Modelagem de Processos e BPMN

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Modelagem de Processos e BPMN

Professor Gledson Pompeu – [email protected]

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Definição de Processo

Conjunto estruturado de atividades de trabalho quegeram resultados específicos de negócios para clientes

Maneira pela qual o trabalho é organizado, coordenadoe focalizado para produzir um produto ou serviço devalor

Grupo de tarefas interligadas logicamente, que utilizamos recursos da organização para gerar os resultadosdefinidos, de forma a apoiar os seus objetivos

Atividades-chave necessárias para administrar e/ouoperar uma organização



Definição de Processo

Insumos

Entradas

Insumos

Entradas

RecursosRecursos

Processo

Atividades

Produtos

Saídas

Produtos

Saídas

DecisõesControleDecisõesControle



Características comuns

Múltiplas etapas, tarefas, operações ou funçõesexecutadas simultânea ou sequencialmente

Geração de um produto ou resultado identificável Pode ser um produto físico, um relatório, informações verbais,

escritas ou eletrônicas, um serviço ou qualquer produto finalidentificável de uma série de etapas

O produto ou resultado tem sempre um clienteidentificável, externo ou interno, que define afinalidade, as características e o valor do produto



Hierarquia de decomposição

Macroprocesso Geralmente envolve mais de uma função na estrutura organizacional, e sua

operação tem um impacto significativo no funcionamento da organização

Processo Atividades relacionadas que recebem entradas e insumos, acrescentam valor

a estes elementos e produzem saídas que atendem a clientes

Subprocesso ou Segmento de Processo Partes que, interrelacionadas de forma lógica com outros subprocessos,

realizam objetivos específicos em apoio ao processo ou macroprocesso

Atividade ou Etapa de Processo Trabalho que ocorre dentro do processo ou subprocesso, realizado por uma

unidade (pessoa ou departamento) para produzir um resultado em particular

Tarefa Definição operacional, relacionada a como o trabalho é feito



Macroprocessos e Processos

Têm início e fim nos clientes

Seus objetivos e resultados são definidos em funçãodos benefícios esperados pelos clientes O conjunto de macroprocessos pode ser considerado como

um "modelo lógico" da organização

Só uma eventual mudança de negócio ou posicionamento daorganização implicaria em alteração deste modelo

Objetivos e resultados dos processos são definidos apartir dos macroprocessos, pela segmentação dasnecessidades dos clientes



Modelo de macroprocessos

OrganizaçãoOrganizaçãoCL1CL1

CL2CL2

CL3CL3

CL4CL4

CL1CL1

CL2CL2

CL3CL3

CL4CL4

CL1CL1

CL2CL2

CL3CL3

CL4CL4

CL1CL1

CL2CL2

CL3CL3

CL4CL4 Informação DInformação D Informação DInformação D

Informação BInformação B Informação BInformação B

Informação CInformação C Informação CInformação C

Informação A Informação AInformação A Informação AMP1

MP2

MPn

MP3

MP1

MP2

MPn

MP3



Modelo de Processos

OrganizaçãoOrganizaçãoCL1CL1

CL2CL2

CL3CL3

CLnCLn

CL1CL1

CL2CL2

CL3CL3

CLnCLn

CL1CL1

CL2CL2

CL3CL3

CLnCLn

CL1CL1

CL2CL2

CL3CL3

CLnCLn

MP1

MP2

MPn

MP3

MP1

MP2

MPn

MP3

Informação A Informação APR TransparenteInformação A Informação APR Transparente

Informação B1Informação B2Informação B3


PR 2-1PR 2-2PR 2-3



PR 2-1PR 2-2





PR 2-1PR 2-2PR 2-3

Informação N1Informação N2Informação N3


PR n-1PR n-2PR n-3





PR n-1PR n-2PR n-3

Informação C1Informação C2

Informação C1Informação C2

PR 3-2PR 3-3

Informação C1Informação C2Informação C1Informação C2

Informação C1Informação C2Informação C1Informação C2

PR 3-2PR 3-3



Classificação por finalidade

Processos primários ou finalísticos Atendem diretamente ao cliente da organização, para quem

seus produtos são entregues

Processos de apoio ou organizacionais Colaboram com os processos primários, gerenciando os

recursos e insumos utilizados

Processos gerenciais Coordenam as atividades de apoio e dos processos primários

e para atender aos requisitos de governança



Classificação por finalidade

Financiadoresfornecedorese parceiros

InsumosFinanciadoresfornecedorese parceiros

Insumos

Clientes,usuários e

beneficiários Pagamentos

PedidosClientes,usuários e

beneficiários Pagamentos

Pedidos

Agentes dosistema degovernança

RestriçõesAgentes dosistema degovernança

Restrições

Financiadoresfornecedorese parceirosPagamentos

Pedidos Financiadoresfornecedorese parceirosPagamentos


beneficiáriosFaturas

ProdutosServiços


beneficiáriosFaturasServiços

Agentes dosistema degovernançaSugestões

melhorias

Prestaçãode contas

Agentes dosistema degovernançaSugestões

melhorias

Prestaçãode contas

D - Decisões / Controles

E - Execução / Atividades Finalísticas

R - Recursos / Suprimentos

Processo

Processo Gerencial

Processo Finalístico

Processo Organizacional

Macroprocesso



Segmentos e Etapas de processo

A divisão é feita sob a perspectiva da empresa Ao contrário do Macroprocesso e Processo, que são centrados

nas entidades externas

Entidades organizacionais dependentes Nenhuma delas sozinha é capaz de produzir resultados

significativos para o cliente

Esta segmentação gera entidades também conhecidascomo processos internos



Segmentos e Etapas de processo

Agentes degovernança

Clientes eusuários

Fornecedorese parceiros


Clientes eusuários



Clientes eusuários



Clientes eusuários


SP

SP

SP SP

SP

SP

SP

SP SPSP

SP

SP SP

SP

SP

SP

SP SP

SP

SP

SPSP

SP

SP

SP

SPSP SP

SP

SPSP

SP

SP

SP

SPSP

SP

SP

SP SP

SP

SP

SP

SP SPSP

SP

SP SP

SP

SP

SP

SP SP



Ciclo do BPM (Baldan et al.)



Mapeamento de Processos (AS-IS)

Ferramenta gerencial analítica e de comunicação Identifica processos de maior valor agregado e obstáculos que

impedem o alcance dos resultados desejados

Possibilita melhor entendimento dos processos atuais para Melhorar os processos existentes, eliminando ou simplificando

aqueles que necessitam de mudanças

Implantar uma nova estrutura voltada para processos

Reduzir custos no desenvolvimento de produtos e serviços e falhasde integração entre sistemas

Essencial para implementação de workflow/BPM Permite entender o fluxo de trabalho, identificando regras, rotas e

áreas funcionais do processo de negócio



Mapeamento de Processos (AS-IS)

Informações coletadas: Atividades e tarefas realizadas Relacionamentos com outras atividades e processos Entradas e saídas das atividades e processos Recursos consumidos Fatores que influenciam o desempenho das atividades Indicadores de desempenho Objetivos e responsabilidades Sugestões de melhoria



Técnicas de simulação

Fornecem informações que a modelagem estática não écapaz de fornecer, por não lidar com o fluxo de recursos Mede como as mudanças afetam o resultado organizacional

Permite identificar as taxas de utilização de recursos pelasatividades, revelando gargalos e subutilizações

Ao desenvolver uma simulação de um processo, existemtrês fases típicas do projeto que não devem ser ignoradas Identificar o objetivo e a simulação a ser realizada

Implantar a modelagem para criar um modelo testado e validado

Executar experimentos com o modelo para explorar cenáriosdiferentes



Modelagem de processos (TO-BE)

Como resultado da modelagem AS-IS, aliada à simulação,pode-se identificar processos a serem remodelados

O objetivo da modelagem TO-BE é produzir alternativaspara a situação atual do processo, que satisfaçam objetivosestratégicos Comparação do desempenho e da forma de realização dos

processos da organização com organizações similares

Desenvolvimento dos modelos de forma similar à modelagem AS-IS, inclusive com a realização de simulações

Análise custo-benefício permite selecionar as mudanças a seremimplementadas nos processos



Técnicas de análise - 5W2H

Check-list utilizado para mapear atividades ou paraconstruir planos de ação

Correspondem às palavras do inglês: What (o quê)

Who (quem)

When (quando)

Why (por que)

Where (onde)

How (como)

How Much (quanto custa)



Técnicas de análise - Pareto

Permite concentrar-se nos elementos mais importantes 80% dos problemas de qualidade ocorrem em 20% dos itens

80% das falhas ocorrem devido a 20% das causas mais prováveis

O objetivo é classificar em ordem decrescente os problemasque produzem os maiores efeitos e atacá-los inicialmente



Técnicas de análise - Ishikawa

Apoia a identificação de possíveis causas-raízes de umproblema

Normalmente é utilizado após a aplicação da regra de Pareto,para que sejam analisados apenas os problemas maisimportantes



Tec. análise - Diagramas de correlação

Obtenção de informações úteis ao direcionamento das análisesde problemas

Os diagramas podem indicar Correlações temporais (ocorrências de problemas com o tempo)

Correlações causais (relacionando problemas às possíveis causas)



Técnicas de análise - Cartas de controle

O objetivo das cartas é manter controle de umprocesso por meio de suas variáveis mais importantes

As cartas de controle são ferramentas do ControleEstatístico de Processos (CEP)



Indicadores - Conceitos básicos

Um sistema de medição de desempenho é formadopor um conjunto de indicadores referentes aosprocessos da organização “Não se pode controlar o que não se pode medir”

Indicadores são necessários para assegurar que osrequisitos do cliente estão sendo atendidos Subsídio para o estabelecimento de metas e o monitoramento

de seu desempenho



Indicadores - Classificação

Instrumento( meio 2 )

Organização• recursos• processos

Eficiência


Organização• recursos• processos

Eficiência

Serviçose

Produtos


Eficácia

Serviçose

Produtos


Eficácia

atendidosatendidos Clientela

Finalidade(objetivo final)

Efetividade

necessidades

Clientela

Finalidade(objetivo final)

Efetividade

necessidades

demandasdemandas



Notação BPMN – Elementos básicos



Notação BPMN – Fluxo de atividades


Sequencial:

Paralelo:

Condicional:

27


Notação BPMN – Atores e Mensagens


Pool

1Po

ol 2

Rai

a 1

Rai

a 2

Rai

a 3

Mensagens

28


Notação BPMN - Subprocessos



Notação BPMN - Eventos


Início Intermediário Término

30


Notação BPMN - Exemplo


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Ferramentas

Ferramentas de diagramação de fluxo Sua capacidade de análise é limitada por serem as mais básicas Ajudam a definir processos pela descrição através de símbolos, servindo para

desenhar e diagramar fluxos

Ferramentas de modelagem Fornecem uma estrutura conceitual para hierarquias de modelagem e

definições de processos

Elas são tipicamente construídas sobre bancos de dados relacionais e incluemfunções que fornecem análises linear, estatística e determinística

Ferramentas de simulação Com eventos contínuos ou discretos, dinâmicos e de capacidade de análise

mais sofisticada.

Tipicamente fornecem capacidade de animação que permite o arquiteto doprocesso ver como o consumidor e/ou trabalho fluem através do sistema


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