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MANUAL
DO
FORNECEDOR
Setor de Suprimentos
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Suprimentos Manual do Fornecedor – Revisão 00
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ÍNDICE
1. A EMPRESA .................................................................................................................. 3
2. LOCALIZAÇÃO ............................................................................................................ 3
3. POLÍTICA DA QUALIDADE – ISO 9001/2008 ........................................................ 3
4. MISSÃO, VISÃO E VALORES ................................................................................... 4
4.1. MISSÃO ...................................................................................................................... 4
4.2. VISÃO ......................................................................................................................... 4
4.3. VALORES ................................................................................................................... 4
5. OBJETIVOS ................................................................................................................... 5
6. ORIENTAÇÕES GERAIS ............................................................................................ 5
7. AVALIAÇÃO E REAVALIAÇÃO DE FORNECEDOR ........................................... 6
7.1. AVALIAÇÃO ................................................................................................................ 6
7.2. REAVALIAÇÃO ............................................................................................................ 6
8. FATURAMENTO ........................................................................................................... 7
8.1. DADOS CADASTRAIS .................................................................................................. 7
8.2. NOTAS FISCAIS ELETRÔNICAS ................................................................................... 8
8.3. EMISSÃO E PRAZO PARA ENVIO DE NOTA FISCAL ...................................................... 8
9. PROCESSO DE PAGAMENTO ................................................................................. 8
9.1. PRAZO ....................................................................................................................... 8
9.2. FLUXO DE PAGAMENTO ............................................................................................. 8
10. DOCUMENTAÇÃO DE PRESTADORES DE SERVIÇO ................................... 9
10.1. CONDIÇÕES GERAIS ............................................................................................... 9
10.2. RELAÇÃO DE DOCUMENTOS ................................................................................... 9
10.3. PRAZO DE ENTREGA DE DOCUMENTAÇÃO ............................................................. 9
11. DISPOSIÇÕES FINAIS .......................................................................................... 10
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1. A empresa
O Terca destaca-se entre as grandes empresas de armazenagem alfandegada do
Brasil. Suas atividades estão voltadas para armazenagem e vistoria de veículos,
máquinas e cargas gerais.
2. Localização
O Terca localiza-se no km 281 da Rodovia Governador Mario Covas, uma das
rodovias mais importantes do país, que liga as regiões sul e norte pelo litoral.
Está a 10 km do aeroporto Eurico Sales e a 24 km do complexo portuário da
Grande Vitória. Esse complexo é formado pelo porto organizado de Vitória, Cais
de Capuaba e pelos terminais privativos de Praia Mole, Portocel e Ubu.
3. Política da Qualidade – ISO 9001/2008
O Terca possui a certificação ISO 9001 desde 1997. Utiliza um sistema de gestão
com abordagem no processo, onde se parte dos requisitos do cliente e busca
alcançar sua satisfação.
Busca “garantir a melhoria contínua do sistema de gestão da qualidade, de acordo
com os padrões estabelecidos, agregando expertise nos serviços de logística de
armazenagem; e buscar a satisfação dos nossos clientes, a capacitação dos
nossos colaboradores e o equilíbrio social e econômico da empresa”. Revisão 06-
26/06/2009.
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4. Missão, visão e valores
4.1. Missão
Fornecer serviços de Logística de armazenagem com excelência, comprometido
com as questões sócio-ambientais, garantindo a satisfação dos clientes, a
capacitação dos nossos colaboradores e a geração de valor para acionistas e
parceiros
4.2. Visão
Consolidar-se como porto seco mais rentável do estado do Espírito Santo até
2015, destacando-se como um elo indispensável da cadeia logística do nosso
público de interesse.
4.3. Valores
• Ética
• Comprometimento
• Responsabilidade
• Foco no cliente
• Capacitação dos colaboradores
• Melhoria contínua
• Agilidade
• Inovação
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5. Objetivos
• Estreitar o relacionamento entre o Terca e seus fornecedores, através de
informações relevantes sobre nosso processo de aquisição de produtos e
contratação de serviços, desde a cotação até o fluxo de pagamento;
• Orientar e esclarecer os fornecedores sobre os critérios adotados pelo Terca
no processo de aquisição e pagamento de produtos e/ou serviços;
• Garantir a manutenção de nosso sistema da qualidade, através da aquisição
de produtos e serviços que atendam às necessidades de nossos clientes de
forma eficaz.
6. Orientações Gerais e Conduta Ética
• Só é permitido o envio de brindes promocionais, bem como da realização de
refeições ou outras atividades de entretenimento que são atinentes ao negócio
e práticas comerciais da empresa, com objetivo de fomentar relacionamentos
comerciais.
• Não é permitido o envio de presentes ou pagamentos ilegais ao comprador
com o objetivo de alcançar benefícios em negociações ou quaisquer outros
motivos.
• Não deverão ser mantidas tratativas entre o fornecedor e o comprador de
caráter estranhos às atividades de nossa empresa.
• A aquisição de materiais/serviços deverá ser feita apenas pelo setor de
Compras, salvo em casos de emergência ou fora do horário comercial do setor;
• Cumprir os valores e prazos acordados no pedido de compra;
• Não serão aceitas notas fiscais emitidas com data anterior a do pedido de
compra;
• Manter os dados cadastrais atualizados junto ao Terca;
• Assinar e retornar os acordos ou contrato dentro dos prazos estabelecidos;
• Fornecer toda a documentação exigida em contrato ou para conferência do
RH;
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7. Avaliação e reavaliação de fornecedor
7.1. Avaliação
Para a inclusão de um novo fornecedor, o Terca envia o formulário Critérios de
Avaliação de Fornecedores (FOR-194), onde o mesmo deverá ser corretamente
preenchido e devolvido juntamente com os comprovantes de fornecimento de
capacidade técnica ou sistema de gestão da qualidade (ou equivalente).
No processo de avaliação inicial, poderá ser solicitado ainda: amostra dos
produtos, solicitação de visita nas instalações do fornecedor e reuniões pontuais
no Terca para verificação da área ou processo onde o produto ou serviço será
utilizado.
Após o envio do formulário preenchido, juntamente com as devidas comprovações
de capacidade técnica e sistema de Gestão da Qualidade, o setor de Compras
analisa a documentação e aprova ou reprova o fornecedor
7.2. Reavaliação
A avaliação de fornecedores é realizada semestralmente. Segue abaixo os
critérios de classificação de acordo com a pontuação obtida:
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For 038 – Resultado da Reavaliação de Fornecedores
Para garantir a continuidade no Terca e ser aprovado, o fornecedor terá que
atingir uma pontuação maior ou igual a 10,2. Caso ele não atinja esse valor e fique
acima de 6,7 pontos, sua aprovação será realizada, porém é solicitado um plano
de ação com prazo estabelecido para que ele possa implementar as melhorias
necessárias nos critérios que estão deficientes. Entretanto, havendo reprovação,
ele será notificado formalmente e aplicado uma suspensão em seu fornecimento
por um prazo de 3 meses.
8. Faturamento
8.1. Dados cadastrais
As notas fiscais deverão ser emitidas observando os dados cadastrais conforme
enviado no ato da aquisição.
FÓRMULA DE APURAÇÃO: MULTIPLICAR O FATOR PELO PESO DE CADA
ITEM.
LEGENDA: O = ÓTIMO – B = BOM – R = REGULAR – P = PÉSSIMO
ITENS AVALIADOS FATOR
PESO PONTOS OBTIDOS O B R P
QUALIDADE
10 06 04 02
1,0
PRAZO DE
ENTREGA 0,5
ATENDIMENTO 0,2
TOTAL
PONTUAÇÃO RESULTADO
17 ----------- 10,2 APROVADO
10,1 ----------- 6,8 APROVADO COM RESTRIÇÃO
6,7 ----------- 3,4 REPROVADO
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8.2. Notas fiscais eletrônicas
Para os fornecedores que já utilizam o sistema de nota fiscal eletrônica, os
arquivos eletrônicos (DANFE, arquivo XML) deverão ser enviados para o e-mail
Nosso setor fiscal não aceitará notas fiscais sem o respectivo arquivo XML.
8.3. Emissão e prazo para envio de nota fiscal
As notas fiscais deverão ser emitidas e chegar ao Terca até o dia 28 do mês
corrente. Notas recebidas após este prazo não serão registradas, sendo
devolvidas para o fornecedor para re-emissão no mês subseqüente.
9. Processo de Pagamento
9.1. Prazo
Nosso prazo de pagamento mínimo para os fornecedores é de 30 dias. Salvo em
casos em que houver alguma negociação específica entre o Terca e o fornecedor.
9.2. Fluxo de Pagamento
A sistemática de pagamentos do Terca é estabelecida conforme demonstrado em
fluxo abaixo:
Autorização (Gerência
(Controladoria)
não
Recebimento de NF
(Fornecedor)
Conferência (Fiscal)
Emissão de voucher de pagamento
Cotação
Contrato
Conferência (Contábil)
Prestador de
Serviço?
Liberação RH (Rotinas
(Trabalhistas) sim
Aprovação (Diretoria)
Pagamento (Financeiro)
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Fluxo de pagamento de fornecedores
10. Documentação de prestadores de serviço
10.1. Condições gerais
Para os fornecedores que prestam serviços regulares dentro do Terca (sindicatos,
limpeza e conservação, manutenção) é necessário o envio mensal de
documentação que comprove o recolhimento dos impostos trabalhistas,
garantindo assim a idoneidade do fornecedor com o seu empregado, evitando
assim processos trabalhistas entre outras penalidades.
10.2. Relação de documentos
Os documentos exigidos são:
• Guia da Previdência Social (GPS)
• Guia de Recolhimento do FGTS (GRF)
• Relação de Empregados (RE)
• Folha de Pagamento
• Termo de Rescisão do Contrato de Trabalho (TRCT)
• Guia de Recolhimento Rescisório do FGTS (GRRF do TRCT)
• Demonstrativo da GRRF do TRCT
• Recibo de Pagamento a Autônomo (RPA)
OBS: A documentação exigida se aplica apenas aos prestadores de serviço
alocados ao tomador Cotia Armazéns Gerais S/A.
10.3. Prazo de entrega de documentação
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A documentação deverá ser entregue ao RH até o dia 25 de cada mês. Será
sempre referente à competência anterior à emissão da nota fiscal.
O Rh terá 5 dias após a entrega dos documentos para analisá-los e informar ao
fornecedor sobre eventuais pendências como: falta de documentação, divergência
da RE com o registro de entrada/saída da portaria de pedestres, entre outras.
11. Disposições Finais
Declaramos que recebemos da Cotia Armazéns Gerais S/A (TERCA) este Manual
do Fornecedor, o qual se encontra disponível no site da empresa
(www.terca.com.br), sendo este de nosso inteiro conhecimento.
Fornecedor: _____________________________________________
Representante Legal da Empresa:
___________________________________
Nome:
RG:
_________________________, _________de ___________________de 20___
