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SEMINÁRIO DE TREINAMENTO DE PRESIDENTES ELEITOS Guia para Líderes

Esta é a edição de 2009 do Guia para Líderes do Seminário de Treinamento

de Presidentes Eleitos (243-PT) para ser usada nos seminários de 2009-10,

2010-11 e 2011-12. As informações aqui contidas são baseadas nos

Estatutos Prescritos para o Rotary Club, no Regimento Interno

Recomendado para o Rotary Club, nos Estatutos do Rotary Internacional, no

Regimento Interno do RI e no Código Normativo do Rotary, os quais devem

ser consultados se necessitar de informações mais detalhadas. Mudanças a

estes documentos aprovadas pelo Conselho de Legislação, Conselho Diretor

do RI ou Fundação Rotária, terão precedência sobre as políticas

mencionadas nesta publicação.

Este guia foi elaborado pela Divisão de Capacitação de Líderes do Rotary

International. Dúvidas ou comentários devem ser enviados a:

Leadership Education and Training Division

Rotary International

One Rotary Center

1560 Sherman Avenue

Evanston, IL 60201-3698 EUA

E-mail: leadership.training@rotary.org

Tel.: +1 847-866-3000

Fax: +1 847-866-9446

Conteúdo

Planejamento e Organização

Objetivos do PETS

Programação

Logística

PETS multidistrital

Preparação dos líderes de treinamento

Como utilizar este guia

Como utilizar o roteiro das sessões

Exemplo de página de sessão

Avaliação

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Sessões

Sessão plenária de abertura

Sessão 1: Atribuições e Responsabilidades

Sessão 2: Trabalho com os líderes do clube e distrito

Sessão 3: Administração do clube

Sessão 4: Desenvolvimento do Quadro Associativo

Sessão 5: Projetos de Prestação de Serviços

Sessão 6: Fundação Rotária

Sessão 7: Imagem pública

Sessão 8: Definição de metas

Sessão plenária de encerramento

A seção Planejamento e Organização desse guia é destinada à Comissão

Distrital de Capacitação. e inclui informações logísticas e roteiros para

utilização do guia. Este guia contém roteiros de sessões que devem ser

distribuídos aos respectivos líderes de treinamento.

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Planejamento e Organização

Este guia fornece as informações necessárias para realização de um

Seminário de Treinamento de Presidentes Eleitos (PETS) de acordo com as

diretrizes do Conselho Diretor do RI. Governadores eleitos e a Comissão

Distrital de Capacitação devem adaptar o conteúdo de forma a atender às

necessidades dos participantes, inserindo exemplos locais, reformulando as

perguntas e os pontos-chave e modificando a programação.

Este guia é produzido em nove idiomas e enviado a todos os distritos

rotários e, além da versão impressa, encontra-se disponível também em CD-

ROM. Os slides incluídos no CD podem ser adaptados às necessidades de

cada distrito e apresentados em projetor multimídia ou impressos para uso

em retroprojetor.

Para mais informações sobre o treinamento e a logística do evento, consulte

o Manual de Capacitação Distrital (246-PT).

Objetivos do PETS

O seminário tem como objetivo:

Preparar presidentes entrantes de clube para o ano de seus mandatos.

Oferecer a governadores eleitos e governadores assistentes entrantes a

oportunidade de motivar e estabelecer elos com os presidentes

entrantes.

Todo presidente eleito é responsável por participar do PETS, a menos que

isento pelo governador eleito. Neste caso, um representante do clube deverá

ser nomeado para comparecer ao evento.

Programação

Este exemplo foi elaborado com base em uma programação de um dia e

meio e engloba os tópicos recomendados pelo RI. podendo ser modificado

de acordo com as características de cada região.

1º DIA

Início Fim Sugestão de duração Atividade Tópicos da sessão

60 min Inscrição e refeição

30 min Sessão plenária de Lema do RI

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abertura:

Discurso de abertura Metas do distrito

Plano de Liderança de

Clube

Avenidas de Serviços

Logística

5 min Transferência para as salas

de discussão

60 min Sessão 1:

Atribuições e

responsabilidades

Responsabilidades

Plano de Liderança de

Clube

15 min Intervalo

60 min Sessão 2:

Trabalho com os líderes do

clube e distrito

Trabalho com o clube

Apoio aos distritos

60 min Refeição

60 min Sessão 3:

Administração do clube Estatutos e Regimento

Interno do Rotary Club

Administração do clube

Eventos

15 min Intervalo

60 min Sessão 4:

Desenvolvimento do

quadro associativo

Desenvolvimento do

Quadro Associativo

Recrutamento de

associados

Retenção de associados

Nível de escolaridade

60 min Sessão 5:

Projetos Humanitários Projetos bem-sucedidos

de prestação de serviços

Equilíbrio nas

atividades de prestação

de serviços do clube

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2º DIA

Início Fim Sugestão de duração Atividade Tópicos da sessão

60 min Refeição

60 min Sessão 6:

Fundação Rotária Programas da Fundação

Rotária

Apoio à Fundação

Rotária

Plano Visão de Futuro

da Fundação Rotária

60 min Sessão 7:

Comissão Distrital de

Imagem Pública

Imagem pública do

clube

Estudo de caso:

Imagem pública

15 min Intervalo

60 min Sessão 8:

Estabelecimento de metas Planejamento

estratégico

Metas anuais

45 min Sessão plenária de

encerramento:

Observações finais

Resumo do que foi

aprendido e ações

futuras

Reconhecimentos

Perguntas e respostas

Avaliação

Ao desenvolver o treinamento:

Desperte o interesse pelos tópicos citando exemplos específicos do

clube ou distrito.

Utilize técnicas de treinamento apropriadas à cultural local.

Aumente o interesse pela programação usando formatos variados,

inclusive painéis de discussão, apresentações audiovisuais e atividades

em grupos.

Para obter mais sugestões e orientação sobre a programação do PETS, entre

em contato com o líder de treinamento de sua área, cujos dados podem ser

encontrados no Official Directory.

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Logística

A participação no PETS é obrigatória para todos os presidentes eleitos. O

PETS é um evento anual de um dia e meio de duração realizado de

preferência em março, após a Assembleia Internacional e o Seminário de

Treinamento da Equipe Distrital. O encontro deve contar com a colaboração

dos seguintes membros da equipe distrital:

Governador eleito, ao qual cabe a responsabilidade geral pelo

seminário.

Governador de distrito, que assessora o governador eleito quanto ao

seminário.

Membros da Comissão Distrital de Capacitação, que planejam e

conduzem o seminário sob a supervisão do governador eleito.

Governadores assistentes, que auxiliam o governador eleito no

entrosamento de equipes e definição de metas durante o seminário.

Membros da Comissão Distrital da Fundação Rotária, que oferecem

assessoria quanto aos tópicos relativos à Fundação.

Líderes de treinamento, que facilitam as discussões entre os

participantes.

Materiais

Antes do PETS, os governadores eleitos devem enviar aos presidentes

eleitos o Kit para Dirigente de Clube (225-PT). O Manual do Presidente de

Clube (222-PT) é parte fundamental do seminário e deve ser lido por todos

os presidentes eleitos antes do treinamento. Como cada capítulo do manual

corresponde a uma sessão do Guia para Líderes do Seminário de

Treinamento de Presidentes Eleitos, e em alguns casos inclui folhas-tarefa

para ser usadas durante as sessões, é imprescindível que os participantes

tenham os dois em mãos durante o PETS. Faça cópias adicionais das folhas-

tarefa para distribuir aos presidentes eleitos que não trouxerem seus manuais

ao seminário.

Divulgação

Embora a participação dos presidentes eleitos seja obrigatória, é

fundamental salientar a importância e o valor do seminário. O governador

deve incluir materiais promocionais e informativos sobre o PETS no site do

distrito e em sua carta mensal e contar com uma pessoa de contato que possa

atender àqueles que solicitem detalhes adicionais. Governadores assistentes

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e outros encarregados de auxiliar o governador de distrito na promoção do

seminário devem:

Enviar, com pelo menos dois meses de antecedência, carta-convite e

materiais de inscrição aos presidentes eleitos.

Entrar em contato com os presidentes eleitos por de telefone ou e-

mail.

Espaço para exibição

Considere reservar uma área no local do treinamento para dispor materiais

informativos sobre os seguintes assuntos:

Convenção do RI

Projetos de clube

Comissões distritais devem:

Fundação Rotária

Fornecedores licenciados do RI

PETS multidistrital

Alguns distritos concluíram que esforços combinados resultam em PETS

mais eficazes. Os PETS multidistritais, os quais operam de forma

independente, oferecem aos presidentes eleitos a oportunidade de interagir

com rotarianos além do âmbito dos respectivos distritos e trocar ideias com

outros presidentes eleitos de clubes do mesmo tamanho.

Realização de um PETS multidistrital

Distritos interessados em mudar de PETS distrital para um multidistrital são

incentivados a participar, sem ônus ao RI, de um ou mais eventos desse tipo

conduzidos por outros distritos. Por exemplo, um distrito pode realizar seu

PETS na mesma localidade de um PETS multidistrital para que os

organizadores e participantes do primeiro tenham oportunidade de observar

um seminário multidistrital, interagir com os participantes durante as

refeições e ouvir os pronunciamentos dos oradores de destaque.

A mudança para formato de PETS multidistrital deve ter a aprovação de dois

terços dos clubes do distrito. Além disso, cabe aos governadores dos

respectivos distritos obter conjuntamente a autorização do secretário geral do

RI. Os PETS multidistritais devem contar com procedimentos operacionais e

formar uma Comissão Organizadora. Para mais informações sobre como

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mudar de PETS distrital a multidistrital, contate o representante de suporte a

clubes e distritos de sua região.

PETS multidistritais atuais

Governadores eleitos de distritos que organizam PETS multidistrital devem:

Desenvolver e aprovar a programação final do evento.

Assegurar que haja normas e procedimentos para administrar os

fundos arrecadados ao evento.

Preparar demonstrativo financeiro do evento.

Selecionar uma pessoa encarregada de desenvolver e conduzir o

treinamento.

Selecionar líderes de treinamento e oradores para as sessões plenárias.

A Comissão Distrital de Capacitação, ou pessoa designada ou aprovada pelo

governador eleito, é responsável pelo planejamento e condução do

treinamento.

Pelo menos três horas da programação do PETS multidistrital devem ser

alocadas para reuniões distritais com os governadores eleitos, presidentes

eleitos de clube e governadores assistentes.

Verifique com o respectivo representante de suporte a clubes e distritos se o

PETS multidistrital está de acordo com as normas do RI.

Como este guia pode ser utilizado nos PETS multidistritais

Esta publicação pode ser utilizada como guia para as discussões facilitadas.

Os tópicos recomendados pelo Conselho Diretor com relação ao PETS

podem ser divididos em dois grupos: aqueles que serão melhor abordados

por um único distrito e aqueles voltados a grupos de discussão

multidistritais. O governador eleito pode solicitar que a Comissão Distrital

de Capacitação se baseie nas sessões deste guia, inclusive os slides, para

programar as reuniões multidistritais. Devido à recente participação dos

governadores eleitos na Assembleia Internacional e às diferenças entre as

necessidades e metas dos distritos, os tópicos a seguir podem ser mais

apropriados para eventos de um só distrito:

Sessão plenária de abertura, incluindo o lema do RI

Trabalho com os líderes do clube e distrito (sessão 2)

Fundação Rotária (sessão 6)

Definição de metas (sessão 8)

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Preparação dos líderes de treinamento

Os líderes de treinamento selecionados para facilitar as discussões

apresentam diferentes graus de experiência e prepará-los para esta função

garante a padronização das informações que transmitirão aos participantes.

A Comissão Distrital de Capacitação deve planejar e conduzir esse

treinamento pelo menos duas semanas antes do PETS, se possível, dando

destaque a técnicas para facilitação de grupos de discussão e permitindo que

os líderes de treinamento pratiquem como conduzir uma das sessões. Mais

informações sobre como treinar líderes de treinamento encontram-se no

capítulo 3 do Manual do Instrutor Distrital (246-PT).

Os instrutores distritais devem entregar os seguintes materiais aos líderes de

treinamento:

Como utilizar o roteiro das sessões

Guias para as sessões que eles facilitarão

Slides e materiais informativos das sessões que facilitarão

Cópia da programação do seminário

Flipchart e marcadores

Como utilizar este guia

Os líderes de treinamento são incentivados a adaptar as sessões conforme

seus próprios conhecimentos e experiências de modo a oferecer uma

programação relevante aos clubes do distrito. A versão eletrônica deste guia

está disponível para ajudar na adaptação do conteúdo. Antes de usar os

slides, inclua o número de seu distrito e faça as modificações que considerar

apropriadas. Poderá ainda adicionar fotografias ilustrativas de atividades e

projetos distritais.

Roteiros para sessões plenárias

Os roteiros das sessões plenárias de abertura e de encerramento oferecem ao

governador eleito sugestões de tópicos para discursos e apresentações

audiovisuais. Tais roteiros devem ser adaptados conforme as características

dos clubes do distrito.

Roteiros para discussões facilitadas

Esta técnica motiva os presentes a compartilhar conhecimentos e

experiências e a aprender com seus colegas. Os líderes de treinamento

devem ser flexíveis e garantir o ritmo das discussões, certificando-se de que

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o tópico seja devidamente abordado. Para mais informações sobre o assunto,

consulte o Manual de Capacitação Distrital.

Antes do PETS, presidentes eleitos devem ler o Manual do Presidente de

Clube (222-PT) e elaborar um esboço das metas dos respectivos clubes

utilizando as Diretrizes para Aumentar a Eficácia dos Rotary Clubs, de

modo que estejam preparados para as discussões.

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Como utilizar o roteiro das sessões

As sessões são padronizadas e contêm os seguintes itens:

Questões para discussão

Exemplos de perguntas que os líderes de treinamento podem formular aos

participantes com o intuito de incentivar debates sobre determinado

conceito.

Algumas perguntas foram incluídas no Manual do Presidente do Clube para

que os participantes possam preparar-se antes de comparecer ao seminário.

As questões para discussão podem ser baixadas do site www.rotary.org

digitando “questões para discussão” na caixa de busca ou acessando

http://www.rotary.org/RIdocuments/pt_pdf/222_questions_po.pdf.

Possíveis respostas

São exemplos de respostas que podem ser dadas pelos participantes a

determinada questão. Os líderes de treinamento podem usá-las para

estimular o debate se o grupo estiver tendo dificuldades em encontrar

respostas para a pergunta. Nem todas as respostas precisam ser apresentadas

à plateia.

Pontos-chave

Os pontos-chave ajudam os líderes de treinamento a enfatizar conceitos

importantes, para o grupo, devendo ser explicados por eles com suas

próprias palavras.

Lembretes ao instrutor

Contêm informações, sugestões e instruções para ajudar os líderes de

treinamento a facilitar as discussões.

Avisos para projetar slides

Indicam quando um slide deve ser projetado de forma a dar início a uma

sessão ou listar pontos-chave. Os slides estão disponíveis em CD-ROM e

para download no site www.rotary.org/pt.

Avisos sobre folhas-tarefa

Indicam aos líderes de treinamento quando fazer referência às folhas-tarefa

apresentadas no e no manual do participante.

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Atividades interativas

Os líderes de treinamento podem decidir incorporar atividades interativas

com o propósito de manter o interesse do grupo na sessão. Esta técnica

permite que os participantes expressem suas ideias e vejam como aplicar na

prática o que aprenderam. O equilíbrio entre discussões facilitadas e

interação ajudará a maximizar a retenção do que está sendo apresentado.

Exemplos de atividades:

Os participantes falam sobre si próprios e a respeito de um tópico pré-

determinado, para que possam se conhecer e ao mesmo tempo iniciar

discussões sobre o assunto programado para a sessão. Esta técnica

promove a participação e propicia um ambiente de aprendizado mais

informal.

Cada participante analisa independentemente determinada questão, a

discute com um parceiro e depois, se houver tempo, apresenta suas

ideias ao grupo inteiro. Esta técnica garante que todos os participantes

tenham a oportunidade de expor suas opiniões.

Em uma lista de tópicos escritos no flipchart, os participantes

assinalam uma ou duas opções de sua preferência. Esta atividade

permite identificar rapidamente as principais necessidades e

preocupações dos participantes.

Os participantes são divididos em grupos menores para possibilitar

melhor diálogo e interação durante a sessão. A formação dos grupos

pode ser aleatória ou ter base em interesses comuns, como hobbies,

devendo cada um ser composto por três a cinco pessoas.

Os participantes atuam em papéis específicos para demonstrar

determinada ideia ou situação. Este método funciona melhor com

pequenos grupos, nos quais as pessoas não se sentem tão inibidas.

No final da sessão, os participantes escolhem um dos itens que

aprenderam e definem que ação irão tomar com base nos

conhecimentos adquiridos. Esta atividade faz com que as pessoas

reflitam sobre o que foi aprendido e sobre o que irão fazer para

colocar as ideias em prática.

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Avaliação

A avaliação é um aspecto essencial de qualquer programa de treinamento,

pois identifica o grau de satisfação dos participantes e instrutores e serve de

base para futuro aprimoramento.

O Conselho Diretor do RI recomenda que todos os presidentes eleitos

preencham uma avaliação do PETS imediatamente após o seminário,

Portanto, certifique-se de alocar tempo suficiente para essa atividade. Adapte

o formulário de avaliação conforme necessário ao seu PETS.

Os líderes de treinamento devem avaliar o conteúdo e a logística do

treinamento e a eficácia deste na preparação dos presidentes eleitos. O

modelo do formulário de avaliação deve ser usado pelos líderes de

treinamento, podendo ser adaptado conforme necessário.

O governador eleito, em colaboração com a Comissão Distrital de

Capacitação, deve desenvolver, distribuir, coletar e analisar as avaliações.

Os resultados devem ser levados ao conhecimento do governador de distrito

e do governador indicado e podem ser usados para aprimorar o seminário do

ano seguinte.

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Exemplo de avaliação do PETS

Agradecemos o preenchimento deste formulário. Sua opinião é vital à

avaliação do sucesso dos métodos de treinamento empregados e contribuirá

ao aprimoramento dos próximos seminários.

Avalie seu conhecimento sobre os tópicos recomendados pelo Conselho

Diretor do RI utilizando o critério abaixo:

TÓPICO CONHECIMENTO ANTES DO PETS

CONHECIMENTO DEPOIS DO PETS

Nenhum Algum Bastante Nenhum Algum Bastante

Lema do Rotary

Atribuições e

responsabilidades

Trabalho com os

líderes do clube e

distrito

Administração do

clube

Desenvolvimento do

quadro associativo

Projetos

Humanitários

Fundação Rotária

Comissão Distrital

de Imagem Pública

Estabelecimento de

metas

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Apresentação da programação

Forneça sua opinião com relação aos seguintes itens:

Concordo

Concordo até certo ponto

Discordo até certo ponto Discordo

Não se aplica

Os discursos nas sessões plenárias

foram inspiradores.

Os líderes de treinamento foram

eficazes na facilitação dos grupos de

discussão.

Um número adequado de técnicas de

treinamento foi usado durante o

seminário.

Os slides contribuíram ao

aprendizado.

O Manual do Presidente de Clube

(222-PT) foi um recurso útil.

Os tópicos dos grupos de discussão

foram relevantes para mim como

líder.

Estou preparado para exercer meu

mandato como líder de clube.

O grupo apresentou ideias práticas

que eu gostaria de utilizar em meu

clube.

A Menção Presidencial do RI foi

explicada claramente.

O Plano de Liderança de Clube foi

explicado claramente.

As ideias e estratégias resultantes da

sessão sobre desenvolvimento do

quadro associativo serão valiosas a

meu clube.

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Compreendo a minha

responsabilidade de aumentar o apoio

do clube à Fundação Rotária.

Compreendo a minha função de

ajudar meu clube a desenvolver

projetos eficazes de prestação de

serviços.

Estou ciente dos diversos programas

que posso utilizar para homenagear

os rotarianos do meu clube.

Sei como encontrar os recursos

necessários para fazer com que meu

clube seja eficaz.

No espaço abaixo, ofereça sugestões para aprimoramento dos tópicos a ser

discutidos em futuros seminários.

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Logística

Forneça sua opinião com relação aos seguintes itens:

Concordo

Concordo até certo ponto

Discordo até certo ponto Discordo

Não se aplica

Recebi a notificação sobre o

seminário com a devida

antecedência.

Recebi as informações necessárias no

kit de inscrição.

A data do seminário foi conveniente.

O local do seminário foi conveniente.

Comentários e sugestões adicionais:

Eu gostaria de obter mais informações sobre:

Nome (opcional):

18

Muito obrigado por sua colaboração!

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Avaliação pelo líder de treinamento do PETS

Seus comentários sobre o treinamento que conduziu, bem como a respeito da

programação e dos materiais do seminário, são inestimáveis e ajudarão a

aprimorar o evento para o próximo ano. Agradecemos pela sua participação.

Que sessões você apresentou? (Assinale todas que se aplicam)

Atribuições e responsabilidades

Trabalho com os líderes do clube e distrito

Administração do clube

Desenvolvimento do quadro associativo

Projetos Humanitários

Fundação Rotária

Comissão Distrital de Imagem Pública

Estabelecimento de metas

Sessões

Forneça sua opinião com relação aos seguintes itens:

Concordo

Concordo até certo ponto

Discordo até certo ponto Discordo

Não se aplica

O Guia para Líderes do Seminário de

Treinamento de Presidentes Eleitos

foi fácil de usar.

O Manual do Presidente de Clube foi

fácil de usar.

O tempo dedicado a cada sessão foi

suficiente.

A duração do evento foi adequada.

Nas sessões em que fui o facilitador,

os participantes estavam bem

preparados para discutir os tópicos.

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Os roteiros das sessões foram

eficazes nos grupos de discussão.

Os participantes das sessões em que

fui facilitador entenderam os

materiais apresentados.

Os participantes fizeram perguntas

sobre assuntos que não foram

abordados nos roteiros das sessões.

O aspecto e formato dos materiais de

treinamento incentivaram a

participação.

Os slides contribuíram ao

aprendizado.

Os materiais informativos facilitaram

o aprendizado.

Logística

Forneça sua opinião com relação aos seguintes itens:

Concordo

Concordo

até certo

ponto

Discordo

até certo

ponto Discordo

Não se

aplica

O tamanho das salas dos grupos de

discussão foi adequado.

A data do seminário foi conveniente.

O local do seminário foi conveniente.

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Relacione os tópicos que deveriam ter sido incluídos no seminário.

Como o seminário pode ser melhorado?

Comentários adicionais:

Muito obrigado por sua colaboração!