Programa de Prevenção a Fraudes Gestão de Bens Móveis · Esta cartilha é um dos componentes desse Programa e visa propor aos empre - ... Art. 94. Haverá registros analíticos

Programa de Prevenção a Fraudes Gestão de Bens Móveis

Programa de Prevenção a Fraudes Gestão de Bens Móveis

versão 2, mês junho, ano 2014.

Paulo Bernardo SilvaPresidente do Conselho de Administração

Wagner Pinheiro de OliveiraPresidente dos Correios

Juliano Armstrong ArnostiChefe Interino da Auditoria dos Correios

Milvon Lopes dos Santos Gerência Corporativa de Auditorias em Gestão do Patrimônio – GPAT/AUDIT

ELABORAÇÃOPaulo Roberto Jesus do NascimentoGerência Corporativa de Auditorias em Gestão do Patrimônio – GPAT/AUDIT

Célia Regina Pereira Lima Negrão Gerência Corporativa de Execução – GCEX/AUDIT

Juliana de Fátima PonteloGerência Corporativa de Execução – GCEX/AUDIT

COLABORAÇÃOThiago Meireles de Matos Gerência Corporativa de Patrimônio – GPAT/DEGSS

Renata Rodrigues Ferreira Gerência Corporativa de Patrimônio – GPAT/CESER

Luciana Helena Maia Moreira Gerência Corporativa de Patrimônio – GPAT/CESER

DIAGRAMAÇÃO E PROJETO GRÁFICOHisla SenaDepartamento de Relacionamento Institucional – DERIN

SUMÁRIO

APRESENTAÇÃO 4

1. INTRODUÇÃO 5

2. LEGISLAÇÃO E NORMA APLICÁVEL 7

3. SISTEMAS E FERRAMENTAS DE CONTROLE E GESTÃO 9

4. GLOSSÁRIO 9

5. PROCEDIMENTOS DE CONTROLE E PREVENÇÃO 11

5.1 Procedimentos prévios para Incorporação/Inclusão de bens móveis 13

5.2 Incorporação/Inclusão por compra de bens móveis 16

5.3 Movimentação/Transferência de bens móveis 18

5.4 Baixa/Exclusão de bens móveis 19

5.5 Controle Físico (de localização, do estado de conservação e de utilização) de bens móveis 21

6. CONCLUSÃO 24

7. REFERÊNCIAS BIBLIOGRÁFICAS 25

4 Correios [Programa de Prevenção a Fraudes | Gestão de Bens Móveis]

APRESENTAÇÃO

O combate à fraude e à corrupção por meio de boas práticas de governança corporativa alcança a noção de responsabilidade social e empresarial das organiza-ções e responde ao princípio do Pacto Global das Nações Unidas que estabelece que “as empresas devem combater a corrupção em todas as suas formas, incluindo extorsão e propina” (http://www.pactoglobal.org.br).

O valor que emerge do combate à fraude e à corrupção, necessidade que se justifica por si, acrescenta-se o impacto econômico da corrupção reconhecidamente relevante, além da prevenção aos danos na imagem da empresa. Fraude e corrupção provocam ineficiência e incentivos errados para investimentos, causando impactos financeiros expressivos, gerando altos custos sociais e políticos.

Por esse prisma, o Programa de Prevenção a Fraudes (PPF) dos Correios foi desenvolvido de acordo com a legislação brasileira e com as principais regulamenta-ções internacionais e visa desenvolver a implementação de ações de prevenção e monitoramento das áreas/processos que apresentem riscos a serem materializados pela ocorrência de fraudes na empresa. São ações voltadas à compreensão da nature-za e dinâmica da fraude e da corrupção, com adoção de medidas práticas de sensibili-zação e mitigação das fraudes.

Esta cartilha é um dos componentes desse Programa e visa propor aos empre-gados envolvidos nos processos internos o aperfeiçoamento da visão de pontos de controles internos necessários à gestão, visando à salvaguarda e correta utilização do patrimônio público. Não possui a intenção de esgotar todos os possíveis controles referentes aos temas, sendo atualizados periodicamente. Dessa forma, cabe aos gestores e agentes envolvidos com o processo um olhar atento com o objetivo de descobrir as lacunas que facilitam a ação dos fraudadores e reforçar o controle neces-sário, especificamente os controles primários de gestão.

http://www.pactoglobal.org.br

5Correios [Programa de Prevenção a Fraudes | Gestão de Bens Móveis]

1. INTRODUÇÃOTodos os anos os Correios destinam significativa parcela de recursos à aquisi-

ção de bens móveis que deverão ser utilizados pelos empregados e gestores nas mais diversas atividades e unidades.

Os Correios têm normas regulamentadas em relação ao controle e utilização dos bens móveis pelos empregados e gestores, como por exemplo:

a) Todo empregado tem o dever de:

• “restituir aos cofres da ECT importância recebida indevidamente quando decorrente de falhas técnicas e/ou operacionais dos sistemas de pagamento de numerário ou de qualquer outro motivo”.

b) Todo empregado é proibido de:

• apropriar-se de bens pertencentes à Empresa, aos seus empregados ou a terceiros”;

• “utilizar os equipamentos, bens móveis e imóveis da Empresa, especialmente equipamentos e veículos, para fins de interesse particular”;

• “todo empregado é responsável por quaisquer danos ou prejuízos de qualquer natureza que vier a causar à Empresa, por dolo ou culpa, cujo montante será definido através de devido procedimento de apuração, conforme as normas previstas pela Empresa”.

A legislação brasileira exige que as empresas e órgãos públicos façam o controle do patrimônio público. No controle patrimonial são realizadas várias ativida-des como: recepção, registro, controle, utilização, guarda, conservação e desfazimento.

Nos Correios, este controle patrimonial é de responsabilidade dos gestores que exercem função de confiança e gratificadas, ou seja, qualquer que seja o desvio do patrimônio público haverá apuração administrativa, podendo o gestor ser responsabilizado.


Portanto, nos Correios os gestores são responsáveis pelas atividades de controle patrimonial e tem como obrigação:

a) zelar pela boa e regular utilização do patrimônio público, garantindo a sua guarda, preservação e conservação;

b) atualizar os registros após realização de inventários periódicos;

c) manter atualizado a informação do detentor responsável pela guarda e conservação dos bens;

d) evitar a prática de atos lesivos e a consequente nulidade, evitando o desvio de finalidade pública; e

e) evitar a apropriação indevida do patrimônio público.


2. LEGISLAÇÃO E NORMA APLICÁVEL

2.1 A Constituição Federal de 1988, em seu artigo 70, parágrafo único, estabelece que: “prestará contas qualquer pessoa física ou jurídica, pública ou privada, que utilize, arrecade, guarde, gerencie ou administre dinheiros, bens, valores públicos ou pelos quais a União responda, ou que, em nome desta, assuma obrigações de natureza pecuniária”.

2.1.1 Nos Correios, a responsabilidade da prestação de contas dos bens móveis colocados à disposição pela empresa está descrita nas Políticas e Diretrizes do controle de bens móveis no Manual de Patrimônio – MANPAT.

2.2 A definição de Patrimônio Público está descrita no art. 1º, §1º, Lei 4.717/65, como sendo todo o conjunto de bens e direitos, mensurável em dinheiro, que pertence à União, a um Estado, a um Município, a uma autarquia ou empresa pública.

2.3 No que diz respeito ao registro dos bens móveis, a Lei 4.320/64 estatuiu normas gerais de Direito Financeiro para elaboração e controle dos orçamentos e balanços da União, dos Estados, dos Municípios e do Distrito Federal, prevê no Capítulo III que trata “Da Contabilidade Patrimonial e Industrial” o seguinte:

Art. 94. Haverá registros analíticos de todos os bens de caráter permanente, com indicação dos elementos necessários para a perfeita caracterização de cada um deles e dos agentes responsáveis pela sua guarda e administração.

Art. 95 A contabilidade manterá registros sintéticos dos bens móveis e imóveis.

Art. 96. O levantamento geral dos bens móveis e imóveis terá por base o inven-tário analítico de cada unidade administrativa e os elementos da escrituração sintética na contabilidade.

2.4 As normas gerais para o processo de aquisição, distribuição, alienação e renúncia ao direito de propriedade de itens pertencentes ao Ativo Não Circulante – Bens Móveis dos Correios estão contidos nos Manuais:

2.4.1 Em relação ao registro de bens móveis e do imobilizado em andamento este é registrado nas contas contábeis conforme determina o Manual de Conta-bilidade – MANCOT.


2.4.2 A definição de órgão solicitante está disposta no Manual de Orçamento e Custo – MANORC:

“Órgão Solicitante”

“É definido como qualquer órgão da Empresa que necessite requisitar as deman-das para fornecimento de bens ou prestação de serviços, objetivando viabilizar as ações baseadas nas políticas e diretrizes da ECT”.

2.4.3 A regra de caracterização da necessidade para aquisição de bens móveis está disposta no Manual de Licitação e Contratação – MANLIC, conforme:

“CARACTERIZACÃO DA NECESSIDADE”

“A área requisitante ou centralizadora de demanda é o órgão que detém a compe-tência funcional ou técnica para caracterização da necessidade da Administra-ção por meio da identificação dos elementos essenciais para a contratação de obras, serviços e aquisições”.

2.4.5 No âmbito dos Correios o assunto “bens móveis” está disposto no Manual de Patrimônio – MANPAT, que tem por finalidade:

“Estabelecer normas e procedimentos para gestão de bens móveis e imóveis e de marcas, patentes e outros direitos que compõem o patrimônio da ECT”.

2.4.5.1 As regras de procedimentos em relação à movimentação dos bens móveis no Manual de Patrimônio – MANPAT, conforme:

“Os bens móveis não podem ser adquiridos para formação de estoque, devendo ser colocados à disposição dos órgãos a que se destinam dentro de, no máximo, trinta dias”.

2.5 As regras sobre os aspectos de segurança do patrimônio, das instalações, do aces-so aos Correios e às suas informações, englobando os bens permanentes, os de consu-mo, os valores dos Correios e os a ela confiados, estão normatizadas no Manual de Segurança e Administração de Edifícios – MANSAE.

2.6 O Decreto 99.658/90 dispõe sobre a regulamentação do desfazimento, o reapro-veitamento, a movimentação, a alienação e outras formas de desfazimento de material no âmbito da Administração Pública Federal

2.7 A Lei 8.429/92 dispõe sobre as sanções previstas para todo aquele que, por ação ou omissão, gera lesão ao patrimônio público, ou ainda, de forma ilícita, se apropria de bem móvel ou imóvel, ou qualquer outra vantagem econômica está sujeito a respon-der pelo crime de improbidade administrativa.


3. SISTEMAS E FERRAMENTAS DE CONTROLE E GESTÃO

O sistema utilizado pelos Correios para o controle Patrimonial é o Sistema Integrado de Gestão Empresarial – ERP – Enterprise Resource Planning – Módulo Ativo Fixo.

4. GLOSSÁRIO

Bem Extraviado - Bem móvel não encontrado, quando de conferência física, na unida-de organizacional, onde, segundo o rol oficial de bens da unidade, o Termo de Respon-sabilidade Patrimonial - TRP, deveria estar.

Bem Inservível - Bem móvel que não mais tem utilidade ou serventia para a unidade organizacional para a qual está disponível e, em última instância, para os Correios.

Bem Móvel - Também chamado de bem durável, bem patrimonial móvel ou material permanente, suscetível de remoção por força alheia ou por movimento próprio, que não sofre, com seu uso, alteração de sua substância (natureza e características físicas originais) ou de sua destinação econômico-social.

Bem Patrimonial ou Bem Permanente - Aquele que não sofre modificações em sua natureza e conserva a característica física original durante a utilização. “São classifi-cados genericamente como bens móveis, imóveis e intangíveis e, contabilmente, são registrados no Ativo Imobilizado da ECT".

Bem similar - Para imposição de responsabilidade pecuniária ao empregado dos Correios ou a terceiros com o intuito de indenização aos Correios, considera-se bem similar àquele que tem utilidade/aplicação similar à do bem objeto da ocorrência lesi-va aos interesses dos Correios, podendo ser de versão mais moderna, caso os Correios já esteja utilizando nova versão e/ou se a produção houver sofrido descontinuidade.

Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) - DANFe - documento que tem como objetivo acobertar o transporte da mercadoria até o destinatário, possibilita a consulta da NF-e pelos postos fiscais e pelo comprador, para que possam ser constata-da a veracidade da Nota Fiscal eletrônica.

Detentor de Bens - Todo empregado indicado pelo titular do setor e designado por ato do dirigente máximo da unidade gestora como responsável pela utilização dos bens móveis que compõem a carga patrimonial do setor, mediante a assinatura de Termo de Responsabilidade Patrimonial. É o responsável pela guarda, conservação, uso adequado e controle físico dos bens móveis distribuídos a determinada unidade organizacional.


Guia de Movimentação de Bens Móveis (GMBM) - Documento gerado no sistema informatizado de gestão, ERP, para fins de formalizar a movimentação de bens entre as unidades organizacionais dos Correios.

Inventário - conferência física dos bens móveis para confirmar e/ou atualizar os regis-tros existentes no ERP e os valores contabilizados no Ativo Imobilizado dos Correios e para providências, se necessárias, com vistas à recuperação de eventuais prejuízos.

Patrimônio - complexo de bens, materiais ou não, direitos, ações, posse e tudo o mais que pertencer à Correios e suscetível de avaliação econômica.

Registro Nacional de Veículos Automotores - RENAVAN - documento que tem a finali-dade de identificar o registro de qualquer veículo do País, por meio do código impres-so no Certificado de Registro e Licenciamento de Veículo, emitido pelo DETRAN.

Termo de Responsabilidade Patrimonial - TRP - documento gerado no sistema infor-matizado de gestão, ERP, contendo o rol de bens móveis disponibilizados pelos Correios e para fins de formalização do responsável pela guarda, conservação, uso adequado e controle físico dos bens moveis distribuídos a determinada unidade organizacional.

Valor de incorporação do bem - É o custo de aquisição de um bem. Corresponde normalmente ao valor constante no Documento Auxiliar de Nota Fiscal Eletrônica - DANFe (mais o diferencial de ICMS, calculado automaticamente pelo ERP), no caso de bens móveis, na escritura de compra e venda, no caso de um imóvel, ou ao valor da nota fiscal, no caso de benfeitoria em imóveis.

Valor residual do bem - Valor que se espera obter com a alienação do bem depois de decorrido o tempo estimado para sua vida útil, isto é, tempo ao longo do qual se contabiliza a depreciação periodicamente.


5. PROCEDIMENTOS DE CONTROLE E PREVENÇÃO

Esta cartilha abordará o processo relativo à gestão patrimonial de bens móveis abordando as seguintes etapas:

1. Incorporação/Inclusão – é o registro de entrada de um bem permanente no sistema de controle patrimonial dos Correios. Isso significa dizer que o regis-tro de um bem permanente no patrimônio da empresa, representará um regis-tro de igual valor no seu balanço contábil.

A compra sempre ocorrerá em face da necessidade/modernização de móveis e equipamentos dos diversos órgãos dos Correios.

As formas de inclusão de Bens Móveis no Ativo Não Circulante dos Correios se darão por meio de:

• Bens de terceiros postos à disposição da Correios;

• Bens adquiridos por meio de contrato de arrendamento mercantil (leasing);

• Bem abandonado nas dependências da Correios;

• Bem já excluído do ativo, mas localizado em uso (reincorporação);

• Aquisição por compra, permuta ou doação;

• Dação em pagamento.

2. Remanejamento/Transferência – alteração da localização de bens na empresa. Denomina-se Remanejamento de um bem quando sua movimenta-ção ocorre dentro da mesma Diretoria Regional ou AC, enquanto Transferência ocorre quando há movimentação entre a Diretoria Regional e AC.

3. Baixa/Exclusão – é o registro de saída do bem permanente do acervo patri-monial dos Correios. A Baixa é sempre o resultado de processo apropriado que a justifique e deve ser sempre autorizada.

A alienação e renúncia ao direito de propriedade de bens móveis são formas de exclusão de bens móveis e objetivará o seguinte:

• recuperar (desde que economicamente viável), no todo ou em parte, os recursos empregados em bens que não atendam mais ao fim a que se destinam.

• reconquistar áreas ocupadas desnecessariamente.

• reduzir custos de controle de bens móveis.

Os itens de bens móveis poderão ser considerados excluídos dos registros do ativo não circulante dos Correios, por alienação ou renúncia ao direito de proprie-dade, quando apresentarem as seguintes condições:

a) danificados pela ação ou omissão de empregados ou de terceirizados;

b) retirados, em função de obsolescência, de inviabilidade econômica de conservação, de outros fatores técnicos ou operacionais, após avaliação conforme a natureza e a finalidade do item, pela área competente.

c) sujeito à inutilização, em função de obsolescência ou de inviabilidade de destinação a terceiros por razões de segurança ou do interesse público, após avaliação pela área competente

4. Controle Físico (de Localização, do Estado de Conservação, de Utilização) – é o conjunto de procedimentos voltados à verificação da localização e do estado de conservação dos bens patrimoniais. O controle físico tem caráter permanente, em decorrência da própria necessidade de acompanhamento da posição físico-financeira do ativo imobilizado.

a) Controle de Localização: consiste na verificação do local onde está situado o bem, com vista à determinação fidedigna das informações existentes no cadastro sobre essa localização.

b) Controle do Estado de Conservação: consiste no acompanhamento do esta-do de conservação dos bens patrimoniais, objetivando manter sua integridade física, observando-se a proteção do bem contra agentes da natureza, median-te a tomada de medidas para evitar a corrosão, oxidação, deterioração e outros agentes que possam reduzir a sua vida útil.

c) O Controle de Utilização: consiste na identificação e análise das condições de utilização dos bens patrimoniais, observando o seguinte:

1 Conhecimento das condições de utilização do bem, em função das ativi-dades desenvolvidas pela Unidade Administrativa;

2 Cumprimento das normas técnicas do fabricante, no que se refere à capa-cidade operacional e manuseio;

3 Compatibilidade entre a finalidade e características do bem, com a natu-reza dos serviços a ele atribuídos.


5.1 Procedimentos prévios para Incorporação/Inclusão de bens móveis

É importante que o órgão de gestão de bens receba os planos de compra em execução durante o ano

em curso a fim de facilitar as demais fases para inclusão/incorporação dos bens.

É de grande relevância para a organização o correto controle patrimonial dos seus bens. Este controle

sendo tanto de aspecto físico quanto contábil evita empecilhos de extravios de ativos imobilizados e

problemas com balanço patrimonial.

!

Procedimentos prévios para Incorporação/Inclusão de bens

Agentes envolvidos: Órgão de compras/contratação/fiscal de contrato/órgão solicitante.

Antes de solicitar a compra do bem móvel, realizar um planejamento das aquisições.Avaliar seus processos de aquisição de bens, com interação entre as áreas gestoras com vistas a certificar a eficácia e efetividade do aproveitamento dos itens comprados, no que diz respeito ao seu tempo de utilização, confrontando com a vida útil do produto adquirido.

Importante ainda definir a logística de distribuição no órgão solicitante, além de especificar se a entrega vai ser direta ou para outro órgão que executará a entrega.

Qualquer bem móvel que requeira certi-ficação deve ter procedimento de inspe-ção pré-definido.

Evitar a falha no planejamento de aquisições, como por exemplo: solicitar materiais que o órgão não necessite, adquirir produtos que podem ficar obsoletos em um curto período de tempo. Essas definições podem evitar qualquer tipo de avaria ou desvio, como por exemplo: troca do produto no transporte, roubo, furto e extravio.

O procedimento de inspeção deve ser realizado de forma criteriosa a fim de evitar a falta de certificação do bem móvel e consequentemente a perda de validade.


No caso de veículo, informar ao órgão de gestão de bens móveis a relação de placas para fins de atualização

das fichas cadastrais dos bens. As placas deverão ser informadas à medida que os veículos forem emplaca-

dos, não devendo ocorrer retenções de cópia de DANFes enquanto se aguarda por essa providência.

A classificação do bem, para efeito de sua inclusão no sistema de controle patrimonial, deve ser

coerente com a adotada no respectivo processo de aquisição.

!


Agentes envolvidos: Órgão de compras/contratação/fiscal de contrato.

Elaboração dos contratos: prever os proce-dimentos a serem adotados pelos destina-tários para conferência dos bens, quando do recebimento, bem como as medidas a serem adotadas em caso de não conformidades.

Enviar tempestivamente a cópia do contrato e do DANFe ao órgão de gestão de bens móveis possibilita a identificação, em tempo hábil, de possíveis irregularidades que podem afetar o patrimônio de bens móveis da Correios.

Elaborar as instruções e os procedimentos a serem adotados pelos destinatários quando do recebimento dos bens.

As informações referentes ao(s) bem(s) a ser adquirido devem estar dispostas nos contratos de forma detalhada: marca, mode-lo, cor e etc., integridade física do bem (arranhões, quebras, amassados e etc.) e seu perfeito funcionamento, no caso de equi-pamento, a fim de evitar irregu-laridades ou fraudes nas demais fases do processo e facilitar a conferência pelos destinatários.

Quando do recebimento de contratos de compra de bens móveis, deve-se verificar os locais de entrega, destinatários dos bens, procedimentos de inspeção para aceitação e a logística prevista para armazenagem temporária e de distribuição.

Instruções quanto a conferência do DANFe a luz do pedido emitido pelo fornecedor, os procedimentos a adotar no caso de encontrar inconformidades entre o bem e o pedido realizado, são procedimentos de controle que podem mitigar o risco de incorporação de bem diverso, ou com problemas, ao de fato adquirido e ainda desvio de finalidade do uso do bem.


Caso o bem, após montado e instalado pelo fornecedor, apresente avarias ou não funcione adequada-

mente deve ser registrada a ocorrência em todas as vias da ordem de serviço e os dados do signatário.

O fiscal do contrato deve ser informado.

Fique atento a uma prática de cartel onde as empresas oferecem propostas com preços abaixo do

valor de mercado, demonstrando ser a mais vantajosa para a Administração, sendo que na entrega do

produto/serviço o faz com qualidade inferior, como forma de aumentar o seu lucro.

!


Agentes envolvidos: Órgão de compras/contratação/fiscal de contrato.

Receber o bem móvel com, no mínimo, dois empregados dos Correios e um ou dois dos fornecedores. Realizar a verificação na presença do fornecedor e se o DANFe apresenta conformidade com as instruções do fiscal do contrato.

Verificar a não conformidade do bem com a descrição da compra.a) caso seja identificada qualquer não conformidade comunicar ao fiscal de contrato; b) caso seja problema com os dados da DANFe comunicar ao órgão de contrato e aguardar as orientações deste órgão.

Em relação a não conformidade de qualquer bem, o fiscal de contrato deve atuar para regularizar o problema antes de enviar para a incorporação do bem.

Para transferência de bens móveis, verificar o cadastramento do CNPJ das Unidades do Estado, no ERP, pela Central de Operações Financeiras (CEOFI), para emissão da DNFe.

Mesmo não sendo percebido qualquer problema no bem, deve-se apor a anotação “Sujeito a inspeção para aceitação”. A fim de evitar irregularidades, deve ser atestado o bem e encaminhada a DANFe para o fiscal de contrato.

As não conformidades devem ser anotadas no verso de todas as vias do documento de transporte e do DANFe e solicitar assinatura do responsável pela entrega (informar a identidade do entregador e a placa do veículo de entrega).

Ao atestar a conformidade, o fiscal de contrato pode evitar irregularidade na incorporação de bem inservível e ainda a sua utilização inadequada. É uma forma de certificar que o bem foi inspecionado e não apresenta inconformidade.

Este cadastramento tem como finalidade o cumprimento da legislação Estadual, com a transferência de bens móveis, que deverá ser acobertado de NF para ser possível a liberação pela SEFAZ da Autorização de Livre Transito – ALT.


5.2 Incorporação/Inclusão por compra de bens móveis

O bem incorporado ao patrimônio dos Correios deve conter, minimamente, os seguintes dados: PIB, descri-

ção do bem, marca, modelo, fabricante, conforme contrato, número e ano do contrato, número da nota fiscal

(DANFe) do fornecedor, valor do bem, número de série do bem (quando tiver), número do chassi (veículo).

É importante que o plano de compras de bens móveis, bem como o acompanhamento de sua execução

por meio das licitações autorizadas e homologadas seja encaminhado ao órgão de gestão de bens móveis.

!

Incorporação/Inclusão de bens móveis

Agentes envolvidos: Órgão de gestão de bens móveis/fiscal de contrato.

No momento da incorporação do bem ao patrimônio da empresa, adotar os proce-dimentos de conferência da documenta-ção, conforme os atestos emitidos pelas áreas de contratação, de forma a garantir a correta incorporação do bem ao patri-mônio dos Correios.

A incorporação do bem ao patrimônio dos Correios deve ser realizada após o recebimento do documento fiscal (DANFe), com os devidos atestos.

Certificar que o bem móvel objeto da nota fiscal (DANFe) foi entregue ao órgão de destino que irá utilizá-lo, e de acordo com as especificações técnicas previstas no edital e no contrato, e ainda, se está em perfeito funcionamento.

A ausência dos procedimentos de conferência ocasiona a incor-poração de bem ao patrimônio da empresa em desacordo com as respectivas especificações técnicas do edital, de forma fic-tícia e até mesmo por valor sim-bólico, divergente do contrato de compra do bem.

Recomenda-se o menor prazo para a incorporação a fim de evi-tar o risco de distribuição do bem sem incorporação ao patrimônio dos Correios, bem como o seu ex-travio, furto entre outras irregu-laridades ou fraudes em relação ao seu recebimento.

Caso haja inconformidade, solici-tar as providências cabíveis evi-tando que o bem fique “parado” gerando, por exemplo, a perda da garantia contratual ou com problemas de inspeção de qua-lidade que inviabilizará sua uti-lização pelo órgão destinatário.


O registro do valor dos bens móveis e equipamentos da empresa devem respeitar a legislação do Imposto de

Renda, com as seguintes restrições: a pessoa jurídica não poderá deduzir, como despesa, o custo de aquisição

de bens do ativo permanente de valor unitário não superior a R$ 326,61, quando as atividades do seu objeto

exijam o emprego de uma certa quantidade de bens que, embora individualmente, cumpram a utilidade

funcional, somente atingem o objetivo da atividade explorada em razão da pluralidade (conjunto) de seu

uso. (Lei nº 9.249/95, art. 30; RIR/99, art. 301; Pareceres Normativos (PN) CST nºs 100/78 e 20/80).

!

Incorporação/Inclusão de bens móveis

Agentes envolvidos: Órgão de gestão de bens móveis, detentor de bem.

A incorporação ou a inclusão de bens móveis tem as seguintes características: possuir vida útil superior a 1 ano, ou valor superior a R$ 326,61 (valor fixado pela legislação do Imposto de Renda).

Identificação do bem pela área de patrimônio com uma plaqueta metálica que é afixada ao bem, denominada de PIB – Placa de Identificação do Bem.

Os bens devem estar com as respectivas Guias de Movimentação (GM) e serem distribuídos em até 30 dias após sua incorporação.

A responsabilidade pelo uso, guarda, con-servação e controle físico dos bens patri-moniais, formalizada pela assinatura do TRP (Termo de Responsabilidade Patri-monial), será atribuída aos ocupantes de função de confiança, denominados deten-tores, em todos os órgãos que compõem a estrutura organizacional dos Correios.

A falta de registro ou erro na in-clusão ou incorporação de bens pode acarretar em infringir a lei específica do Imposto de Renda, podendo a empresa ou responsá-vel público ser responsabilizada por fraude.

O bem identificado com a PIB pode evitar o extravio e facilitar o seu controle.

O detentor do bem deve concluir a GM evitando pendências de re-cebimento, o desuso e o extravio.Ao concluir a GM o detentor do bem móvel ficará responsável pelo bem. Deve-se evitar que o bem esteja sem o seu respectivo detentor, que precisará manter um controle sistemático dos bens sob sua responsabilidade, sob pena de reparação em caso de extravio.

O Diretor Regional poderá nome-ar ocupantes de função gratifica-da como detentores.


5.3 Movimentação/Transferência de bens móveis

Movimentação/Transferência

Agentes envolvidos: : Órgão de gestão de bens móveis e detentor do bem.

A movimentação de bens móveis realiza-se necessariamente para atender as seguin-tes finalidades: distribuição; recolhimento; remanejamento; remanejamento para ma-nutenção; remanejamento virtual de bens extraviados e transferência.

A movimentação de bens móveis deve obedecer a norma interna.

A movimentação dos bens moveis dos Correios necessita ser forma-lizada por meio de Guia de Movi-mentação - GM, emitida pelo ERP e pelo próprio detentor de bens.

As movimentações devem ocor-rer dentro do estrito interesse da administração pública, sendo convenientes e oportunas.

Nenhum bem móvel será movimentado sem autorização do órgão de gestão de bens, exceto nos casos de:

a) movimentação que não dependa de obtenção de recursos de transporte;

b) remanejamento para o órgão (ou firma) responsável por sua manutenção;

c) remanejamento para o órgão virtual do ERP específico para controle dos bens extraviados;

d) regularização da situação de bem que porventura seja encontrado em unidade organizacional diferente

daquela que consta no ERP, caso em que o próprio detentor formal poderá efetuar o remanejamento para

o detentor real.

!


5.4 Baixa/Exclusão de bens móveis

Antes de encaminhar o processo de solicitação de baixa ou exclusão do bem, este deve ser bem

fundamentado pelo gestor responsável a fim de evitar qualquer tipo de irregularidade e/ou dúvidas

que possam gerar futuros processos de apuração. !

Baixa/Exclusão de bens móveis

Agentes envolvidos: Órgão de gestão de bens móveis e detentor do bem.

A exclusão de bens móveis objetiva:a) recuperar no todo ou em parte, os recursos empregados em bens que não atendam mais ao fim a que se destinam;b) recuperar áreas ocupadas sem necessidade; c) reduzir custos de controle de bens móveis.

Os bens furtados, roubados, extraviados ou destruídos serão baixados do Ativo Imobilizado da empresa sem prejuízo da apuração de responsabilidade.

Qualquer solicitação de baixa de débitos originários da perda de bens móveis será analisada pela Central de Serviços Gerais – CESER, após autorização da autoridade competente.

Antes da baixa e exclusão de bens móveis e devido registro do TRP, o gestor deve analisar o real motivo da baixa de forma fidedigna, a fim de evitar irregu-laridades nesse processo.

A responsabilidade do detentor do bem, não se exclui com a baixa ou exclusão deste mesmo bem, poderá ser reavaliado o motivo da baixa ou exclusão dos bens móveis.

A responsabilidade das informa-ções prestadas em relação à soli-citação de baixa de débitos origi-nários da perda de bens móveis é de quem solicitou.


Baixa/Exclusão de bens móveis


Modalidade venda (concorrência, leilão, convite e dispensa de licitação) – este tipo de modalidade deve haver interesse em desmo-bilização do bem pertencente aos Correios e autorização prévia com justificativas para a venda do bem, além de uma avaliação prévia.

Modalidade Permuta – este tipo de mo-dalidade deve haver a constatação da via-bilidade de desmobilização de um bem pertencente aos Correios pela Unidade Administrativa interessada na desmobiliza-ção do referido bem, lembrando que este tipo de modalidade é permitida somente entre órgãos da Administração Pública.

Modalidade doação – A doação, presen-tes razões de interesse social, poderá ser efetuada pelos órgãos integrantes da Ad-ministração Pública Federal direta, pelas autarquias e fundações, após a avaliação de sua oportunidade e conveniência, re-lativamente à escolha de outra forma de alienação, podendo ocorrer, em favor dos órgãos e entidades e disposições previs-tas no decreto 99.658/90.

A exclusão do bem por venda, per-muta ou doação possui comprova-ção de conveniência e interesse da operação, prévia avaliação e obser-vação da regulamentação interna específica, a fim de evitar extravio, interesse próprio e furto de qual-quer bem móvel público.

Os bens alienados deverão ser re-tirados das dependências dos Cor-reios pela própria instituição bene-ficiária ou pelo arrematante, sem quaisquer despesas aos Correios, evitando o extravio, furto, roubo, sinistro e avaria.


5.5 Controle Físico (de localização, do estado de conservação e de utilização) de bens móveis

Controle físico


Criar rotina de verificação e controle de no mínimo uma vez por ano, ou nas localidades em que haja ocorrência de assaltos com frequência maior.

Verificar se os termos de responsabilidade sobre os bens estão atualizados e estão consistentes com o registro, caso esteja correto gerar e assinar o Termo de Responsabilidade Patrimonial por meio do sistema de gestão no ERP.

Realizar constantemente o controle físico, por meio de inventário a fim de acompanhar a conferência física dos bens móveis sob a responsabilidade do detentor.

A rotina poderá identificar se os bens móveis constantes do inventário de fato existem, além de verificar se os bens em uso estão devidamente identificados por meio da Placa de Identificação de Bem (PIB);Além disso, os elementos constantes nos registros devem corresponder às características do bem móvel ou equipamento, quanto ao seu estado de conservação.Este controle deve constatar se existem bens móveis/equipamentos que apresentem danos ainda não considerados nos registros, a fim de responsabilizar quem lhes deu causa, além de constatar se há bens móveis/equipamentos ociosos, sem destinação específica.

Ao assinar o TRP o detentor de bens móveis fica automaticamente responsável, caso haja qualquer irregularidade em relação aos bens móveis, como por exemplo: perda, furto, roubo, extravio, destruição ou deterioração culposa ou dolosa, o detentor pode responder administrativamente.

A conferência física dos bens deve ser realizada constante-mente. Constatada alguma irre-gularidade deve ser comunicada ao órgão de controle patrimonial a fim de acompanhar a apuração de responsabilidades nos casos de baixa por perda ou extravio de bens.

Inventário Anual de Bens Móveis – todos os detentores da Administração Central e das Diretorias Regionais

devem conferir e assinar o Termo de Responsabilidade Patrimonial (TRP), além de observar os prazos de confe-

rência e assinatura de TRPs, a serem divulgados pelo órgão de gestão patrimonial, de acordo com quantidade

de bens por órgão. Caso exista não conformidades em relação à conferência, esta deve ser informada ao órgão

de gestão patrimonial.

!


Controle físico


Verificar as inconsistências no cadastro do módulo Ativo Fixo quanto às emissões de Guias de Movimentação para distribuição dos bens aos locais de destino e respectivas conclusões no sistema ERP.

Verificar a deficiência no controle e gestão do recebimento e distribuição de bens móveis pela DR ou AC.

Desencadear apurações com vis-tas à definição de responsabilida-des, de forma tempestiva, com a respectiva transferência do bem, caso houver a permanência de bens na situação de não localiza-dos no sistema ERP e não encon-trados fisicamente na Regional.

Para um controle físico eficiente é importante que se mantenha atualizado o registro de bens móveis que integrem o patri-mônio, bem como o controle e a distribuição, evitando o extravio, perda, furto ou roubo.

Todos os empregados que possuem a guarda de bens poderão responder pelo seu desaparecimento, bem

como pelo dano que causar ao patrimônio. Poderão ser responsabilizados civilmente sempre que constatada

sua culpa ou dolo por irregularidade com bens de propriedade, independente das demais sanções administra-

tivas e penais cabíveis.

“No caso de extravio ou danificação de bem sob sua responsabilidade, providenciar, dentro do prazo previsto para

tanto, reparação do prejuízo conforme lhe faculta o MANPAT, ou, se não for o responsável pela ocorrência, indicar

o real responsável, apresentando informação fundamentada que justifique essa imputação de responsabilidade”.

!


Controle físico


Quando da dispensa de função, deverá ser realizada conferência física dos bens constantes do TRP da unidade, com assinatura pelo empregado que deixa a função e pelo que estará recebendo a função.

Os detentores devem realizar conferência física sempre que necessário para não com-prometer todo o processo e gerar informa-ções não fidedignas que podem resultar em prejuízos e providências intempestivas para recuperação dos danos.

A ausência de conferência de bens constantes de TRPs quan-do da passagem/assunção de função de unidades pode gerar prejuízos financeiros decorren-tes de extravio de bens por não mais estarem na unidade, o que dificulta a imputação de respon-sabilidade e a recuperação dos valores dos bens pela não de-tecção tempestiva de quando o bem se extraviou.A assinatura no TRP valida a si-tuação atual do bem e preserva a sua guarda.

Ressalta-se a importância da obrigatoriedade do órgão de gestão de bens móveis em realizar confe-

rência física nos órgãos detentores de bens, por amostra, que abrangerá todos os tipos de órgãos

(operacional, administrativo e atendimento), visando validar o Inventário Geral.

O empregado que assumir a condição de detentor deve observar o prazo de até 15 dias para a realiza-

ção da conferência física dos bens e assinatura do termo de responsabilidade patrimonial, excedido

o prazo considerar-se-á, para todos os efeitos que a carga patrimonial registrada no sistema ERP foi

aceita sem contestação.

!


6. CONCLUSÃO

As organizações passam por mudanças significativas no que tange ao controle interno das suas operações, desempenhadas nas mais diversas áreas. Essas mudanças exigem dos gestores uma gestão orientada não só ao controle da legalidade, mas também ao controle gerencial de suas atividades.

Esta cartilha apresentou o processo referente à gestão patrimonial, abordan-do os principais pontos de controle e riscos relacionados. A partir desta cartilha, que compreende uma das fases do Programa de Prevenção às Fraudes, elaborada com base no mapeamento do processo e na identificação dos riscos e controles relacionados, serão desenvolvidas ações, de caráter educativo, para a sua completa disseminação entre os gestores e envolvidos no processo. Posteriormente, serão desenvolvidas as técnicas de avaliação de controles para a verificação da conformidade do processo.

A proposta do Programa de Prevenção a Fraudes baseia-se na atuação proativa de equipes especializadas para identificar as situações que expõem a empresa ao risco de fraudes. O combate às fraudes é fundamental para elevar os padrões de governança corporativa.

Destaca-se que a responsabilidade pelo planejamento, estabelecimento, operação, manutenção e aprimoramento dos sistemas de controles internos é dos gestores da empresa, em todos os seus níveis, a quem recai, também, a responsabili-dade pela prevenção, detecção e correção de erros e irregularidades.


7. REFERÊNCIAS BIBLIOGRÁFICAS

1. BRASIL. Constituição da República Federativa do Brasil de 1988. Disponí-vel em: http://www.planalto.gov.br/ccivil_03/constituicao/constituicao-compilado.htm. Acesso em: 03 set. 2013.

2. CORREIA, Wilza Claudia Vaz. Manual: Gestão de Patrimonio. Disponível em: http://novo.swapi.com.br/userfiles/controle_interno/downloads/MANU-AL_GESTAO_DE_PATRIMONIO_-_SEMCI2009.ppt. Acesso em: 11 de dezem-bro de 2013.

3. _______. Lei nº 4.320 de 17 de marco de 1964. Estatui Normas Gerais de Direito Financeiro para elaboração e controle dos orçamentos e balanços da União, dos Estados, dos Municípios e do Distrito Federal. Diário Oficial da Republica Federativa do Brasil, Brasília. DF. Disponível em: http://www.planalto.gov.br/ccivil_03/leis/l4320compilado.htm. Acesso em: 03 set. 2013.

4. _____. Lei nº 4.717, de 29 de junho de 1965. Regula a ação popular. Dispo-nível em: http://www.planalto.gov.br/ccivil_03/leis/l4717.htm. Acesso em: 03 set. 2013.

5. ______. Lei nº 8.429, de 2 de junho de 1992 – Dispõe sobre as sansões aplicáveis aos agentes públicos nos casos de enriquecimento ilícito no exercício de mandato, cargo, emprego ou função na administração pública direta, indireta ou fundacional e dá outras providencias. Disponível em: http://www.planalto.gov.br/ccivil_03/leis/l8429.htm. Acesso em: 03 set. 2013.

6. BRASIL. Decreto 99658 de 30 de outubro de 1990. Regula o reaproveita-mento, a movimentação, a alienação e outras formas de desfazimento de material no âmbito da Administração Pública Federal.

7. ___________. Instrução Normativa SRF n° 162, de 31 de dezembro de 1998. Fixa prazo de vida útil e taxa de depreciação dos bens que relaciona.

8. ECT. Curso EAD de Controle de bens móveis. Disponível em: http://sac1043/moodleunico/. Acesso em: 03 set. 2013.

http://www.planalto.gov.br/ccivil_03/constituicao/constituicaocompilado.htm

http://www.planalto.gov.br/ccivil_03/constituicao/constituicaocompilado.htm

http://novo.swapi.com.br/userfiles/controle_interno/downloads/MANUAL_GESTAO_DE_PATRIMONIO_-_SEMCI2009.ppt

http://novo.swapi.com.br/userfiles/controle_interno/downloads/MANUAL_GESTAO_DE_PATRIMONIO_-_SEMCI2009.ppt

http://www.planalto.gov.br/ccivil_03/leis/l4320compilado.htm

http://www.planalto.gov.br/ccivil_03/leis/l4320compilado.htm

http://www.planalto.gov.br/ccivil_03/leis/l4717.htm

http://www.planalto.gov.br/ccivil_03/leis/l8429.htm

http://sac1043/moodleunico/

http://sac1043/moodleunico/


9. _____. Guia de procedimentos dos órgãos regionais de Gestão de bens móveis. VIPAD. Disponível em: \\sac0424\AC_V\DIRAD\CESER\Intranet\Bens_Moveis\Docs Consulta\Guia_das_ Equipes_Regionais_de_Patrimô-nio.pdf. Acesso em: 03 set. 2013.

10. _____. Manual do Patrimônio – MANPAT. Disponível em: http://sac0205/nxt/gateway.dll?f=templates&fn=default.htm. Acesso em: 03 set. 2013.

11. _____. Manual de Contabilidade – MANCOT. Disponível em: http://sac0205/nxt/gateway.dll?f=templates&fn=default.htm. Acesso em: 03 set. 2013.

12. _____. Manual de Pessoal – MANPES. Disponível em: http://sac0205/nxt/gateway.dll?f=templates&fn=default.htm. Acesso em 06 set. 2013.

\sac0424\AC_V\DIRAD\CESER\Intranet\Bens_Moveis\Docs Consulta\Guia_das_ Equipes_Regionais_de_Patrim�nio.pdf



http://sac0205/nxt/gateway.dll?f=templates&fn=default.htm






AC/D

ERIN

Documents

Programa de Prevenção a Fraudes Gestão de Bens Móveis · Esta cartilha é um dos componentes desse Programa e visa propor aos empre - ... Art. 94. Haverá registros analíticos