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Elaboração de Planos Elaboração de Planos de Classificação e de Classificação e
Tabelas de Tabelas de Temporalidade:Temporalidade:
Aplicação da metodologia Aplicação da metodologia do Arquivo Nacional da do Arquivo Nacional da
Austrália (DIRKS)Austrália (DIRKS)Emília Barroso CruzEmília Barroso Cruz
Curso Gestão de Arquivos e DocumentosCurso Gestão de Arquivos e Documentos IEC – PUC/MGIEC – PUC/MG
11 de julho de 200911 de julho de 2009
Passos da Metodologia Passos da Metodologia DIRKSDIRKS
Passo APasso A: investigação preliminar: investigação preliminar Passo BPasso B: análise de atividades: análise de atividades Passo CPasso C: identificação de requisitos de : identificação de requisitos de
arquivamentoarquivamento Passo DPasso D: análise dos sistemas de : análise dos sistemas de
arquivamento existentesarquivamento existentes Passo EPasso E: identificação de estratégias de : identificação de estratégias de
arquivamentoarquivamento Passo FPasso F: : designdesign de sistema de de sistema de
arquivamentoarquivamento Passo GPasso G: implementação do sistema de : implementação do sistema de
arquivamentoarquivamento Passo HPasso H: revisão pós implementação: revisão pós implementação
Projeto Elaboração Projeto Elaboração de Instrumentos de de Instrumentos de
Gestão de Gestão de DocumentosDocumentosPlanos de Classificação de Planos de Classificação de Documentos e Tabelas de Documentos e Tabelas de
Temporalidade e Destinação de Temporalidade e Destinação de Documentos de Arquivo para as Documentos de Arquivo para as Atividades Finalísticas do Poder Atividades Finalísticas do Poder Executivo do Estado de Minas Executivo do Estado de Minas
GeraisGerais
ContextoContexto Desenvolvimento de sistema Desenvolvimento de sistema
informatizado de gestão de informatizado de gestão de processos e conteúdos (Sistema processos e conteúdos (Sistema AURUS);AURUS);
Mudança dos órgãos públicos Mudança dos órgãos públicos estaduais para a Cidade estaduais para a Cidade Administrativa do Governo de Minas Administrativa do Governo de Minas Gerais.Gerais.
Os 20 órgãos envolvidos:Os 20 órgãos envolvidos:1.1. Advocacia Geral do Estado; Advocacia Geral do Estado; 2.2. Auditoria Geral do Estado; Auditoria Geral do Estado; 3.3. Sec. de Estado de Agricultura Sec. de Estado de Agricultura
Pecuária e Abastecimento; Pecuária e Abastecimento; 4.4. Sec. de Estado Extraordinária Sec. de Estado Extraordinária
para Assuntos da Reforma para Assuntos da Reforma Agrária e Instituto de Terras Agrária e Instituto de Terras de Minas Gerais; de Minas Gerais;
5.5. Sec. de Estado de Cultura; Sec. de Estado de Cultura; 6.6. Sec. de Estado de Ciência, Sec. de Estado de Ciência,
Tecnologia e Ensino Superior; Tecnologia e Ensino Superior; 7.7. Sec. de Estado de Sec. de Estado de
Desenvolvimento Econômico; Desenvolvimento Econômico; 8.8. Sec. de Estado de Sec. de Estado de
Desenvolvimento Social; Desenvolvimento Social; 9.9. Sec. de Estado de Sec. de Estado de
Desenvolvimento Regional e Desenvolvimento Regional e Política Urbana; Política Urbana;
10.10. Sec. de Estado de Defesa Sec. de Estado de Defesa Social; Social;
11.11. Sec. de Estado Extraordinária Sec. de Estado Extraordinária para para o Desenvolvimento dos o Desenvolvimento dos Vales do Jequitinhonha e Mucuri Vales do Jequitinhonha e Mucuri e do Norte de Minase do Norte de Minas e Instituto e Instituto de Desenvolvimento do Norte e de Desenvolvimento do Norte e Nordeste de Minas; Nordeste de Minas;
12.12. Sec. de Estado de Educação; Sec. de Estado de Educação; 13.13. Sec. de Estado de Esportes e Sec. de Estado de Esportes e
Juventude; Juventude; 14.14. Sec. de Estado de Fazenda; Sec. de Estado de Fazenda; 15.15. Sec. de Estado de Governo; Sec. de Estado de Governo; 16.16. Sec. de Estado de Meio Sec. de Estado de Meio
Ambiente e Desenvolvimento Ambiente e Desenvolvimento Sustentável; Sustentável;
17.17. Sec. de Estado de Planejamento Sec. de Estado de Planejamento e Gestão; e Gestão;
18.18. Sec. de Estado de Saúde; Sec. de Estado de Saúde; 19.19. Sec. de Estado de Transportes e Sec. de Estado de Transportes e
Obras Públicas;Obras Públicas;20.20. Sec. de Estado de Turismo. Sec. de Estado de Turismo.
Pré-RequisitosPré-Requisitos Criação ou reativação das Comissões Criação ou reativação das Comissões
Permanentes de Avaliação de Permanentes de Avaliação de Documentos (CPADs) nos órgãos Documentos (CPADs) nos órgãos envolvidos;envolvidos;
Sensibilização dos funcionários dos Sensibilização dos funcionários dos órgãos envolvidos;órgãos envolvidos;
Treinamento das CPADs na Treinamento das CPADs na metodologia a ser utilizada.metodologia a ser utilizada.
EstratégiasEstratégias Utilização do Acordo de Resultados Utilização do Acordo de Resultados
como instrumento de impulso para como instrumento de impulso para realização dos trabalhos.realização dos trabalhos.
Metodologia - Arquivo Metodologia - Arquivo Nacional da Austrália Nacional da Austrália
(DIRKS) e da ISO 15.489/1(DIRKS) e da ISO 15.489/1 Passo APasso A: Investigação Preliminar.: Investigação Preliminar. Passo BPasso B: Análise de Atividades – produto : Análise de Atividades – produto
Plano de Classificação de Documentos de Plano de Classificação de Documentos de ArquivoArquivo para as atividades finalísticas. para as atividades finalísticas.
Passo CPasso C: Identificação de Requisitos de : Identificação de Requisitos de Arquivamento – produto:Arquivamento – produto: Tabela de Tabela de Temporalidade e Destinação de Temporalidade e Destinação de Documentos de ArquivoDocumentos de Arquivo para as para as atividades finalísticas.atividades finalísticas.
ExecuçãoExecuçãoPeríodoPeríodo AtividadeAtividade
setembro e outubro de 2007setembro e outubro de 2007 Criação e reativação das Comissões Criação e reativação das Comissões Permanentes de Avaliação de Permanentes de Avaliação de Documentos de Arquivo (CPADs)Documentos de Arquivo (CPADs)
outubro a dezembro de 2007outubro a dezembro de 2007 Treinamento das CPADs e Treinamento das CPADs e planejamento das atividades por órgãoplanejamento das atividades por órgão
janeiro a junho de 2008janeiro a junho de 2008 Passo A - Investigação PreliminarPasso A - Investigação Preliminarjulho a dezembro de 2008julho a dezembro de 2008 Passo B - Análise de AtividadesPasso B - Análise de Atividadesjulho a dezembro de 2008julho a dezembro de 2008 Passo C – Identificação de Requisitos Passo C – Identificação de Requisitos
de Arquivamentode Arquivamento
janeiro a março de 2009janeiro a março de 2009 Consolidação do Plano de Classificação Consolidação do Plano de Classificação e Tabela de Temporalidade e e Tabela de Temporalidade e Destinação de DocumentosDestinação de Documentos
maio a julho de 2009maio a julho de 2009 Validação do Plano de Classificação e Validação do Plano de Classificação e Tabela de Temporalidade e Destinação Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentosde Documentos
agosto a setembro de 2009agosto a setembro de 2009 Revisão e adequação do Plano de Revisão e adequação do Plano de Classificação e Tabela de Classificação e Tabela de Temporalidade e Destinação de Temporalidade e Destinação de DocumentosDocumentos
Passo A: Passo A: Investigação Investigação PreliminarPreliminar
““Não é possível classificar e Não é possível classificar e avaliar documentos de avaliar documentos de
organizações sobre as quais organizações sobre as quais pouco ou nada se sabepouco ou nada se sabe.” .”
(Luis Carlos Lopes, 1996)(Luis Carlos Lopes, 1996)
Por que fazer?Por que fazer? Para conhecer a instituição – Para conhecer a instituição –
estrutura, ambientes (negócio, estrutura, ambientes (negócio, regulação e sócio-político) e fatores regulação e sócio-político) e fatores que afetam suas práticas de que afetam suas práticas de arquivamento.arquivamento.
Para entender da instituição, Para entender da instituição, identificar os pontos fortes e fracos, e identificar os pontos fortes e fracos, e definir o escopo do projeto em cada definir o escopo do projeto em cada organização.organização.
Recursos e pré-requisitosRecursos e pré-requisitos Acesso a fontes documentais internas Acesso a fontes documentais internas
(relatórios anuais, planos corporativos, (relatórios anuais, planos corporativos, planos de negócios, etc.)planos de negócios, etc.)
Acesso a fontes documentais externas Acesso a fontes documentais externas (legislação, padrões e códigos de práticas)(legislação, padrões e códigos de práticas)
Acesso aos funcionários com conhecimento Acesso aos funcionários com conhecimento de alto nível sobre a organizaçãode alto nível sobre a organização
Pessoal com habilidade analítica, de Pessoal com habilidade analítica, de comunicação oral e escrita e amplo comunicação oral e escrita e amplo conhecimento da organização.conhecimento da organização.
Preparando a Investigação Preparando a Investigação PreliminarPreliminar
Definir escopo:Definir escopo:• Fronteiras da organização;Fronteiras da organização;• Estrutura legal que afeta a organização;Estrutura legal que afeta a organização;• StakeholdersStakeholders;;• Expectativas da sociedade;Expectativas da sociedade;• Negócio da organização;Negócio da organização;• Cultura organizacional;Cultura organizacional;• Fatores que afetam a prática de Fatores que afetam a prática de
arquivamento na instituição.arquivamento na instituição.
Coleta de DadosColeta de DadosFontes documentais:Fontes documentais:• Relatórios anuais;Relatórios anuais;• Organogramas;Organogramas;• Planos estratégicos;Planos estratégicos;• Legislação;Legislação;• Políticas e procedimentos;Políticas e procedimentos;• Publicações relacionadas.Publicações relacionadas.Entrevistas:Entrevistas:• Individuais;Individuais;• Coletivas (Coletivas (workshopworkshop).).
Registro das Informações Registro das Informações ColetadasColetadas
• Formulários de identificação de Formulários de identificação de fontes;fontes;
• Levantamento de contexto Levantamento de contexto organizacional;organizacional;
• Relatório de Investigação Relatório de Investigação Preliminar.Preliminar.
Formulários de Formulários de Identificação de Identificação de
fontesfontes
1.1. Formulário de Identificação de Formulário de Identificação de Fontes – Leis e DecretosFontes – Leis e Decretos
2.2. Formulário de Identificação de Formulário de Identificação de Fontes – Normas Específicas – Fontes – Normas Específicas – RegulamentosRegulamentos
3.3. Formulário de Identificação de Formulário de Identificação de Fontes – Outras Fontes, incluindo Fontes – Outras Fontes, incluindo EntrevistasEntrevistas
Informações coletadas:Informações coletadas: Identificação do órgão (nome, siglas);Identificação do órgão (nome, siglas); Competências do órgão;Competências do órgão; Legislação e seus efeitos sobre as Legislação e seus efeitos sobre as
operações do órgão;operações do órgão; Funções do órgão;Funções do órgão; Atividades do órgão;Atividades do órgão; Requisitos de arquivamento (em Requisitos de arquivamento (em
função da legislação).função da legislação).
Levantamento de Levantamento de Contexto Contexto
OrganizacionalOrganizacional
Principais tópicos:Principais tópicos: Organização e seu contexto administrativoOrganização e seu contexto administrativo
(tipo de órgão, características, histórico, (tipo de órgão, características, histórico, estrutura organizacional, ligações estrutura organizacional, ligações administrativas);administrativas);
Estrutura legal e de regulamentaçãoEstrutura legal e de regulamentação (criação, legislação “administrada”, regulação, (criação, legislação “administrada”, regulação, terceirização de atividades, padrões e terceirização de atividades, padrões e protocolos);protocolos);
Contexto de negóciosContexto de negócios (negócio, litígios, (negócio, litígios, stakeholdersstakeholders););
Cultura organizacionalCultura organizacional (foco estratégico, (foco estratégico, auditorias, programa de conformidade, gestão auditorias, programa de conformidade, gestão de risco, gestão de documentos, utilização da de risco, gestão de documentos, utilização da TI).TI).
Relatório de Relatório de Investigação Investigação PreliminarPreliminar
DiagnósticoDiagnóstico
Relatório de Investigação Relatório de Investigação PreliminarPreliminar
As CPADs devem ter coletado informações que As CPADs devem ter coletado informações que possibilitem identificar:possibilitem identificar:
• Atividades da organização;Atividades da organização;• Principais Principais stakeholdersstakeholders;;• Tipos de riscos a que a organização está exposta;Tipos de riscos a que a organização está exposta;• Papel da gestão de documentos na organização;Papel da gestão de documentos na organização;• Pontos fortes e fracos dos sistemas de arquivo e de Pontos fortes e fracos dos sistemas de arquivo e de
informação dentro da organização;informação dentro da organização;• Nível de compromisso gerencial com as atividades Nível de compromisso gerencial com as atividades
de arquivo e de gestão de documentos;de arquivo e de gestão de documentos;• Opções para condução do restante do projeto;Opções para condução do restante do projeto;• Recursos humanos, materiais e financeiros Recursos humanos, materiais e financeiros
necessários para execução do projeto proposto.necessários para execução do projeto proposto.
Passo B: Análise Passo B: Análise de Atividadesde Atividades
Análise de AtividadesAnálise de AtividadesFornece a base conceitual para o Fornece a base conceitual para o desenvolvimento do Plano de desenvolvimento do Plano de Classificação e da Tabela de Classificação e da Tabela de Temporalidade e Destinação de Temporalidade e Destinação de Documentos de Arquivo.Documentos de Arquivo.
Etapas da Análise de Etapas da Análise de AtividadesAtividades
• Colher informações provenientes das fontes Colher informações provenientes das fontes documentais e entrevistas (Passo A);documentais e entrevistas (Passo A);
• Analisar o trabalho executado pela Analisar o trabalho executado pela organização;organização;
• Identificar e documentar cada função, Identificar e documentar cada função, atividade e transação (mapeamento de fluxo atividade e transação (mapeamento de fluxo de transação/processo);de transação/processo);
• Desenvolver Esquema de Classificação de Desenvolver Esquema de Classificação de Negócios baseado na hierarquia das Negócios baseado na hierarquia das funções, atividades e transações;funções, atividades e transações;
• Validar a análise das atividades junto aos Validar a análise das atividades junto aos funcionários da organização.funcionários da organização.
Benefícios:Benefícios: Entendimento do contexto no qual estão Entendimento do contexto no qual estão
inseridas as atividades de arquivamento da inseridas as atividades de arquivamento da organização, especificamente a relação organização, especificamente a relação entre seus negócios e os documentos entre seus negócios e os documentos produzidos como evidências de suas produzidos como evidências de suas atividades;atividades;
Fundamento para o desenvolvimento de Fundamento para o desenvolvimento de ferramentas e outros mecanismos para ferramentas e outros mecanismos para estabelecer um controle corporativo sobre estabelecer um controle corporativo sobre a classificação e o arquivamento dos a classificação e o arquivamento dos documentos.documentos.
As informações As informações registradas...registradas...
Nos Formulários de Levantamento Nos Formulários de Levantamento de Funções e Requisitos de de Funções e Requisitos de Arquivamento;Arquivamento;
No Esquema de Classificação de No Esquema de Classificação de Negócios.Negócios.
Recursos e Pré-requisitos para Recursos e Pré-requisitos para iniciar o Passo B:iniciar o Passo B:
• Entendimento global da organização Entendimento global da organização (Passo A);(Passo A);
• Percepção dos pontos fortes e fracos da Percepção dos pontos fortes e fracos da gestão de documentos na organização gestão de documentos na organização (Passo A);(Passo A);
• Apoio gerencial;Apoio gerencial;• Determinar se a organização já teve Determinar se a organização já teve
suas atividades e processos analisados e suas atividades e processos analisados e documentados.documentados.
O O Passo BPasso B pode ser conduzido ao mesmo pode ser conduzido ao mesmo tempo que o tempo que o Passo CPasso C, já que usam as , já que usam as
mesmas fontes.mesmas fontes.A equipe notará que durante a pesquisa A equipe notará que durante a pesquisa para determinar a natureza das funções, para determinar a natureza das funções,
atividades e transações, também atividades e transações, também identificará os requisitos de identificará os requisitos de
arquivamento.arquivamento.
Iniciando a Análise de Iniciando a Análise de AtividadesAtividades
O objetivo é criar um modelo, ou O objetivo é criar um modelo, ou representação, dos negócios da representação, dos negócios da instituição. Usaremos duas abordagens:instituição. Usaremos duas abordagens:
• Análise hierárquicaAnálise hierárquica (cima p/ baixo): (cima p/ baixo): identifica o que a organização faz e a identifica o que a organização faz e a divide, de forma lógica, em uma série de divide, de forma lógica, em uma série de partes e sub-partes;partes e sub-partes;
• Análise de processosAnálise de processos (baixo p/ cima): (baixo p/ cima): examina detalhadamente como a examina detalhadamente como a organização conduz seus negócios.organização conduz seus negócios.
Antes a equipe precisa Antes a equipe precisa identificar:identificar:
As metas da organização e as As metas da organização e as estratégias adotadas para alcançá-las;estratégias adotadas para alcançá-las;
A amplitude das funções que a A amplitude das funções que a organização conduz para sustentar organização conduz para sustentar estas metas e estratégias;estas metas e estratégias;
As atividades que contribuem para a As atividades que contribuem para a execução das funções da organização;execução das funções da organização;
Os grupos de transações ou processos Os grupos de transações ou processos recorrentes que compõem cada uma recorrentes que compõem cada uma dessas atividades.dessas atividades.
Modelo – “grande Modelo – “grande fotografia”fotografia”
Metas e Estraté
gias
Funções
Funções
Ativi-
dades
Ativi-
dades
Ativi-
dades
Ativi-
dades
Transações
Transações
Transações
Transações
Transações
Transações
Transações
Transações
FunçõesFunções
São as maiores porções dentro da São as maiores porções dentro da missão (ou negócio) de uma missão (ou negócio) de uma
organização. Representam as maiores organização. Representam as maiores ações geridas pela instituição para ações geridas pela instituição para
consecução de suas metas. consecução de suas metas. Determinam, no esquema de Determinam, no esquema de
classificação, as classes.classificação, as classes.
AtividadesAtividades
São as maiores tarefas realizadas pela São as maiores tarefas realizadas pela organização para levar a cabo cada organização para levar a cabo cada
uma de suas funções. Varias uma de suas funções. Varias atividades podem ser associadas a atividades podem ser associadas a
uma única função.uma única função.
TransaçõesTransações
São as menores porções dentro da missão de São as menores porções dentro da missão de uma instituição. Fornecem as bases para a uma instituição. Fornecem as bases para a
identificação, em detalhes, dos documentos que identificação, em detalhes, dos documentos que são produzidos em conseqüência do são produzidos em conseqüência do
cumprimento da missão do órgão. Dependendo cumprimento da missão do órgão. Dependendo da complexidade do negócio da organização, da complexidade do negócio da organização,
pode ser necessário agrupar as transações com pode ser necessário agrupar as transações com base em suas similaridades ou, mais ainda, base em suas similaridades ou, mais ainda, dissecá-las até obter o grau apropriado de dissecá-las até obter o grau apropriado de
especificidade para o propósito de classificação especificidade para o propósito de classificação e arquivamento.e arquivamento.
Etapas para identificação das Etapas para identificação das funções, atividades e funções, atividades e
transaçõestransações• Usar fontes para identificar o propósito, as metas e Usar fontes para identificar o propósito, as metas e
estratégias da organização – considere o que faz a estratégias da organização – considere o que faz a organização única.organização única.
• Avaliar a amplitude das funções da organização – as Avaliar a amplitude das funções da organização – as funções não são baseadas nas estruturas funções não são baseadas nas estruturas organizacionais – conferir sobreposições e organizacionais – conferir sobreposições e desmembramentos.desmembramentos.
• Usar fontes para identificar as atividades que Usar fontes para identificar as atividades que compõem cada função.compõem cada função.
• Identificar as transações associadas à cada atividade.Identificar as transações associadas à cada atividade.• Testar a análise preliminar em entrevistas e Testar a análise preliminar em entrevistas e
workshopsworkshops com funcionários especialistas naquelas com funcionários especialistas naquelas funções.funções.
• Rever e refinar os demais níveis hierárquicos.Rever e refinar os demais níveis hierárquicos.
Designando termosDesignando termos A terminologia pode ser muito específica A terminologia pode ser muito específica
em relação ao negócio da organização, ou em relação ao negócio da organização, ou pode ser específica de um setor industrial.pode ser específica de um setor industrial.
Os termos devem ser relevantes para a Os termos devem ser relevantes para a organização.organização.
A descrição das funções deve utilizar A descrição das funções deve utilizar termos já consolidados no vocabulário dos termos já consolidados no vocabulário dos funcionários.funcionários.
Plano de classificação preciso e integrado.Plano de classificação preciso e integrado.
Definindo escopoDefinindo escopo As anotações sobre o escopo definem o As anotações sobre o escopo definem o
significado de um termo em particular e significado de um termo em particular e guia os usuários sobre como tais termos guia os usuários sobre como tais termos devem ser aplicados.devem ser aplicados.
As notas de escopo começam como uma As notas de escopo começam como uma tentativa de terminar a subordinação tentativa de terminar a subordinação hierárquica e são revisadas para que se hierárquica e são revisadas para que se aperfeiçoe a definição de cada entidade.aperfeiçoe a definição de cada entidade.
O escopo de uma O escopo de uma atividadeatividade deve incluir as deve incluir as transaçõestransações identificadas como parte de identificadas como parte de uma atividade, e o escopo de uma uma atividade, e o escopo de uma funçãofunção, , as as atividadesatividades componentes da função. componentes da função.
Formulário de Formulário de Levantamento de Levantamento de
Funções e Funções e Requisitos de Requisitos de ArquivamentoArquivamento
Formulário de Levantamento de Função e Requisitos de Arquivamento
Levantamento de Função
Informações sobre a Função
Órgão:Secretaria de Estado de Educação Data: 07/08/2008
Termo da Função: Educação Básica N. de Referência da Função: 2
Nota de Escopo da Função:
Definição e coordenação da implantação da política educacional no que se refere ao desenvolvimento e avaliação do ensino.
Fontes de Informação:
Minuta do DecretoLeis de Diretrizes e BasesEntrevistas com: Soraia Hissa Hojrom de Siqueira – Educação Escolar Indígena; Ana Regina de Carvalho – Educação Especial ; Edir Petruceli Carayon Xavier - Educação de Jovens e Adultos; Raquel Ruas – Educação de Jovens e Adultos; Joaquim Antônio Gonçalves – Educação Profissional; Maria Suely & Maletta Carvalho Lage - Educação Profissional; Maria Helena Brasileiro - Ensino Fundamental ; Joaquim Antônio Gonçalves – Ensino Médio; Cleide - Ensino Médio
Unidades Administrativas Responsáveis pela Função:
Subsecretaria de Desenv. da Educação Básica/ Sup. de Educação Infantil e Fundamental/ Dir. de Ensino Fundamental/ Supe. de Ensino Médio e Profissional/ Sup. de Modalidades e Temáticas Especiais de Ensino/ Dir. de Educação Especial/ Dir. de Jovens e Adultos/ Dir. de Temáticas Especiais/ Dir. de Avaliação Educacional
Atividades Subordinadas à Função:
Número de Referência da Atividade Atividade:
2.1 Educação Escolar Indígena
2.2 Educação Especial
2.3 Educação de Jovens e Adultos
2.4 Educação Profissional
2.5 Ensino Fundamental
2.6 Ensino Médio
Tabela 1: Análise de Atividades – Passo B
Termo da Atividade: Educação Escolar Indígena
Número de Referência da Atividade:
2.1
Nota de Escopo da Atividade:
Promoção da formação inicial e continuada de professores indígenas.
Fontes de Informação:
Minuta do decretoEntrevistas com Soraia Hissa Hojrom de Siqueira no período de fevereiro a dezembro de 2008.
Transações Subordinadas à Atividade:N. de Referência da Transação:
Transação/Processo Risco Stakeholders: Natureza do Interesse:
2.1.1 Formação inicial de professores indígenas
-Risco Jurídico;
-Descontinuidade da escola Indígena;
-Comprometimento da qualidade e do uso inadequado do recurso;
- Comunidade indígena;
Formar professores indígenas para atender a comunidade
- Secretaria de Estado de Educação.
Propiciar a recuperação de memória histórica e a reafirmação da identidade étnicas tendo as mesmas oportunidades para índios e dos não índios.
Avaliação de RiscoAvaliação de Risco Risco de ocorrência de eventos que Risco de ocorrência de eventos que
exponham a organização a exponham a organização a conseqüências adversas conseqüências adversas (incapacidade de justificar uma (incapacidade de justificar uma decisão ou desconhecimento da decisão ou desconhecimento da decisão tomada).decisão tomada).
As conseqüências podem incluir As conseqüências podem incluir perdas financeiras, embaraço público perdas financeiras, embaraço público ou atrasos.ou atrasos.
Análise e mapeamento de fluxo Análise e mapeamento de fluxo de processos e transaçõesde processos e transações
Identificar processos chaves;Identificar processos chaves; Investigar cada processo Investigar cada processo
detalhadamente;detalhadamente; Mapear as seqüências de tarefas;Mapear as seqüências de tarefas; Identificar pontos em que os Identificar pontos em que os
documentos são gerados.documentos são gerados.
Mapeamento de fluxo de Mapeamento de fluxo de processos e transaçõesprocessos e transações
Fluxo 2: Educação Básica
Função Atividade Transação Ação Documentos2Educação Básica
(2.1)Educação Escola Indígena
(2.1.1)Formação inicial de professores indígenas
Planejamento 1) Plano de Trabalho2) Projeto Político-Pedagógico
Celebração do Convênio 1) Convênio;2) Instrumento Jurídico;3) Repasse financeiro;4) Prestação de contas;5) e-mail solicitando a descentralização de recurso financeiro.
Escrituração Escolar 1) Relatórios;2) Atas de reuniões;3) Histórico;4) Diplomas;5) Ficha de freqüência;6) Cronograma de visita encaminhado pela Superintendência Regional de Ensino.
Prestação de contas Relatório de monitoramento
Esquema de Esquema de Classificação de Classificação de
NegóciosNegócios
O que é?O que é?
Modelo hierárquico das relações entre Modelo hierárquico das relações entre
as funções, atividades e transações da as funções, atividades e transações da
organização.organização.
Esquema de Classificação de Esquema de Classificação de NegóciosNegócios
FunçõesFunções AtividadesAtividades TransaçõesTransações ObservaçõeObservaçõess
Função 1:Função 1:Legislação:Legislação:Descrição:Descrição:
Função 2:Função 2:Legislação:Legislação:Descrição:Descrição:
Atividade 1.1:Atividade 1.1:Legislação que Legislação que
regula:regula:Descrição: Descrição:
Atividade 1.2:Atividade 1.2:Legislação que Legislação que
regula:regula:Descrição:Descrição:
Atividade 2.1:Atividade 2.1:Legislação que Legislação que
regula:regula:Descrição:Descrição:
Transação 1.1.1:Transação 1.1.1:Descrição:Descrição:Documentos Documentos
produzidos:produzidos:
Transação 1.2.1:Transação 1.2.1:Descrição:Descrição:Documentos Documentos
produzidos:produzidos:
Transação 1.2.2:Transação 1.2.2:Descrição:Descrição:Documentos Documentos
produzidos:produzidos:
Transação 2.1.1:Transação 2.1.1:Descrição:Descrição:Documentos Documentos
produzidos:produzidos:
Funções Atividades Transações Observações
Função 2: Educação Básica
Legislação: Minuta do Decreto;Leis de Diretrizes e Bases 9394/96.
Descrição: Definição e coordenação da implantação da política educacional no que se refere ao desenvolvimento e avaliação do ensino.
Atividade 2.2: Educação Especial
Legislação que regula: Minuta do Decreto
Descrição: Estabelecimento de diretrizes pedagógicas referentes à educação especial, oferecendo indicadores de currículos e metodologias adequadas ao atendimento de alunos com necessidades especiais.
Transação 2.2.1: Atendimento Educacional EspecializadoDescrição: É uma modalidade de educação escolar, oferecida preferencialmente na rede regular de ensino, para educandos portadores de necessidades especiais.Documentos Produzidos:1) Avaliação Educacional do Aluno 2) Solicitação de Atendimento Educacional Especializado 3) Parecer da Sup. Regional de Ensino4) Portaria Autorizativa assinada5)*Plano de Desenvolvimento Individualizado do aluno (PDI)
Transação 2.2.2: Monitoramento SocialDescrição: Monitoramento realizado por parte da sociedade que questiona junta à Sec. Estadual de Educação a fiscalização das escolas e do trabalho realizado pelos profissionais que ali atuam.Documentos Produzidos:1) E-mail/ Disque Denúncia2) Ofício3) Informação4) Parecer
*Fica na *Fica na pasta do pasta do aluno aluno
Levantamento de Funções, Atividades e Levantamento de Funções, Atividades e TransaçõesTransações
Órgão Funções Atividades Processos/Transações
AGE 03 05 11
AUGE 02 16 35
SEAPA 03 04 10
SEARA/ITER 02 04 05
SEC 06 21 58
SECTES 06 16 21
SEDE 11 45 68
SEDESE 03 08 30
SEDRU 02 12 23
SEDS 04 30 169
SEDVAN/IDENE 01 03 09
SEE 08 21 45
SEEJ 03 16 37
SEF 06 33 145
SEGOV 04 06 06
SEMAD 01 06 43
SEPLAG 06 32 127
SETOP 02 06 10
SETUR 02 08 33
TOTAL 75 292 885
Passo CPasso CRequisitos de ArquivamentoRequisitos de Arquivamento
Requisitos de Requisitos de ArquivamentoArquivamento
• Requisitos de arquivamento são as condições Requisitos de arquivamento são as condições que os documentos de uma organização devem que os documentos de uma organização devem cumprir para que se mantenham como cumprir para que se mantenham como evidência das atividades desta organização.evidência das atividades desta organização.
• O termo evidência é usado em seu sentido mais O termo evidência é usado em seu sentido mais amplo. As evidências ajudam a assegurar que amplo. As evidências ajudam a assegurar que indivíduos e organizações possam ser indivíduos e organizações possam ser responsabilizados pelo governo, pelo judiciário, responsabilizados pelo governo, pelo judiciário, por dirigentes, cidadãos, comunidade e futuras por dirigentes, cidadãos, comunidade e futuras gerações.gerações.
• A natureza da organização e o contexto no qual A natureza da organização e o contexto no qual ela opera impõem o tipo de evidência das ela opera impõem o tipo de evidência das atividades que é necessário criar, qual forma a atividades que é necessário criar, qual forma a evidência toma, por quanto tempo deve ser evidência toma, por quanto tempo deve ser mantida e que tipo de acesso dever ser mantida e que tipo de acesso dever ser proporcionado através dos anosproporcionado através dos anos
Etapas do Passo CEtapas do Passo C Localização das fontes relevantes;Localização das fontes relevantes; Identificação dos requisitos de Identificação dos requisitos de
arquivamento impostos pela legislação, arquivamento impostos pela legislação, negócios e comunidade;negócios e comunidade;
Registro dos requisitos de arquivamento Registro dos requisitos de arquivamento para os propósitos de referência;para os propósitos de referência;
Seleção dos requisitos de arquivamento Seleção dos requisitos de arquivamento que serão apresentados nas propostas que serão apresentados nas propostas de prazos de guarda e destinação final.de prazos de guarda e destinação final.
Pré-requisitos para o Pré-requisitos para o Passo CPasso C
• Entendimento geral da organização e Entendimento geral da organização e do contexto no qual opera (Passo A);do contexto no qual opera (Passo A);
• Análise das funções, atividades e Análise das funções, atividades e transações da organização (Passo B);transações da organização (Passo B);
• Documentação completa de todas as Documentação completa de todas as fontes consultadas nos Passos A e B;fontes consultadas nos Passos A e B;
• Suporte gerencial para identificar e Suporte gerencial para identificar e documentar os requisitos de documentar os requisitos de arquivamento da organização.arquivamento da organização.
RecursosRecursos• Acesso às fontes documentais internas e Acesso às fontes documentais internas e
externas e às informações colhidas por externas e às informações colhidas por meio de entrevistas com os funcionários;meio de entrevistas com os funcionários;
• Pessoal com habilidades analíticas, de Pessoal com habilidades analíticas, de comunicação oral e escrita e amplo comunicação oral e escrita e amplo conhecimento da organização;conhecimento da organização;
• Acesso ao pessoal com conhecimento Acesso ao pessoal com conhecimento legal, de auditoria, garantia de legal, de auditoria, garantia de qualidade e outras matérias relevantes qualidade e outras matérias relevantes que possam contribuir com a avaliação que possam contribuir com a avaliação de riscos.de riscos.
Identificando Requisitos de Identificando Requisitos de ArquivamentoArquivamento
• Requisitos regimentais;Requisitos regimentais;
• Requisitos de negócios;Requisitos de negócios;
• Requisitos provenientes das Requisitos provenientes das
expectativas da comunidade.expectativas da comunidade.
Os requisitos de arquivamento Os requisitos de arquivamento podem ser estabelecidos podem ser estabelecidos
explicitamente em legislação e explicitamente em legislação e regulamentos ou implicitamente regulamentos ou implicitamente
no ambiente no qual a no ambiente no qual a organização opera.organização opera.
Fontes relevantesFontes relevantes Fontes documentais internasFontes documentais internas: ex: análises : ex: análises
realizadas para preparação de design e implementação realizadas para preparação de design e implementação de sistemas de informação; normas e regulamentos de sistemas de informação; normas e regulamentos sobre eliminação de documentos; políticas e diretrizes sobre eliminação de documentos; políticas e diretrizes internas, manuais de procedimentos, relatórios internas, manuais de procedimentos, relatórios estruturais e programas de controle de qualidade.estruturais e programas de controle de qualidade.
Fontes documentais externasFontes documentais externas: ex: legislação que : ex: legislação que define as competências da organização e que regula os define as competências da organização e que regula os processos e sua operação; legislação específica sobre processos e sua operação; legislação específica sobre gestão de documentos; regulamentos, relatórios ou gestão de documentos; regulamentos, relatórios ou diretrizes provenientes de órgãos externos; padrões diretrizes provenientes de órgãos externos; padrões industriais ou de melhor prática, etc.industriais ou de melhor prática, etc.
FuncionáriosFuncionários: pessoas chaves podem fornecer : pessoas chaves podem fornecer informações detalhadas sobre as atividades e informações detalhadas sobre as atividades e processos. Ex: gestores, pessoal operacional, auditores processos. Ex: gestores, pessoal operacional, auditores e procuradores, gestores de qualidade, etc.e procuradores, gestores de qualidade, etc.
Requisitos RegimentaisRequisitos Regimentais• Fontes: legislação, informações Fontes: legislação, informações
colhidas junto às assessorias colhidas junto às assessorias jurídicas.jurídicas.
• Requisitos explícitos.Requisitos explícitos.• Requisitos implícitos.Requisitos implícitos.
Requisitos de NegóciosRequisitos de Negócios• Dão suporte às necessidades Dão suporte às necessidades
administrativas.administrativas.• Cadeia de evidências necessárias Cadeia de evidências necessárias
para documentar uma seqüência de para documentar uma seqüência de decisões ou ações.decisões ou ações.
• Informações determinam quais Informações determinam quais documentos criados e mantidos e as documentos criados e mantidos e as razões administrativas para tanto.razões administrativas para tanto.
Expectativas da Expectativas da ComunidadeComunidade
Expressas pelos Expressas pelos stakeholdersstakeholders e podem e podem aumentar os requisitos de arquivamento aumentar os requisitos de arquivamento que podem, ou não, refletir nos requisitos que podem, ou não, refletir nos requisitos regimentais e de negócios.regimentais e de negócios.
A perspectiva da comunidade pode afetar A perspectiva da comunidade pode afetar a política governamental informalmente. a política governamental informalmente. Alternativamente, as atividades destes Alternativamente, as atividades destes grupos podem afetar formalmente o grupos podem afetar formalmente o processo governamental e, processo governamental e, eventualmente, seus pontos de vista eventualmente, seus pontos de vista podem ser transformados em requisitos podem ser transformados em requisitos formais de formais de accountabilityaccountability..
Avaliando Documentos de Avaliando Documentos de ArquivoArquivo
• Valores primários:Valores primários: valor valor administrativo, valor legal e valor administrativo, valor legal e valor fiscal.fiscal.
• Valores secundários:Valores secundários: valor valor probatório e valor informativo.probatório e valor informativo.
Formulário de Formulário de Levantamento de Levantamento de
Funções e Funções e Requisitos de Requisitos de ArquivamentoArquivamento
Tabela 2: Identificação de Requisitos de Arquivamento – Passo C
Transação/ Processo: Formação inicial de professores indígenasN. de Referência da Transação/Processo: 2.1.1
Descrição dos Documentos do Processo/Dossiê:1)Planejamento (Projeto Pedagógico); 2)Instrumento Jurídico (Convênio); 3)Plano de Trabalho; 4)Repasse Financeiro; 5)Relatórios; 6)Atas de reuniões; 7)Histórico Escolar/Certificado; 8)Diplomas; 9)Ficha de freqüência; 10)Cronograma de visita encaminhado pela Sup. Regional de Ensino; 11)E-mail solicitando a descentralização de recurso financeiro; 12) Relatório de monitoramento.; 13)Prestação de Contas: (Empenho; Liquidação; Ordem de pagamento; Nota fiscal.)
Stakeholders:Aluno
Prazos de Guarda:
Fase Corrente Até a conclusão do curso Fase Intermediária 100 anos (É opcional a alteração de suporte em microfilme)
Destinação Final: XX Eliminação Guarda Permanente (Atas)Justificativas:Fase Corrente:O processo consta de documentos correspondente a vida escolar do aluno que são atualizados continuamente até a sua formação por isso a
necessidade de mantê-lo na fase corrente enquanto o aluno estiver em curso.Fase Intermediária: O prazo de 100 anos para a guarda após a conclusão dos estudos visa proteger a vida escolar do aluno, o acesso a informação,
preservação, autenticidade e regularidade dos dados que futuramente possam amparar legalmente a integridade física e/ou financeira do aluno e/ou familiares. Para ser usado em consultas posteriores para elaboração de novos instrumentos e principalmente assegurar o direito à informação, garantido pela Constituição Federal, em seu art. 5º inciso XXXIII.
Destinação Final: O processo é composto de documentos de ordem administrativa e pessoal referente a vida escolar do aluno, não demonstrando a atuação da política do Estado e a forma de organização do Órgão, ou seja, não constando de informações técnicas os documentos não são alvo de teses e pesquisas.
As atas são de guarda permanente pois, possuem valor histórico e probatório. Conforme a Portaria Federal nº 255, de 20 de dezembro de 1990, Art. 6º.
Unidades Administrativas Responsáveis pela Transação:Subsecretaria de Desenvolvimento da Educação Básica/ Superintendência de Modalidades e Temáticas Especiais/ Diretoria de Temáticas Especiais/ Diretoria
de Contratos e Convênios/ Diretoria de Prestação de Contas
Fontes de Informação:Entrevista com Soraia Hissa Hojrom de Siqueira, no período de fevereiro a dezembro de 2008.Portaria Federal, Ministério da Educação nº 255, 20 de dezembro de 1990.Lei Federal nº 5.443, de 08 de maio de 1968Decreto Federal nº 1.799, de 30 de janeiro de 1996Constituição da República Federativa do Brasil de 1988, Título II, Capítulo I, Art. 5º, inciso XXXIII.Processo de assentamento de alunos de escolas particulares extintas
Plano de Plano de Classificação de Classificação de Documentos de Documentos de
ArquivoArquivo
• Sistema decimal;Sistema decimal;• Classificação que gera dossiês;Classificação que gera dossiês;• Classificação funcional;Classificação funcional;• Classes correspondem às principais Classes correspondem às principais
funções;funções;• A hierarquização das funções, A hierarquização das funções,
atividades, transações e atividades, transações e processos/dossiês vai do geral para o processos/dossiês vai do geral para o específico.específico.
CaracterísticasCaracterísticas
PressupostosPressupostos É preciso levar em conta a utilização destes É preciso levar em conta a utilização destes
planos pelos usuários da organização em seu dia planos pelos usuários da organização em seu dia a dia. Um plano com muitas classes dificultará a a dia. Um plano com muitas classes dificultará a localização exata para a classificação do localização exata para a classificação do documento. Um plano com poucas classes que documento. Um plano com poucas classes que agrupam uma variedade imensa de documentos agrupam uma variedade imensa de documentos não cumpre sua finalidade.não cumpre sua finalidade.
““Precisamos que as classes de documentos Precisamos que as classes de documentos possuam um nível de generalidade ideal que possuam um nível de generalidade ideal que proporcione proporcione simplicidadesimplicidade, , flexibilidadeflexibilidade e e expansibilidadeexpansibilidade.” (Gonçalves, 1998).” (Gonçalves, 1998)
Plano de Classificação de Plano de Classificação de Documentos de ArquivoDocumentos de ArquivoClasses:
000 Administração Geral100 Desenvolvimento Municipal e Políticas Urbanas e Rurais200 Desenvolvimento Econômico e Social300 Assistência Social e Saúde 400 Transportes e Obras Públicas500 Administração Fazendária600 Educação, Esportes e Cultura700 Ciência, Tecnologia e Meio Ambiente800 Segurança Pública e Defesa Social900 Assuntos Diversos
600600 Educação, Esportes e CulturaEducação, Esportes e Cultura610610 Educação (...) Educação (...)611611 Educação Básica. Educação Básica. Abrange a definição e coordenação da implantação da política educacional no que se refere ao Abrange a definição e coordenação da implantação da política educacional no que se refere ao desenvolvimento e avaliação do ensino.desenvolvimento e avaliação do ensino.611.1611.1 Educação Escolar Indígena. Educação Escolar Indígena. Abrange atividades referentes a formação inicial e continuada de professores indígenas.Abrange atividades referentes a formação inicial e continuada de professores indígenas.611.11611.11 Formação Inicial de Professores Indígenas. Formação Inicial de Professores Indígenas. Abrange a formação de professores indígenas para atender a comunidade a qual pertence.Abrange a formação de professores indígenas para atender a comunidade a qual pertence. Incluem-se documentos como:Incluem-se documentos como: Planejamento (Projeto Pedagógico); Instrumento Jurídico Planejamento (Projeto Pedagógico); Instrumento Jurídico (Convênio); Plano de Trabalho; Relatórios; Atas de reuniões; Histórico Escolar/Certificado; (Convênio); Plano de Trabalho; Relatórios; Atas de reuniões; Histórico Escolar/Certificado; Diplomas; Ficha de freqüência; Ficha de freqüência; Cronograma de visita encaminhado pela Diplomas; Ficha de freqüência; Ficha de freqüência; Cronograma de visita encaminhado pela Superintendência Regional de Ensino; Documentos Sistema Integrado de Administração Superintendência Regional de Ensino; Documentos Sistema Integrado de Administração
FinanceiraFinanceira (SIAFI), quanto ao repasse do recurso;Prestação de Contas: Empenho; Liquidação; Ordem de (SIAFI), quanto ao repasse do recurso;Prestação de Contas: Empenho; Liquidação; Ordem de Pagamento; Nota Fiscal.Pagamento; Nota Fiscal.611.2611.2 Educação Especial. Educação Especial. Abrange o estabelecimento deAbrange o estabelecimento de diretrizes pedagógicas referentes à educação especial, oferecendo diretrizes pedagógicas referentes à educação especial, oferecendo indicadores de currículos e metodologias adequadas ao atendimento de alunos com necessidades indicadores de currículos e metodologias adequadas ao atendimento de alunos com necessidades especiais.especiais.611.21611.21 Atendimento Educacional Especializado. Atendimento Educacional Especializado. Abrange modalidade de educação escolar, oferecida preferencialmente na rede regular de Abrange modalidade de educação escolar, oferecida preferencialmente na rede regular de
ensino, ensino, para educandos portadores de necessidades especiais.para educandos portadores de necessidades especiais. Incluem-se documentos como:Incluem-se documentos como: Avaliação Educacional do Aluno, Solicitação de Avaliação Educacional do Aluno, Solicitação de
Atendimento Atendimento Educacional Especializado; Parecer da Superintendência Regional de Ensino; Portaria Educacional Especializado; Parecer da Superintendência Regional de Ensino; Portaria
AutorizativaAutorizativa assinada; Plano de Desenvolvimento Individualizado doaluno (PDI).assinada; Plano de Desenvolvimento Individualizado doaluno (PDI).611.22611.22 Monitoramento Social. Monitoramento Social. Abrange o monitoramento realizado por parte da sociedade que questiona a Secretaria Abrange o monitoramento realizado por parte da sociedade que questiona a Secretaria
Estadual deEstadual de Educação sobre a fiscalização das escolas e do trabalho realizado pelos profissionais que ali Educação sobre a fiscalização das escolas e do trabalho realizado pelos profissionais que ali
atuam.atuam. Incluem-se documentos como:Incluem-se documentos como: E-mailE-mail/Disque Denúncia; Ofício; Informação; Parecer./Disque Denúncia; Ofício; Informação; Parecer.
Tabela de Tabela de Temporalidade e Temporalidade e
Destinação de Destinação de Documentos de Documentos de
ArquivoArquivo
Modelo adotado pelo Modelo adotado pelo Arquivo Público MineiroArquivo Público Mineiro
CódCód..
AssuntoAssunto Prazos de GuardaPrazos de Guarda DestinaçDestinação Finalão Final
ObservaçObservaçõesões
Fase Fase CorrenteCorrente
Fase Fase IntermediáriIntermediári
aa
Prazos de GuardaPrazos de Guarda• Freqüência de uso das informações Freqüência de uso das informações
contidas nos documentos;contidas nos documentos;• Existência de leis e/ou decretos que Existência de leis e/ou decretos que
regulem sua prescrição legal;regulem sua prescrição legal;• Existência de outros documentos com as Existência de outros documentos com as
mesmas informações (documentos mesmas informações (documentos recapitulativos); erecapitulativos); e
• Necessidade de guarda de documentos Necessidade de guarda de documentos por precaução, em virtude das práticas por precaução, em virtude das práticas administrativas.administrativas.
Tabela de Temporalidade e Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos de Destinação de Documentos de
ArquivoArquivo Abrangente;Abrangente; Clara;Clara; AtualAtual
Tabela de Temporalidade e Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos de Destinação de Documentos de
ArquivoArquivoCód. AssuntoPrazo de Guarda
Destinação Final Observações
Fase Corrente Fase Intermediária
600 Educação, Esportes e Cultura610 Educação611 Educação Básica611.1
Educação Escolar Indígena
611.11
Formação Inicial de Professores Indígenas.Incluem-se documentos como:
Atas de reuniões
Até a
conclusão
do curso
100 anosGuarda
Permanente
Planejamento (Projeto Pedagógico); Plano de Trabalho; Relatórios; Histórico Escolar/Certificado; Diplomas; Ficha de freqüência; Ficha de freqüência.
Eliminação
É opcional a alteração de suporte em microfilme
Cronograma de visita encaminhado pela Superintendência Regional de Ensino; Instrumento Jurídico (Convênio); Documentos Sistema Integrado de Administração Financeira (SIAFI), quanto ao repasse do recurso; Prestação de Contas: Empenho; Liquidação; Ordem de Pagamento; Nota Fiscal.
5 anos após a
aprovação do
TCEMG ou 21 anos*
Eliminação
*Verificar pendências judiciais. Em caso positivo aguardar na fase intermediária até 2 anos após trânsito em julgado.
ValidaçãoValidação É importante que a equipe faça uma consulta É importante que a equipe faça uma consulta
ampla durante a análise das atividades e após ampla durante a análise das atividades e após a confecção do Plano de Classificação, a confecção do Plano de Classificação, validando suas conclusões.validando suas conclusões.
É essencial que o modelo seja significativo É essencial que o modelo seja significativo para a organização para que sirva de base para para a organização para que sirva de base para as atividades de arquivamento e avaliação.as atividades de arquivamento e avaliação.
A Tabela de Temporalidade e Destinação de A Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos deve ser avaliada pela área Documentos deve ser avaliada pela área jurídica do órgão para garantir que os jurídica do órgão para garantir que os documentos estejam cumprindo os requisitos documentos estejam cumprindo os requisitos legais e de negócios.legais e de negócios.
Considerações Considerações sobre a aplicação sobre a aplicação da metodologiada metodologia
A Comissão Permanente de Avaliação de A Comissão Permanente de Avaliação de Documentos deve ser composta por funcionários Documentos deve ser composta por funcionários com alto nível de conhecimento da instituição;com alto nível de conhecimento da instituição;
A Comissão Permanente de Avaliação de A Comissão Permanente de Avaliação de Documentos precisa do total apoio e respaldo do Documentos precisa do total apoio e respaldo do alto escalão da instituição;alto escalão da instituição;
Imprescindível a sensibilização contínua da Imprescindível a sensibilização contínua da gerência e dos funcionários do órgão cujas gerência e dos funcionários do órgão cujas funções, atividades e transações serão funções, atividades e transações serão trabalhadas;trabalhadas;
Os formulários devem ser de fácil entendimento;Os formulários devem ser de fácil entendimento; Todos os funcionários do órgão devem ter Todos os funcionários do órgão devem ter
conhecimento da proposta de trabalho e sua conhecimento da proposta de trabalho e sua finalidade;finalidade;
A validação dos instrumentos pelos funcionários, A validação dos instrumentos pelos funcionários, com sua aplicação prática, é fundamental para com sua aplicação prática, é fundamental para construção de instrumentos de gestão adequados construção de instrumentos de gestão adequados às necessidades do órgão.às necessidades do órgão.
