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MANUAL DE USUARIO

MÓDULO DE PATRIMONIO

Sistema Integrado de Gestión

Administrativa

SIGA

Elaborado el 24 de Enero del 2011 por la Oficina General de Informática y Estadística Derechos reservados

Copyright® Ministerio de Economía y Finanzas

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MÓDULO DE PATRIMONIO MANUAL DE USUARIO

Sistema Integrado de Gestión Administrativa – SIGA Página 2 de 148

Versión 5.4.2

NOTA INTRODUCTORIA ________________________________________________________ 4 OBJETIVO ____________________________________________________________________ 4 CAPITULO 1 – ACCESO AL SISTEMA _____________________________________________ 5

1.1 Acceso al Sistema ______________________________________________________ 5 CAPITULO 2 – DESCRIPCION DEL MÒDULO DE PATRIMONIO ______________________ 6

2.1 Barra de Menús _________________________________________________________ 6

2.2 Barra de Herramientas ___________________________________________________ 7 CAPITULO 3 – FUNCIONALIDAD DEL SISTEMA ____________________________________ 8

3.1 Tablas ________________________________________________________________ 8

3.1.1 Patrimonio _________________________________________________________ 8

3.1.1.1 Familia según SBN ______________________________________________________ 8 3.1.1.2 Ítems _________________________________________________________________10 3.1.1.3 Ubicación Física _______________________________________________________11 3.1.1.4 Causales de Baja ______________________________________________________13 3.1.1.5 Tipos de Patrimonio ____________________________________________________14 3.1.1.6 Colores _______________________________________________________________15 3.1.1.7 Parámetros ____________________________________________________________16

3.1.2 Generales _________________________________________________________ 18

3.1.2.1 Sedes _________________________________________________________________18 3.1.2.2 Almacenes ____________________________________________________________19 3.1.2.3 Centro de Costo ________________________________________________________20 3.1.2.4 Personal ______________________________________________________________21

3.1.3 Salir del Sistema ___________________________________________________ 23

CAPITULO 4 - MANTENIMIENTO _______________________________________________ 24

4.1 Mantenimiento ________________________________________________________ 24

4.2 Inventario Inicial _______________________________________________________ 24

4.2.1 Institucional ________________________________________________________ 24 4.2.2 No Institucional _____________________________________________________ 30 4.2.3 Actualización _______________________________________________________ 33

4.3 Inventario Físico _______________________________________________________ 36

4.3.1 Registro ___________________________________________________________ 37 4.3.2 Sobrantes _________________________________________________________ 40 4.3.3 Faltantes __________________________________________________________ 42

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4.4 Movimientos __________________________________________________________ 45

4.4.1 Altas Institucionales _________________________________________________ 45 4.4.2 Altas no Institucionales _______________________________________________ 52 4.4.3 Bajas _____________________________________________________________ 55 4.4.4 Bienes en custodia __________________________________________________ 57

CAPITULO 5 - SEGUIMIENTO Y CONTROL _______________________________________ 59

5.1 Seguimiento y Control __________________________________________________ 59

5.1.1 Asignación _________________________________________________________ 59 5.1.2 Mantenimiento de Activos _____________________________________________ 69 5.1.3 Salidas ____________________________________________________________ 73

CAPITULO 6 - CONSULTAS Y REPORTES _________________________________________ 86

6.1 Consulta y Reportes ____________________________________________________ 86

6.1.1 Órdenes de Compra _________________________________________________ 86 6.1.2 Entrada al Almacén __________________________________________________ 88 6.1.3 Consulta de Bienes Patrimoniales ______________________________________ 91

6.1.3.1 Resumen de Activos por Grupo/Clase/Familia _____________________________92 6.1.3.2 Activos por Grupo/Clase/Familia _________________________________________93 6.1.3.3 Activos por Centro de Costo _____________________________________________94 6.1.3.4 Activos por Empleado ___________________________________________________95

6.1.4 Patrimonio según Plan Contable_______________________________________ 101 6.1.5 Reporte Varios ____________________________________________________ 106 6.1.6 Patrimonio por Centro de Costo _______________________________________ 121 6.1.7 Patrimonio por Empleado ____________________________________________ 125 6.1.8 Relación de Activos – Seguimiento_____________________________________ 128

CAPITULO 7 - PROCESOS ____________________________________________________ 131

7.1 Procesos ____________________________________________________________ 131

7.1.1 Proceso de Cierre Contable __________________________________________ 131 7.1.2 Proceso SBN ______________________________________________________ 134 7.1.3 Proceso de Carga de Inventario Inicial por Año ___________________________ 138

CAPITULO 8 - UTILITARIO ____________________________________________________ 141

8.1 Utilitario _____________________________________________________________ 141

8.1.1 Exportar Información ________________________________________________ 141 8.1.2 Importar Inventario Inicial Institucional __________________________________ 143

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NOTA INTRODUCTORIA

El Control de los Bienes del Estado, debe garantizarse con un Sistema que permita realizar un seguimiento de las operaciones que realicen las instituciones del Sector. Así mismo, contribuir a una mejor administración de los fondos que fueron asignados en el presupuesto Anual. De acuerdo a las necesidades planteadas, con la finalidad de contribuir con el control de los Procesos del Patrimonio, se optó por la creación de un Sistema Integral denominado SIGA-MP, que permita el Registro y Seguimiento de los Bienes de las Instituciones del Estado. Se estableció que, los bienes muebles, inmuebles, intangibles y otros activos son parte importante del Patrimonio de cada Entidad del Estado, que a su vez son controlados por un conjunto de normas que le permiten a cada institución, administrarlos de una manera eficiente y ordenada. El Módulo de Patrimonio (SIGA-MP), viene a ser una herramienta para la gestión del Control Patrimonial, la misma que permite registrar, controlar, revisar y emitir información sobre la administración de los Bienes de Propiedad Estatal, de acuerdo a las disposiciones y normas emitidas por la Superintendencia Nacional de Bienes Estatales.

OBJETIVO

Lograr que la Administración de los Bienes Patrimoniales sea eficaz, eficiente y transparente, en cada una de las etapas del proceso.

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CAPITULO 1 – ACCESO AL SISTEMA El primer Capítulo, detalla el procedimiento para el acceso al Módulo de Patrimonio. Para ello, el Usuario debe tener conocimientos básicos del Sistema Operativo Windows y manejo de computadoras. 1.1 Acceso al Sistema

Para iniciar la ejecución del Sistema, el Usuario debe ubicar en su pantalla, el ícono correspondiente al Módulo Patrimonio .Dando doble clic sobre el mismo, ingresará al Sistema.

El Sistema muestra una ventana de bienvenida al Módulo SIGA-MP, y solicita se registre el Usuario y Clave de Acceso, los cuales deben estar registrados previamente en el Módulo ADMIN.

Nota: La clave de Acceso al Sistema es de uso personal e instransferible. Es resposabilidad del Usuario, la confidencialidad de la misma.

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CAPITULO 2 – DESCRIPCION DEL MÒDULO DE PATRIMONIO El presente Capítulo describe la composición del Módulo de Patrimonio, sus Sub Módulos, Menús y Opciones que se ejecutan para el uso del Sistema.

2.1 Barra de Menús

La Barra de Menús ubicada en la parte superior de la ventana principal del Módulo de Patrimonio incluye un conjunto de Menús utilizados para operar el Módulo. Su descripción y funcionalidad se detallan a continuación:

Nombre Descripción

Tablas Permite el registro de los datos básicos a las tablas principales del Sistema.

Mantenimiento Administra y controla el Registro de los bienes patrimoniales: Inventario

Inicial, Inventario Físico, Altas y Bajas.

Seguimiento y Control Realiza el control de las asignaciones, y las salidas de activos.

Consultas y Reportes Comprende los reportes de consulta y resultados del Módulo de Patrimonio.

Procesos Realiza los Procesos de cierre contable mensual, la carga del inventario

Inicial y transmisión de datos al SIMI.

Utilitario Permite la exportación de datos del Módulo Patrimonio a archivos de formato Excel, así como la importación de datos para el Inventario Inicial.

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2.2 Barra de Herramientas

La Barra de Herramientas contiene los botones de acceso directo a procesos o reportes.

Guarda los datos ingresados.

Actualiza los datos registrados o modificados en la ventana.

Imprime los datos mostrados en la ventana, emite la generación de Reportes.

Salir de la ventana donde se encuentra.

Ampliar/disminuir la escala para visualizar los Reportes.

Exportar el Reporte a otros formatos: Excel, DBF o Texto.

Volver a la primera página.

Retroceder una página.

Avanzar una página.

Adelantar a la última página.

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CAPITULO 3 – FUNCIONALIDAD DEL SISTEMA Este Capítulo, describe la funcionalidad del Sub Módulo Tablas, detallando cada una de las opciones existentes, y su uso.

3.1 Tablas

El Sub Módulo Tablas contiene información relacionada a los activos provenientes del Módulo de Logística, así como los datos que describen cada activo para su registro, identificación y control individual. Asimismo, incluye los parámetros necesarios para la operatividad de las funciones del Sistema y los procesos que realiza.

3.1.1 Patrimonio En el Sub Menú Patrimonio se encuentran las siguientes opciones: Familia según SBN, Ítems, Ubicación Física, Causales de Baja, Tipos de Patrimonio, Colores y Parámetros.

3.1.1.1 Familia según SBN

El ingreso a la opción Familia según SBN es siguiendo la ruta: “Tablas->Patrimonio->Familia según SBN”, como se muestra en la siguiente ventana:

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Versión 5.4.2

Esta opción permite consultar el Catálogo Institucional a nivel Familia de los Bienes. Seleccionando el Grupo y Clase, el Sistema listará la relación de Familias correspondientes, indicando su Descripción, como se muestra en la siguiente ventana:

El Usuario seleccionará los filtros por Grupo y Clase para realizar la

consulta.

El Sistema muestra el Código y Descripción a nivel Familia.

Si el Usuario requiere consultar detalles de alguna Familia, hará clic en la carpeta amarilla , visualizándose la ventana Mantenimiento de Familia.

Contiene los siguientes campos:

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Código: Número compuesto por 8 dígitos que corresponde a la familia del Bien.

Estado: Define la situación del Bien. Se encontrará Activo cuando

puede ser utilizado, caso contrario se mostrará Inactivo. Descripción: Nombre de la Familia del Bien. Tipo: Para los Bienes Patrimoniales siempre estará

seleccionada la opción de Activo Fijo. Flag de SBN: Este campo se muestra con check , para

indicar que la Familia se encuentra catalogada por la SBN. Tipo A. Fijo: Puede ser: Activo Fijo Depreciable o Activo Fijo No

Depreciable. Tipo Patrimonio: Indica el rubro al que corresponde el activo: Bienes

Inmuebles, Bienes muebles, Intangibles, Bienes pecuarios, etc.

Alcance: En este campo se muestran la descripción de la Familia.

3.1.1.2 Ítems El ingreso a la opción Ítems es siguiendo la ruta: “Tablas->Patrimonio->Ítems”, como se muestra en la siguiente ventana:

Esta opción permite consultar o imprimir la relación de Bienes a nivel Ítem.

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Versión 5.4.2

El Usuario seleccionará los filtros por Grupo, Clase y Familia para realizar la consulta del Catálogo de Bienes. Para visualizar el detalle de los ítems, hará clic en la carpeta amarilla , en la cual se encuentra la ventana Mantenimiento de Catálogo de Ítems.

La ventana muestra el detalle del ítem, así como el Clasificador de Gasto por año que le corresponde.

3.1.1.3 Ubicación Física

El ingreso a la opción Ubicación Física es siguiendo la ruta: “Tablas->Patrimonio->Ubicación Física”, como se muestra en la siguiente ventana:

Al ingresar a esta opción el Usuario visualizará la ventana Ubicación Física, donde podrá registrar las ubicaciones físicas de los activos de la Entidad, para tener un control del lugar donde se encuentran y facilitar la realización del Inventario Físico. El Usuario se ubicará en la parte central de la ventana, hará clic al botón derecho del mouse para activar el menú contextual y seleccionará la opción

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Versión 5.4.2

INSERTAR UBICACIÓN FISICA. Seguidamente registrará los datos y grabará.

De la misma manera podrá ELIMINAR un registro que no se encuentre en uso. El Sistema mostrará la siguiente ventana:

Dando Sí, el Sistema eliminará el registro seleccionado.

Si el usuario trata de eliminar una Ubicación Física que se encuentre en uso, el Sistema validará con el siguiente mensaje:

Al dar Aceptar, el Sistema validará los datos enviando el siguiente mensaje:

La siguiente ventana muestra el registro realizado, donde el campo Tipo corresponde a la ubicación principal y el campo Sub Tipo indica la ubicación secundaria donde se encuentra ubicado el activo. Además, cuenta con la Descripción, Estado de la Ubicación Física (Activo/Inactivo), y la fecha de registro.

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3.1.1.4 Causales de Baja

El ingreso a la opción Causales de Baja es siguiendo la ruta: “Tablas->Patrimonio->Causales de Baja”, como se muestra en la siguiente ventana:

El Usuario al ingresar a esta opción visualizará la ventana Causales de Baja, la cual mostrará a modo de consulta, la relación de Causales de Baja establecidas por la SBN.

Asimismo, podrá generar el Reporte respectivo, ejecutando el ícono .

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3.1.1.5 Tipos de Patrimonio El ingreso a la opción Tipos de Patrimonio es siguiendo la ruta: “Tablas->Patrimonio->Tipos de Patrimonio”, como se muestra en la siguiente ventana:

Al ingresar a esta opción el Usuario podrá visualizar la clasificación de los Bienes Patrimoniales de propiedad de la Entidad, tales como: Bienes Inmuebles, Muebles, Bienes Culturales, Bienes en Préstamo y/o en uso, etc.

Además puede visualizar el Sub Tipo de Patrimonio, ubicándose en la línea del registro como se muestra en la siguiente ventana:

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Versión 5.4.2

El Usuario podrá visualizar el detalle de las especificaciones técnicas de cada Tipo de Patrimonio, dando clic a la carpeta amarilla , como se muestra en la siguiente ventana:

Seleccione el ícono Grabar , para imprimir el Reporte.

3.1.1.6 Colores

El ingreso a la opción Colores es siguiendo a la ruta: “Tablas->Patrimonio->Colores”, como se muestra en la siguiente ventana:

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En esta opción se Usuario registrará un ítem en el Catálogo de Colores, de acuerdo con la necesidad de la Entidad, para determinar las características cromáticas de los bienes patrimoniales. Se debe evitar duplicidad por el uso de sinónimos, como por ejemplo: naranja, anaranjado, plomo, gris, etc. La ventana está conformada por dos columnas:

• Código • Descripción

Para registrar un nuevo color, el Usuario activará el menú contextual haciendo clic al botón derecho del mouse y seleccionará la opción Insertar Colores, luego dará clic al botón Grabar . De la misma manera podrá eliminar un color. Sin embargo, si el color ha sido utilizado el Sistema validará con el siguiente mensaje y no podrá eliminarlo:

Dando Aceptar, el Sistema eliminará el registro o retornará a la ventana anterior según el caso.

3.1.1.7 Parámetros El ingreso a la opción Parámetros es siguiendo la ruta: “Tablas->Patrimonio->Parámetros”, como se muestra en la siguiente ventana:

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Esta opción permite al Usuario realizar la configuración de los Parámetros del Módulo, como el inicio del Periodo Contable y el Periodo del Inventario Inicial.

Comprende los siguientes campos:

Año del Sistema, Indica el Año Actual de ejecución. Se registra en el

Módulo de Logística.

Control para regularizar las Altas: - Opción 0 Sin Control en Altas.- Indica que el Sistema permitirá realizar

las altas provenientes del Módulo de Logística como también permitirá registrar las altas en forma manual.

- Opción 1 Con Control en Altas.- el Sistema sólo permitirá realizar las altas provenientes del Módulo de Logística.

Responsable del Control Patrimonial.- Permite registrar el código y

nombre de la persona responsable del área de Control Patrimonial de la Unidad Ejecutora.

Período del Módulo - Inventario Inicial de Patrimonio.- Se registra el mes y año del Inventario

Inicial. - Proceso Contable de Patrimonio.- Se registra el mes y año en que se

encuentra el Periodo Contable. Durante el proceso anual, el Sistema actualiza automáticamente este campo. Esta opción cuenta además con el botón que sirve para realizar el extorno del proceso contable, cuya funcionalidad será explicada en el Sub Módulo Procesos.

Ruta para almacenar archivos generados.- Es la ruta donde se encuentra ubicado el SIMI de la SBN, que debe estar en la misma Unidad Física donde está instalado el ejecutable del Módulo de Patrimonio. Servirá para realizar la migración de datos del Módulo de Patrimonio hacia el SIMI.

Ejecutora que corresponde a la SBN.- Es el número de identificación que tiene la Entidad para la SBN, para realizar la migración al SIMI.

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3.1.2 Generales

En la opción de Tablas Generales se visualizará a modo de consulta, las Sedes, los Almacenes, Centros de Costo y Personal, procedentes del Módulo de Logística (SIGA-ML).

3.1.2.1 Sedes

El ingreso a la opción Sedes es siguiendo la ruta: “Tablas- >Generales->Sedes”, como se muestra en la siguiente ventana:

Esta opción del menú permite consultar las Sedes registradas en el Módulo de Logística.

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La ventana muestra al lado izquierdo el nombre de la Sede y en el derecho los siguientes datos: Código, Dirección, Distrito, País, Departamento, Provincia, Distrito, Teléfonos y Fecha de Registro.

3.1.2.2 Almacenes El ingreso a la opción Almacenes es siguiendo la ruta: “Tablas- >Generales ->Almacenes”, como se muestra en la siguiente ventana:

Al ingresar a esta opción el Usuario puede consultar los distintos Almacenes registrados en el Módulo de Logística.

La ventana muestra el nombre del Almacén al lado izquierdo, y a la derecha los siguientes datos: Tipo, Estado, Almacén Principal, Descripción, Sede, Dirección, Referencia, Responsable, Teléfono, Departamento, País, Provincia, Distrito y Fecha de Registro.

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3.1.2.3 Centro de Costo El ingreso a la opción Centros de Costo es siguiendo la ruta: “Tablas- >Generales->Centro de Costo”, como se muestra en la siguiente ventana:

Esta opción permite consultar los Centros de Costo registrados en el Módulo de Logística. Puede filtrar los datos por: Año, Sede, Estado (Activo, Inactivo) y por Centro de Costo Principal o Dependiente.

El Usuario podrá visualizar los datos generales del Centro de Costo, ingresando a la carpeta amarilla . El Sistema mostrará la siguiente ventana

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3.1.2.4 Personal El ingreso a la opción Personal es siguiendo la ruta: “Tablas- >Generales->Centro de Costo”, como se muestra en la siguiente ventana:

Al ingresar a esta opción el Sistema presenta la ventana Lista del Personal, visualizándose en la cabecera los filtros Documento, identidad, Apellido Paterno y Estado (Activo/Inactivo).

El Usuario podrá visualizar los datos del personal, ingresando a la carpeta amarilla .

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REPORTES Para visualizar los Reportes, el Usuario dará clic en el ícono Imprimir de la ventana principal, mostrándose la ventana Sin título, conteniendo las siguientes opciones:

• Reporte de Año de Asignación por Centro de Costo: Esta opción presenta el reporte Relación del Personal, el mismo que contiene la siguiente información: Código, Nombre, Fecha de Ingreso, Estado Civil, Tipo de Empleado, Ubicación, Grado de Instrucción, Centro de Costo, Sexo y Estado.

• Reporte Personas con Datos Observados: Esta opción presenta el

reporte Relación del Personal con Datos Observados, el mismo que contiene la siguiente información: Código, Nombre, Fecha de Ingreso, Estado Civil, Tipo de Empleado, Ubicación, Grado de Instrucción, Centro de Costo, Sexo y Estado.

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3.1.3 Salir del Sistema

Esta opción permite salir del Sistema, regresando al escritorio del Windows.

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CAPITULO 4 - MANTENIMIENTO Este Capítulo describe cómo registrar el inventario Inicial e Inventario Físico Institucional y No Institucional, así como los procedimientos a seguir para el registro y control de las Altas y Bajas de los Activos.

4.1 Mantenimiento El Sub Módulo Mantenimiento está conformado por las Opciones que permiten el registro inicial de los activos por Sedes y Centros de Costo, que serán asignados a los empleados de la Entidad para su uso. Asimismo, el registro del Inventario Físico, Sobrantes y Faltantes y los Movimientos de Altas Institucionales, Altas no institucionales, Bajas y Bienes en Custodia.

4.2 Inventario Inicial

En el Menú del Inventario Inicial se encuentran las opciones Inventario Institucional, Inventario No Institucional, y Actualización.

A través de esta opción se inicia la operación de registro del Inventario Inicial de los Bienes Patrimoniales Institucionales y No Institucionales.

4.2.1 Institucional

El ingreso a la opción Institucional es siguiendo la ruta: “Mantenimiento- >Inventario Inicial->Institucional”, como se muestra en la siguiente ventana:

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En esta Opción, permite al Usuario registrar todos los bienes correspondientes a activos fijos depreciables y no depreciables, adquiridos para su uso. Ingresando a esta opción el Sistema presenta la ventana Inventario Inicial de Bienes Patrimoniales que contiene las siguientes pestañas: Registro del Inventario Inicial y Activos.

Primero, el Usuario debe consignar los datos indicados en la cabecera de esta ventana: Sede y Centro de Costo. Luego, registrará los datos en los campos que muestra el Sistema al seleccionar la opción del menú contextual, en la pestaña Registro del

Inventario Inicial .

Los datos a registrar son los siguientes:

Nº de Movimiento: Fecha de Movimiento: Fecha en la que se realiza el registro.

Sede: Lugar donde se ubican las instalaciones de la Entidad. Centro de Costo: Áreas en las que está dividida la Entidad.

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Empleado Responsable: Personal responsable de la administración de los Activos.

Tipo de Institución: Por defecto, el Sistema indicará Institucional. Entidad: Organismo del Estado. N° de Resolución: Número de resolución que autoriza el Inventario Inicial. Fecha de la Resolución: Fecha de la Resolución que autoriza el Inventario

Inicial. Observaciones: Comentario o detalle.

Seguidamente, ingresará a la pestaña Activos , para registrar los bienes patrimoniales que correspondan al Centro de Costo seleccionado. Activará el Menú Contextual y seleccionará la opción .

Seguidamente, se mostrará la ventana Datos del Activo Fijo, donde deberá registrar los campos correspondientes. Si el activo registrado pertenece a los activos de Estrategia Sanitaria Nacional de

Inmunizaciones – ESNI, el Sistema mostrará con un check el campo ESNI . En este caso es obligatorio que el Usuario ingrese la Marca y Modelo

correspondientes de acuerdo a la relación que muestre el Sistema .

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De no registrar estos datos, el Sistema mostrará el siguiente mensaje:

Dar Aceptar, luego el Usuario dará clic al ícono Grabar , el Sistema muestra el siguiente mensaje al Usuario:

Al dar Aceptar, simultáneamente en la parte inferior izquierda se activarán los botones y .

1. Ingresando al botón , se mostrará la ventana del mismo nombre, donde se podrá registrar otras especificaciones técnicas del activo y seleccionar el color ingresando al botón ubicado a la derecha, el cual desplegará la relación de colores registradas en las Tablas de Patrimonio.

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Asimismo, esta ventana cuenta con los botones y donde podrá adjuntar archivos de texto y fotografías respectivamente.

PROCEDIMIENTO PARA ADJUNTAR ARCHIVOS:

Para visualizar e insertar estos archivos, debe efectuar el siguiente procedimiento: a) Entrar al conex_siga

Crear ruta donde se va a guardar los archivos de Patrimonio: Ir a la sección: [FILE] Patrimonio = C:\ Si no existiera esta sección, digitarla y luego grabar el archivo.

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b) Ir al Módulo de Patrimonio

Ingresar al botón , activar el menú contextual y seleccionar , se mostrarán los archivos (con extensión DOC, XLS y/o JPG) de todas las Unidades existentes (como la unidad del disco duro C:\ y/o las unidades conectadas a red). Seleccionar el archivo y Aceptar.

c) Automáticamente el Sistema crea en la Unidad especificada en el archivo del conex_siga (en nuestro caso C:\), la Carpeta “docpat” con la siguiente ruta:

N° UE\año\margesí (si es activo institucional) o código barras (si es activo no institucional) \ N° margesí o código barras respectivamente\*.doc, *.xls, *.jpg.

d) Ingresando al botón se mostrará por defecto, la primera fotografía insertada en el ítem.

2. Ingresando al botón , se mostrará la ventana del mismo nombre, donde el Usuario deberá registrar en el campo

el Valor y la Depreciación Acumulada del activo, de acuerdo con los montos reflejados en los Estados Financieros del Cierre del Ejercicio Anterior. El Sistema mostrará automáticamente el dato del campo Valor Neto.

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Luego guardar los datos dando clic al ícono Grabar . El Sistema mostrará el siguiente mensaje:

Dar Aceptar, para fianlizar el Proceso.

4.2.2 No Institucional

El ingreso a la opción No Institucional es siguiendo la ruta: “Mantenimiento- >Inventario Inicial->No Institucional”, como se muestra en la siguiente ventana:

En esta opción el Usuario realizará el registro de los activos que recibió de otra Entidad del Estado o Institución particular, en calidad de préstamo para su uso. 1. Para realizar el registro, el Usuario activará el menú contextual dando clic en el

botón derecho del mouse, y seleccionará la opción .

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Versión 5.4.2

El Usuario registrará los siguientes datos: Tipo de Registro: Permite seleccionar dos tipos: - Bienes cedidos en Uso. - Bienes cedidos en Comodato. Entidad / Entidad Pública: Por defecto el Sistema mostrará este campo

marcado con un check, lo cual indica que ingresando al botón derecho del campo Entidad, podrá visualizarse la relación de Entidades del Estado para su selección. Si corresponde una Entidad no estatal, debe desactivar el check y registrar manualmente el nombre respectivo en el campo Entidad.

Nro. Resolución / Fecha: Número y fecha del documento de aprobación del Inventario.

Nro. Acta / Fecha: Número y fecha del acta de aprobación del Inventario. Glosa: Comentario respecto al activo. Sede: Ubicación o Destino del activo. Centro de Costo: Centro de Costo al que pertenecerá el activo. Responsable: Persona responsable del activo.

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Al finalizar el registro, hacer clic en el ícono Grabar . 2. Seguidamente, realizará el registro del activo, para lo cual activará el menú

contextual con el botón derecho del mouse, y seleccionará la opción .

El Sistema mostrará la ventana Datos del Activo Fijo, donde el Usuario ingresará los datos correspondientes al activo, siguiendo el mismo procedimiento del inventario Inicial Institucional.

Para registrar las Especificaciones Técnicas, deberá ingresar al botón .

Siguiendo el mismo procedimiento indicado en el Inventario Inicial Institucional, el Sistema permite adjuntar archivos referentes al ítem, así como poder anexar una foto o imagen del activo para su mejor identificación. Luego de realizar el registro, el Usuario puede ver el detalle del activo, ingresando

a la carpeta amarilla .

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Si el Usuario desea eliminar un registro, seleccionará el registro, activará el menú contextual y seleccionará la opción . Mostrándose la siguiente consulta a la cual dará Si.

4.2.3 Actualización

El ingreso a la opción Actualización es siguiendo la ruta: “Mantenimiento- >Inventario Inicial->Actualización”, como se muestra en la siguiente ventana:

Esta opción permite al Usuario realizar actualizaciones a los Bienes que fueron registrados en el Inventario Inicial, es decir puede actualizar datos del activo Fijo o modificarlos. Ingresando a la ventana Actualización del Inventario Inicial, el Sistema mostrará, por defecto, el Año indicado en Parámetros y el Tipo de Registro Institucional.

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Versión 5.4.2

Seguidamente, para visualizar la relación de activos realizará uno de los siguientes pasos: 1. Ingresar al botón que se encuentra a la derecha del campo Familia, donde el Sistema mostrará la ventana de Búsqueda de Datos por Descripción de la Familia. Al dar Aceptar, se mostrarán todos los margesíes correspondientes.

2. Poner un check en el campo Familia para que el Sistema liste la relación de todos los margesíes de la Entidad.

Asimismo, cuenta con el campo Búsqueda, por los siguientes conceptos: Margesí, Código de Barras, Descripción, Sede, Centro de Costo, Responsable, Valor Compra, Valor Inicial del Ejercicio, Ubicación, Modelo, Nro. Serie, Nro. Orden, Marca.

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Versión 5.4.2

Ingresando a la carpeta de cada margesí, visualizará la ventana Datos del Activo Fijo, donde podrá actualizar los siguientes campos:

• Margesí. • Nº Serie. • Estado de Conservación. • Estado de Uso. • Modelo. • Medidas. • Características. • Observaciones. • País de procedencia. • Etiquetado. • Nº O/C – NEA. • Fecha O/C – NEA. • Proveedor. • Valor de Compra. • Garantía / Fecha (*) • Nº de Contrato (*) • Alta – Tipo / Nº /Fecha documento.

(*) Si los datos Garantía, Fecha y Contrato provienen del Módulo de Logística no podrán ser modificados en la Actualización. Para realizar estas actualizaciones, el Inventario Inicial debe estar abierto.

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Versión 5.4.2

Dando clic en el ícono Grabar el Sistema responderá con el siguiente mensaje:

Dar Aceptar, para finalizar el proceso.

4.3 Inventario Físico

El Menú Inventario Físico presenta tres opciones:

• Registro • Sobrantes • Faltantes.

A través de las cuales, se registrará el resultado de la toma de inventario físico de los activos a una fecha determinada, así como los activos sobrantes y faltantes provenientes de este Inventario.

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Versión 5.4.2

4.3.1 Registro

El ingreso a la opción Registro es siguiendo la ruta: “Mantenimiento- >Inventario Físico ->Registro”, como se muestra en la siguiente ventana:

Ingresando a esta opción el Sistema presentará la ventana Listado del Inventario Físico sin datos, indicando el Año del Sistema y Tipo de Registro Institucional. Para iniciar el registro, el Usuario ingresará al botón .

El Usuario visualizará la ventana Registro del Inventario Físico, conteniendo la relación total de activos de la Entidad. Por defecto se mostrará el Año en que se encuentra el Sistema, el campo Nro. Inventario indicará Nuevo Inventario y el campo Tipo de Registro indicará, Institucional. Asimismo cuenta con el campo Búsqueda, que permite ubicar al activo por Margesí, Código de Barras, Descripción, Verificación Física, Sede, Centros de Costo y Responsable.

Seguidamente, en el recuadro de la columna dará un check a todos los activos que se hayan verificado físicamente. Al finalizar, dará Grabar .

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Versión 5.4.2

El Sistema mostrará la siguiente pregunta:

Dando SI, presentará la siguiente ventana, con la fecha del día en que se encuentra realizando el registro, la cual podrá editarse. Asimismo, en el campo Nombre, registrará la denominación del Inventario. En este caso se indica como “Inventario 1”.

Después de Grabar y Salir de esta ventana, también deberá salir de la ventana Registro del Inventario Físico, para verficar el registro de los activos en la ventana Listado del Inventario Físico.

Contro

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A



Versión 5.4.2

Si el Usuario desea continuar registrando ítems en este Inventario, ingresará nuevamente al botón en la ventana Registro de Inventario Físico y dará un check a los activos que desee agregar. Al grabar el Sistema le mostrará la siguiente pregunta:

Dando SI, el Sistema mostrará los nuevos activos incorporados al Inventario Seleccionado.

Asimismo, podrá visualizar los datos del Activo Fijo ingresando a la carpeta amarilla .

Contro

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A



Versión 5.4.2

ELIMINACIÓN DE UN INVENTARIO Si el Usuario desea eliminar un Inventario, deberá realizar lo siguiente:

• Ingresar a la ventana Registro del Inventario Físico. • Pulsar la función F5 del teclado.

El Sistema mostrará el siguiente mensaje:

Dando SI, el Sistema enviará el siguiente mensaje, quedando el Inventario eliminado.

4.3.2 Sobrantes

El ingreso a la opción Sobrantes es siguiendo la ruta: “Mantenimiento- >Inventario Físico->Sobrantes”, como se muestra en la siguiente ventana:

Los Bienes Patrimoniales Sobrantes están referidos a aquellos bienes omitidos o no incluidos en el Registro Patrimonial ni en el Registro Contable de la Entidad, los mismos que se determinan como producto de la verificación física.

Contro

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Versión 5.4.2

El Usuario ingresará a esta opción que presenta la ventana Regularizaciones de Bienes Sobrantes. Seguidamente, seleccionará el Inventario Físico al que pertenecen los activos Sobrantes . Para ingresar un activo, hacer clic derecho con el mouse para habilitar el Menú

Contextual, y seleccionar la opción . El Sistema mostrará la ventana Datos del Activo Fijo, donde registrará los datos

correspondientes, luego dará clic en el ícono Grabar , mostrándose el registro en la ventana Regularizaciones de Bienes Sobrantes.

Contro

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Versión 5.4.2

4.3.3 Faltantes

El ingreso a la opción Faltantes es siguiendo la ruta: “Mantenimiento- >Inventario Físico ->Faltantes”, como se muestra en la siguiente ventana:

En esta opción el Sistema lista la relación de activos que no fueron ubicados o inventariados al realizar el inventario físico, para su regularización cuando sean ubicados. Al ingresar a la opción se visualizará la ventana Regularizaciones de Bienes Faltantes. La presentación de la cabecera es similar a la ventana Regularizaciones de Bienes Sobrantes.

Seguidamente, al seleccionar el Nro. De Inventario, el Sistema mostrará la relación de activos faltantes de dicho Inventario. En la columna Ubicado, el Usuario pondrá un check en aquellos activos que fueran ubicados.

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Versión 5.4.2

Luego, al dar Grabar , el Sistema hará la siguiente pregunta:

Respondiendo SI, estos activos se actualizarán simultáneamente en las ventanas Listado del Inventario Físico y Registro del Inventario Físico.

REPORTES Ingresando al ícono Imprimir de la cabecera en las tres opciones: Inventario Físico, Sobrantes y Faltantes, el Sistema mostrará la ventana Reporte, conteniendo diversos filtros para seleccionar.

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Versión 5.4.2

Luego de seleccionar los filtros, ingresando al ícono Imprimir , el Sistema presentará los reportes respectivos:

• INVENTARIO FÍSICO DE ACTIVOS FIJOS: Mostrará la relación de los activos fijos inventariados.

• SOBRANTES DE INVENTARIO: Mostrará la relación de los activos fijos que se encontraron como sobrantes del Inventario Físico.

• FALTANTES DE INVENTARIO: Mostrará la relación de los activos fijos que no se ubicaron en el Inventario Físico.

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Versión 5.4.2

4.4 Movimientos Este Menú presenta las siguientes opciones: Altas Institucionales, Altas No Institucionales, Bajas y Bienes en Custodia.

Esta opción permite controlar y administrar el movimiento de los bienes muebles que pertenecen al Patrimonio de la Entidad.

4.4.1 Altas Institucionales

El ingreso a la opción de Altas Institucionales es siguiendo ruta: “Mantenimiento- >Movimiento->Altas Institucionales”, como se muestra en la siguiente ventana:

Existen dos formas para registrar las altas: Ingreso por el Módulo de Patrimonio.

Ingreso por el Sub Módulo de Almacén del Módulo de Logística.

INGRESO POR EL MÓDULO DE PATRIMONIO Para realizar el registro manual de Altas, el Usuario deberá seleccionar la opción 0 – Sin Control de Altas, del campo Control para regularizar las Altas, en “Tablas->Patrimonio->Parámetros”.

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Versión 5.4.2

Luego ingresar al menú Movimiento, opción Altas Institucionales.

El Sistema mostrará la ventana Registro de Altas Institucionales, la misma que presenta los siguientes filtros de selección: Año, Mes y Tipo de Movimiento, el cual contiene los diferentes tipos que originan las altas: • Ingreso por Compra. • NEA - Ingreso Producción. • NEA - Donación. • NEA - Transferencia Externa. • NEA - Devolución Almacén. • NEA - Diferencia Inventario. • NEA - Otros.

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Versión 5.4.2

El Usuario seleccionará el tipo de Alta a registrar. Para este caso, estamos seleccionando un Alta por NEA-Otros. Sobre el campo Lista de Ingresos, activará el menú contextual y seleccionará la opción , activándose los campos a registrar en el lado derecho de la ventana. Por defecto, el Sistema muestra información en los campos Fecha Movimiento, la cual puede editarse y Tipo Doc. Indicando el tipo de Nota de Entrada al Almacén.

El Usuario deberá ingresar el número de la NEA , siendo opcional registrar en

el campo Observaciones, luego grabará los datos con el ícono Grabar .

Seguidamente, sobre el campo Detalle de Activos registrará los ítems

correspondientes, para lo cual seleccionará la opción del

menú contextual y visualizar la ventana Datos del Activo Fijo , donde deberá registrar todos los campos requeridos, para luego grabar el registro con el ícono

Grabar .

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Versión 5.4.2

Simultáneamente, el Sistema activará los botones y , donde también registrará los datos correspondientes, de acuerdo

al procedimiento indicado en el Capítulo de Inventario Inicial Institucional. Al salir de estas ventanas, el activo se mostrará registrado en el campo Detalle de Activos.

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Versión 5.4.2

Para eliminar un registro, seleccionará la opción del menú contextual.

TASACIÓN DE ACTIVOS. En Altas Institucionales correspondientes a Donaciones, Transferencia Externa y Diferencia de Inventario, al insertar la NEA el Sistema muestra además los siguientes campos:

• Con Tasación: Marcando con un check se activará el campo Nº Tasación.

• Nº Acta y Fecha: Número y fecha del documento del Alta. • Nº Resolución y Fecha: Número y fecha de la Resolución que autoriza el

Alta del activo • Nº Tasación y Fecha: Número y fecha del documento de tasación del

activo.

Después de grabar estos datos, el Sistema activará el botón .

Luego de registrar los activos de la NEA, el Usuario podrá ingresar al botón para visualizar la siguiente ventana, donde podrá registrar los

siguientes datos correspondientes a la tasación: Perito o Tasador, Nº de Colegiatura, Valor del activo tasado, Fecha de la tasación, Nº CTTP, Nº CONATA y observaciones.

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Versión 5.4.2

Luego dará clic en el ícono Grabar para guardar los datos. INGRESO POR EL MÓDULO DE LOGÍSTICA. Las Altas provenientes del Módulo de Logística se originan al registrarse un activo en la ventana Entradas al Almacén, donde se activará el botón , mediante el cual se realizará el proceso automático del Alta en la ventana Altas Institucionales del Módulo de Patrimonio.

Al ejecutar el botón, el Sistema mostrará la siguiente pregunta:

Dando Si, mostrará el siguiente mensaje:

Dará Aceptar para finalizar el proceso. Simultáneamente, en la ventana Registro de Altas Institucionales del Módulo de Patrimonio se visualizarán los activos con su respectivo código Margesí.

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Versión 5.4.2

Asimismo, cuando el Almacén genere la PECOSA de estos activos, en la ventana Atención del Pedido se activará el botón .

Ingresando a este botón, se mostrará la ventana Asignación de los Activos Fijos, donde se el Usuario marcará con un check en cada activo que desee asignar.

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Versión 5.4.2

Esta asignación se mostrará simultáneamente en la ventana Datos del Activo Fijo del Módulo de Patrimonio.

4.4.2 Altas no Institucionales

El ingreso a la opción de Altas no Institucionales es siguiendo la ruta: “Mantenimiento- >Movimiento->Altas No Institucionales”, como se muestra en la siguiente ventana:

Al ingresar a Altas No Institucionales se visualizará la ventana Registro de Altas No Institucionales, la misma que presenta en la cabecera los filtros Año y Mes, así como el Tipo de Movimiento Transferencia Externa.

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Versión 5.4.2

Para realizar una Alta No Institucional, el Usuario dará clic derecho en el mouse, para habilitar el menú Contextual, en el cual seleccionará la opción

, mostrándose en el lado derecho de la ventana los siguientes campos: Nº Movimiento: Nº interno asignado al Alta. Fecha Movimiento: Fecha del registro Fecha Recepción del Activo: Fecha de recepción del activo Tipo Registro: presenta dos opciones: • Bienes cedidos en uso. • Bienes cedidos en comodato. Entidad Pública: Marcar con check si el activo proviene de una Entidad Pública. Entidad: Registrar el nombre de la Institución, cuando no es Entidad Pública. Nº Resolución y Fecha: Número del documento que autoriza el Alta. Nº Acta y Fecha: Número del documento que registra el Alta. Glosa: Registrar un comentario. Sede: Local donde se ubica el activo. Centro de Costo. Área donde corresponde el activo. Responsable: Empleado Responsable del activo.

Al finalizar, grabará el registro con el ícono Grabar .

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Versión 5.4.2

Para insertar el activo, el Usuario dará clic derecho con el mouse, para habilitar el

menú contextual, y seleccionar la opción , visualizándose la ventana Datos del Activo Fijo, donde deberá registrar todos los

campos requeridos, para luego grabar el registro con el ícono Grabar . Para eliminar un registro, seleccionará la opción del menú contextual.

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Versión 5.4.2

4.4.3 Bajas

El ingreso a la opción de Bajas es siguiendo la ruta: “Mantenimiento- >Movimiento->Bajas”, como se muestra en la siguiente ventana:

Al ingresar a esta opción el Usuario visualizará la ventana Baja de Activos Fijos, luego dará clic derecho en el mouse para habilitar el menú contextual y seleccionar la opción .

Registrar los datos según se muestra en la ventana , luego del ingresar los

datos grabar los cambios y activar el botón , el cual mostrará la ventana del mismo nombre mostrando la relación de activos para seleccionar los

que se darán de Baja . Seleccionará los activos y los trasladará al campo

inferior con el ícono Enviar . Asimismo, el Usuario podrá extornar los activos

trasladados, ejecutando el ícono Borrar .

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Versión 5.4.2

Terminado de seleccionar los activos, grabará el registro dando clic en el ícono

Grabar , mostrándose éstos en la ventana Baja de Activos Fijos.

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Versión 5.4.2

Asimismo, el Usuario podrá registrar el número de expediente de los activos, ingresando al botón , el cual mostrará la ventana Asignación de Nro. de Expediente. Puede ingresar el número individualmente para cada activo digitando en la columna Nro. Expediente o realizar un registro masivo digitando en el campo Nro. Expediente y luego dando clic en el botón .

Para eliminar un registro, seleccionará la opción del menú contextual.

4.4.4 Bienes en custodia

El ingreso a la opción Bienes en Custodia es siguiendo la ruta: “Mantenimiento- >Movimiento->Bienes en Custodia”, como se muestra en la siguiente ventana:

El Usuario al ingresar a esta opción podrá realizar búsquedas de Bienes en custodia.

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Versión 5.4.2

El Usuario visualizará la ventana Lista de Bienes en Custodia, Seguidamente, seleccionará el Año, en la columna Familia, el Usuario pondrá un check para realizar la búsqueda de datos.

Para visualizar el detalle de los ítems, hará clic en la carpeta amarilla , en la cual se encuentra la ventana Datos del Activo Fijo.

Realizada la verificación de Bienes por parte de la SBN y la emisión respectiva de la Resolución de aprobación de la Baja, la Entidad podrá proceder a retirarlos por diversas causas tales como Transferencia, Subasta Pública, Incineración y/o Destrucción o por Donación.

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Versión 5.4.2

CAPITULO 5 - SEGUIMIENTO Y CONTROL El Capítulo 5, describe la distribución de los Bienes Patrimoniales al personal, su control, administración y el proceso de traslado de los activos entre sedes o aéreas de la Entidad. 5.1 Seguimiento y Control El Sub Módulo Seguimiento y Control del Módulo de Patrimonio, permite llevar el control de los activos asignados a los trabajadores de la Entidad para su uso, así como realizar la actualización de datos producido por cambios de Ubicación física, Personal responsable o Usuario final.

Al ingresar a esta opción el Sistema despliega las siguientes opciones:

5.1.1 Asignación

El Ingreso a la opción Asignación es siguiendo la ruta: “Seguimiento y Control- >Asignación”, como se muestra en la siguiente ventana:

Luego de realizar el Cierre del Inventario Inicial, al ingresar a esta ventana se visualizará

la relación de activos pertenecientes a la Entidad. En la cabecera muestra los siguientes filtros y botones:

Filtros:

Periodo: Indica el año del proceso. Tipo de Movimiento: Permite seleccionar el tipo de movimiento para el ingreso

del activo a la Entidad: Inventario Inicial, Ingreso por Compra, NEA - Ingreso

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Versión 5.4.2

Producción, NEA – Donación, NEA - Transferencia Interna, NEA - Devolución Almacén, NEA - Diferencia de Inventario, NEA - Otros.

Si marca el check en el recuadro en blanco, se muestran todos los Tipos de Movimientos.

Tipo de Registro: Indica los tipos de registro de los activos: - Institucional - No Institucional – Bienes cedidos en Uso - No Institucional – Bienes en Comodato

Búsqueda: Permite la búsqueda de los activos por Margesí. Descripción, Código

de Barras o Usuario.

Botones: Presenta los siguientes botones: Asignar Ubicación Física Actualización Desplazamiento Interno Asignar PECOSA

Asimismo, en la parte inferior izquierda de la ventana, se encuentra la Leyenda para identificar los activos Asignados en color azul y los activos No Asignados en color negro.

Para visualizar el detalle de las Asignaciones de los Activos Fijos, deberá ingresar a la carpeta amarilla , la cual mostrará la ventana Histórico de la Asignación de los Activos Fijos.

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Versión 5.4.2

Para imprimir una asignación histórica de Activos Fijos, dar clic en el ícono Imprimir

, el cual mostrará el siguiente reporte:

A continuación se describe las funcionalidades de los botones de esta Opción:

A)- Asignar Ubicación Física

Permite al Usuario registrar la Ubicación Física de los activos, para lo cual realizará los siguientes pasos:

1. Seleccionar un activo e ingresar al botón . En la ventana “Asignación de Ubicación Física” indicará donde será asignado el Activo. Para realizar una búsqueda, ingresará al botón del campo

Ubicación Física, el cual mostrará la ventana Búsqueda de Datos, donde seleccionará la Ubicación Física.

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Versión 5.4.2

B)- Actualización

El Sistema permite realizar la actualización de los siguientes datos: Ubicación Física y Empleado Responsable que autoriza. El proceso de actualización requiere que el Activo haya sido asignado previamente.

El Usuario, debe seleccionar un activo que tenga fecha de asignación , luego ejecutará el botón . El Sistema activará la ventana “Actualización por cambio de Ubicación y/o Encargados” , en la cual se mostrarán los siguientes filtros de búsqueda. Ubicación Física . Empleado Responsable . Empleado que Autoriza .

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Versión 5.4.2

Luego de seleccionar los datos, grabará ejecutando el ícono Grabar , mostrándose el siguiente mensaje.

Dar Si, para confirmar los cambios realizados.

Dar Aceptar para salir del proceso.

REPORTE En esta opción el Usuario podrá imprimir el reporte Activos Fijos por cambio de Ubicación y/o Encargados, ingresando al ícono Imprimir .

C)- Desplazamiento Interno

Permite registrar el traslado de los activos a otros Centros de Costo y Ubicaciones, asignar otro Empleado Responsable y Usuario Final, así como el motivo del desplazamiento.

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Versión 5.4.2

Para realizar el desplazamiento de un Activo, deberá seleccionar el activo, luego ejecutar el botón .

El Usuario deberá seleccionar un registro y luego presionar el botón

.

El Sistema mostrará la ventana “Desplazamiento Interno de Bienes Patrimoniales”, donde seleccionará los datos que se despliegan ingresando al botón de los siguientes campos, para su registro respectivo:

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Versión 5.4.2

Centro de Costo . Ubicación Física . Empleado Responsable . Usuario . Por defecto, el Sistema muestra información en los siguientes campos: Autorizado por: Indica la persona que autoriza el traslado, el cual no puede ser modificado Fecha asignación: Muestra el último día del mes de Movimiento, el cual puede ser editado por el Usuario. Motivo: Se registra el motivo del traslado. Referencia: Dato adicional sobre el desplazamiento.

Luego de registrar los datos, hacer clic en el ícono Grabar . El Sistema mostrará la siguiente pregunta:

Dando Si, se mostrará la siguiente ventana indicando el Nº del Desplazamiento a generar.

Al dar Aceptar, se visualizará el siguiente mensaje:

Dando Si, el Sistema confirmará la realización del Desplazamiento, luego dar Aceptar para cerrar el proceso.

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Versión 5.4.2

REPORTES Para visualizar los reportes, el Usuario deberá ingresar al ícono Imprimir , el cual mostrará la ventana Reporte, con los siguientes filtros: Filtros Año: Permite seleccionar el año. Mes: Permite seleccionar el mes. Para: Nombre del empleado a quien se desplazó el activo. De: Nombre del empleado que entregó el activo. Nro. Interno: Número generado para el Desplazamiento.

Asimismo, en la parte inferior de la ventana muestra las siguientes opciones de reporte:

• Orden de Desplazamiento Interno: Muestra información de acuerdo a los

filtros de selección, indicando el detalle de los activos desplazados.

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Versión 5.4.2

• Cargo Personal por Asignación de Bien en Uso: Muestra información de acuerdo a los filtros de selección, indicando el detalle de los activos desplazados. Contiene las firmas de los participantes en el desplazamiento, como cargo de entrega y recepción de los activos.

D)- Asignar PECOSA

Permite asignar las PECOSAS emitidas en el Sub Módulo Almacenes del Módulo de Logística. Al ingresar al botón , se visualizará la ventana Asignación de los Activos Fijos, donde el Usuario realizará los siguientes pasos: 1. Ingresar al botón del campo Usuario para visualizar la ventana Búsqueda

de Datos, que contiene la relación del personal con PECOSAS pendientes de Asignación en el Almacén.

2. Seleccionar al personal y dar Aceptar. Seguidamente se mostrará en la

ventana la relación de activos pendientes de asignación al Usuario seleccionado.

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Versión 5.4.2

3. Seleccionar un activo y marcar con un check en la columna Estado,

luego dar clic en el ícono Grabar .

4. El Sistema mostrará la siguiente consulta:

Dando Sí mostrará el siguiente mensaje confirmando la Asignación, al cual dará Aceptar para cerrar el proceso.

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Versión 5.4.2

5.1.2 Mantenimiento de Activos

El ingreso a la opción Mantenimiento de Activos es siguiendo la ruta: “Seguimiento y Control- > Mantenimiento de Activos”, como se muestra en la siguiente ventana:

Esta opción permite al Usuario realizar el registro de salidas de los activos para mantenimiento o reparación. Estos movimientos pueden ser internos o fuera de la Entidad. Procedimiento 1. Ingresando a la opción el Sistema mostrará la ventana Mantenimiento de Activos,

donde seleccionará los siguientes filtros: Año: Seleccionar el año de proceso. Mes: Seleccionar el mes de proceso. Tipo Movimiento: Por defecto muestra Mantenimiento. Tipo de Registro: Seleccionar uno de los tipos de Registro:

• Institucional. • No Institucional - Bienes Cedidos en Uso. • No Institucional - Bienes en Comodato.

2. Seguidamente, se ubicará en la parte izquierda de la ventana denominada Lista de

Mantenimientos, activará el menú contextual y seleccionará la opción , activándose en el lado derecho de la ventana, los campos

a registrar.

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Versión 5.4.2

3. Los campos a registrar son los siguientes: Nro. de Movimiento: Número interno asignado al registro. Fecha Mov: Registra la fecha del movimiento. Tipo de Mantenimiento: Hay cuatro tipos de mantenimiento:

• Correctivo (Garantía). • Correctivo (O/S). • Preventivo (Garantía). • Preventivo (O/S).

Si selecciona la opción Correctivo (O/S) o Preventivo (O/S) se activará el campo Nº O/S. Si selecciona la opción Correctivo (Garantía) o Preventivo (Garantía), se activará el campo Nº de O/C, para seleccionar las órdenes correspondientes emitidas previamente en el Módulo de Logística.

Modalidad: Permite seleccionar dos modalidades:

• Totalidad de los Bienes, cuando se trata de la salida total del activo. Parcial de los Bienes, cuando se trata de la salida de una parte del activo.

Nro. O/S – O/C: Al ingresar a este campo, el Sistema presentará la ventana

Búsqueda de Datos para seleccionar la Orden que corresponda. Dando Aceptar se mostrará el Nº de la Orden.

Proveedor: Indica el nombre del Proveedor de acuerdo a la orden seleccionada.

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Versión 5.4.2

Nro. Contrato: Si la adquisición del activo estuviera asociada a un Contrato, se realizará el mismo procedimiento que la O/C u O/S.

Moneda: Por defecto muestra S/. Tipo de Cambio: Por defecto indica S/.1.00. Glosa: Permite registrar una glosa.

4. Luego de registrar todos los campos dará clic en el ícono Grabar , para que se muestre el registro en la Lista de Mantenimientos.

5. Seguidamente, ingresará al botón , ubicado en la parte inferior de la

ventana, para visualizar la ventana Activos para Reparación, la misma que inicialmente se mostrará sin datos. En la cabecera podrá visualizar las Familias marcando con un check o ingresará al botón para visualizar la relación de los activos.

6. Seleccionará el activo correspondiente y trasladará el activo a la parte inferior de la

ventana dando clic en el ícono Enviar . 7. Asimismo, si el Usuario desea extornar el proceso, seleccionará el ítem en la parte

inferior de la ventana y dará clic en el ícono Borrar .

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Versión 5.4.2

8. Finalmente dará Grabar y luego Salir, mostrándose el registro en el campo Activos para Mantenimiento, que además presenta el filtro Activos ESNI, el cual se activará cuando se registren Ítems correspondientes a ESNI.

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Versión 5.4.2

5.1.3 Salidas

El ingreso a la opción Salidas es siguiendo la ruta: “Seguimiento y Control- > Salidas”, como se muestra en la siguiente ventana:

Mediante esta opción el Sistema permite al Usuario registrar las salidas de los activos, así como el retorno de los mismos, pudiendo obtener información precisa de la ubicación de los activos que se encuentren fuera de la Entidad. Al ingresar a la opción el Sistema presenta la ventana Salida de Activos, mostrando en la cabecera los siguientes filtros: Año: Permite seleccionar el año de proceso. Mes: Permite seleccionar el mes de proceso. Tipo Movimiento: Contiene los siguientes Movimientos:

• Salida para Mantenimiento • Salida por Baja • Salida Diversa

Tipo de Registro: Permite seleccionar uno de los tipos de Registro: • Institucional. • No Institucional - Bienes Cedidos en Uso. • No Institucional - Bienes en Comodato.

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Versión 5.4.2

Salida por Bajas

Esta opción permite dar salida a los activos que se encuentran de baja.

Para registrar una Salida por Baja, el Usuario se ubicará en el campo Órdenes de Salida, activará el menú contextual y seleccionará la opción , activándose en el lado derecho de la ventana, los campos que deberá registrar: Nro. de Movimiento: Número interno asignado al registro. Fecha de Salida: Fecha de la Salida. Tipo de Salida: Presenta las siguientes opciones:

• Por Donación. • Por Incineración o Destrucción. • Por Subasta Pública. • Por Transferencia.

Sede: Local de la Entidad. Centro del Costo del Solicitante: Permite seleccionar el Centro de Costo al

que pertenece el activo, mediante la ventana Búsqueda de Datos.

Responsable: Permite seleccionar el nombre del Responsable del activo, mediante la ventana Búsqueda de Datos.

Nº de Acta y Fecha: Número y fecha del Acta de Salida del activo. Motivo: El Sistema muestra la ventana Glosa, para registrar un comentario.

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Versión 5.4.2

Destino Salida: Lugar a donde se enviará el activo. Dirección: Domicilio del destino de salida. Responsable del Control Patrimonial: Por defecto muestra el nombre del

empleado Responsable. Responsable del Traslado: Nombre de la persona que realizará el traslado. Documento de Identidad: Número de documento de la persona que trasladará

el activo.

Luego, dará clic en el ícono Grabar , para visualizar el registro.

Seguidamente, ingresará al botón , ubicado en la parte inferior de la ventana, para visualizar la ventana Salida de Activos, la misma que inicialmente se mostrará sin datos. En la cabecera marcará con un check para visualizar las Familias o ingresará al botón para visualizar la relación de los activos. Luego, seleccionará el activo correspondiente y lo trasladará a la parte inferior de

la ventana dando clic en el ícono Enviar .

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Versión 5.4.2

Asimismo, si el Usuario desea extornar el proceso, seleccionará el ítem en la parte


Finalmente dará Grabar y luego Salir, mostrándose el registro en el campo Bienes de la ventana Salida de Activos.

Asimismo, estos registros podrán eliminarse activando el menú contextual, seleccionando la opción .

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Versión 5.4.2

Salida para Mantenimiento

Para realizar una Salida para Mantenimiento, se requiere haber registrado en la opción: “Seguimiento y Control- > Mantenimiento de Activos”, la solicitud de mantenimiento del activo. Para registrar una Salida para Mantenimiento debe ubicarse en el campo Órdenes de Salida, activar el menú contextual y seleccionar la opción Insertar Salida de Bienes, activándose los campos a registrar y el botón .

Salida con Orden de Mantenimiento en el Módulo: Si el Usuario realizó el registro del mantenimiento del activo en la opción anterior Mantenimiento de Activos, ingresará al botón , el cual presentará la ventana Activos Pendientes mostrando la relación de órdenes.

Marcará con un check la Orden que corresponda, luego dando clic en el ícono Salir , el Sistema registrará automáticamente los siguientes campos:

Nº O/S – O/C: Nº de la Orden de compra del activo para los casos

Correctivo y Preventivo Garantía, y Nº de la Orden de Servicio para los casos Correctivo y Preventivo O/S.

Proveedor: Nombre de la persona natural o jurídica de la O/C u O/S correspondiente.

Destino de Salida: Proveedor que realizará el mantenimiento. Dirección: Domicilio del proveedor. Teléfono: Nº telefónico del proveedor.

Seguidamente el Usuario deberá registrar los siguientes campos: Nro. de Movimiento: Número interno asignado al registro. Fecha de Salida: Por defecto muestra la fecha de registro.

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Versión 5.4.2

Tipo de Salida: Presenta las siguientes opciones: • Correctivo (Garantía). • Correctivo (O/S). • Preventivo (Garantía). • Preventivo (O/S).

Modalidad: Presenta las siguientes opciones:

• Total de los Bienes. • Parcial de los Bienes.

Partes/Componentes: Marcar con un check si está saliendo solamente

una parte o componente del activo.

Cuando se marca este campo, el Sistema activará además el botón en la parte inferior de la ventana.

Sede: Local de la Entidad. Centro del Costo del Solicitante: Permite seleccionar el Centro de Costo

al que pertenece el activo, mediante la ventana Búsqueda de Datos.

Responsable Control Patrimonial: Por defecto muestra el nombre del

empleado Responsable. Nº Documento Interno: Nº Documento que solicita el mantenimiento. Motivo: El Sistema muestra la ventana Glosa, para registrar un comentario.

Responsable del Control Patrimonial: Por defecto muestra el nombre del empleado Responsable.

Responsable del Traslado: Nombre de la persona que realizará el traslado.

Documento de Identidad. Número de documento de la persona que trasladará el activo.

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Versión 5.4.2

Al finalizar, dará clic en el ícono Grabar quedando registrada la Salida en la parte superior de la ventana. Asimismo, se mostrará el registro del activo en la parte inferior, donde el Usuario podrá ingresar el Estado de conservación del activo e indicar observaciones.

Simultáneamente, el botón , se mostrará cómo , el cual mostrará la ventana Reparación de Activo, donde e

podrá consultar los datos de la Orden de Compra o Servicio.

Salida sin Orden de Mantenimiento en el Módulo: Para el caso que no se haya registrado la Orden de Mantenimiento en la opción Mantenimiento de Activos, el Usuario deberá registrar manualmente todos los campos.

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Versión 5.4.2

Seguidamente, ingresará al botón , ubicado en la parte inferior de la ventana, para visualizar la ventana Salida de Activos, la misma que inicialmente se mostrará sin datos. En la cabecera marcará con un check para visualizar las Familias o ingresará al botón para visualizar la relación de los activos.

Luego, seleccionará el activo correspondiente y lo trasladará a la parte inferior de

la ventana dando clic en el ícono Enviar .

Asimismo, si el Usuario desea extornar el proceso, seleccionará el ítem en la parte

inferior de la ventana y dará clic en el ícono Borrar . Seguidamente, dando clic en el ícono Grabar , el activo quedará registrado en el campo Bienes, de la ventana anterior.

Asimismo, si está saliendo a mantenimiento sólo una parte del activo, el Usuario ingresará al botón , para visualizar la ventana Lista de Partes/Componentes, en la cual podrá registrar la Descripción, Marca, Modelo, Estado de conservación y Observaciones correspondientes.

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Versión 5.4.2

Retorno de los Activos Cuando el activo retorna del mantenimiento, el Usuario ingresará los datos de Estado del Activo y Observaciones.

Los registros podrán eliminarse activando el menú contextual, seleccionando la opción

Salida Diversa

El tipo de Salida Diversa permite registrar la salida de los activos por motivos diferentes a Bajas o Mantenimiento.

Para registrar una Salida Diversa, el Usuario se ubicará en el campo Órdenes de Salida, activará el menú contextual y seleccionará la opción

, activándose en el lado derecho de la ventana los campos que deberá registrar:

Nro. de Movimiento: Número interno asignado al registro. Fecha de Salida: Fecha de la Salida. Tipo de Salida: Presenta las siguientes opciones:

• Bienes prestados y/o cedidos en uso a terceros. • Capacitación. • Mudanza. • Otros.

Sede: Local de la Entidad. Centro del Costo del Solicitante: Permite seleccionar el Centro de Costo

al que pertenece el activo, mediante la ventana Búsqueda de Datos.

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Versión 5.4.2

Responsable: Permite seleccionar el nombre del Responsable del activo,

mediante la ventana Búsqueda de Datos. Nº Documento Interno: Número y fecha del documento de Salida. Motivo: El Sistema muestra la ventana Glosa, para registrar un comentario.

Destino Salida: Lugar a donde se enviará el activo. Dirección: Domicilio del destino de salida. Responsable del Control Patrimonial: Por defecto muestra el nombre del

empleado Responsable. Responsable del Traslado: Nombre de la persona que realizará el

traslado. Documento de Identidad. Número de documento de la persona que

trasladará el activo. Luego de registrar estos datos, dará clic en el ícono Grabar para visualizar el registro.

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Versión 5.4.2

Seguidamente, ingresará al botón , ubicado en la parte inferior de la ventana, para visualizar la ventana Salida de Activos, la misma que inicialmente se mostrará sin datos. En la cabecera marcará con un check para visualizar las Familias o ingresará al botón para visualizar la relación de los activos.

Luego, seleccionará el activo correspondiente y lo trasladará a la parte inferior de

la ventana dando clic en el ícono Enviar . Asimismo, si el Usuario desea extornar el proceso, seleccionará el ítem en la parte


Finalmente, dará Grabar y luego Salir, mostrándose el registro en el campo Bienes de la ventana Salida de Activos.

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Versión 5.4.2

Asimismo, los registros podrán eliminarse activando el menú contextual, seleccionando la opción .

REPORTES Para visualizar los reportes, el Usuario dará clic en el ícono Grabar , mostrando el Sistema la ventana Reportes, con las siguientes opciones:

• Orden de Salida: El Sistema muestra el formato de la Orden de Salida del

activo, indicando los datos registrados en la ventana de Salida.

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Versión 5.4.2

• Orden de Reingreso: El Sistema muestra el formato de la Orden de Reingreso del Activo, indicando la fecha de retorno.

• Bienes sin Retorno: Este reporte muestra los activos que han salido de la

Entidad, que están pendientes de retorno, indicando el Margesí, Descripción, Marca, Modelo, Nº de Serie, Nº de Salida, Fecha de Salida, Tipo de Salida, Motivo y Destino.

• Bienes con Salida: Este Reporte es similar al anterior. Muestra los activos

que han salido de la Entidad, indicando su fecha de retorno.

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Versión 5.4.2

CAPITULO 6 - CONSULTAS Y REPORTES El Capítulo 6, describe la manera de realizar diversas Consultas, así como generar reportes contables y reportes varios. 6.1 Consulta y Reportes En el Sub Módulo de Consultas y Reportes se encuentran las siguientes opciones: Órdenes de Compra, Entradas a Almacén, Consulta de Bienes Patrimoniales, Patrimonio según Plan Contable, Reportes Varios, Patrimonio por Centros de Costo, Patrimonio por Empleado y Relación de Activos – Seguimiento.

A continuación se muestran las opciones que están contenidas en el Sub Módulo:

6.1.1 Órdenes de Compra

El ingreso a la opción Órdenes de Compra es siguiendo la ruta: “Consulta/Reportes-> Órdenes de Compra”, como se muestra en la siguiente ventana:

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Versión 5.4.2

Ingresando a esta opción el Sistema mostrará la ventana Órdenes de Compra, en la cual se puede visualizar las órdenes de compra registradas en el Módulo de Logística, relacionadas con ítems de Activos Fijos: Fecha de la Orden, Proveedor, Valor y Estado en Almacén.

En la parte superior de la ventana el Sistema muestra filtros de búsqueda por Año, Mes y Tipo de Presupuesto, permitiéndole al Usuario filtrar la información de acuerdo al siguiente detalle: Año: Seleccionar el año de las órdenes de compra que desee visualizar.

Mes: Seleccionar el mes requerido activando el menú desplegable .

Tipo de Presupuesto: Activar el menú desplegable para seleccionar el tipo de

Presupuesto, el mismo que puede ser filtrado por Presupuesto Institucional o Encargos.

Para cada orden, en el campo Ing. Alm., se pueden visualizar los siguientes Estados:

Estado T:, Indica que la orden de compra ingresó al almacén totalmente.

Estado P: Indica que la orden de compra ingresó al almacén parcialmente.

Se muestra en blanco: Indica que la orden de compra aun no ingresa al almacén.

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Versión 5.4.2

Los registros de color rojo, indican que la orden de Compra está anulada. Asimismo, ingresando a la carpeta amarilla , se mostrará la ventana Órdenes de Compra, donde el Usuario podrá visualizar los datos de los ítems que conforman la orden, tales como: Código, descripción, presentación, marca, cantidad, unidad de

medida y precio unitario. Al finalizar dar clic en el ícono Salir .

REPORTE Al ejecutar el ícono Imprimir el Sistema mostrará el Reporte Listado de Órdenes de Compra, en el cual se puede visualizar la información contenida en la ventana.

6.1.2 Entrada al Almacén

El ingreso a la opción Entrada al Almacén es siguiendo la ruta: “Consulta/Reportes-> Entrada al Almacén”, como se muestra en la siguiente ventana:

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Versión 5.4.2

Ingresando a esta opción el Sistema mostrará la ventana Entrada a Almacén, en la cual se mostrará la información de las entradas a almacén registradas en el Módulo de Logística relacionadas con ítems de Activos Fijos. Asimismo, muestra la siguiente información: Almacén, Tipo de ingreso, Correlativo, Número de guía, Fecha, Nombre o Razón Social, Número de Orden, Fecha de la Orden y Estado. Cabe señalar, que si aún no se ha realizado la generación del activo en el Módulo de Logística, los registros se mostrarán en color rojo.

En la parte superior de la ventana el Sistema muestra los filtros de búsqueda por Almacén, Año, Mes, Tipo de Presupuesto y Tipo de Movimiento, permitiéndole al Usuario filtrar la información de acuerdo al siguiente detalle:

Almacén: Indica el código del almacén, su descripción y tipo.

Año: Seleccionar el Año activando la barra de despliegue .

Mes: Seleccionar el mes requerido activando la barra de despliegue .

Tipo de Presupuesto: Activar la barra de despliegue para seleccionar el tipo de

Presupuesto, el mismo que puede filtrarse por Presupuesto Institucional o Encargos.

Tipo de Movimiento: Activar el menú desplegable para seleccionar el Tipo de

Movimiento. Para filtrar todos los tipos marcar con un check en Todos.

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Versión 5.4.2

Los Tipos de Movimiento que se visualizan son: Ingreso por Compra, NEA – Ingreso Producción, NEA – Donación, NEA – Transf. Externa, NEA – Devol. Almacén, NEA – Diferenc. Inventario y NEA – Otros.

Ingresando a la carpeta amarilla , se mostrará la ventana Ítems, donde el Usuario podrá visualizar los ítems que conforman la Entrada al Almacén, tales como: Código, Descripción, marca, Clasificador, Cuenta, indicador de bienes patrimoniales, destino de uso, cantidad de uso y unidad de medida de uso. Al finalizar dar clic en el ícono Salir

.

REPORTES

Al ingresar al ícono Imprimir el Sistema mostrará la ventana Reportes, la misma que contiene dos opciones:

• Activos Fijos pendientes de Almacén. • Activos Fijos con PECOSAS pendientes.

El Usuario deberá marcar la opción elegida, y ejecutar el ícono Imprimir para generar el Reporte.

• Reporte Activos Fijos Pendientes en Almacén.- Muestra información de los Activos

que se encuentran ubicados en el Almacén, pendientes de generar activo.

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Versión 5.4.2

• Reporte de Activos Fijos con PECOSAS pendientes.- Muestra información de los Activos que se encuentran pendientes de generar los pedidos de compra por salida – PECOSA.

6.1.3 Consulta de Bienes Patrimoniales

El ingreso a la opción Consulta de Bienes Patrimoniales es siguiendo la ruta: “Consulta/Reportes-> Consulta de Bienes Patrimoniales”, como se muestra en la siguiente ventana:

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Versión 5.4.2

Ingresando a esta opción el Sistema mostrará la ventana Consulta de Bienes Patrimoniales, el cual permite al Usuario visualizar información de los movimientos de compras, otras altas y bajas, de los activos fijos de la Unidad Ejecutora.

En la parte Superior se visualiza cuatro pestañas que muestra la información señalada, de acuerdo a diversos filtros de selección: • Resumen de Activos por Grupo/Clase/Familia. • Activos por Grupo/Clase/Familia. • Activos por Centro de Costo. • Activos por Empleado.

6.1.3.1 Resumen de Activos por Grupo/Clase/Familia

Muestra un resumen de activos ordenado por Grupo, Clase y Familia, con los movimientos de compras, otras altas y bajas de los mismos.

El Usuario contará con dos filtros de selección Tipo de Registro y Período.

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Versión 5.4.2

Tipo de Registro: Permite consultar los activos propios de la Entidad o los cedidos por otras Entidades.

Periodo: Permite seleccionar el mes a visualizar, activando la barra de

despliegue .

6.1.3.2 Activos por Grupo/Clase/Familia

Muestra la información de los movimientos de los bienes patrimoniales, ordenado por Grupo, Clase y Familia.

El Usuario contará con dos filtros de selección Grupo y Clase. Grupo: Seleccionar el grupo al cual pertenecen los bienes patrimoniales,

activando la barra de despliegue . Asimismo, marcar con un check para visualizar todos los Grupos.

Clase: Seleccionar la clase a la cual pertenecen los bienes patrimoniales,

activando la barra de despliegue . Asimismo, marcar con un check para visualizar todas las clases.

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Versión 5.4.2

Al ingresar a la carpeta amarilla , visualizará la ventana Datos del Activo Fijo, como consulta.

6.1.3.3 Activos por Centro de Costo

Muestra la información de los movimientos de los bienes patrimoniales, ordenado por Centro de Costo.

El Usuario contará con dos filtros de Selección Sedes y Centros de Costo. Sedes: Seleccionar la Sede activando la barra de despliegue .

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Versión 5.4.2

Centros de Costo: Seleccionar el Centro de Costo al cual pertenecen los bienes patrimoniales, activando la barra de despliegue . Asimismo, marcar con un check para visualizar todos los Centros de Costo.

Ingresando a la carpeta amarilla , se visualizará la ventana Datos del Activo Fijo, donde el Usuario podrá visualizar el detalle del Activo.

6.1.3.4 Activos por Empleado

Muestra la información de los movimientos de los bienes patrimoniales, ordenado por Empleado.

El Usuario contará con los siguientes filtros de selección: Sedes, Centros de Costo, Empleado Responsable y Usuario Final.

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Versión 5.4.2

Sedes: Seleccionar la Sede activando la barra de despliegue .

Centros de Costo: Seleccionar el Centro de Costo al cual pertenecen los

ítems, activando el menú contextual . Asimismo, marcar con un check para visualizar todos los Centros de Costo.

Empleado Responsable: Permite filtrar al responsable de los bienes

patrimoniales del Centro de Costo.

Dando clic en el botón Buscar , el Sistema mostrará la ventana Búsqueda de Datos. Seleccionar el responsable y da .

Usuario Final: Permite filtrar la información por Usuario Final. Marcar con

un check para seleccionar todos.

Dando clic en el botón Buscar , el Sistema mostrará la ventana Búsqueda de Datos. Seleccionar el responsable y dar .

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Versión 5.4.2

Ingresando a la carpeta amarilla , se visualizará la ventana Datos del Activo Fijo, donde el Usuario podrá visualizar el detalle del Activo.

6.1.3.5 REPORTES

Ejecutando el ícono Imprimir en la ventana Consulta de Bienes Patrimoniales, el Sistema mostrará la ventana Reporte Patrimonio, con tres opciones de reportes: • Resumen de Activos Fijos por Centros de Costo. • Resumen de Activos Fijos por Centros de Costo y Personal. • Detalle de Activos Fijos por Centros de Costo y Personal.

Los reportes en mención pueden emitirse de acuerdo a los siguientes filtros: Período, Sede, Centro de Costo y Usuario Final.

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Versión 5.4.2

Periodo: Permite seleccionar el mes a visualizar, activando la barra de despliegue .

Sedes: Seleccionar la Sede activando el menú contextual .

Centros de Costo: Seleccionar el Centro de Costo al cual pertenecen los

ítems, activando el menú contextual . Asimismo, marcar con un check para visualizar todos los Centros de Costo.

Usuario Final: Permite seleccionar al Usuario Final. Marcar con un check

para seleccionar Todos.

Dando clic en el botón Buscar , el Sistema mostrará la ventana Búsqueda de Datos. Seleccionar el responsable y dar .

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Versión 5.4.2

El filtro Usuario Final, se activará solamente cuando se seleccione los reportes Resumen de Activos fijos por Centros de Costo y Personal, y Detalle de Activos fijos por Centros de Costo y Personal.

• Reporte Resumen de Activos por Centro de Costo

Este reporte presenta la cantidad total de activos por Centro de Costo, así como el total de activos con personal asignado y el total de activos sin personal asignado.

Asimismo, muestra la cantidad de personal de cada Centro de Costo provenientes de tres fuentes del SIGA:

• Patrimonio - MP • Centro de Costo - ML. • Personal - ML

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Versión 5.4.2

• Reporte Resumen de Activos por Centro de Costo y Personal Este reporte presenta la cantidad total de activos asignados a cada persona por Centro de Costo, así como el total de activos que no tienen personal asignado. Asimismo, en la columna derecha del reporte indicará si el personal asignado pertenece a otro Centro de Costo diferente al del Activo.

• Reporte Detalle de Activos por Centro de Costo y Personal Este reporte presenta el detalle de los activos por Ítem y Margesí asignados a cada persona por Centro de Costo, así como los activos que no tienen personal asignado.

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Versión 5.4.2

6.1.4 Patrimonio según Plan Contable

El ingreso a la opción Patrimonio según Plan Contable es siguiendo la ruta: “Consulta/Reportes-> Patrimonio según Plan Contable”, como se muestra en la siguiente ventana:

Esta opción permite al Usuario consultar, los bienes patrimoniales por Cuenta Contable para su presentación al Área de Contabilidad y posterior conciliación con los datos registrados en los Estados Financieros. Ingresando a esta opción el Sistema mostrará la ventana Patrimonio por Cuentas Contables, la cual contiene cuatro filtros de selección: Año, Mes, Mayor y Sub Cuenta. Año: Seleccionar el año activando la barra de despliegue .

Mes: Seleccionar el mes requerido activando la barra de despliegue .

Mayor: Filtra por Cuenta Contable Mayor. Seleccionar la barra de despliegue , para visualizar el detalle, o marcar con un check para mostrar todas.

Sub Cta: Filtra por Sub Cuenta Contable. Seleccionar la barra de despliegue ,

para visualizar el detalle, o marcar con un check para mostrar todas.

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Versión 5.4.2

Ingresando a la carpeta amarilla el Usuario visualizará la ventana Patrimonio por Cuenta Contable, la misma que mostrará los activos correspondientes indicando el Margesí, Código de Barras, Descripción, Modelo, Número de Serie y Fecha de Compra.

Asimismo, al ingresar a la carpeta amarilla de cada activo, visualizará la ventana Datos del Activo Fijo, como consulta.

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Versión 5.4.2

REPORTES Al seleccionar el ícono Imprimir , el Sistema mostrará la ventana Reportes de Bienes Patrimoniales, la misma que contiene las siguientes opciones:

• Reporte de Bienes con Cuentas de Orden. • Reporte de inmueble, Maquinaria y Equipo. • Inversiones Intangibles. • Resumen Mensual del Valor Actualizado y Depreciación. • Resumen Mensual de Patrimonio por Cuenta Contable. • Reporte de Bienes por Cuenta Contable y Porcentaje de Depreciación.

El Usuario deberá marcar el reporte seleccionado con un check , y ejecutar el ícono Imprimir para generar el Reporte.

• Reporte de Bienes con Cuentas de Orden.- Muestra el detalle de los Bienes

Patrimoniales No Depreciables.

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Versión 5.4.2

• Reporte de Inmueble, Maquinaria y Equipo.- Muestra el detalle de los inmuebles, maquinarias y equipos adquiridos por la Unidad Ejecutora.

• Reporte de Inversiones Intangibles.- Muestra el detalle de los Bienes Intangibles adquiridos por la Unidad Ejecutora.

• Reporte Resumen Mensual del Valor Actualizado y Depreciación.- Muestra información consolidada mensual del Valor de los activos fijos de la Entidad y su depreciación por Cuenta Contable.

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Versión 5.4.2

• Reporte Resumen Mensual de Patrimonio por Cuenta Contable.- Muestra

información consolidada por Cuenta Contable, de los valores mensuales del Patrimonio.

• Reporte Resumen Inicial de Patrimonio por Cuenta Contable.- Muestra información consolidada por Cuenta Contable del valor inicial del Patrimonio.

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Versión 5.4.2

• Reporte de Bienes por Cuenta Contable y Porcentaje de Depreciación.- Muestra información mensual del Valor y Depreciación de los activos fijos de la Entidad por Margesí y Cuenta Contable, agrupados por porcentaje de depreciación.

6.1.5 Reporte Varios

El ingreso a la opción Reportes Varios es siguiendo la ruta: “Consulta/Reportes-> Reporte Varios”, como se muestra en la siguiente ventana:

En esta opción el Sistema lista la relación de los bienes patrimoniales de la Entidad que se encuentran activos y de baja, mostrando la siguiente información: Código margesí, Código de barras, Descripción del activo, Valor de compra, Fecha de adquisición, Número de orden, Número de serie, Modelo, Fecha de alta, Tipo de ingreso, Sede, Centro de costo, Ubicación, Descripción del bien, Marca, Medidas, Responsable, Contratista, Valor neto histórico, Tipo de patrimonio. Ingresando a esta opción el Sistema mostrará en l aparte superior la cabecera de filtros, sin información de los activos. Para visualizarlos, debe ejecutar el ícono Buscar , con lo cual se mostrará la relación de activos en la parte inferior de la ventana.

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Versión 5.4.2

Asimismo, permite visualizar la información de acuerdo a los siguientes filtros: Familia, Ítem, Sede, Año, Centro de Costo, Ubicación, Empleado Responsable, Proveedor, Ítems ESNI, Margesí, Código de Barra, Nro Serie, Tipo de Trans, Marca, Modelo, Tipo de Registro, Cuenta Contable, Tipo de Bien, O/C-NEA-Todos, Tipo de Patrimonio, Estado del Bien, Compartido y Fecha de PECOSA. Familia: Indica la Familia a la cual pertenece el Ítem, marcar con un check para

mostrar todas las Familias.

Ejecutar el botón , para abrir la ventana Filtro de Búsqueda de Datos. El Usuario seleccionará los datos correspondientes, luego ingresará al ícono Buscar y al botón .

Ítem: Permite filtrar los ítems. Marcar con un check para mostrar todos los Ítems.

Dar clic en el botón , para abrir la ventana Búsqueda de Datos. Deberá filtrar los datos correspondientes, luego ingresar al ícono Buscar y .

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Versión 5.4.2

Ítem ESNI: Permite filtrar los ítems pertenecientes al Programa Estrategia Nacional de

Inmunizaciones – ESNI del Ministerio de Salud. Al dar check en este campo, se activarán los filtros Marca y Modelo para mostrar la información correspondiente a estos ítems.

En el campo Marca, dar clic en el botón , para abrir la ventana Búsqueda de Datos. Filtrar los datos, luego dar .

Luego de seleccionar la marca, en el campo Modelo, activar la barra de despliegue para seleccionar la opción que corresponda.

Sede: Seleccionar la Sede activando la barra de despliegue .

Año: Seleccionar el año del proceso activando la barra de despliegue .

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Versión 5.4.2

Centros de Costo: Permite seleccionar el Centro de Costo al cual pertenecen los

ítems. Asimismo, marcar con un check para visualizar todos los Centros de Costo.

Dar clic en el botón , para abrir la ventana Búsqueda de Datos. Deberá filtrar los datos correspondientes, luego dar .

Ubicación: Selecciona las ubicaciones de la Unidad Ejecutora. Marcar con un check

para seleccionar todas las Ubicaciones.

Ejecutar el botón , para abrir la ventana Búsqueda de Datos. Deberá filtrar los datos correspondientes, luego ingresar al ícono Buscar y .

Empleado Responsable: Permite filtrar al personal responsable de los Activos.

Marcar con un check para seleccionar a todos los empleados.

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Versión 5.4.2

Ingresar al botón , para abrir la ventana Búsqueda de Datos. El Usuario deberá filtrar los datos correspondientes, luego dar .

Proveedor: Permite seleccionar al proveedor del activo. Marcar con un check para visualizar todos los proveedores registrados por la Entidad.

Dar clic en el botón , para abrir la ventana Búsqueda de Datos. Filtrar los datos, luego dar .

Margesí: Permite filtrar por el código Margesí de los activos registrados. Marcar con

un check para visualizar todos los registros.

Dar clic en el botón , para abrir la ventana Búsqueda de Datos. Filtrar los datos correspondientes, ejecutar el ícono Buscar y luego .

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Versión 5.4.2

Código de Barra: Filtra los registros por Código de Barra. Marcar con un check

para visualizar todos los registros.

Dar clic en el botón , para abrir la ventana Búsqueda de Datos. Filtrar los datos correspondientes, ingresar al ícono Buscar , luego .

Nro Serie: Para ver todos los números de serie marcar con check . Si el Usuario

solamente requiere filtrar por una serie, retirar el check, editar el número y dar Enter.

Tipo de Transacción: Muestra los tipos de transferencias o movimientos de los

activos. Ingresar a la barra de despliegue para seleccionar un Tipo de Transacción o marcar con un check , para visualizar todos.

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Versión 5.4.2

Marca: Permite filtrar la descripción de las marcas registradas. Marcar con un check

, para mostrar todas las Marcas.

Ingresar al botón para abrir la ventana Búsqueda de Datos. Seleccionar los filtros correspondientes y dar .

Modelo: Permite visualizar las diferentes marcas que fueron registradas en el Sistema. Dar clic al recuadro , para mostrar todos los Modelos.

Ingresar al botón para abrir la ventana Búsqueda de Datos. Seleccionar los filtros de datos correspondientes y dar .

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Versión 5.4.2

Tipo Registro: Permite filtrar los activos propios y los que corresponden a otras

Entidades. Ingresar a la barra de despliegue para seleccionar el Tipo de Registro, o marcar con un check , para visualizar todos.

Cuenta Contable: Permite visualizar los activos por Cuenta Contable.

Dar clic al botón , para abrir la ventana Búsqueda de Datos. Seleccionar los filtros

de datos correspondientes y dar . Para mostrar todas la cuentas contable, marcar con un check .

Tipo de Bien: Permite seleccionar por Activos Depreciables y no Depreciables.

Ingresar a la barra de despliegue para seleccionar el tipo de bien, o marcar con un check , para visualizar todos.

Fecha de PECOSA: Permite filtrar los activos según rango de fecha de emisión de

PECOSAS. Desmarcar el check , para registrar las fechas.

O/C, NEA, TODOS: Permite seleccionar los activos de acuerdo a su procedencia. La

información se muestra automáticamente al seleccionar el tipo de ingreso:

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Versión 5.4.2

Tipo de Patrimonio: Muestra la información de acuerdo al tipo de bien patrimonial.

Ingresar a la barra de despliegue para seleccionar un tipo de patrimonio, o marcar con un check para visualizar todos.

Estado del Bien: Muestra la relación de los activos de acuerdo a su Estado de

Conservación. Ingresar a la barra de despliegue , o marcar con un check , para visualizar a todos.

Al ingresar a la carpeta amarilla de cada activo, se visualizará la ventana Datos del Activo Fijo, donde podrá consultar los datos y también actualizar los siguientes campos: • Ubicación Física. • Nº de Serie. • Estado de Conservación. • Estado de Uso. • Marca. • Modelo. • Características. • Observaciones. • Especificaciones Técnicas.

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Versión 5.4.2

REPORTES

Ingresar al ícono Imprimir para generar los siguientes Reportes:

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Versión 5.4.2

• Listado de Bienes de Patrimoniales - Activos.- Muestra información detallada

de los Bienes Patrimoniales activos que pertenecientes a la Unidad Ejecutora.

• Listado de Bienes de Patrimoniales - Bajas.- Muestra información detallada de los Bienes Patrimoniales que se encuentran de Baja.

• Listado de Bienes de Patrimoniales por Área /Ubicación.- Muestra información detallada de los Bienes Patrimoniales por Centro de Costo y Ubicación Física.

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Versión 5.4.2

• Listado de Bienes de Patrimoniales por Cuenta Contable.-Muestra información

detallada de los Bienes Patrimoniales por Cuenta Contable.

• Listado de Bienes de Patrimoniales Valorizado por Cuenta Contable.- En la

opción anterior, al marcar con un check el campo Valorizado, el Sistema mostrará el Listado de Bienes Patrimoniales Valorizado por Cuenta Contable. Muestra información detallada de los Bienes Patrimoniales por Sede y Cuenta Contable, así como el Valor de Adquisición o Actualización, Depreciación Acumulada y Valor Neto.

• Listado de Bienes de Patrimoniales Valorizados.- Muestra información

detallada de los Bienes Patrimoniales por Sede y Centro de Costo, Valor de Adquisición o Actualización, Depreciación Acumulada y Valor Neto.

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Versión 5.4.2

• Listado de Bienes de Patrimoniales Valorizados – Sólo Bienes considerados por la SBN.- Muestra información detallada de los Bienes Patrimoniales que deben ser informados a la SBN, a nivel de Familia, su Valor de Adquisición o Actualización, Depreciación Acumulada y Valor Neto.

• Listado de Bienes de Patrimoniales por Grupo/Clase/Familia Valorizados.-

Muestra información detallada de los Bienes Patrimoniales a nivel de Familia, su Valor de Adquisición o Actualización, Depreciación Acumulada y Valor Neto.

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Versión 5.4.2

• Listado del Inventario Inicial Valorizado – Código Margesí.- Muestra

información detallada de los Bienes Patrimoniales correspondientes al Inventario Inicial, por Sede, Centro de Costo y Cuenta Contable, su Valor Inicial, Depreciación Acumulada y Valor Neto. Puede filtrarse por Código Margesí o Fecha de Compra.

• Listado de Activos sin Cuenta Contable/Fecha de Alta.- Muestra información detallada de los Bienes Patrimoniales que no tienen asignada una Cuenta Contable o Fecha de Alta.

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Versión 5.4.2

• Datos del Activos Fijo.- Muestra los datos de Identificación del Activo, Especificaciones Técnicas, Documentos de Ingreso, Valor de Compra, Valor en Libros, Depreciación Acumulada, Valor Neto y Datos de la Baja.

. • Listado de Kardex de Bienes Patrimoniales.- Muestra información detallada del

movimiento de los Bienes Patrimoniales: Fecha, Movimiento, Sede, Centro de Costo, Ubicación Física, Responsable y Estado del Activo.

Para salir de la ventana Reportes, ejecutar el ícono Salir .

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Versión 5.4.2

6.1.6 Patrimonio por Centro de Costo

El ingreso a la opción Patrimonio por Centro de Costo es siguiendo la ruta: “Consulta/Reportes-> Patrimonio por Centro de Costo”, como se muestra en la siguiente ventana:

Al ingresar a esta opción el Usuario podrá obtener Reportes de los Bienes Patrimoniales por Centro de Costo. Ingresando a esta opción el Sistema mostrará la siguiente ventana:

Deberá filtrar por: Año, Tipo de Registro, Sede y Centro de Costo.

Año: Seleccionar el año activando la barra de despliegue .

Tipo de Registro: Permite filtrar por tipo de Registro. Para filtrar todos los tipos

marcar con un check en Todos.

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Versión 5.4.2


Centros de Costo: Indicar el Centro de Costo, activando la barra de despliegue

, para visualizarlos. Marcar con un check para filtrar todos los Centros de Costo.

Finalizando la selección de filtros, el Sistema muestra la siguiente ventana:

El Usuario visualizará el detalle de los activos, ingresando a la carpeta amarilla .

Para salir de la ventana ejecutar el ícono Salir .

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Versión 5.4.2

REPORTES Ejecutando el ícono el Sistema mostrará la ventana Reporte Patrimonio por Sede y Centro de Costo.

Seguidamente, marcará una opción y el filtro de Inventariado que corresponda, luego dará clic en el ícono Imprimir para visualizar el reporte. Finalmente, dará clic en el ícono Salir .

• Reporte Actual Sede.- Muestra información de los Bienes Patrimoniales clasificados por los Centro de Costo de la Sede Actual.

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Versión 5.4.2

• Reporte Todas las Sedes.- Muestra información de los Bienes Patrimoniales clasificados por Centro de Costo, de todas las Sedes de la Entidad.

• Reporte Actual Centro de Costo.- Muestra información de los Bienes Patrimoniales del Centro de Costo actual indicando la Sede a la cual pertenece.

• Reporte de Todas los Centros de Costo.- Muestra información de los Bienes Patrimoniales clasificado por Sedes, de todos los Centro de Costos de la Entidad.

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6.1.7 Patrimonio por Empleado

El ingreso a la opción Patrimonio por Empleado es siguiendo la ruta: “Consulta/Reportes-> Patrimonio por Empleado”, como se muestra en la siguiente ventana:

Los reportes generados en esta opción brindan información de los bienes asignados al personal o Usuario final.

Ingresando a esta opción el Sistema mostrará la siguiente ventana:

El Usuario deberá filtrar por: Año, Tipo de Registro, Sede, Centro de Costo y, Usuario Final.

Año: Seleccionar el año activando la barra de despliegue .

Tipo de Registro: Permite filtrar por Tipo de Registro Institucional o No

Institucional. Para filtrar todos los tipos, marcar con un check en Todos.

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Centros de Costo: Seleccionar los Centros de Costo, activando la barra de

despliegue . Visualizará todos los Centros de Costo marcando con un check .

Usuario Final: Filtra los usuarios registrados en el Sistema. Marcar con un check

para seleccionar todos.

Ingresar al botón , para abrir la ventana Búsqueda de Datos. Filtrar los datos

correspondientes, luego dar .

Ingresar a la carpeta amarilla para visualizar el detalle de los bienes patrimoniales por Empleado.

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Para salir de la ventana ejecutar el ícono Salir .

Reportes El Usuario puede imprimir los reportes ejecutando el ícono Imprimir , luego de seleccionar el tipo de Reporte.

• Reporte de Asignación de Bienes Patrimoniales por Persona – Inventariado.- Muestra información de los Bienes Patrimoniales asignados al Usuario final, los cuales han sido inventariados.

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• Reporte de Asignación de Bienes Patrimoniales por Persona – No Inventariado.- Muestra información de los Bienes Patrimoniales asignados al Usuario final, que no están incluidos en el Inventario.

6.1.8 Relación de Activos – Seguimiento

El ingreso a la opción de Relación de Activos–Seguimiento es siguiendo la ruta: “Consulta/Reportes-> Relación de Activos - Seguimiento”, como se muestra en la siguiente ventana:

Al ingresar a esta opción el Sistema permite realizar filtros, con la finalidad de proporcionar información de todos los activos, así como información específica de los activos ESNI. Ingresando a esta opción el Sistema mostrará la siguiente ventana:

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Versión 5.4.2

El Usuario deberá seleccionar los filtros por: Año, Tipo de Registro, Centro de Costo, Tipo de Ítem y Tipo de Reporte.

Año: Seleccionar el año activando el menú desplegable .

Tipo de Registro: Permite filtrar el tipo de Registros Institucional y No Institucional.

Para filtrar todos los tipos marcar con un check en Todos.

. Centros de Costo: Seleccionar el Centro de Costo, activando la barra de

despliegue . Para filtrar todos los Centros de Costo marcar con un check en Todos.

Tipo Ítem: El Usuario puede filtrar por Ítems ESNI o Todos.

Tipo de Reporte: Permite seleccionar el tipo de Reporte a generar.

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Versión 5.4.2

REPORTES • Listado de Relación de Activos – Detalle por Margesí.- Muestra información

detallada de los Bienes Patrimoniales que se encuentran registrados en la Unidad Ejecutora.

• Listado de Relación de Activos – Resumen Consolidado por Ítem.-Muestra

información consolidada de los Bienes Patrimoniales por ítem y cantidad total.

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CAPITULO 7 - PROCESOS El Capítulo 7 explica el procedimiento de los distintos procesos que se realizan en el Módulo de Patrimonio para obtener información contable mensual y anual, enviar información a la Superintendencia Nacional de Bienes Estatales y cargar el Inventario Inicial. 7.1 Procesos

El Menú Procesos contiene tres procesos importantes: Proceso de Cierre Contable, Proceso SBN y Proceso de carga del Inventario Inicial por Año.

Al Ingresar a esta Opción el Sistema muestra las opciones detalladas anteriormente.

7.1.1 Proceso de Cierre Contable El ingreso a la opción Proceso de Cierre Contable es siguiendo la ruta: “Procesos->Proceso de Cierre Contable”, como se muestra en la siguiente ventana:

Mediante este proceso, el Sistema realiza los Cierres Contables mensuales, para el cálculo de la Depreciación del Período, Depreciación del Ejercicio, Depreciación Acumulada y Valor Neto de los activos depreciables. Asimismo, actualiza el valor inicial de los activos Depreciables y No Depreciables. Estos valores se muestran en la ventana Valores Contables de cada activo.

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Ingresando a esta opción el Sistema mostrará la siguiente ventana:

Haciendo clic en el botón Mensual se activarán los campos Periodo Actual y Nuevo Periodo. Seguidamente, ejecutando el ícono Grabar , el Sistema mostrará la siguiente pregunta:

Dando Sí, el Sistema realizará el proceso respectivo. Al finalizar mostrará el siguiente mensaje de confirmación.

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Este procedimiento se realizará hasta el último período contable del año: Diciembre – Cierre.

Si existieran activos fijos pendientes de PECOSA en un mes determinado, antes de realizar el proceso contable, el Sistema mostrará el siguiente mensaje:

Asimismo, para extornar un período contable, deberá realizar lo siguiente: Ingresando a Parámetros por Ejecutora, en la opción Proceso Contable Patrimonio, seleccionar el mes al cual desea extornar. Seguidamente, ejecutar el botón

.

El Sistema mostrará la siguiente pregunta:

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Dando Sí, mostrará la siguiente ventana para registrar la contraseña:

Al dar Aceptar, el Sistema realizará el proceso y enviará el siguiente mensaje:

Para verificar si el proceso se realizó correctamente y se actualizaron los valores contables, ir a la opción: “Consultas y Reportes -> Patrimonio según Plan Contable”.

7.1.2 Proceso SBN Para realizar este proceso el Usuario deberá registrar previamente en Parámetros por Ejecutora, la ruta donde se encuentra instalado el Software de la SBN, denominado Software Inventario Mobiliario Institucional – SIMI, y el Código de identificación de la Unidad Ejecutora para la SBN.

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Versión 5.4.2

El Sistema transmite por año, todos los registros del Inventario Inicial Institucional, Altas Institucionales y Bajas registrados en el Módulo de Patrimonio, al ejecutable del SIMI que se encuentra instalado en la Unidad Ejecutora, con excepción de los activos correspondientes al Grupo de Catálogo 14 - Activos Fijos no catalogados por la SBN. El ingreso a la opción Proceso SBN es siguiendo la ruta: “Procesos->Proceso SBN”, como se muestra en la siguiente ventana:

Si el Usuario no ha especificado la ruta donde se encuentra el SIMI, al ingresar a esta Opción, el Sistema mostrará el siguiente mensaje:

Dar Aceptar, deberá registrar la ruta donde se encuentre instalado el SIMI, en la ventana Parámetros Ejecutora. Asimismo, si no ha realizado por lo menos el cierre contable del primer mes del año, el Sistema mostrará el siguiente mensaje y no permitirá realizar el proceso.

En la realización de este proceso puede darse dos casos:

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Versión 5.4.2

Caso I – Entidades que no tienen código de la SBN Para Entidades que no cuentan con código de SBN o no lo han registrado en la ventana de Parámetros.

Al ingresar a esta opción el Sistema mostrará el siguiente mensaje:

Dando Sí el Sistema responderá con el siguiente mensaje:

Dando Aceptar mostrará el siguiente mensaje:

Dando Sí el Sistema mostrará la ventana Proceso SBN, indicando el procesamiento de la información:

Al finalizar el proceso mostrará el siguiente mensaje:

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Dando Aceptar finalizará el proceso. Caso II – Entidades que tienen código de la SBN Para las Entidades que han registrado el código de la SBN, al ingresar a esta opción el Sistema mostrará la siguiente ventana, indicando por defecto el año del Sistema:

Haciendo clic en el ícono Grabar , el Sistema mostrará la siguiente pregunta:

Dando Sí mostrará la siguiente ventana:

Al finalizar el proceso mostrará el siguiente mensaje:

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Dando Aceptar finalizará el proceso. Para confirmar el resultado de la transmisión, el Usuario ingresará al SIMI, y verificará los registros en la opción Generación de copia para la SBN.

7.1.3 Proceso de Carga de Inventario Inicial por Año El ingreso a la opción Proceso de Carga de Inventario Inicial por Año es siguiendo la ruta: “Procesos->Proceso de Carga del Inv. Inicial por Año”, como se muestra en la siguiente ventana:

Este proceso permite realizar la carga del Inventario Inicial con los saldos del año anterior. Antes de iniciar el proceso de carga, el proceso contable debe haberse realizado hasta el período Diciembre-Cierre, caso contrario el Sistema mostrará el siguiente mensaje:

Al ingresar, el Sistema mostrará por defecto, el Año de Origen y el Año Destino.

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Versión 5.4.2

El Usuario deberá ejecutar el botón , mostrándose la ventana del mismo nombre, sin datos.

Seguidamente, al ingresar al botón , el Sistema enviará el siguiente mensaje:

Dando Aceptar el Sistema mostrará la relación de Centros de Costo de ambos años y simultáneamente el siguiente mensaje: Carga se realizó con éxito.

Si las equivalencias por Centro de Costo no estuvieran correctas, el Sistema enviará el siguiente mensaje para regularizar el registro y posteriormente ejecutar el proceso.

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Para imprimir el Listado de Equivalencias de Centros de Costo, el Usuario ingresará al ícono Imprimir .

Para salir de la ventana hacer clic en el ícono Salir .

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CAPITULO 8 - UTILITARIO Este Capítulo, detalla el procedimiento para realizar la exportación de datos a un archivo Excel. Asimismo, explica el procedimiento para realizar la importación de datos para generar el Inventario Inicial Institucional desde un archivo Txt. 8.1 Utilitario

El Sub Módulo Utilitario contiene las funciones para realizar la exportación de datos a un archivo Excel, y la importación de datos desde un archivo Txt para generar el Inventario Inicial Institucional.

Este Sub Módulo contiene dos opciones:

8.1.1 Exportar Información A través de esta función, el Sistema permite realizar la exportación de datos a un archivo Excel. El ingreso a la opción Exportar Información es siguiendo la ruta: “Utilitario->Exportar Información”, como se muestra en la siguiente ventana:

Al ingresar a esta opción el Sistema muestra la ventana Exportar Información de Patrimonio, con la relación de la información que permite exportar. Cabe señalar, que parte de esta información proviene del Módulo de Logística. El Usuario marcará con un check los datos que desee exportar, luego ejecutará el botón .

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El Sistema mostrará la ventana Seleccione, donde seleccionará la carpeta de destino.

Dando Aceptar el Sistema mostrará el siguiente mensaje:

Luego de Aceptar dará clic en el botón para retornar a la ventana principal.

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8.1.2 Importar Inventario Inicial Institucional Esta opción permitirá al Usuario realizar la importación de los datos correspondientes al Inventario Inicial Institucional en el año que corresponda, cuando inicie sus operaciones en el Módulo de Patrimonio. El ingreso a la opción Importar Inventario Inicial Institucional es siguiendo la ruta: “Utilitario->Importar Inventario Inicial Institucional”, como se muestra en la siguiente ventana:

Al ingresar a esta opción el Usuario visualizará la ventana , la misma que cuenta con el filtro Año, los

botones y , así como la relación de cuarenta y un (41) errores que se validarán durante el proceso de importación de datos.

Para realizar la importación de datos, el Usuario realizará los siguientes pasos:

Ejecutar el botón , con el cual el Sistema mostrará la ventana de búsqueda del explorador de Windows. En ella el Usuario deberá seleccionar el archivo TXT correspondiente y ejecutar el botón .

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Versión 5.4.2

El Sistema mostrará el siguiente mensaje procediendo a eliminar la información que estuviera registrada en la base de datos.

Seleccionar la opción Sí, para que el Sistema realice el proceso de importación de datos, verificando la validación del Archivo TXT. Si no cumpliera con los requisitos, el Sistema validará con el siguiente mensaje:

Si el archivo TXT, cumple con los requisitos requeridos, el Sistema validará los casos de error, los que se mostrarán activos, según se muestra en la siguiente ventana:

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Versión 5.4.2

Simultáneamente se mostrará el siguiente mensaje:

Luego de Aceptar dar clic en los errores activados y ejecutar el ícono Imprimir para visualizar los reportes respectivos. En ellos se presenta la relación de activos que contienen datos errados. Después de realizar las correcciones respectivas, ejecutar nuevamente el proceso de importación. Si el archivo TXT ya no presenta errores, el Sistema mostrará el siguiente mensaje:

Dar Aceptar este mensaje y luego hacer clic en el botón Salir . Seguidamente, el Usuario podrá verificar la carga del Inventario Inicial en el año correspondiente.

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Versión 5.4.2

El Inventario Inicial importado se mostrará abierto y permitirá al Usuario realizar las modificaciones que considere necesarias.

Luego de cerrar el Inventario Inicial, si el Usuario realiza nuevamente la importación, el Sistema validará con el siguiente mensaje:

Para realizar nuevamente la importación, deberá abrir el Inventario Inicial. De acuerdo a lo indicado anteriormente, ingresando el ícono Imprimir en cada error activado, el Sistema generará el reporte respectivo. Existe un total de cuarenta y un (41) reportes de errores. Como ejemplo, mostraremos los siguientes: 1. NO EXISTE EJECUTORA: Al dar clic en este error, el Sistema mostrará un mensaje

con el código correcto de la Unidad Ejecutora.

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Versión 5.4.2

Seguidamente mostrará el siguiente reporte indicando el código incorrecto.

2. NO EXISTEN CUENTAS CONTABLES PARA EL AÑO ACTUAL: En este reporte se indicará el activo y la cuenta contable incorrecta.

3. FORMACIÓN DEL CÓDIGO DEL ACTIVO NO CONCUERDA CON LA FAMILIA

DEL CATÁLOGO: En este reporte el Sistema mostrará los activos con los códigos errados y en la columna ‘Familia’ los códigos correctos.

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4. CLASIFICADOR INCORRECTO O ESTRUCTURA NO CORRESPONDE: En este reporte, el Sistema mostrará como incorrecto, los activos con Clasificador que no han sido registrados de acuerdo a la estructura del código, sin tomar en cuenta los espacios que debe haber entre los dígitos. En la columna Correcto indicará el registro válido.

Asimismo, mostrará los activos registrados con Clasificador incorrectos. En este caso la columna Correcto se mostrará en blanco.

5. ERROR EN LAS FECHAS DE O/C o NEA: Este reporte mostrará los activos con documentos de adquisición que presentan error en el registro de las fechas.

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