RELATÓRIO DE ATIVIDADES - sdum.uminho.pt · iii 3.2.4. anÁlise da eficÁcia das acÇÕes correctivas e preventivas..... 19 3.2.5. auditorias internas

i

RELATÓRIO DE

ATIVIDADES

Braga/Guimarães | 2012

ii

Sumário

1. INTRODUÇÃO ...............................................................................................................................1

1.1. MISSÃO, VALORES E VISÃO ............................................................................................................. 1

1.2. ESTRUTURA ORGÂNICA .................................................................................................................. 2

2. MEIOS DE ACÇÃO .........................................................................................................................5

2.1. HUMANOS .................................................................................................................................. 5

2.2. MATERIAIS .................................................................................................................................. 6

2.2.1. INSTALAÇÕES ............................................................................................................................ 6

2.2.2. EQUIPAMENTOS ......................................................................................................................... 6

2.2.3. DOTAÇÃO ORÇAMENTAL .............................................................................................................. 7

3. ACTIVIDADES ............................................................................................................................. 10

3.1. PROJETOS ................................................................................................................................ 10

3.1.1. OPEN ACCESS E REPOSITÓRIOS ................................................................................................... 10

3.1.1.1. Projeto RCAAP ................................................................................................................... 10

3.1.1.2. Projeto NECOBELAC .......................................................................................................... 11

3.1.1.3. Projeto OpenAIRE .............................................................................................................. 12

3.1.1.4. Novos projetos: OpenAIREplus e MEDOANET ..................................................................... 14

3.2. SISTEMA DE GESTÃO DA QUALIDADE .............................................................................................. 15

3.2.1. ANÁLISE DO DESEMPENHO COM CLIENTES ..................................................................................... 15

3.2.2. ANÁLISE DO DESEMPENHO DOS FORNECEDORES .............................................................................. 18

3.2.3. ANÁLISE DAS NÃO CONFORMIDADES E RECLAMAÇÕES E ESTUDO DE CAUSAS ......................................... 18

iii

3.2.4. ANÁLISE DA EFICÁCIA DAS ACÇÕES CORRECTIVAS E PREVENTIVAS ......................................................... 19

3.2.5. AUDITORIAS INTERNAS ............................................................................................................... 19

3.2.6. FORMAÇÃO DOS COLABORADORES ................................................................................................ 20

3.3. DA SECÇÃO ADMINISTRATIVA E DE SECRETARIADO ............................................................................. 21

3.4. DA DIVISÃO DE BIBLIOTECONOMIA ................................................................................................. 21

3.4.1. SETOR DE AQUISIÇÕES .............................................................................................................. 21

3.4.2. SETOR DE CATALOGAÇÃO ........................................................................................................... 24

3.4.3. SETOR DE ANÁLISE DOCUMENTAL ................................................................................................ 26

3.4.4. SETOR DE LEITURA E EMPRÉSTIMO............................................................................................... 27

3.4.5. FUNDO DOCUMENTAL ............................................................................................................... 31

3.5. DA DIVISÃO DE INFORMAÇÃO ........................................................................................................ 31

3.5.1. SETOR DA BIBLIOTECA DIGITAL .................................................................................................... 31

3.5.1.1. Website dos SDUM ............................................................................................................ 32

3.5.1.2. Catálogo Bibliográfico da U.M. ........................................................................................... 33

3.5.1.3. Serviço de Pesquisa A-to-Z ................................................................................................. 33

3.5.1.4. Bases de dados bibliográficos ............................................................................................ 34

3.5.2. SETOR DE DIFUSÃO DE INFORMAÇÃO ............................................................................................ 39

3.5.2.1. Serviço de Fornecimento de Documentos e Empréstimo Inter-Bibliotecas ........................... 40

3.5.2.2. Serviço de Referência ........................................................................................................ 42

3.5.2.3. Gestão de Conteúdos e Comunicação ................................................................................ 43

3.5.3. REPOSITÓRIUM ....................................................................................................................... 44

iv

3.5.4. SETOR DE INFORMÁTICA ............................................................................................................ 49

3.5.4.1. Manutenção e Operação .................................................................................................... 49

3.5.4.2. Suporte ............................................................................................................................. 50

3.5.5. SECTOR DE FORMAÇÃO DE UTILIZADORES ...................................................................................... 52

4. ANÁLISE DO DESEMPENHO ORGANIZACIONAL ......................................................................... 54

4.1. ANÁLISE GLOBAL: OBJECTIVOS E PROGRAMA DE GESTÃO ...................................................................... 54

5. CONCLUSÕES ........................................................................................................................... 56

v

Figuras

Figura 1: Organigrama dos Serviços de Documentação. ...................................................................... 4

Figura 2: Funcionários que prestaram serviço nos Serviços de Documentação. .................................... 6

Figura 3: Receitas ............................................................................................................................... 7

Figura 4: Despesas. ............................................................................................................................ 8

Figura 5: Respostas ao questionário LibQual ..................................................................................... 16

Figura 6: Questão 1 – Qualidade do atendimento .............................................................................. 17

Figura 7: Questão 2 – Qualidade do atendimento por fator ................................................................ 17

Figura 8: Questão 3 – Avaliação global do atendimento ..................................................................... 17

Figura 9: Não conformidades a fornecedores .................................................................................... 18

Figura 10: Não Conformidades registadas e tratadas ......................................................................... 18

Figura 11: Reclamações registadas e tratadas ................................................................................... 18

Figura 12: Sugestões de melhoria e pedidos de suporte registados e tratados ................................... 19

Figura 13: Sugestões de Melhoria registadas..................................................................................... 19

Figura 14: Ações de formação frequentadas por colaboradores dos SDUM ........................................ 20

Figura 15: Expediente ....................................................................................................................... 21

Figura 16: Aquisição de bibliografia em 2011 ................................................................................... 22

Figura 17: Investimento em livros e revistas. ..................................................................................... 23

Figura 18: Novos livros recebidos...................................................................................................... 24

Figura 19: Publicações enviadas para as bibliotecas depositárias em 2010 e 2011. .......................... 25

Figura 20: Entradas mensais de novos registos em 2010 e 2011. ..................................................... 26

vi

Figura 21: Publicações monográficas classificadas em 2010 e 2011. .............................................. 27

Figura 22: Movimentos de empréstimos nos balcões de atendimento. ............................................... 28

Figura 23: Movimento de empréstimos nas bibliotecas da U.M. em 2011. ........................................ 29

Figura 24: Resumo anual dos níveis de acesso ao Website. ............................................................... 32

Figura 25: Visitas ao Website por mês/ano. ...................................................................................... 32

Figura 26: Sessões e pesquisas no catálogo por mês/ano................................................................. 33

Figura 27: Sessões e pesquisas no serviço AtoZ por mês. ................................................................. 34

Figura 28: B-on – Número de downloads por recurso em 2010 e 2011. ............................................ 35

Figura 29: B-on – Downloads por mês/ano. ...................................................................................... 35

Figura 30: B-on – Downloads por editora. ......................................................................................... 36

Figura 31: B-on / Bases Referenciais – Resumo anual do número de pesquisas. ............................... 36

Figura 32: B-on / Bases Referenciais – Pesquisas por mês. .............................................................. 37

Figura 33: U.M. / Bases de texto integral – Resumo anual do número de downloads......................... 38

Figura 34: U.M. / Bases de texto integral – Downloads por mês. ....................................................... 38

Figura 35: U.M. / Bases referenciais – Resumo anual do número de pesquisas. ............................... 39

Figura 36: U.M. / Bases referenciais – Pesquisas por mês................................................................ 39

Figura 37: Pedidos e resposta aos pedidos de documentos. .............................................................. 40

Figura 38: Resposta aos pedidos internos. ........................................................................................ 40

Figura 39: Comparação da resposta aos pedidos internos em 2010 e 2011. ..................................... 40

Figura 40: Pedidos internos por tipo de utente. ................................................................................. 41

Figura 41: Pedidos internos por unidade U.M. ................................................................................... 41

vii

Figura 42: Resposta aos pedidos solicitados por entidades externas. ................................................. 42

Figura 43: Distribuição temática de questões de referência. .............................................................. 42

Figura 44: Sessões e horas de utilização nos postos de pesquisa por mês/ano. ................................ 43

Figura 45: Comparação do número de comunidades, depositantes, documentos e utilizadores

registados. ................................................................................................................................ 44

Figura 46: Evolução do número de depósitos e depositantes por ano. ............................................... 45

Figura 47: Resumo anual dos níveis de acesso ao RepositóriUM. ...................................................... 45

Figura 48: Número de visitas em 2011 ao RepositóriUM por mês comparativamente com 2010. ...... 45

Figura 49: Registos consultados e downloads em 2011..................................................................... 46

Figura 50: Evolução de registos consultados e downloads por ano. .................................................... 46

Figura 51: Origens do tráfego ao RepositóriUM.................................................................................. 47

Figura 52: Cobertura no mapa de países e territórios com acessos ao RepositóriUM em 2011. ......... 47

Figura 53: Origem dos downloads ao RepositóriUM em 2011. ........................................................... 48

Figura 54 : Constituição do parque informático dos SDUM ................................................................ 50

Figura 55: Percentagem do número de solicitações por tipo de intervenção. ...................................... 51

Figura 56: Percentagem de tempo despendido por tipo de intervenção. ............................................. 51

Figura 57: Percentagem de tempo despendido por sector. ................................................................ 52

Figura 58: Indicadores e resultados em 2011 ................................................................................... 54

viii

Siglas utilizadas

A. JURÍDICA - Assessoria Jurídica

BCE - Biblioteca de Ciências da Educação

BEC - Biblioteca do Edifício dos Congregados

BGUM - Biblioteca Geral da Universidade do Minho

BIEC - Biblioteca do Instituto de Estudos da Criança

B-on - Biblioteca do conhecimento online

BPG - Biblioteca do Pólo de Guimarães, atualmente designada Biblioteca da Universidade do Minho em

Guimarães. Também designada “Biblioteca de Guimarães” no decurso deste relatório

C. ALGORITMI - Centro Algoritmi

CCTT - Centro de Ciência e Tecnologia Têxtil

CEB - Centro de Engenharia Biológica

CEH - Centro de Estudos Humanísticos

C. FÍSICA - Centro de Física

CIEC - Centro de Investigação em Engenharia Civil

CIEd - Centro de Investigação em Educação

CIIDH - Centro de Investigação Interdisciplinar em Direitos Humanos

CIPsi - Centro de Investigação em Psicologia

CITEPE - Centro Interdisciplinar de Tecnologias de Produção e da Energia

CMAT - Centro de Matemática

DFP - Direção Financeira e Patrimonial

EA - Escola de Arquitetura

E.C./Cons. Pedagógico - Escola de Ciências - Conselho Pedagógico

E.C./Presidência - Escola de Ciências - Presidência

E.C./Dpt. BIOLOGIA - Escola de Ciências - Departamento de Biologia

E.C./Dpt. C. da TERRA - Escola de Ciências - Departamento de Ciências da Terra

E.C./Dpt. FÍSICA - Escola de Ciências - Departamento de Física

E.C./Dpt. Mat. E Apl. - Escola de Ciências - Departamento de Matemática e Aplicações

E.C./Dpt. QUÍMICA - Escola de Ciências - Departamento de Química

E. DIREITO - Escola de Direito

E.E. - Presidência - Escola de Engenharia - Presidência

E.E./DEB - Escola de Engenharia - Departamento de Engenharia Biológica

E.E./DEC - Escola de Engenharia - Departamento de Engenharia Civil

E.E./DEI - Escola de Engenharia - Departamento de Eletrónica Industrial

E.E./DEM - Escola de Engenharia - Departamento de Engenharia Mecânica

E.E./DEP - Escola de Engenharia - Departamento de Engenharia de Polímeros

E.E./DET - Escola de Engenharia - Departamento de Engenharia Têxtil

E.E./DI - Escola de Engenharia - Departamento de Informática

E.E./DPS - Escola de Engenharia - Departamento de Produção e Sistemas

ix

E.E./DSI - Escola de Engenharia - Departamento de Sistemas de Informação

ECS - Escola de Ciências da Saúde

EEG - Escola de Economia e Gestão

EPsi - Escola de Psicologia

ESEnfermagem - Escola Superior de Enfermagem

GPI - Gabinete para a Inclusão

ICS - Instituto de Ciências Sociais

IE - Instituto de Educação

ILCH - Instituto de Letras e Ciências Humanas

IMARKE - Investigação em Marketing e Estratégia

IPC - Instituto de Polímeros e Compósitos

MNS - Museu Nogueira da Silva

NEAPP - Núcleo de Estudos em Administração e Políticas Públicas

NEDAL - Núcleo de Estudos de Direito das Autarquias Locais

NICPRI - Núcleo de Investigação em Ciência Política e Relações

NIPE- Núcleo de Investigação em Políticas Económicas

RCAAP - Repositório Científico de Acesso Aberto de Portugal

SAR - Soluções de Automação e Robótica

SDUM - Serviços de Documentação da Universidade do Minho

SGQ - Sistema de Gestão da Qualidade

U. ARQUEOLOGIA- Unidade de Arqueologia

U.M. - Universidade do Minho

1

1. INTRODUÇÃO

Os Serviços de Documentação são uma importante estrutura de apoio às atividades desenvolvidas na

Universidade do Minho. Recolhem, tratam, organizam, disponibilizam, fornecem e preservam os recursos

informativos relevantes para as atividades educativas e de investigação científica e tecnológica que decorrem na

U.M.

Os Serviços de Documentação garantem a gestão das bibliotecas da Universidade do Minho, tanto em Braga

como em Guimarães, e desenvolvem um conjunto de ações que promovem e facilitam o acesso dos utilizadores

às mais diversas fontes de informação.

A sua intervenção na Universidade manifesta-se nas seguintes vertentes complementares:

▪ Apoio no processo de seleção e aquisição de publicações;

▪ Tratamento técnico de todos os recursos bibliográficos e informativos adquiridos e inserção das

respetivas referências na base de dados bibliográficos da Universidade do Minho;

▪ Organização dos fundos documentais e sua disponibilização em condições adequadas;

▪ Empréstimo de publicações e funcionamento regular das diversas salas de leitura;

▪ Criação e desenvolvimento do Repositório Institucional da Universidade do Minho, para armazenar,

preservar e divulgar a produção intelectual da Universidade do Minho em formato digital;

▪ Difusão de informação, através de diferentes produtos e serviços, como o Website, a pesquisa

bibliográfica, o fornecimento de documentos do exterior, etc.;

▪ Interligação dos sistemas de informação dos serviços com outros sistemas ou redes de informação;

▪ Formação e sensibilização de utilizadores

▪ Prestação de serviços ao exterior e participação em projetos, em especial no domínio dos repositórios e

do acesso aberto à literatura científica.

1.1. Missão, Valores e Visão

De acordo com o Regulamento Orgânico da Universidade do Minho, os Serviços de Documentação constituem

uma Direcção de Serviços dirigida por um diretor, diretamente dependente do Reitor.

A Direcção dos Serviços de Documentação constitui um sistema integrado que engloba todas as unidades

funcionais de biblioteconomia e informação bibliográfica e todas as bibliotecas da Universidade, tendo por

atribuições fundamentais (missão):

a) Recolher, gerir e facultar a todos os Setores de atividade da Universidade a informação de carácter

científico, técnico e cultural necessários ao desempenho das suas funções;

b) Participar em sistemas ou redes de informação bibliográfica, científica e técnica, de acordo com os

interesses da Universidade.

No desempenho da sua missão, os Serviços de Documentação são norteados por um conjunto de valores, que

enformam todas as atividades que desenvolvem:

2

▪ Orientação para os utilizadores;

▪ Respeito pelas pessoas e pelo ambiente;

▪ Inovação;

▪ Acesso à informação e liberdade intelectual;

▪ Excelência.

Respondendo aos compromissos definidos e assumidos no estabelecimento da sua missão, e orientados pelos

valores que norteiam a sua atividade, os Serviços de Documentação da Universidade do Minho prosseguem uma

visão ambiciosa, pretendendo:

▪ Ser reconhecidos pelos seus utentes (individuais e institucionais) como um serviço indispensável e de

excelência no apoio ao ensino, aprendizagem, investigação, bem como à criação, difusão e valorização

do conhecimento gerado na Universidade do Minho;

▪ Ser uma referência e um dos líderes, em termos nacionais e internacionais, no desenvolvimento e

prestação de recursos e serviços de informação bibliográfica inovadores;

▪ Ser uma organização social e ambientalmente responsável, controlando custos, eliminado desperdícios,

promovendo a formação profissional e o desenvolvimento pessoal dos seus colaboradores e oferecendo

um ambiente de trabalho acolhedor, facilitando a interação, aos seus utentes e colaboradores.

1.2. Estrutura orgânica

A Direcção dos Serviços de Documentação compreende a Divisão de Biblioteconomia, a Divisão de Informação e

a Secção de Secretaria.

A Divisão de Biblioteconomia integra os setores funcionais de Aquisições, Análise Documental, Catalogação,

Fundos Documentais e Leitura e Empréstimo, tem por função acionar as tarefas e serviços de biblioteca

competindo-lhe:

a) Apoiar a Universidade no âmbito da seleção documental e processar a aquisição das publicações

selecionadas, sem prejuízo da obtenção de publicações por oferta ou permuta;

b) Catalogar todas as publicações recebidas, de acordo com as normas nacionais e internacionais

aplicáveis e em uso nos Serviços de Documentação, e inserir as respetivas referências na base de

dados bibliográficos da Universidade;

c) Classificar todas as publicações recebidas, de acordo com a Classificação Decimal Universal;

d) Organizar os fundos documentais e assegurar a sua utilização em condições adequadas;

e) Garantir o normal funcionamento das salas de leitura das bibliotecas da U.M. e assegurar o empréstimo

de publicações de acordo com as condições estipuladas no respetivo regulamento.

A Divisão de Informação, por seu lado, integra os setores funcionais de Biblioteca Digital, Informática,

RepositóriUM, Difusão, Formação e Animação, tem por função a gestão e difusão de informação de apoio ao

ensino e à investigação, competindo-lhe:

3

a) Criar, desenvolver e disponibilizar aos utilizadores os meios necessários para a pesquisa e acesso aos

recursos informativos de carácter científico, técnico e cultural disponíveis na Universidade;

b) Garantir o normal funcionamento do sistema informático dos SDUM e assegurar a sua interligação com

outros sistemas ou redes de informação (nomeadamente com o sistema de informação da Universidade

e com redes ou portais de bibliotecas universitárias);

c) Criar, desenvolver e disponibilizar serviços de difusão de informação científica e técnica (como a

pesquisa bibliográfica, a difusão seletiva de informação, o fornecimento de documentos do exterior, por

empréstimo inter-bibliotecas ou obtenção de cópia);

d) Proceder à deteção, armazenamento e difusão de informação de interesse para os utilizadores;

e) Editar e difundir as publicações (periódicas ou não periódicas) dos SDUM;

f) Realizar ações de formação e sensibilização de utilizadores, e disponibilizar conteúdos de apoio à

utilização dos recursos informativos disponíveis na Universidade.

Finalmente, a Secretaria, chefiada por um chefe de secção diretamente dependente do diretor, que integra o

setor de Manutenção, tem por função garantir todo o apoio administrativo à direção de serviços, competindo-lhe:

a) Executar e controlar as operações administrativas referentes a receitas e despesas dos Serviços;

b) Executar as operações administrativas referentes à gestão do pessoal dos Serviços (assiduidade, férias,

deslocações, etc.);

c) Executar a aquisição de bens e manter o inventário do material não livro;

d) Gerir a entrada e saída de correio e manter o arquivo dos Serviços;

e) Coordenar e controlar as tarefas de manutenção e limpeza do edifício dos Serviços.

Diretamente dependentes do Diretor de Serviços encontram-se também o gabinete de Projetos Open Access e o Sistema de Gestão da Qualidade.

O gabinete de Projetos Open Access é responsável pela gestão e execução das atividades relacionadas com os projetos em que os Serviços de Documentação participam.

No que diz respeito ao Sistema de Gestão da Qualidade, o responsável pelo Sistema de Gestão da Qualidade tem por função a gestão e dinamização de todo o Sistema, competindo-lhe nomeadamente:

a) Coordenar e gerir globalmente o SGQ; b) Melhorar continuamente a eficácia do SGQ; c) Apoiar o processo Planeamento e Controlo pela Direcção do Serviço; d) Coordenar e/ou gerir, consoante os casos, os processos operacionais, de suporte e de medição e

análise; e) Coordenar/Gerir o Portal da Qualidade

Desta forma, a estrutura orgânica dos Serviços de Documentação pode ser graficamente representada pelo

seguinte organigrama:

4

Figura 1: Organigrama dos Serviços de Documentação.

Director de Serviços

Divisão

Biblioteconomia

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5

2. MEIOS DE ACÇÃO

2.1. Humanos

Durante o ano de 2011 registaram-se alterações muito significativas na equipa de colaboradores dos Serviços de

Documentação, que infelizmente afetaram muito negativamente a estabilidade e motivação da equipa. De facto,

entre Abril e Setembro de 2011, 7 colaboradores dos Serviços de Documentação viram os seus contratos de

trabalho a termo terminarem, sem possibilidade de renovação.

Em resultado da situação anteriormente referida, bem como da necessidade de garantir o alargamento de

horário e outras tarefas relacionadas com o processo de alargamento e requalificação das instalações da

Biblioteca Geral, foi necessário recorrer ao longo do ano a várias aquisições de serviços que totalizaram 45

meses.

Por outro lado, foi possível concluir, mesmo no final do ano, o recrutamento de um técnico superior para os

projetos Open Access, através de um contrato a termo certo. O quadro seguinte apresenta nome e categoria dos

funcionários que trabalharam nos Serviços de Documentação em 2011 (funcionários com contrato por tempo

indeterminado ou a termo):

Nome Categoria

Alda Maria Vieira Silva Assistente Técnico

Ana Gabriela Araújo Quadrado Sampaio Assistente Técnico

Anabela Lopes Rocha Assistente Técnico

Augusta Dores Lopes Silva Xavier Guimarães Técnico Superior

Carolina Dores Ferreira Guimarães Assistente Técnico

Clara Parente Boavida a) Técnico Superior

Cláudia Gabriela Fernandes Torcato Ribeiro Assistente Técnico

Cláudia Manuela Alves Nascimento b) Assistente Técnico

Cristina Maria Vieira Silva c) Assistente Técnico

Daniela Alexandra Vasconcelos V. C. Ramalho Técnico Superior

Edite Maria Ribeiro Valmor Silva P. Carvalho Assistente Técnico

Edward Acácio Gomes Cardoso Assistente Técnico

Eloi António Santos Cordeiro Rodrigues Diretor de Serviços

Ilda Manuela Rodrigues Correia d) Assistente Técnico

Jorge Pedro Araújo Oliveira Assistente Técnico

José Carlos Rodrigues Cunha Assistente Técnico

Jose Manuel Carona Carvalho Técnico Superior

Judite Leite Oliveira Dias e) Assistente Técnico

Maria Cristina Fernando Gonçalves Técnico Superior

Maria Isabel Leite Silva Maia Araújo Assistente Técnico

Maria Matilde Martins Almeida Chefe de Divisão

Maria Paula Machado Sousa Marques Assistente Técnico

Maria Sameiro Ferreira Leite Correia Assistente Técnico

Maria Sameiro Nogueira Machado Martins Assistente Técnico

Maria Sameiro Silva Oliveira Assistente Técnico

Maria Teresa Moreira Martins Costa Assistente Técnico

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Nuno Filipe Jesus Fernandes f) Assistente Técnico

Paula Cristina Freitas Silva Claro Assistente Técnico

Paulo Agostinho Alves Gomes Técnico Informático de Grau 1 Nível 1

Paulo Jorge Maia Silva Assistente Técnico

Pedro Miguel Oliveira Bento Príncipe Técnico Superior

Ricardo Otelo Santos Saraiva Cruz Técnico Superior

Rui Miguel Oliveira Martins g) Assistente Técnico

Senhorinha Santa Cruz Passos Assistente Operacional

Severina Manuela Costa Araújo Coordenador Técnico

Sónia Dique Polanah Assistente Técnico

Susana Cristina Lima Alves Assistente Técnico

Teresa Gomes Costa Ferreira Assistente Técnico

a)Iniciou funções a 29 de dezembro b)Cessou contrato a 18 de maio c)Cessou contrato a 7 de maio d)Cessou contrato a 1 de setembro e) Cessou contrato a 18 de maio f)Cessou contrato a 21 de setembro g)Cessou contrato a 1 de setembro

Figura 2: Funcionários que prestaram serviço nos Serviços de Documentação.

2.2. Materiais

2.2.1. Instalações

Durante o ano de 2011 iniciaram-se as intervenções previstas nos pisos inferiores da Biblioteca Geral em

Gualtar, mas não foi possível disponibilizar para os utentes nenhuns dos espaços intervencionados até ao final

do ano. Espera-se que o conjunto das intervenções previstas se conclua até ao final do primeiro semestre de

2012 e que todos os espaços fiquem disponíveis e funcionais até ao início do ano letivo de 2011/2012.

Na Biblioteca da U.M. em Guimarães, foi possível concluir a remodelação do interior da sala de leitura, com a

substituição de mobiliários e a criação de duas áreas de trabalho diferenciadas (uma para estudo individual, com

ambiente mais silencioso, e outra para estudo em grupo).

2.2.2. Equipamentos

No que diz respeito a equipamentos, no ano de 2011 apenas merece referência a aquisição de 10

computadores, que visaram substituir equipamentos que já se encontravam obsoletos.

7

2.2.3. Dotação Orçamental

a) Receitas

A Figura 3 sintetiza a origem das receitas dos Serviços de Documentação. Comparando com o ano de 2010, em

2011 verificou-se um aumento da dotação para despesas correntes (de 188,5%) e uma diminuição das verbas

para despesas de capital (de 45,83%).

Dotação inicial para despesas correntes 88.000,00 €

Dotação inicial para despesas de capital 130.000,00 €

Saldo do exercício de 2010 da dimensão 55304.PT0078.93 70.564.00 €

Venda de serviços a) 41.328,22 €

Diversos/transf. Driver para a dimensão 55304.PT0078.93 10.807,78 €

Projeto RCAAP 30.000,00 €

a) Não inclui quaisquer receitas provenientes de custos de pessoal a imputar aos projetos Open Access

Figura 3: Receitas

No que diz respeito à rubrica “Venda de Serviços” registou-se uma diminuição do volume de receitas de 41,92%,

o que é em grande medida explicado pela facto de em 2011 não terem sido imputados aos projetos Open

Access os custos de pessoal dos SDUM pelo que não foram contabilizadas as respetivas receitas. Se essas

receitas (que se devem situar acima dos 30.000,00 € e serão registadas em 2012) tivessem sido contabilizadas

ainda em 2011, o valor total desta rubrica deveria ser ligeiramente superior ao de 2010.

Quanto aos outros componentes principais, serviço de fotocópias e aplicação de multas, registaram evoluções

diferenciadas em 2011. De facto, em 2011 o serviço de fotocópias continuou a verificar uma diminuição das

receitas (3.628,58 €) face aos valores registados em 2010 (5.711,55 €), prosseguindo a tendência que se

iniciou há cerca de uma década.

As receitas provenientes da aplicação de multas pelo não cumprimento dos prazos de empréstimo na devolução

de publicações (31.562,50 €) cresceram ligeiramente (mais 3,50%) face ao valor (30.493,00 €) registado em

2010.

Do total do montante arrecadado nas bibliotecas a Biblioteca Geral em Braga foi responsável pela recolha de

29.334,38 € (70,98%), a Biblioteca da Universidade do Minho em Guimarães 7.647,55 € (18,50%), o gabinete

de difusão 2.406,39 € (5,82%), a Biblioteca da Escola de Ciências da Saúde 1.039,50 € (2,52%) e a Biblioteca

do Edifício dos Congregados 900,40 € (2,18%).

Finalmente, refira-se que relativamente ao projeto RCAAP contabilizaram-se em 2011 apenas metade do valor

8

protocolado (que foi efetivamente recebido até 31 de Dezembro), pelo que se registará em 2012 pagamento de

trabalhos realizados em 2011.

b) Despesas

A Figura 4 sintetiza o total de despesas dos Serviços de Documentação em 2011, discriminadas pelas rubricas

Despesas Correntes, PSET, Projeto RCAAP e Capital, comparando com o que aconteceu em matéria de

despesas em 2010.

DESIGNAÇÃO 2011 2010 Diferença

2010/2011 CORRENTES PSET RCAAP CAPITAL TOTAL TOTAL

Assistência de máquinas (a) 4.137,19 € 4.137,19 € 4.980,06 € -842,87 €

Bibliografia Pedagógica 8.066,05 € 5.419,61 € 13.485,66 € 9.392,90 € 4.092,76 €

Catalogação 5.039,31 € 0,00 € 5.039,31 € 2.749,78 € 2.289,53 €

Comunicações 1.572,94 € 0,00 € 1.572,94 € 3.301,46 € -1.728,52 €

Difusão de Informação 962,74 € 395,50 € 1.358,24 € 1.509,80 € -151,56 €

Encadernações 1.180,82 € 0,00 € 1.180,82 € 2.698,06 € -1.517,24 €

Equipamentos 0,00 € 0,00 € 0,00 € 96,79 € -96,79 €

Fotocópias (b) 184,50 € 3.312,53 € 3.497,03 € 5.303,20 € -1.806,17 €

Formação e Desl. em serviço 14,00 € 661,74 € 675,74 € 2.116,27 € -1.440,53 €

Informática (consumíveis) 3.132,42 € 301,69 € 3.434,11 € 1.948,91 € 1.485,20 €

Informática (Software) 114,86 € 0,00 € 114,86 € 117,24 € -2,38 €

Informática (Equipamentos) 0,00 € 0,00 € 2.890,50 2.890,50 € 2.375,12 € 515,38 €

Leitura e empréstimo 890,31 € 118,08 € 1.008,39 € 896,26 € 112,13 €

Mobiliário 0,00 € 0,00 € 0,00 € 44.865,27 € -44.865,27 €

Publicações 1.432,95 € 0,00 € 1.432,95 € 2.213,52 € -780,57 €

Consultadoria (Qualidade) 3.474,63 € 0,00 € 3.474,63 € 3.861,32 € -386,69 €

Secretaria 770,99 € 40,41 € 811,40 € 1.524,38 € -712,98 €

Despesas com Pessoal (c) 0,00 € 56.053,88 € 56.053,88 € 12.298,00 € 43.755,88 €

Eventos e Activ.Culturais 0,00 € 0,00 € 0,00 € 269,00 € -269,00 €

Reparação diverso material 0,00 € 0,00 € 0,00 € 0,00 € 0,00 €

Despesas diversas 1.067,77 € 1.083,95 € 2.151,72 € 2.260,41 € -108,69 €

Despesas de Infraestruturas 880,13 € 4.723,76 € 7.486,95 13.090,84 € 2.743,07 € 10.347,77 €

Projeto RCAAP 30.000,00 € 30.000,00 € 120.436,35 € -90.436,35 €

SUB-TOTAL 28.784,42 € 76.248,34 € 30.000,00 € 10.377,45 € 145.410,21 € 227.957,17 € -82.546,96 €

Abatimentos às Receitas d) 6.357,86 € 4.500,00 10.857,86 € 34.358,67 € -23.500,81 €

TOTAL 28.784,42 € 82.606,20 € 34.500,00 € 10.377,45 € 156.268,07 € 262.315,84 € -106.047,77 €

(a) Exceto máquinas de fotocópias (b) Inclui despesas com assistência de máquinas, papel, cartões, etc. (c) Aquisições de serviço + POCS + horas extraordinárias + anúncios de abertura concursos (d) Componente institucional ef. despacho RT-19/2000

Figura 4: Despesas.

Desta análise comparativa salienta-se uma diminuição global das despesas de 36,21% (não considerando os

abatimentos às receitas), relativamente a 2010, que se ficou a dever exclusivamente à diminuição das despesas

com o projeto RCAAP (menos 75,09%). Se excluirmos a rubrica do projeto RCAAP as despesas de 2011 foram

ligeiramente superiores às de 2010 (mais 7,34%, ou 7.889,39 €).

9

Para além do RCAAP, as variações mais significativas da despesa ocorreram na aquisição de mobiliário (onde

não se contabilizou qualquer despesa em 2011, contrastando com os 44.865.27 € registados em 2010) e no

forte aumento das despesas com pessoal (mais 355,80%, ou 43.755,88 €), relacionadas com a já referida

necessidade de recorrer ao longo do ano a várias aquisições de serviços que totalizaram 45 meses.

Em diversas outras rubricas registaram-se aumentos ou reduções percentualmente significativas da despesa,

mas os valores envolvidos são mais reduzidos e, excluindo as três rubricas acima referidas (RCAAP, Mobiliário e

Pessoal) o nível global das despesas em 2011 foi inferior ao registado em 2010.

10

3. ACTIVIDADES

3.1. Projetos

3.1.1. Open Access e repositórios

3.1.1.1. Projeto RCAAP

Na sequência do trabalho desenvolvido desde 2008, a Fundação para a Computação Científica Nacional

estabeleceu um protocolo com a Universidade do Minho, para o desenvolvimento do projeto RCAAP em 2011,

atribuindo-lhe a responsabilidade pela coordenação científica e técnica de todo o trabalho.

Para além da manutenção do serviço de apoio aos utilizadores dos vários serviços RCAAP, as atividades

desenvolvidas em 2011 foram marcadas pela implementação de novos serviços, a consolidação dos serviços

atuais e o alargamento do número de repositórios a nível nacional. Foram criados dois novos repositórios no

Serviço de Alojamento, foram criados 2 novos repositórios: Instituto Politécnico de Lisboa e o Instituto Politécnico

do Porto. Além destes repositórios, foram ainda integrados no serviço de alojamento os repositórios da

Universidade Fernando Pessoa e Universidade nova de Lisboa.

Para integrar os conteúdos dos repositórios com as ferramentas de gestão bibliográfica, redes sociais e Degóis

foi desenvolvido um addon para a plataforma DSpace. Os repositórios do serviço de alojamento passaram

também a dispor de dois novos interfaces para expor os seus dados, tanto através de DIDL como através do

esquema ETD-MS, usado para as teses e dissertações.

Ao nível do Portal de Pesquisa RCAAP, foi desenvolvido um novo motor de pesquisa muito mais rápido assim

como novos sets no interface OAI-PMH para teses e dissertações. Em termos de melhorias do serviço, foi

também integrado no processo de agregação do Portal RCAAP o mecanismo de avaliação dos metadados dos

novos registos. Este mecanismo inovador permite uma melhoria constante na manutenção da qualidade dos

metadados assim como o aviso automático do gestor do repositório com a indicação do tipo de erro encontrado.

Em 2011 foi desenvolvido o Serviço Centralizado de Estatísticas de Uso de Repositórios (SCEUR) que está

disponível em http://sceur.rcaap.pt. Este serviço permite centralizar num único ponto o conjunto de estatísticas

dos repositórios participantes. Esta ferramenta permite aos seus utilizadores criar gráficos dinâmicos dos

repositórios e integrá-los nos seus websites. Além disso, permite subscrever estatísticas periódicas, enviadas por

correio eletrónico para o endereço indicado.

Outro novo serviço desenvolvido durante o ano de 2011 foi o Serviço de Alojamento de Revistas Científicas

(SARC, disponível em http://revistas.rcaap.pt) que aloja atualmente 10 revistas científicas. O SARC caracteriza-

se por disponibilizar uma plataforma (OJS – Open Journal System) completamente configurada para que se

http://sceur.rcaap.pt/

http://revistas.rcaap.pt/

11

possa desenvolver tanto o processo de submissão à revista como a edição e a publicação. Cada editor/gestor

tem total liberdade para configurar a revista assim como as suas políticas desde que respeite as condições do

serviço que assenta na publicação em acesso aberto. Os gestores das revistas dispõem ainda de um serviço de

helpdesk através de correio eletrónico e telefone assim como sessões de formação presenciais e online.

Durante o ano de 2011 foi ainda colocado em produção o Repositório de Dados Científicos

(http://dados.rcaap.pt) que integra atualmente o Portal RCAAP e visa disponibilizar em acesso aberto os dados

científicos das instituições aderentes.

Foi realizado um Estudo de Estado da Arte em Preservação Digital, que visou analisar as práticas atuais neste

domínio, principalmente no contexto dos repositórios.

Relativamente a políticas e diretrizes, foi melhorado o addon OAIextended para contemplar a compatibilidade

com as diretrizes do projeto OpenAIRE. Este addon permitiu que 28 repositórios a nível nacional ficassem

compatíveis com as diretivas europeias e permitiu que a comunidade DSpace tivesse uma opção viável para esta

integração. Foram ainda definidas novas normas de agregação do Portal RCAAP para contemplar as revistas

científicas e dados científicos.

Finalmente, e no que diz respeito à cooperação com o Brasil, foi gerida a integração entre o OASISbr e o Portal

RCAAP, dinamizado o diretório luso-brasileiro de acesso aberto e acompanhada a conferência luso-brasileira de

acesso aberto. Nesta conferência os membros da equipa dos SDUM que nela participaram foram responsáveis

por dinamizar e conduzir 3 workshops pré-conferência como forma de partilhar as boas práticas desenvolvidas

em Portugal.

3.1.1.2. Projeto NECOBELAC

Ao longo de 2011 os SDUM prosseguiram a sua atividade do projeto NECOBELAC (NEtwork of COllaboration

Between Europe and Latin American Caribbean (LAC)), centrada no desenvolvimento de um conjunto de cursos

sobre acesso aberto e escrita científica. Durante o ano de 2011 realizaram-se os seguintes cursos que contaram

com a participação, como formadores, de elementos dos SDUM:

Madrid, Espanha, Março de 2011

Buenos Aires, Argentina, Maio de 2011

Braga, Portugal, Junho de 2011

Guadalajara, México, Agosto de 2011

Este conjunto de cursos pretendiam divulgar junto da comunidade internacional, principalmente na área de

saúde pública, as vantagens do Acesso Aberto e explicitar o processo de escrita científica.

Os SDUM foram responsáveis pela organização do curso na Universidade do Minho, que se realizou nas

instalações da Escola de Ciências da Saúde, no campus de Gualtar, contando com a participação de 26

http://dados.rcaap.pt/

12

formandos (de Portugal e Espanha) e 12 formadores (3 dos quais dos SDUM e dois de outras UOEI da

Universidade do Minho).O curso obteve uma excelente avaliação pelos seus participantes.

Os SDUM ficaram responsáveis pela organização do curso na Universidade do Minho, que se realizou nas

instalações da Escola de Ciências da Saúde, no campus de Gualtar, contando com a participação de 26

formandos (de Portugal e Espanha) e 12 formadores. O curso obteve uma excelente avaliação pelos seus

participantes e de acordo com o compromisso de em cada curso se produzir um entregável, os SDUM

disponibilizaram as gravações integrais das sessões.

Considerando que, de acordo com o definido pelos membros do consórcio, cada parceiro deveria produzir um

entregável associado com o curso pelo qual era responsável, os SDUM asseguraram a gravação integral das

sessões e a sua disponibilização.

Além das atividades de formação, foram ainda criados conteúdos para os mapas conceptuais desenvolvidos no

âmbito do projeto e efetuadas as traduções dos mesmos.

Finalmente, criaram-se dois exemplos de conteúdos educativos baseados nos conteúdos dos mapas, para que

pudessem ser usados em plataformas e-Learning e outros contextos de aprendizagem formal ou informal.

3.1.1.3. Projeto OpenAIRE

Desenvolveu-se no ano de 2011 o 2º período do projeto europeu OpenAIRE. Este projeto do 7º programa-quadro

está a desenvolver a infraestrutura para apoiar os investigadores no cumprimento das condições Open Access da

Comissão Europeia e do Conselho Europeu de Investigação e prolonga-se até novembro de 2012.

O 2º período de atividades do OpenAIRE, arrancou ainda em 2010 com o evento de lançamento realizado a 2 de

dezembro de 2010 na Universidade de Gent, na Bélgica, que constituiu um momento marcante para os

desenvolvimentos do Open Access no espaço europeu, já que à presença de muitos responsáveis institucionais

da área da investigação científica e do ensino superior, se juntou a Comissária Neelie Kroes, Vice-Presidente da

Comissão Europeia, que transmitiu uma mensagem de forte apoio ao projeto e de empenho na política de

promoção do acesso aberto à informação e conhecimento científico produzido com financiamento público

europeu. A Universidade do Minho, enquanto instituição participante e parceiro da coordenação, esteve presente

neste evento, e com a participação de Eloy Rodrigues e Pedro Príncipe, assegurou ainda a presença no

workshop do OpenAIRE Networking realizado no dia anterior (1 de dezembro) e igualmente no “review” do

projeto que decorreu no dia 3 de dezembro.

Em 2011, os Serviços de Documentação continuaram a desenvolver a sua participação no OpenAIRE no âmbito

dos working packages 2 e 3 (WP2 e WP3), com intervenção em três campos ação: 1º) parceiro da coordenação

das atividades de networking e disseminação; 2º) coordenador no âmbito do sistema de helpdesk da região sul

da europa (Chipre, Espanha, Grécia, Itália, Malta e Portugal); 3º) ponto de contato nacional em Portugal. Neste

contexto, e em função da relevância deste segundo ano para o projeto, os SDUM investiram numa participação

13

ativa e abrangente nas atividades de disseminação e comunicação de dimensão europeia, apoiaram de forma

próxima todas as pessoas e instituições envolvidas enquanto pontos de contato Open Access em países da

região sul, e dinamizaram a rede de repositórios em Portugal no sentido da integração com o OpenAIRE.

No âmbito da atividade enquanto ponto de contato nacional, destaca-se a presença ou organização dos

seguintes eventos promovidos em Portugal:

Assembleias Gerais do Projeto RCAAP [Porto, 8 de Fev; webconference, 6 de Maio, Lisboa 30 Set. - Eloy

Rodrigues e Pedro Príncipe]

Seminário sobre “Open Access na Europa e o OpenAIRE” na Universidade de Coimbra [29 de Jun. -

Eloy Rodrigues e Pedro Príncipe]

Webinar para Gestores de Repositórios promovido pelos SDUM – “Repositórios e OpenAIRE: apoiar os

investigadores no cumprimento das políticas europeias de Open Access tornando os repositórios

OpenAIRE compliant” [20 de Set - Pedro Príncipe e José Carvalho]

Webinar para Investigadores promovido pelos SDUM – “OpenAIRE e o cumprimento das condições do

Projeto-piloto Open Access do 7º PQ” [24 de Out. - Eloy Rodrigues e Pedro Príncipe]

Workshop “Política Open Access na Europa e o OpenAIRE [Univ. Aberta, 25 Out. - Pedro Príncipe]

Apresentações durante a Open Access Week [Lisboa, 27 e 28 de Out. - Eloy Rodrigues]

Seminário na Universidade de Évora – “OpenAIRE e o cumprimento do Projeto-piloto Open Access do

7º Programa Quadro e Orientações do Conselho Europeu de Investigação” [9 de Nov. - Pedro Príncipe]

A nível nacional valerá a pena destacar o número significativo de repositórios OpenAIRE compliant (28

repositórios) que resultaram de todas as atividades desenvolvidas ao longo de 2011 no contacto com os

gestores de repositórios, facto bastante elogiado pela coordenação técnica do projeto, já que Portugal foi o país

com mais repositórios validados e registados no Portal OpenAIRE.

Em Portugal, foram levadas a cabo mais algumas iniciativas de disseminação no âmbito do Projeto, tais como:

Envio de email a todos os coordenadores dos projetos das instituições portuguesas com participação

em projetos do 7º programa quadro abrangidos pelo Open Access Pilot;

Distribuição dos desdobráveis OpenAIRE nas sessões promovidas pelos FP7 National Contact Points;

Apresentação de um poster na 2ª Conferência Luso-Brasileira de Acesso Aberto.

Já no âmbito do sistema de helpdesk, as atividades desenvolvidas pelos SDUM asseguraram um

acompanhamento próximo aos parceiros da região sul, quer através de apoio técnico sempre que solicitado em

contactos diretos ou por via do serviço de tickets do sistema de helpdesk, quer com a realização de 8 reuniões

por videoconferências.

No âmbito do WP3 dedicado à disseminação, os serviços de Documentação apresentaram e divulgaram o guia

para as instituições de investigação, deliverable da responsabilidade dos SDUM divulgado em diferentes canais

online e disponibilizado no Portal OpenAIRE, onde teve ao longo do ano de 2011 mais de 1500 downloads e

tradução em mais uma língua.

14

Para o acompanhamento e execução do projeto, os Serviços de Documentação, representados por Eloy

Rodrigues e Pedro Príncipe, participaram mensalmente nas reuniões videoconferência da equipa coordenadora,

asseguraram várias atividades no âmbito do redesign do Portal OpenAIRE e da conformidade com as guidelines

OpenAIRE e fizeram-se representar nos seguintes eventos de networking:

Março: Workshop sobre acesso aberto da INFSO e RTD da Comissão Europeia, em Bruxelas (Eloy

Rodrigues)

Maio: 19ª Conferência Anual da EBLIDA, em Málaga (Eloy Rodrigues)

Junho: Workshop NOADs, em Genéve, (Eloy Rodrigues e Pedro Príncipe)

Junho: Conferência da EARMA, em Bragança (Eloy Rodrigues)

Dezembro: General Assembly, em Pisa (Eloy Rodrigues e Pedro Príncipe).

3.1.1.4. Novos projetos: OpenAIREplus e MEDOANET

Ainda no decorrer de 2011, a 1 de Dezembro, iniciaram-se dois novos projetos internacionais, ambos

financiados pelo 7ºPQ, no âmbito do Acesso Aberto: o OpenAIREplus e o MEDOANET.

O OpenAIREplus é o projeto que dá continuidade ao projeto OpenAIRE anteriormente descrito. Com início a 1 de

Dezembro de 2012 e fim a 31 de Maio de 2014, este projeto pretende ampliar a rede dos países envolvidos

que, até à atualidade, conta com os 27 estados membros da EU e com a entrada de cinco novos países: a

Noruega, a Suíça, a Croácia, a Turquia e a Islândia. Dando seguimento ao trabalho desenvolvido no OpenAIRE,

de criação da infraestrutura necessária à identificação das publicações financiadas pelo 7ºPQ e ERC, o

OpenAIREplus mantém a infraestrutura expandindo a rede de repositórios e cria uma nova que vai recolher e

indexar os metadados de conjuntos de dados científicos (datasets) de repositórios de dados de áreas científicas

selecionadas. A Universidade do Minho, através dos SDUM, é um dos principais parceiros do OpenAIREplus.

Para além das responsabilidades que já tinha no OpenAIRE e que se mantêm, como são o ponto de contato

nacional e o coordenador do sistema de suporte da região sul da Europa onde participam o Chipre, a Espanha, a

Grécia, a Itália e a Malta, tem a responsabilidade acrescida de gerir os serviços de suporte à comunidade, entre

os quais a coordenação do sistema de helpdesk, a atualização dos conteúdos do portal e o desenvolvimento de

diretrizes para provedores de dados científicos.

A reunião inicial do OpenAIREplus foi realizada em Pisa – Itália, dia 7 de Dezembro de 2012, com a participação

de dois membros dos SDUM.

O projeto MEDOANET – Mediterranean Open Access Network pretende coordenar a nível nacional e regional as

estratégias políticas e estruturas de Acesso Aberto de seis países do Mediterrâneo: Grécia, Itália, França,

Espanha, Portugal e Turquia. O projeto teve início em Dezembro de 2011 e terminará a 30 de Novembro de

2013. Os principais objetivos são: coordenar estratégias, políticas e estruturas já existentes através da

identificação e mapeamento usando a ferramenta online designada por: “Mediterranean Open Access Tracker”;

contribuir para o desenvolvimento de novas estratégias, estruturas e políticas de Acesso Aberto, nos seis países

do Mediterrâneo, assim como nos países circundantes, envolvendo decisores políticos e outras partes

15

interessadas que possam promover a mudança e facilitar a coordenação e o comprometimento; realizar

workshops a nível nacional e a nível europeu, realizar uma conferência a nível europeu e desenvolver diretrizes

para a implementação de políticas de acesso aberto. Cada parceiro do projeto funcionará como ponto central no

seu país para o reforço das atuais estratégias de acesso aberto e para o desenvolvimento de políticas relevantes

com base em normas partilhadas e coordenadas.

A Universidade do Minho, representada pelos SDUM, é líder do pacote de trabalho 3 (WP3) que integra as

atividades que irão reforçar as estratégias, estruturas e políticas nos países Europeus do Mediterrâneo. Este

pacote de trabalho tem como principais objetivos a coordenação das estratégias, políticas e estruturas de Acesso

Aberto nos seis países participantes, e simultaneamente coordenar e comunicar com iniciativas internacionais e

europeias relevantes como o OpenAIRE e o OpenAIREplus. Foi realizado um encontro virtual, usando a

tecnologia Skype, a 5 de Dezembro de 2011, que envolveu participantes dos seis países. Este encontro teve

como objetivo discutir pontos essenciais de cada um dos pacotes de trabalho, assim como, alertar para os

primeiros trabalhos a serem entregues no primeiro semestre de 2012.

3.2. Sistema de Gestão da Qualidade

Em 2007, os Serviços de Documentação iniciaram a implementação de sistemas de gestão da qualidade nos seus serviços, nomeadamente o Balanced Scorecard e a ISO 9001:2008. Em 2009 alcançaram a certificação com zero não conformidades. Ao longo de 2011, o trabalho desenvolvido nesta área centrou-se fundamentalmente na consolidação de todo o sistema de gestão da qualidade, bem como, na plataforma que o suporta.

3.2.1. Análise do desempenho com clientes

No período de 14 a 25 de Novembro, foi realizado um inquérito por questionário aos utilizadores das bibliotecas da Universidade do Minho. Foi aplicado o questionário LibQual, utilizado em inúmeras bibliotecas de todo o mundo, o qual foi disponibilizado via eletrónica para preenchimento pelos utilizadores. Foram recolhidas 342 respostas (ver Figura 5).

Sexo N %

Masculino 114 33,3

Feminino 224 65,5

Sem indicação 4 1,2

Total 342 100

Tipo de utilizador N %

Antigo Aluno 6 1,8

Aluno 1.º ciclo 114 33,3



Aluno Erasmus

Aluno Cursos Livres 1 0,3

Aluno de Doutoramento 9 2,6

16

Investigador 61 17,8

Docente 5 1,5

Funcionário 2 0,6

Leitor Externo 1 0,3

Sem indicação 6 1,8

Total 342 100

Figura 5: Respostas ao questionário LibQual

A análise global do questionário segundo os parâmetros LibQual, e numa escala de 1 a 9, revelou os seguintes resultados:

Por dimensão

Dimensões X Nível mín.

(VM) X valor observ.

(VO) X valor desej.

(VD) Adeq. do serviço (VO-

VM) Super. do serviço (VO-

VD)

Valor afetivo do serviço 6,70 7,01 8,11 ,31 -1,10 A biblioteca como espaço 6,79 6,59 8,22 -,20 -1,64 Controlo da informação 6,86 6,81 8,15 -0,04 -1,34

Por adequação do serviço

a) Questão mais pontuada

Alunos do 1.º, 2.º e 3.º ciclos: A1 - Os funcionários inspiram-lhe confiança

Docentes e investigadores: A2 - Os funcionários prestam-lhe atenção personalizada

Funcionários, Leitores externos, Antigos Alunos e Alunos de Cursos Livres: A7 - Os funcionários

compreendem as necessidades dos utilizadores

a) Questão menos pontuada:

Docentes e investigadores: C8 - As revistas em formato eletrónico e/ou impresso cobrem as minhas

necessidades de informação

Todos os restantes: E5 - Na biblioteca existem espaços para a aprendizagem e o estudo em grupo

A análise global do questionário segundo as medidas de tendência central apresentou os seguintes resultados:

Dimensões Média Mediana Moda

Valor afetivo do serviço 7,00 8 8

A biblioteca como espaço 6,59 7 8

Controlo da informação 6,81 7 7

Total 6,80 7 8

17

Para além deste questionário, e à semelhança do sucedido em anos anteriores, no mesmo período, foi realizado um outro inquérito por questionário aos utilizadores das bibliotecas da Universidade do Minho para avaliar o seu grau de satisfação e o modo como são atendidos na Biblioteca Geral, na Biblioteca de Guimarães, na Biblioteca do Edifício dos Congregados e na Biblioteca da Escola de Ciências da Saúde.

A aplicação do questionário foi feita por amostra aleatória nos balcões de atendimento das referidas bibliotecas. Após atos de atendimento, os funcionários dos respetivos balcões entregaram o questionário impresso aos utilizadores solicitando a sua colaboração. Foram utilizadas caixas para recolha dos questionários colocadas para o efeito em cada uma das bibliotecas em análise (BGUM, BPG, BEC e BECS).

As figuras a seguir apresentadas sintetizam os resultados obtidos através da aplicação do questionário. A escala utilizada para as duas primeiras questões foi: 1=Mau; 10=Excelente.

N Válidos 335

Não responde 0

Média 8.84

Mediana 9,00

Moda 10,00

Figura 6: Questão 1 – Qualidade do atendimento

Simpatia Educação Clareza Eficiência Rapidez Disponibilidade

N Válidos 335 334 335 335 335 335

Não responde 0 1 0 0 0 0

Média 8,88 9,18 8,87 8,89 8,66 8,92

Mediana 9,00 10,00 9,00 9,00 9,00 9,00

Moda 10,00 10,00 10,00 10,00 10,00 10,00

Figura 7: Questão 2 – Qualidade do atendimento por fator

Atendimento N %

Mau 1 0,3

Insuficiente 0 0

Satisfatório 13 3,9

Bom 63 18,8

Muito bom 138 41,2

Excelente 120 35,8

S/ indicação 0 0

Total 335 100

Figura 8: Questão 3 – Avaliação global do atendimento

18

3.2.2. Análise do desempenho dos fornecedores

Todos os fornecedores avaliados, ao longo de 2011, alcançaram um índice de qualificação elevado (acima dos 80%).

Nesse mesmo período, foram registadas e tratadas, por processo, as seguintes Não Conformidades a fornecedores:

Processo Não Conformidade

Serviços de Documentação Digital 3

Total 3

Figura 9: Não conformidades a fornecedores

3.2.3. Análise das Não Conformidades e Reclamações e estudo de causas

Ao longo de 2011, foram registadas e tratadas, por processo, as seguintes Não Conformidades:

Processo Não Conformidade

Gestão do Circuito Documental 124

Gestão do RepositóriUM 37

Serviços de Documentação Digital 2

Gestão das Compras 1

Total 164

Figura 10: Não Conformidades registadas e tratadas

E as seguintes Reclamações apresentadas pelos utentes das bibliotecas da UM:

Processo Nº de Reclamações

Serviços de Leitura 33

Serviços de Empréstimo 22

Gestão do RepositóriUM 5

Total 60

Figura 11: Reclamações registadas e tratadas

Foram ainda registadas e tratadas, nos respetivos períodos, as Sugestões de Melhoria e os pedidos de suporte a

seguir apresentados:

19

Ocorrência Total

Sugestões de melhoria 8

Pedidos de suporte de infra-estruturas 94

Pedidos de suporte informático 251

Total 353

Figura 12: Sugestões de melhoria e pedidos de suporte registados e tratados.

Por parte dos utilizadores, foram apresentadas 18 sugestões (12 na BGUM, 5 na BPG e 1 na BEC), relacionadas

com o alargamento do horário de funcionamento das bibliotecas, o aumento do nº de tomadas elétricas

disponíveis nas salas de leitura, propostas de aquisição bibliográfica, alterações ao regulamento das Bibliotecas

da UM e relativas ao período de envio das mensagens de lembrete da proximidade da data de renovação de

empréstimos.

Na sequência das alterações introduzidas com a entrada em vigor do novo regulamento das bibliotecas, a partir

de 28 de Setembro, foram também recebidas e respondidas cerca de 650 mensagens de correio eletrónico

onde se manifestava discordância ou descontentamento relativamente ao novo RBUM.

O estudo das causas das ocorrências registadas, bem como, o tratamento dado às mesmas e respetiva avaliação de resultados, encontra-se registado na documentação que compõe o processo “Tratamento de Não Conformes e de Reclamações” da rede de processos do Sistema de Gestão da Qualidade dos SDUM.

3.2.4. Análise da eficácia das ações corretivas e preventivas

O acompanhamento e a avaliação da eficácia das ações corretivas e preventivas foram efetuados através do Programa de Gestão e do Registo de Não Conformidades e de Reclamações.

3.2.5. Auditorias internas

Nos dias 14 e 20 de Junho e 15 de Julho de 2011, os SDUM realizaram uma auditoria interna global aos seus serviços. Os resultados dessa auditoria foram os registados na tabela seguinte:

Cláusulas da Norma ISO 9001:2008 Sugestão de melhoria

4.2 – Controlo dos registos 4

6.3 – Infraestruturas 3

7.1 – Planeamento da realização do produto 2

8.2 – Monitorização e medição 3

Total 12

Figura 13: Sugestões de Melhoria registadas

20

O maior número de Sugestões de Melhoria registadas em auditoria incidiu na cláusula normativa 4.2 relativa ao Controlo dos registos.

3.2.6. Formação dos colaboradores

Ao longo de 2011, os colaboradores dos Serviços de Documentação frequentaram as ações de formação abaixo indicadas, tendo sido avaliadas em termos de eficácia as que se encontram assinaladas:

Figura 14: Ações de formação frequentadas por colaboradores dos SDUM

Refira-se que, para além deste relatório, a avaliação da eficácia das ações de formação é registada no Plano de Formação de 2011.

O número de horas de formação per capita oscilou entre as 2 e as 78, resultando nos seguintes dados: n.º total de horas de formação – 664,5; n.º de colaboradores abrangidos – 40.

Data Ações de formação realizadas Interna Externa Eficácia

S N

Dez. 2010 – Junho

2011 Curso de inglês para funcionários não docentes da UM

X a)

7 Jan. 2011 Novo sistema de gestão de informação financeira da UM X b)

6 Jan. 2011 Novo sistema de gestão de informação financeira da UM: gestão de verbas:

receita/faturação

X

b)

12 Jan. 2011 Novo sistema de gestão de informação financeira da UM: gestão de verbas X b)

21 Jan. 2011 Bibliotecas e arquivos em conferência X b)

18 Mar. 2011 PORDATA – base de dados de Portugal Contemporâneo X X b)

6 Abril 2011 Portal do Eurostat: Estatísticas da União Europeia X X b)

9 Maio – 8 Junho

2011

Microsoft Office Outlook X

17 Maio 2011 O papel das estruturas de coordenação e apoio a Sistemas Internos de

Garantia da Qualidade

X

b)

23 – 24 Maio Ambiente digital aberto : desafios e impactos X b)

8 – 11 Junho 2011 Open Repositories X b)

15 Junho 2011 Colabora 2011 : fórum de práticas e-learning na UM X b)

15 – 17 Jun. 2011 Do Acesso Aberto á produção científica na Saúde X X

22 – 24 Junho

2011

OA17 – CERN 2011 X

b)

18-19 Julho 2011 Comunicação e atendimento ao público X

20 Jul. 2011 Do novo (de 1990) Acordo Ortográfico (OA) e sua aplicação X b)

5 Set. 2011 Do novo (de 1990) Acordo Ortográfico (OA) e sua aplicação X b)

17 Set. 2011 Formação geral para técnicos de atendimento nos pontos de acesso da RIIBES X

17 Out. 2011 EBSCO Open Day X b)

27 Out. 2011 Web of Knowledge X b)

7 Nov. 2011 WEB2.0 e Biblioteca2.0 X

10 Nov. 2011 RIIBES - Formação anual para técnicos de atendimento nos pontos de acesso X

a) Ação de formação que transitou de 2010 e cuja conclusão ocorreu em 2011

b) Ação de formação à qual não é aplicável a metodologia de avaliação da sua eficácia

21

3.3. Da Secção Administrativa e de Secretariado

Condensa-se no seguinte quadro o movimento de expediente elaborado ao longo do ano, em Braga e Guimarães,

comparando-se com o registado em 2010:

DESIGNAÇÃO BRAGA GUIMARÃES TOTAL

2011 2010

Ofícios emitidos (a) 105 20 125 994

Notas Internas (b) 155 0 155 193

Documentos despesa 200 0 200 334

Guias de remessa 1125 149 1274 1134

Guias de entrega 215 0 215 104

Informações de serviço 7 0 7 3

Faturas/Recibos 190 99 289 112

(a) Correspondência emitida para o exterior da U.M.

(b) Ofícios dirigidos a entidades da U.M.

Figura 15: Expediente

Naturalmente que o conteúdo funcional da secretaria dos Serviços não se limita à tarefa de expediente.

Compete-lhe também:

▪ Arquivar toda a correspondência e outra documentação, produzida no âmbito da gestão dos SDUM;

▪ Manter atualizado e conferido o inventário do material não livro existente;

▪ Executar as operações administrativas referentes a receitas e despesas de qualquer proveniência;

▪ Arrecadar, fornecer e controlar o material de consumo corrente;

▪ Guardar e distribuir os impressos de utilização geral;

▪ Receber, abrir e distribuir toda a correspondência recebida;

▪ Executar o processo de aquisição de bens e serviços;

▪ Promover a circulação interna de documentos;

▪ Controlar o serviço de fotocópias e zelar pelo bom funcionamento das respetivas máquinas;

▪ Coligir estatísticas globais e sectoriais dos serviços;

▪ Preparar escalas de serviço, calendário de férias e folhas de assiduidade;

▪ Preencher mensalmente os mapas de controlo, em uso nos SDUM

3.4. Da Divisão de Biblioteconomia

3.4.1. Setor de Aquisições

O mapa de movimentos que a seguir se apresenta concentra o investimento que a Universidade do Minho fez,

22

em 2011, para adquirir novos recursos bibliográficos e informativos.

AQUISIÇÃO DE BIBLIOGRAFIA EM 2011 MAPA DE MOVIMENTOS

AQUISIÇÃO DE LIVROS ASSINATURAS

PROPONENTE SDUM (1) PROPONENTE (2) TOTAL REVISTAS B. DADOS TOTAL (3)

A. JURIDICA 395,53 € 395,53 € 395,53 €

C. ALGORITMI 408,36 € 38,16 € 446,52 € 1.146,67 € 1.593,19 €

C. FÍSICA 2.078,69 € 2.078,69 €

CEB 1.914,95 € 1.914,95 € 9.113,31 € 11.028,26 €

CEH 17.161,90 € 17.161,90 € 23.402,57 € 2.839,07 € 43.403,54 €

CIEC 110,95 € 110,95 € 110,95 €

CIEd 5.456,03 € 14.434,16 € 19.890,19 € 19.890,19 €

CIPsi 1.632,10 € 1.632,10 € 1.632,10 €

CITEPE 1.563,33 € 1.563,33 €

CMAT 16.245,99 € 16.245,99 €

CIIDH 1.082,28 € 1.082,28 € 1.082,28 €

DFP 696,25 € 696,25 € 24.600,00 € 25.296,25 €

EA 2.137,35 € 2.137,35 € 883,26 € 3.020,61 €

E. DIREITO 12.563,13 € 12.563,13 € 12.563,13 €

E.C. Cons. Pedagógico 191,76 € 191,76 € 191,76 €

E.C./Dpt. BIOLOGIA 2.581,08 € 2.581,08 € 2.581,08 €

E.C./Dpt. C. da TERRA 1.585,69 € 1.585,69 € 1.585,69 €

E.C./Dpt. FÍSICA 2.493,23 € 2.493,23 € 140,23 € 2.633,46 €

E.C./Dpt. MAT. E APLI. 2.499,17 € 2.499,17 € 2.499,17 €

E.C./Dpt. QUÍMICA 1.245,90 € 1.245,90 € 1.245,90 €

E.E. - Presidência 4.118,46 € 4.118,46 € 3.440,00 € 7.558,46 €

E.E./DEB 675,95 € 675,95 € 675,95 €

E.E./DEC 2.316,89 € 2.316,89 € 3.486,00 € 5.802,89 €

E.E./DEI 1.138,77 € 1.138,77 € 1.138,77 €

E.E./DEM 1.386,79 € 1.386,79 € 1.386,79 €

E.E./DEP 755,99 € 755,99 € 755,99 €

E.E./DET 311,25 € 311,25 € 311,25 €

E.E./DI 1.109,60 € 1.109,60 € 1.109,60 €

E.E./DPS 959,46 € 773,53 € 1.732,99 € 128,96 € 1.861,95 €

E.E./DSI 1.662,30 € 1.662,30 € 191,79 € 1.146,67 € 3.000,76 €

ECS 9.857,59 € 9.857,59 € 9.857,59 €

EEG 41.299,46 € 41.299,46 € 1.169,89 € 154.203,89 € 196.673,24 €

EPSI 1.729,42 € 1.729,42 € 20.083,44 € 21.812,86 €

ESEnfermagem 2.085,10 € 2.085,10 € 3.049,64 € 5.134,74 €

GPI 62,91 € 62,91 € 266,40 € 329,31 €

ICS 295,27 € 32.873,75 € 33.169,02 € 14.198,98 € 1.739,04 € 49.107,04 €

IE 6.906,48 € 2.440,60 € 9.347,08 € 9.347,08 €

ILCH 330,89 € 3.406,40 € 3.737,29 € 87,31 € 3.824,60 €

IMARKE 32,98 € 32,98 € 32,98 €

IPC 111,30 € 111,30 € 111,30 €

MNS 55,62 € 55,62 € 55,62 €

NEAPP 357,82 € 357,82 € 651,49 € 1.009,31 €

NEDAL 1.204,36 € 1.204,36 € 1.204,36 €

NICPRI 3.376,87 € 3.376,87 € 651,49 € 4.028,36 €

NIPE 190,63 € 190,63 € 190,63 €

SAR 107,65 € 107,65 € 107,65 €

REITORIA/EGF 34,05 € 34,05 € 34,05 €

SDUM 600,77 € 600,77 € 501,15 € 10.258,60 € 11.360,52 €

SGQ 25,01 € 25,01 € 25,01 €

U. ARQUEOLOGIA 1.003,68 € 1.003,68 € 1.003,68 €

TOTAIS 14.356,49 € 177.869,09 € 192.225,58 € 74.944,17 € 222.323,69 € 489.493,44 €

Notas (1) - Aquisições efetuadas pelos SD (2) - Aquisições efetuadas diretamente pelas Unidades (3) - Total de despesas (livros + revistas + bases de dados)

Figura 16: Aquisição de bibliografia em 2011

23

Comparativamente com os valores de 2010 verificou-se um aumento global de 72,2% na aquisição de novos

recursos bibliográficos e informativos, ou seja mais 205.297,49 €, invertendo a tendência registada em 2010.

O aumento do investimento evoluiu de forma diferente de acordo com os tipos de recursos informativos: mais

14,8% ou 24.819,94 € no investimento na aquisição de monografias, mais 137.042,480 € de investimento em

bases de dados, mais 43.435,07 € de investimento em revistas científicas.

O gráfico da Figura 17, onde para efeitos comparativos entre os diferentes anos está agregada a aquisição de

livros com a assinatura de bases de dados, e assinatura de revistas em papel com a assinatura de revistas

eletrónicas, ilustra a tendência que se vem verificando nos últimos anos quanto à aquisição e assinatura de

recursos bibliográficos e informativos na UMinho.

Figura 17: Investimento em livros e revistas.

O setor de aquisições bibliográficas recebeu 7.363 volumes de monografias, correspondentes a 4.063 compras

e 3.300 ofertas. Comparativamente a 2010, o número global de entradas diminuiu 6,9%, tendo-se registado

decréscimo quer número de exemplares oferecidos, quer no número de exemplares adquiridos por compra.

0,00 €

200.000,00 €

400.000,00 €

600.000,00 €

800.000,00 €

1.000.000,00 €

1.200.000,00 €

2001 2002 2003 2004 2005 2006 2007 2008 2009 2010 2011

Aquisições / ano LivrosRevistasTotal

24

Figura 18: Novos livros recebidos.

No que diz respeito às publicações periódicas, no ano de 2011 registaram-se alterações significativas no número

de títulos assinados pelas unidades e recebidos nas bibliotecas da Universidade do Minho, tendo sido assinados

210 títulos, mais 55,6%, ou seja mais 75 títulos, que em 2010. O número de revistas acessíveis em formato

eletrónico através da B-on permaneceu estável dado que se mantiveram as mesmas editoras.

3.4.2. Setor de Catalogação

Durante o ano de 2011, o setor de catalogação efetuou a descrição bibliográfica de novos documentos,

inserindo e validando os respetivos registos na base de dados; procedeu à atualização de registos existentes;

efetuou a colagem de etiquetas (antifurto, código de barras e cota) e respetiva plastificação e, finalmente,

procedeu à embalagem e envio de publicações para as bibliotecas depositárias, acompanhadas de guias de

remessa. Neste contexto, verificou-se um tempo médio de processamento das 7.889 novas publicações

monográficas (descrição bibliográfica, etiquetagem e elaboração de guias de remessa) de 8,9 dias, tendo sido

concluído o tratamento técnico de 88,8% (7.003) do total das publicações que aguardavam tratamento técnico

(526 transitadas de 2010 e 7.363 entradas por compra ou oferta durante o ano de 2011). Transitam para

2012, 886 publicações sem tratamento técnico.

Trabalharam regularmente neste setor, em Braga, três assistentes técnicas (com formação profissional

Compras Ofertas Totais Braga Guimarães

2006 6.334 5.220 11.554 10.081 1.473

2007 4.828 6.572 11.400 9.380 2.020

2008 4.198 7.069 11.267 9.649 1.618

2009 3.416 6.757 10.173 9.180 993

2010 4.232 3.676 7.908 6.582 1.326

2011 4.063 3.300 7.363 6.515 848

0

2.000

4.000

6.000

8.000

10.000

12.000

14.000

25

especifica em Biblioteca e Documentação), sendo que uma esteve ausente de atestado e licença de maternidade

entre janeiro e setembro e em Guimarães, uma assistente técnica (com formação profissional específica em

Biblioteca e Documentação).

O contínuo crescimento do RepositóriUM continuou a justificar o envolvimento da equipa do setor de

catalogação, que para além do processo de descrição ou atualização bibliográfica de alguns destes documentos

eletrónicos no catálogo bibliográfico, procedeu também à validação dos metadados de 1.411 documentos

depositados no RepositóriUM (um aumento de 38,5% relativamente aos documentos validados em 2010).

Em 2011 foram introduzidas na base de dados bibliográficos da Universidade do Minho, as referências de

10.472 novas publicações (uma diminuição de 14% comparativamente a 2010): 8.915 em Braga (5.756

monografias, 2.671 fascículos de publicações periódicas, 480 documentos audiovisuais e multimédia e 8

documentos cartográficos) e 1.557 em Guimarães (751 monografias, 689 fascículos de publicações periódicas e

112 documentos multimédia e 5 documentos cartográficos). Na Figura 19 pode observar-se o total das

publicações que receberam tratamento técnico documental nos Serviços de Documentação e a sua distribuição

pelas respetivas bibliotecas depositárias em 2011, comparando com a situação verificada no ano de 2010.

2010 2011

BIBLIOTECA Monografias e

Outros

Publicações

Periódicos Total

Monografias e

Outros

Publicações

Periódicos Total

BGUM 3.441 1647 5.088 3.585 1.259 4.844

BPG 1.384 993 2.377 863 606 1.469

BCE 937 117 1.054 1.211 136 1.347

BCEH 1.321 545 1.866 872 436 1308

BEC 408 133 541 91 117 208

BECS 265 284 549 335 484 819

OUTRAS 242 457 699 155 322 477

TOTAL 7.998 4.176 12.174 7.112 3.360 10.472

Figura 19: Publicações enviadas para as bibliotecas depositárias em 2010 e 2011.

Deste processo resultou a criação de 4.735 novos registos bibliográficos (uma diminuição de 18,5%

comparativamente a 2010): 4.030 foram introduzidos nos Serviços de Documentação em Braga (3.721 relativos

a monografias, 262 a documentos cartográficos e multimédia e 47 a publicações periódicas) e 705 em

Guimarães (573 relativos a monografias, 107 a documentos cartográficos e multimédia e 25 a publicações

periódicas). Para os 4.075 novos autores, foi estabelecida a correspondente entrada de autoridade.

Na Figura 20 pode observar-se o ritmo mensal de entradas dos novos registos bibliográficos em 2010 e 2011.

26

Figura 20: Entradas mensais de novos registos em 2010 e 2011.

Considerando os 215 dias úteis de 2011, verifica-se uma média diária de 22 novos registos bibliográficos, o que

representa uma diminuição de cerca de 20% face à média diária de 27,5 registos verificada em 2010.

Foram ainda recolhidos elementos que permitiram a atualização de 5.737 registos existentes: 4.885 em Braga e

852 em Guimarães, respeitantes a documentos repetidos, obras em volumes, material acompanhante ou novos

fascículos de publicações periódicas.

Em 31 de Dezembro de 2011, a base de dados bibliográficos da Universidade do Minho, incluía 303.006

registos bibliográficos, correspondentes a 400.569 volumes de monografias, 14.569 documentos audiovisuais,

cartográficos e multimédia e 343.192 fascículos de publicações periódicas.

3.4.3. Setor de Análise Documental

Durante o ano de 2011, o setor de análise documental continuou a realizar as suas atividades no sentido de

facilitar e melhorar o acesso aos recursos bibliográficos e informativos disponibilizados na Universidade do

Minho

O processo de construção do ficheiro de autoridades do catálogo bibliográfico da U.M. foi continuado, com a

validação pelos técnicos superiores de 416 registos de autoridade (uma diminuição de 20,8% relativamente aos

525 registos validados em 2010).

O crescimento dos conteúdos do RepositóriUM continuou a merecer especial dedicação da equipa, que

procedeu à validação dos metadados de 2.100 documentos (mais 1.710 documentos validados que em 2011).

No ano em análise, foram pesquisados e classificados 7.363 volumes de publicações monográficas (menos 9%

704

373 330

237

380

140

513

209 216

653 613

367

0

100

200

300

400

500

600

700

800

900

Jan Fev Mar Abr Maio Jun Jul Ago Set Out Nov Dez

Registos por mês/ano 2010 2011

27

que em 2010), tendo sido verificada a classificação de todos os documentos repetidos, obras em volumes ou

material acompanhante, que deram entrada nos SDUM durante o ano de 2011. O tempo médio de

processamento (pesquisa e classificação) das publicações monográficas foi de 0,12 dias.

A Figura 21 permite visualizar a distribuição mensal das publicações monográficas classificadas em Braga e

Guimarães em 2010 e 2011.

Figura 21: Publicações monográficas classificadas em 2010 e 2011.

O processo de análise documental foi efetuado por três técnicos superiores de biblioteca e documentação, sendo

de referir que uma das técnicas superiores acumula o trabalho da análise documental com as funções inerentes

à coordenação da biblioteca da U.M. em Guimarães e do sector de difusão de informação e outra com a

responsabilidade pelo Sistema de Gestão da Qualidade.

Relativamente à distribuição da tarefa da classificação entre Braga e Guimarães, 6.623 volumes de publicações

monográficas (88,6%) foram classificados em Braga e 848 (11,4%) em Guimarães.

3.4.4. Setor de Leitura e Empréstimo

Em 2011, as salas de leitura da BGUM e da BPG, continuaram a registar níveis de utilização elevados,

registando-se frequentes situações de superlotação. Também os 39 lugares das salas de estudo em grupo da

BGUM e os 96 da BPG mantiveram ao longo do ano níveis muito elevados de ocupação, encontrando-se quase

sempre esgotados.

No sector de leitura e empréstimo exerceram funções 15 funcionários na BGUM, quatro na BPG, dois na BEC e

a partir de março, um na Biblioteca da Escola de Ciências da Saúde (BECS) na sequência do início do processo

de integração dessa biblioteca nas bibliotecas geridas pelos SDUM.

724 630 648

478 553 541 518

234

560

945

1.232

1.032

719

455 484

348

471

252

667

426

748

1.249

1.121

531

0

300

600

900

1.200

1.500

Jan Fev Mar Abr Maio Jun Jul Ago Set Out Nov Dez

Classificações por mês/ano 2010 2011

28

A BGUM esteve aberta ao sábado de manhã e praticou o horário alargado até às 24,00 durante o período letivo.

Em 2011, foram introduzidos os dados relativos a 7.120 novos utilizadores, ficando com inscrição válida nas

bibliotecas da U.M. 22.744 utilizadores, dos quais 11.437 (50,3%) efetuaram operações relacionadas com o

empréstimo de publicações. Tendo em conta o número de utilizadores potenciais, por tipo de utente, verificamos

que durante o ano de 2011 efetuaram operações relacionadas com empréstimos, cerca de 48% (5.891) dos

alunos do 1º ciclo e do ciclo de estudos integrados, 59,8% (2.671) dos alunos do 2º ciclo, 34,4% (658) dos

alunos do 3º ciclo, 71,3% (856) dos docentes e 47,2% (1.361) dos outros tipos de utente (antigos alunos, alunos

Erasmus, leitores externos, funcionários e investigadores).

Relativamente ao comportamento dos utilizadores na observação do regulamento das bibliotecas da U.M.,

passaram pelo sistema antifurto 42 utilizadores com obras não requisitadas: 13 na BGUM e 29 na BPG. Na BPG

registaram-se ainda 10 ocorrências de indisciplina na sala de leitura, normalmente associada a situações de

perturbação do ambiente de silêncio que se procura impor.

Os balcões de atendimento das bibliotecas da Universidade do Minho que utilizam o sistema de gestão integrado

de empréstimos em uso nos Serviços de Documentação (biblioteca geral da U.M. – BGUM, biblioteca da U.M.

em Guimarães – BPG, biblioteca do Edifício dos Congregados – BEC, biblioteca de Ciências da Educação – BCE

e biblioteca da Escola de Ciências da Saúde – BECS, esta última desde Março) realizaram no seu conjunto

204.439 operações relacionadas com o empréstimo, renovação de empréstimo, devolução e reserva de

publicações monográficas, valor que corresponde a um aumento de 15,2 % relativamente a 2010 (ver Figura

22).

2011 TOTAL

Biblioteca Empréstimo Renovação Devolução Reserva 2011 2010

BGUM 51.728 35.401 56.750 1.652 145.531 130.018

BPG 10.196 5.978 11.592 296 28.062 24.282

BCE 6.529 6.787 6.536 225 20.077 16.249

BECS 2.157 1.376 2.058 44 5.635 1.318

BEC 1.995 1.024 2.061 54 5.134 5.569

TOTAIS 72.605 50.566 78.997 2.271 204.439 177.436

Figura 22: Movimentos de empréstimos nos balcões de atendimento.

O aumento acima mencionado verificou-se na BGUM (11,9%), na BPG (15,6%), e na BCE (23,6%). A BEC,

registou um decréscimo de 7,8%, continuando a tendência verificada em anos anteriores. A BECS reiniciou o seu

funcionamento normal apenas em março, sendo que em 2010, esteve em funcionamento até esse mês.

O aumento referido nos parágrafos anteriores, verificado sobretudo no último trimestre, poderá resultar do

aumento do número de empréstimos em simultâneo que os alunos do 1º ciclo (mais 4) e os alunos do 2º ciclo

(mais 9), passaram a poder deter com a implementação, no dia 28 de setembro, do novo Regulamento das

29

Bibliotecas da UM.

A Figura 23 permite observar a percentagem total de movimentos efetuados nos balcões de atendimento

(empréstimos, renovações, devoluções e reservas) pelas bibliotecas em análise.

Figura 23: Movimento de empréstimos nas bibliotecas da U.M. em 2011.

Relativamente à operação de renovação de publicações, durante o ano de 2011 foram realizadas 169.104

renovações, o que representa um aumento de 19,5% relativamente ao total de 2010. No entanto, se excluirmos

as 44.645 renovações efetuadas sobretudo no último trimestre por utilizadores (docentes, alunos de

doutoramento, investigadores, funcionários, antigos docentes e antigos funcionários), que até à implementação

do novo Regulamento das Bibliotecas da U.M., em 28 de setembro, detinham renovação automática de

empréstimos, verificamos que foram efetuadas 124.459 renovações, o que representaria uma diminuição de

12% relativamente ao total de 2010.

Do conjunto de renovações em 2011, 50.566 foram realizadas nos balcões de atendimento (mais 27,2% que

em 2010) e 118.538 foram efetuadas diretamente pelos utilizadores via Internet, através do catálogo

bibliográfico (mais 16,2% que em 2010).

Os alunos do 1º ciclo e do ciclo de estudos integrados foram os utilizadores que mais recorreram a este serviço,

com 66.303 renovações (52.172 efetuadas via internet e 14.131 solicitadas nos balcões de atendimento),

seguindo-se os alunos do 2º ciclo com 46.252 pedidos (29.764 efetuados via internet e 16.488 nos balcões de

atendimento). É de referir que das 50.566 renovações solicitadas nos balcões de atendimento, 1.474 foram

solicitadas através do serviço de renovação via correio eletrónico, tendo-se verificado uma média diária de 6,1

respostas, asseguradas pela BGUM e pela BPG.

Relativamente às reservas de publicações, durante o ano de 2011 foram realizadas 3.654, o que representa um

aumento de 18,4% relativamente a 2010. Convém referir que a partir de 28 de setembro e no âmbito do novo

RBUM, cada utilizador passou a poder deter mais 2 reservas em simultâneo.

Do conjunto das reservas em 2011, 2.271 foram realizadas nos balcões de atendimento (mais 17,3% que em

71%

14%

10% 3% 2%

BGUM

BPG

BCE

BECS

BEC

30

2010) e 1.383 foram efetuadas diretamente pelos utilizadores via Internet, através do catálogo bibliográfico

(mais 20,2% que em 2010).

Os alunos do 1º ciclo e do ciclo de estudos integrados foram os utilizadores que mais recorreram a este serviço

com 1.634 reservas (738 efetuadas via internet e 896 solicitadas nos balcões de atendimento), seguindo-se os

do 2º ciclo com 1.120 pedidos (429 efetuados via internet e 691 nos balcões de atendimento).

Durante o período de abertura da BGUM aos sábados de manhã, registaram-se 4.567 movimentos relacionados

com o empréstimo de publicações (mais 17,6% que em 2010): 1.766 empréstimos, 1.771 devoluções, 811

renovações e 219 reservas. Considerando os 37 sábados de funcionamento da BGUM em 2011, regista-se uma

média diária de 123,4 movimentos.

Durante o período de abertura da BGUM no horário das 20h00 às 24h00 registaram-se 8.139 movimentos

relacionados com o empréstimo de publicações: 2.918 empréstimos, 2.754 devoluções, 2.355 renovações e

112 reservas). Considerando os 172 dias de funcionamento, registou-se uma média diária de 47,3 movimentos.

É de referir que das 243.943 publicações monográficas disponibilizadas para empréstimo, 173.913 na BGUM,

43.172 na BPG, 18.507 na BCE, 5.429 na BEC e 2.922 na BECS), em 2011 foram requisitadas 72.605

(51.728 na BGUM, 10.196 na BPG, 6.529 na BCE, 1.995 na BEC e 2.157 na BECS), ou seja, 29,8% do fundo

documental requisitável. Estes números representam um ligeiro aumento, em termos absolutos e relativos,

relativamente aos verificados em 2010: 66.509 publicações requisitadas, correspondendo a 23,9% do fundo

requisitável.

Apesar de o sistema de gestão integrada de bibliotecas possibilitar que os utilizadores possam requisitar,

renovar, devolver e reservar publicações monográficas em qualquer uma das bibliotecas que utilizam este

sistema informático, em 2011 foi possível movimentar publicações devido a empréstimo ou devolução entre a

BGUM, a BPG e a BCE e entre a BGUM, a BPG e a BEC num total de 22.431 publicações monográficas, das

quais, 10.791 (48,1%) na BGUM, 5.405 (24,1%) na BPG, 5.606 (25%) na BCE e 629 na BEC (2,8%).

Relativamente ao ano de 2010, registou-se um aumento de 11,1%. Comparando apenas os movimentos entre a

BGUM e a BPG, o aumento é de10,2%.

Nas páginas anteriores, procurou-se objetivar o movimento de publicações nos balcões de atendimento das

bibliotecas da U.M. No entanto, considerando o regime de livre acesso às estantes e a total liberdade de

movimentos concedida aos utilizadores, esses dados ignoram inteiramente o movimento de utilizadores que,

sem necessidade de se dirigirem aos balcões de atendimento, utilizaram diariamente as salas de leitura e

movimentaram milhares de publicações das estantes.

Um contador de passagens instalado na BGUM registou durante 2011 um total de 344.145 saídas, o que

representa uma média diária global de 1.242 passagens. Do total de passagens, 4.330 ocorreram nas manhãs

de sábado em que a biblioteca se encontrou aberta (média de 117 passagens por sábado), 339.816 nos

restantes dias (média de 1.416 passagens, mais 0,5% que em 2011), incluindo aqui as 29.584 passagens nos

31

períodos de abertura entre as 20H e as 24H (média diária de 172 passagens). Na BPG o contador de passagens

registou 273.361, o que representa uma média diária de 1.139 passagens (mais 5,6% que em 2010). Na BEC,

registaram-se 18.697 passagens, correspondendo a uma média diária de 78 passagens (mais 16,7% que em

2010).

Dos 78.997 atos de devolução de empréstimos efetuados em 2010 na BGUM, na BPG, na BEC, na BCE e na

BECS, 15.325, ou seja, 19,4% foram sujeitos ao pagamento de multas. Comparando estes valores com os

registados no ano anterior verifica-se uma diminuição em termos absolutos (15.643 devoluções sujeitas a multa

em 2010) e em termos percentuais (22,6% em 2010).

3.4.5. Fundo Documental

A partir de março de 2011, no âmbito das obras remodelação e melhoramento de espaços da BGUM, o depósito

de publicações foi encerrado ao público, tendo o mesmo sido reorganizado de forma a permitir, em simultâneo,

a realização das obras para o acondicionamento de estantes compactas e a disponibilização para consulta ou

requisição do fundo documental, localizado nesse espaço e que nos últimos anos manteve taxa de utilização.

Deste processo resultou a indisponibilidade de cerca de 177.600 exemplares de publicações monográficas e

fascículos de publicações periódicas, sem taxa de utilização, e respetiva transferência para outro espaço da UM.

Foram ainda transferidos para o depósito de publicações cerca de 1.972 volumes de publicações localizadas nas

duas salas de leitura da BGUM e que nos últimos anos não apresentaram taxa de utilização.

Apesar das limitações do espaço, continuou a disponibilizar-se o acesso á quase totalidade do fundo documental

proveniente da ex-BIEC (cerca de 13.800 exemplares) e às publicações periódicas com maior taxa de utilização

provenientes da extinta Biblioteca de Ciências Sociais (BCS). Os fascículos das publicações periódicas

compreendidas entre as letras A e D, antes disponíveis em livre acesso, continuam num espaço contíguo, apesar

de acessíveis para o utente, mediante solicitação num dos balcões da biblioteca.

3.5. Da Divisão de Informação

3.5.1. Setor da Biblioteca Digital

O setor da Biblioteca Digital tem por funções garantir a gestão e manutenção da presença web dos SDUM, a

gestão, manutenção e disseminação de recursos bibliográficos em formato eletrónico licenciados na

Universidade do Minho e a seleção e disseminação de recursos bibliográficos em acesso livre.

Ao longo do ano foram desenvolvidas algumas melhorias na presença Web dos SDUM, designadamente:

desenvolvimento de interface mobile do website dos SDUM;

desenvolvimento de interface mobile do catálogo bibliográfico;

32

teste e customização de ferramenta de gestão de conteúdos Libguides;

adaptação de janela de chat do Cute Live Support para interface Libguide;

teste e customização do sistema Syndetics;

desenvolvimento de canal RSS Feed para novidades bibliográficas;

desenvolvimento de algumas melhorias no catálogo bibliográfico das bibliotecas UM:

o desenvolvimento de sistema de identificação da localização de publicações nas plantas das

salas de leitura da BGUM e da BPG, através do mapeamento de cotas;

o possibilidade de gerar RSS Feed a partir das pesquisas efetuadas;

o exibição de link para a versão eletrónica na lista de resultados;

o disponibilização de informação adicional, como a capa e sumário do livro, revisões e notas de

autor, para muitos títulos (através do serviço Syndetics);

o possibilidade de exportar referências bibliográficas para o EndNote Web, no formato

RefMan/RIS.

3.5.1.1. Website dos SDUM

Em termos de níveis de acesso ao website dos SDUM, em 2011, o número de visitas aumentou 4,1%,

verificando-se uma ligeira diminuição no número de páginas consultadas (ver Figura 24). Em termos globais, o

servidor dos SDUM registou 195.920 acessos em 2011, perfazendo uma média de 537 visitas diárias.

2010 2011 Var. %

Total de visitas 188.199 195.920 4,1%

- Média diária 516 537 4,1%

Total de páginas 662.581 642.610 -3,0%

- Média diária 1.815 1.761 -3,0%

- Média por visita 3,5 3,3 -6,8%

Figura 24: Resumo anual dos níveis de acesso ao Website.

Figura 25: Visitas ao Website por mês/ano.

0

5.000

10.000

15.000

20.000

25.000

Jan Fev Mar Abr Mai Jun Jul Ago Set Out Nov Dez

Visitas / mês 2010 2011

0

50.000

100.000

150.000

200.000

250.000

2005 2006 2007 2008 2009 2010 2011

Visitas / ano

33

3.5.1.2. Catálogo Bibliográfico da U.M.

O catálogo bibliográfico é o serviço de pesquisa que dá acesso às referências bibliográficas de todos os

documentos existentes nas bibliotecas da Universidade do Minho. No ano de 2011, registou-se um aumento de

16.2% no número de acessos a este serviço face a 2010, tendo-se registado 291.181 sessões. Este número

refere-se apenas ao total de sessões realizadas com pesquisas, e não ao número global de sessões para outras

operações, como a consulta de índices, o acesso à área pessoal, aos serviços de renovação ou reserva via Web.

Ao conjunto de sessões correspondeu um total de 1.636.274 pesquisas, menos 19.2% do que em 2010, com

uma média de 6 pesquisas por sessão (média de 8 pesquisas por sessão em 2010).

Figura 26: Sessões e pesquisas no catálogo por mês/ano.

3.5.1.3. Serviço de Pesquisa A-to-Z

Para localização de revistas e livros eletrónicos disponíveis em texto integral por compra/assinatura ou de

acesso livre foi renovada em 2011 a ferramenta A-to-Z da Ebsco, que registou de Janeiro a Dezembro de 2011

0

5.000

10.000

15.000

20.000

25.000

30.000

35.000

40.000

45.000


Sessões / mês 2010 2011

0

50.000

100.000

150.000

200.000

250.000

300.000

350.000

2005 2006 2007 2008 2009 2010 2011

Sessões / ano

0

50.000

100.000

150.000

200.000

250.000

300.000

350.000

400.000


Pesquisas / mês

2010 2011

0

500.000

1.000.000

1.500.000

2.000.000

2.500.000

2005 2006 2007 2008 2009 2010 2011

Pesquisas / ano

34

8.551 sessões e 22.415 pesquisas.

Figura 27: Sessões e pesquisas no serviço AtoZ por mês.

3.5.1.4. Bases de dados bibliográficos

Em 2011 manteve-se em vigor o protocolo de cooperação entre a Universidade do Minho e a Fundação para a

Computação Científica Nacional relativo à iniciativa Biblioteca do Conhecimento Online (b-on), para o triénio

2010-2012. Os recursos contratados no âmbito do consórcio nacional b-on, de acordo com o modelo All for All,

mantiveram-se inalterados, designadamente: ACM, ACS, AIP, Annual Reviews, Elsevier, IEEE, IOP, revista Nature,

RSC, coleções Political e Sociology da Sage, SIAM, Springer, Taylor & Francis, Wiley, totalizando cerca de 6.500

periódicos; as bases de dados em texto integral Academic Search Complete e Business Source Complete da

EBSCO, que dão acesso a cerca de 13.300 periódicos (dos quais cerca de 9.700 com texto integral e destes

cerca de 3.350 com períodos de embargo); a base referencial Zentralblatt; e as bases de dados da ISI Web of

Knowledge (Web of Science with Conference Proceedings, Current Contents Connect, Derwent World Patent

Índex, Journal Citation Reports, Essential Science Indicators, Medline). Em 2011 ficou disponível a coleção de

livros eletrónicos Contemporary Ebooks da Springer, referente aos títulos publicados pela editora no ano de

2007. Para além dos recursos b-on, as várias unidades da UMinho no seu conjunto procederam à assinatura de

diversas bases de dados com acesso na rede da Universidade, designadamente: as bases de dados referenciais

Bibliography and Handbook of Translation Studies, Colour Index International, Communication Abstracts,

MathSciNet, PSYCInfo e Scopus; as bases de dados/portais com texto integral ABI/Inform Complete, EconLit

Full Text, HeinOnline Core Collection, NBER Working Papers, Oxford Reports in International Law, Political

Science Complete e Worth Global Style NetWork; as coleções de revistas eletrónicas EMERALD Engineering

Collection, EMERALD Management XTRA 111, JSTOR Arts & Science III Collection, JSTOR Business Collection,

Kluwer Law International Journal Library, Oxford Journals Law Collection e PSYCArticles; os recursos de

referência Infopédia da Porto Editora, Max Planck Encyclopedia of Public International Law, Palgrave Dictionary of

Economics Online e o Diário da República Online.

0

250

500

750

1.000

1.250

1.500



0

500

1.000

1.500

2.000

2.500

3.000


Pesquisas / mês

2010 2011

35

Relativamente à taxa de utilização dos recursos bibliográficos já mencionados, começamos por apresentar os

dados dos recursos com texto integral disponíveis via b-on, medidos através do número de downloads de artigos.

Em 2011, verificamos um novo aumento do número de downloads, na ordem dos 8% relativamente ao ano

anterior (Figura 2828 e Figura 2929). Podemos constatar significativos aumentos do número de downloads em

diversas editoras, com destaque para a ACM, ACS, IEEE, RSC, SIAM e Springer, verificando-se decréscimos mais

acentuados nas editoras AIP e Sage.

Editora 2010 2011 Var.%

ACM 2.748 4.433 61,3%

ACS 23.359 28.593 22,4%

AIP 37.407 4.681 -87,5%

AR 3.177 2.841 -10,6%

EBSCO 20.714 24.571 18,6%

Elsevier 315.445 354.299 12,3%

IEEE 7.877 10.234 29,9%

IOP 4.491 4.663 3,8%

Nature s.d. s.d. s.d.

RSC 4.568 5.547 21,4%

Sage 3.773 2.595 -31,2%

SIAM 79 141 78,5%

Springer 44.636 60.586 35,7%

T & F 18.113 19.412 7,2%

Wiley 38.006 44.514 17,1%

Total 524.393 567.110 8,1%

Figura 28: B-on – Número de downloads por recurso em 2010 e 2011.

Figura 29: B-on – Downloads por mês/ano.

0

10.000

20.000

30.000

40.000

50.000

60.000

70.000


Downloads / mês 2010 2011

238.031 287.823

343.537

427.075 476.277

524.393 567.110

0

100.000

200.000

300.000

400.000

500.000

600.000

2005 2006 2007 2008 2009 2010 2011

Downloads / ano

36

A editora com maior utilização e número de artigos descarregados mantém-se a Elsevier, uma das editoras com

maior número de títulos disponibilizados e de abrangência multidisciplinar. No entanto, se relacionarmos os

níveis de utilização de cada uma das editoras com o número de títulos que disponibilizam, obtemos uma taxa de

utilização com contornos bastante diferentes, destacando-se os recursos nos domínios da química e da física,

designadamente a ACS, a AIP e a RSC, seguida então pela Elsevier, IOP e Wiley (ver Figura 3030).

Figura 30: B-on – Downloads por editora.

No que diz respeito às bases de dados de âmbito multidisciplinar da ISI Web of Knowledge (ver Figura 3131 e

Figura 3232) registaram-se um total de 73.033 pesquisas na Web of Knowledge (pesquisa simultânea em todas

as bases), 82.133 pesquisas na Web of Science, 2.685 pesquisas na ISI Current Contents, 229 pesquisas na

Medline, 86 pesquisas na base de dados de patentes ISI Derwent Innovations Índex, 9.977 pesquisas na base

bibliométrica Journal Citation Reports e 885 pesquisas na base Essential Science Indicators. Relativamente à

base de dados referencial Zentralblatt Math, especializada na área de matemática, verificou-se um contínuo

decréscimo no número de pesquisas, registando apenas 298 pesquisas.

Recurso 2010 2011 Var. %

ISI WoK 64.636 73.033 13,0%

ISI WoS 87.574 82.133 -6,2%

ISI CCC 3.347 2.685 -19,8%

ISI Medline 14 229 1535,7%

ISI JCR 9.152 9.977 9,0%

ISI Derwent 104 86 -17,3%

ESI 2.012 885 -56,0%

Zentralblatt 1.555 298 -80,8%

Total 168.394 169.326 0,6%

Figura 31: B-on / Bases Referenciais – Resumo anual do número de pesquisas.

0

50.000

100.000

150.000

200.000

250.000

300.000

350.000

400.000

ACM

ACS

AIP AR

EBSC

O

Else

vier

IEEE IOP

RSC

Sage

SIAM

Sprin

ger

T &

F

Wile

y

Downloads / Editora 2010 2011

82

752

360

77 3

169

24 108

198

40 9 33 16 98

0

150

300

450

600

750

900

ACM

54

ACS

38

AIP

13

AR 3

7

Ebs

976

0

Else

v 2

095

IEEE

422

IOP

43

RSC

28

Sage

65

SIAM

15

Spri

182

6

T&F

122

6

Wile

y 4

54

Média de downloads por editora/títulos 2010 2011

37

Figura 32: B-on / Bases Referenciais – Pesquisas por mês.

Passamos de seguida para a apresentação dos dados de utilização dos recursos bibliográficos subscritos pela

Universidade do Minho. Ao nível das bases de dados bibliográficos com texto integral, a taxa de utilização foi

medida com base no número de downloads de artigos (ver Figura 3333 e Figura 3434).

▪ Na base de dados ABI/Inform Global, especializada na área de economia e gestão, registaram-se 9.766

downloads, mais do que duplicando o valor registado no ano anterior (4.833 downloads) (recurso com

upgrade para a versão ABI/Inform Complete em Novembro de 2011).

▪ Na base de dados EconLit Full Text, especializada na área de economia e gestão, registaram-se 620

downloads (recurso disponível na versão Full Text desde Junho de 2011).

▪ Na coleção de revistas da Emerald, com cobertura nas áreas de gestão, gestão industrial e ciências da

informação, registaram-se 11.999 downloads, mais 4,6% do que no ano anterior (11.472 downloads).

▪ A Infopédia registou 18.689 consultas nos dicionários e enciclopédia, muito próximo do valor registado

em 2010 (18.642 consultas).

▪ No arquivo de revistas JSTOR, coleções de revistas na área de gestão e na área de humanidades,

registaram-se 10.936 downloads, menos 13,1% do que no ano anterior (12.585 downloads).

▪ No dicionário online Palgrave Dictionary of Economics registaram-se 90 consultas.

▪ Na base de dados Political Science Full Text, especializada na área das ciências políticas, registaram-se

365 downloads (recurso disponível desde Junho de 2011).

▪ Na base de dados PsyARTICLES, especializada na área de psicologia, registaram-se 5.599 downloads,

menos 27,5% do que no ano anterior (7.723 downloads).

▪ Não foi possível obter dados de utilização dos recursos: Diário da República Online, HeinOnline

Collection, Kluwer Law International Journal Library, Max Planck Encyclopedia of Public International

Law, NBER Working Papers, Oxford Journals Law Collection, Oxford Reports in International Law,

coleção de 75 livros eletrónicos da editora Wiley e Worth Global Style NetWork.

0

4.000

8.000

12.000

16.000

20.000

24.000


Pesquisas / mês 2010 2011

38

Recurso 2010 2011 Var. %

ABI/Inform 4.833 9.776 102,3%

EconLit FT / 620 /

Emerald 11.472 11.999 4,6%

Infopédia 18.642 18.689 0,2%

JSTOR 12.585 10.936 -13,1%

Palgrave Dic. 81 90 11,1%

Political Science FT / 365 /

PsycARTICLES 7.723 5.599 -27,5%

Wiley Books 785 s.d. /

Total 56.121 58.074 3,5 %

Figura 33: U.M. / Bases de texto integral – Resumo anual do número de downloads.

Figura 34: U.M. / Bases de texto integral – Downloads por mês.

Ao nível das bases de dados referenciais constatamos um acentuado aumento nos níveis de utilização face a

2010, em 27,6%, em larga medida impulsionado pela disponibilização da base de dados Scopus a partir de

Novembro de 2011. Apresenta-se abaixo os dados relativos às bases de dados, medidos com base no número

pesquisas (ver Figura 3535 e Figura 3636).

Recurso 2010 2011 Var.% Colour Index s.d. s.d. s.d

Comunication Abs. / 3.706 /

EconLit 3.864 2.551 -34,0%

MathSciNet 17.975 14.554 -19,0%

PscyInfo 6.401 6.827 6,7%

0

2.000

4.000

6.000

8.000


Downloads / mês 2010 2011

39

Scopus / 8.405 /

Total 28.240 36.043 27,6%

Figura 35: U.M. / Bases referenciais – Resumo anual do número de pesquisas.

Figura 36: U.M. / Bases referenciais – Pesquisas por mês.

▪ Não foi possível aceder a dados de utilização da base de dados Colour Índex International.

▪ Na base de dados Communication Abstracts, especializada na área de comunicação, registaram-se

3.706 pesquisas (recurso assinado desde abril de 2011).

▪ Na base de dados Econlit, especializada na área de economia e gestão, registaram-se 2.551 pesquisas

de Janeiro a Maio de 2011 (recurso com upgrade para a versão Full Text em junho de 2011),

registando um decréscimo de 34% face ao ano anterior (3.864 pesquisas).

▪ Na base de dados MathSciNet, especializada na área de matemática, registaram-se 14.554 pesquisas,

sofrendo um decréscimo em 19% face ao ano anterior (17,975 pesquisas).

▪ Na base de dados PsycINFO, especializada na área de psicologia, registaram-se 6.827 pesquisas em

2011, mais 6,7% do que no ano anterior (6,401 pesquisas).

▪ Na base de dados Scopus, recurso de âmbito multidisciplinar, registaram-se 8.405 pesquisas em 2011

(recurso assinado desde novembro de 2011).

3.5.2. Setor de Difusão de Informação

O setor de Difusão de Informação tem por funções garantir a obtenção e disseminação de recursos bibliográficos

e informativos através dos serviços de fornecimento de documentos e de empréstimo inter-bibliotecas, do serviço

de referência e de outras iniciativas de divulgação.

0

1.000

2.000

3.000

4.000

5.000

6.000

7.000

8.000

9.000

10.000


Pesquisas / mês 2010 2011

40

3.5.2.1. Serviço de Fornecimento de Documentos e Empréstimo Inter-Bibliotecas

O serviço de fornecimento de documentos e empréstimo inter-bibliotecas, assegurado pelo Gabinete de Difusão

de Informação, teve um volume de pedidos internos e externos inferior em 32,5% e uma taxa de satisfação

superior em 1,6%, face aos valores registados em 2010 (ver Figura 3737). No ano 2011, os pedidos efetuados

por utentes da U.M., para o fornecimento de documentos do exterior, diminuíram 29,8%, passando de 258

pedidos em 2010 para 181 pedidos em 2011. Os pedidos provenientes do exterior, para o fornecimento de

documentos disponíveis na Universidade do Minho, diminuíram 34,7%, passando de 308 pedidos em 2010 para

201 pedidos em 2011.

Figura 37: Pedidos e resposta aos pedidos de documentos.

Ao longo dos últimos anos, a taxa de satisfação dos pedidos solicitados por utentes da U.M. (pedidos internos),

satisfeitos por entidades externas, por intermédio dos SDUM, tem-se mantido estável em torno dos 90%,

independentemente do aumento ou diminuição do número total de pedidos. Dos 181 pedidos de utentes da

U.M., recebidos em 2011, foram satisfeitos até ao final do ano 165 pedidos, traduzindo um aumento de 1,9%,

na taxa de satisfação relativamente a 2010 (ver Figura 3838 e Figura 399).

Tipo Pedido Satisf. N Satisf. Pend. Total Tx Satisf.

Fotocópias Nacionais 43 3 0 46 93,5%

Fotocópias Internacionais 62 6 0 68 91,2%

Emp. Nacional de Publicações 41 4 0 45 91,1%

Emp. Intern. de Publicações 19 3 0 22 86,4%

Total 165 16 0 181 91,2%

Figura 38: Resposta aos pedidos internos.

Totais Taxa de Satisfação

Tipo Pedido 2010 2011 Var. % 2010 2011 Var. %

Fotocópias Nacionais 67 46 -31,3% 88,0% 93,5% 6,3%

Fotocópias Internacionais 89 68 -23,6% 91,8% 91,2% -0,7%

Emp. Nac. de Publicações 73 45 -38,4% 87,2% 91,1% 4,4%

Emp. Intern. De Publicações 29 22 -24,1% 76,2% 86,4% 13,4%

Total 258 181 -29,8% 89,5% 91,2% 1,9%

Figura 39: Comparação da resposta aos pedidos internos em 2010 e 2011.


Tipo Pedido 2010 2011 Var.% 2010 2011 Var.%

Internos 258 181 -29,8% 89,5% 91,2% 1,9%

Externos 308 201 -34,7% 89,9% 91,0% 1,3%

Total 566 382 -32,5% 89,7% 91,1% 1,6%

41

Os tipos de utentes que solicitam este serviço com maior frequência são os docentes, os investigadores e os

alunos de 2º e 3º ciclo, como ilustrado pelo gráfico da Figura 4040. Relativamente à origem dos pedidos por

unidade U.M. o gráfico da Figura 4141 ilustra a distribuição de pedidos por parte das diversas unidades.

Figura 40: Pedidos internos por tipo de utente.

Figura 41: Pedidos internos por unidade U.M.

No que diz respeito aos pedidos de fornecimento de documentos solicitados por entidades externas à U.M.

(pedidos externos), registou-se igualmente um decréscimo, na ordem dos 34,7%, passando-se dos 308 em 2010

para os 201 em 2011. Verificou-se, contudo, um aumento em 1,3% na taxa de satisfação, comparativamente a

2010 (ver Figura 4242). A percentagem de pedidos não satisfeitos resulta de solicitações de documentos não

existentes no fundo documental da Universidade do Minho.

40%

5% 1%

54%

Alunos 2º/3º Ciclo

Alunos 1º Ciclo

Leitores Externos

Doc./Invest./Func.

1,0% 6,1%

20,4%

7,1%

14,3% 7,1%

0,0%

15,3%

28,6%

EC

ESE

EENG

ED

EEG

ICS

IEC

IE

ILCH

42


Tipo Pedido 2010 2011 Var. % 2010 2011 Var. % Fotocópias Nacionais 5 0 -100,0% 78,0% / /

Fotocópias Internacionais 3 3 0,0% 100,0% 100,0% 0,0%

Artigos Digitais Nac./Intern. 87 45 -48,3% 80,3% 91,1% 13,5%

Emp. Nac. de Publicações 207 148 -28,5% 88,0% 90,5% 2,9%

Emp. Int. de Publicações 6 5 -16,7% 100,0% 100,0% 0,0%

Total 308 201 -34,7% 89,9% 91,0% 1,3%

Figura 42: Resposta aos pedidos solicitados por entidades externas.

Em resultado da prestação dos serviços de fornecimento de documentos, o Gabinete de Difusão gerou receitas

no valor de 2.700,39 €.

3.5.2.2. Serviço de Referência

As bibliotecas da Universidade do Minho oferecem apoio personalizado às atividades identificação e utilização de

fontes de informação, numa perspetiva informativa, pedagógica e fomentadora de uma maior autonomia dos

utilizadores. Para além do apoio de primeira linha prestado pela equipa do serviço de atendimento, colaboraram

na atividade um técnico superior e um técnico profissional. Ao longo de 2011, o setor de Difusão da Informação

respondeu a um número significativo de pedidos de referência colocados presencialmente, telefonicamente ou

via Web através do serviço Pergunte-nos. Via Web foi possível contabilizar 179 pedidos de suporte, registando-se

um tempo médio de resposta via e-mail de 7h06m (excluindo horas de dias não úteis), de acordo com a

distribuição temática ilustrada no gráfico da Figura 43.

Figura 43: Distribuição temática de questões de referência.

4%

29%

6% 3% 1%

5% 1%

19%

4%

19% 3% 3%

3%

Serviço externo

Bases de dados

Bibliografia

Catálogo

eBooks

EIB

EIB Interno

Empréstimo

eRevistas

Informações gerais

Leitura

Portal de pesquisa

RepositóriUM

43

No âmbito da atividade de referência, na biblioteca geral em Braga, na biblioteca da UM em Guimarães e no

espaço b-in, são disponibilizados aos utentes 21 postos de pesquisa e de acesso à Internet, onde se registaram

uma média de 50 horas de utilização por dia e uma média de cerca de 2 horas diárias por terminal.

*dados indisponíveis de janeiro a maio *de janeiro a maio de 2011 considerados os mesmos dados de 2010

Figura 44: Sessões e horas de utilização nos postos de pesquisa por mês/ano.

3.5.2.3. Gestão de Conteúdos e Comunicação

A fim de promover e divulgar os serviços e recursos bibliográficos disponíveis são habitualmente produzidos

diversos tipos de conteúdos informativos, disseminados através do website dos SDUM, nos espaços das

bibliotecas geridas pelos Serviços de Documentação ou por distribuição externa.

Em 2011, para além da manutenção e atualização dos conteúdos da biblioteca digital (website dos SDUM,

serviço A-to-Z, LibraryThing for Libraries) foram realizadas as seguintes atividades:

▪ organização de 11 acessos experimentais a novos recursos bibliográficos (alguns via b-on): base de

dados referencial F1000, coleção de revistas Cairn.info, base de dados referencial BIOSIS Citation

Index, base de dados referencial Avery Architectural Periodicals, base de dados com texto integral Art &

Architecture Complete, base de dados referencial Scopus, coleção de revistas da Palgrave Macmillan,

coleção de livros da Oxford Scholarship Online, coleção SAGE Research Methods Online (SRMO), VLex

Portugal+Direito Comunitário e Internacional e VLex Global;

▪ produção de um guia sobre a ativação de alertas bibliográficos, via email e via RSS feed, com alguns

vídeos de demonstração;

▪ produção de guia sobre o motor de pesquisa Google, com o objetivo de salientar alguns operadores e

funcionalidades de pesquisa avançada;

▪ criação de página web com 34 RSS Feeds pré-definidos;

0

1.000

2.000

3.000

4.000

5.000

6.000



0

10.000

20.000

30.000

40.000

50.000

60.000

2004 2005 2006 2007 2008 2009 2010 2011

Sessões e horas de utilização / ano

Sessões Horas

44

▪ preparação de 6 guias temáticos na ferramenta Libguides;

▪ produção de um guia de utilizador das bibliotecas U.M., com distribuição de 3.300 exemplares no “Kit

do Caloiro” pela Associação Académica da U.M.;

▪ produção de uma brochura informativa sobre as bibliotecas U.M. em língua inglesa, com distribuição de

cerca de 440 exemplares a alunos de ERASMUS pelo Serviço de Relações Internacionais;

▪ produção de 39 notícias com destaque na homepage e diversas comunicações via facebook e twitter;

▪ atualização de conteúdos, templates utilizados nas ações de formação e apresentações dos SDUM

(português e inglês);

▪ distribuição de diversos materiais (posters, folhetos) com fins informativos e promocionais;

▪ organização conjunta de exposição bio-bibliográfica pelo Departamento de Geografia da Universidade do

Minho, Prof. Doutor João Carlos Garcia da Faculdade de Letras da Universidade do Porto e Serviços de

Documentação da Universidade do Minho, no âmbito das atividades de comemoração dos 15 anos do

Curso de Geografia e Planeamento da Universidade do Minho, patente no espaço b-in de 29-11-2011 a

16-12-2011.

3.5.3. RepositóriUM

Impulsionado pela nova política de auto-arquivo de publicações da Universidade do Minho1, o RepositóriUM

registou um crescimento bastante assinável no decurso de 2011, quer ao nível dos documentos disponibilizados

no seu acervo, quer ao nível da sua utilização. A sua alta visibilidade e notoriedade continuaram a ser granjeadas

tanto a nível nacional como internacional e de um modo geral os resultados alcançados permitiram superar

claramente alguns dos objetivos gizados pelos SDUM para o período.

O número de documentos disponíveis publicamente no repositório institucional da UMinho em finais de

Dezembro de 2011 perfazia um total de 14.678 registos, tendo-se verificado um crescimento de 205% do

número de documentos depositados comparativamente com 2010. No total foram acrescidos ao acervo do

RepositóriUM 4.428 novos documentos, submetidos por 471 depositantes (ver Figuras 45 e 46).

Dezembro 2010 Dezembro 2011

N.º comunidades 37 44

N.º depositantes 138 471

N.º documentos disponíveis 10.255 14.678

N.º de utilizadores registados 7.859 9.810

Figura 45: Comparação do número de comunidades, depositantes, documentos e utilizadores registados.

1 Despacho RT98-2010 acessível em: http://intranet.uminho.pt/Arquivo/files/Despachos/2010/Despacho_RT-98_2010.pdf

http://intranet.uminho.pt/Arquivo/files/Despachos/2010/Despacho_RT-98_2010.pdf

45

Figura 46: Evolução do número de depósitos e depositantes por ano.

No ciclo em análise registou-se 2.103.566 de visitas, que se traduzem numa média de 5.763 visitas por dia (ver

Figura 47). Como se pode constatar pelos dados, registou-se um acréscimo de 11% em termos de visitas

comparativamente com 2010, sendo que os meses de mais fraca afluência ao RepositóriUM parecem traduzir

os usuais ciclos académicos e/ou períodos sazonais (ver Figura 48).

2011

Total de visitas 2.103.566

- Média diária 5.763

Total de páginas 13.581.854

- Média diária 37.211

- Média por visita 6

Figura 47: Resumo anual dos níveis de acesso ao RepositóriUM.

Figura 48: Número de visitas em 2011 ao RepositóriUM por mês comparativamente com 2010.

0

50.000

100.000

150.000

200.000

250.000

Jan. Fev. Mar. Abr. Mai. Jun. Jul. Ago. Set. Out. Nov. Dez.

Visi tas por mês/ano 2011

2010

0

1.000

2.000

3.000

4.000

5.000

6.000

7.000

2003 2004 2005 2006 2007 2008 2009 2010 2011

290 336

2.500

1.749 1.7901.505

1.2371.633

6.084

Depósi tos / ano

0

50

100

150

200

250

300

350

400

450

500

2003 2004 2005 2006 2007 2008 2009 2010 2011

5 23

217

166

101 99 96

138

471

Deposi tantes / ano

46

No último ano, observou-se de igual modo um aumento de 13% no que concerne ao número de documentos

descarregados (downloads) no RepositóriUM. É de registar que desde a sua abertura em Novembro de 2003 já

se registaram mais de 6.592.814 downloads do RepositóriUM, dos quais 1.457.051 apenas em 2011.

Relativamente às consultas de documentos no RepositóriUM verificou-se uma ligeira inflexão, quando comparada

com o período anterior (ver Figuras 49 e 50).

2011

Total de downloads 1.457.051

- Média diária 3992

Total de consultas 1.011.684

- Média diária 2772

Figura 49: Registos consultados e downloads em 2011.

Figura 50: Evolução de registos consultados e downloads por ano.

O forte peso da utilização de mecanismos de pesquisa externos para aceder aos conteúdos do RepositóriUM

poderá explicitar, em parte, o decréscimo no número das consultas que são efetuadas diretamente na interface

da plataforma. Considerando as origens de tráfego que originou as visitas em 2011, verificamos que o acesso ao

RepositóriUM é efetuado maioritariamente de forma indireta através de motores de pesquisa (73%), 19% por

websites de referência e apenas 8% das visitas são efetuadas diretamente na interface do RepositóriUM (ver

Figura 51).

0

200.000

400.000

600.000

800.000

1.000.000

1.200.000

1.400.000

1.600.000

1.800.000

2003 2004 2005 2006 2007 2008 2009 2010 2011

Registos consultados / ano

0

200.000

400.000

600.000

800.000

1.000.000

1.200.000

1.400.000

1.600.000

2003 2004 2005 2006 2007 2008 2009 2010 2011

Dow nloads / ano

47

Figura 51: Origens do tráfego ao RepositóriUM

Assinale-se ainda que no último ano, o RepositóriUM, registou acessos e downloads provenientes de mais de

217 países e territórios de todo o mundo (ver Figura 52). Para além de Portugal, com cerca de 47% do número

de documentos descarregados, o Brasil, com cerca de 21%, é a principal origem internacional dos downloads no

RepositóriUM. Os EUA (7%), o conjunto dos países da União Europeia (com 6%), a Índia (2%) e a China (2%) são

os países que registam maiores números em termos de downloads (ver Figura 53).

Figura 52: Cobertura no mapa de países e territórios com acessos ao RepositóriUM em 2011.

73%

18% 8%1%

Mecanismos de pesquisa

Websites de referência

Tráfego directo

Outros

48

Figura 53: Origem dos downloads ao RepositóriUM em 2011.

No que concerne aos tipos de documentos disponíveis ao público no RepositóriUM a 31 de Dezembro de 2011,

cerca de 38% eram documentos resultantes de comunicações a congressos e conferências, 36% artigos

científicos e 16% a teses de doutoramento e dissertações de mestrado realizadas na Universidade do Minho.

A grande maioria (85%) dos documentos existentes no RepositóriUM estavam disponíveis em acesso aberto e

15% estavam com estatuto de acesso restrito à Universidade, definitivamente, ou com períodos de embargo

compreendidos entre 1 a 3 anos.

Em 2011, a visibilidade e o reconhecimento internacional do RepositóriUM e das atividades da Universidade do

Minho no domínio do acesso livre à literatura científica (Open Access) continuaram a ser demonstradas quer

pelo convite e participação em novos projetos, quer através de evidências resultantes de estudos e rankings que

foram sendo conhecidos. Refira-se apenas, que na edição de Julho de 2011 do Webometrics Ranking of World

Universities, foi publicado um novo Ranking Web of World Repositories (de um universo de mais de 2.100

repositórios mundiais) no qual o RepositóriUM, repositório institucional da Universidade, surgia na 1.ª posição

em termos nacionais, na 46.ª posição no universo dos repositórios institucionais e na 57.ª posição em termos

mundiais absolutos.

Relativamente, ao processo de gestão e receção das versões digitais de dissertações de mestrado (DM) e teses

de doutoramento (TD) defendidas e aprovadas na UM e seu subsequente depósito no RepositóriUM, findo o ano

de 2011, verifica-se que foram depositadas um total de 409 (278 DM e 131 TD). Reportando-nos

especificamente às teses de doutoramento defendidas e aprovadas em 2011, é de realçar que a taxa de recolha

e depósito efetivo no RepositóriUM durante o período foi na ordem dos 98%.

Em 2011, no que respeita à manutenção e operação corrente do RepositóriUM, e da plataforma (DSpace) que o

suporta, é de realçar a criação de 7 novas comunidades representativas de UOEI da Universidade do Minho, a

47% 21%

7%

6% 2%

2% 15%

PortugalBrasilEstados UnidosUnião EuropeiaÍndiaChinaOutros

49

saber: Centro de Investigação em Estudos da Criança (CIEC), Centro de Investigação Geológica, Ordenamento e

Valorização de Recursos (CIG-R); Departamento de Matemática e Aplicações (DMA); Centro de Tecnologias

Mecânicas e de Materiais (CT2M); Centro de Investigação em Marketing e Estratégia (iMarke); Centro

ALGORITMI (CAlg) e Gabinete de Apoio à Investigação de Escola de Economia e Gestão (GAI-EEG). É ainda de

salientar que para além do trabalho de administração e monitorização das comunidades existentes

(configurações, permissões de depósito, etc.), deu-se continuidade ao serviço de helpdesk e ao

acompanhamento e validação de metadados dos novos documentos depositados. A título indicativo, durante o

ano de 2011 foram registados 2.603 pedidos no serviço de suporte do RepositóriUM e deste número 91% dos

pedidos foram dados como encerrados no período em análise.

Por fim, realce-se ainda que o ano de 2011 assinalou a entrada em vigor da nova política de auto-arquivo de

publicações da Universidade do Minho. No início do ano, em parceria com a Reitoria os SDUM realizaram um

périplo por todas as escolas da UMinho com intuito de fortalecer o conhecimento da nova política e ajudar a

clarificar eventuais dúvidas que pudessem subsistir junto da academia. No decurso do ano os SDUM

acompanharam e procederam à monitorização periódica do cumprimento da política, sendo que os dados já

disponíveis, apontam para um impacto significativo da nova política conforme já foi revelado por alguns dos

números apresentados neste capítulo. Os momentos de monitorização periódica revelaram-se como um

importante contributo para o sucesso da nova política, verificando-se um aumento muito significativo da atividade

de auto-arquivo logo após a comunicação dos resultados de cada monitorização às UOEI.

3.5.4. Setor de Informática

A ausência por motivos de saúde do técnico de informática levou ao agravamento das condições de

funcionamento deste sector. Esta ausência, que se verificou desde o início do ano até maio e posteriormente nos

meses de novembro e dezembro, obrigou a canalizar o trabalho de um assistente técnico, com formação em

informática e que já colaborava nas tarefas do sector, para assegurar todo o suporte de primeira linha, contando

com a colaboração do DTSI para problemas que o requereram.

O ano de 2011 foi ainda marcado pela colocação em funcionamento um novo controlador do domínio dos

postos de pesquisa, tendo sido reposta a forma de acesso aos postos de pesquisa através da mesma conta de

acesso ao catálogo bibliográfico, e a instalação dos servidores dos SDUM na nova infraestrutura concebida para

o efeito.

3.5.4.1. Manutenção e Operação

Em 31 de Dezembro de 2011, o parque informático dos SDUM era constituído por:

Designação Δ 2010

71 Postos (computador, ecrã, teclado e rato) de trabalho e pesquisa 14

50

9 Servidores (5 Windows 2003, 2 Windows 2008 e 2 Linux) 0

1 Armário de Discos 0

1 Servidor Gestão de Impressões (GESPAGE) 0

19 Impressoras 0

2 Multifunções (Impressora, Scanner, Fax) 0

3 UPS’s 0

3 HUB’s + 1 SWITCH 0

5 Scanners 0

Algumas dezenas de outros equipamentos, periféricos e acessórios (pistolas de leitura de

códigos de barras, placas de som, headsets, etc.).

Figura 54 : Constituição do parque informático dos SDUM

Relativamente à infra-estrutura de base, além da manutenção e operação normal em 2011, destacam-se as seguintes atividades:

▪ Implementação novo regulamento das Bibliotecas UM

▪ Desenvolvimento do website mobile (http://m.sdum.uminho.pt)

▪ Desenvolvimento de uma interface mobile do catálogo (http://aleph.sdum.uminho.pt/mobile)

▪ Implementação de novas funcionalidades no catálogo das quais se destacam as novidades bibliográficas via

RSS feeds e o sistema de localização de obras nas salas de leitura

3.5.4.2. Suporte

A tarefa de suporte, resolução de problemas e helpdesk continuou a absorver o essencial da atividade do sector de informática em 2011.A partir das intervenções registadas, apresentam-se de seguida alguns dados que caracterizam o tipo de intervenção e a origem das solicitações (ver Figura 55 a Figura 57).

http://m.sdum.uminho.pt/

http://aleph.sdum.uminho.pt/mobile

51

Figura 55: Percentagem do número de solicitações por tipo de intervenção.

Figura 56: Percentagem de tempo despendido por tipo de intervenção.

39%

26%

20%

3%

12%

Aleph

Avarias

Desenvolvimentos e Melhorias

Formação

Outros

19%

42%

22%

2%

15%

Aleph

Avarias

Desenvolvimentos e Melhorias

Formação

Outros

52

Figura 57: Percentagem de tempo despendido por sector.

3.5.5. Sector de Formação de Utilizadores

Relativamente à formação de utilizadores, durante o ano de 2011 foram realizadas 64 ações de

formação/visitas, abrangendo um número total de 1.662 participantes.

Na Biblioteca Geral em Braga decorreram 21 ações de apresentação das bibliotecas UM, com um número total

de 352 participantes, dirigidas a grupos dos cursos de 1º ciclo em Biologia Aplicada, Bioquímica, Ciência

Politica, Ciências do Ambiente, Contabilidade, Enfermagem, Engenharia Biológica, Estudos Portugueses e

Lusófonos, Filosofia, Línguas e culturas orientais, Medicina, Música, Química e Relações Internacionais. Foram

realizadas 10 ações de formação, com um número total de 126 participantes, dirigidas a grupos dos cursos de

2º e 3º ciclos dos mestrados em Ciências da Educação, Comunicação, Cidadania e Educação, Economia Social,

Estudos da Criança, Língua e literaturas inglesas, e dos doutoramentos em Ciências da Comunicação, Estudos

Culturais, Marketing e Estratégia, Psicologia Aplicada. Foram ainda realizadas 4 visitas guiadas, com 158

participantes, dirigidas a grupos da Escola Profissional do Alto Lima, Escola Secundária da Lixa, Escola

Secundária de Marco de Canavezes e Licenciatura em Ciências da Informação da Faculdade de Letras de

Coimbra.

Na Biblioteca do Pólo de Guimarães decorreram 12 ações de apresentação das bibliotecas UM, com um número

total de 249 participantes, dirigidas a grupos dos cursos de 1º ciclo de Arquitetura, Engenharia de

423

241

765 247

276

150

17

378

9

5 6

755

18

10

ANALISE DOCUMENTAL

AQUISIÇÕES

ATENDIMENTO

BIBLIOTECA DIGITAL

CATALOGAÇÃO

DIFUSÃO DE INFORMAÇÃO

DIRECÇÃO

DIVISÃO BIBLIOTECONOMIA

INFORMATICA

MANUTENÇÃO

PROJECTOS OPEN ACCESS

QUALIDADE

REPOSITORIUM

SECRETARIA

53

Comunicações, Engenharia de Materiais, Engenharia e Gestão Industrial. Foram realizadas 2 ações de formação,

com um número total de 47 participantes, dirigidas a alunos de 2º e 3º ciclos dos mestrados em Engenharia

Eletrónica Industrial e Computadores, em Sistemas de Informação e do doutoramento em Tecnologias e

Sistemas de Informação.

Foram ainda organizadas 11 ações de formação dirigidas à comunidade U.M., correspondendo a um total de 34

horas e 180 participantes, sobre os seguintes recursos/temas: Fontes de Informação da Rede da UM e em

Acesso livre (Educação), Pesquisa de Informação Estatística no Portal de Estatísticas Oficiais INE (4 sessões),

PORDATA - Base de Dados de Portugal Contemporâneo (2 sessões), Portal do Eurostat - Estatísticas da União

Europeia (2 sessões) e Web of Knowledge - Web of Science, Endnote Web, Journal Citations Reports (2 sessões).

Os SDUM participaram ainda em 4 sessões de acolhimento, integradas no Programa de Orientação ERASMUS

2010/2011 (2º semestre) e 2011/2012 (1º semestre), que contou com a presença de cerca de 550 alunos.

54

4. ANÁLISE DO DESEMPENHO ORGANIZACIONAL

4.1. Análise global: objetivos e programa de gestão

No início do ano, tendo em conta os objetivos definidos no Quadro de Avaliação e Responsabilização da

Universidade do Minho, os SDUM definiram os seus objetivos para 2011. Para os diferentes objetivos foram

definidos indicadores e metas (ver Figura 58).

Indicadores Resultado 2010 Meta 2011 Resultado

Ind. 1.1 - Visitas per capita 28,1 30 28,7

Ind. 1.2 - Utilização da biblioteca digital (indicador composto e ponderado) 228.605 235.463 249.607

Ind. 2.1 - Número de novos serviços/produtos 2 4 6

Ind. 2.2 Número de serviços/produtos reformulados 2 2 2

Ind. 3.1 Número de unidades orgânicas no repositório de dados 1 3 1

Ind 4.1 Número de documentos no RepositóriUM 10.255 12.500 14.678

Ind. 4.2 Percentagem da produção científica da U.M. do ano anterior

depositada 35% 60% 62%

Ind. 4.3 Número de downloads 1.285.977 1.350.000 1.457.051

Ind. 5.1 Número de projetos participados 3 4 5

Ind. 5.2 Número de serviços desenvolvidos e de iniciativas participadas N.A. 8 8

Ind. 6.1 Número de trâmites desmaterializados (exclusivamente digitais) 1 3 3

Ind. 6.2 Tempo médio do circuito documental 4,7 4 8,9

Ind. 6.3 Tempo médio de validação de metadados no RepositóriUM 2,2 1,8 >5

Ind. 7.1 Taxa de crescimento das receitas próprias (incluindo projetos) 46,48% 5,00% -41,92%

Ind. 8.1 Custo por utente 53,40 € 52,00 € 59,74 €

Ind. 9.1 Satisfação global revelada através de inquérito (LibQual) 6,7 6,8 6,8

Ind. 9.2 Satisfação com atendimento (inquérito) 8,64 8,7 8,84

Ind 10. 1 Renovação da certificação ISO 9001 N.A. Renovação Renovação

Ind. 10.2 Extensão do âmbito de certificação à gestão de projetos (Open

Access) N.A. Extensão Extensão

Ind 11.1 Número de ações de formação realizadas 28 20 22

Ind.10.2 Eficácia das ações de formação (Média das avaliações do sistema de

avaliação interno - 1 a 15) 13,5 13 12

Figura 58: Indicadores e resultados em 2011

Como se pode concluir da análise do quadro anterior, foram atingidos, e em alguns casos superadas, a maioria

das metas definidas. No entanto, em vários indicadores, alguns de grande relevância para os SDUM, o

desempenho ficou aquém do esperado, não permitindo atingir alguns dos objetivos.

Analisando os principais processos da cadeia de valor, encontram-se sinais contraditórios relativamente ao

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desempenho comparativamente com o ano anterior.

O sinal mais negativo registou-se na evolução do tempo médio de tratamento dos documentos, desde a sua

entrada no circuito documental até ao seu envio para as bibliotecas destinatárias que subiu de 4, 7 para 8,9 no

conjunto do ano de 2011, o pior valor dos últimos cinco anos. Esta evolução negativa pode ser parcialmente

explicada pela ausência de uma das colaboradoras do setor de catalogação durante uma parte do ano, por

alguma concentração das aquisições bibliográficas no último trimestre do ano e pela necessidade de um maior

envolvimento da equipa da catalogação na validação de metadados do RepositóriUM. Mas é forçoso reconhecer

que existiu uma insuficiência de monitorização e acompanhamento, e sobretudo um défice de medidas que

minorassem e corrigissem o desvio que já tinha sido registado no Relatório de Gestão do 1º Semestre de 2011.

Também no que diz respeito ao RepositóriUM não foi possível atingir o objetivo relativo ao tempo médio de

validação, facto que pode ser integralmente explicado pelo crescimento acentuado (muito acima do previsto) do

número de documentos depositados, especialmente no segundo semestre (e em particular no último trimestre

do ano) em que foram depositados 4759 documentos, ou seja cerca do tripo dos documentos depositados no

conjunto do ano de 2010. Assim, o tempo médio que foi de 1,9 dias no primeiro semestre de 2011, aumentou

consideravelmente no segundo semestre, tendo sido decidido em Setembro deixar de o monitorizar (dado o

trabalho envolvido na tarefa, e a necessidade de dar absoluta prioridade ao trabalho de validação e helpdesk),

pelo que se apresenta apenas uma estimativa grosseira, de que ele se situou acima dos 5 dias.

Ao contrário, os restantes objetivos relacionados com o RepositóriUM, foram atingidos (percentagem da

produção científica) ou largamente ultrapassados (número de documentos e número de downloads).

No que se refere aos serviços de empréstimo, contrariamente ao que se vinha registando nos últimos anos,

registaram-se níveis de utilização superiores aos verificados em 2010 quanto ao número de utentes ativos e ao

número de transações (empréstimos, devoluções, renovações e reservas) efetuados nos balcões de

atendimento. Apesar de se ter registado um ligeiro aumento do número de visitas global às bibliotecas da U.M, o

número de visitas per capita aumentou menos do que o desejado, dado o aumento do número global de

potenciais utilizadores.

Estes factos, bem como um significativo aumento dos custos de pessoal (que é explicado por diversas razões,

desde a transferência de dois técnicos superiores para os SDUM, até à necessidade de recrutar mais

colaboradores para assegurar o alargamento do horário na BGUM, sem esquecer o fim dos contratos de 7

colaboradores, que obrigou a soluções alternativas), explicam ainda o aumento do custo por utente, ao contrário

do objetivo definido.

No que concerne aos Serviços de Documentação Digital, registou-se um aumento global da utilização dos

recursos e serviços digitais geridos pelos Serviços de Documentação, o que se traduziu na clara superação do

objetivo definido no indicador associado a este processo.

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5. CONCLUSÕES

Do conjunto da informação constante deste relatório, e para além da operação regular das bibliotecas de U.M. e

dos serviços que estas oferecem, destacaremos aqui alguns dos aspetos mais significativos que marcaram a

atividade dos Serviços em 2011.

Em primeiro lugar deve ser referida a aparente inversão da tendência para a diminuição da procura da

generalidade dos serviços oferecidos pelas bibliotecas. De facto, contrariamente ao que se tem passado na

última década, verificou-se um ligeiro aumento da procura dos serviços de empréstimo, enquanto a utilização

dos espaços das bibliotecas registou um pequeno aumento relativamente ao ano anterior. Finalmente, também

na componente de biblioteca digital, verificou-se um aumento global da utilização.

Esta inversão de tendência, que terá de ser confirmada nos próximos anos, poderá estar relacionada com

diversos fatores, como o aumento do número global de estudantes da U.M., o alargamento dos horários, a

alteração do Regulamento das Bibliotecas e a disponibilização de novos produtos e serviços. Mas não pode

deixar de ser assinalado também que este aumento da procura ocorre no ano em que se verificaram melhorias

nos dois pontos que nos últimos anos têm sido identificados como potenciadores da diminuição da procura: as

instalações (com a conclusão das intervenções na sala de leitura da Biblioteca de Guimarães e o início das obras

na Biblioteca Geral) e o investimento em recursos bibliográficos (que aumentou em 2011).

Em segundo lugar, merece especial destaque a alteração do Regulamento das Bibliotecas da Universidade do

Minho, que entrou em vigor em Setembro de 2011, que introduziu algumas mudanças significativas

relativamente às regras anteriormente em vigor. A elaboração de um novo Regulamento visou modernizá-lo e

adequá-lo a novas realidades e práticas, e aproximar as regras em vigor na U.M. daquelas que são as práticas

habituais nas bibliotecas universitárias portuguesas e europeias. Apesar de inúmeras manifestações de

insatisfação (sobretudo por parte de docentes) relativamente ao novo Regulamento (que recebeu também vários

comentários positivos), o balanço da sua aplicação até ao final do ano permitiu concluir que sua aplicação

decorria globalmente com normalidade, e que a sua entrada em vigor parecia estar a contribuir para a

identificação e resolução de diversos problemas relativos ao extravio de publicações, para a racionalização da

utilização da bibliografia e para a efetiva disponibilidade das publicações da Universidade do Minho para todos

os utilizadores que delas necessitem

Em terceiro lugar, deve ser sublinhada a realização de obras nas duas principais bibliotecas da Universidade,

que puderam ser concluídas no caso da Biblioteca da UM em Guimarães, criando melhores condições para os

seus utentes, e que ainda decorriam no final do ano no caso da Biblioteca Geral em Gualtar. Espera-se que as

obras da BGUM possa ser concluídas até ao final do ano letivo de 2011-2012, oferecendo novos espaços e

funcionalidades, alguns dos quais com a possibilidade de funcionamento 24 horas por dia, ao longo de todo o

ano letivo seguinte.

Em quarto lugar, confirmou-se o crescimento da atividade dos Serviços de Documentação em projetos nacionais

e europeus, relacionados com os repositórios e o Acesso Livre, e reforçou-se, no final do ano, a equipa dedicada

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a esta tarefa, que em 31 de Dezembro de 2011 era constituída por três colaboradores a tempo inteiro (para

além de outros funcionários dos SDUM que colaboram nos projetos a tempo parcial).

Finalmente, deve ser registada com grande preocupação a evolução muito negativa da situação da equipa de

trabalho dos SDUM. Infelizmente, tal como tínhamos alertado no relatório de 2010, ao longo do ano de 2011

terminaram os contratos de sete colaboradores do sector de leitura e empréstimo (cerca de 1/3 dos

colaboradores desse sector) e foi necessário recorrer a soluções temporárias e mais precárias, para assegurar o

número mínimo indispensável para garantir a abertura e normal funcionamento das bibliotecas da Universidade.

Garantir a existência dos recursos humanos necessários ao funcionamento das bibliotecas, e dos Serviços de

Documentação no seu conjunto, e conseguir motivar a equipa de trabalho apesar das condições adversas,

continuará a ser certamente uma das preocupações centrais nos SDUM em 2012.

Braga/Guimarães, fevereiro de 2012

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