Modulo Redação Oficial

5/22/2018 Modulo Reda o Oficial

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Unidade 2 Comunicaes e Documentos Of

COMUNICAOEDOCUMENTOSOFICIAIS

Prezado estudante,

Acompanhe atentamente todas as explicaes sobre a

maneira de diagramar e de elaborar as comunicaes e os

documentos, estudados nesta Unidade: ofcio, memorando

oficial, carta, mensagem eletrnica, ata, atestado, edital

de convocao, requerimento, comunicado ou aviso,portaria, certido, telegrama e fax.

No se esquea de realizar as atividades propostas ao final

da Unidade, pois elas o ajudaro a desenvolver suas

potencialidades e a fixar o padro utilizado nas comunicaes

e nos documentos oficiais que voc certamente empregar

no exerccio da Administrao Pblica.

Em caso de dvidas, conte sempre conosco para auxili-lo.

Bons estudos!

Na redao ofic ial , ascomunicaes e os documentosdevem sempre ser escritos demaneira uniforme e padronizada,ou seja, os textos expedidos peloPoder Pblico no devemapresentar modif icaes em

relao s caracters t icas jestudadas na Unidade 1, ou emrelao aos aspectos formais decada tipo de texto que estudaremosao longo desta Unidade.

Padronizad

Alm da Instruo Normativa n. 4, de 6 de maro d

1992, que consolidou as regras constantes no Manua

de Redao da Presidncia da Repblica, tornando obriga

tria sua observncia para a elaborao das comun

caes oficiais, outras normas federais esto relacio

nadas ao Manual: O Decreto n. 468, da Presidncia d

Repblica, de 6 de maro de 1992, estabelece regrapara a redao de atos normativos do Poder Executivo

tambm expressas no Manual [...], e o Decreto n. 2.954

da Presidncia da Repblica, de 2 de janeiro de 1999

prescreve normas e diretrizes que, acrescidas s do Manu

al, devem nortear textos [...] redigidos pelos rgos da Ad

ministrao Federal. Fonte: Flres (2002, p. 11-12).

Saiba mais


2/5234 Bacharelado em Administrao Pblica

Redao Oficial

OFCIO

O ofcio uma correspondncia interna e externa trocadaentre autoridades de hierarquia equivalente ou enviada a algumde hierarquia superior daquele que assina. Seu uso est restritoao tratamento de assuntos oficiais(conforme ordens legais) pelosrgos da Administrao Pbica entre si e tambm com particulares.

O ofcio elaborado somente por rgo (pessoa

jurdica), inclusive como meio de comunicao formal

endereada a particulares (pessoa fsica). Por isso,particulares no se utilizam do ofcio. Devem utilizar

outros tipos de correspondncias, como a carta e o

requerimento.

Para o estudo deste tipo de texto oficial, passaremos aapresentar as partes que compem a estrutura do ofcio, os cuidadoscom sua diagramao e um modelo dessa correspondncia, com

base no que prescreve o Manual de Redao da Presidncia daRepblica (BRASIL, 2002). Para uma leitura efetiva, recorra aomodelo de ofcio (Quadro 2) aps ler cada item a seguir.

Timbre

Deve estar impresso no alto da folha e conter, alm dosmbolo (escudo e armas ou logomarca), o nome do rgo, do setor,

o endereo para correspondncia, o telefone para contato e oendereo do correio eletrnico (e-mail). A pessoa encarregada doexpediente, ou seja, de elaborar o ofcio, no deve alterar o timbre.Veja um exemplo:


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v

A numerao

correspond

oficiais deve inic

cada

Figura 1: Exemplo de timbreFonte: Flres (2007)

Tipo e nmero do expediente, seguidos da sigla do rgoque o expede

Os dados deste item devem ser alinhados esquerda.

Exemplo:

Ofcio n. 123/MME (ou de forma abreviada: Of. n.123/MME)

Se for um ofcio do interesse de vrias pessoas, ou de vrios

setores, e forem distribudas cpias, o ofcio passa a se chamarofcio circular*. Alm disso, em decorrncia da multiplicidadede cpias, nem sempre indicado o nome e o endereo dodestinatrio.

Exemplo:

Ofcio Circular n. 123/MME (ou de forma abreviada: Of. Circ.n. 123/MME).

*Ofcio circular em

gado na transmiss

rotinas, orientae

procedimentos que

inovem nem alterem

cedimentos vige

Fonte: Flres (2002)



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Local e data em que foi assinado, por extenso, com alinha-mento direita e ponto final

Exemplo:Braslia, 15 de maro de 2008.

Destinatrio

Contempla o nome, o cargo da pessoa a quem dirigida acomunicao e, no caso do ofcio, tambm o endereo. Oalinhamento esquerda, conforme o exemplo:

A Sua Excelncia o SenhorDeputado [Nome]

Cmara dos Deputados

70.160-900 Braslia DF

Assunto

Apresenta um resumo do teor do documento. Deve trazer,

em pouqussimas palavras, uma prvia satisfatria do contedo dacorrespondncia. alinhado esquerda.

Exemplos:

Assunto: Produtividade do rgo em 2002.

Assunto: Necessidade de aquisio de novos computadores.

Vocativo

Deve ser empregado de acordo com o cargo que odestinatrio ocupa. No final do vocativo coloca-se semprevrgula.Alm disso, o vocativo possui adentramentode 2,5 cm.

v

Ateno: no abrevie os

nomes das cidades e

escreva os nomes dos

meses com iniciais

minsculas, a no ser

quando eles estiverem

iniciando frases.

vDistncia da margem

esquerda ao incio do

vocativo.


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Exemplos:

Excelentssimo Senhor Presidente da Repblica,

Senhor Deputado,

Senhor Roberto,

Os vocativos Estimado, Prezado e Caro no soadequados para o grau de formalidade requerida no ofcio, motivopelo qual no devem ser utilizados. Eles podem, entretanto, serusados nas cartas, modalidade textual que voc estudar adiante.

Texto

Deve iniciar duas linhas abaixo do vocativo. Os pargrafosso numerados e possuem adentramento de 2,5 cm. Na redaodo pargrafo inicial do ofcio, importante que voc observe asseguintes recomendaes:

Evite as frases feitas (clichs) para iniciar o texto.

Ao invs de inici-lo com:

Tenho a honra de convid-lo...

Tenho o prazer de inform-lo...Cumpre-me encaminhar o projeto...,

Inicie-o de forma direta:

Convido Vossa Senhoria para...

Informo Vossa Excelncia de que...

Encaminho a Vossa Senhoria o projeto...

Quando se tratar de encaminhamento de

documentos, h duas recomendaes: Se o documento tiver sido solicitado, inicie-o com

referncia ao expediente que sol ic i tou oencaminhamento:



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Exemplo:

Em resposta ao Memorando n. 12, de 1 defevereiro de 2007, encaminho, anexa, cpia do

Ofcio n. 34, de 3 de abril de 2006, do DepartamentoGeral de Administrao, que trata da requisio doservidor Fulano de Tal.

Se o documento no tiver sido solicitado, deve iniciarcom o motivo da comunicao, que encaminhar,indicando a seguir os dados completos do documentoencaminhado (tipo, data, origem ou signatrio e assuntode que trata) e a razo pela qual est sendoencaminhado:.

Exemplo:

Encaminho, para exame e pronunciamento, a anexa cpiado telegrama n. 12, de 1 de fevereiro de 1991, do Presidente daConfederao Nacional de Agricultura, a respeito de projeto demodernizao de tcnicas agrcolas na regio Nordeste.

Fecho

Possui adentramento de pargrafo (2,5 cm da margemesquerda), mas no numerado. No final do fecho sempre se usavrgula. Numa forma mais atual, deve ser simplificado da seguinte forma:

Para autoridades superiores, entre elas o Presidenteda Repblica:

Respeitosamente,

Para autoridades de mesma hierarquia ou de hierarquia

inferior:Atenciosamente,

v

A Instruo Normativa n.4/92 da Presidncia da

Repblica regulamenta

os fechos para

correspondncias.

importante ressaltar que

os chaves em fechos,

como os apresentados a

seguir, devem ser

evitados: Reiterando os

protestos de elevada

estima e considerao(evitar); Sem mais para

o momento (evitar).

Anexa

O adjetivo anexo concorda em g-

nero e nmero com o substantivo aoqual se refere: Encaminho as minutas

anexas. Dirigimos os anexos projetos

Chefia. Pode ser usado tambm jun-

to, apenso. A locuo adverbial em

anexo, como prprio aos advrbi-

os, invarivel: Encaminho as minutas

em anexo. Em anexo, dirigimos os proje-

tos Chefia. Pode ser usado tambm

conjuntamente, juntamente com.

Fonte: Brasil (2002, p. 72).

Saiba mais


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O fecho no mera polidez. a sinalizao de que o

texto da correspondncia acabou e de que no pode

haver acrscimos, na forma de P.S. (Post Scriptum),

por exemplo, ou de adulterao do contedo dacorrespondncia.

Identificao de quem assina o ofcio

o espao para a assinatura, seguido do nome digitado emmaisculas e do cargo s com as iniciais maisculas. No deve sercolocado o trao para a assinatura. Todo o conjunto centralizado.

Veja a Figura 2:

Figura 2: Exemplo de assinatura e identificaoFonte: Elaborada pelos autores

Mas ateno: o conjunto assinatura e identificao designatrio nunca deve ficar em pginas isoladas, caso o ofcio tenhamais de uma pgina. Por uma medida de segurana, a pgina emque constar esse conjunto sempre deve apresentar ao menos a ltimafrase anterior ao fecho.

Outro cuidado com relao a ofcios de mais de uma pgina

fazer constar, nas pginas posteriores primeira, e nas dos anexos,o nmero da folha, o nome da correspondncia, o nmero de ordeme a data abreviada, alinhados esquerda, como no exemplo:

Fl. 2 do Ofcio n. 15/GR, de 31/9/07.

Fl. 2 do Anexo ao Of. n. 15/GR, de 31/9/07.



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Cuidados com a diagramao

De acordo com o Manual de Redao da

Presidncia da Repblica (BRASIL, 2002, p. 13), osdocumentos elaborados com base no Padro Ofciodevem obedecer seguinte forma de apresentao:

deve ser utilizada a fonte Times New Roman,tamanho 12; para smbolos no existentes na fontemencionada, podero ser utilizadas as fontes Symbole Wingdings;

os ofcios, assim como os memorandos e os anexos

destes, podero ser impressos em ambas as faces dopapel. Neste caso, as margens esquerda e direita teroas distncias invertidas nas pginas pares (margemespelho);

a margem lateral esquerda possui 3 cm de largura,e a margem lateral direita 1,5 cm;

deve ser utilizado espaamento simples entre as linhas;

o espaamento entre pargrafos de uma linha em

branco;

preciso evitar o uso abusivo de negrito, itlico,sublinhado, letras maisculas, sombreado, relevo,bordas ou qualquer outra forma de formatao queafete a elegncia e a sobriedade do documento;

a impresso dos textos e do timbre deve ser feita nacor preta em papel branco. A impresso colorida deveser usada apenas para grficos e ilustraes;

todos os tipos de documentos do Padro Ofcio devemser impressos em papel A4, ou seja, 29,7 x 21,0 cm;

dentro do possvel, todos os documentos elaboradosdevem ser arquivados para consulta posterior ouaproveitamento de trechos para casos semelhantes;

Padro Ofcio

As semelhanas na diagramao

do ofcio, do aviso e do memo-

rando compem o que pode ser

chamado de Padro Ofcio. No

abordaremos o aviso, comunica-

o oficial quase idntica ao of-

cio. A nica diferena entre es-

sas comunicaes que o aviso

expedido exclusivamente por

Ministros de Estado, para autori-

dades de mesma hierarquia, ao

passo que o ofcio expedido

para e pelas demais autorida-

des. Fonte: Brasil (2002, p. 14).

Saiba mais


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para facilitar a localizao, os nomes dos arquivos nocomputador devem ser formados da seguinte maneira:tipo do documento + nmero do documento +

palavras-chaves do contedo. Exemplo: Of. 123 relatrio produtividade ano 2002; e

o espaamento entre as partes que compem o ofciopode ser alterado em funo da maior ou menorextenso do texto, devendo prevalecer, como apontaFlres (2002), o senso esttico.

Modelo de ofcio

Veja agora um modelo de ofcio, no Quadro 2, adaptado doManual de Redao da Presidncia da Repblica. Observeatentamente a aplicao do que voc viu em relao s partes quecompem o ofcio e, especialmente, o que diz respeito ao uso dovocativo, do pronome de tratamento e da linguagem formal.

Atente para o fato de que cada ideia apresentada em umnico pargrafo, o que contribui para maior clareza e compreensodo texto.



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Quadro 2: Modelo de ofcioFonte: Adaptado de Brasil (2002, p. 15-16)


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MEMORANDO OFICIAL

O memorando oficial uma modalidade de comunicaoentre unidades administrativas de um mesmo rgo, que estohierarquicamente em mesmo nvel ou em nveis diferentes. Logo,trata-se de uma forma de comunicao interna.

Pode ser utilizado em uma srie de situaes para tratar de:assuntos administrativos, exposio de projetos, ideias, diretrizes einovaes de servio, entre outras. Sua principal caracterstica aagilidade: a tramitao do memorando em qualquer rgo devepautar-se pela rapidez e pela simplicidade de procedimentosburocrticos (BRASIL, 2002, p. 18). Nesse sentido, ressalta-se queos despachos ao memorando podem ser dados no prpriodocumento, o que evita o desnecessrio aumento do nmero decomunicaes e de papel.

Quanto forma, o memorando oficial segue o modelo doPadro Ofcio, ou seja, elaborado de acordo com os dez itensestudados anteriormente. H somente trs diferenas:

O destinatrio deve ser mencionado pelo cargo que

ocupa, ou pelo nome, quando o memorando se destinaa servidor pblico sem cargo administrativo. Utiliza-se Ao()ou Para;

O vocativo no utilizado; e

No necessrio mencionar o nome da cidade antesde se escrever a data, que deve vir grafada uma linhaabaixo do nmero do memorando e da sigla do setor/rgo.

Importante!

Na correspondncia empresarial , se for o caso dememorandos trocados entre uma empresa matriz e suas filiaissituadas em cidades diferentes, coloca-se o nome da localidade junto data, como na carta.

v

Apesar de o memor

ser feito em papel A

acordo com o P

Ofcio, h

pblicos que uti

formulrio pr

impresso o

computador, para

tipo de comunic



Redao Oficial

O dia no deve ser seguido de zero esquerda, tanto nomemorando quanto no ofcio. Por exemplo, 7 de abril de 2007. Datasno meio do texto tambm no devem ter o zero esquerda para

o dia e o ms: [...] o pedido foi aprovado em 6/7/04.Veja no Quadro 3, mostrado a seguir, alguns procedimentos

importantes que podem ajud-lo a elaborar corretamente omemorando.

SITUAO

O memorando apre-senta mais de umafolha

O assunto precisa sercomunicado a vriosdestinatrios.

O memorando sigiloso

PROCEDIMENTO

Escreve-se, ao p da primeira folha, a palavra con-tinua, e, no alto da subsequente, continuao,seguida do nmero do memorando.

O memorando se transforma em circular. Nessecaso, escreve-se, no rodap, CC que significacom cpia , seguido de para ou p/ e da abre-viatura dos setores que recebero as cpias.

Dever conter, abaixo do cabealho, a palavra RE-SERVADO (em maisculas e negrito), ser enviadoem envelope fechado e rubricado pelo emitentena aba do fecho, visando a preservar ainviolabilidade do envelope, que tambm deve terescrita ou carimbada a palavra RESERVADO, segui-da do nmero do memorando, da indicao do emis-sor e do nome da autoridade a quem dirigido.

v

Vale ressaltar que em

muitas instituies o

correio eletrnico

substitui amplamente o

memorando impresso.

Voc ver como redigir

adequadamente umamensagem eletrnica

ainda nesta Unidade.

Quadro 3: Procedimentos para elaborao de memorandoFonte: Flres (2007, p. 51)

Modelo de memorando

Compare o modelo de ofcio no Quadro 2, apresentadoanteriormente, com o modelo de memorando mostrado a seguir(Quadro 4), observando as diferenas, mas principalmente assemelhanas entre essas correspondncias oficiais.


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Quadro 4: Modelo de memorandoFonte: Adaptado de Brasil (2002, p. 19)

CARTA

Na Redao Oficial a carta o instrumento usual da

correspondncia social do administrador e altas chefias, vale dizer,sendo empregada nas comunicaes de carter social decorrentesdo cargo ou funo pblicos. (BELTRO, 1981, p. 45).



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Como ressalta Flres (2007, p. 53), essa comunicaoequivale carta social na correspondncia de carter social, sendoutilizada no servio pblico para: fazer pedidos e convites;

manifestar agradecimentos; ou transmitir informaes.Esta autora sublinha ainda que os cidados comuns

(particulares, pessoa fsica) faro uso da carta social para secomunicarem com autoridades pblicas, pois eles no podemexpedir ofcios ou memorandos.

Estrutura da carta

H duas possibilidades de organizao do texto da carta: omodelo denteado e o modelo em bloco. O primeiro visto poralgumas instituies como um modelo em desuso. Na verdade, oque se verifica uma forte influncia dos modelos norte-americanosde cartas, elaborados em blocos, cabendo a cada instituio determinaraquele modelo que melhor traduza sua cultura e valores. Note asdiferenas entre os dois modelos, por meio da anlise do Quadro 5:

Quadro 5: Esquema de carta denteada e de carta em blocoFonte: Adaptado de Gold (2005, p.102)


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A principal diferena entre os dois modelos diz respeito aoadentramento de pargrafos. Na carta escrita conforme apadronizao blocada, todos os elementos so alinhados

esquerda, desde o nmero da carta at a assinatura. Acarta denteada elaborada de acordo com o Padro Ofcio, coma diferena de que pode no ter numerao de pargrafos eendereamento do destinatrio.

Componentes da carta

Veja a seguir os principais elementos que compem a carta.

Timbre

Por causa do uso social da carta, o timbre pode serapresentado de maneira completa ou no . O que vaideterminar o uso de um modo ou de outro so elementos como: omotivo da carta, o destinatrio, o contedo.

Para as empresas se comunicarem com os rgos pblicospor meio de carta, esta necessariamente deve conter o timbrecompleto e seguir o Padro Ofcio, que ns j estudamos. O timbre

completo deve apresentar: logomarcainstitucional, razo social daempresa, endereo para correspondncia, telefone para contato, eendereo do correio eletrnico.

Ressalta-se que, nas cartas de cunho social modernas, huma tendncia de suavizao do timbre, ou seja, de utilizaodo timbre incompleto, geralmente conhecido por cabealho. Otimbre incompleto aquele que apresenta somente a logomarcado rgo e a indicao do setor, como no exemplo a seguir:

v

Voc esquece

caracterstica

Padro Ofcio? Vo

Unidade I e ob

quais elemento

necessrios

escrevercorrespondncia of

vSe o padro adotad

o blocado, tamb

timbre imp

alinhado esqu



Redao Oficial

Figura 3: Exemplo de cabealhoFonte: Universidade Federal de Santa Catarina (2008)

Mesmo para o uso do cabealho, o que deve ser observado um preceito constante nas normas de elaborao dacorrespondncia oficial: a uniformidade. Se forem enviadas cartascom timbres/cabealhos diferentes, sinal de que falta uniformidade.

O responsvel pela elaborao da carta no deve

alterar o timbre ou o cabealho que j utilizado no

rgo pblico. uma prtica comum as instituies

pblicas contratarem profissionais especializados na

elaborao de timbres (completos ou no) e de outros

tipos de identificaes visuais, para serem utilizadas

em diversas situaes, tais como: o tamanho do papel,

o veculo de comunicao e os recursos disponveispara a impresso. As consideraes sobre o timbre

em cartas valem tambm para os documentos e outros

tipos de correspondncias, com exceo de e-mail,

quando este no possui textos anexos. importante

estar atento padronizao adotada pelo local em que

voc atuar.

Nmero

Obedece ordem de feitura dentro do ano, podendo ou noser precedido pela espcie da correspondncia, como nos exemplos:

Carta 26/PGI ou Ct. 26 PGI

PGI 26 ou PGI/26


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Local e data em que foi assinado

Deve ser escrito por extenso e:

sem o zero esquerda do nmero do dia;com o nome do ms em letra minscula;

sem ponto nem espao no nmero do ano (2.008); e

terminar com ponto final.

Exemplo:

Florianpolis, 9 de maio de 2008.

DestinatrioA inscrio do destinatrio pode ou no ser seguida de seu

endereo. Coloca-se o endereo na carta preferencialmente se forutilizado o envelope janelado. Veja os exemplos de preenchimentode destinatrio no Quadro 6:

Quadro 6: Exemplos de destinatrios de cartaFonte: Elaborado pelos autores

Note que:

um dos exemplos no tem o ou Ao, pois sofacultativos;

para destinar a carta a uma pessoa especfica, usa-seAt. (abreviatura de ateno). As formas Att.

Infotec Comercial LTDA.

Setor de Vendas

At.: Sr. Marcus Aurlio

Ao

Banco do Brasil S.A.

Agncia Trindade


Setor de Compras e Importaes

At.: Sr. Marcus Aurlio

Universidade Federal de Santa Catarina UFSC

Departamento de Administrao



Redao Oficial

(abreviao da palavra inglesa attention) e A/C noso utilizadas.

Assunto e referncia

O assunto, como voc viu no estudo do ofcio, o resumo,que deve trazer em pouqussimas palavras uma prvia satisfatriado contedo da correspondncia.

A referncia, por sua vez, a indicao do nmero dodocumento mencionado na carta. Veja um exemplo de assunto ede referncia:

Assunto: Aquisio de impressoras.

Referncia: Sua Carta-Proposta n. 2.

Vocativo

Diferentemente do vocativo em ofcios, na carta podem serutilizados os vocativos Prezado(s), Estimado(s), Caro(s),seguidos do tratamento Senhor, Senhora, do nome do receptorou do cargo. Aps o vocativo, usa-se vrgula. Um cuidado a sertomado aplicar a concordncia em gnero e nmero, como nos

exemplos do Quadro 7.

Quadro 7: Exemplo de vocativo em cartasFonte: Elaborado pelos autores

vA/C um cdigo utilizado

geralmente no envelope,

antes do nome da pessoa

que ir entregar a carta

ao destinatrio. Significa

aos cuidados de.

Universidade Federal de Santa Catarina UFSC

Departamento de Administrao

At.: Sra. Sofia Campos

Prezada Senhora,


Setor de Compras e Importaes

Prezados Senhores,


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Texto

Se o padro adotado o blocado, todas as partes da car taso alinhadas esquerda e a separao dos pargrafos feita por,no mnimo, uma linha em branco.

A redao do texto da carta deve ser simples, clara, objetivae concisa. Alm disso, em ambos os padres, todo o texto devereceber alinhamento justificado no processador de textos.

Nome e cargo/funo do signatrio

O cargo ou a funo so mencionados na linha abaixo daque traz grafado o nome.

No se coloca o trao ou a linha para a assinatura; nemttulo ou profisso esquerda do nome de quem assina a carta.

Anexos

Se a carta for acompanhada de anexos, feita a indicaoda quantidade destes complementos ou dos nomes dos papisanexos na parte inferior da carta, aps o nome e o cargo de quemassina.

Modelo de carta

Analise o exemplo de carta a seguir (Quadro 8), observandocada uma das partes estudadas:

vNo se esqueamotivos de seguratoda assinatura devseguida do n

impresso, por exte

da pessoa que ass

Anexos: Relatrio de Inspeo n. 15.

Pedido de Oramento n. 137.

Anexos: 2



Redao Oficial

Quadro 8: Exemplo de carta em blocoFonte: Elaborado pelos autores


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Carta circular

Note que a carta do Quadro 8 poderia ser transformada

facilmente em uma carta circular, uma comunicao reproduzidaem muitos exemplares e dirigida a vrias pessoas ou aos diversossetores de uma empresa, uma vez que o assunto dessa carta geral:a modernizao dos servios prestados pelos Correios.

Para a transformarmos em circular, basta retirarmos doexemplo mostrado as informaes especficas de endereamento,como mostra o exemplo a seguir:

[...]

Florianpolis, 9 de maio de 2008.

INFOTEC COMERCIAL LTDA.

Assunto: Modernizao dos servios prestados.

Prezado(a) Senhor(a),

A Companhia de Transportes Floripana modernizou [...]

Voc observou como o ofcio e o memorando so elaborados

na redao oficial, de acordo com as normas estabelecidas

pelo Manual de Redao da Presidncia da Repblica.

Tambm pde constatar as pequenas diferenas e as grandes

semelhanas entre essas correspondncias oficiais, por meio

da anlise de modelos que o auxiliam na escrita do ofcio e do

memorando.Agora procure o item Atividades de Aprendizagem, na parte

fina l desta Unidade , e empenhe- se em desenvo lver as

atividades 1, 2 e 3, esta ltima, sobre carta. No esquea: se

surgirem dvidas e voc no encontrar as solues, no hesite

em pedir ajuda ao tutor. Bons estudos!

vEvidentemente

casos em que o cont

ou o assunto da cart

especfico, n

possvel transform

em carta circ



Redao Oficial

MENSAGEMELETRNICA

Por causa de sua flexibilidade e rapidez, o correio eletrnico o meio de comunicao mais usual para a transmisso deinformaes no servio pblico, tanto entre os setores de umainstituio quanto entre esta e seus fornecedores, parceiros,prestadores de servios e outros.

O e-mailfoi institudo como texto oficial por meio da Portarian. 91, de 4 de dezembro de 2002. Por isso, as caractersticas daRedao Oficial, estudadas na Unidade 1, devem ser observadastambm para este tipo de comunicao. Em relao a essascaractersticas, Matarazzo (1999) acrescenta que a mensagemeletrnica requer o domnio da etiqueta virtual (chamada denetiqueta), uma forma mnima de cerimonial, respaldado na etiquetasocial tradicional, no bom senso e na cordialidade.

Cuidados com a utilizao do e-mail

De fato, a mensagem eletrnica uma ferramenta muito

verstil, mas que requer alguns cuidados conforme seu uso, parauma melhor otimizao e aproveitamento das comunicaes oficiaisinternas ou externas. Acompanhe algumas dicas sobre comomelhorar suas comunicaes enviadas por correio eletrnico:

a linguagem formal deve ser mantida e aproximar-se da carta, principalmente se a correspondncia forenviada para fora do setor;

no deve haver exagero no uso da linguagem informal

em mensagens enviadas internamente, mesmo quandoestas substituem memorandos;

as regras gramaticais devem ser observadas e o assuntoexposto com clareza e boa organizao das ideias,mesmo que seja para um companheiro de trabalhoprximo;


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para e-mailsque contiverem carta anexa, interessantemanter nesta a padronizao esttica estudadaanteriormente;

a mensagem que encaminha algum arquivo deve trazerinformaes mnimas sobre seu contedo;

para os arquivos anexados mensagem deve serutilizado, preferencialmente, o formato Rich Text(arquivos com extenso *.rtf ); e

se estiver disponvel, deve-se utilizar sempre o recursode confirmao de leitura. Caso no seja possvel,deve constar na mensagem o pedido de confirmao

de recebimento (BRASIL, 2002).

Flres (2007, p. 61) adverte que, para o uso da mensagemeletrnica como documento oficial, devem ser observados, ainda,os seguintes princpios:

os e-mailsoficiais devem ter tratamento diferenciadodos pessoais e respeitar a hierarquia do receptor, peloemprego das formas de tratamento adequadas;

as mensagens eletrnicas s devem ser enviadasquando forem realmente necessrias;

se os e-mails merecem ser repassados, devem serantecedidos de uma introduo personalizada quejustifique o repasse; e

quando se tratar de e-mailscirculares, a verso original enviada ao superior e as cpias para as pessoas donvel hierrquico do emissor e subalternos.

Apesar de a mensagem eletrnica ser uma comunicaosimilar a do bilhete ou a do contato telefnico, seu texto torna-seum documento que pode ser utilizado, posteriormente, para diversosfins, do mesmo modo que os documentos impressos e arquivadosso utilizados em relatrios que comprovam rendimentos, custos etc.



Redao Oficial

Nos termos da legislao em vigor, para que a mensagem decorreio eletrnico tenha valor documental, isto , para que possaser aceita como documento original, necessrio existir certificao

digital que ateste a identidade do remetente, na forma estabelecidaem lei (BRASIL, 2002, p. 28).

A Medida Provisria n. 2.200-2, de 2 de agosto de 2001,determina que, para ter validade legal, um documento eletrnicoprecisa ter um certificado digital emitido por alguma AutoridadeCertificadora (AC) autorizada pela Infraestrutura de Chaves PblicasBrasileira (ICP-Brasil).

Esse tipo de certificao utiliza um recurso de criptografia(codificao numrica) dos documentos eletrnicos, para garantir-

lhes a autenticidade, a integridade e a validade jurdica.A cert i f icao criptogrfica uti l i zada tambm nas

assinaturas digitais, o que permite comprovar que uma mensagemveio mesmo de determinado emissor, pois cada assinatura eletrnica acompanhada de um cdigo numrico de uso exclusivo de seuportador.

Vale lembrar que a assinatura digital certificada pelas ACsautorizadas pela ICP-Brasil a nica forma de fazer com que a

assinatura de um documento eletrnico tenha a mesma validadeque a assinatura manuscrita registrada em cartrio.

Anlise de uma mensagem eletrnica

Analise a mensagem eletrnica do Quadro 9, criada para aseguinte situao: Luiza enviou a mensagem para os seuscompanheiros de equipe do Ministrio da Cincia e Tecnologia(MCT). A empresa Transportadora Floripanaatrasou a entrega de

mercadorias para o MCT, e a Luiza precisa obter de sua equipeuma informaoe tentar resolver um problema.


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Quadro 9: Mensagem de e-mailinadequadaFonte: Elaborado pelos autores

Antes de prosseguir a leitura, reflita um pouco: quais so os

problemas encontrados nessa mensagem eletrnica, com

relao necessidade de serem enviadas comunicaes claras

e eficazes?

Um item importante diz respeito ao preenchimento do campoAssunto. Como vemos, no h informaes especficas. Colocarsomente a palavra atraso nesse campo pode dificultar alocalizao do e-mailem uma lista de e-mailsextensa, fato muitocomum nas instituies que utilizam diariamente essa ferramentade comunicao. A soluo seria acrescentar, no mnimo, o nomeda transportadora em questo

No tocante ao texto da mensagem, percebemos que h umaaproximao excessiva entre a linguagem escrita e a linguagemfalada. Entretanto, esse no um problema to significativo quantoo que percebemos na ltima sentena: Vou entrar em contatonovamente para tentar resolver o problema, ok?.



Redao Oficial

A partir do que Luiza escreveu, voc saberia dizer ao certocom quem ela entrar em contato novamente? Com a sua equipeou com a Transportadora Floripana? E mais: voc saberia dizer

com segurana qual o problema que Luiza ir resolver? a questodo cancelamento do contrato da transportadora ou a do atraso naentrega da mercadoria? Se existem dvidas com relao a quemLuiza contatar novamente ou qual problema ela ir tentar resolver, porque o texto provoca respostas ambguas, no-claras,ou seja, permite que surjam interpretaes indesejadas,situao que, em muitos casos, pode gerar equvoco e at prejuzos.

Alm disso, observe a maneira pela qual Luiza solici tainformao: O contrato dela vai ser cancelado, n?. Ela supe j

saber a resposta para sua pergunta e induz os interlocutores ameramente confirmarem seu palpite de que o contrato vai sercancelado. Isso pode provocar indisposio na equipe quanto aresponder satisfatoriamente pergunta ou a responder da maneirapela qual Luiza espera ser respondida.

No Quadro 10, Luza refaz o e-mail com as alteraes quevisam tornar comum o seu pensamento e incentivar ou persuadir ointerlocutor a dar a resposta que ela espera:

Quadro 10: Mensagem de e-mailadequadaFonte: Elaborado pelos autores


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Em suma, no pensamento de Luiza tudoestava bastante claro: ela entraria em contatomais uma vez com a transportadora para tentar

resolver o problema do atraso na entrega dasmercadorias compradas no ms anterior.Entretanto, seu primeiro e-mail(Quadro 9) notornava esse pensamento comum aos membrosda equipe e nem contribua para a obtenodas respostas desejadas. Por isso, no segundoe-mail (Quadro 10), a fim de corrigir essasfalhas, Luizareescreve o texto com exatido,no omitindo dados relevantes para a

correta compreenso de suas ideias.

ATA

Podemos definir ata como o registro claro e preciso dasocorrncias de uma reunio, assembleia ou conveno. O que a

torna um texto oficial o fato de que, aps aprovada, para efeitoslegais, assume a condio de documento.

O local mais comum de registros de atas o livro de atas,que deve conter um termo de abertura e um termo de encerramento,assinados pela autoridade mxima da entidade ou por quem recebedaquela autoridade delegao de poderes para tanto; esta tambmpoder numerar e rubricar todas as folhas do livro (MARTINS;ZILBERKNOP, 1984, p. 130 apudFLRES, 2007, p. 95).

O termo de abertura indica a finalidade do livro e escritona primeira pgina; o termo de encerramento escrito na ltimafolha do livro, depois de preenchido pelas atas. Veja os exemplos determo de abertura (Quadro 11) e termo de encerramento (Quadro 12):

Gold (2005, p. 102) aponta que os maio-

res problemas observados hoje em diacom relao s mensagens do correio

eletrnico so a informalidade extrema-

da e a pressa ao escrever, como se essa

comunicao fosse uma fala despreo-

cupada. Em muitos casos, isso acaba

tornando a mensagem confusa e de dif-

cil entendimento.

Saiba mais



Redao Oficial

Quadro 11: Exemplo de termo de aberturaFonte: Flres (2007, p. 96)

Termo de abertura

Este livro contm 100 (cem) folhas numeradas e rubricadas por

mim e se destina ao registro das Atas das Reunies da Comisso de... . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . , com sede nesta Capital, na

Rua ................................................................................ n ...............

Minha rubrica a seguinte: ....................................................................

Florianpolis, 2 de janeiro de 2007.

(assinatura)

Termo de encerramento

Eu, Fulano de Tal, Secretrio da Sade do Municpio de

.........................................., declaro encerrado este livro de atas.

Florianpolis, 18 de dezembro de 2007.

(assinatura)

Quadro 12: Exemplo de termo de encerramentoFonte: Flres (2007, p. 96)

Componentes da ata

Os componentes bsicos de uma ata so: cabealho,abertura, legalidade, referncia aos presentes, aprovao da ataanterior, desenvolvimento e fecho. Cada um desses componentesse apresenta com suas especificidades e se compe de elementosprprios, como:

Cabealho : nmero da ata ou da reunio e adenominao do grupo reunido.

Abertura: dia, ms, ano, hora, local da reunio, nomede seu presidente, ordem do dia ou pauta.


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Legalidade: segundo Flores (2007) a legalidade refere-se declarao do presidente de que existe qurum*,seguida da declarao de abertura da sesso. O

qurumda reunio varivel segundo o estatuto daentidade ou o regimento do rgo reunido:normalmente h qurumcom a presena de dois terosdos convocados. Quando no se tem qurum, oestatuto ou regimento prev as condies para a 2convocao ou o 2 horrio da reunio e o nmeronecessrio de participantes para que a reunio ocorra.A inexistncia de qurumrequer registro em ata e, nocaso da reunio ter ocorrido por este motivo, em 2

convocao, isso deve ser informado na abertura.Referncia aos presentes: identificao das pessoas

presentes, pelo nome ou por outra referncia; possvelainda, depois de conferida a lista de presena, fazer areferncia aos presentes pelo nmero de pessoas,quando a reunio tiver um nmero expressivo departicipantes.

Aprovao da ata anterior: a ata da reunio pode

ser aprovada logo aps a reunio ou no incio dareunio posterior. Neste segundo caso, registra-se o fato(leitura, discusso e aprovao da ata), as emendas eretificaes sugeridas (se houver) (FLRES, 2007).

Desenvolvimento: narrao sucinta e clara dos temasque foram tratados na reunio, organizada na sequnciaem que estes foram debatidos, sejam eles decisestomadas pelo grupo, propostas debatidas e votadas(com registro de votos a favor, contra e abstenes*),ou deliberaes dos membros da reunio.

Fecho: finalizao que pode ser realizada por meio deexpresso de praxe, como Nada mais havendo atratar ou Esgotada a pauta, seguida da declaraodo encerramento da reunio feita pelo presidente, onome da localidade, a data e a(s) assinatura(s).

*Qurum O nmer

nimo de pessoas

sentes exigido por

estatuto para que

rgo coletivo func

Fonte: Ferreira (19

*Absteno recus

luntria de memb

assembleia de int

como participante

discusso, deliber

deciso etc. F

Houaiss (2007).



Redao Oficial

Analise a ata do Quadro 13, elaborada com a finalidade deilustrar a redao dos componentes bsicos desse tipo dedocumento, em que o Conselho Municipal de Sade (CMS) de

Florianpolis se reuniu para deliberar sobre o adiantamentofinanceiro ao Hospital Municipal desta cidade.

ATA N. 15 DA REUNIO DO CONSELHO MUNICIPAL

DE SADE DE FLORIANPOLIS

Aos nove dias do ms de junho de dois mil e cinco, s dez horas, na sala dereunies da Prefeitura Municipal de Florianpolis, o Conselho Municipal deSade (CMS) reuniu-se sob a presidncia do Secretrio Municipal de Sade,Senhor Fulano de Tal, para deliberar sobre o adiantamento financeiro ao Hospital

Municipal Santa Catarina. Constatada a existncia de qurum, o Presidenteabriu a reunio solicitando que o Representante do Hospital, Senhor Fulano deTal, justificasse aos conselheiros o pedido do adiantamento feito SecretariaMunicipal da Sade, lembrando-os da deliberao tomada na reunio do diatrinta de maro de dois mil e cinco, de no autorizar o gestor a efetuaradiantamento ao Hospital. Considerou, ainda, que a produo do ms j foientregue na contabilidade e que a Secretaria dever efetuar o pagamento at odia quinze de junho de dois mil e cinco. O Conselheiro Fulano de Tal esclareceuque o motivo do adiantamento o cumprimento de um mandado de execuode causa trabalhista. Repassou tambm questes sobre a defesa do Hospital e afalta de recursos imediatos para cumprimento do mandado. Dando continuidade,

o Assistente Fulano de Tal questionou a Administrao de Pessoal sobre a situaodo Sindicato Patronal em relao aos encargos sociais. importante, segundo oAssistente, que o CMS saiba como est a verdadeira situao de empregador doHospital. Os conselheiros discutiram, ainda, a origem, a legalidade e o uso domicronibus pelos idosos, e lembraram o Secretrio Municipal dos compromissosassumidos pela atual administrao, com relao mobilidade dos usurios doHospital. Nada mais havendo a tratar, o Senhor Presidente encerrou a reunios onze horas. Eu, Fulana de Tal, Secretria Substituta, lavrei a presente ata que,aps lida e aprovada, ser assinada por todos os presentes. Florianpolis, novede junho de dois mil e cinco.

Fulano de Tal Fulano de Tal Fulano de Tal

Presidente Representante do HMSC Assessor do HMSC

Fulana de Tal Fulano de Tal Fulana de TalSecretria Substituta Membro Membro

Quadro 13: Exemplo de ataFonte: Adaptado de Flres (2007, p. 98-99)


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Para a elaborao da ata devem ser observadas ainda asseguintes recomendaes (FERREIRA; CAMBRUSSI, 2008, p. 112-113):

a) a redao da ata deve ser feita em linguagem objetiva,

evitando-se, assim, apreciaes subjetivas comoexcelente proposta, belos argumentos, entreoutras;

b) ao narrar o que se passou nareunio, o redator deve utilizar otempo verbal pretrito perfeito doindicativo : Fulano declarou,deliberou, decidiu, e assim por

diante;c) os nmeros e os valores devem ser

escritos por extenso;

d) as palavras no devem serabreviadas;

e) por ser um documento que possuivalor jurdico, a ata deve serlavrada (registrada), de modo que nada lhe possa ser

acrescentado ou modificado, o que previne, assim,fraudes por isso escrita em linhas corridas.

ATESTADO

De acordo com Martins e Zilberknop (1995), atestado um

documento firmado por uma pessoa a favor de outra, atestando averdade a respeito de determinado fato.

O atestado deve ser impresso em folha timbrada e possuir apalavra ATESTADO, centralizada e grafada em letras maisculas,abaixo do timbre.

Ata

Para atas escritas mo, acrescentam-

se ainda as seguintes recomendaes:

em caso de erro constatado no momen-

to da escrita da ata, emprega-se a for-

ma corretiva digo, entre vrgulas, se-

guida da palavra ou expresso correta;

quando o erro for percebido aps a re-

dao de toda a ata, usa-se a expresso

em tempo no final da ata. Exemplo: Em

tempo: na linha onde se l tratarem, leia-

se tratar.

Saiba mais



Redao Oficial

O texto deve ser escrito em um nico pargrafo, que podeser iniciado com a primeira pessoa do singular (Atesto), quandouma s pessoa assina, ou com a primeira pessoa do plural

(Atestamos), quando mais de uma pessoa assina. Em seguida, deveapresentar a finalidade do documento, de maneira definida e sema expresso vaga para os devidos fins. No texto deve constar,tambm, o nome do interessado e a indicao do fato a ser atestado.

Aps o texto, escreve-se o nome da localidade e a data,centralizados. Por fim, grafa-se o nome de quem assina o atestado,seguido do cargo em letras maisculas. Veja um exemplo de atestadono Quadro 14:

TIMBRE

ATESTADO

Atesto, para fins de concesso de dirias e passagem area paraparticipar do XV Encontro Nacional dos Estudantes de Administrao(ENEAD), que Igor Duarte aluno regularmente matriculado na 5 fase doCurso de Administrao desta Universidade e possui matrcula n. 54789-8.

Florianpolis, 7 de fevereiro de 2008.

Sofia Campos

COORDENADORA DO CURSO DE ADMINISTRAO

Quadro 14: Modelo de AtestadoFonte: Elaborado pelos autores

Podemos diferenciar o atestado e a declarao porque estapode ser firmada por uma pessoa fsica em favor de si prpria, oque no ocorre com o atestado. Por isso, as instituies pblicasdevem fornecer atestados, e no declaraes, j que atestado nopode ser firmado por pessoa fsica em favor de si mesma.

Na redao empresarial, o atestado e a declarao sodocumentos semelhantes, pois para a elaborao da declarao,


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basta substituir os termos ATESTADO e Atesto porDECLARAO e Declaro.

O atestado tambm difere da cer tido, porque ele se refere a

fatos transitrios, enquanto a certido se refere a fatos permanentes,registrados em livros, boletins ou em outros documentos.

EDITAL DECONVOCAO

A convocao um ato administrativo dirigido a muitas

pessoas para que estas se renam em determinado lugar e deliberemsobre a pauta dessa reunio.

Possui o ttulo EDITAL DE CONVOCAO, ousimplesmente CONVOCAO, e um pargrafo contendo:

o(s) cargo(s) daquele(s) que assina(m) a convocao,seguido do verbo convocar na 3 pessoa do singular(ou do plural);

a indicao dos que esto sendo convocados;

o tipo de reunio (ordinria, extraordinria, geral, entreoutras);

a data, o horrio e o local da reunio; e v) a lista dosassuntos a serem tratados na reunio.

O atestado traz centralizado o fecho, e neste constam: o nomeda localidade, a data de elaborao da convocao, a(s)assinatura(s) e o(s) nome(s) de quem firmou a convocao.

Veja o modelo apresentado no Quadro 15:



Redao Oficial

TIMBRE

CONVOCAO

O Presidente do Conselho de Administrao convoca os acionistas paraparticiparem da ASSEMBLEIA GERAL EXTRAODINRIA que ser realizadaem 18 de maio de 2008, s 8 horas, na sede social da empresa, na RuaHenrique da Silveira, 117, nesta cidade, a fim de deliberarem sobre osseguintes assuntos:

a) alterao do art. 12 do Estatuto Social, para a reestruturao dos cargosdo Conselho de Administrao; e

b) fixao da nova remunerao dos membros do Conselho.

Florianpolis, 9 de fevereiro de 2008.

Luciano Costa

Quadro 15: Modelo de ConvocaoFonte: Adaptado de Gold (2005, p. 128)

Outros tipos de editais, como os de concorrncia pblica, de

licitao, de leilo etc., no sero abordados neste livro, devido

s especificidades das caractersticas de elaborao dessas

comunicaes.

REQUERIMENTO

O requerimento um documento pelo qual a pessoa fsicaou jurdica requer algo a que tem direito supostamente ou no ,desde que este seja concedido por algum ato normativo (leis,decretos, entre outros). Por isso, o requerimento pode apresentar acitao do amparo legal do pedido.

v

Para saber mais a

respeito das

especificidades da

elaborao desses tipos

de editais, voc pode

consultar a obra

Licitaes e Contratos

Modelos Completos, de

Benedicto de Tolosa Filho

e Ricardo Fernandes de

Tolosa (3 edio), da

Editora do IBRAP

(Instituto Brasileiro de

Administrao Pblica).


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Sua utilizao muito ampla: obteno de documentos(certides, atestados etc.), de benefcios financeiros, de frias, deaposentadorias, entre outros.

O requerimento pode ser classificado segundo doisparmetros:

o nmero de requerentes (individual ou coletivo); e

a modalidade do texto (simples ou com exposio demotivos).

As trs partes que compem o requerimento, a invocao, otexto e o fecho, podem ser assim caracterizadas:

Invocao: formada pelo vocativo e pelo cargo dapessoa a quem o documento dirigido; deve ser escritano alto da folha, a partir da margem esquerda.

Texto: composto por duas partes, o prembulo e ocorpo. O prembulo constitui-se do nome por extensodo requerente (em maisculas ou no), suaqual if icao e sua identif icao. Em caso derequerimento coletivo (com mais de duas pessoas), no

lugar dos nomes dos requerentes, faz-se a identificaopor algo que comum a esse grupo. Exemplo: Osabaixo assinados, todos moradores das ruas MarcusAurl io, Floriano Peixoto, Guido Mntega eadjacncias, requerem que seja transferido o pontode nibus [...]. O corpo constitui-se da exposio doque se est requerendo e da justificativa do que requerido, podendo ser feita por meio da citao doato ou fato legal em que se fundamenta a solicitao.

Se for um requerimento com exposio de motivos,aps a identificao do(s) requerente(s), a exposiodo que se est requerendo e a citao do ato legal,que s vezes no consta, l istam-se os motivos(argumentos baseados em fatos) em al neas(FLRES, 2007, p. 72).

vO requerimento co

(simples ou

exposio de motiv

tambm chamad

abaixo-assin

vVeja a diferenabaixo assinado = aest assinad

algum. b) a

assinado = nome d

requerimento col



Redao Oficial

Fecho: apresenta expresso cannica*, seguida deponto, do nome da localidade, da data e da assinatura.As expresses usuais do fecho podem ser escritas por

extenso ou abreviadas, como no Quadro 16:

POREXTENSO

Nestes termos, pede deferimento.

Nestes termos, espera deferimento.

Aguarda deferimento.

Pede deferimento.

ABREVIADOS

N.T.

P.D.

N.T.

E.D.

A.D.

P.D.

SENHOR COORDENADOR DO CURSO DE ADMINISTRAO DA UFSC

7 a 10 linhas

AUGUSTO DOS SANTOS, aluno regularmente matr iculado

no quinto semestre de Administrao desta Universidade, sob o n. 54789,

requer o aproveitamento integral da disciplina Direito Administrativo,

em virtude de t-la cursado em 2005 na Universidade Federal de Viosa

(MG), conforme comprovam os trs documentos anexos.

Nestes termos, pede deferimento.

Florianpolis, 5 de maro de 2008.

*Cannico diz-se de fra-

se ou construo que se-

gue as normais mais ha-

bituais da gramtica,

consideradas bsicas.

Fonte: Houaiss (2007).

Quadro 16: Fechos de requerimentoFonte: Elaborado pelos autores

Veja a seguir um exemplo de requerimento simples, noQuadro 17, e outro com exposio de motivos no Quadro18:

Quadro 17: Exemplo de requerimento simplesFonte: Elaborado pelos autores


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Quadro 18: Exemplo de requerimento com exposio de motivosFonte: Adaptado de Flres (2002)

SENHOR CHEFE DO DEPARTAMENTO DE ADMINISTRAO DA UFSC

IGOR DUARTE, matrcula n. 2459, Professor Assistente II/DE,

presentemente em licena parcial para formao, em fase de doutoramento

no Programa de Ps-Graduao em Administrao desta Universidade,

requer alterao da concesso de licena, de parcial para integral, no

ano de 2008, considerando:

a) o desgaste provocado pela sobrecarga de trabalhos, uma vez que

vem desenvolvendo, simultaneamente, at ividades de ensino,

pesquisa e extenso;

b) a aprovao de seu projeto de doutorado, cujo cronograma prev

o trmino da redao da tese at o final do ano, e o decorrente

interesse em cumprir esse cronograma;

c) que nada obsta a tal pedido, nos textos das Resolues nos 25/

CEPE/2004 e 27/CEPE/2005, que fixam normas internas de

afastamento de docentes para formao; e

d) a possibilidade de o Departamento contratar substituto para

cumprir sua carga horria pelo perodo de um ano.

N.T.

P.D.

Florianpolis, 5 de maro de 2008.



Redao Oficial

Cuidados com a elaborao de requerimentos

Deve-se evitar o uso de expresses arcaicas ouredundantes como:

[...] pelo presente, vem respeitosamente requerer aV.Exa. se digne [...];

[...] vem mui respeitosamente requerer de V.Exa. [...];

[...] vem requerer [...]";

[...] vm requerer [...]; e

[...] vem, por meio deste, requerer que [...].

Prefira apenas:

[...] requer [...]; ou

[...] requerem [...].

O trecho do corpo do requerimento que antecede aexposio de motivos termina por dois-pontos. Aseguir, so ordenados os motivos, um a um, indicadospor alneas adentradas com relao margemesquerda. O texto de cada alnea*termina por ponto-

e-vrgula (o ltimo termina por ponto) e deve ter coesoe coerncia com o trecho inicial do corpo dorequerimento. Isso quer dizer que cada alnea ocomplemento perfeito da ltima sentena do corpo dorequerimento, como voc pode comprovar no Quadro18: [...], considerando: a) o desgaste [...]; [...],considerando: c) que nada obsta [...].

COMUNICADOOUAVISO

O comunicado ou o aviso so comunicaes formais queservem para ordenar, cientificar, prevenir, noticiar e convidar(MEDEIROS, 1999).

*Alneas so subdivi-

ses de um artigo de lei,

decreto, contrato etc.

So grafadas com letra

minscula e seguidas do

trao curvo que fecha

parnteses: a); b);

c), e assim por diante.

Fonte: Bechara (2003).


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pratica comum os avisos ou as comunicaes terem poucascpias impressas, porque so, em geral, enviados por e-maila todos osinteressados, uma vez que as caractersticas bsicas dessas comunicaes

so a brevidade e a linguagem clara. Veja o exemplo no Quadro 19:

TIMBRE

AVISO (ou) COMUNICADO

O Departamento de Recursos Humanos informa que os exames

peridicos de sade devem ser marcados com 20 (vinte) dias de

antecedncia, na sede da empresa.

As mudanas no cronograma de exames de cada setor devem ser

encaminhadas para .

Snia Borges

Diretora de Recursos Humanos

Quadro 19: Modelo de aviso e comunicado

Fonte: Elaborado pelos autores

PORTARIA

A portaria um documento oficial dirigido a uma repartioou a um indivduo, e assinada por autoridades superiores. Suautilizao ampla, conforme discorre Medeiros (1999, p. 302):

[...] na administrao pblica, um ato pelo qual o Minis-

tro de Estado ou outra autoridade competente estabelecenormas administrativas, baixa instrues para aplicaode leis e decretos ou define situaes, como dispensa, re-

moo, lotao.



Redao Oficial

Alm desses usos apontados pelo autor, verifica-se que asportarias so empregadas para nomear, demitir, suspender,reintegrar funcionrios, aprovar trabalhos executados, designar

membros para constiturem comisso, entre outros.

Estrutura da Portaria

H dois tipos de portaria: a simples, formada por uma nicafrase, e a complexa, que dividida em artigos, pargrafos, incisos,alneas e itens. Trs elementos compem a estrutura das portariassimples e compostas: prembulo, corpo e assinatura.

Acompanhe atentamente no Quadro 20 as expl icaesdetalhadas sobre cada elemento:

PrembuloApresenta trsblocos de dados

Primeiro bloco: formado pelo nome da localidade e peladata grafada por extenso, a partir da margem esquerda.

Segundo bloco: com pequenas variaes, formado pelonome do documento PORTARIA grafado em caixa alta,seguido da abreviatura de nmero N. , do nmero dodocumento, dentro da ordem de feitura no ano, da siglado rgo emitente e dos dois ltimos algarismos do ano.Esses trs ltimos dados so separados entre si por bar-

ras. O segundo bloco de dados pode ser escrito na mes-ma linha da data. A diagramao descrita refere-se aotexto original; a forma publicada em dirio ou boletimoficial ter os dados desses dois blocos compactados, daseguinte forma: PORTARIA N. 22/SS/89, DE 24/7/89. A porta-ria complexa apresenta a ementa (resumo do que trata)logo abaixo desses dados, antes de iniciar o texto, embloco concentrado direita (conforme Quadro 22).

Terceiro bloco: constitui-se de duas partes. Abre com aindicao do cargo que ocupa a autoridade encarregadade assinar a portaria e segue com a citao da legislaobsica que lhe delega tal poder. Deixando um pequenointervalo linear, normalmente escrita no meio da linha

ou em pargrafo, vai a forma verbal RESOLVE (em caixaalta), seguida de dois-pontos.

Quadro 20: estrutura da portariaFonte: Adaptado de Flres (2007, p. 64)


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Corpo

Possui umaforma especficapara cadamodelo deportaria.

Assinatura

Modelo simples: segue com o verbo que representa adeciso da autoridade, ou, em outras palavras, o efeitoda portaria, que pode ser: nomear, exonerar, suspender,promover, designar, conceder (licenas, aposentadorias...),

transferir, homologar, etc., escrito em pargrafo e com ini-cial maiscula, embora no esteja iniciando a frase. Nasequncia vem o nome da(s) pessoa(s) funcionrio(s)pblico(s) e o fato a ser regulamentado ou a descriodo objeto da portaria (por exemplo, a fixao de preos).

Modelo complexo: aps a forma verbal RESOLVE, seguidade dois-pontos, o teor da portaria passa a ser expressoem forma de artigos e pargrafos que podero se subdi-vidir em incisos, alneas e itens (ver o Quadro 22). O textopode encerrar com expresses de praxe, como: Cumpra-se ou Ao setor (ou autoridade) tal para os devidosfins ou, muito frequente, com um artigo que indica asdisposies finais, como: A presente portaria entrar em

vigor na data de sua publicao, revogadas as disposi-es em contrrio, ou com a indicao do nmero deportarias anteriores que ficam revogadas ou, ainda, con-forme o caso, com a indicao do prazo de validade daportaria.

Abaixo do texto, sobre o nome da autoridade que expedea portaria, com ou sem citao do cargo.

Quadro 20: estrutura da portariaFonte: Adaptado de Flres (2007, p. 64)

Exemplos de portaria

Veja no Quadro 21 um exemplo de portaria simples e noQuadro 22 um exemplo de portaria complexa.



Redao Oficial

Prefeitura Municipal de FlorianpolisSecretaria Municipal de Educao

Rua Tenente Silveira, 60 5 andar, 88010-300CNPJ 82.892.282/0001-49

Florianpolis, 18 de agosto de 2007. PORTARIA N. 1475/SME/07

O Secretrio Municipal de Educao, no uso das atribuies que lheconfere o art. 1 da Lei n. 2.157, de 19 de dezembro de 1986,

RESOLVE:

Admitir Fulano de Tal, sob matrcula n 5801-7, como ProfessorSubstituto II (5712), na disciplina de Ingls (528), para atuar em classe-vagadurante o perodo de 25/8/2007 a 5/12/2007, na Escola Bsica CarlosDrummond de Andrade (29384), com carga horria de 20 (vinte) horassemanais.

JOS CARLOS FERREIRA

Quadro 21: Exemplo de portaria simplesFonte: Elaborado pelos autores


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Prefeitura Municipal de FlorianpolisSecretaria Municipal de Educao

Rua Tenente Silveira, 60 5 andar, 88010-300

CNPJ 82.892.282/0001-49

Florianpolis, 18 de agosto de 2007. PORTARIA SMR N. 4, de 15 de janeiro de 2008

Ratif ica disposies da portaria

SEFIN n 4/4, de 7 de julho de 2004,

e estabelece procedimentos para o

exerccio da faculdade que a referida

norma disciplina.

O SECRETRIO MUNICIPAL DA RECEITA, no uso das atribuies

que lhe confere o art. 82, II, da Lei Orgnica do Municpio e nos termos do

art. 3, XXVI, da Lei Complementar n. 217, de 15 de fevereiro de 2006,

RESOLVE:

Art. 1 Rati ficar e considerar em pleno vigor as disposies constantes

da Portaria SEFIN n. 4/4, de 7 de julho de 2004.

Art. 2 Determinar que, para valer-se da faculdade prevista na referida

Portaria, o interessado dever protocolar junto ao Pr-cidado Requerimento

para utilizar tais faculdades, conforme modelo constante do Anexo I.

Art. 3 O Requerimento dever ser firmado por representante legal

ou pessoa devidamente autorizada pela empresa requerente e acompanhado

da Autorizao de Uso de ECF (Equipamento Emissor de Cupom Fiscal),

emitida pela Secretaria de Estado da Fazenda dentro do prazo de validade.

Art . 4 O exerccio da faculdade prevista na Portar ia SEFIN n. 4/04,

de 7 de julho de 2004 somente ser permitido dentro do prazo de validade

da Autorizao de Uso de ECF, devendo ser renovado o Requerimento quandoda renovao da referida Autorizao.

Art. 5 Esta Portaria entra em vigor a partir de 15 de janeiro de 2008.

ANTNIO JOS DE OLIVEIRA

Quadro 22: Exemplo de portaria complexaFonte: Adaptado de Prefeitura Municipal de Florianpolis (2008)



Redao Oficial

Cuidados com a elaborao da portaria complexa

A elaborao da portaria complexa deve obedecer s regras

para a redao dos atos normativos de competncia dos rgos doPoder Executivo, principalmente aos artigos 22 e 23 do Decreton. 4.176, de 28 de maro de 2002. Acompanhe a seguir trechosdesses artigos:

Art.22.Os textos dos projetos de ato normativo observaroas seguintes regras:

I a unidade bsica de articulao o artigo, indicado pela

abreviatura Art., seguida de numerao ordinal at o nono

e cardinal, acompanhada de ponto, a partir do dcimo;

II a numerao do artigo separada do texto por dois

espaos em branco, sem traos ou outros sinais;

III o texto do artigo inicia-se com letra maiscula e termina

com ponto ou, nos casos em que se desdobrar em incisos,

com dois-pontos;

IV o artigo desdobra-se em pargrafos ou em incisos e o

pargrafo, em incisos;

V o pargrafo nico de artigo indicado pela expresso

Pargrafo nico, seguida de ponto e separada do texto

normativo por dois espaos em branco;

VI os pargrafos de artigo so indicados pelo smbolo "",

segu ido de numerao ordinal at o nono e cardinal,

acompanhada de ponto, a partir do dcimo;

VII a numerao do pargrafo separada do texto por dois

espaos em branco, sem traos ou outros sinais;

VIII o texto do pargrafo nico e dos pargrafos inicia-se

com letra maiscula e termina com ponto ou, nos casos em

que se desdobrar em incisos, com dois-pontos;

IX os incisos so indicados por algarismos romanos seguidos

de hfen, o qual separado do algarismo e do texto por um

espao em branco;

v

Todo o contedo desse

Decreto pode ser visto no

endereo: .


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X o texto do inciso inicia-se com letra minscula, salvo

quando se tratar de nome prprio, e termina com:

a) ponto-e-vrgula;

b) dois pontos, quando se desdobrar em alneas; ou

c) ponto, caso seja o ltimo;

XI o inciso desdobra-se em alneas, indicadas com letra

minscula seguindo o alfabeto e acompanhada de parntese,

separado do texto por um espao em branco;

XII o texto da alnea inicia-se com letra minscula, salvo


a) ponto-e-vrgula;

b) dois pontos, quando se desdobrar em itens; ou

c) ponto, caso seja a ltima e anteceda artigo ou pargrafo;

XIII a alnea desdobra-se em itens, indicados por algarismos

arbicos, seguidos de ponto e separados do texto por um

espao em branco;

XIV o texto do item inicia-se com letra minscula, salvo


a) ponto-e-vrgula; ou

b) ponto, caso seja o ltimo e anteceda artigo ou pargrafo;

[...].

Art.23.As disposies normativas sero redigidas com clareza,preciso e ordem lgica, observado o seguinte:

I para a obteno da clareza:

a) usar as palavras e as expresses em seu sentido comum,

salvo quando a norma versar sobre assunto tcnico, hiptese

em que se pode empregar a nomenclatura prpria da rea

em que se est legislando;

b) usar frases curtas e concisas;

c) construir as oraes na ordem direta, evitando preciosismo,

neologismo e adjetivaes dispensveis;



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d) buscar a uniformidade do tempo verbal em todo o texto

das normas legais, de preferncia o tempo presente ou o futuro

simples do presente; e

e) usar os recursos de pontuao de forma judiciosa, evitandoos abusos de carter estilstico;

II para a obteno da preciso:

a) articular a linguagem, tcnica ou comum, com clareza, de

modo que permita perfeita compreenso do objetivo, do

contedo e do alcance do ato normativo;

b) expressar a ideia, quando repetida no texto, por meio das

mesmas palavras, evitando o emprego de sinonmia com

propsito meramente esti lstico;

c) evitar o emprego de expresso ou palavra que confira duplo

sentido ao texto;

d) escolher termos que tenham o mesmo sentido e significado

na maior parte do territrio nacional, evitando o uso de

expresses locais ou regionais;

e) usar apenas siglas consagradas pelo uso, observado o

princpio de que a primeira referncia no texto seja

acompanhada de explicitao de seu significado;

f) indicar, expressamente, o dispositivo objeto de remisso,

por meio do emprego da abreviatura art . segu ida do

correspondente nmero, ordinal ou cardinal;

g) utilizar as conjunes e ou ou no penltimo inciso, alnea

ou i tem, conforme a sequncia de disposi t ivos se ja,

respectivamente, cumulativa ou disjuntiva;

h) grafar por extenso quaisquer referncias a nmeros e

percentuais, exceto data, nmero de ato normativo e casos

em que houver prejuzo para a compreenso do texto;

i) expressar valores monetrios em algarismos arbicos,

seguidos de sua indicao por extenso, entre parnteses;

j) empregar nas datas as seguintes formas:

1. 4 de maro de 1998 e no 04 de maro de 1998; e


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2. 1 de maio de 1998 e no 1 de maio de 1998;

l) grafar a remisso aos atos normativos das seguintes formas:

1. Lei n. 8.112, de 11 de dezembro de 1990, na ementa, no

prembulo, na primeira remisso e na clusula de revogao;

e

2. Lei n. 8.112, de 1990, nos demais casos; e

m) grafar a indicao do ano sem o ponto entre as casas do

milhar e da centena;

[...].

CERTIDO

A certido um documento no qual se d testemunho de umfato; declarao legal, de fim comprobatrio, baseada em registrospblicos.

H vrios tipos de certido: pode consistir num resumo dodocumento ou do ato inscrito nos livros do cartrio ou ainda ser atranscrio literal e integral do ato ou documento. Neste ltimo casorecebe o nome de translado. Alguns tipos de certido so:

de inteiro teor: reproduz, integral e fielmente, todo odocumento;

em breve relatrio ou reconto: resume os dadosou pontos indicados pelo requerente e confirma o queest escrito no original;

parcial: transcreve apenas uma parte do ato, oudocumento; e

negativa: afirma no existir o fato ou o ato que sequer conhecer, e objeto do requerimento.



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Estrutura

Veja no Quadro 23 as partes que compem o tipo de certido

mais comum, o de reconto:

Quadro 23: Partes da certido de recontoFonte: Adaptado de Flres (2007)

A certido fornecida quando o requerente expressa o fim aque se destina a certificao. De acordo com Medeiros (1999,p. 270), so regras fundamentais para a feitura da certido:

Timbre

Ttulo

Texto

Fecho

Localidade e data

Assinatura

Deve ser o do rgo que fornece a certido, no alto dopapel.

Escreve-se CERTIDO com todas as letras maisculas. AsCertides podem ser numeradas; neste caso, o nmeroficar direita do ttulo, seguido de uma barra inclina-da e dos dois ltimos algarismos do ano em que foiescrita (CERTIDO N. 10/89, por exemplo).

Constitui-se de um s pargrafo e pode conter os se-guintes elementos:

Eu, seguido de vrgula;

nome ci vi l e ca rgo ou funo da au to ridade qu e va icertificar, entre vrgulas;

ind icao do superi or que determinou a expedio dodocumento (se houver);

cert ifico que;

indicao da fonte onde consta o reg ist ro do que estsendo certificado;

consta que;

transcrio ou reconto do que interessa que seja certi-ficado. Se o texto for transcrito, ficar entre aspas e apsa conjuno que vo os dois-pontos.

O texto pode comear pela indicao do superior quedeterminou a expedio da certido.

Terminando o texto (reconto ou transcrio), o certificantedeclara ser verdadeiro o que recontou ou transcreveu.H basicamente duas formas padronizadas de confir-mar o que foi certificado: Por ser verdade, firmo a pre-sente certido e O referido verdade, e disso dou f.A frase de encerramento pode vir em continuao aotexto (sem pargrafo).

Escritas em sequncia ao texto ou em linha nova e par-grafo, com todos os nmeros por extenso.

Feita logo abaixo do texto, podendo ou no repetir o

nome e o cargo de quem assina.


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deve ser escrita em linhas corridas,sem emendas ou rasuras;

no deve conter alneas; e

os nmeros devem ser escritos porextenso.

Exemplo de certido

No Quadro 24 voc pode analisar ummodelo de certido em forma de reconto:

Quadro 24: Exemplo de certido em forma de recontoFonte: Santa Catarina (2003, p. 162)

ESTADO DE SANTA CATARINASECRETARIA DE ESTADO DA ADMINISTRAODIRETORIA DE ADMINISTRAO PATRIMONIALGERNCIA DE ARQUIVO PBLICO

CERTIDO

Certifico, vista dos registros existentes nesta Gerncia do Arquivo

Pblico, livro n.1, folha 11, verso, que a Senhora FULANA DE TAL frequentou

com assiduidade o curso Arquivamento Intermedirio e Permanente, com

carga horria de 40 (quarenta) horas semanais, ministrado pelos tcnicos

deste Arquivo no ms de novembro de 1999. Sendo a expresso da verdade,

dato e assino a presente certido.

Florianpolis, (dia) de (ms) de (ano).

Nome

Cargo do signatrio

LOGO

Emendas ou rasur

Flres (2002, p. 72) acrescenta o segu

te sobre as regras de feitura da cerdo: em caso de o texto ser datilogra

do ou manuscrito, se o redator come

erro, pode corrigi-lo de duas maneir

usando o recurso do digo entre vr

las, quando perceber imediatamente

erro, e o recurso do Em tempo: onde

l... leia-se..., no final do texto, se o e

s foi percebido quando o texto e

inteiramente escrito ou datilografad

Saiba mais



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TELEGRAMA

Conforme adverte o Manual de Redao da Cmara dosDeputados (BRASIL, 2004, p. 304), o telegrama* no propriamente uma comunicao oficial, mas um meio detransmisso de mensagens. Devido ao seu custo elevado, o Manualadverte ainda que o uso do telegrama deva ser restringido a duassituaes (idem):

quando houver urgncia e no for possvel enviar amensagem por outros meios de transmisso mais

modernos e menos dispendiosos aos cofres pblicos,como o correio eletrnico e o fax;

quando for necessria a confirmao identificada dorecebimento da mensagem urgente.

No h um padro fixo para a elaborao do telegrama,pois necessrio orientar-se pela forma e pela estrutura dosformulrios fornecidos pelos Correios nas agncias ou no stio dainternet.

Contudo, a recomendao que encontramos no Manual deRedaoda Cmara dos Deputados (idem) a de que a redaoda mensagem do telegrama deve pautar-se por dois elementos: aconciso e a clareza. O primeiro, se justifica pelo alto custo de enviodesse tipo de mensagem. O segundo, se justifica pelo fato de que otexto oficial deve possibilitar a imediata compreenso do leitor.Exatamente por causa da necessidade de clareza na escrita damensagem do telegrama, o texto abreviado (ou telegrfico) deveser evitado e dar lugar a um texto corrido comum, com pontuao

e acentuao normais. importante ressaltar que a formalidade de tratamento deve

ser mantida na mensagem do telegrama, ou seja, o redator deveutilizar:

os pronomes de tratamento e os vocativos adequadosao cargo que ocupa o destinatrio da mensagem,

*Telegrama toda comu-

nicao oficial expedida

por meio de telegrafia,

telex etc., recebe o nome

de telegrama. Fonte: Bra-

sil (2002, p. 27).

vVoc pode ter acesso ao

formulrio de telegrama

dos Correios no seguinte

endereo eletrnico:

.


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conforme foi estudado na Unidade 1, Pronomes deTratamento;

as formas de encerramento Respeitosamente, para

autoridades que ocupam um cargo hierarquicamentesuperior ao do emitente da mensagem, eAtenciosamente, para particulares e para asautoridades de mesmo nvel hierrquico, ou de nvelinferior, ao do emissor.

Veja um exemplo de mensagem de telegrama no Quadro 25:

Senhor Jos da Silva,

Solicito a V.Sa. o urgente comparecimento na Cmara dos Deputados

Coordenao de Contratos Anexo I, 13 andar, sala 1306, para tratar de

assinatura de contrato de prestao de servios.

Atenciosamente,

Joo dos Santos

Diretor

Quadro 25: Exemplo de mensagem de telegramaFonte: Adaptado de Brasil (2004, p. 305)

FAX

O fax, forma abreviada defac-smile, no exatamente umacomunicao oficial, mas um meio de transmisso de mensagens,

assim como o telegrama e o correio eletrnico. Por causa daconsolidao da internet, essa forma de comunicao est sendomenos utilizada pelo servio pblico, mas nas situaes em que fornecessrio enviar mensagens urgentes ou antecipar o envio dedocumentos, e no for possvel fazer isso por meio eletrnico, o faxainda a forma mais recomendada.



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Seu uso requer alguns cuidados, principalmente em relaoao arquivamento de documentos recebidos por este meio detransmisso de mensagens, porque o papel que utilizado em muitos

modelos de fax se deteriora rapidamente. Nestes casos, se forpreciso arquivar um documento recebido, deve-se arquivar afotocpia (xrox) deste, e no a verso impressa pelo prprioaparelho de fax.

Conforme oManual de Redao da Presidncia da Repblica(BRASIL, 2002, p. 27), os documentos enviados por fax mantma forma e a estrutura que lhes so inerentes. Isso significa que,por exemplo, se for necessrio o envio de uma carta por fax, eladeve ser elaborada conforme as recomendaes estudadas na seo

sobre carta desta Unidade.O Manual da Presidncia (idem) determina ainda que, antes

do envio de documentos, necessrio enviar uma folha de rosto,que serve para a identificao da mensagem que est sendotransmitida. Veja um exemplo de folha de rosto que enviada porfax, antes do envio do documento original:

Quadro 26: Modelo de folha de rosto para faxFonte: Adaptado de Brasil (2004, p. 306)

[rgo Expedidor][Setor do rgo expedidor]

[Endereo do rgo expedidor]

Destinatrio:______________________________________________________

Nmero do fax de destino:______________________ Data:____/____/______

Remetente: _____________________________________________________

Telefone do remetente:__________. Fax/correio eletrnico:_______________

Nmero de pginas: esta + _____________. Nmero do documento:_______

Assunto:___________________________________________________________

Observaes:______________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

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Documents

Modulo Redação Oficial