Normas e Procedimentos - SIECON_OFICIAL

5/21/2018 Normas e Procedimentos - SIECON_OFICIAL

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Modernizao de Gesto

Baseado no ERP SIECON


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Conhecendo o Siecon

Ao clicar duas vezes sobre o cone da sua rea de trabalho a telaabaixo ser apresentada a tela de login. O padro do Login nome.sobronome esenha padro 123456, que deve ser alterada logo no primeiro acesso.

A tela inicial ir demonstrar um menu superior(em amarelo)o menuprincipal(em verde) e os sub-menus (em vermelho)

No menu destacado em amarelo temos:

1. Relatrios:Prov mais tipos de relatrios do que encontrado nomenu do sistema que voc est acessando. Os relatrios sobaseados em comandos de =, e nas condies e ou

ou.2. Ferramentas: Menu alterao de senhas, trocar de login,

exportaes de informaes para outros sistemas contbeis.3. Janela: Tem a mesma funo do que a do pacote office

(organizar janelas), com o adicional de poder alternar entre osmdulos em aberto. Para alternar entre as janelas, tambm podeser usado o comando + .

O menu que aparece em verde abre o submenu em vermelho, inicialmenteiremos ver apenas o principal que est em verde:

1. Cadastros Diversos2. Custos

3. Oramento4. Suprimentos


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5. Controle Bancrio6. Contas a Pagar7. Contas a Receber8. Contabilidade9.


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Procedimento de Lanamento de Fundo Fixo.

A operao de Fundo Fixo dever ser feita seguindo esses procedimentos:

Um colaborador operacional ir fazer os lanamentos das Notas ou Cupons

Fiscais e ir colocar com o Status em Aprovao. O Gestor responsvel pelo contrato ir fazer a alterao do status para

aprovado. de responsabilidade do gestor o que est sendocomprado com o dinheiro do fundo, caso o gestor encontre algumano conformidade, o mesmo dever indicar para ento serdescontado do colaborador.

O A.P ser gerado pelo Depto. Financeiro.

Procedimento no Siecon

1. Acessar o Mdulo Contas a PagarA. Documentos/R.I

2. Acessar o cone Manuteno/Consulta de R.I (em destaque)


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3. Informaes bsicas:A.

O primeiro campo a ser preenchido o Histrico, onde dever ser

imputada a informao da seguinte maneira:I. ATENDIMENTO PREVENTIVO AG: XXX/XX NOME DO

COLABORADORII. ATENDIMENTO CORRETIVO OS:XXXXX AG: XXX/XX

NOME DO COLABORADOR4. Identificar o tipo de documento (em destaque).

A. Em caso de Nota Fiscal ou Cupom Fiscal a espcie de documento serNota Fiscal

B. Para recibos simples, selecionar Recibos & Guias de Impostos.

5. Dados do Documento:A. N do Documento o nmero da Nota Fiscal ou

COO do cupom fiscal. O COO geralmente est aolado direito do cupom fiscal (em destaque)

B. Sempre pedir a N.F ou C.F no CNPJ da DFF.

C. Data de emisso e do e recebimento devem ser adata da emisso da N.F ou C.F.

D. O campo de Proviso deve estar desmarcado.Esse campo s ser possvel ser desmarcado

quando a aprovao estiver feita.E. Caso tenha em mos uma Danfe, preenchercorretamente o campo de Chave de Acesso.


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6. Os ltimos campos so para informaes de pagamento, contratos e etcA.

Empreendimento: Selecionar o contrato correspondente.

B. Empresa:Padro a empresa 1, que a empresa do CNPJ principal.C. Fornecedor: Seleo do fornecedor, caso o mesmo no esteja

cadastrado, seguir orientao deste documento para cadastrar ofornecedor corretamente.

D.

Conta Corrente: Somente ser apresentada a conta do Fundo Fixoreferente ao contrato.

Todo lanamento do Fundo Fixo, ser feito atravs de digitao rpida.Reforando que, todo material adquirido pela verba do fundo fixo eque no tenha sido aplicado em sua totalidade no atendimentoPreventivo ou Corretivo deve ser dada a entrada no almoxarifado.

E. Operao: Sempre selecionar a Operao 812 (Fundo Fixo)F.

Data de Vcto Original: Data da N.F ou C.FG. Regime Contbil: Est amarrado ao Centro de CustoH. Centro de Custo: No caso de compra de material devemos

selecionar o Centro de Custo Material Aplicado (2.100.09.01). Casoos comprovantes sejam de estacionamento selecionamos o Centro deCusto Estacionamento (2.100.03.10)

I. Insumo: No necessrio Preenchimento.J. Quantidade:Sempre manter 1.K. Total lquido: Valor pago efetivamente.

L. Bloco:Caso tenham em mos a Agncia do Banco ou CorreiosM.

Os demais itens no precisam ser digitados.


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Na aba Livro Fiscal / Frete, no campo em destaque (imagem abaixo), vamosselecionar o modelo da Nota Fiscal (normal, eletrnica ou servio) ou se odocumento um Cupom Fiscal.

Realizado o lanamento corretamente, o responsvel pelo lanamento iranexar a N.F ou C.F na aba de documentos.

Dando um duplo clique em cima do campo Descrio ser possvel abrir oanexo em seu programa padro, por exemplo, o PDF.

Aps anexar o documento dever ser alterado o Status paraEmAprovao, onde o Gestor ir fazer a aprovao dos lanamentos.


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ImportanteAnotar o nmero da R.I na N.F ou C.F

Com o lanamento aprovado, o responsvel pelo lanamento ir entrar nodocumento a alterar uma informao no campo Dados do Documento, ser precisodesmarcar a opo Provisionar (em destaque).

Depois da alterao feita, preciso gerar o A.P, para isso, vamos fazer um

filtro bsico. Na tela Documentos/R.I, no campo R.I digite a R.I que desejaconsultar, como na imagem abaixo:

Clicando no filtrar, teremos o seguinte resultado:

**Novo Procedimento**

As A.P sero geradas pelo Depto. Financeiro, que passa a fazer analise dos lanamentos.

10/07/2014


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Agora vamos selecionar o RI e gerar o pagamento. Para gerar o nmero depagamento, clicamos no cone em destaque que Gerar A.P dos pagamentos

selecionados(destaque).

Aps clicar no cone ser exibida a mensagem que a A.P foi gerada comsucesso, da mesma forma que a R.I foi anotada na N.F ou C.F deve ser anotada aA.P.


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Correo da A.P

Caso a gerao da A.P no tenha sido gerado no mesmo dia da R.I, preciso fazer a correo da mesma. Para isso seguimos esses passos:

1. Acessar o Siecon no cone e depois no SubmenuAP(Agrupamento de Pagamentos)

2.

Fazemos um filtro pelo nmero da AP

3. Duplo clique em cima da AP, uma nova janela ser aberta, ateno aodestaque em Vermelho e em Verde.

a. Vamos alterar o status da A.P para Reprovado.b. No destaque em vermelho, a data da AP deve ser igual a data do

pagamento.

c. No item em destaque em verde, a forma de pagamento ser 1 Vista.


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d. Aps as alteraes vamos voltar o status para Aprovado parapagamento.

Relatrio de acompanhamento financeirodo Fundo Fixo

Para acompanhamento do Fluxo de Caixa do Fundo Fixo do contrato, temosesses procedimentos.

1. Acessar o Siecon Controle Bancrio e depois no SubmenuRelatrios.

2. Selecione o Relatrio Movimento Analtico Detalhado.

3.

Selecionar o perodo dos lanamentos, e depois filtrar.4. O resultado ser o seguinte relatrio

a. Saldo Inicialb. Valores das sadas e o saldo gasto no dia.c. Saldo total em Conta.


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Procedimento de Adiantamento ao Fornecedor

Havendo necessidade de um adiantamento (parcial ou integral) para umdeterminado fornecedor, dever ser executado o seguinte procedimento.

1. Compras:a. OF deve estar com condio de pagamento Vista.b. A OF deve estar com o Status de Confirmada com Fornecedor ou

Confirmado com Fornecedor Direto.c. Ateno: Prestar ateno redobrada aos Impostos, cada

imposto tem dia certo para o pagamento e no deve ser

confundido com a Antecipao de pagamento ao fornecedor.2. Financeiro:

a. Em posse da OF, deve fazer uma RI de Antecipao e Pr-fixada.b. O Histrico deve ser preenchido da seguinte forma: REF.

REQ EMP

e. Preencher corretamente o campo do Empreendimento, Empresa eFornecedor e Conta Corrente do Dbito.

f. No caso de um adiantamento para apenas um empreendimento,utilizar a digitao rpida.

g. A Operao deve estar como Adiantamento ao Fornecedor(ATENO: AO SELECIONAR A ESPCIE DE DOCUMENTOCOMO ANTECIPAO E PRFIXADA ELE SELECIONA POR

PADRO A MESMA OPERAO DA ESPCIE, PRECISOALTERAR)

c. No campo nmerode documento, deve seradotada a seguintenumerao/AAAAMMDD

d. Os camposContabilizar eProviso devem estar

desmarcados


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h. O Regime Contbil deve ser alterado de Despesa para Custoi. O Centro de Custo obrigatoriamente precisa ser Adiantamento

ao Fornecedor 2.100.05.01j. No necessrio identificar insumo;k.

Preencher o valor;

l. Aps conferncias, o responsvel pelo lanamento deve Aprovar aR.I.

m.

Feito esses procedimentos o Depto. financeiro dever imprimir a R.I para ser

anexada junto a O.F.


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Procedimento de Baixa com adiantamento

ao Fornecedor

Como dito anteriormente, fica sobre a responsabilidade do depto. de

compras fazer o envio das O.F para os almoxarifados, e caso haja adiantamentopara o fornecedor, o mesmo dever encaminhar a R.I para os almoxarifados.

A nica alterao que existe para uma baixa com adiantamento o campoabaixo destacado em vermelho.

Aquele campo indica que, existe um adiantamento no valor de R$1.200,00(neste caso). Pode acontecer que para um mesmo fornecedor, exista umsaldo maior, ou seja, pode existir mais de um adiantamento que de outras O.F.

importante que junto a O.F esteja anexado o relatrio da R.I paraconhecimento do almoxarifado, e alterar o valor para o correto.

**PARTE CRITICA**

Ao preencher todos os campos e anexar a nota fiscal e boletos, oprocedimento de baixa ir abrir uma nova janela, aonde dever ser corrigido o

lanamento.

Essa a tela da retificao dos pagamentos:


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O almoxarifado ento ir reprogramar os pagamentos conforme orientaodo Depto. de Compras ou descrio da Nota Fiscal.

Para os lanamentos estarem de acordo, dever ser pego o valor bruto daNota Fiscal e dividido pela quantidade de parcelas. (VL/PARC). No caso do nosso

exemplo o valor da Nota de R$ 2790,00. Vamos pagar em duas parcelas, umacom vencimento dia 02/07/14 e a segunda com vencimento para o dia 04/08/14.Ento temos duas parcelas no valor de R$ 1395,00.

Confirmada a baixa. Carimbar o nmero da R.I e despachar o documentopara o financeiro.

Para efeito de conhecimento, o Financeiro, ao analisar o lanamento ir verda forma abaixo.

O financeiro ir basear-se sempre pelo valor atual do documento para fazero pagamento da mesma forma que no relatrio ir aparecer.


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Dicionrio

A.P: Agrupamento de Pagamento a quitao da R.I.

R.I: Recebimento de Insumo, nmero de controle interno do sistema, usado parareferncias de lanamentos financeiros.

O.F: Ordem de Fornecimento, o mesmo que Pedido de Compra.

N.F: Nota Fiscal.

C.F: Cupom Fiscal.

DANFE: Documento Auxiliar a Nota Fiscal Eletrnica.

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