Noções Básicas de Organização de Eventos, Cerimonial e Protocolo Lygia Veny Casas

Noções Básicas de Organização de

Eventos, Cerimonial e Protocolo

Lygia Veny Casas

1. TIPOS DE EVENTOS

Os eventos podem ser:

• Comerciais: convenção, workshop, mostra, leilão, feira, exposição, desfile, encontro, reunião, etc;

• Institucionais: inaugurações, comemorações e efemérides

• Culturais: congresso, seminário, simpósio, conferência, curso, palestra, mesa-redonda, painel, fórum, etc;

• Sociais: recepção, baile, casamento, formatura, garden party, aniversário, passeio, etc;

ORGANIZAÇÃO DE EVENTOS

Planejamento = concepção e desenvolvimento de um evento

• Ficha de Briefing: identificar e listar necessidades e características de um produto ou serviço

• Check-list: listar todas as etapas de trabalho; acompanhamento do começo ao fim

• Projeto: análise do cenário, justificativa, objetivos, metas, público-alvo, critérios de aceitação, possíveis restrições, previsão de receitas e despesas, estratégias de ação, cronograma de execução


Os eventos passam por três etapas:

Etapa 1 – Pré-evento: Hora de colocar tudo no papel

• Organização do check-list

• Organização da planilha de receitas e despesas

• Avaliação do local, orçamento e contratação de serviços terceirizados (elaborar contrato para cada fornecedor), programação da divulgação e assessoria de imprensa, planejamento dos materiais impressos e comuniação visual, decoração, taxas de liberação e cerimonial

* Check-list é a bíblia de quem trabalha com eventos. Sem ele, é o mesmo que andar num barco furado.



Etapa 2 – Evento: Mãos à obra!

• Checagem e acompanhamento dos serviços contratados

• Circulação de pesquisa de satisfação

• Plano B, Plano C, Plano D….

Esteja preparado para imprevistos, pois certamente irão acontecer.



Etapa 3 – Pós-evento: Fechando a conta…

• Avaliação dos resultados: o que deu certo e o que não deu?

• Fechamento financeiro: o orçamento previsto foi cumprido?

• Relatório final: clipagem da assessoria de imprensa, registro do evento (CD com fotos e filmagem), materiais de divulgação (CD com materiais impressos, mídia e veiculações), resultado das pesquisas

• Emissão de nota fiscal

* Um trabalho que começa planejado, termina organizado, mesmo com possíveis imprevistos

ESTRUTURA E MATERIAIS DE APOIO

a) Espaço físico e instalações adequadas

- Verificar se o espaço comporta o público esperado

- Analisar as condições do local: umidade, ventilação, iluminação, acústica, necessidade de rebaixamento de teto, instalações elétricas, hidráulicas e planta baixa

- Verificar condições de segurança: rotas de fuga e extintores de incêndio


b) Material didático adequado

- Preparar cartilhas, manuais, apostilas, conforme a necessidade do evento

- Criar um “kit participante”, com bloco de anotação, o material escolhido (apostila, por exemplo), caneta e outros itens necessários

- Verificar com palestrantes/ministrantes quais materiais irão utilizar


c) Recursos Audiovisuais e Sonorização

- Organizar em arquivo digital (cd, pendrive) os vídeos a serem exibidos e listar o momento de cada exibição

- Testar com antecedência e salvar cópia do arquivo no computador que será utilizado, pois se exibido do próprio CD, o arquivo pode travar ou ficar mais lento

- Montar e testar microfone, telão, datashow, iluminação com antecedência.


d) Divulgação

- Materiais impressos, convites, follow-up, meios eletrônicos e comunicação visual: preparar folder, banner, faixa, backdrop, outdoor, email marketing, hotsite, banner eletrônico, folheteria, material promocional dos patrocinadores e/ou apoiadores e organizá-los por necessidade de utilização (pré-evento/evento/pós-evento)

- Mídia: criar spot/jingle para rádios e VT para televisão. Organizar veiculação conforme necessidade

- Assessoria de Imprensa: disparar releases para e agendar entrevistas nos veículos de comunicação


e) Recursos Humanos

- Organizar e dividir a equipe de trabalho: secretaria do evento, recepção, apoio às salas

- Coordenar os serviços terceirizados: sonorização, projeção, segurança, limpeza

2. CERIMONIAL: O BRILHO DO EVENTO

- É um ritual que reúne um conjunto de formalidades, com linguagem própria, a serem seguidas pelo protocolo durante um ato solene ou festivo

- É responsável em aplicar ordens de precedência e organizar a realização de discursos, lugares de honra, placas, etc

- É o momento onde autoridades e pessoas ilustres irão se manifestar sobre os objetivos do evento. Pode ser realizado na abertura ou encerramento do evento.

3. PROTOCOLO: AS REGRAS DO JOGO

- É a regulamentação do cerimonial, as regras que estabelecem a ordem hierárquica nas instâncias de poderes, indicando as posições e tratamentos de cada personalidade

- Quebra de protocolo: abandono ou relaxamento das regras, geralmente praticada pelo desejo de agradar os participantes do cerimonial.

4. O PAPEL DO MESTRE DE CERIMÔNIAS

- Ser porta-voz do organizador do evento

- Organizar e anunciar a composição da mesa diretiva

- Listar e citar autoridades presentes que não foram à mesa

- Organizar as placas de identificação na mesa diretiva

- Orientar a equipe de sonorização sobre os microfones da mesa

- Orientar as autoridades sobre seus lugares à mesa

- Agir com sobriedade e calma mediante imprevistos e gafes

4. O PAPEL DO MESTRE DE CERIMÔNIAS

- Ser discreto e sóbrio

- Ter boa dicção

- Ser ágil em eventuais imprevistos e gafes

5. ROTEIRO DO CERIMONIAL

- O mestre de cerimônias jamais se apresenta, ele saúde ou dá boas-vindas em nome de. Ele também pode agradecer dessa maneira

- Preferencialmente utilizar verbos na forma impessoal ou no plural. Exemplo: “Inicia-se a sessão solene...” ou “Convidamos para compor a mesa diretiva...”

- Na composição da mesa de honra, as autoridades chamadas devem seguir a ordem de precedência. Primeiramente fala-se o nome da pessoa, seguido do cargo

IMPORTANTE: Ao citar o nome de uma autoridade, deve-se utilizar o pronome de tratamento conforme o cargo


- Após a composição da mesa é o momento mais adequado para citar e agradecer a presença das autoridades que não a compuseram. Vale lembrar que deve ser falado primeiramente o nome depois o cargo. Por exemplo: “Agradecemos a presença do Excelentíssimo Senhor João da Silva, governador do Pará”

- O mestre de cerimônias não saúda as autoridades da mesa de honra, apenas as chama para tomarem seus lugares. Quem presidirá a solenidade fará o cumprimento


- O mestre de cerimônias não passa a palavra, que o faz é a autoridade que presidirá o evento

- Ao citar o representante de uma autoridade, deve-se falar o nome e cargo do representante e depois o nome e cargo da autoridade representada. Exemplo: “Convidamos o senhor Antônio Alves, secretário de comunicação da Secretaria da Fazenda, neste ato representando o senhor José Henrique, diretor da secretaria”


- Em caso de órgãos e entidades que usam siglas como identificação, primeiramente deve ser citado o nome por extenso e posteriormente poderá utilizar a sigla. Por exemplo: “O Instituto do Patrimônio Histórico e Artístico Nacional lançou (...)”. “(...) os dados apresentados pelo IPHAN indicam (...)”

6. ORDEM GERAL DE PRECEDÊNCIA

Poder Executivo (Federal)

- Presidente da República (na ausência, o vice)

- Ministérios (critério histórico de criação)

- Fundações

- Autarquias

- Empresas de Economia Mista


Poder Executivo (Estadual)

- Governador (ordem de constituição histórica)

- Secretarias

- Fundações

- Autarquias



Poder Executivo (Municipal)

- Prefeito

- Secretarias

- Fundações

- Autarquias



Poder Legislativo

- Senadores

- Deputados Federais

- Deputados Estaduais

- Vereadores


Poder Judiciário

- Presidente do Tribunal de Justiça

- Juiz de Direito da Comarca onde se realiza a cerimônia

- Presidente do Tribunal Regional Eleitoral

- Procurador Geral da República no Estado

- Procurador Geral do Estado

- Presidente do Tribunal Regional do Trabalho

- Presidente do Tribunal de Contas


Poder Judiciário

- Presidente do Tribunal de Alçada

- Desembargadores do Tribunal de Justiça

- Juizes do Tribunal Regional Eleitoral

- Juizes do Tribunal Regional do Trabalho

- Juiz Federal

- Juizes do Tribunal de Contas


Poder Judiciário

- Juizes de Direito

- Procurador Regional do Trabalho

- Auditores do Tribunal de Contas

- Promotores Públicos

OBS.: Há uma discussão sobre a precedência no Ministério Público, que não se encaixa em nenhum dos Três Poderes


Empresas Privadas (conforme organograma). Exemplo:

- Presidente

- Vice-Presidente

- Diretor de Finanças

- Diretor de Comunicação

- Gerente de Produção

- Supervisor de Fábrica

- Coordenador de Projetos


DICAS IMPORTANTES:

- Por cortesia, pode ser cedida a precedência aos representantes estrangeiros e autoridades visitantes em eventos que se façam presentes

- A precedência é organizada a partir do anfitrião, seguindo a ordem de autoridades de maior à menor importância. Já no momento dos discursos, a ordem é contrária: devem falar autoridades de menor ao maior grau

- A idade gera precedência: o mais velho precede sobre o mais novo


DICAS IMPORTANTES:

- E nos sexos também: a mulher tem precedência sobre o homem

- Ordem histórica: a data de constituição de uma instituição é fator de precedência, sendo a data mais antiga precedente sobre as atuais

- Ordem alfabética

- Titulação: a precedência é organizada com base nos títulos (Bacharel, Mestre, Doutor)


DICAS IMPORTANTES:

- Nas solenidades federais, o Presidente da República ou Vice-Presidente, nesta ordem, presidirão a solenidade

- Nas solenidades estaduais, desde que o Presidente da República ou o Vice-Presidente não compareçam, quem preside a solenidade são os governadores

- O prefeito presidirá as solenidades municipais

7. MESA COM AUTORIDADES

Mesas com lugares ímpares:

- Anfitrião ao centro

- Por ordem de precedência, assento à direita e à esquerda do anfitrião (perspectiva de quem está posicionado atrás da mesa, olhando para a plateia) até que todos os lugares sejam ocupados


Mesas com lugares ímpares:

6 4 2 1 3 5 7

01 – Presidente da Mesa02 – Segunda precedência03 – Terceira precedência04 – Quarta precedência05 – Quinta precedência06 – Sexta precedência07 – Sétima precedência


Mesas com lugares pares:

- Anfitrião ao centro e primeira precedência ao centro

- Por ordem de precedência, assento à direita e à esquerda do anfitrião, até que todos os lugares sejam ocupados


Mesas com lugares pares:

5 3 1 2 4 6

01 – Presidente da Mesa02 – Primeira precedência03 – Segunda precedência04 – Terceira precedência05 – Quarta precedência06 – Quinta precedência


Lugar de honra

Geralmente cedido a uma autoridade ilustre, que sentará ao lado direito de quem presidir a solenidade

Dispositivos e identificação de lugares

Cada autoridade deverá estar identificada com placas colocadas sobre a mesa, em frente ao seu assento, com o nome e cargo

8. REGISTRO E CITAÇÃO DE AUTORIDADES

Precedência

- As autoridades que não compuserem a mesa devem ser citadas logo após a composição, seguindo a ordem de importância do maior ao menor grau

- Nas recepções de eventos, é comum instalar uma secretaria para o credenciamento de autoridades, onde uma pessoa registra o nome e o cargo e repassa ao mestre de cerimônias

8. REGISTRO E CITAÇÃO DE AUTORIDADES

Procedimentos na fala

- O mestre de cerimônias cita e agradece a presença das autoridades citadas

- Autoridades que chegarem atrasadas no cerimonial (após o momento de citação), podem ser anunciadas entre as falas das autoridades da mesa

9. SÍMBOLOS NACIONAIS

Uso e disposição das bandeiras

Número ímpar de mastros

Bandeiras: Brasil, Santa Catarina e Joinville

Organização: Brasil ao centro, Santa Catarina à direita (perspectiva de quem está posicionado atrás da mesa olhando para a plateia) e Joinville à esquerda


Uso e disposição das bandeiras

Número par de mastros

Bandeiras: Brasil, Santa Catarina, Joinville e Rotary Club

Organização: Brasil e Santa Catarina ao centro (sendo que a do Brasil deve ficar ao lado direto da perspectiva de quem está posicionado atrás da mesa olhando para a plateia), Joinville à direita do Brasil e Rotary Club à esquerda de Joinville


Hino Nacional

- Pode ser executado por um grupo de músicos ou por CD

- Se executado por músicos, o Hino não deve ser cantado, mas se utilizado CD, os participantes podem cantar

- Independente da forma de execução, todos devem estar em posição de respeito, com o corpo direcionado à bandeira.

10. AS FORMAS DE TRATAMENTO

Linguagem Protocolar

- Na abertura: “Inicia-se...”; “tem início...”; “Em nome de(o)...”; “A presidência...dá as boas-vindas...”

- Na composição da mesa: “compõem a mesa...”; são convidados a compor a mesa...”; “Integram a mesa...” para os casos de apresentação dessa; “À mesa, são convidados...”

- Nos hinos: “É momento do Hino Nacional Brasileiro...”; “Todos são convidados, em atitude de respeito, a...”

10. AS FORMAS DE TRATAMENTO

Linguagem Protocolar

- No registro de presenças: “Fazem-se presentes a este ato...”; “Registre-se as presenças das autoridades e personalidades...”

- Nos pronunciamentos: “vai usar da palavra...”; “fará uso da palavra...”; “para o seu pronunciamento é convidado...”

- No encerramento: “A presidência agradece e os convida...”; “encerrada esta solenidade...”; “Ao final deste ato...”

“Nossa personalidade social é a ideia que os outros fazem de nós.”

(Marcell Proust)

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