados administrativos organizados na prpria empresa, apontar a

qualidade de desempenho na execuo de tarefas atribudas aos gerentes dos departamentos,

verificando se este est conseguindo repassar aos seus subordinados e recomendar melhorias

operacionais.

2.3.3.3 Objetivos da auditoria interna

A auditoria interna serve administrao, como meio de identificao de que todos os

procedimentos internos e polticas definidas pela companhia, assim como os sistemas

contbeis e de controle interno, esto sendo efetivamente seguidos e que as transaes

realizadas esto refletidas contabilmente em concordncia com os critrios previamente

definidos.

Segundo Attie (1998, p. 31), a auditoria interna tem por objetivo,

Examinar a integridade e fidedignidade das informaes financeiras e operacionais e os meios utilizados para aferir, localizar, classificar e comunicar essas informaes; examinar os sistemas estabelecidos, para certificar a observncia s polticas, planos, leis e regulamentos que tenham, ou possam ter, impacto sobre operaes e relatrios, e determinar se a organizao est em conformidade com as diretrizes.

33

O Conselho Federal de Contabilidade define o objetivo da Auditoria Interna como o

de Examinar a integridade, adequao e eficcia dos controles internos e das informaes

sobre aspectos fsicos, contbeis, financeiros e operacionais da entidade, atravs do conjunto

de procedimentos tcnicos.

A auditoria interna no se confunde com nenhuma outra dentro da empresa, e cada vez

mais percebe-se a importncia do seu trabalho. Quanto maior a organizao, mais se acentua a

necessidade de servios desta natureza. Na medida em que ela se desenvolve, cresce o

interesse pelo seu estudo. Assim, a seguir passa-se a apresentar o estudo de caso.

34

3 ESTUDO DE CASO

Neste captulo realizada uma abordagem sobre a empresa em estudo, que pertence a

um grupo composto por trs empresas de ramos diferentes. O estudo voltado apenas

empresa que atua no ramo da construo civil, chamada ficticiamente, de Construtora Ltda,

para preservao de seu nome. Sero identificados, tambm, os controles internos existentes

e, levantados manuais e procedimentos utilizados pela empresa, que depois de comparados

com a fundamentao terica, pode analisar-se e com base nos dados coletados propor

algumas melhorias.

3.1 HISTRICO DA EMPRESA EM ESTUDO

A primeira empresa do grupo foi fundada em 24 de maro de 1983, para atuar no

ramo do comrcio atacadista, representando uma marca bem conceituada. Durante o perodo

de 1992 a 1994, a empresa obteve consecutivamente o prmio de maior distribuidora dessa

marca no Brasil. Ao longo dos anos agregou inmeras outras marcas de renome nacional e,

em 1994, lanou-se no comrcio internacional e passou a importar produtos dos Estados

Unidos, sia e Argentina. Foi nessa poca, tambm, que tomou a deciso de diversificar os

negcios da empresa, optando por entrar no segmento de fomento mercantil.

Essa empresa de fomento, tambm chamada factoring, atua na regio da Grande

Florianpolis, abrangendo os municpios de Florianpolis, So Jos, Palhoa, Bigua, Santo

Amaro da Imperatriz entre outros. Sua atividade principal o fomento mercantil, tendo como

prioridade, atender pequenas e mdias empresas da regio da Grande Florianpolis, com o

objetivo de obter uma carteira diversificada de clientes caracterizada por um menor risco.

Em 1991, foi fundada a Construtora Ltda. para atuar no ramo da construo civil e,

uma outra empresa, para atuar na administrao e locao de imveis.

A Construtora Ltda. nasceu da necessidade de utilizar terrenos de propriedade de seu

fundador, que se encontravam em reas com problemas de invases ou terreno de reas menos

valorizadas. Hoje, conta com mais de 600 unidades habitacionais j entregues, so cerca de

105.000m2 de rea construdas e cerca 1.500.000m2 de loteamentos residenciais, desta forma,

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Presidente

Atendimento a Cliente

Departamento de Compras

Engenharia e Arquitetura

Diretor Geral

Mestre de Obra Atendentes

Almoxarife

Engenharia Corretores

Comprador

a empresa possibilita condies que ajudam a estruturar o conjunto urbano da regio da

Grande Florianpolis.

Atualmente, a empresa Construtora Ltda firma-se como uma empresa especializada

em loteamentos residenciais para classes de baixa renda, oferecendo lotes de baixo custo, com

uma infra-estrutura de qualidade em termos de pavimentao, saneamento e outras

necessidades. A empresa tem como objetivo de mdio prazo voltar a desenvolver projetos de

edifcios comerciais e residncias.

A Construtora Ltda. faz parte de um Grupo que engloba as trs empresas

anteriormente descritas, todas esto localizadas em um nico Centro Comercial, no Municpio

de So Jos, Santa Catarina. O Grupo possui um quadro de vinte e nove colaboradores, sendo

dezenove trabalhando no escritrio central, dezessete funcionrios e dois diretores, e 10

funcionrios trabalhando nas obras.

A estrutura organizacional da empresa apresenta-se de acordo com a Figura 1.

Figura 1: Organograma Geral da Construtora Ltda. Fonte: Dados pesquisados.

Observando o organograma pode-se perceber que a Construtora Ltda. trata-se de

uma empresa bastante enxuta em termos de funcionrios, contando, hoje, com o Setor de

Atendimento ao Cliente, o qual possui duas pessoas, o Departamento de Compras, constitudo

por um comprador, o Setor de Engenharia e Arquitetura, que composto por um engenheiro

civil e uma arquiteta, o almoxarifado, que conta com um almoxarife e a diretoria da empresa,

constituda pelo Fundador e Diretor Geral. Alm dos profissionais citados, h tambm onze

colaboradores na parte de escritrio e dez outros que trabalham na parte de manuteno,

36

entrega e controle de obra. Os demais servios so terceirizados.

A partir do quadro de funcionrios da empresa, pode-se perceber que esta tem a

caracterstica, de um trabalho tpico, no exatamente de uma construtora, mas de uma

incorporadora. Atuando mais assiduamente no que se refere ao investimento e anlise de

viabilidade, e conseqente controle da execuo, do que no servio de execuo em si.

3.2 POLTICAS DA EMPRESA

Em linhas gerais, as atividades desenvolvidas pela empresa so a construo e a

incorporao de condomnios e loteamentos residenciais.

A empresa est a quinze anos atuando no mercado da Grande Florianpolis,

referncia na construo e incorporao de loteamentos populares de alto padro com infra-

estrutura e tecnologia de qualidade.

Tendo em vista que a empresa foca suas atividades na construo e incorporao de

loteamentos residenciais, caracterizado o perfil dos clientes neste segmento de mercado, ou

melhor, dos clientes da Construtora Ltda, no que diz respeito a loteamentos residenciais.

Nesse contexto, predominante a presena do pblico de classe mdia e classe

mdia baixa, bem como investidores com maior poder aquisitivo.

No aspecto de moradia, est presente o pblico que dispem de recursos para

investir na aquisio do terreno para fixar sua casa prpria a fim de abrigar sua famlia.

No aspecto comercial, h os clientes que adquirem terrenos para estabelecer um

comrcio ou servio (mercearia, vdeo locadora, mecnica, padaria, entre outros), como forma

de gerar renda familiar. Essa caracterstica se da pelo fato de que os loteamentos residncias,

geralmente, so estabelecidos em grandes reas, com vrios terrenos, logo, quando as famlias

fixam moradia se estruturam em comunidades ou bairros, abrindo oportunidade para o

comrcio de produtos e a prestao de servio.

Por fim, h os investidores, ou seja, outras construtoras que adquirem os terrenos e

constroem moradias padronizadas para vender diretamente a seus clientes.

A empresa tem como diferencial competitivo sua tradio de quinze anos

construindo, e de certa forma, contribuindo para estruturao urbana da Grande Florianpolis.

A transparncia nas negociaes com os clientes passa credibilidade e confiana aos mesmos,

37

garantindo que voltem a comprar ou indiquem a empresa para seus conhecidos. Outros pontos

importantes so as condies de pagamento flexveis e o financiamento junto construtora, o

que desburocratiza o processo proporcionando tempo e comodidade aos clientes. Sendo

assim, a empresa Construtora Ltda. luta para atingir excelncia, no que tange a construo e

incorporao de loteamentos residenciais, sendo referncia neste segmento na Grande

Florianpolis.

Enfim, o histrico da empresa Construtora Ltda., evidencia sua preocupao em

acompanhar as tendncias do mercado, buscando sempre construir um futuro promissor para

seus negcios.

3.3 CONTROLES FINANCEIROS

Descrevem-se, nesta seo, os controles internos adotados pela empresa Construtora

Ltda na rea financeira. Utiliza-se, no auxilio gesto de um sistema desenvolvido

especialmente para empresas do ramo da construo civil. Esse sistema concentra, alm das

subdivises de ajustes gerais e backup, os seguintes itens:

Caixa

Cadastro de clientes;

Cadastro de fornecedores;

Contas a receber;

Contas a pagar;

Bancos, em que so emitidas as cpias de cheque;

Cadastro de controle de produtos em estoque;

Controle de cheques devolvidos;

Livro Caixa, em que so efetuados lanamentos de entrada e sada;

O sistema permite, tambm, o lanamento das notas fiscais de compra de qualquer

natureza, com todos os dados necessrios para seu efetivo pagamento e descrio do produto

comprado, alocando sua despesa ou custo na respectiva obra. Seus pagamentos so

programados semanalmente e efetuados na sexta-feira de cada semana, aps aprovao e

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assinatura do diretor geral. Podem ser efetuados com cheque nominal, boleto bancrio via

internet ou transferncia entre contas, dependendo do critrio do fornecedor.

Para melhor organizao, arquivam-se todos os documentos por data de pagamento e

ou recebimento, juntamente com suas respectivas cpias de cheque, e comprovantes de

pagamento ou depsito.

Para facilitar o entendimento foi criada a Figura 2 que apresenta os controles

financeiros.

Caixa e Bancos

Compra Venda

Programao Consulta Pagamento Crdito

Diretor Contrato

Cheque Boleto Transferncia A prazo A vista Nominal Via internet On-line Conta Corrente Arquivo Boleto Bancrio Sede da Empresa

Setor de Cobrana

Figura 2: Organograma Financeiro da Construtora Ltda. Fonte: Elaborado pela autora.

Por serem imveis direcionados classe popular, a maioria deles so adquiridos em

forma de financiamento junto construtora. A primeira providncia a ser tomada a consulta

de crdito pessoal, uma vez autorizada, acordada a venda entre as partes atravs de um

contrato de compra e venda. As parcelas so recebidas atravs de boleto bancrio, se com

atraso, somente na sede da empresa. O no cumprimento dos prazos estabelecido para

pagamento gera uma correspondncia de cobrana enviada para residncia do cliente. Ainda

39

assim, se no houver manifestao, repassado ao setor de cobrana, que realiza o contato

por meio telefnico, podendo at acionar o cliente judicialmente. Segundo clausula contratual,

o no pagamento das parcelas no perodo de seis meses consecutivos pode repercutir em

desapropriao da rea comprada.

Com o grande volume de parcelas recebidas e pagamentos efetuados, tanto na

empresa, como por via bancria, o caixa e bancos so conferidos diariamente com a

superviso do diretor geral, diminuindo os riscos de falhas em um dos setores, segundo o

diretor, mais importantes da empresa.

3.4 CONTROLES CONTBEIS

A contabilidade da empresa Construtora Ltda terceirizada, sendo efetuada por um

escritrio de consultoria e assessoria contbil situado tambm em So Jos Santa Catarina.

Este disponibiliza dois funcionrios para controle e execuo da rea contbil, sendo um

diariamente trabalhando nas dependncias da Construtora Ltda, a fim de assessorar

empresarialmente e estreitar o contato para possibilitar uma contabilidade mais confivel e

precisa; e outro assessorando e desenvolvendo relatrios gerenciais para dar suporte e auxiliar

na tomada de deciso.

O sistema contbil disponibilizado pelo escritrio de contabilidade pode ser acessado

livre e conjuntamente tanto pelo funcionrio que trabalha no escritrio quanto pelo que fica

disposio da Construtora Ltda, podendo assim ter livre acesso s informaes e dados,

conforme Figura 3.

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Contabilidade Construtora Ltda.

Balanos Livro Caixa

Livro Razo Contas a Pagar

Livro Dirio Contas a Receber

Relatrios Movimentao Gerenciais Bancria Figura 3: Sistema Contbil da Construtora Ltda. Fonte: Elaborado pela autora.

Os impostos a pagar so calculados pelo profissional de contabilidade que atua na

Construtora Ltda, e so rigorosamente conferidos pelo diretor geral, que compara as bases de

clculo utilizadas pela contabilidade com seus relatrios antes de efetuar qualquer pagamento.

Os setores fiscal e pessoal so executados no escritrio de contabilidade e repassados

em forma de relatrios e ou livros empresa Construtora Ltda periodicamente.

Para que se certifique da fidedignidade dos lanamentos, tanto contbeis como

financeiros, so comparados semanalmente os balancetes contbeis com os relatrios emitidos

pelo financeiro, a fim de confrontar as receitas, despesas, pagamentos, recebimentos e

qualquer outra informao de que se possa ter dvida. Outra forma vlida, de se conferir seria

consultando a documentao, pois na tentativa de evitar situaes de fraudes ou desvios, a

Construtora Ltda no compra nem vende nada que no esteja documentado.

3.5 CONTROLES DE ENGENHARIA E ARQUITETURA

O departamento de compras ou suprimentos est fortemente ligado engenharia e

arquitetura por ter uma estrutura bsica composta pelo comprador, engenheiro e almoxarife.

Cabe ao departamento de compras ou suprimentos a responsabilidade de adquirir bens ou

servios, na qualidade desejada, no momento preciso, pelo menor custo possvel e na

quantidade solicitada. Relaciona-se com todos os outros departamentos da empresa, tais

como: financeiro, contabilidade, engenharia, administrao, alm, de contatos com os clientes

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e fornecedores de produtos e/ou servios.

O comprador realiza a pesquisa de mercado, cotao de preos, negociao, compra

dos materiais, comparao de propostas, atendimento a fornecedores e faz o acompanhamento

e controle das compras realizadas, para que as mesmas sejam entregues nas datas acordadas,

permitindo a continuidade dos servios. Ao que se refere compra de matrias, estes podem

ser materiais para as obras civis ou materiais para o escritrio.

Este processo conta com o auxlio do engenheiro que presta maiores informaes

sobre os materiais que sero comprados, como especificaes tcnicas, e pelo almoxarife que

far a conferncia dos materiais na entrega.

O departamento de Engenharia e Arquitetura se responsabiliza, tambm, pela

realizao dos estudos de investimento e anlise de viabilidade, em parceria com outra

empresa do Grupo, que tem por finalidade locao e administrao de imveis. Uma vez

consolidada a negociao, parte-se para a construo de edificaes a serem destinadas

locao e no venda.

Outra atividade que compete ao Departamento de Engenharia e Arquitetura, sendo

uma propriedade marcante da empresa Construtora Ltda., encontra-se justamente nos servios

de manuteno, os quais so realizados pela prpria empresa, e no por terceiros. Tais

servios tm seu incio no Setor de Atendimento ao Cliente, que realiza o atendimento e o

protocolo dos pedidos e/ou reclamaes para futuro agendamento de manuteno. O

agendamento feito pelo Setor de Engenharia, que responsvel pela programao das

manutenes juntamente com o pessoal de execuo, priorizando os servios mais

emergenciais. A empresa vem trabalhando numa sistemtica de atendimento por local de

execuo dos servios, a partir da realizao de listagens de atendimento.

Compras Almoxarifado Investimentos e Analise de Viabilidade Engenharia e Arquitetura Obras

Atendimento ao Manuteno Cliente Figura 4: Organograma do Setor de Engenharia e Arquitetura. Fonte: Elaborado pela autora.

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O Setor de Engenharia e Arquitetura atua na parte de coordenao, anlise e

gerenciamento dos negcios e execues em andamento, alm do acompanhamento dos

servios de manuteno. Enquanto em obra, cabe empresa o controle pela qualidade da

execuo junto aos empreiteiros contratados, alm da verificao dos quantitativos e

oramentos finais, da solicitao dos materiais a serem utilizados, e do recebimento e

verificao do estoque. Ainda, o setor de engenharia realiza os cronogramas fsico-

financeiros, para realizao do planejamento do fluxo de caixa, realizados pela parte

financeira/diretoria, juntamente com os empreiteiros contratados e seus respectivos contratos

acertados em termos de prazos.

3.6 CONTROLES ADMINISTRATIVOS

O Presidente, fundador e proprietrio do Grupo, atravs de reunies semanais com os

demais colaboradores da empresa, acompanha todas as negociaes e movimentaes

realizadas. assessorado diretamente pelo diretor geral que fica responsvel pela

coordenao e controle das atividades relacionadas empresa e ainda, responsvel pela

gerncia de planejamento e desenvolvimento de novos negcios, incluindo estratgias de

comunicao com o mercado.

O departamento de atendimento ao cliente dispe de uma equipe para atender a todos

os clientes da empresa Construtora Ltda, entre as atividades desenvolvidas por este

departamento esto a efetivao da venda intermediada pela assinatura do contrato por ambas

as partes (vendedor e comprador), negociaes, informaes, manutenes e demais assuntos

relacionados ao imvel.

A Construtora Ltda. terceiriza a prestao de servio na rea de vendas dos seus

imveis, sendo assim, cabe aos profissionais capacitados, empresas e/ou corretores, a

captao de clientes e a realizao da venda.

Na seo que segue far-se- um comparativo dos controles aplicados pela empresa

Construtora Ltda com as referncias bibliogrficas, a fim de facilitar o entendimento.

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3.7 COMPARTIVO ENTRE OS CONTROLES DA EMPRESA E A FUNDAMENTAO

TERICA

Nesta seo, apresenta-se alguns Quadros, nos quais evidenciam-se e comparam-se os

dados coletados na empresa Construtora Ltda com a reviso bibliogrfica realizada, tendo

como objetivo sua melhor visualizao e entendimento.

FUNDAMENTAO

TERICA CARACTERSTICAS DA EMPRESA PESQUISADA

a) Manuais de rotinas internas A empresa Construtora Ltda no utiliza a ferramenta, por meio escrito, de definio de polticas e procedimentos, bem como de rotinas e funes.

b) Segregao de funes Cada funcionrio contratado para exercer uma funo, e se estiver correspondendo s expectativas da empresa, se mantm nela, caso contrario, analisada a possibilidade de remanejamento para outra rea, ou a demisso do funcionrio. Em alguns setores, como o financeiro, por exemplo, o processo executado por mais de uma pessoa, mas dificilmente realizado rodzio de funcionrios, salvo nos casos citados anteriormente.

c) Preservao dos ativos O acesso por parte dos funcionrios limitado, quando se trata de bens imveis e monetrios, contudo, muito vulnervel, no que se refere a insumos, pela rotatividade e baixo controle.

d) Auditoria e controles No existe na estrutura da empresa Construtora Ltda, um setor de controle interno, to pouco de auditoria interna, ficando os controles sob a responsabilidade dos dirigentes da mesma. Esporadicamente, contrata-se os servios de uma empresa especializada em auditoria externa.

Quadro 5: Princpios aplicados na Construtora Ltda x fundamentao terica. Fonte: Elaborado pelo autor, com base na fundamentao terica e nas constataes junto a Construtora Ltda.

Com base no Quadro 5, possvel analisar-se, de que forma os princpios referentes ao

controle interno so aplicados na empresa Construtora Ltda.

a) Manuais de rotinas internas a utilizao de manuais de rotinas internas de

grande importncia s organizaes, pois explicitam, de maneira formal e padronizada, aes

que devem ser tomadas em situaes especficas.

A Construtora Ltda apresenta normas, mas so regras tcitas incorporadas cultura da

empresa e que, no entanto, no possuem uma definio formal, escrita, padronizando-as e

prevendo aes. Sente-se a necessidade de um manual interno que aborde, principalmente, os

pontos referentes a polticas internas, definio de responsabilidades por cargos e ou funes,

rotinas de trabalho, cdigo de tica, etc.

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b) Segregao de funes essa ttica fundamental em alguns setores, evitando ou

dificultando, fraudes e ou desfalques. Na empresa Construtora Ltda. Setores, como financeiro

e execuo/manuteno de obra, so de responsabilidade de mais de uma pessoa,

proporcionando uma relao de superviso entre os membros do departamento, apesar de

quase todas as reas da empresa serem supervisionadas pelo diretor geral. Deve-se ressaltar

que, essa atitude, na maioria das vezes, eficiente, mas no exclui a possibilidade de fraudes,

pois existem ainda as alternativas de conluio entre funcionrios.

c) Preservao de ativos a limitao do acesso dos funcionrios aos ativos da

empresa um forte aliado na sua preservao. Na empresa em estudo, no foram observados

problemas no que tange os ativos permanentes, por serem em sua maioria, bens imveis, mas

observou-se que o controle na rea de mo de obra ferramental e material vulnervel.

d) Auditoria e controles Os controles internos, auditoria interna e externa, esto

diretamente ligados entre si, e com o bom funcionamento das operaes e transaes

realizadas pela empresa, visando auxiliar no processo decisrio e garantir fidelidade s

polticas adotadas.

No existe na estrutura da empresa Construtora Ltda. um setor especfico relacionado

aos controles internos, to pouco de auditoria interna, ficando os controles sob a

responsabilidade dos seus dirigentes. Esporadicamente, contrata-se os servios de uma

empresa especializada em auditoria externa, que poderia ter seus trabalhos facilitados, e por

conseqncia seus custos reduzidos, com o auxilio dos controles ou setor auditoria interna.

A seguir, relacionam-se alguns mtodos utilizados pela construtora Ltda, para

preservao de seus interesses .

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FUNDAMENTAO


a) Sistema de aprovaes e Autorizaes

Todos os pagamentos, compras e vendas, passam pela anlise do diretor geral, que aprova ou no as operaes, com o conhecimento do presidente da empresa, que est sempre ciente das transaes efetuadas.

b) Determinao de funes A determinao das funes e responsabilidades que compem cada cargo, esclarecida aos funcionrios, verbalmente, na contratao, no havendo nenhum regulamento por escrito.

c) Manuteno de contas de controle realizada uma comparao peridica dos relatrios contbeis com os financeiros.

d) Seguro So contratados seguros para bens monetrios e funcionrios.

e) Legislao De responsabilidade do escritrio de contabilidade

f) Desperdcios Existe um acompanhamento por parte do engenheiro, da qualidade do material comprado, mas No existe um controle na obra no que se refere a desperdcios de material, ficando vulnervel as quantidades utilizadas.

g) Contagem fsica Os imveis so controlados via sistema, confrontados com os contratos, e acompanhados pela diretoria atravs de relatrios, no exigindo a efetiva contagem. J os materiais so controlados pelo almoxarifado, por meio de planilhas de excel muito retrgradas, o que facilita fraudes ou desvios.

Quadro 6: Descrio de mtodos de preservao dos interesses da Construtora Ltda x fundamentao terica. Fonte: Elaborado pelo autor, com base na fundamentao terica e nas constataes junto a Construtora Ltda.

Analisando-se o Quadro 6, pode-se identificar os mtodos utilizados para preservao

dos interesses da Construtora Ltda.

a) Sistema de aprovaes e Autorizaes o controle das atividades da Construtora

Ltda. so efetuadas pelo responsvel de cada setor, sempre acompanhados pelo diretor geral,

que analisa cada situao, aprovando ou no, as transaes da empresa, ou seja, todas as

operaes, que envolvam qualquer tipo de risco, mesmo que pequeno, passam pela avaliao

do diretor geral, diminuindo a possibilidade de ferir os interesses da empresa.

b) Determinao de funes No foram criados regulamentos por escrito, que

especifiquem as funes e responsabilidades de cada cargo, isso contribui para falhas

operacionais, pois, na ausncia desses planos, no existem informaes de como se deve

proceder em determinada situao.

c) Manuteno de contas de controle so comparados periodicamente os relatrios

contbeis e financeiros para que se elimine quais quer dvidas referentes a fidedignidade dos

lanamentos.

d) Seguro - por existir um grande volume de recebimentos na sede da empresa, a

mesma adere a seguros, tanto no que refere a bens monetrios quanto a funcionrios, estejam

eles trabalhando no escritrio ou na obra.

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e) Legislao - As informaes e atualizaes referentes a legislao, so de

responsabilidade do escritrio de contabilidade, que apesar de ser terceirizado, est

diariamente presente, acompanhando os processos operacionais da empresa.

f) Desperdcios os desperdcios podem estar ligados material de expediente,

materiais de construo, tempo de servio, etc. No que diz respeito a material de expediente, a

Construtora Ltda. no se preocupa em controlar, pois seu volume muito pequeno, j no que

se refere obra, tanto em material como em mo de obra, existe uma preocupao de

controle, mas ainda no se implantou algo eficiente, que possa controlar o consumo real de

material utilizado em determinada obra, e permitir que se desenvolva relatrios de horas

trabalhadas confiveis.

g) Contagem fsica a Construtora Ltda. no costuma fazer contagem fsica de seus

bens, com exceo de valores, alega que por se tratarem, em sua maioria, de bens imveis,

no existe a necessidade de sua efetiva contagem, ficando a desejar o controle fsico de

mquinas, equipamentos, veculos, etc.

Na seqncia, relaciona-se os mtodos utilizados pela Construtora Ltda. que oferecem

suporte a confiabilidade e preciso das informaes por ela geradas.

FUNDAMENTAO


a) Documentao Tem como responsvel o setor financeiro, mas toda documentao conferida quando passa pela contabilidade.

b) Conciliao Realizada pela contabilidade.

c) Plano de contas Desenvolvido exclusivamente para Construtora Ltda

d) Tempo hbil Contabilidade executada na sede da empresa, proporciona informaes seguras e em tempo hbil.

e) Equipamentos e sistemas Tanto no escritrio quanto nas obras, so utilizadas maquinas, equipamentos e sistemas de ultima gerao, visando o bom desempenho dos trabalhos.

Quadro7: Descrio do suporte confiabilidade e preciso das informaes da Construtora Ltda x fundamentao terica. Fonte: Elaborado pelo autor, com base na fundamentao terica e nas constataes junto a Construtora Ltda.

Com base no Quadro 7, pode-se analisar os mtodos que proporcionam suporte a

confiabilidade e preciso das informaes geradas pela Construtora Ltda.

a) Documentao A empresa Construtora Ltda, visando facilitar seus controles, no

compra nem vende nada que no seja devidamente documentado. Estes, alm da superviso

do financeiro, seu responsvel, ainda passa pela contabilidade que os confere novamente.

b) Conciliao Esta realizada diariamente pela contabilidade para verificar

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possveis distores de lanamentos.

c) Plano de contas O plano de contas foi desenvolvido pela contabilidade

exclusivamente para Construtora Ltda, tendo como base, suas operaes.

d) Tempo hbil - quando consegue-se gerar informaes precisas, confiveis e em

tempo hbil, estas participam do processo administrativo, dando suporte e auxiliando na

tomada de deciso.

A Construtora Ltda. vem tentando aprimorar seus controles e implantar na empresa um

pensamento tempestivo e cuidadoso com a qualidade das informaes, para facilitar o alcance

deste objetivo, a contabilidade, que terceirizada, vem sendo executada nas dependncias da

empresa, visando realizar rapidamente a correo de informaes equivocadas, alm de

prestar assessoria empresarial e administrativa por intermdio de relatrios gerenciais que

facilitam a visualizao e interpretao dessas informaes.

e) Equipamentos e sistemas para que se desempenhe um bom trabalho necessrio a

utilizao de mquinas, equipamentos e sistemas atuais. Tendo essa conscincia, a

Construtora Ltda, vem se aperfeioando e modernizando tais mecanismos que se tornam

indispensveis para a realizao das atividades. Existe ainda uma grande preocupao no que

se refere efetiva utilizao dos equipamentos preventivos ao acidente de trabalho nas obras,

sabendo-se que a superviso do responsvel no garante sua correta utilizao, tem-se

entendimento de que a conscientizao por parte dos funcionrios ainda a melhor sada.

No Quadro 8, relaciona-se os mtodos utilizados pela Construtora Ltda. para estimular

a eficincia operacional de seus funcionrios.

FUNDAMENTAO


a) Seleo Efetuada por empresa especializada e posteriormente entrevista com diretor da Construtora Ltda.

b) Treinamento Investe em cursos de aperfeioamento.

c) Plano de carreira No se utiliza planos de carreira.

d) Relatrio de horas trabalhadas No setor de escritrio utiliza-se o carto ponto e nas obras controlado pelo engenheiro.

e) Custo padro separado por obra, porm, no separa-se por centro de custos.

f) Manuais internos No existem manuais escritos, as normas so implcitas.

Quadro 8: Descrio dos mtodos utilizados pela Construtora Ltda. para estimular a eficincia operacional x fundamentao terica. Fonte: Elaborado pelo autor, com base na fundamentao terica e nas constataes junto a Construtora Ltda.

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a) Seleo - quando da necessidade de contratao de algum profissional, este passa

por uma seleo realizada por empresa contratada, e posteriormente pela avaliao do diretor,

quando no do presidente, da Construtora Ltda., visando a contratao de pessoal qualificado

para exercer com eficincia as funes designadas.

b) Treinamento - a empresa costuma investir em cursos de aperfeioamento, nas mais

variadas reas, tomando o cuidado de

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controles Internos Em Uma Empresa de Construção Civil