Gestão Farmacêutica – Gestão Farmacêutica – Administração de Administração de

Recursos MateriaisRecursos MateriaisProfessor: MSc. Eduardo Arruda

Introdução Administração de recursos

materiais é intimamente ligada ao Farmacêutico Hospitalar;

Medicamentos + correlatos = 75% $ no hospital;

Não se limita a administração de estoque;

Introdução Suprimento de materiais e

medicamentos, movimentação e controle de produtos, aquisição e padronização de itens, montagem de custos, estabelecimento de preço dos itens cobrados etc.;

Introdução Há atualmente uma forte

tendência, em hospitais e clínicas, de transferir as responsabilidades de administração dos estoques para os distribuidores e fabricantes;

Controle de Estoque Hospital > Empresa> Lucro sobre

o capital investido; A administração de estoque:

reduzir ao mínimo o capital investido / elevar a qualidade e a segurança na prestação dos serviços;

Princípios Básicos do Controle de Estoque Determinar o que deve permanecer

em estoque (número de itens); Determinar quando se deve

reabastecer o estoque (periodicidade);

Determinar quanto do estoque será necessário para um período determinado;

Princípios Básicos do Controle de Estoque Adicionar o departamento de

compras para executar a aquisição de estoque;

Receber, armazenar e atender os materiais estocados de acordo com as necessidades;

Controlar os estoques em termos de quantidade e valor;

Princípios Básicos do Controle de Estoque Manter inventários periódicos para

avaliação da quantidade e do estado dos materiais estocados;

Identificar e retirar do estoque os itens obsoletos ou danificados;

Princípios Básicos do Controle de Estoque

Níveis de Estoque Consumo Médio Mensal (Cmm):

quantidade referente à média aritmética das retiradas mensais do estoque (mínimo 6 meses);

Cmm = C1+C2+C3+...Cn n

Níveis de Estoque Estoque Mínimo (Emín): estoque

de segurança/quantidade mínima do estoque/ garante o funcionamento, sem faltas;

Emín = Cmm x K; K = fator de segurança arbitrário

para garantia (em termos percentuais);

Níveis de Estoque Exemplo: Cmm = 60 caixas / K =

0,9 (90% do Cmm); Emín = 60 x 0,9 = 54 caixas;

Níveis de Estoque Estoque Máximo (Emáx): É

importante avaliar se a farmácia comporta a quantidade para o estoque máximo;

Emáx = Cmm x T; T = tempo (em meses) de duração

do estoque (variável);

Níveis de EstoqueEXEMPLO:

O hospital vai fazer uma aquisição para 01 ano de diclofenaco de potássio. Se há o consumo médio de 100 caixas o estoque máximo deverá ser de:

EMáx = 100 x 12 1200 caixas

Espera-se que essa quantidade supra a farmácia por ano, sem perdas.

Níveis de Estoque Rotatividade: giro de estoque/

relação entre o consumo médio anual e o estoque médio; Rotatividade = consumo médio anual estoque médio

Níveis de Estoque Exemplo:

Cma = 800 caixas / ano; Em = 100 caixas; R = 800/ 100 = 8 vezes/ ano;

Níveis de Estoque Estoque Médio: nível médio de

estoque em torno do qual as operações de compra e consumo se realizam;

Intervalo de Suprimento: intervalo entre dois suprimentos;

Níveis de Estoque Ponto de pedido (PP): ponto em

que se verifica se o saldo disponível está abaixo ou igual a certa quantidade, em que determina a necessidade de um novo suprimento. PP = Cmm x TR + Emín. TR = Tempo de reposição;

Níveis de Estoque Exemplo:

Cmm = 20 caixas; TR = 2 meses; Emín = 18; PP = (20x2) + 18 = 40 + 18 = 58

caixas;

Níveis de Estoque Ruptura de estoque: estoque

chega a zero e não se pode atender à necessidade de consumo; Oscilação de consumo; Atraso no tempo de reposição

(aquisição/reposição); Diferença de inventário;

Classificação ABC Permitem identificar os itens que

justificam atenção e tratamento adequados quanto à administração;

Importância relativa / revisão periódica;

Classificação ABC Classe A: itens mais importantes,

que devem ser tratados com atenção especial;

Classe B: itens em situação intermediária entre A e C;

Classe C: menos importantes no estoque;

Classificação ABC

CLASSE % ITENS (QUANTIDADE)

% VALOR DO ESTOQUE (R$)

A 10 – 15 65 – 70 B 20 – 30 20 – 30C 65 – 70 10 – 15

Classificação ABC Objetivos:

Oferecer um tratamento especial para os itens mais importantes;

Diagnosticar quais serão esses itens; Implantar estratégias para a gestão

do estoque; Servir de indicador para gastos com

produtos de alto custo;

Elaboração da ABC Passo 1 – coleta de dados:

Levantamento de todos os itens a serem classificados;

Máxima atenção nas formas de apresentação dos medicamentos;

O produto pode ser A na forma injetável e B na forma de cápsulas etc.;

Elaboração da ABC Passo 2 – levantamento de custos

médios: Custo médio = valor da última

aquisição; Média das últimas aquisições;

Penicilina Cristalina (Mês 1 = 1,50 / Mês 2 = 1,17 / Mês 3 = 1,39 / Mês 4 = 1,49 / Mês 5 = 1,35 / Custo médio = R$ 1,38);

Elaboração da ABC Passo 3 – inventário:

Contagem de todo o estoque para, em seguida, multiplicar as quantidades existentes de cada item pelo seu custo médio;

Medicamento

Quantidade Custo Médio

Total (R$)

Penicilina cristalina

120 1,38 165,60

Clortalidona 120 0,19 22,80

Elaboração da ABC Passo 4 – classificação

decrescente: Organizar a tabela formulada no

inventário e classificar os itens de forma decrescente, de acordo com o seu valor;

Elaboração da ABC Passo 5 – agrupamento e análise:

Agrupar os itens em A,B e C;

Elaboração da ABCITEM NOMENCLATURA CMM Custo Médio TOTAL

1 CLORETO SÓDIO 0,9% 500 ML 10000 1,20 12.000,00 2 AGUA DESTILADA 1000 ML 2000 5,00 10.000,00 3 ENOXAPARINA 40MG 125 40,00 5.000,00 4 FLUMAZENIL 45 109,17 4.912,65 5 COLAGENASE 120 29,41 3.529,20 6 TENOXICAM 40 MG INJ 122 9,46 1.154,12 7 CEFALOTINA 300 3,75 1.125,00 8 HIDROCORTISONA 500MG 120 8,26 991,20 9 TRAMADOL 100 MG 140 5,73 802,20

10 PROPORFOL 41 18,80 770,80 11 MIDAZOLAM 15MG INJ 87 7,64 664,68 12 ATROPINA 990 0,65 643,50

41.593,35

Elaboração da ABCA 65% 27.035,68R$

B 25% 10.398,34R$

C 10% 4.159,34R$

OBS: Percentual estabelecido pelo hospital, pode sofre variações.

Elaboração da ABCITEM NOMENCLATURA CMM Custo Médio TOTAL

1 CLORETO SÓDIO 0,9% 500 ML 10000 1,20 12.000,00 2 AGUA DESTILADA 1000 ML 2000 5,00 10.000,00 3 ENOXAPARINA 40MG 125 40,00 5.000,00

27.000,00

ITEM NOMENCLATURA CMM Custo Médio TOTAL4 FLUMAZENIL 45 109,17 4.912,65 5 COLAGENASE 120 29,41 3.529,20 6 TENOXICAM 40 MG INJ 122 9,46 1.154,12 7 CEFALOTINA 300 3,75 1.125,00

10.720,97

ITEM NOMENCLATURA CMM Custo Médio TOTAL8 HIDROCORTISONA 500MG 120 8,26 991,20 9 TRAMADOL 100 MG 140 5,73 802,20

10 PROPORFOL 41 18,80 770,80 11 MIDAZOLAM 15MG INJ 87 7,64 664,68 12 ATROPINA 990 0,65 643,50

3.872,38

A

B

C

Classificação ABC Pode ser utilizada para determinar

os setores mais importantes, do ponto de vista de custos (centro cirúrgico, UTI, clínica cirúrgica etc.);

Auxilia na padronização de medicamentos, sugerindo a exclusão de itens com pouca ou nenhuma saída;

Fatores que alteram o consumo médio Fatores extrínsecos:

Epidemias; Variações climáticas; Descontinuidade (produto deixa de

ser produzido);

Fatores que alteram o consumo médio Fatores intrínsecos:

Surto de infecção hospitalar; Obsoletismo (item considerado

ultrapassado); Mudança de condutas; Marketing da indústria farmacêutica;

Custos de estoque Diretos (valor da mercadoria); Indiretos:

Custos de manutenção: seguros (1 – 3%), armazenamento (1 – 3%), obsoletismo/furto/deterioração (5 – 10%);

Salários e encargos dos funcionários; Gastos com impressos, materiais de

escritório, telefone, internet etc;

Custos de estoque Ideal:

Pouca mercadoria (itens); Alto giro; Baixo estoque; Maior capital disponível.

Armazenamento de materiais Método adequado de estocagem =

diminuir os custos de operação; CENTRAL DE ABASTECIMENTO

FARMACÊUTICO (CAF);

Armazenamento de materiais Cumprir três objetivos principais:

Garantir a correta recepção, conservação e distribuição, dentro de padrões e normas técnicas específicas;

Armazenamento de materiais

Manter condições ambientais adequadas para assegurar o rendimento, a produtividade do trabalho, minimizar o risco de erros e possibilitar limpeza e manutenção;

Dispor de meios materiais e humanos para conseguir os dois objetivos anteriores.

Recebimento do produto Muito importante; Qualidade do produto; Recomendações básicas:

Verificar as condições (aspectos gerais) do produto: embalagem, temperatura etc.;

Nome, forma farmacêutica e dosagem (mesma solicitada);

Recebimento do produto Preço unitário e total; Quantidade recebida; Data de validade (24 meses etc.); Produtos registrados no MS (número); Isentos; Órgãos públicos: “Proibida a venda no

comércio”;

Área de estocagem Área distinta para medicamentos e

correlatos; Área fechada a chave para

psicotrópicos; Fácil acesso para os funcionários; Distribuição racional e adequada;

Área de estocagem Prateleiras amplas, claras e

espaçadas; Iluminação adequada; Extintores bem localizados;

Formas de estocagem Depende da dimensão, do volume

e de produtos a serem estocados, do espaço disponível e das condições de conservação exigidas;

Formas de estocagem Estrados/pallets – São plataformas

horizontais de tamanhos variados, e fácil manuseio, utilizados na movimentação e estocagem de grandes volumes; Dimensões – Recomenda-se o padrão

internacional, 1,10 X 1,10m, devendo manter determinada distância (altura) do solo para evitar acúmulo de poeira e sujidades.

Formas de estocagem Tipos – Podem ser de fibras, alumínio,

borracha (madeira absorve muita umidade e poeira). Atualmente, os mais utilizados são os de borrachas, pela facilidade de limpeza, manuseio e diversidade de cores, o que pode proporcionar um diferente ¨layout¨ às áreas de estocagem;

Formas de estocagem Prateleiras – Constituem o meio de

estocagem mais simples e econômico para estocagem para produtos leves e estoque reduzidos; Devem ser arrumadas de costas entre si; Mantidas a uma certa distância das paredes

e do teto, evitando formação de zonas de calor, facilitando uma boa circulação interna de ar;

Formas de estocagem Armários – Em geral, recomenda-se o

uso de armários para o armazenamento dos medicamentos sujeitos ao controle especial (Portaria, 344/98).

Sistema de localização Garantir a perfeita localização dos

materiais estocados; Deve ser utilizada um simbologia

(codificação) representativa de cada local de estocagem;

Sistema de localização Para fins de armazenagem, os

medicamentos podem ser classificados em: Grupo farmacológico; Ordem alfabética (nome genérico); Forma farmacêutica; Laboratório; Combinação das anteriores.

Sistema de localização Exemplo: com 08 dígitos:

XX.XX.XX.XX; Primeiro dígito: classe;

(0) medicamento; (1) correlatos; (2) fios cirúrgicos; (3) alimentos.

Sistema de localização Primeiro e segundo dígitos: grupo

farmacológico; (01) SNC; (02) cardiovascular; (03) respiratório; (04) digestivo.

Sistema de localização Terceiro e quarto: subdivisão do

grupo farmacológico; (01.01) anestésico geral; (01.02) ansiolítico; (01.03) hipnótico; (01.04) antipsicótico (neuroléptico).

Sistema de localização Quinto e sexto: princípio ativo;

(01.01.01) fentanila; (01.01.02) eflurano; (01.01.03) etomidato.

Sistema de localização Sétimo e oitavo: forma

farmacêutica; (01.01.01.01) fentanila frasco ampola

20mL; (01.01.01.02) fentanila ampola 2mL.

Inventário físico Toda movimentação de estoque

deve ser registrada; Periodicamente, deve- se efetuar

contagens físicas dos itens em estoque;

Inventário físico Discrepância entre registros e o

estoque físico (quantidade real nas prateleiras);

Classificação ABC: Itens A: todos os meses; Itens B: a cada três meses; Itens C: a cada seis meses.