UNIVERSIDADE DO VALE DO RIO DOS SINOS – UNISINOS

UNIDADE ACADÊMICA DE GRADUAÇÃO

CURSO DE COMUNICAÇÃO SOCIAL – HABILITAÇÃO: RELAÇÕES PÚBLICAS

LARA CERULLO OLIVEIRA

O EVENTO COMO INSTRUMENTO DE COMUNICAÇÃO NO RELACIONAMENTO

ORGANIZACIONAL

SÃO LEOPOLDO

2011

LARA CERULLO OLIVEIRA

O EVENTO COMO INSTRUMENTO DE COMUNICAÇÃO NO RELACIONAMENTO

ORGANIZACIONAL

Trabalho de Conclusão de Curso apresentado como requisito parcial para a obtenção do título de Bacharel em Comunicação Social – Habilitação: Relações Públicas, pela Universidade do Vale do Rio dos Sinos.

Orientadora: Professora Mestre Gabriela Gonçalves.

SÃO LEOPOLDO

2011

Dedico este trabalho ao Pai Cesar e a Mãe Mada,

que me ensinaram a ter dignidade,

e com isso me fizeram merecer ser feliz.

O que é muito melhor do que simplesmente ser feliz.

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AGRADECIMENTOS

Nenhuma batalha é vencida sozinha. No decorrer desta luta algumas pessoas

estiveram ao meu lado e percorreram este caminho como verdadeiros soldados,

estimulando que eu buscasse a minha vitória e conquistasse meu sonho.

Agradeço em primeiro lugar a Deus, que me ouviu nos momentos difíceis, me

confortou e me deu forças para chegar onde eu estou.

Agradeço também aos meus pais, que não só neste momento, mas em toda a

minha vida estiveram comigo, ao meu lado, fornecendo o apoio, compreensão e

estímulo em todos os momentos.

Agradeço a minha mãe, que me ensinou a ser uma mulher de força e um ser

humano íntegro, com caráter, coragem e dignidade para enfrentar a vida. Uma mãe

que me deixou livre para seguir minhas escolhas, porém sempre indicando o

caminho correto.

Agradeço ao meu pai, que me ensinou os maiores valores que se pode ter na

vida, me incentivou a estudar, inúmeras vezes estudando comigo até que eu

aprendesse, me ensinou a batalhar, buscar os meus objetivos, mesmo com sua

forma capricorniana de ver a vida e de colocar os meus pés no chão.

Mãe, pai, se eu pudesse voltar à vida, em outro momento, e tivesse a

oportunidade de escolher meus pais, seriam vocês os escolhidos, pois tenho a

certeza de que são os melhores pais do mundo. Tenho muito orgulho em ter vocês

como meus pais.

Ao meu avô e minhas avós, que me deram todos os mimos que puderam e,

que eu sei que têm um orgulho imenso de mim.

Agradeço ao meu namorado que esteve presente nesse momento

aguentando minhas crises de choro, fazendo massagem, ficando em silêncio e

deixando de fazer muitos passeios para me apoiar.

Agradeço a ACIS-SL, por me dar a oportunidade de colocar em prática meus

conhecimentos obtidos no Curso de Comunicação Social com Habilitação em

Relações Públicas, que me liberou, em alguns momentos, para a construção deste

trabalho e me forneceu as informações necessárias para construir o estudo de caso.

Por último, mas não menos importante, agradeço a todos meus professores,

desde o Colégio Sinodal até a Unisinos, que foram incansáveis na arte de ensinar e

me acompanharam desde o inicio da minha vida, marcando assim, os meus maiores

passos. Obrigada pelo empenho e dedicação.

Agradeço a professora Ana D’Amico, que me auxiliou no Anteprojeto do

Trabalho de Conclusão de Curso e ao Professor Lauro D’Ávila pelos seus

conhecimentos, que me forneceram a base para a construção deste trabalho.

Agradeço também a coordenadora do curso de Relações Públicas, professora

Erica Hiwatashi, que sempre me auxiliou em minhas dúvidas, ajudou na seleção de

disciplinas nos semestres e sempre esteve presente, fazendo o seu papel de

coordenação de forma exemplar.

Em especial, um agradecimento a minha mestre Gabriela Gonçalves, que não

só me orientou brilhantemente, mas me fez entender a atividade de Relações

Públicas e com isso criou o amor que sinto por essa profissão.

Obrigada Gabi por ser minha professora exemplo, por ser a profissional que

tenho a pretensão de um dia ser igual, minha mestre, não só pela sua formação,

mas pelo exemplo que é para minha vida. Obrigada por aceitar-me como orientanda,

por me estimular quando precisei, por ler muitas vezes o meu trabalho, sendo dura

quando necessário, mas também acolhedora. Você não sabe o quanto o seu

“parabéns” pelo meu trabalho me estimula a querer mais e crescer. Com certeza

você é parte fundamental desta trajetória. Obrigada por seu carinho e dedicação.

Obrigada a todos que contribuíram até aqui, prometo-lhes que este é só o

começo.

“Alis Volat Propriis”.

Voe com suas próprias asas.

(Jesse Quinn Thornton)

RESUMO

A presente pesquisa tem como objetivo mostrar a viabilidade do uso de eventos institucionais como instrumento de aproximação das organizações com seus públicos de interesse, gerando assim relacionamentos. Inicia-se com a apresentação sobre organizações e públicos e em seguida faz-se uma breve explanação sobre o histórico de Relações Públicas, bem como um panorama geral desta atividade e suas estratégias de comunicação, incluindo o evento. Em sequência, aborda os eventos e seu processo de planejamento, organização e utilização, com foco nos eventos institucionais, como forma de gerar relacionamentos organizacionais. Assim, apresenta-se o estudo de caso com a utilização dos eventos institucionais como instrumento de comunicação, implementados pela Associação Comercial, Industrial e de Serviços de São Leopoldo – ACIS-SL, concluindo com a apresentação da metodologia utilizada e mensuração dos resultados esperados. Essa pesquisa permitiu certificar a viabilidade do evento institucional como um instrumento de comunicação utilizado pelas Relações Públicas para a obtenção de aproximação das organizações com seus públicos de interesse. Palavras-chave: Relações Públicas. Públicos. Eventos institucionais. Relacionamentos.

LISTA DE FOTOGRAFIAS

Fotografia 1 - 5ª do Empreendedor ACIS-SL 2010 ...................................................55

Fotografia 2 - 5ª do Empreendedor ACIS-SL 2011 ...................................................55

Fotografia 3 - Encontro da Integração 2010..............................................................57

Fotografia 4 - Encontro da Integração 2011..............................................................57

Fotografia 5 - Almoço Empresarial 2011 ...................................................................58

Fotografia 6 - Almoço Empresarial 2010 ...................................................................59

Fotografia 7 - Queijos e Vinhos 2010 ........................................................................60

Fotografia 8 - Queijos e Vinhos 2010 ........................................................................60

Fotografia 9 - Noite do Espumante 2010...................................................................61

Fotografia 10 - Noite do Espumante 2010.................................................................62

Fotografia 11 - Curso 2010 .......................................................................................63

Fotografia 12 - Curso 2010........................................................................................63

Fotografia 13 - Palestra 2010....................................................................................64

Fotografia 14 - Aniversário de 90 anos da ACIS-SL 2010.........................................65

Fotografia 15 - Aniversário de 91 anos da ACIS-SL 2011.........................................65

Fotografia 16 - Formatura do programa Miniempresa 2010......................................66

Fotografia 17 - Cerimônia de Posse diretoria ACIS-SL 2010 ....................................67

SUMÁRIO

1 INTRODUÇÃO .......................................................................................................09 2 A ATIVIDADE DE RELAÇÕES PÚBLICAS E AS RELAÇÕES DAS

ORGANIZAÇÕES COM SEUS PÚBLICOS..............................................................13

2.1 ORGANIZAÇÕES: TIPOLOGIAS E AMBIENTES ADE.......................................13

2.2 OS PÚBLICOS ORGANIZACIONAIS..................................................................18

2.3 COMUNICAÇÃO E A ATIVIDADE DE RELAÇÕES PÚBLICAS. ........................23

3 O EVENTO COMO UM INSTRUMENTO DE COMUNICAÇÃO PARA A GERAÇÃO DE RELACIONAMENTOS.....................................................................31

3.1 EVENTOS: DEFINIÇÕES E SUAS CLASSIFICAÇÕES .....................................31

3.2 PLANEJAMENTO E ORGANIZAÇÃO DE EVENTOS.........................................39

3.3 OS RELACIONAMENTOS POR MEIO DE EVENTOS INSTITUCIONAIS..........44

4 OS EVENTOS INSTITUCIONAIS DA ACIS – ESTUDO DE CASO ......................47

4.1 APRESENTAÇÃO DOS ASPECTOS METODOLÓGICOS DA PESQUISA –

ESTUDO DE CASO ACIS-SL ...................................................................................47

4.2 APRESENTAÇÃO E HISTÓRICO DA ACIS-SL ..................................................50

4.3 OS PÚBLICOS DA ACIS-SL ...............................................................................52

4.4 OS EVENTOS DA ACIS-SL ................................................................................53

4.5 OS EVENTOS COMO FORMA DE COMUNICAÇÃO NA ACIS-SL ....................67

4.6 ENTREVISTAS E RESULTADOS.......................................................................69

5 CONSIDERAÇÕES FINAIS ...................................................................................77 REFERÊNCIAS BIBLIOGRÁFICAS.........................................................................80 APÊNDICE – TRANSCRIÇÃO DAS ENTREVISTAS...............................................86

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1 INTRODUÇÃO

A cada quatro anos, uma imagem corre o planeta e traz consigo um enorme

significado para o mundo esportivo. As pessoas acompanham pelos mais diversos

veículos de comunicação, os cuidados com o transporte e manutenção da chama

olímpica, acesa durante a rigorosa viagem pelos cinco continentes até chegar à

cidade-sede para a abertura dos jogos. Este símbolo das Olimpíadas evoca uma das

lendas vinculadas ao evento, ou seja, a lenda de Prometeu, que teria roubado o fogo

de Zeus para entregá-lo aos mortais. Inspirados nos jogos da Antiguidade,

realizados a partir do século VII a.C. em Olímpia, Grécia, os ideais olímpicos de paz,

amizade e bom relacionamento entre os povos são reverenciados, cultuados e

mantidos nas sociedades atuais. Após as provas, os vencedores recebem o

reconhecimento materializado em cerimônias de entrega de medalhas, certificados e

prêmios (BRASIL, 2010).

Em outra dimensão da vida social, no mundo das organizações, diariamente,

milhares de profissionais iniciam suas jornadas como verdadeiros atletas em prol de

relacionamentos cada vez mais eficazes, consistentes e duradouros, entre as

organizações e seus públicos de interesse através da implementação de

instrumentos de comunicação específicos, com o fim de atingir os objetivos

estabelecidos nos seus mais diversos planos estratégicos. Estes, uma vez

alcançados, certificam a validade das técnicas utilizadas e premiam a necessária

habilidade, coesão e capacitação de cada um dos membros da equipe que as

executou. E é esse um dos permanentes desafios dos profissionais que

desempenham a atividade de Relações Públicas na busca constante da otimização

das relações empresariais e institucionais com a sociedade em geral, nos seus mais

diversos campos, com vistas em contribuir para o crescimento contínuo e profícuo

de todos os envolvidos nestes processos de comunicação.

Com o aumento populacional, mudanças sociais e o consequente aumento na

demanda por produtos e serviços, as organizações passaram a dirigir o foco dos

seus negócios tomando por base as necessidades, anseios e exigências de públicos

existentes, além das divisas das suas instalações, iniciando, assim, um processo de

aprimoramento de relacionamentos baseados na qualidade, satisfação e

identificação destes públicos e em ações que efetivamente legitimassem tais

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relações. Enquanto no passado bastava para as organizações, simplesmente,

estabelecer objetivos e cumprir metas, atualmente estas questões devem ser

acrescidas da necessária qualidade e consistência do processo de comunicação

com os seus públicos, as quais só terão viabilidade de serem atingidas após a

adequada identificação dos desejos e necessidades de todos os agentes que

participam destes processos.

Desse modo, o presente estudo objetiva verificar o evento institucional como um

instrumento de comunicação coordenado pela atividade de Relações Públicas para

a criação de relacionamentos entre as organizações e seus públicos, utilizando o

Estudo de Caso da Associação Comercial, Industrial e de Serviços de São Leopoldo.

Para tanto, foram elencados alguns objetivos específicos, quais sejam: melhor

compreender a atividade de Relações Públicas; identificar a seleção e classificação

dos públicos organizacionais; compreender o significado de evento institucional;

identificar as etapas do processo de planejamento dos eventos e verificar a

viabilidade de utilização de um evento institucional como um instrumento de

comunicação.

A escolha do tema foi motivada pelo interesse em verificar a eficácia do

evento institucional como um instrumento de comunicação que aproxima a

organização de seus públicos estratégicos. Não é de hoje que as empresas focam

seus negócios no relacionamento para que atinjam suas metas. Sendo assim, a

identificação destas pessoas passou a ser primordial para que as organizações

mantivessem bons relacionamentos.

Os eventos já não podem ser vistos como algo simples e de pouca

organização. Ele deve ser entendido no universo organizacional como um

instrumento utilizado para relacionar, integrar e interagir a organização com seus

públicos estratégicos, isso de forma bem planejada e organizada. Cabe lembrar que,

pelas características intrínsecas desta função na atualidade, de atuar como

instrumento mediador do relacionamento das organizações com seus públicos de

interesse, o estudo da viabilidade deste instrumento torna-se relevante para a

comunidade científica de Relações Públicas. Sendo assim, a oportunidade de

analisar a percepção dos públicos participantes dos eventos da ACIS-SL poderá

fazer com que se verifique este instrumento.

A execução desta pesquisa efetivou-se através de um estudo de caso

estruturado com base nas atividades desenvolvidas pela Associação Comercial,

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Industrial e de Serviços de São Leopoldo – ACIS-SL. Neste estudo foram

identificados públicos, descritos os eventos, bem como a forma de relacionamento

da entidade com seus associados por meio de eventos institucionais por ela

organizados periodicamente.

No estudo de caso foi realizada uma entrevista qualitativa e exploratória,

tendo em vista identificar a percepção dos gestores da entidade, associados,

representantes de poderes públicos e autarquia sobre os eventos por aquela

realizados e se estes eventos estão sendo eficazes como um instrumento de

comunicação na formação de relacionamentos eficazes, benéficos e efetivos entre a

ACIS-SL e seus públicos estratégicos.

Para a realização deste estudo de caso foram aplicadas 16 entrevistas

envolvendo: associados e dirigentes da ACIS-SL, bem como representantes de

poderes públicos e de uma autarquia. Os principais temas abordados nas

entrevistas foram a temática, organização e identificação dos eventos da ACIS-SL, o

evento como um canal de comunicação, os relacionamentos da ACIS-SL com seus

públicos e a atuação da atividade de Relações Públicas neste processo. No capítulo

de número quatro serão detalhados todos os aspectos metodológicos e resultados

desta pesquisa.

O presente trabalho foi estruturado em quatro capítulos, sendo que no

segundo discorre-se sobre a atividade de Relações Públicas e as relações das

organizações com seus públicos. Para tanto, resgatou-se o referencial teórico sobre

as organizações e suas tipologias, o que possibilitou classificar as entidades de

classe neste contexto. Também são apresentados os conceitos de públicos e a

atividade de Relações Públicas como agente principal nesta interação entre as

organizações e seus públicos.

No terceiro capítulo aborda-se o evento como um instrumento de

comunicação utilizado para gerar relacionamentos benéficos. No entanto, para uma

melhor compreensão deste processo, foi necessário primeiramente apresentar as

definições e classificações dos eventos e sua metodologia de planejamento e

organização. Identificado este processo, comenta-se a respeito do relacionamento

obtido por meio de eventos, em específico institucionais.

No capítulo de número quatro é descrita a pesquisa exploratória realizada na

ACIS-SL, a qual foi desenvolvida com base no referencial teórico apresentado nos

12

capítulos anteriores. Desse modo, são apresentadas a metodologia utilizada neste

trabalho e a ACIS-SL, bem como, o seu histórico. Posteriormente são elencados os

públicos da entidade, os seus eventos institucionais e como estes são empregados

para a obtenção de relacionamentos. Ao final deste capítulo discorre-se sobre os

resultados das 16 entrevistas realizadas com os públicos de interesse da referida

entidade. Todas as questões foram feitas aos entrevistados de forma aberta,

embasadas em um roteiro de pesquisa sendo assim, sua análise foi unicamente

qualitativa. Esta, por sua vez, também foi utilizada para o desenvolvimento das

considerações finais.

13

2 A ATIVIDADE DE RELAÇÕES PÚBLICAS E AS RELAÇÕES DAS

ORGANIZAÇÕES COM SEUS PÚBLICOS

As organizações sempre tiveram um papel significativo no desenvolvimento

da sociedade por estarem presentes em todos os setores essenciais para a

sobrevivência e qualidade de vida da população. Por sua relevância, com o passar

dos anos, as organizações atravessaram por crescentes transformações

estimulando a economia por meio de ações tradicionalmente realizadas por grupos

de pessoas em busca de objetivos comuns.

No entanto, com o aumento do número de organizações, muitas atuando em

segmentos semelhantes, surge a compreensão de que, além de suas metas e

objetivos, outros fatores influenciavam em seu desenvolvimento, fazendo que

repensassem a sua forma clássica de atuação. A partir daí, inúmeros pesquisadores

dedicaram-se ao aprofundamento dos estudos das organizações, desde a sua

estrutura e tipologias, até os seus ambientes e pessoas que com elas se relacionam.

Com base nisso, o presente capítulo aborda a atividade de Relações Públicas

e a relação das organizações com seus públicos. Para um melhor entendimento,

resgatam-se algumas definições de organizações, considerando suas tipologias e

ambientes nos quais se desenvolvem as relações organizacionais. Adicionalmente,

aborda-se a interação entre a organização e seus públicos de interesse através de

instrumentos de comunicação, assim como o papel da atividade de Relações

Públicas como agente fundamental no adequado planejamento e implementação

destes processos.

2.1 ORGANIZAÇÕES: TIPOLOGIAS E AMBIENTES

Desde o início da humanidade existe a necessidade de interação entre

pessoas para alcançar objetivos comuns. Assim como os caçadores da idade pré-

histórica se reuniam para a obtenção de alimentos, as pessoas nos dias atuais

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reúnem-se e trabalham juntas para a obtenção de propósitos que dificilmente

conseguiriam sozinhas. É neste contexto que iniciam as organizações.

Hall (1984, p. 23) define organização como:

[...] uma coletividade com uma fronteira relativamente identificável, uma ordem normativa, escalas de autoridade, sistemas de comunicações e sistemas de coordenação de afiliação; essa coletividade existe numa base relativamente contínua em um ambiente e se engaja em atividades que estão relacionadas, usualmente, com um conjunto de objetivos.

Já Chiavenato (2004) define organização como uma união de pessoas que

atuam juntas em uma criteriosa divisão de trabalho e que possuem um mesmo

propósito, dispondo-se a cooperar umas com as outras para atingir resultados

ampliados e expandidos.

Nesse sentido, uma organização pressupõe a união de pessoas que

perseguem um objetivo para realizar algo que, separadas, seria dificilmente atingido.

Tanto nas palavras de Hall (1984) como nas de Chiavenato (2004), as organizações

existem de uma forma estruturada e organizada para que o esforço conjunto de

algumas pessoas viabilize resultados significativos para todos. Esse princípio

sinérgico permite que os objetivos comuns possam ser atingidos mais rapidamente

ou facilmente, porém, dada a diversidade de objetivos estipulados, bem como as

necessidades que os impulsionam, vários e diferenciados tipos de organizações são

constituídos.

Muitas teorias analisaram o funcionamento organizacional para possibilitar

uma melhor classificação de suas tipologias. De acordo com Chiavenato (1993),

inicialmente, a Teoria Clássica estudou a formalidade dentro das organizações, onde

eram consideradas questões como hierarquias, regras e tudo que institui uma

organização formal. Em seguida, complementa o autor, iniciou a Teoria das

Relações Humanas, onde o estudo tinha como foco as relações sociais entre as

pessoas em seus ambientes, dentro da mesma equipe ou não, o que institui uma

organização informal.

Chiavenato (1993) conta que, a partir das Teorias supracitadas, foi

identificado que estas características eram restritas aos processos internos das

organizações e, desta forma, não era possível compreender todo o seu

15

funcionamento. Neste cenário, segundo ele, surgiu a Teoria Estruturalista, onde os

fatores externos e internos passaram a ser considerados pelas organizações, por

sua influência em todos os seus processos e na tomada de suas decisões.

Considerando a influência do ambiente no processo organizacional, bem

como as tipologias das organizações, Kunsch (2003) destaca a relevância de se

distinguir as terminologias “organizações e instituições”. Estas terminologias,

conforme a autora, são utilizadas como sinônimo para identificar agrupamentos

sociais, no entanto cada uma apresenta suas características próprias e

diferenciadas. Pereira (1988), valendo-se das definições do sociólogo americano

Phillip Selznick (1972) elucida que instituições são organizações que incorporam

normas e valores considerados valiosos para as pessoas e sociedade, ao passo que

as organizações são criadas com a finalidade de cumprir uma tarefa, ou seja, sua

meta. Entende-se, a partir desta consideração, que a instituição é a organização que

além de identificar as interações organizacionais com seus ambientes, incorporou

valores que fazem sentido para toda a sociedade.

Já Stoner e Freeman (1999), entendem que as organizações apresentam

muitas formas e podem ser identificadas como culturais, sociais, religiosas, cívicas

ou empresariais, desde que tenham elementos comuns. Eles enfatizam, ainda, que

a incorporação de diversas organizações à sociedade deve-se ao fato de refletirem

necessidades e valores culturalmente aceitos.

A partir disto, entende-se que com a evolução dos seus processos, as

organizações necessitam instituir valores para permanecerem na sociedade. Kunsch

(2003) salienta que cada vez mais as organizações estão preocupadas em

desenvolver ações sociais e institucionais para demonstrar que não estão somente

focadas em suas próprias necessidades econômicas, mas também nas

necessidades da sociedade. Observa-se, entretanto, que esse caráter institucional,

deve ter coerência em seu discurso e em suas práticas diárias.

Sendo assim, fica evidente que existem diversas organizações e que estas

são diferentes entre si, porém possuem sempre características em comum. Estas

características permitem classificá-las em outras tipologias para que sejam

devidamente compreendidas.

Conforme Kunsch (2003) é esse conjunto diversificado de organizações que

viabiliza todo o funcionamento da sociedade, pois, constantemente, surgem mais

organizações que se estabelecem para suprir as crescentes necessidades sociais e

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mercadológicas. Ela enfatiza, também, que por existir uma grande variedade de

organizações, facilita sua identificação se estas foram classificadas por critérios. As

classificações podem ser conforme o seu tamanho, definido através do número de

pessoas, volume de atividades e faturamento; por tipo de atividade, como as

produtoras de bens de consumo, produtos para terceiros ou prestadoras de serviço;

ou pelo seu raio de atuação e setor, como público, privado ou social.

Dentre este universo de tipos de organizações, encontram-se as entidades de

classe. Com base no estatuto da Associação Comercial, Industrial e de Serviços de

São Leopoldo (2004), estas entidades são organizações formais, sociais e sem fins

lucrativos, constituídas por uma sociedade de empresas ou pessoas, com o fim de

prestar serviços aos seus associados. Elas apresentam caráter institucional, pois

suas ações não visam o lucro e sim o benefício de todos.

Com vistas nas descrições anteriores, nota-se que as organizações

apresentam-se de formas diversas, porém, para se estabelecerem, necessitam

interação com pessoas e outras organizações. Kunsch (2003) demonstra que as

organizações mantêm interdependência uma com as outras para que consigam

atingir os seus objetivos. Essa interdependência, muitas vezes, ultrapassa fronteiras

entre cidades, estados e países, sendo necessária a integração dos ambientes

internos e externos para o adequado funcionamento organizacional.

Conforme Hall (1984, p. 23):

O ambiente das organizações tem, de fato, importância crítica. A concepção de ambiente a ser usada aqui inclui tudo que está “fora” ou além das fronteiras de uma organização particular. O ambiente social das organizações, incluindo outras organizações, é de importância capital [...]

Chiavenato (2004) acrescenta que as organizações não estão no vácuo, nem

são auto-suficientes ou autônomas, sendo fundamental a sua interação tanto com o

ambiente externo, quanto com o ambiente interno. Os autores entendem o ambiente

externo como o contexto onde a organização está inserida, com todas as forças

externas que influenciam em seu funcionamento. Nesse sentido, Chiavenato (2004,

p. 30) salienta que:

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[...] o ambiente não é somente composto de outras organizações, mas também de um complexo de forças e variáveis interagentes – econômicas, tecnológicas, culturais, legais, políticas e demográficas – que são fenômenos ambientais que formam um campo dinâmico de forças que apresentam um efeito sistêmico e resultantes que nem sempre podem ser previstas.

De acordo com Chiavenato (2004), a economia, tecnologia, cultura,

legislação, política e demografia são algumas variáveis que interferem no

funcionamento das organizações, nas suas estratégias e tomadas de decisão. Dado

o dinamismo e, muitas vezes, a imprevisibilidade destas variáveis, são exigidas

ações e reações imediatas e consistentes, comprovando que tais decisões são

influenciadas não somente pelos integrantes do ambiente interno das organizações,

mas também por tudo que está à sua volta.

Para o mesmo autor, o ambiente externo tem passado por mudanças

contínuas e significativas, com efeito de longo alcance sobre as organizações e suas

estratégias administrativas. Para ele, a partir do desenvolvimento crescente de

novas tecnologias, as organizações conseguiram incrementar o seu trabalho, agilizar

a obtenção de informações, diversificar as formas de contato e assim, aperfeiçoar as

relações com os seus públicos.

Chiavenato (2004) complementa, que o bom funcionamento do processo

organizacional passa, prioritariamente, pela adequada disponibilização e aporte dos

recursos humanos e financeiros necessários à sua implementação. Conforme o

autor, até meados dos anos 1900, os recursos e resultados financeiros eram

questões de primeira instância dentro das organizações, já que o objetivo principal

era atender às expectativas do mercado e dos acionistas. Ele salienta, ainda, que

naquela época, enquanto a prioridade dos acionistas e proprietários era investir no

capital financeiro das organizações, diretores e gerentes limitavam-se a dirigir suas

ações para satisfazer as demandas da alta cúpula administrativa, delegando aos

funcionários, simplesmente, a execução das tarefas operacionais.

Com a identificação da influência também do ambiente externo, o processo

organizacional, complementa Chiavenato (2004), traçou novas estratégias

administrativas firmadas em uma relação de reciprocidade que deve ser respeitada

por todos os agentes relacionados à organização. Tais estratégias fundamentam-se

na perfeita sinergia entre recursos humanos e financeiros, fazendo com que

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proprietários, acionistas, gerentes, funcionários e novos parceiros passem a

contribuir e influenciar diretamente no crescimento, ou não, da organização,

dependendo do grau e da qualidade da interação e da integração entre eles.

A partir das novas estratégias administrativas e do surgimento de novas

tecnologias, inicia a preocupação das organizações com todos os públicos que

influenciam ou são influenciados por elas. Hall (1984), Kunsch (2003) e Chiavenato

(2004) são alguns autores que se dedicaram em analisar, criteriosamente, o

funcionamento organizacional para entender o seu processo, identificando os

diversos tipos e interações com os seus públicos de interesse.

2.2 OS PÚBLICOS ORGANIZACIONAIS

A partir da abordagem das tipologias e ambientes das organizações fica

evidente que tais organizações vêm se modificando constantemente, focadas, cada

vez mais, na conquista de seus objetivos através da perfeita interação e aliança

entre os seus públicos específicos de interesse e os seus processos

organizacionais. Tais procedimentos utilizam instrumentos de comunicação para

gerar a aproximação da organização com estes públicos, com a criação e

fortalecimento de vínculos e legitimação das relações na busca da satisfação de

todos. É possível perceber, assim, que esta relação se estabelece através de um

processo de troca de informações, onde todos os agentes apresentam necessidades

e desejos que devem ser considerados e correspondidos na busca da perfeita

interação da organização com os seus públicos. Desta forma, é fundamental, não

somente a adequada compreensão das suas características e exigências, mas

também a correta compreensão do que seja o público de interesse organizacional.

Os primeiros conceitos de públicos, segundo França (2009) surgiram, com

maior vigor, a partir do aparecimento da imprensa industrial, em meados do século

XVI. Adicionalmente, o autor expõe o significado deste termo conforme a etimologia

latinista, onde publicus estava juridicamente relacionado ao que era de interesse da

comunidade e de utilidade ou propriedade dos cidadãos, ligando-se, portanto, esse

termo, diretamente a poblicus, contração de populicus, representando o que é

pertencente à comunidade, aos cidadãos e ao Estado.

19

Conforme o mesmo autor, em processos organizacionais, o adjetivo “público”,

originalmente entendido como algo contrário a “privado”, evoluiu e passou a assumir

o seu sentido substantivado, significando apenas “o público”, grupo de pessoas

envolvidas em determinado assunto. Nesse sentido, quando se fala em públicos

organizacionais, deve ser entendido o grupo de pessoas que participa direta ou

indiretamente dos processos de uma organização.

Com o objetivo de elucidar o conceito de públicos e classificar as suas

tipologias, autores apresentam posições diversas e, algumas vezes, discordantes.

Simões (1995, p. 57), por exemplo, define públicos sob a ótica de Relações Públicas

e defende o seu significado como “uma coletividade cujos membros, normalmente,

não interagem entre si, mas o fazem isolada e direta, ou indiretamente, com uma

organização, em um tipo de relação circular”. Para ele, o público é definido como

“um conjunto abstrato de pessoas com interesses comuns entre si e referentes à

organização” (SIMÕES, 1995, p.135).

Já Andrade (1996, p. 97) apresenta outra ótica sobre o mesmo conceito. Para

ele, os públicos são definidos como:

Pessoas e/ou grupos organizados de pessoas, sem dependência de contatos físicos, encarando uma controvérsia, com idéias divididas quanto à solução ou medidas a serem tomadas frente a ela; com oportunidade para discuti-la, acompanhando e participando do debate através dos veículos de comunicação ou da interação pessoal.

De outra forma, França (2004) entende que os públicos são representados

por todos aqueles grupos que, permanente ou não, relacionam-se com a

organização. Ele complementa, porém, que este conceito só pode ser admitido

quando se consideram características como o objetivo, o tipo, e as expectativas do

relacionamento estabelecido entre as organizações e seus públicos.

França (2009), desta vez utilizando as palavras do sociólogo Herbert Blumer,

complementa a definição anterior e apresenta públicos como “uma reunião

elementar e espontânea, que age diante de uma questão controversa”. Nota-se que,

enquanto Simões (1995) identifica que as pessoas que fazem parte de um público

20

específico normalmente não interagem entre si, mas criam relações circulares com

as organizações, Andrade (1996) e França (2009, in Kunsch, 2009) com as idéias

sociológicas de Blumer, consideram o público como um agrupamento de pessoas

formado para interagir diante de uma controvérsia.

Segundo França (2009) a classificação de públicos mais simples e aceita

pelas escolas brasileiras baseia-se no critério geográfico, onde os classifica em

internos, externos e mistos. Para Andrade (1996), formam o público interno todas as

pessoas ligadas à organização a partir de contratos oficializados, ou seja,

funcionários, diretores e gestores com suas famílias e empregados terceirizados.

Ainda conforme Andrade (1996), o público externo é formado por pessoas que

mantêm relações com a organização e têm expectativas sobre ela. Nesse grupo

podem ser encontrados a imprensa, o governo, os consumidores, os clientes em

potencial e outras organizações. Por fim, aparece o público misto, que, segundo o

autor, apresenta ao mesmo tempo, características de público interno e externo, ou

seja, os acionistas, assessores, fornecedores e revendedores.

Sabe-se, porém, que esta classificação é muito genérica para ser utilizada no

atual processo organizacional, dada a sua dimensão. Desta forma, França (2009),

por compreender que classificar públicos somente em internos, externos e mistos

não atende mais às necessidades de equacionar as relações da organização,

apresenta a classificação de públicos conforme Lucien Matrat, onde os classifica em

quatro novas categorias: públicos de decisão, públicos de consulta, públicos de

comportamento e públicos de opinião.

Segundo o autor, os públicos de decisão são aqueles que a organização

depende no exercício de suas atividades, ou seja, aqueles que concordam ou

autorizam as ações propostas pela organização. Neste grupo, encontram-se o

governo, os conselhos deliberativos, diretorias, conselhos de administração e

conselhos consultivos.

Já os públicos de consulta são aquelas pessoas que são consultadas antes

da tomada de decisões estratégicas dentro das organizações, antes que ela pense

em agir. Neste grupo têm-se os acionistas, os sindicatos patronais, entidades

representantes de categorias, entre outros.

21

No que diz respeito ao comportamento, ele identifica que há o público que

pode estimular ou prejudicar a organização por meio de sua atuação, enquadrando-

se nesta classificação os funcionários e os clientes da organização. O primeiro

apresenta influência, pois dele depende a execução de tarefas essenciais à

organização e o segundo torna-se significativo, pois suas opiniões podem interferir

ou prejudicar gravemente a organização.

Por fim, os públicos de opinião, conforme o autor, são aqueles que

demonstram a sua opinião de forma pública, influenciando decisivamente as ações

organizacionais. Dentro deste grupo estão os formadores de opinião, colunistas,

jornalistas, líderes comunitários, comentaristas de rádio e TV, etc.

Sendo assim, mesmo com conceitos divergentes, é reiterado pelos autores

que os públicos são formados para interagir com as organizações, mesmo que

indiretamente, onde seus interesses são as ações destas. Da mesma forma que

estes dependem das organizações para viver, as organizações necessitam ter bons

relacionamentos com seus públicos para que atinjam seus objetivos e continuem a

sua existência.

Complementando a classificações dos públicos, Steffen (2003) apresenta

outro conceito, instituído pelo filósofo Robert Edward Freeman (1984), o dos

‘stakeholders’, termo que está sendo cada vez mais empregado nas relações

organizacionais, trazendo em seu significado em português o sentido de parte com

interesse, parte interessada. Conforme a autora, no ambiente organizacional,

‘stakeholders’ são pessoas integrantes de um grupo com características de poder,

que têm a capacidade de afetar as organizações e de serem afetados por elas.

Para Hunt (1994 p.14) “as pessoas são ‘stakeholders’ porque situam-se em

uma categoria afetada pelas decisões de uma organização ou porque suas decisões

afetam a organização”. Kotler (1998, p. 526) complementa Freeman (1984) e Hunt

(1994) ao afirmar que ‘stakeholders’ são “pessoas que têm interesse nas realizações

da empresa”.

Desta forma, conforme os autores supracitados, os ‘stakeholders’ compõem o

público que está inteiramente ligado às decisões da organização, influenciando

diretamente o comportamento organizacional por meio da sua opinião e atuação na

sociedade. Eles constituem, porém, um grupo à parte, que não se enquadra nas

tipologias anteriormente descritas de públicos, necessitando ser observados e

22

acompanhados, para que suas reclamações e sugestões possam ser atendidas,

viabilizando o surgimento de um relacionamento satisfatório e permanente entre eles

e suas organizações.

Por estarem interligados diretamente com a organização, devem ser

observados, em primeira instância, antes de qualquer tomada de decisão

organizacional. Como exemplos de ‘stakeholders’ têm-se os acionistas, o governo,

os consumidores, os grupos ativistas, funcionários, as comunidades representativas

e a mídia.

Figura 1: Diagrama proposto para apresentação de ‘stakeholders’

Fonte: França (2004, p. 62)

Conforme a Figura 1 pode-se entender que os ‘stakeholders’ são os grupos

que influenciam na tomada de decisões das organizações, podendo ser

considerados públicos estratégicos, dada a sua relevância para o processo

organizacional e por sua representatividade e interferência no rumo desta. Tais

características demonstram que são pessoas intimamente ligadas à construção da

imagem e credibilidade das organizações.

As tipologias de públicos descritas pelos autores anteriores, mesmo com

características divergentes, foram desenvolvidas para viabilizar a compreensão dos

diversos grupos que tangem e interagem com as organizações, permitindo que seja

possível avaliar a contribuição e a influência de cada um desses públicos no

23

processo organizacional. Mesmo que seja necessária a permanente continuidade

das pesquisas que objetivem aprofundar o conhecimento e a classificação dos

públicos e também o dimensionamento das suas influências sobre as organizações,

foram abordadas as classificações anteriores com o fim de permitir uma melhor

compreensão da evolução dos estudos dos públicos até o presente momento.

A partir das abordagens apresentadas, fica evidente o significativo progresso

dos estudos referentes aos grupos que se relacionam com as organizações. Essas

tipologias apresentadas foram propostas não somente com o fim de reconhecer tal

evolução, mas também para identificar a tipologia que se mostre mais apropriada à

pesquisa desenvolvida neste trabalho.

Desta forma, fica saliente a fundamental importância da identificação dos

públicos na atividade de Relações Públicas, tendo em vista que esta atividade visa à

perfeita, adequada e consistente interação destes com as organizações, as quais

somente conseguirão êxito em seus programas de comunicação se estiverem

cuidadosa e adequadamente interligadas com seus públicos de interesse. Tal

vínculo permitirá que a organização elabore diretrizes específicas, políticas e

estratégias consistentes e programas eficazes que deem, não somente o necessário

suporte ao crescimento contínuo dos negócios da organização, mas, principalmente,

gerem relacionamentos benéficos e duradouros entre os agentes do processo,

promovendo, desta maneira, o bem-estar e a satisfação de todos.

2.3 COMUNICAÇÃO E A ATIVIDADE DE RELAÇÕES PÚBLICAS

Até o presente momento, viu-se que as organizações não estão isoladas e

que, na busca dos seus objetivos, tendem a se comunicar umas com as outras e

com todas as pessoas que participam de seus processos internos e externos. Foi

evidenciado, também, que estas pessoas são denominadas de públicos, e que

interagem de alguma forma com a organização. Esta interação, todavia, acontece a

partir de processos comunicacionais, que deve ser desenvolvido, planejado e

direcionado para cada tipo de público a fim de gerar retornos positivos a todos

envolvidos. É neste contexto que aparece a atividade de Relações Públicas, a qual

24

possibilita, de forma efetiva, gerar estratégias de comunicação por meio de

instrumentos para uma comunicação de excelência com os públicos propostos.

Para Kunsch (2003, p. 69), “o sistema comunicacional é fundamental para o

processamento das funções administrativas internas e do relacionamento das

organizações com o meio externo”. Assim, com vistas a atingir os objetivos

propostos pela organização, faz-se necessária a adequada interação com o seu

público de interesse, a ser obtida com a elaboração e execução de um planejamento

de comunicação composto de ações efetivas e previamente estabelecidas. Kunsch

(2003) complementa, ainda, que a comunicação afeta todo o processo

organizacional e se caracteriza pela relação entre indivíduos, departamentos,

unidades e outras organizações. Para a autora, o sucesso obtido pode ser

mensurado quando elas conseguem atingir suas metas e objetivos. Nesse mesmo

contexto, ela ressalta, também, que a comunicação com os públicos influencia a

obtenção de resultados, salientando, desta maneira, a necessária interação e

proximidade da organização com todos aqueles que, de alguma forma, mantêm

relações com ela.

Segundo Chiavenato (2004, p. 301), “a comunicação é fundamental para o

funcionamento coeso, integrado e consistente de qualquer organização”, ele destaca

também, que as organizações funcionam, prioritariamente, por meio de cooperação

e de interação, que somente serão possíveis com utilização de comunicação. Ambos

os autores são unânimes em afirmar que para a organização atingir seus objetivos

depende de interação com as pessoas que participam do seu ambiente e isso se dá

por meio de comunicação. Nota-se que neste cenário, as organizações tendem a

fundamentar suas ações a partir de processos comunicacionais que interliguem e

conectem todos os seus membros para viabilizar a obtenção da necessária dinâmica

organizacional. Essa comunicação, conforme os autores, se dá a partir de

instrumentos de comunicação, que viabilizam essa interação e compreensão.

Dentro do processo comunicacional, segundo Mattos (1995), o instrumento é

um meio de transportar informação e de manter contato. Ela define o instrumento

como “os meios pelos quais se obtêm dados referentes a um determinado assunto,

seja de uma instituição, departamento, cidade ou país”. Conforme a autora, são

estes instrumentos que irão auxiliar o profissional que desenvolve a atividade de

Relações Públicas a conhecer melhor os seus públicos e, consequentemente, por

meio de ações planejadas, relacionar-se bem com eles.

25

A partir das ideias supracitadas, fica evidente que para que as organizações

consigam atingir os resultados esperados, necessitam desenvolver e manter uma

comunicação adequada e em consonância plena com todos que influenciam nos

seus processos organizacionais, além da necessidade desta comunicação ser

realizada por meio de instrumentos, de uma forma coesa e direcionada aos objetivos

da organização. Grunig (2009, in Kunsch, 2009) complementa que para a

comunicação atingir os princípios propostos, deve ser realizada por profissionais

qualificados, habilitados e capacitados em processos de comunicação e de gestão,

características típicas dos profissionais da área de Relações Públicas. Estes

profissionais são capazes de, com base em seus conhecimentos, coordenar as

relações com os públicos da organização, conseguindo assim bons

relacionamentos, onde os públicos saibam o que esperar da organização e vice-

versa.

Segundo Grunig (2003), a atividade de Relações Públicas iniciou

indiretamente na China, há mais de cinco mil anos, onde foram identificados os seus

primeiros registros. Em 1914, porém, essa prática passou a ser instituída no mundo

empresarial, quando Ivy Lee tornou-se consultor de John Rockfeller Jr., imperador

do petróleo americano.

Conforme Mello (2007), no Brasil, a atividade de Relações Públicas surgiu no

início do século XX, quando o movimento sindicalista se fortaleceu em São Paulo e

os conflitos entre as classes sociais acirraram e eram canalizados pelas divulgações

da imprensa operária. Segundo o autor, em 1914, mesmo ano de Ivy Lee, a

multinacional canadense Light & Power, hoje transformada na AES Eletropaulo,

criou no Brasil o primeiro serviço de Relações Públicas, a fim de reduzir os conflitos

em torno da energia elétrica e água potável, cujo monopólio tinha sido outorgado

pelo governo brasileiro.

Esse departamento era chefiado pelo engenheiro alagoano Eduardo Pinheiro

Lobo, que foi instituído, pela Lei Federal n. 7.197, como patrono das Relações

Públicas em 1984. Adicionalmente, como fato significativo na história das Relações

Públicas no Brasil, Cesca e Cesca (2000) salientam, no ano de 1954, a fundação da

Associação Brasileira de Relações Pública (ABRP), em São Paulo, presidida por

Hugo Barbieri e, treze anos após, o início dos primeiros cursos superiores de

Relações Públicas no Brasil.

26

A atividade de Relações Públicas apresenta-se com diversas definições.

Conforme Childs (1964), as Relações Públicas se definem como aqueles aspectos

pessoais e institucionais do comportamento humano, com características mais

sociais do que puramente pessoais e privadas.

Para Simões (1984), Relações Públicas trata-se de um processo

pluridimensional de interação das empresas com aqueles que mantêm

relacionamentos de interesse, ou seja, o seu público-alvo. Para o autor, essa

atividade significa, em síntese, uma função estratégica de comunicação das

organizações com seus clientes, fornecedores, vizinhos, funcionários e todos que,

de alguma forma, se relacionam com elas. Em suma, para Simões (1984), Relações

Públicas significa o processo de prever e controlar o sistema que une a organização

com seus públicos de interesse a fim de elaborar diretrizes específicas e ações

eficientes, onde as boas Relações Públicas são aquelas que conseguem resultados

positivos tanto para as organizações, quanto para seus públicos.

Aliados aos conceitos já descritos, outros aspectos relevantes são

manifestados sobre a definição da atividade de Relações Públicas. Conforme o

Instituto de Relações Públicas da Inglaterra, apresentado por Chaumely e Huisman

(1994), ela pode ser definida como o esforço planejado e mantido para estabelecer o

entendimento mútuo entre a organização e o seu público. Para os autores, a

atividade de Relações Públicas é um conjunto de meios utilizados pelas instituições

para criar um clima de confiança entre o seu pessoal nos meios com os quais estão

em contato, a fim de manterem o seu papel e de favorecerem o seu

desenvolvimento.

Para a Federação Interamericana de Relações Públicas (Fiarp) citado por

Cesca e Cesca (2000, p. 18):

Relações Públicas é uma atividade sociotécnico-administrativa, mediante a qual se pesquisa e avalia a opinião e atitude do público e se empreende um programa de ação planificado, contínuo e de comunicação recíproca, baseado no interesse da comunidade e compreensão da mesma para com entidades de qualquer natureza.

27

Já a International Public Relations Association (IPRA), citada na fonte

supracitada, define Relações Públicas como:

[...] uma função de direção, de caráter permanente e organizado, mediante a qual uma empresa pública ou privada procura obter e conservar a compreensão, a simpatia e o concurso de todas as pessoas a que se aplica [...].

Embora esteja no Brasil há quase 100 anos e apresente-se com diversas

definições, fica evidenciado, pelos conceitos descritos que o principal intuito da

atividade de Relações Públicas é a interação efetiva entre a organização e as

pessoas que a cercam. Ela pode ser caracterizada como aquela voltada à parte

administrativa e estratégica das organizações, onde o objetivo é a aproximação com

os seus públicos de interesse, por meio de planejamento e da execução de

procedimentos e instrumentos para manter relações duradouras e benéficas para

todos. Nota-se nas descrições apresentadas, que os autores são lineares ao

afirmarem que as Relações Públicas coordenam a comunicação e interação da

organização com todos os seus públicos, de forma organizada e planejada.

Simões (2001), além das definições acerca de Relações Públicas

apresentadas pelos autores anteriores, entende essa atividade ligada às relações de

poder, onde não significa, exclusivamente, o exercício de técnicas, mas uma ciência

bem fundamentada em teoria política. Conforme o autor, a essência da contribuição

desta atividade está em fazer com que as organizações executem suas missões

potencializando o desenvolvimento político-econômico de toda a comunidade,

minimizando conflitos e fundamentando, então, os relacionamentos.

Freitas (2002, p. 45) complementa que:

Pode-se dizer de um modo geral, que as Relações Públicas, hoje, não se traduzem mais a partir de sua base técnica, mas que se articulam principalmente em outra direção: o da valorização do conceito corporativo como ferramenta estratégica para alavancar negócios e fortalecer organizações.

Adicionalmente Kunsch (2009, in Kunsch, 2009) apresenta Relações Públicas

com características de ciência e técnica. Ciência pelo seu corpo teórico, crítico e

normativo apresentando um conjunto organizado de conhecimentos gerados pela

28

pesquisa e técnico, pois utiliza instrumentos para viabilizar, na prática, os seus

conhecimentos.

De acordo com Grunig (2009, in Kunsch, 2009) a atividade de Relações

Públicas está em um momento de grande valorização. Sua relevante interligação

com a alta administração está sendo, cada vez mais, reconhecida pelas

organizações que passaram a entender e a valorizar a necessidade de conseguir

consistentes e duradouros relacionamentos por intermédio da comunicação e da

legitimidade das ações dela decorrentes. O autor complementa que, para que seja

eficiente, a cúpula gerencial deve aceitar sua responsabilidade social e entender que

através de uma comunicação estruturada a empresa poderá atingir os seus

resultados esperados.

Com base nas citações anteriores, fica explícito, que os profissionais que

executam a atividade de Relações Públicas devam entender os princípios, missões,

valores e objetivos da organização, para que suas estratégias venham ao encontro

de todas as pessoas envolvidas.

Para Grunig (2009, in Kunsch, 2009), Relações Públicas não somente avalia

atitudes e identifica as diretrizes e a conduta da organização na busca dos seus

interesses, mas também planeja e executa programas de ações para conquistar a

sua compreensão e a sua aceitação. Essa compreensão e aceitação fazem com que

seja criada uma acedência e identidade dos públicos com a organização. Desta

forma, por mais amplo que seja seu conceito, Relações Públicas significa,

primordialmente, uma comunicação adequada, eficaz e duradoura entre a

organização e o público que com ela interaja, objetivando atingir a satisfação plena

de todos.

Conforme Winner (1991), por muito tempo percebeu-se a atividade de

Relações Públicas como um processo de tentar resolver ou ao menos minimizar

conflitos através da persuasão e da influência. Grunig (2009, in Kunsch, 2009),

porém, instituiu um novo conceito onde as Relações Públicas devem fazer parte do

processo gerencial, tanto no planejamento, quanto na tomada de decisões, tendo

em vista que ações estratégicas podem prevenir problemas tanto de imagem,

identidade, bem como de reputação.

Grunig (2009, in Kunsch, 2009) ressalva que, há décadas a atividade de

Relações Públicas seguia o paradigma simbólico e interpretativo, onde isolava e

protegia a organização em seu meio, conceito paralelo à definição de Winner (1991).

29

Entretanto, segundo a pesquisa de avaliação da revista Dozier e Ehling (1992), é

comprovado que esse processo de isolamento e proteção é ineficaz, pois sabe-se

que as organizações não devem estar isoladas e sim inseridas e acompanhando o

pensamento de quem as cerca. Partindo deste princípio, entende-se Relações

Públicas de uma forma diferenciada, seguindo o paradigma comportamental de

gerenciamento estratégico, que visa aproximar a organização do seu ambiente, meio

onde está inserida.

Para Kunsch (2003, p. 102) “as Relações Públicas buscam criar e assegurar

contatos confiantes ou formas de credibilidade entre as empresas e instituições

estruturadas com aqueles que elas se relacionam”. Conforme França (2008), os

relacionamentos da organização com seus públicos são essenciais para toda a

estratégia operacional. Para ele, os contatos devem ser regulares para que se

estreitem esses relacionamentos. Grunig (2009, in Kunsch, 2009) complementa,

ainda, que os profissionais que desempenham a atividade de Relações Públicas

conseguem atingir melhor os seus objetivos quando entendem que devem servir,

também, aos interesses das pessoas envolvidas com a organização, através de um

relacionamento eficaz, duradouro e mútuo, onde cada um saiba o que esperar do

outro.

Como característica desta atividade faz parte programas que compreendem

todas as ações concretas de comunicação realizadas pela organização a fim de

alcançar objetivos traçados no planejamento estratégico em relação aos seus

interesses. Estes programas utilizam instrumentos para viabilizar o objetivo proposto,

porém, devem ser planejados em sua totalidade para que atinjam estes objetivos.

A comunicação adequada a esse processo ocorre inicialmente a partir de um

planejamento comunicacional. Conforme Kunsch (2003, p. 217) “planejamento é um

processo sistematizado que ocorre por meio de sucessivas partes ou etapas”.

Conforme a autora, essas etapas podem ser classificadas em doze partes descritas

a seguir:

1. Identificação da realidade situacional;

2. Levantamento de informações;

3. Análise dos dados e construção de um diagnóstico;

4. Identificação dos públicos envolvidos;

5. Determinação de objetivos e metas;

30

6. Adoção de estratégias;

7. Previsão de formas alternativas de ação;

8. Estabelecimento de ações necessárias;

9. Definição de recursos a serem alocados;

10. Fixação de técnicas de controle;

11. Implantação do planejamento;

12. Avaliação dos resultados.

Kunsch (2003) salienta que o planejamento comunicacional é o processo

intelectual onde é pensado o que a organização e o público querem, com posterior

estabelecimento de estratégias, ações e recursos para executar o que está sendo

proposto. A autora destaca, ainda, que este planejamento depende do uso de

instrumentos que permitem a materialização do que foi pensado no planejamento de

um programa de Relações Públicas. Para Kunsch (2003, p. 381):

“Programas de Relações Públicas são todas as atividades ou ações concretas levadas a efeito, por uma organização, para alcançar determinados objetivos de comunicação com os seus públicos, delineados no processo do planejamento”.

Sendo assim, os programas, segundo Kunsch (2003, p. 381), “são bastante

pontuais e atendem às demandas das organizações nos relacionamentos com o seu

universo de contatos, a opinião externa e interna e a sociedade em geral”. Tal

posição sustenta ser possível desenvolver diversos tipos de programas estruturados

de acordo com os interesses identificados, tendo como objetivo principal a

integração da organização com os seus públicos.

Com base em Kunsch (2003), para que se tenha um programa de Relações

Públicas consistente e efetivo é necessário um planejamento adequado, onde exista

a definição clara de objetivos, a identificação de grupos de pessoas a atingir, a

previsão de recursos necessários, o estabelecimento de estratégias de

comunicação, a fixação de cronogramas, a elaboração de check-list, assim como as

formas de mensuração de resultados. Neste cenário, dentre os instrumentos de

comunicação específicos e eficazes em Relações Públicas estão os eventos.

31

3 O EVENTO COMO UM INSTRUMENTO DE COMUNICAÇÃO PARA A

GERAÇÃO DE RELACIONAMENTOS

No decorrer desta pesquisa entendeu-se que o papel das Relações Públicas

nas organizações é de administrar estrategicamente a comunicação com seus

públicos de interesse, mantendo a sinergia entre todos os agentes envolvidos no

contexto onde a organização está inserida. As Relações Públicas também

trabalham, em sua essência, com os aspectos institucionais das organizações,

mediante o desempenho de atividades específicas. Para que exista esta interação e,

em conseguinte, gere relacionamentos benéficos, é necessário que seja analisado o

público que se deseja atingir, quais são os ambientes onde a organização e seus

públicos estão inseridos para que depois destes dados seja possível um

planejamento para a utilização de instrumentos determinados e específicos.

3.1 EVENTOS: DEFINIÇÕES E SUAS CLASSIFICAÇÕES

Entre muitos instrumentos utilizados na atividade de Relações Públicas como

uma forma da organização se aproximar e se relacionar com seus públicos está o

evento, pois em sua totalidade envolve diretamente pessoas para o seu

planejamento, organização e realização, sendo um eficaz meio de comunicação

dirigida e aproximativa. Para Cesca (1997), o evento não é prerrogativa de nenhuma

profissão, porém ela entende que, pela formação teórica e prática, os profissionais

que desempenham a atividade de Relações Públicas são os mais aptos para

desenvolverem esta atividade dentro das organizações.

Grunig (2009, in Kunsch, 2009) complementa que os profissionais de

Relações Públicas utilizam técnicas de comunicação, de maneira eficaz e

consistente para estabelecer o necessário vínculo com os públicos estratégicos no

sucesso da organização. Desta forma o presente estudo irá abordar o evento como

um instrumento de comunicação para a geração de relacionamentos, realizado por

meio da atividade de Relações Públicas, esta que será entendida como gestora no

processo de planejamento e organização destes eventos com a finalidade de

32

legitimar ações e tornar o relacionamento eficaz, benéfico e duradouro, onde o

objetivo final será sempre atingir a satisfação plena de todos os envolvidos no

processo.

Os eventos tiveram os seus primeiros registros no mundo, conforme Matias

(2004), ainda na antiguidade. Para ela, foi com o surgimento dos primeiros Jogos

Olímpicos na Grécia, em 776 a.C, que eles começaram a acontecer. A autora relata

que no período em que ocorriam os jogos, nenhum tipo de combate poderia

acontecer, sendo estabelecida uma trégua entre os povos. Com esta citação fica

evidente que o evento, desde sua criação, teve por objetivo integrar pessoas.

Com o sucesso dos Jogos Olímpicos, conforme relata Matias (2004), outras

cidades manifestaram interesse em realizar eventos, iniciando a disseminação desta

prática pelo mundo. Sendo assim, os eventos atravessaram diversos períodos da

história da civilização humana, atingindo os dias atuais. Segundo Matias (2004, p.

4), em decorrência desta trajetória, “os eventos foram adquirindo características

econômicas, sociais e políticas das sociedades representativas de cada época”.

No Brasil, um pouco antes da chegada da Família Real, conforme registros do

Ministério da Indústria e Comércio, já eram realizadas feiras e exposições, onde

comerciantes expunham seus produtos para a venda. Nesta época, relata Matias

(2004), os eventos aconteciam em céu aberto, em praças públicas. Dada a evolução

deste ato, percebeu-se a necessidade da criação de um espaço específico para a

realização de eventos. Neste princípio, ainda conforme a autora, em fevereiro de

1840, nos salões do Hotel Itália, no Rio de Janeiro, foi realizado o primeiro evento

em um salão especial: um Baile de Carnaval. Posteriormente, aponta Matias (2004),

foram organizadas exposições nacionais e regionais, em 1866 no Rio de Janeiro e

1873 no Rio Grande do Sul. Neste período, os profissionais relacionados a estas

práticas no Brasil não tinham qualquer experiência na organização de eventos

técnicos e científicos, a qual foi gradativamente incorporada a estes profissionais em

decorrência do aprimoramento dos seus conhecimentos técnicos e organizacionais.

Nota-se que, com o passar das décadas, os eventos foram se disseminando

pelo país e os profissionais aprimorando suas técnicas de forma a gerar maior

viabilidade desta ação. Matias (2004) relata, por fim, que após a Segunda Guerra

Mundial, mais especificamente a partir da década de 1950, a prática de eventos

tomou impulso, em decorrência da organização das classes profissionais e com o

desenvolvimento industrial no país.

33

Para melhor entendimento sobre os eventos, destacam-se, neste momento,

algumas definições. Conforme Giacomo (1993, p. 47) “o evento é um instrumento de

comunicação e um dos elementos mais poderosos na estratégia comunicacional”.

Para a autora, o evento tem sido tratado, tanto em dimensões teóricas quanto em

práticas, como um fenômeno exclusivo da área das Relações Públicas, onde ele

faça parte da estratégia comunicacional que esta atividade irá desenvolver. Giacomo

(1993) apresenta a complementação de seu conceito de eventos, embasada em

análise crítica das definições de diversos autores. Para ela o evento, enquanto

reunião política de pessoas e instrumento de comunicação, e não como sinônimo de

fato, pode ser entendido como:

“um acontecimento previamente planejado, a ocorrer em um mesmo tempo e lugar, como forma de minimizar esforços de comunicação, objetivando o engajamento de pessoas a uma idéia ou ação” (GIACOMO, 1993, p. 54).

Conforme a autora, fica explícito que o evento deve ser planejado de forma a

atingir o público proposto e/ou engajá-lo em determinada ação. Nota-se que a autora

institui o evento como um instrumento comunicacional, coordenado pela atividade de

Relações Públicas.

Complementando, Cesca (1997) também apresenta a definição de eventos

sob a ótica das Relações Públicas. Para ela o evento é:

“a execução de um projeto devidamente planejado de um acontecimento, com o objetivo de manter, elevar ou recuperar o conceito de uma organização junto ao seu público de interesse” (CESCA, 1997, p. 14).

Sendo assim, Cesca (1997) apresenta eventos como uma função específica

da atividade de Relações Públicas, pois o profissional que desempenha esta

atividade é um especialista em públicos e nas formas de estabelecer uma

comunicação com eles. Partindo deste princípio, ela indica que, para que exista uma

comunicação eficiente, os eventos devem ser planejados e organizados com o

objetivo de adquirir a melhor identificação do público com a organização. Para ela,

34

um evento utilizado como um instrumento de comunicação trará melhores resultados

para a organização.

Matias (2004, p. 75-76), por sua vez, define eventos como:

1- Ação do profissional mediante pesquisa, planejamento, organização, coordenação, controle e implantação de um projeto, visando atingir seu público-alvo com medidas concretas e resultados planejados. 2 - Conjunto de atividades profissionais desenvolvidas para alcançar o seu público-alvo pelo lançamento de produtos, apresentação de uma pessoa, empresa ou entidade, visando estabelecer o seu conceito ou recuperar a sua imagem. 3- Realização de um ato comemorativo, com finalidade mercadológica, ou não, visando apresentar, conquistar ou recuperar o seu público-alvo. 4- Soma de ações previamente planejadas com o objetivo de alcançar resultados definidos perante seu público-alvo.

Na definição supracitada, a autora apresenta o evento de uma forma

abrangente, onde acontecimentos especiais, com finalidade mercadológica, ou não,

são realizados para promover uma aceitação e aproximação da organização com o

seu público-alvo. Nesta citação é relevante ressaltar que o processo de

planejamento do evento apresenta fases que, se seguidas, trarão os retornos

esperados.

Adicionalmente, Britto e Fontes (2006) enfatizam que os eventos necessitam

de pesquisa, planejamento, organização, coordenação, e implantação de um projeto,

com o objetivo de atingir o público específico, com medidas concretas e resultados

projetados. Entende-se que primordialmente, para se ter um evento de sucesso,

onde objetivos sejam atingidos, ele deve ser planejado em todas suas etapas, de

forma a atender sua proposta e ser benéfico tanto para a organização, quanto para o

público participante.

Com base em todas as definições apresentadas, por mais que os autores

demonstrem ideias distintas, é evidente que a realização de um evento é o elo

fundamental na relação da organização com seu público de interesse, onde as

pessoas interagem em um mesmo propósito. É visível, conforme os autores que,

independente da sua proposta, os eventos criam e mantêm relacionamentos por

meio de comunicação, caracterizando-se, assim, como um instrumento.

Ao entender o evento como um instrumento de comunicação, ele terá sempre

objetivos a atingir e, para que tais objetivos possam ser efetivamente atingidos, é

35

fundamental que os mesmos estejam claros e perfeitamente definidos. Neste

sentido, a classificação dos eventos facilita na escolha do mais adequado, conforme

propósitos e necessidades da organização.

Para Giacomo (1993), eles podem ser classificados tanto pelos objetivos que

os determinam, quanto pelo seu conteúdo programático. Para a autora, dentre os

objetivos eles podem ser de natureza científica, técnica, comercial, social,

institucional, cultural, política, de lazer, entre outros. Essa natureza está, conforme a

autora, intimamente ligada à organização que está promovendo o evento. Já na

classificação por seu conteúdo programático, devem ser levados em consideração o

número de participantes, escolha do local, e todas as demais variáveis que

interferem em sua organização.

Do ponto de vista das organizações, segundo Cesca (1997), os eventos

podem ser classificados como institucionais e promocionais. Britto e Fontes (2006)

complementam a afirmação de Cesca (1997), onde determinam as características de

eventos institucionais e promocionais. Para as autoras, o evento institucional visa

criar ou firmar o conceito ou imagem de uma empresa, entidade, governo ou

pessoas. Já o promocional tem como objetivo a promoção de um produto ou serviço

de uma empresa, governo, entidade, pessoa ou local. Um evento promocional

sempre estará ligado ao marketing, portanto, com vistas a atingir fins

mercadológicos.

Em relação ao público, conforme Matias (2004), eles podem ser abertos ou

fechados. São classificados abertos quando ocorrem propostos a várias classes de

público, onde participam livremente ou por adesão. Já os fechados ocorrem dentro

de uma determinada situação e com um público-alvo bem definido, que é convidado

e/ou convocado para participar.

Outra forma de classificação é conforme a área de interesse. Britto e Fontes

(2006) salientam que alguns eventos apresentam várias áreas de interesse ao

mesmo tempo. São estas áreas:

Artística: está relacionada a qualquer espécie de arte, tais como música,

dança, pintura, poesia, literatura, teatro e outras;

Científica: trata de assuntos científicos onde a tônica é a pesquisa cientifica;

Cultural: ressalta os aspectos da cultura, objetivando sua divulgação e

reconhecimento, com fins normalmente promocionais, a exemplo das feiras

36

de artesanatos, festivais de gastronomia regional, dança folclórica, música

regional, entre outros;

Educativa: enfoca a divulgação de didáticas avançadas, cursos e novidades

correlatas à educação;

Cívica: trata de assuntos ligados à Pátria e a sua história;

Política: são eventos relacionados com assuntos das esferas políticas, sejam

estes relacionados a partidos políticos, associações de classe, entidades

sindicais e outros;

Governamental: trata de realizações do governo, em qualquer esfera, nível e

instância;

Empresarial: enfocam as pesquisas, resultados e realizações das

organizações e seus associados;

Lazer: objetiva proporcionar entretenimento aos seus participantes;

Social: são eventos de interesse comum da sociedade como um todo,

realizações familiares ou de grupos de interesses entre amigos, visando à

confraternização entre as pessoas ou comemorações específicas;

Desportiva: qualquer tipo de evento realizado dentro do universo esportivo,

independente de sua modalidade;

Religiosa: trata de interesses, assuntos e confraternizações religiosas,

independente das crenças abordadas;

Beneficente: bastante comum nos dias de hoje, esses eventos refletem

programas e ações sociais que são divulgados e/ou auxiliados em

acontecimentos públicos;

Turística: seu objetivo é a divulgação e promoção de produtos e serviços

turísticos com a finalidade de incrementar o turismo local, regional, estadual e

nacional. Ainda dentro da classificação proposta por Britto e Fontes (2006, p.135), os

eventos podem ser “locais (de bairro), distritais, municipais, regionais, estaduais,

nacionais e internacionais”. Também podem ser classificados como internos e

externos, caso sejam realizados em ambientes fechados ou abertos.

Ademais, as mesmas autoras apresentam a classificação de eventos

conforme seu porte. Para elas, eventos pequenos, são aqueles que apresentam até

200 participantes. Já o evento de médio porte terá um número estimado de

37

participantes entre 200 e 500. Em conseguinte, os eventos de grande porte são os

que contam com mais de 500 pessoas.

Os eventos, dada sua variedade de características e peculiaridades podem

ser classificados em outros tipos. Conforme Britto e Fontes (2006) eles podem ser

classificados em onze grandes grupos, com diversos tipos de eventos em cada

grupo. São eles: Programa de visitas - famtour, openday e daycamp; Exposições –

feiras, exposições, roadshows, mostras, salões e vernissages; Encontros técnicos e

científicos – congressos, conferências e videoconferências, ciclo de palestras,

simpósios, mesas-redondas, painéis, fóruns, convenções, seminários, debates,

conclaves, brainstormings, semanas, jornadas, concentrações, entrevistas coletivas,

workshops, oficinas, assembleias e estudo de caso; Encontros de Convivência –

confrarias, saraus, pocket shows, coquetéis, happy hours, chás, almoços, jantares,

banquetes, cafés da manhã, brunchs, coffee breaks, guest coffee, encontros, shows,

festivais, comícios, passeatas; Cerimônias – religiosas, fúnebres, bodas, posses,

acadêmicas; Eventos competitivos – concursos, gincanas, torneios, olimpíadas;

inaugurações de espaços físicos e monumentos; Lançamento de pedra fundamental,

livros, maquetes, empreendimentos imobiliários, produtos e serviços; Excursões

técnicas, educacionais e de incentivo; Desfiles cívicos, de moda, de escolas de

samba e paradas; e outros como dias específicos, degustações e ruas de lazer.

Segundo as autoras, os organizadores dos eventos devem identificar o

formato mais adequado para atender as expectativas dos públicos participantes e da

organização, levando em consideração que cada evento deve ser planejado

conforme suas características. Neste estudo, porém, serão abordados somente os

tipos de eventos que se aproximam dos formatos propostos nos eventos promovidos

pela Associação Comercial, Industrial e de Serviços de São Leopoldo. Por mais que

a ACIS-SL desenvolva eventos com denominações e formatos distintos, eles serão

enquadrados a seguir, baseados na classificação de Britto e Fontes (2006):

Congresso:

Consiste em encontros técnicos e científicos com sua programação centrada em

determinada área de conhecimento. Podem ser definidos como reuniões promovidas

por entidades associativas, visando debater assuntos que interessem a determinado

segmento profissional.

38

Conferência:

É um tipo de reunião que se divide em duas partes: o auditório e o expositor.

Caracteriza-se pela apresentação de tema informativo, técnico ou científico, onde o

expositor discorre sobre um assunto, previamente escolhido, e em seguida responde

a perguntas. Esse evento visa atingir um público específico que demonstra

familiaridade com o assunto abordado.

Oficinas:

Refletem a apresentação e discussão de estudos da área educacional, novos

produtos e dinâmicas, com o objetivo de disseminar o conhecimento e a prática

relativos aos temas enfocados.

Confraria:

Trata-se de um encontro social realizado sistematicamente, em um mesmo local,

onde as pessoas interessadas por um mesmo tema trocam informações a respeito e

desfrutam por algumas horas de agradável convivência.

Coquetel:

Caracteriza-se pela circulação ativa de pessoas, favorecendo a integração das

mesmas. Inclui o oferecimento de bebidas alcoólicas, ou não, e aperitivos como

canapés e salgadinhos. Este evento normalmente não deve ultrapassar duas horas

de duração, onde os convidados devem entender que o comportamento Ideal nesta

ocasião é “chegar, sorrir, beber e sair”.

Almoço:

Este é um fato corriqueiro na vida de qualquer pessoa que ganhou status de

evento quando começou a ser utilizado nos meio institucionais e programas de

visitas. É normalmente realizado em clubes ou associações de classe, restaurantes,

hotéis e demandam bastante organização prévia.

Jantar:

Utiliza a mesma logística que os almoços, mas diferem em relação ao cerimonial

aplicado ao evento.

Cerimônia de posse:

Utilizado para posses de presidentes ou autoridades, exige obedecer a regras de

protocolo e cerimonial adequados.

39

Formatura:

São eventos que podem variar de tamanho conforme intenção dos formandos. Por

ser uma cerimônia, pressupõe a presença da reitoria e personalidades escolhidas

para compor a mesa oficial. Essa cerimônia tem seu cunho público.

Levantadas as características que constituem os eventos da ACIS-SL, é

importante ressaltar para concluir, que, conforme Mello (2000), foi-se o tempo dos

eventos de apenas um tipo de atividade. Sendo assim, entende-se que a utilização

de mais de um tipo em um único evento é muito comum, pois para contemplar as

necessidades dos públicos, onde estes fiquem satisfeitos, a criatividade é um fator

relevante.

3.2 PLANEJAMENTO E ORGANIZAÇÃO DE EVENTOS

Até o presente momento, viu-se que o evento é um instrumento de

comunicação da organização com o seu público específico e que este, para gerar

retornos positivos para a organização, deverá ser planejado em todas as suas

etapas para que tudo ocorra da forma esperada. Para Giacomo (1993), existem

inúmeras variáveis que interferem em um evento e estas devem ser previstas. Cesca

(1997, p.41) complementa que por ser um acontecimento realizado ao vivo,

“qualquer falha comprometerá o conceito/imagem da organização para qual é

realizado”.

Para que se atinjam plenamente os objetivos é fundamental um criterioso

planejamento. Conforme Cesca (1997, p.46) o planejamento é a transformação de

ideias colocadas em papel, em forma de documento, que “receberá a aprovação da

diretoria onde se atua ou do cliente para qual se presta os serviços”, além disso, é o

esboço do que será a realização do evento.

Meirelles (1999) apresenta a sua visão acerca do planejamento, onde

entende como um fator fundamental ao desenvolvimento de qualquer atividade e, de

modo especial, para a organização de eventos, de forma a permitir a racionalização

das atividades, o gerenciamento dos recursos disponíveis e a implantação do

projeto. Desta forma, o planejamento é o esboço que servirá para aprovação da

ideia e em conseguinte como uma forma de guia para os procedimentos do evento.

40

Entende-se, contudo, que planejar é o ato de pensar antes de agir, ou seja, a forma

teórica antes de sua prática.

Allen, O`Toole, Mcdonnell e Harris (2008), complementam, por sua vez, que é

no planejamento que deverão ser consideradas todas as informações pertinentes à

organização, bem como suas necessidades, devendo contemplar, também, os

interesses dos públicos e a definição dos objetivos propostos e esperados. Os

autores salientam que, para a construção de um evento, deverão ser desenvolvidos

planos e estratégias para obtenção destes a fim de suprir os interesses e

necessidades de todos envolvido, sendo o planejamento a fase onde a principal

finalidade é esboçar tudo o que se quer e verificar a viabilidade de cada ação.

Zanella (2003, p.36) enfatiza, ainda, que:

A concepção e planejamento de um evento deverão ser precedidos de estudo de viabilidade para análise das condições e capacidade da entidade promotora para sua realização. Alem disso, há necessidade de realizar previamente ampla pesquisa técnica para conhecer a opinião do público alvo sobre objetivos, sistemática, locais, datas, horários, participantes e convidados.

Cesca (1997), acerca dos processos do planejamento, entende que devam

ser considerados os seguintes critérios: objetivos, públicos, estratégias, recursos,

implantação, fatores condicionantes, acompanhamento e controle, avaliação e

orçamento. Com o decorrer dos anos, os organizadores passaram a entender o

processo de planejamento e organização como fatores conjuntos, de uma forma

mais completa, ampliando os critérios anteriormente descritos. Para Matias (2006),

estes critérios são: concepção, pré-evento, transevento e pós-evento. Desta forma

cada uma destas quatro etapas apresenta quesitos de planejamento e organização

que deverão ser seguidos.

Com base em Matias (2006), a concepção é o momento que a idéia é lançada

dentro da organização e precisa ser incorporada por alguns empreendedores. Este é

o momento, segundo a autora, de levantar o maior número possível de elementos,

tais como: reconhecimento das necessidades do evento, elaboração de alternativas

para suprir as suas necessidades, elaboração dos objetivos específicos, coleta de

informações sobre participantes, patrocinadores, entidades e outras instituições em

41

potencial, listagem dos resultados esperados, estimativas de exeqüibilidade

econômica e técnica, estimativas de tempo e recursos necessários, estabelecimento

de diretrizes e a elaboração dos contornos do projeto.

Entende-se, então, como concepção o ato inicial do planejamento, onde as

informações são levantadas de forma a pensar na viabilidade desde procedimento.

Nota-se que todos os quesitos levantados têm que ser respondidos e

compreendidos para que se comprove a viabilidade de execução de um evento.

Conforme Matias (2006), a segunda etapa é denominada pré-evento. Neste

momento, serão planejadas as ações de forma efetiva, após o entendimento da

viabilidade do evento. O pré-evento necessita contar com o entrosamento da

coordenação executiva, área financeira da organização, responsáveis técnicos e

administrativos, estes estando ligados às questões sociais.

Nesta fase, segundo a autora, são realizadas atividades como: serviços

iniciais, serviços de secretaria, detalhamento do projeto, e outros. Como serviços

iniciais entendem-se todas as providências imediatas após a decisão de se realizar

um evento. Durante esse processo identifica-se possíveis órgãos que poderão

patrocinar o evento, caso necessário, que se estabelece o nome de palestrantes,

lista de convidados, autoridades entre outros e definição de responsabilidades de

todos os profissionais envolvidos no evento, tanto no seu processo inicial, durante e

também posterior.

Como serviços de secretaria, ainda conforme Matias (2006), tem-se o

processo de executar, antecipadamente, alguns serviços e atividades para compor a

estrutura administrativa e institucional do evento. Neste momento, são preparadas

as correspondências preliminares, e tomada de preço deste material, controle de

arquivo das correspondências enviadas e recebidas, recebimento e controle de

inscrições, separação da lista de convidados e a identificação, seleção e contratação

de prestadores de serviços.

Para a mesma autora, o detalhamento do projeto exige a elaboração de um

pré-projeto com as informações necessárias para que se torne um posterior projeto.

Nesta etapa, são escolhidos o local e a data, também são elaboradas estratégias de

comunicação e marketing, infra-estrutura com recursos audiovisuais, materiais e de

serviços, serviços de transporte para convidados e hospedagem dos participantes e

convidados, programação, recursos financeiros e cronograma básico. Após definidas

as etapas do pré-projeto, pode-se estruturar o projeto.

42

Complementando, Britto e Fontes (2006) entendem o projeto como uma etapa

onde são englobadas inúmeras providências que deverão estar encadeadas entre si,

de forma clara e objetiva, para que todas as etapas do evento fiquem bem definidas.

Para Matias (2006), no projeto deve constar o título do evento, quem está

promovendo e organizando, a cidade sede, local, tema, objetivos, justificativa,

público-alvo, descrição do evento, período de realização, inscrições e informações,

taxa de inscrição, recursos necessário, tais como: recursos humanos, financeiros,

materiais, materiais de divulgação, recursos audiovisuais e equipamentos. Também

como parte do projeto devem constar instalações, serviços, previsão orçamentária,

onde tenham despesas e receitas, cronograma e considerações finais. A elaboração

do projeto inicia-se em um briefing, ou seja, conjunto de informações e instruções

sobre ele e o seu acompanhamento se dá com o auxílio de um check list, lista de

questões que devem ser verificadas e datadas para certificar se tudo está

acontecendo da forma planejada.

Na fase transevento, conforme Matias (2006), encontram-se questões

decisivas para a obtenção dos objetivos propostos. Neste momento, é importante o

comprometimento de todos envolvidos no cumprimento de suas ações. A secretaria

do evento será responsável por todo apoio administrativo, isto é, infra-estrutura

necessária que apoiará direta ou indiretamente o evento. A esta pessoa ou equipe

ficará a responsabilidade sobre o controle da recepção, atendimento aos

participantes, preparar com antecedência os impressos, supervisionar os serviços

oferecidos aos participantes, efetuar novas inscrições, entregar material aos

participantes, prestar informações em geral, entregar certificados, providenciar

materiais aos palestrantes.

O serviço de recepção, conforme Matias (2006), é considerado o cartão de

visitas do evento, dado isto, é imprescindível demonstrar alegria ao participante,

fazendo com que ele entenda a sua importância. É nesse momento que será

transmitido o desejo dos organizadores do evento, para que o participante encontre

ali motivos de grandes satisfações. O ‘clima’ do evento é outro fator crucial do

transevento. Para Matias (2006, p. 137):

43

O ‘clima’ é percebido “pelo estado emocional dos participantes, aspecto totalmente subjetivo que, se presente nos participantes, condicionará atitudes e opiniões com relação às atividades do evento. O ‘clima’ é a qualidade de ambiente que se consegue criar para o evento, desenvolvendo os participantes”.

É importante ressaltar que, quando o evento é em âmbito estadual, nacional

ou internacional, devem ser consideradas além de todos os procedimentos

anteriormente descritos, questões adicionais para a sua execução. Segundo Matias

(2006), estas informações são: reservas em hotéis, traslados, instalações, apoio na

chegada ao aeroporto, interprete, entre outras necessidades.

Para finalizar o transevento, tem-se o processo de pesquisa de opinião, ou

avaliação com os participantes. Conforme Britto e Fontes (2006) deve ser realizado

um questionário, com perguntas fechadas e observações em aberto, que deverá

conter informações sobre os quesitos principais do evento e ser aplicado ao final

deste. Para Matias (2006), esta pesquisa permite ao organizador identificar os

pontos fortes e fracos do evento para que sejam corrigidos em uma próxima

ocorrência.

Como última etapa do planejamento e organização de um evento, está o pós-

evento. Etapa em que são observados todos os passos seguidos no planejamento e

no seu implemento. Conforme Matias (2006) avaliam-se questões técnicas,

administrativas e retorno dos participantes, para que se possam comparar os

objetivos propostos com os obtidos.

Depois de levantadas todas estas informações, é realizada uma análise do

evento como um todo, bem como a mensuração de seus resultados. Nesta fase

deverão ser levantados os dados sobre valores investidos e arrecadados, opinião

dos organizadores, bem como do público participante.

Neste momento, faz-se a divulgação do evento, onde são passadas para a

mídia informações de como ele ocorreu, enaltecendo as características mais

positivas e marcantes, bem como explanação dos resultados obtidos. Para a autora,

é interessante que seja tabulada por publicação e centimetragem toda a divulgação

que saiu nos veículos de comunicação.

Alguns autores discorrem sobre as etapas do planejamento de evento, porém,

como cada um classifica em sua forma particular, foram escolhidas as supracitadas

autoras, pois suas classificações são mais próximas do processo de planejamento e

44

organização dos eventos da Associação Comercial, Industrial e de Serviços de São

Leopoldo, tomada como base para o estudo de caso deste trabalho.

De qualquer forma, é relevante compreender que não são as nomenclaturas e

classificações das etapas do planejamento e organização as questões de maior

relevância, mas sim o cumprimento, de forma plena e consistente, de todas as

etapas propostas.

Ressaltou-se até aqui o processo de planejamento e organização dos

eventos, para que suas ações estejam de acordo com os objetivos propostos e que

atinjam, assim, os resultados esperados. Desta maneira, o evento que passe por

todas as etapas deste processo, poderá vir a ser, realmente, um instrumento de

comunicação e aproximação da organização com seus públicos específicos.

3.3 OS RELACIONAMENTOS POR MEIO DE EVENTOS INSTITUCIONAIS

Conforme abordado no capítulo um, o sistema comunicacional é fundamental

tanto para o funcionamento administrativo, quanto para o relacionamento das

organizações com seus mais diversos públicos. França (2009) indica que esse

relacionamento só será benéfico para as organizações se for compreendido que

estas devem se relacionar com todos os públicos que fazem parte do seu processo

organizacional.

No presente capítulo foi abordado que os eventos, utilizados como

instrumento de comunicação, podem gerar relacionamentos positivos para as

organizações, pois são formas eficazes de criar a aproximação entre estas e seus

mais diversos públicos. Para isso, porém, os eventos necessitam ser planejados e

organizados em sua totalidade, de forma que tudo saia como o previsto, e assim,

atinja o resultado proposto: gerar relacionamento.

Para ser utilizado como um instrumento de Relações Públicas, segundo

Kunsch (2003), tudo deve apresentar um sincronismo, de forma linear e detalhada,

contemplando todas as providências e estratégias a serem implementadas. A autora

identifica, porém, que o profissional que desenvolve a atividade de Relações

Públicas, ao utilizar o evento como um instrumento de comunicação com seus

45

públicos, deve ter o entendimento de que cada tipo de evento pode apresentar e

necessitar técnicas específicas, sendo que estas sempre serão imprescindíveis.

Para Kunsch (2003), os eventos devem ser definidos de acordo com as

necessidades da organização e com os interesses das partes envolvidas. Portanto,

este instrumento somente será uma forma de relacionamento quando o seu

conteúdo influenciar de alguma forma os participantes, seja com o aprendizado

adquirido e a obtenção de conhecimento, ou pela troca de experiências, networking

e motivação.

Conforme Britto e Fontes (2006), o evento quando pensado de forma social e

econômica traz uma série de benefícios para os empreendedores, comunidade e

sociedade. Para as autoras, os eventos, quando bem sucedidos, suscitam a união e

contentamento das partes envolvidas no processo. Por outro lado, a ocorrência de

planejamento e organização deficientes, além de execução, controles e ações

ineficazes poderão acarretar sérios e, algumas vezes, irreversíveis danos na

formação destes relacionamentos.

A concepção de evento utilizada nesta pesquisa é o institucional, com vista

que uma entidade de classe, sem fins lucrativos, não tem a finalidade de obter lucros

em decorrência de eventos, nem de vender produtos ou serviços, mas sim promover

a aceitação de seus públicos. Sendo assim, Kunsch (2003) salienta que o evento

institucional passou a ser visto como uma forma eficaz e consistente de interação e

de ligação entre a organização e seus públicos. Com isso, fica evidente que a

atividade de Relações Públicas, utilizando o evento institucional como um

instrumento de comunicação, permite que ocorra esse processo de aproximação dos

públicos de interesse com as organizações, e assim gerem relacionamentos.

Conforme França (2009), relacionamento é o ato de interligar as partes

estruturadas, neste caso as organizações, com as partes interessadas, os públicos

estratégicos, de forma a atingir objetivos programados. Os relacionamentos se

formam com base nas interações estabelecidas entre as organizações e todas as

pessoas envolvidas em seu processo, de forma contínua, tanto no ambiente externo,

quanto no ambiente interno. O desenvolvimento de relacionamentos organizacionais

busca o fortalecimento de laços e estabelecimento de confiança entre todas as

partes envolvidas.

Assim, como se delimitam os públicos dentro dos ambientes, o

relacionamento também pode ser classificado em interno e externo. Segundo

46

Bortolaso (2009) a função primordial do relacionamento interno é de gerar confiança

entre os agentes. Esse aumento de confiança, conforme Borges (2007), é uma das

regras universais para o estabelecimento de relacionamentos consistentes, o que

gera a sustentação desta confiança.

Ao entender o ambiente organizacional como algo de grande dimensão, é

relevante firmar relacionamentos e contatos também com pessoas e organizações

no meio externo. É neste momento que a organização, conforme Dias (2008), deve

identificar os seus públicos estratégicos para se relacionar, entendendo sua

necessidade de interação, seus desejos neste relacionamento e os desejos das

pessoas com quem está se relacionando.

Conforme Balestro et al (2004), a capacidade de uma organização

estabelecer relações com outras pessoas e organizações de seu interesse pode se

tornar uma ação estratégica, se houver uma relação próspera e duradoura. Já

Bortolaso (2009) demonstra que os relacionamentos são vistos como janelas de

oportunidades, tendo em vista que as pessoas se relacionam em busca de satisfazer

as suas necessidades e dos outros.

Sendo assim, os relacionamentos organizacionais ocorrem a partir de uma

extrema conscientização de interdependência entre as organizações e pessoas

envolvidas. Para complementar, Hall (2004) entende que os elos entre as pessoas e

organizações são essenciais para o funcionamento organizacional e que quanto

mais próximos estiverem, melhores serão os níveis de relacionamento.

Os relacionamentos se estabelecem por meio de interação e comunicação

entre as partes, e essa interação deve ser realizada por instrumentos. O evento

como um instrumento que envolve muitas pessoas em sua organização e execução

torna-se válido para propiciar relacionamentos, tanto da organização com o seu

meio interno, quanto com o seu meio externo.

47

4 OS EVENTOS INSTITUCIONAIS DA ACIS – ESTUDO DE CASO

Neste capítulo serão apresentadas as informações obtidas em decorrência do

estudo de caso escolhido, a Associação Comercial, Industrial e de Serviços de São

Leopoldo, organização empregada como referência neste trabalho. Desse modo,

será abordada a metodologia utilizada e a apresentação desta entidade, focando na

realização de seus eventos institucionais utilizados como forma de comunicação, já

que este é o principal objeto do presente estudo.

Acrescenta-se ainda, que serão retomados, de forma resumida, os aspectos

conceituais de Relações Públicas e eventos, considerando essa interação benéfica

na construção de relacionamentos organizacionais. A partir destas explanações

serão analisadas as entrevistas realizadas com os associados da ACIS-SL, seus

dirigentes e integrantes de poderes públicos e autarquia que tiveram contato com os

eventos da ACIS-SL em ocasiões diversas, de forma a verificar a viabilidade destes

para o relacionamento da organização com seus públicos.

4.1 APRESENTAÇÃO DOS ASPECTOS METODOLÓGICOS DA PESQUISA –

ESTUDO DE CASO ACIS-SL

O estudo de caso da presente pesquisa foi estruturado com base na

Associação Comercial, Industrial e de Serviços de São Leopoldo, onde foram

identificados os seus públicos, com posterior descrição dos eventos realizados pela

entidade, bem como a forma de relacionamento dela com seus associados, gestores

e representante dos poderes públicos e autarquias municipais, por meio de eventos

institucionais periódicos.

Sobre os aspectos investigativos do presente trabalho, foi realizada uma

pesquisa exploratória, com a formulação de perguntas que direcionem à

identificação do assunto proposto, onde o entrevistado esclareça os fatores

relevantes para a pesquisa. Para Triviños (1987), um estudo dessa natureza tem

como objetivo principal encontrar elementos necessários que permitam ao

pesquisador obter os resultados desejados. Adicionalmente, o estudo exploratório

48

contempla o levantamento dos dados significativos para a comprovação da

estratégia proposta. Gil (1999, p. 42) entende que a pesquisa exploratória é “o

processo formal e sistemático de desenvolvimento do método científico. O objetivo

fundamental da pesquisa é descobrir respostas para problemas mediante o emprego

de procedimentos científicos”. O autor complementa ainda que as pesquisas podem

ser classificadas de formas diferentes quanto aos objetivos, procedimentos técnicos

e abordagem do problema.

Duarte (2006, In BARROS e DUARTE, 2006 p. 64) acrescenta ainda, que tais

estudos “tratam de conceitos, percepções ou visões para ampliar conceitos sobre a

situação analisada”. Sendo assim, a pesquisa exploratória permite que sejam

analisadas e comparadas as respostas com as teorias propostas.

Com relação à vertente da pesquisa, optou-se pela qualitativa que segundo

Zeithaml e Bitner (2003) é planejada para descrever as atitudes, pensamentos e

comportamento proporcionando ao pesquisador a sensibilidade para a interpretação

dos dados. Desta forma, neste estudo, será utilizada a pesquisa qualitativa, com o

objetivo de explorar características mais subjetivas, onde o pesquisador preocupa-se

com o processo como um todo e não simplesmente com o resultado. Sendo assim,

os entrevistados poderão contribuir para este trabalho de forma que exponham suas

percepções reais acerca dos eventos da Associação Comercial, Industrial e de

Serviços de São Leopoldo, os quais participam frequentemente, podendo então,

comprovar se estes são instrumentos de comunicação eficazes e se geram

relacionamentos consistentes.

Paralelamente, optou-se pelo estudo de caso, tendo em vista a identificação

da percepção dos associados, gestores e poderes públicos sobre os eventos

realizados e a verificação se estes estão sendo efetivamente um instrumento de

comunicação. Para Fidel (1992), o estudo de caso é um método de pesquisa de

campo, onde as investigações são feitas à medida que os fenômenos ocorrem, sem

qualquer interferência do pesquisador. Seu objetivo é compreender o caso estudado.

Já Yin (2001) entende que é uma maneira de pesquisa utilizada quando o foco seja

identificar as percepções dos entrevistados sobre o objeto de pesquisa. Sendo

assim, o estudo de caso é uma forma de pesquisa cujo objeto é uma unidade

analisada profundamente, onde ilustra e comprova a estratégia proposta.

49

Para a coleta de dados desta pesquisa, serão realizadas entrevistas em

profundidade aplicadas aos associados da Associação Comercial, Industrial e de

Serviços de São Leopoldo, onde serão entrevistadas pessoas integrantes de cada

um dos segmentos empresariais que compõem a entidade. Também serão

entrevistadas pessoas que coordenam a ACIS-SL, tais como presidência, vice-

presidência de eventos e gerência, bem como representantes de poderes públicos e

autarquias citados anteriormente. Além das entrevistas, a pesquisa é embasada em

outro método de investigação denominado observação participante, onde o

pesquisador observa ativamente os processos do seu estudo. Neste caso, pela

pesquisadora trabalhar na entidade escolhida, obteve informações pertinentes para

a construção desta.

Duarte (2006, In BARROS e DUARTE, 2006) defende que as entrevistas em

profundidade apresentam características de flexibilidade de forma a permitirem que

o assunto seja explorado ao máximo, contribuindo para sua análise. Ele

complementa que esse tipo de entrevista promove o aprendizado e a identificação

do que foi proposto, principalmente por serem qualitativas.

Para esta pesquisa, foi escolhida a forma semi-aberta de entrevista, onde,

com base em Duarte (2006, In BARROS e DUARTE, 2006), apresenta um roteiro de

temas principais que conduzem ao interesse da pesquisa. A abordagem foi em

profundidade, pois as respostas não podem ser previstas.

Na elaboração da entrevista, primeiramente, será desenvolvido um roteiro

para ser seguido na pesquisa qualitativa, com posterior aplicação e tabulações dos

resultados, onde fatores subjetivos são agrupados, levando em consideração os

sentimentos dos entrevistados em relação à organização em questão.

Em relação à amostragem, Duarte (2006, In BARROS e DUARTE, 2006)

entende que em estudos de caráter qualitativo, a preferência é pela qualidade da

fonte e não pela quantidade delas. Isso ocorre, segundo o autor, pois o que

acrescenta são as informações contidas em cada resposta.

Sendo assim, foram realizadas dezesseis entrevistas em profundidade, cujos

resultados serão expostos ao final deste capítulo. Deste total, três foram aplicadas

aos dirigentes da ACIS-SL, nove foram aplicadas aos associados da entidade,

sendo esses divididos em: três da indústria, três do comércio e três do segmento de

serviços. Também foram aplicadas três entrevistas a representantes de poderes

públicos e a um representante de uma autarquia.

50

A escolha dos entrevistados foi estabelecida com base na participação destes

nos eventos da entidade, de maneira a viabilizar opiniões e sentimentos

fundamentados em um universo significativo de eventos realizados. Para os

entrevistados escolhidos como representantes de segmentos de públicos da ACIS-

SL foram feitas perguntas abertas através de e-mail ou telefone, com respostas

recebidas por meio destes mesmos canais de comunicação, já que a ACIS-SL os

utiliza no dia-a-dia de suas atividades, o que comprova a adequação destas

técnicas.

Após a coleta das entrevistas, foram analisados os resultados. Duarte (2006,

In BARROS) identifica que é necessário captar a essência das respostas, pois

apresentam diversas informações. Posteriormente, foram cruzadas as informações

com o objetivo de caracterizar e viabilizar o presente estudo. Sendo assim,

entendeu-se como necessário para a composição desta análise a classificação em

grupos de respostas, a fim de verificar o evento institucional como um instrumento

de comunicação coordenado pela atividade de Relações Públicas para a criação de

relacionamentos entre as organizações e seus públicos.

Para uma melhor compreensão das respostas recebidas são apresentados

nos próximos subcapítulos dados sobre a Associação Comercial, Industrial e de

Serviços de São Leopoldo, seus públicos e também os eventos institucionais

desenvolvidos por esta entidade.

4.2 APRESENTAÇÃO E HISTÓRICO DA ACIS-SL

A Associação Comercial, Industrial e de Serviços de São Leopoldo - ACIS-SL

iniciou suas atividades em 21 de março de 1920, quando um grupo de 36

empresários resolveu se unir em busca de um objetivo comum, garantir a infra-

estrutura para a economia local (ACIS-SL, 1995). No decorrer destes 91 anos, 30

pessoas estiveram na presidência desta associação de classe, agregando valores,

conhecimentos, benefícios para o município e principalmente para os associados

(Revista Juntos ACIS-SL, 2011).

A ACIS-SL é constituída por duas sedes principais, a Sede Administrativa,

situada no centro e a Sede Social no bairro Jardim América, ambas em São

51

Leopoldo. Também no centro, apresenta um prédio comercial de salas que são

locadas por tempo longo e determinado. Como canal de relacionamento, utilizando-

se das novas tecnologias, ela apresenta um portal na internet (www.acissl.com.br),

página de relacionamento no Facebook (www.facebook.com/acis_sl) e perfil no

Twitter (www.twitter.com/acis_sl).

Atualmente sua gestão é comandada por um Presidente, três Vice-

presidentes eletivos, três membros titulares e três membros suplentes no conselho

fiscal e vinte e quatro vice-presidentes convidados. Cada gestão, conforme estatuto

da ACIS-SL (2004), tem duração de dois anos e se modifica por eleição de chapas

inscritas. O corpo colaborativo é constituído por nove funcionários, divididos por área

de atuação e por uma gerência administrativa.

Conforme o estatuto da Associação Comercial, Industrial e de Serviços de

São Leopoldo (2004), constitui uma associação uma organização de direito privado,

com caráter público e institucional, dotada de personalidade jurídica. Ela caracteriza-

se pelo agrupamento de pessoas para a realização de objetivos e ideais comuns,

sem finalidade lucrativa, onde cria-se uma sociedade de empresas ou pessoas, com

o objetivo de prestar serviços aos seus associados. É gerenciada pelos princípios

doutrinários de autogestão. Por meio de Assembléia Geral dos sócios, são definidas

as políticas e linhas de ação da instituição, bem como se elege uma diretoria que

será responsável pela administração da associação.

Ainda segundo o estatuto, os dirigentes não são remunerados e os lucros ou

sobras não podem ser distribuídos entre os associados, conforme o princípio de

instituições sem fins lucrativos. Esses valores são aplicados em mais benefícios em

prol dos associados.

A Associação Comercial, Industrial e de Serviços de São Leopoldo há 91

anos luta pelos interesses coletivos dos seus associados e comunidade local,

agregando produtos e serviços de qualidade e desenvolvendo ações em prol da

cidade de São Leopoldo, promovendo a integração entre os três ramos empresariais

indústria, comércio e serviços, poderes públicos e moradores da região (REVISTA

JUNTOS, 20011). Essa entidade de classe tem como princípio realizar ações

benéficas para os seus associados, visando desenvolver as redes empresariais e

fomentar o município de São Leopoldo e localidades próximas. Ela preza a

integração, também, com os poderes da cidade acompanhando projetos e leis, onde

reivindica ações para que sejam benéficas para a cidade, empresários e população.

52

Igualmente busca parcerias para oferecer serviços e produtos vantajosos para seus

associados (ACIS-SL, 1995).

Seu maior objetivo é de integrar, fortalecer e representar todos os segmentos

empresariais e assim, estimular o crescimento pessoal e profissional das

organizações e população. Conta com uma programação de eventos institucionais

para se aproximar dos seus associados e comunidade, bem como fomentar a rede

de relacionamento empresarial, gerando negócios e transações.

4.3 OS PÚBLICOS DA ACIS-SL

Observou-se no capítulo dois deste estudo, que os públicos são as pessoas

que mantém relações com a organização, onde existem expectativas de ambas as

partes uma sobre as ações da outra. Entendeu-se também que as classificações de

públicos estão evoluindo na medida em que os estudos pertinentes a esse assunto

se aprofundam.

Os autores mencionados no capítulo dois, no subcapítulo 2.2, referente aos

públicos, apresentaram suas definições e tipologias viabilizando compreender, neste

momento, o significado dessa classificação dentro da organização escolhida. Desta

forma é possível identificar quais são os públicos estratégicos da ACIS-SL,

empregados nesta pesquisa, pois estão estratégica e intimamente ligados a

organização e influenciam diretamente em seu funcionamento. Esse grupo é

denominado de stakeholders.

Os públicos stakeholders da Associação Comercial, Industrial e de Serviços

de São Leopoldo são: funcionários, dirigentes, associados, imprensa, poderes

públicos, empresas não associadas da região, poderes públicos, demais entidades e

instituições tais como bancos e universidades. Na tabela a seguir, apresentam-se os

públicos stakeholders da ACIS-SL, baseados na classificação de Steffen (2003) e

França (2004).

53

PÚBLICOS

INTERESSES DE RELACIONAMENTO DA ACIS-SL COM O

PÚBLICO

INTERESSE DE RELACIONAMENTO DO PÚBLICO COM A ACIS-

SL Funcionários

Trabalho bem desenvolvido

Boas condições de trabalho

Dirigentes

Comprometimento e liderança

Desenvolvimento das ações propostas

Associados

Participação e continuidade em ações propostas

Benefícios e representatividade

Imprensa Divulgação espontânea

Divulgação paga

Poderes públicos

Relacionamento contínuo e ações benéficas para a cidade

Acompanhamento e bom relacionamento

Empresas e profissionais liberais de São Leopoldo e região

Conhecerem a ACIS-SL e tornarem-se associados

Muitas empresas e profissionais liberais ainda não conhecem as ações da ACIS-SL e não entendem a importância de se associar

Entidades, autarquias sindicatos patronais e clubes de serviço

Parceria para realização de ações e envolvimento

Parceria para realização de ações e envolvimento

Instituições

Relacionamento e parcerias

Relacionamento e parcerias

Tabela 1: Classificação dos públicos stakeholders da ACIS-SL

Fonte: ACIS-SL (2011)

4.4 OS EVENTOS DA ACIS-SL

Com base nos autores citados no capítulo três, os eventos se apresentam de

diversas formas, tipos e devem ser planejados em sua essência, para que tudo

ocorra como o previsto. Os eventos desenvolvidos pela ACIS-SL são de caráter

institucional, com o objetivo de transmitir valores e conhecimento para os

participantes, gerando relacionamento entre eles. Estes eventos não visam lucro e

54

sim ao benefício de todos os presentes, bem como da entidade. Para um maior

entendimento, serão descritos os eventos realizados pela referida organização.

5ª DO EMPREENDEDOR

A 5ª do Empreendedor foi uma proposta de evento elaborada pela diretoria da

Associação Comercial, Industrial e de Serviços de São Leopoldo com o objetivo de,

em um mesmo momento, trazer um assunto relevante para os associados e

comunidade empresarial de São Leopoldo e regiões limítrofes. Desta forma é

possível desenvolver o relacionamento da entidade com seus associados,

comunidade e dos próprios associados entre eles, fomentando as transações

comerciais e sociais.

Esse evento consiste em uma palestra com um case de empreendedorismo

obtido por uma empresa da região, onde os presentes assistem e podem fazer

perguntas acerca do tema apresentado. Antes da palestra principal existe um

espaço patrocinado que é denominado de “Janela Aberta”, como uma forma de

promover a empresa associada, o patrocinador tem um espaço de 10 minutos para

divulgar seus produtos ou serviços para os presentes.

Após a palestra principal, ocorre um coquetel elaborado pelo Polo

Gastronômico de São Leopoldo, também integrante da ACIS-SL. O evento ocorre

mensalmente na terceira quinta-feira de cada mês, iniciando às 19h45, com

duração, em média, de 4 horas.

Caracteriza-se, conforme Britto e Fontes (2006), como um evento técnico,

mas também de convivência, pois após a palestra é servido um coquetel para

integração e transações empresariais e pessoais. São técnicos, porque abordam um

tema referente a um determinado assunto e após a explanação, abre espaço para

questionamentos, características descritas pelas autoras dentro de eventos técnicos,

porém, por incentivar a integração entre os presentes com a disponibilização de

coquetéis diversos, entende-se este apresente características de convivência. O

evento acontece nas dependências da Sede Social da ACIS-SL.

55

Fotografia 1: 5ª do Empreendedor ACIS-SL 2010

Fonte: ACIS-SL (2010)

Fotografia 2: 5ª do Empreendedor ACIS-SL 2011

Fonte: ACIS-SL (2011)

ENCONTROS DA INTEGRAÇÃO

Com a finalidade de integrar informalmente os associados da ACIS-SL e

aproximá-los da entidade, foi instituído o Encontro da Integração. Este evento ocorre

mensalmente, na primeira terça-feira, e tem por objetivo a união e integração dos

56

associados da ACIS-SL. Esse contato ocorre entre a entidade, os associados

participantes, demais empresários da região e suas famílias. O evento ocorre

informalmente, onde os presentes se apresentam uns para os outros com o intuito

de fomentar a troca de produtos e serviços entre eles. Não ocorre palestra, nem

existe regra de protocolo. O Encontro da Integração na maioria dos meses é

temático, onde são abordadas datas comemorativas, tais como Páscoa, Dia das

mães, Dia dos Pais entre outras para atrair público, onde existem elementos

surpresa relacionados com a data.

O Presidente da entidade está sempre presente, muitas vezes com sua família

e ele mesmo estimula o envolvimento das pessoas, para transformar esse evento

em uma ocasião de integração, como o nome do evento sugere. Este evento ocorre

com um jantar, no Rancho campeiro da entidade, onde inicialmente era servido um

churrasco.

Com o intuito, porém, de promover o envolvimento dos participantes, desde 2011

o jantar é organizado por uma dupla de associados, o que desenvolve a vontade de

participar e convidar novas pessoas. O Encontro da Integração inicia às 20 horas e

tem, em média, 4 horas de duração.

Dentre as descrições de Britto e Fontes (2006), apresentadas no capítulo três,

estes eventos são classificados como encontros de convivência. Neste evento é

servido um jantar, outra característica que as autoras apresentam dentro dos

encontros de convivência. Este evento ocorre no Rancho Normélio Bitello da ACIS-

SL.

57

Fotografia 3: Encontro da Integração 2010

Fonte: ACIS-SL (2010)

Fotografia 4: Encontro da Integração 2011

Fonte: ACIS-SL (2011)

ALMOÇO EMPRESARIAL

Ao identificar que São Leopoldo estava necessitando de um evento, que

envolvesse os assuntos políticos e os interesses da sociedade, a ACIS-SL instituiu o

Almoço Empresarial, onde são convidadas personalidades políticas e institucionais

da região, para expor um tema que seja de interesse público e relevância para a

58

sociedade. O evento é bimestral e apresenta regras mais formais de cerimonial e

protocolo, principalmente por contar com a presença de autoridades municipais e

estaduais.

Por entender sua responsabilidade em acompanhar ações públicas e prestar

contas aos associados, a ACIS-SL propiciou esse evento como uma forma de se

envolver ainda mais com os poderes do estado e município integrando estes com o

público presente. Desta forma, o evento tenta integrar todos os agentes participantes

do almoço e fazer com que ações públicas sejam transparentes.

O almoço é servido nas mesas durante a palestra, existe um espaço para

questionamentos e em média o evento tem duração de duas horas. A cada dois

meses a ACIS-SL organiza o Almoço Empresarial com início ao meio dia e duração,

em média, de duas horas.

Este evento, segundo Britto e Fontes (2006) caracteriza-se por um evento

técnico, normalmente com assuntos de interesse público, porém é servido um

almoço durante a explanação do palestrante. Ele acontece nas dependências da

Sede Social da ACIS-SL.

Fotografia 5: Almoço Empresarial 2011

Fonte: ACIS-SL (2011)

59

Fotografia 6: Almoço Empresarial 2010

Fonte: ACIS-SL (2010)

QUEIJOS E VINHOS

Com o objetivo de trazer para São Leopoldo um evento com outro formato,

que se adequasse ao inverno gaúcho, em julho de 2008 a ACIS-SL criou o evento

Queijos e Vinhos. Neste evento, além da integração entre os associados e destes

com a entidade, a ACIS-SL propicia aos presentes um momento diferenciado, onde

são explanados dois vinhos de características distintas, um brasileiro e um

importado, e posteriormente estes são degustados.

Além da degustação dos vinhos, os presentes podem apreciar queijos,

salames e frutas. Esse evento, muito bem aceito pelos participantes, tem por

objetivo estreitar os relacionamentos entre os associados da ACIS-SL e demais

empresários da região, bem como trazer conhecimento sobre as características de

vinhos produzidos no Rio Grande do Sul e compará-las as de vinhos estrangeiros.

O Queijos e Vinhos ocorre na data da 5ª do Empreendedor de julho de todos

os anos, desde 2008. Ele inicia às 19h45 e tem duração, em média, de quatro horas.

Este evento, por mais que apresente uma palestra para explanar as características

dos vinhos, é classificado, com base em Britto e Fontes (2006) como um evento de

convivência, por ter uma apresentação mais tranquila e a maior parte do tempo

destinado a integração. Ele acontece nas dependências da Sede Social da ACIS-SL.

60

Fotografia 7: Queijos e Vinhos 2010

Fonte: ACIS-SL (2010)

Fotografia 8: Queijos e Vinhos 2010

Fonte: ACIS-SL (2010)

NOITE DO ESPUMANTE

A Noite do Espumante iniciou em 2010, na data reservada para a 5ª do

Empreendedor de outubro, com uma temática diferenciada. Ao identificar a

aceitação dos associados e público presente, no evento Queijos e Vinhos, viu-se a

61

necessidade de fazer na 5ª do Empreendedor eventos com outros formatos, menos

técnicos e mais voltados para o relacionamento. A noite do espumante aproveita a

entrada da primavera e proporciona, além de um ambiente para contatos

empresariais, características leves, onde os presentes possam confraternizar e

degustar espumantes em harmonia com uma mesa de doces, trufas, torradas e

patês diversos.

Um enólogo é convidado para apresentar as características de dois

espumantes, onde os presentes comprovam a qualidade dos produtos cultivados em

terras gaúchas. Além disso, o associado tem a possibilidade de confraternizar e se

relacionar com dirigentes da entidade, bem como outros empresários da região.

Devido à sua aceitação, esse evento será realizado anualmente, no espaço

destinado a 5ª do Empreendedor de outubro, com início às 19 horas e 45 minutos e

previsão de quatro horas de duração. Ele acontece nas dependências da Sede

Social da ACIS-SL.

Da mesma forma que o Queijos e Vinhos, a Noite do Espumante é

classificada, com base em Britto e Fontes (2006), como um evento de convivência,

por ter uma apresentação curta e a maior parte do tempo destinado ao

relacionamento.

Fotografia 9: Noite do Espumante 2010

Fonte: ACIS-SL (2010)

62

Fotografia 10: Noite do Espumante 2010

Fonte: ACIS-SL (2010)

CURSOS

Ao entender que a principal meta da ACIS-SL é fomentar relacionamentos e

desenvolver os níveis empresariais, identificou-se que a entidade deveria oferecer

cursos diversos, visando a capacitação das empresas associadas e demais pessoas

interessadas. Como uma das primeiras ações em prol dos associados, foram criados

os Cursos, normalmente lançados em diversas áreas divididas em três datas a cada

mês.

Os assuntos abordados tendem a contemplar as necessidades que as

empresas apresentam, onde a entidade busca os parceiros mais qualificados do

mercado para promover o assunto. Além disso, eles abrangem áreas diversas, tais

como finanças, qualidade, recursos humanos, comunicação, empreendedorismo,

liderança e vendas. Os cursos, normalmente de curta duração, em média quatro

horas, são ofertados de forma acessível à comunidade, em especial para os

associados da entidade. A finalidade dos cursos é contribuir para o crescimento e o

fortalecimento das pessoas, através da otimização da capacitação dos seus

colaboradores e participantes em geral.

63

Fotografia 11: Curso 2010

Fonte: ACIS-SL (2010)

Fotografia 12: Curso 2010

Fonte: ACIS-SL (2010)

PALESTRAS

A ACIS-SL oferece palestras gratuitas de motivação, investimento, vendas e

gestão, com o objetivo de fomentar a aproximação da entidade com os seus

associados e com a comunidade em geral. Com essas palestras, a ACIS-SL visa

64

oportunizar a troca de informações e o esclarecimento de dúvidas específicas

trazidas pelos participantes.

As palestras ministradas têm duração média de duas horas, sendo aberto um

período posterior viabilizando a integração entre os participantes, bem como a troca

de informações entre eles. O ingresso normalmente é 1 kg de alimento não

perecível que é doado para a Parceiros Voluntários unidade São Leopoldo, que os

destina a uma ONG necessitada.

Fotografia 13: Palestra 2010

Fonte: ACIS-SL (2010)

ANIVERSÁRIOS DA ENTIDADE

A ACIS-SL festeja em março de cada ano o seu aniversário. Desta forma, são

realizados festas ou jantares especiais, onde os públicos de interesse da ACIS-SL

podem confraternizar em conjunto com os dirigentes da entidade. Com cerimonial e

protocolo mais formal, devido à quantidade de informações que devem estar

organizadas e pelas autoridades presentes, os aniversários da entidade são formas

de fazer com que o associado comemore por participar de uma entidade prestigiada

e legítima para a sociedade.

65

Nestas oportunidades são desenvolvidos vídeos institucionais, ou entrega de

brindes, para que os participantes sintam-se ainda mais honrados em participar

desta comemoração e fazer parte da entidade.

Fotografia 14: Aniversário de 90 anos da ACIS-SL 2010

Fonte: ACIS-SL (2010)

Fotografia 15: Aniversário de 91 anos da ACIS-SL 2011

Fonte: ACIS-SL (2011)

66

CERIMÔNIAS

A ACIS-SL coordena as ações do Programa Miniempresa da Junior

Achievement, onde, durante jornadas, estudantes do ensino médio desenvolvem

uma empresa, com ações, produtos e criam as noções práticas de se ter um

negócio.

No final deste programa, os alunos participam de uma formatura, organizada no

Anfiteatro PE. Werner da Unisinos, com todas as regras de cerimonial e protocolo

que uma cerimônia acadêmica envolve.

A entidade também organiza a cada dois anos a cerimônia de posse da nova

diretoria, onde aspectos formais são observados, conforme o seu planejamento e

em sua organização.

Fotografia 16: Formatura do programa Miniempresa 2010

Fonte: ACIS-SL (2010)

67

Fotografia 17: Cerimônia de Posse diretoria ACIS-SL 2010

Fonte: ACIS-SL (2010)

Como elucidados neste subcapítulo, a ACIS-SL desenvolve diversos eventos

com o objetivo de atender as demandas e expectativas de todos aqueles que

participam. Para a entidade é pertinente que pessoas diferentes entrem em contato

com a ACIS-SL para que se estreitem relacionamentos tanto dos participantes com

a organização, quanto entre eles. Vale lembrar que estes eventos não têm finalidade

lucrativa, o que os torna eventos institucionais de maneira a fortalecer o vínculo

entre as pessoas e a percepção destes públicos sobre a entidade.

4.5 OS EVENTOS COMO FORMA DE COMUNICAÇÃO NA ACIS-SL

De acordo com o Estatuto da Associação Comercial, Industrial e de Serviços de

São Leopoldo (2004), é dever da ACIS-SL, entre outras funções, congregar pessoas

físicas e jurídicas tendo em vista os seus interesses, o desenvolvimento e

prosperidade de suas atividades, coligar os associados e seus interesses junto aos

poderes públicos e organizar feiras e eventos. Como dever dos associados,

conforme o Estatuto, aparece: gozar das vantagens oferecidas pela Associação e

participar, de modo efetivo das atividades por ela desenvolvidas. Com base nisso, é

68

notório que a ACIS-SL visa à integração dos seus associados e apresenta o evento

institucional como forma de garantir essa integração.

Conforme comentado anteriormente a ACIS-SL desenvolve eventos com

temáticas diferenciadas para atingir os diversos públicos do seu interesse. Segundo

Britto e Fontes (2006), um evento é desenvolvido para que a soma de esforços e

ações planejadas alcancem resultados definidos junto ao público alvo. Através

desses eventos a ACIS-SL busca consagrar os interesses de seus associados, de

forma a trazê-los mais próximos da entidade, e também atingir demais públicos, para

que tenham conhecimento acerca desta entidade, com quase cem anos de atuação

no município de São Leopoldo.

Os eventos anteriormente listados são elaborados de acordo com o

planejamento estratégico da entidade, onde os dirigentes participam integralmente

das decisões sobre as ideias propostas, no planejamento de comunicação, pela

atividade de Relações Públicas. Depois de implantada a ideia, estes são planejados,

divulgados, organizados e avaliados para atingir o objetivo: promover os

relacionamentos.

Aqui é possível estabelecer ligações com as teorias apresentadas, pois a

ACIS-SL como organização necessita manter contato com seus associados e

demais públicos de interesse e utiliza os seus eventos institucionais como uma

forma, prevista no estatuto, de reunir um grande número de pessoas motivadas por

um interesse comum. Esse instrumento de comunicação terá maior retorno se for

desenvolvido a partir da atividade de Relações Públicas, pelo seu conhecimento em

gestão e planejamento, bem como da identificação dos públicos.

Acrescenta-se também que os eventos são freqüentados normalmente por

associados, que recebem a divulgação da programação de eventos em seus e-

mails. Os poderes públicos fazem-se presentes em cerimônias formais ou eventos

que apresentem assuntos de interesse da comunidade. Demais pessoas da

sociedade participam, normalmente por indicação de outros associados.

A ACIS-SL preza sua essência em integrar a comunidade empresarial do

município e demais pessoas e representar seus interesses de forma plural e

qualificada. Sendo assim, é benéfico o aumento de associados, bem como a

permanência dos atuais em seus processos. Essa permanência e interesse em fazer

69

parte será impulsionado na medida em que a ACIS-SL proporcione benefícios nesta

relação e se mantenha próxima de todos aqueles que são de interesse.

Com isto, no próximo subcapítulo serão apresentados os resultados da

pesquisa qualitativa realizada com alguns associados e dirigentes da Associação

Comercial, Industrial e de Serviços de são Leopoldo, e também de representantes

de poderes públicos e autarquias, a fim de identificar a percepção destes públicos

quanto à realização dos eventos institucionais da ACIS-SL de forma a verificar a

eficácia deste instrumento para a geração de relacionamentos.

4.6 ENTREVISTAS E RESULTADOS

De acordo com as informações anteriormente apresentadas, foi visto que os

eventos tornam-se instrumentos de comunicação, pois contribuem sobremaneira

para o processo de relacionamento organizacional. Isto ocorre devido ao fato deste

instrumento motivar a participação de diversas pessoas em busca de um objetivo em

comum, mesmo sendo de setores diferenciados. Os eventos, quando bem

planejados e organizados geram a satisfação e a manutenção da participação

destes nos processos desenvolvidos pela organização.

Paralelamente em decorrência das citações propostas pelos autores

apresentados nesta pesquisa, a atividade de Relações Públicas mostra-se como

fundamental neste processo, pelo conhecimento que esta atividade apresenta no

que tange ao processo de planejamento e organização, bem como o envolvimento

junto aos dirigentes organizacionais e também pelo conhecimento acerca dos

públicos que mantém relações com a organização. Os eventos podem ser

identificados como instrumento de comunicação porque, além de interferirem no

modo como a organização será percebida pela sociedade onde está inserida,

também geram o relacionamento dela com seus públicos estratégicos, fornecendo

informações e fortalecendo vínculos, onde as suas expectativas e necessidades são

identificadas e atendidas.

Desta maneira, no subcapítulo 4.3 foram elencados os públicos da ACIS-SL e

nos subcapítulos 4.4 e 4.5 os eventos realizados por esta organização como forma

70

de verificar estes como um instrumento utilizado pela ACIS-SL com o objetivo de

estabelecer uma contínua relação com seus públicos de interesse, os quais são

fundamentais no processo coeso desta organização. Portanto, a seguir serão

apresentados os resultados das entrevistas realizadas com os associados

representantes dos setores de comércio, indústria e serviços, com os dirigentes da

entidade e também representantes de poderes públicos e autarquias, a fim de se

identificar as percepções destes públicos em relação a este instrumento de

comunicação proposto, bem como a atuação da atividade de Relações Públicas

neste processo. Cabe salientar, que os dados obtidos serão posteriormente

avaliados sob a ótica da teoria apresentada, com intuito de se aprofundar o

entendimento do modo como o evento institucional pode ser compreendido como um

instrumento de comunicação na geração de relacionamentos organizacionais.

Os públicos respondentes desta pesquisa serão denominados de “dirigentes

da ACIS-SL”, “associados”, “representantes de poderes públicos”, “representante de

autarquia”, sendo que: os primeiros representam as pessoas que coordenam as

ações desenvolvidas pela entidade; os associados são aqueles que mensalmente

contribuem com as mensalidades da entidade, os quais constituem a essência de

existir desta organização, enquanto que os representantes de poderes públicos e

representantes de autarquia são os órgãos externos que mantém relações com a

entidade e também representam os interesses da sociedade. Foi realizado um total

de dezesseis entrevistas, sendo que três foram aplicadas junto aos dirigentes da

ACIS-SL, nove junto aos associados da entidade, sendo divididos em três do

segmento empresarial de comércio, três de indústria e três de serviços, três junto

aos representantes de poderes públicos e um junto a um representante de autarquia

municipal. Estes públicos, segundo França (2004), são entendidos como

stakeholders, pois suas ações interferem diretamente no processo organizacional

desta entidade, assim como as ações da ACIS-SL interferem diretamente no dia-a-

dia destes públicos.

No que tange à amostra dos entrevistados, foram selecionados somente

aqueles que já participaram dos eventos institucionais da ACIS-SL. Desta forma

puderam contribuir com suas respostas por conhecerem a atuação da entidade no

que se refere às temáticas desenvolvidas nos eventos, na identificação destes

eventos como instrumentos de comunicação, percepção dos públicos quanto à

71

realização destes eventos, neste instrumento como forma de proporcionar

relacionamentos e a atividade de Relações Públicas na utilização deste instrumento.

As entrevistas foram realizadas via telefone e através de e-mail, sendo que o

roteiro das perguntas e a íntegra das entrevistas constam no Apêndice A. A análise

das entrevistas realizadas com os públicos citados são apresentadas a seguir.

Os entrevistados foram:

Dirigentes da ACIS-SL - Presidente, Vice-presidente de Eventos, e Gerente

Administrativa;

Associados – três representantes de Comércio, três representantes de

Indústria e três representantes de Serviços;

Poderes Públicos – um representante da Secretaria de Esportes de São

Leopoldo, um representante da Prefeitura de São Leopoldo e um

representante do poder Legislativo de São Leopoldo;

Autarquia – um representante da Ordem dos Advogados do Brasil, Subseção

São Leopoldo.

Motivação para a realização e participação nos eventos da ACIS-SL

Sobre a motivação dos dirigentes da ACIS-SL e demais públicos

entrevistados, foi possível perceber que a ACIS-SL desenvolve e realiza os seus

eventos com a intenção primordial de integrar os três setores econômicos do

município e demais participantes de forma a fomentar as relações de negócio, o

desenvolvimento das relações e por fim proporcionar visibilidade para a entidade. Os

associados entrevistados apresentaram ideias similares em relação à sua motivação

em participar dos eventos promovidos pela ACIS-SL.

Suas motivações partem primordialmente pela integração e relacionamentos

criados nestes eventos, tanto no que diz respeito a relações empresariais,

comerciais e interpessoais. Sendo assim, entendem que estes eventos são

oportunidades de troca de experiências, tanto profissionais, quanto pessoais, de

forma a fortalecer e ampliar as suas redes de contatos. Também acrescentam que

os temas abordados apresentam qualidade e relevância para o mundo empresarial,

onde adquirem conhecimentos e novas perspectivas. Alguns relataram que a

participação dos associados nos eventos proporciona o fortalecimento da entidade e

seu prestígio.

72

Os representantes de poderes públicos e autarquia são motivados a participar

de forma similar, porém menos específica, aos associados. Eles identificam que

estes eventos são formas de aprimorar conhecimentos, fortalecer e ampliar as suas

redes de contatos e de desenvolver ações em conjunto para o progresso de São

Leopoldo.

Temática dos eventos da ACIS-SL

Interessante observar que, quando questionados sobre a temática dos

eventos da ACIS-SL, foi possível identificar uma grande homogeneidade entre as

percepções dos entrevistados, tanto nos dirigentes, quanto nos associados e

representantes de poderes públicos e autarquia. Os dirigentes da ACIS-SL

entendem a temática dos eventos como algo diversificado para contemplar diversos

perfis de participantes, principalmente associados, pois estes são de ramos

diferentes.

São desenvolvidas temáticas diversas para satisfazer as expectativas que se

mostram distintas a fim de gerar a integração dos participantes com a organização.

Os associados, em todos os seus segmentos, identificaram os eventos realizados

pela ACIS-SL com boas temáticas, produtivas, claras e com bom nível de

conhecimento e foco nos negócios empresariais, onde apresentam assuntos

interessantes e diversificados que atendem aos interesses de diversos segmentos.

Já os representantes de poderes públicos e autarquia entendem as temáticas

desenvolvidas como atuais, instigantes e diversificadas de modo a atingir os

diversos setores da sociedade.

Organização dos eventos da ACIS-SL

No que tange à organização, foram entrevistados somente os associados e

representantes de poderes públicos e autarquias, tendo em vista que a organização

é realizada pela própria entidade. Os associados, quando questionados quanto á

organização dos eventos da ACIS-SL foram singulares ao enaltecer esta questão.

Para eles os eventos são de alto nível, com boa qualidade, coerência, muito bem

preparados, bem organizados, tanto no protocolo quanto na recepção e dinâmicos.

Um dos entrevistados, porém, manifestou surpresa em relação à organização de um

73

evento específico, onde o Prefeito de São Leopoldo era o palestrante e não

conseguiu comer antes de ir ao palco, tendo que observar todos comendo.

Os representantes de poderes públicos identificaram a equipe organizadora

como eclética e profissional, onde desenvolvem eventos com organização impecável

e cuidadosa. Já o representante de autarquia identificou o processo de

planejamento, organização e execução como bem realizado e com posterior

divulgação na mídia, porém entende os eventos da ACIS-SL sem capacidade de

surpreender os participantes.

O evento da ACIS-SL como um canal de comunicação

No que diz respeito à identificação do evento da ACIS-SL como um canal de

comunicação os dirigentes afirmaram com certeza que sim. Além disso, entendem

que esse canal que gera a motivação em ser associado à entidade.

Também observaram que quando o associado busca a entidade para obter

informações ele entende a ACIS-SL como forma de possibilitar o acesso a essa

informação, e posteriormente o associado vira multiplicador tanto da informação

quanto das ações desenvolvidas pela entidade. Salientou-se também que quando

um associado vai até o espaço físico da entidade ele consegue visualizar a equipe

profissional, os ambientes disponíveis e a estrutura da entidade e isso justifica a

contribuição investida por ele mensalmente.

Os associados identificam os eventos da ACIS-SL como um forte canal de

comunicação, não só com os associados, mas também com a comunidade em geral,

o que torna a ACIS-SL uma entidade respeitada. Eles entendem o evento como um

canal de comunicação, pois proporciona o envolvimento entre as pessoas

envolvidas, bem como a aproximação e integração entre elas por meio de

comunicação.

O evento traz o participante para dentro da entidade e oferece a ele a

oportunidade de expandir seus conhecimentos pela troca de experiências. Os

representantes de poderes públicos e autarquias identificam os eventos

institucionais da ACIS-SL como um canal de comunicação que permite ampliar as

redes de contatos e aproximar associados, associação e comunidade. Salienta-se a

descrição de um dos entrevistados, onde entende o evento institucional como um

instrumento que favorece o relacionamento.

74

A identificação dos eventos institucionais da ACIS-SL

Na identificação dos eventos institucionais da ACIS-SL resumidamente em

uma palavra, os dirigentes da entidade e associados resultaram em quase 60% na

palavra INTEGRAÇÃO. Outras palavras foram manifestadas, tais como

relacionamentos, empresariais, agregador, importante e informação. Já os

representantes de poderes públicos e autarquia identificam o evento institucional da

ACIS-SL de formas diferentes: Agradáveis, atrativos, temáticos e geradores de

oportunidades.

O relacionamento da ACIS-SL com seus associados

No que se refere ao relacionamento da ACIS-SL com seus associados às

respostas apresentaram disparidades. Os dirigentes da entendem esse

relacionamento como algo amistoso e benéfico para todos, onde desenvolvem

contatos e relacionamentos recíprocos. Eles entendem que, além disso, a ACIS-SL

fornece as ferramentas necessárias para a integração e geração de informação

nestes contatos e relacionamentos.

Salientou-se, no entanto, que esses relacionamentos devem ser o foco

principal da ACIS-SL, tendo em vista que atualmente é o associado que busca a

entidade. Já em relação aos associados, muitos se apresentaram satisfeitos e outros

nem tanto. Eles demonstram entender esse relacionamento de forma próxima,

amigável, com respeito, profissional, aberto e espontâneo, porem, poderiam se

aproximar ainda mais com ações que despertem interesse nessa relação.

Os relacionamentos da ACIS-SL com a comunidade

Esta questão foi abordada somente para os representantes dos poderes

públicos e autarquia. Nota-se uma grande diferença entre a posição dos associados

em relação ao relacionamento com a ACIS-SL e a visão dos representantes dos

poderes públicos e autarquia no que diz respeito ao relacionamento da entidade com

a comunidade.

Os poderes públicos entendem que falta maior integração da entidade com a

comunidade, pois por ser uma entidade classista, muitas pessoas se sentam

acuadas em participar. Eles entendem que ações mais populares podem fazer com

75

que a entidade “saia do pedestal” e conquiste públicos mais diversos contemplando

uma maior parte da sociedade. O representante da autarquia indicou, por sua vez,

que entende a aproximação da ACIS-SL com a comunidade de forma próxima, pois

toma parte de questões de interesse coletivo.

Os relacionamentos da ACIS-SL com os poderes públicos

Esta questão também foi abordada somente para os representantes de

poderes públicos e de autarquia. Eles entendem que existe uma relação saudável e

construtiva, porém, poderia haver uma melhor parceria, pois é um relacionamento de

grande valia tanto para os poderes públicos, quanto para a ACIS-SL e a

comunidade. Mesmo sendo a partidária, democrática e aberta, ações conjuntas

criariam maiores vínculos e assim gerariam o desenvolvimento de São Leopoldo.

A atividade de Relações Públicas na ACIS-SL

Quando abordados sobre a atuação da atividade de Relações Públicas na

ACIS-SL os dirigentes foram unânimes em afirmar que é sem dúvida importante para

o desenvolvimento dos relacionamentos organizacionais, pois é o elo entra e a

organização e seus públicos, bem como com a diretoria. Ressaltam também que

essa atividade agrega valor ao processo de comunicação e de relacionamento,

“atuando com planejamento e conhecimento técnico na área da comunicação”.

Os associados também entendem a relevância desta atividade para a

organização. Identificam que a atividade propicia convivência, as relações entre os

associados e a valorização da comunicação entre ambos, sendo o elo entre eles.

Também salientou-se que a atividade de Relações Públicas é uma atividade

profissional com melhores competências para que de fato ocorra uma ótima

interlocução entra a associação e seus associados.

Para os Poderes públicos e representantes de autarquias, ficou evidente que

a atividade se torna relevante, pois apresentam conhecimento sobre os instrumentos

de comunicação que quando utilizados fortalecem e qualificam os relacionamentos.

Adicionalmente eles identificam que a atividade de Relações Públicas deve

promover qualquer ação de relacionamento na busca de uma identificação e

aproximação com seus públicos. Entende-se que em uma entidade composta por

associados, os eventos são uma excelente forma de aproximar o associado à

76

organização para gerar relacionamento. Desta forma, porém, entendeu-se que além

de proporcionar relacionamentos, a atividade deve encontrar a melhor maneira de

apresentar seus objetivos por meio de posicionamentos claros, que faça sentido a

todos os públicos de interesse.

Sendo assim, salientou-se que a ACIS-SL deve identificar as necessidades de

seus associados de forma a fazer com que eles estejam satisfeitos e permaneçam

por longos períodos como associados atuantes e participantes. Adicionalmente,

revelou-se a pertinência de que os profissionais que desenvolvam esta atividade

necessitam ter autonomia para que possam desenvolver ações que melhor se

adaptem aos interesses de todos envolvidos.

Comentários adicionais

Os associados manifestaram que a área de relacionamento e comunicação é

de extrema importância para que o associado se sinta beneficiado com a

associação, o que deve ser investido pela entidade. Eles demonstraram que a

entidade se desenvolveu muito nos últimos anos e que o relacionamento melhorou

significativamente, estando hoje muito mais próxima dos associados e com ações

eficientes.

Eles entendem essa melhora em decorrência da atividade de Relações

Públicas ter sido desenvolvida dentro da entidade, bem como pela atuação da

diretoria. Ressaltou-se também a qualidade e consistência da entrevista. Foi

questionado o processo de divulgação da imagem da entidade para o empresariado

leopoldense, manifestando que deva existir uma ação sobre essa questão, talvez

com a interferência da área de Relações Públicas.

Entre os representantes de poderes públicos, foi manifestado, adicionalmente,

a relevância de se desenvolver uma comunicação integrada, onde contemplem

profissionais de Jornalismo, Relações Públicas e Publicidade e Propaganda aliados

e coesos, onde possam melhorar a imagem de uma entidade dando a ela mais

poder e reconhecimento.

77

5 CONSIDERAÇÕES FINAIS

Os resultados obtidos ao término deste trabalho permitem concluir que tanto o

objetivo geral da pesquisa, quanto os específicos foram atingidos, permitindo

identificar no evento institucional um instrumento de comunicação de significativa

importância na viabilização de relacionamentos benéficos, eficazes, duradouros

entre as organizações e seus públicos de interesse. Tal conclusão fundamenta-se,

não somente no referencial teórico apresentado, mas também na análise do retorno

da pesquisa feita junto aos diversos representantes de públicos de interesse da

Associação Comercial, Industrial e de Serviços de São Leopoldo – ACIS-SL,

entidade tomada como referência para a execução deste trabalho.

O resgate do pensamento de alguns autores a respeito da tipologia das

organizações e dos diferentes públicos e suas inter-relações com estas

organizações permitiu, não só uma melhor compreensão do significado de evento

institucional, mas também um melhor entendimento e valorização de cada uma das

diversas etapas do processo de planejamento comunicacional dos eventos.

Adicionalmente, a abordagem do evento como instrumento de comunicação para a

geração de relacionamentos organizacionais profícuos, eficazes e duradouros com

seus públicos de interesse. Este viabilizou conhecer um breve histórico das diversas

definições de eventos sob a ótica das Relações Públicas, em especial os

pensamentos de Giacomo (1993), Cesca (1997), Matias (2004) e Britto e Fontes

(2006).

Com base nas definições apresentadas, ficaram evidenciadas distintas idéias,

todas, entretanto salientando a pertinência da realização de um evento para

constituir o elo fundamental na relação da organização com seu público de

interesse. Desta forma, fica clara a caracterização de evento como instrumento de

criação e manutenção de relacionamentos por meio da comunicação.

Assim, ao entender o evento como um instrumento de comunicação, ficou

visível não somente a existência de objetivos a serem atingidos, mas,

principalmente, a necessidade de que tais objetivos estejam claros e perfeitamente

definidos para que estes possam ser efetivamente atingidos. Desta maneira

elucidam-se classificações alternativas, permitindo a escolha da mais adequada aos

propósitos e necessidades da organização. Neste sentido, as alternativas de

78

classificação oferecidas por Giacomo (1993), Cesca (1997), Mattias (2004) e Britto e

Fontes (2006) foram significativas, não somente na visualização do espectro de

eventos à escolha das organizações, mas também na possibilidade de classificação

dos eventos planejados e promovidos pela ACIS-SL, entidade na qual se baseou a

atual pesquisa, sendo comum, muitas vezes, a utilização de mais de um tipo em um

único evento para contemplar as necessidades dos públicos e viabilizar a sua

satisfação.

Na abordagem do planejamento e organização de eventos, sob a visão

especialmente de Giacomo (1993), Cesca (1997), Meirelles (1999), Zanella (2003),

Matias (2006) e Allen, O`Toole, Mcdonnell e Harris (2008), ficou evidenciada a

relevância da consideração de todas as variáveis e informações pertinentes à

organização, bem como suas necessidades. Também é visível que além dos

interesses dos públicos e a definição dos objetivos propostos e esperados, as

expectativas geradas devem ser correspondidas para obtenção de êxito nesta

prática implementada.

Adicionalmente, a análise dos relacionamentos por meio de eventos

institucionais permitiu reconhecer a forma eficaz e consistente que o evento

institucional proporciona na interação e ligação entre a organização e seus públicos.

Sendo assim demonstra que a atividade de Relações Públicas deve-se valer deste

instrumento, o evento institucional, como uma forma de comunicação, viabilizando

não somente a real ocorrência desse processo de aproximação dos públicos de

interesse com as organizações, mas também a geração de relacionamentos

consistentes e saudáveis a todos os envolvidos.

No capítulo 4, a apresentação das informações referentes ao estudo de caso

implementado na Associação, Comercial, Industrial e de Serviços de São Leopoldo,

ACIS-SL, entidade de classe na qual foi desenvolvida a pesquisa, foi

complementada com dados relativos à metodologia de pesquisa aplicada, bem como

informações pertinentes à organização estudada, com todos os aspectos que

envolvem os eventos institucionais. Neste capítulo, também, estão apresentadas as

percepções e análises das entrevistas feitas com os dirigentes da entidade,

representantes dos três setores da economia que englobam a Associação

Comercial, Industrial e de Serviços de São Leopoldo e aos representantes de

poderes públicos e autarquia.

79

Os resultados obtidos com base no referencial teórico e através das

entrevistas efetuadas com representantes das áreas comercial, industrial e de

serviços, e com dirigentes representantes da entidade na qual foi efetuada a

pesquisa, confirmam, de forma clara, que o evento é um instrumento através do qual

podem ser gerados relacionamentos sólidos, profícuos e duradouros entre as

organizações e seus públicos de interesse. Entretanto, a obtenção de tais resultados

positivos deverá ser precedida, obrigatoriamente, de um processo de planejamento

e organização adequado e abrangente. Neste processo é imprescindível que exista

a definição clara de objetivos, a identificação de grupos de pessoas a atingir, a

previsão de recursos necessários, o estabelecimento de estratégias de

comunicação, a fixação de cronogramas, a elaboração de check-list, assim como as

formas de mensuração de resultados esperados.

A partir do referencial teórico fornecido especialmente por Grunig (2009), ficou

visível que para a comunicação atingir os princípios propostos, deve ser realizada

por profissionais qualificados, habilitados e capacitados em processos de

comunicação e de gestão, características típicas dos profissionais da área de

Relações Públicas.

Salienta-se, porém, que os eventos estudados mostraram-se especialmente

positivos e promissores na qualificação e consistência dos relacionamentos da

ACIS-SL e seus associados. É notório, com base nas análises, que os

relacionamentos devem ser mais abrangentes, integrando outros. Este fato é

demonstrado com base na amplitude das possibilidades de relacionamentos

potenciais que a ACIS-SL possui, dada a diversidade dos demais públicos de

interesse que orbitam no seu entorno e que poderiam ser beneficiados com os

resultados positivos decorrentes destes novos relacionamentos. Sendo assim, este

instrumento mostra viabilidade para gerar relacionamentos com demais públicos se

a entidade focar suas estratégias em contemplar as necessidades também deles.

Faz-se necessário, entretanto, enfatizar que esta pesquisa deve ter

continuidade, tendo em vista a amplitude de alternativas que o tema encerra. As

constantes transformações pelas quais passam as organizações, adicionadas às

crescentes mudanças dos públicos de interesse, apontam para um vasto campo a

ser explorado, com o fim de manter as necessárias relações organizacionais cada

vez mais intensas, profícuas e benéficas a todos os envolvidos neste processo.

80

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APÊNDICE – TRANSCRIÇÃO DAS ENTREVISTAS

ENTREVISTAS REALIZADAS COM OS DIRIGENTES DA ASSOCIAÇÃO COMERCIAL, INDUSTRIAL E DE SERVIÇOS DE SÃO LEOPOLDO ACIS-SL. PRESIDENTE 1- Porque a ACIS-SL realiza eventos? Porque é uma forma de integrar os associados e dar visibilidade para a entidade. 2- O que você acha da proposta de cada evento? Os eventos da ACIS-SL visam sempre a satisfação do associado, para que eles sintam satisfação em fazer parte da entidade. 3- Você considera que estes eventos sejam um canal de comunicação da ACIS-SL com seus associados? Com certeza são. Se eles não fossem um canal de relacionamento, não teria um “porque” em ser associado. 4- Você poderia resumir em uma palavra os eventos da ACIS-SL? Integração. 5- Como você avalia o relacionamento da ACIS-SL com seus associados? A ACIS-SL realiza esse relacionamento de forma amistosa e com enormes benefícios para todos. 6- Você entende a atividade de Relações Públicas como mediadora neste processo de comunicação e relacionamento da entidade com os associados? Sem dúvidas, e esta atividade que encurta e esclarece o elo entre a entidade e as pessoas que mantém relação com a entidade. VICE-PRESIDENTE DE EVENTOS 1 - Porque a ACIS-SL realiza eventos? Os eventos são realizados para que haja uma integração de todos os setores econômicos (comércio, indústria e serviços) e demais integrantes da comunidade. 2- O que você acha da proposta de cada evento? Acho que todos têm propostas interessantes. Além de haver uma integração entre os associados, e demais participantes, eles levam ao conhecimento destes, assuntos de várias áreas de interesse. 3- Você considera que estes eventos seja um canal de comunicação da ACIS-SL com seus associados? Com certeza são.

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4 - Você poderia resumir em uma palavra os eventos da ACIS - SL? Integração. 5 - Como você avalia o relacionamento da ACIS-SL com seus associados? Essa é uma relação de reciprocidade, a ACIS-SL oferece as ferramentas necessárias para os associados estarem informados e sanarem suas dúvidas sobre vários assuntos. 6 - Você entende a atividade de Relações Públicas como mediadora neste processo de comunicação e relacionamento da entidade com os associados? Sim. A atividade de Relações Públicas mantém um relacionamento, uma ligação direta tanto com os associados e a comunidade como com a Diretoria. GERENTE ADMINISTRATIVA 1 - Porque a ACIS-SL realiza eventos? Para fomentar relações de negócios, o encontro e o desenvolvimento das empresas associadas. 2- O que você acha da proposta de cada evento? Acho que é muito clara a proposta de cada evento que temos atualmente, e acho que com o que estamos realizando conseguimos nos aproximar de diferentes perfis dos associados. O Encontro da Integração, por exemplo, que é um evento informal, proporciona um ambiente familiar e em geral é freqüentado por micro e pequenas empresas, de gestão familiar. Já o Almoço Empresarial, tem horário e formato diferenciados, buscando trazer personalidades renomadas de nosso Estado, trabalhando temas de interesse público. Neste caso observamos a presença de grandes empresas além de outras entidades de classe do município. Temos ainda os cursos e palestras da ACIS-SL, que nos proporcionam um contato direto com os funcionários das empresas associadas. 3 - Você considera que estes eventos seja um canal de comunicação da ACIS-SL com seus associados? Com certeza. Em uma ocasião em que o associado vem até a entidade e obtém informações sobre investimentos do governo municipal, por exemplo, ele tem um retorno da entidade quanto a possibilitar o acesso a esta informação, e naturalmente passa a ser um multiplicador não só das informações do conteúdo abordado quanto das ações da entidade. E vejo também que quando conseguimos atrair o associado para o nosso espaço físico, prestamos conta das mensalidades que recebemos como sua contribuição, pois ele vê a estrutura de patrimônio, de equipe, de atendimento, etc. 4- Você poderia resumir em uma palavra os eventos da ACIS-SL? Empresariais. 5 - Como você avalia o relacionamento da ACIS-SL com seus associados? Ainda tem muito a melhorar. Atualmente dependemos muito de o associado buscar a entidade, além da comunicação estar muito virtual (e-mails, portal da ACIS-SL,

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redes sociais). Precisamos buscar um relacionamento mais focado, mais direto, seja via telefone ou por visitas (e o ideal é que sejam utilizados estes dois recursos!). 6- Você entende a atividade de Relações Públicas como mediadora neste processo de comunicação e relacionamento da entidade com os associados? A atividade de Relações Públicas agrega valor ao processo de comunicação e relacionamento, atuando com planejamento e conhecimento técnico na área de comunicação. ENTREVISTAS REALIZADAS COM OS ASSOCIADOS DA ACIS-SL DO SEGMENTO DE COMÉRCIO ENTREVISTADO 1: 1- Qual o segmento de atuação de sua empresa de atuação? ( ) Indústria (X) Comércio ( ) Serviços 2- Quais os eventos da ACIS-SL que você já participou? - Aniversário da entidade - Festa da Semana farroupilha - Encontros da Integração - 5ªs do empreendedor - Palestras empresariais - Festas de final de ano - Eventos de posse de novas diretorias 3- Por qual motivo você participa destes eventos? Pelo trabalho sério que a entidade faz, e também pela integração com empresários do município e pelos conhecimentos que se adquire. 4- O que você acha da temática dos eventos da ACIS-SL? Muito interessante. Os temas são ótimos. 5- O que você acha da organização dos eventos da ACIS-SL? Ótimo. 6- Você considera que o evento seja um canal de comunicação da ACIS-SL com seus associados? Sim, com certeza. 7- Você poderia resumir em uma palavra a proposta dos eventos da ACIS-SL? Integração. 8- Como você avalia o relacionamento da ACIS-SL com seus associados? Bom, mas poderia ser melhor. Talvez às vezes dificulta um maior relacionamento devido ao grande número de associados.

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9- Você entende a atividade de Relações Públicas como mediadora neste processo de comunicação e relacionamento da entidade com os associados? Sim 10- Se você achar necessário fazer mais algum comentário que não foi abordado nas questões anteriores fique à vontade: Não respondeu. ENTREVISTADO 2: 1- Qual o segmento de atuação de sua empresa de atuação? ( ) Indústria (x) Comércio ( ) Serviços 2- Quais os eventos da ACIS-SL que você já participou? Mostra Gastronômica de São Leopoldo, 5ª do Empreendedor 3- Por qual motivo você participa destes eventos? Como fornecedor de coquetel o motivo é comercial, recebendo retorno financeiro pelos produtos vendidos e divulgação da marca. Como convidado os motivos são o fortalecimento da entidade, ampliação e fortalecimento da rede de contatos e troca de conhecimento. 4- O que você acha da temática dos eventos da ACIS-SL? Nem todos os eventos me despertam interesse, porém como entidade de várias classes, a ACIS-SL fornece uma boa temática para todos os seguimentos. 5- O que você acha da organização dos eventos da ACIS-SL? Tem uma boa qualidade. 6- Você considera que o evento seja um canal de comunicação da ACIS-SL com seus associados? Sim. 7- Você poderia resumir em uma palavra a proposta dos eventos da ACIS-SL? Integração. 8- Como você avalia o relacionamento da ACIS-SL com seus associados? Considerando o grande número de associados, o relacionamento é muito bom. 9- Você entende a atividade de Relações Públicas como mediadora neste processo de comunicação e relacionamento da entidade com os associados? Sim, mas não só a atividade de Relações Públicas. Todas as ações da entidade têm que visar o associado. 10- Se você achar necessário fazer mais algum comentário que não foi abordado nas questões anteriores fique à vontade: Não respondeu.

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ENTREVISTADO 3: 1- Qual o segmento de atuação de sua empresa de atuação? ( ) Indústria (x) Comércio ( ) Serviços 2- Quais os eventos da ACIS-SL que você já participou? Jantares de aniversário 5ª do Empreendedor Encontros da Integração 3- Por qual motivo você participa destes eventos? São eventos que sempre somam em nosso relacionamento tanto profissional quanto interpessoal, pois conversamos com pessoas diferentes do nosso dia a dia de trabalho que nos colocam perspectivas diferentes do mesmo mercado. 4- O que você acha da temática dos eventos da ACIS-SL? O que tenho como opinar é a respeito da 5ª do empreendedor, já assisti apresentações para lá de interessantes, bem como outras que não me chamaram tanto a atenção, mas são referências pessoais, pois as pessoas têm interesses diferentes. 5- O que você acha da organização dos eventos da ACIS-SL? Bem organizados, tanto na parte de protocolo como também na recepção. 6- Você considera que o evento seja um canal de comunicação da ACIS-SL com seus associados? Com certeza, pois além de trazer o parceiro para dentro da entidade proporciona uma maior troca de experiências entre os associados. 7- você poderia resumir em uma palavra a proposta dos eventos da ACIS-SL? Agregador. 8- Como você avalia o relacionamento da ACIS-SL com seus associados? Bem aberto e espontâneo. 9- Você entende a atividade de Relações Públicas como mediadora neste processo de comunicação e relacionamento da entidade com os associados? Sim, pois proporciona uma convivência mais igual entre os associados, sendo eles diferentes entre si. 10- Se você achar necessário fazer mais algum comentário que não foi abordado nas questões anteriores fique à vontade: Não respondeu.

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ENTREVISTAS REALIZADAS COM OS ASSOCIADOS DA ACIS-SL DO SEGMENTO DE INDÚSTRIA ENTREVISTADO 1: 1- Qual o segmento de atuação de sua empresa de atuação? (x) Indústria ( ) Comércio ( ) Serviços 2- Quais os eventos da ACIS-SL que você já participou? - 5ª do empreendedor - Encontro da Integração 3- Por qual motivo você participa destes eventos? Para aumentar o relacionamento com os associados, também agregar conhecimentos sobre assuntos que se refere ao mundo empresarial, bem como pela troca de experiências empresarias e pessoais com outros associados. 4- O que você acha da temática dos eventos da ACIS-SL? Acho que a temática tem sido ótima. 5- O que você acha da organização dos eventos da ACIS-SL? A organização tem sido ótima, muito bem preparada. 6- Você considera que o evento seja um canal de comunicação da ACIS-SL com seus associados? Com certeza absoluta, estes eventos têm proporcionado uma ótima proximidade do associado com a ACIS-SL, através destes canais de comunicação, ou seja, os eventos que a ACIS-SL tem promovido. 7- Você poderia resumir em uma palavra a proposta dos eventos da ACIS-SL? Relacionamentos 8- Como você avalia o relacionamento da ACIS-SL com seus associados? Acredito que tem sido muito bom o relacionamento da associação com seus associados. 9- Você entende a atividade de Relações Públicas como mediadora neste processo de comunicação e relacionamento da entidade com os associados? Com certeza, pois é uma atividade profissional com melhores competências para que de fato ocorra uma ótima interlocução entre a Associação e seus associados. 10- Se você achar necessário fazer mais algum comentário que não foi abordado nas questões anteriores fique à vontade: Esta área de relacionamento e comunicação é muito importante para que o associado se sinta beneficiado com a associação; assim sendo sugiro que a ACIS-SL continue a investir em atividades nesta área.

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ENTREVISTADO 2: 1- Qual o segmento de atuação de sua empresa de atuação? (x) Indústria ( ) Comércio ( ) Serviços 2- Quais os eventos da ACIS-SL que você já participou? Durante quarenta anos procuro participar de todos os eventos promovidos pela ACIS-SL, eu falto somente quando não posso mesmo participar. 3- Por qual motivo você participa destes eventos? Porque tenho especial enternece por esta entidade e porque os assuntos abordados são quase sempre de muita relevância e de interesse de nossas empresas e da comunidade em que vivemos. 4- O que você acha da temática dos eventos da ACIS-SL? A maioria é muito boa. 5- O que você acha da organização dos eventos da ACIS-SL? Muito boa. Sempre é de alto nível e isto engrandece nossa entidade. 6- Você considera que o evento seja um canal de comunicação da ACIS-SL com seus associados? Não só com os associados, mas também com toda a comunidade, por isto que a ACIS-SL é muito respeitada. 7- Você poderia resumir em uma palavra a proposta dos eventos da ACIS-SL? Muito importante. 8- Como você avalia o relacionamento da ACIS-SL com seus associados? Excelente. 9- Você entende a atividade de Relações Públicas como mediadora neste processo de comunicação e relacionamento da entidade com os associados? Com certeza sim. 10- Se você achar necessário fazer mais algum comentário que não foi abordado nas questões anteriores fique à vontade: Não respondeu. ENTREVISTADO 3: 1- Qual o segmento de atuação de sua empresa de atuação? (x) Indústria ( ) Comércio ( ) Serviços 2- Quais os eventos da ACIS-SL que você já participou? 5ª do Empreendedor e Junior Achviment.

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3- Por qual motivo você participa destes eventos? Assuntos relacionados a área de atuação e campos de interesse, no caso da Junior foi com intuito de realizar um trabalho social com objetivo de auxiliar os adolescentes no crescimento profissional e pessoal. 4- O que você acha da temática dos eventos da ACIS-SL? Acho muito interessantes, as que participei só tenho elogios. 5- O que você acha da organização dos eventos da ACIS-SL? Muito bom. 6- Você considera que o evento seja um canal de comunicação da ACIS-SL com seus associados? Sim, considero. 7- Você poderia resumir em uma palavra a proposta dos eventos da ACIS-SL? Integração, 8- Como você avalia o relacionamento da ACIS-SL com seus associados? Neste caso, não tenho muito o que dizer porque não sei de fato como é , mas pelo que vejo quando participo nos eventos, posso dizer que é muito bom, demonstra que de fato existe um relacionamento de alto nível com os associados. 9- Você entende a atividade de Relações Públicas como mediadora neste processo de comunicação e relacionamento da entidade com os associados? Sim, é fundamental. 10- Se você achar necessário fazer mais algum comentário que não foi abordado nas questões anteriores fique à vontade: Não respondeu. ENTREVISTAS REALIZADAS COM OS ASSOCIADOS DA ACIS-SL DO SEGMENTO DE SERVIÇOS ENTREVISTADO 1: 1- Qual o segmento de atuação de sua empresa de atuação? ( ) Indústria ( ) Comércio ( x ) Serviços 2- Quais os eventos da ACIS-SL que você já participou? Participo de vários: 5ª do Empreendedor, Jantar-baile de aniversário de 90 e 91 anos da ACIS-SL, Encontro da Integração e outros. 3- Por qual motivo você participa destes eventos? Relacionamentos comerciais e divulgação do nosso trabalho e também integração junto à sociedade. 4- O que você acha da temática dos eventos da ACIS-SL? São muito produtivas, de bom conhecimento e de clareza.

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5- O que você acha da organização dos eventos da ACIS-SL? Bem organizado e com grande dinâmica. 6- Você considera que o evento seja um canal de comunicação da ACIS-SL com seus associados? Com certeza sim. 7- Você poderia resumir em uma palavra a proposta dos eventos da ACIS-SL? Informação. 8- Como você avalia o relacionamento da ACIS-SL com seus associados? De grande respeito. 9- Você entende a atividade de Relações Públicas como mediadora neste processo de comunicação e relacionamento da entidade com os associados? Entendo a atividade de Relações Públicas como um processo de valorização da comunicação entre ambos. 10- Se você achar necessário fazer mais algum comentário que não foi abordado nas questões anteriores fique à vontade: Tudo certo, questionário bem elaborado. Parabéns! ENTREVISTADO 2: 1- Qual o segmento de atuação de sua empresa de atuação? ( ) Indústria ( ) Comércio ( x ) Serviços 2- Quais os eventos da ACIS-SL que você já participou? Acho que de todos: Cursos 5ª do Empreendedor Encontro de Integração Jantar de Aniversário Junior Achievement (3º ano consecutivo) 3- Por qual motivo você participa destes eventos? Interesse em ampliar meu network e prestigiar a Entidade, que nos representa. 4- O que você acha da temática dos eventos da ACIS-SL? Normalmente, muito interessante. Quando o tema não me interessa diretamente, não participo. 5- O que você acha da organização dos eventos da ACIS-SL? Normalmente é bem organizada. Só fiquei com pena do prefeito, numa reunião almoço, porque o coitado foi chamado ao púlpito na hora em que foi servida a salada. Todo mundo comendo e ele com água na boca!!!

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6- Você considera que o evento seja um canal de comunicação da ACIS-SL com seus associados? Sim. 7- Você poderia resumir em uma palavra a proposta dos eventos da ACIS-SL? Integração. 8- Como você avalia o relacionamento da ACIS-SL com seus associados? Bom. 9- Você entende a atividade de Relações Públicas como mediadora neste processo de comunicação e relacionamento da entidade com os associados? Sim. 10- Se você achar necessário fazer mais algum comentário que não foi abordado nas questões anteriores fique à vontade: A atividade de Relações Públicas se envolve no processo de divulgação da imagem da Entidade? Existe um trabalho no sentido de maior divulgação da Entidade junto ao empresariado leopoldense? Vejo tão pouca participação da sociedade nos eventos (são sempre os mesmos). O que uma Relações Públicas pode fazer neste sentido? ENTREVISTADO 3: 1- Qual o segmento de atuação de sua empresa de atuação? ( ) Indústria ( ) Comércio ( x ) Serviços 2- Quais os eventos da ACIS-SL que você já participou? Diversos, dentre eles: 5ª do Empreendedor, Encontro da Integração, Almoço Empresarial, Treinamentos diversos. 3- Por qual motivo você participa destes eventos? Pela proposta de integração, de aproximação com a comunidade empresarial, pela troca de experiências, por serem eventos curtos e focados especificamente ao negócio das empresas. 4- O que você acha da temática dos eventos da ACIS-SL? Com foco apropriado ao negocio das empresas. 5- O que você acha da organização dos eventos da ACIS-SL? Coerentes e muito organizados. 6- Você considera que o evento seja um canal de comunicação da ACIS-SL com seus associados? Sim, sem dúvida, é uma excelente forma de comunicação e integração, pois aproxima os associados à entidade.

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7- Você poderia resumir em uma palavra a proposta dos eventos da ACIS-SL? Integração. Claro que esta integração vem aliada ao conhecimento, a qualificação, a troca de experiências, mas acredito que integração resuma bem a proposta. 8- Como você avalia o relacionamento da ACIS-SL com seus associados? Próximo e amigável. É leve e ao mesmo tempo muito profissional. 9- Você entende a atividade de Relações Públicas como mediadora neste processo de comunicação e relacionamento da entidade com os associados? Sim. Sem dúvida, pois este profissional é o elo entre o associado e a entidade. 10- Se você achar necessário fazer mais algum comentário que não foi abordado nas questões anteriores fique à vontade: A ACIS-SL evoluiu muito nos últimos anos em seus eventos, na participação dos associados. Realmente notamos uma significativa melhora no relacionamento da entidade com seus associados, está muito mais próxima e eficiente. Entendemos que boa parte disso é em função de existir um profissional de Relações Públicas focado nesta atividade, levando aos associados os benefícios da entidade, além de termos uma diretoria muito mais atuante também. ENTREVISTAS REALIZADAS COM REPRESENTANTES DE PODERES PÚBLICOS REPRESENTANTE DA PREFEITURA 1- Você representa o poder público: ( x ) Executivo ( ) Legislativo ( ) Judiciário ( ) Outro local: 2 - Quais os eventos da ACIS-SL que você já participou? Participei de um curso, mas sei que integrantes da prefeitura costumam participar de reuniões quando o assunto é de interesse público. 3- Por qual motivo você participa destes eventos? Para aprimorar meus conhecimentos. 4- O que você acha da temática dos eventos da ACIS-SL? São atuais e com uma gama que propicia a participação de diversos setores da sociedade. 5- O que você acha da organização dos eventos da ACIS-SL? Excelente. 6- Você considera que o evento seja um canal de comunicação da ACIS-SL com você? Com certeza, principalmente quando o potencial de aumentar o network é utilizado.

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7- Você poderia resumir em uma palavra os eventos da ACIS-SL? Atrativos. 8- Como você avalia o relacionamento da ACIS-SL com a comunidade de São Leopoldo? Conheço algumas campanhas e o contato empresarial, mas não tenho dados suficientes para avaliar. 9- Como você avalia o relacionamento da ACIS-SL com a os poderes públicos? É um dos públicos externos de grande valia, em função da gama de setores envolvidos e comprometidos com a cidade. Acredito que seja uma grande parceira. 10- Você entende a atividade de Relações Públicas como mediadora neste processo de comunicação e relacionamento da entidade com os associados? Com certeza, visto que um profissional desta área tem conhecimento dos instrumentos de comunicação, que quando utilizados, fortalece e qualifica o relacionamento, como feedback e análise de públicos, por exemplo. 11*- Se você achar necessário fazer mais algum comentário que não foi abordado nas questões anteriores fique à vontade: Não, obrigada, está bem completo. REPRESENTANTE DE UMA SECRETARIA MUNICIPAL 1- Você representa o poder público: ( x ) Executivo ( ) Legislativo ( ) Judiciário ( ) Outro local_____________ 2- Quais os eventos da ACIS-SL que você já participou? 5ª do Empreendedor, cursos, palestras, Reuniões Almoço. 3- Por qual motivo você participa destes eventos? Para atualização, network, adquirir novos conhecimentos. 4- O que você acha da temática dos eventos da ACIS-SL? Instigante, atual e diversificada. 5- O que você acha da organização dos eventos da ACIS-SL? Impecável, cuidadosa. 6- Você considera que o evento seja um canal de comunicação da ACIS-SL com você? Sim, um canal de comunicação e aproximação. 7- Você poderia resumir em uma palavra os eventos da ACIS-SL? Agradáveis. 8- Como você avalia o relacionamento da ACIS-SL com a comunidade de São Leopoldo? Ainda um pouco distante, elitizado.

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9- Como você avalia o relacionamento da ACIS-SL com os poderes públicos? Distante, poderia haver maior parceria. 10- Você entende a atividade de Relações Públicas como mediadora neste processo de comunicação e relacionamento da entidade com os associados? Acredito que sim, mas ainda falta um compromisso maior da entidade no sentido de atender as necessidades dos associados o que melhoraria a fidelização dos mesmos. 11*- Se você achar necessário fazer mais algum comentário que não foi abordado nas questões anteriores fique à vontade: Não respondeu. REPRESENTANTE DA CÂMARA MUNICIPAL 1- Você representa o poder público: ( ) Executivo ( X ) Legislativo ( ) Judiciário ( ) Outro local_____________ Não represento. Trabalho como assessora de quem representa. 2- Quais os eventos da ACIS-SL que você já participou? 5ª do Empreendedor, Parceria Câmara e ACIS-SL, palestras. 3- Por qual motivo você participa destes eventos? Acredito que tanto o Poder Legislativo quanto a ACIS-SL são entidades representativas em nossa comunidade. Uma legisla em função do que é melhor para a cidade e a outra reúne empresários e prestadores de serviços que levam suas aspirações para, junto ao poder público, realizar ações que tragam desenvolvimento e progresso para São Leopoldo. 4- O que você acha da temática dos eventos da ACIS-SL? Dos que tomei conhecimento, acredito que tragam assuntos de interesse do empresariado e muitos para a comunidade em geral. 5- O que você acha da organização dos eventos da ACIS-SL? Organizados e com uma equipe bem eclética e profissional. 6- Você considera que o evento seja um canal de comunicação da ACIS-SL com você? Sim. Porque é uma forma da entidade trazer para si a participação não só de seus associados como da comunidade em geral. 7- Você poderia resumir em uma palavra os eventos da ACIS-SL? Temáticos. 8- Como você avalia o relacionamento da ACIS-SL com a comunidade de São Leopoldo? Acredito que a entidade ainda se encontra um pouco afastada da comunidade em geral. A ACIS-SL como entidade classista, de certa forma "assusta" os que não

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fazem parte do seu rol de participantes. Atuação mais popular ou eventos que tragam a comunidade para mais perto da entidade, ajudariam a tirá-la do “pedestal”. 9- Como você avalia o relacionamento da ACIS-SL com a os poderes públicos? A relação da entidade deve ser aberta, democrática e participativa, sempre pensando no que é melhor para os seus associados, sem dúvida, mas também, levantar temas junto ao poder público que sejam primordiais para o desenvolvimento de nossa cidade. 10- Você entende a atividade de Relações Públicas como mediadora neste processo de comunicação e relacionamento da entidade com os associados? Acredito que a Relações Públicas é importante nesse relacionamento, desde que possa desenvolver o seu trabalho com autonomia e que tenha o conhecimento para realizar ações que melhor se adaptem aos interesses da entidade. 11*- Se você achar necessário fazer mais algum comentário que não foi abordado nas questões anteriores fique à vontade: Acredito que qualquer entidade, seja pública ou privada deve saber a importância de se ter uma equipe de Comunicação Social afinada, com profissionais gabaritados e de preferência englobando as três áreas, Jornalismo, Publicidade e Propaganda e Relações Públicas. Coesos, esses profissionais podem mudar a imagem de uma entidade e fazer dela e trazer a ela o poder e o reconhecimento. Mas lógico, com autonomia, conhecimento e discernimento. ORDEM DOS ADVOGADOS DO BRASIL SUBSEÇÃO SÃO LEOPOLDO 1- Você representa: Assessoria de comunicação da Ordem dos Advogados do Brasil Subseção – São Leopoldo 2- Quais os eventos da ACIS-SL que você já participou? De eventos, participei apenas da 5ª do Empreendedor. Também já participei de palestras e cursos realizados pela ACIS-SL. 3- Por qual motivo você participa destes eventos? Para buscar conhecimentos, informações e fazer contatos. 4- O que você acha da temática dos eventos da ACIS-SL? Acredito que tratam de temas que são do interesse dos associados. São assuntos diversos e específicos para pessoas que gerenciam negócios ou para empresários. 5- O que você acha da organização dos eventos da ACIS-SL? São eventos bem planejados, com uma boa execução e divulgação posterior na mídia. No entanto, sem capacidade de surpreender os participantes. 6- Você considera que o evento seja um canal de comunicação da ACIS-SL com você? Sim, os eventos são instrumentos que favorecem um relacionamento mais próximo com a ACIS-SL. Permite que a entidade se faça mais presente no dia a dia do

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associado. Porém, não participo com frequência dos eventos porque os temas não atraem diretamente o público da instituição em que presto serviço. 7- Você poderia resumir em uma palavra os eventos da ACIS-SL? Oportunidade. 8- Como você avalia o relacionamento da ACIS-SL com a comunidade de São Leopoldo? Entendo que se trata de uma entidade bastante presente no município, apoiando seus associados, mas também desenvolvendo campanhas de interesse social, participando de ações solidárias e tomando parte de questões de interesse coletivo. 9- Como você avalia o relacionamento da ACIS-SL com a os poderes públicos? Não conheço o relacionamento da entidade com os poderes públicos. Pelo que acompanho na mídia, é uma relação saudável e construtiva. 10- Você entende a atividade de Relações Públicas como mediadora neste processo de comunicação e relacionamento da entidade com os associados? Entendo que a atividade de Relações Públicas deva promover toda e qualquer ação que vise o relacionamento, buscando, em especial, uma identificação e aproximação de seus públicos. Para uma organização composta de associados, acredito que esse relacionamento seja mais bem reconhecido através de eventos e atividades que convidem o seu principal público a participar da entidade. Mais do que buscar aproximação, o profissional de Relações Públicas deve encontrar a melhor maneira de apresentar a entidade e seus objetivos, desenvolvendo um posicionamento claro, que faça sentido a todos os públicos de interesse. 11*- Se você achar necessário fazer mais algum comentário que não foi abordado nas questões anteriores fique à vontade: Não respondeu.