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IEI, 1º Semestre 2015/2016© 2015 IST

Planeamento e Gestão do TempoIntrodução à Ferramenta Alfredo Bensaúde

Sofia Sá

[email protected]


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Ferramenta: Apresentação Geral

• Ficheiro de Excel com quatro folhas:

1. InfoBase: Necessária para incluir informação base

2. Horário: Folha onde se faz o planeamento e as alterações semanais

3. Avaliação: Onde podes inserir e monitorizar as tuas notas

4. Dashboard: Folha onde se podem consultar as horas Planeadas e

Executadas

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Configurações iniciais de sistema

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• Instalar e configurar o PDF printer

• Instalar e configurar o Dropbox

• Instalar e configurar o Microsoft Office 365

• Fazer o download da ferramenta

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Personalização da Ferramenta

• Preencher as disciplinas

• Preencher siglas do privado (opcional)

• Preencher horas ideais semanais

• Preencher Listagem de momentos avaliativos

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Folha InfoBase: Visão Geral

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Folha InfoBase: Dados Pessoais

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Primeiro procedimento: Preencher os seus Dados Pessoais (passo fundamental para a personalização dos relatórios)


Folha InfoBase: Siglas UCS

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Indicação das siglas utilizadas em todo o processo – Categorias e DisciplinasEste ficheiro tem a possibilidade de inserir 6 UC e respetivas siglas

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Folha InfoBase: Siglas Privado (opcional)

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Possibilidade de inserção de atividades de lazer, para melhores planeamentos


Folha InfoBase: Horas Ideais

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Nesta tabela aparece a indicação das horas ideias de cada uma das categorias/disciplinas, e é utilizada como base para o cálculo do desvio horas

ideias/horas planeadas

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Folha InfoBase: Momentos Avaliativos

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A Listagem dos Momentos Avaliativos é configurável e permite que, no horário e no relatório, apareçam nas semanas a indicação dos respetivos momentos


Folha Horário: Visão Geral

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Folha Horário: Horário

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Exemplo de um planeamento preenchido com todas as categorias e

disciplinas

Passos do Processo:1. Planeamento da semana (antes do

início da semana) + Fecho do Planeamento

2. Registo, no mesmo horário, das alterações feitas ao planeamento (durante a semana)

3. Fecho da Semana


Folha Horário: Tabela de Desvios

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A Tabela de Análise de Desvios evidencia os

desvios em relação ao Planeado

É necessário, para cada um dos desvios, registar um

comentário justificativo do desvio

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Folha Horário: Momentos Avaliativos

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Em cada uma das semanas são indicados os momentos avaliativos inseridos na tabela

da folha INFO BASE


Folha Horário: Comentários

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Os comentários que são necessários preencher aparecem a branco e são as linhas referentes aos Desvios

Planeado/Exectuado

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Avaliação: Visão Geral

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Dashboard: Visão Geral

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Procedimento

Planear Semana

Fechar Planeamento

Preencher alterações ao

planeado

Preencher Comentários

de Justificação

Fechar Semana

Colocar PDF DropBoxTutor(a)

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Inserção de informação: Truques e dicas

• Selecionar vários intervalos diferentes de células:1. Seleccionar o primeiro intervalo2. Premir sem largar a tecla CTRL3. Seleccionar os restantes intervalos

• Preencher várias células selecionadas com a mesma info:1. Seleccionar todas as células pretendidas2. Largar o rato3. Escrever sem clicar em nada, o pretendido4. Premir CTRL + Enter

• Criar parágrafos no Excel:1. Premir combinação de teclas Alt + Enter

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Colocação PDF na Dropbox1. Quando se fechar a semana, gravar o PDF resultante com o nome 2015IEI-

AL-1PGT-44683NomeApelido. Exemplos:

Mário Silva, 88965, Alameda, 1ª semana : “2015IEI-AL-1PGT-88965MarioSilva”

Mariana Sá, 76543, TagusPark, 3ª semana: “2015IEI-TP-3PGT-76543MarianaSa”

2. Aceder ao convite de partilha do Dropbox recebido (IEI via Dropbox como Subject)

3. Clicar em Visualizar pasta

4. Inserir os dados da conta Dropbox (caso tenha) ou clicar em crie uma conta (basta preencher Nome, Sobrenome, E-mail e Senha)

5. Entrar dentro da sua pasta e colocar o ficheiro dentro da mesma clicando no botão +

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Troubleshooting

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• Não consigo criar o PDF! A ferramenta imprime a folha em papel!

• Não consigo fechar o planeamento! Aparece-me sempre uma mensagem de erro “Por favor preenche todo o horário”

• Não consigo fechar a semana! Aparece-me sempre uma mensagem de erro “Por favor preenche os comentários aos desvios”

• Já é sábado dia 19 de Setembro e não recebi convite para a pasta do dropbox do meu tutor

• Quando carrego no botão aparece-me um erro a dizer que a macro não está disponível

• Não tenho o Excel, o horário fica todo desconfigurado no software que utilizo

• Descobri um Bug numa fórmula/macro/célula ou tenho uma sugestão

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Contamos Convosco!

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Onde Estamos

• Gabinete GATu– Pavilhão Central, 1º andar, porta 1.37 (Formação contínua)

• Telefone– 218419412

• Mail– [email protected]

• Facebook GATu– www.facebook.com/GATuIST?fref=nf

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