RELATÓRIO DE AUDITORIA INTERNA

23/10/2020 SEI/IFNMG - 0653549 - Relatório de Auditoria

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Ministério da Educação

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RELATÓRIO DE AUDITORIA INTERNA

RELATÓRIO DE AUDITORIA Nº: RA20191101

PERÍODO DE EXECUÇÃO: 08/08/19 a 22/06/2020

TIPO DE AUDITORIA: Auditoria de conformidade com ênfase em risco

AÇÃO DE AUDITORIA: N°11 do PAINT/2019

MACROPROCESSO/PROCESSO/ÁREA: Gestão de Pessoas / licenças e capacitações

PROCESSO: 23414.002849/2019-70

DATA: 22/10/2020

I. INTRODUÇÃO

Em cumprimento a ação n° 11-(Analisar os processos de licenças e afastamentos concedidos a servidores) do PAINT/2019, foi realizado no período

de 08/08/2019 a 22/06/2020 trabalhos de planejamento, análise e execução da auditoria na área de Gestão de Pessoas - Licenças e afastamentos.

O presente trabalho teve por propósito o fortalecimento institucional, visando à gestão eficaz, bem como o fortalecimento dos controles internos e a mitigação dos fatores de riscos, portanto, as constatações e recomendações exaradas no presente relatório no que tangem a controles devem ser seguidos por todas as unidades gestoras e pela Reitoria.

O relatório preliminar foi encaminhado ao Setor Auditado em 08/07/2020 através do OFÍCIO Nº. 40/2020 - AUDIN/IFNMG (0618777), que após apreciado pela equipe da Diretoria de Gestão de Pessoas, foi submetido a reunião setorial de busca conjunta de soluções em conjunto com o setor de auditoria interna em 06/08/2020. Sendo as ponderações da Diretoria de Gestão de Pessoas encaminhadas através do OFÍCIO nº 87/2020 DGP/REI/IFNMG (0650172). Diante das manifestações apresentadas, foi concluído o presente relatório.

As constatações identificadas, bem como as recomendações apresentadas no presente relatório observadas de forma simultânea pela DGP e por todos Diretores Gerais de todas as unidades do IFNMG, na busca do fortalecimento dos controles internos e a mitigação dos fatores de riscos.

Em atendimento à determinação contida no item 5 da seção I do Capítulo V da Instrução Normativa SFC n.º 01, de 06/04/2001, que trata do Sistema de Controle interno do Governo Federal, apresentamos os resultados dos exames realizados.

II. ESCOPO DOS TRABALHOS

A auditoria teve como objetivo averiguar a legalidade das concessões de licenças e afastamentos e avaliar os controles adotados, com vistas a evitar a ocorrência de impropriedades e irregularidades.

Entre os tipos de licenças e capacitações, foram selecionados utilizando o critério de maior incidência: as licenças para tratamento da própria saúde, licença por motivo de doença da pessoa da família, licença capacitação e o afastamento para participar de programa de pós graduação stricto sensu no país.

O escopo deste trabalho, portanto, compreende as licenças para tratamento da própria saúde, licenças por motivo de doença em pessoa da família, licença capacitação e os afastamentos para participar de programa de pós-graduação stricto sensu no país, que foram concedidas nos meses de janeiro a dezembro de 2018, em todo o IFNMG. Desse universo, foi selecionada uma amostra probabilística. O foco deste escopo é a análise integrada dos objetivos específicos, os quais constituem as questões e subquestões apresentadas no Quadro 01 seguinte.

Importante registrar que, apesar do escopo dessa auditoria considerar os processos a serem analisados do ano de 2018, será considerado também o Decreto nº 9.991/2019, pois, o mesmo modifica diretamente temas que estão sendo tratados nessa auditoria, uma vez que, com a publicação do Decreto nº 9.991/2019 as licença capacitação, participação em programa de treinamento regularmente instituído e participação em programa de pós-graduação stricto sensu no País passaram a serem consideradas como afastamento para participação em ações de desenvolvimento (art. 18 do Decreto nº 9.991/2019). Diante desse fato, posterior ao início dessa auditoria, inclui-se a análise dos controles considerando esse normativo.

Quadro 01 - delimitação do escopo por meio dos objetivos específicos, questões e subquestões de auditoria.

Objetivos específicos Questões Subquestões

Verificar como os processos de

licença e capacitação estão

estruturados e se os mesmos

encontram-se mapeados e com os

possíveis riscos identificados,

considerando o ambiente de

controle: o pessoal, sistemas e

normas.

Como os processos de licença e

capacitação estão estruturados e se

os mesmos encontram-se

mapeados e com os possíveis riscos

identificados, considerando

o ambiente de controle: o pessoal,

sistemas e normas?

a) Existe sistema informatizado para cadastramento e lançamento das licenças e afastamentos?

b) A base de conhecimento do SEI referente a licenças e afastamentos contém informações de

fácil compreensão e encontra-se atualizada?

c) Existem normativos institucionais (regulamentos) específicos sobre licenças e afastamentos?

Em caso positivo, encontram-se publicizados?

d) Os processos, que compõem a amostra, encontram-se mapeados e com os riscos

identificados?

e) Em relação aos setores responsáveis pelas licenças capacitação, tratamento da própria saúde e

tratamento de saúde por doença em pessoa da família e pelo afastamento para participar de

programa de pós-graduação stricto sensu no país, o quantitativo de servidores para lidar com

esses processos é suficiente? É feito algum trabalho motivacional e incentivador com os referidos

servidores? Os servidores são submetidos a capacitação periódica?

mailto:[email protected]



Verificar se os controles internos Os controles internos referentes a) Como é feito o controle das licenças e afastamento constantes do escopo deste trabalho? referentes aos afastamentos e licenças constantes do escopo são

suficientes para garantir a legalidade

dos processos.

aos afastamentos e licenças constates do escopo são suficientes

para garantir a legalidade dos

processos?

b) O instrumento utilizado para o controle das licenças e afastamentos é compartilhado em todo

o setor ou é restrito ao servidor especifico?

c) Servidor em gozo das licenças capacitação e por motivo de doença em pessoa da família e do

afastamento para participar de programa de pós-graduação stricto sensu no País, que recebe

adicional (noturno, periculosidade ou insalubridade) tem suspenso o pagamento do respectivo

adicional no período do afastamento? Como é realizado o controle dessa suspensão?

d) Segundo o Decreto nº 9.991/19 a licença capacitação poderá ser concedida de forma

parcelada. Quando concedida de forma parcelada, deverá ser observado o intersticio mínimo de

sessenta dias entre quaisquer períodos de gozo de licença para capacitação (IN 201/2019 do

Ministério da Economia), qual o instrumento utilizado para realizar esse controle?

e) O Decreto nº 9.991/19 considera afastamento para participação em ações de

desenvolvimento: a licença capacitação, participação em programa de treinamento regularmente

instituído, participação em programa de pós-graduação stricto sensu no país e realização de

estudos no exterior; De forma complementar foi publicada a IN 201/2019 do Ministério da

Economia, que aplica o intersticio da licença capacitação ao treinamento regularmente instituído,

o qual é considerado como qualquer ação de desenvolvimento promovida ou apoiada pelo

órgão, ou entidade (§3º do art. 18 do Decreto nº 9.991/19). Como está sendo feito o controle de concessão de treinamento regularmente instituído, por servidor?

f) Considerando os servidores que já se encontravam usufruindo do treinamento regularmente

instituído quando da publicação do Decreto nº 9.991/19, como é o caso dos servidores que fazem

pós-graduação stricto sensu e se enquadram na Portaria do Reitor nº 292/2019 de 25 de

fevereiro de 2019, como está sendo o controle referente a nova concessão de treinamento

regularmente instituído? Nesse caso também se aplica o intersticio?

g) Houve a transferência de responsabilidade de patrimônio referente aos servidores que se

afastaram para participar de programa de pós-graduação stricto sensu no país?

Verificar se os processos de licenças

e afastamentos estão em

conformidade com os procedimentos

definidos nos normativos e na base

de conhecimento do Sei do IFNMG,

no que refere a geração de processo,

tempestividade, documentação e

registros (SIAPE e folha de

frequência).

Os processos de licenças e

afastamentos estão em

conformidade com os

procedimentos definidos nos

normativos e na base de

conhecimento do Sei do IFNMG, no

que refere a geração de processo,

tempestividade, documentação e

registros (SIAPE e folha de

frequência)?

Licença para tratamento da própria

saúde e por doença em pessoa da

família

a) Houve a geração do processo eletrônico SEI?

b) Tempestividade na solicitação da licença?

c) A documentação foi devidamente

apresentada (requerimento utilizando o formulário e o

atestado médico)?

d) As licenças foram devidamente registradas nas folhas de

frequência dos servidores?

Licença capacitação


b) O prazo para solicitação da licença foi seguido?

c) Houve a apresentação da documentação exigida?

d) Emissão da portaria concedendo a licença capacitação?

e) Foi realizado o registro da licença capacitação?

Afastamento para pós-graduação


b) Emissão da portaria concedendo o afastamento para participar de programa de pós-graduação stricto sensu no país?

c) Realização do registro do afastamento para participar de programa de pós-graduação stricto sensu no país?

Verificar se os controles aplicados na

prestação de contas da licença

capacitação e do afastamento para

pós graduação stricto sensu no país

estão sendo eficientes a fim

de garantir a conformidade legal.

Os controles internos aplicados na

prestação de contas das licenças

capacitação e dos afastamentos

para participar de programa de pós-

graduação stricto sensu no país

estão sendo eficientes a fim

de garantir a conformidade legal?

Como informado acima, o período definido da amostra foi o ano de 2018, sendo delimitada uma amostra extraída aleatoriamente do total de casos

encontrados no período de acordo com cada tipo de licença e afastamento, mantendo um quantitativo mínimo de dez processos por cada tipo de afastamento e licença, conforme Quadro 02:

Quadro 02 - amostra

Tipo de licença/afastamento quantidade no ano de 2018 Amostra Total

Licença para tratamento da própria saúde 1.130 0,89% 10

Licença por motivo em doença da pessoa da família 118 8,49% 10

Licença capacitação 29 34,49% 10

Afastamento para participar de programa de pós graduação stricto sensu no país 53 18,87% 10

Fonte: Informações compiladas pela auditora subscrita, extraídas dos documentos 0398127, 0398132 e 0398168

As amostras foram selecionadas por meio de amostragem probabilística, utilizando um software específico de sorteio eletrônico, cujos comprovantes se encontram nos documentos: 0408108, 0408110, 0408113 e 0408123.

III. CRITÉRIOS DE AUDITORIA

Os critérios são normas de referência, requisitos, legislação, regulamentos, especificações, procedimentos internos, dentre outros, que foram usados como referência para realizar este trabalho de auditoria.

Foram consideradas as seguintes normas aplicáveis na área de gestão de pessoas - licenças e capacitações:

Lei nº 8.112/90;

Lei nº 12.772/2012.

Lei nº 11.091/2015, artigo 10, § 7, incluído pela Lei nº 11.784/2010.



Regulamento para afastamento de servidores docentes para qualificação em programa de pós-graduação stricto sensu e pós-doutorado;

Regulamento de afastamento dos servidores técnicos administrativos;

Regulamento da licença capacitação;

Decreto Lei nº 1.873/81.

Decreto nº 97.458/89.


Decreto Nº 5.707/2006.


Decreto Nº 7.485/2011.

Decreto nº 9.991/2019

Nota Técnica nº 263/2009-COGES/DENOP/SRH/MP

Nota Técnica nº 595/2009/COGES/DENOP/SRH/MP

Nota Técnica SEI nº 6197/2015-MP.

Nota Informativa nº 559/2010/COGES/DENOP/SRH/MP

Acórdão TCU 1.058/2013 – Segunda Câmara.

Portaria nº 235, de 5 de dezembro de 2014, 2° edição do Manual de Perícia Oficial em Saúde do Servidor Público Federal.

Portaria nº 797 de 22/03/2010, publicada no DOU de 23/03/2010. Revisada pela

Portaria nº 235, de 05/12/2014, publicada no DOU de 08/12/2014. (Manual de Perícia Oficial em Saúde do Servidor Público Federal – 2ª Edição)

Orientação Normativa nº 4, de 14 de fevereiro de 2017

Orientação Normativa SRH/MP nº 03 de 23/02/2010.

Instrução normativa nº 201, 11 de setembro de 2019.

TRIBUNAL DE CONTAS DA UNIÃO - TCU. Curso de mapeamento de processos de trabalho com BPMN e BIZAGI. Brasília, 2013.

COSO. Controle Interno - estrutura integrada, sumário executivo. IIA e PWC, 2013.

IV. METODOLOGIA APLICADA

O trabalho desta Auditoria tem como propósito averiguar a legalidade das concessões de licenças e afastamentos e avaliar os controles adotados, com vistas a evitar a ocorrência de impropriedades e irregularidades. Como o presente trabalho é na área de gestão de pessoas, a amostra considerou o IFNMG como um todo, e não por unidades, uma vez que os dados das respectivas licenças e afastamentos são consolidados pela Diretoria de Gestão de Pessoas do IFNMG.

Foi realizado levantamento junto com a Diretoria de Gestão de Pessoas, que indicou que as licenças e afastamentos que tiveram maior incidência no ano de 2018 foram: licença para tratamento da própria saúde, licença por motivo em doença da pessoa da família, licença capacitação e o afastamento para participar de programa de pós graduação stricto sensu no país, portanto, serão essas os objetos deste trabalho.

A amostra compreenderá as licenças e afastamentos concedidos no período de 01/01/2018 a 31/12/2018.

Os procedimentos adotados foram os testes de observância e substantivos, os testes de observância visam à obtenção de razoável segurança de que os controles internos estabelecidos estão em efetivo funcionamento e cumprimento, já os testes substantivos visam à obtenção de evidências quanto à suficiência, exatidão e validação dos dados produzidos na formalização das licenças e afastamentos.

A seguir, citamos as técnicas de auditoria utilizadas neste trabalho:

⦁ Indagação escrita: apresentação de Solicitação de Auditoria à Diretoria de Gestão e Pessoas e aos Diretores Gerais dos campi, para obtenção de respostas e

informações escritas.

⦁ Análise de registros e documentos: foram analisados os normativos, Base de Conhecimento do SEI, sistema SIAPE, Boletim Eletrônico de Serviços do IFNMG,

site institucional do IFNMG e os processos dos servidores selecionados na amostra.

⦁ Entrevista: foi realizada entrevista com o Diretor da Diretoria de Gestão de Pessoas do IFNMG.

⦁ Observação: visam à obtenção de razoável segurança de que os procedimentos de controles internos da documentação estabelecidos pela Instituição e as

informações publicizadas pela mesma estão em efetivo funcionamento e cumprimento com as normas correlatas a área auditada.

⦁ Correlação das Informações Obtidas: confrontou-se as informações obtidas através dos procedimentos e técnicas de auditoria acima mencionados.

De posse dos documentos encaminhados, indagações orais e escritas, foi feita análise e cruzamento de dados, e posteriormente a identificação das constatações da auditoria através das evidências coletadas e critérios adotados, o que gerou o presente relatório preliminar.

O relatório preliminar foi encaminhado ao Diretor da Diretoria de Gestão de Pessoas através do OFÍCIO Nº. 40/2020 - AUDIN/IFNMG (0618777) e realizada reunião de busca conjunta de soluções em conjunto com a Auditoria interna no dia 06/08/2020, e após essa reunião o setor auditado apresentou as suas ponderações através do OFÍCIO nº 87/2020 DGP/REI/IFNMG (0650172) em 24/08/2020. Diante das manifestações apresentadas, foi concluído o presente relatório, que será encaminhado ao Reitor para que apresente as ações que serão adotadas em relação a cada apontamento.

V. LIMITAÇÕES

Apesar de todos os esforços aplicados no desenvolvimento e conclusão do presente trabalho, o mesmo teve algumas limitações nas análises dos trabalhos e no cumprimento do prazo previsto no PAINT/2019.

Conforme determinado no PAINT/2019, a referida auditoria deveria ser realizada entre os meses de março a agosto de 2019, no entanto, alguns fatos ocorreram que impediram a inicialização e finalização da presente auditoria na data inicialmente prevista no PAINT/2019, sendo esses: a) finalização da auditoria no subprograma bolsa-formação do Pronatec; b) redução da carga horária da servidora responsável devido ao afastamento parcial de 50% para cursar programa de pós-graduação stricto sensu inciado no ano de 2019; c) por ser o primeiro trabalho realizado com este escopo, foi necessário um estudo mais aprofundado sobre o assunto;

Ocorreu, ainda, limitação quanto a alguns processos devido ao nível de acesso, como a presente auditoria versa, entre outros, sobre licença para tratamento da própria saúde e licença por motivo doença em pessoa da família, alguns processos com essa identificação tramitaram no SEI com acesso em nível sigiloso, não permitindo assim o acesso por parte dessa auditora. Esse fato foi reportado ao setor de TI do IFNMG através do e-mail 0606117, mas apesar de

https://legis.sigepe.planejamento.gov.br/legis/detalhar/8139



todos os esforços, não conseguiu fazer a liberação do acesso aos processos, conforme resposta apresentada pelo setor de TI no e-mail 0606117. Por essa razão, ficou comprometida a análise de dois processos que se encontram em nível de acesso sigiloso.

Também ocorreu limitação de informações, eis que o Campus Salinas não apresentou as informações solicitadas através da SA20191105 (0473557) no processo 23414.004558/2019-16 correlacionado ao presente processo.

Apesar das limitações acima descritas, foi possível concluir a presente auditoria de maneira satisfatória.

VI. ANÁLISE DOS TRABALHOS

Os trabalhos objetivaram responder as questões formuladas na matriz planejamento da auditoria que abrangeram os tópicos tratados a seguir:

6.1 Considerando o ambiente e atividades de controle: o pessoal, sistemas e normas.

O ambiente de controle, segundo o COSO refere-se ao comportamento global da instituição e constitui-se "em um conjunto de normas, processos e estruturas que fornece a base para a condução do controle interno por toda a organização". E as atividades de controle são por sua vez "ações estabelecidas por meio de políticas e procedimentos que ajudam a garantir o cumprimento das diretrizes determinadas pela administração para mitigar os riscos à realização dos objetivos." (COSO, 2013).

Para o ambiente de controle ser efetivo as pessoas da instituição devem saber quais são suas responsabilidades, os limites de sua autoridade e se têm a consciência, competência e o comprometimento de fazer o que é correto da maneira correta, ou seja: os funcionários sabem o que deve ser feito? Se sim, eles sabem como fazê-lo? Se sim, eles querem fazê-lo? A resposta “não” a qualquer dessas perguntas compromete o ambiente de controle. Já as atividades de controle são aquelas atividades que, quando executadas a tempo e de maneira adequada, permitem a redução ou administração dos riscos.

Nesse sentido, foi verificado se o pessoal, sistemas e normas estão organizados de forma a cumprir com os objetivos dos processos. Assim, os objetivos dos afastamentos e licenças podem assim ser definidos:

Licença capacitação: objetivo é conceder ao servidor o afastamento do exercício do cargo efetivo, com a respectiva remuneração, por até três meses, para participar de ações de desenvolvimento que contribuam para o desenvolvimento de competências individuais necessárias ao exercício das atribuições do seu cargo. (Lei 8.112/90 e Decreto 9.991/2019).

Afastamento para participar de programa de pós-graduação stricto sensu no país: o objetivo é conceder ao servidor o afastamento do exercício do cargo efetivo, com a respectiva remuneração, para participar em programa de pós-graduação stricto sensu em Instituição de Ensino Superior no País. (Lei 8.112/90 e Decreto 9.991/2019).

Licença para o tratamento da própria saúde: objetivo é conceder licença ao servidor para cuidar da própria saúde, a pedido ou de ofício, com base em perícia médica, sem prejuízo da remuneração. (Base de conhecimentos no SEI do IFNMG).

Licença por motivo em doença em pessoa da família: o objetivo é conceder licença ao servidor por motivo de doença do cônjuge ou companheiro, dos pais, dos filhos, do padrasto ou madrasta e enteado, ou dependente que viva às suas expensas e conste do seu assentamento funcional, mediante comprovação por perícia médica oficial do SIASS. (Base de conhecimentos no SEI do IFNMG).

6.1.1. Como os processos de licença e capacitação estão estruturados e se os mesmos encontram-se mapeados e com os possíveis riscos identificados, considerando o ambiente de controle: o pessoal, sistemas e normas?

Para atendimento a essa indagação verificou-se os seguintes pontos, através de check list 01 (0510546):

a) Existe sistema informatizado para cadastramento e lançamento das licenças e afastamentos?

Em entrevista foi questionado ao Diretor da Diretoria de Gestão de Pessoas se existem sistemas informatizados para o cadastramento e lançamento das licenças e afastamentos, o mesmo respondeu que é usado os sistemas do governo para o registro. Sendo que para a área da saúde é usado o SIAPE SAÚDE/SIASS - Subsistema Integrado de Atenção à Saúde e para o afastamentos capacitação/qualificação é usado o SIAPE NET, conforme se pode verificar do documento 0599727:

1. Existe sistema informatizado para cadastramento e lançamento das licenças e afastamentos? (Incluindo todas as licenças e todos os afastamentos)?

Sim, existem sistemas para fazer esse tipo de registro. São sistemas específicos, um para a saúde relacionado as licenças para a saúde e um outro para o lançamento

do afastamento para capacitação/ qualificação. São sistemas oficiais do governo, são eles: o SIAPE SAÚDE e o SIAPE NET. (Entrevista com o Diretor da DGP 0599727)

b) A base de conhecimento do SEI referente a licenças e afastamentos contém informações de fácil compreensão e encontra-se atualizada?

Em inspeção realizada no ambiente SEI! Usuário Interno na data de 27/01/2020 foi possível verificar que a base de conhecimentos referentes as licenças: capacitação e para tratamento da própria saúde e o afastamento para participar de programa de pós-graduação stricto sensu encontram-se com informações de fácil compreensão e atualizadas até a presente data, conforme documentos (0510536, 0510541, 0510542 e 0510546).

A licença para tratamento por doença de pessoa da família também conta com informações de fácil compreensão, porém, referente a atualização não consta no tópico: "Qual é a base legal?" a 3ª Edição Revisada (última) do Manual de Perícia Oficial em Saúde do Servidor Público Federal - Portaria SEGRT/MP nº 19, de abril de 2017, publicada no DOU de 25.04.2017, bem como sobre a Lei 8.112/90 que apresenta a alteração feita pela Lei nº 9.527, de 10/12/97, sendo que os artigos relacionados foram posteriormente alterados pela Lei nº 12.269/2010, conforme documentos 0510539 e 0510546.

c) Existem normativos institucionais (regulamentos) específicos sobre licenças e afastamentos? Em caso positivo, encontram-se publicizados?

Em inspeção realizada no site institucional do IFNMG na aba de gestão de pessoas - legislação, verificou-se, conforme check list 01 (0510546), que referente a licença para capacitação e o afastamento para participar de programa de pós-graduação stricto sensu no país foram localizados os respectivos normativos institucionais, os quais possuem fácil localização e publicidade no site institucional do IFNMG.

Referente as licenças para tratamento da própria saúde e para tratamento por doença em pessoa da família, verificou-se, conforme check list 01 (0510546), que não possuem normativos institucionais, porém a orientação é através da Base de Conhecimento do SEI, que possui caráter normativo de acordo com a Portaria Reitor nº 1307/2018, e também através da legislação (Leis e Decretos) e pelo Manual de Perícias Oficial em Saúde do Servidor Público Federal, os quais foram indicados na base de conhecimentos.

d) Os processos, que compõem a amostra, encontram-se mapeados e com os riscos identificados?

O mapeamento de processos "consiste na identificação das etapas que compõem o processo de trabalho, dos subprocessos até o detalhe das atividades executadas" (TCU, 2013). Sendo importante para a Instituição, uma vez que, possibilita o conhecimento do processo na integra (da entrada até a saída), identificando os possíveis riscos que possam impactar o atingimento do seu objetivo, possibilita identificar etapas desnecessárias e agilizar o processo, apontar todas as partes envolvidas e suas respectivas responsabilidades, além de criar um histórico e um meio de aprendizagem aos executores.



Em inspeção realizada no site institucional do IFNMG na aba de gestão de pessoas e na Base de conhecimento do SEI, verificou-se, conforme check list 01 (0510546) que os processos que compõem o escopo desta auditoria, ainda não se encontram mapeados. No entanto, ressalta-se que apesar de não existir o mapeamento formal e estruturado, a Base de Conhecimento do SEI apresenta-se de forma descritiva e detalhada o que configura como passos para o mapeamento dos referidos processos.

Como as licenças e as capacitações são elementos que constituem os objetivos estratégicos da Instituição no que se refere a pessoas e inovações, foi questionado o Diretor da Diretoria de Gestão de Pessoas, em entrevista, se já foram identificados os riscos nos referidos processos, sendo informado que a Diretoria ainda não tem formalizado o mapeamento de riscos desses processos, conforme se pode verificar do documento 0599727:

3. Como as licenças e as capacitações são elementos que constituem os objetivos estratégicos da Instituição, no que se refere a pessoas e inovações, considerando

esse fato já foram identificados e mapeados os riscos nos processos de licenças e capacitações?

Formalmente não temos um mapeamento de riscos. O que consideramos na gestão de pessoas é que são processos críticos, tudo que diz respeito a eles é orientado

para ter um maior cuidado, uma maior atenção, mas ainda não temos formalmente um mapa de riscos desses processos. (Entrevista com o Diretor da DGP 0599727)

e) Em relação aos setores responsáveis pelas licenças capacitação, tratamento da própria saúde e tratamento de saúde por doença em pessoa da família e pelo afastamento para participar de programa de pós-graduação stricto sensu no país, o quantitativo de servidores para lidar com esses processos é suficiente? É feito algum trabalho motivacional e incentivador com os referidos servidores? Os servidores são submetidos a capacitação periódica?

Uma das etapas da gestão de riscos é a identificação do risco, cujo "propósito é identificar o que poderia acontecer ou quais situações poderiam existir que afetem o alcance dos objetivos do sistema ou da organização", sendo que esse processo "inclui a identificação das causas e fontes do risco" (ABNT/ ISO 31010:2012)

Nesse sentido, e seguindo a 'lista de eventos de risco operacional' do Manual de Gestão de Integridade, Riscos e Controles Internos da Gestão, 2017, - do Ministério do Planejamento, Desenvolvimento e Gestão - MP (atualmente incorporado ao Ministério da Economia), um dos possíveis fatores de causa de riscos é 'pessoas', que pode ter vários subfatores (baixa capacitação, número insuficiente, desmotivadas, estressadas, negligentes, corruptas, etc.).

Com o objetivo de identificar possíveis riscos relacionados a pessoal, foi realizada entrevista com o Diretor da Diretoria de Gestão de Pessoas (DGP) na qual foi questionado sobre quantitativo de pessoa, ações de motivação/incentivação e capacitações. Em resposta, o Diretor da DGP informou que o quantitativo não é suficiente, principalmente no que diz respeito ao setor responsável pelas licenças saúde, e com relação ao setor responsável pelo afastamento para capacitação/qualificação o quantitativo de servidores já é mais confortável, porém a dificuldade é que esse setor incorpora muitas atividades, o que acaba fragmentando as ações, e atribuindo varias atividades para um mesmo servidor. Com relação a motivação/incentivação as ações são feitas na dinâmica aplicada para todos os servidores da instituição de modo geral, não tendo um programa específico para os servidores da DGP, todavia, segundo o Diretor, no setor tem a cultura de apoiar, de incentivar os servidores a participarem de capacitações, sendo feitas reuniões constantes. E nesse sentido, informou que é feito o mapeamento interno das necessidades de capacitações e que buscam sempre que possível promover essas capacitações, conforme entrevista 0599727:

4. Em relação aos setores responsáveis pelas licenças capacitação, tratamento da própria saúde e tratamento de saúde por doença em pessoa da família e pelo

afastamento para participar de programa de pós-graduação stricto sensu no país

a) o quantitativo de servidores para lidar com esses processos é suficiente?

Não é suficiente, principalmente em se tratando de área da saúde. O Instituto tem duas coordenações especificas para tentar desenvolver esse tema para toda a

instituição. Na coordenação de assistência à saúde temos um técnico administrativo (assistente em administração) que é quem opera o sistema, faz o cadastro, em

tese faria o acompanhamento e é o coordenador; e temos uma psicóloga que em tese faz um trabalho mais técnico – especializado em termos de projetos e ações do

cuidado da saúde mental dos servidores, em tese a força de trabalho é bastante reduzida. Já comunicamos a Instituição sobre essa insuficiência de mão de obras, mas

até o momento não tivemos condições de compor a equipe de saúde com mais profissionais, inclusive no nosso planejamento estratégico registramos esse problema

de número inferior de servidores.

Na área de capacitação e desenvolvimento é um pouco mais confortável sobre mão de obra, porém o problema dessa área é que ela é múltiplo-funcional, pois lida

com estágios probatórios, com o planejamento da capacitação, com as concessões administrativas, com a análise de processos de afastamentos (essa parte é

realizada na Reitoria) e com a orientação das unidades de gestão de pessoas nos campi. É um trabalho grande e segmentado dentro da coordenação, pelo tamanho

do escopo do trabalho ser muito grande, acaba que, por exemplo temos uma pessoa só cuidando dos registros e do acompanhamento desses registros de

afastamentos, paralelo a isso, o registro em si (afastamento e licença capacitação) é feito no cadastro, mas o cadastro só la nça aquilo que a coordenação de

desenvolvimento de pessoas encaminha, não tendo responsabilidade no monitoramento.

b) É feito algum trabalho motivacional e incentivador com os referidos servidores?

É feito dentro da dinâmica institucional, não tem nada específico. Constantemente realizamos reuniões com os gestores das áreas de saúde e desenvolvimento; temos

uma cultura interna de apoiar, sempre estamos conversando com a equipe, incentivando que participem de oportunidades de trein amentos e de ações de saúde e

qualidade de vida, como qualquer outro servidor da unidade.

c) Os servidores são submetidos a capacitação periódica?

Sim, fazemos capacitações periódicas, fazemos o mapeamento interno das necessidades. A titulo de exemplo esse ano estava previsto a capacitação em legislação de

pessoal, foi contratada, mas está comprometida por conta da pandemia. (Entrevista com o Diretor da DGP 0599727)

6.2 Os controles internos referentes aos afastamentos e licenças constates do escopo são suficientes para garantir a legalidade dos processos?

Conforme dispõe a Instrução Normativa conjunta MPOG/CGU nº 01/2016, no inciso V do art. 2º:

"controles internos da gestão: conjunto de regras, procedimentos, diretrizes, protocolos, rotinas de sistemas informatizados, conferências e trâmites de documentos e

informações, entre outros, operacionalizados de forma integrada pela direção e pelo corpo de servidores das organizações, destinados a enfrentar os riscos e fornecer

segurança razoável de que, na consecução da missão da entidade, os seguintes objetivos gerais serão alcançados:

a - execução ordenada, ética, econômica, eficiente e eficaz das operações;

b - cumprimento das obrigações de accountability;

c - cumprimento das leis e regulamentos aplicáveis; e,

d - salvaguarda dos recursos para evitar perdas, mau uso e danos".

Apesar do escopo desta auditoria considerar os processos a serem analisados do ano de 2018, será considerado também o Decreto nº 9.991/2019, pois o mesmo modifica diretamente temas que estão sendo tratados nessa auditoria, uma vez que, com a publicação do Decreto nº 9.991/2019 as licenças capacitação, participação em programa de treinamento regularmente instituído e participação em programa de pós-graduação stricto sensu no País passaram a serem consideradas como afastamento para participação em ações de desenvolvimento (art. 18 do Decreto nº 9.991/2019).

Diante do exposto, foram verificados se os controles internos aplicados aos afastamentos e licenças constates do escopo deste trabalho foram suficientes para garantir a legalidade dos processos, para isso, as análises foram baseadas nas seguintes perguntas:

a) Como é feito o controle das licenças e afastamento constantes do escopo deste trabalho?

Segundo consta no Ofício nº 22/2019 - CASQVS/DEAP/DGP/REI/IFNMG (0414221) os processos de licença para tratamento da própria saúde e por doença em pessoa da família são tramitados via SEI e a marcação de perícias é feita por meio de sistema eletrônico do governo, sendo esses os meios de



controle.

"3. Cumpre informar que os processos de licenças que diz respeito à saúde do servidor ou de seus dependentes, bem como às concessões de licença gestantes

concedidas por perícia médica são realizadas por meio do sistema eletrônico, disponibilizado pelo Governo Federal, SIAPE-SAÚDE, cuja manipulação é de

responsabilidade dos Peritos Oficiais da União e dos servidores das áreas de Gestão de Pessoas do IFNMG. Informamos, ainda, que o dito sistema está em constante

atualização e parametrizado com a legislação vigente, minimizando os riscos dos processos.

4. Informamos, por derradeiro, que todos os processos relacionados às licenças por motivo de saúde do servidor ou de seu dependente são tramitados via SEI, o que

possibilita aos órgãos de controle validar as informações constantes no Siape-Saúde." Ofício nº 22/2019 - CASQVS/DEAP/DGP/REI/IFNMG (0414221)

Sendo complementado pelo Diretor da DGP que, na entrevista 0599727, que informou o seguinte:

2. Existe um sistema da instituição para controle das licenças para saúde? Ou o SIASS é suficiente e atende todas as demandas?

Pelo menos até o momento não é demando um outro sistema, o que a gente acompanha é a modernização do SIAPE SAÚDE, que estava acontecendo pelo Ministério

da Economia, eles tem feito aprimoramento no sistema, para ser um sistema mais gerencial. Hoje é um sistema de registro, mas não é efetivamente gerencial, pois

não emite relatórios, não faz emissão de alertas, enfim não é um sistema de monitoramento. Está sendo aprimorado, mas ainda está aquém ao que se espera de

dados e de informações. (Entrevista com o Diretor da DGP 0599727)

Em relação aos controles utilizados nos processos de licença capacitação e afastamento para participar de programa de pós-graduação stricto sensu no país, o Diretor da DGP informou em entrevista que o controle é feito por meio de planilha compartilhada junto as coordenações de gestão de pessoas nos Campi, sendo que a responsabilidade de formatar a referida planilha é da DGP, conforme se pode verificar da entrevista 0599727:

5. Como é feito o controle das licenças capacitação e do afastamento para pós-graduação stricto sensu no país? Qual o instrumento utilizado? É compartilhado em

todo o setor ou é restrito ao servidor especifico?

Mantemos junto as coordenações de gestão de pessoas nos campi uma planilha compartilhada, até por conta da política de dados abertos, criamos essa sistemática

de um registro consolidado, público no site do Instituto. Cada coordenador tem acesso a essa planilha que é formatada pela Diretoria, e esses coordenadores tem que

periodicamente acessar a planilha e fazer as atualizações das informações. É uma planilha pública com restrição de edição. (Entrevista com o Diretor da

DGP 0599727).

b) O instrumento utilizado para o controle das licenças e afastamentos é compartilhado em todo o setor ou é restrito ao servidor especifico?

Segundo consta no Ofício nº 22/2019 - CASQVS/DEAP/DGP/REI/IFNMG (0414221) o controle é feito através do sistema eletrônico disponibilizado pelo Governo Federal, SIAPE-SAÚDE, sendo a sua manipulação de responsabilidade dos peritos e dos servidores da área de gestão de pessoas, conforme se pode verificar:

"3. Cumpre informar que os processos de licenças que diz respeito à saúde do servidor ou de seus dependentes, bem como às concessões de licença gestantes

concedidas por perícia médica são realizadas por meio do sistema eletrônico, disponibilizado pelo Governo Federal, SIAPE-SAÚDE, cuja manipulação é de

responsabilidade dos Peritos Oficiais da União e dos servidores das áreas de Gestão de Pessoas do IFNMG . Informamos, ainda, que o dito sistema está em

constante atualização e parametrizado com a legislação vigente, minimizando os riscos dos processos." (grifo nosso) (0414221)

Em relação a licença capacitação e o afastamento para participar de programa de pós-graduação stricto sensu no país o Diretor da DGP informou em entrevista (0599727) que o seu controle é por meio de planilha compartilhada, sendo que essa é formatada pela Diretoria de Gestão de Pessoas, porém é compartilhada com as coordenadorias de gestão de pessoas dos campi, que têm por dever acessar periodicamente a planilha e fazer as atualizações das informações, conforme descrito na entrevista (0599727):

5. Como é feito o controle das licenças capacitação e do afastamento para pós-graduação stricto sensu no país? Qual o instrumento utilizado? É compartilhado em

todo o setor ou é restrito ao servidor especifico?

Mantemos junto as coordenações de gestão de pessoas nos campi uma planilha compartilhada, até por conta da política de dados abertos, criamos essa sistemática

de um registro consolidado, público no site do Instituto. Cada coordenador tem acesso a essa planilha que é formatada pela Diretoria, e esses coordenadores tem que

periodicamente acessar a planilha e fazer as atualizações das informações. É uma planilha pública com restrição de edição. (Entrevista com o Diretor da

DGP 0599727).

c) Servidor em gozo das licenças capacitação e por motivo de doença em pessoa da família e do afastamento para participar de programa de pós-graduação stricto sensu no País, que recebe adicional (noturno, periculosidade ou insalubridade) tem suspenso o pagamento do respectivo adicional no período do afastamento? Como é realizado o controle dessa suspensão?

Conforme determina a Orientação Normativa SEGRT/MP nº 04, de 14 de fevereiro de 2017, que trata sobre a concessão dos adicionais de insalubridade, periculosidade, irradiação ionizante e gratificação por trabalhos com raios-x ou substâncias radioativas, e dá outras providências, os referidos adicionais devem ser suspensos quando cessar o risco ou quando o servidor for afastado do local ou da atividade que deu origem à concessão, apresentando como exceções as hipóteses relacionadas no parágrafo único do art. 4º do Decreto-Lei nº 1.873/81, conforme se pode verificar:

Orientação Normativa SEGRT/MP nº 04, de 14 de fevereiro de 2017:

(...)

Art. 14. O pagamento dos adicionais e da gratificação de que trata esta Orientação Normativa será suspenso quando cessar o risco ou quando o servidor for afastado

do local ou da atividade que deu origem à concessão.

Parágrafo único. Não se aplica o disposto no caput deste artigo às hipóteses de afastamentos considerados como de efetivo exercício:

I - pelo parágrafo único do art. 4º do Decreto-Lei nº 1.873, de 1981, conforme determina o art. 7º do Decreto nº 97.458, de 11 de janeiro de 1989, com relação aos

adicionais de periculosidade, insalubridade e de irradiação ionizante;

Decreto Lei nº 1.873/81

(...)

Art 4º - A gratificação de que trata este Decreto-lei será concedida aos servidores que se encontrarem em efetivo exercício em cidades do interior do País.

Parágrafo único - Considerar-se-ão como de efetivo exercício, para os efeitos deste Decreto-lei, exclusivamente, os afastamentos em virtude de:

I - férias;

II - casamento;

III - luto;

IV - licenças para tratamento da própria saúde, a gestante ou em decorrência de acidente em serviço;

V - prestação eventual de serviço por prazo inferior a 30 (trinta) dias, em localidade não abrangida por este Decreto-lei.

Correlacionando os dispositivos legais acima com as licenças e afastamentos objetos dessa auditoria, a exceção seria apenas referente a licenças para tratamento da própria saúde, portanto, nos casos de ocorrência de licença capacitação, licença por motivo de doença em pessoa da família e o afastamento para participar de programa de pós graduação stricto sensu no país, os referidos adicionais devem ser suspensos.



Ao realizar inspeção no boletim eletrônico do IFNMG (https://sei.ifnmg.edu.br/sei/publicacoes) no dia 20/04/2020, verificou-se que ao selecionar as opções: ocupacional, insalubridade e periculosidade, deixando o período de consulta indeterminado, as publicações que apareceram na consulta foram datadas a partir de dezembro de 2018, não tendo lançamento em data anterior, conforme se pode verificar do documento extraído do SEI 0595875.

O Sistema Eletrônico de Informações (SEI) passou a ser utilizado no IFNMG a partir da publicação da Portaria nº 0816 - REITOR/2017, em 15 de agosto de 2017 (0595879). Sendo instituído o Boletim de serviço eletrônico, primeiramente, no âmbito da Reitoria, através da publicação da Portaria nº 0266 - Reitor/2018, em 1º de março de 2018 (0595881). Tendo sido estendida aos campi a partir da publicação da Portaria Reitor nº 1361/2018, em 24 de outubro de 2018 (0599144).

Importante registrar que a PORTARIA Nº 540 - REITOR/2018 (0101736) delega competência aos diretores-gerais dos campi e aos diretores dos campi avançados para prática de atos de pessoal, a qual foi publicada no Boletim de Serviço Eletrônico em 09/05/2018 e no DOU de 16/04/2018, seção 1, página 17, conforme consta no corpo do documento.

Ao realizar uma consulta ao sistema SIAPE/SIGEPE (https://siape.sigepe.gov.br/) a fim de identificar se algum dos servidores que fazem parte da amostra (licença capacitação, licença por motivo em doença da pessoa da família e o afastamento para participar de programa de pós graduação stricto sensu no país) receberam adicional (insalubridade, periculosidade ou noturno) no ano de 2018, verificou-se apenas a ocorrência de um caso, em que o servidor *** 717.016 -** recebeu adicional de insalubridade (0599164). Nesse caso identificado, o servidor gozou de licença por motivo em doença da pessoa da família no período de 12/11/2018 a 14/11/2018 (0414258), tendo segundo a Base de conhecimento do SEI (0510539) o prazo de até 5 dias da data do afastamento para apresentar o atestado através do SEI, no entanto, na consulta foi verificado que o servidor recebeu o valor integral referente ao adicional de insalubridade na folha de pagamento de novembro, bem como na de dezembro/2018 (0599164), não tendo sido feito o desconto dos dias de ausência das atividades, conforme determina os normativos.

Diante da inconsistência evidenciada, foi questionado ao Diretor da Diretoria de Gestão de Pessoas sobre os controles aplicados ao processo e como são aplicados os controles a fim de garantir a suspensão do pagamento dos adicionais no período em que o servidor estiver em gozo das licenças objetos dessa auditoria. Em resposta o Diretor afirmou que na ocorrência de qualquer dessas licenças ou afastamento, assim que a mesma é lançada no sistema (SIAPE SAÚDE ou SIAPE NET) o sistema automaticamente suspende o pagamento do adicional até que haja a mudança na condição do servidor, conforme se pode verificar da entrevista 0599727:

6. Como é o procedimento adotado quando um servidor que recebe adicional (insalubridade, periculosidade ou noturno) se afasta para gozo de licença por motivo

de doença em pessoa da família, licença capacitação ou afastamento para participar de programa de pós-graduação stricto sensu?

Essa suspensão é feito de forma automática assim que é lançado o afastamento no sistema (SIAPE SAÚDE ou SIAPE NET), o próprio sistema faz uma crítica e suspende

o pagamento até a mudança na condição do servidor. Então não há um tratamento especifico para quem recebe adicional, a regra é registrar todos os afastamentos e

as licenças para que o sistema automaticamente gere a suspensão dos adicionais ou de outros beneßcios. (Entrevista com o Diretor da DGP 0599727).

d) Segundo o Decreto nº 9.991/19 a licença capacitação poderá ser concedida de forma parcelada. Quando concedida de forma parcelada, deverá ser observado o intersticio mínimo de sessenta dias entre quaisquer períodos de gozo de licença para capacitação (IN 201/2019 do Ministério da Economia), qual o instrumento utilizado para realizar esse controle?

Ao ser questionado na entrevista 0599727 o Diretor da DGP afirmou que a Instituição não tem um sistema para fazer o controle do intersticio de gozo, caso a licença capacitação seja concedida de forma parcelada, que já fez a requisição de atualização do SUAP mas ainda não obteve um retorno. Enquanto isso o controle é feito através de planilhas eletrônicas, cada coordenação de gestão de pessoas (nos campi) e a DGP (Reitoria) possui uma planilha dessa. Informou ainda que os dados das planilhas não são compartilhadas entre as coordenadorias de gestão de pessoas/campi. Porém, esclareceu que na concessão da licença capacitação, além da consulta a planilha o servidor responsável deve verificar o histórico do servidor a fim de verificar se já gozou da licença anteriormente, conforme entrevista 0599727:

9. Segundo o Decreto nº 9.991/19 a licença capacitação poderá ser concedida de forma parcelada. Quando concedida de forma parcelada, deverá ser observado o

intersticio mínimo de sessenta dias entre quaisquer períodos de gozo de licença para capacitação (IN 201/2019 do Ministério da Economia), como é feito esse

controle e qual o instrumento utilizado para realizar esse controle?

Não temos uma ferramenta institucional, mas já fizemos uma solicitação a área de tecnologia da informação e também ao Reitor para atualização do SUAP, tivemos

conhecimento que esse sistema possui um módulo de controle, que permite fazer esse controle. Porém até o momento a nossa solicitação de atualização do SUAP não

foi atendida, em razão disso a orientação e o procedimento que temos é usar planilhas eletrônicas, a coordenação de desenvolvimento de pessoas tem um planilha

eletrônica para acompanhar os afastamentos dos servidores da Reitoria e foi orientado as CGP’s nos campi que adotassem o mesmo modelo para fazer esse

acompanhamento.

Portanto, usamos essas planilhas eletrônicas, pois não há um sistema do governo federal e nem desenvolvido ou adquirido pela Instituição, apesar de já termos

apresentado essa necessidade e feito a solicitação.

Essas planilhas são compartilhadas entre os Campi, para caso um servidor que fracionou a licença capacitação e em seguida é removido de unidade, a unidade

receptora tem como ter esse acesso para verificar se o servidor já cumpriu o intersticio legal antes de usufruir de um novo período da referida licença?

Não é uma planilha consolidada, cada unidade de gestão de pessoas tem uma planilha, mas é algo a ser pensado, de deixar uma p lanilha integrada, pois hoje são

individuais de controle de cada unidade.

Importante esclarecer que não é só a planilha de controle que é utilizada, quando é feito a concessão o setor responsável pela concessão deve verificar o histórico do

servidor na análise do processo de concessão. A planilha é importante para mitigar riscos a abertura de um processo equivocado pelo servidor, mas a análise para a

concessão é um outro filtro para verificar se o servidor teve afastamentos anteriores. Nas orientações e na Base de Conhecimento tem também, observando o fluxo já

mitiga essa possibilidade ocorrer. Pode ocorrer sim, mas por falha do servidor responsável que não tenha pleno conhecimento do procedimento. (Entrevista com o

Diretor da DGP 0599727).

e) O Decreto nº 9.991/19 considera afastamento para participação em ações de desenvolvimento: a licença capacitação, participação em programa de treinamento regularmente instituído, participação em programa de pós-graduação stricto sensu no país e realização de estudos no exterior; De forma complementar foi publicada a IN 201/2019 do Ministério da Economia, que aplica o intersticio da licença capacitação ao treinamento regularmente instituído, o qual é considerado como qualquer ação de desenvolvimento promovida ou apoiada pelo órgão, ou entidade (§3º do art. 18 do Decreto nº 9.991/19). Como está sendo feito o controle de concessão de treinamento regularmente instituído, por servidor?

Segundo informado pela Coordenação de Desenvolvimento de Pessoal no Despacho CDP/DEAP/DGP/REI documento nº 0467228 o controle será realizado por planilhas a serem compartilhadas em todas as unidades de gestão de pessoas, conforme se pode verificar:

"No caso em questão, informamos que ainda não está sendo utilizado nenhum instrumento de controle, devido a dúvida quanto ao entendimento do termo

"Treinamento Regularmente instituído.

Informamos ainda que para as ações de desenvolvimento entendidas como Treinamento Regularmente instituído, no âmbito do IFNMG, e na falta de um sistema

apropriado para esse controle, serão elaboradas planilhas, que deverão ser compartilhadas a todas as unidades de Gestão de Pessoas com o intuito de controle e

divulgação de todas as ações de desenvolvimento, bem como, dos servidores participantes, prazos e as despesas envolvidas." (0467228)

f) Considerando os servidores que já se encontravam usufruindo do treinamento regularmente quando da publicação do Decreto nº 9.991/19, como é o caso dos servidores que fazem pós-graduação stricto sensu e se enquadram na Portaria do Reitor nº 292/2019 de 25 de fevereiro de 2019, como está sendo o

https://sei.ifnmg.edu.br/sei/publicacoes

https://siape.sigepe.gov.br/



controle referente a nova concessão de treinamento regularmente instituído? Nesse caso também se aplica o intersticio?

Segundo informado pela Coordenação de Desenvolvimento de Pessoal no Despacho CDP/DEAP/DGP/REI documento nº 0467228 esse ponto ainda gera dúvidas, sendo que até o momento está sendo seguido o disposto na Nota técnica 7058/2019 conforme se pode verificar:

"Tendo em vista a publicação da Instrução Normativa nº 201/2019, que trouxe a previsão de intersticio de 60 dias para participação em programa de treinamento

regularmente instituído, nós inferimos que a Portaria nº 292/2019 deverá ser revisada. Primeiro porque foi sugerida sua elaboração com base no Decreto 5707/2007,

que foi revogado pelo Decreto nº 9991/2019. E segundo, porque quando a IN nº 201/2019 trouxe a previsão de intersticio de 60 dias para participação em

treinamento regularmente instituído, gerou dúvida se esse termo poderá ser atribuído aos afastamentos para cursar Pós-graduação. Entretanto, esse assunto ainda

está em discussão e conforme já citado, essa dúvida deverá ser encaminhado ao órgão central SIPEC, para que possamos responder ao questionamento do item B

com convicção e segurança.

Enquanto isso, devemos seguir a orientação constante do item 8 da Nota técnica 7058/2019, conforme a seguir:

" Nos casos em que o afastamento tenha sido deferido pela autoridade máxima do órgão ou entidade ainda na vigência do Decreto nº 5.707, de 2006, mas que

não tenha havido a publicação do respectivo ato, esta poderá ocorrer posteriormente, mesmo após a vigência do Decreto nº 9.991, de 2019, uma vez que o gestor

deferiu o afastamento baseado na legislação vigente à época"" (grifo nosso)

A Portaria do Reitor nº 292/2019 dispõe sobre as formas de participação de servidores do IFNMG em cursos de pós-graduação stricto sensu, dispondo para registro formal considerar como treinamento regularmente instituído, a participação de servidores em Cursos de Pós-graduação Stricto Sensu ofertados pela Instituição, decorrentes de convênios firmados entre o IFNMG e outras instituições de ensino, com ou sem investimento de recursos financeiros deste Instituto, conforme se pode verificar:

Art. 1º A participação de servidores do IFNMG em Cursos de Pós-graduação Stricto Sensu deverá ser autorizada com base no Regulamento de Afastamento Parcial, no

Regulamento de Afastamento Integral e no regramento referente ao horário especial de servidor estudante, observada a possibilidade ou não de concomitância da

participação no curso com o exercício do cargo.

Art. 2º Para fins de registro formal, considerar-se-á como treinamento regularmente instituído, a participação de servidores em Cursos de Pós-graduação Stricto

Sensu ofertados pela Instituição, decorrentes de convênios firmados entre o IFNMG e outras instituições de ensino, com ou sem investimento de recursos financeiros

deste Instituto, quando a participação do servidor em determinada etapa do curso não ensejar a concessão de afastamento parcial ou de afastamento integral.

Com o objetivo de verificar os controles aplicados aos casos de servidores que usufruíam do instituto do treinamento regularmente instituído, por meio da Portaria acima citada, solicitou-se através de SA (0451378 e 0473521) a DGP a relação de todos os servidores que usufruíram do treinamento através da concessão feita pela Portaria do Reitor nº 292/2019. Sendo apresentado como resposta os documentos 0467086, 0467111, 0467114 com a relação dos servidores e detalhado posteriormente no documento 0477162.

No intuito de verificar as informações prestadas, foi solicitados, através do processo nº 23414.004558/2019-16, a todos os Campi que informassem a relação de seus respectivos servidores que encontravam-se em afastamento integral, parcial e treinamento regularmente instituído, no ano de 2019 (mesmo período da Portaria do Reitor nº 292/2019), apenas o Campus Salinas não respondeu a SA.

Ao correlacionar as informações prestadas no despacho da CDP/DEAP/DGP/REI (0477162) com as informações prestadas pelos Campi no processo 23414.004558/2019-16, verificou-se a convergência das informações, com exceção apenas as informações:

- No OFÍCIO Nº. 233/2019 - CGP/DG/DIA/IFNMG (0479205) do Campus Diamantina constam dois servidores usufruindo do treinamento regularmente instituído, por meio da Portaria do Reitor nº 292/2019, que não constam do rol apresentado pela Diretoria de Gestão de Pessoas no documento 0477162;

- No OFÍCIO Nº. 238/2019 - CGP/DG/ARA/IFNMG (0479432) do Campus Araçuaí constam dois servidores usufruindo do treinamento regularmente instituído, por meio da Portaria do Reitor nº 292/2019, que não constam do rol apresentado pela Diretoria de Gestão de Pessoas no documento 0477162;

A conformidade das concessões de treinamento regularmente instituído não é objeto do escopo desta auditoria, porém ao analisar os controles que serão lhes serão aplicados considerando o Decreto nº 9.991/19, aos servidores que já faziam uso de forma continua do treinamento regularmente instituído para cursar pós-graduação stricto sensu, deparou-se com a situação acima descrita. A ausência dos servidores indicados nos ofícios 233/2019 (0479205)e 238/2019 (0479432) na relação encaminhada pela DGP (0477162) constituí indício de falha nos controles e exposição a riscos.

g) Houve a transferência de responsabilidade de patrimônio referente aos servidores que se afastaram para participar de programa de pós-graduação stricto sensu no País?

Quando o servidor se afasta integralmente das suas atividades por um longo período, como é o caso do afastamento para participar de programa de pós-graduação stricto sensu no país, em que no caso de mestrado o período de afastamento é de até 2 (dois) anos e no caso de doutorado o período de afastamento é de até 4 (quatro) anos, se torna difícil zelar pelos bens que estiverem sobre sua responsabilidade, e ainda mais difícil se esses bens forem utilizados por outras pessoas, já que costuma ser o coordenador/chefe do setor o responsável por todo o patrimônio que se encontra no setor.

Ao consultar o setor de patrimônio da Reitoria do IFNMG, através do e-mail enviado no dia 06/05/2020 (0599207), sobre os termos de responsabilidade, obtive a seguinte resposta:

E-mail da Auditoria para o setor de almoxarifado, patrimônio e transportes da Reitoria (0599207):

Prezado ****, bom dia!

Tudo bem?

Estou precisando da seguinte informação: sobre os termos de responsabilidade de patrimônio.

Com quem ficam? Tem como consultar (um sistema ou planilha) para vê se determinada pessoa possui algum patrimônio em sua responsabilidade?

Quando um servidor afasta para mestrado ou doutorado, é comunicado ao setor para fazer a transferência do patrimônio que está sobre a sua responsabilidade?

Desde já agradeço.

Resposta enviada pelo setor de almoxarifado, patrimônio e transportes da Reitoria, através do e-mail (0599207)

Josiane, boa tarde!

Os termos de responsabilidades ficam no setor de patrimônio. Entretanto, todos os termos atualmente estão desatualizados. Atualizamos o termo de acordo com o

inventário, só que nos últimos dois anos o inventário foi entregue já no começo de um novo.

Estamos prevendo atualizar os termos agora, de acordo com o último. Neste caso, iremos fazer os termos via SEI.

Nunca fomos comunicados sobre o afastamento para mestrado ou doutorado, a fim de fazer a transferência de patrimônio. (grifo nosso)

Atenciosamente,



A resposta apresentada pelo setor de patrimônio, almoxarifado e transportes deixa evidente que não existe uma comunicação quando da ocorrência de afastamento para participar de programa de pós-graduação stricto sensu no país para a transferência de responsabilidade de patrimônio, o que por si configura uma ausência de aplicação de controles, ficando totalmente vulnerável o processo, uma vez que o servidor afastado integralmente das suas atividades e por um longo período de tempo não tem como zelar pelo patrimônio que se encontra sobre a sua responsabilidade, ficando totalmente vulnerável o patrimônio público.

Registre-se que no presente caso, não será necessário realizar consulta para verificar se foram realizadas as transferências de responsabilidade de patrimônio referente aos servidores da amostra, uma vez que o setor responsável pelos termos de responsabilidade já afirmou que nunca houve esse tipo de comunicação.

Diante do exposto, constata-se uma fragilidade nos controles internos da instituição no sentido de não estabelecer a integração dos processos relacionados entre si, ainda que pertençam a áreas distintas, por exemplo, fazer constar nos processos de afastamentos e licenças, documentos que atestem a regularidade da situação do servidor interessado perante o setor de patrimônio (entrega da carga patrimonial sob sua responsabilidade).

6.3 Os processos de licenças e afastamentos estão em conformidade com os procedimentos definidos nos normativos e na base de conhecimento do Sei do IFNMG, no que refere a geração de processo, tempestividade, documentação e registros (SIAPE e folha de frequência)?

Para análise considerou-se as particularidades de cada licença e afastamento para a verificação da conformidade.

6.3.1 Licença para tratamento da própria saúde

Segundo consta na Base de Conhecimento do SEI do IFNMG (0510536) diante de uma licença para tratamento da própria saúde o servidor deve "iniciar o processo eletrônico no SEI, com acesso restrito, no prazo de até 5 dias da data do afastamento; inclui o requerimento utilizando o formulário para tratamento da própria saúde; anexa o atestado e encaminha para a CGP, se servidor em exercício em campus, ou para a CASQV, se servidor em exercício na Reitoria."

Desta forma, verificou-se a existência de geração e tramitação do processo no SEI; se houve tempestividade; se a documentação exigida foi apresentada; e se foi feito o registro da licença na folha de ponto.


Foi solicitado o número do processo do SEI referente a cada um dos processos/servidores que compuseram a amostra, no entanto, não foram apresentados os números dos processos do SEI referente a três servidores, sendo apresentadas as seguintes justificativas (0415173):

Quadro 03: análise sobre a geração de processo via SEI

Servidor - matrícula Justificativas apresentadas no documento 0415173

*******

não foi encaminhado o número do processo no SEI da referida licença, como solicitado, sendo informado o seguinte: "O campus Montes Claros

informou que após pesquisa via SEI, não foi localizado o processo referente à licença. Anexou o laudo pericial e a folha de p onto." A licença se

refere ao período de 27/11/2018 a 25/01/2019.

*******

não foi encaminhado o número do processo no SEI da referida licença, como solicitado, sendo informado o seguinte:"O campus informou que a

época não era aberto processo no Sei para atestados de curta duração, conforme documento SEI (0415394)". A licença se refere ao período de

14/05/2018 a 18/05/2018

*******

não foi encaminhado o número do processo no SEI da referida licença, como solicitado, sendo informado o seguinte: "O campus Arinos, unidade

de lotação do servidor a época da licença informou que não era aberto processo para licenças de curta duração, conforme docum ento SEI

(0415393)." A licença se refere ao período de 13/08/2018 a 13/08/2018.

Fonte: documentos apresentados ao processo.

Após a implantação do SEI no IFNMG através da Portaria nº 0816 - REITOR/2017, em 15 de agosto de 2017 (0595879) todos os processos devem tramitar de forma eletrônica através do SEI, sendo as exceções apenas, as constantes nos incisos I e II do art. 3º da referida portaria, em que permite a tramitação em formato físico para os processos originados em data anterior a 16/08/2017 e processos oriundos de instituições externas. Portanto, todos os processos devem ser geridos através do SEI.

Nos casos acima expostos, verificou-se a inexistência de um processo, que apesar de encontrar a documentação física não foi localizado o processo eletrônico, e de dois outros casos em que justificou-se que não se abria processos para atestados de curta duração.

Referente aos casos em que os campi informaram que não era feita a abertura de processos de atestados de curta duração, o Campus Araçuaí informou através do documento SEI 0415394 que já alterou o procedimento, sendo que agora todos os processos de licença são pelo SEI; em relação ao Campus Arinos, foi feito o contato com o Coordenador de Gestão de Pessoas através do e-mail (0599299) em que o referido servidor informou que o campus já está adotando a abertura de processo no SEI para atestados de curta duração, até 05 dias.

Quanto ao caso ocorrido no Campus Montes Claros, posteriormente foi localizado o processo, conforme informado através do documento do sei 0415769.

É importante que todas as unidades do IFNMG adotem o processamento através do SEI, mesmo para os processos de atestados de curta duração. Ademais, conforme informado no Ofício nº 22/2019 - CASQVS/DEAP/DGP/REI/IFNMG (0414221) o SEI é um instrumento de controle: "4. Informamos, por derradeiro, que todos os processos relacionados às licenças por motivo de saúde do servidor ou de seu dependente são tramitados via SEI, o que possibilita aos órgãos de controle validar as informações constantes no Siape-Saúde." (grifo nosso)

b) Tempestividade na solicitação da licença para tratamento da própria saúde?

Após inspeção nos processos, pode se verificar que os registros dos processos ocorreram de forma tempestiva, conforme check list nº 02 (0601984), contudo, verificou-se o seguinte:

Quadro 04: análise tempestividade licença saúde.

Servidor Processo Análise

******* 23394.001351/2018-94 não foi possível verificar a tempestividade do mesmo, por falta de concessão de acesso ao referido processo, e o documento nº 04157

consta a data de geração do referido processo


c) A documentação foi devidamente apresentada (requerimento utilizando o formulário para tratamento da própria saúde e o atestado médico)?

Verificou-se, através do check list nº 02 (0601984) o seguinte:

Quadro 05: análise documentação licença saúde.


https://sei.ifnmg.edu.br/sei/controlador.php?acao=documento_imprimir_web&acao_origem=arvore_visualizar&id_documento=728532&infra_si… 10/24

Servidor Processo Análise Evidên

******* 23392.000152/2018-89 Não foi localizado o requerimento solicitando a licença, no processo consta como primeiro documento o ofício da CGP e

atestados . 060202

****** 23396.000220/2018-70 Não foi localizado o requerimento solicitando a licença, consta apenas o atestado. 060203


Registre-se que ficou comprometida a análise dos três casos que não apresentaram os respectivos processos (um por falta de acesso e os outros dois por não terem sido gerados) conforme relatado no documento 0415173.

d) As licenças foram devidamente registradas nas folhas de frequência dos servidores?

Para isso utilizou-se a técnica de correlação de documentos - folhas de ponto com os pedidos de licenças - e o check-list nº 02 (0601984), sendo constatado que:

Quadro 06: análise registro da licença saúde na folha de frequência dos servidores

Servidor Período da licença

Análise

****** 29/01/2018 a 04/02/2018

foi apresentada apenas a folha de ponto do mês de janeiro/2018, nessa o registro da licença foi devidamente lançada; não sendo apresentada a folha de ponto do mês de fevereiro/2018, restando comprometida a verificação dessa última parte.

******

14/05/2018 a 18/05/2018

o registro lançado na folha de ponto não corresponde com a licença registrada no sistema SIASS. Eis que foi apresentado o documento "registro para tratamento de saúde inferior a 15 dias" lançado no SIASS, período de 14/05/2018 a 18/05/2018, já na folha de ponto, no período está registrado a ocorrência 03-014 e escrito "licença gestante", ao consultar a tabela de ocorrências disponibilizada pela Diretoria de Gestão de Pessoas no site institucional do IFNMG (https://www.ifnmg.edu.br/dgp-folha-de-ponto) esse código se refere a" 03-014 Licença Gestante – CLT".


6.3.2 Licença por motivo de doença em pessoa da família

Antes de iniciar a análise de conformidade dos processos de licença por motivo de doença em pessoa da família, é importante esclarecer que houve redução da amostra, que inicialmente era de 10 processos, o que correspondia a 8,49% do total de licenças gozadas no ano de 2018, para 9 processos, o que corresponde a 7,63% do total de licenças gozadas em 2018. Essa redução se deu em virtude de uma retificação que foi feita no documento apresentado com a relação dos servidores que gozaram de licença saúde e por motivo de doença em pessoa da família, o qual ocorreu após a extração da amostra da presente auditoria.

A amostra foi definida e extraída do documento nº 0398127, encaminhado pela DGP através do despacho SEI nº 0398171, em 21/08/2019. Ocorre que posteriormente a DGP encaminhou uma nova relação dos servidores que gozaram de licença saúde e por motivo de doença em pessoa da família no ano de 2018 (0414258), através do OFÍCIO Nº. 22/2019 - CASQVS/DEAP/DGP/REI/IFNMG (0414221) em 13/09/2019, em resposta a Nota de auditoria (0402351) que identificou inconsistência, as quais segundo o referido Ofício decorreram de falhas no processo de confecção e manipulação da planilha, em que houve deslocamento de algumas colunas.

Diante do ocorrido, foi analisado a exposição ao risco, e diante do fato de já ter sido realizado a extração da amostra e solicitados os documentos pela SA20191102 (0408126), optou-se por manter a solicitação, em razão de que a retificação da relação de licenças atingia apenas um servidor matrícula *******, que inicialmente constava que tinha gozado de licença por motivo de doença em pessoa da família, mas que na retificação passou a constar o gozo da licença para tratamento da própria saúde, como de fato foi. Assim, houve a redução da amostra da licença por motivo de doença em pessoa da família, passando a ser analisados 9 processos ao invés de 10, excluindo portanto o servidor matrícula ******* da amostra, o que não comprometeu a lisura do trabalho.

Segundo consta na Base de Conhecimento do SEI do IFNMG (0510539) diante de uma licença por motivo de doença em pessoa da família, o servidor deve "iniciar o processo eletrônico no SEI, com acesso restrito, no prazo de até 5 dias da data do afastamento; incluir o requerimento utilizando o formulário para licença por motivo de doença em pessoa da família; anexar o atestado e encaminhar para a CGP, se servidor em exercício em campus, ou para a CASQV, se servidor em exercício na Reitoria."

Desta forma, verificou-se a existência de geração e tramitação do processo no SEI; se houve tempestividade; se a documentação exigida foi apresentada; e se foi feito o registro da licença na folha de ponto.


Para isso foi solicitado o número do processo do SEI referente a cada um dos processos/servidores que compuseram a amostra. Ao analisar o documento SEI nº 0415173, verificou-se que dentro da amostra, apenas referente a um servidor não foi apresentado o número do processos do SEI, com a seguinte justificativa:

Quadro 07: análise da geração do processo no SEI da licença por motivo de doença em pessoa da família.

Servidor Período da

licença Justificativa documento 0415393 Análise

****

04/05/2018

a

04/05/2018.

não foi encaminhado o número do

processo no SEI da referida licença, como

solicitado, sendo informado o seguinte:

"O campus Arinos, unidade de lotação da

servidora informou que não era aberto

processo SEI para licenças de curta

duração, conforme documento

SEI 0415393".

No documento 0415393 O Campus Arinos informou o seguinte: "Informo a vossa senhoria que atestado

de curta duração até 04 (quatro) dias consecutivos o servidor não abre processo no Sistema Eletrônico de

Informação (SEI) do IFNMG - Campus Arinos., em virtude de manter o sigilo de atestado, uma vez que o

sistema não possui o módulo sigiloso para atestados de curta duração." Contudo, esse procedimento já

não é mais adotado no referido Campus, ao entrar em contato com o Coordenador de Gestão de Pessoas

através do e-mail (0599299), o referido servidor informou que o campus já passou a adotar a abertura de

processo no SEI para atestados de curta duração, até 05 dias.


b) Tempestividade no registro da solicitação da licença por motivo de doença em pessoa da família?

No que se refere a tempestividade, conforme check list nº 03 (0602180) em 57% dos processos analisados não foi observado o prazo de até cinco dias previsto na Base de Conhecimento do SEI, configurando, portanto, como intempestivos, conforme descrito no quadro 08.

Quadro 08: análise da tempestividade na solicitação da licença por motivo de doença em pessoa da família

Servidor Tempestividade Evidência Observação

https://www.ifnmg.edu.br/dgp-folha-de-ponto



**** Não 0602142 (p.1) -

**** Não 0602142 (p.2) -

**** Não 0602142 (p.3) -

**** Não 0602142 (p.4) -

**** - - Sem acesso ao processo devido ao sigilo

**** Sim - -

**** Sim - -

**** - 0415173, 0415393 Não foi encaminhado o processo desse servidor

**** Sim - -


c) A documentação foi devidamente apresentada (requerimento utilizando o formulário para tratamento da própria saúde e o atestado médico)?

Verificou-se, por meio do check list nº 03 (0602180) que os documentos foram juntados ao processo conforme definido na Base de Conhecimentos do SEI, com ressalva apenas aos seguintes casos:

Quadro 09: análise da documentação apresentada nos processos de licença por motivo de doença em pessoa da família

Servidor Análise Evidência

**** o requerimento apresentado no processo nº 23396.003489/2018-16 encontra-se em nome de um servidor e assinado por outro em

24/08/2018 0602172

**** Sem acesso ao processo devido ao sigilo, ficando comprometida a verificação da documentação obrigatória. -

**** Não foi encaminhado o processo desse servidor. 0415173, 0415393


d) As licenças foram devidamente registradas nas folhas de frequência dos servidores?

Para isso utilizou-se a técnica de correlação de documentos - folhas de ponto com os pedidos de licenças - e o check-list nº 03 (0602180), sendo constatado que todas foram devidamente registradas nas respectivas folhas de ponto.

6.3.3 Licença capacitação

Segundo consta na Base de Conhecimento do SEI do IFNMG (0510541) diante de uma licença para capacitação o servidor deve "Inicia o processo, preenche o requerimento por meio de formulário específico com a documentação necessária e encaminha para a CGP/NPG (servidor em exercício no Campus) ou CDP (servidor em exercício na Reitoria) observando o prazo mínimo de 30 dias de antecedência da data do início do usufruto da licença".

Desta forma, verificou-se a existência de geração e tramitação do processo no SEI; se o prazo mínimo de 30 dias foi respeitado; se a documentação exigida foi apresentada; se foi emitida a respectiva portaria; e se foi realizado o registro no SIAPE e na folha de ponto.


Para isso foi solicitado o número do processo do SEI referente a cada um dos processos/servidores que compuseram a amostra. No despacho da Coordenação de Desenvolvimento de Pessoal CDP/DEAP/DGP/REI, documento SEI 0414881, consta a relação dos processos gerado no SEI referente a cada um dos servidores da amostra, e ao verificar cada um no SEI, foi constatado que referente a amostra, todos os processos foram devidamente gerados e tramitados via SEI.

b) O prazo para solicitação da licença foi seguido?

O prazo mínimo para solicitação que segundo consta na Base de Conhecimentos do SEI o servidor deve iniciar o processo no prazo mínimo de 30 dias de antecedência da data do início do usufruto da licença, contudo ao verificar os processos que compuseram a amostra observou-se o seguinte:

Quadro 10: análise do prazo de solicitação da licença capacitação

Servidor

Processo: gerar e

remeter CGP/DGP

Data solicitada em

requerimento para a

licença

Data início da

licença

determinada em

portaria

Tempestividade

Evidência

Observação

Análise

**** gerado: 22/06/18

01/08/18 a 01/11/18 01/08/18 sim - -

remetido: 29/06/18 Em 77,78% dos

**** gerado:06/06/18

26/06/18 a 26/07/18 29/06/18 não 0602192 (p.1) - processos

remetido: 07/06/18 analisados

**** gerado e remetido:

11/07/18 06/08/18 a 06/09/18 06/08/18 não 0602192 (p.2) -

na amostra foram solicitados, para

CGP ou DGP,

**** gerado: 05/04/18 1ª 02/05/17 a 1ª fase: 02/05/18 não 0606080 (p.1) no requerimento o servidor intempestivamente. remetido: 10/04/18 29/06/18 a 28/06/18 indicou o ano de 2017, ao que

2ª 16/07/18 a 2ª fase: 16/07/18 parece é um erro material, pois

17/08/18 a 16/08/18 pela solicitação o correto é o

ano de 2018.

Outro ponto: a portaria nº

690/2018 - Reitor (0119111) de

concessão da licença foi

publicada em 15/05/2018, data

do inicio da sua vigência



conforme definido em seu art.

2º, no entanto, concede o

afastamento desde 02/05/18.

****

-

-

-

-

-

o

processo 23394.000383/2018-

72 é referente a licença do

período de 08/05/18 a

15/06/18, período distinto do

selecionado na amostra, por tal

motivo não foi analisado. Não

foi encaminhado o processo do

período solicitado na amostra

através da SA20191102

(0408126)

**** gerado: 13/08/18

remetido: 14/08/18 16/10/18 a 16/01/19 16/10/18 Sim - -

**** gerado: 29/01/18

remetido: 30/01/18 01/02/18 a 21/03/18 09/02/18 Não 0602192 (p.3) -

**** gerado: 26/02/18

remetido: 27/02/18 05/03/18 a 03/05/18 07/03/18 Não 0602192 (p.4) -

**** gerado e remetido:

16/04/18 01/05/18 a 01/08/18 01/05/18 Não 0602192 (p.5) -

**** gerado: 18/04/18

remetido: 23/04/18 21/05/18 a 17/08/18 21/05/18 Não 0606080 (p.2) -


c) Houve a apresentação da documentação exigida?

Primeiramente, deve-se pontuar o seguinte:

i. A amostra compreendeu o período de janeiro a dezembro de 2018;

ii. O regulamento para concessão de licença para capacitação aos servidores do Instituto Federal do Norte de Minas Gerais foi aprovado pela resolução do Consup nº 34, de 03 de setembro de 2018; sendo posteriormente alterado pela Resolução CONSUP nº 42/2019.

iii. A Base de conhecimento do SEI sofreu alterações;

Considerando os fatores acima relacionados, utilizou-se como base para a verificação da conformidade dos documentos o art. 14 do regulamento para concessão de licença para capacitação aos servidores do Instituto Federal do Norte de Minas Gerais, versão aprovada pela resolução do Consup nº 34/2018.

Através do check list (0606093) foi verificada a conformidade da documentação apresentada pelos servidores da amostra. Sendo verificada as seguintes situações:

Quadro 11: análise sobre a documentação apresentada nos processos de licença capacitação.

Análise Servidor evidência/ processo Observação

Dos servidores que utilizaram a licença para realização de curso

80% (oitenta por cento), apresentaram apenas a carga horária

total do curso de capacitação e não apresentaram a distribuição

da carga horária semanal do curso, contrariando o disposto no

inciso III do art. 14 do Regulamento para concessão de licença

para capacitação.

**** 0139593 / 23394.000763/2018-15

**** 0131344 / 23414.002351/2018-26

**** 0164844 / 23392.001069/2018-27

**** 0103564 / 23395.000552/2018-64

No inciso VIII do art. 14 do Regulamento em análise, determina

a apresentação da documentação relativa ao curso ou evento

da capacitação, especificando o nome da Instituição, CNPJ, data

de início e de término, e a modalidade (presencial ou a

distância), todavia em 22,23% dos casos analisados faltava

algum dos seguintes dados: não constava o CNPJ da instituição

fornecedora do curso, não tinha data de início e término da

atividade, ou a mesma estava com o ano errado

****

0150214 / 23414.002844/2018-66

No documento não consta o CNPJ da

instituição fornecedora do curso e

no documento consta apenas o nome e o

endereço, e este é da cidade de Fortaleza,

sendo que no cabeçalho do documento

informa que o curso é feito em Belo

Horizonte.

****

0065837 / 23414.000379/2018-29

No documento consta o nome da

instituição e o semestre do curso, mas não

tem data de início e nem CNPJ da

instituição

O uso da licença capacitação para elaboração de trabalho de

conclusão requer a apresentação de declaração da coordenação

do curso e/ou professor orientador do servidor, informando que

o requerente está em fase de desenvolvimento de trabalho de

conclusão do curso, dissertação ou tese, com a indicação da

data inicial de desenvolvimento das atividades e o prazo

máximo para sua defesa ou apresentação, conforme determina

a alínea b, do inciso X do art.14.

****

0150214 / 23414.002844/2018-66

apresentou a declaração do coordenador

pedagógico com a indicação da data inicial

de desenvolvimento das atividades do

curso, mas não consta o prazo máximo

para sua defesa ou apresentação, registre-

se que a declaração é datada de 11/07/18

e o período declarado do curso é de 21 de

outubro de 2016 a 17 de junho de 2018

**** 0111315 , 0118140 / 23414.001361/2018-

44

O servidor não apresentou documento que

declara a condição acadêmico em fase de

elaboração de trabalho de conclusão de

curso, mesmo sendo solicitado pela DGP,

no entanto, assumiu junto a DGP o

compromisso de providenciar esse

documento, e por isso teve deferido o

processo de licença, porém o servidor não

apresentou o referido documento. E no



final do curso o servidor apresentou a declaração de conclusão do curso.

****

0067551 / 23414.000379/2018-29

Na declaração do orientador relata a data

de defesa da dissertação e o prazo máximo

para entrega da versão final, não informa

que ainda está em elaboração e nem a

data inicial dessa.

****

0109858 / 23394.000503/2018-31

Não apresentou declaração do

coordenador do curso ou do orientador,

apresentou uma declaração da instituição

e na declaração, não consta a indicação da

data inicial de desenvolvimento das

atividades e o prazo máximo para sua

defesa ou apresentação, só fala que o

termino é em 08/2018


Importante registrar que o termo de compromisso exigido no inciso XI do art. 14, apesar de conter o modelo específico no anexo II do referido regulamento, em todos os processos da amostra o referido termo estava incluso no próprio formulário de solicitação da licença.

E, referente o servidor ******* o processo 23394.000383/2018-72 indicado no documento 0414881 não é referente a licença solicitada, qual seja é a do período de 18/06/2018 a 07/08/2018.

E, referente ao servidor ****, processo 23414.000717/2018-22 a declaração de matrícula (0076727) encontra-se com erro na indicação do período, eis que consta que o período do curso será de 5/03/2018 a 04/05/2017.

d) Emissão da portaria concedendo a licença capacitação?

Foi realizado inspeção nos processos dos servidores que compuseram a amostra indicados no documento 0414881, o que resultou no seguinte:

Quadro 12: análise sobre a emissão de portaria nos processos de licença capacitação.

Análise: Evidência Observação

Nos processos verificados da amostra, em todos foram emitidas as referidas portarias

0156749; 0142180; 0158291; 0119111; 0204794; 0071728; 0081269; 0109999; 0121865

Não foi possível verificar sobre o processo do servidor *****, pois o processo informado 23394.000383/2018-72 não é referente ao período solicitado na amostra.


e) Foi realizado o registro da licença capacitação?

Verificou-se o registro da licença capacitação, se ocorre apenas no SIAPE ou se é lançado também na folha de frequência do servidor.

Quadro 13: análise sobre o registro da licença capacitação no Siape e na folha de frequência.

Análise Evidência Observação

Em todos os casos da amostra

houve o devido registro no

sistema SIAPE.

0414698; 0411449; 0411454; 0411455; 0411434; 0414879; 0411436; 0411446; 0411439; 0411452

No registro do Siape (0414879) do

servidor **** consta que não gerou

efeitos financeiros.

Sobre o

registro da

licença na

folha de

frequência.

60% da

amostra

apresentou as

todas as

folhas de

frequência

referente ao

período de

gozo da

licença

0411535; 0411542; 0414862; 0414865; 0414577; 0411525.

20%

apresentou

folhas de

frequência de

apenas uma

parte da

licença

0411535; 0413571

Justificativa da ausência das demais folhas

de ponto: porque o servidor **** ocupava

cargo de direção com dispensa de folha de

ponto 0413569.

O servidor ****, não apresentou

nenhuma justificativa, tendo enviado

folhas de frequência dos meses de junho

e maio, sendo o período da licença

compreendido na amostra de 18/06/2018

a 07/08/2018,

documento 0414881 e 0411535

20% não

possuem folha

de frequência

do período da

licença

0411532 Ausência de folhas de ponto, inclusive em

períodos fora a licença, que foi o caso do

servidor **** relatado no

documento 0411532, em que foram

entregues no ano de 2018 apenas as

folhas de frequência dos meses de

janeiro, fevereiro e março.

o outro caso, o servidor **** apresentou

as folhas de frequência dos meses de

Maio a Dezembro, conforme documento

0411532, sendo o período da



licença compreendido na amostra de 07/03/2018 a 07/05/2018.


Em relação ao registro da licença capacitação nas folhas de frequência foi verificado o uso de códigos diferentes, diante desse fato foi questionado o Diretor da Diretoria de Gestão de Pessoas na entrevista (0599727) qual o código deve ser usado e se tem diferenciação, o Diretor respondeu que tem um código específico que está previsto no Manual de códigos, conforme se pode verificar:

10. Para registro da licença capacitação na folha de frequência, qual código se deve usar? Tem diferença de quando se usa para elaborar TCC ou fazer um curso?

Tem um código específico para licença capacitação, que inclusive o manual de códigos está no site do Instituto para orientar o servidor ao preenchimento da folha de

ponto. Os servidores tem que observar os códigos que estão nessa orientação que estão de acordo com a própria orientação do Ministério da Economia. (Entrevista

com o Diretor da DGP 0599727)

6.3.4 Afastamento para participar de programa de pós-graduação stricto sensu no país

Segundo consta na Base de Conhecimento do SEI do IFNMG (0510542) para solicitação do afastamento para participar em programa de pós- graduação stricto sensu ou pós doutorado no país o servidor deve "Inicia o processo, preenche o requerimento por meio do formulário "Pessoal - Form. Afastamento Pós-Grad Stricto Sensu" e o termo de compromisso por meio do formulário"Pessoal - Termo de Compromisso para Afastamento" com a documentação necessária e encaminha para a CGP (servidor em exercício no Campus) ou CDP (servidor em exercício na Reitoria)".

Considerando que o afastamento pode ser solicitado para participar de mestrado, doutorado ou pós-doutorado.

Considerando que o afastamento não é concedido pelo período total do programa, mas sim, concedido por prazos determinados, que se necessários podem ser renovados até o limite legal.

Considerando que se emite uma portaria de concessão a cada período solicitado/renovado.

Considerando que os processos da amostra abrangeram as concessões de afastamento concedidas no ano de 2018, porém algumas se tratavam de concessões por solicitação de renovação, assim teve processos que foram iniciados anos antes, mas que no ano de 2018 tiveram concessão de afastamento com emissão de portaria.

Diante dessas considerações e pelo fato das mudanças nas legislações que regem o instituto do afastamento para participar de programa de pós- graduação stricto sensu no país, essa auditoria não irá verificar a conformidade da documentação apresentada. Será verificado a existência de geração e tramitação do processo no SEI; se foi emitida a respectiva portaria autorizando o afastamento; e se foi realizado o registro do afastamento no SIAPE e na folha de frequência.


Foi solicitado o número do processo do SEI referente a cada um dos processos/servidores que compuseram a amostra. No despacho da Coordenação de Desenvolvimento de Pessoal CDP/DEAP/DGP/REI, documento SEI 0414881, consta a relação dos processos gerado no SEI referente a cada um dos servidores da amostra, e ao verificar cada um no SEI, foi constatado que referente ao processo 23393.000368/2016-72 do servidor ******* tramitou em formato físico, os demais foram gerados via SEI ou digitalizados e incluídos no SEI.

O processo 23393.000368/2016-72 foi gerado no ano de 2016, sendo que a última movimentação verificada nos autos se trata da juntada da portaria nº 217- Reitor/2018 (fl. 42) datada de 20/02/18, em que prorrogou o afastamento do servidor *******, conforme apresentado no documento 0413633.

Importante ressaltar que alguns processos da amostra tiveram sua origem em processo físico, pois se iniciaram antes da implantação do SEI no IFNMG, que ocorreu por meio da Portaria nº 816- Reitor/2017 (0595879).

b) Emissão da portaria concedendo o afastamento para participar de programa de pós-graduação stricto sensu no país?

Foi realizado inspeção nos processos dos servidores que compuseram a amostra indicados no documento 0414881 o que resultou no seguinte:

Quadro 14: análise sobre a emissão de portaria nos processos de afastamento.


Alguns processos foram iniciados em formato físico e depois digitalizados, apenas o

Em 100% dos

processos da amostra

foram emitidas as

referidas portarias.

23395.000087/2017-81 (fl.

119); 0146853; 0092928; 0082105; 0132981; 0239635; 0152862; 0054977; 0174936; 0413633 (23393.000368/2016-

72 fl. 42)

processo 23393.000368/2016- 72 encontra-se em formato

totalmente físico.

70% dos casos da amostra

tratam-se de prorrogações do afastamento e 30% de concessões iniciais de afastamento.


c) Realização do registro do afastamento para participar de programa de pós-graduação stricto sensu no país?

Verificou-se o afastamento para participar de programa de pós-graduação stricto sensu no país foi devidamente registrado no SIAPE e se o registro também é realizado na folha de frequência do servidor.

Quadro 15: análise do registro do afastamento no Siape e na folha de frequência.


Em 100% dos casos da

amostra houve o registro

no SIAPE

0411463; 0411482; 0411473; 0411477; 0411476; 0411456; 0411478; 0411479; 0411461; 0411465

No registro do SIAPE, documento 0411477,

do servidor **** consta que não gerou

efeitos financeiros.



Em 80% dos casos da

amostra o registro do

afastamento foi lançado

nas folhas de frequência

dos respectivos períodos

0411538; 0414605; 0414594; 0414463; 0414789; 0414782; 0411543; 0414791 -

Em 20% dos casos não

foram apresentadas

folhas de frequência dos

servidores da amostra,

referente ao período do

afastamento.

No caso do servidor **** o setor responsável

informou que possui somente as

folhas de Agosto a Dezembro de 2018.

0411532; 0414562 No caso do servidor **** o setor responsável

informou que não possui as folhas de

frequência, porque o servidor encontrava-se

afastado e o período solicitado corresponde

ao inicio do afastamento que se iniciou no dia

28/08/2018.


Quanto ao registro do afastamento nas folhas de frequência do servidor, além de não apresentarem as folhas de ponto do período do afastamento, nos casos que ocorreu o referido registro, foi verificado que não houve um unanimidade no código de registro, sendo usado códigos diferentes para o mesmo afastamento. Sobre essas verificações o setor de cadastros da Diretoria de Gestão de Pessoas e o Diretor da Diretoria de Gestão de Pessoas manifestaram no sentido de que se o servidor está integralmente afastado das suas atividades não há a necessidade de apresentação de folha de frequência, conforme informado no documento SEI 0411526 e na entrevista 0599727:

"Prezada coordenadora,

Informamos que, conforme Decreto nº 1.590, de 10 de agosto de 1995 e entendimento deste Departamento de Concessão, Cadastro e pagamento - DCCP, não

existe a obrigatoriedade da apresentação de folhas de pontos do servidor, no período em que o mesmo estiver, legalmente, afastado. Diante disso, informamos

também, que os documentos solicitados e que estão em posse da Coordenação de Cadastro de Pessoal - CCP foram disponibilizados, e que os demais, não foram

entregues pela chefia imediata dos respectivos servidores no momento em que deveria ter ocorrido. Sem mais, continuamos a disposição para quaisquer

esclarecimentos que se fizerem necessários.

Atenciosamente," (grifo nosso)

11. Para registro do afastamento para participar de pós-graduação stricto sensu no país, deve-se usar qual o código para lançamento na folha de frequência?

Observação teve servidor usando 03-130 (Participação em Programa de Treinamento, Art. 102, Inciso IV, Lei nº 8.112/90) e outros usando 03-111 (Afastamento

para Estudos ou Missão no Exterior, Art. 95, Lei nº 8.112/90)

A orientação é que para quem está de afastamento integral não deve assinar folha de frequência. Sendo, portanto, desnecessário a produção da folha de frequência

quando o servidor encontra-se totalmente afastado das suas atividades, até porque já tem uma portaria informando que o servidor naquele período determinado

encontrava-se totalmente afastado das atividades.

O que pode ocorrer é que chefias imediatas sem o devido conhecimento, gerem as folhas de frequência com o lançamento do afastamento, o que é desnecessário no

entendimento dessa Diretoria como já explicado, mas pode ocorrer devido a chefia ser nova no cargo e não ter o conhecimento sobre, até já pensamos em fazer um

manual de orientação para as chefias, mas infelizmente não tivemos “braços” para dar continuidade nesse projeto. (Entrevista com o Diretor da DGP 0599727)

Conforme se pode extrair da manifestação acima, não existe a obrigatoriedade da apresentação de folha de ponto do servidor que estiver integralmente afastado de suas atividades, todavia, esse entendimento não é unanime, pois referente aos servidores lotados nos campi foram apresentadas as folhas de frequência do respectivo período de afastamento.

6.4 Os controles internos aplicados na prestação de contas das licenças capacitação e dos afastamentos para participar de programa de pós-graduação stricto sensu no país estão sendo eficientes a fim de garantir a conformidade legal?

A prestação de contas deve ser feita nos casos de licença capacitação e de afastamento para participar de pós-graduação stricto sensu no país, em que ao final do período de licença ou do afastamento o servidor deve apresentar documento que comprove a participação no evento solicitado, conforme previsto na Base de Conhecimento do SEI

Referente a licença capacitação na Base de Conhecimento do SEI 0510541 consta a previsão da prestação de contas: "No prazo de 30 (trinta) dias, após o retorno da licença para capacitação, o servidor apresenta ao setor de gestão de pessoas da sua unidade de exercício, Formulário de Registro de Capacitação e documento que comprove a conclusão do curso de capacitação ou cópia da versão final do trabalho, com assinatura do orientador (no caso de licença para elaboração de trabalho de conclusão de curso)."

Referente ao afastamento para participar de pós graduação stricto sensu no país o §6º do art. 96A da Lei 8.112/90, traz a necessidade de comprovação da conclusão que ensejou o afastamento, o que é replicado no regulamento de afastamento dos servidores técnico-administrativos em educação do IFNMG para capacitação e qualificação (§2º do art. 11) e no regulamento para afastamento de servidores docentes do Instituto Federal de Educação, Ciência e Tecnologia do Norte de Minas Gerais para qualificação em programas de pós-graduação stricto sensu e pós-doutorado (art. 14).

Lei nº 8.112/96

Art. 96A § 6o : Caso o servidor não obtenha o titulo ou grau que justificou seu afastamento no período previsto, aplica-se o disposto no § 5o deste artigo, salvo na

hipótese comprovada de força maior ou de caso fortuito, a critério do dirigente máximo do órgão ou entidade. (Incluído pela Lei nº 11.907, de 2009)

Deste modo, verificou-se através de inspeção nos processos da amostra se houve a devida prestação de contas, com a apresentação da documentação comprobatória de conclusão do evento que gerou o afastamento ou a licença.

Quadro 16: análise da prestação de contas nas licenças capacitação

Licença Capacitação - análise Evidência Observação Tempestividade

Em 66,67% dos processos da

amostra de licença

capacitação, ao final da licença

os servidores apresentaram o

comprovante de conclusão da

atividade que ensejou a

licença

0245914; 0175612; 0261411; 0115928; 0177650; 0227209

Foi excluído da análise o processo do

servidor **** em razão de seu

processo não coincidir com o período

da amostra, ser referente a licença em

outra data.

Dos servidores que apresentaram o

documento comprobatório da

conclusão da atividade e que foi

possível verificar a data em que

anexaram o documento ao processo,

todos foram tempestivos.


amostra, o servidor

apresentou apenas a ata de

defesa de dissertação

0080934, 0606102 Servidor **** utilizou a licença para

conclusão da dissertação, e o

documento apresentado é uma ata de

defesa, em seguida no mesmo

processo solicitou mais um período de

licença 0080902, mas não apresentou

-

http://www.planalto.gov.br/ccivil_03/_Ato2007-2010/2009/Lei/L11907.htm#art318



o documento comprobatório da conclusão da atividade.


amostra os servidores

concluíram a atividade, mas

não apresentaram o

documento comprobatório da

conclusão

0606103

Situação ocorrida com o processo do

servidor **** e servidor ****

-


Quadro 17: análise da prestação de contas nos afastamentos para participar de programa de pós-graduação stricto senso no país

Afastamento para

pós-graduação

stricto sensu -

análise

Evidência

Observação

Tempestividade

Em 60% dos

processos da

amostra, os

servidores

encerram o

afastamento e não

apresentaram o

documento que

comprova a

conclusão da

atividade.

0606104, 0606105, 0606107, 0606106, 0606108 e 0413633

Servidor **** no documento de fl. 39 (0226859) informou que a

data prevista para conclusão do mestrado era 19/02/2019,

processo 23395.000087/2017-81.

Não foi possível

analisar a

tempestividade

porque em

nenhum dos

processos da

amostra foi

apresentado o

certificado de

conclusão da

atividade que deu

origem ao

afastamento.

Referente ao servidor **** na declaração 0242163 consta que a data

prevista para a conclusão do curso era julho de 2019.

Servidor **** informou no relatório 0152902 que a data prevista para

a conclusão do doutorado era julho/2018.

Servidor **** informou através do relatório 0416833 que a data

prevista de conclusão é 15/12/2019.

Servidor **** no documento 0033496 informou que a data

prevista para o termino do doutorado era 30/03/2019, solicitou

prorrogação do afastamento até essa data, no entanto não foi

concedido, sob a justificativa de que ultrapassava o prazo legal, sendo concedido afastamento até 19/04/2018 conforme portaria 0054977.

Referente ao servidor **** no documento de fl. 37 (0413633) o

orientador informou que a data prevista para a conclusão era

31/07/2018.

Em 20% dos

processos da

amostra, os

servidores

apresentaram a

ata de defesa ou

declaração de

conclusão da

atividade.

0153101, 0376197 e 0606112

O servidor **** apresentou no processo a ata de defesa do mestrado,

no qual consta que o titulo será expedido após a entrega da versão final

da dissertação com as devidas correções.

O servidor **** apresentou no processo a declaração de que

concluiu o mestrado, todavia na referida declaração consta que a

expedição do diploma está condicionada a entrega da versão final da

dissertação com as alterações propostas.

Em 10% dos

processos da

amostra o

servidor solicitou

a interrupção do afastamento

0344297, 0606115

O servidor **** já tinha usufruído por um período o afastamento, mas

em razão de um processo de remoção, solicitou a interrupção do

afastamento, o qual foi concedido 0347756.

Em 10% dos

processos da

amostra, o

servidor ainda

está cursando a

pós-graduação e o

afastamento está

em vigor.

0491149

-


Conforme se pode verificar nos casos da licença para capacitação houve a prestação de contas com a apresentação do documento comprobatório de conclusão da atividade ensejadora na maioria dos casos da amostra e de forma tempestiva, conforme se pode verificar no Quadro 16 . Contudo, ao que se refere ao afastamento para participar de programa de pós-graduação stricto sensu no país essa prestação de contas não é realizada, conforme se pode verificar do Quadro 17 .

Através de entrevista foi questionado ao Diretor da Diretoria de Gestão de Pessoas sobre a prestação de contas, tanto da licença capacitação quanto do afastamento para participar de programa de pós-graduação stricto sensu no país, o qual informou que ao final da licença e do afastamento o servidor deve apresentar o certificado de conclusão da atividade que deu origem ao afastamento ou a licença, e caso isso não ocorra é aplicado as sanções previstas no regulamento, como ressarcimento ao erário, abertura de processo administrativo, entre outros. E que nos casos de afastamento não possuem uma sistemática de controles para a prestação de contas, porém agem preventivamente com a exigência da assinatura do termo em que o servidor assume a obrigação de apresentar o comprovante de conclusão do curso, e também orientam as unidades de gestão de pessoas que façam a solicitação da documento comprobatório ao servidor, conforme se pode verificar do documento 0599727:

7. Como é o procedimento adotado quando o servidor abandona ou não conclui a licença capacitação?

Até o momento ainda não tivemos um evento de abandono ou de não conclusão de licença capacitação, até porque essas licenças são bem recentes. Não tenho

nenhum registro dentro da Diretoria de Gestão de Pessoas de situações como essa. O regulamento que foi elaborado e institucionali zado prevê as instâncias e as

providências com relação a isso. O servidor quando encerrar o prazo final de conclusão deve apresentar certificado a chefia, que irá encaminha a gestão de pessoas

para arquivo da capacitação. Se no prazo o servidor não comprova, não apresenta é aplicado as das sanções previstas no regula mento, como ressarcimento ao

erário, abertura de processo administrativo. O procedimento ainda está no regulamento, e não executamos nenhum caso até o momento. (grifo nosso)

8. Nos casos de licença capacitação e afastamento para participar de pós-graduação stricto sensu no país:



a) Qual é o instrumento utilizado para fazer o controle da prestação de contas?

Não temos uma sistemática de controles, temos uma orientação as unidades de gestão de pessoas que façam a solicitação dessa documentação comprobatória ao

servidor. Temos instrumentos preventivos, o servidor quando se afasta assina um termo em que se compromete que irá apresentar o comprovante de conclusão do

curso. Se o servidor não apresentar as unidades de gestão de pessoas estão orientadas a notificar o servidor, dando prazo para apresentação ou a justificativa da

não apresentação.

b) Em caso do servidor não prestar contas no prazo definido, qual o procedimento é adotado?

A unidade de gestão de pessoas notifica o servidor, e em caso de não apresentação a unidade de gestão de pessoas encaminha a situação para o diretor da

unidade, para avaliar a abertura de sindicância ou de processo administrativo.(grifo nosso) (Entrevista com o Diretor da DGP 0599727)

Nota de auditoria

Diante de uma iminente constatação expediu-se a nota de auditoria 0402351, da qual emergiu-se as seguintes recomendações:

Recomendação 01.1: Que seja revisto os registros das licenças identificadas, bem que sejam realizadas as devidas correções.

Recomendação 01.2: Que sejam definidos procedimentos de controle eficazes para evitar que os registros das licenças sejam efetuados de forma indevida.

De pronto a Diretoria de Gestão de Pessoas recebeu a Nota de Auditoria e por meio do Ofício Nº. 22/2019 - CASQVS/DEAP/DGP/REI/IFNMG (0414221) manifestou-se apresentando as seguintes justificativas:

"informamos que as inconsistências apontadas decorreram de falhas no processo de confecção e manipulação da planilha (SEI nº 0398127) enviada em resposta à

solicitação de auditoria n°: SA20191101(sei 0392384). Tal falha ocorreu a partir do registro da servidora Sheyla Tatiane Mendes Costa, tendo em vista que as colunas

onde constavam a matrícula, o período de afastamento, o tipo da licença e a quantidade de dias foram deslocadas uma linha para baixo.

2. Dessa forma, estamos encaminhando nova planilha corrigida(sei 0414258) . Acreditamos que com as informações prestadas, os fatos 1, 2 e 3 do achado n°. 01,

constante na Nota de Auditoria n° 5, documento (SEI nº 0402351), encontram-se devidamente respondidos." Ofício Nº. 22/2019 - CASQVS/DEAP/DGP/REI/IFNMG

(0414221)

Diante da manifestação expressa no Ofício Nº. 22/2019 - CASQVS/DEAP/DGP/REI/IFNMG (0414221) pode-se verificar que os fatos que deram origem as recomendações contidas na Nota de Auditoria foram satisfatoriamente resolvidos, pois se pode verificar que as constatações foram ocasionadas devido a planilha apresentar inconsistências as quais se deram por erro na confecção da planilha ao compilar os dados extraídos do sistema Siape Saúde, e não erros de lançamento. Sendo apresentada nova planilha devidamente corrigida conforme documento 0414258.

Assim, as recomendações da Nota de auditoria encontram-se atendidas, não ensejando uma nova recomendação ou manutenção da mesma.

VII. RESULTADOS DOS TRABALHOS REALIZADOS

Após a análise de todo o arcabouço de processos e documentos que englobaram a amostra, verificou-se que as questões de auditoria estão

interligadas de forma que refletem umas nas outras, e juntas convergem para as seguintes constatações, que foram separadas por tipo de licença e afastamento:

DA LICENÇA PARA TRATAR DA PRÓPRIA SAÚDE

Constatação 20191101-1: Insuficiência de documentos na constituição do processo de licença para tratamento da própria saúde.

Fato: Conforme consta na Base de Conhecimento do SEI o processo para gozo de licença para tratamento da própria saúde deve ser formado através da inclusão de documentação específica, porém como detalhado na letra c do item 6.3.1, na amostra foram encontrados processos que não possuíam toda a documentação exigida.

Informação: Importante destacar, que a formalização de maneira insuficiente não se dá por falta de normativos, pois foi concedido a Base de Conhecimentos do SEI caráter normativo e essa encontra-se devidamente atualizada e com informações de fácil compreensão e localização, conforme se pode verificar da letra b e c do item 6.1.1 deste relatório.

No entanto, não existe um sistema próprio para o controle das licenças para tratamento da própria saúde, sendo utilizado o sistema de registro do governo - o SIAPE SAÚDE, e que segundo o Diretor da Diretoria de Gestão de Pessoas no momento não tem demanda de outro sistema, conforme se pode verificar da letra a do item 6.1.1 e da letra a do item 6.2.

Sendo a manipulação do sistema SIAPE SAÚDE de responsabilidade dos peritos oficiais da União e dos servidores das áreas de gestão de pessoas do IFNMG, conforme letra b do item 6.2. Contudo, o Diretor da Diretoria de Gestão de Pessoas afirmou ter um número insuficiente de servidores para aturarem com a licença para tratamento da própria saúde, mas a esses servidores como aos demais servidores do IFNMG, são feitos trabalhos motivacionais dentro da dinâmica institucional e também lhes são ofertados e incentivados a participar de capacitações, conforme se pode verificar da letra e do item 6.1.1 deste relatório.

Diante desses fatos insurgem as possíveis causas.

Causas: a) O sistema utilizado não é suficiente para o controle dos processos;

b) Número insuficiente de servidores para fazer o controle dos processos.

Manifestação do responsável: O setor auditado manifestou através do OFÍCIO Nº. 87/2020 - DGP/REI/IFNMG (0650172):

" As amostras foram extraídas no ano de 2018 quando o SEI estava em fase de implantação, o que levou algum tempo para os ajustes necessários para o seu pleno funcionamento. Para alimentação do SIAPE-Saúde é analisado tão somente o atestado médico, tanto pelos profissionais da área de gestão de pessoas, quanto pelos médicos peritos. Dessa forma, acreditamos que novas ocorrências como as constatadas serão sensivelmente mitigadas."

Análise da Auditoria: Como informado pelo setor auditado no OFÍCIO Nº. 87/2020 - DGP/REI/IFNMG, na análise dos processos não é verificado o formulário de solicitação da licença, mas somente o atestado, porém esse não deve ser o procedimento, uma vez que se na Base de Conhecimento do SEI exige que na formação do processo deva-se inserir o formulário, portanto, o mesmo deve ser apreciado e não ignorado. Ademais, é no formulário que o servidor expressa as informações de solicitação da referida licença.

Caso continuem por entender que o formulário não possui serventia, então deve-se alterar a Base de Conhecimento do SEI e retirar a obrigatoriedade de apresentação. Porquê não se justifica solicitar documento que não será analisado. Porém, essa auditoria entende que o formulário é um documento necessário e que deve ser apreciado, tendo em vista que é onde o servidor pode se expressar no momento de solicitação da licença, e até esclarecer alguma ponto.

Constatação 20191101-2: Divergência no registro da licença saúde na folha de frequência do servidor.

Fato: Verificou-se que o registro da licença feito na folha de frequência não condiz com a licença solicitada e gozada, eis que foi solicitado a licença saúde e registrado no SIASS "registro para tratamento de saúde inferior a 15 dias", no entanto, na folha de frequência foi lançado ao período o código 03-014 e escrito "licença gestante", conforme descrito e evidenciado na letra d do item 6.3.1.

Informação: Importante destacar que a manipulação do sistema SIAPE SAÚDE de responsabilidade dos peritos oficiais da União e dos servidores das áreas de gestão de pessoas do IFNMG, conforme letra b do item 6.2. Contudo, o Diretor da Diretoria de Gestão de Pessoas afirmou ter um número insuficiente de

Josiane

Realce



servidores para aturarem com a licença para tratamento da própria saúde, mas a esses servidores como aos demais servidores do IFNMG são feitos trabalhos motivacionais dentro da dinâmica institucional e também lhes são ofertados e incentivados a participar de capacitações, conforme se pode verificar da letra e do item 6.1.1 deste relatório.


Causas: a) Ausência de conferência das folhas de frequência dos servidores pela chefia imediata;



"A responsabilidade pela conferência do registro de frequência e das ocorrências é da chefia imediata, nos termos do § 1º do art. 5º do Decreto nº 1.590, de 1995"

Análise da Auditoria: O registro de frequência do servidor é importante e obrigatório por força de lei e normativa conforme determina a IN nº 02/2018 do MPOG. Como o primeiro controle da folha de ponto é feito pela chefia imediata que recebe a respectiva folha e dá o aval através da homologação do que foi posto, cabe a chefia imediata a verificação das informações lanças na folha de ponto, e caso encontre alguma informação desconexa, deverá notificar imediatamente o servidor para que faça a devida correção ou adequação. O que não se deve permitir é o lançamento de informações incorretas e conflitantes.

DA LICENÇA POR MOTIVO DE DOENÇA EM PESSOA DA FAMÍLIA

Constatação 20191101-3: Inobservância a determinação contida na Base de Conhecimentos do SEI do IFNMG sobre licença por motivo de doença em pessoa da família, ocasionando intempestividade na solicitação da licença via SEI e apresentação de documentação inconsistente.

Fato: Determina a Base de Conhecimento do SEI do IFNMG que o servidor deve iniciar o processo de licença no prazo de até 5 (cinco) dias da data do afastamento. No entanto, ao analisar os processos e documentos da amostra, verificou-se que 57% dos processos analisados foram iniciados após o prazo determinado na Base de Conhecimento do SEI, conforme se pode verificar da letra b do item 6.3.2.

Ademais, o processo deve ser instruído com os documentos exigidos na Base de Conhecimento do SEI, contudo, verificou na amostra um caso em que o formulário de solicitação da referida licença foi feito em nome de um servidor e assinado por outro, conforme descrito na letra c do item 6.3.2, o que evidencia que não houve uma conferência do referido documento, ou seja, houve uma falha de controle.

Informação: Importante destacar que a Base de Conhecimento do SEI possui caráter normativo e contém informações claras e de fácil compreensão, além de apresentar o rol de instrumentos legais que regem o instituto da licença por motivo de doença em pessoa da família, que em alguns pontos carece de atualizações, mas nada que comprometa o entendimento e o cumprimento do determinado no referido normativo, portanto, deve ser seguida por todos os servidores, conforme se pode verificar das letras b e c do item 6.1.1 deste relatório.

O controle da licença por motivo de doença em pessoa da família é feito através do sistema do governo -SIAPE SAÚDE, que é um sistema de registro da licença, e também os processos são tramitados via SEI. Segundo o Diretor da Diretoria de Gestão de Pessoas no momento não tem demanda de outro sistema, conforme se pode verificar da letra a do item 6.2 deste relatório.

A manipulação do sistema SIAPE SAÚDE é de responsabilidade dos peritos oficiais da União e dos servidores das áreas de gestão de pessoas do IFNMG, conforme letra b do item 6.2. Contudo, o Diretor da Diretoria de Gestão de Pessoas afirmou ter um número insuficiente de servidores para aturarem com a licença para tratamento da própria saúde, mas a esses servidores como aos demais servidores do IFNMG são feitos trabalhos motivacionais dentro da dinâmica institucional e também lhes são ofertados e incentivados a participar de capacitações, conforme se pode verificar da letra e do item 6.1.1 deste relatório.


Causas: a) Ausência de ferramentas de controle;



"Todos os procedimentos estão devidamente instruídos e documentos. Todavia, existe uma cultura interna que favorece o descumprimento dos prazos nessa questão. Nesse sentido deverão ser adotadas mais ações educativas, preventivas e de sensibilização de servidores e gestores para observação dos prazos e regras. Também deverão ser adotados procedimentos mais rígidos de cobrança junto aos servidores e chefias."

Análise da Auditoria: A Base de Conhecimento do Sei tem caráter normativo por força de portaria institucional, e por esse motivo deve ser seguida por todos. Assim, ao formalizar qualquer tipo de processo deve-se antes verificar a Base de Conhecimentos do Sei para verificar quais os procedimentos e prazos. A cultura de consulta e respeito as diretrizes estabelecidas na referida Base devem ser seguidas por todos os servidores, e estimulada pelas chefias imediatas e cobradas pelos setores correspondentes onde o processo tramitará.

COMUM A LICENÇA PARA TRATAMENTO DA PRÓPRIA SAÚDE E A LICENÇA POR MOTIVO DE DOENÇA EM PESSOA DA FAMÍLIA

A constatação a seguir foi verificada tanto em processos de licença para tratamento da própria saúde quanto nos processos de licença por motivo de doença em pessoa da família, por isso gerou-se a constatação a seguir.

Constatação 20191101-4: Impossibilidade de acesso aos processos classificados como licença para tratamento da própria saúde e licença por motivo de doença em pessoa da família cujo nível de acesso atribuído foi sigiloso.

Fato: Houve o comprometimento de análise de dois processos da amostra, um referente a licença para tratamento da própria saúde e o outro de licença por motivo de doença em pessoa da família, pois em ambos os casos o nível de acesso atribuído foi sigiloso, conforme descrito nas letras b e c do item 6.3.1 e nas letras b e c do item 6.3.2.

A situação foi reportada ao servidor da TI responsável pelo SEI, mas apesar dos esforços do referido servidor não foi possível a liberação do acesso para a auditoria, conforme descrito no item V - das Limitações.

Informação: Afim de garantir a independência a auditoria, a essa deve ser concedido livre acesso a informações, dependências e instalações, servidores ou empregados, bens, titulos, documentos e valores, conforme está previsto no §2º do art. 11 do Regulamento da Auditoria Interna do IFNMG que foi aprovado pelo Conselho Superior por meio da Resolução CONSUP Nº 075 de 14/12/2017.

Art. 11. A Unidade de Auditoria Interna, está habilitada a proceder levantamentos e colher informações indispensáveis ao cumprimento de suas atribuições.

§ 2º. Os dirigentes das entidades e unidades ligadas direta ou indiretamente à Instituição devem proporcionar ao corpo técnico de auditoria interna, amplas condições para

o exercício de suas funções, permitindo-se livre acesso a informações, dependências e instalações, servidores ou empregados, bens, titulos, documentos e valores

O normativo acima citado está consonância com o disposto na Norma 1130 do IPPF (Normas Internacionais Para a Prática Profissional de Auditoria Interna).


Causa: sistemas com inexistência de controles de acesso;




"Trata-se de limitação do Sistema SEI. Será solicitado o aperfeiçoamento do sistema SEI para criação de perfil de acesso irrestrito aos processos sigilosos para as unidades de auditoria do IFNMG."

Análise da Auditoria: A limitação de acesso aos processos classificados como sigilosos impede que a Auditoria possa realizar o seu trabalho com afinco e o zelo necessário que o processo requer. Ademais o acesso irrestrito a documentos e pessoas é uma discricionariedade do setor de Auditoria Interna, determinada tanto em normativos institucionais quanto em normativos internacionais que normatizam as atividades de auditoria interna.

DA LICENÇA CAPACITAÇÃO

Constatação 20191101-5: Intempestividade na solicitação da licença capacitação.

Fato: Segundo determina a Base de Conhecimento do SEI do IFNMG a solicitação da licença capacitação deve ser feita observando o prazo mínimo de 30 dias de antecedência da data do usufruto da licença, contudo, verificou-se que em 77,78% dos processos analisados na amostra a solicitações foram intempestivas, conforme descrito na letra b do item 6.3.3.

Informação: Importante destacar que a Base de Conhecimento do SEI, que possui caráter normativo, no que se refere a licença capacitação consta informações de fácil compreensão e atualizadas, conforme descrito na letra b do item 6.1.1.

E o IFNMG possuí normativos institucionais específicos para tratar da licença capacitação, publicizados no site institucional, com fácil localização, conforme descrito na letra c do item 6.1.1.

Em relação aos controles utilizados nos processos de licença capacitação, o Diretor da Diretoria de Gestão de Pessoas informou que é feito através de planilhas compartilhadas, conforme descrito na letra a do item 6.2.


Causa: ausência de procedimentos rígidos;


"O prazo estipulado no Regulamento referente à concessão de Licença Capacitação aos Servidores do IFNMG, em grande parte dos casos, não é obedecido devido ao fato de que algumas instituições promotoras da ação de desenvolvimento não disponibilizam os documentos necessários à instrução do processo com a antecedência necessária, como por exemplo a ENAP, que só fornece o atestado de matrícula do servidor, com período de poucos dias após o início do curso. E em outros casos, agimos no sentido de atender a demanda dos servidores solicitantes, empenhando-nos ainda mais, para análise e tramitação do processo até a concessão do afastamento. Todavia, continuamos entendendo que o prazo estipulado (30 dias) é razoável e necessário para a devida instrução do processo. Dessa forma, deverão ser adotados procedimentos mais rígidos, como a devolução do processo ao servidor interessado para atualização do prazo de início de sua participação na ação de desenvolvimento. Informamos ainda que reforçaremos, por meio de ofício circular encaminhado aos Diretores Gerais e setores de Gestão de Pessoas de todas as unidades sobre a importância de cumprimento dos prazos previstos no Regulamento e a devolução do processo ou impossibilidade de concessão, caso o Regulamento ou as orientações constantes da Base de conhecimento sejam descumpridos."

Análise da Auditoria: A Base de Conhecimento do Sei possui caráter normativo por força de portaria institucional, portanto os procedimento e prazos definidos na referida Base devem ser seguidos por todos os servidores. Entende essa auditoria que existem situações que fogem a normalidade, como o caso exposto pelo setor responsável, que indicou que algumas instituições promotoras de ações de desenvolvimento não disponibilizam os documentos necessários a instrução do processo para que cumpra-se o prazo estipulado. Contudo, o caso exposto deve ser tratado como exceção e não regra, pois o não cumprimento do prazo estipulado gerá dentro outras consequências o sobretrabalho, a desorganização (no sentido de desorganizar os fluxos, ter que passar processos na frente de outros) para o setor que irá analisar o processo.

Constatação 20191101-6: Documentação em desacordo com o determinado no Regulamento para Concessão de Licença para Capacitação aos Servidores do IFNMG, no que se refere:

i) Apresentação de documento contendo apenas a carga horária total do curso de capacitação e não a distribuição da carga horária semanal do curso, conforme dispõe o inciso III do artigo 14 do Regulamento, conforme descrito no Quadro 11 da letra c do item 6.3.3 deste relatório.

ii) Apresentação de documentos sem alguns dos seguintes dados: CNPJ da instituição fornecedora do curso, ausência de data de início e término da atividade (limitando a indicar apenas o semestre) ou a mesma estava com indicação do ano errado, o que fere o disposto no inciso VIII do art. 14 do Regulamento, conforme descrito no Quadro 11 da letra c do item 6.3.3 deste relatório.

iii) Ausência da declaração do orientador informando que o servidor-discente encontra-se em estado de elaboração de TCC, dissertação ou tese, com a indicação da data inicial de desenvolvimento das atividades e o prazo máximo da sua defesa ou apresentação, conforme determina a alínea b do inciso X do art. 14 do Regulamento, conforme descrito no Quadro 11 da letra c do item 6.3.3 deste relatório.

Inclusive, foi constatado caso em que foi concedida a licença ao servidor que se comprometeu a entregar a referida declaração, sob pena de responsabilização, porém o servidor concluiu a licença sem apresentar o referido documento, tendo apresentado apenas ao final a declaração de conclusão do curso, conforme descrito no Quadro 11 da letra c do item 6.3.3 deste relatório.

Fato: Conforme descrito na letra c do item 6.3.3 foram encontradas algumas inconsistências em relação a documentação apresentada, seja por falta de dados, seja por documento apresentado de forma incompleta ou por ausência de apresentação de documento, como no caso da licença ser utilizada para elaboração de trabalho de conclusão de curso, em que se faz necessário a apresentação de declaração do orientador ou do coordenador do curso informando que o aluno encontra-se em fase de elaboração do trabalho e com indicação da data inicial de desenvolvimento das atividades e o prazo máximo para sua defesa ou apresentação.

Informação: Importante destacar que a Base de Conhecimento do SEI, que possui caráter normativo, no que se refere a licença capacitação consta informações de fácil compreensão e atualizadas, conforme descrito na letra b do item 6.1.1.

E o IFNMG possui normativos institucionais específicos para tratar da licença capacitação, publicizados no site institucional, com fácil localização, conforme descrito na letra c do item 6.1.1.

Em relação ao quantitativos de servidores atuando na licença capacitação, o Diretor da Diretoria de Gestão de Pessoas informou ser um número um pouco mais confortável, apesar dessa área ser abrangente e haver a fragmentação de atividades, informou também que a esses servidores como aos demais servidores do IFNMG são feitos trabalhos motivacionais dentro da dinâmica institucional e também lhes são ofertados e incentivados a participarem de capacitações, conforme se pode verificar da letra e do item 6.1.1 deste relatório.

Em relação aos controles utilizados nos processos de licença capacitação, o Diretor da Diretoria de Gestão de Pessoas informou que é feito através de planilhas compartilhadas, conforme descrito na letra a do item 6.2.


Causa: a) falta de inobservância ou zelo com os procedimentos previstos no regulamento.

b) sistemas de controles ineficientes.

Manifestação do responsável:

O setor auditado manifestou através do OFÍCIO Nº. 87/2020 - DGP/REI/IFNMG (0650172):



"- Sobre o requisito da distribuição da carga horária, e do CNPJ da Instituição, e com a publicação do Decreto nº 9991/2019 e da Instrução Normativa nº 201/2019, informamos que o Regulamento para concessão de afastamento para licença capacitação aos servidores do IFNMG, foi alterado pela Resolução CONSUP nº 42 de 07 de outubro de 2019, não sendo tais informações obrigatórias para a instrução processo. O IV, do artigo 14 do referido regulamento passa a orientar conforme transcrito a seguir:

“...IV - informações sobre a ação de desenvolvimento:

a) local e instituição promotora em que será realizada;

b) carga horária semanal ou total prevista;

c) período do afastamento previsto, incluído o período de trânsito, se houver, sendo dispensada a apresentação prévia de documentos comprobatórios;

d) custos previstos relacionados diretamente com a ação, se houver; e...”

Posteriormente a isso, houve a publicação da Nota Técnica nº 7737/2020/ME, que esclareceu a forma de computar ou dividir a carga horária total do curso pelos dias da semana, para que se obtenha carga horária superior a 30 horas semanais, como requisito para concessão da licença para capacitação, conforme previsto no Decreto nº 9991/2019 e a Instrução Normativa nº 201, de 11 de setembro de 2019. Importante ressaltar que a Base de conhecimento já foi atualizada neste sentido.

Sobre a possível causa apontada na letra a: “ servidores com perfil inadequado para atuar na conferência dos processos de licença capacitação”, entendemos não é pertinente tal apontamento, uma vez que não temos no âmbito do IFNMG um mapeamento de competências e nem documento que deixe claro sobre o perfil de servidores que devem fazer a análise dos processos. Entendemos sim, que os processos tramitados na Diretoria de Gestão de Pessoas são considerados críticos e por isso merecem atenção e precisão no momento da análise para mesmo eliminar os riscos envolvidos.

Sobre a concessão da Licença para Capacitação para elaboração de TCC, dissertação e tese, além das informações exigidas no Regulamento, a declaração do orientador ou do coordenador do curso é essencial para a instrução do processo. O caso apontado pelo relatório da auditoria foi uma situação bem esporádica, sendo

a concessão da Licença deliberada pelo Reitor substituto em exercício, com a condição do servidor entregar o documento faltante em momento posterior.

Sobre o controle utilizado para atendimento ao quantitativo de servidores que podem se afastar para licença capacitação, no âmbito do IFNMG, previsto no Regulamento e para fins de controle e consulta acerca interstício de um período para outro (sessenta dias) é utilizada uma planilha, a qual é atualizada a cada concessão realizada e disponibilizada na página oficial do IFNMG, através do link: https://www.ifnmg.edu.br/capacitacao-e-qualificacao-do-servidor/22721 . Além disso, como os afastamentos referentes à licença capacitação são também lançados no SIAPE, o mesmo poderá ser utilizado para consulta."

Análise da Auditoria: É importante que os normativos sejam atualizados e seguidos em sua integralidade, bem como os procedimentos definidos para cada tipo de processo. A uniformidade, a padronização e controle de conferência e tramite dos processos devem ser seguidos a fim de manter a organização da unidade e atender a todos os servidores com a igualdade e o zelo que se deve e espera. E ao que se refere a possível causa indicada, a manifestação foi devidamente acatada e retificada a referida causa.

Constatação 20191101-7: Fragilidade nos instrumentos utilizados para o controle das seguintes ações:

i) na concessão da licença capacitação quando concedida de forma parcelada, em que deve ser observado o intersticio mínimo de 60 dias entre os períodos de gozo;

ii) na concessão de treinamento regularmente instituído, tendo em vista que o § 3º do art. 18 do Decreto nº 9991/19 considera treinamento regularmente instituído qualquer ação de desenvolvimento promovida ou apoiada pelo órgão ou pela entidade;

iii) na concessão de treinamento regularmente instituído aos servidores que que fazem pós-graduação stricto sensu e se enquadram na Portaria do Reitor nº 292/2019 de 25 de fevereiro de 2019.

Fato: Conforme descrito nas letras d, e, f do item 6.2 verificou-se fragilidades nos controles aplicados nas ações de desenvolvimento, especialmente no que se refere a garantia do prazo de intersticio no referente a licença capacitação concedida de forma parcelada e as demais atividades que forem enquadradas como treinamento regularmente instituído. Além disso, ainda tem os casos de servidores que já usufruíam do treinamento regularmente instituído, por meio da Portaria do Reitor nº 292/2019 nos moldes anteriores ao Decreto nº 9991/19, e que carece de um controle para, inclusive, lhes oportunizar a participar de novas ações de desenvolvimento.

Além de verificar divergência na relação de servidores que no ano de 2019 usufruíram do treinamento regularmente instituído, por meio da Portaria do Reitor nº 292/2019 da relação apresentada pelos Campi, o que constituí indício de falha nos controles e exposição a riscos, conforme descrito na letra f do item 6.2 deste relatório.

Informação: Importante destacar que o Diretor da Diretoria de Gestão de Pessoas informou que não possui um sistema para fazer o controle do intersticio de gozo, caso a licença capacitação seja concedida de forma parcelada, que já fez requisição para atualização do SUAP mas ainda não obteve retorno. Informou ainda que por enquanto a orientação é que o controle seja feito por meio de planilha eletrônica, sendo que cada coordenação de gestão de pessoas (nos campi) e a DGP possuem uma planilha, contudo, informou ainda que a referida planilha não é compartilhada entre as unidades de gestão de pessoas, conforme se pode verificar da letra d do item 6.2 deste relatório.

Ademais, quanto ao controle do treinamento regularmente instituído, conforme descrito na letra e do item 6.2 deste relatório, também não possui um instrumento para controle de concessão, e que deverão utilizar planilhas, e que a intenção é o compartilhamento dessas planilhas em todas as unidades de gestão de pessoas.

As novas concessões de treinamento regularmente instituído aos servidores que se enquadram na Portaria do Reitor nº 292/2019 de 25 de fevereiro de 2019 ainda é um assunto que segundo descrito na letra f do item 6.2 deste relatório, ainda paira algumas dúvidas ao setor gestão de pessoas.

Em relação ao quantitativos de servidores atuando na licença capacitação, o Diretor da Diretoria de Gestão de Pessoas informou ser um número um pouco mais confortável, apesar dessa área ser abrangente e haver a fragmentação de atividades, informou também que a esses servidores como aos demais servidores do IFNMG são feitos trabalhos motivacionais dentro da dinâmica institucional e também lhes são ofertados e incentivados a participarem de capacitações, conforme se pode verificar da letra e do item 6.1.1 deste relatório.


Causa: a) Ausência de sistema para controle das concessões e acompanhamento.

b) Processos com procedimentos incompletos ou indefinidos.


"O levantamento da auditoria coincidiu com o período de implantação do Decreto nº 9991/2019 no âmbito do IFNMG. Trata-se de um conjunto de procedimentos novos e que ainda estão sendo desenhados para a realidade institucional. A falta de um sistema de informações para registro eletrônico do volume de dados contribuiu para eventuais falhas por parte dos responsáveis pelo controle. Desde 2019 foi solicitado à Diretoria de Gestão de Tecnologia da Informação a atualização do sistema SUAP, disponibilizado pelo IFRN, e que dispõe de funcionalidades para a gestão dos afastamentos dos servidores para capacitação e qualificação, e desse modo mitigar novos riscos."

Análise da Auditoria: Os procedimentos de controle devem ser bem definidos e instituídos de forma prática para que a condução do processo siga o curso definido, no prazo definido, e obedecendo todo o tramite normativo. A sistematização dos procedimentos se faz necessária para garantir lisura, aumentar a qualidade e economicidade de recursos financeiros e humanos, assim, o ideal é que os processos sejam informatizados e integrados.

https://www.ifnmg.edu.br/capacitacao-e-qualificacao-do-servidor/22721



DO AFASTAMENTO PARA PARTICIPAR DE PROGRAMA DE PÓS-GRADUAÇÃO STRICTO SENSU NO PAÍS

Constatação 20191101-8: Ausência de transferência de responsabilidade de patrimônio nos casos de afastamento para participar de programa de pós- graduação stricto sensu no país

Fato: Ao indagar o setor de patrimônio da Reitoria, constatou-se que não é feito a transferência de responsabilidade de patrimônio relativo ao servidor afastado para participar de programa de pós graduação stricto senso no país, que não existe essa comunicação entre o setor de gestão de pessoas e o setor de patrimônio, conforme descrito na letra g do item 6.2 deste relatório.

Informação: Importante destacar que o afastamento para participar de programa de pós-graduação stricto sensu no país possui normativo institucional especifico e publicizado, conforme descrito na letra c do item 6.1.1 deste relatório.

Em relação aos controles utilizados nos processos de afastamento para participar de programa de pós-graduação stricto sensu no país, o Diretor da Diretoria de Gestão de Pessoas informou que é feito através de planilhas compartilhadas entre as unidades de gestão de pessoas, conforme descrito na letra a do item 6.2.

Em relação ao quantitativos de servidores atuando no afastamento para participar de programa de pós-graduação stricto sensu no país, o Diretor da Diretoria de Gestão de Pessoas informou ser um número um pouco mais confortável, apesar dessa área ser abrangente e haver a fragmentação de atividades, informou também que a esses servidores como aos demais servidores do IFNMG são feitos trabalhos motivacionais dentro da dinâmica institucional e também lhes são ofertados e incentivados a participarem de capacitações, conforme se pode verificar da letra e do item 6.1.1 deste relatório.


Causa: a) Ausência integração nos processos.

b) Ausência de comunicação entre os setores.

c) Servidores sem as devidas orientações.

c) instrumento de controle ineficiente.


"Sobre a transferência de patrimônio, não era exigida o registro, uma vez que, no âmbito do IFNMG, o patrimônio não é cadastrado de forma individual para cada servidor, sendo de responsabilidade dos titulares dos cargos das Pró-reitorias, diretorias sistêmicas e diretorias, no âmbito dos Campi. Porém, a fim de eliminar os possíveis riscos, neste sentido, serão adotados os seguintes procedimentos:

1) Quanto se tratar de processos de afastamentos para cursar Pós- graduação stricto sensu, cabe ao Pró-reitor, diretor sistêmico e diretores, a informação de que o servidor estará afastado, listando o número dos móveis e equipamentos que estavam sob a responsabilidade do servidor afastado e a situação na qual encontra cada móvel ou equipamento e trazendo para si ou transferindo para outro servidor a responsabilidade sob os móveis e equipamentos.

2) Quando se tratar de mudança de responsáveis por diretorias, departamentos, dentre outros, caberá ao setor de Patrimônio e Almoxarifado, a transferência dos bens patrimoniais."

Análise da Auditoria: O zelo pelo patrimônio público é dever de todo servidor. É importante que nos casos de concessão de afastamentos seja verificado se o servidor que pretende se afastar encontra-se responsável por algum bem da Instituição, e caso seja constatado, que seja realizada a transferência de responsabilidade, a fim de resguardar os bens institucionais e também o servidor que será afastado, pois em afastamento não é possível zelar pelos bens. Assim, é importante que se institua controles a fim de resguardar sobre essa questão, tanto o servidor, quanto a Instituição.

COMUM A LICENÇA CAPACITAÇÃO E AO AFASTAMENTO PARA PARTICIPAR DE PROGRAMA DE PÓS-GRADUAÇÃO STRICTO SENSU

Constatação 20191101-9: Que não há uma uniformidade de procedimentos sobre o registro da licença capacitação e do afastamento para participar de programa de pós-graduação stricto sensu no país nas folhas de frequência do servidor.

Fato: Conforme descrito no quadro 13 da letra e do item 6.3.3 deste relatório, na maioria dos processos da amostra a licença capacitação foi registrada nas folhas de frequência dos respectivos servidores, a mesma situação foi verificada nos processos de afastamento para participar de programa de pós-graduação stricto sensu no país, conforme descrito no quadro 15 da letra c do item 6.3.4 deste relatório.

Informação: Importante destacar que o controle dos processos de licença capacitação e do afastamento para participar de programa de pós-graduação stricto sensu no país é feito, segundo o Diretor da Diretoria de Gestão de Pessoas, através de planilha compartilhada entre as unidades de gestão de pessoas, conforme descrito na letra a do item 6.2 deste relatório.

Ademais, apesar de ter um código específico para o registro da licença capacitação nas folhas de frequência, o entendimento da Diretoria de Gestão de Pessoas é de que não há necessidade de confeccionar folha de frequência quando o servidor está totalmente afastado das suas atividades laborativas, o que inclusive aplica-se para o afastamento para participar de programa de pós-graduação stricto sensu no país, conforme descrito na letra e do item 6.3.3 e na letra c do item 6.3.4, ambos deste relatório.

Em relação ao quantitativos de servidores atuando na licença capacitação e no afastamento para participar de programa de pós-graduação stricto sensu no país, o Diretor da Diretoria de Gestão de Pessoas informou ser um número um pouco mais confortável, apesar dessa área ser abrangente e haver a fragmentação de atividades, informou também que a esses servidores como aos demais servidores do IFNMG são feitos trabalhos motivacionais dentro da dinâmica institucional e também lhes são ofertados e incentivados a participarem de capacitações, conforme se pode verificar da letra e do item 6.1.1 deste relatório.


Causa: a) Procedimentos sem orientações bem definidas ou não disseminadas nas unidades de gestão de pessoas.

b) Servidores sem as devidas orientações.


"Será feita a adequação das bases de conhecimento de afastamentos no SEI explicitando a desnecessidade do registro de frequência quando o afastamento mensal for integral."

Análise da Auditoria: É importante que se mantenha uma uniformidade e padronização dos procedimentos em todo o IFNMG. Assim, a comunicação de entendimentos e a tempestividade de informações procedimentais deve ser externada a todas as unidades, bem como atualizada sempre que for necessário.

Constatação 20191101-10: Deficiência nos controles relativos a comprovação da conclusão da atividade que ensejou a concessão da licença capacitação e do afastamento para participar de programa de pós-graduação stricto sensu no país.

Fato: Houve casos nos processos analisados na amostra de licença capacitação em que não houve a apresentação do documento comprobatório de conclusão da atividade que ensejou a concessão da referida licença, e também ocorreu situação em que o documento apresentado não é suficiente, pois foi solicitado mais um período de licença e após a finalização não foi apresentado o documento comprobatório, conforme descrito no quadro 16 do item 6.4 deste relatório.

A mesma situação foi verificada na maioria dos processos de afastamento para participar de programa de pós-graduação stricto sensu no país analisados, conforme descrito no quadro 17 do item 6.4 deste relatório.



Informação: Importante destacar que o sistema utilizado para cadastramento e lançamento das licenças e afastamentos é o sistema do governo - SIAPE NET, conforme descrito na letra a do item 6.1.1 deste relatório.

A Base de Conhecimento do Sei sobre licença capacitação e afastamento para participar de programa de pós-graduação stricto sensu no país contém informações de fácil compreensão e atualizadas, conforme descrito na letra b do item 6.1.1 deste relatório.

Existem normativos institucionais específicos que tratam sobre a licença capacitação e afastamento para participar de programa de pós-graduação stricto sensu no país, e os mesmos estão publicizados no site institucional do IFNMG, conforme descrito na letra c do item 6.1.1 deste relatório.

Conforme informado pelo Diretor da Diretoria de Gestão de Pessoas o controle das licenças capacitação e dos afastamentos para participar de programa de pós- graduação stricto sensu no país são realizados por meio de planilha eletrônica compartilhada entre as unidades de gestão de pessoas, conforme descrito nas letra a e b do item 6.2 deste relatório.

Em relação ao quantitativos de servidores atuando na licença capacitação e no afastamento para participar de programa de pós-graduação stricto sensu no país, o Diretor da Diretoria de Gestão de Pessoas informou ser um número um pouco mais confortável, apesar dessa área ser abrangente e haver a fragmentação de atividades, informou também que a esses servidores como aos demais servidores do IFNMG são feitos trabalhos motivacionais dentro da dinâmica institucional e também lhes são ofertados e incentivados a participarem de capacitações, conforme se pode verificar da letra e do item 6.1.1 deste relatório.


Causa: a) Procedimentos sem orientações bem definidas ou não disseminadas nas unidades de gestão de pessoas.

b) instrumento de controle ineficiente


"Sobre o controle referente a entrega do comprovante de participação efetiva na ação que gerou o afastamento, conforme prevê o Decreto nº 9991/2018, a Instrução Normativa nº 201/2020 e o Regulamento para concessão de Licença Capacitação, no âmbito do IFNMG, temos ciência de que o acompanhamento e o controle é obrigação das unidades de gestão de pessoas e estamos trabalhando para uniformizar e esclarecer sobre os procedimentos que deverão ser adotados pelo IFNMG."

Análise da Auditoria: Conforme está previsto nos normativos é uma obrigatoriedade do servidor que gozou do afastamento a apresentação da comprovação de conclusão da atividade ou ação objeto do afastamento. Assim, deve se manter controles uniformes, padronizados e rígidos a fim de evitar que situações como as apresentadas voltem a ocorrer. É importante destacar que o certificado de conclusão garante segurança sobre a conclusão da atividade que ensejou o afastamento, e que por consequência assegura que o recurso público foi efetivamente utilizado.

COMUM AS LICENÇAS POR MOTIVO DE DOENÇA EM PESSOA DA FAMÍLIA E CAPACITAÇÃO E AO AFASTAMENTO PARA PARTICIPAR DE PROGRAMA DE PÓS- GRADUAÇÃO STRICTO SENSU NO PAÍS

Constatação 20191101-11: A não suspensão de pagamento de adicional de insalubridade a servidor em gozo de licença.

Fato: Ao analisar os processos de licença por motivo de doença em pessoa da família, licença capacitação e afastamento para participar de programa de pós- graduação stricto sensu no país, verificou-se o caso de um servidor que recebia adicional de insalubridade e que ao gozar de licença por motivo de doença em pessoa da família não teve suspenso o pagamento do referido adicional, conforme descrito na letra c do item 6.2 deste relatório.

Informação: Importante destacar que a Orientação Normativa SEGRT/MP nº 04, de 14 de fevereiro de 2017 determina que o pagamento do adicional deverá ser suspenso quando o servidor for afastado do local ou da atividade que deu origem à concessão, conforme descrito na letra c do item 6.2 deste relatório.

O Diretor da Diretoria de Gestão de Pessoas informou que a suspensão do pagamento do adicional é feita de maneira automática quando a licença ou o afastamento é lançado no sistema (SIAPE NET e SIAPE SAÚDE), conforme descrito na letra c do item 6.2 deste relatório.

Segundo informado pela da Diretoria de Gestão de Pessoas os processos de licença por motivo de doença em pessoa da família são tramitados via SEI e cadastradas no sistema do governo SIAPE SAÚDE, não possuindo, até o momento, demanda para aquisição de sistema de controle próprio, conforme descrito na letra a do item 6.2 deste relatório.

Conforme informado pelo Diretor da Diretoria de Gestão de Pessoas o controle das licenças capacitação e dos afastamentos para participar de programa de pós- graduação stricto sensu no país são realizados por meio de planilha eletrônica compartilhada entre as unidades de gestão de pessoas, conforme descrito nas letra a e b do item 6.2 deste relatório.

Em relação ao quantitativos de servidores atuando na licença por motivo de doença em pessoa da família, entende o Diretor da Diretoria de Gestão de Pessoas possuir um quantitativo insuficiente para a demanda do IFNMG, já em relação a licença capacitação e ao afastamento para participar de programa de pós- graduação stricto sensu no país o quantitativo de servidores atuando é um pouco mais confortável, apesar dessa área ser abrangente e haver a fragmentação de atividades, informou também que a esses servidores como aos demais servidores do IFNMG são feitos trabalhos motivacionais dentro da dinâmica institucional e também lhes são ofertados e incentivados a participarem de capacitações, conforme se pode verificar da letra e do item 6.1.1 deste relatório.


Causa: a) instrumento de controle ineficiente.

b) Servidores em número insuficiente ou sem a expertise necessária ao desenvolvimento da atividade.

c) Ausência de integração do sistema de lançamento do afastamento com o sistema de pagamento.


"Essa situação ocorre quando a licença não é cadastrada no módulo do Siapenet no mesmo mês do afastamento. Será criado um campo próprio nos formulários de afastamento indicando se o servidor recebe ou não o adicional ocupacional. Caso haja o recebimento, o processo será encaminhado também à CPP para o desconto proporcional dos valores devidos."

Análise da Auditoria: A Instituição deve suspender o pagamento dos adicional quando o servidor for afastado das atividades que são insalubres, periculosas ou perigosas, nos termos indicados pela legislação. Assim, deve-se instituir controles que visem assegurar a suspensão dos adicionais quando não são devidos. De forma concomitante deve-se apurar o caso constatado, e se for o caso solicitar o ressarcimento ao erário do valor recebido indevidamente.

COMUM A TODAS AS LICENÇAS E AO AFASTAMENTO PARA PARTICIPAR DE PROGRAMA DE PÓS-GRADUAÇÃO STRICTO SENSU NO PAÍS

Constatação 20191101-12: Ausência de mapeamento e identificação dos riscos

Fato: Ao analisar os processos que compuseram a amostra, verificou-se que os mesmos não se encontram mapeados e também não têm os riscos identificados, conforme descrito na letra d do item 6.1.1 deste relatório.

Informação: Importante destacar que as licenças e as capacitações são elementos que constituem os objetivos estratégicos da Instituição no que se refere a pessoas e inovações. Porém, o Diretor da Diretoria de Gestão de Pessoas informou que os processos de licença e de capacitações ainda não se encontram mapeados e com riscos identificados, apesar de ter ciência de que são processos críticos, e que por isso merece atenção, conforme descrito na letra d do item 6.1.1 deste relatório.

Em relação ao quantitativos de servidores atuando nas licenças saúde, entende o Diretor da Diretoria de Gestão de Pessoas possuir um quantitativo insuficiente para a demanda do IFNMG, já em relação a licença capacitação e ao afastamento para participar de programa de pós-graduação stricto sensu no país o



quantitativo de servidores atuando é um pouco mais confortável, apesar dessa área ser abrangente e haver a fragmentação de atividades, informou também que a esses servidores como aos demais servidores do IFNMG são feitos trabalhos motivacionais dentro da dinâmica institucional e também lhes são ofertados e incentivados a participarem de capacitações, conforme se pode verificar da letra e do item 6.1.1 deste relatório.


Causa: a) Falta de priorização ou de planejamento de ações para o mapeamento e identificação de riscos

b) Servidores em número insuficientes.

c) Ausência da disseminação da cultura de riscos e gestão de riscos entre os servidores.


"A Diretoria atua orientada para mitigar os riscos em suas atividades. Recentemente foi incluído um item específico no Plano Estratégico de Gestão de Pessoas do IFNMG, sobre a gestão dos riscos inerentes às atividades do setor. No entanto, estamos aguardando as orientações institucionais sobre a metodologia padrão que deverá ser adotada no âmbito do Instituto para tratamento dessa questão. A Diretoria indicou dois servidores do seu quadro para participarem de comissão institucional que está implantando o mapeamento de processos, para viabilizar a identificação e gestão dos riscos."

Análise da Auditoria: O mapeamento e identificação de riscos são uma das fases da gestão de riscos que visa evitar que eventos negativos, caso ocorra, venham a impactar no atingimento dos objetivos. Assim, é importante que seja iniciado o processo de gestão de riscos, que seja identificados e mapeados os riscos.

VIII - Manifestação Geral da Auditoria Interna sobre o licenças e afastamentos:

A Audin tem como propósito que seus trabalhos agreguem valor para ao IFNMG, dessa forma procura elaborar recomendações objetivas e efetivas. Na presente auditoria, verificou-se que a maioria das constatações se deram em razão de fragilidades ou inexistência de controles que sejam efetivos para combater os fatores de riscos que possam causar danos aos objetivos dos processos de licenças e capacitações.

Assim, diante das constatações evidenciadas, fazem-se as seguintes recomendações que devem ser observadas de forma simultânea pela DGP e por todos Diretores Gerais de todas as unidades do IFNMG:

Recomendação 201911-01: Que seja estabelecidos procedimentos de orientação formal e continua para as chefias imediatas e para os servidores que atuam com as folhas de ponto (tanto na DGP quanto nas CGP's) a fim de evitar as seguintes situações:

- Lançamentos incorretos de ocorrências nas folhas de ponto;

- Emissão de folhas de frequência pelos períodos de afastamento total das atividades, como nos casos de licença capacitação, afastamento para participar de programa de pós-graduação stricto sensu, ou outra licença que deixar o servidor afastado por longo período.

Recomendação 201911-02: Que sejam adotados procedimentos a fim de que se evitem as seguintes situações:

a) Constituição de processos sem a inclusão de todos os documentos exigidos na base de conhecimento do SEI ou regulamento especifico, quando for o caso.

b) Intempestividade na iniciação e encaminhamento dos processos de licenças e afastamentos.

c) Falta ou intempestividade de comprovação de conclusão da atividade ou ação que ensejou o afastamento para licença capacitação ou afastamento para cursar pós-graduação stricto sensu no país.

Recomendação 201911-03: Que seja credenciado o acesso amplo para o setor de Auditoria Interna aos processos classificados como restritos e sigilosos referente as licenças e afastamentos.

Recomendação 201911-04: Estabelecimento de rotinas e fluxos de controle a fim de assegurar o intersticio legal, quando a licença capacitação for concedida de forma parcelada e também nos casos de concessão de treinamento regularmente instituído.

Recomendação 201911-05: Que seja estabelecida uma ação conjunta e integrada entre a DGP (CGP nos campi) e a setor de patrimônio, para que em todos os casos de afastamentos e licenças por longos períodos, seja transferido o patrimônio que eventualmente esteja em nome do servidor que se afastará, para a chefia imediata do mesmo ou substituto, quando for o caso.

Recomendação 201911-06: Que seja estabelecido rotinas ou fluxos de controles de forma integrados entre a DGP (CGP nos campi) e o setor de pagamento, para que seja efetuado o desconto do adicional ocupacional, nos casos permitidos em lei, quando o servidor estiver em gozo de afastamento que enseja na suspensão do referido adicional.

Recomendação 201911-07: Que a Instituição apure o caso de recebimento indevido de adicional ocupacional em período de gozo de afastamento evidenciado na constatação nº 20191101-11, com vistas à restituição dos recursos recebidos indevidamente.

Recomendação 201911-08: Que seja realizado o mapeamento de processos e riscos, bem como a implantação da gestão de riscos nos objetivos estratégicos de Gestão de Pessoas, considerando o que dispõe na Política de Gestão de Integridade, Riscos e Controles Internos (Portaria do Reitor/IFNMG nº 1.636/2018) e a IN MP/CGU nº 01/2016, que determina aos órgãos e entidades do Poder Executivo Federal a adoção de uma série de medidas para a sistematização de práticas relacionadas ao controle interno, gestão de riscos e governança.

VIII. CONCLUSÃO

A auditoria realizada teve por finalidade o fortalecimento institucional, visando à gestão eficaz, bem como o fortalecimento dos controles internos e a mitigação dos fatores de riscos que possam causar danos. Portanto, as constatações e recomendações exaradas no presente relatório devem ser seguidas por todas as unidades gestoras e pela Reitoria do IFNMG.

Diante do cenário apresentado e dos resultados dos trabalhos no período desta auditoria, foram constatadas inconformidades, relacionadas no Item VII deste relatório. Sendo constatado pela Auditoria que as inconsistências evidenciadas em grande parte foram ocasionadas por ausência ou deficiência nos instrumentos de controles e por ausência de mapeamento de riscos.

Assim, diante das constatações evidenciadas apresentou-se as recomendações, as quais deverão ser atendidas, monitoradas e quantificadas.



A Auditora subscrita coloca-se à disposição para elucidar quaisquer inconsistências ora relatadas e ratifica o entendimento principal da auditoria interna que é o fortalecimento dos controles internos de nossa Instituição.

Isto posto, após a apreciação das constatações e recomendações, solicitamos apresentar o Plano de Ação - PA, que serão tomadas pela gestão para atender as recomendações apresentadas.

O Plano de Ação (modelo em anexo) é o documento que deve conter, para cada recomendação efetuada, as providências, os prazos assumidos pela gestão para o cumprimento de cada uma delas e o documento comprovando a medida adotada.

É pertinente destacar que as recomendações exaradas por esta auditoria serão objeto de monitoramento e futura avaliação com o fito de verificar o atendimento das mesmas, e que as mesmas serão encaminhadas para a CGU através do Relatório Anual de Atividades de Auditoria Interna - RAINT.

Respeitosamente,

Josiane Fernandes Oliveira Helder Luis Costa

Auditora Interna do IFNMG Supervisor /Chefe da Auditoria – IFNMG

Documento assinado eletronicamente por Josiane Fernandes de Oliveira, Auditor(a), em 22/10/2020, às 09:50, conforme horário oficial de Brasília, com

fundamento no art. 6º, § 1º, do Decreto nº 8.539, de 8 de outubro de 2015.

Documento assinado eletronicamente por Helder Luis Costa, Chefe da Auditoria, em 22/10/2020, às 17:22, conforme horário oficial de Brasília, com fundamento

no art. 6º, § 1º, do Decreto nº 8.539, de 8 de outubro de 2015.

Referência: Processo nº 23414.002849/2019-70 SEI nº 0653549

http://www.planalto.gov.br/ccivil_03/_Ato2015-2018/2015/Decreto/D8539.htm

http://www.planalto.gov.br/ccivil_03/_Ato2015-2018/2015/Decreto/D8539.htm

http://sei.ifnmg.edu.br/sei/controlador_externo.php?acao=documento_conferir&id_orgao_acesso_externo=0

http://sei.ifnmg.edu.br/sei/controlador_externo.php?acao=documento_conferir&id_orgao_acesso_externo=0

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RELATÓRIO DE AUDITORIA INTERNA