Texto sobre o Tema da palestra: Administração e Gestão do Tempo.

Administração do Tempo

Hoje é muito comum ouvirmos as pessoas reclamarem da falta de tempo, dos desgastes do dia

a dia, da dificuldade em realizar suas atividades dentro dos prazos combinados e do desejo de

conduzir o seu dia com tranquilidade e sem estresse.

Em nosso cotidiano nos deparamos com as seguintes questões:

O que eu posso fazer para ter mais tempo para mim? Qual é o uso correto do tempo?

Você já parou para pensar o que é o tempo? Pare e pense!

Agora pense também: o que eu penso do tempo é o que o tempo é ou o que acho que o tempo é?

Afinal, o tempo é objetivamente alguma coisa ou é sempre alguma coisa que penso que ele seja?

Nós, ocidentais, estamos culturalmente habituados a encarar o tempo como algo que está fora

de nós, que nos oprime e escraviza, algo com o qual temos a ver sempre numa única mão:

vivemos “correndo atrás do tempo” para dar conta de cumprir suas leis inexoráveis e não

sermos punidos na vida. Ou seja, nós, ocidentais, estamos culturalmente habituados a encarar

o tempo somente na sua natureza física.

E essa natureza física do tempo é real, isto é, a existência do tempo é objetiva, compulsória,

não depende de nós que ele exista ou não. O tempo existe e o ser humano não pode fazer

nada a respeito! E tem mais: o tempo torna-se inútil tão logo é usado; o tempo é

perecível.

Ao admitir a inevitabilidade da existência do tempo, o homem tratou de minorar o seu medo

diante dele, dividindo-o em pedaços (dias, meses, anos; horas, minutos, segundos). Conviver

com pedaços do meu medo é mais fácil do que conviver com ele inteiro e grande, mas essa

“organização” do tempo é apenas didática, funcional e arbitrária, e é também humana, já que

“fomos nós que inventamos a ideia de dividir o tempo em intervalos para organizar melhor

nossas vidas e controlar nossos medos. O Universo está pouco ligando para o modo como

contamos o tempo” (Marcelo Gleiser, físico).

A ciência tem dividido o tempo em físico (objetivo) e experimentado (subjetivo e

proveniente da sensibilidade). Os orientais têm outro modo de encarar o tempo e conviver com ele. Além da natureza física

do tempo, o tempo cronológico (chrónos), igualmente dividido e organizado, os orientais

consideram também o significado cairológico do tempo (kairós), que é o aspecto que o

tempo assume particularmente a cada indivíduo, é o tempo interno de cada pessoa, e como

não há pessoas iguais, não há também tempos internos iguais.

Nós até não desconsideramos isso, quando usamos expressões do tipo “ritmo da pessoa” ou

“ritmo de cada um”, mas temos o hábito de encarar isso como sendo somente a maior ou

menor velocidade com que as pessoas costumam fazer as coisas.

A maneira oriental de pensar vai mais fundo: quando convivo com o tempo na minha vida, a

inexorabilidade da natureza física dele assume uma configuração dentro de mim que é própria

de como eu sou. Portanto, esse tempo passa a ser particular, pessoal, meu.

Existe um fator bem interessante, que diferencia a simbologia do tempo entre os orientais e os

ocidentais.

Os sinos utilizados pela cultura ocidental são tocados de dentro para fora, suas badaladas são

regidas pelo tempo do relógio, enquanto o sino dos orientais é tocado de fora para dentro, é um

clamor ao tempo interno do indivíduo, é uma quebra de estado, uma pausa para meditação.

Conceitos fundamentais do tempo

O que é administração do tempo?

Administra-se a pessoa, não o tempo. Os dois instrumentos mais poderosos quando se pensa

em administrar o tempo são: a bússola e a agenda. Dos dois, a bússola é de longe o mais

importante. O que é administração do tempo? A bússola mostra a direção, enquanto a agenda

organiza as ações na implementação dos objetivos. O principal erro é priorizar a agenda. A

expressividade da conquista dos objetivos está diretamente relacionada a dois fatores que se

equalizam – a estratégia e a tática. A bússola representa a estratégia, enquanto a agenda

representa o aspecto tático.

O que é administração do tempo? Paradoxalmente, a lúcida administração do tempo necessita

extrapolar a otimização do tempo – fazer mais em menos tempo. Atingido o equilíbrio entre a

conquista dos objetivos e o tempo alocado, faz-se necessário transcender – isto é, dispor de

tempo livre e estar preparado para usufruí-lo. Tempo é bem mais do que dinheiro, é

qualidade de vida.

O tempo é irreversível no sentido objetivo da sua dimensão. Eu posso rever, no nível

subjetivo, o tempo passado por meio de recordação e do aprendizado obtido com as

experiências acumuladas. Não posso ter o mesmo tempo de volta. Ele sempre é diferente.

O tempo é inelástico, ou seja, eu não posso guardar ou esticar o tempo. A experiência do

tempo pode ser maior ou menor em relação à sensação que nos permeia, mas a hora continua,

segundo a sua convenção, tendo sessenta minutos, e o dia, 24 horas.

O tempo psicológico e emocional: o homem vive em duas perspect ivas –

tempo e espaço.

No tempo, o homem situa-se em três dimensões:

PASSADO PRESENTE FUTURO

Muitos de nós vivemos no passado ou no futuro, evitando viver no “aqui, agora”.

Temos essa compulsão porque o passado nos dá uma identidade e o futuro contém uma promessa de salvação e de realização.

A maneira oriental de pensar vai mais fundo: quando convivo com o tempo na minha vida, a

inexorabilidade da natureza física dele assume uma configuração dentro de mim que é própria

de como eu sou. Portanto, esse tempo passa a ser particular, pessoal.

De como eu sou ou de como eu estou sendo

Se eu admito que “sou assim” e sempre serei assim, o meu tempo interno será sempre igual.

Então, não vai adiantar querer mudar o meu jeito de conviver com o tempo nem reclamar que

não estou administrando bem o meu tempo, que vivo adiando o que preciso fazer, ou que o dia

deveria ter 48 horas.

No entanto, se eu passo a admitir que o meu tempo interno seja expressão de “como estou

sendo” em cada momento da minha vida, poderei reconfigurar o meu tempo pessoal e mudar

o modo de administrar o tempo físico que me é dado e não posso alterar. Basta alterar, então,

o modo como estou sendo.

Refletindo pela outra pista do mesmo caminho, se o modo como gerencio o meu tempo não me

agrada, é porque não está me agradando o modo como estou sendo comigo mesmo, com a

família, com a atividade profissional, colaboradores meus, amigos etc. Portanto, se desejo

outro modo de administrar o meu tempo, é porque estou desejando estar de modo diferente do

que estou sendo em dado momento.

Você já tinha parado para pensar sobre o tempo dessa maneira?

Análise dos principais mitos acerca da administração do tempo.

O primeiro é que quem administra o tempo torna-se escravo do relógio. A verdade é bem o contrário. Quem administra o tempo coloca-o sob controle, torna-se senhor dele. Quem

não o administra é por ele dominado, pois acaba fazendo as coisas ao sabor das pressões do

momento, não na ordem e no momento em que desejaria.

Esse mito se alimenta do fato de que muitas pessoas que tentam administrar o tempo

acreditam (pelo menos no início) que é possível programar 100% do seu tempo. Administrar o

tempo, para elas, acaba sendo, por causa disso, como vestir uma camisa de força e não mais

tirá-la. A verdade é que administrar o tempo não é programar a vida nos mínimos detalhes, é

adquirir controle sobre ela. É necessário planejar, sem dúvida. Mas é preciso ser flexível, saber

fazer correções de curso. Se você está fazendo algum trabalho e está inspirado, produzindo

bem, não há razão para parar, simplesmente porque o tempo alocado àquela tarefa expirou. Se

a tarefa que viria a seguir em seu planejamento puder ser reagendada, sem maiores

problemas, não interrompa o que você vem fazendo bem. Administrar o tempo é fazer o que

você considera importante e prioritário, é ser senhor do próprio tempo, não é programá-lo nos

mínimos detalhes e depois tornar-se escravo dele.

O segundo mito é que a gente só produz mesmo, ou só trabalha melhor, sob pressão. Esse é um mito criado para racionalizar a preguiça, a indecisão, a tendência à procrastinação. Não há evidência que o justifique, até porque os que agem assim poucas

vezes tentam trabalhar sem pressão para comparar os resultados – sobre si mesmos e sobre

os que os circundam. A evidência, na verdade, justifica o contrário daquilo que expressa o mito.

Em contextos escolares, por exemplo, quem estuda ao longo do ano, com calma e sem

pressões, tem resultados, geralmente, muito melhores do que quem deixa para estudar nas

vésperas das provas e, por isso, vê-se obrigado a passar noites em claro para fazer aquilo que

deveria vir fazendo durante o tempo que passou. Nada nos permite concluir que o que vale no

contexto escolar, a esse respeito, não valha em outros contextos.

O terceiro mito é: administrar o tempo é algo que se aplica apenas à vida profissional. Falso. Certamente há muitas coisas em sua vida pessoal e familiar que você reconhece que deve e deseja fazer, mas não faz “por falta de tempo”. Você pode estar querendo, há

anos, reformar algo em sua casa, escrever um livro ou um artigo, aprender uma língua

estrangeira ou a dançar, desenvolver algum hobby, tirar duas semanas sem perturbações nas

montanhas, curtir os filhos que estão crescendo, tudo isso sem conseguir. A culpa é sempre da

falta de tempo. A administração do tempo poderá permitir que você faça essas coisas em sua

vida pessoal e familiar.

O quarto mito é: ter tempo é questão de querer ter tempo. Você certamente já ouviu

muita gente dizer isso. De certo modo, essa afirmação é verdadeira – até que ponto ela vai. Normalmente damos um jeito de arrumar tempo para fazer aquilo que realmente queremos fazer. Mas a afirmação não diz tudo. Não basta simplesmente querer ter tempo

para ter tempo. É preciso também querer o meio indispensável de obter mais tempo – e esse

meio é a administração do tempo.

Em oposição a esses mitos, a verdade é que administrar o tempo é saber usá-lo para fazer

aquelas coisas que você considera que são importantes e prioritárias, profissional ou

pessoalmente. Administrar o tempo é organizar a sua vida de tal maneira que você obtenha

tempo para fazer as coisas que realmente gostaria de estar fazendo e que possivelmente não

vem fazendo porque anda tão ocupado com tarefas urgentes e de rotina (muitas delas não tão

urgentes nem tão prioritárias) que não sobra tempo.

Os principais desperdiçadores de tempo

Ao falarmos do tempo nas organizações, é importante determinar os desperdiçadores de

tempo. Entendemos por desperdiçadores de tempo disfunções que provocam o uso

inadequado ou insatisfatório do tempo, na perspectiva tanto do indivíduo como da organização.

Estruturais – são aquelas provenientes de pontos relacionados à estrutura organizacional, tais

como indefinição dos níveis de responsabilidade/autoridade, ausência, insuficiência, excesso

ou mau uso das normas internas, níveis hierárquicos não claramente definidos etc.

Ambientais – referem-se a fatores que podem provocar ou facilitar o desperdício do tempo.

Exemplos podem ser divisões inadequadas dos ambientes de trabalho, alto grau de ruídos,

divisórias transparentes entre as áreas de trabalho, áreas com diferentes atribuições e grau de

movimentação localizadas num mesmo ambiente, distribuição física não planejada em razão

dos fluxos de trabalho ou informações etc.

Culturais – dizem respeito aos traços, valores e hábitos daquilo que caracteriza uma cultura

organizacional, tais como valores e hábitos, informalidade ou excesso de formalismo.

Tecnológicas – são relativas ao uso inadequado da tecnologia, seja por modismo, curiosidade

ou por não estabelecer limites no uso; uso do tempo em acessos inadequados ao trabalho,

disponibilidade permanente para interrupções etc.

Individuais – são pontos de caráter pessoal manifestados pelo estilo de cada um. Alguns

exemplos podem ser a falta de disciplina, excesso de rigidez, não confiar nos outros,

centralização, excesso de envolvimento em detalhes, não utilizar adequadamente as

capacidades da equipe de trabalho etc.

Gerenciais – dizem respeito às habilidades de supervisão e gerenciamento de equipes de

trabalho. Podem ocorrer em áreas de comunicação, delegação, liderança, motivação e em

treinamento de equipes.

Os sete passos para o domínio do tempo e eficácia

“Também a viagem mais longa é iniciada com o primeiro passo” (sabedoria da velha

China).

Para aquele que deseja alcançar maior soberania de tempo, recomenda-se o programa dos

sete passos, buscando, dessa maneira, o autogerenciamento eficaz.

1º Desenvolver visão, linha de objetivos de vida.

No primeiro passo você desenvolve sua visão de vida, sua linha pessoal e profissional, e

esquematiza seus objetivos de vida.

2º Determinar papéis de vida.

No segundo passo você define os papéis a serem desempenhados diuturnamente; esses

instrumentos o auxiliam a fixar a sua visão de longo prazo de maneira concreta, preenchendo-a

com vida e conteúdo.

3º Definir tarefas estratégicas.

No terceiro passo você se ocupa das estratégias pessoais a fim de se concentrar nas

atividades mais promissoras de sucesso; para tanto, você formula tarefas essenciais que

podem auxiliá-lo a progredir mais rápido.

4º Formular de maneira empreendedora os objetivos para o ano.

No quarto passo você formula objetivos concretos para seu futuro profissional e pessoal; você

pode e deve fazer isso para um período de três a cinco anos, mas também como plano anual

para os próximos doze meses, tomando por base o modelo de equilíbrio de tempo.

5º Planejamento eficiente com prioridades semanais.

No quinto passo você inicia o planejamento de prioridades semanais; enquanto no trabalho

diário a pressão pelo cumprimento de prazos com vistas à conclusão de atividades urgentes

vem em primeiro lugar, no planejamento semanal você enfoca a importância de objetivos

profissionais e pessoais.

6º Cumprir eficientemente as tarefas diárias.

No sexto passo você valoriza as consequências diárias na concretização de tarefas e na

automotivação, pois o dia é a unidade de tempo em que vivemos; quem não dominar o dia, não

dominará a vida.

7º Arranjar energia, força e autodisciplina-base para o seu sucesso diário.

No sétimo passo, é importante desenvolver energia, força e autodisciplina; estas formam a

base e a motivação para o sucesso diário.

Matriz de prioridades: importância e urgência

Muitas pessoas realmente se empenham de maneira coerente, no início, em atingir

importantes objetivos, desejos ou visões de longo prazo, mas, depois de algum tempo, essas

linhas de ação acabam abandonadas. Em vez disso, o cotidiano acaba sendo regido pelas

coisas urgentes, mas de relativa importância.

Quem não conhece uma situação dessas? Durante todo o dia, estamos num emaranhado de

situações cotidianas e estressantes e, no final do dia, exaustos, nos perguntamos: “O que

realmente fiz hoje de decisivo? Em que aspecto me aproximei mais de meus objetivos? Que fiz

hoje para o cumprimento de minha visão de vida? Então nos damos conta de que o longo e

cansativo dia se reduz a alguns lampejos de importância, se chegar a tanto. Por vezes,

especialmente em finais de ano, nos lembramos de nossos planos de vida e suspiramos: “Vou

realmente fazer isso no próximo ano, quando tiver tempo”. E, geralmente, durante doze meses,

de novo nada acontece. Passamos mais um ano de vida igualzinho ao anterior, numa

sequência constante para, no final, fazer uma retrospectiva de uma vida “plena” e laboriosa:

era só isso que deveria acontecer?

MATRIZ DE PRIORIDADES

Conceitos

Quadrante A: atividades importantes e urgentes precisam ser atacadas imediatamente e, em geral, por nós mesmos; são situações críticas, problemas ou até crises, uma vez que coisas importantes nunca deveriam tornar-se urgentes e exigir solução sob forte pressão de tempo.

Quadrante B: atividades importantes, mas não urgentes, são geralmente postergadas até que, em algum momento, se tornem “urgentes”; elas deveriam ser mais bem planejadas e colocadas dentro de prazos compatíveis.

Quadrande C: atividades urgentes, mas não importantes, ocupam normalmente a maior parte do tempo disponível; é aqui que se encontram as maiores reservas de tempo para a eficácia, porque deveriam ser reduzidas, eliminadas ou delegadas, tanto quanto possível.

Quadrante P: aquilo que não parece urgente nem importante pode, a princípio, ser negligenciado e pode ir, real ou virtualmente, para a cesta de lixo; no entanto, se alguma dessas coisas se tornar importante ou urgente, alguém vai questionar ou solicitar. Em princípio, o que vale é o seguinte:

O mais importante raras vezes é urgente, e o urgente raras vezes é importante.

A - Urgente e importante

Crise; solicitações inadiáveis; problemas urgentes; certas reuniões; ações com data limite; telefonemas críticos.

Solucionar imediatamente.

B - Importante, mas não urgente

Atividades relacionadas à visão; planejamento; aprofundar relacionamentos; ações preventivas; delegação ou preparação de pessoas; desenvolvimento profissional.

Planejar e colocar prazos a tempo (estratégias, eficácia).

C - Urgente e não importante

A maior parte dos telefonemas e interrupções; prioridades dos outros (questões urgentes solicitadas pelos outros); parte da correspondência; muitas das reuniões.

Atividades devoradoras de tempo, ineficácia – reduzir, eliminar, delegar.

P - Não importante e não urgente

A maior parte das reuniões e de correspondências; muitos telefonemas; conversa fiada (nos corredores e no telefone).

Atividades devoradoras de tempo, ineficácia – reduzir, eliminar.

Instrumentos Práticos

Listar os problemas não é difícil. A maioria das pessoas conhece bem as suas dificuldades no

tocante à administração do tempo. Mas difícil é encontrar soluções para essas dificuldades. As

soluções, em regra, não passam de bom senso. Mas o mais difícil de tudo é seguir o bom

senso.

A. A Lista Mestra

A Lista Mestra é aquela lista dos projetos que você quer ou precisa desenvolver a curto, médio e longo prazo.

B. A Lista de Lembretes

A Lista de Lembretes incluirá todas as coisas que você tem de fazer e que podem ser incluídas em sua agenda diária como um item.

C. Priorização – Matriz – Importância x Urgência

Antes de discutir a elaboração da agenda (semanal e diária), é preciso analisar um pouco mais a questão da priorização.

D. A Agenda (Semanal e Diária)

Uma vez que você tenha clareza sobre essas questões, não é difícil priorizar suas atividades com vistas ao seu agendamento.

E. Delegação de Tarefas e Follow-Up

Delegar tarefas é algo que toda pessoa em posição de direção, chefia, supervisão ou coordenação precisa aprender a fazer.

Bibliografia

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COVEY, Stephen R. Os 7 hábitos das pessoas muito eficazes. 23ª edição, Best Seller.

JOHNSTON, Robert e Graham. Administração de operações de serviço. São Paulo: Atlas, 2002.

SEIWERT, Lothar J. Se tiver pressa, ande devagar. São Paulo: Fundamento Educacional, 2004.

THOMAS, Alyss. As 1.000 perguntas mais importantes que você deveria fazer a si mesmo. São Paulo: Planeta do Brasil, 2009.

TOLLE, Eckhart. Praticando o poder do agora. Rio de Janeiro: Sextante, 2005.

TRÍAS DE BES, Fernando. O vendedor de tempo – uma sátira sobre o sistema econômico.

Tradução de Luis Carlos Moreira Cabral. Rio de Janeiro: Best Seller, 2008.

ZIMBARDO, Philip e John Boyd. O Paradoxo do tempo – você vive preso ao passado,

viciado no presente, ou refém do futuro? Tradução de Saulo Adriano. Rio de Janeiro: Objetiva, 2009.

Acessos em arquivos eletrônicos:

http://www.academiadotempo.com.br

http://www.institutoprogredir.com.br/palestrasDeMotivacaoPalestraMotivacionalFrasesDownloadsGratisAutoAjudaLiderancaOtimismo/baixarGratis/apostilas/apostilaAdministracaoDoTempo/apostilaAdministracaoDoTempo.php

http://www.lgti.ufsc.br/O&m/textos%20complementares/administracao%20do%20tempo.pdf

http://www.reisner.com.br/mais/art_dicas_tempo.pdf

http://www.arpensp.org.br/websiteFiles/imagensPaginas/File/tempo.pdf

http://www.dvseditora.com.br/loja/arquivos/Quali_Humor2.pdf

http://www.jornaldugaio.com/o_editor.aspx?vrl_cdg_artigo=2935

http://www.vocecommaistempo.com.br/ebook/003201_administracao_tempo_1.pdf

http://www.cybersis.com.br/util/admin_tempo.pdf