Manual da Qualidade - drapn.min-agricultura.pt da... · Os termos e definições relevantes aplicados são os constantes das normas ISO 9000 e ISO/IEC 17000 e do Vocabulário Internacional

Manual da Qualidade

Laboratórios – DRAP Norte 1/36

Elaborado Zulmira Lopes Aprovado Zulmira Lopes Tipo de Documento Original Edição n.º 05

Data 02/05/2011 Detentor/n.º cópia GQ/1

LISTA DE ALTERAÇÕES À ÚLTIMA EDIÇÃO

Edição Data Páginas Alteradas

Alterações Efectuadas

04 02-05-2011

Pág.2 Pág.9 Pág.19 Pág.21 Pág.24 Pág.27 Pág.31 Pág.33 Pág.36

Ao longo deste MQ, onde se lia procedimentos de gestão da qualidade (PGQ), passa-se a ler procedimentos de gestão (PG) Alteração da Lista de Siglas Foram acrescentadas definições consideradas relevantes Alteração da Matriz de Substituição Alteração da redacção do penúltimo parágrafo da Política da Qualidade Alteração do ponto 4.5.- parágrafo 3.º 4.11 – Inclusão de referência Mod.39 no 3.º parágrafo 5.3 – Eliminação do último parágrafo e referência ao LAAAP Alteração do ponto 5.5. - parágrafo 7.º Inclusão do último parágrafo

Manual da Qualidade




LISTA DE SIGLAS E ABREVIATURAS AC Acção Correctiva

AP Acção Preventiva

AQ Assessor para a Qualidade

CT Comissão Técnica

DR Director Regional

DRAPN Direcção Regional de Agricultura e Pescas do Norte

L-DRAPN Laboratórios da Direcção Regional de Agricultura e Pescas do Norte

DSERV Director de Serviços

CDIV Chefe de Divisão

GQ Gestor da Qualidade

IPAC Instituto Português de Acreditação

IPQ Instituto Português da Qualidade

IT Instrução de Trabalho

LAAAP Laboratório de Apoio à Actividade Agro-Pecuária

LQAA Laboratório de Química Agrícola e Ambiental

MADRP Ministério da Agricultura, do Desenvolvimento Rural e das Pescas

MQ Manual da Qualidade

MOD. Modelo

PE Procedimento de Ensaio

PEQ Procedimento de Equipamento

PG Procedimento de Gestão

PQ Política da Qualidade

RE Relatório de Ensaio

RL Responsável do Laboratório

RS Responsável do Sector

RSEB Responsável do Sector de Ensaios Biológicos

RSF Responsável do Sector de Fertilidade

RSP Responsável do Sector de Pesticidas

RSQA Responsável do Sector de Química Alimentar

RSSA Responsável do Sector de Sanidade Animal

SG Sistema de Gestão

SEB Sector de Ensaios Biológicos

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SF Sector de Fertilidade

SP Sector de Pesticidas

SQA Sector de Química Alimentar

SSA Sector de Sanidade Animal

SQ Sector da Qualidade

TNC Trabalho Não Conforme

TO Técnico Operacional

VIM Vocabulário Internacional de Metrologia

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PROMULGAÇÃO DO MANUAL DA QUALIDADE

LISTA DE ALTERAÇÕES À ÚLTIMA EDIÇÃO

1

LISTA DE SIGLAS E ABREVIATURAS

2

ÍNDICE

4

1. OBJECTIVOS DO MANUAL DA QUALIDADE E CAMPO DE APLICAÇÃO

6

1.1 Objectivos do Manual da Qualidade

6

1.2 Âmbito e Campo de Aplicação 6

2. REFERÊNCIAS LEGISLATIVAS E NORMATIVAS

8

3. TERMOS E DEFINIÇÕES

9

4. REQUISITOS DE GESTÃO

11

4.1 Organização

11

• Identidade Legal e Contactos

11

• Responsabilidades e Atribuições do Laboratório

12

• Estrutura Organizacional � Organigrama da DRAP-Norte e dos Laboratórios da DRAP Norte � Responsabilidades das Funções de Gestão � Matriz de substituições

13

• Comunicação

19

4.2 Sistema de Gestão

20

• Estrutura documental do Sistema de Gestão

20

• Missão e Visão

21

• Política da Qualidade 21

• Objectivos da Qualidade

22

• Estrutura do Manual da Qualidade e sua Gestão

22

4.3 Controlo dos Documentos 23

4.4 Análise de Consultas, Propostas e Contratos

24

Manual da Qualidade




4.5 Subcontratação de Ensaios e Calibrações – Não se aplica a calibrações

24

4.6 Aquisição de Produtos e Serviços

24

4.7 Serviço ao Cliente

25

4.8 Reclamações

25

4.9 Controlo de Trabalho Não Conforme

26

4.10 Melhoria

26

4.11 Acções Correctivas

27

4.12 Acções Preventivas

27

4.13 Controlo de Registos

28

4.14 Auditorias Internas

28

4.15 Revisão pela Gestão

29

5. REQUISITOS TÉCNICOS

30

5.1 Generalidades

30

5.2 Pessoal

30

5.3 Instalações e Condições Ambientais

30

5.4 Métodos de Ensaio e Calibração e Validação dos Métodos

31

5.5 Equipamento

33

5.6 Rastreabilidade das Medições

34

5.7.Amostragem - Não se aplica

34

5.8.Manuseamento dos Itens a Ensaiar

34

5.9 Garantir a Qualidade dos Resultados de Ensaio e Calibração

34

5.10 Apresentação dos Resultados

35

ANEXOS

Manual da Qualidade




1. OBJECTIVOS DO MANUAL DA QUALIDADE E CAMPO DE APLICAÇÃO

1.1. Objectivos do Manual da Qualidade

Este Manual tem por objectivo descrever o Sistema de Gestão dos Laboratórios da Direcção

Regional de Agricultura e Pescas do Norte (L-DRAPN), definindo directrizes, estabelecendo

responsabilidades e referenciando os procedimentos documentados estabelecidos para o seu

efectivo desempenho.

O Sistema de Gestão (SG) está estruturado em conformidade com a norma NP EN ISO/IEC

17025:2005, sendo documentado, implementado, mantido e continuamente melhorado, visando

aumentar a satisfação dos clientes e demais partes interessadas.

1.2. Âmbito e Campo de Aplicação

O presente Manual é um documento de referência, aplicável por todos os colaboradores dos

Laboratórios da DRAP Norte a todas as actividades, que directa ou indirectamente, afectam os

resultados esperados e a qualidade do serviço a fornecer.

O L-DRAPN inclui no âmbito da sua actividade a prestação de serviços nas áreas de Química

Agrícola e Ambiental, de Sanidade Animal e Química Alimentar distribuída por dois Laboratórios: O

Laboratório de Química Agrícola e Ambiental (LQAA) e o Laboratório de Apoio à Actividade Agro-

Pecuária (LAAAP).

� As actividades do LQAA são:

• Apoio à actividade agrícola da região;

• Avaliação da fertilidade do solo;

• Reciclagem de resíduos orgânicos - estudos de compostagem e de avaliação da aptidão

agronómica;

• Avaliação da fitotoxicidade de solos e resíduos orgânicos;

• Avaliação do valor fertilizante dos resíduos orgânicos (resíduos da actividade agro-industrial,

resíduos sólidos urbanos e lamas de ETAR (Estação de Tratamento de Águas Residuais);

• Controlo de resíduos de pesticidas em produtos de origem vegetal e seu enquadramento

legislativo e normativo;

• Verificação da conformidade de produtos importados.

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� Actividades do LAAAP são:

• Apoio analítico ao sector olivícola da região;

• Realização de ensaios laboratoriais no âmbito dos Planos de Vigilância/Controlo ou

Erradicação de Zoonoses.

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2. REFERÊNCIAS LEGISLATIVAS E NORMATIVAS

O Sistema de Gestão implementado no L-DRAPN cumpre os requisitos normativos decorrentes de

normas aplicáveis, emitidas pelos organismos de normalização nacionais, bem como a legislação e

regulamentação aplicável.

Norma adoptada :

NP EN ISO/IEC 17025:2005 – Requisitos Gerais de Competência para Laboratórios de Ensaio e

Calibração.

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3. TERMOS E DEFINIÇÕES Os termos e definições relevantes aplicados são os constantes das normas ISO 9000 e ISO/IEC

17000 e do Vocabulário Internacional de Metrologia (VIM).

Acção correctiva – Acção para eliminar a causa de uma não conformidade detectada ou de outra situação indesejada.

Acção preventiva – Acção para eliminar a causa de uma potencial não conformidade ou de outra potencial situação indesejável.

Acreditação (laboratório de ensaios) – Reconhecimento formal da competência de um laboratório de ensaios para a realização de determinados ensaios ou tipos de ensaios.

Âmbito da acreditação - Conjunto específico de ensaios (ou tipos de ensaios) para os quais é reconhecida competência técnica ao laboratório para realizar. A sua descrição consta do Anexo ao Certificado de Acreditação.

Auditoria – Processo sistemático, independente e documentado para obter evidências de auditoria e respectiva avaliação objectiva, com vista a determinar em que medida os critérios da auditoria são satisfeitos.

Avaliação da conformidade – Demonstração de que são cumpridos os requisitos específicos relativos a um produto, processo, sistema, pessoa ou organismo.

Calibração – Conjunto de operações que estabelecem em condições especificadas, a relação entre valores de grandezas indicados por um instrumento de medição ou sistema de medição, ou valores representados por uma medida materializada ou um material de referência e os correspondentes valores realizados por padrões.

Competência – Atributos pessoais demonstrados e capacidade demonstrada para aplicar conhecimentos e saber-fazer.

Conformidade – Satisfação de um requisito.

Consulta – Inquérito feito por um potencial cliente sobre as possibilidades de prestação de serviços do laboratório. Exemplos: pedidos de orçamento, consultas públicas, etc.

Contrato – Acordo que compromete. Pode ser escrito ou verbal para prestação de serviços de ensaio e/ou calibração a um cliente.

Confirmação metrológica – Conjunto de operações necessárias para assegurar a conformidade de um equipamento de medição com os requisitos de utilização pretendida.

Correcção – Acção para eliminar uma não conformidade detectada.

Ensaio – Determinação de uma ou mais características de acordo com um procedimento.

Ensaio de aptidão (laboratório) – Avaliação da capacidade de um laboratório, em matéria de ensaios, por meio de ensaios interlaboratoriais.

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Ensaios interlaboratoriais – Organização, execução e avaliação dos ensaios em objectos ou materiais idênticos ou semelhantes, no mínimo, por dois laboratórios diferentes em condições pré-definidas.

Garantia da Qualidade – Parte da gestão da qualidade orientada no sentido de gerar confiança quanto à satisfação dos requisitos da qualidade.

Gestão da Qualidade – Actividades coordenadas para dirigir e controlar uma organização no que respeita à qualidade.

Gestão de Topo – Pessoa ou grupo de pessoas que dirige e controla uma organização ao mais alto nível.

Manutenção – Conjunto de operações destinadas a manter (manutenção preventiva) ou repor (manutenção correctiva) o equipamento no seu correcto estado de funcionamento, nomeadamente por substituição ou inspecção de peças, limpeza, etc.

Material de Referência (MR) - Englobam-se nesta definição os padrões (químicos ou físicos) preparados pelo laboratório (MR interno) e os reagentes /padrões produzidos por firmas comerciais ou outras entidades externas.

Material de Referência Certificado (MRC) - Distinguem-se dos MR por serem preparados por entidades reconhecidas, sendo atribuídos valores certificados e respectivas incertezas aos parâmetros. A sua preparação e certificação envolvem geralmente a realização de comparações interlaboratoriais e medições por técnicas distintas.

Melhoria Contínua – Actividade recorrente com vista a incrementar a capacidade para satisfazer requisitos.

Melhoria da Qualidade – Parte da gestão da qualidade orientada para o aumento da capacidade para satisfazer os requisitos da qualidade.

Política da Qualidade – Conjunto de intenções e de orientações de uma organização relacionadas com a qualidade e formalmente expressas pela Gestão de Topo.

Qualidade – Grau de satisfação de requisitos dado por um conjunto de características intrínsecas.

Rastreabilidade – Capacidade de seguir a história, aplicação ou a localização do que estiver a ser considerado.

Requisito – Necessidade ou expectativa expressa, geralmente implícita ou obrigatória.

Satisfação do Cliente – Percepção do cliente quanto ao grau de satisfação dos seus requisitos.

Sistema de Gestão – Sistema para o estabelecimento da política e dos objectivos e para a concretização desses objectivos.

Validação – Confirmação, através da disponibilização de evidência objectiva, de que foram satisfeitos os requisitos para uma utilização ou aplicação pretendidas.

Verificação – Confirmação através da disponibilização de evidência objectiva de que os requisitos especificados foram satisfeitos.

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4. REQUISITOS DE GESTÃO

4.1 Organização • Identificação Legal e Contactos O Laboratório da DRAPNorte está integrado na Direcção Regional de Agricultura e Pescas do Norte

(DRAPN) que é um organismo dependente do Ministério da Agricultura, do Desenvolvimento Rural

e das Pescas (MADRP). O Laboratório depende directamente da Divisão de Experimentação,

Qualificação e Apoio Laboratorial que por sua vez está integrada na Direcção de Serviços de

Agricultura e Pescas (legislação em “Anexos”).

O L - DRAPN é constituído por dois laboratórios: o Laboratório de Química Agrícola e Ambiental

(LQAA) que se encontra localizado fisicamente nas instalações da DRAPN, na Senhora da Hora,

Matosinhos, ocupando uma área aproximada de 4250 m2 e o Laboratório de Apoio à Actividade

Agro-Pecuária (LAAAP) que se encontra localizado fisicamente também em instalações da DRAPN,

na Quinta do Valongo, em Mirandela, ocupando um área de cerca de 1000 m2 (plantas dos edifícios

respectivos em “Anexos”).

Identificação Legal

Nome da Entidade: Direcção Regional de Agricultura e Pescas do Norte (DRAPN)

Nome do Laboratório: Laboratórios – DRAP Norte (L - DRAPN)

Nº de Identificação Fiscal: 600000354

Contactos

�� LQAA Endereço: Quinta de S. Gens, Estrada Exterior da Circunvalação, nº 11846, 4460-281 Senhora da

Hora, Matosinhos.

Telefone: +351 22 957 40 10

Fax: + 351 22 957 40 23

Correio electrónico: [email protected]

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�� LAAAP Endereço: Quinta do Valongo, Vila Nova das Patas – Carvalhais, 5370-087 Mirandela

Telefone: +351 278 260 959

Fax: + 351 278 260 993

Correio electrónico: [email protected]

Web page: www.drapn.min-agricultura.pt

• Responsabilidades e Atribuições do Laboratório

O L-DRAPN tem como principais atribuições as actividades de ensaio constantes na TABELA DE

ENSAIOS que faz parte dos Anexos deste Manual.

O Laboratório garante serviços de acordo com os requisitos da norma pela qual se rege e das

entidades regulamentadoras e das organizações que efectuam o reconhecimento.

Para isso, está dotado de recursos físicos e de pessoal com aptidão, habilitação e experiência

necessárias à realização dos ensaios que efectua e sensibilizados para o cumprimento da política

da qualidade

O laboratório exerce a sua actividade livre de quaisquer pressões comerciais e financeiras de modo

a garantir a confiança na sua competência, imparcialidade e integridade relativamente às suas

actividades de ensaio (Anexos 07 e 07A).

Todos os colaboradores do laboratório, incluindo os estagiários, assumem o seu compromisso com

a Política da Qualidade (PQ) adoptada, cujos princípios se encontram expressos no capítulo 4,

secção 4.2 e ficam vinculados ao sigilo profissional, ao assinarem o TERMO DE CONFIDENCIALIDADE.

Também com o fim de garantir a confidencialidade dos resultados dos ensaios, só é permitido o

acesso ao laboratório a pessoas estranhas ao mesmo, quando previamente autorizadas pelo

Responsáveis dos Sectores (RS’s) e devidamente acompanhadas.

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• Estrutura Organizacional Organigrama da DRAP Norte

Director Regional

Director RegionalAdjunto

Director Regional Adjunto

Núcleo de Assessoria, Auditoria e Projectos

Conselho R egional

Núcleo de

Apoio Jurídico

Divisão de Avaliação e

Acompanhamento de Projectos -

Braga

Núcleo de Vitivinicultura

- CEVD

Delegação Regional do Alto Trás- os -

Montes

Delegação Regional do

Ave

Direcção de Serviços de

Planeamento e Controlo

Divisão de Controlo

Direcção de Serviços de Inovação e

Competitividade

Direcção de Serviços de Val.

Ambiental e Suste ntabilidade

D D iir re eccççãão o d d ee SSeer r v v iiççooss ddee

AAg g rr iiccu ullttu urr aa ee PPees s ccaass

Direcção de Serviços de

Apoio e Gestão de Recursos

Núcleo de Apoio à Coordenação

do AGRIS

Núcleo de Documentação e Rel. Públicas

Divisão de Protecção e Controlo

Fitossanitário

Divisão de Apoio

Desenvolvimento Rural

Divisão de

Vitivinicultura

Divisão de Experimentação, Qualificação e

Apoio Laboratorial

Divisão de Ordenamento e Infra-estruturas

Divisão de Avaliação e

Acompanhamento de Projectos –

Vila Real

Divisão de Gestão de Sistemas de Informação e Comunicação

Divisão de Produção Agrícola

Divisão de Valorização Ambiental e

Biodiversidade

Divisão de Inovação e Mercados

Divisão de Gestão de Recursos


Nordeste Transmontano


Douro

Delegação Regional do Minho-Lima

Delegação Regional de

Entre Douro e Vouga


Tâmega


Cávado

Divisão de Planeamento Estratégico

Manual da Qualidade




Organigrama do L - DRAPN

Siglas: � DEQAL – Divisão de Experimentação, Qualificação e Apoio Laboratorial

� LAAAP – Laboratório de Apoio à Actividade Agro-Pecuária

� LQAA - Laboratório de Química Agrícola e Ambiental

� TO – Técnico Operacional

Técnicos Operacionais

(TO)

Gestor da

Qualidade

Secretaria

Técnica

Sector da Qualidade

Chefe da

DEQAL


(TO)


(TO)


(TO)


(TO)

Assessores para a

Qualidade

Responsável Sector

Química Alimentar

Responsável Sector

Ensaios Biológicos

Responsável Sector

Pesticidas

Responsável Sector

Sanidade Animal

Responsável Sector

Fertilidade

LAAAP

Responsável pelo

L - DRAPN

LQAA

Director de Serviços de

Agricultura e Pescas

Sector da Qualidade

Manual da Qualidade




Cada colaborador declara confidencialidade e compromisso com a Política da Qualidade e

inexistência de pressões e influências indevidas de origem interna ou externa, de natureza

comercial, financeira ou outras, susceptíveis de afectar negativamente a qualidade do seu trabalho

(anexos 03 e 07).

Responsabilidades das Funções de Gestão No Quadro do L-DRAPN o Director Regional é responsável por:

•••• Promulgar o Manual de Qualidade;

•••• Aprovar a Política da Qualidade;

•••• Compromete-se a garantir os recursos (humanos, materiais e financeiros) necessários para

o cumprimento da norma NP EN ISO/IEC17025:2005 e a qualificação do pessoal;

•••• Autorizar as despesas relativas à aquisição de bens e serviços;

•••• Celebrar acordos ou protocolos de cooperação com outras entidades;

•••• Celebrar contratos de prestação de serviços de manutenção, calibração ou de assistência

técnica com entidades.

O Director Regional delega as competências e funções abaixo descritas no Director de Serviços de

Agricultura e Pescas e nomeia o Gestor da Qualidade.

As principais atribuições das Funções de Gestão são:

Director de Serviços de Agricultura e Pescas

� Coordenar o processo de revisão do Sistema de Gestão;

� Aprovar os objectivos da qualidade;

� Coordenar e orientar a comunicação para o exterior do L-DRAPN;

� Propor a celebração de acordos ou protocolos de cooperação com outras entidades;

� Rever os processos relativos a reclamações e aprovar a resposta ao cliente.

Chefe de Divisão de Experimentação, Qualificação e Apoio Laboratorial (CDiv )

� Gerir o laboratório;

� Estabelecer e propor superiormente as políticas para alcançar os objectivos do Laboratório;

� Definir os objectivos da qualidade e assegurar a sua comunicação a toda a organização;

� Participar na revisão anual do Sistema de Gestão;

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� Submeter à aprovação da Direcção as propostas apresentadas pelo Responsável do L–

DRAPN e RS’s;

� Aprovar o MQ e procedimentos do Sistema de Gestão do Laboratório;

� Aprovar os planos e propostas de formação interna e externa;

� Aprovar o plano de auditorias (internas e externas);

� Acompanhar as auditorias internas e externas;

� Tratar reclamações e sugestões dos clientes e outras partes interessadas apresentadas ao

laboratório (juntamente com o GQ, AQ, o RL);

� Propor a celebração de contratos de prestação de serviços de manutenção, calibração ou

de assistência técnica com entidades;

� Elaborar a proposta para acordos ou protocolos de cooperação com outras entidades, em

colaboração com o RL.

O Sistema de Gestão é acompanhado activamente pela Chefe de Divisão, sendo da responsabilidade do Gestor da Qualidade, a operacionalidade e a gestão quotidiana do mesmo. Gestor da Qualidade (GQ)

� Implementar o Sistema de Gestão;

� Gerir o SG quotidianamente e a sua operacionalidade;

� Evidenciar os Planos da Garantia da Qualidade;

� Gerir as listas dos fornecedores do Laboratório;

� Planear a realização das auditorias e participar nas auditorias internas e externas;

� Planear e participar nas reuniões da Revisão pela Gestão;

� Planear e propor a Formação necessária aos colaboradores;

� Elaborar a avaliação dos fornecedores;

� Elaborar as propostas das participações em ensaios interlaboratoriais em articulação com o

RL e os RS’s;

� Actualizar a legislação geral no âmbito da Qualidade e responsabilidades atribuídas ao

laboratório;


laboratório (juntamente com o CDiv, RL e o AQ);

� Avaliar o TNC (juntamente com o RL, AQ e o RS do respectivo sector).

Manual da Qualidade




Assessores para a Qualidade (AQ)

� Colaborar na implementação do Sistema da Qualidade;

� Actualizar o MQ e procedimentos do Sistema de Gestão;

� Operacionalizar o SG quotidianamente;

� Participar nas auditorias internas e externas;

� Colaborar na actualização da legislação geral no âmbito da Qualidade;


laboratório (juntamente com o CDiv, o GQ e o RL);

� Colaborar na avaliação do TNC (juntamente com o GQ, RL e o RS do respectivo sector);

� Colaborar no planeamento da formação.

Responsável do Laboratório (RL)

� Acompanhar as actividades dos Laboratórios;

� Propor superiormente políticas/metodologias a adoptar para o Laboratório alcançar os

objectivos;

� Coordenar recursos em articulação com os RS’s;


laboratório (juntamente com o CDiv, GQ e o AQ);

� Elaborar as propostas das participações em ensaios interlaboratoriais em articulação com o

GQ e RS’s;

� Elaborar a proposta para contratos de prestação de serviços de manutenção, calibração ou

de assistência técnica;

� Avaliar o TNC (juntamente com o GQ, AQ e o RS do respectivo sector);

� Elaborar a proposta para acordos ou protocolos de cooperação com outras entidades em

colaboração com o CDiv.

Responsáveis Operacionais dos Sectores (RS’s)

� Supervisionar tecnicamente, definir a realização dos ensaios e validar os resultados obtidos;

� Verificar a transcrição dos dados registados no relatório de ensaio;

� Validar os relatórios de ensaios;

� Gerir os métodos de ensaio adoptados (implementar, validar, executar, melhorar);

� Implementar, analisar e supervisionar os resultados do Controlo da Qualidade estabelecido

para o seu sector;

Manual da Qualidade




� Propor, executar e supervisionar a realização dos ensaios interlaboratoriais e analisar os

resultados da sua participação;

� Elaborar/actualizar a documentação técnica relacionada com os ensaios dos respectivos

sectores;

� Avaliar da necessidade de aquisição de produtos e equipamento e proceder à consulta de

fornecedores;

� Elaborar a proposta para contratos de prestação de serviços de manutenção, calibração ou

de assistência técnica;

� Colaborar na avaliação dos fornecedores;

� Avaliar o TNC (juntamente com o RL, o GQ e o AQ);

� Supervisionar estagiários.

Outras Funções:


- Técnicos com Licenciatura e/ou Mestrado

� Executar o processo analítico dos métodos implementados do respectivo sector;

� Supervisionar tecnicamente, definir a realização dos ensaios e validar os resultados obtidos;

� Verificar a transcrição dos dados registados no relatório de ensaio;

� Implementar, analisar e supervisionar os resultados do controlo da qualidade estabelecido

para o sector;

� Executar e supervisionar a realização dos ensaios interlaboratoriais e analisar os resultados

da sua participação;

� Supervisionar estagiários.

- Técnicos sem Licenciatura (cumprindo os requisitos mínimos exigidos)

� Executar as operações associadas aos ensaios;

� Executar os ensaios relativos aos métodos implementados sob a coordenação do

responsável do sector;

� Colaborar nos ensaios de análise instrumental mais complexa;

� Realizar as acções de verificação, controlo e registo.

Manual da Qualidade




- Técnicos da Secretaria Técnica

� Atendimento ao cliente e fornecedores;

� Apoiar administrativamente os sectores analíticos;

� Tratamento da correspondência diária;

� Compilar toda a documentação respeitante aos colaboradores do Laboratório.

Matriz de substituições :

Na ausência do: Pode ser substituído por: Actividade a exercer:

GQ

Assessor para a Qualidade do

Sector de Pesticidas (1),(2)

Gerir a operacionalidade quotidiana do

sistema de gestão

RL

RSP (1) Resolução ou encaminhamento superior

de situações imprevistas que possam

impedir o bom funcionamento do

Laboratório

RSF Assessor para a Qualidade do

Sector (1)

Supervisionar os ensaios de rotina do

sector

RSEB RSF(1) Supervisionar os ensaios de rotina do

sector

RSP Assessor para a Qualidade do

Sector (1)

Supervisionar os ensaios de rotina do

sector

RSSA Técnicos designados (1) Encaminhamento superior de situações

imprevistas que possam impedir o bom

funcionamento do Laboratório

RSQA

Técnico designado (1) Encaminhamento superior de situações

imprevistas que possam impedir o bom

funcionamento do Laboratório (1) Designado no Manual de Funções (2) De uma forma geral as funções do Gestor da Qualidade não são delegáveis. Em caso de ausência superior a 6 semanas consecutivas, o RL propõe à Gestão de Topo um substituto provisório, dando conhecimento do facto ao IPAC.

As substituições serão efectuadas durante as ausências de serviço e impedimentos.

• Comunicação Existem processos de comunicação apropriados tendo em vista a eficácia do sistema de gestão,

tais como: reuniões periódicas, e-mail, contacto directo, notas internas, registos, telefone, etc.

Manual da Qualidade




4.2 Sistema de Gestão O Sistema de Gestão do L-DRAPN baseia-se num conjunto organizado de procedimentos que

define directrizes, estabelece responsabilidades, visando a melhoria contínua da sua eficácia.

A eficácia da implementação do sistema de gestão é verificada nas auditorias da qualidade e

avaliada na Revisão pela Gestão.

A PQ implementada no L-DRAPN foi definida pelo DR e está disponível ao público, através do

Manual da Qualidade, no site da DRAP Norte, intranet e está afixada nas áreas de atendimento do

LQAA e do LAAAP.

• Estrutura Documental do Sistema de Gestão O Sistema de Gestão da Qualidade do L-DRAPN é suportado por uma estrutura documental com

os seguintes níveis de documentação:

� Nível 1 - Manual de Qualidade

� Nível 2 - Procedimentos de Gestão

� Nível 3 - Procedimentos de ensaio, de calibração, de manutenção, operacionais, Instruções

de Trabalho e outros procedimentos técnicos.

� Nível 4 – Modelos elaborados para registos relativos a dados de ensaios, relatórios de

ensaio, auditorias internas, planos, fichas de pessoal e de equipamento bem como outros

documentos que permitam evidenciar actividades realizadas.

� Documentos externos com relevância para o cumprimento dos requisitos de Gestão e

Técnicos

Manual da Qualidade




• Missão e Política da Qualidade Missão Participar e promover o desenvolvimento da experimentação e o apoio laboratorial ao sector

produtivo, bem como o controlo para o cumprimento da regulamentação comunitária e nacional aos

géneros alimentícios e resíduos depositados em solo agrícola, garantindo uma produção agro-

alimentar e um desenvolvimento rural sustentáveis.

Visão O Laboratório de apoio à produção agrícola e pecuária da região Norte. Política da Qualidade

Os Laboratórios da Direcção Regional de Agricultura e Pescas do Norte pretendem tornar-se uma

referência de credibilidade no âmbito do controlo analítico da área da sanidade animal, química

agrícola e ambiental e química alimentar.

Tendo em vista este propósito a actividade do L–DRAP Norte rege-se pelos seguintes princípios da

sua Política da Qualidade:

� Respeitar integralmente as boas práticas profissionais, visando a prestação de um serviço

de qualidade que garanta a satisfação das necessidades dos seus clientes e de acordo com

as especificações técnicas regulamentares em vigor;

� Aprofundar o conhecimento a nível técnico, fomentando a inovação e a melhoria contínua

do serviço prestado;

� Promover e facilitar a formação contínua de todos os colaboradores, visto ser um factor

essencial na melhoria contínua que se pretende obter;

� Certificar-se de que todos os colaboradores estão devidamente actualizados e

familiarizados com a documentação da qualidade e aplicam as políticas e procedimentos no

seu trabalho;

� Promover a relação com o cliente permitindo obter num curto prazo o retorno do seu grau de

satisfação, o que permitirá garantir a resposta a novas solicitações;

� Cumprir a norma NP EN ISO/IEC 17025 que estabelece os requisitos gerais de competência

para laboratórios de ensaio e calibração e assegurar a melhoria contínua da eficácia do

Sistema de Gestão.

Manual da Qualidade




• Objectivos da Qualidade Os objectivos estratégicos são os seguintes:

� Introduzir novas componentes de eficácia na actividade analítica na óptica da

competitividade;

� Garantir uma prestação de serviços eficiente, eficaz e com qualidade;

� Garantir a satisfação dos clientes;

� Anualmente estabelecer as metas dos objectivos da qualidade.

• Estrutura do Manual da Qualidade e sua Gestão Estrutura do Manual da Qualidade O Manual da Qualidade é o documento que descreve e dá a conhecer, tanto interna como

externamente, a estrutura geral do Sistema de Gestão implementado no L-DRAPN, as principais

características da organização, a política e os princípios estabelecidos para o cumprimento dos

objectivos definidos, segundo os critérios da norma NP EN ISO/IEC 17025:2005.

O objectivo essencial do Manual da Qualidade é definir a estrutura fundamental do Sistema de

Gestão, ao mesmo tempo que serve de referência permanente na sua implementação, manutenção

e avaliação.

O Manual da Qualidade é constituído por cinco capítulos cuja estrutura segue a da norma de

referência, sendo os capítulos quatro e cinco os que evidenciam a maneira como o laboratório

cumpre os requisitos da norma.

Em cada capítulo são referenciados documentos que não fazem parte do Manual da Qualidade

mas que o complementam, tais como: os procedimentos que fazem parte do Manual de

Procedimentos, bem como instruções técnicas, modelos, registos e outros documentos nele

designados.

No rodapé de cada página do MQ, estão identificados os responsáveis pela elaboração e

aprovação do MQ. Também está identificada a edição em vigor.

O original do MQ, em suporte de papel, está à responsabilidade do GQ. Existe uma versão

electrónica, da última edição em vigor, em ficheiro PDF, disponível no site da DRAPN (cópia não

controlada). O GQ e o AQ têm acesso total para alteração, actualização, eliminação e impressão.

Os restantes colaboradores do L - DRAPN têm acesso via distribuição electrónica.

Manual da Qualidade




Gestão do Manual da Qualidade A revisão deste Manual é feita anualmente. É responsável por esta revisão o GQ, sendo aprovada

pela CDiv .

Sempre que ocorra um facto que altere o que está prescrito no presente Manual, é da

responsabilidade do GQ a sua correcção e actualização, sendo as alterações identificadas na

primeira página da nova edição – Lista de Alterações à Última Edição. As edições são numeradas

sequencialmente.

Qualquer colaborador do Laboratório pode sugerir alterações ao conteúdo do MQ. A alteração

proposta é analisada pelo GQ e se necessário é desencadeado um processo de actualização.

É da competência dos RS’s notificar o GQ dos factos que eventualmente impliquem actualizações,

de forma a permitir a substituição imediata dos documentos respectivos.

A distribuição do MQ, bem como da documentação complementar está definida no procedimento

CONTROLO DE DOCUMENTOS – PG.09.

4.3 Controlo dos Documentos

Procedimento : CONTROLO DOS DOCUMENTOS – PG.09 Todos os procedimentos que fazem parte do Sistema de Gestão são revistos e aprovados, antes da

sua emissão, por pessoal devidamente autorizado, constante do procedimento CONTROLO DOS

DOCUMENTOS.

É da responsabilidade do GQ zelar para que todos os documentos existentes no Laboratório

estejam devidamente actualizados.

A actualização da legislação geral no âmbito da Qualidade e responsabilidades atribuídas ao

laboratório é da responsabilidade do GQ, a legislação específica aos ensaios é da responsabilidade

dos RS’s.

A periodicidade de actualização da documentação externa de referência aplicável ao âmbito da

Acreditação é no mínimo bianual.

Manual da Qualidade




4.4 – Análise de Consultas, Propostas e Contratos Procedimento: ANÁLISE DE CONSULTAS, PROPOSTAS E CONTRATOS – PG. 12

Para a possível concretização de contratos, o L-DRAPN segue o procedimento acima mencionado

que estabelece a metodologia a observar na celebração de contratos com clientes.

O L-DRAPN dialogará sempre com o cliente de modo a que quaisquer divergências que surjam

entre a consulta ou a proposta e o contrato sejam resolvidas antes de iniciar qualquer trabalho.

No decorrer dos trabalhos contratados, caso qualquer das partes e por motivos não previstos

necessitem de efectuar alterações ao contrato inicial, tais diferendos serão acordados entre as

partes e o contrato é alterado e aprovado pelas mesmas responsabilidades.

4.5 – Subcontratação de Ensaios A subcontratação de ensaios será feita aos Laboratórios de Estado ou privados, acreditados. Caso

o L-DRAPN recorra à subcontratação de ensaios, notificará por escrito o cliente para que este

aprove, também por escrito, a realização dos ensaios por laboratório subcontratado, isto, caso a

subcontratação não esteja prevista no contrato inicial ou se tiver havido alteração no âmbito da

subcontratação ou o subcontratado.

O L-DRAPN assume a responsabilidade pelos resultados dos ensaios subcontratados, bem como o

cumprimento de prazos, uso de métodos acordados ou cumprimento de outros requisitos

contratuais, excepto nos casos em que o cliente ou uma entidade regulamentadora estipulem qual

o subcontrato a utilizar.

O L-DRAPN manterá todos os registos associados à subcontratação de ensaios pelo prazo de três

anos.

4.6 – Aquisição de Produtos e Serviços Procedimento: AQUISIÇÃO DE PRODUTOS E SERVIÇOS – PG. 21

A aquisição de Produtos e Serviços, bem como a avaliação e qualificação de fornecedores segue o

estabelecido no procedimento PG.21.

A metodologia seguida para a Aquisição de Produtos e Serviços respeita o estabelecido em quadro

legal para a contratação pública e praticado pela DRAPN. O modo de avaliar e seleccionar os

fornecedores do L-DRAPN é descrito no procedimento acima mencionado.

Manual da Qualidade




Durante a elaboração dos procedimentos de aquisição serão estabelecidos critérios que visem a

contratação das necessárias aquisições a entidades idóneas que garantam a qualidade dos

fornecimentos, prazos de entrega, preferencialmente certificadas/acreditadas e que prestem

adequada assistência após venda.

O GQ manterá actualizada a LISTA DE FORNECEDORES DO L-DRAPN que inclui os contactos de

todos os fornecedores.

4.7– Serviço ao Cliente O Laboratório está sempre disponível para prestar qualquer esclarecimento aos clientes ou aos

seus representantes, a fim de lhes permitir definir correctamente o pedido dos ensaios a efectuar.

A cooperação com o cliente compreende a eventual possibilidade de acesso, previamente

autorizada, a locais apropriados do laboratório para assistir aos ensaios que foram pedidos, desde

que, não haja comprometimento da confidencialidade relativamente a outros clientes e às regras de

segurança.

� Sempre que haja atrasos ou desvios importantes na execução dos ensaios o cliente será

informado.

Como a comunicação com o cliente é um factor de primordial importância para determinar e

assegurar as suas necessidades e expectativas, o Laboratório possui um INQUÉRITO DE SATISFAÇÃO

DO CLIENTE – MOD. 28, que é entregue juntamente com o relatório de ensaio e/ou enviado pelo

correio aos clientes do L-DRAPN no último trimestre de cada ano.

O retorno da informação obtida a partir do questionário é analisado juntamente com as

reclamações, sendo o resultado dessa análise utilizado nas reuniões de Revisão pela Gestão com

o objectivo da melhoria contínua.

4.8– Reclamações

Procedimento : TRATAMENTO DE RECLAMAÇÕES - PG. 14 O Laboratório encara as reclamações, verbais ou escritas, como oportunidades de melhoria.

Quando um cliente e/ou terceiros manifesta insatisfação pelos serviços prestados é convidado a

preencher o MOD. 03 – REGISTO DE RECLAMAÇÕES que lhe é facultado imediatamente no local de

atendimento do laboratório ou enviado por correio, fax ou e-mail.

Manual da Qualidade




As reclamações recebidas serão tratadas segundo a metodologia estabelecida no respectivo

procedimento, analisadas pelo CDiv e posteriormente será dado conhecimento a nível superior,

caso haja relevância para o efeito.

O L-DRAPN dispõe ainda do Livro Amarelo que será disponibilizado a pedido do reclamante, sendo

a reclamação tratada conforme as regras da Administração Pública.

4.9 – Controlo de Trabalho Não Conforme

Procedimento: CONTROLO DE TRABALHO NÃO CONFORME - PG. 15 Qualquer colaborador do laboratório ao identificar o trabalho não conforme (TNC) deverá dar

conhecimento superiormente. Este pode ter origem na actividade do dia-a-dia, em reclamações ou

em auditorias internas ou externas. Sempre que é detectado TNC relacionado com o sistema de

gestão ou com a actividade analítica, este é avaliado pelo RL, GQ, AQ e o RS correspondente, e

será proposta a implementação de uma correcção/acção correctiva que se considerar necessária.

O GQ e o responsável do sector acompanharão a implementação das acções correctivas.

Periodicamente é analisado e avaliado o tipo de TNC detectado e a reincidência de situações não-

conformes, de modo a prevenir situações de TNC futuras (Mod.39). Na reunião de Revisão pela

Gestão é efectuada uma análise do TNC, sendo quantificado e avaliada a sua importância o TNC.

4.10 – Melhoria O L-DRAPN assegura continuamente a eficiência e a eficácia do seu Sistema de Gestão através

de:

• Revisão pela Gestão,

• Política da Qualidade,

• Objectivos da Qualidade,

• Auditorias,

• Acções correctivas e preventivas,

• Tratamento do trabalho não conforme,

• Tratamento de reclamações,

• Comunicação.

Anualmente são efectuadas reuniões, onde são avaliados os indicadores que possam contribuir

para a melhoria contínua e sustentada da eficácia do Sistema de Gestão. Nessa altura, são

devidamente analisados os resultados de auditorias internas e externas, as reclamações, os dados

Manual da Qualidade




obtidos no acompanhamento da implementação das acções correctivas e acções preventivas bem

como os resultados obtidos pelo retorno da informação dos clientes. É ainda feita uma análise do

controlo da qualidade analítica estabelecido no laboratório e os resultados dos ensaios de avaliação

de proficiência.

Com base nas conclusões obtidas são estabelecidos planos de melhoria a serem implementados.

4.11 – Acções Correctivas Procedimento: ACÇÕES CORRECTIVAS E ACÇÕES PREVENTIVAS - PG. 16 Sempre que seja detectada uma não conformidade, quer nas actividades de ensaio quer no

Sistema de Gestão, devem ser analisadas as causas que a originaram e fazer o seu registo no MOD

26 – REGISTO DE TRABALHO NÃO CONFORME E ACÇÕES CORRECTIVAS.

A origem do trabalho não conforme é atribuída a uma das 5 causas principais: equipamento, mão-

de-obra, procedimentos de trabalho ou de gestão, materiais e ambiente. A identificação das causas

das não conformidades deve incidir sobre as causas subjacentes às causas principais.

Seguir-se-á a selecção e implementação de correcções e/ou acções correctivas (AC) que será

acompanhada pelo responsável por essa implementação e que registará o resultado da avaliação

da eficácia das A.C. implementadas (Mod.39). Se pela avaliação da eficácia se verifique a

possibilidade de recorrência da não conformidade ou trabalho não conforme ou caso a gravidade

da não conformidade o exija, será realizada uma auditoria complementar.

4.12 – Acções Preventivas Procedimento: ACÇÕES CORRECTIVAS E ACÇÕES PREVENTIVAS - PG. 16 O laboratório considera as acções preventivas como um processo proactivo de identificação de

potenciais causas de não conformidades.

Por isso, está aberto a sugestões de melhoria de qualquer colaborador, assim como de clientes,

através do retorno da informação, bem como da análise das dificuldades surgidas nas actividades

de ensaio ou em qualquer elemento do Sistema de Gestão.

As acções preventivas (AP) são adoptadas para eliminar as potenciais causas de não

conformidades, de forma a prevenir a sua ocorrência. A necessidade de AP é identificada através

dos resultados de auditorias, registos da qualidade, análise de tendências e de risco e análise dos

resultados dos ensaios interlaboratoriais.

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4.13 – Controlo de Registos Procedimento: CONTROLO DE REGISTOS DA QUALIDADE E REGISTOS TÉCNICOS - PG. 17 Os registos da qualidade e os registos técnicos são escritos de modo legível, permanente e

indelével, armazenados em ambiente próprio, a fim de evitar a sua deterioração ou perda.

Os registos são mantidos em local de acesso restrito de modo a garantir a confidencialidade dos

mesmos. Quando existem em suporte electrónico, são feitas cópias de segurança e utilizam-se

vários níveis de acesso, garantindo assim a confidencialidade e protecção contra eventuais danos.

O laboratório conserva todos os registos das observações originais e a informação suficiente para

que possa ser estabelecida uma linha de auditoria, bem como os registos relativos às calibrações e

ao pessoal, mantendo também uma cópia de cada relatório de ensaio emitido, durante um período

de 3 anos contados a partir do ano civil seguinte ao da realização do ensaio. Estes prazos são

independentes do cumprimento de outros aplicáveis por força legal ou contratual.

A metodologia seguida para os restantes documentos relativos ao processo da amostra encontra-

se descrita na secção 5.10.

4.14 – Auditorias Internas Procedimento : AUDITORIAS INTERNAS - PG. 18 As auditorias internas têm como objectivo avaliar a eficácia do Sistema de Qualidade implementado

no Laboratório, verificando a documentação existente para o efeito e o grau de cumprimento dos

requisitos aplicáveis. São um meio de detectar potenciais não conformidades, de fornecer

informação necessária ao estabelecimento de acções correctivas e preventivas como objectivo de

contribuir para a melhoria do Sistema da Qualidade.

É estabelecido anualmente um programa de auditorias a realizar a todos os requisitos da NP EN

ISO/IEC 17025:2005, com a indicação das actividades a serem auditadas.

O ciclo de auditoria interna é completado num ano.

O planeamento e a organização das auditorias de acordo com o programa estabelecido é da

responsabilidade do GQ.

Os auditores são indicados pelo CDiv após análise do curriculum vitae actualizado.

Sempre que for oportuno efectua-se uma auditoria de acompanhamento para verificar se as acções

correctivas propostas foram concretizadas.

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4.15-Revisão pela Gestão

Procedimento: REVISÃO PELA GESTÃO – PG.19 Anualmente, de preferência no início de cada ano, a Gestão de Topo do laboratório reúne-se para

rever o Sistema de Gestão e as actividades de ensaio de modo a assegurar a continuação da sua

adequação e eficácia de uma forma sustentada, introduzindo alterações ou melhorias necessárias.

Na convocatória da reunião estarão discriminados todos os pontos necessários à revisão do SG.

Após a reunião da Revisão pela Gestão, será elaborada uma acta que será assinada por todos os

presentes, na qual constarão as conclusões e as acções a implementar. Serão sempre designados

os responsáveis pela concretização das acções/decisões estabelecidas e os prazos de

implementação.

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5. REQUISITOS TÉCNICOS

5.1 – GENERALIDADES O planeamento da valorização e contínuo aperfeiçoamento das competências dos recursos

humanos do laboratório e da actualização permanente dos recursos logísticos e gestão do seu

correcto funcionamento, garante que, os recursos necessários estão disponíveis para atingir os

objectivos que o laboratório se propôs concretizar.

5.2 – PESSOAL Procedimento: PESSOAL – PG.20 As qualificações mínimas exigíveis para o exercício das diferentes funções do Laboratório de forma

a garantir a competência de todos os colaboradores estão definidas no Anexo 06 deste MQ.

O L-DRAPN tem a preocupação de facultar formação e aprendizagem contínua a todos os

colaboradores de modo a estarem actualizados e assim se sintam confiantes e motivados para

terem um bom desempenho no cargo que ocupam.

Os nomes dos colaboradores, Curriculum Vitae, certificado de habilitações, certificados de

formação, vínculo laboral, qualificações necessárias, responsabilidades, autoridade e

interrelacionamento de cada uma das diferentes funções estão definidos e arquivados no dossier

“Manual de Funções” (Pessoal/Funções/Competências) sob a responsabilidade do Gestor da

Qualidade.

5.3 – Instalações e Condições Ambientais Os Laboratórios foram construídos segundo os modernos conceitos exigidos para os laboratórios

de ensaio, tendo instalações com distribuição adequada de espaços e vias de circulação de modo a

separar zonas ou actividades potencialmente perigosas ou incompatíveis a fim de evitar

contaminação cruzada. Os locais de trabalho estão providos de condições ambientes, de

iluminação e de limpeza adequados. Foram tomadas as disposições necessárias para evitar

excessos de temperatura, humidade, vibrações, ruídos e correntes de ar que possam influir nos

resultados dos ensaios.

As saídas de emergência estão devidamente sinalizadas e com portas de abertura fácil para o

exterior.

Manual da Qualidade




Estão asseguradas as condições de segurança necessárias através da existência de detectores de

fumos e incêndios, extintores, chuveiros, lava-olhos, estojo de primeiros socorros, bem como a

existência de equipamentos de segurança próprios como câmaras de fluxo, extractores, meios de

esterilização, armazenamento exterior e instalação de gases em rede.

Os técnicos/operadores têm à sua disposição equipamentos de protecção individual (EPI’s) tais

como: batas, óculos, luvas, máscaras, pipetadores manuais, etc.

Em locais acessíveis estão divulgados os números de telefone de emergência (bombeiros, 112 e

CIAV - Centro de Informação Anti-Venenos).

A protecção ambiental é encarada proactivamente pelo laboratório com a existência de

mecanismos para a eliminação, neutralização ou remoção de resíduos perigosos ou contaminantes

descritos no procedimento PG. 08.

A segurança dos Laboratórios está assegurada por um dos colaboradores.

O acesso ao laboratório a áreas que afectam a qualidade dos ensaios é restringido aos

colaboradores do laboratório exceptuando-se casos de acesso previamente autorizado e/ou para

seguimento de ensaios, tendo sempre presente a preservação da confidencialidade das operações.

Existem instruções técnicas onde se descreve a metodologia a seguir para a limpeza/lavagem de

material de laboratório.

A limpeza geral das instalações do LQAA e do LAAAP é efectuada por uma empresa externa, à

qual são dadas indicações específicas para a execução da limpeza de modo a garantir a segurança

do pessoal, a salvaguarda da operacionalidade dos equipamentos e a confidencialidade dos dados,

bem como a integridade dos itens ensaiados.

5.4 – Métodos de Ensaio e Calibração e Validação do s Métodos O Laboratório, para a execução dos ensaios, segue procedimentos de ensaio normalizados, ou

procedimentos definidos internamente.

A selecção dos métodos é feita com base no conhecimento e experiência dos técnicos, tendo como

objectivo a satisfação das necessidades do cliente e que sejam apropriados para os ensaios que

realiza.

O cliente é sempre informado, quando apresenta o pedido de análises, dos métodos/normas

seguidos pelo laboratório.

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O L- DRAPN pode utilizar métodos de ensaio desenvolvidos internamente ou procedimentos de

ensaio normalizados que são previamente validados. Esta validação será tão exigente e exaustiva

quanto necessário de acordo com os métodos.

Para a realização de ensaios de acordo com um método normalizado, o L – DRAPN evidência

registos que demonstram a sua implementação em cumprimento com as características de

desempenho dos mesmos.

No âmbito do controlo da qualidade analítica, estão implementados planos de controlo (interno e

externo) para cada método.

Existem estudos de estimativa de incertezas de medição para os métodos de ensaio a que se

aplica este conceito.

Os métodos realizados no L – DRAPN estão listados no Anexo 01 deste manual.

Os procedimentos de ensaios utilizados pelo L – DRAPN no âmbito da Acreditação encontram-se

listados no documento MOD. 14.

� Controlo de dados Os cálculos e as transferências de dados são submetidos a verificações que se ajustam ao modo

como estes são executados.

Quando o L- DRAPN recorre a software comercial para efectuar cálculos, este é validado aplicando

os algoritmos e as formulas usados, por comparação com os resultados obtidos, por exemplo, com

uma máquina de calcular.

Sempre que forem utilizadas folhas de cálculo, estas são validadas antes da sua utilização em

rotina, por comparação com o cálculo efectuado com outro instrumento de cálculo.

O acesso a fórmulas de cálculo existentes nas folhas de Excel efectua-se por atribuição de palavra

passe, sendo as alterações restritas aos responsáveis de cada sector.

O acesso a resultados processados e transferidos electronicamente pelo software dos

equipamentos e que são utilizados no relatório de ensaio, é feito por atribuição de palavra passe a

cada utilizador para diferentes níveis de acesso.

Os dados de ensaios e outros elementos relevantes do processo de ensaio, estão devidamente

protegidos contra eventuais alterações, por atribuição de palavra passe de acesso e fazem-se

regularmente cópias de segurança.

Existem também cópias em suporte de papel.

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5.5 – Equipamento O Laboratório dispõe de todo o equipamento necessário à correcta execução dos ensaios que se

propõe. Sempre que seja necessário recorrer a equipamento fora do controlo permanente do

Laboratório, este é utilizado com os mesmos princípios, garantido que são respeitados os requisitos

para os ensaios em causa.

O equipamento está numerado e identificado em cada sector do laboratório e existem uma lista do

equipamento, contendo os dados mais importantes.

Existe um dossier para o equipamento principal, onde consta a FICHA TÉCNICA DE EQUIPAMENTO –

MOD. 01, e toda a informação relativa ao equipamento, tais como: manuais, registo de ocorrências,

certificados de calibração externa, verificações, bem como toda a informação que se julgue

relevante.

Antes de ser posto em funcionamento, o equipamento é calibrado e/ou verificado de modo a

demonstrar a sua conformidade.

O equipamento é utilizado por pessoas competentes e autorizadas que têm à sua disposição

instruções actualizados sobre o manuseamento do equipamento, incluindo os manuais relevantes

fornecidos pelo fabricante.

Existem planos de manutenção preventiva e calibração para o equipamento, de acordo com os

requisitos específicos de cada processo.

O estado de operacionalidade do equipamento é identificado pelo uso de etiquetas (Mod.11),

conforme estabelecido no PG.23.

Quando são detectadas deficiências funcionais em qualquer aparelho, desencadeia-se o

procedimento CONTROLO DE TRABALHO NÃO CONFORME – PG.15 não sendo permitida a sua

utilização até haver a certeza de que está novamente apto.

No caso do equipamento necessitar de reparação será preenchido o MOD. 02 – REGISTO DE

AVARIAS.

É da responsabilidade do GQ estabelecer um programa anual de calibrações a efectuar (Mod. 04).

As calibrações dos diversos equipamentos estão atribuídas a laboratórios metrológicos acreditados

para o ensaio em causa.

Periodicamente são realizadas verificações da conformidade do equipamento e inspeccionado o material de vidro volumétrico.

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5.6 – Rastreabilidade das Medições A rastreabilidade das medições é garantida através do recurso a serviços de calibração de

laboratórios externos acreditados pelo IPAC e internamente pela utilização de materiais de

referência certificados e outros equipamentos de medição calibrados.

5.7 – Amostragem - Não aplicável 5.8 – Manuseamento dos itens a ensaiar Procedimento: RECEPÇÃO, ENCAMINHAMENTO, PROTECÇÃO, ARMAZENAMENTO E CONSERVAÇÃO DAS

AMOSTRAS - PG.07 O Laboratório, sempre que solicitado pelo cliente, dará todas as indicações necessárias e

disponibiliza informação documental sobre a colheita, acondicionamento e transporte da amostra,

sendo esses passos juntamente com a amostragem, da exclusiva responsabilidade do cliente.

Os critérios de aceitação de amostra estão definidos no procedimento PG.07 – RECEPÇÃO,

ENCAMINHAMENTO, PROTECÇÃO, ARMAZENAMENTO E CONSERVAÇÃO DAS AMOSTRAS.

Sempre que uma amostra não é ensaiada de imediato, é armazenada em zonas específicas

existentes no Laboratório, de forma a garantir a sua conservação e segurança quanto a possíveis

acidentes, e, segundo as condições de armazenagem adequadas ao tipo de amostra de acordo

com a metodologia descrita no procedimento PG.07.

Depois de completados os ensaios, a amostra remanescente é eliminada ou é colocada numa zona

do Laboratório onde seja garantida a sua protecção contra deteriorações, de acordo com o

procedimento PG.07. Caso o cliente solicite o remanescente da amostra e desde que seja viável, o

L-DRAPN coloca à disposição do cliente que deverá proceder ao seu levantamento no prazo

máximo de 5 dias a contar da data de recepção dos resultados, fim do qual cessa a

responsabilidade pela sua conservação. Passado o prazo estipulado, a amostra seguirá o

encaminhamento descrito nos procedimentos PG.07 e PG.08 – ELIMINAÇÃO DE RESÍDUOS.

No caso de o cliente não proceder ao levantamento do relatório de ensaio este é anexado à factura

e remetido ao cliente.

5.9 – Garantir a Qualidade dos Resultados de Ensaio O Laboratório dispensa particular atenção ao controlo interno da qualidade, dos resultados de

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ensaios. As ferramentas de controlo utilizadas, bem como os critérios de aceitação estão definidos

em Instruções de Trabalho e/ou Procedimentos e Ensaio dos sectores (IT.SP.10, PE.SA.01,

PE.SA.02, PE.SA.03 e PE.SA.04).

O controlo externo da qualidade concretiza-se pela participação periódica do laboratório em ensaios

interlaboratoriais nacionais e internacionais. O L-DRAPN analisa os resultados da sua participação

e sempre que o desempenho seja considerado insuficiente ou inaceitável desencadeia um

procedimento de TNC e AC. Nos casos graves, o L-DRAPN informará o IPAC do facto.

Para além disso, o laboratório procura estabelecer, uma troca regular de informação com outros

laboratórios, das mesmas áreas de trabalho, nacionais ou estrangeiros, tendo em vista estabelecer

procedimentos de ensaio uniformes e melhorar a qualidade do trabalho desenvolvido.

5.10 – Apresentação dos Resultados Os resultados serão apresentados com o número de algarismos significativos tendo em conta o

procedimento analítico, as orientações expressas em Norma ou documento normativo de forma a

transmitir com maior rigor possível o resultado. Sempre que a incerteza afecte o cumprimento do

limite de uma especificação, ou quando as instruções do cliente assim o determinarem, será

incluída uma declaração da incerteza estimada.

Realizados os ensaios, o técnico procede ao preenchimento do respectivo Relatório de Ensaio (RE)

a partir dos dados registados na Folha de Trabalho, entregando-o ao RS, que o verificará e validará

(ou por quem o substitua para esse efeito) para a emissão para o exterior.

Os processos respeitantes a cada amostra são arquivados e organizados de forma a ser possível,

em qualquer altura, recolher todos os elementos necessários à reprodução exacta dos ensaios

realizados.

O Relatório de Ensaio só poderá ser reproduzido na íntegra e deverá apresentar os seguintes itens:

• Designação da entidade onde está inserido o laboratório,

• Nome e morada do Laboratório,

• Um título,

• Identificação do relatório de ensaio,

• Nome e morada do cliente,

• Descrição da amostra (n.º de registo e código),

• Data de recepção da amostra,

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• Data de inicio e data de fim da realização dos ensaios,

• Identificação do método utilizado,

• Resultados de ensaio e unidades de medição e limites de determinação (quando aplicável),

• Data da emissão do relatório,

• Declaração em que os resultados se referem apenas aos itens ensaiados,

• Declaração de que a amostragem é da responsabilidade do cliente,

• Nome, função e assinatura da pessoa que valida o relatório de ensaio.

Todas as páginas do relatório são numeradas, com indicação do número total de páginas.

No relatório de ensaio apenas se poderá indicar a conformidade ou não-conformidade com

especificação, normas, documentos com carácter regulamentar ou legal.

O relatório de ensaio é emitido em suporte impresso, sendo-lhe anexada cópia da acta sempre que

esta tenha sido elaborada, sendo entregue directamente ao cliente, ou enviado através de ofício.

Uma cópia do relatório de ensaio e da acta é entregue ou enviada ao consultor técnico, caso este

tenha assistido à realização das análises.

Sempre que um cliente necessite de uma 2ª via do Relatório de Ensaio esta ser-lhe-á facultada,

apondo-lhe a designação “2ª VIA”. A 2ª via do Relatório de Ensaio apesar de ter o mesmo número e

a mesma data da conclusão dos ensaios, será validada apondo-lhe a data da nova emissão do

documento.

O original da acta será arquivado no dossier “ACTAS-PERITOS”.

As correcções ou aditamentos a um relatório de ensaio já entregue serão efectuadas por emissão

de novo Relatório de Ensaio com idêntico número e aposição da frase.” Este relatório substitui e

anula o anterior com o mesmo número e datado de dd-mm-aaaa”.

Na cópia do Relatório de Ensaio passado anteriormente será aposta a palavra

“Substituído/Anulado”.

Sempre que seja detectado um erro sistemático numa série de relatórios de ensaio e desde que

este não altere ou ponha em causa os resultados, a rectificação poderá ser feita através de uma

errata, sendo o cliente notificado por escrito identificando-se o erro do seguinte modo: “onde se

lê.....”, “ deverá ler-se...”.

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