COLÉGIO ESTADUAL DE CAMPO MOURÃO – EFMP

PROF: Edson Marcos da SilvaCURSO: Técnico em Administração SubsequenteTURMAS: 1º AnoAPOSTILA: nº 2

SISTEMA DE INFORMAÇÃO GERENCIAL

S.I.G.

Campo Mourão 2008

CURSO TÉCNICO EM ADMINSTRAÇÃO - COLÉGIO ESTADUAL PROF. JOÃO D’OLIVEIRA GOMES PROFESSORA: MARIA BEATRIZ DE LARA

Sistema de Informações gerenciaisIntroduçãoPara facilitar o seu tratamento conceitual, a expressão sistema de informações gerenciais é definida somente após a apresentação da abordagem conceitual relativa a cada uma de suas partes, a saber: sistema, informações e gerenciais.A partir da apresentação desses três conceitos, é possível ao abordar, por conclusão, o conceito inerente a sistema de informações gerenciais.Esta conceituação é de elevada importância para os executivos das empresas. Isso porque toda empresa tem informações que proporcionam a sustentação para as suas decisões, entretanto, apenas algumas têm um sistema estruturado de informações gerenciais que possibilita otimizar o seu processo decisório. E as empresas que estão nesse estágio evolutivo, seguramente, possuem importante vantagem competitiva.Salienta-se que, a expressão sistema de informações gerenciais será resumida na sigla SIG. Essa sigla está consagrada nas empresas, o que apresenta a vantagem de propiciar um tratamento mais íntimo ao assunto.Entretanto, parece que essa situação é irreal, pois na, verdade, os executivos das empresas não têm elevada intimidade com o sistema de informações gerenciais (SIG). E esse distanciamento tem provocado vários problemas para o processo decisório, e, conseqüentemente, para os resultados das empresas.Quando do desenvolvimento de um SIG, o executivo deve considerar a quantidade e qualidade das informações. Pode-se afirmar que os executivos das empresas vivem em um mundo de informações.Embora os executivos necessitem, crescentemente, de informações relevantes, as quais é o foco básico dos sistemas de informações gerenciais, eles são, ao mesmo tempo, vitimas de uma abundância de informações irrelevantes.Um dilema dos executivos corresponde ao grande volume de informações geradas pelo sistema macroeconômico e pelas empresas. Nesse contexto, os executivos das empresas costumam apresentar algumas reclamações, como:- há muita informação de mercado inadequada e poucas adequadas;- as informações ficam tão dispersas dentro das empresas que exige grande esforço para localizá-las e integrá-las:- as informações importantes, ás vezes, são retiradas com exclusividade por outros executivos;- as informações, muitas vezes, não são confiáveis.

Atualmente, como decorrência do desenvolvimento da informática, a geração de informações deixou de ser, de forma geral, um problema

significativo. O grande problema é a definição das informações que devem ser geradas e, principalmente, a forma de integrá-las.É necessário, também evidenciar que o moderno estágio de atuação das empresas vencedoras apresenta algumas características gerais, a saber:- as mudanças são decorrentes do bom-senso, do consenso e das lideranças;- os interesses e as expectativas pessoais e grupais se complementam interativamente;- existe respeito pela ética individual e das equipes de trabalho;- o processo de participação é efetivo, e os objetivos são compartilhados;- as experimentações, a criatividade e as inovações são incentivadas;- existe preocupação com o desempenho e a capacitação dos indivíduos;- a ênfase dos processos administrativos recai nos valores humanos:- a autoridade e o poder são baseados na competência e no relacionamento pessoal;- a recompensa é pelos resultados apresentados;- existe crença e expectativa em se construir o inédito e afetar o cenário futuro;- os consumidores são cada vez mais exigentes;- a competição por talentos é crescente;- a qualidade dos produtos e serviços torna-se cada vez mais globalizada;- a evolução tecnológica intensifica-se e acelera-se;- a informação ocupa uma situação globalizada.

Esse amplo conjunto de novas verdades consolida o cenário em que, cada vez mais, as informações, a sua estruturação e o processo decisório se consolidam como um sistema administrativo da mais elevada importância para as empresas.

Conceito de SistemasO que é um sistema? Sistema pode ser definido simplesmente como um grupo de elementos inter-relacionados ou em interação que formam um todo unificado. Muitos exemplos de sistemas podem ser encontrados nas ciências físicas e biológicas, na tecnologia moderna e na sociedade humana. Dessa forma, podemos falar do sistema físico do sol e seus planetas, o sistema biológico do corpo humano, o sistema tecnológico de uma refinaria de petróleo e o sistema socioeconômico de uma empresa. Entretanto o conceito genérico de sistema apresentado a seguir fornece uma estrutura mais apropriada para descrever os sistemas de informação.Um sistema é um grupo de componentes inter-relacionados que trabalham juntos rumo a uma meta comum recebendo insumos e produzindo resultados em um processo organizado de transformação.Os sistemas apresentam alguns componentes, a saber:

- os objetivos, que se referem tanto aos objetivos dos usuários do sistema quanto aos do próprio sistema. O objetivo é a própria razão de existência do sistema, ou seja, é a finalidade para a qual o sistema foi criado:- as entradas do sistema, cuja função é a captação e reunião de elementos que entram no sistema para serem processados. Por exemplo: matéria-prima, energia, dados e esforços humano, devem ser organizados para processamento,- o processo de transformação do sistema, que é definido como a função que possibilita a transformação de um insumo (entrada) em um produto, serviço ou resultado (saída). Esse processador é a maneira pela qual os elementos componentes do sistema interagem no sentido de produzir as saídas desejadas;- as saídas do sistema, que correspondem aos resultados do processo de transformação. As saídas devem ser, portanto, coerentes com os objetivos do sistema, e tendo em vista o processo de controle e avaliação, devem ser quantificáveis, de acordo com critérios e parâmetros previamente fixados.- Feedback, são dados sobre o desempenho de um sistema. Os dados sobre desempenho de vendas, por exemplo, são feedback para um gerente de vendas.- Os controles e as avaliações do sistema, para verificar se as saídas estão coerentes com os objetivos estabelecidos. Para realizar o controle e a avaliação de maneira adequada, é necessária uma medida do desempenho do sistema, chamada padrão. Um gerente de vendas, por exemplo, exerce controle quando aloca vendedores para novos territórios de vendas depois de avaliar o feedback sobre seu desempenho de vendas.

O sistema também pode ser considerado como o núcleo central ou foco de estudo dentro de um processo administrativo.Existem os limites do sistema, dentro dos quais se analisa como o ambiente influi ou é influenciado pelo sistema considerado.Ambiente de um sistema é o conjunto de elementos que não pertencem ao sistema, mas qualquer alteração no sistema pode mudar ou alterar os seus elementos e qualquer alteração nos seus elementos pode mudar ou alterar o sistema.A segunda situação (atuação dos elementos do ambiente para com o sistema) é mais fácil de ocorrer do que a primeira situação (atuação do sistema para com os elementos do ambiente).O ambiente de um sistema, representado por uma empresa, pode ser visualizado na figura abaixo:

A figura 2 apresenta o ambiente de um sistema empresa. Portanto, o foco de estudo é a empresa como um todo.Naturalmente, pode-se considerar o ambiente para qualquer amplitude de sistema, como sistema orçamentário, de recursos humanos etc.Neste caso, podem estar no ambiente do sistema considerado tanto variáveis dentro da própria empresa, como variáveis que estão fora da referida “empresa”.O ambiente é também chamado de meio ambiente, meio externo, meio ou entorno.O executivo deve considerar no mínimo três níveis na hierarquia de sistemas, que podem ser visualizados abaixo:- O sistema: é o que se esta estudando ou considerando.- Subsistemas: são as partes identificadas de forma estruturada, que integram o sistema.- Super-sistema ou ecossistema: o todo, é o sistema e um subsistema dele.

Quando se considera a empresa como um sistema, pode-se visualizá-la como composta de vários subsistemas.

- O de coordenação das atividades, para que os resultados sejam alcançados;- O decisório sobre as informações existentes, para que as ações sejam desencadeadas visando aos resultados a serem alcançados;- O de realização das atividades operacionais, que irá afetar a empresa no seu dia-a-dia.Esses subsistemas aparecem de forma hierarquizada e Bernardes (1986:57) estabelece os critérios que devem ser seguidos para uma adequada hierarquização de sistemas nas empresas:- cada tipo de sistema deve ser precisamente conceituado a partir de suas características, para que não ocorram dúvidas a respeito do que trata cada um deles;- as peculiaridades de cada nível devem ser claramente descritas;- a seqüência ordenada dos níveis deve ser estabelecida;- a primazia do nível superior e a influência dos inferiores devem ser explicitadas.Do ponto de vista dos trabalhos de desenvolvimento dos SIG, pode-se conceituar mais um critério, a saber;- as interações dos vários níveis, de forma horizontal e diagonal, devem ser explicitadas. O conhecimento desses vários princípios pode auxiliar o executivo no levantamento, na análise, no desenvolvimento e na implementação dos sistemas administrativos nas empresas e, consequentemente, no desenvolvimento dos sistemas de informações gerenciais, o que proporciona a otimização do processo decisório.

Exemplo de estrutura hierárquica de uma empresa:I Administrativo-financeiro

1.1 Crédito e cobrança1.1.1 Crédito

1.1.1.1 Análise e controle de crédito1.1.2 Cobrança

1.1.2.1 Notas de débito1.1.2.2 Cobranças no jurídico1.1.2.3 Comissões

1.2 Finanças1.2.1 Controles1.2.2 Tesouraria

1.2.24 Programação financeira1.2.2.2 Bancos1.2.2.3 Caixa

1.2.3 Contas a pagar1.2.4 Técnico-financeira

1.2.4.1 Administração de contratos1.2.4.2 Seguros

1.2.5 Financeiro exportação1.2.5.1 Câmbio

1.3 Suprimentos1.3.1 Compras

1.3.1.1 Controle dos documentos fiscais

1.3.2 Almoxarifado1.4 Sei1ços administrativos

1.4.1 Gráfica1.4.2 Arquivos microfilmagem1.4.3 Comunicações1.4.4 Controle de veículos1.4.5 Manutenção de equipamentos administrativos1.4.6 Reprografia

II MarketingII.1 Comercial

II.1.1 Promoção técnicaII.1.1.1 Desenvolvimento e promoção de novos

produtosII.1.1.2 Atendimento a clientes

II.1.2 Planejamento e controle de marketingII.1.2.1 PlanejamentoII.1.2.2 PesquisaII.1.2.3 Relatórios e estatísticas

II.1.3 Administração de pedidos e preçosII.1.3.1 Cadastro de produtos (tabela de preços)

II.1.4 Programação de entregasII.1.4.1 Programação de estoque e liberação

II.2 Vendas nacionaisII.3 Vendas internacionais

II.3.1.1 Liberação de produtosII.3.1.2 AfretamentoII.3.1.3 ImportaçãoII.3.1.4 Documentação

III Recursos humanosIII.1 Administração de pessoal

III.1.1 Recrutamento e seleção III.1.2 Pessoal _

III.12.1 CadastroIII.1.2.2 PagamentosIII.1.2.3 Folha de pagamentoIII.1.2.4 Atualizações cadastraisIII.1.2.5 Faixas salariaisIII.1.2.6 Controlo de férias

O exemplo apresentado, pelo próprio nível de detalhamento, explicita como um sistema pode ser decomposto, de forma gradativa, em vários subsistemas. Entretanto, essa forma de decomposição deve ser utilizada no momento inicial do processo, pois o mapeamento sistêmico deve ser efetuado de forma mais estruturada.Outra maneira de efetuar o tratamento dos sistemas e subsistemas é pela estruturação por processos.Processos representam um conjunto de atividades seqüenciais que apresentam relação lógica entre si, com a finalidade de atender e, preferencialmente, suplantar às necessidades e expectativas dos clientes externos e internos da empresa.

Pelo que já foi apresentado até este momento, verifica-se a importância de os executivos operacionalizarem uma abordagem sistêmica quando das análises de empresas.Nesse contexto, a empresa pode ser identificada como um complexo de canais ao longo dos quais fluem produtos, serviços, recursos e informações de ponta a ponta da empresa, como entre a empresa e o seu ambiente.

INFORMAÇÃOInicialmente deve-se distinguir dado de informação. O que distingue dado ou um conjunto de dados de informação, a qual auxilia no processo decisório é o conhecimento que ela propicia ao tomador de decisões.Dado é qualquer elemento identificado em sua forma bruta que, por si só, não conduz a uma compreensão de determinado fato ou situação.Portanto, o executivo deve obter o conhecimento a partir do dado transformado, o que lhe propicia um processo dinâmico ou um elemento de ação. Essa situação dinâmica permite ao executivo posicionar-se diante de um problema ou uma situação qualquer.Informação é o dado trabalhado que permite ao executivo tomar decisões.Como exemplos de dados em uma empresa, citam-se quantidade de produção, custo de matéria-prima, número de empregados. A informação seria o resultado da análise desses dados, ou seja, capacidade de produção, custo de venda do produto, produtividade dos funcionários etc. Essas informações, ao serem utilizadas pelo executivo, podem afetar ou modificar o comportamento existente na empresa, bem como o relacionamento entre suas várias unidades organizacionais.O propósito básico da informação é o de habilitar a empresa a alcançar seus objetivos pelo uso eficiente dos recursos disponíveis, nos quais se inserem pessoas, materiais, equipamentos, tecnologia, dinheiro, além da própria informação. Nesse sentido, a teoria da informação considera os problemas e as adequações do seu uso eficiente, eficaz e efetivo pelos executivos da empresa.Uma informação produzida e que não seja distribuída em tempo hábil de tomada de decisão praticamente perde seu sentido. Sua capacidade de reduzir incertezas está associada com a oportunidade de sua distribuição.A informação é o produto da análise dos dados existentes na empresa, devidamente registrados, classificados, organizados, relacionados e interpretados em um determinado contexto, para transmitir conhecimento e permitir a tomada de decisão de forma otimizada.A informação representa a consolidação de poder na empresa, desde o momento de posse de dados básicos que são transformados em informação, até a possibilidade de otimizar conhecimentos técnicos, domínios de políticas e possibilidade de maior especialização e conseqüente respeito profissional ao executivo considerado.

Quando da coleta de informações, influi o poder anterior já consolidado pelo referido executivo e, a partir desse momento, começam a pesar a confiabilidade, a segurança e a qualidade dos dados e das informações coletados.Também deve ser considerada a qualidade das informações, que sofre influência de:- boatos e fofocas;- rádio-corredor, que pode ter a situação de fofocas, bem como de verdades não ditas;- situações desequilibradas de fatos versus suposições;- informações em estado bruto (dados) versus informações lapidadas; e- informações hard versus soft.

GERENCIALGerencial é o desenvolvimento e a consolidação do processo administrativo, representado pelas funções de planejamento, organização, direção e controle, voltado para resultados.É importante apresentar o conceito de gerencial de forma inerente ao processo administrativo porque, na maior parte das vezes, os executivos se esquecem de percorrer todos os aspectos envolvidos e ficam apenas dirigindo sem qualquer sustentação administrativa, ou seja, não planejam a situação desejada nem os meios de se chegar lá; os recursos para facilitar o alcance dos resultados delineados pelo planejamento e, consequentemente, não podem controlar e avaliar nada, pois não estabeleceram antecipadamente os resultados a serem alcançados.Nesse contexto, o executivo apenas dá ordens, o que não pode ser confundido com a função de dirigir.Portanto, quando se aborda o termo gerencial, está-se considerando o processo administrativo como um todo e, muito importante, esse processo voltado para os resultados a serem alcançados pela empresa.

SISTEMA DE INFORMAÇÕES GERENCIAIS (SIG)Definição da expressão Sistema de Informações Gerenciais:Sistema de Informações Gerenciais (SIG) é o processo de transformação de dados em informações que são utilizadas na estrutura decisória da empresa, proporcionando, ainda, a sustentação administrativa para otimizar os resultados esperados.Um aspecto que será bastante evidenciado é a interação da informação com o processo decisório. Uma forma esquemática resumida dessa interação pode ser visualizada na figura 1.,

O SIG não deve ser encarado como modismo em administração. Isso porque os modismos - idéias prontas, acabadas e efêmeras - geralmente enquadram-se nos chamados pacotes, os quais, se seguidos à risca, levam as empresas ao caos administrativo.As empresas passam por vários momentos de crise ao longo de sua existência, sendo que as causas podem ser tanto externas (ambientais) como internas.Nesses momentos de crise, os executivos podem promover algumas estratégias, como:1 - Na área operacional, promover:- estudo e racionalização dos produtos existentes;- desenvolvimento de novos produtos;- estudo para racionalização dos fluxos de produção;- controle mais rigoroso da qualidade dos produtos; e- controle e eliminação de perdas de produção.2 - Na área mercadológica, promover:- estudo e identificação das necessidades de mercado;- desenvolvimento de novos mercados;- acompanhamento das atividades dos principais concorrentes;- estudo dos custos promocionais e seu grau de efetividade; e- controle e análise detalhados de cada mercado e cliente.3 - Na área financeira, promover:- identificação da estrutura mais adequada de capital;- controle de prazos e rotação de valores;- otimização das melhores fontes de financiamento;- controle do capital de giro; e- controle efetivo do fluxo de caixa da empresa.

Procura-se demonstrar que a alavancagem que a empresa pode conseguir com um adequado SIG é altamente significativa. Isso porque, nesse contexto, o SIG pode representar o insumo e o

resultado do tratamento de cada uma das atividades da empresa de forma interativa para com seu próprio processo decisório.O SIG deve ser muito bem desenvolvido, implementado e ter efetiva colaboração na adequação das empresas perante os pontos básicos inerentes a um cenário provável para as economia nacional e internacional. Alguns desses pontos são:- capacidade para investir gradualmente;- capacidade para produzir volumes crescentes;- produtividade em termos de qualidade, custos, tecnologia e recursos humanos;- capacidade tecnológica em termos de informação, engenharia de produto e de produção;- capacidade logística de distribuição;- desenvolvimento de inovações quanto a novos processos, produtos e serviços;- capacidade de agregar serviços valorizados a produtos;- comunicação segmentada eficiente;- eficácia mercadológica sustentada por marketing orientado; e- flexibilidade empresarial.

Portanto, o SlG deve ser visualizado como um instrumento administrativo de significativo auxílio para os executivos das empresas.Com base em todos os aspectos apresentados até este momento, verifica-se que o SIG tem elevada abrangência e importância nas empresas.Também vai ser constatado, que o desenvolvimento do SIG envolve alto nível de criatividade e realização das pessoas participantes. Isso porque, a partir de um problema identificado, o executivo deve explicitar elevada criatividade para chegar até a decisão a ser operacionalizada. E a sua realização como profissional pode ocorrer no momento em que o processo decisório apresentar os resultados.Além disso, o processo envolve fatores comportamentais que o tornam mais interessante ainda.Alguns desses fatores são: cultura organizacional, emoção, instinto e desejo.A decisão do executivo recebe dois grandes insumos, o da informação e o da criatividade, bem como a realização está relacionada com a qualidade da ação e o tipo de resultado apresentado.

Importância do sistema de informação gerencial para as empresasGeralmente, tem-se dificuldade de avaliar, de forma quantitativa, qual o efetivo benefício de um sistema de informação gerencial, ou seja, a melhoria no processo decisório.Entretanto, pode-se trabalhar com base em uma lista de hipótese sobre os impactos dos sistemas de informações gerenciais nas empresas, o que propicia ao executivo um entendimento, ainda que genérico, de sua importância.

Nesse sentido, pode-se afirmar que o sistema de informações gerenciais, sob determinadas condições, proporciona os seguintes benefícios para a empresa:

- redução dos custos das operações;- melhoria no acesso as informações, propiciando relatórios mais precisos e rápidos, com menor esforço;- melhoria na produtividade, tanto setorial quanto global;- melhoria nos serviços realizados e oferecidos;- melhoria na tomada de decisões, através do fornecimento de informações mais rápidas e precisas;- estimulo de maior interação entre os tomadores de decisão;- fornecimento de melhores projeções dos efeitos das decisões;- melhoria na estrutura organizacional, por facilitar o fluxo de informações;- melhoria na estrutura de poder, propiciando maior poder para aqueles que entendem e controlam o sistema;- redução do grau de centralização de decisões na empresa;- melhoria na adaptação da empresa para enfrentar os acontecimentos não previstos, a partir das constantes mutações nos fatores ambientais;- otimização na prestação dos serviços aos clientes;- melhor interação com os fornecedores;- melhoria nas atitudes e atividades dos funcionários da empresa;- aumento do nível de motivação das pessoas envolvidas;- redução dos custos operacionais;- redução da mão-de-obra burocrática; e- redução dos níveis hierárquicos.

O processo de administração nas empresas utiliza a informação como apoio às decisões, através de sistema informativos que observam requisitos como os transmissores e receptores de informações, canais de transmissão, conteúdo das informações, periodicidade das comunicações, bem como processos de conversão das informações em decisões junto a cada um dos centros de responsabilidades — unidades organizacionais — da empresa.

Recursos dos sistemas de informaçãoNosso modelo básico de SI mostra que um sistema de informação consiste em cinco recursos principais: pessoas, hardware, software, dados e redes. Discutamos sucintamente vários conceitos e exemplos básicos dos papéis que estes recursos desempenham como componentes fundamentais dos sistemas de informações. Você deve ser capaz de identificar esses cinco componentes em ação em qualquer tipo de sistema de informação que você encontrar no mundo real. Aqui estão vários exemplos de recursos e produtos típicos dos sistemas de informação.

Recursos humanos

Especialistas — analistas de sistemas, programadores, operadores de computador.Usuários finais — todos os demais que utilizam sistema de informação.

Recursos de hardwareMáquinas — computadores, monitores de vídeo, unidades de disco magnético, impressoras, scanners óticos.Mídias — disquetes, fita magnética, discos óticos, cartões de plástico, formulários em papel.

Recursos de softwareProgramas — programas de sistemas operacionais, programas de planilhas eletrônicas, programa de processamento de texto, programa de folha de pagamento.Procedimento — procedimento de entrada de dados, procedimentos de correção de erros, procedimentos de distribuição de contracheques.

Recursos de dadosDescrição de produtos, cadastro de clientes, arquivos de funcionários, banco de dados de estoque.

Recursos de redeMeios de comunicação, processadores de comunicações, acesso a redes e software de controle.

Produtos de informaçãoRelatórios administrativos e documentos empresariais utilizando texto e demonstrativos gráficos, resposta em áudio e formulários em papel.

Atividades dos sistemas de informaçãoConsideremos agora mais de perto cada uma das atividades básicas do processamento de informação (ou processamento de dados) que acontecem nos sistemas de informação. Você precisa ser capaz de identificar as atividades de entrada, processamento, saída, armazenamento e controle que ocorrem em todo sistema de informação que você estiver estudando. Veremos exemplos que ilustram cada uma dessas atividades dos sistemas de informações nas empresas.- Entrada, escaneamento ótico de etiquetas com códigos de barra em mercadorias.- Processamento, calcular salários, impostos, e outras deduções na folha de pagamentos.- Saída, produzir relatórios e demonstrativos de desempenho nas vendas.- Armazenamento, manter registros sobre clientes, empregados e produtos.

- Controle, gerar sinais audíveis para indicar entrada adequada de dados de vendas.

Entrada de recursos de dadosOs dados sobre transações de negócios e outros eventos devem ser capturados e preparados para processamento pela atividade de entrada. A entrada normalmente assume a forma de atividades de registro de dados, como gravar e editar. Os usuários finais normalmente registram dados sobre transação em algum tipo físico de mídia como um formulário de papel ou os inserem diretamente em um sistema de computador. Isto normalmente inclui uma série de atividades de edição para assegurar que eles registram corretamente dados. Uma vez registrados, os dados podem ser transferidos para uma mídia que pode ser lida por máquina, como um disco magnético, por exemplo, até serem requisitados para processamento.Os dados sobre transações de vendas podem ser registrados, por exemplo, em documentos originais como formulários de papel para pedidos de vendas. (Um documento original é o registro formal original de uma transação). Como alternativa, os vendedores podem captar dados de vendas utilizando o teclado de um computador ou dispositivos de varredura ótica; os monitores de vídeo os instruem visualmente a registrarem corretamente os dados. Isto lhes proporciona interface de usuário mais conveniente e eficiente, ou seja, métodos de entrada e saída para o usuário final dotado de um sistema de computador. Métodos como o de varredura ótica e exibição de menus, prompts e formatos de tipo preencher-espaços-em-branco facilitam para os usuários finais o registro correto de dados em um sistema de informação.

Transformação de dados em informaçãoOs dados normalmente são submetidos a atividades de processamento como cálculo, comparação, separação, classificação e resumo. Estas atividades organizam, analisam e manipulam dados, convertendo-os em informação para os usuários finais. A qualidade de todos os dados armazenados em um sistema de informação deve ser mantida por um processo ininterrupto de atividade de correção e atualização.Os dados recebidos sobre uma compra, por exemplo, podem ser:(1) somados a um total de resultados operacionais de vendas,(2) comparados a um padrão para determinar qualificação para um desconto de vendas,(3) separados em ordem numérica com base nos números de identificação dos produtos,(4) classificados em categorias de produto (como gêneros alimentícios e não alimentícios),(5) resumidos para proporcionar ao gerente de vendas informações sobre várias categorias de produto e, finalmente,(6) utilizados para atualizar os registros de vendas.

Saída de produtos da informação

A informação é transmitida em várias formas para os usuários finais e colocada à disposição destes na atividade de saída. A meta dos sistemas de informação é a produção de produtos de informação apropriados para os usuários finais. Produtos comuns da informação incluem mensagens, relatórios, formulários e imagens gráficas, que podem ser fornecidos por monitores de vídeo, respostas em áudio, produtos de papel e multimídia. Utilizamos a informação fornecida por estes produtos rotineiramente quando trabalhamos em organizações e vivemos em sociedade).Um gerente de vendas, por exemplo, pode consultar um monitor de vídeo para verificar o desempenho de um vendedor, aceitar uma mensagem de voz pelo telefone produzida por um computador e receber uma listagem impressa dos resultados de vendas do mês.Quais as características que tornariam para você valiosos e inúteis os produtos de informação?Uma maneira de responder esta importante pergunta é examinar as características ou atributos da qualidade da informação. Informações antiquadas, inexatas ou difíceis de entender não seriam muito significativas, úteis ou valiosas para você ou outros usuários finais. As pessoas desejam informações de alta qualidade, ou seja, produtos de informação cujas características, atributos ou qualidades ajudam a torná-los valiosos para elas. Vale a pena pensar a informação como dotada de três dimensões: tempo, conteúdo e forma.Estão aqui os importantes atributos da informação:• Conteúdo: precisão, relevância, integridade, concisão, amplitude e desempenho.• Tempo: prontidão, aceitação, freqüência e período.• Forma: clareza, detalhe, ordem, apresentação e mídia.