RELATÓRIO DE AUDITORIA INTERNA Nº 2018RA158099.01.001, …

MINISTÉRIO DA EDUCAÇÃO

INSTITUTO FEDERAL DE EDUCAÇÃO, CIÊNCIA E TECNOLOGIA DO TRIÂNGULO MINEIRO

RELATÓRIO DE AUDITORIA INTERNA Nº

2018RA158099.01.001, DE 17/08/2018

AÇÃO 01 DO PAINT/2018

AVALIAÇÃO DA GESTÃO DE PATRIMÔNIO:

BENS MÓVEIS E IMÓVEIS

INSTITUTO FEDERAL DE EDUCAÇÃO, CIÊNCIA E TECNOLOGIA

DO TRIÂNGULO MINEIRO - IFTM

Uberaba/AGOSTO/2018



DESTINATÁRIOS DO TRABALHO:

REITOR DO IFTM

Roberto Gil Rodrigues Almeida

ÓRGÃO COLEGIADO DO IFTM

COLÉGIO DE DIRIGENTES

ÓRGÃO COLEGIADO DO IFTM

CONSELHO SUPERIOR

EQUIPE DE AUDITORIA QUE REALIZOU OU APOIOU OS EXAMES:

COORDENADOR GERAL DE AUDITORIA INTERNA - REITORIA

Túlio Matos de Paula Oliveira

COORDENADOR GERAL DE AUDITORIA INTERNA SUBSTITUTO - REITORIA

Edmundo Zanolini Nazareth da Silva

ASSISTENTE EM ADMINISTRAÇÃO - REITORIA

Bruna Arduini Mendonça

COORDENADOR DE AUDITORIA INTERNA - CAMPUS UBERABA

Diego Bernardes da Silva

COORDENADOR DE AUDITORIA INTERNA - CAMPUS UBERLÂNDIA

José Carlos Pereira da Costa Júnior

COORDENADOR DE AUDITORIA INTERNA - CAMPUS ITUIUTABA

Abeilard Bello Pereira Neto

COORDENADOR DE AUDITORIA INTERNA SUBSTITUTO - CAMPUS ITUIUTABA

Cristiano Pereira Paglia

COORDENADORA DE AUDITORIA INTERNA - CAMPUS PARACATU

Taíla Roquete Leal

RESPONSÁVEL PELA CONSOLIDAÇÃO DOS TRABALHOS:

COORDENADOR GERAL DE AUDITORIA INTERNA - REITORIA




ÍNDICE:

RESUMO DOS TRABALHOS ...................................................................................................................... 4

RELATÓRIO DA AÇÃO .............................................................................................................................. 5

I. INTRODUÇÃO ................................................................................................................................... 6

II. OBJETIVOS DOS EXAMES ................................................................................................................. 7

III. PROCEDIMENTO INICIAL DE AUDITORIA ........................................................................................ 8

IV. ALOCAÇÃO DE RECURSOS HUMANOS ........................................................................................... 8

V. PLANO AMOSTRAL E SELEÇÃO DA AMOSTRA ................................................................................. 8

VI. AS PRINCIPAIS TÉCNICAS EMPREGADAS NA AUDITORIA ............................................................. 10

VII - ESCOPO DO TRABALHO .............................................................................................................. 10

VIII- RESULTADOS DOS EXAMES ........................................................................................................ 11

8.1. PROCEDIMENTO 1.1 - Verificar procedimentos de tombamento dos bens patrimoniais móveis em conformidade com os preceitos legais. ...................................................................... 11

8.2. PROCEDIMENTO 1.2 - Verificar a segregação de funções. ..................................................... 23

8.3. PROCEDIMENTO 1.3 - Verificar as condições de conservação (estado de conservação) e correta destinação dos bens patrimoniais móveis........................................................................ 34

8.4. PROCEDIMENTO 1.4 - Verificar os procedimentos de recuperação/manutenção (preventiva e corretiva) dos bens patrimoniais. ............................................................................................... 45

8.5. PROCEDIMENTO 1.5 – Verificar se está sendo dada a correta destinação, e as condições de guarda dos bens patrimoniais. ...................................................................................................... 50

8.6. PROCEDIMENTO 1.6 – Verificar o Processo de Inventário do exercício anterior .................. 58

8.7. PROCEDIMENTO 2.1 – Verificar procedimentos de averbação dos bens patrimoniais imóveis em conformidade com os preceitos legais. .................................................................................. 64

8.8. PROCEDIMENTO 2.2 – Verificar as condições e procedimentos de conservação e manutenção dos bens patrimoniais imóveis. ............................................................................... 68

8.9. PROCEDIMENTO 2.3 – Verificar a correção e completude dos registros dos imóveis no Sistema de Gerenciamento dos Imóveis de Uso Especial da União - SPIUnet; ............................ 74

8.10. DA IMPOSIÇÃO DE RESTRIÇÃO AOS TRABALHOS DA COORDENAÇÃO DE AUDITORIA INTERNA DO CAMPUS PARACATU ................................................................................................ 77

IX. RECURSOS AUDITADOS ................................................................................................................ 80

X. CONCLUSÃO DA COORDENAÇÃO GERAL DE AUDITORIA INTERNA - CGAI ................................... 81

.



4

RESUMO DOS TRABALHOS

O controle sobre o patrimônio da Administração Pública é obrigação inerente aos gestores e

servidores que atuam nessas instituições, sendo atribuição desses zelar pela conservação, manutenção

e bom funcionamento dos bens móveis e imóveis.

A auditoria foi realizada mediante exames por amostragem, devidamente selecionada com

base no critério de materialidade e sorteio, nos moldes do explicitado no item 3 do relatório em apreço

(Universo e Amostra Selecionada para Exame).

Da realização dos trabalhos da equipe de auditoria interna, destaca-se os seguintes achados

relativamente aos bens patrimoniais móveis: a) verificação de inconsistências no Sistema de

Patrimônio – SPA-); b) necessidade de necessidade de normatização é possível registrar; c) falhas nos

controles internos quanto aos semoventes (item 8.1.5.2); d) Situações indesejadas do ponto de vista

normativo, no que se refere à segregação de funções no recebimento de materiais (itens 8.2.3.2 e

8.2.5.2); e) Necessidade de criação de norma interna própria para administração de materiais (item

8.2.2.5 e 8.5.2.2); f) Divergência entre o estado de conservação registrado nos termos de

responsabilidade quanto ao estado real (itens 8.3.1.2 e 8.3.2.2); g) necessidade aprimoramento quanto

aos mecanismos de comunicação sobre irregularidade com o bem (item 8.4.3.2); h) indícios de bens

adquiridos e nunca utilizados e/ou armazenados de forma inadequada (item 8.5.5.2); i) indícios de

falhas nos trabalhos da comissão de inventário (itens 8.6.1.2 e 8.6.2.2); j) registro no cartório e

SPIUNet desatualizados (itens 8.7.4.1 e 8.7.5.2); k) bens imóveis carecendo de reformas/manutenções

(itens 8.8.3.1 e 8.8.5.2).

Ainda no decorrer da ação, em suas manifestações a unidade auditada já efetuou a indicação

de medidas visando mitigar os achados, a se destacar: novo sistema de patrimônio em fase de

finalização e confecção de norma interna sobre o trato com bens móveis e materiais.

Registra-se, por fim, duas limitações aos resultados do trabalho: a) a primeira quanto à

abrangência, visto que somente foi possível realizar a ação nas unidades que têm unidade de auditoria

interna; b) e a segunda quanto a limitações impostas pela unidade auditada do campus Paracatu,

quanto aos trabalhos da Coordenação de Auditoria Interna daquele campus (conforme item 8.10).

SERVIÇO PÚBLICO FEDERAL


COORDENAÇÃO GERAL DE AUDITORIA INTERNA

Avenida Doutor Randolfo Borges Júnior, n° 2900 - UNIVERDECIDADE

CEP: 38.064-300 - UBERABA - MG TELEFONE: (34) 3326-1157 - (34) 3326-1100

E-mail: [email protected]

Relatório de Auditoria Interna 2018RA158099.01.001, de 17/08/2018.

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NÚMERO DO RELATÓRIO

2018RA158099.01.001

RELATÓRIO DE AUDITORIA

INTERNA

Uberaba-MG

17/08/2018

TIPO DE AUDITORIA: Avaliação da Gestão

UNIDADE AUDITADA: Instituto Federal de Educação, Ciência e Tecnologia do Triângulo Mineiro

CÓDIGO SIAFI/GESTÃO: 26413

ÁREA/PAINT: Gestão de Patrimônio: bens móveis e imóveis

CÓDIGO SIAFI DA UNIDADE EXECUTORA: 158099 - REITORIA

MUNICÍPIO: Uberaba (MG)

EXERCÍCIO: 2018

Nº PROCESSO: 23199.003762/2018-21

DESTINATÁRIO: Roberto Gil Rodrigues Almeida

Reitor/IFTM

RELATÓRIO DA AÇÃO

Em atendimento ao planejamento da Unidade de Auditoria Interna do Instituto Federal de

Educação, Ciência e Tecnologia do Triângulo Mineiro - IFTM consignado no Plano Anual de

Auditoria Interna - PAINT, exercício 2018; em consonância com a Ordem de Serviço

2018OS158099.001, de 16/02/2018; com respaldo no estabelecido no Referencial Técnico da

Atividade de Auditoria Interna Governamental do Poder Executivo Federal, aprovado pela

Instrução Normativa/SFC nº 03, de 09/06/2017 e no Manual de Orientações Técnicas da Atividade

de Auditoria Interna Governamental do Poder Executivo Federal, aprovado pela Instrução

Normativa/SFC nº 08, de 06/12/2017, apresenta-se os resultados dos exames realizados sobre atos

relativos à Gestão de Patrimônio: bens móveis e imóveis, no âmbito do IFTM, unidades da

Reitoria e campi Uberaba, Uberlândia, Ituiutaba e Paracatu.

mailto:[email protected]








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I. INTRODUÇÃO

Em primeiro lugar, é importante ressaltar que a Coordenação Geral de Auditoria Interna –

CGAI, apenas emite a ordem de serviço, sendo responsável, ulteriormente, pela consolidação dos

relatórios de auditoria de cada unidade em um só documento visando mostrar os resultados a nível

institucional. Ou seja, os exames de auditoria interna são realizados pelos auditores de cada

unidade de auditoria interna, motivo pelo qual a eles devem ser conferidos os créditos pelo

trabalho.

A partir da Ordem de Serviço/CGAI/Nº 2018.158099.001, de 16/02/2018 desta CGAI,

foram apresentados os resultados dos exames realizados pelas auditorias da Reitoria e Campi

Uberaba, Uberlândia, Ituiutaba e Paracatu.

Abaixo, apresentam-se os números dos relatórios preliminares de auditorias com datas de

emissão e entrega à CGAI:

Quadro I- Recebimento dos Relatórios Preliminares de Auditoria Interna

Nome da Unidade/Código

Número do Processo

Nº Relatório Preliminar/

Data de emissão

Auditor Responsável Data de entrega do

relatório preliminar

para a CGAI

Reitoria – 158099

Proc. nº 23199.000389/2018-56

2018RA158099.01.001, de

14/05/2018

Edmundo Zanolini Nazareth

da Silva e Túlio Matos de

Paula Oliveira

14/05/2018

Campus Uberlândia - 158312

Proc. nº 23201.000624/2018-01

2018RA158312.01.001, de

03/07/2018

José Carlos Pereira Costa

Junior

13/07/2018

Camus Uberaba – 158310

Proc. nº 23200.000270/2018-05

2018RA158310.01.001, de

12/06/2018

Diego Bernardes da Silva 14/06/2018

Campus Ituiutaba - 158311

Proc. nº 23202.000207/2018-41

2018RA158311.01.001, de

15/05/2018

Abeilard Bello Pereira Neto

e Cristiano Pereira Páglia

11/06/2018

Campus Paracatu - 158309

Proc. nº 23203.000120/2018-63

2018RA158309.01.001, de

11/05/2018

Taíla Roquete Leal 25/05/2018

No que se refere à extrapolação e/ou não de prazos para execução dos trabalhos, de

acordo com o Plano Anual de Atividades de Auditoria Interna - PAINT 2018 e consoante com a

citada Ordem de Serviço, o período planejado para execução dessa ação foi de 32 (trinta e dois)

dias úteis, contados a partir do dia 19/02/2018 a 06/04/2018. Todavia, houve necessidade de

extrapolação do prazo de execução dos trabalhos no caso da Reitoria e dos Campi, conforme

justificativas abaixo:

-REITORIA (execução de 19/02/2018 a 07/05/2018): Os fatores que influenciaram na impossibilidade de

cumprimento do prazo inicialmente planejado foram:

A unidade de auditoria da Reitoria do IFTM, concomitantemente com a ação aqui referida, concluía

os exames da ação 05 do PAINT/2017, elaborando o relatório preliminar e o relatório de auditoria

consolidando os exames das demais unidades de auditoria do IFTM referentes àquela ação.









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Além disso, foi necessário elaborar as ordens de serviço referentes às ações 02 e 03 do PAINT/2018.

Cabe ressaltar que também houve alguns pedidos de dilação de prazo para atendimento a

solicitações de auditoria.

-Campus UBERABA (execução de 19/02/2018 a 11/06/2018): devido à grande quantidade de bens móveis

no Campus Uberaba e também ao afastamento para tratamento de saúde do auditor interno no período de

09/04/18 a 08/05/18.

-Campus PARACATU (execução de 05/03/2018 a 20/04/2018): devido ao gozo de férias da auditora interna

no período de 25/01/2018 a 02/03/2018 e ao afastamento para acompanhar pessoa da família que se

encontrava hospitalizada no período de 23/04/18 a 27/04/2018.

-Campus ITUIUTABA (execução de 19/02/2018 a 10/05/2018): devido ao gozo de férias do coordenador da

unidade de auditoria interna e de licença saúde do coordenador substituto.

-Campus UBERLÂNDIA (execução de 14/03/2018 a 03/07/2018): devido a atendimento ao Gabinete da

Direção, orientando-o e assistindo-o em várias demandas que recaíram sobre a Administração recentemente.

Esta atuação está prevista no PAINT-2018 no quadro das atividades (Tabela 2) – mas tem se concentrado nos

últimos tempos devido aos processos que a gestão vem respondendo e que por conta disso tem solicitado

auxílio e orientação desta Coordenação.

Deu-se prioridade a estes atendimentos em função da necessidade de cumprimento de prazo e urgência

daqueles processos. Isso considerando que esta ação de auditoria, apesar de também ter prazo a ser cumprido,

requereu um trabalho mais aprofundado e criterioso – por tratar-se de trabalho complexo que envolveu

atuações sobre bens móveis e bens imóveis que possuem características distintas.

Acredita-se também que o trabalho foi mal dimensionado. Há um intervalo de tempo muito longo entre esta e

a última ação de auditoria realizada nesta área. Acredita-se também que por este motivo tenha se acumulado

muitos vícios nos processos e procedimentos na gestão do patrimônio. Isso levou a análises mais

aprofundadas e criteriosas por parte desta Coordenação de Auditoria provocando um prolongamento da

Ação.

-Contra-argumento (Advertência) da CGAI: Entende-se que os argumentos de assessoramento à gestão

não podem ser lançados pela auditoria de forma inadvertida. O assessoramento à gestão é atividade possível à

auditoria1, mas se deve tomar cuidado para não se configurar atividade de cogestão, prejudicando a

objetividade e independência do auditor, podendo inclusive deixá-lo inapto/impedido para realizar auditoria

sobre determinada matéria ou área da Administração. Além disso, deve-se tomar cuidado para não se usurpar

a atividade da Procuradoria Federal, que detém a competência para assessorar a gestão no que se refere a

questões jurídicas de seus processos.

O dimensionamento da ação foi realizado em conjunto pela equipe de auditoria do IFTM aquando da reunião

da auditoria interna realizada em Setembro/2017.

Este documento tem o condão de unificar as essenciais informações, como também os

resultados dos exames realizados, destacando-se os pontos mais valorosos que deram suporte à

elaboração do presente relatório consolidado de auditoria interna.

II. OBJETIVOS DOS EXAMES

O objetivo principal da ação foi identificar e examinar os procedimentos que norteiam a

gestão patrimonial do IFTM, bem como verificar o cumprimento das legislações e normas

1 Desde que realizado nos moldes previstos no Manual de Orientações Técnicas aprovado pela IN/SFCI nº 08/2018.









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correlatas na aplicação desses procedimentos de forma que atendam aos princípios da legalidade,

impessoalidade, moralidade, publicidade, eficiência e transparência dos atos de gestão.

III. PROCEDIMENTO INICIAL DE AUDITORIA

Inicialmente, cada auditoria interna formaliza processo administrativo com a finalidade de

agregar em único documento os papéis de trabalho emitidos com as respectivas respostas dos

gestores responsáveis pelas unidades auditadas. Também, nos processos são anexados documentos

selecionados e extraídos a fim de subsidiar os trabalhos.

A organização dos papéis de trabalho é de total autonomia do auditor responsável pelos

exames, assim sendo, cada unidade de auditoria tem a liberdade de registrar seu trabalho da forma

que melhor lhe parecer.

Posteriormente, após o recebimento de todos os relatórios preliminares das unidades de

auditoria (Reitoria e Campi) a CGAI agregou os mesmos junto ao processo formado no âmbito da

Reitoria: Processo Consolidado nº 23199.003762/2018-21.

IV. ALOCAÇÃO DE RECURSOS HUMANOS

Para a ação em apreço o PAINT/2018 previu a alocação de 07 (sete) servidores para a

execução, sendo 02 (dois) servidores da Reitoria, 01 (um) dos Campi Uberaba, Uberlândia e

Paracatu e 02 (dois) do Campus Ituiutaba, considerando a carga horária de 8 (oito) horas/dia,

perfazendo a relação Homem/Hora de 7/1792.

V. PLANO AMOSTRAL E SELEÇÃO DA AMOSTRA

Para definição do que seria selecionado para a realização dos exames, segundo a Ordem de

Serviço nº 2018.158099.001, foi indicado que se adotasse uma amostra de no mínimo 10% (dez por

cento) de cada procedimento (salvo aqueles procedimentos que não comportam a adoção da

metodologia da amostragem). Ressalvou-se que as realidades entre uma unidade e outra do IFTM

podem variar, assim sendo, contou-se com a perspicácia e o bom senso de cada auditor, para,

dependendo da população que perfizesse sua unidade, selecionasse uma amostra mais abrangente,

sempre se pautando na razoabilidade.









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Para a seleção da amostra do procedimento 1.1 deveria ser solicitada à unidade auditada

informação sobre a relação de materiais permanentes tombados

(recebidos/adquiridos/incorporados) no exercício de 2017, podendo dessa relação ser extraída a

amostra.

Para a seleção da amostra dos procedimentos 1.3 e 1.5 sugeriu-se que o auditor analisasse

um mínimo de 10% (dez por cento) dos termos de responsabilidade existentes na sua unidade (o

que deveria englobar todos os termos de responsabilidade existentes).

Ademais, é importante registrar que os critérios de seleção da amostra basearam-se

majoritariamente na materialidade e sorteio, ficando sob duas frentes: (a) relação de itens

recebidos em 2017; e (b) relação de termos de responsabilidade de cada unidade auditada do IFTM,

conforme Quadro II:

Quadro II – Comparação de quantidade de itens recebidos e de termos de responsabilidade de cada unidade

de auditoria versus quantidade de itens selecionados para a amostra.

Unidade de

auditoria

Frente auditada Universo

Amostra

selecionada

Percentual

Examinado

Reitoria

Itens recebidos em 2017 106 21 19,81%

Termos de Responsabilidade 136 14 10,29%

Campus

Ituiutaba

Itens recebidos em 2017 208 21 10,09%¹

Termos de Responsabilidade - - -

Campus

Paracatu

Itens recebidos em 2017 - - 23,47%²

Termos de Responsabilidade - - -³

Campus

Uberaba

Itens recebidos em 2017 1194 119 9,97%

Termos de Responsabilidade 263 26 9,88%

Campus

Uberlândia

Itens recebidos em 2017 - - 100%4

Termos de Responsabilidade - - -

¹-A CAI-Itb declarou ter efetuado seus exames no que tange a bens móveis exclusivamente sobre bens tombados em 2017

para os procedimentos de 1.1 a 1.5.

²-A CAI-Ptu declarou ter selecionado sua amostra para os procedimentos 1.1 e 1.2 sobre os bens tombados no exercício

de 2016 e 2017, e como sua representação numérica se deu pelos valores dos bens examinados, no quadro acima registra-

se apenas o percentual de representação desses valores: População de R$ 338.704,50 e Amostra de R$ 79.489,04.

³-Devido à restrição imposta aos trabalhos da CAI-Ptu (conforme item 8.10), não foi possível o exame sobre os termos de

responsabilidades. 4-A CAI-Udi declarou ter efetuado seus exames sobre a totalidade de bens tombados em 2017 para os procedimentos de

1.1 a 1.5, contudo não indicou em seu relatório o quantitativo da população existente.

Destaca-se ainda que somente a CAI-Ptu registrou necessidade de extrapolação da amostra

inicialmente selecionada para exames. Foi selecionada inicialmente uma amostra baseada

exclusivamente em bens adquiridos por meio de transferências/doações e depois expandiu-se a

mesma para englobar itens adquiridos por meio de licitações.









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VI. AS PRINCIPAIS TÉCNICAS EMPREGADAS NA AUDITORIA

É possível destacar que, para a ação de Gestão de Patrimônio: bens móveis e imóveis as

auditorias utilizaram das técnicas de indagação por escrito (solicitando as informações, processos

e documentos necessários à execução dos exames), análise de registros e documentos (por meio

da análise de registros, documentos e processos), indagação oral (por intermédio de entrevistas

com os responsáveis pela unidade auditada) e conferência de cálculos, sempre amparados pela

utilização de ferramentas computacionais. Nesta ação ainda foram utilizadas as técnicas de

inspeção física (visitas in loco para confirmar a existência dos patrimônios, localização e placas),

conformação externa (circularização) e observação.

VII - ESCOPO DO TRABALHO

Destaca-se logo a seguir, para imediata identificação, os 9 (nove) procedimentos (escopos

de trabalho) que foram objeto de exames por parte das auditorias do IFTM, estipulados pela Ordem

de Serviço nº 2018OS158099.001, tendo os mesmos sido divididos em duas frentes de atuação, de

bens móveis (seis primeiros procedimentos) e de bens imóveis (três últimos), os quais são

abordados no presente relato:

PROCEDIMENTO 1.1 - Verificar procedimentos de tombamento dos bens patrimoniais móveis em

conformidade com os preceitos legais.

PROCEDIMENTO 1.2 - Verificar a segregação de funções.

PROCEDIMENTO 1.3 - Verificar as condições de conservação (estado de conservação) e correta

destinação dos bens patrimoniais móveis.

PROCEDIMENTO 1.4 - Verificar os procedimentos de recuperação / manutenção (preventiva e

corretiva) dos bens patrimoniais.

PROCEDIMENTO 1.5 - Verificar se está sendo dada a correta destinação, e as condições de

guarda dos bens patrimoniais.

PROCEDIMENTO 1.6 - Verificar o processo de inventário do exercício anterior.

PROCEDIMENTO 2.1 – Verificar procedimentos de averbação dos bens patrimoniais imóveis em

conformidade com os preceitos legais.

PROCEDIMENTO 2.2 – Verificar as condições e procedimentos de conservação e manutenção dos

bens patrimoniais imóveis.

PROCEDIMENTO 2.3 – Verificar a correção e completude dos registros dos imóveis no Sistema de

Gerenciamento dos Imóveis de Uso Especial da União - SPIUnet;

Os trabalhos foram realizados pelas auditorias internas do IFTM, nas sedes da Reitoria e

dos Campi Uberaba, Uberlândia, Ituiutaba e Paracatu e, ao final, por consolidação de informações

coletadas ao longo do período sob exame, em estrita observância às normas e procedimentos de

auditoria aplicáveis ao Serviço Público Federal.









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Destaca-se que houve a imposição de restrição aos trabalhos de auditoria no Campus

Paracatu (conforme será detalhado no item 8.10).

VIII- RESULTADOS DOS EXAMES

8.1. PROCEDIMENTO 1.1 - Verificar procedimentos de tombamento dos bens patrimoniais

móveis em conformidade com os preceitos legais.

8.1.1. REITORIA

8.1.1.1. Fato

Primeiramente, questionada a Coordenação de Almoxarifado e Patrimônio da Reitoria via

2018SA158099.01.001 quanto à confiabilidade e segurança das informações do sistema

informatizado (Sistema de Patrimônio e Almoxarifado – SPA), esta respondeu da seguinte forma:

Atualmente a Coordenação de Patrimônio faz o registro e o controle dos

patrimônios da instituição no SPA - Sistema de Patrimônio e Almoxarifado, o

qual se mostra confiável, não tendo apresentado nenhum problema até o

momento quanto ao registro dos bens. Conforme informações da Diretoria de

Tecnologia da Informação e Comunicação, o backup das informações é realizado

diariamente às 19h por esta.

Outro aspecto aferido do ponto de vista do contexto de tombamento foi quanto à presença e

conservação das plaquetas de patrimônio dos bens móveis, que é, por sua vez, a materialização da

patrimonialidade pública afetada de uso restrito.

Justificado seu papel e sua importância foi possível abordar os aspectos práticos,

examinando in loco. Selecionada a amostra, partiu-se para uma série de análises (expostas no

decorrer do relatório), inclusive a presença e conservação da plaqueta de identificação patrimonial.

Concluiu-se que, em regra, as referidas placas estão presentes e visíveis e também têm bom

estado de conservação, com algumas raras exceções, todas dizendo respeito a itens pertencentes a

um só termo, o referente à área externa ao prédio da Reitoria (Termo de Responsabilidade nº 10).

Vejamos:

* Item 2 - Placa de Inauguração - Patr. 104145 - Plaqueta oculta.

* Item 3 - Escada de Fibra extensível - Patr. 104271 - Tinta sobre a placa de patrimônio.

* Item 4 - Caixa Coletora de Lixo - Patr. 105653/105654 - Sem placas de patrimônio.

* Item desconhecido - Bebedouro - Patr. desconhecido - Sem placas de patrimônio.









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Constatou-se que alguns itens de uso externo e coletivo ou não possuem plaquetas de

patrimônio, ou estas estão encobertas dificultando a visualização e, consequentemente, a

identificação.

A unidade auditada foi questionada via 2018SA158099.01.010 sobre as inconsistências

identificadas no tocante às plaquetas de patrimônio. Diante disto manifestou-se, através do

Memorando nº 44/2018/CAP-REI, que “referente às plaquetas da área externa as inconsistências

foram resolvidas e o bebedouro foi transferido para o patrimônio da Reitoria”.

Conferidas in loco as providências informadas, a auditoria entendeu que o item em epígrafe

foi atendido de forma satisfatória.

8.1.2. CAMPUS ITUIUTABA

8.1.2.1. Fato

Por meio da solicitação de auditoria nº 2018SA158311.01.001 requisitou-se a

documentação referente aos itens constantes da amostra. Os empenhos foram comparados, as notas

fiscais e os cadastros no SPA. Em todos os casos, verificou-se que a data de empenho precede a

data de emissão da nota fiscal, que por sua vez é anterior à data do ateste e recebimento da

mercadoria.

No item 407778 - CAPELA EXAUSTÃO DE GASES MODELO: SL-600 MOTOR

HERCULES NRO: 60.5013.113 BIVOLT COR BRANCA - foi constatada a falta da data do

empenho no cadastro do SPA. Questionado, o Coordenador de Almoxarifado e Patrimônio

promoveu o reparo em resposta à solicitação de auditoria nº 2018SA158311.01.006.

No tocante aos registros contábeis, observaram-se divergências entre os lançamentos no

Sistema Integrado de Administração Financeira Integrado do Governo Federal (SIAFI) e os dados

do SPA que acabaram por constituir achado de auditoria evidenciado neste documento.

Registra-se, por oportuno, que a ação revelou a necessidade inequívoca de substituição ou

aprimoramento do sistema de gestão de almoxarifados e bens móveis do IFTM. A unidade

auditada, em mais de um momento, estampou sua percepção sobre a rotina de trabalho daqueles

que lidam diariamente com o SPA. De forma expressa e documental, reiterou nas respostas às

solicitações de auditoria que o sistema apresenta fragilidades no momento do cadastro das notas

fiscais (entradas de mercadorias) e cadastro de bens. Citou também falhas no modulo de baixa de

bens patrimoniais. Informou ainda que, sempre que verificado algum erro do sistema, há

necessidade de se abrir chamados de TI através do Virtual-IF para que possa ocorrer









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ajustes/correções dos dados. Tais ajustes são de competência da Diretoria de Tecnologia da

Informação e da Comunicação da Pró-Reitoria de Desenvolvimento Institucional (PRODIN/DTIC)

o que, segundo o Coordenador de Almoxarifado e Patrimônio do campus, constitui fator de risco

caso, por algum motivo, aquela diretoria não consiga atender em tempo hábil a uma solicitação.

Como exemplo, foi mencionada a execução da depreciação mensal dos bens, rotina que deve ser

realizada necessariamente nos primeiros dias de cada mês e depende da DTIC para tal.

Quanto à inspeção física por amostragem das plaquetas de identificação, verificou-se que a

sua aposição obedece à legislação e os respectivos números patrimoniais estão corretamente

inseridos no SPA. Novamente no item 407778 - CAPELA EXAUSTÃO DE GASES MODELO:

SL-600 MOTOR HERCULES NRO: 60.5013.113 BIVOLT COR BRANCA, a plaqueta estava

ausente. A inconformidade foi saneada, conforme atesta o responsável por meio da solicitação

2018SA158311.01.007. Em nova inspeção, confirmou-se a correção feita.

8.1.2.2. Constatação

8.1.2.2.1. Constatou-se divergência de saldos entre Relatórios Mensais de Bens Móveis (RMBM) e

SIAFI referente à conta MOBILIARIO GERAL.

-Componentes da constatação registrados pela CAI-Itb:

a. Critério: o saldo constante no RMBM deve coincidir com o registro contábil no SIAFI com

vistas ao ateste da conformidade.

b. Condição (situação encontrada): o RMBM traz um valor de R$ 1,52 (um real e cinquenta e dois

centavos) a maior para a conta de mobiliário em geral (conta 14.21.00.42 no RMBM e

1.2.3.1.1.03.03 no SIAFI).

c. Causa: fórmula utilizada pelo SPA promove arredondamentos que levam à discrepância2.

d. Efeito: a divergência, embora se refira a valor irrisório, reflete na qualidade da informação

contábil relativa aos bens móveis deste Campus.

8.1.2.3. Manifestação da Unidade Auditada

A CGAP confirmou o achado e reiterou a resposta dada no curso da ação ocorrida em

2013. Segundo nos informou o setor de Contabilidade do campus, a diferença tem sido constatada e

apontada desde o RMBM referente a agosto/2013. Tal informação é confirmada em despacho da

contadora constante dos processos anuais de inventário dos exercícios 2016 e 2017. De maneira

geral, tratou-se, segundo o gestor, de problema há muito conhecido e que só se resolveria caso o

SPA recebesse atualizações ou, o que é mais aguardado, fosse substituído por um novo sistema.

2 A inconsistência já fora relatada no bojo da ação 1.03 do PAINT/2013 e, naquele exercício, foi feita a correção manual no sistema.









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A manifestação deu conta ainda de outras duas situações que evidenciam a obsolescência

do SPA, quais sejam: classificação contábil dos itens em desacordo com o Plano de Contas

Aplicado ao Setor Público (PCASP) e falta de registro dos bens não localizados em conta

específica.

No primeiro caso, tem-se, ainda segundo a manifestação da unidade auditada, que o

referido plano de contas foi elaborado pela Secretaria do Tesouro Nacional “com o objetivo de

uniformizar as práticas contábeis”. Desde 2015, portanto, as contas contábeis constantes dos

RMBM não coincidem com aquelas constantes do plano. Por tal razão, o setor de Contabilidade do

campus se vê obrigado a efetuar um controle a parte, por meio de planilha com vistas à

conformidade.

Por derradeiro, a CAI-Itb registrou que a unidade auditada informou que o SPA não possui

conta própria para o registro de bens não localizados. Os bens nessa condição são mantidos em

suas contas contábeis de origem no SPA e, portanto, continuam sendo depreciados mensalmente.

No SIAFI, em contrapartida, tais bens são tratados em conta específica, cessando sua depreciação

conforme determina a macrofunção SIAFI 020335.

Submetida a constatação e recomendação à apreciação da Pró-Reitoria de Administração, a

mesma manifestou por intermédio do Memorando nº 05/2018-PROAD-REI, de 04/07/2018:

Um novo sistema de gestão patrimonial está sendo desenvolvido pelo o IFTM: o

MAD-PATRIMÔNIO. Justamente para corrigir eventuais falhas na gestão das

contas e em outras atividades da gestão, o IFTM vem trabalhando no

desenvolvimento deste sistema; vale ressaltar que as funções iniciais do MAD-

ALMOX, que será liberado simultaneamente ao MAD-PATRIMÔNIO, já estão

em fase de testes pela Coordenação de Almoxarifado e Patrimônio da Reitoria.

Assim, em função dos diversos problemas que ocorrem todas as vezes em que o

SPA sofre alguma mudança, ficou definido que não mais serão solicitadas

alterações no SPA, já que no novo sistema o plano de contas está corretamente

definido. Cabe ressaltar, entretanto, que a nomenclatura das contas não tem

quaisquer relações com os valores divergentes que por ventura tenham sido

encontrados na referida auditoria do Campus Ituiutaba, e que este se trata de um

caso pontual que necessita ser averiguado pelos setores de Contabilidade,

Patrimônio e Financeiro da unidade. Até que o referido novo sistema esteja em

produção, está sendo realizado já há algum tempo, paleativamente, o "de / para"

das contas antigas para o plano de contas atual, durante a conciliação mensal

realizada pelos setores de Contabilidade. Dessa forma garantimos a

fidedignidade dos valores e o atendimento à legislação e ao Plano de Contas.

8.1.2.4. Análise da Auditoria Interna

A avaliação feita e a manifestação da unidade auditada (campus) deixaram cristalina a

necessidade de atualização do Sistema de Almoxarifado e Patrimônio. A ferramenta, além de









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necessária para a execução das ações de movimentação de bens, constitui-se como mecanismo de

controle interno primário e, por isso, deveria ser hábil no fornecimento de registros capazes de

mitigar os riscos inerentes à gestão patrimonial do IFTM.

Foram apresentadas, em resposta à solicitação de auditoria 2018SA158311.01.002, cópias

de chamados feitos à Diretoria de Tecnologia da Informação para que se corrigissem

impropriedades no sistema. Além destes, chamou-nos a atenção cópia de e-mail de 28/03/2014, em

que a então Diretora de Administração da Pró-Reitoria de Administração esclarece que “as

alterações no sistema atualmente utilizado se limitariam a ajustes para atendimento às exigências

legais, como nos casos já ocorridos de inclusão da funcionalidade de depreciação e avaliação no

sistema de patrimônio” e explica que tal se devia ao fato de estar em desenvolvimento um novo

sistema para a gestão de almoxarifado e patrimônio, uma vez que o SPA mostrou-se incapaz de ser

integrado ao módulo administrativo (ERP) do IFTM.

O que a CAI-Itb concluiu nesta ação é que, passados 4 anos desde a notícia acima

transcrita, o SPA continua em atividade e, ao contrário do que se afirmou no e-mail, nem mesmo

sua adequação às normas tem sido feita, gerando retrabalho por parte daqueles responsáveis pela

segunda linha de defesa da gestão, notadamente os profissionais da contabilidade, que se veem

obrigados a efetuar controles extraordinários em planilhas, além de impactar na qualidade da

informação gerencial produzida.

Após apreciação pela PROAD, a CGAI entende importante a manutenção da constatação e

recomendação emitidas pela CAI-Itb, para fins de monitoramento da implementação.

8.1.2.5. Recomendação

8.1.2.5.1. De forma que reflita as normas vigentes e forneça informações capazes de mitigar riscos

operacionais da gestão patrimonial, recomendam-se os seguintes ajustes no SPA:

A. Alteração das contas contábeis para que coincidam com aquelas do plano de contas

aplicado ao setor público;

B. Inclusão de conta contábil própria para reclassificação dos bens não localizados, dando-se

baixa da sua depreciação, nos termos do item 9 da macrofunção SIAFI 020335.

8.1.3. CAMPUS PARACATU

8.1.3.1. Fato

Foram analisados e avaliados documentos e registros dos bens móveis (permanentes), e

realizou-se a conciliação das informações descritas nas notas fiscais, notas de empenho, termos de









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responsabilidade e Sistema de Patrimônio e Almoxarifado – SPA e não foram encontradas

divergências.

Verificou-se também se os registros dos bens móveis no SPA estavam em conformidade

com sua natureza contábil, nomenclaturas, contas contábeis e de acordo com a legislação vigente,

ao passo em que foram detectadas impropriedades.

Foi detectado que a conta contábil (Bens Móveis Consolidação) que está cadastrada no

SPA, descrita no Relatório Mensal de Bens, não está de acordo com a conta contábil descrita no

SIAFI, a qual se fundamenta no PCASP.

Verificou-se a confiabilidade e segurança das informações do SPA juntamente com a

manutenção do mesmo para registro dos bens móveis, ao passo em que não foram detectadas

impropriedades.

Através do MEMORANDO Nº. 4/2018/CAP-PTU-CAMPUS PARACATU, foi informado

que o backup da base de dados do SPA é realizado, manualmente, pela unidade de Tecnologia da

Informação e Comunicação (TIC) a cada quinze dias, além de novo backup realizado no início de

cada mês, antes da realização das rotinas mensais de depreciação patrimonial.

Também foi informado, por meio do mesmo documento, que ocorrem erros pontuais no

SPA relacionados aos valores de depreciação mensal de bens, mas que não conseguiram precisar a

frequência com que os erros estão ocorrendo. Entretanto, esclareceram que quando tais

inconsistências de dados são detectadas é realizada abertura de chamado no Virtual-IF e

direcionada, inicialmente, ao setor de TIC do IFTM-Campus Paracatu que, por sua vez, direciona o

chamado para a unidade de Tecnologia da Informação da Reitoria do IFTM, que soluciona o

problema quando o mesmo está ligado a erros no código-fonte do SPA. Ou seja, apesar das

ocorrências apresentadas, não se detectaram prejuízos resultantes dos erros, já que informaram que

o sistema é prontamente regularizado.

Verificou-se se as plaquetas dos bens móveis estavam afixadas conforme determina a

legislação vigente e se os números patrimoniais estavam legíveis e corretamente inseridos no SPA,

e não foram detectadas impropriedades.

Realizou-se inspeção “in loco” na amostra selecionada e não se encontram bens sem a

respectiva plaqueta, plaquetas com números patrimoniais ilegíveis ou plaquetas com números que

não estivessem inseridos no SPA.









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8.1.3.2.1. Constatou-se que a conta contábil descrita no RMBM (14.212.00.00), relativa aos

períodos 12/2015, 12/2016 e 12/2017, não corresponde à conta contábil determinada pelo PCASP

(12.311.00.00) relativa aos períodos citados anteriormente, estando em desacordo, também, com os

dados da conta descritos no SIAFI nos respectivos períodos.


Conforme MEMORANDO 10/2018/CAP-PTU-CAMPUS PARACATU, segue

manifestação:

Noutra ponta, em resposta à solicitação 2018SA158309.01.013, também

encaminhada através de seu MEMORANDO N° 17/2018/CAI-PTU de

06/04/2018, esclarecemos que a manutenção do Sistema de Almoxarifado e

Patrimônio – SPA é realizada unicamente pela Diretoria de Tecnologia da

Informação e Comunicação – DTIC da Reitoria deste Instituto. Dessa forma, os

códigos-fonte daquele Aplicativo não permitem alterações em sua estrutura base,

que somente são realizadas através de atualizações de versões do SPA

promovidas pela DTIC. Ou seja, não é possível ao usuário do aplicativo a

realização de alterações na sua estrutura – aí incluídas as Contas Contábeis.Os

Relatórios Mensais de Bens Móveis – RMBM’s (contemplam a nomenclatura e

numeração antiga) são mensalmente emitidos e encaminhados ao Setor de

Contabilidade que, acreditamos, realiza as devidas adequações para o posteriores

conferências e lançamentos no SIAFI. Assim sendo, o Sistema Integrado de

Administração Financeira do Governo Federal – SIAFI encontra-se alimentado

com os dados financeiros nas contas corretas, ou seja, as descritas no PCASP.


Em relação à manifestação da Coordenação de Almoxarifado e Patrimônio opina-se que,

apesar das explicações fornecidas, não houve esclarecimento sobre a existência pretérita de

solicitação de regularização da conta contábil a fim de sanar a impropriedade, a qual persiste desde

o exercício financeiro de 2015.

Não foram encontradas divergência nos valores oriundos da conciliação contábil realizada

entre os RMBM e o SIAFI, mesmo havendo a citada divergência em relação ao número da conta

contábil. Entretanto, entende-se que a conta contábil registrada no SPA, que fundamenta a emissão

do RMBM, deve ser fidedigna à conta determinada pelo PCASP em cada exercício financeiro, já

que a conciliação contábil entre o RMBM e os dados do SIAFI é necessária para promover a

adequação dos saldos contábeis à exata realidade da instituição.









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8.1.3.5.1. Recomenda-se a regularização das informações sobre a conta contábil Bens Móveis

Consolidação no SPA a fim de que os dados no RMBM sejam fidedignos aos dados no SIAFI.

8.1.4. CAMPUS UBERABA

8.1.4.1. Fato

Foi solicitada à Coordenação de Patrimônio a relação de bens tombados

(recebidos/adquiridos e incorporados) em 2017 no IFTM Campus Uberaba, através da SA n°

2018SA158310.01.001. Em resposta, foi encaminhado via e-mail à Coordenação de Auditoria

Interna (CAI), relatório de entrada, contendo especificação dos bens móveis, data de recebimento,

valor e data da compra.

Com a posse do referido relatório, foram verificados junto à coordenação de patrimônio os

procedimentos de tombamento. O coordenador de patrimônio informou que o registro no SPA, das

informações do bem móvel, é realizado com a cópia na íntegra de todos os dados constantes no

DANFE (Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica), como descrição e valor do bem móvel.

Depois de inseridas todas as informações, o SPA gera o número patrimonial e posteriormente é

feita anexação da placa patrimonial junto ao bem móvel, além de vinculação, também no SPA, com

o termo de responsabilidade. Após tais procedimentos, a nota fiscal é enviada à Coordenação de

Execução Orçamentária e Financeira para lançamento no SIAFI e conferida pelo setor de

contabilidade.

Foram analisadas as informações de 119 bens, do total de 1.194 que deram entradas no

IFTM Campus Uberaba no ano de 2017, dentre eles, bens recebidos de doações de instituição sem

fins lucrativos.

Na análise dessas informações, priorizou-se verificar a descrição dos produtos juntamente

com seus preços unitários, visto que, caso os valores dos bens móveis incluídos no SPA não

estivesse compatível com o empenho de despesa, o mesmo é motivo de inconsistência e posterior

restrição contábil junto ao SIAFI.

Solicitou-se também, o RMBM para verificação da conformidade dos registros dos bens

móveis no SPA com sua respectiva natureza contábil, nomenclaturas e contas contábeis, de acordo

com a legislação e normas vigentes.









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Verificou-se que a conta contábil 14.212.00.00 constante do SPA está em desacordo com

as Normas Brasileiras de Contabilidade e Macrofunções da STN, onde a correta é 12.311.00.00.

Em entrevista, o coordenador esclareceu que a equipe da Diretoria de Tecnologia da Informação da

Reitoria está em fase final de desenvolvimento de outro programa patrimonial, no qual será lançado

o mais breve possível com atualização das contas contábeis.

Pediu-se ainda ao coordenador de patrimônio para informar se existe na operacionalização

do SPA algum procedimento de segurança como backup ou algo semelhante, e qual a metodologia

adotada na segurança da informação. O coordenador de patrimônio respondeu que o SPA está

hospedado no servidor existente no IFTM Campus Uberaba e que seu controle, atualizações e

backups são realizados pela equipe de Tecnologia da Informação (TI).

Foram analisados os bens móveis correspondentes a 26 termos de responsabilidades com

317 itens do total de 263 termos de responsabilidades e verificou-se que em 95% dos bens, as

plaquetas estão afixadas e/ou legíveis e 5% foram descoladas e/ou apagadas, porém os números

patrimoniais estão escritos no próprio bem móvel.

A partir do trabalho de auditoria nestes bens móveis e das informações coletadas

considerou-se que o tombamento e a forma de gestão destes patrimônios estão sendo realizados de

forma adequada.

8.1.5. CAMPUS UBERLÂNDIA

8.1.5.1. Fato

Como forma de verificar o atendimento aos preceitos normativos que disciplinam a questão

do tombamento dos bens patrimoniais móveis, foi realizada a análise e a verificação sobre a

documentação de recebimento, registro/tombamento e de destinação dos bens patrimoniais que

entraram no ano de 2017. A CAI-Udi registrou três fatos que culminaram em constatações e

recomendações, além de outros a título de informação.

8.1.5.1.1. Foram encontrados bens sem a respectiva plaqueta de identificação e bens com etiqueta

de papel que são pouco resistentes – tema abordado na Solicitação de Auditoria -

2018SA158312.01.008.

8.1.5.1.2. Não foram encontrados bens nos ambientes em que constam nos seus respectivos termos

de responsabilidade, mas em ambientes de outros termos. Em outros casos a identificação do bem

não correspondeu com o registrado no termo de responsabilidade para aquele ambiente – conforme









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tratado na Solicitação de Auditoria - 2018SA158312.01.008.

8.1.5.1.3. Não foram encontradas junto aos seus respectivos setores de manejo as fichas de controle

patrimonial (com respectivo nº de patrimônio) dos bens semoventes que entraram no plantel em

2017 (bovinos e suínos) – conforme situação tratada na Solicitação de Auditoria -

2018SA158312.01.008.

Além disso, registra-se que durante as visitas aos locais de manejo desses bens, encontrou-

se dificuldades na identificação dos animais. Faltam instrumentos/meios que indicam de forma

objetiva o bem semovente, suas características e sua localização.

Acredita-se que tal dificuldade decorra do fato de que os mecanismos de controle

existentes/apresentados sejam provenientes da adoção - para esse fim, de ferramentas distintas e

geradas/administradas em meios diferentes. Vale registrar que no controle desses bens utiliza-se o

SPA, planilhas (Word/Excel), sistema de domínio apenas do veterinário e as fichas avulsas de

controle fiscal e sanitário.

8.1.5.1.4. Na amostra analisada é possível verificar a existência de controle sobre a entrada e saída

dos bens. Porém, em uma análise mais aprofundada, verificou-se a falta de uma

formalização/padronização na organização dos documentos que fundamentam o

registro/entrada/saída/ tombamento dos bens. Neste aspecto verificaram-se muitos pontos frágeis, a

exemplo da organização dos papeis - em alguns casos há ausência de documentos na documentação

de entrada/saída que é mantida junto ao Setor; registro insuficiente das características do bem no

sistema (ausência de dados).

Entende-se que isso geralmente ocorre porque, em muitos casos, a documentação original

não é mantida no Setor de Patrimônio e sim junto ao processo original de sua aquisição, sobretudo

por ocasião de seus pagamentos. Entende-se que por conta disso, eventualmente, esse

procedimento leva à essa ausência de documentos. Acredita-se, portanto, que nesses casos a falta

de documentos pode ocasionar o registro insuficiente de dados do bem no sistema.

8.1.5.1.5. Quanto à natureza contábil, nomenclaturas e conta contábeis a verificação dos registros

dos bens móveis junto ao sistema de patrimônio (SPA) frente ao Sistema Integrado de

Administração Financeira (SIAFI) aponta para divergências que são corrigidas manualmente nos

relatórios mensais.

8.1.5.1.6. Questionada por meio da 2018SA158312.01.001 quanto à confiabilidade e segurança das

informações no sistema de patrimônio (SPA) a Administração informou (MM.056/2018/SDG-UDI)

que o sistema “é seguro quando o servidor que está operando o sistema entende e verifica as









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informações minimamente cadastradas nele”, apesar de que “apresenta alguns erros na hora do

cadastro”. O auditado informou também que “os backups tem sido feito anualmente”.


8.1.5.2.1. Constatou-se bens sem a plaqueta de identificação e bens identificados com plaqueta de

papel que são pouco resistentes.

8.1.5.2.2. Constatou-se a localização de bens patrimoniais móveis em locais diferentes daqueles

registrados nos termos de responsabilidades.

8.1.5.2.3. Constatou-se, na gestão dos semoventes, ausência de ferramentas e/ou mecanismos de

controle sobre os animais que possibilitassem a identificação objetiva desses bens, tanto no sistema

SPA, quanto em seus respectivos locais de manejo. Tanto o Setor de Patrimônio quanto o setor

produtivo dispõem de meios distintos que são utilizados na gestão e controle dos semoventes.


Questionada a unidade auditada a mesma apresentou suas manifestações referentes aos

pontos constatados (por intermédio do Memorando nº 107/2018/SDG-UDI):

8.1.5.3.1. Tal situação é conhecida pela Coordenação de Patrimônio e as providências tomadas

para resolver o problema são: utilização de super cola (ex. super bonder), quando identificado à

falta da placa é realizado a reposição da identificação no bem e está em estudo uma maneira de

adquirirmos placas resistentes que atendam a diversidade dos bens de uma escola fazenda.

8.1.5.3.2. A coordenação de patrimônio tem desenvolvido semanalmente um trabalho de

movimentação de bens e realiza os devidos ajustes. Além disso, executa vistorias eventuais para

verificar possíveis inconsistências. Anualmente é realizado o inventário que levanta e aponta

situações como esta e todas são acertadas. No Campus passa por dia em torno de 1500 pessoas e

existe atualmente em torno de 12000 equipamentos. O Setor de Patrimônio possui dois servidores

que trabalham dedicadamente nas atividades relacionadas ao cuidado do bem público. Enfim,

resta-nos revisar os procedimentos estabelecidos e também responsabilizar os servidores que não

respeitam as orientações estabelecidas.

8.1.5.3.3. Os mecanismos de controles adotados são: ficha de controle fiscal e sanitário, registro

patrimonial no sistema SPA e termo de responsabilidade. Mudanças estão sendo providenciadas









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para que juntamente com o controle utilizado atualmente seja acrescentado o número de

patrimônio no animal e também a constituição de nova ficha de controle.


8.1.5.4.1. A falta de plaqueta de identificação ou a identificação de bens patrimoniais com etiqueta

de papel que é pouco resistente prejudica e fragiliza muito o controle sobre esses bens. Tais

situações são preocupantes e o quadro é agravado pelo fato de que estes bens têm apenas um (01)

ano de uso, um pouco mais ou um pouco menos. Outro ponto preocupante é o fato de que muitos

dos bens que se encontram nessa situação são bens instalados em local de grande circulação de

pessoas, como é o caso dos laboratórios de informática e da Biblioteca que por este risco exigem

sobre eles maior e melhor controle.

Acredita-se que uma boa maneira de atacar esse fato é com investimentos em plaqueta de

identificação mais resistente, sobretudo em seu modo/forma de fixação/colagem. Entende-se

também que a reprodução (para recolocação) de plaqueta com o mesmo número de uma plaqueta

que tenha sido extraviada seria de grande valia para minimizar esse problema, evitando que o bem

permaneça sem a plaqueta de identificação.

8.1.5.4.2. Denota-se a insuficiência ou a ineficiência dos mecanismos e dos procedimentos de

controle implementados e desenvolvidos pela Administração. Neste caso também a situação é

agravada pelo fato de que tal situação foi verificada em bens com entrada recente no patrimônio da

Instituição. Esses eventos denotam a desatualização dos termos de responsabilidade.

8.1.5.4.3. Apesar da manifestação da Administração sobre o fato verificado e dos materiais (fichas)

apresentados durante esta ação de auditoria (MM.115/2018/SDG-UDI) esta não conseguiu

demonstrar a consistência e eficiência dos meios e mecanismos adotados na gestão dos semoventes.

Apesar do esforço realizado com a inserção no sistema de patrimônio dos dados e características

dos semoventes que entraram em 2017, verifica-se que o ambiente de manejo dos semoventes,

sobretudo dos suínos, carece de identificação mais eficiente e objetiva aliada a uma ferramenta

(ficha) de controle única e que contenha todos os dados e características do animal. A ficha

desenvolvida no ambiente WORD e que foi apresentada a esta Coordenação de Auditoria

demonstra-se ainda fragilizada para o controle eficiente dos semoventes, sobretudo com relação à

segurança dos dados.









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8.1.5.5.1. Recomenda-se a aquisição de plaqueta de identificação para bens patrimoniais móveis

mais resistentes e com um sistema de colagem por meio de cola de alta resistência.

8.1.5.5.1.1. Recomenda-se criar mecanismo e/ou desenvolver um meio que possibilite a reprodução

de uma plaqueta com o mesmo número de identificação de uma plaqueta que tenha sido extraviada.

8.1.5.5.2. Recomenda-se atualizar todos os termos de responsabilidades que tenham

recebido/registrado bens patrimoniais móveis com entrada no ano de 2017. Verificar e avaliar a

necessidade/possibilidade de atualização de todos os termos de responsabilidades do acervo

patrimonial do Campus.

8.1.5.5.2.1. Recomenda-se desenvolver e implementar métodos de controle que promovam

constantes levantamentos do acervo patrimonial setorizados nos ambientes de trabalho e seus

respectivos termos de responsabilidades.

8.1.5.5.3. Recomenda-se inserir no sistema de patrimônio (SPA) todos os dados e características

dos semoventes, sobretudo aqueles com entradas em 2011, 2014 e 2016 - de forma a possibilitar a

emissão de relatório (ficha) do animal facilitando a sua identificação individualizada.

8.1.5.5.3.1. Recomenda-se desenvolver e instalar no setor de suinocultura mecanismos de controle

que permitam a identificação objetiva das matrizes e dos reprodutores suínos.

8.2. PROCEDIMENTO 1.2 - Verificar a segregação de funções.

8.2.1. REITORIA

8.2.1.1. Fato

No tocante ao tema "segregação de funções", foi questionada à unidade auditada (via

2018SA158099.01.002), em apertada síntese, de que forma esta unidade do IFTM busca garantir a

aplicação do Princípio da Segregação de Funções nos atos inerentes à Gestão Patrimonial. A

mesma respondeu através do Memorando nº 34/2018/CAP-REI nos seguintes termos:

A gestão patrimonial na Reitoria é realizada pela Coordenação de Almoxarifado

e Patrimônio (CAP), porém existem atribuições ou responsabilidades inerentes a

rotina desta gestão que são segregadas a diferentes servidores e não tem

participação direta da CAP:

* Comissão de Inventário de bens móveis e intangíveis;

* Comissão de bens imóveis;









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* Sindicância para apuração de bens não localizados/extraviados, exceto os

previstos na Instrução Normativa CGU nº04 de 17/02/2009 - Termo

Circunstanciado Administrativo (TCA);

* Conferência e ateste de material segundo as especificações, é realizada pelo

solicitante/técnico, Exemplo: Material de Tecnologia da Informação;

* Para recebimento de bens móveis e controles de movimentação e

destinação encaminhados da Reitoria para o Campus Avançado Uberaba Parque

Tecnológico e Campus Avançado Campina Verde, contamos com a indicação de

servidores lotados nesses Campi para apoio/auxílio das atividades.

Foi possível verificar que, em que pese o fato de na Reitoria não haver a distinção entre

Coordenação de Almoxarifado (responsável pelo recebimento) e Coordenação de Patrimônio

(responsável pelo tombamento e destinação), a unidade apresentou informações e comprovantes de

que a etapa de recebimento não é realizada exclusivamente por aquele setor, envolvendo também

um responsável técnico que dá o ateste aceitando e confirmando o atendimento das características

do bem na nota fiscal, dentre outras medidas, visando a segregação de função.


8.2.2.1. Fato

Com emissão da solicitação de auditoria nº 2018SA158311.01.001 as portarias de

designação dos responsáveis pela CAP foram enviadas conforme informação abaixo:

Quadro III – Designados para as funções de coordenação de almoxarifado e patrimônio. Nº

portaria

Designado Função Data

1240 Luís Fernando Mendes Bernardi Coordenador de Almoxarifado e Patrimônio 07/11/2013

1496 Carlos Antônio da Silva Coordenador de Almoxarifado e Patrimônio –

Substituto

16/09/2016

A referida Coordenação é composta por 2 (dois) servidores efetivos e 1 (um) almoxarife

terceirizado. Não há distinção regimental quanto à atuação destes servidores em suas atribuições

diárias, podendo estes realizar tanto atividades relacionadas ao almoxarifado quanto ao patrimônio,

uma vez que as funções de recebimento e tombamento dos bens são atribuídas a uma só unidade

organizacional.

A segregação de funções existe, logo, por conta do arranjo feito entre eles ao adotarem a

divisão das suas atribuições. A rotina de trabalho verificada é: [1] servidor ou almoxarife

recepcionam os bens e atestam que foram recebidos conforme especificação. [2] Outro servidor que

não seja o solicitante ou o pessoal da CAP atesta que o item recebido está em condições de uso e









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corresponde à especificação e ao estado físico constante do pedido de compra. [3] Coordenador (ou

pessoal da CAP) transfere a carga patrimonial ao guardião do bem.

Há que se referir que a segregação de funções, embora existente, é frágil por não estar

formalmente definida no regimento do campus e por não haver norma institucional específica sobre

recebimento e movimentação de mercadorias e bens, sendo a Instrução Normativa SEDAP nº

205/1988 o único balizador para a atuação dos servidores da área. Mesmo nos casos em que a

coordenação é exercida interinamente pelo servidor do almoxarifado a segregação é verificada,

uma vez que o ateste de conformidade do material a dar entrada é feito por terceira pessoa.


8.2.2.2.1. Constatou-se que os controles quanto à segregação de funções são frágeis, uma vez que

dependem diretamente da capacidade e visão gerencial do atual coordenador e equipe. Não há

garantias de continuidade numa eventual troca de comando.


Esta constatação foi submetida à apreciação da Pró-Reitoria de Administração do IFTM

que se manifestou mediante Despacho nº 05/2018-PAOAD-REI, de 04/07/2018:

O IFTM já está em fase mediana de desenvolvimento da Norma Operacional

para gestão de materiais, que além dos atos citados, contemplará toda a

organização e definição específica de materiais e patrimônios no âmbito do

IFTM. Para a finalização desta Norma Operacional aguarda-se definições que

serão averiguadas quando da implantação do MAD-ALMOX e MAD-

PATRIMÔNIO, já que alguns dos procedimentos ora redigidos precisarão ser

alterados (tais como formulários que poderão ser elaborados via sistema,

aprovações, busca por itens, gestão patrimonial, etc.). Cabe ressaltar, ainda, que

há informações sobre a possibilidade de um sistema específico de gestão de

materiais do governo federal, o SIADS, ser obrigatório para uso em toda a

Administração Pública já a partir de 2019; neste caso novas alterações no texto

necessitariam ser realizadas, visando adequar os procedimentos, para posterior

publicação da Norma. Ressalta-se, ainda, que independente da publicação da

Norma Operacional com as definições específicas do IFTM, todas as unidades

tem como base a ampla legislação existente sobre o tema, que já oferece os

subsídios necessários para que os procedimentos sejam realizados

adequadamente. Em outras palavras a Norma Operacional que está em

progresso irá melhorar os procedimentos, mas estes já são corretamente

atendidos conforme exige a legislação vigente.









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Embora a PROAD tenha sinalizado estar empenhando esforços para o desenvolvimento de

norma interna no que tange à gestão de materiais, resolve-se manter a constatação e recomendação

da CAI-Itb para fins de possibilitar o monitoramento de sua implementação.


8.2.2.5.1. Recomenda-se, por ser boa prática administrativa e medida de controle dos riscos, que o

IFTM considere a elaboração de norma própria para administração de materiais e bens capaz de

padronizar, dentre outros atos, o recebimento, a aceitação, a armazenagem e a distribuição desses

itens e que recepcione o princípio da segregação de funções.


8.2.3.1. Fato

Foi analisado e verificado se o recebimento inicial dos bens móveis está sendo feito pela

coordenação ou setor de almoxarifado e posteriormente encaminhado ao setor ou coordenação de

patrimônio, respeitando a segregação de função, e foram detectadas impropriedades.

Em relação aos bens adquiridos por meio de licitação realizada pelo campus,

correspondentes à amostra de bens móveis tombados no exercício financeiro 2016, comprovou-se

que o recebimento do bem, estava sendo realizado pelos dois servidores lotados no quadro da CAP

(coordenador e demais servidor), conforme atestado de recebimento no verso das notas fiscais de nº

3419 (poltrona) e 1505 (tacômetro e terrômetro). Ou seja, foi detectada a inexistência de realização

de atividades distintas entre os servidores lotados na citada coordenação quanto às atividades do

Almoxarifado e do Patrimônio.

Em relação aos bens recebidos por meio de transferência e ou doação, correspondentes à

amostra de bens móveis tombados no exercício 2017, detectou-se a ausência de carimbo na nota

fiscal atestando o recebimento físico (descarga) dos mesmos nas dependências do Almoxarifado,

conforme verificação feita nas notas fiscais nº 56442 (Sistema duplo de microfone sem fio e

Projetor LCD), 58666 (Conjunto de aparelhos para realização de experiências) e 000.002.304

(Scanner de mesa).









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Verificou-se se o responsável pela solicitação do bem analisa todas as características no ato

do recebimento e, também, se existe assinatura confirmando que o bem está correto, ao passo que

não se detectou impropriedade, mas necessidade de aprimoramento do procedimento.


8.2.3.2.1. Constatou-se que, em relação à gestão dos bens permanentes, não existe distinção entre a

pessoa que recebe o bem (almoxarifado) e a pessoa que registra e acompanha a movimentação e

destinação dos bens móveis permanentes (patrimônio), resultando em falha na segregação de

funções.

8.2.3.2.2. Constatou-se que não há formalização do recebimento físico (descarga) dos bens

adquiridos por meio de transferências e/ou doações a fim de registrar a entrada física nas

dependências do Almoxarifado, resultando em falha na gestão de controle do bem.


Em relação à impropriedade detectada quanto à segregação de funções, foi informado por

meio do MEMORANDO 7/2018/CAP-PTU-CAMPUS PARACATU, que

Em resposta ao questionamento formulado através de seu MEMORANDO

12/2018/CAI-PTU DE 26/03/2018, esclarecemos que, conforme relatado em

nosso MEMORANDO 06/2018/CAP-PTU, a atividades relacionadas ao

RECEBIMENTO PROVISÓRIO, à CONFERÊNCIA, ao RECEBIMENTO

DEFINITIVO e ao REGISTRO PATRIMONIAL (TOMBAMENTO) são

realizadas sem segregação de funções. A impossibilidade da referida segregação

decorre do fato de que, também conforme relatado naquele MEMORANDO

06/2018, existem apenas dois servidores lotados nesta Coordenação, que engloba

a Coordenação de Almoxarifado e a Coordenação de Patrimônio, sendo um dos

servidores o próprio Coordenador de Almoxarifado e Patrimônio. Nessa

situação, eventual segregação de funções, que visaria o aprimoramento do

controle de recebimento de bens, tornar-se-ia incapaz de produzir o efeito

almejado haja vista a própria relação de subordinação existente entre os tais

servidores.

Em relação aos procedimentos para comprovação do recebimento físico dos bens recebidos

por transferência e/ou doação foi informado por meio do MEMORANDO Nº 6/2018/CAP-PTU-

PARACATU que a comprovação do recebimento:

(...)é feita através de despacho endereçado ao Setor de Contabilidade, de lavra do

Coordenador do Patrimônio, acostado aos Autos do respectivo Processo. Neste

caso, não é aposto carimbo no Documento Fiscal dada a inconsistência que tal

procedimento poderia gerar: aposição de carimbo atestador e assinatura em









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Documento Fiscal juntado ao Processo em data pregressa e realizada em servidor

lotado em Campus distinto daquele beneficiado pela Transferência.


Em relação à manifestação da CAP sobre a segregação de funções, entende-se o

posicionamento apresentado, ao afirmarem ser impossível haver segregação de funções diante da

quantidade limitada de servidores lotados na unidade, porque o número reduzido de servidores em

qualquer unidade prejudica sobremaneira os trabalhos a serem desenvolvidos, por vezes incutindo

em desrespeito a algum princípio administrativo. Porém, considerando que a quantidade de

servidores lotados na unidade é matéria cuja resolução está fora do alcance desta Coordenação de

Auditoria Interna, opina-se que, apesar do número reduzido de servidores na CAP, existe solução

eficaz quanto à segregação de funções relativa ao recebimento inicial dos bens móveis sem que seja

necessário alterar a quantidade de servidores lotados na unidade.

Inicialmente é importante explicar que o Princípio da Segregação de Funções consiste na

separação de atribuições ou responsabilidades entre diferentes pessoas, especialmente as funções

ou atividades-chave de autorização, execução, atesto/aprovação, registro e revisão ou auditoria cujo

objetivo é o controle preventivo a fim de se evitar a ocorrência de eventos que possam levar ao não

atingimento dos objetivos da atividade, desta forma, consistindo em ferramenta de prevenção de

fraudes.

No caso da segregação de funções tratada neste procedimento salienta-se cuidar da

distinção entre a pessoa que recebe (aceitação) o bem no Almoxarifado e a pessoa que registra e

acompanha a movimentação e destinação dos bens móveis permanentes. A importância de tal

distinção faz-se necessária a fim de evitar arranjo entre fornecedores e servidores responsáveis pelo

recebimento do bem, pois, caso este servidor também seja responsável pelo respectivo registro,

havendo má fé, há possibilidades de que seja aceito e registrado bem com especificações diversas

daquele potencialmente adquirido.

Diante do contexto apresentado, considerando que a segregação de funções no caso em

comento seria necessária, primordialmente, para evitar fraudes quando do recebimento de bens no

Almoxarifado e, considerando também, que a CAP comporta um número reduzido de servidores,

conclui-se que a forma mais eficaz de mitigar a impropriedade detectada seria com a implantação

de procedimento formalizando a aceitação conjunta do bem, a ser atestada por servidor lotado na

CAP juntamente com servidor solicitante do bem e/ou servidor técnico, nos casos de bens com

especificação que demande capacidade técnica para sua avaliação.









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Em relação à manifestação da CAP sobre a inconsistência que seria gerada na

comprovação do recebimento físico do bem transferido/doado com a “aposição de carimbo

atestador e assinatura em Documento Fiscal juntado ao Processo em data pregressa e realizada em

servidor lotado em Campus distinto daquele beneficiado pela Transferência.”, a CAI-Ptu opinou

que tais afirmações não foram suficientes para convencer da desnecessidade da formalização de

procedimento para registro da entrada física do bem transferido e/ou doado nas dependências do

Almoxarifado, porque entende-se que a origem do bem não anula a necessidade de ter controle das

informações sobre o bem desde o momento em que ele entra na instituição até o momento de sua

saída e, também, entende-se que a aposição do carimbo não seria feita na nota fiscal anexa ao

processo de transferência/doação, o que realmente denotaria inconsistência, mas sim na cópia da

nota fiscal do bem móvel que deve ser arquivada nas dependências da CAP a fim de garantir o

controle das informações sobre o bem transferido para a guarda do campus.

Ademais, ainda restou indistinta a maneira de comprovar o recebimento físico (descarga)

do respectivo bem móvel no campus, pois, o procedimento que foi explanado não demonstra se

tratar da comprovação do recebimento, mas sim do envio de informações à Contabilidade para

serem incluídas no SIAFI, restando dúvidas sobre a existência de registro interno que comprove o

recebimento físico (descarga) do bem no Almoxarifado.

Após análise dos dados das notas fiscais que comprovam o recebimento dos bens detectou-

se as seguintes falhas: a) Ausência de procedimentos instituídos para o controle das informações

sobre o bem no período compreendido entre o recebimento provisório (descarga) e o recebimento

definitivo (aceitação); b) Falha na informação sobre a comprovação do recebimento definitivo

(aceitação), contida nos carimbos apostos às notas fiscais.

Em relação à ausência de procedimentos instituídos para o controle do bem quando do

recebimento provisório (descarga), não foi identificado procedimento que formalize a transferência

da guarda do bem do fornecedor para a instituição, como data de recebimento (descarga) e

responsável pelo recebimento. Quando o bem é entregue à instituição o mesmo fica depositado na

sala da CAP sem qualquer registro que demonstre que o produto foi entregue no respectivo setor,

até que seja realizado o recebimento definitivo (aceitação), que, dependendo da necessidade de

exame qualitativo, não é feito imediatamente. Logo, caso ocorra alguma adversidade que resulte no

desaparecimento do bem não há qualquer registro que comprove efetivamente sua descarga na

instituição, ou, ocorrendo avarias posteriores à descarga, ou mesmo avarias anteriores que não









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foram devidamente detectadas, não será possível determinar a quem recaiu a responsabilidade pelo

recebimento.

Em relação à falha na informação contida nos carimbos que comprovam o recebimento

definitivo (aceitação) detectou-se que está descrito que “Declaro que os produtos que se trata o

presente foram entregues”, mas esta afirmação não está clara, não sendo possível compreender se o

bem foi recebido provisoriamente (descarga) ou definitivamente (aceito), pois, o carimbo informa

apenas que os produtos foram entregues.

A fim de elucidar sobre a necessidade de formalização das fases que compreendem o

recebimento (provisório e definitivo) do bem e sobre a necessidade da clareza das informações que

identificam cada fase, é vital que se discorra sobre o assunto. Pois bem! O recebimento do bem é

classificado em provisório ou definitivo. O recebimento provisório ocorre em duas etapas:

primeiramente com a descarga e, posteriormente, com a conferência física do bem. No momento da

descarga ocorre a transferência da guarda do bem do fornecedor para a instituição, sendo o produto

submetido à inspeção de seu aspecto físico a fim de que sejam detectadas avarias na embalagem.

Após a descarga do bem na CAP proceder-se-á a sua conferência física por meio da análise das

especificações do objeto (comparação entre notas fiscais, notas de empenho e termos de referência)

e, inexistindo necessidade de exame qualitativo, o coordenador ou servidor designado formalizará o

recebimento definitivo (aceitação) do bem. Havendo necessidade de exame qualitativo, esta

condição deverá ser indicada no documento de entrega, ao passo em que a CAP solicitará à

Coordenação de Administração e Planejamento a indicação de servidor ou comissão especial para

realização do exame e, após exame positivo sobre a avaliação do bem, o coordenador ou servidor

designado, juntamente com o servidor ou comissão especial que procedeu ao exame qualitativo,

formalizará o recebimento definitivo (aceitação).

Enfim, diante do exposto e da situação observada quando da visita “in loco”, conclui-se

tanto pela necessidade de criação de procedimentos capazes de formalizar o recebimento provisório

(descarga) e a solicitação de indicação de servidor ou comissão especial para realização do exame

qualitativo do bem, quanto pela necessidade de aprimoramento das informações constantes no

carimbo que representa o recebimento definitivo (aceitação).


8.2.3.5.1. Recomenda-se a formalização de aceitação conjunta do bem, a ser atestada por servidor

lotado na CAP juntamente com servidor solicitante do bem e/ou servidor técnico, nos casos de bens









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com especificação que demande capacidade técnica para sua avaliação, a fim de que seja respeitado

o Princípio da Segregação de Funções.

8.2.3.5.2. Recomenda-se a criação de procedimento para formalização do recebimento físico

(descarga) do bem móvel recebido por meio de transferência e/ou doação nas dependências do

Almoxarifado, a fim de aprimorar o controle sobre as informações do bem móvel quando de sua

entrada na instituição.

8.2.3.5.3. Recomenda-se que cópias das notas fiscais dos bens móveis recebidos por meio de

transferência e/ou doação sejam arquivadas, física ou eletronicamente, nas dependências da CAP, a

fim de aprimorar a gestão de controle dos bens móveis.

8.2.3.5.4. Recomenda-se a criação de procedimentos para a formalização do recebimento

provisório (descarga) dos bens adquiridos pelo campus e, quando necessário, da solicitação de

indicação de servidor ou comissão especial para realização do exame qualitativo do bem, a fim de

aprimorar o controle sobre as informações do bem móvel quando de sua entrada na instituição.

8.2.3.5.5. Recomenda-se o aprimoramento das informações constantes no carimbo que representa o

recebimento definitivo (aceitação) do bem, a fim de que não haja dúvidas de que sua finalidade seja

a aceitação do bem.


8.2.4.1. Fato

Solicitou-se à Coordenação de Patrimônio através do item 05 da SA n°

2018SA158310.01.001, informações de procedimentos quanto aos recebimentos de materiais

permanentes no IFTM Campus Uberaba para análise da segregação de funções.

O coordenador de patrimônio encaminhou o Memorando n° 08 informando que nos

procedimentos de entrada de bens é acatado o atendimento à Instrução Normativa nº 205/1988,

onde os bens patrimoniais são recebidos pela Coordenação de Almoxarifado, que registra no

sistema daquele setor; ato contínuo, os bens são transferidos à Coordenação de Patrimônio que

realiza o tombamento patrimonial e posteriormente os distribui aos interessados.

O almoxarifado entrega os bens à Coordenação de Patrimônio apenas depois das

conferências e atestes realizados pelos solicitantes. Os servidores do almoxarifado utilizam um

arquivo gerado pelo editor de textos, com campos específicos para atestes, que é impresso no verso

dos DANFEs.









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Atualmente são lotados 02 servidores na Coordenação de Almoxarifado e 02 servidores na

Coordenação de Patrimônio do qual mantém a segregação de função nas atividades desenvolvidas.


8.2.5.1. Fato

A verificação da segregação de funções foi realizada sobre a documentação que registrou

as entradas de material no ano de 2017, tendo sido observado registro nos meses de janeiro,

fevereiro, março, junho, agosto e dezembro de 2017, quando o atesto/recebimento deu-se pela

Coordenação de Patrimônio. Além da documentação apresentada à CAI-Udi, essa questão também

foi verificada por meio de consultas verbais junto à área auditada.

Verificou-se que os bens patrimoniais móveis (material) não são recebidos/registrados no

almoxarifado (item 3 da IN.205/88). A gestão e administração dos bens móveis, sobretudo o

registro dos mesmos são realizados pelo Setor de Patrimônio que não possui sistema vinculado ao

Setor de Almoxarifado. Ambos os setores, almoxarifado e patrimônio apresentam relatórios de

movimentação (RMBM e RMA) também separados – tema abordado pela Solicitação de

Auditoria - 2018SA158312.01.007.


8.2.5.2.1. Constatou-se que os bens patrimoniais móveis não são registrados no setor de

almoxarifado. A gestão dos bens móveis é feita pelo setor de patrimônio.


Questionada a unidade auditada manifestou por intermédio do Memorando nº 106/2018-

SDG-UDI:

No âmbito do Campus Uberlândia, a gestão de material sempre foi conduzida

separada. Embora as Coordenações de Almoxarifado e Patrimônio já tenham

sido alvo de análise de auditoria, este fato nunca foi levantado e a gestão seguiu

o curso. Com a transformação em Institutos Federais, houve uma proposta de

implantação de um sistema de controle unificado (todos os Campi do IFTM

usaria) por meio de um programa chamado MAD-ALMOX, que até o presente

momento não se concretizou. A expectativa era de que com a implantação do

programa, as diferentes formas de operacionalização seriam ajustadas. A gestão

dos bens patrimoniais (patrimônio) e bens de consumo (almoxarifado) são

conduzidos, obedecendo a um padrão de governança e controle, adequando os

meios aos fins.









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(...) A relação existente é que ambas: a Coordenação de Patrimônio (CPAT-UDI)

e Coordenação de Almoxarifado (CA-UDI) estão vinculados hierarquicamente a

Coordenação Geral de Administração e Planejamento (CGAP-UDI) e seguem as

mesmas instruções normativas, norma operacional e orientações diversas.

Recentemente foi informado pela PROAD (em reunião no Campus) que a

Reitoria está analisando a possibilidade de implantar o Siads – Sistema Integrado

de Administração de Serviços. Enfim, seja MAD-Almox ou Siads tal relação

entre os sistemas de Almoxarifado e de Patrimônio será estabelecida em breve.


A questão da gestão e registro dos bens móveis está intimamente ligada à segregação de

função. Inicialmente vale ressaltar que a administração de material no âmbito da Administração

Pública é disciplinada pela Instrução Normativa nº 205/1988. Esta norma entende o conceito de

Material como sendo a “designação genérica de equipamentos, componentes, sobressalentes,

acessórios, veículos em geral, matérias-primas e outros itens empregados ou passíveis de emprego

nas atividades das organizações públicas federais” (item 1 da IN.205/88).

É importante considerar também que, tratando-se do recebimento e do registro do bem, a

citada IN prever que “Qualquer que seja o local de recebimento, o registro de entrada do material

será sempre no Almoxarifado” (item 3 da IN.205/88).

Verificou-se que a Administração adota a forma descentralizada de administração de

material que trata de forma separada (em setores distintos) a administração de material de consumo

e de material permanente. A CAI-Udi considera que na prática esse formato até contribui mais para

a preservação do princípio da segregação de função. No entanto, apesar de considerar que o

formato adotado seja positivo para a segregação de função, entende-se também que é necessário o

atendimento à norma vigente, no que diz respeito ao registro dos materiais no sistema do

Almoxarifado, nos termos do item 3 da IN.205/88.

Apesar de adotar uma metodologia de administração de material diferente daquele

disciplinado pela IN nº 205/1988 a Administração reconhece a vigência dessa norma. Vale ressaltar

que apesar de o auditado ter alegado que este tema não fora abordado em auditorias anteriores, isso

não lhe isenta do cumprimento desta norma.


8.2.5.5.1. Recomenda-se desenvolver e/ou adotar sistema unificado de administração, gestão e

controle de material que possibilite o registro de entrada dos materiais no Almoxarifado, nos

termos da Instrução Normativa nº 205/1988.









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8.3. PROCEDIMENTO 1.3 - Verificar as condições de conservação (estado de conservação) e

correta destinação dos bens patrimoniais móveis.

8.3.1. REITORIA

8.3.1.1. Fato

Inicialmente, vale salientar que o que será abordado neste item gira em torno basicamente

da aferição da conservação dos bens móveis, bem como se há ou não divergência entre a realidade

fática e os registros deste estado, desaguando, por fim, na questão do desfazimento.

Pois bem, no âmbito da amostra selecionada foi possível identificar alguns itens em que há

divergência entre os registros e o estado fático do bem. Como por exemplo:

Quadro IV: Itens com estado de conservação divergente do registrado no TR Termo Item Especificação Patrimônio Divergência/Observação

138

22

Apoio Ergonômico para

os pés

110147

Termo consta como "novo". Questionável.

110145

110148

110149

184

41 Projetor 108972 Termo consta como "novo". Questionável.

42 Apoio Ergonômico para

os pés

110132 Termo consta como "novo". Questionável.

110127

Termo consta como "novo". Questionável. 110129

110130

110131

38 Impressora 108715 Termo consta como "novo". Questionável.

40 Telefone sem fio 108970 Termo consta como "novo". Questionável.

10

2 Placa de Inauguração 104145 Termo consta como "novo". Questionável.

(apenas quanto ao Brasão da República)

7 Conj. lixeira seletiva (5

un.)

109491 Termo consta como "novo". Questionável.

109492

174 13 Estabilizador 105220 Termo consta como "novo". Questionável.

Fonte: Nossa autoria.

Diante disto, questionou-se como se dá o funcionamento de atualização de depreciação de

valores monetários do patrimônio, bem como dos estados de conservação (via

2018SA158099.01.010). A unidade auditada esclareceu no seguinte sentido (via Mem.

44/2018/CAP-REI):

A depreciação é realizada automaticamente no sistema SPA conforme relatórios

aleatórios em anexo. O programa foi desenvolvido para que fizesse a

depreciação seguindo as regras determinadas pelo Tesouro Nacional através da

Macrofunção 020330 - Depreciação, Amortização e Exaustão na Administração

Direta da União Autárquica e Fundacional, e traz em seu item 07 o método de

depreciação.

7 MÉTODO DE DEPRECIAÇÃO









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7.1 - O método de depreciação deve ser compatível com a vida útil econômica do

ativo e aplicado uniformemente durante esse período.

7.2 - O método de cálculo dos encargos de depreciação a ser utilizado para toda a

Administração Pública direta, autárquica e fundacional é o das quotas constantes,

já que a informação deve ser consistente e comparável, devendo constar em

notas explicativas.

Aferiu-se também que alguns itens estão possivelmente inutilizados, ou ao menos

incompatíveis com o estado atribuído, e constando como novos, como dito anteriormente, sendo

que deve ser analisada a viabilidade de restaurá-los, e caso não seja compensatório para a

Administração, que conste em processo de "desfazimento". Quanto a estes tópicos também houve

questionamento, sendo esclarecido do seguinte modo:

A manutenção nos bens somente é autorizada quando o valor de recuperação

orçado fica abaixo dos 50% do valor de mercado do mesmo. Após análise, caso

seja inviável o mesmo é enviado para setor de patrimônio, juntamente com laudo

técnico de avaliação para a baixa.

Ademais, vale salientar que inclusive foi informado pela unidade auditada que não há

processos dessa natureza (desfazimento) em aberto (Mem. 23/2018/CAP/REI, "D").


8.3.1.2.1. Constatou-se que há divergência entre os registros do estado de conservação de alguns

bens no Termo de Responsabilidade em relação a seu estado fático.


Diante desta constatação a unidade auditada se manifestou no seguinte sentido:

Referente à classificação do estado dos bens patrimoniais, informamos que estes

serão reavaliados de acordo com suas condições, porém devido ao grande

número de bens, este trabalho será realizado no decorrer de 2018 pelo Setor de

Patrimônio, realizando inventários eventuais e atualizações de termos, sendo que

ao final do exercício por meio da Comissão Anual de Inventário.


Esta auditoria concorda com a manifestação supra exposta, no tocante a dinâmica de revisão

proposta, que se dará no decorrer de 2018 e complementada no mais tardar nos trabalhos

desenvolvidos pela Comissão Anual de Inventário. Todavia, para efeito de facilitar o

monitoramento do atendimento, entende-se necessário registrar uma recomendação.









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8.3.1.5.1. Recomenda-se que seja efetuada revisão quanto ao estado de conservação dos bens

móveis, com consequente atualização dos termos de responsabilidade no tocante a este quesito.


8.3.2.1. Fato

Verificou-se in loco as condições de conservação dos bens da amostra, todos adquiridos em

2017. A avaliação demonstrou que eles se encontram em bom estado de conservação, em local

próprio e sendo utilizados de maneira condizente com os objetivos para os quais foram adquiridos.

Sobre o tratamento dado aos bens considerados inservíveis para o campus, foi remetido o

memorando MEMORANDO N° 13/2018 / CGAP-ITB - CAMPUS ITUIUTABA com respostas

aos questionamentos feitos.

Não foram identificados equipamentos de informática e processamento de dados para

desfazimento.


8.3.2.2.1. Constatou-se a defasagem na classificação dos bens quanto ao seu estado de conservação.

Cujos componentes são:

a. Critério: o estado de conservação de um bem deve ser mantido atualizado nos registros e termos de

responsabilidade por ser elemento de caracterização do mesmo.

b. Condição: os termos de responsabilidade estão desatualizados e não refletem o estado real de conservação

dos bens móveis. Muitos deles já foram caracterizados como antieconômicos ou irrecuperáveis e continuam

com status BOM nos registros extraídos do SPA.

c. Causa: a CAP não adota rotina para atualização dos registros. Há situações no SPA em que o estado do

bem se encontra conforme a sua condição real. Em muitos termos de responsabilidade, entretanto, essa

informação está defasada.

d. Efeito: a desatualização dos bens quanto ao seu estado impacta diretamente no levantamento da

necessidade de manutenção e reparo, bem como na correta destinação daqueles considerados inservíveis para

o campus.

8.3.2.2.2. Constatou-se a existência de bens inservíveis sem correta destinação. São os seus

componentes:

a. Critério: o campus deve se desfazer dos bens que não mais lhe servem.

b. Condição: os bens inservíveis têm sido mantidos nas dependências do campus, armazenados em locais

improvisados ou nos ambientes de origem, muitas vezes de forma precária.

c. Causa: inexistência de procedimentos para a correta destinação dos bens.









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d. Efeito: impacto orçamentário direto. Os bens ociosos e aqueles recuperáveis mas desnecessários deixam de

ser reaproveitados por outros órgãos ou entidade que deles possam precisar, enquanto os irrecuperáveis e

antieconômicos continuam a gerar gastos, sobretudo quanto à sua guarda.


Quanto à primeira constatação, o Coordenador-Geral de Administração e Planejamento

respondeu que a classificação dos bens móveis quanto ao seu estado atual (real) é feita anualmente,

por ocasião do inventário. Porém, informa que tal informação é gerencial e não é incorporada ao

processo de inventário.

Quanto aos critérios considerados para a classificação, esclareceu que são feitas consultas

aos usuários dos bens e testes de observância visual pelos inventariantes,

(...) mensurados levando em consideração o princípio da razoabilidade

economicidade, não adentrando ao mérito estritamente técnico, mas

considerando uma abordagem de caráter informativa e colaborativa neste

ponto analítico, pois a formalização técnica inequívoca quase pericial

extrapolaria a competência, a temporalidade e a objetividade dos

trabalhos da Comissão (...).

Ainda, de acordo com a reposta, cabe à CAP do campus acatar e tratar as informações que

lhe são repassadas.

No que concerne à segunda constatação, o dirigente informou a existência de comissão

para desfazimento de bens designada por meio de expediente da Direção-Geral, datado de 04 de

março de 2015. Assegurou ainda na resposta que foram realizadas reuniões nos anos 2015, 2016 e

2017, quando se constatou a necessidade de destinação dos bens inservíveis.

Contudo, ainda não foi possível se desfazer dos mesmos por não haver norma institucional

que regulamente a matéria. Segundo o Coordenador-Geral, os bens nessa condição são

movimentados para depósito “próximo à garagem” e registrados em um termo específico, sob a

responsabilidade do titular da Coordenação de Administração do Campus.

O depósito “próximo à garagem”, conforme informações da Coordenação de

Administração do Campus e da Coordenação de Almoxarifado e Patrimônio, é composto por duas

salas (sendo uma sala com chave) e uma casa adjacente.


A classificação dos bens quanto ao seu estado de conservação não deve ser considerada

informação gerencial apartada do inventário anual. O procedimento de inventariação tem









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justamente a finalidade de fornecer informações atualizadas sobre o patrimônio do campus. O

inventário é ferramenta analítica e medida de controle interno, além de insumo para tomada de

decisões sobre o acervo.

A instrução normativa SEDAP nº 205/19883 é categórica ao relacionar o inventário físico

como instrumento de controle. Segundo a norma, o procedimento deve ser capaz, dentre outras

funções, de levantar a situação dos bens móveis em uso, identificando necessidades de manutenção

e reparos, bem como aqueles que já não são mais necessários para o campus.

Chamou a atenção o fato de que a informação gerencial hoje apartada já esteve presente

nos autos relativos ao inventário do exercício 2016. Naquele ano, a comissão responsável

relacionou os bens cujo estado de conservação deveria ser atualizado4, assim como os termos de

responsabilidade em que se encontravam registrados. A resposta não esclareceu o motivo de a

informação ser tratada em separado a partir do exercício 2017.

De tal sorte, foi emitida nova solicitação de auditoria interna, desta vez ao presidente da

comissão do inventário 2017, o qual informou que o estado dos bens quanto à sua conservação foi

atualizado também no inventário recente e a relação existe, embora tenham se esquecido de colocá-

la nos autos processuais.

A contradição entre as respostas indica a necessidade de melhor coordenação das ações

para o levantamento anual de bens móveis, de forma que planejamento e execução sejam mais

uniformes e possam refletir o verdadeiro estado do acervo patrimonial. Ressalta-se que a orientação

e a supervisão do processo de inventário é função regimentalmente atribuída à Coordenação-Geral

de Administração do campus.

A Portaria 008/2015, da Direção-Geral do Campus Ituiutaba, de fato estabelece a comissão

responsável pelo desfazimento de bens ao designar seus membros e estabelecer prazo para o

encerramento das atividades.

Entretanto, uma vez que a resposta do Coordenador-Geral de Administração e

Planejamento admite que os bens inservíveis continuem armazenados pelo campus, foi demandado

ao responsável que apresentasse os documentos e processos relativos à atividade da comissão.

Em resposta recebeu-se as cópias de dois e-mails. No primeiro, o Presidente convoca os

demais membros da comissão para reunião inicial em que tratariam de determinar um cronograma

de trabalho e de verificar a legislação pertinente. No segundo, o Coordenador de Almoxarifado e

Patrimônio informa que os bens haviam recebido classificações diversas feitas por pessoas

3 Item 8, alíneas “d” e “e”. 4 Processo 23202.000332/2016-99: páginas 180 a 191.









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diferentes em momentos também distintos e, uma vez que faltava um parâmetro de consenso,

acertou com seu superior que todos os itens com indicação de mudança de estado de conservação

seriam tratados como recuperáveis no SPA.

Curiosamente não foram apresentados documentos que evidenciassem que a reunião

convocada realmente aconteceu e que a comissão de fato atuou conforme seu planejamento.

Também não foi recebido qualquer relatório de conclusão, embora os trabalhos tivessem termo

certo (120 dias a contar da publicação da designação). Os atos praticados resumem-se, portanto, ao

mês de maio de 2015. Não há indícios de atividade nos anos subsequentes.

A carência de norma institucional que regulamente o desfazimento de bens certamente

impacta na sua correta destinação. É forçoso reconhecer, contudo, que há muitos procedimentos a

serem feitos antes da destinação final. Concorda-se que não é possível ceder os bens ociosos a

outros órgãos ou alienar aqueles antieconômicos e também os deteriorados (irrecuperáveis) até que

haja normatização. Mas é possível que a comissão se reúna anualmente para avaliar os bens que

tenham estado de conservação ensejador de desfazimento, conferindo a classificação feita no

inventário e alterando-a a partir de critérios mais técnicos, se necessário.

Como bem reforça o CGAP em resposta anterior, a classificação atribuída pelos membros

da comissão de inventário deve ser tratada de forma indicativa, gerencial. A análise mais pericial

caberia de fato à comissão de desfazimento e a própria instrução normativa SEDA nº 205/1988 já

baliza algumas das classificações.

Os bens antieconômicos e os irrecuperáveis, por exemplo, devem ser assim considerados

quando laudos apontarem que o reparo custará mais de 50% do seu valor ou que não é possível

resgatar suas características.

Quanto aos bens recuperáveis, entende-se que estes só deverão ser destinados quando não

mais forem úteis ao campus. Se o forem, devem ser encaminhados para manutenção e distribuídos

a quem deles precise. Ou seja, a comissão que trata da destinação dos bens não deve considerar

apenas o desfazimento, mas também o reaproveitamento daqueles que possam voltar à utilização.


8.3.2.5.1. Recomenda-se à Coordenação-Geral de Administração e Planejamento que:

a. Remeta à CAP, anualmente, o relatório do inventário após aprovação reitoral, exigindo da unidade

subordinada que, em prazo pré-estabelecido, acate o teor do documento e atualize o estado de

conservação dos bens nos termos de responsabilidade para que deles constem a nova classificação

sugerida.









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b. Determine também àquela coordenação que, além do impulso anual, atualize o estado de

conservação dos bens sempre que os termos de responsabilidade sofrerem alteraçõese estabeleça

prazo para a regularização da informação.

8.3.2.5.2. Recomenda-se à CGAP, enquanto responsável pela administração dos bens:

a. A transformação da comissão de desfazimento em colegiado permanente responsável também por

identificar os bens que possam ser reaproveitados e rever, anualmente, a classificação sugerida pelos

inventariantes ou por responsáveis pela guarda, valendo-se de informação repassada pela CAP.

b. Que solicite à Direção-Geral, anualmente, a emissão de ordem de serviço descrevendo as ações a

serem executadas pela comissão naquele exercício.

c. Que a conclusão do trabalho da comissão seja comunicado à CAP para que, em prazo pré-

estabelecido, promova a atualização da informação nos seus registros e nos termos de

responsabilidade.

d. Que determine à comissão o registro de sua atividade e a autuação de toda informação relativa,

incluindo portarias, ordens de serviço, laudos técnicos, relatórios e afins em processo digital aberto

para a finalidade.


8.3.3.1. Fato

Quanto à verificação das condições de conservação dos bens móveis em conformidade com

os termos de responsabilidade informa-se que não foi possível executar a verificação almejada

devido à intempestividade no envio das informações necessárias à seleção da amostra e ao exame

“in loco”. Entretanto, em relação aos dados recebidos por meio do MEMORANDO Nº

12/2018/CAP-PTU-CAMPUS PARACATU, contendo a relação dos termos de responsabilidade

existentes no IFTM-Campus Paracatu, foram detectadas impropriedades.

Em relação à intempestividade no envio das informações entende-se necessário explanar

cronologicamente sobre a ocorrência dos fatos, a fim de que se justifique devidamente o motivo de

não ter sido verificada a trilha. Pois bem! Em 09/03/2018 foi enviada à CAP a Solicitação de

Auditoria Interna nº 2018SA158309.01.001, por meio do MEMORANDO Nº 3/2018/CAI-PTU-

CAMPUS PARACATU, solicitando uma lista com a relação dos termos de responsabilidade

existentes no IFTM-Campus Paracatu para que se pudesse selecionar a amostra para o exame. Em

resposta foi recebido o MEMORANDO Nº 3/2018/CAP-PTU-CAMPUS PARACATU, em

14/03/2018, solicitando dilatação do prazo por 30 dias, ao passo em que foi respondido no mesmo

dia, por meio do MEMORANDO Nº 7/2018, concedendo dilatação do prazo para o dia 09/04/2018.

Então, somente em 18/04/2018, faltando um dia para o término do exame da ação, foi recebida uma

lista contendo relação dos termos de responsabilidade existentes no campus por meio do

MEMORANDO Nº 12/2018/CAP-PTU-CAMPUS PARACATU. No entanto, após análise do

documento, foram detectadas impropriedades em relação às informações apresentadas, pois alguns









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servidores possuíam até três termos distintos registrados para o mesmo local e, em outro caso,

existiam termos de responsabilidade sem a devida indicação de responsável pela guarda dos bens.

No tocante aos termos de responsabilidade existentes sem a devida indicação de

responsável pela guarda dos bens, foram apresentados esclarecimentos em 25/04/2018, por meio do

MEMORANDO Nº 18/2018/CAP-PTU-CAMPUS PARACATU, o qual elucida que:

Diante do questionamento apresentado, realizamos a busca nos termos emitidos

pelas Coordenações anteriores deste Setor, e foi possível identificar a seguinte

situação: os termos nos quais constam as informações de responsável como

‘servidor (a)’, tratam-se de registros de bens de uso coletivo em determinados

setores, para os quais constam mais de 01 (um) servidor responsável. Tal

situação ocorre no termo nº 108, o qual apresentamos em anexo a este, como

exemplificação do fato. Lado outro, embora ainda constem tais termos em nossos

registros, com a atualização dos dados, estes ensejarão na mesma situação

anteriormente relatada, quando todos os bens serão destinados a seu respectivo

responsável direto.

Logo, considerando que não foram encontradas normas contrárias à guarda coletiva dos

bens e, ainda, desde que haja cautela para que os servidores responsáveis estejam

comprovadamente cientes da guarda comum, formalizada por meio de Termo de Responsabilidade

devidamente subscrito, não se identificou obstáculo à execução deste procedimento.

Solicitaram-se informações sobre a existência de processos de desfazimento de bens

móveis nos exercícios 2016 e 2017 e foi informado que não houve processos de desfazimento de

bens relativos aos citados períodos, conforme MEMORANDO N° 8/2018/CAP-PTU - CAMPUS

PARACATU, ao passo em que não se pode avaliar a necessidade da existência de tais processos,

visto que não se teve acesso aos termos de responsabilidade, a fim de que se pudesse verificar se o

estado dos bens indicados nos termos se enquadrava no rol de desfazimento.


8.3.3.2.1. Constatou-se a existência de mais de um termo de responsabilidade registrados em nome

de um mesmo servidor, identificados com números diferentes, mas cuja localização dos bens

correspondente a uma mesma localidade.


Conforme MEMORANDO Nº 18/2018/CAP-PTU-CAMPUS PARACATU, recebido em

25/04/2018, segue explicações quanto à impropriedade detectada:

Em atendimento à Solicitação de Auditoria Interna nº 2018SA158309.01.016

esclarecemos a Vossa Senhoria os seguintes questionamentos:









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1. Após analisar a lista de termos de responsabilidade nos enviada através do

MEMORANDO N.º 12/2018/CAPPTU-CAMPUS PARACATU, detectamos

que alguns servidores possuem até três termos distintos registrados para o

mesmo local (...).

Informamos que este Setor encontra-se em fase de atualização dos termos

individuais de responsabilidade, com base nas informações que resultaram do

trabalho concluído em março deste ano pela Comissão de Inventário do

Patrimônio e Almoxarifado do IFTM - Campus Paracatu – Exercício de 2016.

Diante das novas informações, tornou-se necessária a atualização de todos os

termos existentes, gerando novos termos com as mesmas identificações, o que

resultou na parente duplicidade de dados. No entanto, ao desenvolver dos

trabalhos, os bens constantes dos termos antigos são transferidos para os novos

termos, fazendo com que aqueles se exilem gradativamente de nossos registros,

conforme se pode verificar no novo relatório, anexo a este expediente. Desse

modo, assim que concluída toda a etapa de atualização dos dados, já não

existirão os termos antigos em nossos registros, salva a possibilidade de

existência de bens não localizados pela Comissão supra, os quais necessitarão de

processo específico que resulte em sua baixa.


Em relação à manifestação da unidade auditada sobre a existência de servidores com mais

de um termo de responsabilidade correspondentes à mesma localidade, entende-se que o argumento

apresentado explica a impropriedade detectada, mas demonstra falhas na gestão patrimonial, já que

as correções, adequações e retificações no SPA deveriam ter sido realizadas antes da emissão do

Relatório Final do Inventário Anual, com fundamento nas informações apresentadas pela comissão

de inventário a respeito da localização indevida dos bens móveis durante a inspeção.

De acordo com o inciso XV do artigo 44 da Resolução/IFTM nº 75/2016 – Regimento

Interno do Campus Paracatu, compete à CAP “orientar e fornecer dados às Comissões para a

realização do Inventário físico e reavaliação de bens, visando à verificação dos saldos do estoque

no almoxarifado, conferência dos bens móveis e avaliação de bens”. Dito isto, entende-se que,

apesar de não ser possível que os servidores lotados na CAP participem da comissão de inventário

patrimonial, a citada coordenação possui um papel fundamental para o desenvolvimento destas

atividades, pois, a ela cabe a função de apoio e de atualização das informações constatadas pela

respectiva comissão. A função de apoio consiste na emissão de relatórios de bens na fase inicial e

final dos trabalhos, bem como na emissão de relatórios financeiros e, quanto à função de

atualização das informações, esta corresponde à execução de tombamentos de bens identificados

sem o respectivo registro, à execução da transferência de bens identificados com localização

indevida e, no mais, à atualização das informações cadastrais dos bens no SPA que se faça

necessário.









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Ademais, sobre a emissão de termos de responsabilidade e respectiva atualização da

localização dos bens, está estabelecido no item 7.13.3. da Instrução Normativa/SAP nº 205/21988

que “Em caso de redistribuição de equipamento ou material permanente, o termo de

responsabilidade deverá ser atualizado fazendo-se dele constar a nova localização, e seu estado de

conservação e a assinatura do novo consignatário”.

Logo, concluiu-se que, além da obrigação de atualizar o sistema durante a realização do

inventário patrimonial, o que não ocorreu, à CAP também cabe manter atualizadas as informações

relativas à redistribuição dos bens móveis dentro da instituição durante todo o exercício financeiro.


8.3.3.5.1. Recomenda-se a criação de procedimento para a formalização da movimentação física e

cadastral do bem móvel dentro da instituição, a fim de se registrar as informações relativas à

solicitação de alteração da carga no sistema e de alteração da respectiva localização.

8.3.3.5.2. Recomenda-se que seja solicitada ao órgão competente a formalização de orientações a

respeito da realização do inventário físico de bens, a fim de que se esclareçam quais são as etapas a

serem cumpridas, quais são as unidades e/ou comissões participantes em cada uma das etapas e

suas respectivas funções e, ainda, quais são os documentos a serem produzidos e/ou formalizados

durante o processo, com indicação das informações que os mesmos deverão conter, a fim de

aprimorar os procedimentos relativos ao inventário patrimonial.


8.3.4.1. Fato

Analisando os bens móveis dos 26 termos de responsabilidades auditados, verificou-se que

35%, ou seja, 9 destes termos de responsabilidade encontram-se com seus bens em estado de

conservação incorretos. O estado de conservação do bem móvel pode ser: novo, bom, regular,

precário, ocioso, recuperável ou antieconômico.

Em entrevista, o coordenador de patrimônio esclareceu que devido a grande quantidade de

bens no campus, este trabalho de verificação de conservação do bem é realizado a cada vistoria

feita e toda vez que há transferência de bens entre servidores, a coordenação busca atualizar essas

informações.









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Para auditoria nos processos de desfazimento de bens móveis, foram encaminhados pela

Coordenação de Patrimônio 05 (cinco) processos sendo eles: 23200.000240/2016-29,

23200.000008/2017-71, 23200.000178/2017-56, 23200.000160/2017-54 e 23200.000020/2017-86.

Os processos enviados pela Coordenação de Patrimônio referente ao desfazimento de bens

móveis em 2017 contemplam bens para doação, baixa de bens por incêndio, roubo e baixa de

semoventes por morte.

Verificou-se que nos processos examinados contêm a ciência do Diretor Geral, boletim de

ocorrência no caso de incêndio ou roubo, laudos técnicos, alguns ainda há o parecer da

Procuradoria Federal e termos circunstanciados em casos específicos conforme Instrução

Normativa CGU n° 04, de 17 de fevereiro de 2009 e Portaria CGU n° 513 de 05 de março de 2009

e relatório do SPA discriminando o histórico, valor e data de aquisição do bem.

Foi analisada ainda a exigência de laudos técnicos emitidos pela Coordenação de

Tecnologia da Informação e Comunicação - CTIC e as exigências do Ministério do Planejamento

quando do desfazimento de equipamento de informática, no qual é encaminhado ofício à Secretaria

de Tecnologia da Informação, discriminando os bens a serem doados.

Conforme análises quanto ao estado de conservação dos bens móveis auditados, mesmo

que existe uma pequena quantidade de bens a serem atualizados, verificou-se que o trabalho da

CAP está sendo operacionalizado e que os processos de desfazimento de bens móveis foram

instruídos de acordo com as normas vigentes e com a devida transparência necessária.


8.3.5.1. Fato

Inicialmente a CAI-Udi registrou que também utilizou de vistoria e visitação em vários

ambientes (depósitos) do Campus para o fim de verificar as trilhas (quesitos) destacados nos

subitens do procedimento 1.1.

Solicitada sobre a existência de processo de desfazimento de bens (2018SA158312.01.002)

a Administração informou (MM.62/2018/SDG-UDI) que possui em andamento dois (02) processos

iniciados em 2017. Um processo (23201.000294/2017-65) trata do descarte de bens de informática

e o outro (23201.000293/2017-11) trata do descarte de bens gerais – ambos estão nas fases iniciais.

Quanto à correta destinação dos bens destacados para desfazimento não foi possível uma

verificação mais aprofundada no que tange a seus processos, porque eles ainda encontram-se em

andamento e em fase inicial. No entanto, foi possível observar condições inadequadas (ver









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procedimento 1.5 item 8.5.5.1) de armazenamento e guarda dos bens até então mantidos em

depósito para o fim de desfazimento.

Como parte da verificação das condições de conservação dos bens patrimoniais móveis foi

realizada visita ao Próprio Nacional (PN) conhecido como Derivados de Cana (RIP nº

5403000045001). Na oportunidade, verificou-se que o ref. PN abriga bens patrimoniais móveis em

desuso e em aparente estado de “abandono”. O que será melhor tratado no item 8.5.5.1 do presente

relatório.

8.4. PROCEDIMENTO 1.4 - Verificar os procedimentos de recuperação/manutenção

(preventiva e corretiva) dos bens patrimoniais.

8.4.1. REITORIA

8.4.1.1. Fato

Sumariamente, foi questionado junto à unidade auditada sobre a existência de

processos/procedimentos visando a recuperação e manutenção de bens móveis. Deste modo, foi

apresentada a informação de existência dos processos nº 23199.000285/2016-80 (manutenção de

bebedouros e eletrodomésticos - encerrado); 23199.000386/2018-12 (manutenção de bebedouros e

eletrodomésticos - fase de elaboração de edital); 23199.000738/2015-97 (manutenção de

aparelhos de ar condicionados); 23199.000884/2016-01 (manutenção de veículos).

Posteriormente, selecionou-se um desses processos, mais precisamente o

23199.000285/2016-80, visando verificar como ocorrem, na prática, as manutenções e

recuperações de bens móveis no âmbito da Reitoria.

Foi possível observar que os procedimentos de recuperação e manutenção são efetuados de

forma terceirizada, por não haver qualificação interna para essas finalidades, de modo que a

contratação de empresa especializada se faz imprescindível.

Observou-se que o processo nº 23199.000285/2016-80, em regra, tratou-se de manutenções

preventivas. Assim sendo, entendeu-se por bem questionar à unidade auditada qual a praxe

aplicada para as manutenções corretivas, sendo esclarecido:

A manutenção nos bens somente é autorizada quando o valor de recuperação

orçado fica abaixo dos 50% do valor de mercado do mesmo. Após análise, caso

seja inviável o mesmo é enviado para setor de patrimônio, juntamente com laudo

técnico de avaliação para a baixa.









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Manifestação esta que satisfaz o que se idealiza para o tópico, uma vez que a IN nº 205/88

determina em seu item 9.3 que "a recuperação somente será considerada viável se a despesa

envolvida com o bem móvel orçar no máximo a 50% do seu valor estimado de mercado" (...).

Inclusive foi apresentado formulário de "Laudo Técnico - Avaliação de Bens" utilizado para esta

finalidade.


8.4.2.1. Fato

Questionou-se à Coordenação de Administração do Campus (CAC) e à CAP sobre a

existência de planos ou procedimentos definidos que contemplem a recuperação e a manutenção de

bens móveis, tanto na forma preventiva quanto corretiva.

De acordo com a CAC os pequenos reparos como a colocação de rebites e parafusos em

móveis são realizados pela própria instituição. Reparos maiores como solda de mesas e carteiras

são realizados em parceria com a Prefeitura de Ituiutaba. Os demais reparos e manutenções em

equipamentos como projetores, materiais de laboratórios, maquinários, aparelhos de ar

condicionado, câmaras frias, PABX são realizados por empresas terceirizadas contratadas por

licitação ou por via direta, nos caso em que a licitação é dispensável.

A comunicação da necessidade de reparo/manutenção é realizada pelos responsáveis ao

endereço eletrônico [email protected] ou por solicitação de serviços gerais.

Quanto à existência de laudos técnicos que orientem o encaminhamento de equipamentos

para reparo/manutenção a CAC em sua resposta informou não existir tais documentos, enquanto a

CAP relatou que os laboratórios de leite/carne, segundo informação de servidor que neles trabalha,

contam com a visita eventual de técnico em manutenção especifico da área que visa avaliar a

conformidade dos equipamentos.

Ainda com relação aos procedimentos de recuperação e manutenção preventiva e corretiva

a CAC informou que há um plano de manutenção de bens móveis de 2013, porém está

desatualizado e um novo plano deverá ser lançado até agosto deste ano.

Emitiu-se solicitação de auditoria à coordenação responsável pelas licitações e contratos

para que nos apresentasse todas as aquisições já feitas cujo objeto se relacionasse à manutenção e

recuperação de bens.

Foi possível observar que são feitas contratações que visem à continuidade dos serviços

prestados pelo Campus Ituiutaba. Há, por exemplo, contratos de manutenção do sistema de PABX,










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dos equipamentos de laboratório e projeção de imagens, veículos, condicionadores de ar e

extintores de incêndio.

Durante a verificação in loco de ambientes (“LABORATÓRIO DE QUÍMICA

ANALÍTICA E FÍSICO-QUÍMICA-SALA C-04/C-02”, “LABORATÓRIO C02”,

“LABORATÓRIO DE LEITE – SALAS C14”, “LABORATÓRIO DE MICROBIOLOGIA -

C02/C03/C06/C08/C14/C09/C11)”, foi possível presenciar o trabalho de um funcionário contratado

responsável por fazer a manutenção corretiva e preventiva dos equipamentos presentes nesses

locais.

A CAI-Itb registrou ainda que também há contratações para correção e reparo de bens.


8.4.3.1. Fato

Questionou-se à Coordenação Geral de Administração e Planejamento sobre a existência

de processos/procedimentos visando à recuperação e manutenção de bens móveis, ao passo em que

não foram encontradas impropriedades. Entretanto, detectou-se necessidade de aprimoramento do

procedimento.

Foi informado através do DESPACHO Nº 17/2018/CGAP-PTU-CAMPUS PARACATU,

que existe um plano/estratégia que visa à manutenção e recuperação de equipamentos e bens

móveis permanentes, realizados por servidores do IFTM-Campus Paracatu e por funcionários da

empresa Pluma Terceirização Eireli – CNPJ 13.668.695/0001-26, em cujo contrato há dois cargos

de auxiliar de manutenção. Conforme informações oriundas do respectivo documento, a

metodologia utilizada consiste em observação diária dos bens e, caso seja necessária manutenção

ou recuperação, o servidor a requer. Ainda, no caso da recuperação, esclareceram que quando os

bens estão muito danificados são encaminhados para a APAC – Associação de Proteção e

Assistência ao Condenado a fim de serem reformados.

Entretanto, diante da informação de que a manutenção dos bens é requerida pelo próprio

servidor, questionou-se, também, a CAP sobre a existência de procedimento instituído no campus

para que o servidor possa informar sobre a existência de bem móvel avariado sob sua

responsabilidade, já que a movimentação do mesmo para manutenção afeta a gestão dos termos de

responsabilidade. Assim, foi informado, por meio do MEMORANDO Nº 8/2018/CAP-PTU-

CAMPUS PARACATU, que “As comunicações sobre avarias e eventuais necessidades de









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substituição de bens danificados por uso normal são apresentadas de forma verbal aos servidores da

Coordenação de Almoxarifado e Patrimônio.”.

Verificou-se ainda a existência de laudos técnicos para a correta destinação de bens móveis

para manutenção, ao passo em que não detectou-se impropriedades.

Foi informado, por meio do MEMORANDO Nº 8/2018/CAP-PTU-CAMPUS PARACATU

que “Não são emitidos laudos técnicos que atestem avarias que ensejam a destinação de itens

patrimoniais para manutenção. Quando constatadas avarias com possibilidade de reparação, este

trabalho é executado pelos Encarregados de Manutenção, funcionários terceirizados responsáveis

por tais atividades”.


8.4.3.2.1. Constatou-se necessidade de aprimoramento do procedimento de comunicação sobre

qualquer irregularidade com o bem sob responsabilidade do servidor.


Não foi registrada a manifestação da unidade auditada.


Realizada a carga do material permanente, que se efetiva com o competente Termo de

Responsabilidade, assinado pelo consignatário, a responsabilidade pela guarda e conservação do

bem é transferida ao subscritor. Neste contexto, tais afirmações são comprovadas pela Instrução

Normativa/SAP nº 205/1988 que, sobre a Movimentação e Controle dos bens estabelece, em seu

item 7.13.7 que “O consignatário, independentemente de levantamento, deverá comunicar ao

Departamento de Administração ou unidade equivalente qualquer irregularidade de funcionamento

ou danificação nos materiais sob sua responsabilidade.”. E, ao tratar da Conservação e

Recuperação, volta a cuidar da mesma matéria, ao explanar, em seu item 9, que “É obrigação de

todos a quem tenha sido confiado material para a guarda ou uso, zelar pela sua boa conservação e

diligenciar no sentido da recuperação daquele que se avariar”.

Considerando a importância dada ao tratamento do bem móvel e a responsabilidade

daquele que é possuidor de sua guarda, espera-se que a maneira de se comunicar qualquer

irregularidade ocorrida com o bem deva ser feita de forma oficial, a fim de que se possa provar a

realização do ato estipulado pela norma e o momento em que o mesmo ocorreu e, neste interim,









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consubstancia o item 10.1 da já referida instrução ao informar que “É dever do servidor comunicar,

imediatamente, a quem de direito, qualquer irregularidade ocorrida com o material entregue aos

seus cuidados.” E, posteriormente, finaliza informando sobre o método a ser utilizado para tais

comunicações, conforme item 10.2 do mesmo dispositivo legal que estipula que “O documento

básico para ensejar exame do material e/ou averiguação de causas da irregularidade havida com o

mesmo, será a comunicação do responsável pelo bem, de maneira circunstanciada, por escrito, sem

prejuízo de participações verbais, que, informalmente, antecipam a ciência, pelo administrador, dos

fatos ocorridos”.


8.4.3.5.1. Recomenda-se a criação de procedimento para a formalização das comunicações dos

servidores sobre qualquer irregularidade ocorrida com os bens móveis sob sua responsabilidade, a

fim de cumprir a determinação contida no item 10.2 da Instrução Normativa/SAP nº 205/1988.


8.4.4.1. Fato

Para verificação dos procedimentos de recuperação e manutenção de bens móveis no IFTM

Campus Uberaba, solicitou-se tais informações à CAP.

O coordenador informou por meio de memorando que a manutenção dos mobiliários

fabricados em madeira é realizada pela equipe de servidores lotados na marcenaria do campus, os

equipamentos de informática são mantidos pela equipe de TI e outros equipamentos são reparados

em empresas especializadas desde que o custo de sua manutenção seja inferior a 50% do custo de

um bem novo, conforme preconiza a Instrução Normativa/SEDAP/PR n° 205/1988.

Quanto aos bens inservíveis, os responsáveis apresentam laudos técnicos dos bens que são

entregues à Coordenação de Patrimônio, que providencia seu armazenamento no galpão de baixa.


8.4.5.1. Fato

Questionada sobre a manutenção e conservação dos bens móveis (2018SA158312.01.002)

a Administração informou que “existem procedimentos e processos que visam a recuperação e

manutenção dos bens móveis dentro do IFTM - Campus Uberlândia” (MM. 62/2018/SDG-UDI).









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Os pedidos de manutenção/assistência podem ser encaminhados via Docs no Virtual IF e não

exigem laudos técnicos.

Informou também que de acordo com o tipo de demanda e as características do bem, a

manutenção pode ser resolvida pela Coordenação de Serviços de Apoio ou por empresa

terceirizada. O auditado informou ainda que “cada contrato de manutenção atinge um tipo de

natureza, sendo assim temos mão de obra especializada para cada natureza existente no Campus”.

As manifestações acima da Administração consideraram o exercício de 2017. O auditado

revelou que para este ano de 2018 a contratação de serviços de manutenção de equipamento “já

foram iniciados, com os termos de referencia concluídos e data prevista para abertura de processo

até o final de março”. Em consulta realizada no último dia 14/06 a Coordenação Geral de

Administração e Planejamento (CGAP), informou que os processos encontram-se em via de

parecer jurídico.

Vale ressaltar que a CAI-Udi considera essas contratações de serviços de manutenção de

bens patrimoniais móveis e imóveis como sendo um expediente possível, necessário e que produz

resultado positivo para a boa administração de materiais no âmbito do Campus.

8.5. PROCEDIMENTO 1.5 – Verificar se está sendo dada a correta destinação, e as condições

de guarda dos bens patrimoniais.

8.5.1. REITORIA

8.5.1.1. Fato

Inicialmente, uma questão que foi avaliada é quanto à situação de guarda e utilização

adequadas dos bens. Quanto a isto não houve observações relevantemente negativas a constar.

Ademais, foi questionado à unidade auditada quanto a existência de vistorias periódicas da

Coordenação de Patrimônio e/ou comissão designada para gestão de controle do bem, assim se

manifestou:

Para fins de gestão de controle dos bens móveis, compete a esta Coordenação de

Almoxarifado e Patrimônio:

- Fazer o acompanhamento periódico dos equipamentos e materiais permanentes

em uso junto aos seus consignatários, com a finalidade de constatar aspectos

quantitativos e qualitativos desses;

- Fazer o acompanhamento a cada movimentação dos equipamentos e materiais

permanentes, onde o termo de responsabilidade deverá ser atualizado fazendo-se

dele constar nova localização e assinatura do novo consignatário;

- Fazer o inventário físico eventual. Já o inventário físico anual é realizado por Comissão designada pelo Reitor.









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Verificou-se ainda a existência de uma sala destinada ao armazenamento dos bens

deteriorados antes da realização dos procedimentos de desfazimento (sala 7 do Bloco 12 da

Reitoria).

Outrossim, verificou-se ainda se os locais indicados nos Termos de Responsabilidade

conferem com seus paradeiros fáticos. Neste contexto houve a princípio algumas divergências que

variavam entre alguns vícios, a maioria deles por sinal tranquilamente sanados, de modo onde a

inconsistência mais comum e ao mesmo tempo de reversão mais complexa é quanto ao vício de

não estarem na respectiva sala discriminada no Termo de Responsabilidade (estarem em

outra sala), vejamos:

Quadro V: Itens em localização divergente à registrada no Termo de Responsabilidade

Bloco Termo Item Patrimônio Localização constante no

termo (sala)

Localização Fática

(sala)

01 138

6 100875 08 (bloco 1) 12 (bloco 8)

11 105010 08 (bloco 1) 12 (bloco 8)

17 108653 08 (bloco 1) 01 (bloco1)

18 108685 08 (bloco 1) 01 (bloco1)

02 142

01 100002 03 (bloco 2) Anexa (bloco 2)

05 100808 03 (bloco 2) 01 (bloco 2)

07 100983 03 (bloco 2) 01 (bloco 2)

15 101521 03 (bloco 2) 01 (bloco 2)

23

105708

03 (bloco 2)

Guarita (Portaria)

105722 01 (bloco 11) -

Reprografia

39 108624 03 (bloco 2) 01 (bloco 2)

40 108953

03 (bloco 2) 01 (bloco 2) 108955

42 109054 03 (bloco 2) 01 (bloco 2)

44 109167 03 (bloco 2) 01 (bloco 2)

45 109203 03 (bloco 2) 01 (bloco 1)

46 110168 03 (bloco 2) 01 (bloco 2)

50 115651, 52, 53,

54, 55, 56, 57, 58,

59 e 60

03 (bloco 2) Anexa (bloco 2)

03 147

14 105279 04 (bloco 3) 01 (bloco 2)

15 105404 04 (bloco 3) 01 (bloco 2)

27 108725 04 (bloco 3) 01 (bloco 2)

04 150 21 108643 03 (bloco 4) 04 (bloco 4)

06 159 9 101178 03 (bloco 6) 02 (bloco 6)

34 116040 03 (bloco 6) 02 (bloco 6)

08 167

6 100847 07 (bloco 8) 04 (bloco 8)

11 101342 07 (bloco 8) 04 (bloco 8)

25 108405 07 (bloco 8) 04 (bloco 8)

26 108417 07 (bloco 8) 04 (bloco 8)

11 187 4

104974, 75, 77,

79, 80, 81, 82, 83, 84, 86

Refeitório

2 cadeiras estão na sala

2 do bloco 11 (sala anexa a copa);

2 cadeiras estão na sala

3 do bloco 12 (terceirizados)

Fonte: Nossa autoria.









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8.5.1.2.1. Contatou-se que há divergências entre alguns itens quanto à sua localização fática e a

constante nos termos de responsabilidade.


Questionada, a unidade auditada se manifestou:

Informamos que os bens foram transferidos sem a devida comunicação ao setor

de Patrimônio, o que ocasionou as inconsistências entre o termo e a localização,

porém tal situação já foi regularizada. Lembrando que todo servidor é

responsável pelo seu bem, devendo sempre notificar o Setor de Patrimônio

qualquer movimentação dos mesmos, segundo o informativo "Guarda e

movimentação de bens" disponibilizado para todos, conforme modelo anexo.


Estas situações descritas no quadro acima foram realmente quase que 100% sanadas, de modo a

poder ser considerada satisfatória. Porém, devido a Ação de Auditoria trabalhar com amostragem,

uma recomendação se faz necessária.


8.5.1.5.1. Recomenda-se que seja efetuada revisão quanto à localização dos bens móveis, com

consequente atualização dos termos de responsabilidade quando for pertinente. A revisão aqui

solicitada deve ocorrer até o inventário do exercício de 2018.


8.5.2.1. Fato

Os bens constantes da amostra foram encontrados nos ambientes descritos em seus

respectivos termos de responsabilidade e têm sido utilizados conforme sua finalidade.

A CAP emite periodicamente aos servidores do Campus, por e-mail, recomendações sobre

a segurança dos bens patrimoniais e das condições para empréstimo, sendo a mais recente de 22 de

março de 2018.

Há também um documento para movimentação temporária nos quais se registra, por

exemplo, que os bens foram entregues para manutenção ou alocados temporariamente em outro

local para atender a eventos, solenidades ou necessidade temporária da instituição.









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Quanto aos bens deteriorados, a situação encontrada já fora descrita no procedimento 3 e

seguintes deste relatório. Isto é, os bens são mantidos nos locais de origem ou transferidos para área

próxima à garagem de veículos.

A análise visual dos bens encontrados nos locais nomeados como “Garagem”, “Sala1-

Garagem”, “Sala2-Garagem”, “Área externa da garagem” e “Casa” permite sugerir que eles se

encontram em estado irrecuperável, embora não haja laudos ou documentos que atestem essa

condição.

Ainda que próprios para desfazimento, os bens deteriorados encontram-se armazenados

precariamente, uma vez que somente um dos ambientes (sala 1-garagem) é trancado por cadeados.

Os demais são acessíveis a qualquer tempo e o ambiente “área externa”, como indica o nome, é

justamente uma área a céu aberto, sem qualquer estrutura para servir de depósito.

Assim como já relatado anteriormente, a solução se esbarra na ausência de norma

institucional que regulamente os procedimentos para correta destinação desses bens.

A CAI-Itb teve o cuidado de registrar imagens realizadas nos locais apontados pela CAC e

CAP que evidenciam a precária estrutura de guarda dos bens deteriorados e a urgência da

normatização pretendida.


8.5.2.2.1. Constatou-se a inexistência de norma institucional que estabeleça procedimentos para

destinação final dos bens inservíveis. Componentes:

a. Critério: o desfazimento de bens inservíveis deve feito periodicamente e orientado por norma institucional.

b. Condição: o desfazimento de bens inservíveis não tem sido feito por falta de norma institucional.

c. Causa: não propositura de regulamentação por parte da instância competente.

d. Efeito: a demora na publicação de uma norma para o saneamento do acervo patrimonial causa prejuízos ao

IFTM dada a necessidade de guarda e conservação dos bens inservíveis, bem como impossibilita o

reaproveitamento daqueles que podem ser recepcionados por outros órgãos ou entidades.


A CGAP sustenta, como já referido no procedimento 1.3 deste, que a inexistência de

norma impede o desfazimento dos bens inservíveis, razão pela qual permanecem armazenados no

campus.

Por sua vez a PROAD sinalizou que está em fase de elaboração de norma operacional a fim

de se tratar da matéria.









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A manifestação da unidade auditada (campus) configura-se razoável. O regimento geral do

IFTM atribui à Pró-Reitoria de Administração a competência para planejar, superintender,

coordenar, fomentar, acompanhar e avaliar as políticas de administração de materiais e bens

móveis5. Aos Diretores-Gerais, nessa seara, só há delegação para que homologuem as alienações de

bens móveis e imóveis, ainda assim em conjunto com o Reitor6.

Mesmo com a manifestação da PROAD sobre o andamento de criação de norma interna,

mantém-se a constatação e recomendação exaradas pela CAI-Itb para fins de monitoramento.


8.5.2.5.1. Recomenda-se, alicerçados na necessidade de destinação dos bens apontada pela unidade

auditada, que o IFTM promova a regulamentação institucional do processo de desfazimento dos

bens móveis inservíveis.


8.5.3.1. Fato

Quanto à verificação por amostragem para determinar se os bens móveis estão sendo bem

guardados e utilizados de forma adequada e com os cuidados necessários pelos responsáveis, diante

da impossibilidade de se obter, em tempo hábil, a lista dos termos de responsabilidade existentes no

IFTM – Campus Paracatu a fim de selecionar devidamente a amostra, conforme já relatado,

informa-se que não foi possível executar a verificação almejada.

Questionou-se a CAP sobre a existência de vistorias periódicas da coordenação de

patrimônio e/ou comissão designada para gestão de controle do bem, ao passo em que não foram

detectadas impropriedades.

Informaram, por meio do MEMORANDO Nº 8/2018/CAP.PTU.CAMPUS PARACATU

que “As vistorias são realizadas, via de regra, anualmente pela Comissão instituída para fins de

inventário patrimonial. As anotações sobre estado do bem são informadas por relatórios emitidos

pela referida comissão e eventuais modificações constatadas são registradas nos cadastros dos bens

no SPA”.

5 Art. 102, I, do Regimento Geral do IFTM. 6 Item I, alínea “o” da Portaria IFTM nº 2, de 04 de janeiro de 2010 que trata da delegação de competências do Reitor aos

Diretores-Gerais.









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Verificou-se sobre a existência de ambiente para a guarda dos bens deteriorados até que se

tomem todas as providências cabíveis de destinação correta, ao passo em que, considerando a

situação atual de interdição do prédio, não foram detectadas impropriedades.

Informaram, por meio do MEMORANDO Nº 8/2018/CAP.PTU.CAMPUS PARACATU,

que:

Os itens danificados, assim entendidos pelas Comissões de Inventário, estão

provisoriamente dispostos em depósito cedido pela Associação de Pais e Amigos

do Instituto Federal do Triângulo Mineiro – APAIF, localizado dentro do imóvel

do próprio Campus do IFTM em Paracatu. Especificamente quanto aos itens de

Processamento de Dados e os de Áudio Vídeo e Foto permanecem depositados

em sala anexa ao servidor de processamento de dados, sob guarda do Setor de

Tecnologia da Informação e Comunicação. Insta salientar que essas situações

decorrem da interdição parcial de um dos prédios do Campus, que atualmente

passa por reformas estruturais e que, na condição de área interditada,

impossibilita o devido agrupamento desses itens em depósito apropriado.


8.5.4.1. Fato

Com o trabalho realizado no procedimento 1.3, verificou-se também que os bens estão bem

armazenados e guardados pelos responsáveis e estão sendo utilizados de forma adequada pelos

usuários.

Foram solicitadas informações ao Coordenador de Patrimônio se existem vistorias

periódicas de bens móveis, com qual periodicidade e quem realiza.

Quanto a vistorias periódicas, foi informado que os servidores da Coordenação de

Patrimônio realizam o acompanhamento e a conferência patrimonial com os interessados durante as

transferências de bens entre os servidores e por amostragem mediante demandas. Ainda informou

que são realizados inventários anualmente por comissão designada pelo Diretor Geral do campus.

Acerca do armazenamento de bens deteriorados, até que seja dada a destinação correta, o

Coordenador de Patrimônio informou que o local onde os bens inservíveis são armazenados é

denominado galpão de baixa.

O galpão de baixa informado foi visitado e verificou-se que realmente existe um galpão

fechado, medindo 178,48 metros quadrados. No local há alguns bens deteriorados e estragados

como: carteiras, ventiladores e bebedores bastante danificados nos quais o coordenador de

patrimônio informou que após o período eleitoral será providenciado a referida doação conforme

determina a legislação vigente.









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8.5.5.1. Fato

Inicialmente o auditor registrou que também utilizou de vistoria e visitação em vários

ambientes (depósitos) do Campus para o fim de verificar as trilhas (quesitos) destacados nos

subitens do procedimento 1.

No caso do procedimento 1.5 a verificação de suas trilhas teve também como amostra o PN

de Derivados de Cana e demais depósitos (galpões de avicultura e PN-50), sobretudo aqueles que

abrigam os bens destacados para desfazimento.

Quanto aos ambientes onde são guardados os bens mantidos em depósito (para

desfazimento ou não) verifica-se várias situações inadequadas.

Manutenção em depósito de bens “novos” (que nunca foram usados) em desuso, inclusive

bens adquiridos há cerca de 10 anos ou mais – mas que não foram instalados/usados ainda. Parte

desses bens já se encontra em estado precário, em desuso e aparente estado de “abandono” –

situação tratada nas solicitações de auditoria 2018SA158312.01.006 e 2018SA158312.01.008.

Para a verificação desta questão também foram considerados dois (02) ambientes (antigos

galpões de avicultura) que, inclusive, concentram os bens do processo de desfazimento de bens

gerais.

Em um mesmo ambiente encontram-se mantidos em depósito bens patrimoniais destinados

ao desfazimento, bens patrimoniais novos que aguardam por destinação e uso, outros bens

patrimoniais em desuso e também, bens de consumo de outras naturezas, a exemplo de materiais de

viveiro (tubetes e bandejas), bem como utensílios para limpeza, como botas e recipientes usados.

Apesar da tentativa da Administração para a separação desses bens, seus esforços ainda não

surtiram os efeitos desejados e esperados, pois os bens ainda habitam o mesmo ambiente –

conforme verificou-se na visita realizada ao setor na quinta-feira, dia 14 de junho que fora

motivada por uma certa contradição nas informações que foram apresentadas entre os

MM.55/2018/DG/UDI e MM.107/2018/DG/UDI.


8.5.5.2.1. Constatou-se a manutenção em depósito de bens “novos” (que nunca foram usados) em

desuso, inclusive bens adquiridos há cerca de 10 anos ou mais – mas que não foram

instalados/usados ainda. Parte desses bens já se encontra em estado precário de conservação sem









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que se tenha procedido ao devido desfazimento dos mesmos. Além deste cenário constatou-se

também a presença em um mesmo depósito de bens patrimoniais destinados ao desfazimento, bens

patrimoniais novos que aguardam por destinação e uso, outros bens patrimoniais em desuso e

também, bens de consumo de outras naturezas, a exemplo de materiais de viveiro (tubetes e

bandejas), bem como utensílios para limpeza, como botas e recipientes usados.

8.5.5.2.2. Constatou-se que não há um procedimento institucionalizado de vistoria periódica dos

bens móveis - como forma de identificar e racionalizar (ação de desfazimento) bens deteriorados,

em desuso ou inservíveis. Pela sistemática informada e aqui relatada, constata-se que esse controle

é eventual e só ocorre quando os bens deteriorados, em desuso ou inservíveis são identificados,

eventualmente, por um servidor e este venha a acionar o Setor de Patrimônio.


Perguntada se existe um plano/projeto para a utilização/reutilização dos bens patrimoniais

depositados atualmente no PN de Derivados de Cana (2018SA158312.01.006) a Administração

responde via Memorandos nº 105/2018/SDG-UDI e nº 107/2018/SDG-UDI, que:

Sim, existe um projeto em andamento para a destinação do PN de modo a

reativar o setor para atender às demandas internas de sala de aula e laboratórios

do Instituto Federal do Triângulo Mineiro – Campus Uberlândia. Atender à

demanda da comunidade externa, em cursos próprios de extensão, e do próprio

setor sucroalcooleiro, proeminente na região do Triângulo Mineiro e Alto

Paranaíba (MM N° 105/2018 / SDG-UDI).

Na ocasião do momento da auditoria alguns bens novos e antigos estavam no

deposito, porém já foram movimentados e estão em uso. O guarda transitória de

bens é justificada tendo em vista que está em andamento processos de descarte

de bens gerais e de informática. Além disso, obras como a construção das 10

salas de aula e o novo almoxarifado não se efetivaram no tempo planejado o que

ocasionou a necessidade de guarda momentânea de bens. Ainda temos a

sistemática rara e espaçada de disponibilização orçamentária pelo Governo

Federal que nos impede de termos um planejamento satisfatório. Somado a isto,

temos a expectativa de entrada de novos servidores o que causa a necessidade de

bens patrimoniais e reorganização dos espaços. Enfim, tudo isto para

exemplificar que mesmo diante de várias dificuldades impostas a Administração

Pública, estamos trabalhando e providências estão em andamento para

solucionarmos tal situação. (MM N° 107/2018 / SDG-UDI).


Acerca das vistorias periódicas, pelas informações apresentadas pela Administração

(MEMORANDO N° 55/2018 / SDG-UDI), verifica-se que não há um procedimento de vistoria









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institucionalizado. Pela sistemática aqui relatada, esse controle é eventual e só ocorre quando os

bens deteriorados, em desuso ou inservíveis são identificados, eventualmente, por um servidor e

este venha a acionar o Setor de Patrimônio.

Quando solicitada (2018SA158312.01.003) a Administração informou que “as vistorias do

estado do bem têm sido realizadas anualmente no Inventário de Bens Móveis que ocorre sempre no

fim de cada ano”(MM. N° 55/2018 / SDG-UDI). Verifica-se, portanto, que ambos os

procedimentos relatados imediatamente acima, demonstraram-se insuficientes e ineficientes para a

gestão de controle dos bens deteriorados, em desuso ou inservíveis.


8.5.5.5.1. Recomenda-se otimizar o depósito de bens materiais, dando-se prioridade à permanência

em um mesmo ambiente de depósito para os bens patrimoniais móveis (material permanente),

separando-se ainda os bens destinados para desfazimento daqueles que ainda tenham utilidade para

a Administração.

8.5.5.5.2. Recomenda-se promover um levantamento em todo o acervo patrimonial com a

finalidade de verificar o uso, o estado de conservação e as condições de guarda dos bens

patrimoniais.

8.5.5.5.3. Recomenda-se promover a correta destinação dos bens em desuso, seja pelo uso

adequado ou pelo devido desfazimento dos bens classificados como “em desuso”.

8.6. PROCEDIMENTO 1.6 – Verificar o Processo de Inventário do exercício anterior

8.6.1. REITORIA

8.6.1.1. Fato

Solicitado e fornecido o processo de inventário do exercício anterior (Processo

23199.000766/2017-76) e debruçando sobre a análise deste, foi possível aferir a documentação

acostada que o instrui, estando devidamente presentes a Portaria de designação da Comissão de

Inventário; Termo de Inventário de Bens Móveis, CD, Demonstrativo Sintético de Materiais

Permanentes com dados do ano anterior, RMBM, Relatório Final da Comissão de Inventário,

análise do setor de contabilidade e relatórios extraídos do SIAFI.









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Conclui-se, portanto, que ao que se refere aos aspectos formais, o inventário está dentro da

conformidade.

No tocante a preceitos materiais, em regra também atendem a expectativa, salvo alguns

tópicos que serão observados. Pois, após aferições in loco e confrontando com dados constantes no

processo de inventário algumas questões surgiram.

Percebeu-se no interior deste, mais precisamente no documento de "Bens não apresentados

à Comissão de Inventário 2017" (f. 19) alguns itens a princípio de paradeiro desconhecido,

conforme quadro abaixo:

Quadro VI: Itens não encontrados durante os trabalhos da comissão de inventário da Reitoria

Termo Patrimônio Objeto Unidade Class. Contábil Valor (R$)

41 101455 Tablet CAUPT Un.I 123.110.201 1.170,00

41 101464 Access Point CAUPT Un.I 123.110.201 2.451,00

84 114734 Apresentador

multimídia, ZAGG

CAUPT Un.I 123.110.201 139,50

97 101740 Carteira escolar

Azul

CAUPT Un.I 123.110.303 152,00

163 105149 Telefone s/ fio

Intelbrás

Reitoria 123.110.102 43,97

202 105198 Estabilizador Reitoria 123.110.107 138,93

Fonte: Processo nº 23199.000766/2017-76 – Inventário 2017 f. 19

Sobretudo, um em especial chamou atenção pois, após levantamento dos dados para

compor o inventário 2017, houve um email por parte da comissão, questionando o responsável por

dois itens (f. 20), sobre o ocorrido com estes. Sendo que a resposta sobre um deles (Tablet Sony)

foi que "...desapareceu durante o evento de mudança da sede antiga para a nova sede da Reitoria".

Diante do exposto nos ocorreu uma dúvida quanto a esta passagem. Esses itens foram

identificados como ausentes nos inventários dos exercícios 2013/2014/2015/2016 (afinal, a referida

mudança se deu em dezembro de 2013)? Se sim, a questão que paira é do por que ainda não houve

providências concretas? E se não, o que resta saber é como não fora identificado essa situação

anteriormente dentre tantos inventários realizados desde então.

Confrontando o processo de inventário com os exames realizados nos Termos de

Responsabilidade que compõem a amostra, percebeu-se que um dos itens que estão com o status de

"não apresentados" (101464), estava na verdade fazendo as vezes do patrimônio 101465 do termo

de responsabilidade 142. De forma que a real situação era que o item efetivamente ausente era o

101465, e não o 101464, que já estava em vias de entrar em procedimento de ressarcimento. De

modo que, constatada essa situação, acionou-se o responsável pelo termo supramencionado, que

diligentemente coordenou as buscas mediante as Coordenações de TI, inclusive dos Campi.









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Por fim, o item foi encontrado no Campus Uberlândia Centro, devendo ser providenciada a

transferência. Evitando assim, que o responsável pelo Termo de Responsabilidade nº 041 arcasse

com um ressarcimento indevido, e automaticamente injusto.


8.6.1.2.1. Contatou-se indícios de falhas no trabalho desenvolvido pela comissão de inventário

quanto à identificação de itens desaparecidos, em especial quanto aos itens 101455 (tablet) e itens

101465 e 101464 (Access Point).


Questionada a unidade auditada quanto a esta temática, via 2018SA158099.001.010, anexa

ao Memorando/CGAI nº 44/2018, de 27/04/2018, sobre a questão do item 101455 (tablet)

supostamente desaparecido na mudança (em 2013), alegou-se que o referido item não fora

identificado como ausente nos inventários dos exercícios 2013, 2014, 2015 e 2016. Informando-se

ainda que o setor de patrimônio somente fornece informações e orientações à comissão de

inventário, sendo de total responsabilidade daquela comissão os resultados dos trabalhos.

Com relação aos itens 101465 e 101464 (ambos Access Point), a unidade auditada explicou

como ocorre o procedimento de transferência de bens no IFTM, reconhecendo que a comissão de

inventário deveria ter identificado tal situação durante seus trabalhos no encerramento do exercício

de 2017.


É aceitável a argumentação de que a Comissão de Inventário Anual é totalmente

responsável pelos resultados de seu trabalho, quanto a isso não há dúvida. Todavia, entende-se que

é papel da Administração orientar devidamente a referida comissão a fim de que algumas situações

não passem despercebidas ou não sejam devidamente conferidas.

Entende-se ainda ser necessário realizarmos um acompanhamento quanto ao desfecho das

situações de bens identificados como desaparecidos, considerando a relevância que envolve o caso

e ter sido identificada divergência pela Auditoria Interna.









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8.6.1.5.1. Recomenda-se que a comissão de inventário seja devidamente instruída quanto à

importância e aos riscos que envolvem sua atuação, visando evitar futuros processos de inventário

com situações de inconsistência entre o registro e a situação fática, bem como de que não ocorram

falhas/equívocos na identificação, por exemplo, de bens desaparecidos.

8.6.1.5.2. Recomenda-se que seja informado à auditoria interna o desfecho dos trabalhos quanto

aos itens identificados como ausentes pela comissão de inventário, devendo a documentação que

comprove tais resultados ser também registrada no processo nº 23199.000766/2017-76 - Inventário

de 2017.


8.6.2.1. Fato

Foi analisado o processo de inventário dos bens patrimoniais do ano 2017 (processo nº

23202.000309/2017-85) e nele estão contidos a portaria de designação da comissão responsável,

demonstrativos dos bens existentes segundo suas classificações no SPA, os relatórios de

movimentação de bens móveis, os balancetes contábeis, a relação de bens não localizados, o termo

de inventário de bens móveis, o demonstrativo sintético de material permanente 2017, o relatório

final da comissão, análise e despacho do setor de contabilidade, aprovação do Diretor-Geral e do

Reitor substituto, com determinação para que fossem tomadas providências quanto aos bens não

localizados.

Os bens não localizados no inventário de 2017 foram reclassificados para conta própria no

SIAFI e a apuração do seu desaparecimento foi determinada pelo Diretor-Geral em despacho

constante do processo. O total de bens nessa condição corresponde a 4 itens, a saber:

Quadro VII: Itens não encontrados durante os trabalhos da comissão de inventário do Campus Ituiutaba

Item Descrição Nº patrimônio Valor Termo nº

1. Amperímetro de painel. Marca: Henz 402097 R$ 300,00 45

2. Luxímetro digital faixa de espectro mínimo de 290 a 390

NM. Marca: Humis 402819 R$ 1000,00 45

3. Multímetro digital. Marca: TENMA. Cor: laranja com

preto. Modelo: 72-7720 com cabos. 405417 R$ 213,12 45

4.

Microcomputador tablet. Marca: Positivo Informática.

Modelo: YPY AB10E. Acessórios: cabo de dados com

conector para USB e carregador.

405903 R$ 461,99 145

Fonte: Relatório de Auditoria nº 2018.158311.01.001, de 15/05/20018, processo nº 23202.000207/2018-41.









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Em consulta ao módulo de processo eletrônico integrado, verificou-se a abertura dos

processos de apuração nº 23202.000778.2018-85 (para os bens constantes do termo de

responsabilidade nº 45) e 23202.000779.2018-20 (para o bem constante do termo nº 145), ambos

em andamento até o fechamento do relatório.

Ressalta-se a ausência do documento sobre a reclassificação dos bens quanto ao seu estado

atual, já referida no procedimento 1.3, item 8.3.2.4. deste relatório em que o presidente da

comissão sustentou que tal documento existe e não foi juntado por esquecimento.


8.6.2.2.1. Constatou-se exiguidade de tempo para realização e conclusão do inventário anual dos

bens. Componentes:

a. Critério: o tempo entre a designação da comissão responsável e a conclusão dos trabalhos deve ser

suficiente para que as atividades se desenvolvam de forma diligente e criteriosa.

b. Condição: a designação ocorreu em 29/11/2017, com ciência à comissão responsável em 01/12/2017 para

que os trabalhos fossem concluídos até o último dia do mês. O primeiro encontro dos membros só se deu em

05/12/2017.

c. Causa: ausência de rotina da instância de supervisão, a CGAP, capaz de alertar com antecedência sobre a

necessidade de emissão de portaria e dos procedimentos a serem cumpridos pela comissão inventariante.

d. Efeito: atuação precária da comissão com reflexo na autuação processual e, consequentemente, na

qualidade do trabalho produzido.


O presidente da comissão do inventário respondeu que o tempo exíguo dificultou os

trabalhos e fez com que um dos membros se esquecesse de juntar ao processo o relatório sobre os

bens cujo estado deveria ser alterado. Em indagação oral, o presidente disse ainda já ter sido

responsável pela comissão em ano anterior (2016) e que, em ambos os impulsos, sentiu falta de

uma orientação mais incisiva, com procedimentos definidos. Segundo ele, perde-se muito tempo no

início das atividades tentando “alinharmos o trabalho da comissão a ser desenvolvido de maneira

mais rápida e eficiente”.


O inventário, além de obrigatório, é peça fundamental para a tomada de decisão sobre o

patrimônio do campus. É salutar que o processo anual seja revestido por critérios bem definidos

para sua execução, com vistas à qualidade da informação gerencial produzida. Importa a

regularidade contábil do acervo, assim como importa sua capacidade de prover as necessidades da









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comunidade acadêmica. Para tanto, é forçoso que se conheça não só o seu tamanho, mas também a

qualidade dos bens que o compõem, o que faz do inventário uma atividade de extrema relevância.


8.6.2.5.1. Recomenda-se à CGAP, com vistas ao aprimoramento do processo de inventário:

a. Que solicite anualmente à Direção-Geral a emissão de portaria de designação das comissões de

inventário em tempo suficiente para que seus membros possam planejar e executar os trabalhos sem

prejuízo das suas atribuições rotineiras.

b. Que o ato de designação seja acompanhado de orientações e procedimentos capazes de garantir a

uniformidade das informações prestadas anualmente e que mitiguem os riscos de esquecimento de

elaboração ou processamento de peças necessárias.

c. Que determine à comissão do inventário 2017 que promova a juntada do relatório dos bens cujo

estado de conservação deve ser alterado.

d. Em seguida, que determine à CAP a atualização, em prazo pré-estabelecido, dos registros desses

bens no SPA e emissão de novos termos de responsabilidade para ciência dos respectivos

responsáveis.


8.6.3.1. Fato

A fim de proceder ao exame, no dia 13/04/2018 formalizou-se a solicitação do processo de

inventário relativo ao exercício 2017, por meio do MEMORANDO Nº 18/2018/CAI-PTU-

CAMPUS PARACATU, o qual contém anexo a Solicitação de Auditoria Interna nº

2018SA158309.01.015 com o prazo de 03 (três) dias úteis para atendimento, entretanto, até a data

de fechamento do Relatório da CAI-Ptu (11/05/2018) não houve confirmação de aceite do

respectivo documento, assim, a CAI-Ptu registrou que houve restrição à execução dos trabalhos de

auditoria.


8.6.4.1. Fato

Analisou-se o processo de inventário de bens móveis do exercício 2017 e atestou-se que os

documentos como: Portaria de designação da comissão de inventário, termo de inventário de bens

móveis, o CD, demonstrativo sintético de materiais permanentes com dados do ano anterior e atual,

relatório de movimentação de bens móveis, relatório final da comissão de inventário, análise do

setor de contabilidade e relatórios extraídos do SIAFI encontra-se anexado ao processo n°

23200.000301/2017-39.









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Conforme relatório da comissão de inventário, existem bens não localizados no IFTM

Campus Uberaba que somam R$ 99.796,84. Realizamos consulta via SIAFI em 04/06/2018 e

apuramos o valor de R$ 51.472,77.

Encaminhou-se a Solicitação de Auditoria Interna nº 2018SA158310.01.006 ao Diretor

Geral, questionando se foram tomadas as providências necessárias para localização dos bens não

localizados no inventário de 2017.

O Diretor Geral por meio do Memorando n° 71/2018, informou que todos os servidores

que tinham bens móveis não localizados foram intimados para esclarecimentos. Disse ainda que as

pendências estão sendo sanadas e destacou que até a data de 11/06/2018 ainda faltam para serem

encontrados ou apurados R$ 19.932,17 em bens móveis desaparecidos e que o trabalho continua

visando sanar todas as pendências o quanto antes.


8.6.5.1. Fato

Verificou-se que o processo de inventário contém todos os documentos minimamente

necessários e exigidos pela norma. Foram verificados alguns erros formais que foram prontamente

regularizados pela Administração por meio das pessoas competentes, tais como inserção de folhas

fora da ordem, falta de numeração e falta de assinatura nas folhas.

Perguntada sobre relato de bens não localizados (2018SA158312.01.003) a Administração

informou que “a comissão de Inventário de bens móveis do exercício de 2017 não manifestou

sobre bens não localizados” – MM. N° 55/2018/SDG-UDI.

8.7. PROCEDIMENTO 2.1 – Verificar procedimentos de averbação dos bens patrimoniais

imóveis em conformidade com os preceitos legais.

8.7.1. REITORIA

8.7.1.1. Fato

Questionou-se a unidade auditada sobre os procedimentos e práticas de averbação de bens

patrimoniais imóveis, procurando aferir situações como registros e averbações de obras no cartório

de imóveis, existência de pendências de registro contábil, e possíveis ocorrências de imóveis sem

documentações. Diante disto, esta respondeu via Memorando nº 23/2018/CAP-REITORIA do dia

01/03/2018 no seguinte sentido:









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Quanto aos procedimentos de registro e averbação de bens patrimoniais, esta

Coordenação segue o estabelecido da Norma Operacional/IFTM nº 01, de 20

junho de 2016 que dispõe sobre os procedimentos relativos à gestão de imóveis.

Quanto ao registro da área destinada à construção da sede da Reitoria e ao

CAUPT - Unidade I, este IFTM as receberam por meio de 02 (dois) Termos de

Contrato de Concessão de Direito de Uso de Imóvel (anexos), firmados com a

Prefeitura Municipal de Uberaba. Por serem Imóveis cedidos pela Prefeitura

Municipal de Uberaba ao IFTM, não estão lançados no Spiunet uma vez não é

possível. Quanto à averbação também não é registrada, uma vez que apenas a

Prefeitura poderia fazer, pois é a proprietária.

Até o presente momento, não houve por parte da proprietária (Prefeitura

Municipal de Uberaba) averbações ou registro destes Contratos de Cessão na

Certidão do Registro de Imóveis emitida para as áreas citadas.

Quanto ao Campus Avançado Campina Verde, já foi realizado o registro do

imóvel no SPIUnet.

Pelas informações fornecidas pela unidade auditada, percebe-se que quanto ao imóvel da

Reitoria (objeto de exames da presente ação), a CAP permanece sem a possibilidade de realizar

atualizações no registro do imóvel (por se tratar de atribuição conferida à proprietária do terreno:

Prefeitura Municipal de Uberaba), além de o referido imóvel não poder ser registrado no SPIUnet,

por se tratar de imóvel cedido e, portanto, não ser de propriedade do IFTM.


8.7.2.1. Fato

Questionou-se à CAP sobre a atualização dos registros dos imóveis do campus,

principalmente quanto à eventual existência de obras finalizadas e pendentes de averbação.

A resposta assegurou que há uma obra encerrada e pendente de averbação, embora o

processo de contratação da serventia de registro de imóveis encontrasse em andamento. Trata-se de

obra do ginásio poliesportivo do Campus. Contudo, como esta obra só foi finalizada e entregue

neste exercício 2018, considerou-se que não há pendências de averbação, posto que a atualização

dos registros está sendo providenciada.

Também não há imóveis carentes de documentação ou cujo registro contábil esteja

pendente. As matrículas atuais foram fornecidas e verificadas.









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8.7.3.1. Fato

No dia 28/03/2018 formalizou-se a solicitação da cópia da matrícula do imóvel contendo as

devidas averbações, por meio do MEMORANDO Nº 13/2018/CAI-PTU-CAMPUS PARACATU,

o qual contém anexo a Solicitação de Auditoria Interna nº 2018SA158309.01.009 com o prazo de

03 (três) dias úteis para atendimento. O documento foi aceito em 03/04/2018, entretanto, até a data

de fechamento do relatório da CAI-Ptu não houve atendimento à solicitação, assim, registrou-se

que houve restrição à execução dos trabalhos de auditoria.

Ressalta-se que não houve pedido de dilatação do prazo para apresentação do documento.


8.7.4.1. Fato

Solicitou-se ao setor de contabilidade, por meio da SA n° 2018SA158310.01.002, as

certidões de registros de imóveis do IFTM Campus Uberaba para análise para conciliação com as

obras finalizadas e descritas no SPIUnet.

Verificou-se que algumas obras finalizadas não foram averbadas, como: Alambrado e

iluminação do campo de futebol/vestiário/sala de apoio, ampliação do refeitório e etapa 1 do bloco

administrativo.

Em análise junto aos documentos de acompanhamento das recomendações pendentes da

auditoria interna, a CAI-Ura constatou que existe um Plano Interno de Providência – PIP que se

encontra dentro do prazo para implementação, que é referente às averbações de obras integralmente

concluídas. Conforme destacado no PIP, o Diretor Geral do IFTM Campus Uberaba informou que

algumas obras finalizadas ainda não foram averbadas devido à pendência do AVCB (Alvará de

Vistoria do Corpo de Bombeiros) que já está sendo providenciado e o prazo previsto é até

30/09/2018.


8.7.5.1. Fato

Para a verificação deste procedimento 2.1 adotou-se como objeto de estudo (amostra) toda

a documentação, incluindo relatórios, que envolve a administração do imóvel que consiste na









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Certidão de registro do imóvel atualizada, dados do SPIUNet e relatórios/consultas ao SPA que é o

sistema próprio de administração patrimonial utilizado pelo Campus.

Os procedimentos e práticas de averbação de bens patrimoniais imóveis foram

questionados por meio da Solicitação de Auditoria 2018SA158312.01.004. Ressalta-se que a última

atualização realizada na matrícula do imóvel junto ao Cartório de 2º Ofício de Registro de Imóveis

de Uberlândia ocorreu em outubro de 2017 – conforme cópia do documento apresentada junto à

CAI-Udi.

Quanto à verificação de falta de documentação, entendeu-se que tal fato restringe-se aos

casos de obras inacabadas – em andamento e/ou paralisadas e também àquelas já finalizadas, mas

que ainda prescinde de regularização da documentação junto aos órgãos competentes, como por

exemplo Prefeitura Municipal e Corpo de Bombeiros (MM. Nº 67/2018/DG/UDI).

Verificou-se a existência de obras finalizadas e não registradas na matrícula do imóvel

junto ao cartório de imóveis e consequente pendência de registro contábil e atualização/lançamento

junto ao SPIUNet.


8.7.5.2.1. Constatou-se a existência de obras finalizadas e não registradas na matrícula do imóvel

junto ao cartório de imóveis e consequente pendência de registro contábil e atualização/lançamento

junto ao SPIUNet.


Questionada, a unidade auditada manifestou-se por intermédio do Memorando nº 67/2018-

DG-UDI:

Existem as obras físicas finalizadas que não foram ainda registradas na matrícula

do imóvel junto ao cartório, essas carecem de informações tais como

documentação (exemplo habite-se) e metragem real. Em consulta do Setor de

Patrimônio à engenharia, o engenheiro informou que alguns imóveis foram

modificados ao longo dos anos pelos moradores passando a possuir uma área

maior do que a área inicial registrada na matrícula do imóvel, para estes imóveis,

a engenharia vai fazer a medição para podermos incluir na matrícula. Há também

os imóveis que são especificados no item 2.a.

O auditado manifestou também no sentido de que “os imóveis pendentes de

registro contábil são os mesmos que estão pendentes no SPIUnet, pois só se

cadastra em um sistema quando é cadastrado no outro - SIAFI e SPIUnet”. Neste

sentido, a Administração argumentou ainda que tais regularizações seguem

também “aguardando finalizar o processo de documentação do Imóvel junto à

Prefeitura Municipal de Uberlândia.









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Tais regularizações dependem da regularização da documentação de outras áreas da

Instituição de forma a atender as exigências para a emissão de habite-se para o Campus Uberlândia

por parte da Prefeitura do Município de Uberlândia. Tal avaliação da CAI-Udi não leva em

consideração as obras inacabadas e/ou paralisadas por entender que estas não se enquadram no

escopo desta Ação, nos termos da respectiva Ordem de Serviço.

Ademais, registrou-se como agravante o fato de tal demanda já ter sido registrada em ação

de auditoria anterior (2013RA158312.03.001 e 2013RA158312.03.002) que recomendara a

“atualização dos dados averbados junto ao cartório, bem como daqueles registrados no SPIUNet”.


8.7.5.5.1. Recomenda-se atender as exigências da Prefeitura do Município de Uberlândia para a

emissão do habite-se, bem como atender as exigências dos demais órgãos fiscalizadores e

regulamentares de áreas imobiliárias (a exemplo do Corpo de Bombeiros) – no sentido da

regularização da documentação e consequente atualização do registro cartorial da área construída

do Campus Uberlândia.

8.8. PROCEDIMENTO 2.2 – Verificar as condições e procedimentos de conservação e

manutenção dos bens patrimoniais imóveis.

8.8.1. REITORIA

8.8.1.1. Fato

Este tópico é voltado para questões de conservação dos bens imóveis. Neste contexto,

iniciou-se os exames questionando a unidade auditada quanto às medidas empregadas visando a

conservação e manutenção dos imóveis do IFTM ou sob sua responsabilidade

(2018SA158099.01.002).

Por sua vez, a resposta veio mediante Memorando nº 34/2018/CAP-REI de 27/03/2018.

Vejamos:

Visando a conservação e manutenção dos imóveis, tem-se o processo nº

23199.000334/2017-65 referente ao Pregão eletrônico nº38/2017, encontram-se

vigentes o Contrato nº 32/2017 - Reitoria, Contrato nº33/2017 - Campus

Avançado Uberaba Parque Tecnológico e Contrato nº34/2017 - Campus

Avançado Campina Verde com a empresa JD Service LTDA ME - Contratação









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de empresa para prestação de serviços de manutenção preventiva e corretiva de

serviços elétricos, vidraçaria, pintura e serralheria.

Imóveis cedidos, não se aplica.

Com a manifestação acima, sentiu-se necessidade de questionar a unidade auditada quanto

ao que exatamente quer explicitar a expressão derradeira da citação supra, qual seja "imóveis

cedidos, não se aplica". Questionamento este presente na SA saneadora 2018SA158099.01.010.

Em sua resposta, mediante o Memorando nº 44/2018/CAP-REI de 27/04/2018, a unidade

auditada esclareceu que as manutenções são dadas tanto em imóveis cedidos como nos de

propriedade do IFTM.

Foi possível perceber, assim, que a unidade da Reitoria do IFTM procura empenhar

esforços para a realização de manutenções nos imóveis sob sua responsabilidade. Observa-se

inclusive, com relação ao imóvel da sede da Reitoria, que eventualmente ocorre o acionamento da

empresa responsável pela construção, a fim de exercer o direito de garantia.

Por último, havia sido também questionada, na já mencionada 2018SA158099.01.001, por

sua vez respondida pela também já citado, Memorando nº 34/CAP-REI, quanto à existência de

proteção via seguro que beneficiasse os bens imóveis, onde a manifestação foi clara e objetiva,

como consta "os imóveis do IFTM - Reitoria não possuem seguro".


8.8.2.1. Fato

Solicitou-se informação à CAP sobre as medidas tomadas visando à conservação e

manutenção dos imóveis sob responsabilidade do campus, tanto na forma preventiva quanto

corretiva, e a coordenação apresentou o documento intitulado Plano de Manutenção de Bens

Móveis do Campus Ituiutaba, aprovado por portaria desde novembro de 2013.

Também foi informado que a manutenção e a recuperação dos imóveis são feitas pelo

campus, mas que se encontra em fase de contratação um processo para terceirização dos serviços

de reparo7.

Nenhum dos imóveis do campus está coberto por seguro predial ou de qualquer espécie.

Todavia, não foi encontrada norma que exija tal condição, pelo que não se entendeu por bem

constatar irregularidades nesse quesito.

7 Processo: 23202.000007/2017-15









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8.8.3.1. Fato

Questionou-se a Coordenação Geral de Administração e Planejamento sobre as medidas

realizadas visando à conservação e manutenção dos imóveis do campus, ao passo que foi

informado, por meio do MEMORANDO Nº 12/2018/CGAP-PTU-CAMPUS PARACATU, que

são adotadas medidas visando à conservação e manutenção dos bens imóveis com a contratação de

pintura predial a cada dois anos e pequenos reparos realizados pela equipe da empresa terceirizada,

destarte, diante da resposta positiva, não se detectaram impropriedades.

Analisou-se se os bens móveis estão bem conservados realizando visita “in loco” nas

dependências do imóvel, de modo que se detectou impropriedades.

Em visita às dependências foram identificadas as seguintes precariedades: a) em cada um

dos banheiros utilizados pelos alunos, sendo dois (feminino e masculino) localizados no bloco de

salas de aula e dois (feminino e masculino) localizados no bloco da Biblioteca, registra-se a

ausência de uma ou mais portas que separe o box em que está o vaso sanitário do ambiente em

comum do banheiro; e b) existem grades de proteção lateral (cor azul) fixadas nas rampas que dão

acesso aos blocos da Biblioteca e salas de aula que não estão fixadas com a devida segurança,

sendo que algumas estão, inclusive, amarradas com arame ao invés de soldadas devidamente e,

também, detectou-se a ausência de uma grade que deveria estar fixada, a qual se encontra

encostada na lateral do edifício.

A fim de obter manifestação a respeito da ausência da devida manutenção, em 04/04/2018

foi enviado o MEMORANDO Nº 15/2018/CAI-PTU-CAMPUS PARACATU, o qual contém

anexo a Solicitação de Auditoria Interna nº 2018SA158309.01.011 com o prazo de 03 (três) dias

úteis para atendimento, entretanto, até a data de fechamento do relatório da CAI-Ptu não houve

confirmação de aceite do respectivo documento. Assim, registra-se que houve restrição à execução

dos trabalhos de auditoria.

Questionou-se a Coordenação Geral de Administração e Planejamento sobre a existência

de seguros contratados em favor dos imóveis, sendo informado, por meio do MEMORANDO Nº

12/2018/CGAP-PTU-CAMPUS PARACATU, que os bens imóveis não estão protegidos por

seguro. Logo, considerando que não foi encontrada norma que fundamente a obrigatoriedade de tal

contratação, não se detectaram impropriedades.









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8.8.4.1. Fato

Encaminhou-se à Coordenação Geral de Administração e Planejamento - CGAP a

2018SA158310.01.003 solicitando informações sobre as medidas adotadas para manter a

conservação e manutenção dos imóveis e questionando se os mesmos estão protegidos por seguros.

Em resposta, a coordenadora enviou o Memorando n° 11/2018 –CGAP-URA informando

que o:

IFTM Campus Uberaba celebrou o Contrato nº 08/2016, com a empresa Rede

Limpa Fácil Comércio e Serviços de Limpeza LTDA – ME, especializada na

prestação de serviços terceirizados, de natureza contínua, para atuar na

manutenção e conservação de bens móveis e imóveis, especificamente na

execução de serviços de manutenção predial, elétrica, hidráulica e demais

serviços correlacionados. Para tanto, contamos com os postos de trabalho de

pedreiro, eletricista, encanador, além de 2 auxiliares de manutenção de edifícios.

São realizadas, continuamente, manutenções preventivas e corretivas em todos

os setores desta Instituição.

A CGAP ainda informou que também foi celebrado o contrato nº 22/2017, com a empresa

TRAVELERS SEGUROS BRASIL S.A, cujo objeto é contratação de empresa especializada no

fornecimento de prestação de serviço de seguro predial e apresentou a apólice de seguro.

Diante das informações relatadas pela CGAP, foi feita visita a campo para verificar a

conservação e condições das instalações e constatou-se a veracidade das informações prestadas,

onde, as instalações estão em bons estados de uso com base na pintura dos imóveis.


8.8.5.1. Fato

A CAI-Udi informou que, além das questões gerais a serem verificadas acerca da

conservação e manutenção do patrimônio imobiliário do Campus, adotou-se o Próprio Nacional

(PN) conhecido como Derivado de Cana (RIP nº 5403000045001) como AMOSTRA para a

verificação dessa questão. O critério adotado para esta escolha foi a criticidade, a partir das

condições aparentes do imóvel. Ainda lembrou que:

A criticidade representa o quadro de situações críticas efetivas/efectivas ou

potenciais a controlar, identificadas em uma determinada unidade ou programa.

Trata-se da composição dos elementos referenciais de vulnerabilidade, das

fraquezas, dos pontos de controle/controlo com riscos latentes, das

trilhas/percursos de controlo/controle. Deve-se ter em consideração o valor

relativo de cada situação indesejada. A criticidade e, ainda, a condição

imprópria, por ilegalidade, por ineficácia ou por ineficiência, de uma situação de









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gestão; expressa a não-aderência normativa e os riscos potenciais a que estão

sujeitos os recursos utilizados e representa o perfil organizado, por área, dos

pontos fracos de uma organização” – Manual de Controle da CGU - 2009.

Seguindo as trilhas elencadas neste procedimento 2.2 da Ordem de Serviço – OS.001, o

auditado foi questionado sobre se existe em curso no Campus ação/medida administrativa

(plano/projeto) visando à conservação e manutenção dos imóveis sob sua responsabilidade

(2018SA158312.01.005).

Em sua resposta a Administração responde positivamente a essa questão e que conta com o

setor de Engenharia e Coordenação de Serviço de Apoio para o acompanhamento desses serviços.

Sobre essa questão o auditado, inclusive, relaciona vários contratos de prestação de serviços de

manutenção e locação de mão de obra (MM. Nº 73/2018/DG/UDI).

Sobre a questão da conservação e manutenção dos bens patrimoniais imóveis é importante

registrar que a Administração informou que “a última contratação se deu em 09/06/2016” e que foi

previsto nessa prestação de serviços contratada com a empresa Triângulo Mineiro Engenharia

Eireli - ME (Processo: 23201.000158/2016-94 - R$ 279.385,00) a “manutenção preventiva e

corretiva em rede elétrica de baixa e média tensão, serviço de vidraçaria, pintura, serralheria,

alvenaria com carpintaria e hidráulica com fornecimento de peças, materiais e insumos” e que tal

contratação vem sendo renovada anualmente.

Entende esta Coordenação de Auditoria que esse tipo de contratação contribui

positivamente para a manutenção e conservação do patrimônio imóvel da Instituição, nos termos

desta contratação. Para tanto, contudo, necessário se faz um amplo levantamento das reais

necessidades de reparação e conservação dos prédios da Entidade, elaboração de plano de ação

efetiva e revisão constante desse planejamento, em função das demandas eventuais, disponibilidade

orçamentária/financeira e demais variações que venham a impactar sobre a sua execução.

Questionada sobre - quais são os bens imóveis (PN) identificados com a necessidade de

obras/serviços de manutenção e/ou conservação (2018SA158312.01.005), a Administração

respondeu que “todos os bens Imóveis estão sob supervisão e havendo necessidade e recurso

financeiro a manutenção é feita” (MM. Nº 73/2018/DG/UDI) e apresentou a seguinte relação de

imóveis que estão na lista das próximas manutenções:

- Reforma na casa onde funcionava a Coordenação de Controle e Registro Acadêmico para atender o

setor administrativo.

- Reforma no Setor de Mecanização, visando a limpeza dos tratores e implementos agrícolas

- Pintura de todos os prédios.

- Reforma dos telhados de todos os prédios

- Contratação de empresa para recuperação da área interditada









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- Reforma nas estradas de terra para melhoramento nas Curvas de nível e terraceamentos

Com o intuito de verificar se os bens imóveis estão bem conservados (procedimento 2.2

da OS.001) no dia 20 de abril, na companhia do Coordenador da CGPPGP, realizou-se visita ao

Próprio Nacional (PN) conhecido como Derivado de Cana (RIP nº 5403000045001) que foi

destacado como amostra. Na oportunidade, verificou-se que o referido PN encontra-se em

condições precárias de conservação e demonstra vários problemas aparentes, tais como problemas

no piso, paredes, forro e telhado.

Segundo a Administração os bens patrimoniais imóveis foram protegidos por seguro em

2017 pela Empresa Mapfre Seguros Gerais S/A (número da apólice 1517/0000008/18) e que “para

o ano de 2018 existe um processo que está sendo finalizado (23201.000303/2018-07)

contemplando o seguro dos bens imóveis do IFTM Campus Uberlândia”. Consultada por e-mail

recentemente (26/06) a Administração sinalizou que este contrato já está em vias de assinatura do

contrato.


8.8.5.2.1. Constatou-se que o Próprio Nacional (PN) conhecido como Derivado de Cana (RIP nº

5403000045001) necessita de reformas estruturais no piso, paredes, forro e telhado.


Questionada, a unidade auditada manifestou-se por intermédio do Memorando nº

105/2018-SDG-UDI:

O Próprio Nacional (PN) Derivado de Cana está passando por processo de

avaliação e acompanhamento para reforma, realizou-se em janeiro de 2017 uma

vistoria e avaliação da situação do PN Derivados de Cana feita pelo engenheiro

do campus o servidor Márcio Alves de Souza. Documentada por e-mail em 25 de

janeiro de 2017, e-mail este que segue anexo (vide final do Anexo 2) para

conhecimento e esclarecimentos.

Em 2016 houve uma manutenção elétrica e também a instalação de hidrômetro,

horímetro e cercamento do poço. Os serviços de manutenção e conservação do

imóvel PN Derivados de Cana (ou Alambique) estão em processo de avaliação

orçamentária para manutenção e reparo do telhado, pintura interna e externa e

revestimento, vide anexo 2

Atualmente o imóvel está em desuso, apenas servindo como depósito dos bens

que ali eram utilizados, aguardando aprovação do projeto e orçamento para

realização da reforma necessária. Uma das salas foi disponibilizada aos

vigilantes terceirizados. O espaço também tem sido usado para guardar o

material de apicultura pois o depósito destinado a este material está passando por

reforma, será o PN 54.









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Diante dos resultados e fatos registrados neste procedimento 2.2 a CAI-Udi entendeu que

os esforços empreendidos pela Administração até agora não foram e não são suficientes para um

controle mais eficiente na gestão dos bens imóveis da Instituição, sobretudo, nos aspectos da

conservação e manutenção dos imóveis.

No mesmo sentido, apesar das manifestações do auditado demonstrando o trabalho que foi

feito no sentido de levantar necessidades do PN de Derivados de Cana e o saneamento das mesmas,

percebe-se pouca profundidade e fragilidade nesse trabalho realizado pela Administração por meio

do setor de engenharia. Com isso é possível constatar também que esse tipo de avaliação não se

estende de forma ampla para todos os imóveis do Campus e que o mesmo se deu por conta de um

evento isolado e não como parte de um planejamento, de uma rotina deliberada de gestão sobre o

imobilizado.


8.8.5.5.1. Recomenda-se promover estudos, elaborar e adotar um plano, por meio do qual se

promova um amplo levantamento/verificação das reais necessidades de todo o patrimônio

imobiliário do Campus Uberlândia – para fins da manutenção e conservação das áreas construídas

da Unidade. O resultado deste trabalho poderá, inclusive, orientar a Administração na destinação e

reaproveitamento de prédios em desuso, eventualmente identificados.

8.9. PROCEDIMENTO 2.3 – Verificar a correção e completude dos registros dos imóveis no

Sistema de Gerenciamento dos Imóveis de Uso Especial da União - SPIUnet;

8.9.1. REITORIA

8.9.1.1. Fato

Como o imóvel da sede da Reitoria não é de propriedade do IFTM (por se tratar de imóvel

cedido pela Prefeitura Municipal de Uberaba), não é possível o seu registro no SPIUnet, restando

prejudicado o exame relacionado ao procedimento em apreço.









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8.9.2.1. Fato

Analisadas as informações das consultas feitas ao SPIUnet e confrontadas com as

matrículas dos imóveis, verificou-se a completude e atualidade destas informações.

Não houve obras finalizadas em 2017 e os valores encontrados na conta de obras em

andamento referem-se a contratos ainda a serem concluídos.

Sobre a reavaliação dos imóveis, a mais recente é de 20/12/2013. Contudo, desde a

publicação da Portaria Conjunta/STN/SPU nº 703/2014, não há mais necessidade de reavaliação

dos imóveis de uso especial das autarquias da União já mensurados com base no valor de

construção8.


8.9.3.1. Fato

Analisou-se se as informações estão sendo atualizadas junto ao SPIUnet, conforme obras

finalizadas (descrição e área), ao passo em que não foram detectadas impropriedades, com base nas

informações descritas no extrato do SPIUnet, anexo ao DESPACHO Nº 7/2018/CAP/PTU-

CAMPUS PARACATU.

Verificou-se se os valores dos imóveis finalizados estavam em consonância com o SIAFI,

inclusive se foram realizadas as baixas na conta contábil de obras em andamento, ao passo em que

não foram detectadas impropriedades.

Conciliou-se os valores da conta contábil 123210107 (Imóveis de uso educacional) com os

valores informados no SPIUnet e confirmou-se que os valores dos bens imóveis finalizados

correspondem à R$ 5.699.798,95.

Verificou-se a conta contábil 123210601 (Obras em andamento) e confirmou-se as baixas

na conta e respectivas incorporações ao patrimônio das obras finalizadas até dezembro de 2017, as

quais correspondem ao Bloco do Almoxarifado (R$ 1.177.534,29), à Drenagem (R$ 1.261.858,71)

e ao Projeto Elétrico e Cabeamento (R$ 113.883,76).

Verificou-se se os imóveis são reavaliados dentro dos prazos estabelecidos, conforme

determina a legislação em vigor (SPU), ao passo em que não foram detectadas impropriedades.

Desde a publicação da Portaria Conjunta/STN/SPU nº 703/2014, amparados por seu artigo 6º, II,

8 Portaria Conjunta/STN/SPU nº 703/2014, artigo 4º, § 3º, I.









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não há necessidade de realizar a reavaliação de imóveis do IFTM, conforme orientações da

Secretaria do Patrimônio da União.


8.9.4.1. Fato

Quanto às informações registradas no SPIUnet, solicitou-se ao coordenador de patrimônio

os relatórios contendo as descrições dos imóveis com as devidas áreas e valores. Realizou-se a

conciliação e verificou-se que todas as informações estão de acordo com as obras finalizadas.

O valor registrado no SIAFI referente aos imóveis está de acordo com os descritos no

SPIunet, ou seja, R$ 24.884.668,16.

Na conta contábil de obras em andamento, verificou-se que consta o valor de R$

7.916.980,49. Em entrevista com o engenheiro responsável pelas obras no campus Uberaba, o

mesmo informou que este valor contempla a construção do campus Paracatu que está sob judice,

salas de aulas que estão em construção no campus Patrocínio onde o mesmo era Campus Avançado

até 2015 e o campus Uberaba executava todo o orçamento. Existe no campus Uberaba algumas

obras pendentes de finalizações necessárias para liberação do Alvará de Vistoria do Corpo de

Bombeiro – AVCB. A veracidade das informações foi constatada por consulta ao SIAFI e

informações junto à Coordenação de Execução Orçamentária e Financeira de notas fiscais

pendentes de pagamento.

Com relação à reavaliação de imóveis, a mesma é feita de forma sistematizada através do

SPIunet pela Secretaria de Patrimônio da União - SPU conforme determina a PORTARIA

CONJUNTA N° 703, DE 10 DE DEZEMBRO DE 2014. Portanto o IFTM Campus Uberaba

apenas insere as informações no SPIunet das benfeitorias e ampliações de áreas e seus respectivos

valores deixando a cargo do próprio sistema fazer a devida atualização.


8.9.5.1. Fato

As ações promovidas para a verificação desta questão demonstraram que a Unidade

auditada possui várias pendências nessa área. Quando acionada (2018SA158312.01.004) acerca da

correção e completude dos registros dos imóveis no Sistema de Gerenciamento dos Imóveis de Uso

Especial da União – SPIUnet, a Administração informou (MM N° 67/2018 / SDG-UDI ) que “As









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obras estão sendo atualizadas no SPIUnet conforme sua finalização (física e documental)”,

seguido da lista de imóveis que aguardam o referido registro no SPIUNet:

- Reforma do prédio - Campus Uberlândia Centro (aguardando finalizar o processo de

documentação - C.E.I.);

- Construção Laboratório Agronomia IFTM UDI (aguardando finalizar o processo de

documentação do Imóvel junto à Prefeitura Municipal de Uberlândia);

- Construção Almoxarifado - IFTM UDI (obra física não finalizada);

- Obra de Reforma dos Alojamentos G/H - IFTM UDI (obra física não finalizada)

- Elaboração de Projeto Biodigestor (obra em andamento);

-Última obra finalizada e registradas no SPIUnet foi a Reforma Elétrica (processo

23201.000211/2017-38), segue documentação do registro em anexo.

Neste caso, avalia-se que este cenário só poderá ser alterado a partir da regularização da

situação tratada anteriormente acima na parte que trata dos bens imóveis, item 8.7.5.1. deste

relatório. Por este motivo, não se recomendará outra ação da Administração além do registro

adotado no caso acima.

Sobre a reavaliação dos bens patrimoniais imóveis a Unidade Auditada informou que a

reavaliação é feita conforme a legislação em vigor (IN nº 2/2017) e informou também que “Acerca

da área total do IFTM - Campus Uberlândia, tivemos recentemente a conclusão do

georreferenciamento que já está atualizado e demonstrado na matrícula do Imóvel (Cartório),

estamos trabalhando junto com a Contabilidade de UDI e REI para podermos fazer a atualização

no SPIUnet e SIAFI”.

8.10. DA IMPOSIÇÃO DE RESTRIÇÃO AOS TRABALHOS DA COORDENAÇÃO DE

AUDITORIA INTERNA DO CAMPUS PARACATU

8.10.1. Fato

Houve restrições parciais ou totais à execução dos trabalhos de auditoria no Campus

Paracatu, conforme descrito nos itens: 8.3.3.1 (Procedimento 1.3); 8.5.3.1 (Procedimento 1.5);

8.6.3.1 (Procedimento 1.6); 8.7.3.1 (Procedimento 2.1); 8.8.3.1 (Procedimento 2.2).

Como foi possível verificar, as restrições impostas à CAI-Ptu prejudicaram sobremaneira a

execução da ação de auditoria em comento, em especial no que se refere ao não atendimento a

Solicitações de Auditoria e não fornecimento de documentações e informações em tempo hábil

para fins de exames e justificativas de situações específicas.









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8.10.2. Constatação

8.10.2.1. Constatou-se ocorrências de ações/omissões que culminaram em restrições para a

execução dos trabalhos pela Coordenação de Auditoria Interna do Campus Paracatu.

8.10.3. Manifestação da Unidade Auditada

Questionada pela CGAI, a unidade auditada manifestou-se por intermédio do Memorando

nº 54/2018-DG-PTU, de 05/07/2018:

a) O não atendimento às solicitações da auditoria interna:

(...)

A Coordenação Geral de Administração e Planejamento do Campus Paracatu

teve sua equipe desfalca nos últimos meses: a servidora Jamille, administradora,

está em licença maternidade desde o dia 04 de dezembro de 2017 e a servidora

Denise, Assistente em Administração, também lotada na CGAP, gozou férias no

mês de janeiro e depois nos mêses de março, abril, maio e junho apresentou

vários atestados que, juntos, acumularam 48 dias. Ao longo desse tempo, o

Campus está passando pela recuperação da edificação interditada e preparação de

processo de licitação para a obra de urbanização e paisagismo do Campus. Com

essa sobrecarga de serviços, a qualidade caiu e veio refletir nos serviços de

respostas à Coordenação de Controle Interno. A sobrecarga de serviço fez com

que não fosse percebido a notificação via sistema DOCS do virtual IF e por

consequência a inobservância em tempo das obrigações que requeriam os

documentos chegados via sistema digital. A Coordenação reconhece o lapso e

coloca à disposição para todos esclarecimentos, inclusive respondendo àqueles

documentos não respondidos no tempo correto.

b) Procedimento 06: Verificar o processo de inventário do exercício anterior:

O inventário do ano de 2017 está pronto e enviado à Coordenação Geral de

Administração e Planejamento, que está elaborando relatório para envio à

Direção Geral do Campus e à Reitoria.

c) Procedimento 07: Verificar procedimentos de averbação dos bens patrimoniais

imóveis em conformidade com os preceitos legais:

Informamos que a edificação principal do Campus Paracatu ainda não é passível

de averbação, pois desde a interdição parcial, com ingresso na justiça sobre

responsabilidades de falhas na construção, a obra não foi dada como concluída.

Está em curso a execução do projeto de recuperação da edificação que, após

concluída, permitirá o Habite-se e o AVCB total da construção e a consequente

averbação em cartório da obra edificada.

Em relação às novas edificações (Quadra Coberta e Bloco do Almoxarifado e

Laboratórios) tendo o último sido inaugurado em 04/07/2017, informamos que

após todos os trâmites documentais no cartório da cidade, está prevista a

averbação para o próximo mês do corrente ano.

d) Procedimento 08: Verificar as condições de conservação e manutenção dos

bens patrimoniais imóveis. Trilha 02:









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As Trilhas 01 e 03 foram respondidas. Em relação à trilha 2, que diz respeito a

verificação das condições de manutenção dos bens móveis e imóveis a auditora,

em visita às dependências do campus, identificou duas precariedades:

a) Detectamos que em cada um dos banheiros utilizados pelos alunos, sendo

dois (feminino e masculino) localizados no bloco de salas de aula e dois

(feminino e masculino) localizados no bloco da Biblioteca, existe a ausência de

uma ou mais portas que separe o box em que está o vaso sanitário do ambiente

em comum do banheiro.

O Campus possui um contrato de serviços terceirizados onde contempla dois

trabalhadores para a execução de serviços de manutenção predial corriqueiras.

Várias tentativas foram feitas para afixar as portas na pedra de separação dos

boxes, sempre depois de algum tempo não conseguindo fixação. A estratégia

para manutenção desses boxes envolve a contratação de serviços de reparo mais

sofisticados. Acontece que o ano de 2017 foi extremamente sacrificante em

termos de recursos financeiros, com limitação orçamentária no decorrer do ano,

impedindo o planejamento de dispêndios extras. Esse assunto já foi tratado em

nosso Conselho Gestor e foi solicitado junto à Coordenação de Serviços de

Apoio a abertura de processo para contratação desses serviços. Quando tivermos

os valores desse serviço, analisaremos em que momento será executado, pois

temos recebido recomendações que os empenhos relativos aos contratos e

despesas fixas sejam reforçados no maior percentual possível, evitando

dificuldades futuras, visto não se ter informações quanto à provável data, nem

tão pouco qual o percentual, de uma nova liberação de limite para empenho, que

hoje está em 70%, o que impede de terminarmos o ano.

b) Detectamos que existem grades de proteção lateral (cor azul) fixadas nas

rampas que dão acesso aos blocos da Biblioteca e salas de aula que não estão

fixadas com a devida segurança, sendo que algumas estão, inclusive, amarradas

com arame ao invés de soldadas devidamente e, também, detectamos a ausência

de uma grade que deveria estar fixada, a qual se encontra encosta da na lateral

do edifício.

Esse reparo será feito na ausência dos alunos durante o período de férias pela

empresa que está realizando a recuperação da edificação interditada, não tendo

sido possível realizar antes devido ao planejamento da empresa.

8.10.4. Análise da Auditoria Interna

A atividade de auditoria interna, antes de mais nada, tem o propósito de apoiar e fortalecer

a gestão junto a qual trabalha, conforme bem define o item 1 do Referencial Técnico aprovado pela

IN nº 03/2017, de 09/06/2017:

1. A auditoria interna governamental é uma atividade independente e objetiva de

avaliação e de consultoria, desenhada para adicionar valor e melhorar as

operações de uma organização. Deve buscar auxiliar as organizações públicas a

realizarem seus objetivos, a partir da aplicação de uma abordagem sistemática e

disciplinada para avaliar e melhorar a eficácia dos processos de governança, de

gerenciamento de riscos e de controles internos.

Com base nisso é que a Lei nº 10.180/2001 em seu art. 26 e parágrafos proíbe a imposição

de restrições à atividade de unidades vinculadas ao Sistema de Controle Interno:

Art. 26. Nenhum processo, documento ou informação poderá ser sonegado aos

servidores dos Sistemas de Contabilidade Federal e de Controle Interno do Poder









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Executivo Federal, no exercício das atribuições inerentes às atividades de

registros contábeis, de auditoria, fiscalização e avaliação de gestão.

§1oO agente público que, por ação ou omissão, causar embaraço,

constrangimento ou obstáculo à atuação dos Sistemas de Contabilidade Federal e

de Controle Interno, no desempenho de suas funções institucionais, ficará sujeito

à pena de responsabilidade administrativa, civil e penal.

Entende-se a argumentação apresentada pela unidade auditada, todavia, o não atendimento

às solicitações da auditoria interna, ou quaisquer imposições de restrições a seus trabalhos não deve

ser incentivado de maneira alguma.

Partindo do pressuposto que as restrições impostas aos trabalhos da CAI-Ptu se trataram de

um fato isolado, ocorrido apenas em função de uma situação atípica pela qual passou o Campus

Paracatu no primeiro semestre de 2018, entende-se não ser necessário o recurso a medidas tão

enérgicas como as estipuladas pelo §1º do art. 26 da Lei nº 10.180/2001 e art.116 e seguintes da Lei

nº 8.112/1990.

Contudo, tal situação não pode passar sem uma ação concreta do gestor daquela unidade,

sendo essencial a promoção de iniciativa de conscientização às coordenações a ele vinculadas,

sobre a importância do atendimento de forma tempestiva às demandas da Auditoria Interna.

Para tanto, pode-se utilizar de medidas como, orientação aos setores vinculados à gestão do

campus (mediante memorando circular, por exemplo), reunião com registro de ata a fim de

promover a conscientização, entre outras medidas que o gestor considerar necessárias/oportunas.

8.10.5. Recomendação

8.10.5.1. Recomenda-se ao Gestor do Campus Paracatu que promova iniciativa de conscientização

às coordenações daquela unidade sobre a importância de atender tempestivamente às solicitações

da auditoria interna.

IX. RECURSOS AUDITADOS

A ação de auditoria em apreço não contabilizou recursos auditados por se tratar de termos

de responsabilidade que envolvem bens adquiridos/incorporados ao patrimônio do IFTM em vários

exercícios distintos.









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X. CONCLUSÃO DA COORDENAÇÃO GERAL DE AUDITORIA INTERNA - CGAI

10.1. Após a realização dos trabalhos, conclui-se que a Gestão Patrimonial (Bens móveis e

imóveis) do IFTM, Reitoria e Campi Ituiutaba, Paracatu, Uberaba e Uberlândia, como

parcialmente regular.

10.2. Foram registradas constatações e recomendações importantes, todavia a gestão do IFTM

mostrou-se favorável às devidas regularizações necessárias, propondo medidas visando a mitigação

dos achados.

10.3. Os exames realizados pelas auditorias, a nosso ver, são suficientes, competentes, relevantes e

úteis, pois forneceram a base sólida para as constatações e recomendações das Unidades de

Auditoria do IFTM.

10.4. Foi registrada a ocorrência de situação que ocasionou restrição aos trabalhos da unidade de

auditoria interna do Campus Paracatu (Item 8.10) e, portanto, registrou-se uma recomendação no

sentido de necessidade de conscientização das unidades auditadas daquele campus sobre a

importância do atendimento tempestivo à auditoria interna.

10.5. Submete-se o presente relatório de auditoria à consideração superior e, se houver aprovação

do mesmo, solicita-se seu trâmite, por meio eletrônico, à Controladoria Regional da União, no

estado de Minas Gerais, nos termos do art. 12, da Instrução Normativa CGU nº 24, de 17 de

novembro de 2015, publicada no Diário Oficial da União nº 220, de 18/11/2015.

É o relatório, salvo melhor juízo.


Coordenador Geral de Auditoria Interna

Portaria/IFTM/Reitoria/ Nº 1.598/2016


Documents

RELATÓRIO DE AUDITORIA INTERNA Nº 2018RA158099.01.001, …