O projeto parte de uma hipótese básica:

Nosso fluxo de comunicação limita nossa execução

estratégica

Equipes e diretores tem dificuldades de cumprir

encaminhamentos por causa de falta de clareza na delegação de

atividades

Temos índices desnecessários de retrabalho, derivados de

sobreposição de arquivos de versões diferentes e necessidade

de reuniões de alinhamento e realinhamento

Baixo desempenho de indicadores estratégicos

Baixo desempenho de projetos e processos

Entregas realmente importantes demoram mais

tempo do que deveriam

Nosso time gasta um tempo demasiadamente grande com

atividades operacionais que não agregam valor a instituição,

nem a eles mesmos

Por que “O ponto da Virada”?

Inflexão

Pontos da viradas são etapas de vida de produtos ou eventos que geram epidemias e modismos. Ou seja, são pontos de inflexão onde, por exemplo, um produto passa a ser usado por um quantidade muito grande de pessoas, sem ter precedentes. É algo que representa uma mudança significativa em proporções jamais antes vistas. Este projeto busca entender a essência da FEJEMG e é um ponto da vidada por um motivo bastante simples:

Uma vez que todas as pessoas que trabalham pela federação gastem menos horas todos os dias em trabalhos operacionais e que elas saibam o que realmente importam, através de um fluxo de informação eficiente, teremos um número absurdamente alta de horas liberadas para um trabalho significativo e estratégico, impulsionando a FEJEMG de tal modo que ela possa se tornar a Melhor do Mundo.

Premissas

“Lives where you live: in your inbox!”

Qualquer pessoa tem ou pode ter acesso ao Google Chrome, e trabalhar nele. Além disso, todos usamos o gmail, que é atrelado a plataforma do Google Drive (onde ficam os arquivos do docs). Sendo assim, todos as ferramentas aqui apresentadas são integradas. Não é objetivo desta iniciativa gerar novas rotinas e processos e sim otimizar os existentes, liberando diretores, gerentes e assessores para um trabalho mais estratégico e significativo. Ou seja, este é um projeto de inovação e redesenho de processos. Usando o mote do aplicativo Streak, a ideia de aplicar a tecnologia proposta a gestão da FEJEMG facilita a execução da equipe por um motivo simples:

Pré-requisitos para bons aplicativos:

• Sincronização de dispositivos e plataformas

• Acessibilidade (possibilidade de acesso remoto)

• Intuitivo, fácil de compreender e utilizar

Funcionalidade: Gestão de Equipes, Execução Estratégica Quem pode usar: Diretoria, Gerentes (F&O, Regulamentação, Negócios, RI, Eventos, SAEJ) Exemplos de aplicações: Gestão de encaminhamentos e planos de ações derivados de reuniões, definição de atividades prioritárias, aumento de produtividade

Definição de Prioridade

Opção de Alarme (Lembrete)

Funcionalidade: Criação de Mapa Mentais e Fluxogramas compartilhados

Quem pode usar: Negócios, RI, Gestão (Processos), Equipe em geral Exemplos de aplicações: Criação de modelos para customização de parcerias segundo setor de mercado, criação de fluxograma de processos

Interface & Exemplo:

Funcionalidade: Gestão de E-mails, Programação de E-mails, Modelo de Gerenciamento de Pipelines Quem pode usar: Negócios, RI, F&O, Gestão (Pessoas, Processos, Estratégia), TI Exemplos de aplicações: Agendamento de e-mails futuros, criação e uso rápido de modelos pré-formulados de e-mails, gerenciamento de processos seletivo, gerenciamento de processo de federação, agrupamento de conversas/arquivos

Agendamento de e-mails futuros (Send Later)

Modelos de E-mails (Snippets)

Todos os e-mails agendados aparecem na aba de “rascunho” com sua respectiva data de envio.

Exemplo F&O

O pipeline fica aqui

Atualização no Processo

Contagem automática Delegação de responsável

Basta seleciona o “Stage” para mudar a EJ de etapa dentro do processo

Opção de Compartilhamento

Box

Boxes organizam todas conversas relacionadas ao determinado tema do pipeline, assim como arquivos trocados, no nosso caso, a “EJ 1”. Também permitem gerar comentários e notas em cima do tópico.

“Lives where you live: in your inbox!”

Gestão de Projetos na Nuvem

Funcionalidade: Gestão de Projetos

Quem pode usar: Todas as Diretorias

Time-line do projeto, atualização de informações e acompanhamento

adesão ao mesmo.

Possibilidade de confirmação (auditoria) e anexo de entregas

Vis

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André Nascimento Presidente presidencia@fejemg.org.br