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IMPLANTAÇÃO DO VETUSEM HOSPITAIS VETERINÁRIOS DE GRANDE PORTE
EBOOK PROCESSO DE
ÍNDICE
O QUE É NECESSÁRIO PARA A IMPLANTAÇÃO?De�nição das necessidadesMontagem da equipeEstudo de ambienteOrganização do local
IMPLANTAÇÃOPor que o treinamento é segmentado?Apresentação para os usuáriosTreinamento - Primeira faseTreinamento - Segunda faseAcompanhamento
BÔNUS: CASES DE SUCESSO DO VETUSHospital Público Veterinário de São PauloHospital Veterinário da Universidade Federal do Paraná
CONCLUSÃO
INTRODUÇÃO
BENEFÍCIOS DA IMPLANTAÇÃO DO ERPRedução de custosZero papelAgilidade no atendimentoControle total do HospitalControle de acesso de usuáriosIntegração a acessórios
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INTRODUÇÃOO Vetus é um ERP para todo tipo de empresa do mercado pet, desde a lojinha de acessórios
para animais até o hospital veterinário de grande porte.
O ERP atende cerca de 3 mil usuários diariamente e traz o diferencial de cuidar da área administrativa da empresa. Com um controle e�ciente e simples, o Vetus auxilia na gestão estratégica, controle de atendimentos, do estoque, �nanças, realiza campanhas de marketing, oferece um módulo �scal completo e entre outras funcionalidades.
Tudo isso é totalmente online e em nuvem, evitando, assim, as limitações físicas da gestão. Com um ERP online, você poderá acessar e saber tudo o que ocorre na sua empresa de qualquer lugar e aparelho, bastando conexão à internet.
Quando um hospital veterinário contrata o Vetus, é disponibilizado um treinamento para que o ERP seja utilizado da melhor maneira possível e o usuário tenha uma experiência plena de todas as funções do produto.
Este ebook explica todas as fases da capacitação e do treinamento do Hospital. Leia e entenda as vantagens que o Vetus pode trazer para o seu negócio!
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BENEFÍCIOS
Um bom gerenciamento faz com que todos os setores se adaptem para aumentar a produção e diminuir os custos.
Com uma boa gestão de estoque, por exemplo, você tem absoluta certeza da quantidade de cada produto. Sabendo quanto e quando precisará comprar, você não deixa dinheiro parado em mercadorias estocadas e não desperdiça dinheiro com itens vencidos.
Sabendo com clareza onde está sendo aplicado o dinheiro da empresa, �ca mais fácil para realocar recursos, cortar gastos e investir certeiramente em áreas que darão retorno a você e a sua empresa.
Além de economizar na área �nanceira, o tempo e a mão-de-obra (funcionários) gasto em tarefas, como preenchimento de �chas, contagem de estoque, dupla conferência de �chas de atendimento, etc, também é poupado devido à otimização de todas atividades que acontecem no seu Hospital Veterinário.
O ERP traz diversas melhorias de gestão, mas listamos as principais para o bom funcionamento de hospitais e centros veterinários. Con�ra:
REDUÇÃO DE CUSTOS1
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Uma despesa comum em hospitais veterinários é com o alto número de papéis usados em impressões. Esse custo, que aparentemente é insigni�cante se comparado aos outros, pode gerar grandes prejuízos ao seu negócio. Alguns exemplos são:
ZERO PAPEL
PERDA DE PAPÉIS (E DE INFORMAÇÕES)
Com a perda de papéis, perdem-se também as informações que estavam nelas.
Quem fez o atendimento? Qual, como e quando o atendimento foi realizado? Quanto foi cobrado pelo atendimento?
PERDA DE TEMPO
Na pesquisa, no gerenciamento e no arquivamento de papéis.
Um bom exemplo: busca de histórico clínico e prontuário médico em arquivo; organização de arquivo.
Pensando nisso, o ERP permite que a maioria dos procedimentos que ocorrem em um hospital e uma clínica veterinária sejam digitalizados.
Colocar todos os dados e informações na plataforma evita erros humanos como cálculo, esquecimentos de atividades e de dados importantes, além de agilizar o atendimento, sobre o qual falaremos no próximo tópico.
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BENEFÍCIOS
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QUANTIDADE DE FUNCIONÁRIOS NECESSÁRIOS:
SEM SISTEMA
ESTOQUE
ATENDIMENTO
RECEPÇÃO 2 COLABORADORES
3 COLABORADORES
5 COLABORADORES
20 COLABORADORES
3 COLABORADORES
4 COLABORADORES 2 COLABORADORES
2 COLABORADORES
15 COLABORADORES
-ARQUIVO
COM SISTEMA
BENEFÍCIOS
FINANCEIRO
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AGILIDADE NO ATENDIMENTO
Fica muito mais fácil de controlar os atendimentos se eles estão dentro de um ERP. A�nal, todos os dados estão ao alcance de um click:
• informações da triagem
• responsáveis por cada atendimento
• horário de chegada e saída
• nome do cliente e do animal
• histórico clínico
• atendimentos realizados
• custo e cobrança do atendimento, etc.
Assim, já eliminamos aquela correria de procura daqui, procura de cá, pergunta dali e pergunta de cá, certo?
Lembrar de todos estes itens de cada atendimento também é uma tarefa impossível, não é mesmo? O ERP vai ajudar na rotina de seus funcionários, aumentando a produtividade deles, já que o Vetus os ajuda a realizar parte das tarefas e aumentar a satisfação dos clientes, que serão atendidos de maneira rápida e e�ciente.
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BENEFÍCIOS
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RECEPÇÃO
RECEPÇÃO
UTIADM
FINAN
LAB IMG
ESTOQUE
TRIAGEM
ATENDIMENTO FINANCEIROESTOQUE
FLUXO DE ATENDIMENTO E
CAMINHOS PERCORRIDOS PELA RECEPÇÃO EM
UMA GESTÃO EM PAPEL OU EM PLANILHA
FLUXO DE ATENDIMENTO NO VETUS
BENEFÍCIOS
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BENEFÍCIOS
Com um �uxo organizado de
atendimento e o �m do deslocamento
da Recepção, a duração de cada atendimento cai em 63% .
Resultado: aumento da capacidade de
atendimento do Hospital com a mesma
estrutura.
movimentação em estoque
contas a receber
pagamento de clientes
cálculo de comissões
atendimento do Boby
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BENEFÍCIOS
Além de saber com detalhes o que está acontecendo em todos os setores do Hospital, também é possível ter uma visão ampla de seu funcionamento e desenvolvimento. Você terá o controle das:
Já pensou poder consultar essas informações em alguns cliques ao invés de anotá-las em longas reuniões de feedback de setores ou veri�car diversas planilhas?
Os dados que mostram os resultados são gerados a partir das atividades rotineiras e operacionais, que também te ajudam a controlar o que cada funcionário fez, além de montar planejamentos �nanceiros e/ou estratégicos e te dar insights de melhoria para o Hospital.
CONTROLE TOTAL DO HOSPITAL
ATIVIDADES E TAREFAS DIÁRIAS (MICRO)
RESULTADOS (MACRO)
Entradas e saídas de estoque detalhadas; atendimentos: quem executou, a que horas, qual animal, quem é o cliente, quanto se pagou,...
Quanto o Hospital faturou em determinado período de tempo, quais são os dias de maior atendimento ou qual é o retorno vindo de cada setor.
RESULTADOSPLANEJAMENTO
RELATÓRIOSCORTE DE CUSTOS
INVESTIMENTO
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Você determina qual função do ERP será atribuída para cada funcionário, ou seja, eles terão acesso apenas às funcionalidades que você permitir e que forem pertinentes às atividades de cada um.
Assim, você sabe exatamente o que cada funcionário está fazendo, o que cada um fez e os colaboradores focam somente em suas funções. A separação de atividades evita com que ocorram bagunça nos processos e erros humanos.
O controle de acesso é feito por horário e por �lial. Você pode escolher o período que o funcionário pode �car online no sistema e a quais �liais ele terá acesso. Essa prática dá uma segurança maior ao Hospital, que impedirá que os colaboradores não autorizados acessem o Sistema em suas casas e alterem dados, por exemplo.
CONTROLE DE ACESSO DE USUÁRIOS5
BENEFÍCIOS
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O Sistema permite o uso de acessórios que ajudam e agilizam a execução de tarefas diárias como: o Leitor de Código de Barras, o Coletor de Dados e o Pad de Assinatura Eletrônica.
INTEGRAÇÃO COM EQUIPAMENTOS
LEITOR DE CÓDIGO DE BARRAS
COLETOR DE DADOS
O leitor de código de barras é importante para o bom funcionamento e agilidade nos Hospitais. Com ele, �ca muito mais fácil buscar o produto no cadastro através do seu código de barras. Se houver a venda de medicação nas farmácia, o aparelho ajudará a acelerar a venda.
O coletor de dados tem a mesma função do leitor de código de barras, mas ele apresenta alguns diferenciais que trazem benefícios para Hospitais de grande porte. Além de ler o código de barras, o coletor também computabiliza a quantidade de cada item.
Esse utensílio auxilia muito a economizar tempo na auditoria de estoque. Com a informação de produtos e suas respectivas quantidades armazenadas, o aparelho atualiza o ERP e sua auditoria já estará feita. Chega de pranchetas, contagem e comparar planilhas.
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BENEFÍCIOS
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PAD DE ASSINATURA ELETRÔNICA
O pad é utilizado pelo Hospital Veterinário Público de São Paulo. O Hospital possui a necessidade de prestação de contas dos atendimentos feitos à Prefeitura da cidade, que paga à entidade responsável pelo Hospital pelos serviços realizados.
No Hospital, quando o proprietário do animal assina o Termo de Autorização e Ciência através do Pad, ele está aprovando os procedimentos listados pelo médico veterinário na Ficha Clínica Digital.
Além do Termo de Ciência, o Hospital Público também colhe assinaturas dos proprietários ao �m do atendimento. Esse documento é a con�rmação do proprietário de que todos os procedimentos foram realizados. Essa assinatura, automaticamente e em tempo real, é enviada aos �scais da prefeitura
O Vetus gera o documento com a assinatura em formato PDF. A funcionalidade também pode ser usufruída por hospitais privados. Para utilizá-lo, é necessário adquirir o Pad de Assinatura Eletrônica. O cliente assina e o documento, que �ca guardado no ERP, automatizando e simpli�cando as consultas ao seu arquivo de atendimentos.
BENEFÍCIOS
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O QUE É NECESSÁRIO PARA AIMPLANTAÇÃO DO ERP?
Ao contratar o ERP, o Hospital precisa saber de onde veio a necessidade de ter um sistema de gestão.
Os motivos são diversos: otimizar os processos manuais, montar um acervo clínico digital, controle de estoque, organização da área �nanceira, agilizar o atendimento, gestão de funcionários, etc.
Este é um momento de re�exão com toda equipe. É importante saber o que os colaboradores pensam do funcionamento do Hospital a �m de trazer melhorias signi�cativas para todos. A partir destas informações, será possível para o implantador elaborar planos de treinamento mais e�cazes. Ele resolverá da melhor maneira possível.
DEFINIR AS NECESSIDADES
Para que o Hospital aproveite o Vetus da melhor forma possível, é importante que antes da Implantação e do Treinamento:
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Agora sabendo o que precisa ser melhorado na organização do Hospital, chegou a hora de dar o próximo passo!
O Hospital deve de�nir um líder geral que ligará toda a equipe do Hospital e o implantador. Esse líder irá ajudar o responsável pela implantação a:
• entender como a empresa funciona
• levantar necessidades com a diretoria e colaboradores
• acompanhar a implementação na rotina do Hospital
• ser ponte de comunicação entre o implantador, os líderes de cada setor e os demais colaboradores.
MONTAGEM DE EQUIPE
Como a estrutura de todo Hospital é extensa, o líder geral contará com a ajuda dos líderes de cada setor, que irão guiar e orientar os colaboradores da sua equipe na execução correta das atividades.
Os principais setores que existem e que tem necessidade de líderes são:
• Recepção
• Clínica
• Laboratório
• Estoque
• Internação
• Imagens
• Administrativo
• Financeiro
• Entre outros, dependendo da estrutura do hospital
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O QUE É NECESSÁRIO PARA A IMPLANTAÇÃO DE ERP?
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Ao contrário de sistemas instalados, que exigem uma complexa estrutura física e um técnico de informática dedicado à manutenção, os sistemas em nuvem necessitam apenas de:
• computadores com acesso à internet, seja via wi-� ou via cabos
• duas operadoras de internet, uma de uso principal e outra para emergências(a segunda operadora não é obrigatória)
• impressora
O tamanho do Hospital e o número de funcionários que irão utilizar sistema in�uenciam diretamente na quantidade de equipamentos necessários. Veri�que se há computadores, velocidade de internet e impressoras su�cientes para o uso de todos.
O primeiro dia de treinamento começa com uma apresentação do ERP. É interessante que o Hospital escolha um local para a apresentação que caiba de 20% a 30% dos funcionários ou, pelo menos, os líderes de cada setor. Um projetor com conexão a computador também deve ser providenciado pelo local.
CONFERIR INFRAESTRUTURA
ORGANIZAR LOCAL
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O QUE É NECESSÁRIO PARA A IMPLANTAÇÃO DE ERP?
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COMO FUNCIONA AIMPLANTAÇÃO?
A implantação ocorre em cinco dias. Nesse período, o implantador deve auxiliar no treinamento de uso e na aplicação do ERP em todas as atividades do Hospital. Caso aconteça imprevistos, a quantidade de dias podem aumentar ou diminuir.
No primeiro dia acontece a apresentação do sistema para os usuários, seguido por reuniões e conversas para alinhamento de necessidades e evitar dúvidas de ambas as partes.
Do segundo ao quarto dia ocorrem os treinamentos e a implantação, que são divididos em duas partes:
• Primeira parte: treinamento da recepção e atendimentos
• Segunda parte: é a vez dos setores administrativo e �nanceiro.
• O quinto dia é a �nalização do treinamento.
Mas não termina aí! Após a implantação, um acompanhamento é realizado para garantir que os processos mais importantes estejam sendo feitos de forma correta.
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Assim como existe a segmentação de atendimento em especialidades clínicas, as tarefas que existem no ambiente do Hospital também devem ser dividas entre os colaboradores. Delegar uma quantidade certa de responsabilidades para cada funcionário melhora a produtividade.
Já pensou se cada médico veterinário do Hospital fosse responsável por cada atendimento completamente sozinho: abrisse a �cha na recepção, �zesse a triagem, a consulta e aplicasse a medicação? As chances de erro, confusão e esquecimento são grandes nessas situações em que uma pessoa é encarregada por tantas etapas. A mesma lógica deve ser aplicada para tarefas. Cada colaborador deve acumular uma quantidade “x” de atividades que estejam relacionadas entre si.
A implantação segue esse raciocínio. Cada funcionário deve aprender somente funções do ERP que serão usadas em sua rotina. O líder do setor, devidamente habilitado, guia e orienta os demais membros da equipe no uso e na operação correta.
Este modelo de implantação facilita com que todos os usuários do ERP dominem sua função dentro do prazo do treinamento de maneira rápida e e�ciente. Se cada funcionário do Hospital aprender sobre todas as funções do ERP, aumentarão as chances de erros com todos os funcionários executando tudo. Dessa forma, o trabalho de implantação não será efetivo.
POR QUE O TREINAMENTO É SEGMENTADO?1
COMO FUNCIONA A IMPLANTAÇÃO?
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Vamos conhecer cada uma das principais etapas de implantação:
Antes do treinamento realmente começar, o sistema deve ser apresentado para os usuários, com a explicação de suas funcionalidades e como ele funciona. Isso facilita a adesão dos funcionários, que conhecerão a estrutura do ERP.
Como o funcionamento do sistema é simples e a rotina hospitalar corrida, o Vetus opta por dar a orientação apenas para os líderes a �m de não mobilizar todos os colaboradores e prejudicar o funcionamento e os atendimentos do Hospital.
Nesta etapa, os líderes e demais participantes serão informados sobre a rotina de treinamento passo-a-passo e equipes serão de�nidas.
PRIMEIRO DIA - APRESENTAÇÃO PARA OS USUÁRIOS2
COMO FUNCIONA A IMPLANTAÇÃO?
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Com todas as necessidades e expectativas alinhadas, é hora de colocar a mão na massa!
A primeira fase do treinamento acontece no segundo e terceiro dia e começa com a recepção e o atendimento, que são os primeiros pontos de contato entre o paciente e o Hospital. Cada setor aprende as funcionalidades do sistema de acordo com sua função e atividades.
A Recepção irá aprender como iniciar, gerenciar e �nalizar os atendimentos com as �chas de atendimento do sistema (comandas) e distribuí-las entre as �las de atendimento (esteira) de cada setor do Hospital.
Todas as demais áreas do atendimento (por exemplo: consulta, triagem, internação, exame, cirurgia...) vão saber como preencher e gerenciar o prontuário do animal conforme sua especialidade.
O implantador e o líder geral devem circular entre os setores acompanhando o aprendizado dos funcionários e tirando qualquer dúvida que possa surgir.
SEGUNDO E TERCEIRO DIA - TREINAMENTO (PRIMEIRA FASE)
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COMO FUNCIONA A IMPLANTAÇÃO?
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O quarto dia é inteiramente dedicado aos setores administrativo e �nanceiro.
Assim como na primeira fase, o implantador orienta o desenvolvimento dos colaboradores e ensina o passo a passo do fechamento de caixa, contas a pagar e a receber, gestão de estoque, emissão de relatórios, entre outras atividades da área.
No quinto dia, o implantador deve circular entre os setores vendo se todos estão utilizando o sistema corretamente e tirando todas as dúvidas.
Não pense que tudo acaba no último dia! O acompanhamento do andamento das atividades do Hospital pelo sistema continuará sendo feito por aproximadamente dois ou três meses.
Além do período de acompanhamento remoto, o Hospital contará com o suporte da nossa equipe sempre que for necessário!
QUARTO DIA - TREINAMENTO (SEGUNDA FASE)
QUINTO DIA - ACOMPANHAMENTO
PERÍODO EXTRA DE ACOMPANHAMENTO
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COMO FUNCIONA A IMPLANTAÇÃO?
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BÔNUS: CASES DE SUCESSOO Vetus já trouxe benefícios para diversos estabelecimentos do mercado pet. Separamos dois casos para você se inspirar e
ver como o Sistema pode mudar para melhor o funcionamento do seu hospital!
O Vetus colaborou muito no crescimento do Hospital Público Veterinário de São Paulo. Devido à alta demanda de animais para serem atendidos, o Hospital sentiu uma grande necessidade de possuir um sistema de gestão.
Todos as �chas eram feitas manualmente. Isso provocava o aumento de custos com papel e perda de tempo em processos simples, já que o setor administrativo precisava conferir e escanear folha por folha de atendimento.
A prestação de contas à Prefeitura de São Paulo e o pagamento desta pelos atendimentos realizados dependia diretamente da auditoria de cada atendimento. Ou seja, dependia da conferência, escaneamento e envio das �chas de atendimento em papel. Essa atividade demandava enorme esforço e tempo da administração do Hospital.
HOSPITAL PÚBLICO VETERINÁRIO DE SÃO PAULO
aumento de 300% na
quantidade de atendimentos
diários
450
150
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Hoje todas as �chas são abertas, autorizadas, armazenadas e enviadas através do Vetus, eliminando, assim, o processo anterior. A otimização deste procedimento e a agilização dos atendimentos por meio de �chas digitais possibilitou o aumento da capacidade de atendimento do Hospital, que foi de 150 atendimentos diários para 450 e de uma unidade para três unidades.
BÔNUS: CASES DE SUCESSO DO VETUS
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Antes da implantação do sistema, o Hospital não tinha histórico de �chas clínicas. Todos os cadastros �cavam em uma sala e, caso o veterinário precisasse de alguma informação, ele ia até o arquivo e pegar o papel. Muitas vezes, as �chas eram perdidas ou dani�cadas pelo tempo.
Além de digitalizar o histórico clínico com as Fichas Clínicas Digitais, que economizou tempo de busca e eliminou perdas, o Vetus otimizou outros processos como o caixa �nanceiro e o controle dos dois estoques dentro do Hospital.
A gestão que o Vetus propõe acaba automaticamente com os problemas �nanceiros, pois ele não só controla perfeitamente as contas a pagar e a receber, mas também garante que todos os atendimentos sejam cobrados. A comanda, uma das funcionalidades do Vetus, alia dois setores: atendimento médico e �nanceiro. Lá, além de controlar os atendimentos e internações, o Hospital tem controle dos valores e recebimentos de cada um deles.
Assim como o atendimento está diretamente ligado a �nanças, o que evita perda de dinheiro, o controle de estoque também está relacionado ao atendimento. Isso facilita a gestão de estoque, pois a cada produto usado no atendimento, o estoque é atualizado sem que seja preciso fazer a baixa manual ou conferências constantes para evitar divergências nas quantidades.
HOSPITAL VETERINÁRIO DA UNIVERSIDADE FEDERAL DO PARANÁ (UFPR)
BÔNUS: CASES DE SUCESSO DO VETUS
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PROCESSOS
DIGITAL
ATENDIMENTO
FINANCEIRO
ESTOQUE
SETORES ORGANIZADOS:
BÔNUS: CASES DE SUCESSO DO VETUS
100%
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CONCLUSÃOA implantação do ERP e treinamento em Hospitais é mais simples do que imaginamos. Apesar da grande setorização e equipe
extensa, características de ambientes hospitalares, vimos neste ebook como a identi�cação de problemas, proposta de solução e treinamento podem ser rápidos e e�cazes quando bem coordenados.
Agora que você já sabe como é feita a implantação em Hospitais e os benefícios que o Vetus trouxe para os dois grandes cases, percebemos como a gestão via sistema é necessário e a adaptação é rápida e super simples, não é mesmo?
Converse com os nossos consultores e entenda melhor como o Vetus pode ajudar sua Clínica e seu Hospital Veterinário a crescer, desde a gestão de atividades até o treinamento de funcionários!
O Vetus é um sistema de gestão para pet shops, clínicas veterinárias e hospitais veterinários
líder de mercado. Ele é 100% brasileiro e está presente em todos os estados.
O Vetus gerencia desde pequenos pet shops até grandes hospitais veterinários e foi
desenvolvido para auxiliar o empresário na gestão do negócio, desde cuidando de cadastros
até gerenciando campanhas de marketing complexas e segmentadas.
É um sistema totalmente em nuvem e funciona em Notebook, Mac, iPhone, Android e em qualquer
dispositivo que possa acessar um site na internet.
Você pode experimentar 7 dias gratuitos e não precisa pagar se não gostar!
