Sistema de Informações Gerenciais

UNIVERSIDADE ESTADUAL DE GOIÁS UNIDADE DE CIÊNCIAS EXATAS E TECNOLÓGICAS

PÓS-GRADUAÇÃO EM GESTÃO UNIVERSITÁRIA

PROPOSTA DE FORMATAÇÃO DE UM SISTEMA DE INFORMAÇÕES GERENCIAIS

PARA A UNIVERSIDADE ESTADUAL DE GOÍAS - UEG

ANÁPOLIS - GOIÁS

NOVEMBRO / 2004

ii

ALEXANDRE LUIZ DE CASTRO OVELAR CLEBER DOS SANTOS ALMEIDA JOSÉ ANTONIO NUNES MORAIS

PROPOSTA DE FORMATAÇÃO DE UM SISTEMA DE INFORMAÇÕES GERENCIAIS

PARA A UNIVERSIDADE ESTADUAL DE GOÍAS - UEG

ANÁPOLIS - GOIÁS

NOVEMBRO / 2004

Monografia apresentada a Universidade Estadual de Goiás como parte dos requisitos para a obtenção do Titulo de Especialista em Gestão Universitária , elaborada sob a orientação da Profª. Msc. Maria Aparecida de Souza Melo.

iii

“Os computadores são incrivelmente rápidos, precisos e burros; os homens são incrivelmente lentos, imprecisos e brilhantes;

juntos, seu poder ultrapassa os limites da imaginação.”

Albert Einstein

iv

Dedicamos este trabalho aos nossos familiares pelo tempo que deles subtraímos para sua concretização.

v

Agradecemos em primeiro lugar a Deus, Senhor e Criador de todas as coisas. Também aos amigos e colegas que de alguma forma sempre colaboraram e nos incentivaram na realização deste trabalho. Ao Prof. Dr. Antônio Lázaro pelo apoio e incentivo Agradecemos em especial a Profª Maria Aparecida, nossa orientadora, pela atenção, incentivo e disposição com que sempre nos ajudou.

SUMÁRIO

Pensamento ......................................................................................................... iii

Dedicatória ........................................................................................................... iv

Agradecimento ..................................................................................................... v

Lista de Figuras.................................................................................................... 07

Lista de Siglas ...................................................................................................... 08

Resumo ................................................................................................................ 09

Abstract ................................................................................................................ 10

APRESENTAÇÃO.................................................................................................11

INTRODUÇÃO ......................................................................................................12

CAPITULO I...........................................................................................................14

1.1 - SISTEMAS DE INFORMAÇÕES GERENCIAIS ........... ................................14 1.1.1 – O SURGIMENTO DO SISTEMA DE INFORMAÇÕES..............................18 1.2 – GERENCIAMENTO DE DADOS E INFORMAÇÃO.......... ...........................19 1.3 - A ORGANIZAÇÃO DE UM SISTEMA DE INFORMAÇÕES... ......................22

CAPITULO II..........................................................................................................26

2.1 A IMPORTÂNCIA DA GESTÃO DA INFORMAÇÃO NAS INSTITUIÇÕES DE ENSINO SUPERIOR .............................................................26 2.2 – A IMPORTÂNCIA DA GESTÃO NAS UNIVERSIDADES BRASILEIRAS ........................................ ..............................................................29

CAPITULO III.........................................................................................................33

3.1 – PROPOSTA DE FORMATAÇÃO DE UM SISTEMA DE INFORMAÇÕES GERENCIAIS PARA A UEG.................. ...................................33 3.1.1 – O ENSINO SUPERIOR NA AMERICA E NO BRASIL...............................33 3.1.2 – O PLANO DE DESENVOLVIMENTO INSTITUICIONAL – P.D.I...............38 3.1.3 - PROPOSTA DE SISTEMA DE INFORMAÇÕES GERENCIAIS PARA A UEG ...................................................................................................................44 3.1.3.1 SISTEMA DE INFORMAÇÕES GERENCIAIS ADMINISTRATIVO...........52 3.1.3.2 - SISTEMA DE INFORMAÇÕES GERENCIAS ACADÊMICO ..................59

CAPITULO IV ........................................................................................................65

4.1 DISCUSSÃO E CONCLUSÃO.......................... ..............................................65

BIBLIOGRAFIA......................................................................................................68

RESUMO

No mundo globalizado e competitivo todas as instituições devem

estar preparadas para oferecerem produtos e serviços de qualidade e com

rapidez, e as instituições de ensino não fogem desta realidade.

O presente trabalho tem como objetivo apresentar uma proposta de

formatação de um sistema de informações gerenciais para a Universidade

Estadual de Goiás – UEG, delineado às diretrizes e metas estratégicas do

Plano de Desenvolvimento Institucional – PDI.

Para alcançar o objetivo proposto, a metodologia empregada parte

de uma revisão bibliográfica sobre o uso do sistema de informações gerenciais

nas IES, sendo apresentada uma visão geral do que é um sistema de

informações gerenciais, seguido de uma análise da importância da gestão da

informação nas instituições de ensino superior e, também, a importância da

gestão de informação nas universidades brasileiras. Por fim, após apresentado

um apanhado geral do ensino superior na América desde 1538, e no Brasil da

colônia até se chegar à Universidade Estadual de Goiás-UEG, chega-se a um

modelo de sistema de Informações Gerenciais que atenda às peculiaridades da

Instituição.

Palavras-chaves: Instituições de Ensino Superior, Sistema de

Informações Gerenciais, Planos de desenvolvimento Institucional.

ABSTRACT

In the world globalize and competitive all the institutions should be

prepared for they offer products and quality services and quickly, and the

teaching institutions don't escape from this reality.

The present work has as objective to present a proposal of formatting

of a system of managerial information for the State University of Goiás - UEG,

delineated to the guidelines and strategic goals of the Plan of Institutional

Development - PDI.

To reach the proposed objective, the methodology maid it leaves of a

bibliographical revision on the use of the system of managerial information in

IES, being presented a general vision than it is a managerial system of

information, followed by an analysis of the importance of the administration of

the information in the higher education institutions and, also, the importance of

the administration of information in the Brazilian universities. Finally after having

presented a caught general of the higher education in America since 1538, and

in Brazil of the colony to arrive to the State University of Goiás-UEG, he/she/it

arrives to a model of system of Managerial Information that assists to the

peculiarities of the Institution.

Key words: Higher education institutions, System of Managerial Information,

Plan of Institutional development.

LISTA DE FIGURAS

Figura 1 - Fontes de informações gerenciais.................................................... 17

Figura 2 - A hierarquia dos dados. ................................................................... 20

Figura 3 - O processo de transformação de dados em informação.................. 21

Figura 4 - Os componentes de um sistema de informação. O feedback é

fundamento para o sucesso da operação do sistema. .............................. 24

Figura 5 - Elementos de avaliação da Arquitetura de Sistema da Informação. 48

Figura 6 - Sistema de Informações Gerenciais, UEG/FUEG............................ 51

LISTA DE SIGLAS

ANDIFES – Associação Nacional dos Dirigentes das Instituições Federais de

Ensino Superior

CNE – Conselho Nacional de Educação

FACEA – Faculdade de Ciências Econômicas de Anápolis

FUEG – Fundação Universidade Estadual de Goiás

IES – Instituições de Ensino Superior

PAIUB – Programa de Avaliação das Instituições Universitárias Brasileiras

PDI – Plano de Desenvolvimento Institucional

PDInfo – Plano Diretor de Informática

SAPIEnS – Sistema de Acompanhamento de Processos de Instituições de

Ensino Superior

SESu – Secretaria de Ensino Superior

SAD – Sistema de Apoio às Decisões

SIG – Sistema de Informações Gerenciais

SPT – Sistema de Processamento de Transações

UCG - Universidade Católica de Goiás

UEG – Universidade Estadual de Goiás

UFG – Universidade Federal de Goiás

UnB – Universidade de Brasília

UNIANA – Universidade Estadual de Anápolis

UNIR – Universidade Federal de Rondônia

APRESENTAÇÃO

Este trabalho é composto por quatro capítulos que procuram

demonstrar a importância da formatação de um sistema de informações

Gerenciais.

No capitulo I é tratado o sistema de informações gerenciais e seus

conceitos, seu histórico e sua forma de organização.

No Capitulo II é demonstrada a importância da gestão da informação

no ensino superior.

E no capitulo III, apresenta-se o histórico do Ensino Superior na

América Latina e no Brasil, o Plano de Desenvolvimento Institucional – P.D.I da

Universidade Estadual de Goiás – UEG, através do qual se pretende identificar

a metas e a proposta de formatar um sistema de informações gerenciais para a

Universidade.

Finalmente, no capitulo IV, a discussão do trabalho e algumas

sugestões para a implementação do sistema proposto, seguido da conclusão

do presente estudo.

INTRODUÇÃO

Neste milênio as informações tornaram-se de fundamental

importância para toda as organizações, uma vez que elas dão suporte à

tomada de decisão em todos os âmbitos de uma instituição. A partir desta

realidade é que se propôs um trabalho baseado em estudos da necessidade de

implantação de um sistema de informações gerenciais que atenda às

necessidades de gestão da informação para a Universidade Estadual de Goiás

– UEG, e é com este objetivo que se apresenta o presente trabalho.

Assim, este trabalho tem como objetivo conhecer as teorias sobre os

sistemas de informações gerenciais e a sua importância para as instituições de

ensino superior, bem como apresentar uma proposta de formatação de um

sistema de informações gerenciais para a Universidade Estadual de Goiás –

UEG.

Como objetivos específicos, definiu-se o levantamento sistemático

das informações sobre a importância de um sistema de informações gerenciais

e sua aplicabilidade às instituições educacionais. Também, levantou-se dados

e informações sobre a evolução da educação superior brasileiro até se chegar

à Universidade Estadual de Goiás - UEG, objeto da proposta deste trabalho.

A metodologia empregada constituiu-se de levantamentos

bibliográficos sobre temas ligados ao sistema de informações e sistemas de

informações gerenciais, identificando sua importância na gestão nas

instituições de ensino superior e, a partir disto, apresentou-se uma proposta de

formatação de um sistema de informações gerenciais para a Universidade

Estadual de Goiás – UEG. O sistema visa atender os aspectos estruturais da

instituição, buscando abranger todos os produtos e serviços ofertados,

agregando todos os processos atuais e futuros, levando em consideração as

metas e diretrizes estratégicas definidas no Plano de Desenvolvimento

Institucional - PDI.

Trata-se, portanto, de uma proposta que reflete o conhecimento dos

autores deste estudo, em face dos levantamentos realizados em documentos e

análises diversas obtidas junto às gerências de alguns setores da Instituição

UEG, o que espera-se, poderá contribuir, não só para a formação dos autores

desta proposta, mas também como ponto de partida para o desenvolvimento

efetivo de um Sistema de Informações Gerenciais para a UEG.

CAPITULO I

1.1 - SISTEMAS DE INFORMAÇÕES GERENCIAIS

Na atualidade, todas as instituições necessitam cada vez mais de

informações atualizadas para se sobreviverem no mercado. No entanto,

poucas delas as dispõem em tempo hábil e de forma adequada, em face de

que obter informação precisa e de forma rápida tem se tornado um grande

desafio para o nosso tempo. Uma saída para este problema tem sido a

sistematização ou implantação de um sistema de informação que pode ser

simples ou complexo. O sistema simples é aquele que contém poucos

elementos ou componentes e o complexo que contem muitos elementos e que

estejam altamente relacionados ou entrelaçados. A informação no mundo de

hoje se tornou um dos bens mais preciosos, sendo que alguns autores chegam

afirmar que a informação é tudo.

Segundo, Kotler, (1996, p. 486),

“as exigências crescentes por informações têm sido resolvidas, pelo

lado da oferta, pelas novas e impressionantes tecnologias da

informação. Nos últimos trinta anos testemunhamos uma verdadeira

revolução no controle da informação, com o aparecimento do

computador, da microfilmagem, das máquinas copiadoras e muitos

outros artefatos que provocaram uma verdadeira revolução no que diz

respeito à geração e controle das informações.”

No mundo globalizado, tanto no aspecto profissional quanto pessoal,

há troca de informações entre pessoas e sistemas, quase que

instantaneamente. Alguns autores mencionam a chamada “era da Informação”.

A realidade nos mostra este fato.

Mas segundo Smcsik e Polloni (2002, p.20),

“a Informação foi motivo do Gerador trifásico (ABB – J. Wenstronn –

1833, melhorado para o Gerador/ Transformador Powerformer em

1988), do telegrafo (1944), da câmera fotográfica de George Eastman

(1888), da lâmpada incandescente (GE – 1879), do rádio (1920), da

geladeira que refrigera por absorção (1925 – D-Fridge/Electrolux, que

evolui para com compressor), Televisão (1926, que evolui para a

cores e tela plana e em qualquer tamanho), Sabão em Pó (que

dispensa alvejante; 1926 – Protecter & Gamble; em 1961 lança nos

Estados Unidos a Fralda Descartável – no Brasil, em 91). Em 1969, a

ARPANET interliga Universidades nos Estados Unidos e a Concorde

faz o seu primeiro vôo. 1975, apresenta a primeira impressora a laser

IBM; no ano seguinte o Apple I é o primeiro PC disponível

comercialmente. Em 1979, o walkman da SONY, NSPNet encampa a

ARPANET em 1990 e o protocolo de hipertexto, base de WWW, é

criado em 1996. O DVD chega ao mercado dos Estados Unidos e do

Japão; 1998 indica o videogame da Sega, o Dreamcast de 128 bits;

em 99 é lançado o gravador DVD da Pioneer”.

.

Neste recurso, chamado “linha do tempo”, usado pelos autores, é

destacada a importância que a informação teve nos últimos dois séculos para a

vida humana. Grandes descobertas ocorreram em virtude de a informação ter

tido maior fluxo no mundo moderno. Grandes descobertas inusitadas, além dos

casos conhecidos como, por exemplo: Archimedes que descobriu a lei da

Física de que “dois corpos não podem ocupar o mesmo lugar no espaço”,

foram realizadas através de tomada de decisões. Para tanto, a informação, é

ferramenta, fundamental, para que o ato de Tomar Decisões que é

sumariamente importante para uma Instituição seja também seguro.

Stair (1998, p.05) acrescenta dizendo que “o valor da informação,

está diretamente ligado à maneira como ela ajuda os tomadores de decisões a

atingirem as metas da organização”.

As tomadas de decisões dentro de uma organização são algo

contínuo e que de modo algum devem parar, pois é desta forma que uma

organização garante a sua permanência no mercado. A competitividade, nos

dias de hoje, é uma realidade que, apesar de tudo, faz com que as

organizações inovem a todo instante em produtos e serviços oferecidos.

Portanto, não se tomando as decisões, de forma segura, tendo nas

informações bases reais de mercado e quais suas exigências, ou seja, o que a

organização deve fazer de modo a garantir seus produtos e serviços, esta não

atingirá suas metas e, por conseqüência, estará fora do mercado

Segundo Stair (1998, p. 41),

“o compromisso da Organização com suas metas, tais como

aperfeiçoamento contínuo, pode ser suportado pelo uso estratégico

dos sistemas de informações. O aperfeiçoamento contínuo envolve

o constante aperfeiçoamento e modificações dos produtos e serviços

para continuarem competitivos e manterem uma forte base de

clientes”.

A informação no mundo atual se tornou tão necessária para auxiliar

os gestores no processo de tomada de decisão que, muitas vezes, uma

informação um tanto quanto imprecisa em tempo hábil e oportuna pode ser

bem mais valiosa do que esta mesma informação segura mas porém tardia.

Segundo Beuren (2000, p. 66), “a informação estratégica não requer a precisão

da informação contábil tradicional, podendo esta, na maior parte das vezes, ser

contraproducente. Neste sentido, informação semiconfusa (não estruturada,

imprecisa) pode ser paradoxalmente, muito útil.”

Logo mais no item 1.2 será discorrido sobre como as informações

devem ser organizadas e gerenciadas.

O principal motivo para a criação de um sistema de informações

gerencial – SIG em uma organização é para que esta possa atingir da forma

que foi planejada as suas metas, definidas em seu planejamento estratégico,

sendo que ele deve fornecer aos administradores da instituição informações

úteis, para obter-se um feedback para as diversas operações que a instituição

realiza em seu dia-dia. Segundo Stair (1998, p. 208), “a finalidade principal de

um SIG é ajudar uma organização a atingir suas metas, fornecendo uma visão

das operações regulares da empresa, de modo que possam controlar,

organizar e planejar mais eficaz e eficientemente.”

A figura 1, apresentada em seguida, mostra as fontes de dados

internas e externas, as informações recebidas informalmente das fontes

internas e externas, relatórios escritos dos SPT´s1, sistemas manuais e fontes

externas, o SIG, Sistema de apoio às decisões, Sistemas de apoio a

executivos, sistemas especialistas, que será discorrido mais adiante, relatórios,

e o administrador. De acordo com Stair (1998), o SIG é apenas uma das

diversas fontes de apoio à tomada de decisão.

Fonte: (STAIR, 1998, p. 209)

Figura 1 - Fontes de informações gerenciais.

Para Stair (1998), o sistema de apoio à tomada de decisão – SAD é

um grupo organizado de pessoas, procedimentos, bancos de dados e

dispositivos usados para o apoio à tomada de decisões, referentes a um

problema específico.

1 SPT´s é sistema de processamento de transações.

Externas

Internas Informações recebidas informalmente das fontes internas e externas

Relatórios escritos dos SPT´s sistemas manuais e fontes externas

SIG

Sistema de apoio às decisões Sistema de apoio a executivos Sistemas especialistas

Relatório

Administrador

Relatório

Fontes de dados

1.1.1 – O SURGIMENTO DO SISTEMA DE INFORMAÇÕES

O Sistema de informações não é uma criação recente, vez que já

existe há aproximadamente 40 anos e surgiu da necessidade das organizações

de se ter relatórios gerenciais ou relatórios programados. Estes ajudavam os

administradores a executarem as tarefas a eles pertinentes, se não uma das

finalidades dos mesmos seria a possibilidade de se realizar previsões, por

exemplo, sobre os custos de uma folha de pagamento.

Segundo Stair (1998, p. 15 -16),

“os sistemas de informações gerenciais – (MIS – Management

Informations Systems), começaram a ser desenvolvidos na década de

60, e são caracterizados pelo uso de sistemas de informação para

produzir relatórios gerenciais. (...) Outros tipos de relatórios também

foram desenvolvidos durante os primeiros estágios dos sistemas de

informações gerenciais. Os relatórios de demanda foram

desenvolvidos para dar aos tomadores de decisões certas

informações mediante solicitação. (...) Os relatórios de exceção

descrevem situações incomuns ou críticas (...)”.

Após a era dos relatórios gerenciais, veio a era do Sistema de Apoio

a Decisão, surgido nas décadas de 70 e 80, em face da expansão dos

computadores que já eram mais abundantes e custavam menos. Nesta época,

na maioria das empresas, em todos os níveis hierárquicos, os operadores

dispunham de computadores e podiam usufruir das informações em todo

momento. Isto veio desonerar a estrutura da empresa, “enxugando-a”, por não

haver mais a necessidade de um Departamento de Informação para difundi-la

na respectiva organização.


“nas décadas de 70 e 80, grandes aperfeiçoamentos na tecnologia

resultaram em sistema da informação que custavam menos e eram

mais poderosos. Pessoas de todos os níveis das empresas passaram

a usar microcomputadores para fazer um variedade de tarefas; elas

não dependiam mais do departamento de sistema de informação para

todas as suas necessidades neste campo. Durante este período, foi

reconhecido que os sistemas de computador podiam dar apoio às

atividades adicionais de tomada de decisão. Um sistema de apoio à

decisão (DSS – decision support sytem) dá apoio e assistência em

todos os aspectos da tomada de decisões sobre um problema

especifico”.

A partir da década de 80, algumas empresas passaram a usar

sistemas especialistas que eram baseados na Inteligência Artificial (A.I.), onde

os sistemas de computadores apresentam as características da inteligência

humana. O sistema especialista que integra o campo da inteligência artificial é

um sistema de informação que pode chegar a conclusões e a fazer sugestões,

igual a um profissional especialista.

Segundo Stair (1998, p. 38), “um sistema de informações gerenciais

(SIG) é o agrupamento organizado de pessoas, procedimentos, bancos de

dados e dispositivos usados para oferecer informações de rotina aos

administradores e tomadores de decisões.” Ele acrescenta, ainda, que as

informações que uma organização possui podem ser equiparadas ao seu

capital.

1.2 – GERENCIAMENTO DE DADOS E INFORMAÇÃO

Uma organização não seria capaz de efetuar a maioria de suas

atividades sem dados e sem a capacidade de processá-los. Em geral, uma

instituição não poderia exercer as suas atividades normais sem dispor de

dados, como, por exemplo, pagar empregados e clientes, emitir documentos

em geral. Segundo Stair (1998, p. 106), “para que os dados sejam

transformados em informação útil, eles devem primeiramente ser organizados

de forma significativa”.

Geralmente os dados são organizados de forma hierarquizada,

começando pela menor parte (bit) e vai aumentando sua hierarquia até se

chegar ao chamado banco de dados. Na escala, os dados em um sistema de

computador são organizados da seguinte maneira: bit´s, que é menor parte de

um dado, byte, sendo que um byte corresponde a 8 bit´s; e cada byte é igual a

um caracter.

Os bancos de dados em geral estão dispostos conforme

apresentado na figura 2, sendo que se inicia pelo caracter, passando pelo

campo, registro, arquivo até chegar ao nível do chamado banco de dados, que

em geral é bem mais complexo.

Fonte: (STAIR, 1998, p. 106)

Figura 2 - A hierarquia dos dados.

As informações são representadas por dados dos mais variados

tipos e de importâncias. As informações servem de base e muitas vezes são o

apoio à tomada de decisões dentro de uma organização, sendo que tais

decisões são as responsáveis por garantir ou não a permanência da

organização no mercado competitivo dos dias atuais.

No entanto, em todas as organizações existem Dados aos milhares

e muitas vezes existem poucas Informações . E o motivo principal disto está na

Banco de dados

Arquivos

Registros

Campos

Caracteres (bytes)

falta do tratamento adequado destes dados, de modo a classificá-los e

organizá-los. Para que os dados existentes possam se tornar informação, faz-

se necessário juntá-los de forma que eles adquiram valor , além do que

representam individualmente. O processo de transformar dados em

informações consiste na sua organização, de forma que eles possam fazer

sentido e tornem informação. Assim, ao serem organizados, transformam-se

em informação. Um exemplo simples disso seria uma escada de madeira que

poderia ser tida como a informação, em face da união de pedaços de madeira

e pregos que, neste caso, são tidos como os dados de entrada, conforme

apresentado na figura 3 a seguir:

Fonte: (STAIR, 1998, p. 05)

Figura 3 - O processo de transformação de dados em informação.

De acordo com o exemplo infracitado, ao considerar uma escada de

madeira como sendo uma Informação, é importante realizar a decomposição

dos dados que a compõem. Assim, a escada de madeira, obviamente, contém

pedaços de madeira e pregos que são seus dados de entrada. O

processamento está na junção da madeira com o prego, através do trabalho de

alguém, e a saída é a escada de madeira pronta para uso. Para a formação de

qualquer informação o procedimento é o mesmo, entra-se (entrada) com os

dados, processa-se dados (processamento) e obtém-se (saída) a informação.

Entretanto é bom ressaltar que este é um exemplo muito simples ou rudimentar

e que serve apenas para exemplificar este processo.


“dados são fatos em sua forma primária, como por exemplo o nome

de um empregado e o número de horas trabalhadas em uma semana,

números de peças em estoque, ou pedidos de vendas. (...)

Informação é um conjunto de dados organizados de tal forma que

adquirem valor adicional além do valor do fato em si.”

DADOS

O processo de transformação

Informação

1.3 - A ORGANIZAÇÃO DE UM SISTEMA DE INFORMAÇÕES

Os executivos modernos dependem cada vez mais de fluxo

abundante de informações para poderem tomar suas decisões. Entretanto,

nem todas as instituições trabalham com um grau elevado ou exigido de

informações, principalmente as que podem ocasionar bases para tomadas de

Decisões. Na maioria das instituições, o fluxo adequado ou não das

informações pode afetar sobremaneira sua administração.

Um sistema consiste em entrada, processamento e saída. E como

exemplo de um sistema, pode se citar a confecção de um bolo, onde os

componentes ou elementos são a farinha, ovos, açúcar, leite e manteiga,

dentre outros. A energia, o tempo, técnica e conhecimento são os

componentes de entrada que por sua vez fazem indispensáveis para

combinar os ingredientes. O conhecimento para interpretar uma receita e

definir a proporção de cada ingrediente e a técnica é a habilidade para seguir

as instruções de uma receita. O processamento consiste, primeiramente, em

dosar os ingrediente em uma vasilha de forma correta para que se tenha uma

mistura correta e consistente por um determinando periodo de tempo e depois,

também, por certo tempo levá-lo ao forno para assá-lo a uma temperatura

adequada. A saída é o bolo pronto que, após servido, possibilitará a avaliação

de todo o processo utilizado na sua preparação.

Os sistemas podem ser simples ou complexos, abertos ou fechados.

Hospitais, bancos, empresas de transportes coletivos, mercados varejistas e

atacadistas, empresas de telefonia todos podem ser vistos como sistemas.

Estes são sistemas complexos e abertos, porque interagem, diretamente, o

tempo todo com seu meio ambiente.

Segundo Stair (1998, p. 06; p. 07; p. 08),

“os sistemas têm entradas, mecanismos de processamento, saídas e

feedback.(...) Os sistemas podem ser relativamente simples, tal como

o processo de assar um bolo ou mais complexos.(...) Os elementos

do sistema podem incluir maquinaria, empregados, gerenciamentos e

coisas do gênero.(...) A forma na qual os elementos do sistema estão

ser organizados ou arranjados é chamada configuração .(...) Eles

podem ser simples ou complexos, abertos ou fechados.(...) Um

sistema aberto interage com seu meio ambiente.(...) Um sistema

fechado é o oposto do aberto”.

A performance de um sistema pode ser ou não eficientes e eficazes,

isto dependendo do seu planejamento ou da maneira com a qual ele fora

criado. Ela pode ser medida pela relação entre o que foi produzido face ao que

fora consumido e pode promover uma avaliação que pode variar de 0 a 100%.


“há inúmeras formas de medir a performance de um sistema. A

eficiência é a medida do que é produzido dividido pelo que é

consumido. Ela pode ter um alcance de 0 a 100%”.

Um exemplo prático disto é o sistema de contabilidade interna que é

um dos sistemas mais antigos e básicos de uma instituição, por nele estarem

inserido os registros de pedidos, das vendas, das contas a apagar e a receber,

o montante do estoque, que trabalha no ciclo pedido-despacho-faturamento.

Vale lembrar que os sistemas de contabilidade trabalham com fatos passados,

como as vendas, as compras, dentre outras, e muitas instituições só dispõem

destes registros para fazerem suas previsões futuras e embasam somente

nestas informações para tomarem suas decisões.


“(...) um sistema de informação (SI) é uma série de elementos ou

componentes inter-relacionados que coletam (entrada), manipulam e

armazenam (processo), disseminam (saída) os dados e informações

e fornecem um mecanismo de feedback.”

A figura 4, a seguir, apresenta os componentes de um sistema de

informação e agrega o fator feedback mostrando a importância de se avaliar

constantemente o processo e realizar as correções, sejam elas quaisquer.

Fonte: (STAIR, 1998, p. 11)

Figura 4 - Os componentes de um sistema de informaç ão. O feedback é fundamental para o sucesso da operação do sistema.

Para um tratamento adequado das informações nas organizações,

no mundo contemporâneo, no que tange à dinâmica, volume e velocidade com

que estas se processam, é indispensável o uso de computadores. O

computador é um equipamento que funciona como um sistema, com entradas

de dados, processamento e saídas, que apesar de ser restrito quanto à

imensidão de informações, ainda podem ser bastante úteis para tal função.

Segndo Stair (1998, p. 50),

“um sistema de computador é um subsistema especial de um sistema

de informação global de uma organização. Ele é a reunião integrada

de dispositivos físicos, posicionados em volta de pelo menos um

mecanismo de processamento utilizando eletrônica digital, que é

usado para fazer a entrada, processamento, armazenamento e saída

de dados e de informação”.

Apesar do benefício trazido ao mundo pela implantação de sistemas

computadorizados, percebe-se, no entanto, que as adaptações não são tão

simples pois esbarram em empecilho de ordem técnica, cultural e social. Para

tanto, no desenvolvimento de um sistema que venha a ser adequado, deve-se

obedecer os critérios de Eficiência, Efetividade, Custo, Controle e

Complexidade. Ao se implantar um Sistema de Informação Computadorizado

não deve ser levando em conta somente a velocidade com que os dados são

processados (eficiência e efetividade), mas também quanto se gastou na

implantação (custo), qual a confiabilidade deste novo sistema e quem serão os

envolvidos no processo (complexidade).

Entrada Processamento Saída

Feedback

Stair (1998, p. 50), aborda este questão afirmado que,

“entretanto, reunir um sistema de computador completo, é mais

abrangente do que apenas conectar os dispositivos do computador.

(...) Por exemplo, na construção de um carro, os fabricantes tentam

evitar a instalação de uma transmissão incapaz de levar a potência

total do motor até as rodas. (...) A seleção de uma transmissão para

um carro de corrida, então, exige não apenas a consideração de

quanto de potência total do motor pode ser levado até as rodas

(efeciencia e efetividade), mas também quanto custam a transmissão

(custo), a sua confiabilidade (controle) e quantas marchas ele tem

(complexidade)”.

Deste modo, os subsistemas de computador são escolhidos para dar

apoio aos sistemas de informações de maneira eficaz e eficiente, de modo que

este atinja seus objetivos. O objetivo de uso dos computadores não se constitui

somente a da velocidade, mas, também, o de armazenamento e

aproveitamenteo dos dados processados. A organização dos subsistemas de

uma organização em um sistema único que é o sistema de informações

gerenciais pode receber várias denominações, dependendo da forma com cada

instituição define suas metas institucionais.

Após ter discorrido sobre o sistema de informações gerenciais e

abordado a importância da gestão das informações para a manutenção das

empresas no mercado em que atuam, importante se faz abordar a questão da

gerência das informações nas instituições de ensino superior que é o foco

deste estudo.

CAPITULO II

2.1 A IMPORTÂNCIA DA GESTÃO DA INFORMAÇÃO NAS INSTI TUIÇÕES

DE ENSINO SUPERIOR

No mundo atual, com uma forte concorrência e economia

globalizada, necessário se faz uma busca constante do aperfeiçoamento dos

serviços ou produtos ofertados pelas instituições de ensino, sendo que a

necessidade de informações e o tratamento como fonte de gerenciamento

torna-se fator decisivo de permanência e de crescimento no mercado em que

atuam. Constituem o tom deste século conceitos como: flexibilidade,

criatividade, parceria, qualidade total, planejamento estratégico e marketing,

dentre outros. Há necessidade de repensar as instituições, neste contexto, de

novos conceitos gerenciais para se abrir novos horizontes, sendo que se deve

olhar mais para fora do que para dentro dessas instituições. Faz-se necessária

uma melhor reordenação interna e externa para uma boa adaptação ao

ambiente. Exige-se um novo conceito gerencial na forma de se gerir os

negócios, para alcançar a eficiência e a eficácia no processo administrativo em

geral das instituições de ensino.

Para a maior parte dos membros do corpo de uma instituição de

ensino ela nunca está completa e eles estão quase sempre insatisfeitos com a

sua forma de funcionamento, organização, linha de atuação, aspectos e várias

outras coisas, ou seja, para a maioria deles a instituição sempre precisa de

algo mais. Segundo Silva JR, (2000, p. 77), “é próprio do pensar acadêmico

enxergar como algo incompleto, que sempre exigirá um aperfeiçoamento.”

Silva JR (2000) acrescenta que os produtos das universidades são:

graduação e pós-graduação, com a formação da mão-de-obra qualificada e a

satisfação do usuário quanto às suas necessidades culturais. A partir daí pode-

se estabelecer indicadores gerenciais, para servir de base para a confecção de

um modelo de informações estratégicas para a universidade, onde o produto

formal é a instrução ou educação.

De acordo com Silva JR (2000, apud AMARAL), as universidades

brasileiras passam por momentos críticos decorrentes da reforma universitária

de 1968. Momentos marcados pela burocracia em toda sua estrutura, desde a

questão de processos administrativos, o excesso de instâncias nas decisões, o

corporativismo existente nas unidades, a desarticulação entre a graduação e a

pós-graduação, enfim, as universidades brasileiras em geral apresentam

estruturas rígidas tendo pouca flexibilidade. Então para acompanhar as

exigências e evolução da sociedade se faz latente mudar para uma estrutura

mais elástica, visando atender os anseio da sociedade que a cerca. Para sanar

esses problemas, a universidade deveria apresentar uma estrutura maleável,

redução de níveis hierárquicos e com maior descentralização; isso a tornaria

mais enxuta e por conseguinte suas decisões seriam mais ágeis, além de uma

interdisciplinaridade maior entre as áreas. Há exigência de mudança para uma

estrutura mais flexível, pois a gestão moderna necessita cada vez mais de uma

estrutura dinâmica e eficiente para que a instituição possa atingir a sua missão

e alcançar sua visão.

Segundo Silva JR, (2000, apud SGUISSARDI), a avaliação da

universidade é importante e se faz necessária e urgente, mas é preciso saber

de qual tipo se trata esta avaliação. Deve-se analisar as críticas das propostas

de avaliação e estabelecer parâmetros.

Para Silva JR (apud DRUCKER, 2000), o modelo atual de universidade

está em extinção. Segundo ele, por exemplo, a atual estrutura física deve estar

superada em alguns anos, os custos devem aumentar, já que hoje em dia já

existem aulas virtuais, ou seja, que são dadas via satélite. Silva JR (apud

AULER, 2000, p. 81), afirma que “as faculdades deveriam ter a preocupação de

ser como as empresas. À medida em que o produto delas é o ensino, deveriam

preocupar-se com a qualificação dos alunos.” Isso demonstra que as

universidades deverão apresentar um delineamento organizacional de estrutura

virtual.

Silva JR (apud HUBER, 2000), acrescenta que as universidades devem

adotar princípios de marketing e implementar a análise de custo-benefício para

a política de preços a ser seguida por ela. Isso as iguala às empresas.

SILVA JR (2000) diz que em 1993 a Associação Nacional de Instituições

Federais de Ensino Superior – ANDIFES institucionalizou o Programa de

Avaliação Institucional das Universidades Brasileiras – PAIUB, com o objetivo

de fornecer apoio técnico e financeiro aos processos de avaliação nas

instituições de ensino superior. Isso se deve ao fato de a associação

reconhecer a necessidade de incentivar, orientar e estabelecer critérios

comuns para a avaliação do ensino superior. Com a criação do PAIUB, alguns

avanços importantes foram registrados:

� a criação de um Comitê Assessor, responsável pela análise, segundo

critérios de qualidade técnica e de interesse para uma posterior

avaliação global;

� a identificação de um conjunto de variáveis e indicadores para subsidiar

os processos de avaliação;

� o estabelecimento de orientações metodológicas para subsidiar a

elaboração e execução dos projetos de avaliação a serem

desenvolvidos.

Os indicadores analisam os aspectos em relação ao corpo docente

às atividades de pesquisa, à produção docente, à estrutura curricular e em

relação do corpo discente.

De uma forma geral, é necessário que as universidades brasileiras

adotem uma visão de negócio competitivo, diferente da postura atual. E, como

forma de monitoramento, uma estrutura de informações que possibilite o

gerenciamento estratégico.

2.2 – A IMPORTÂNCIA DA GESTÃO NAS UNIVERSIDADES BRA SILEIRAS

Ao longo dos séculos, ao que tudo indica, as universidades foram

estruturadas para mudar muito lentamente. O caminho da humanidade passa

pela universidade e esta poderá assustar consigo mesma e terá que promover

transformações para ser mais ágil e flexível para uma atuação mais incisiva,

para apresentar soluções e superar o susto e a perplexidade deste milênio. As

constantes mudanças porque vêm passando o mundo moderno exigem que

todas as instituições façam adaptações cada vez mais rápidas em todos os

sentido para manter-se no mercado tão competitivo. Não é mais aceitável um

processo decisório demorado, com estruturas arcaicas e um longo jogo de

poder.

Em geral as universidades possuem objetivos complexos, empregam

tecnologias também complexas e adotam estrutura múltipla para viabilizar o

seu funcionamento e atingir seus objetivos estratégicos.

Silva JR (2000), em sua tese de mestrado, ressalta que se tem

percebido alguns problemas de integração no ambiente universitário, tais

como: a rivalidade entre o corpo docente e o técnico-administrativo que é

gerado, em geral, por tratamento diferenciado e por falta de comunicação e

informação. Existe também um forte corporativismo dos grupos internos, em

virtude da forma eletiva dos cargos de gerência e chefia. Também, o ambiente

universitário é onde se forma um verdadeiro feudo, com alguns membros

chegando a se proteger mutuamente. O corporativismo pode se transformar em

fator de integração, como também pode gerar conflito entre os grupos.

A universidade, em face da revolução tecnológica, deve ser

comparada a qualquer organização no mundo atual. Como um centro crítico

por natureza, ela jamais será uma usuária condicional das conveniências da

tecnologia. Uma gestão moderna exige que se utilize a tecnologia.

Em se falando de gestão é necessário distinguir o que é

administração e o que é burocracia nas universidades públicas. Existe a

administração pública com tendência a confundir procedimentos gerenciais e

procedimentos autoritários, burocráticos e inibidor de atender os justos anseios

sociais. A gestão é na verdade o meio de para atingir os objetivos, visão e

metas.

A avaliação, em particular, deve integrar todos os fluxos da

administração universitária, não só do ponto de vista financeiro, como também

em termos de ensino-pesquisa-extensão e verificar se o que foi planejado

nesse item foi cumprido. O processo gerencial é a verificação de como projetos

e iniciativas de várias áreas foram corretamente planejadas, estruturadas,

executadas e avaliadas.

Deve-se valorizar a cultura dos fluxos em substituição à dos

processos. Nesta, cada problema, iniciativa ou projeto constitui um processo,

que por sua vez demanda tempo para ser resolvido, implicando num ritual que

envolve pareceres, análises, percepções, tudo seguindo uma cronologia, até

que tudo se solucione ou não. Essa é a chamada cultura dos processos. Por

outro lado, a cultura dos fluxos, cabe à instituição priorizar os grandes fluxos

que determinam seu futuro sem prejuízo da documentação necessária.

Segundo Silva JR (apud Marcovitch 2000, p. 88), “a cultura dos fluxos implica

um olhar mais abrangente dos procedimentos decisórios, onde cabe à

instituição, sem prejuízo dos documentos formais que transitam de área para

área, priorizar os grandes fluxos que determinam o seu futuro.”

Na gestão universitária, essa cultura de fluxos prioriza os resultados,

onde os resultados obtidos no exercício anterior são analisados, como exemplo

o número de alunos formados, teses defendidas, para planejar o que será

executado no futuro. Nessa cultura, a fim de se atingir um cenário mais

completo do futuro, deve-se partir dos resultados.

É importante que as universidades incorporem periodicamente, ou a

cada ano, medidas que venham gerir os parcos recursos de que elas dispõem,

promovendo assim uma “revolução” visando melhorar a qualidade dos serviços

prestados. Mas, para isso, deve-se renovar a cultura que hoje existe que é a de

destruir tudo que já foi elaborado por conta de não se conseguir permanecer no

poder. Independente do processo sucessório, o que for avaliado de forma

positiva numa gestão deve dar continuidade na gestão seguinte, aí começa a

renovação.

A tomada de decisões nas universidades é um processo moroso

dificultando, com isso, a gestão das mesmas.

A preocupação das universidades com a qualidade dos serviços

prestados tem sido cada vez maior; isso posto que os órgãos de fomento e

financiamento, responsáveis pela alocação de recursos, exigem maior

aperfeiçoamento do quadro de servidores com o objetivo de melhor atenderem

a comunidade. Para tanto, as universidades já começam a empreender

processos de melhoria da qualidade apesar de que, muitas delas, ainda

estejam concentrados na avaliação de estruturas e não na de processos e

resultados, e não possuírem uma divisão para esse fim.

Silva JR (SGUISSARDI, 2000, p. 90), que “a avaliação é um processo de

indagação, de comparação, de obtenção de informação que permite a emissão

de juízos e contribui para a tomada de decisões”.

Quando se estuda a tomada de decisões numa organização, leva-se

em conta o auxilio de indicadores gerenciais, em especial o de desempenho,

que segundo Silva JR (apud FITZ-GIBON, 2000, p. 91), ao citar é “um item de

informação, coletado a intervalos regulares, a fim de monitorar o desempenho

do sistema”. Estes, por sua vez, ao medir o desempenho de instituições

educacionais, nem podem ser considerados objetivos ou sem erros, pois estas

tem uma complexidade tamanha e difícil de ser mensurada. Para Silva JR

(2000, p. 91), os “indicadores de desempenho implicam num marco de

referência, como um padrão, um objetivo, uma avaliação ou uma comparação e

são relativos ao invés de absolutos como no primeiro caso”.

Quando se instituiu no Brasil o PAIUB em 1993 (Brasil/MEC, 1994),

foram adotados alguns indicadores considerados básicos para se construir uma

metodologia comum de avaliação global no âmbito de cada IES e no sistema

como um todo por outras informações substanciais.

No próximo capitulo será apresentado à proposta de formatação de

um sistema de informações gerencias, para a Universidade Estadual de Goiás-

UEG, sendo que objetivo deste trabalho é a demonstrar a referida proposta.

CAPITULO III

3.1 – PROPOSTA DE FORMATAÇÃO DE UM SISTEMA DE INFOR MAÇÕES

GERENCIAIS PARA A UEG

Anteriormente à apresentação da proposta deste trabalho, necessária se

faz situar a UEG no contexto das instituições de ensino superior brasileira, bem

como fazer uma interligação da proposta ora apresentada às definições

contidas no Plano de Desenvolvimento Institucional – P.D.I, motivo pelo qual

serão discorrido os itens 3.1.1 – O Ensino Superior na América e no Brasil e

3.1.2 – O Plano de Desenvolvimento Institucional – P.D.I e 3.1.3 Proposta de

Sistema de Informações Gerenciais para a UEG.

3.1.1 – O ENSINO SUPERIOR NA AMERICA E NO BRASIL

O ensino superior na América Latina surgiu primeiramente na colônia

Espanhola, vez que os Espanhóis se preocuparam bem mais cedo em criar

instituições de ensino superior em suas colônias, sendo criada em 1538 a

primeira universidade no continente americano. Posteriormente, outras

universidades foram criadas no México, Peru, Chile e Argentina.

O ensino superior na América teve inicio na quarta década do século

XVI, sendo que em 1538 surgiu a primeira universidade em São Domingo na

ilha onde Colombo teve o primeiro contato com o novo mundo e em 1553 foi

inaugurada a universidade do México, a Segunda universidade Americana. A

Universidade do México contava com as três faculdades usuais das

universidades espanholas (Filosofia, Cânones/Direito, Teologia) e mais tarde a

de Medicina, atuando com os mesmos privilégios da famosa Universidade de

Salamanca. Depois, surgiram as Universidades de São Marcos (Peru), de São

Felipe (Chile), Córdoba (Argentina) e outras, ao passo que por ocasião da

independência brasileira já havia cerca de 26 ou 27 universidades na América

Espanhola.

Segundo Cunha (1986, p. 11), “nas colônias espanholas na América, a

universidade não foi uma instituição estranha. Na quarta década do século XVI

foi fundada a primeira universidade no continente americano.”

O sistema educacional brasileiro teve início quando os padres da

Companhia de Jesus chegaram ao Brasil, em 1549, junto com o Governador

Geral Tomé de Sousa. A missão da companhia era de cumprir mandato real de

conversão dos índios e dar apoio religioso aos colonos. Ao se instalarem na

colônia, os jesuítas fundaram o primeiro colégio na Bahia, em 1550, e este

começou a funcionar em 1553 com o curso de Humanidades.

Os Colégios Jesuítas no Brasil ofereciam o curso elementar, cursos

de Humanidades, de Artes e Teologia, com os curso de Teologia conferindo

aos seus concluintes grau de doutor e tendo duração de quatro anos, sendo

oferecido em colégios e seminários.

Com o crescimento da população colonial proprietária, desde o

descobrimento e o desenvolvimento da vida urbana, onde se concentrava o

sistema administrativo e as atividades comerciais, com produtos importados e

locais, aumentou-se também o desejo pela melhoria da instrução.

O sistema colonial de ensino findou com a reforma pombalina, feita

em Portugal em meados do século XVIII pelo Marquês de Pombal, ministro do

Rei Dom José Primeiro. Em 1759, os jesuítas foram expulso de todo o império

lusitano, desmantelando assim, o sistema de ensino no Brasil.

Desde a expulsão dos jesuítas, para dar continuidade ao ensino, foi

implantada uma solução paliativa: criação de aulas avulsas, as chamadas

Aulas Régias. Também foi criado um imposto colonial para financiar estas

aulas, treze anos após a sua criação. Essas aulas foram criadas para suprir o

ensino existente nos extintos colégios jesuítas.

Com a chegada da Família Real portuguesa, em 1808, teve inicio

uma nova fase na educação brasileira, pois daí surgiu a necessidade de

formação de burocratas e profissionais liberais. A partir de então, criou-se a

Academia Militar Real e a Academia de Marinha no Rio de Janeiro, em 1808. O

motivo principal para a mudança no ensino foi de formar aqui pessoas para

atenderem as necessidades do Estado, uma vez que ele necessitava de

profissionais especializados, para trabalhar nas repartições públicas. Em

seguida foram criados os cursos de Medicina, Cirurgia e o de Matemática,

sendo estes destinados aos militares e posteriormente, foram criados outros

cursos como Agronomia, Química, Desenho Técnico, Economia, Arquitetura e

também curso de Direito destinados ao demais integrantes da população.

Xavier sustentam que o ensino pouco mudara.

Segundo Xavier et. at. (1994, p. 66),

“na verdade, um fenômeno parece ter determinado os rumos e

configurado o perfil do ensino público brasileiro, desde a

Independência. Foi a busca insistente e persistente da formação

escolar superior, como ascensão social, por todos os segmentos da

população que a ele vislumbrassem possibilidade de acesso. Isto viria

à tona como uma séria questão político-social, no final do Império”

Até a criação do Colégio Dom Pedro II, no Rio de Janeiro, em

1837/1838, o ensino secundário era ministrado através de aulas avulsas,

quando a partir de então os primeiro currículos de ensino foram uniformizados.

O acesso ao ensino superior durante o Império era controlado pelos

chamados exames preparatórios, os quais aferiam os conhecimentos básicos

para cada curso. No entanto, quem estudava no Colégio Dom Pedro II era

dispensado desses exames. Registra-se, também, a existência de outra forma

de controle que era o monopólio do governo imperial na concessão dos

diplomas nesse período.

Nesta época já existiam cursos superiores privados no Brasil, sendo

que a concessão de diploma destes cursos era feita através de exames de

equivalência, ou seja, provas através das quais avaliava-se o resultado da

formação obtida nestes estabelecimentos de ensino, já que os cursos

superiores estatais gozavam de validade jurídica nacional.

Nota-se que o ensino superior no Brasil sempre teve caráter elitista,

ou seja, não era ministrado a toda a população, pois somente os colonos,

militares, burocratas em geral e seus filhos tinham acesso à educação, sendo

que os demais e seus descendentes não tinham acesso a este tipo de ensino.

Segundo Xavier et. al. (1994, p. 76), “a extrema limitação das

oportunidades de ascensão social, típica da sociedade brasileira do período,

não tardou a represar a demanda social de ensino superior. Isto pressionaria

para que, no Segundo Reinado, se iniciasse um processo de facilitação do

acesso a esse ensino distintivo das elites.”

A partir de 1891 até 1910, já existia no Brasil cerca de 27 Escolas de

ensino superior, situadas em diversos estados e cidades do Brasil, como

exemplo, a Faculdade Livre de Direito da Bahia, a Faculdade de Direito de

Goiás, estas criadas em 1891, a Faculdade de Odontologia de Porto Alegre,

em 1898, a Escola de Farmácia Odontologia e Obstetrícia de São Paulo, em

1905, e a Escola Politécnica de São Paulo, em 1900, entre outras.

Em 1920, foi criada a Universidade do Rio de Janeiro, que mais tarde

passou a se chamar Universidade do Brasil e também, a Universidade de

Minas Gerais (1927), a Escola de Engenharia de Porto Alegre (1932) que

também passou a se chamar Universidade de Porto Alegre. Finalmente, em

1934, foi criada a Universidade de São Paulo.

Em Goiás, em 1958 foi criada a Sociedade Goiana de Cultura,

entidade destinada a organizar e manter a Universidade Católica de Goiás

fundada em 1959 e que foi a primeira instituição universitária do Brasil Central.

Outro marco importante data de 14 de dezembro de1960, quando se

criou a Universidade Federal de Goiás – UFG, através da junção das

Faculdades de Direito, Faculdade de Farmácia e Odontologia, Escola de

Engenharia, Conservatório de Música e Faculdade de Medicina.

A Universidade de Brasília - UnB criada em 21 de abril de 1962, a

partir da sanção pelo Governo João Goulart, em 15 de dezembro de 1961, da

lei que autorizava o Poder Executivo a instituir a Fundação Universidade de

Brasília - FUB, que é a mantenedora da Universidade.

A UEG nasceu da transformação da Universidade Estadual de

Anápolis - (UNIANA), instituição esta que surgiu em 1961, como Faculdade de

Educação e Ciências Econômicas de Anápolis, e que, em 1990, passou a se

chamar Universidade Estadual de Anápolis-UNIANA. Além da UNIANA,

também outras 27 Instituições de Ensino Superior (IES) isoladas, espalhadas

pelo Estado foram incorporadas à UEG, sendo todas estas Instituições eram

mantidas pelo erário público estadual. Assim, a Lei Estadual no 13.456, de 16

de abril de 1999, que criou a UEG vinculando-a estrutural e organicamente à

Secretaria Estadual de Educação, sendo, posteriormente, através do Decreto

no 5.158, de 29/12/1999, vinculada à Secretaria de Ciência e Tecnologia de

Goiás. A UEG foi organizada, como uma universidade multicampi, tendo como

sede central o campus da antiga UNIANA Universidade Estadual de Anápolis.

O teor do Artigo 2º da mencionada Lei Estadual, ao transformar a UNIANA na

Universidade Estadual de Goiás, com sede em Anápolis, procedeu também à

transformação da Fundação Universidade Estadual de Anápolis na Fundação

Universidade Estadual de Goiás, bem como transformando em unidades

administrativas da UEG as seguintes autarquias: Escola Superior de Educação

Física de Goiás (1962)2; Faculdade de Filosofia Cora Coralina (1968);

Faculdade de Educação, Ciências e Letras de Goianésia, Faculdade de

Educação, Ciências e Letras de Iporá, Faculdade de Educação, Ciências e

Letras Ilmosa Saad Fayad de Formosa, Faculdade de Educação, Ciências e

Letras de Morrinhos, Faculdade de Educação, Ciências e Letras de Luziânia,

todas estas criadas em 1985; Faculdade de Educação, Ciências e Letras de

Itapuranga, Faculdade de Educação, Ciências e Letras de Santa Helena de

Goiás, Faculdade de Educação, Ciências e Letras de Quirinópolis, Faculdade 2 O ano entre parênteses refere-se a criação da instituição/autarquia.

de Educação, Ciências e Letras de Jussara, criadas em 1986; Faculdade de

Educação, Ciências e Letras de Crixás (1989); Faculdade de Agronomia e

Zootecnia de Sanclerlândia (1990); Faculdade de Ciências Agrárias do Vale de

São Patrício, Faculdade de Ciências Agrárias, Biológicas e Letras e Silvânia,

criadas em (1993); Faculdade Estadual Celso Inocêncio de Oliveira de Pires do

Rio, Faculdade Estadual Rio das Pedras de Itaberaí, Faculdade de Educação,

Ciências e Letras de Uruaçu, Faculdade de Ciências Agrárias de Ipameri,

criadas em 1994; Faculdade de Ciências Humanas e Exatas de Jaraguá

(1996); Faculdade de Educação, Ciências e Letras de São Luís de Montes

Belos (1998); Faculdade de Zootecnia e Enfermagem de Inhumas, Faculdade

de Educação, Agronomia e Veterinária de São Miguel do Araguaia, Faculdade

Dom Alano Maria Du Noday, criadas em 1999; e por fim a Faculdade de

Educação, Ciências e Letras de Posse; criada em 2000.

Segundo o Plano Diretor de Informática da Fundação Universidade

Estadual de Goiás (FUEG, 2004, p. 07),

“dessas 28 Autarquias, 12 já se encontravam credenciadas com 39

cursos, dos quais 29 estavam reconhecidos e 10 autorizados pela

autoridade competente, sendo acrescidos mais 11 cursos originários

da antiga UNIANA, todos reconhecidos. Ressalta-se, no entanto,

que, das 28 instituições incorporadas à UEG pela Lei nº 13.456,

somente 13 encontravam-se em funcionamento pleno, ou seja, com

cursos regularmente ofertados mediante processo seletivo.”

A Universidade Estadual de Goiás-UEG, conta hoje com 31 unidades

administrativas espalhadas pelo Estado e 21 pólos, contando com mais de 40

mil alunos matriculados nos mais de 100 cursos existentes em todas as

unidades administrativas. Vale ressaltar que a Faculdade de Direito de Itapaci

nunca saiu do papel, entretanto, todas as demais e que foram transformadas

em Unidades Universitárias da UEG estão em pleno funcionamento.

3.1.2 – O PLANO DE DESENVOLVIMENTO INSTITUICIONAL – P.D.I

Assim como ocorre nas organizações privadas e nas consideradas

sem fins lucrativos, faz-se necessário também às instituições públicas a

elaboração de diretrizes que possam orientar o rumo que estas devem seguir a

fim de atingirem os seus objetivos. Em especial, as instituições educacionais

não podem deixar de ser incluídas nesse grupo. Toda organização seja ela

pública ou privada necessita de planejamento estratégico, tático e operacional

para que seus objetivos e metas sejam atingidos com eficiência e eficácia.

Às instituições de ensino superior (IES), por força da legislação

vigente, é exigida a elaboração de um planejamento estratégico denominado

Plano de Desenvolvimento Institucional - PDI, um documento que estabelece

todas as estratégias, diretrizes, a serem adotadas por estas instituições para

que os seus objetivos sejam alcançados.

Segundo o PDI da Universidade Federal de Rondônia 2004-2012

(UNIR, 2003, p. 2)

“considerando que as IES representam a condução das políticas de

educação voltadas para o ensino superior, pesquisa e extensão, e que

tal condução se define por uma estrutura formal, a concepção de

gestão do bem público neste trabalho adotada tem como principio

conduzir cidadãos e agentes públicos ao exercício prático de uma

administração pública participativa, transparente, orientada para

resultados e preparada para responder às demandas.”

O plano de desenvolvimento institucional de uma universidade,

acima de tudo, deve refletir a situação em que ela se encontra na atualidade,

no que diz respeito às suas deficiências tanto no aspecto estrutural e

organizacional quanto ao aspecto cultural ambiental e acadêmico. Além disso,

deve-se almejar soluções para estes problemas, através de estratégias a

serem elaboradas para esse fim. Quando de sua elaboração, devem ser

considerados como princípios a clareza, objetividade, coerência e factibilidade.

O PDI deve identificar a instituição e deve conter a sua filosofia de

trabalho, a missão a que se propõe, as diretrizes pedagógicas que orientam

suas ações, a sua estrutura organizacional e as atividades acadêmicas que

desenvolve e/ou que pretende desenvolver de acordo com o Sistema de

Acompanhamento de Processos das Instituições de Ensino Superior –

SAPIEnS/MEC.

Ainda de acordo com o SAPIEnS/MEC,( BRASIL, 2004)

“o Plano de Desenvolvimento Institucional – PDI – consiste num documento em que se definem a missão da instituição de ensino superior e as estratégias para atingir suas metas e objetivos. Abrangendo um período de cinco anos, deverá contemplar o cronograma e a metodologia de implementação dos objetivos, metas e ações do Plano da IES, observando a coerência e a articulação entre as diversas ações, a manutenção de padrões de qualidade e, quando pertinente, o orçamento. Deverá apresentar, ainda, um quadro-resumo contendo a relação dos principais indicadores de desempenho, que possibilite comparar, para cada um, a situação atual e futura (após a vigência do PDI).”

3.1.2.1 - EMBASAMENTO LEGAL

Através do Decreto Federal 3860/2001, o Ministério da Educação

estabeleceu novas diretrizes para a Secretaria de Educação Superior – SESu,

do Conselho Nacional de Educação – CNE e do Instituto Nacional de Estudos e

Pesquisa Educacionais – INEP, com o objetivo de garantir a eficiência e

eficácia do trabalho já realizado de acordo com os dispositivos da LDB, Lei de

Diretrizes e Bases da Educação Lei nº 9394/1996.

O P.D.I. é uma exigência do MEC e faz parte dos documentos

exigidos por lei para que a instituição de ensino superior seja credenciada,

autorizada ou esteja em fase de renovação de qualquer parte desses

processos. A Resolução n° 10/2002 do Conselho Nacional de E ducação, que o

considera o PDI como um compromisso entre a entidade mantenedora e a que

está sendo mantida por ela. Essa mesma Resolução define ainda que poderá

ser exigida no caso de uma supervisão realizada pelo SESu/MEC.

O Decreto Federal 3860/2001 estabelece, entre outras, a

obrigatoriedade de se avaliar programas, cursos e instituições de ensino

superior, sendo que estas últimas serão realizadas pelo INEP, compreendendo

a avaliação de indicadores de desempenho do sistema nacional de ensino

superior, a avaliação institucional de desempenho individual das IES e a

avaliação dos cursos superiores de acordo com o exame nacional de cursos, o

Provão. Quando se avalia individualmente as IES, leva-se em consideração o

Plano de Desenvolvimento Institucional.

Caso a universidade pretenda criar cursos fora de sua sede, será

exigido da instituição o Plano de Desenvolvimento Institucional e o

planejamento acadêmico dos cursos fora dela, incluindo projetos de expansão

e melhoria desses cursos dentro do prazo de cinco anos instituído pelo P.D.I.,

em cumprimento ao estabelecido na Portaria 1466/2001, do MEC.

3.1.2.2 DIMENSÕES DO P.D.I.

O Plano de Desenvolvimento Institucional das instituições de ensino

superior devem ser considerados em três níveis de hierarquia que são suas

dimensões, categorias de análise e indicadores. As dimensões por sua vez

também são divididas em três níveis – a dimensão organização institucional e

pedagógica; do corpo docente; e instalações.

Quanto à dimensão “organização institucional”, é enfocado o projeto

global da IES, a missão e as ações institucionais propostas e a gestão

acadêmico-administrativa, que fazem parte do Plano de Desenvolvimento

Institucional, além do projeto pedagógico dos cursos e a avaliação institucional.

Na dimensão “organização didático-pedagógica”, que também faz

parte da primeira, as três categorias de análise buscam avaliar a administração

acadêmica do curso, a proposta do curso em si, as atividades acadêmicas

articuladas ao ensino de graduação. Importante é também o projeto de auto-

avaliação.

Na dimensão “corpo docente”, as três categorias de análise

procuram avaliar os docentes em si (sua formação e qualificação profissional),

as condições de trabalho e de capacitação que a IES lhes oferece e sua

atuação ou desempenho na gestão acadêmica, no ensino e nas demais

atividades acadêmicas da instituição – a pesquisa, a pós-graduação e a

extensão.

E na dimensão “instalações”, as três categorias de análise procuram

avaliar as instalações gerais da IES, a biblioteca e as instalações especiais,

próprias ou específicas do conjunto de cursos. Embora a biblioteca seja um

indicador das instalações gerais, está aqui destacada para que se permita

analisá-la e, posteriormente, avaliá-la em separado, dada a sua importância na

avaliação da qualidade de qualquer instituição de ensino superior.

Essas são orientações do SAPIEnS quando da elaboração do P.D.I

das universidades.

3.1.2.3 - MISSÃO E VISÃO INSTITUCIONAL

Considerando que produzir o saber deve atender ao interesses

fundamentais da sociedade e ao bem comum, a UEG vem desenvolvendo suas

ações neste campo, ou seja, preparando-se para a sociedade do futuro,

através da formação de profissionais para satisfação de seus interesses.

Constitui-se neste propósito a missão institucional da UEG, qual seja:

“Produzir e sociabilizar o conhecimento cientifico e o saber, desenvolver

a cultura e a formação integral de profissionais e indivíduos capazes de

inserirem-se criticamente na sociedade, e promoverem a transformação da

realidade socioeconômica do Estado de Goiás e do Brasil.“(UEG, 2004, p.26

vol. I)

A visão é o principio que orienta sobre o futuro da instituição e é

baseado na ideologia essencial e futuro imaginado. “A Universidade Estadual

de Goiás será uma instituição de referência nacional, pela sua consolidação

como universidade pública de excelência e pela sua grande importância como

instrumento de transformação socioeconômica do Estado de Goiás e do Brasil.”

(UEG, 2004, p. 27, vol. I)

Baseados na missão, visão, nos valores e propósitos essenciais, nas

diretrizes estratégicas e nos objetivos e metas específicos, quando da

elaboração do Plano de Desenvolvimento Institucional da UEG, definiu-se as

macro-açoes para o PPA – Plano Pluri-Anual e o orçamento democrático da

universidade. Essas macro-açoes foram definidas, como foi supracitado, em

reuniões realizadas entre a administração universitária, ou seja a Reitoria, e as

demais unidades, a partir do entendimento, por parte dos gestores da

universidade, da necessidade de se intensificar o planejamento na mesma.

Servem de premissa ainda para o planejamento operacionais das unidades e

da administração central.

O PPA – Plano Plurianual – consiste no planejamento de ações que

o Governo do Estado estabelece para o desenvolvimento do Estado. Dentro

deste plano, foi incluído o programa “Universidade Participativa” constituído de

estratégias para universidade para o período 2004-2007. Dentro deste plano,

foram definidas ações que permitindo manter a UEG como uma instituição que

visa assegurar a qualidade do ensino superior e a partir daí vincular o

orçamento a metas do ensino, pesquisa e extensão.

O Orçamento Geral do Estado de Goiás destina 3% (três por cento)

para o ensino superior e ciência tecnologia, a partir da Emenda Constitucional

número 33/2003. Em face de a UEG esta Vinculada à Secretaria de Estado de

Ciência e Tecnologia, definiu-se internamento que deste percentual, 2% (dois

por cento) ficou destinado a UEG. Assim, a partir de 2003 o Orçamento da

Instituição é elaborado tomando como base este patamar orçamentário.

Anualmente, a UEG, FUEG, Órgãos e Unidades, definem suas prioridades,

revisam suas metas e elaboram, de forma participativa, o orçamento para o

ano de forma participativa somente, focando as diretrizes estratégias do PDI e

as macro-ações do PPA.

3.1.3 - PROPOSTA DE SISTEMA DE INFORMAÇÕES GERENCIA IS PARA A

UEG

Consultando o Plano de Desenvolvimento Institucional – PDI da

Universidade Estadual de Goiás - UEG, e também o Plano Diretor de

Informática da FUEG, encontrou-se algumas diretrizes, que estão diretamente

atreladas à melhoria dos sistemas de informações gerenciais da Universidade,

e que estão diretamente ligados à proposta deste trabalho. Assim, procurou-se

destacar em seqüências, as diretrizes identificadas e as ações estratégicas já

definidas pela UEG no seu PDI.

Na “Diretriz 2 - Estrutura e gestão acadêmica democrática e

moderna, com Unidades Universitárias integradas e cultura institucional

consolidada”, dentro das Ações estratégicas, encontra-se delineada a seguinte

ação: “Implantar programa de modernização administrativa, visando à

racionalização de processos e métodos de gestão, criando procedimentos

comuns a todas as Unidades Universitárias” (UEG, 2004, p.139, vol. I);

Para a “Diretriz 4: Excelência na qualidade do ensino da

graduação”, foi definido como objetivos: “Instituir processos de avaliação que

objetivem o desenvolvimento e a melhoria contínua da qualidade do ensino da

graduação.” Como ações estratégicas, identificou-se: “Informatizar os

processos acadêmicos e administrativos da UEG e suas Unidades

Universitárias” (UEG, 2004, p.141, vol. I);

Na “Diretriz 5: Desenvolvimento da Ciência, Tecnologia e Inovação”,

definiu-se como objetivos: “Ampliar e modernizar a infra-estrutura de pesquisa

da Universidade Estadual de Goiás, priorizando a pesquisa cooperativa e em

rede, com enfoque regional, interdisciplinar e interinstitucional, e que contribua

para o avanço do conhecimento e para o desenvolvimento harmônico e

sustentável de Goiás” (UEG, 2004, p.142, vol. I);

A “Diretriz 6: Extensão e Cultura como instrumento de inclusão

social e de construção da cidadania plena”, traz como ações estratégicas:

“Ampliar a interação da Universidade com a sociedade, especialmente por

meio da divulgação dos programas, projetos e serviços prestados em todo o

Estado” (UEG, 2004, p.143, vol. I);

Atrelado à “Diretriz 7: Valorização e qualificação dos profissionais da

Universidade Estadual de Goiás”, definiu-se como objetivo o de: “Implementar

uma política permanente de capacitação dos profissionais da UEG” (UEG,

2004, p.144, vol. I);

Por fim, a “Diretriz 10: Melhoria contínua da infra-estrutura da

Universidade”, enumera as seguintes ações estratégicas: “Estabelecer política

de aquisição de equipamentos e computadores a serem colocados à

disposição de professores, servidores e alunos; Elaborar e executar plano de

desenvolvimento de informática, abrangendo o segmento acadêmico-

administrativo da Universidade que atenda, no mínimo, às necessidades

prioritárias: Internet e Intranet, pesquisa e laboratórios de informática com infra-

estrutura própria” (UEG, 2004, p. 147, vol. I);

Vale ressaltar que existem outras diretrizes dentro do PDI-UEG,

sendo que aquelas que estão diretamente ligadas à informatização e a

implementação de sistema voltado para a gestão das informações são as

demonstradas anteriormente.

Já dentro Plano Diretor de Informática da Fundação Universidade

Estadual de Goiás – FUEG, (FUEG, 2004, p.15-16, p. 18-19) na Diretriz que

fala de Desenvolvimento da Tecnologia da Informação, encontra-se definido

como objetivos os a seguir descritos:

a) Priorizar soluções, programas e serviços baseados em

software livre que promovam a otimização de recursos e

investimentos em tecnologia da informação;

b) Priorizar a plataforma Web no desenvolvimento de sistemas e

interfaces de usuários;

c) Priorizar o desenvolvimento de sistemas pela própria UEG;

d) Adotar padrões abertos no desenvolvimento de tecnologia da

informação e comunicação e o desenvolvimento

multiplataforma de serviços e aplicativos;

e) Adotar política de aquisição de Hardware priorizando a

compatibilidade com plataformas livres;

f) Garantir a livre distribuição dos sistemas em software livre de

forma colaborativa e voluntária;

g) Fortalecer e compartilhar as ações existentes de software

livre dentro e fora da UEG;

h) Promover capacitação/formação de servidores da UEG para

utilização dos recursos de Tecnologia da Informação;

i) Adotar a tecnologia de Portal Corporativo na UEG para a

divulgação do conhecimento, prestação de serviços e

Informações;

j) Construir e implantar tecnologia de intranet na UEG;

k) Promover a modernização administrativa, visando à

racionalização de processos e métodos de gestão,

criando procedimentos comuns a todas as Unidades

Universitárias;

l) Implantar a rede corporativa da UEG;

m) Implantar Sistema Administrativo de Gestão Unificada;

n) Produzir e socializar o conhecimento cientifico adotando

Tecnologia da Informação como instrumento, propiciando o

desenvolvimento sócio-econômico para o pleno exercício da

cidadania;

o) Implantar Sistema Administrativo de Gestão Unificada na

busca de racionalização de processos e métodos da gestão,

criando procedimentos comum a todas as Unidades

Universitárias;

p) Implantar Sistema de Gestão Acadêmico na busca de

racionalização de processos e métodos da gestão, criando

procedimentos comum a todas as Unidades Universitárias;

q) A orientação de compatibilização das informações partirá do

princípio do uso de recursos padronizados de software, casos

onde surja uma necessidade de outras soluções as quais não

se encontram definidas no presente PDI, caberá ao corpo

técnico defini-las, compatíveis com a arquitetura adotada.

Como se observa tanto no Plano de Desenvolvimento Institucional da

UEG, como no Plano Diretor de Informática, derivado de um desdobramento do

PDI, há previsão de implementação de um sistema de Gestão de forma a

integrar os sistemas da UEG. O Plano Diretor de Informática da Fundação

Universidade Estadual de Goiás – FUEG, mantenedora daquela, descreve em

detalhes uma proposta preliminar de como seria a implementação de vários

sistemas e dentre eles o Sistema Administrativo de Gestão Unificada, o que

vem ao encontro da proposta de formatação de um Sistema de Informações

Gerenciais para a FUEG e UEG, o que será tratado a seguir, neste trabalho.

Na Figura 5 apresentada a seguir, demonstra-se a arquitetura de um

sistema de informação, enfocando os macro-processos e subprocessos,

produtos, indicadores, gestão do negócio, infra-estrutura, dados, gestão da

informação, aspectos organizacionais, entre outros, sendo que estes são

extremamente relevantes quando se tem em mente a criação de um sistema de

informação, mesmo devendo ser seguido para o sistema de informações

Gerenciais.

Fonte: (SILVA JR, 2000, p. 145)

Figura 5 - Elementos de avaliação da Arquitetura de Sistema da Informação.

A Universidade Estadual de Goiás está atualmente presente em 52

municípios goianos através de 31 unidades universitárias e de 21 pólos de

formação de professores. Além disso, ela conta com mais de 40 mil estudantes

matriculados em mais de 100 cursos. Assim, o tamanho desta instituição aliado

à necessidade de integração das informações, visto que, muitas vezes, as

informações não estão disponíveis aos que necessitam delas, como exemplo

saber quantos alunos fizeram matriculas ontem em toda a UEG, isto faz com

que se pense em um sistema integrado que possibilite ter acesso a estas

informações em tempo real. Esta complexidade e outros fatores relevantes já

descritos neste trabalho vêm justificar a urgência em si implantar um sistema

eficiente para atender às necessidades da UEG. Pensando nisto é que se

ARQUITETURA DA INFORMAÇÃO

Produtos Indicadores

Macro -Processos PROCESSOS/SUBPROCESSOS

Gestão dos Negócios

Parâmetros de mensuração Situação Atual X Situação Esperada

- INFRAESTRUTURA: hardware, software, procedimentos, outros. - DADOS: disponíveis no sistema - GESTÃO DA INFORMAÇÃO : forma de apresentação, tempo oportunidades analises, outros

- ASPECTOS ORGANIZACIONAIS

propõe a formatação de um Sistema de Informações Gerenciais que possa

subsidiar a UEG na implantação de um sistema de comunicações de dados e

informações que permita melhorar os processos de tomada de decisão.

Pelos levantamentos realizados para este estudo, verificou-se que

apesar da expansão acelerada vivenciada pela UEG, a universidade não

dispõe de um sistema de informações seguro e conciso, um sistema de

informações adequado que possibilite um melhor gerenciamento das milhares

de informações que são produzidas e tratadas diariamente. Sendo assim, as

informações que são colhidas em cada unidade se apresentam de forma

diferenciada, ou seja, cada unidade administra as informações que possui

independentemente de outras e as envia à administração central de um modo,

de certa forma, ainda não padronizado. Observa-se, no entanto, um esforço

muito grande da administração superior para consolidar e tratar todas essas

informações, transformando-as em relatórios de gestão que possam subsidiar a

tomada de decisão e o acompanhamento e avaliação das ações da

universidade. Este trabalho teve como objetivo apresentar uma proposta de

formatação de um sistema de informações gerenciais para a UEG de modo a

mostrar à Instituição os benefícios que este sistema pode trazer aos gestores

das diversas Unidades e Pólos, além da Administração Superior e os órgãos

governamentais aos quais encontra-se subordinados.

Como parte integrante do sistema SIG-UEG/FUEG3, deverá ser

criado um subsistema para cadastros, manutenção e relatório com o objetivo

de permitir a inclusão, como por exemplo, de indicadores de desempenho,

dados para comparação etc. Salienta-se, ainda a necessidade de integração

entre os subsistemas administrativos e acadêmicos.

O subsistema manutenção do SIG-UEG/FUEG tem como finalidade

atualizar, alterar ou modificar os dados, para permitir que as informações

sejam constantemente atualizadas, bem como fazer as correções de possíveis

erros nos seus cadastramentos.

3 Sistema de informações gerenciais da Universidade Estadual de Goiás - FUEG e da Fundação Universidade Estadual de Goiás - UEG.

O subsistema de relatório tem como função a impressão e

visualização de relatório em todos os níveis do sistema, de acordo com a

necessidade de cada setor envolvido, sendo que todos os subsistemas

deverão possuir cadastros, manutenção e relatório.

A proposta de um Sistema Informações Gerenciais para a UEG tem

como formatação básica a apresentada na Figura 6, a seguir, onde se definiu

dois macro-sistemas constituídos do Sistema Administrativo e do Sistema

Acadêmico. Para cada um desses sistemas, criou-se, com base na realidade

da UEG, subsistemas que englobem as diversas atividades desenvolvidas na

Instituição, cujo detalhamento de cada um encontra-se dispostas em

seqüência. Ressalta-se, aqui, que para todos os sistemas e subsistemas

devem existir as funções de entrada de dados, processamento das

informações e saídas, bem como a utilização dos sistemas de forma a

possibilitar o cruzamento de dados para se chegar a informações que

possibilitem o gerenciamento da Instituição através das informações obtidas.

Figura 6 - Sistema de Informações Gerenciais, UEG/FUEG.

3.1.3.1 SISTEMA DE INFORMAÇÕES GERENCIAIS ADMINISTR ATIVO

O Sistemas Informações Gerenciais Administrativo é composto

basicamente dos seguintes subsistemas: de informações gerenciais financeiro, de

marketing, de recursos humanos, de contabilidade e sistema de serviços.

a) Sistema de Informações Gerenciais Financeiro: trata-se do

sistema que irá armazenar e fornecer informações de natureza financeira a todos

os administradores, através da análise das atividades históricas e atuais,

projetarão as necessidades futuras, do controle, monitoramento e uso dos

recursos através do tempo. O Sistema de informações gerenciais financeiro

deverá conter, ainda, o sistema de processamento de transações - SPT, onde são

colhidas todas as informações financeiras e todas as aplicações do

processamento de transações como contas a pagar e a receber, folha de

pagamento, contabilidade geral, controle de estoque, processamento de pedidos.

Também é este sistema que demonstrará os valores pagos pela Instituição aos

fornecedores, a quantia devida por clientes, dados contábeis detalhados.

As informações externas, a respeito da concorrência, podem ser de

fundamental para a tomada de decisões financeiras. Assim, os relatórios e

balanços financeiros anuais ou periódicos dos concorrentes poderão ser

incorporados ao sistema de informações gerenciais para se obter unidades ou

bases de medidas para comparação, assim como os órgãos governamentais

fornecem também informações importantes financeiras e econômicas como índice

de preços ao consumidor, indicadores econômicos, inflação dentre outros.

Ressalta-se que estes dados podem fazer parte tanto de um item componente do

sistema financeiro quanto do sistema de marketing.

Um Subsistema Financeiro tem, sem dúvidas, muita importância para

as organizações, principalmente no que diz respeito às informações das origens e

aplicações dos recursos, provenientes das atividades normais da maioria delas.

Trata-se portanto, de um subsistema do SIG que funciona como uma espécie de

sistema acessório deste e que por sua vez tem a finalidade de transmitir

informações aos administradores financeiros, auxiliando-os na tomada de

decisões quanto às questões relativas a recursos e suas respectivas aplicações.

Serve, também, como instrumento da área financeira, para que esta possa

realizar análises financeiras, de modo a propiciar condições de projetar-se o

futuro financeiro da Instituição. Além desses atributos, as informações geradas

por este sistema possibilitará monitorar e a controlar a aplicação adequada dos

recursos e a priorização das ações institucionais.

Atrelado ao Sistema de Informações Gerenciais Financeiro estão os

subsistemas de previsão financeira, de auditoria e gerenciamento do uso de

recursos, cujo detalhamento sucinto é apresentado a seguir:

− Subsistema de Previsão Financeira: Trata-se do sistema que possibilita

realizar previsões de receitas e despesas baseado no orçamento anual,

como também em um determinado período de tempo, sobre o crescimento

futuro da receitas e das despesas, por exemplo, traçar as expectativas de

faturamento e custos. Também permite simular um resultado ideal,

baseado no Plano Desenvolvimento Institucional da UEG, que é um plano

plurianual, com diretriz e metas a serem alcançadas por período de tempo

definido;

− Subsistema de Auditoria: envolve a análise financeira e orçamentária, bem

como controle e orientação de todas as receitas e despesas realizadas da

instituição, podendo ser determinada através de exames de balanços e

relatórios financeiros, assim como de processos de pagamentos

produzidos pelo sistema financeiro. Este subsistema deve também conter

cadastros, manutenção e emissão de relatórios, tanto em nível do

subsistema como em nível do sig-geral;

− Subsistema Gerenciamento de Uso de Recursos: possibilitará o

gerenciamento das entradas e saídas de recursos, comparando com a

previsão financeira, bem como, fazendo a combinação com outros

subsistemas do SIG, para que seja possível gerar relatórios globais e

específicos, como por exemplo fluxo de caixa, boletim financeiro, dentre

outros.

b) Sistema de Informações de Marketing – trata-se do sistema que

agrega todas as informações e atividades de planejamento da Instituição. A

adoção da nomenclatura marketing se deve ao fato de que aquela instituição que

desenvolve as suas ações focadas no atendimento às necessidades do mercado

em que atua adotam o conceito de marketing. Pelos estudos realizados em

relação à atuação da UEG, observa-se claramente que esta possui um foco

bastante atuante nas atividades que atendam às reais demandas do povo goiano.

Assim sendo, o Sistema de Informações de Marketing deve englobar os

subsistemas de Pesquisa, Planejamento e Orçamento, desenvolvimento de

produtos/serviços, comunicação e avaliação institucional.

− Subsistema de Pesquisa: o subsistema de pesquisa de marketing deverá

ser responsável por pesquisas, questionários e estudos-piloto, objetivando

realizar estudos formais de mercado e da preferência e necessidades dos

clientes (alunos e sociedade), sendo que esta pesquisa deve encontrar as

preferências do cliente em relação ao que ele deseja em termos de

produtos e serviços. É também neste bloco que estarão registrados e

sistematizados todas as informações e coletas de dados realizadas quando

dos processos seletivos e outros como o censo universitário;

− Subsistema de Desenvolvimento de Produtos/Serviços – o

desenvolvimento de produtos/serviços em geral envolve a conversão de

matérias-primas em serviços e produtos. Este subsistema objetiva

sistematizar e registrar todos os produtos e serviços novos a serem

ofertados pela instituição em toda a sua área de atuação: ensino, pesquisa,

pós-graduação, extensão e gestão. Assim, este subsistema abarcará por

exemplo, os projetos de graduação a serem implementados, dentro de uma

formatação que obedeceu a tramitação interna da instituição e a legislação

que regulamenta o assunto. Desta feita, a partir dos estudos realizados é

que se procede à realização dos projetos dos programas e serem ofertados

pela UEG;

− Subsistema de Planejamento e Orçamento: o sistema de planejamento

deverá permitir o acompanhamento do orçamento geral da instituição,

assim, como sistematizar o planejamento global para a instituição em todos

os níveis organizacionais. Este sistema é de fundamental importância para

a instituição, pois o planejamento é uma tarefa que deve merecer atenção

especial em qualquer organização e na universidade não deverá ser

diferente. Quanto ao orçamento, conforme especificado anteriormente, vale

ressaltar que ele deverá interagir diretamente com sistema financeiro da

instituição e com o PPA – Plano Plurianual do Governo Estadual, pois em

uma instituição pública a base para gastos é orçamento anual. Neste

sistema deve ser também agregado o de planejamento de distribuição,

promoção e da propaganda a ser adotada para cada ação estratégica ou

operacional desenvolvida no planejamento;

− Subsistema de Comunicação – este sistema é o responsável pela

comunicação interna/externa da instituição, devendo interagir tanto com o

acadêmico, bem como o administrativo, de forma a garantir que todas as

ações institucionais sejam plenamente comunicadas aos clientes internos e

externos, quando for o caso;

− Subsistema de Avaliação Institucional – o sistema de avaliação institucional

pode ser definido como um dos mais importantes para a Universidade, vez

que possibilitará, a partir dos diversos instrumentos de avaliação interna e

externa, averiguar e comparar o desempenho da Instituição. Além dos

resultados dos programas de avaliação institucional, deverá abarcar um

sistema de indicadores que interaja com todos os demais sistemas e

possa, de acordo com as necessidades da instituição, fornecer índices de

desempenho setoriais, bem como a sua evolução periódica.

c) Sistema de Recursos Humanos - deve tratar todas as atividades

relacionadas aos servidores (docentes, técnico-administrativos, dirigentes e

outros indivíduos colaboradores da organização). Sua função principal está

relacionada a todas as áreas financeiras da organização e se reveste de papel

fundamental no sucesso da Instituição. Vinculado a este sistema estão os

subsistemas de planejamento de recursos humanos, de recrutamento e seleção

de recursos humanos, programação e lotação dos recursos humanos,

desenvolvimento de recursos humanos e benefícios;

− Subsistema de Planejamento de Recursos Humanos – trata-se do primeiro

subsistema de RH e que permite o planejamento, bem como a

determinação da quantidade necessária e eficaz de pessoal para

realização das atividades da Instituição, permitindo alocar as pessoas nos

cargos e funções da maneira mais adequada e produtiva possível, como

também fazer previsões de demandas futuras de todas áreas ensino,

pesquisa, extensão e gestão;

− Subsistema de Recrutamento e Seleção de Pessoal – este sistema deve,

baseado no plano estratégico, agregar os dados atinentes aos processos

seletivos da instituição, sejam eles por meio de concursos públicos,

conforme determina a legislação, ou por meio de contrato temporário para

suprimento de vagas existentes até que ser realize o correspondente

concurso público. Desta forma, deve-se elaborar o perfil do profissional que

a instituição precisa, definir os critérios técnicos e habilidades necessárias

ao profissional a ser selecionado e, a partir daí, solicitar ao órgão

competente do Estado, a abertura do concurso. Ele deve revelar aos

gestores a pertinência e época necessária para a realização de um

processo de seleção de recursos humanos, o local onde cada selecionado

será lotado e a atribuições e competências assumidas por este profissional;

− Subsistema de Programação e Lotação de Trabalho – esse subsistema de

RH é responsável por fazer a programação da lotação de pessoal nas

diversas Unidades Pólos, Órgãos e Programas desenvolvidos pela

Instituição mais adequada, sendo esta uma tarefa muito simples ou

extremamente complexa, em face da capilaridade da UEG. Pode ser

simples como o planejamento das tarefas de cada um ou planejamento de

todas a tarefas em conjunto o que é o ideal então esta tarefa é muito

complexa. Deve estar atrelado ao regime de trabalho de cada servidor, em

face das necessidades da área em que for lotado;

− Subsistema de Desenvolvimento de Recursos Humanos: ele é o

responsável por planejar o desenvolvimento de RH, para qualificação e

requalificação dos profissionais, bem como sugerir e fazer a atualização

dos conhecimentos nas diversas áreas que a universidade atua. O

desenvolvimento de RH constituirá da operacionalização do PGCD – Plano

Geral de Capacitação Docente e PGCT – Plano Geral de Capacitação

Técnico-Administrativo, além de agregar as normas e práticas pertinentes

aos processos de participação em congressos e outros eventos atrelados

ao desenvolvimento dos recursos humanos da organização;

− Subsistema de Benefícios: agrega todos os benefícios ofertados pela

instituição aos seus servidores, como licença, afastamentos, saúde,

transporte, alimentação, diárias, ajuda de custos, aposentadoria e outros.

Este sistema deve estar integrado de forma que garanta a agilidade de

todos os processos atrelados aos benefícios aos quais o servidor tenha

direito, podendo inclusive realizar a programação de concessão de cada

benefício, observada a legislação em vigor.

d) Sistema de Informações de Contabilidade - é responsável por

executar importantes tarefas para organização e fornecer informações contábeis

diversas sobre a: folha de pagamento, aplicações financeiras, contas a pagar e a

receber, dentre várias outras. As informações desse sistema, em geral, são

utilizadas por vários outros sistemas, devendo fornecer relatórios contábeis,

elaborar balanços e demonstrações de resultados, dentre outras.

O sistema de informações gerenciais de contabilidade da UEG/FUEG

não deve ser muito diferente dos demais, a não ser pelo fato do sistema da

universidade fazer parte da contabilidade geral do Estado de Goiás. Assim, para

desenvolver um sistema de informações gerenciais de contabilidade,

obrigatoriamente terá que levar em conta o Sistema Geral do Estado. Baseado

nisto, o sistema informações gerenciais de contabilidade, deve importar todos os

dados do sistema estadual, para este sistema permitir que se introduzam outros

dados a ele de forma a possibilitar a elaboração de relatórios de informações

gerenciais. O sistema de contabilidade geral do Estado trabalha em conjunto com

o sistemas orçamentário/financeiro, sendo que algumas operações são feitas

dentro do sistema orçamentário/financeiro, como contabilizar ordem de

pagamento, e outros ajustes contábeis.

O Sistema de informações gerenciais de contabilidade agregará, ainda,

além do subsistema de contabilidade, os subsistemas patrimonial e de

infraestrutura.

− Subsistema Patrimonial - um dos subsistemas muito importante dentro do

contábil é o sistema patrimonial que permitirá o controle de todo o

patrimônio da instituição. Como em todas as organizações, este é um dos

subsistemas mais utilizados, sendo que na UEG não existe, até então, um

controle centralizado em tempo real destas informações. Pelo fato da UEG

ser multicampi e ter sido criada da incorporação de diversas faculdades

isoladas, ainda há uma dificuldade em agregar todo o patrimônio das

antigas Faculdades Isoladas em um banco de dados único e que possa

fornecer informações financeiras do patrimônio que possui;

− Subsistema de infraestrutura – este subsistema permite o registro de todos

os dados infraestruturais da instituição, por órgão, Unidade e Pólo, vez que

para as instituições de ensino este é um dos aspectos essenciais para a

oferta de cursos e programas. Assim, o sistema permitirá obter o mapa de

cada infraestrutura da UEG, de forma que possibilitará, por exemplo, saber

quantas salas de aulas tem uma unidade, o tamanho das salas,

localização, condições físicas (construção, iluminação, ventilação, acesso

para portadores de necessidades especiais etc) e equipamentos e

mobiliário disponíveis e condições de uso;

e) Sistema de Serviços – o sistema de serviços visa agrupar todos os serviços de forma de

organizada para permitir um controle adequado de todos eles, sendo composto de sistema

de protocolo, sistema de transporte, sistema de aquisição e limpeza, conservação e

vigilância.

− Subsistema de Cadastro – este subsistema deverá permitir a inclusão

dados e informações em todos os subsistemas deste sistema.

− Subsistema de Protocolo - Esse subsistema tem como finalidade registrar a

movimentação dos processos na instituição. É um sistema que realiza a

formalização dos processos e que interage com todos os setores da

instituição. Trata-se de uma fundamental ferramenta do Sistema de

Informações Gerenciais, e é por onde passam praticamente todas as

informações relevantes da instituição;

− Subsistema de Transporte – este deverá controlar o transporte e a

movimentação dentro da instituição, bem como elaborar as melhores rotas

a serem seguidas nas viagens de trabalho, assim como cuidar para que os

veículos estejam em perfeito estado, bem como providenciar todas as

ordens de tráfegos;

− Subsistema de Aquisições – ele deverá permitir o planejamento, controle

das aquisições de todas as espécies, tanto de material ou produto que

existem, para não permitindo assim, que se falte material em qual setor

da instituição;

− Subsistema de Limpeza, Conservação e Vigilância – deverá possibilitar o

controle de todos os processos da área do que se pode denominar

serviços gerais. Englobará também os contratos de terceiros para

execução e controle. Deve possibilitar a emissão de ordens de serviços de

reparos ou conservação, dentre outros atrelados aos serviços gerais.

3.1.3.2 - SISTEMA DE INFORMAÇÕES GERENCIAS ACADÊMIC O

O sistema de Informações Gerenciais Acadêmico objetiva agregar

todos os dados acadêmicos da instituição e está subdividido em, sistema de

secretaria, sistema de registro de diplomas e certificados, sistema de bibliotecas

e sistemas de laboratórios.

Assim como os demais subsistemas de informações gerenciais

vinculados ao sistema acadêmico, este sistema deve interligar todas unidades e

pólos da UEG, formando um sistema único de controle de acesso às informações.

a) Sistema de Secretaria - este sistema deverá conter o cadastro de

alunos, professores, cursos, disciplinas, por curso como, também registro de

notas e frequências dos alunos, aulas ministradas pelos professores, dentre

outros. Deverá identificar a situação de cada estudante universitário em cada

unidade, sejam estes advindos do processo seletivo, transferências ou outro meio

de ingresso na instituição. Este sistema possibilitará a realização de todos os

procedimentos de atendimentos aos alunos existentes, como a emissão de

declarações, a entrada de processos de revisão de provas, a emissão de matriz

curricular, calendário das aulas etc.

Para facilitar o cadastro e manutenção do sistema acadêmico, propõe-

se a agregação de quatro subsistemas específicos incorporados ao sistema de

secretaria, a saber:

− Subsistema Módulo de Alunos – em princípio, este subsistema deve

abranger o cadastro de todos os estudantes que tenham sido aprovados no

vestibular, sejam em cursos semestrais ou anuais, e que venham a efetuar

matrícula na universidade em todos os segmentos de ensino: graduação

regular, seqüenciais, parcelada e pós-graduação. Neste caso, deve-se

importar os dados do arquivo com os dados dos aprovados no vestibular e

seus respectivos dados pessoais, de forma a minimizar o trabalho de

entrada de dados quando da efetivação da referida matricula. Este

cadastro deve incluir os dados pessoais do candidato aprovado, tais como

nome, endereço, o curso no qual ele foi aprovado, bem como o registro de

todas notas destes, obtidos das avaliações realizadas. Outro aspecto a ser

considerado neste subsistema é a possibilidade de controles de evasão e

repetência por curso, unidade e global da instituição;

− Subsistema Módulo de Professores: este sistema de cadastro deve conter

todas as informações pessoais e acadêmicas de forma a permitir que se

saiba em quais as unidades e pólos os cursos o professor ministra aulas

em quais são as possíveis áreas de atuação deste profissional, bem como,

permitir que se saiba qual é a carga horária semanal, mensal e ano deste,

por curso e no geral como a quantidade de aulas ministradas e a ministrar

na semana, mês e ano ou semestre. Trata-se de um subsistema que tem

interação estreita com o sistema de recursos humanos, vez que somente

após o cadastramento neste último é que se terá possibilidade de cadastrar

o docente nos cursos e disciplinas.

− Subsistema Módulo de Disciplina e Cursos – permitir que se cadastro todas

as disciplinas dos cursos e respectivos cursos ofertados, de forma que se

possibilite cruzar a informações para gerar relatórios diversos que

envolvam este tipo informações. O cadastro de disciplina e cursos engloba

todos os segmentos de ensino: graduação, seqüencial, parcelada e pós-

graduação.

− Subsistema de Manutenção – este sistema deverá ser capaz de emitir

relatórios comparativos, bem como emitir boletos para pagamento de

pequenas taxas de serviços, como matricula e solicitações de declarações,

bem como gerenciais de todos os serviços ligados à secretaria;

− Subsistema Módulo de Controle de Egresso – este sistema permitirá a

transferência de todos os alunos concluintes de cursos e programas da

universidade, com vistas a seu acompanhamento e oferta de novos

programas.

b) Sistemas de Registro e Diplomas e Certificados – esse sistema

deverá ser específico, em face do nível de segurança e de controles exigidos para

este setor. Assim, a partir dos dados dos alunos concluintes dos cursos, de todos

os segmentos da instituição, poderão ser emitidos os diplomas e os certificados

de conclusão de cursos, a partir dos procedimentos legais a serem obedecidos

para cada situação;

c) Sistemas de Bibliotecas – o sistema de informações da biblioteca

deve abranger toda a universidade de forma a integrar todas as bibliotecas

existentes nas diferentes unidades e pólos. O sistema pode funcionar em parceria

com o SIBRE - Sistema Integrado de Bibliotecas Regionais de forma que todos

terão acesso ao acervo e materiais bibliográficos, como também a toda rede

acadêmica, ou seja, a todos os usuários serão permitidos acessos às pesquisas,

empréstimos, por meio de um sistema único e que seja aplicado em toda

universidade. Para melhor organização deste sistema, definiu-se os seguintes

subsistemas: de empréstimo de títulos, de manutenção de acervo e de

informações de biblioteca.

− Subsistema Módulo de Acervo - todas a aquisições devem ser registradas

e catalogadas, incluindo livros, periódicos, fitas de vídeo, cd-roms, enfim

todo material que venha a ser utilizado para consultas, devoluções, ou

seja, os serviços inerentes a qualquer biblioteca;

− Subsistema de Empréstimo de Títulos – este sistema merece uma atenção

especial, pois é nele que se registra toda a circulação dos títulos o que

permitirá formar estatística de quais são os títulos solicitados por

empréstimo, semanal, mensalmente, possibilitando analisar quais sofrem

maior rotatividade e também, possibilita identificar os estudantes

inadimplentes com a biblioteca, seja por não devolução de materiais

bibliográficos na data prevista, ou pelo simples pagamento de multas

advindas desse atraso. O sistema deve acessar o cadastro de todos os

estudantes matriculados na instituição, graduandos, pós-graduandos, e de

outros cursos mantidos por ela, a data em que foi efetuada a matrícula,

dados pessoais: nome, endereço, telefones. Este sistema deverá abranger

todos os usuários da biblioteca, ou seja, professores e servidores técnico-

administrativos;

− Subsistema de Manutenção de Acervo - ele deve permitir a atualização de

titulo e valores de forma automática, permitindo que nenhum título fique

sem o devido registro de forma correta. Quando se fala em manutenção,

refere-se à maneira como essas informações serão disponibilizadas e

sofrerão atualização. Neste caso, como já foi mencionado quanto ao

cadastro de usuários, o sistema deverá permitir um acompanhamento

sistemático aos usuários de forma que aqueles que deixarem de fazer

parte da instituição sejam imediatamente reparados para controles do

sistema de bibliotecas. Deverá conter um sistema único de cadastro dos

títulos (acervos e periódicos), de forma que cada biblioteca descentralizada

não necessite entrar com dados que já existam em outra biblioteca da

UEG;

− Subsistema de Informações de Biblioteca - deve estar interligado a todos

os outros sistemas acadêmicos, pois a condição de usuário da biblioteca

poderá influenciar nas decisões a serem tomadas pela secretaria ou ainda

pela direção; e mesmo pelo setor de registro de diploma. Isso porque, por

exemplo, um usuário em débito com a biblioteca, não poderá efetuar sua

matrícula nos períodos subseqüentes, ou mesmo solicitar transferência, ou

ainda, se já tiver concluído o curso, não poderá requerer o diploma de

graduação. Este sistema permitirá o controle geral de todos os serviços da

biblioteca, de forma centralizada e setorizada;

− Subsistema de Relatórios – É imprescindível a elaboração destes para que

os gestores venham a tomar decisões e medidas com base nos resultados

obtidos, como, por exemplo, sobre as aquisições de materiais do acervo e

período ou de estatísticas de uso e outros indicadores deste setor.

d) Sistemas de Laboratórios – Sistemas de Laboratórios – este

sistema visa quais laboratórios existentes na Instituição e dar a visão da infra-

estrutura dos mesmos e da demanda por novos laboratórios, bem como,

equipamentos e materiais de consumo necessário para o seu funcionamento.

Além de permitir saber quais cursos possuem ou não laboratório, afim de que se

possa ter um diagnóstico geral e especifico da cada um, tanto na unidade

universitária como na UEG como um todo, permitirá subsidiar na elaboração de

projetos a criação de novos cursos que dependam de laboratório ou de sua

criação. O objetivo deste sistema é mapear todas os laboratórios pertencentes à

universidade, vinculando-os aos cursos a que estão ligados, a fim de demonstrar

de forma clara e precisa a situação real destes. Para maior facilidade de controle

deste sistema, definiu-se que o sistema de laboratório possui, além do sistema de

manutenção e relatórios, sistema de cadastro, constituído de:

− Subsistema de Cadastro de Laboratórios – constitui-se do cadastramento

de todos os laboratórios necessários à execução de um projeto de curso

oferta do pela instituição. Assim, ele estará vinculado à matriz e ao projeto

de cada curso, de forma que possibilite identificar quais os cursos possuem

ou não laboratórios e as condições pedagógicas de uso de cada um. O

sistema informará todos os dados de infraestrutura dos laboratórios, cursos

vinculados, programação das aulas (taxas de utilização), capacidade,

equipamentos e materiais necessários e disponíveis. Este sistema

possibilitará aos coordenadores de laboratórios obter todos os controles

possíveis e que subsidiarão nas suas tomadas de decisão, como:

agendamento de aulas, aquisição de equipamentos e materiais, número de

alunos que podem ser atendidos por aula, entre outros.

O sistema de informações gerenciais aqui proposto buscou agregar a

realidade da instituição UEG e não se constitui de uma proposta fechada e

concluída, vez que carecerá de estudo mais aprofundado de todos os setores

envolvidos, a partir do conhecimento cultural de que todos possuem. O objetivo

deste estudo foi, a importância de um sistema de informações gerenciais para

uma organização, verificar se a UEG já possui este sistema e, a partir da

identificação da inexistência, propor um sistema que possua uma configuração

visualizada pelos autores desta proposta ao concluir a descrição da proposta,

pode-se, agora, partir para as discussões e conclusões deste trabalho, o que será

apresentado no último capitulo, a seguir.

CAPITULO IV 4.1 DISCUSSÃO E CONCLUSÃO

Este trabalho teve como finalidade demonstrar a importância de um

sistema de informações gerenciais para as organizações em face da

necessidade e importância deste instrumento na gestão dos negócios no mundo

globalizado e competitivo e, a partir daí, elaborar uma proposta de um sistema

que atendesse às necessidades da instituição Universidade Estadual de Goiás -

UEG.

A partir daí buscou-se identificar a importância da gestão das

informações para as instituições de ensino superior - IES, sendo, também,

abordados e discutidos do ponto de vista estrutural seus programas de gestão,

produtos, bem como o relacionamento que se dá entre os docentes e técnico-

administrativos. Abordou-se, ainda, o programa da avaliação institucional das

universidades brasileiras – PAIUB, criado pela ANDIFES – Associação Nacional

dos Dirigentes das Instituições Federais de Ensino Superior, em face da

importância que dever ser atribuída ao processo de avaliação institucional das

IES.

Foi realizado um levantamento sobre a evolução do ensino superior no

Brasil, salientando a criação dos cursos de graduação e das instituições isoladas,

bem como o seu desenvolvimento. Nesta contextualização, a Universidade

Estadual de Goiás – UEG surge da fusão de diversas faculdades Isoladas no

interior do Estado, com a sua estruturação sendo construída coletivamente e

como instrumento basilar o Plano de Desenvolvimento Institucional – PDI e tendo

como finalidade a consolidação das diretrizes, objetivos e metas, estratégicas a

serem implementadas em curto, médio e longo prazos.

A partir do conhecimento da realidade da UEG e da importância de um

sistema de informações gerenciais para a gestão de qualquer organização,

propôs-se um sistema de informações gerenciais que é dividido em dois grandes

sistemas, o sistema de informações gerenciais administrativo que engloba cinco

subsistemas e o sistema de informações gerenciais acadêmico que também

abarca outros quatro subsistemas, todos interligados.

Ressalta-se que a formatação de um sistema de informações gerenciais

não é uma tarefa fácil, pois em primeiro instante tem que se observar a

organização como um todo, a sua forma de gestão, a forma pela qual ela toma

suas decisões, bem como procurar estudar qual o melhor sistema se adapta à

instituição.

A proposta elaborada levou em consideração o fato de que a

Universidade Estadual de Goiás possui um portal na internet o qual poderá ser

adotado como sistema de interação com o sistema de informações gerenciais -

SIG, pois a rede mundial de computadores tornou-se o meio de comunicação

mais utilizado no mundo atual, devido a sua facilidade de acesso, o que torna-se

importante em face da capilaridade da UEG. Dessa forma, considerando este

meio de informação, alguns serviços poderão ser disponibilizados, à clientela

(alunos, docentes, servidores e comunidade em geral), entre os quais permitir o

acesso aos dirigentes pela rede de todo o sistema de informações gerenciais a

partir de qualquer local onde exista um computador conectado à internet.

A construção, bem como a implementação de um SIG, pode ser

realizada em qualquer linguagem de forma integrada, recomendando-se a

utilização de software livre, visando a redução de custos, ao critério da instituição.

Vale lembrar que para a criação, desenvolvimento e a implementação eficaz de

qualquer sistema faz-se necessário que todos os integrantes da instituição

possam utilizar deste sistema, sendo de fundamental importância uma mudança

de cultura organizacional. A implantação de um sistema de informações

gerenciais sem que haja esta mudança cultural poderá redundar em boicote dos

usuários e dificultar o atingimento das metas proposta. A fim de se evitar a

resistência à sua implantação é essencial o envolvimento de todos os setores da

instituição e que se institua programas de treinamento de todos os envolvidos.

Assim sendo, todos os membros da instituição devem estar bem informados a

respeito do que veja o sistema e suas vantagens e desvantagens. Afinal a função

principal do SIG é a melhoria da qualidade dos serviços desenvolvidos pela

instituição, bem como possibilitar a tomada de decisão gerencial a partir de dados

e informações corretas e atualizadas.

Pelos estudos realizados pode-se concluir que um sistema de

informações gerenciais – SIG, voltado para a gestão, é de fundamental

importância para qualquer instituição que procure trabalhar de forma integrada e

organizada, querendo oferecer o melhor serviço a todos os clientes tanto internos

como externos. Uma gestão moderna requer recursos da tecnologia da

informação e um sistema de informações gerenciais tem como objetivo a

integração da instituição fazendo com que ela interaja com os demais organismos

a ela vinculados, através de informações de forma rápida e eficaz.

Não se pretendeu aqui esgotar a discussão sobre a importância de um

sistema de informações gerenciais para uma instituição de ensino superior, no

entanto, espera-se que a contribuição deste estudo possa a se constituir de ponto

de partida para uma discussão ampla sobre a implantação de um sistema de

informações gerenciais para a UEG ou para outra instituição de ensino superior.

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Sistema de Informações Gerenciais