Trabalho Elaborado por:Paulo Borges N.º 21391Vítor Miguel N.º 25932Ariel Assunção N.º 25972João Mapisse N.º 31332

Vera Dinis N.º 32603

Tipologia de sistemas de controlo organizacional.

INTRODUÇÃO

Impacto do meio ambiente e da estrutura organizacional na implementação

de sistemas de controlo organizacional.

Na área do controlo de gestão chamamos atenção para :

Importância dos aspectos socioeconómicos, políticos, culturais e estruturais nos

sistemas de controlo organizacional;

Planeamento estratégico com o controlo de gestão;

Para o estudo de controlo tem-se em conta os seguintes parâmetros:

O meio ambiente

A estrutura organizacional

NECESSIDADE DO CONTROLO DE GESTÃO

Empregados de todos os níveis

A partir da existência de um sistema de informação que recolhe e selecciona a informaçãomais relevante, tanto se podem tomar decisões como avaliar o desempenho de cadaelemento responsável.Devido às fortes mudanças e à bastante competitividade do mercado torna-se fundamentala obtenção de informação, tanto externa como interna, para facilitar uma adaptaçãoestratégica.

Evolução da empresa (aspectos comercial, financeiro, produtivo, etc.)

Controlo é um instrumento necessário que auxilia os membros da organização adesenvolverem acções inerentes aos interesses das partes:

Donos do capital

O processo de controlo exige a obtenção de informação que possibilite a formulação dedirectrizes e a mensuração do resultados.

A informação obtida divide-se pelos seguintes aspectos:

Evolução do meio ambiente global (tecnológico, económico, social, demográfico, etc.)

Evolução dos sectores (clientes, mercado, concorrência, distribuidores, credores,regulamentação, etc.)

Perspectiva ampla onde se considera o contexto em que ocorrem as actividades e,em particular os aspectos ligados à estratégia, estrutura organizacional,comportamento individual, cultura organizacional e o meio ambiente.

À medida que o desenvolvimento das organizações faz com que estas atinjam uma maiordimensão e complexidade fazendo com que aumente a descentralização das decisões, énecessário implementar um novo conjunto de sistemas e instrumentos que promovam aactuação de diferentes pessoas ou grupos, que respondem aos desafios do meio ambientede forma oportuna com as directrizes estabelecidas. Dentro destes instrumentos, o sistemade controlo ocupa um lugar de destaque.

Os mecanismos de controlo devem ser bastante flexíveis de modo a facilitarem a adaptação aos processos de gestão nomeadamente:

PLANEAMENTOGestão estratégica e competitividade

Análise do meio ambiente externoAnálise do meio ambiente interno

Desenvolvimento de estratégias

LIDERANÇA

ORGANIZAÇÃO

Dentro do conceito de controlo pode-se distinguir duas perspectivas distintas:

Perspectiva limitada o que significa que o controlo da organização é baseado emaspectos financeiros;

Não se centra exclusivamente no resultado mas é utilizado de forma flexível,

considerando o processo de controlo como um instrumento orientado ao

aperfeiçoamento contínuo das pessoas e dos próprios processos.

A partir duma perspectiva ampla, pode-se considerar que o controlo organizacional é

exercido através de diferentes mecanismos que tratam de motivar, orientar e influir para

que o comportamento individual e organizacional seja o mais conveniente para alcançar os

objectivos a longo prazo dos membros da organização.

Nesta perspectiva o controlo:

Não é realizado apenas pela administração mas também por todos e cada uma das

pessoas que fazem parte da mesma organização;

Não é realizado apenas à posteriori mas permanentemente;

Não se limita apenas aos aspectos técnicos mas adequa-se tanto à cultura da

organização como às pessoas que fazem parte da entidade;

ASPECTO PERSPECTIVA LIMITADA PERSPECTIVA AMPLA

Filosofia Controlo de cima para baixo Controlo realizado por todos

Ênfase Medição do Resultado baseadona análise de desvios e geraçãode relatórios

Desenvolvimento de umaconsciência estratégicaorientada para oaperfeiçoamento contínuo

Conceito de controlo Comparação do resultado obtidocom o previsto

Orientação para alcance de

objectivos de longo alcance

Mecanismos de controlo Sistema de controlo financeiro Medidas qualitativas equantitativas (inclusivefinanceiros)

Consideração do contexto social e comportamental

Limitado. Ênfase no desenho deaspectos técnicos. Repetitivo.Normas rígidas, padrões, valoresmonetários.

Amplo. Meio ambiente.Cultura. Emoções. Valores.Antropologia. Psicologia.Influência vital.

Indicadores Quantitativos Qualitativos e quantitativos.

Formulação de objectivos e planeamento. Medidas

Avaliação

Quantitativos e integrados no orçamento.Controlo financeiro baseado no resultado

Qualitativos e quantitativosnão integrados ao orçamento.Formal e informal, Outrasvariáveis.

Quadro sintize dos aspectos das perspectivas de controlo

O meio ambiente, o grau de proteccionismo existente, a estrutura política, o sistema de

valores e a ideologia dominante, determinavam as características dos sistemas de controlo

existentes num determinado momento histórico e numa determinada organização.

A figura seguinte apresenta-se um modelo que procura integrar as ideias de controlo e que

considera este dentro de uma perspectiva estratégica e organizacional. Neste modelo são

evidenciados três elementos dentro do processo de controlo: O sistema de controlo, o

contexto organizacional e o contexto social

MODELO INTEGRADO DE CONTROLO DE GESTÃO

Avaliação do desempenho

SISTEMA DE CONTROLO

O sistema de controlo compreende a estrutura e o processo de controlo. A estrutura de

controlo está desenhada de acordo com as responsabilidades de cada gestor e compreende

três elementos:

Sistema de informação

Sistema de incentivos

O processo de controlo compreende outros três elementos:

A formulação de objectivos

O orçamento

Sistema de medidas

A cultura organizacional (que favorece uma maior ou menor identificação dos

componentes da organização com ela)

CONTEXTO ORGANIZACIONAL

O contexto organizacional em que opera o sistema de controlo, influencia fortemente o

desenho e o funcionamento do sistema. Compreende os seguintes elementos:

A estrutura (que facilita uma maior ou menor coordenação e eficiência das diversas

unidades)

A estratégia, as pessoas que fazem parte da organização e as relações interpessoais (que

favorecem a maior ou menor motivação)

A sociedade de determinado país, em seu todo, (meio ambiente tecnológico, cultural,

político, demográfico, ecológico, etc.). Este elemento é o mais difícil de ser controlado.

CONTEXTO SOCIAL

O meio ambiente social (contexto social) inclui:

O mercado (oferta e procura)

O sector (clientes, fornecedores, concorrência, etc.)

O país (valores, instituições, história, nível de desenvolvimento)

A EMERGÊNCIA DO CONTROLO ESTRATÉGICO

Existem na actualidade, uma série de factores coincidentes que promovem e justificam a realização de mudanças estratégicas e organizacionais que, paralelamente, também se justificam nos sistemas de controlo.

O sistema de controlo deve ser modificado quando a empresa se vê diante de um meio ambiente mais competitivo, como consequência, mudando a sua estratégia (tecnológica, produtiva, comercial) e a sua estrutura organizacional.

Devem ser considerados os seguintes aspectos, no desenho de sistemas de controlo, para que a informação seja útil ao processo de controlo estratégico: Reduzir a burocracia e a formalização em excesso e estimular a flexibilidade e a criatividade.

Apresentar a informação referente ao mercado, ao meio ambiente competitivo do país e do exterior ou ao meio ambiente global;

Apresentar a informação interna não financeira, quantitativa e qualitativa sobre os aspectos estratégicos. A informação sobre os competidores e sua situação no mercado. Isto significa desenvolver técnicas de “benchmarketing” e os denominados sistemas de inteligência competitivos;

Tem que ser orientado para longo prazo, facilitando as decisões estratégicas e o seu controlo à posteriori. A informação deve ser voltada para o futuro e a geração de cenários.

Características do sistema de controlo estratégico baseado no modelo de PORTER:

LIDERANÇA DE CUSTOS DIFERANCIAÇÃO

SISTEMA DE CONTROLO

INDICADORES DE CONTROLO

SISTEMA DE INFORMAÇÃO

SISTEMA DE INCENTIVOS

FORMULAÇÃO DE OBJECTIVOS E DE

PLANOS

PROCESSO DE AVALIAÇÃO

Formalizado e rotineiro, orientado para o controlo de custos. Pode ser rígido, lento e travar a motivação.

Flexível e com ênfase em sistemas de informação, orientado para resultados do controlo baseado na selecção de pessoal.

Ênfase na eficiência. Indicadores quantitativos, financeiros e de produção.

Importância na eficácia. Indicadores qualitativos e externos.

Ênfase em sistemas de custos. Medição rotineira e periódica de custos e resultados.

Sistemas adaptados a diferentes decisões e necessidades. Pouco formalizado.

Orientação para a imagem quereflecte. Melhoria dos custos,produtividade e das despesas.

Orientação para a inovação, qualidadee diferenciação.

Orientados para curto prazo.Fixação de padrões. Processo muitoformalizado e rotineiro.

Orientados para o longo prazo. Prevê astendências do meio ambiente. Flexível, eum estimulo à criatividade.

Ênfase na análise dos desvios emrelação ao orçamento.

Análise como aprendizagem para o futuro.

Tipos de Sistemas de Controlo

CONCEITOCONTROLO

ESTRATÉGICO

CONTROLO

ORÇAMENTAL

CONTROLO

OPERACIONAL

HORIZONTE TEMPORAL

Longo prazo. 1 Ano, orçamento mensal,

desvios.Diário, semanal.

FINALIDADE

Fixar e avaliar:1-Objectivos e estratégias.2-Adaptação ao meioambiente, e a melhoriacompetitiva.

Fixar e avaliar:1-Metas e politicas a curtoprazo.2-Descentralização derecursos.

Fixar e avaliar:1-Procedimentosoperacionais.2-O comportamento e amelhoria.

NIVEL HIERÁRQUICO

Direcção e gestores deunidades de negócio.

Gestores das unidades denegócio e dedepartamentos.

Supervisores,Departamento, sector esecção.

COMPLEXIDADE Elevada Moderada Pequena

ACTIVIDADE A CONTROLAR

Posição competitiva global epor unidades.

Desvios do orçamento. Padrão técnico operacional.

PONTO DE PARTIDAAnálise do meio ambiente e daorganização.

Planeamento estratégico. Metas operacionais.

CONTEÚDO Amplo, Geral e quantitativo. Especifico e detalhado. Repetitivo.

INFORMAÇÃOExterna e interna, intuitiva,semi-confusa.

Interna, financeira eprecisa.

Interna, técnica e de grandeprecisão.

GRAU DEPREDIÇÃO Muito Baixo Alto Muito alto

ESTRUTURA DE DECISÃO

Não programáveisimprevisíveis.

Pouco estruturadas. Muito estruturadas.

Características Dos Sistemas de CONTROLO de gestão

Na sequência de uma série de transformações que ocorreram,durante a última década, no contexto socioeconómico mundial enos seus ambientes internos, os diferentes tipos de organizaçõesefectuaram mudanças significativas nos seus sistemas decontrolo.

A preferência por um ou outro sistema decorre dascaracterísticas da organização e do meio ambiente.

As características das organizações mais determinantes são: Dimensão; Relação de propriedade; Cultura; Estilo dos gestores e relações interpessoais; Grau de descentralização; Formalização da actividade.

TIPOLOGIA DO CONTROLO ORGANIZACIONAL

Controlo Familiar -> estrutura organizacional muito centralizada, personalista.

Controlo Ad-Hoc -> estrutura organizacional com elevada descentralização, elevada profissionalização.

Controlo por Resultados -> estrutura descentralizada, centros de responsabilidade, grande formalização.

Controlo Burocrático -> estrutura organizacional centralizada delegaçãosem autonomia funcional.

Limitações DO CONTROLO ORGANIZACIONAL

CONTROLO POR RESULTADOS

A fragilidade deste sistema decorre da fragilidade do próprio conceito de resultado que se relaciona com a motivação e participação das pessoas no processo de definição dos mecanismos de controlo que serão utilizados para avaliar o desempenho dos centros de responsabilidade.

CONTROLO FAMILIARAs limitações acentuam-se quando a empresa se volta para um ambiente mais competitivo.

CONTROLO BUROCRÁTICOAs limitações aparecem principalmente quando ocorrem mudanças importantes no meio ambiente socioeconómico ou político que impliquem uma maior exposição deste tipo de organização a um mercado hostil e mais competitivo.

CONTROLO AD-HOCTrata-se aqui sobretudo de auto controlo. Estas organizações realizam actividades que dificultam a formalização dos procedimentos e de comportamentos por não possuírem características rotineiras e cujos factores críticos não são de carácter financeiro ou de produção fabril mas de marketing, predominantemente direccionados para a inovação.

conclusãoOs Sistemas de Controlo de Gestão têm a importância no contexto social e organizacional em que se desenvolvem;

A necessidade de adaptação dos Sistemas de Controlo de Gestão às mudanças ocorridas no meio ambiente de modo a se poder dispor de um planeamento que possibilite o aperfeiçoamento contínuo da posição competitiva e do desenvolvimento das organizações.

À impossibilidade de distinção entre planeamento estratégico e Controlo de Gestão, já que tanto interna como externamente, qualquer organização deve desenhar sistemas de controlo que comportem a adaptação e a flexibilidade.

Uma reflexão importante é a interacção entre meio ambiente e planeamento estratégico.

O Controlo de Gestão tem que ser repensado à luz da sua capacidade para captar os aspectos contextuais relativos ao país, região ou sector em que se desenvolve a organização para o qual se está a desenhar o Sistema de Controlo.

questões.

Questão nº1:

Resposta:

Questão nº2:

O colaborador precisa:- Uma definição clara daquilo que deve realizar. - Um Plano pessoal sobre o modo de executar o trabalho exigido.- Mão-de-obra especializada e recursos que sejam adequados.- Informação sobre o progresso que vai directamente para a pessoa a

partir do próprio trabalho.- Uma definição clara da sua autoridade para tomar acções quando

existir um desvio do plano.

Explique sucintamente como o meio ambiente pode influenciar na elaboração dum sistema de controlo.

Num cenário de mudanças bruscas e marcadamente competitivas, caracterizado por grande instabilidade, muito complexo e bastante hostil, é exigido um constante aperfeiçoamento dos sistemas de controlo com vista a enfrentar uma concorrência competitiva, decorrente da globalização da economia.

Diga o que necessita o colaborador de uma empresa para realizar adequadamente uma tarefa atribuída.

Resposta:

Questão nº3: O que poderá ser prejudicial para uma empresa a nível da inovação?

Resposta: A existência de um clima de medo, desconfiança ou antagonismo. Quando os colaboradores de uma empresa sabem que poderão ser castigados por cometerem erros, estamos perante um entrave à inovação, pois, assim os colaboradores das empresas jogarão pelo seguro, ou seja, farão pouca coisa inovadora, porque isso aumenta-lhes o risco de sofrerem represálias.

Questão nº4:Indica alguns dos factores que podem influenciar a organização de uma empresa.

Resposta:Os factores que podem afectar as organizações num cenário de mudanças bruscas e marcadamente competitivo são os mecanismos de controlo e os aspectos tecnológicos, culturais, estruturais e ambientais.

Obrigado pela atenção

Trabalho Elaborado por:Paulo Borges N.º 21391Vítor Miguel N.º 25932Ariel Assunção N.º 25972João Mapisse N.º 31332

Vera Dinis N.º 32603