Gerenciamento de Projetos PMP-Prep Master Class · entre as diversas partes interessadas envolvidas no projeto, conectando vários ambientes culturais e organizacionais, diferentes

1

© 2009 3PTA – Tekes e Associados Serv. Gerenciais Ltda., �� [email protected], �� (71) 3012.6611 – Slide 1

Gerenciamento de Projetos PMP-Prep Master Class

Modulo 08 – Comunicações do Projeto

Gerhard Tekes, PMP, OPM3-CC


Direitos autorais

© 2009 3PTA – Tekes e Associados Serviços Gerenciais Ltda.Aviso: Esta Apostilha é protegida por leis de direi tos autorais. A

reprodução ou distribuição não autorizada desta apos tilha ou de qualquer parte dela, poderá resultar em severas pun ições civis e criminais. Todos os direitos reservados. Nenhuma pa rte deste apostilha poderá ser reproduzida, transmitida e grav ada, por qualquer meio eletrônico, mecânico, por fotocópia e outros, sem a prévia autorização, por escrita, do autor.

Varias Marcas Registradas aparecem no decorrer dest a apostilha. Mais do que simplesmente listar esses nomes e informar q uem possui seus direitos de exploração, ou ainda imprimir os l ogotipos das mesmas, o autor declara estar utilizando tais nomes apenas para fins editorais, em beneficio exclusivo do dono da M arca Registrada, sem intenção de infringir as regras de sua utilizaçã o.


OBJETIVO DO MÓDULO

Este módulo tem por objetivo apresentar as 9 áreas de conhecimento requeridas na Gestão

de Projetos: seus requisitos, seus produtos, suas ferramentas, suas técnicas e seus

relacionamentos.

2


AquisiçõesAquisições

TempoTempoCustoCusto

PessoasPessoas

RiscosRiscos

ComunicaçãoComunicação

IntegraçãoIntegração

As Áreas de Conhecimento


� O Gerenciamento das Comunicações do Projeto inclui

os processos necessários para garantir a

geração, coleta, distribuição, armazena-

mento, recuperação e destinação final das

informações sobre o projeto de forma

oportuna e adequada.

� Uma comunicação eficaz cria uma ponte

entre as diversas partes interessadas

envolvidas no projeto, conectando vários

ambientes culturais e organizacionais,

diferentes níveis de conhecimento, e

diversas perspectivas e interesses na

execução ou nos resultados do projeto.

ComunicaçãoComunicação

Gerenciamento das Comunicações do Projeto


Significa compartilhar, tornar comum. É um esforço

bidirecional que envolve a transmissão de informaçõ es

utilizando conjuntos de símbolos de entendimento

comum para uma ou mais pessoas, através de

mecanismos adequados, e o posterior recebimento de

feed back pelo emissor.

Comunicar

3


� A comunicação é um contexto amplo e envolve um corp o de conhecimento substancial que não é único para o contexto de projeto. Por exemplo:

�Modelo emissor-receptor

�Escolha do meio de comunicação

�Estilo de redação

�Técnicas de apresentação

�Técnicas de gerenciamento de reuniões



� A comunicação é um processo pelo qual a informação é transferida entre os indivíduos através de símbolos, sinais e outros.

� É um processo de duas vias, onde participam ativamente o emissor e o receptor da informação.



Principais Barreiras

� Falta de canais de comunicação claros;

� Distância física entre o emissor e o receptor;

� Uso inadequado de linguagem técnica;

� Fatores ambientais de distração;

� Atitudes prejudiciais (hostilidade, preconceitos, e tc);

� Excesso de Informação;

� Falta de conhecimento;

� Diferenças culturais.

Orientado numa apresentação de: Francisco Carlos Ruga, Luciano Nobre , Lealdo Leite e Ronaldo Mansur

4


Comunicação com a Equipe

� Ser um comunicador efetivo

� Ser um facilitador de comunicações

� Evitar bloqueadores de comunicação

� Manter o time próximo

� Ter uma sala de guerra para o time

� Conduzir reuniões eficazes




Iniciação Planejamento Execução Controle Encerramento

10.1Identificar as partes

interessadas

10.2 Planejar as

Comunicações

10.3 Distribuir as Informações

10.5 Reportar o

desempenho

10.4 Gerenciar as

Expectativas das partes interessadas


� 10.1 Identificar as partes interessadas - O processo de identificação de todas as

pessoas ou organizações que podem ser afetadas pelo projeto e de

documentação das informações relevantes relacionadas aos seus interesses,

envolvimento e impacto no sucesso do projeto.

� 10.2 Planejar as comunicações - O processo de determinação das necessidades

de informação das partes interessadas no projeto e definição de uma abordagem

de comunicação.

� 10.3 Distribuir as informações - O processo de colocar as informações

necessárias à disposição das partes interessadas no projeto, conforme

planejado.

� 10.4 Gerenciar as expectativas das partes interessadas - O processo de

comunicação e interação com as partes interessadas para atender às suas

necessidades e solucionar as questões à medida que ocorrerem.

� 10.5 Reportar o desempenho - O processo de coleta e distribuição de

informações sobre o desempenho, incluindo relatórios de andamento, medições

do progresso e previsões.


5


� Comunicação Verbal� Oral

� Eficaz e rápida. Possibilita um processo de feed back

durante a transmissão

� Escrita

� Utilizada para explicar temas mais complexos ou

quando exige formalização

� Mais organizada

� Comunicação Não Verbal� Linguagem corporal

� Sons ou qualidade de voz que

acompanha a fala

IMPACTOIMPACTO

Tom de voz Tom de voz –– 38%38%

Expressões Expressões –– 55%55%

Palavras Palavras –– 7%7%

Dimensões da Comunicação



� Comunicação Formal� Conjuntos de regras a serem seguidos

� Procedimento

� Formatos

� Protocolo

� Comunicação Informal� Comunicação livre

� Sem regras

� Comunicação oral



� Comunicação Interna vs. Externa� Confidencialidade da Informação

� Comunicação Vertical vs. Horizontal� Canais formais

� Peer - Reviews

� Comunicação Oficial vs. Não Oficial� Boletins, Relatório anual

� Comunicação confidencial


6


Habilidades de Comunicação

� Ouvir ativamente e eficaz

� Perguntar, investigar, garantir entendimento

� Educar, Aumentar conhecimento

� Levantar fatos

� Definir e administrar expectativas

� Persuadir

� Negociar

� Solucionar Conflitos

� Resumir, recapitular e identificar o próximo passo


Identificar as partes Interessadas

Entradas• 1 Termo de abertura

do projeto 4.1.3.1• 2 Documentos de

aquisição 12.1.3.4• 3 Fatores ambientais

da empresa• 4 Ativos de processos

organizacionais

Ferramentas e Técnicas• 1 Análise das partes

interessadas• 2 Opinião

especializada

Saídas• 1 Registro das parte

interessadas• 2 Estratégia para

gerenciamento das partes interessadas



1. Identificar as Partes Interessadasa. Os Gerentes, Patrocinador, Clientesb. Quem tem poder de influenciar o seu projetoc. Pede indicações em entrevistas

2. Identificar Impacto e Apoio potencial

7



Manter Satisfeito

Gerenciar de perto

Monitorar Manter informado

Baixo Interesse Alto

Bai

xo

Pod

er

A

lto



Opinião especializada

� Alta Administração

� Outras unidades organizacionais

� Principais partes interessadas identificadas

� Gerentes de outros projetos da mesma área (direitam ente ou Lições)

� Especialistas do assunto (negócio ou projeto)

� Grupos e Consultores do Setor

� Associações técnicas e profissionais



� Registro das partes interessadas� Informações de identificação

� Nome, posição, local, papel, contato, ....

� Informações de avaliação� Requisitos, expectativas, influencia, fase de maior interesse, ...

� Classificação� Interna / externa� Apoiador / neutra / resistente / ...

� Estratégia para gerenciamento das partes interessad as� Principais partes interessadas de impacto� Nível de participação desejado � Grupos e sua administração como grupo

8


Matriz de análise das partes interessadas

ID Nome StatusCargo

formal

Respons.

da funçãoOrga Dept. Endereço Telefone Celular FAX E-mail

1 John Smith Interview Assistant ManagerReviews all orders, responsbile for daily tasks and personnel supervision.

ABC Company Customer Service 12345 Oak Drive, Somewhere, IL 99999

313-555-1212 313-555-1212 [email protected]

Preocupações Indicações AtitudeAtitude

necessário

Influência

a quem?

Influenciado

por quem?Poder Nível

Plano de

ação

Data

limite

Quem

deve

agir

Worried about the impacts to his group's headcount, worried abouting looking foolish for current situation.

Jane Doe, Customer Service, Bob Smith, Finance and John Doe in Sales

3 4Influences all of customer service plus John Doe in Sales

Shirley Jones in Customer Service and Stuart Little in Sales

Formal 4

Take John, Shirly and Mr. Sponsor out to lunch to discuss the project.

31/12/2004 Gerente do Projeto

Status Attitude Poder Nível de Poder

Entrevistar 1 Formal 1

Rever 2 Informal 2

Incluir 3 Ambos 3

Excluir 4 4

Pendente 5 5

Urgente


Planejar Comunicações

Entradas• 1 Registro das parte

interessadas 10.1.3.1• 2 Estratégia para

gerenciamento das partes interessadas 10.1.3.2

• 2 Fatores ambientaisda empresa

• 3 Ativos de processosorganizacionais

Ferramentas e Técnicas• 1 Análise dos

requisitos de comunicação

• 2 Tecnologia das comunicações

• 3 Modelos de comunicações

• 4 Métodos de comunicação

Saídas• 1 Plano de

gerenciamento de comunicações

• 2 Atualizações nos documentos do projeto


� O planejamento da comunicação envolve determinar as informaçõese comunicações necessárias para os interessados: quem necessita de qual informação, quando e de que forma .

� Embora todos os projetos compartilhem a necessidade de comunicar informações, as necessidades e os métodos de distribuição variam amplamente .

� Identificar as necessidades de informação dos interessados e determinar uma forma para atender a essas necessidades, é fator importante para o sucesso do projeto.

O plano de comunicações permite que o gerente de pr ojetos documente a abordagem para uma comunicação mais eficiente e e ficaz com as

partes interessadas.

Planejar Comunicações

9


� Organogramas� Organização e Relação das responsabilidades� Disciplinas e Departamentos envolvidos� Logística� Necessidades internas� Necessidades externas� Informações sobre as partes interessadas

X = N(N X = N(N -- 1) / 21) / 2

Análise dos Requisitos da Comunicação


� Urgência ?

� Disponibilidade ?

� Capacidade do pessoal?

� Duração do projeto?

� Ambiente do projeto?

Tecnologia das Comunicações


� Emissor ou transmissor – de onde se origina a mensag em

� Codificar – Traduzir pensamentos em linguagem

� Mensagem – pensamentos, sentimentos ou idéias

� Meio- mecanismo usado para encaminhar a mensagem

� Ruído – Interferências, p. expl. Distancia, preconce itos, ...

� Receptor – aquele para o qual a mensagem é destinada


Modelos de Comunicações

10


Modelo básico de comunicação

Dados de

Origem

Processamento pelo Emissor

Decodificação pelo Receptor

Informação sob a ótica do Emissor

Informação sob a ótica do Receptor

Feedback sob a ótica do

Receptor

Anteparo de Anteparo de Personalidade do Personalidade do

EmissorEmissor

Anteparo de Anteparo de Percepção do Percepção do

ReceptorReceptor

Anteparo de Anteparo de Percepção do Percepção do

EmissorEmissor

Anteparo de Anteparo de Personalidade do Personalidade do

ReceptorReceptor

Modelos de Comunicações


Métodos de Comunicação

� Comunicação interativa� Duas ou mais partes� Multidirecional� Eficiente� Reuniões, telefonemas, videoconferências, ....

� Comunicação ativa (push)� Envio sem garantia de leitura ou entendimento� cartas, memorandos, relatórios, e-mail, faz, correi o de voz,imprensa, ...

� Comunicação passiva (pull)� Mira grandes grupos de pessoas� Destinatário precisa acessar a informação� Intranet, e-learning, repositórios, ...


Pobre

Rico

RIQUEZARIQUEZADEDE

CANAISCANAIS

� Presença Física(Face a Face)

� Canais Interativos(Telefone, Chat)

� Canais Pessoais Estáticos(Email, Memorandos, Cartas)

� Canais Impessoais Estáticos(Comunicados Escritos, boletins, Relatórios Computador, Gerais)

Canais de Comunicação

11


Orientações para utilização dos canaisOrientações para utilização dos canais

– Envie mensagens complexas, não rotineiras através de canais ricos, de preferência pessoalmente

– Envie mensagens rotineiras através de canais pobres

– Utilize canais ricos para aumentar sua presença no ambiente do projeto

– Utilize canais ricos para implementar planos do projeto

– Não utilize um canal pobre na coleta de informações sobre questões cruciais – gerente face-a-face

– Não se limite a utilizar apenas um canal

Canais de Comunicação


� Identificação de grupos de audiência (partes interessadas);

� Informações a serem comunicadas (formato, conteúdo e nível de detalhes);

� Motivo daquela distribuição;

� Freqüência da comunicação;

� Responsável pela comunicação;

� Responsável por liberar informação confidencial;

� Pessoa ou grupo de pessoas que receberão as informações;

� Métodos ou tecnologias para transmitir as informações;

� Recursos alocados;

� Processo de encaminhamento (prazos, cadeia);

� Método de atualização do plano;

� Glossário de terminologia comum;

� Fluxogramas;

� Restrições (leis, normas,tecnologias,políticas, ...)

Plano de gerenciamento das comunicações


# Canal / Evento

Objetivo / Conteúdo da Mensagem Grupos de Audiência P eriodicidade Responsável Meio de Acesso

{informar o canal de informação a ser utilizado}

{informar o conteúdo da mensagem com seu objetivo claramente expresso}

{informar os receptores / destinatários da mensagem}

{informar a periodicidade em que deve ocorrer a comunicação}

{informar o responsável pela comunicação}

{informar o local onde a informação será disponibilizada}

1 Status do Projeto / Reuniões de Status

- Informar: . atividades em progresso . próximos passos . problemas e riscos . Mudanças

- Gerente do Projeto- Equipe (Líderes de Frente de Trabalho)- PMO

Semanal Gerente do Projeto Site do Projeto

2 Status Consolidado/Reuniões de Comitês

- Fornecer uma visão macro do andamento das frentes (principais atividades e marcos) - Apresentar principais problemas e riscos - Apresentar principais decisões e definições necessárias

- Diretores e gerentes funcionais envolvidos- Gerentes de Projeto- PMO

Semanal PMO Site do Projeto

3 Site do Projeto

- Disponibilizar: . Termo de Abertura . Declaração de Escopo . Plano do Projeto . Status Consolidado . Comunicados Gerais

- Público em geral Semanal Equipe de Change Management

Intranet

Plano de gerenciamento das comunicações

12


Distribuir as Informações

Entradas• 1 Plano de

gerenciamento de projeto 4.2.3.1

• 2 Relatório de desempenho 10.5.3.1


Ferramentas e Técnicas• 1 Métodos de

Comunicação• 2 Ferramentas de

distribuição de informações

Saídas• 1 Atualizações nos

documentos do projeto


� A distribuição das informações envolve disponibilizar as informações necessárias para os interessados do projeto de forma conveniente.

� Isto inclui implementar um plano de gestão da comunicação bem como responder aos registros não esperados de informações.

� Utilização de reuniões como ponto de comprometimento

� Utilização de reuniões de Kick Off

� Reuniões objetivas e focadas



� Modelos de emissor-receptor� Realimentações de feedback e barreiras à comunicação.

� Escolha dos meios de comunicação� escrito ou oralmente, � memorando informal ou um relatório formal � comunicar pessoalmente ou por email.

� Estilo de redação� Voz ativa ou passiva, � estrutura das frases e escolha de palavras.

� Técnicas de gerenciamento de reuniões� Preparação de uma agenda e tratamento de conflitos.

� Técnicas de apresentação.� Linguagem corporal e planejamento de apoios visuais .

� Técnicas de facilitação� Obtenção de consenso e superação de obstáculos.


13



� Métodos de Comunicação� Reuniões, individuais ou em grupos, Conferencia de Vídeo e Áudio ,

Conversas por computador, Outros métodos de comunic ações remotas

� Ferramentas de Distribuição de informações� Distribuição de documentos impressos

� sistemas manuais de arquivamento� comunicados de imprensa� bancos de dados com acesso compartilhado

� Ferramentas eletrônicas de conferencia e comunicação� e-mail, Fax, correio de voz, telefone,

videoconferências, .....

� Ferramentas eletrônicos de gerenciamento de projeto s� Interface web para software de gerenciamento de pro jetos e elaboração de

cronogramas� Software de apoio a reuniões e escritórios virtuais� Portais e ferramentas colaborativas de gerenciament o de trabalho



� Atualizações em Ativos de Processos organizacionais

� Notificações das partes interessadas;

� Relatórios do projeto;

� Apresentações do projeto;

� Registros do projeto;

� Feedback das partes interessadas ;

� Documentação das lições aprendidas.


Gerenciar as Expectativas das Partes interessadas

Entradas• 1 Registro das parte

interessadas 10.1.3.1

• 2 Estratégia para gerencia-mento das partes in-teressadas 10.1.3.2

• 3 Plano de gerenciamento de projeto 4.2.3.1

• 4 Registro das questões 10.5.3.1

• 5 Registro das mudanças


Ferramentas e Técnicas• 1 Métodos de

Comunicação• 2 Habilidades

interpessoais• 3 Habilidades de

gerenciamento

Saídas• 1 Atualizações em ativos

de processos organizacionais

• 2 Solicitações de mudanças

• 3 Atualizações no plano de gerenciamento do projeto

• 4 Atualizações nos documentos do projeto

14



� Atividades de comunicação dirigidas às partes inter essadas para influenciar suas expectativas, abordar as preocupaç ões e solucionar as questões.� Gerenciar ativamente as expectativas das partes int eressadas � Abordar as preocupações que ainda não se tornaram q uestões� Esclarecer e solucionar as questões que foram ident ificadas

� Ajuda aumentar probabilidade de Sucesso� Garante compreensão dos Riscos e Benefícios� Permite apoio ativo e avaliação dos riscos das esco lhas

Responsabilidade do Gerente do Projeto e pode reduzir risco de desvios e interrupções,

aumentando sinergias




O gerenciamento das partes interessadas se baseia no Plano de Gerenciamento das Partes Interessadas

IdentificaçãoDesenvolvimento de ações /

comunicações

Gerenciamento das Partes Interessadas

Análise do envolvimento

Monitoramento e Controle do Plano


15



� Métodos de comunicação� Especifico para cada parte interessada

� Habilidades interpessoais� Estabelecimento de confiança;� Solução de conflitos;� Escuta ativa e� Superação da resistência à mudança.

� Habilidades de gerenciamento� Habilidades de apresentação;� Negociação;� Habilidades de redação e� Capacidade de falar em público.



� Atualizações em ativos de processos organizacionais� As causas das questões;� Os motivos por trás das ações corretivas escolhidas e� As lições aprendidas com o gerenciamento das expect ativas

das partes interessadas.

� Solicitações de mudanças� Atualizações no plano de gerenciamento do projeto

� plano de gerenciamento das comunicações

� Atualizações nos documentos do projeto� Estratégia para gerenciamento das partes interessad as� Registro das partes interessadas� Registro das questões.


Reportar o Desempenho

Entradas• 1 Plano de gerenciamento de

projeto 4.2.3.1

• 2 Informações sobre o desem-penho do trabalho 4.3.3.2

• 3 Medições de desempenho do trabalho 5.5.3.1, 6.6.3.1, 7.3.3.1

• 4 Previsões de orçamento 7.3.3.2


Ferramentas e Técnicas• 1 Análise da Variação• 2 Métodos de previsão• 3 Métodos de

comunicação• 4 Sistemas de

distribuição de informações

Saídas• 1 Relatório de

desempenho • 2 Atualizações em ativos

de processos organizacionais

• 3 Solicitações de mudanças

16



� O relatório de desempenho envolve coletar e dissemi nar informações de desempenho para fornecer aos interessados informações sobre como os recursos est ão sendo utilizados para alcançar os objetivos do proje to. Este processo inclui:�Medição de Progresso - descrevem a posição atual do

projeto (Informações sobre o desempenho do trabalho);

�Relatórios de Andamento - descrevem o que a equipe do projeto tem conseguido;

�Previsões - predizem a futura situação e progresso do projeto (Técnica de Valor Agregado).



� Relatório de andamento simples� percentual completo, � painéis de indicadores da situação de escopo, crono grama, custo e

qualidade

� Relatórios mais elaborados� Análise do desempenho anterior;� Situação atual dos riscos e questões;� Trabalho concluído durante o período;� Trabalho a ser concluído no próximo período;� Resumo das mudanças aprovadas no período;� Resultados da análise da variação;� Término previsto do projeto (incluindo tempo e cust o) e� Outras informações relevantes que devem ser revista s e analisadas.


Reportar o DesempenhoEntradas

� Plano de gerenciamento do projeto� Linha de base de medição do desempenho:

� escopo, cronograma e custos do projeto, mas também pode incluir parâmetros técnicos e de qualidade.

� Informações sobre o desempenho do trabalho� Andamento das entregas, Progresso do cronograma e C ustos incorridos.

� Medições de desempenho do trabalho� Desempenho do cronograma planejado em relação ao re al;� Desempenho dos custos planejados em relação aos rea is e� Desempenho técnico planejado em relação ao real.

� Previsões de orçamentos� Ativos de processos organizacionais

� Modelos de relatórios;� Políticas e procedimentos � Limites de variação definidos para toda a organizaç ão.

17


Reportar o DesempenhoFerramentas e Técnicas

� Análise da variação� Verificar a qualidade das informações (Dignas de cr édito?)� Determinar as variações� Determinar o impacto das

� Métodos de previsão� Métodos de séries temporais

� valor agregado, � média móvel, � extrapolação, � previsão linear, � estimativa de tendências e � curva de crescimento.

� Métodos causais/econométricos. � análise de regressão linear ou não-linear, � média móvel autorregressiva (ARMA) e � Econometria.


Reportar o DesempenhoFerramentas e Técnicas

� Métodos de previsão (Continuação)� Métodos subjetivos

Intuições, opiniões e provavelmente, estimativas� previsões compostas, � pesquisas de opinião, � método Delphi, � criação de cenários,� previsão tecnológica e � previsão por analogia.

� Outros métodos. � simulação, previsão probabilística e previsões por conjunto.

� Métodos de comunicação� Sistemas de distribuição de informações

Um sistema de distribuição de informações fornece u ma ferramenta padrão para que o gerente de projetos possa coletar, armaz enar e distribuir infor-mações para as partes interessadas sobre os custos, o andamento do cronograma e o desempenho do projeto.


Reportar o DesempenhoSaídas

� Relatório de andamento simples� percentual completo, � painéis de indicadores da situação de escopo, crono grama, custo e

qualidade

� Relatórios mais elaborados� Análise do desempenho anterior;� Situação atual dos riscos e questões;� Trabalho concluído durante o período;� Trabalho a ser concluído no próximo período;� Resumo das mudanças aprovadas no período;� Resultados da análise da variação;� Término previsto do projeto (incluindo tempo e cust o) e� Outras informações relevantes que devem ser revista s e analisadas.

18


Reportar o DesempenhoSaídas

� Atualizações em ativos de processos organizacionais

� Solicitações de mudançasSão processadas por meio de Realizar o controle int egrado de mudanças

�As ações corretivas recomendadas incluem mudanças que alinhem o desempenho futuro esperado com o plano de gerenciamento do projeto e

�As ações preventivas recomendadas podem reduzir a probabilidade de ocorrência de um desempenho negativo futuro para o projeto.


RELATÓRIO DE DESEMPENHO

(VPR / VP)


Uma pessoa que não quer ler não tem nenhuma vantagem sobre uma

pessoa que não pode ler.Mark Twain

Aplique, Aperfeiçõe e Multiplique

19


OBRIGADO

Contato: Gerhard TekesFone: 71 – 8863-0611E-mail: [email protected]: [email protected]: gerhardtekes

Contato: 3PTAFone: 71 – 3012.6611E-mail: [email protected]: pm-3PTA

Documents

Gerenciamento de Projetos PMP-Prep Master Class · entre as diversas partes interessadas envolvidas no projeto, conectando vários ambientes culturais e organizacionais, diferentes