CUSTOS OPERACIONAIS, FRETES E RENOVAÇÃO DE Estima-se que os custos de transporte representam, em média,…

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    NTC Associao Nacional do Transporte de Cargas

    CUSTOS OPERACIONAIS,

    FRETES E RENOVAO DE FROTAS

    (Atualizado em agosto 2.001)

    NEUTO GONALVES DOS REIS

    Mestre em Engenharia de Transportes pela EESC-USP Ps-graduado em Administrao de Empresas pela FGV Ps-graduado em Engenharia Econmica pelo IPUC-MG

    Extenso em Distribuio de Produtos PELA FGV Engenheiro Civil pela EEUFMG

    Jornalista especializado em Transportes Ex-editor de Transporte Moderno

    Ex-professor de Transportes da Mau e FMU Consultor tcnico da NTC

    Medalha JK do Mrito do Transporte (CNT)

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    NTRODUO

    Custos logsticos

    Ao escolher um sistema de transporte, deve-se levar em conta no apenas o valor do frete, mas o chamado custo logstico total (Kotler, 1974):

    CT = F + CLF + CLV+VP

    CT = Custo total de distribuio do sistema proposto F = Custo de transporte (frete) CLF = Custos logsticos fixos (armazenagem, embalagem de transporte, preparao de

    pedidos, etiquetagem, embalagem, emisso de notas fiscais, fracionamento de carga, atendimento ao cliente etc.);

    CLV = Custo logsticos variveis VP = Custo total de perdas de vendas, devido demora das entregas

    Geralmente, os fretes dos meios mais lentos (navegao e ferrovias) so menores, porm ocasionam maiores perdas de vendas.

    Deve ser escolhido o meio ou o sistema (conjunto intermodal) que minimiza o custo total).

    Seleo de meios de transportes

    Estima-se que os custos de transporte representam, em mdia, 70% dos custos logsticos.

    Na seleo dos meios de transporte, levam-se em conta alguns fatores, como:

    ?? Custo fixo - Necessidade de investimento inicial por tonelada. Geralmente, quanto maior a capacidade, maior a necessidade de investimento (exemplos: martimo, ferrovirio e dutovirio);

    ?? Custo varivel - Custo de operao por t.km. Geralmente, quanto maior a capacidade, menor o custo varivel. (exemplo: transporte martimo).

    ?? Rapidez Velocidade do transporte, fator tanto mais importante quanto maior for o valor da mercadoria por tonelada. Geralmente, os meios mais rpidos so aqueles de maior custo por tonelada. O areo o meio mais rpido de todos.

    ?? Disponibilidade Existncia do meio nas vrias origens e destinos. No caso brasileiro, h pouca disponibilidade de meios no rodovirios;

    ?? Confiabilidade Probabilidade de que a mercadoria chegue ao destino sem avarias dentro do prazo programado. Os dutos e rodovias tm alta confiabilidade. No Brasil, o mesmo no se pode dizer quanto s aquavias e ferrovias.

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    ?? Capacidade Volume de carga transportado por viagem. Geralmente, os meios mais lentos e que exigem maiores investimentos (ferrovirio, martimo e dutovirio) apresentam maior capacidade

    ?? Freqncia Intervalos entre viagens. O dutovirio, por exemplo, apresentam a melhor freqncia, pois o servio contnuo. Outros meios de grande capacidade, como o ferrovirio e o hidrovirio, apresentam baixa freqncia.

    Uma anlise do setor rodovirio mostra que ele tem, na maioria dos casos, caractersticas ainda vantajosas no Brasil em relao aos outros meios:

    ?? Baixo custo fixo (as rodovias so construdas pelo governo e os equipamentos de transporte podem ser adquiridos at por pessoas fsicas);

    ?? Custo varivel mdio (inferior ao do areo, porm superior aos dos demais), especialmente porque o diesel relativamente barato no Brasil;

    ?? Boa rapidez (s superado pelo areo);

    ?? Boa confiabilidade (s superado pelo dutovirio);

    ?? Boa disponibilidade ( o nico que cobre praticamente todo o pas e o nico que faz o transporte porta-a-porta). O pas tem 1,8 milho de km de rodovias contra menos de 30 mil quilmetros de ferrovias.

    ?? Boa freqncia (s superada pelo dutovirio);

    ?? Baixa capacidade (porm mais alta do que a do areo).

    Importncia dos custos e fretes rodovirios

    No Brasil, embora com a privatizao das ferrovias e dos terminais porturios, a participao dos demais modais deva crescer, o rodovirio ainda o responsvel por quase 63% das t.km movimentadas.

    importante, portanto, tanto para o administrador de transportes, quanto para o administrador logstico do embarcador, dominar as tcnicas de formao e controle de custos operacionais de caminhes, dos fretes rodovirios e da vida econmica dos veculos.

    O primeiro, para oferecer ao cliente um custo real. O segundo, para ter condies de discutir tecnicamente as planilhas que lhe forem apresentadas.

    Por que calcular/controlar os custos

    Por que o administrador de transportes deve calcular e controlar os custos operacionais? No seria mais prtico trabalhar com os custos e tabelas j calculados pela entidades do setor e pelas revistas especializadas?

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    Embora essas fontes devam ser usadas como padro de referncia (benchmarking) para se comparar o custo operacional da transportadora, as variveis que influenciam tal custo e as peculiaridades de cada empresa so mltiplas. Entre elas:

    ?? Quilometragem percorrida; ?? Tipo de operao; ?? Tipo manuteno; ?? Tipo de estrada, tipo de carga;

    ?? Local de operao (beira-mar ou interior, clima quente, frio ou chuvoso etc.) ?? Tipo de carga; ?? Tipo de trfego; ?? Porte do veculo; ?? Velocidade Como os custos fixos diminuem, mas os variveis aumentam com a

    velocidade, existe sempre uma velocidade mais econmica para o veculo rodar;

    ?? Existncia ou no de carga de retorno.

    Seria impraticvel calcular um custo operacional, mesmo que para um tipo de especfico de servio (carga fraciona, lotao, frigorfico etc.) e consider-lo como padro para todas as empresas.

    Para ser um custo prximo da realidade, necessrio, portanto, mesmo quando se utilizam softwares externos, aliment-los com os dados da prpria empresa.

    Mas, afinal, vale a pena gastar tempo e dinheiro com funcionrios especializados, formulrios complicados e softwares especficos s para se apurar todas as parcelas que compem o custo operacional de uma frota?

    Em dcadas passadas, pesquisas realizadas mostravam que a maioria das transportadoras existentes no estavam preocupadas com o assunto.

    Muitos transportadores viam no controle de custos pura perda de tempo ou dinheiro jogado fora, quando no um luxo desnecessrio.

    Os empresrios preferiam entregar esta tarefa s suas entidades de classes que se encarregavam de elaborar tabelas inchadas e lutar no s por aumentos constantes junto ao governo, mas tambm pela criao de uma verdadeira reserva de mercado, por meio de regulamentaes, para restringir a entrada de novos operadores, e as chamadas comisses de especialidades.

    No fundo, o maior objetivo de tais comisses era sempre de buscar a formao de um cartel, algo praticamente inatingvel num mercado altamente competitivo.

    As tabelas da NTC surgiram em 1980 e foram aperfeioadas em 1982. Cobriam vrios tipos de operaes, como carga expressa, carga, urgente, carga comum fracionada, carga

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    industrial, lotaes, grandes massas, mudanas, bebidas, fertilizantes, cargas frigorificadas, postes etc.

    Nos ltimos anos, com o fim do controle de fretes (extinto em 1988), a tendncia para a fixao dos preos CIF (custo seguro e frete), o fim da publicao das tabelas de tarifas, a evoluo da informtica e surgimento de computadores de bordo e muitos softwares de clculo e controle no s dos custos como um todo, mas tambm de elementos especficos do planilha (como pneus, manuteno, combustveis etc.), a estabilizao econmica; o estreitamento das margens de lucro e a tendncia para negociao com base em planilhas abertas, aumentou o interesse pelo clculo e pelo controle dos custos.

    Isto est obrigando as empresas a calcularem os seus prprios custos e aperfeioarem seus mtodos gerenciais.

    Dentro do moderno conceito de administrao, o administrador de transportes deve ser visto com um elemento de um sistema aberto, que processa informaes (inputs), das quais devem resultar decises para a empresa.

    Uma vez implementadas. essas decises produzem novas informaes, que realimentam o sistema.

    Assim, o exato conhecimento e o controle adequado dos seus custos operacionais so indispensveis para o sucesso de decises como:

    ?? Investimentos alternativos: investir em frota, em terminais ou em tecnologia e informtica?

    ?? Arrendar ou comprar uma frota? Comprar vista, por meio de Finame ou consrcio?

    ?? Determinar a hora certa de renovar a frota;

    ?? Decidir entre fazer e comprar. Por exemplo: manuteno prpria ou terceirizada;

    ?? Estabelecimento de padres de desempenho e produtividade, alm da anlise e correo de qualquer desvio em relao a esses padres;

    ?? Avaliar a situao real da empresa e estudar medidas eficazes para atenuar a concorrncia, como concesso de descontos ou prazos maiores;

    ?? Aplicao de modernas tcnica de benchmarking, isto , alcanar ou superar, para cada elemento de custo, produtividade ou qualidade, o melhor padro existente no mercado entre as empresas do mesmo ramo ou concorrentes mais prximos.

    FLUXOGRAMA DO PROCESSO

    Anlise do processo produtivo

    Para melhor localizar os custos de transportes, preciso compreender o seu Sistema Operacional e conhecer as etapas do processo produtivo (tabela1).

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    A descrio baseia-se no transporte de carga seca, mas pode ser aplicada, com ligeiras adaptaes a outras especialidades.

    Para no tornar o exemplo muito complexo, o processo inclui apenas as operaes fsicas. Foram excludas, portanto, as atividades burocrticas, principalmente as de natureza fiscal, presentes em todas as etapas do processo (ordens de coleta, notas fiscais, conhecimentos, manifestos, romaneios de carga, documentos de seguros, controles internos, paradas em barreiras fiscais etc.)