Descritivo do Fluxo de Atendimento do SIC O descritivo abaixo apresenta o processo de atendimento aos pedidos de acesso à informação, detalhando as ações necessárias desde a entrada da solicitação no âmbito do órgão ou entidade até o envio da resposta ao cidadão. É importante ressaltar que o atendimento ao pedido de informação só será concretizado quando o cidadão efetivamente tiver acesso ou resposta à informação solicitada. O fluxo do pedido de informação, base deste descritivo, consta como anexo do Roteiro para instalação dos Serviços de Informações ao Cidadão-SIC, material distribuído no evento “I Reunião Executiva para alinhamento das ações e providências necessárias para instalação dos Serviços de Informações ao Cidadão”, realizado no Arquivo Público do Estado, em 4 de julho deste ano. O pedido de informação é recebido pelo SIC E poderá realizado por diferentes formas: pessoalmente no Serviço de informações ao Cidadão - SIC ou na Central de Atendimento ao Cidadão-CAC, pela internet por meio do Sistema integrado de informações ao Cidadão-SIC.SP, por telefone, por carta ou por email com formulário de pedido anexo (veja o modelo do formulário no final do descritivo).

O pedido é registrado no Sistema SIC.SP Todos as solicitações devem estar registradas no SIC.SP. À exceção daqueles pedidos que já ingressarem via este sistema, todos os demais deverão ser lançados pelos atendentes no sistema. O atendente fará a verificação do pedido e se a informação solicitada é de competência do órgão ou entidade.

INÍCIO

Casa CivilGOVERNO DO ESTADO DE SÃO PAULO

Arquivo Público do Estado de São PauloDepartamento de Gestão do Sistema de Arquivos do Estado de São Paulo

Se a informação NÃO for de competência daquele órgão/entidade deverá ser realizado um dos seguintes procedimentos:

caso o atendente SIC saiba qual é o órgão/entidade responsável pelo atendimento à informação solicitada, deverá encaminhar o pedido diretamente a este.

caso o atendente SIC não saiba a quem compete à solicitação do cidadão, após consultar o Responsável, deverá encaminhar o pedido à CENTRAL DE ATENDIMENTO AO CIDADÃO – CAC para análise do pedido, identificação do órgão/entidade competente e redirecionamento do pedido. ATENÇÃO: o encaminhamento do pedido para outro órgão/entidade do Governo do Estado não renova o prazo de atendimento do mesmo, no entanto, ele, cidadão, deverá ser notificado desse redirecionamento e o órgão/entidade poderá considerar a hipótese de prorrogação do prazo por mais 10 (dez) dias.

Em quaisquer dos procedimentos adotados, o cidadão deverá ser notificado.

O pedido será respondido pelo órgão/entidade Toda demanda registrada no SIC.SP é um documento público e deve ser controlada em conformidade com a política de gestão documental estadual. O SIC.SP é uma ferramenta informatizada que visa facilitar o registro das demandas de informação, gerenciar o serviço e garantir a emissão de relatórios estatísticos. Entretanto, este Sistema não acompanha o trâmite interno das solicitações em cada órgão/entidade. Gerando o Expediente físico de atendimento de solicitação de informação Recomendamos que o atendente gere um documento chamado “Expediente de atendimento de solicitação de informação” para tramitação interna entre o SIC, o Responsável pelo SIC e os interlocutores internos (pontos focais);

Como sugestão, a Folha Líder do Expediente de atendimento de solicitação de informação deverá apresentar as seguintes informações:

GOVERNO DO ESTADO DE SÃO PAULO (Nome do órgão ou entidade)

FOLHA LIDER

Número do expediente: número do protocolo SIC.SP Número de controle interno: sigla do órgão ou entidade/número/ano. Documento inicial: Formulário de solicitação de informação Data do documento: dia/mês/ano (data de abertura do expediente) Interessado: pessoa física ou jurídica que solicitou a informação, dado ou documento Destinatário: Unidade Administrativa ou servidor para qual a solicitação está destinada Classificação: Expediente de atendimento de solicitação de informação Possui restrição de acesso (grau e prazo): Protocolado por: servidor/funcionário que registrou o expediente

Local e Data

_______________________________________________ Nome, cargo e assinatura do servidor/funcionário que protocolou o documento

Uma vez iniciado o processo para resposta ao pedido de informação, com a abertura desse Expediente, o pedido tramitará internamente de acordo com as particularidades organizacionais do respectivo órgão ou entidade.

ATENDENT E > RESPONSÁVEL SIC > ÁREA

(RESPONSÁVEL E/OU INTERLOCUTORES)

> RESPONSÁVEL SIC

TRÂMITE INTERNO

O expediente é encaminhado ao Responsável pelo SIC a quem caberá a análise sobre a possível restrição de acesso, além de auxiliar na rastreabilidade da informação. Havendo restrição, o Responsável pelo SIC negará o acesso e devolverá o pedido ao atendente para que seja feito o registro da resposta ao cidadão no sistema SIC.SP, encerramento do expediente e envio da resposta ao cidadão, de acordo com a forma preferencial de resposta escolhida por ele.

Neste caso, quando não for autorizado o acesso por se tratar de informação total ou parcialmente sigilosa, o cidadão deverá ser informado sobre a possibilidade de recurso, prazos e condições para sua interposição, devendo, ainda, ser-lhe indicada a autoridade competente para sua apreciação. (vide Modelo de resposta na página da CAC, no sítio do Arquivo Público do Estado www.arquivoestado.sp.gov.br/saesp_central).

Se não houver restrição, o Responsável pelo SIC encaminhará o pedido para a respectiva área de competência aos cuidados do responsável ou interlocutor de área. Trâmite do pedido, por meio do “Expediente de atendimento de solicitação de informação”, até a área competente.

O expediente é encaminhado à área competente O responsável ou o interlocutor da área verificará se o documento, dado ou informação é produzido ou custodiado por aquele setor e se a informação está disponível. Se a informação estiver disponível, o interlocutor interno instruirá o Expediente com a resposta à solicitação e fará o encaminhamento do pedido ao Responsável pelo SIC. Se a informação não estiver disponível, o setor competente produzirá o documento, dado ou informação e deverá notificar o Responsável pelo SIC caso haja a necessidade de prorrogação do prazo.

Neste caso, o Responsável pelo SIC deverá solicitar ao atendente que registre no SIC.SP a justificativa de prorrogação e notifique o cidadão sobre o novo prazo, conforme opção escolhida por ele como forma preferencial de resposta. (vide Modelo de resposta para prorrogação de prazo na página da CAC, no sítio do Arquivo Público do Estado www.arquivoestado.sp.gov.br/saesp_central)

A resposta ao expediente é encaminhada ao Responsável pelo SIC

O pedido de informação é recebido pelo Responsável pelo SIC com a resposta elaborada pela área competente. Ao receber o pedido da área competente, o Responsável pelo SIC fará a conferência da resposta analisando se está coerente com a solicitação feita e se permite a fácil compreensão. Feita a conferência, o expediente com a autorização de resposta ao pedido de informação é enviado ao atendente SIC.

Para a análise do pedido, o Responsável SIC poderá consultar:

Tabelas de documento, dados e informações sigilosas e pessoais CADA Setor Jurídico do órgão

A resposta autorizada é registrada no Sistema SIC.SP O atendente SIC registrará a resposta no sistema SIC.SP e disponibilizará a resposta conforme a opção escolhida pelo cidadão. (vide Modelos de respostas na página da CAC, no sítio do Arquivo Público do Estado www.arquivoestado.sp.gov.br/saesp_central) Formas de recebimento de resposta - Procedimentos: Pessoalmente: neste caso, aguardar o retorno do cidadão e disponibilizar o acesso à informação.

Ou, caso o cidadão tenha fornecido email ou telefone em seu pedido de informação ou no cadastro do sistema SIC.SP, o atendente SIC deverá notificá-lo que o documento, dado ou informação já encontra-se disponível.

Quando não for possível notificar o cidadão por falta de dados para contato, o órgão ou entidade poderá definir um prazo, durante o qual o documento, dado ou informação ficará disponível para acesso.

E-mail: enviar e-mail contendo o link para a informação ou anexo com o documento solicitado.

Carta: enviar a resposta via Correio* contendo a informação solicitada. * Exceção prevista na Lei 7.115, de 29 de agosto de 1983 – Estará isento de ressarcir os custos previstos no caput todo aquele cuja situação econômica não lhe permita fazê-lo sem prejuízo do sustento próprio ou da família.

Caso o acesso seja negado ou o órgão ou entidade não possua a informação solicitada, para qualquer uma das três formas de recebimento de resposta (pessoalmente, email, carta), o SIC deverá: Indicar as razões da recusa, total ou parcial, do acesso pretendido; Comunicar que não possui a informação; Informar a justificativa expressa para prorrogar o prazo por mais 10 dias.

(vide Modelos de respostas na página da CAC, no sítio do Arquivo Público do Estado www.arquivoestado.sp.gov.br/saesp_central)

RESPONSÁVEL SIC > REGISTRO DA

RESPOSTA NO SIC.SP pelo atendente

> RESPOSTA AO

CIDADÃO

No caso de indeferimento de acesso aos documentos, dados e informações ou às razões da negativa do acesso, bem como o não atendimento do pedido, o cidadão deverá ser informado sobre a possibilidade de recurso, prazos e condições para sua interposição, devendo, ainda, ser-lhe indicada a autoridade competente para sua apreciação.

No caso de insatisfação com a resposta, o cidadão poderá realizar novo pedido, detalhando melhor sua solicitação. Poderá também, se desejar, fazer uma reclamação e/ou sugestão sobre o serviço à Ouvidoria.

FIM

Observações importantes durante o processo de atendimento ao cidadão: não poderá ser exigida a motivação ou justificativa dos pedidos de informação; o órgão ou entidade poderá oferecer meios para que o próprio interessado possa pesquisar a

informação que necessita, sem prejuízo da segurança dos documentos, dados e informações; o interessado deverá ser informado sobre a possibilidade de recurso, prazos e condições para

sua interposição quando for negado o acesso à informação, total ou parcialmente, devendo, ainda, ser-lhe indicada a autoridade competente para sua apreciação;

quando não for autorizado o acesso integral aos documentos, dados ou informação por ser ela parcialmente sigilosa, é assegurado o acesso à parte não sigilosa por meio de certidão, extrato ou cópia com ocultação da parte sob sigilo;

é direito do interessado obter o inteiro teor de decisão de negativa de acesso por certidão ou cópia;

caso a informação solicitada esteja disponível ao público em formato impresso, eletrônico ou em qualquer outro meio de acesso universal, serão informados ao interessado, por escrito, o lugar e a forma pela qual se poderá consultar, obter ou reproduzir a referida informação;

a informação armazenada em formato digital será fornecida nesse formato, caso haja anuência do interessado;

o serviço de busca e fornecimento da informação é gratuito, salvo nas hipóteses de reprodução de documentos pelo órgão ou entidade pública consultada, situação em que poderá ser cobrado exclusivamente o valor necessário ao ressarcimento do custo dos serviços e dos materiais utilizados, a ser fixado em ato normativo, salvo aquele cuja situação econômica não lhe permita fazê-lo sem prejuízo do sustento próprio ou da família;

o acesso à informação contida em documento cuja manipulação possa prejudicar sua integridade, deverá ser oferecida a consulta de cópia, com certificação de que esta confere com o original. Na impossibilidade de obtenção de cópias, o interessado poderá solicitar que, a suas expensas e sob supervisão de servidor público, a reprodução seja feita por outro meio que não ponha em risco a conservação do documento original.

Em caso de dúvidas e esclarecimentos, contatar:

CENTRAL DE ATENDIMENTO AO CIDADÃO – CAC:

Arquivo Público do Estado

Av. Voluntários da Pátria, 596

Santana – São Paulo – 02010-000

(11) 2089-8147 cac@sp.gov.br