3 - Sistemas de Informações Gerenciais

SISTEMAS DE INFORMAÇÕES SISTEMAS DE INFORMAÇÕES GERENCIAISGERENCIAIS

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INTRODUÇÃOINTRODUÇÃO

Os executivos, em suas tarefas Os executivos, em suas tarefas diárias, tratam com dados, que diárias, tratam com dados, que geralmente são escassos quando geralmente são escassos quando relevantes ou excessivos quando relevantes ou excessivos quando dispensáveis.dispensáveis.

À medida que aumenta a À medida que aumenta a complexidade interna da empresa e no complexidade interna da empresa e no ambiente em que ela atua, o processo ambiente em que ela atua, o processo de tomada de decisão tende a tornar-de tomada de decisão tende a tornar-se, também, mais complexo.se, também, mais complexo.

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INTRODUÇÃOINTRODUÇÃO

Para atender a essa situação de maneira Para atender a essa situação de maneira adequada, o executivo necessita de adequada, o executivo necessita de sistemas de informação eficientes, que sistemas de informação eficientes, que processam grande volume de dados processam grande volume de dados gerados e produzem informações válidas.gerados e produzem informações válidas.

Essas informações devem propiciar a Essas informações devem propiciar a identi-ficação dos problemas e das identi-ficação dos problemas e das necessidades organizacionais nos vários necessidades organizacionais nos vários níveis da empresa, bem como fornecer níveis da empresa, bem como fornecer subsídios para avaliar o impacto das subsídios para avaliar o impacto das diversas decisões a serem tomadas pelo diversas decisões a serem tomadas pelo executivo.executivo.

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CONCEITOCONCEITO

Dado: é qualquer elemento identificado em Dado: é qualquer elemento identificado em sua forma bruta que, por si só, não conduz a sua forma bruta que, por si só, não conduz a uma compreensão de determinado fato ou uma compreensão de determinado fato ou situação.situação.

Informação: é o dado trabalhado que permite Informação: é o dado trabalhado que permite ao executivo tomar uma decisão.ao executivo tomar uma decisão.

Sistema de informação: é o processo de Sistema de informação: é o processo de transfor-mação de dados em informações. E, transfor-mação de dados em informações. E, quando esse processo está voltado para a quando esse processo está voltado para a geração de informa-ções que são necessárias geração de informa-ções que são necessárias e utilizadas no proces-so decisório da e utilizadas no proces-so decisório da empresa, diz-se que esse é um sistema de empresa, diz-se que esse é um sistema de informações gerenciais.informações gerenciais.

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MODELO PROPOSTOMODELO PROPOSTO

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O executivo é um tomador de decisões, O executivo é um tomador de decisões, independentemente de seu nível independentemente de seu nível hierárquico na empresa. Portanto, esse hierárquico na empresa. Portanto, esse executivo precisa de elementos que lhe executivo precisa de elementos que lhe permitam:permitam:

caracterizar o problema que está exigindo uma ou mais decisões para uma solução;

compreender o ambiente que cerca as decisões; e

identificar os impactos que essas decisões poderão provocar para a empresa.

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O processo administrativo apresenta a O processo administrativo apresenta a tomada de decisões como elemento básico.tomada de decisões como elemento básico.

O processo decisório implica a necessidade O processo decisório implica a necessidade de uma racionalidade objetiva que traz, de uma racionalidade objetiva que traz, como conseqüência, a necessidade de o como conseqüência, a necessidade de o tomador de decisão ajustar seu tomador de decisão ajustar seu comportamento a um sistema integrado, comportamento a um sistema integrado, por meio de uma visão ampla de por meio de uma visão ampla de alternativas que se lhe afiguram antes da alternativas que se lhe afiguram antes da tomada de decisão e da consideração de tomada de decisão e da consideração de todo o conjunto complexo de todo o conjunto complexo de conseqüências que poderá ser gerado conseqüências que poderá ser gerado como fruto de escolha de uma alternativa.como fruto de escolha de uma alternativa.

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O processo de tomada de decisão implica O processo de tomada de decisão implica o conhecimento prévio das condições o conhecimento prévio das condições básicas da empresa e de seu ambiente, básicas da empresa e de seu ambiente, bem como a avaliação das conseqüências bem como a avaliação das conseqüências futuras advindas das decisões tomadas.futuras advindas das decisões tomadas.

Esse conhecimento é propiciado pelas Esse conhecimento é propiciado pelas infor-mações de que o tomador dispõe infor-mações de que o tomador dispõe sobre as operações da empresa, de seus sobre as operações da empresa, de seus concorrentes, fornecedores, mercado concorrentes, fornecedores, mercado financeiro, mercado de mão-de-obra, financeiro, mercado de mão-de-obra, políticas governamentais, etc.políticas governamentais, etc.

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IMPORTÂNCIA DOS SIGIMPORTÂNCIA DOS SIG

redução dos custos das operações;redução dos custos das operações;

melhoria no acesso às informações, melhoria no acesso às informações, propiciando relatórios mais precisos e propiciando relatórios mais precisos e rápidos, com menor esforço;rápidos, com menor esforço;

melhoria na produtividade;melhoria na produtividade;

melhoria nos serviços realizados e melhoria nos serviços realizados e oferecidos;oferecidos;

melhoria na tomada de decisões, por meio melhoria na tomada de decisões, por meio do fornecimento de informações mais do fornecimento de informações mais rápidas e precisas;rápidas e precisas;

estímulo de maior interação dos estímulo de maior interação dos tomadores de decisão;tomadores de decisão;

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IMPORTÂNCIA DOS SIGIMPORTÂNCIA DOS SIG

fornecimento de melhores projeções dos fornecimento de melhores projeções dos efeitos das decisões;efeitos das decisões;

melhoria na estrutura organizacional, para melhoria na estrutura organizacional, para facilitar o fluxo de informações;facilitar o fluxo de informações;

melhoria na estrutura de poder, melhoria na estrutura de poder, proporcionando maior poder para aqueles proporcionando maior poder para aqueles que entendem e controlam o sistema;que entendem e controlam o sistema;

redução do grau de centralização de redução do grau de centralização de decisões na empresa; edecisões na empresa; e

melhoria na adaptação da empresa para melhoria na adaptação da empresa para enfrentar os acontecimentos não previstos.enfrentar os acontecimentos não previstos.

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ALGUNS ASPECTOS DAS ALGUNS ASPECTOS DAS DECISÕESDECISÕES

O sucesso de uma decisão pode depender O sucesso de uma decisão pode depender de um processo de escolha adequado. de um processo de escolha adequado. Uma forma de estabelecer as fases do Uma forma de estabelecer as fases do processo decisório é apresentada a seguir:processo decisório é apresentada a seguir:

Identificação do problema;Análise do problema, com base na consolidação das informações sobre ele.Estabelecimento de soluções alternativas;Análise e comparação das soluções alternativas, por meio de levantamentos das vantagens e desvantagens de cada alternativa;

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Seleção de alternativas mais adequadas, de acordo com critérios preestabelecidos;Implantação da alternativa selecionada, incluindo o devido treinamento e capacitação das pessoas envolvidas;Avaliação da alternativa selecionada por meio de critérios devidamente aceitos pela empresa.

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Classificação das decisões:Classificação das decisões:

A – Decisões Programadas: são as caracterizadas pela rotina e repetitividade, para as quais é possível estabelecer um procedimento padrão para ser acionado cada vez que ocorra sua necessidade. São decisões permanentes e caracterizam-se por situações bem definidas, muito repetitivas e rotineiras para as quais existem informações adequadas; e, geralmente, servem como guia da atividade administrativa, tais como objetivos, desafios, metas, políticas e procedimentos.

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Classificação das decisões:Classificação das decisões:

B – Decisões Não Programadas: são as não estrutu-radas e caracterizam-se, basicamente, pela novidade; isso porque não é possível estruturar o método-padrão para serem acionadas, dada a inexistência de referenciais precedentes, ou então porque o problema a ser resolvido, devido a sua estrutura, é ambíguo e complexo, ou ainda porque é importante que sua solução implique a adoção de medidas específicas. Normalmente, estão inseridas num contexto de ambiente dinâmico, que se modifica rapidamente com o decorrer do tempo.

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A decisão pode ser tomada sob A decisão pode ser tomada sob determinadas condições:determinadas condições:

Tomada de decisão sob condição de certeza, em que cada curso de ação possível conduz a um resultado específico;Tomada de decisão em condições de risco, em que cada alternativa possível conduz a um conjunto de resultados específicos associados a probabilidades conhecidas; eTomada de decisão em condições de incerteza, quando as probabilidades associadas aos resultados são desconhecidas.

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ESQUEMA BÁSICO DOS SIGsESQUEMA BÁSICO DOS SIGs

O Sistema de Informações é O Sistema de Informações é representado pelo conjunto de representado pelo conjunto de subsistemas, visualizados de forma subsistemas, visualizados de forma integrada e capazes de gerar integrada e capazes de gerar informações necessárias ao processo informações necessárias ao processo decisório dos executivos da empresa:decisório dos executivos da empresa:

administração de marketing;administração da produção;administração financeira;administração de materiais;administração de recursos humanos;administração de serviços; egestão empresarial.

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DESCRIÇÃO DAS FUNÇÕES E DESCRIÇÃO DAS FUNÇÕES E ATIVIDADESATIVIDADES

Identificação e caracterização das Identificação e caracterização das funções e atividades básicas:funções e atividades básicas:

Áreas funcionais fim: englobam as funções e atividades envolvidas diretamente no ciclo de transformação de recursos em produtos e serviços (administração de marketing e de produção);Áreas funcionais meio: congregam as funções e atividades que proporcionam os meios para que haja a transformação de recursos em produtos e serviços e sua colocação no mercado (administração financeira, de materiais, de recursos humanos, de serviços e gestão empresarial).

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ÁREAS FUNCIONAIS BÁSICAS ÁREAS FUNCIONAIS BÁSICAS DE UMA EMPRESADE UMA EMPRESA

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DECOMPOSIÇÃO DAS ÁREAS DECOMPOSIÇÃO DAS ÁREAS FUNCIONAISFUNCIONAIS

Administração de Marketing:Administração de Marketing:As funções e atividades básicas propostas, que devem ser consideradas na análise e no estudo do SIG são:

Função produto:

- desenvolvimento dos produtos atuais;

- lançamento de novos produtos;

- forma de apresentação dos produtos; e

- embalagem.

Função distribuição:

- expedição;

- venda direta; e

- venda por atacado.

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Administração de Marketing:Administração de Marketing:Função promoção:

- material promocional;

- promoção;

- publicidade;

- propaganda; e

- amostra grátis.

Função preços:

- estudo e análises; e

- estrutura de preços, descontos e prazos.

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Administração de Marketing:Administração de Marketing:

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Administração da Produção:Administração da Produção:Suas funções e atividades básicas são:

Função fabricação:

- processo produtivo;

- programação; e

- controle.

Função qualidade:

- planejamento;

- desenvolvimento; e

- controle.

Função manutenção:

- preventiva; e

- corretiva.

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Administração da Produção:Administração da Produção:

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Administração Financeira:Administração Financeira:As funções e atividades básicas propostas, que devem ser consideradas na análise e no estudo do SIG são:

Função planejamento de recursos financeiros:

- orçamentos;

- programação das necessidades de recursos financeiros;

- projeções financeiras; e

- análise do mercado de capitais.

Função captação de recursos financeiros:

- títulos;

- empréstimos e financiamentos; e

- administração de contratos de empréstimos e financiamentos.

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Administração Financeira:Administração Financeira:Função gestão de recursos disponíveis:- pagamentos;

- recebimentos;

- operações bancárias;

- fluxo de caixa; e

- acompanhamento do orçamento financeiro.

Função seguros:- análise do mercado securitário;

- contratação de apólices;

- administração das apólices; e

- liquidação de sinistros.

Função contábil:- contabilidade patrimonial;

- contabilidade de custos; e

- contabilidade geral.

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Administração Financeira:Administração Financeira:

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Administração de Materiais:Administração de Materiais:Suas funções e atividades básicas são:

Função planejamento de materiais e equipamentos:

- programação das necessidades de materiais e equipamentos;

- análise de estoques;

- normatização e padronização; e

- orçamento de compras.

Função aquisições:

- seleção e cadastramento de fornecedores;

- compras de materiais e equipamentos; e

- contratação de serviços e obras.

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Administração de Materiais:Administração de Materiais:

Função gestão de materiais e equipamentos:- inspeção e recebimento;

- movimentação de materiais;

- alienação de materiais e equipamentos;

- controle de estoques; e

- distribuição e armazenagem de materiais e equipamentos.

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Administração de Materiais:Administração de Materiais:

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Administração de Recursos Humanos:Administração de Recursos Humanos:Suas funções e atividades básicas são:

Função planejamento:

- programação das necessidades de pessoal;

- análise do mercado de trabalho;

- pesquisa de recursos humanos; e

- orçamento de pessoal.

Função suprimento do quadro de pessoal:

- cadastramento de candidatos a emprego;

- recrutamento;

- seleção;

- registro e cadastramento; e

- contratação de mão-de-obra de terceiros.

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Administração de Recursos Humanos:Administração de Recursos Humanos:Função gestão de recursos humanos:- movimentação de pessoal;

- cargos e salários;

- controle de pessoal;

- acompanhamento de orçamento de pessoal; e

- relações com sindicatos.

Função desenvolvimento de recursos humanos:- avaliação de desempenho;

- acompanhamento de pessoal; e

- treinamento e capacitação.

Função pagamentos e recolhimentos:- folha de pagamentos;

- encargos sociais; e

- rescisão de contrato de trabalho.

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Administração de Recursos Administração de Recursos Humanos:Humanos:

Função benefícios:- assistência médica;

- empréstimos e financiamentos;

- lazer; e

- assistência social.

Função obrigações sociais:- medicina do trabalho;

- segurança do trabalho;

- ações trabalhistas; e

- relatórios fiscais.

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Administração de Recursos Humanos:Administração de Recursos Humanos:

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Administração de Serviços:Administração de Serviços:Suas funções e atividades básicas são:

Função transportes:- planejamento da frota de veículos e normatização do uso dos transportes na empresa; e

- administração da frota de veículos.

Função patrimônio imobiliário :- cadastro de patrimônio imobiliário;

- alienação e locação de imóveis; e

- administração do patrimônio imobiliário.

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Administração de Serviços:Administração de Serviços:

Função serviços de apoio:- manutenção, conservação e reforma dos locais, instalações civis, elétricas e hidráulicas ;

- administração de móveis e equipamentos de escritório;

- planejamento e operação do sistema de comunicação telefônica;

- serviços de zeladoria, limpeza e copa;

- manutenção da correspondência da empresa;

- administração dos arquivos;

- serviços de gráfica;

- relações públicas;

- segurança;

- serviços jurídicos; e

- informações técnicas e acervo bibliográfico.

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Administração de Serviços:Administração de Serviços:

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Gestão Empresarial:Gestão Empresarial:Suas funções e atividades básicas são:

Função planejamento e controle empresarial:- planejamentos estratégicos;

- planejamentos táticos;

- planejamentos operacionais;

- planejamento das atividades da empresa; e

- auditoria.

Função sistema de informações:- planejamento do sistema de informações;

- desenvolvimento e manutenção dos sistemas de informações;

- equipamentos de informática; e

- relatórios gerenciais.

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Gestão Empresarial:Gestão Empresarial:

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Com base nas áreas funcionais e Com base nas áreas funcionais e respectivas atividades respectivas atividades identificadas, o analista de identificadas, o analista de sistemas, organização e métodos sistemas, organização e métodos tem condições de estruturar o tem condições de estruturar o trabalho de identificação, trabalho de identificação, desenvol-vimento e desenvol-vimento e implementação dos Sistemas de implementação dos Sistemas de Informações gerenciais na Informações gerenciais na empresa.empresa.

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ESTRUTURAÇÃO DOS RELATÓRIOS ESTRUTURAÇÃO DOS RELATÓRIOS GERENCIAISGERENCIAIS

Para a estruturação dos relatórios Para a estruturação dos relatórios gerenciais, o analista pode gerenciais, o analista pode considerar alguns aspectos considerar alguns aspectos básicos:básicos:

Números;

Gráficos;

Comentários;

Decisões e ações;

Recursos; e

Resultados.

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