Cristina Pereira Auditora Interna - ipai.pt · um mapa analítico que identifique o material, suas entradas e saídas e respetivos documentos que deram origem a esses movimentos;

Cristina Pereira Auditora Interna

Coimbra, 30 de maio de 2012

SUMÁRIO INTRODUÇÃO

ENQUADRAMENTO AUDITORIA AO MATERIAL À CONSIGNAÇÃO

NO BLOCO OPERATÓRIO OBJETIVOS PROGRAMA DE AUDITORIA OBSERVAÇÕES E RECOMENDAÇÕES

CONCLUSÃO

II FÓRUM DOS AUDITORES INTERNOS DA SAÚDE COIMBRA, 30 DE MAIO 2012

•Enquadramento


•Objetivos •Programa de Auditoria •Observações/Recomendações


A auditoria deverá concluir se:

Os materiais à consignação estão corretamente identificados;

Os materiais estão salvaguardados pela restrição de acesso;

Para os materiais rececionados é efetuada verificação física, qualitativa e documental;

Os materiais rececionados são corretamente registados no sistema informático;

Todos os ajustamentos do material consignado são devidamente aprovados e controlados;

São efetuadas periodicamente contagens do material consignado;

O material à consignação não está registado como stock do hospital;

O material é faturado de acordo com o preço pré estabelecido (adjudicado).

OBJETIVOS


Identificar o material à consignação;

Verificar como está organizada a função, qual a dependência hierárquica,

segregação de funções, atribuições e responsabilidades definidas;

Identificar que procedimentos e controlos estão implementados para:

Requisição do material à consignação;

Emissão da Nota de Encomenda;

Receção e registo do material;

Armazenamento (depósito);

Confirmar que é feita regularmente contagem do material;

Verificar se a informação constante das requisições foi corretamente registada e

corretamente transportada para as notas de encomenda;

Verificar se as compras do material à consignação são faturadas pelas condições

financeiras acordadas;

PROGRAMA DE AUDITORIA


Observações Recomendações

Dificuldade em identificar o material existente à consignação e respetivos locais.

Deverão ser definidas plantas dos armazéns e outros locais de depósito de modo a que possibilite localizar e identificar, de uma forma fácil e rápida, todo e qualquer material existente de pertença: • ao hospital (registado no seu

stock); • a terceiros (empréstimos de

consignação – não registado no stock).

OBSERVAÇÕES / RECOMENDAÇÕES



Inexistência de sistema de informação de suporte à gestão de materiais consignados que permita, de forma clara e ágil, identificar materiais e quantidades existentes à consignação;

Controlo das quantidades de materiais consignados. Preferencialmente, recomenda-se a inclusão de um módulo informático que permita controlar o material existente à consignação bem como a imputação dos custos ao doente. Caso não seja possível, o material à consignação deverá ser suportado por um mapa analítico que identifique o material, suas entradas e saídas e respetivos documentos que deram origem a esses movimentos;




Organização da função indefinida: • Nem sempre é o SA a encomendar o

material ao fornecedor, existem situações em que a encomenda é efetuada por pessoal do BO;

• O material nem sempre é rececionado

pelo SA;

Definição do circuito: • dependência hierárquica; • atribuições e responsabilidades; • segregação de funções assegurando que

as operações de autorização, contabilização e controlo de stock de terceiros recaiam sobre diferentes serviços e/ou pessoas;

• O material deverá ser rececionado pelo SA, que deverá acordar data e hora da entrega com cada fornecedor de forma a otimizar o desempenho da função receção;

Formalizado através da elaboração de um manual de procedimentos e divulgado a todos os intervenientes.




Aquisição do mesmo material a fornecedores diferentes e com preços diferentes;

O SA deverá exercer a função de consulta de mercado com intuito de consignar os materiais a fornecedores capazes de satisfazer as necessidades da instituição e pelas melhores condições financeiras.




Ausência de padronização por tipos de material por cirurgia. Para o mesmo tipo de cirurgia nem sempre é consumida a mesma quantidade de material. Pode haver uma tendência a consumir mais material só porque está disponível, por erros ou mau uso. Ex. Artroplastia total da anca Componentes básicos: - Cúpula aplicada no acetábulo (osso ilíaco) - "Insert" no interior da cúpula acetabular - Cabeça femural colocada no topo da haste - Haste femural que é introduzida no canal femural

Há necessidade de importar rígidos controlos no uso do material, de modo a evitar desperdícios nomeadamente: 1. Levantamento do material

“componentes básicos” a usar em cada tipo de cirurgia;

2. Para todas as situações de consumo de material fora do padronizado terão de ser analisadas e justificadas.




Códigos dos materiais incorretos ou desajustados (existem diferentes materiais com o mesmo código), o que leva: • O BO ter de efetuar requisições de

material em documento manual; • O SA ter dificuldade em conferir a

requisição e emitir a Nota de Encomenda, pois nem sempre a requisição é preenchida com a informação necessária.

Corrigir e atualizar todos os códigos dos materiais à consignação assegurando que: • O serviço consumidor do material

possa efetuar as requisições através do sistema informático do SA (via web);

• O SA possa emitir Nota de Encomenda através da requisição sem ter de recorrer a consulta de códigos e solicitar informações adicionais ao serviço consumidor, libertando deste modo o pessoal afeto à função para outras tarefas.




Ajustamentos aos contratos dos materiais à consignação para os quais não há evidência de autorização/aprovação para: • Alterações às quantidades em “stock consignado”;

• Alterações ao tipo de material em stock;

• Alterações aos preços do material.

Todos os ajustamentos aos contratos têm de evidenciar a aprovação do Conselho de Administração e devem ser dados a conhecer ao SA e aos Serviços Financeiros. Todos os contratos e ajustamentos aprovados devem ser verificados se foram corretamente registados.




Não são efetuados controlos físicos do material à consignação permanente no hospital

O material à consignação, permanente no hospital, deve ter um controlo rigoroso pois está sob guarda da instituição. Deve contemplar quantidades fixas pré-estabelecidas com o fornecedor e devem ser efetuados verificações / contagens frequentes (3 meses).




Alto custo;

Especificidade;

Baixa rotação;

São usados principalmente em cirurgias;

São indicados pelos médicos cirurgiões conforme as

suas técnicas cirúrgicas e em consonância com as

necessidades especificas de cada doente.

Os materiais consignados têm como características:


Não são propriedade do hospital, não fazem parte do

seu stock;

Geram custos e são pagos se forem usados;

São faturados após serem utilizados (nos

procedimentos, geralmente cirúrgicos).

Implementação de rígidos controlos no uso destes materiais.



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