• Evidenciou-se a dependência que os eventos possuem em relação ao tempo:– existem prazos a cumprir; O tempo não para.

• A dependência que os eventos possuem em relação aos recursos:– Sejam eles físicos, técnicos ou financeiros, há uma

relação direta entre qualidade e eficiência;– O resultado de um projeto está intimamente

ligado à qualidade e quantidade de recursos disponíveis (logística).

Na aula anterior e nesta aula:

- Evidenciou-se a necessidade de se delimitar melhor o objetivo do evento, adequando-o ao número de participantes, à programação prevista e ao espaço onde será realizado (coerência técnica).

- Há ainda a necessidade de se organizar ações de forma cronológica e por ordem de importância (hierarquia / cadeia de importância);

- E também verificar a viabilidade do projeto, antes de partir para sua implementação.

• Existem alguns eventos que são, por si só, sociais. Outros possuem dentro de suas estruturas um momento de interação social.• Existem eventos que não são e nem

possuem momentos de interação social em sua programação (reuniões empresariais internas).

É muito importante saber que:

- É a espinha dorsal do evento;- É ele quem dá o norte, que define o rumo a

seguir, onde obter a sustentação econômica;- Organização: é o pulmão e o coração do evento.

- Sem ela o evento para de fluir;- As tarefas deixam de ser feitas;- Os fornecedores não recebem as informações

e os pagamentos programados não são cumpridos;

- Torna-se complicado fazer o evento funcionar plenamente.

O planejamento é importante?

- O planejamento minimiza o caráter de imprevisibilidade, que continua existindo, mas de forma controlada;- Os riscos existem, mas são potencialmente menores;- Planejar é ganhar agilidade e desempenho;- Significa melhorar a eficiência na execução das tarefas;

- O planejamento minimiza o caráter de imprevisibilidade, que continua existindo, mas de forma controlada;- Os riscos existem, mas são potencialmente menores;- Planejar é ganhar agilidade e desempenho;- Significa melhorar a eficiência na execução das tarefas;

• É mensurar com mais acuidade os resultados e ter referências para avaliá-los;

• Ganha-se tempo, despendem-se menos esforços, evita-se desperdícios;

• Mais do que um documento, o planejamento é uma postura pró-ativa e reativa à imprevisibilidade inerente;

• Sem esta ferramenta alcançar o sucesso se torna questão de “sorte”.

Dúvidas frequentes:

• Por onde começar o planejamento?• Quais são os itens mais importantes?• O que se precisa para composição do

planejamento?• O planejamento é um documento?• Qual é a ordem cronológica dos fatos

que compõem o planejamento?

Por onde começar?• Pelo começo!• Quando não se sabe por onde iniciar, o

Brainstorming (tempestade de idéias) é o método mais adequado;

Com o brainstorming é possível:

• Expor e discutir idéias iniciais possibilitando à equipe de planejamento começar a elencar objetivos, metas, processos, responsabilidades, resultados, etc..

• Que uma idéia se mostre inviável já nos primeiros momentos de discussão;–Isso prova que o evento tem um conceito

fraco e sua inviabilidade é alta.

• Trabalha-se a ideia para que se torne um projeto;• Estipula-se os pontos críticos do evento (aquilo que

pode botar a perder todas as ações implementadas);• Início da redação da proposta de intervenção/aplicação

(Quando, como, onde, com quem, com o que, quanto custa?);

• Delimitação de um calendário de ações;• Distribuição de responsabilidades; etc.

A partir do Brainstorming:

Quais são os itens mais importantes?

• A partir da temática do evento torna-se importante delimitar:– O que eu quero com este evento;– Que abrangência ele terá;– Quantas pessoas serão convidadas;– A forma de contato com os convidados;– Quais recursos estão disponíveis;– Onde ocorrerá o evento;– Qual será sua duração;– Em que data, etc.

O planejamento é um documento?

• Sim, mas também é uma postura de pró-ação e de reação;

• É um manual, uma fonte de consulta para tudo que foi pensado para o evento;

• O planejamento não tem respostas prontas para tudo;

• Os problemas irão surgir e para isso existe uma equipe entrosada e atenta (reagir).

O planejamento:

• Acompanha o evento em sua totalidade: