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4M Office

Project Office e Nível de Maturidade

MBA em Gestão Estratégica e Econômica de Projetos T8 – São Paulo

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http://management.fgv.br/

4M Office

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Quem somos nós?

A

é uma consultoria especializada

em implementar práticas de

gestão com o objetivo de

melhorar as taxas de sucesso

dos projetos implementados nas

organizações.

‘Nossa equipe desenvolve o processo de concepção,

execução, práticas e estrutura de um Project

Management Office. Nosso processo, é adaptado

para a realidade de cada organização e em qualquer

nível da empresa.

Diretores:

Luciana Mizutani, Marcelo Karakama,

Maria Fernanda Branco e Mauri Guedes.

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4M Office

Nosso desafioAo implementar uma metodologia de

gerenciamento de portfólios e projetos

em Lisarb, a 4M Office utilizará

modelos das melhores práticas

existentes. A execução é um processo

colaborativo, com a metodologia final e

a propriedade nas suas mãos.

PMOLISARB

Este plano irá incluir reflexões que

justificam a definição formal do novo

porfólio de Lisarb. A seguir

demonstraremos o raciocínio técnico

utilizado na concepção deste plano.

Nosso objetivo é indicar qual o portfólio

ideal de projetos que Lisarb deve ter

em sua carteira de investimentos para

solucionar os objetivos do

planejamento estratégico de Lisarb.


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Identificação

Liberte-se: projeto de combate as drogas e reabilitação de jovens.

Você no Controle: projeto de auto defesa para o cidadão.

Médico e Você: projeto de saúde familiar.

Tecno Carb: projeto de inserção tecnológica.

Forma Carb: projeto de combate ao analfabetismo.

Solidarb: projeto de solidariedade para amparo de menores.

Viva e Recicle: projeto de reciclagem.

Viva em Natura: projeto de combate ao desmatamento.

Viva Seguro: projeto de segurança pública.

Canal Aberto: projeto que colocará um programa de rádio diariamente no ar.

PMOLISARB


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Identificação

ContribuAção: projeto para dar a oportunidade da população atuar no governo.

Linha Direta: projeto para a população enviar sugestões e dúvidas.

Passos Largos: projeto para ensinar os jovens lições de cidadania.

Conciliador: projeto que prevê justiça gratuita para a população.

Movimento: projeto que ensina a população a gerar uma economia sustentável.

Diversarb: projeto que promove a diversidade cultural.

Mundi: projeto que prevê colocar Lisarb nos fóruns mundiais de cidadania.

Amando: projeto para promover a paz e respeito ao outro.

Lisarb Limpa: projeto que irá analisar todo o histórico político dos futuros candidatos.

Aqui NÃO: projeto que promove educação política para crianças e jovens.

PMOLISARB


4M Office

Categorização

Os projetos listados foram categorizados com o intuito de cumprir os 9 objetivos

estratégicos do planejamento de Lisarb.

PMOLISARB


4M Office

Categorização



PMOLISARB


4M Office

Categorização



PMOLISARB


4M Office

Categorização



PMOLISARB


4M Office

Categorização



PMOLISARB


4M Office

Categorização



PMOLISARB

Desta forma 9 projetos sociais foram criados:


4M Office

Categorização PMOLISARB


estratégicos do planejamento de Lisarb. Desta forma 9 projetos sociais foram criados:


4M Office





4M Office





4M Office





4M Office


PROJETOS

CA

TEG

OR

IAS

-P

RO

GR

AM

AS

Como FazerPassos Largos

Conciliador

Canal AbertoContribu Ação

Linha Direta

EducArb

Tecno Carb

Forma Carb

Solidarb

Sustento Movimento

Você

Liberte-se

Você no controle

Médico e você

Diverso Diversarb

GloboMundi

Amando

Nas UrnasLisarb limpa

Aqui NÃO

Viva Bem

Viva e recicle

Viva em natura

Viva seguro

Desta forma

9projetos sociais

foram criados e

categorizados.


4M Office

Avaliação

Os critérios abaixo foram definidos com o objetivo de avaliar a relevância de cada

projeto proposto:

Impactos e Riscos – grau de impacto e risco no caso da não concretização.

Tempo de Implementação – critério para avaliar o tempo de reação após decisão de

implementação.

Aderência – critério que avalia a porcentagem da população diretamente impactada.

Custo – critério para avaliar o custo do projeto.

Recursos – critério para avaliar o número de recursos a ser disponibilizado.

Urgência – grau de urgência de implementação.

PMOLISARB


4M Office

Avaliação PMOLISARB

Impactos e Riscos

Baixo Impacto Alto Impacto

1 2 3 4 5

Passos Largos 2

Conciliador 3

Contribu Ação 4

Linha Direta 2

Tecno Carb 4

Forma Carb 5

Solidarb 5

Movimento 3

Liberte-se 4

Você no controle 2

Médico e você 5

Diversarb 1

Mundi 4

Amando 3

Lisarb limpa 4

Aqui NÃO 2

Viva e recicle 3

Viva em natura 3

Viva seguro 5

Notas atribuídas aos projetos por

critérios


4M Office



critérios

Tempo de Implementação

Lento Rápido

1 2 3 4 5

Passos Largos 2

Conciliador 3

Contribu Ação 1

Linha Direta 4

Tecno Carb 2

Forma Carb 3

Solidarb 3

Movimento 2

Liberte-se 2

Você no controle 4

Médico e você 3

Diversarb 3

Mundi 1

Amando 2

Lisarb limpa 5

Aqui NÃO 3

Viva e recicle 4

Viva em natura 4

Viva seguro 3


4M Office


Aderência

Baixo Impacto Alto Impacto

1 2 3 4 5

Passos Largos 4

Conciliador 3

Contribu Ação 2

Linha Direta 5

Tecno Carb 1

Forma Carb 3

Solidarb 2

Movimento 4

Liberte-se 2

Você no controle 3

Médico e você 5

Diversarb 1

Mundi 5

Amando 4

Lisarb limpa 5

Aqui NÃO 3

Viva e recicle 2

Viva em natura 2

Viva seguro 5


critérios


4M Office


Custo

Alto Custo Baixo Custo

1 2 3 4 5

Passos Largos 2

Conciliador 2

Contribu Ação 2

Linha Direta 4

Tecno Carb 1

Forma Carb 3

Solidarb 3

Movimento 4

Liberte-se 2

Você no controle 5

Médico e você 1

Diversarb 5

Mundi 3

Amando 5

Lisarb limpa 4

Aqui NÃO 2

Viva e recicle 2

Viva em natura 4

Viva seguro 1


critérios


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Recursos

Muitos Recusos Poucos Recursos

1 2 3 4 5

Passos Largos 1

Conciliador 2

Contribu Ação 4

Linha Direta 3

Tecno Carb 3

Forma Carb 1

Solidarb 2

Movimento 5

Liberte-se 2

Você no controle 4

Médico e você 1

Diversarb 5

Mundi 5

Amando 4

Lisarb limpa 4

Aqui NÃO 2

Viva e recicle 3

Viva em natura 3

Viva seguro 1


critérios


4M Office


Urgência

Baixa Alta

1 2 3 4 5

Passos Largos 3

Conciliador 3

Contribu Ação 1

Linha Direta 4

Tecno Carb 3

Forma Carb 5

Solidarb 4

Movimento 2

Liberte-se 4

Você no controle 3

Médico e você 5

Diversarb 1

Mundi 2

Amando 2

Lisarb limpa 3

Aqui NÃO 3

Viva e recicle 2

Viva em natura 2

Viva seguro 5


critérios


4M Office



critérios Impactos e RiscosTempo de

ImplementaçãoAderência Custo Recursos Urgência

Passos Largos 2 2 4 2 1 3 14

Conciliador 3 2 3 2 2 3 15

Contribu Ação 4 1 2 2 4 1 14

Linha Direta 2 4 5 4 3 4 22

Tecno Carb 4 2 1 1 3 3 14

Forma Carb 5 3 3 3 1 5 20

Solidarb 5 3 2 3 2 4 19

Movimento 3 2 4 4 5 2 20

Liberte-se 4 2 2 2 2 4 16

Você no controle 2 4 3 5 4 3 21

Médico e você 5 3 5 1 1 5 20

Diversarb 1 3 1 5 5 1 16

Mundi 4 1 5 3 5 2 20

Amando 3 2 4 5 4 2 20

Lisarb limpa 4 5 5 4 4 3 25

Aqui NÃO 2 3 3 2 2 3 15

Viva e recicle 3 4 2 2 3 2 16

Viva em natura 3 4 2 4 3 2 18

Viva seguro 5 3 5 1 1 5 20


4M Office

Seleção PMOLISARB

Projetos

SelecionadosImpactos e

RiscosTempo de

ImplementaçãoAderência Custo Recursos Urgência





Tecno Carb 4 2 1 1 3 3 14

Forma Carb 5 3 3 3 1 5 20

Solidarb 5 3 2 3 2 4 19

Movimento 3 2 4 4 5 2 20

Liberte-se 4 2 2 2 2 4 16


Médico e você 5 3 5 1 1 5 20

Diversarb 1 3 1 5 5 1 16

Mundi 4 1 5 3 5 2 20

Amando 3 2 4 5 4 2 20


Aqui NÃO 2 3 3 2 2 3 15



Viva seguro 5 3 5 1 1 5 20


4M Office

Priorização PMOLISARB

Projetos

Priorizados

Impactos e Riscos


Aderência Custo Recursos Urgência




Forma Carb 5 3 3 3 1 5 20

Movimento 3 2 4 4 5 2 20

Médico e você 5 3 5 1 1 5 20

Mundi 4 1 5 3 5 2 20

Amando 3 2 4 5 4 2 20

Viva seguro 5 3 5 1 1 5 20

Primeira prioridade

Última prioridade


4M Office

Balanceamento PMOLISARB

PROGRAMASComo fazerCanal Aberto

EducArbSustento VocêDiversoGloboNas UrnasViva Bem

TEM

PO

DE

IMP

LEM

ENTA

ÇÃ

O

Custo – Tamanho da BolhaUrgência – Espessura

Amando

LisarbLimpa

Linha Direta

Você no controle

Médico E Você

Mundi

Viva Seguro

ForbaCarb

Movimento


4M Office

Balanceamento PMOLISARB



TEM

PO

DE

IMP

LEM

ENTA

ÇÃ

O


Amando

LisarbLimpa

Linha Direta

Você no controle

Médico E Você

Mundi

Viva Seguro

ForbaCarb

Movimento Neste gráfico nota-se desbalanceameto, pois não há projetos selecionados para os programas “Como Fazer” e “Diverso”.


4M Office

Revisão PMOLISARB

Impactos e Riscos


Aderência Custo Recursos Urgência





Tecno Carb 4 2 1 1 3 3 14

Forma Carb 5 3 3 3 1 5 20

Solidarb 5 3 2 3 2 4 19

Movimento 3 2 4 4 5 2 20

Liberte-se 4 2 2 2 2 4 16


Médico e você 5 3 5 1 1 5 20

Diversarb 1 3 1 5 5 1 16

Mundi 4 1 5 3 5 2 20

Amando 3 2 4 5 4 2 20


Aqui NÃO 2 3 3 2 2 3 15



Viva seguro 5 3 5 1 1 5 20

Desta forma os projetos Diversasrb e Conciliador serão incluídos.


4M Office

Balanceamento

Final

PMOLISARB



TEM

PO

DE

IMP

LEM

ENTA

ÇÃ

O


LisarbLimpa

Linha Direta

Você no controle

Médico E Você

Mundi

Viva Seguro

ForbaCarb

Movimento

Diversarb

Amando Conciliador


4M Office

Benefícios da Implantação

PMO

Maior alinhamento dos projetos com o planejamaneto estratégico de Lisarb .

Melhor produtividade da equipe.

Uso racional de recursos, cumprimento de custos e prazos.

Uniformidade dos processos.

Ampliar conhecimento em gerenciamento de projetos.

Poder melhor avaliar os riscos, minimizando a ação dos mesmos.

Melhoria na qualidade de entrega.

PMOLISARB


4M Office

Foco de Implementação

Benefits Tracking

A 4M não estará satisfeita se o projeto for apenas bem dirigido, dentro do tempo e

custo previsto. A 4M Office acredita que o grande sucesso desta implementação será

notado quando os benefícios forem refletidos no governo e na população de Lisarb.

Neste modelo de implementação sugerido o plano será montado tendo como ponto de

partida os objetivos estratégicos de Lisarb.

PMOLISARB


4M Office

Função Adotada

Integração com o Negócio

A 4M Office acredita que o Gerenciamento de Portfólio em Lisarb é o primeiro desafio

que deve ser trabalhado. A Integração com a máquina pública será um grande desafio

a ser trabalhado não só durante o mandato atual como nos anos sequentes de

governos distintos.

PMOLISARB


4M Office

Modelo Adotada

Torre de Controle

O modelo torre de controle permitirá estabelecer padrões no gerenciamento de

projetos, orientar como seguir estes padrões e reforçar a utilização dos mesmos

provendo sempre melhorias continuas. Este modelo é adequado para empresas com

pouca compreensão ou visão equivocada sobre gerenciamento de projetos.

PMOLISARB


4M Office

Nível hierárquico Adotado

PMO Nível 3

O nível mais estratégico visa a organização como um todo. No planejamento sugerido

diversas frentes do poder público serão impactadas e desta forma é possível controlar

processos, recursos, projetos e programas individuais. O PMO nível 3 monitora e

controla o desempenho do projeto/programa, sob o ponto de vista de prazo, custo,

qualidade e satisfação do cliente, provendo relatórios de acompanhamento e tomando

proativamente ações preventivas e corretivas junto ao gerente do projeto/programa e

alta gerência.

PMOLISARB


4M Office

Profissionais Envolvidos

Na implementação do PMO Lisarb teremos 11-20 profissionais dedicados full-time .

1 Direção Executiva

11 Gerentes de Projetos (para cada projeto implementado)

2 Especialistas em documentação pública

5 Suportes administrativos

PMOLISARB


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Etapas da Implementação PMOLISARB

RollOut

Piloto

Diagnóstico

Identificação Sponsor

Obtenção deRecursos humanos

E Financeiros

Infra &Pessoal

PreparaçãoComunicação

Plano & orçamento


4M Office

Métricas de Sucesso PMOLISARB

Indicadores de Resultados

Projeto / Escopo / Custo / SLA

Indicadores de Pessoas

Satisfação funcionários / HH trabalhadas / Satisfação população

Popularidade do Governo


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PMOLISARB

4MOOffice



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