Gestão de Portfolio com Artemis“Melhores Decisões, Melhores Resultados”

A gestão de portfolio de projetos está ganhando a cada dia maior visibilidade especialmente em empresas e orgãos de governo que já estão trabalhando orientados a projetos. Os últimos 10 anos tem favorecido muito o trabalho orientado a projetos, especialmente a partir da necessidade de gerenciar projetos que foi verificada pouco antes do ano 2000. A gestão de portfolio vai além do gerenciamento de projetos individuais e permite orientar a empresa de acordo com sua política estratégica, avaliar a performance global dos investimentos em projetos e dar visibilidade, transparência e auditoria sobre as decisões tomadas. O software que atende a estas necessidades precisa fornecer a usuários com perfis e papéis variados tais como CEO, CFO, CIO, Clientes, Parceiros, Gerentes de Projetos, Gerentes Departamentais e Membros de Equipes de Projeto, os benefícios esperados em cada nível.

Introdução

São poucas as empresas de software que podem mostrar uma trajetoria de 34 anos no mercado. Menos ainda as empresas que atuam no mercado de consultoria e software para gerenciamento de projetos. Artemis International Solutions Corporation (http://www.aisc.com) é uma destas empresas. Ser uma empresa com mais de 34 anos no mercado não é uma desvantagem no setor de software quando a empresa é dinâmica e inovadora com o software que produz e os serviços que presta, pelo contrário, é uma grande vantagem pois cada evolução do produto incorpora as lições aprendidas do passado. Ao mesmo tempo, gerenciamento de projetos é uma prática que tem evoluido muito neste tempo nos aspectos de necessidades das empresas e profissionais e de ferramentas disponíveis para aplicar metodologias e conceitos novos desenvolvidos. Artemis acompanhou e liderou a evolução das necessidades e características de software de gerenciamento de projetos.

No mundo atual dos negócios, globalizado e altamente competitivo caracterizado pelo crescimento da competição pelos mercados, margens de lucro decrescentes, ciclos de vida de produtos mais curtos, inestabilidade política e fatores regulatórios externos, a competitividade e até a sobrevivência da empresa depende da seleção e correta execução das ações que maior benefício prestem à empresa. Somente “fazer mais com menos” não é o suficiente e adequado pois precisam ser lançados novos produtos e serviços, modificados modelos de negócio e melhora da produtividade e agilidade, em empresas privadas e públicas. Os problemas que as empresas enfrentam para conseguir este resultado são resumidamente:

● Selecionar, priorizar, financiar e executar as ações que melhor atendam as necessidades estratégicas e

● Passar da estrategia à execução e verificar continuamente se estas ações devem ser modificadas ou canceladas pelo baixo retorno conseguido ou cambio no entorno econômico que inviabiliza a ação.

Os resultados esperados podem ser resumidos na seguinte lista:

● Objetividade na seleção dos projetos conforme seu aporte real ao negócio● Alocação dinâmica de recursos para execução dos projetos● Execução eficiênte e correta de cada projeto individual● Monitoramento constante do estado do portfolio usando indicadores● Alinhamento continuo do portfolio aos cambios no negócio● Melhor governança e otimização de recursos

O software Artemis 7 é usado hoje por empresas privadas e Governo para a gestão do portfolio de projetos com o objetivo de alinhar a direção estratégica à execução. Apoia aos processos chaves do negócio e aos papéis associados. Inclue atividades corporativas tais como

● gerenciamento de idéias ou iniciativas e solicitações de cambios● análise de projetos candidatos a serem implementados● priorização, pontuação e ranqueamento destes projetos● avaliação de capacidade financeira e de recursos para executar os projetos “ganhadores”● painel de contrôle gerencial para avaliação do estado do portfolio

Diagrama funcional Artemis 7

O escopo da solução e a forma de implementação do sistema faz com que o Artemis seja próprio para diferentes tipos de empresas sem ser restringido a um nicho de certa indústria como por exemplo gerenciamento de TI ou construção. Porém, a Artemis prepara as características do software e os serviços de consultoria visando a soluções de diferentes áreas de problemas que considera estratégicos no gerenciamento de:

● Ciclo de Vida de Produtos (New Product Development)● Tecnologia da Informação (Information Technology)● Recursos Estratégicos (Strategic Asset Optimization)● Projetos de Investimento (Program Management)

O setup e parametrização do Artemis 7 são suficientemente flexíveis para atender a estas necessidades e mais outras, mas que não são o foco estratégico da empresa. O Artemis 7 tem características que

apoiam o trabalho em projetos por equipes descentralizadas e golbalizadas. Entre elas vale dar destaque a estes aspectos:

● 100% operado pela web (servidores certificados: Linux, Solaris e Windows)● Orçamentos, custos e benefícios em multiples moedas● Alertas e notificações sobre situações em projetos● Colaboração no acesso a documentos, incluindo o versionamento ● Idioma da interface com o usuário definido pelo locale do navegador (browser)

É particularmente importante destacar o valor de permitir a seleção do idioma pelo usuário conforme sua preferência pois gerenciamento de projetos é uma prática com forte impacto cultural. O Artemis 7 tem a possibilidade que sejam definidos idiomas específicos a cada empresa, fato que permite incluir termos que são próprios de cada empresa, facilitando assim a implementação do sistema nas equipes de projeto. Como exemplo pode ser destacado que se pela cultura habitual de certo grupo de usuários do sistema a palavra “projeto” não é clara, o sistema permite que no idioma que esta equipe utilize seja usada outra palavra como por exemplo “empreendimento”. As barreiras para a aceitação de um software por parte dos usuários são muito reduzidas com esta possibilidade.

Para traduzir as decisões estratégicas em resultados mensuráveis, o Artemis 7 permite que a empresa seja gerenciada “top down” para que os interessados nos projetos (stakeholders) possam concentrar a atenção em informações sumarizadas sem necessidade de entrar em detalhes. Ao mesmo tempo permite que o realizado seja informado “bottom up” para que cada usuário trabalhe comodamente em seu nível operacional. O sistema pode adequar a visão de cada usuário somente as informações e funções que precisa para seu trabalho pelo mecanismo de definição de roles funcionais. Os roles funcionais são formados livremente utilizando elementos de segurança tais como “alteração de custos”, “acesso a riscos”, etc. para formar roles como por exemplo “Comité de Investimentos”, “Gerente de Projetos”, “Cliente”, etc.

Arquitectura

O Artemis 7 está desenvolvido numa arquitectura de múltiplas camadas, gerenciando todos seus dados operacionais em bancos de dados SQL de marca Oracle e Microsoft Sql Server.

Diagrama de Arquitectura do Artemis 7

O sistema utiliza a tecnologia Java, inclusive do lado da estação de trabalho cliente. Neste caso a estação recebe um applet em Java o que permite uma interface com o usuário muito mais ágil e rica em possiblilidades do que as interfaces tradicionais em html.

Mapa do Portfolio

Ao serem definidos os projetos de investimento, é particularmente importante designar atributos a eles para possibilitar a avaliação individual, a classificação em grupos e outras informações que a empresa use para analisar projetos de investimento. Os indicadores visuais stándard do sistema permitem monitorar a situação de custo, benefício, prazo e risco de cada projeto. Os estados dos indicadores visuais podem ser parametrizados, porém o sistema vem pronto com os estados verde, amarelo e vermelho.

Lista de Projetos de Investimento com indicadores de performance

O Artemis 7 permite definir características livremente para classificar os projetos. Estas características são listas de valores associados a uma métrica. As listas de valores podem ser lineais ou estruturadas. Um exemplo de característica em lista simples pode ser uma classificação por “cliente”. Um exemplo de uma característica estruturada pode ser a “região” atendida pelo projeto. Estas características podem ser de multipla escolha e com alocação percentual. Desta forma é possível definir uma característica onde pode ser definido que certo projeto atenda a uma área de negóico em 30% e a outra em 70%.

As métricas associadas aos valores das características e o conteúdo de campos de usuário podem ser usados por fórmulas de avaliação de estados que são definidas no sistema pelos usuários. Estas fórmulas permitem destacar os projetos conforme sua performance utilizando uma combinação de indicadores, formando indicadores novos.

Lista de Projetos de Investimento destacando novos indicadores

Outros atributos que podem ser associados aos projetos são os campos de usuário. Trata-se de campos adicionais de livre definição, considerando tipos de dado numérico, caracter, data, texto, etc. Estes campos são usados para adicionar informações que são da prática de gestão de portfolio da empresa, porém não estão previstos no sistema. Alguns exemplos podem ser “contribuição para metas departamentais”, “Resultados esperados”, “Eleitores atingidos”, “Processo financiamento BID”, etc.

As características e campos de usuário não são usados apenas para classificar os Projetos de Investimento. Podem ser associados a riscos, recursos, processos (workflow), etc. Um exemplo claro de uso de características associadas a recursos pode ser “skill” e “local de trabalho” pois desta forma pode ser escolhido o recurso que melhor atende ao requisito de algo como “administrador Oracle em Campinas”. O mecanismo de classificação no Artemis 7 é extremadamente poderoso e é a base de sofisticação na avaliação do portfolio.

As características são usadas para a formação de visões do mapa de portfolio. Graficando as características nos eixos X e Y podem ser formadas visões públicas ou restringidas do mapa de investimento para apoio a decisões de diferente natureza. No mapa de portfolio as bolhas podem ser coloridas conforme os indicadores stándard de custo, benefício, prazo e risco ou pelos valores de características. Ao mesmo tempo o tamanho das bolhas pode ser escolhido para mostrar o orçamento, benefício, etc.

As visões dos mapas de portfolio atendem a diferentes grupos de usuários com distintas necessidades de análise. Como exemplo pode ser observado o mapa de portfolio mostrando o estado do ciclo de vida e o tipo de projeto. Este mapa poderá ser de utilidade para avaliar o “pipeline” de projetos de distintos tipos, porém não é de grande utilidade para determinar a direção estratégica da empresa. Mas mesmo assim, ao ver que a quantidade de projetos na fase de testes é grande, pode ser percebido que um cambio de rumo não é simples pois os investimentos já realizados são significativos. Ou seja, neste exemplo se fosse decidido não investir mais em novos produtos, o investimento perdido será grande.

Mapa de Portfolio mostrando etapa de ciclo de vida vs. tipo de projeto

Como exemplo pode ser observado o mapa de portfolio considerando o objetivo de cada projeto vs. o risco de implementação. Esta visão poderia ser de utilidade para outro grupo de usuários executivos que precisam avaliar o portfolio em base aos objetivos estratégicos atendidos.

Mapa de Portfolio mostrando o objetivo vs. o risco

Alguns clientes que usam Artemis 7 definem os valores das características de tal forma que os valores desejados pela empresa para caracterizar projetos “ganhadores” estejam a direita no eixo X e para cima no eixo Y. Observando os mapas de portfolio desta forma, eles apresentam os conhecidos mapas de quadrante onde os melhores projetos aparecem no quadrante superior direito. Esta forma de visualização é de muita utilidade para obter uma visão rápida sobre o estado do portfolio.

Os perfis executivos podem obter outras visões de utilidade para avaliar o estado do portfolio e performance do negócio.

Painel formado juntando informações de analise de diferentes pontos de vista

Gráfico mostrando a evolução de iniciativas por tipo

Avaliação Financeira

Uma vez escolhido o mapa de portfolio desde o ponto de vista estratégico deve ser feita uma verificação e simulação das possibilidades de execução dos projetos aprovados desde o ponto de vista financeiro e capacidade de recursos. Ou seja, a empresa tem suficiente orçamento para executar os projetos? Tem suficiente quantidade de analistas Java? A simulação financeira é de grande utilidade para justificar um incremento de orçamento ou adiamento, suspensão ou cancelamento de certos projetos. A visão de simulação do orçamento mostra o limite disponível por departamentos ou para toda a empresa, incluindo uma filtragem por tipo de custo. A definição da estrutura departamental da empresa (OBS) permite cadastrar como metas os benefícios esperados nos departamentos e na empresa que podem ser avaliados na tela de simulação de orçamento, pois esta tela mostra custos e benefícios. Assím é possível analisar o impacto nas metas ao adiar, suspender ou cancelar projetos que superem o orçamento.

Análise de custos e benefícios considerando o orçamento disponível

O Artemis 7 tem um conceito poderoso sobre o tratamento de aprovações de orçamentos que considera uma forma de trabalho similar a uma estrutura matricial, porém aplicada a orçamento. Os projetos podem solicitar serem financiados diretamente pelos departamentos ou podem solicitar partidas de orçamento entre departamentos que são administrados por gerentes de orçamento. Por exemplo, a diretoria de marketing pode ser responsável pelo gerenciamento do orçamento de marketing, mas que atinge a outras diretorias como por exemplo TI. Mas por outro lado a diretoria de TI pode ter orçamento dela que pode decidir aplicar em projetos de marketing. Os gerentes de orçamento podem decidir aprovar ou rejeitar as solictações de financiamento dos projetos por suas partidas de orçamento.

Situação de aprovação de orçamento 2005

Metodologias

Um sistema deste porte precisa apoiar o uso de diferentes metodologias para o gerenciamento de programas e projetos de forma diferenciada. Por exemplo, em muitas empresas as etapas e aprovações necessárias para gerenciar projetos de R$ 20.000 é totalmente diferente a projetos de R$ 1.000.000. O Artemis 7 atende a esta expectativa pois permite a livre definição de metodologias, incluindo as etapas, os milestones por etapa e os aprovadores por etapa. Os usuários aprovadores podem ser fixos ou variáveis dependendo dos usuários membros de papéis associados aos projetos. As etapas podem ser de aprovação obrigatória ou não.

Definição de Metodologia de Gerenciamento de Projetos

Para atender a requisitos de Leis tais como a americana Sarbanes-Oxley (SOX) é muito importante manter auditoria sobre as decisões e aprovações. O Artemis 7 mantém a auditoria sobre cambios, incluindo as aprovações ou rejeições de cada etapa, identificando a pessoa envolvida, a data e os motivos.

Auditoria de aprovações de etapas de projeto

Programas e Projetos

O perfil de gerente de projetos é responsável pelo planejamento e acompanhamento dos projetos. Neste caso trata-se de projetos executivos, que são parte dos projetos de investimento. Um projeto de investimento pode incluir um ou mais “programas” que a sua vez podem incluir um ou mais projetos executivos. Da mesma forma que os projetos de investimento, os projetos executivos podem ser classificados por carcterísticas e podem ter outros atributos usando o mecanismo de campos de usuário. O gerente de projetos faz o planejamento das fases, sub-fases, e outros elementos da estrutura analítica do projeto (WBS) até o nível da atividade individual. Ele tem a possibilidade de solicitar recursos por habilidade ou característica ou nomeados.

Os recursos humanos no sistema podem ser dependentes de departamentos e incluídos em uma ou mais equipes ou podem ser auto gerenciados. No caso de recursos auto gerenciados, o gerente de projetos pode solicitar o recursos sem intervenção do gerente departamental. Caso ele solicite recursos que são gerenciados por departamentos, o gerente departamental decide qual pessoa individual será alocado ao projeto.

Editor de projeto com histograma de recursos alocados

Quando uma solicitação de recursos é atendida por um gerente departamental, o sistema apresenta para ele uma tela com visão sobre as pessoas em suas equipes e permite selecionar a pessoa mais adequada para o requerimento recebido.

Tela de seleção de recursos conforme característica do requerimento

Gestão de Processos (Workflow) e Colaboração

Os membros de equipes e outros usuários do sistema mantém contato pelas notificações e alertas referentes a eventos que acontecem ou deixam de acontecer nos projetos ou gerenciamento de idéias, inciativas ou solicitações de mudanças. Esta possibilidade é particularmente importante para o trabalho em equipe pois facilita que os envolvidos possam tomar as decisões no momento certo. Desta forma o sistema torna-se pró-ativo, participando na gestão. O usuário não precisa entrar regularmente somente para ver alguma pendência ou possível desvio.

A prática de gerenciamento de projetos inclue ações que são resolvidas muito eficientemente como processos. O Artemis 7 conta com um modelador de processos com interface de definição gráfica.

Modelador gráfico de processos

O modelador gráfico de processos utiliza simbologia definida pelo BPMI (Business Process Management Insitute).

Um aspecto de destaque da inclusão de processos de trabalho ao gerenciamento de projetos é o registro das ações referentes aos projetos uma vêz concluídos. Um projeto de investimento como por exemplo “Novo Call Center” pode ter um retorno de investimento a partir do segundo ano. Por isso o projeto de investimento deve considerar o fechamento deste projeto e sua avaliação de retorno a partir do segundo ano. Porém este projeto de investimento pode ter sido executado por dois projetos executivos como por exemplo “Expandir Data Center” e “Instalar Nova Área de Atendimento”, cada um de aproximandamente 3 a 6 meses de duração. Este projetos executivos geraram custos durante a execução. Da mesma forma que os projetos geraram custo, existem trabalhos de rotina departamentais ou fora de projeto que tem custos associados a este projeto de investimento como por exemplo “avaliação de tecnologias VoIP”. O Artemis 7 permite a definição e acompanhamento de atividades de rotina e fora de projeto.

Um fator muito importante ao avaliar o retorno obtido pelo projeto de investimento é considerar os custos que foram gerando após a conclusão dos dois projetos executivos. Por exemplo, se depois do início de uso das novas estações de trabalho fosse verificado que os equipamentos instalados não tem a performance adequada para usar o soft phone especificado, onde aparece o custo desta correção? Onde apareceriam os custos de retrabalho do software CRM desenvolvido internamente? O Artemis 7 permite definir processos de todo tipo como por exemplo solicitação de melhorias ou correção de deficiências. Sendo assim, é aberto no Artemis 7 uma solicitação de melhoria que fica associada ao projeto de investimento. O stakeholder tem uma visão completa sobre os acontecimentos em seu investimento e os custos adicionais podem ser computados.

Em termos de colaboração deve ser incluída a tela individual de cada pessoa da equipe de projeto. Nesta tela o profissional tem acesso direto aos detalhes dos projetos onde participa, as atividades onde está alocado, os dados de outros membros de equipes que trabalham juntos, a documentação disponível, o forum de discussão de assuntos relacionados aos projetos em andamento e ao time sheet onde pode reportar o avanço individual de cada atividade e o esforço dispendido.

Visão de time sheet pessoal para chefe de membros de equipe

Expansão e Customização

O Artemis 7 é extensível por programação utilizando a interface de programação disponibilizada (API). Esta interface apresenta classes Java que permitem o desenvolvimento de novas telas, interfaces com outro sistemas, processos batch, validações de dados próprias para o negócio do cliente e mecanismos de cálculo variados. O modelo de dados do sistema está documentado, facilitando assim a integração do sistema a outros sistemas corporativos da empresa cliente. Para atender as exigências de lay-out dos clientes, o Artemis 7 usa arquivos CSS (cascading style sheet) que possibilitam ao cliente a alteração de cores de fundo, fonts, logotipos, etc.

Resumo

Artemis International Solutions Corporation é a empresa líder de mercado para soluções de planejamento e contrôle que possibilitam as empresas a implementar sua visão estratégica fazendo uma gestão eficiente do portfolio de projetos. A Artemis desenvolveu uma metodologia de implementação dos produtos que garante ao cliente um elevado retorno do investimento e etapas de curta duração com

benefícios mensuráveis por etapa. Com mais de 600.000 licenças em uso e escritórios em 44 paises, a Artemis ajuda a milhares de empresas privadas e públicas a melhorar sua gestão pelo alinhamento da estratégia com o portfolio de projetos.

A Konsultex Informática (www.konsultex.com.br) é representante da Artemis no Brasil e na Argentina desde 1990 e hoje responsável pelo apoio a toda a rede de distribuição na América Latina. A Konsultex oferece no mercado consultoria de implementação do Artemis 7, treinamentos em gerenciamento de projetos e no software Artemis, consultoria em metodologias de gerenciamento de projetos e consultoria para implementação de escritórios de projeto.