UNIVERSIDADE CANDIDO MENDES

PÓS-GRADUAÇÃO “LATO SENSU”

INSTITUTO A VEZ DO MESTRE

DOCUMENTANDO CORRETAMENTE AS INFORMAÇÕES DE

PROJETOS

Por: Marcos Paulo Veit

Orientador

Prof. Nelsom Magalhães

Niterói

2011

2

UNIVERSIDADE CANDIDO MENDES

PÓS-GRADUAÇÃO “LATO SENSU”

INSTITUTO A VEZ DO MESTRE

DOCUMENTANDO CORRETAMENTE AS INFORMAÇÕES DE

PROJETOS

Apresentação de monografia à Universidade

Candido Mendes como requisito parcial para

obtenção do grau de especialista em Gestão de

Projetos.

Por: Marcos Paulo Veit

3

AGRADECIMENTOS

Aos amigos e familiares pelo incentivo

dado.

4

DEDICATÓRIA

Dedico à minha esposa Gisele e ao meu

filho João por servirem de fonte de

inspiração.

5

RESUMO

Um dos maiores problemas encontrados atualmente no gerenciamento

de projetos é a questão da documentação ser realizada adequadamente e de

maneira eficaz. Por vários motivos esta questão é deixada de lado em prol da

“agilidade” na entrega, mas este tipo de atitude gera uma série de

consequências e a principal delas é a perda de qualidade do trabalho

executado, além do custo do retrabalho e da perda de tempo.

Algumas ações podem ser tomadas, como o uso de ferramentas

(softwares) ou de ações ligadas a processos, de forma que tenhamos este

risco minimizado e o trabalho final entregue da forma esperada pelo cliente.

6

METODOLOGIA

Os métodos utilizados para a geração deste trabalho foram:

• Consulta a livros relativos a gerenciamento de projetos

• Consulta ao material didático da cadeira de Gerenciamento de

Projetos da AVM

• Consulta a sites da Internet

• Pesquisa nos processos da empresa OI

Buscou-se retratar a história dos processos de arquivamento, bem

como a sua aplicação atual em projetos, buscando informar as soluções de

software existentes.

7

SUMÁRIO

INTRODUÇÃO 08

CAPÍTULO I – BASE HISTÓRICA - O ARQUIVISMO 10

CAPÍTULO II – APLICAÇÃO A PROJETOS 16

CAPÍTULO III – POR QUE DOCUMENTAR? 23

CAPÍTULO IV – SOLUÇÃO MICROSOFT® 28 CONCLUSÃO 33

BIBLIOGRAFIA CONSULTADA 34

ÍNDICE 35

FOLHA DE AVALIAÇÃO 36

8

INTRODUÇÃO

Com o crescente aumento de profissionais ligados às áreas de

gerenciamento de projetos e a também crescente quantidade de projetos

sendo elaborados e executados nas empresas, se faz necessário um correto

arquivamento de documentações inerentes aos projetos, bem como dos

próprios projetos executados.

A criação de um Repositório de Documentos é imprescindível para

esta prática, mas muitas empresas não se preocupam com este aspecto,

ficando o Gerente de Projetos com esta incumbência, mesmo que seja em um

arquivo pessoal. Como os arquivos oficiais são de propriedade das empresas,

protegidos pela legislação, deve-se tomar o cuidado para que informações

confidenciais não constem neste arquivo.

Qualquer projeto, sendo concluído ou até mesmo abandonado pode e

deve servir como referência para trabalhos futuros, poupando tempo e

evitando retrabalho. Isso deve fazer parte de um processo de aprendizado

constante nas empresas, no qual os acertos são utilizados como parâmetro de

excelência e os erros apresentados como um "atalho" para o sucesso, pois

devem ser vistos como exemplos de caminhos que devem ser evitados,

poupando tempo e dinheiro.

Em tempo de retenção de recursos nas empresas, muitas vezes um

projeto é iniciado ou uma prévia é realizada para que seja submetido à

aprovação dos stakeholders e é cancelado por falta de recursos disponíveis.

Nestes casos todo o trabalho realizado inicialmente em levantamentos e

análises para se identificar possibilidades e pontos importantes do projeto pode

ser desperdiçado se não for corretamente armazenado. Transcorrido algum

tempo, em caso do projeto ser novamente levado à aprovação, se não houver

uma preocupação na manutenção dos dados, todo o levantamento deverá ser

realizado novamente, gastando-se tempo e consequentemente dinheiro.

9

Mesmo depois de finalizado um projeto deve servir como fonte de

consulta para os colaboradores da empresa, pois se pudermos partir de um

patamar mais alto na elaboração de um novo projeto todos tem a ganhar.

Pontos conflitantes e de discórdia podem ser identificados, bem como

melhores práticas na execução de determinadas tarefas, se levadas em

consideração particularidades das empresas. Causas de fracasso de projetos

anteriores seriam identificadas e serviriam de alerta para os novos projetos,

principalmente se forem consequência de uma cultura empresarial ou de atos

de determinado setor da empresa.

Toda informação deve ser levada em consideração para a realização

dos estudos preliminares de um projeto.

10

CAPÍTULO I

BASE HISTÓRICA

O ARQUIVISMO

Trata a história da humanidade e a sua necessidade transmitir os

conhecimentos adquiridos para as gerações futuras.

1.1 A definição de arquivo

É o conjunto de documentos, independentemente da sua data, da sua

forma e do suporte material, produzidos ou recebidos por qualquer pessoal, ou

por qualquer organismo público ou privado no exercício da sua atividade,

conservados pelos seus criadores ou sucessores para as suas necessidades

ou transmitidos a instituições responsáveis por mantê-los.

1.2 A História

Desde o início dos tempos, juntamente com o desenvolvimento da

humanidade, havia a vontade e a necessidade de se registrar o dia a dia e

passar estas informações para as gerações futuras.

A humanidade passou a sentir necessidade de armazenar de forma

organizada as informações de épocas anteriores e atuais para passar para as

gerações futuras, independente do meio de armazenamento.

Vários autores defendem que a História dos Arquivos não pode ser

considerada à margem da História Geral e sim que formam parte integrante,

11

tanto que a sociedade condiciona a sua existência, a sua organização, os seus

critérios de conservação e, mesmo, a sua finalidade. A evolução histórica dos

arquivos e do seu conceito como veremos é paralela ao desenvolvimento das

sociedades humanas.

Assim, os arquivos surgem desde que a escrita começou a estar ao

serviço da sociedade, e teriam nascido no seio das Antigas Civilizações do

Médio Oriente há cerca de seis milénios atrás. Estes arquivos tiveram grande

importância e constituíam já um complexo sistema de informação, não sendo

concebidos como simples depósitos de placas de argila, mas como complexas

estruturas organizativas e funcionais.

Os primeiros registros de arquivos datam de 4000 anos A.C., na região

do Vale do Nilo e da Mesopotâmia. Foram encontradas placas de argila

dispostas em grandes estantes de madeira, contendo informações diversas,

desde cartas, sentenças judiciais, etc. Estes arquivos situavam-se nesta época

em Templos e Palácios, para estarem mais próximos das classes dirigentes.

Por gerações a fio os processos de arquivamento de informações

foram sendo desenvolvidos e aprimorados. Atribui-se a Efíaltes, cerca de 460

a. C., a criação do primeiro arquivo do mundo grego. Também aqui os arquivos

se situavam em templos e em dependências do Senado, tanto a Sul da Ágora

como em Atenas.

Da Grécia Antiga destacam-se os arquivos de GEA e PALAS ATENEN,

por se encontrarem importantes depósitos de documentos, como leis e

decretos, atas judicias, decretos governamentais, inventários, etc.

Por volta de 509 a.C. foi criado o primeiro arquivo da Roma Antiga,

pelo cônsul Valerius Publicoa. Os arquivos da Roma antiga seguem de perto

os das cidades gregas, continuando a funcionar em templos, em Roma no

Templo de Saturno, junto ao erário público, onde se guardavam as Tabulae

12

Publicae, que depois se veio a denominar Tabularium, agora situado no

Capitólio. O Tabularium desempenhava a função de Arquivo Central do

Estado, já com a importância de um grande serviço público. Os documentos

diplomáticos eram conservados no Templo de Júpiter e os testamentos no de

Vesta.

No âmbito da Organização Arquivística, tivemos grandes progressos,

pois os romanos tinham um grande sentido prático e concediam à

administração do Império uma grande importância, tanto que muitos dos

critérios utilizados por eles continuam ainda hoje em dia válidos, como por

exemplo as linhas orientadoras da profissão de arquivista e a configuração da

sua rede de arquivos.

No período da Idade Média, passou-se a considerar Arquivo como um

local para depósito para preservação de documentos de valor (prova ou

memória de atos ocorridos no passado). A gestão de documentos esteve

fundamentalmente nas mãos da Igreja, detentora do “Saber e da Cultura”,

concentrados em Catedrais e Mosteiros. Os Arquivos Eclesiásticos vão assim

ter a função de guardar e gerir os títulos de propriedade, seja da Igreja ou de

outras instituições públicas e particulares.

Apesar disto os Arquivos nesta época recuperam a importância que

tinham na Antiguidade, sendo que, com o redescobrimento do Direito Romano

no Século XII, entramos numa nova fase da história dos arquivos.

Então, a partir do século XIII, começa a ser introduzida a prática dos

registros, que eram livros onde se transcreviam os documentos outorgados por

uma autoridade ou entidade, nas Chancelarias e outras instituições. Nesta

época, as unidades administrativas destas estruturas dividiam-se em secções

orgânicas, com funcionários especializados (arquivistas) e normas a serem

seguidas.

13

Durante o século XIV surgem vários Arquivos Centrais como o Archivo

de la Corona de Aragón em 1318 e o Arquivo da Torre do Tombo em 1325.

Nesta época assistimos ao primeiro grande movimento de nomeação

de arquivistas oficiais nas Cortes de Europa. Este movimento faz com que os

Arquivos sejam encarados de uma forma diferente, contribuindo, a partir do

século XV, com o surgimento de grandes cronistas oficiais, juntamente com o

aparecimento dos primeiros cultores da crítica filológica e textual.

Com o século XVI, surge um novo sistema administrativo, o Estado

Moderno. Absolutista e Centralizador por natureza, ele contribuirá para a

concentração dos arquivos, fazendo surgir os primeiros Arquivos de Estado,

que resultam de novas concepções de administração e reformas institucionais.

A criação do Arquivo de Simancas em 1540, na Espanha por ordem de Carlos

V, considerado o Arquivo Moderno do Estado Espanhol, é de fato um sinal

bastante significativo do novo sistema administrativo. Este arquivo é

considerado como o primeiro exemplo de um Arquivo de Estado. Mais tarde,

iremos assistir à criação do Arquivo Secreto do Vaticano em 1611, e ainda na

Espanha o Arquivo das Índias, em 1788.

Será importante referir que esta centralização dos documentos

provocará ajustes metodológicos, sendo frequente a elaboração de normas,

regulando os preceitos de rotina do Arquivista.

Segundo autores como Jean Favier, a noção de Propriedade dos

Arquivos foi substituída pela de Arquivos Públicos depositários dos

documentos do Estado e cuja conservação era ou podia ser de interesse

público. O arquivo se converte então num elemento fundamental da

administração e adquire uma função predominantemente jurídico-politica.

Este período da História é conhecido como a época dos Arquivos de

Estado.

14

Com a Revolução Francesa vieram inúmeras modificações na Europa

e no mundo e consequentemente no mundo arquivista. Com o advento do

Estado de Direito nasce um novo conceito, a Soberania Nacional. Neste

contexto, nascem os princípios de responsabilidade, de garantia, eficácia e

justiça da atuação da Administração perante os cidadãos. Associado a isto, o

Arquivo passa a ser considerado como Garantia dos Direitos dos Cidadãos, e

Jurisprudência da atuação do Estado.

Um dos grandes marcos para a História dos Arquivos é a fundação, em

1789, dos Archives Nationales de França, e com eles a Lei de 7 Messidor, que

proclama que os Arquivos estabelecidos junto da representação nacional eram

um depósito central para toda a República. Esta Lei traz um conceito moderno

e liberal de Arquivo, onde o Arquivo Central do Estado deixou de constituir um

privilégio dos órgãos de poder e passou a ser entendido como Arquivo da

Nação aberto ao cidadão comum.

No século XIX, a política de concentração dos Arquivos vai ser

continuada um pouco por toda a Europa, à exceção da Grã-Bretanha, onde o

processo vai ser mais tardio. No início deste século, perante o

desenvolvimento do Positivismo, que preconizava a verificação documental ao

serviço da análise histórica, os arquivos adquirem uma posição instrumental

relativa à Paleografia e à Diplomática. Já na segunda metade deste mesmo

século e agora sob os auspícios do Historicismo os arquivos vão se

transformar em verdadeiros laboratórios do saber histórico.

Na Época Contemporânea os arquivos vão adquirir dupla dimensão,

onde por um lado são garantia dos direitos dos cidadãos, por outro conservam

e gerem a memória do passado da nação e por isso vão ser objeto da

investigação histórica.

No século XX vamos assistir à consolidação do conceito e função de

Arquivo, como conjunto de documentos, independentemente da data, da forma

15

e do suporte material, produzidos ou recebidos por qualquer pessoa ou por

qualquer organismo público ou privado no exercício da sua atividade,

conservados pelos seus criadores ou sucessores para as suas próprias

necessidades ou transmitidos a instituições de Arquivos.

Os Arquivos irão recuperar a sua dimensão administrativa, que se irá

acentuar nos Anos 30, e se consolidará mais tarde nos anos 50, onde a

Arquivística irá desenvolver um sistema para facilitar a Administração nos

momentos mais difíceis, como por exemplo a Segunda Guerra Mundial.

É precisamente a partir dos Anos 50 que se tenta conciliar as

dimensões tradicionais da Arquivística, a História e a Administração.

Surge então no âmbito da UNESCO, em Agosto de 1950 o Conselho

Internacional de Arquivos (CIA), que vem dar resposta à necessidade de

coordenação a nível internacional da Arquivística. Com o CIA, teremos a

intensificação da cooperação entre países, na Organização de Congressos,

Mesas Redondas, bem como o aumento da publicação de literatura

especializada, como a revista Archivium (criada em 1951). Vemos surgir

também as Conferências Internacionais da Table Ronde des Archives.

Os Anos 60 são envolvidos por preocupações de ordem prática,

dando-se uma acentuação na vertente técnica da Arquivística. O grande marco

desta época acontece em 1964, ano em que é publicado o Elsevier´s Lexicon

of Archive Terminology.

A Arquivística nos anos 90 entrou numa nova era, onde a grande

preocupação era e ainda é, nos dias de hoje, a importância da Informática

como meio de gerir novos documentos. Nesta nova era a Arquivística afirma-se

definitivamente como uma Ciência da Informação e se clarificam o seu objeto e

o seu método.

16

CAPITULO 2

APLICAÇÃO A PROJETOS

2.1 Os Repositórios

Na aplicação em Gerenciamento de Projetos os documentos devem

ser depositados em um Repositório, de forma que fiquem a disposição dos

membros da equipe e de qualquer interessado.

Quando falamos neste assunto logo vem à mente o conceito de

documento em formato digital. Normalmente tratamos desta maneira, visto a

enorme quantidade de documentos a serem tratados por mais de uma pessoa

ou equipe. É este aspecto que trataremos a seguir, sem esquecer da

importância dos processos de armazenamento físico de documentações

importantes, como por exemplo um Termo de Abertura assinado pelos

patrocinadores.

Como mencionado anteriormente, em um repositório devem ficar as

versões de documentos e a situação atual dos projetos.

Infelizmente nem sempre é assim, pois muitas vezes os documentos

ficam registrados apenas nos computadores pessoais dos membros da equipe

ou do Gerente de Projeto.

Um repositório do projeto armazena todos os diretórios e arquivos

gerenciados pela ferramenta de gerenciamento do projeto. Ele é um recurso

global que precisará ser acessado pela maioria dos "clientes" da equipe do

projeto. Dependendo do tamanho de um projeto, pode haver vários

repositórios, cada um deles com milhares de diretórios e arquivos. O número

17

de arquivos contido em cada repositório dependerá do tamanho da máquina

em que o servidor do repositório está sendo executado e do número de

usuários que acessarão os dados simultaneamente. O servidor do repositório

manipula o tráfego de leitura/gravação no repositório do projeto.

No caso em que um repositório mais simples possa atender as

necessidades, em empresas menores e voltadas para pequenos projetos,

outras soluções podem ser aplicadas, sem a implantação de uma grande

infraestrutura. As soluções vão desde um micro utilizado como servidor, com

uma pasta compartilhada, ligado em rede até a soluções disponíveis na

Internet, por vezes gratuitas. Google e Yahoo tem soluções deste tipo que

comportam perfeitamente este tipo de solução.

Devemos sempre atentar que este tipo de solução não tem a

confiabilidade de uma solução corporativa, mas em boa parte dos casos supre

a necessidade.

Voltando aos casos de maior porte, como em qualquer equipamento

de armazenamento de informações (servidor) um equipamento que sirva de

repositório do projeto deve ser confiável, tolerante a falhas e escalonável.

Em termos de desempenho nunca deve ser o “gargalo” no acesso aos

dados e não deve impactar o andamento das atividades – deve permitir

múltiplos acessos simultâneos.

Não somente o repositório deve ser bem planejado, mas toda a

estrutura ao seu redor também deve ser tratada. Não adianta ter um servidor

que atenda às necessidades se o acesso (Rede) não estiver bem

dimensionado.

18

O repositório do projeto deve estar em um servidor exclusivo. Isso

significa que o servidor do repositório do projeto não deve ser usado para:

• compilações, builds ou testes

• executar outras ferramentas de terceiros

• servidor de e-mail

• servidor Web

Existem atualmente softwares de gerenciamento de projetos que

contém a solução para um repositório, que veremos mais à frente. Neles há

estruturas distintas para cada finalidade, como servidor web, distribuidor de

arquivos, etc.

Como em qualquer processo de tratamento de banco de dados, outra

questão de suma importância é o tratamento dado aos processos de backup.

Devem ser realizados periodicamente, de acordo com a política da empresa e

de acordo com o porte dos projetos.

2.2 Armazenamento de dados em Projetos

Quanto maior o projeto, mais difícil será para compartilhar, sem

transtorno, as informações entre todos os membros da equipe e as parte

interessadas. Isso se aplica especialmente nos casos em que mais de uma

pessoa trabalha na mesma entrega. Se o gerente do projeto não pensar com

antecedência nos processos de gerenciamento de documentos, a equipe do

projeto terá muita dificuldade para encontrar informações relevantes e em

consequencia disso ficará frustrada ao ter que lidar com formatos

inconsistentes. Isso geralmente resulta em confusão e esforço extra para

refazer o trabalho que já está “concluído”.

Se você estiver criando um repositório de documentos, você necessita

estabelecer algumas regras e processos para proteger a integridade dos

documentos que serão armazenados. Por exemplo, normalmente todos os

19

membros da equipe necessitam de acesso aos seus próprios documentos.

Entretanto, você necessita decidir se qualquer membro da equipe poderá

atualizar documentos criados por outros membros da equipe. Em alguns

projetos isto seria perfeitamente aceitável, enquanto que em outros projetos

isso seria considerado uma brecha na segurança.

O arquivista também pode ter a incumbência de retirar os documentos

não relevantes ao projeto, de forma a termo sempre as informações

importantes ou as mais atualizadas armazenadas.

Também, você deverá decidir se qualquer um dos membros da equipe

poderá adicionar documentos no repositório do projeto, ou se esse processo

será designado a uma pessoa especifica, como um arquivista. Isso poderá ser

considerado como uma burocracia ou uma despesa desnecessária, mas se

você tiver uma grande quantidade de documentação, é importante que os

documentos que forem adicionados ao repositório sigam um processo

consistente e tenham uma boa qualidade. A qualidade do repositório poderá

degradar se todos tiverem a liberdade para adicionar, remover e modificar os

documentos arquivados.

Para termos este controle precisamos de ter em mãos um gerenciador,

uma ferramenta para que tenhamos todos os processos sob nossa gestão.

Em um projeto de maior porte temos diversos tipos de documentos que

precisam ser armazenados e compartilhados – por exemplo, os documentos

do “Termo de Abertura do projeto”, a “Declaração de Escopo”, os “Requisitos

do Negocio”, o “Plano de Testes”, etc. Depois que os documentos forem

criados, os membros da equipe necessitarão saber aonde os mesmos serão

armazenados. Dependendo do seu software e da sofisticação da sua

organização em relação ao armazenamento, os documentos poderão ser

armazenados dentro de um arquivo de Rede, em um arquivo dentro do disco

rígido do seu computador, em um pacote de software para gerenciamento de

20

documentos, etc. Além disso, você deverá criar um nome padronizado para os

documentos iniciais e para todas as revisões dos mesmos. Por exemplo, se

você atualizar o documento “Termo de Abertura do projeto”, que processo você

deverá seguir? Você acha que será necessário substituir a versão antiga? ou,

salvar o documento original e chamar este novo documento de “Termo de

Abertura do projeto - Versão 2″. Tudo isso faz parte dos procedimentos de

gerenciamento de documentos.

Os relatórios de acompanhamento deverão ser determinados com

antecedência, seguindo as orientações do PMBOK, com a definição dos

nomes padrões para os relatórios de andamento (Status). Se cada membro da

equipe emitir um relatório de andamento (Status) ao gerente do projeto, logo o

gerente do projeto terá dúzias ou centenas de relatórios de andamento

(Status).

2.2.1 Dados Estruturados e Não Estruturados

Os dados podem ser armazenados em dois estados - estruturados e

não estruturados. Os dados estruturados referem-se à informação que é

armazenada no formato repetitivo e estruturado. Também referem-se às

pastas, às tabelas, às bases de dados, aos armazéns de dados, etc. Este tipo

de dados é facilmente armazenado e acessado por um programa de

computador.

Por outro lado, os dados não estruturados estarão tipicamente em um

formato que seja mais fácil para o ser humano compreender. Os dados não

estruturados incluem documentos, imagens, gráficos, vídeos, áudios, etc. Os

dados não estruturados podem ser cada vez mais manipulados através de um

computador, mas a compreensão básica do conteúdo ainda é melhor que seja

executada por humanos.

21

Embora os documentos criados por um projeto sejam de interesse e

preocupação dos membros das equipes dos projetos, o conceito do termo

“Gerenciamento de Documentos” poderá ser estendido para incluir quaisquer

tipos de dados não estruturados como descrito acima. Ou seja, se o seu

projeto gerar pastas de áudios e vídeos, você poderá usar as mesmas técnicas

de padrões de nomes que são utilizadas para os documentos do projeto,

indexação, armazenamento no repositório, etc.

2.2.1.1 Dados Estruturados

- Campos, registros, arquivos, tabelas

- Códigos, modelos, scripts

- Ferramentas de Códigos Fonte, bancos de dados

- Difícil para organizar sem ferramentas ou estrutura

2.2.1.2 Dados Não Estruturados

- Documentos, fotos, gráficos, textos, vídeos, chat

- Ferramentas de documentos, difícil para adquirir

- Pode ser organizado sem ferramenta

2.3 Software de Gerenciamento de Projetos

Abaixo temos alguns exemplos de softwares utilizados em

Gerenciamento de Projetos:

• Mirax Project: Software para gerenciamento de projetos, com

suporte a WBS, gráficos Gantt e alocação de recursos.

• Net Project: Ferramenta de gestão de projetos via web.

• Project Builder: Solução nacional 100% WEB para apoio ao

gerenciamento de múltiplos projetos com enfoque no trabalho

colaborativo. Possibilita a aproximação dos planos estratégico,

22

tático e operacional. Possui alinhamento com as boas práticas

difundidas pelo PMI(PMBOK) e GTZ(ZOPP).

• Virgos: software para Gestão de Projetos que simplificada o

acompanhamento de projetos, com acesso e manutenção via

Web.

• @Risk for Project: Ferramenta de análise de risco avançada para

gerenciamento de projetos.

• Microsoft Project

o Análises: TopTenReviews

o IT Week

o ZDNet.co.uk

o Sites: MSProject.com

o MPA

o Microsoft Project MVP

o Microsoft Project Management Software

o John Dahlgren's MS Project Tools and Tips

o Plug-Ins: projecttime

• Primavera

• Project Insight: Softwarre 100% baseado na web que permite que

as equipes colaborem em projetos em tempo real.

• Seavus Project Viewer: Permite a visualização e impressão de

arquivos do Microsoft Project.

23

CAPÍTULO III

POR QUE DOCUMENTAR?

Esta deve ser uma das perguntas mais realizadas no mundo de

gerenciamento de projetos, principalmente pelos clientes. Para quê se

preocupar em anotar tudo? Para quê perder tempo?

A documentação feita de maneira correta e completa é uma das

maiores ferramentas do gerenciamento de projetos para pouparmos tempo,

dinheiro, tanto da equipe e do gerente quanto dos clientes. Com isso não há

margens à dúvidas e em qualquer momento basta recorrer à documentação

arquivada.

Devemos levar em consideração duas questões em documentação:

durante a vida do projeto e após o término do projeto.

Durante a vida de um projeto vários fatores podem interferir no bom

andamento das atividades e consequentemente causar atrasos no

cronograma. Um deles é o problema da falta de documentação adequada aos

processos e às atividades da equipe. Por quantas vezes gastamos tempo

tentando relembrar algum assunto importante mencionado em uma reunião

que não teve ata? E as consequências de uma conversa informal não

oficializada com um cliente que acabou gerando uma alteração de escopo não

dimensionada no cronograma?

Para alguns pode parecer um preciosismo exagerado, mas para outros

pode significar a diferença entre ter sua palavra desmentida ou ratificada

perante um cliente, por exemplo.

24

É claro que se deve tomar cuidado para que apenas as informações

relevantes para o projeto sejam documentadas, evitando assim o

armazenamento de “lixo” no projeto.

Outros motivos são:

• A memória das pessoas é limitada – não somos máquinas,

somos seres humanos susceptíveis a falhas e geralmente uma

das consequências de problemas como o stress diário,

quantidade de tarefas a serem cumpridas, etc. é a perda de

memória.

• Informações claras são uma característica fundamental de um

projeto de sucesso: distribuir informações documentadas ajuda

a esclarecer atividades, decisões e objetivos. Identificar lacunas

na comunicação terá impacto positivo direto nos resultados do

projeto.

• Responsabilidades: mesmo que a boa vontade impere entre os

membros da equipe, as responsabilidades sempre devem estar

documentadas. Novamente, lacunas de compreensão podem

fazer com que uma atividade fique esquecida, com impactos de

tempo e custo em sua recuperação.

• Não confio em todos a meu redor: infelizmente o gerente de

projeto nunca deve se esquecer que podem existir pessoas que

desejam o fracasso do projeto, ou querem fugir do trabalho.

Para estas pessoas, a falha no registro de informações é um

prato cheio, já que elas poderão manipular suas próprias

versões dos fatos sem que você tenha documentação adequada

para expor a verdade.

• Distribuição: distribuir um e-mail ou um comunicado é muito mais

prático do que ficar ligando para várias pessoas para passar

uma informação.

25

“Para reduzir custos, normalmente são

cortados documentação e testes,

justamente os dois pilares da

qualidade.”

Ricardo Bicalho

O segredo é achar a forma certa de fazer a documentação do projeto.

Da mesma forma que as decisões mais importantes dos principais

stakeholders não devem ficar apenas em uma nota de e-mail, uma informação

do dia a dia que apenas interessa a uma ou duas pessoas não precisa se

tornar um relatório em formato padronizado.

Após o término de um projeto é importante termos toda a

documentação arquivada e principalmente o item de lições aprendidas. Mesmo

que o projeto seja cancelado houve um trabalho realizado que acabou gerando

frutos. Qualquer levantamento realizado, proposta de solução para um

determinado problema, qualquer dado gerado pode ser importante para a

empresa. Seja um projeto semelhante ou o mesmo projeto sendo reaberto,

estas informações podem ser reaproveitadas, ou pelo menos o processo de

geração e levantamento pode ser o mesmo, de forma que o tempo necessário

para a execução destas tarefas seja reduzido, acarretando assim em economia

financeira e agilidade na entrega.

Por quantas vezes somos perguntados a respeito de um antigo projeto

que foi cancelado por falta de recursos financeiros e que será submetido

novamente à aprovação porque não foram armazenadas as informações

essenciais para este novo pleito? Todo o trabalho tem de ser refeito

(retrabalho) para gerar novamente os dados necessários.

26

3.1 Guardar lições aprendidas

Um dos mais importantes motivos de nos preocuparmos em armazenar

de forma correta as informações dos projetos se refere a lições aprendidas.

Afinal de contas, com a experiência adquirida ao longo de um trabalho é que

conseguimos nos aprimorar e iniciar um próximo com a certeza de que será

entregue com uma qualidade superior ao anterior.

E com certeza esta é uma das etapas mais “esquecidas” em um

projeto, por vários fatores:

• Pressões para cumprir prazos, que leva o gerente a se preocupar

mais com as atividades diretamente relacionadas ao produto do

projeto.

• Mudança de foco ao terminar um projeto. As pessoas e

organizações acabam mais concentradas no próximo projeto do

que no fechamento correto do projeto anterior.

• Falta de interesse da alta gestão neste tipo de documentos.

• Problemas culturais na empresa que levam o gerente a acreditar

que documentar lições aprendidas é uma perda de tempo, já

que não terá verdadeira influência sobre os próximos projetos

da organização.

Trata-se muito mais do que um documento para cumprir a formalidade

do projeto. São as informações que permitirão que os erros passados não se

repitam e os acertos possam ser feitos novamente. Por isso é importante

registrar tanto as boas quanto as más experiências do projeto. Estes registros

ajudarão a moldar as atividades e controles dos projetos futuros.

Deve-se procurar criar uma base de dados simples e de fácil leitura,

dinâmico e que leve diretamente ao ponto crítico, com informações relevantes

para a empresa e para os próximos projetos.

27

Uma prática adotada por gerentes de projetos é a de possuir um

arquivo pessoal com as lições dos seus projetos. Ao longo de uma carreira

profissional quanto poderia ser registrado e passado para as gerações futuras?

Muitos dos artigos e livros escritos a respeito de gerenciamento de

projetos vem desta experiência acumulada ao longo dos anos e é justamente

esta experiência que ajuda na evolução da profissão.

28

CAPÍTULO IV

SOLUÇÃO MICROSOFT®

Uma das soluções adotadas mundialmente para o gerenciamento de

projetos é o Microsoft® Project. Mas existe um pacote além do Microsoft ®

Project chamado Microsoft® Enterprise Project Management Solution ou

simplesmente EPM Solution.

A Microsoft Office Enterprise Project Management (EPM) Solution é um

ambiente colaborativo completo de gerenciamento de portfólios e projetos. A

Office EPM Solution ajuda as organizações a obter visibilidade, percepção e

controle de todo o trabalho, o que permite aperfeiçoar o processo de tomada

de decisões, melhorar o alinhamento com a estratégia de negócios, maximizar

a utilização de recursos, bem como avaliar e aumentar a eficiência

operacional.

O pacote de soluções é composto de:

• Microsoft® Project Server

• Microsoft® Project Professional

• Microsoft® SharePoint

• Microsoft® Project Web Acess

Com esta solução corporativa temos a possibilidade de gerenciarmos o

nosso projeto, armazenarmos todas as informações em um único servidor e

ainda disponibilizar acesso aos projetos via web.

Um dos itens abordados por esta solução é o tratamento dado ao

repositório de informações dos projetos. Com esta ferramenta é possível

aumentar a visibilidade, a percepção e o controle. Conseguimos implementar

processos repetitivos como modelos, a fim de padronizar e simplificar a coleta

29

de dados em toda a organização. A centralização dos dados facilita a análise

de finanças, recursos, agendas entre vários projetos, bem como de outras

tendências de dados e do status para a geração de relatórios informativos.

Fig. 1 - Estrutura Microsoft® EPM

30

Um exemplo de utilização prática desta solução é a empresa OI, a

maior empresa de telecomunicações do Brasil. Ela adotou a solução da

Microsoft® para o gerenciamento de seus projetos. O nome adotado para o

sistema de gerenciamento é FGPOI (Ferramenta de Gestão de Projetos da

OI), que foi o EPM customizado com as necessidades da empresa.

Fig. 2 - Estrutura FGPOI

31

Fig. 3 – Modelo de Segurança

Esta ferramenta foi a evolução dos processos de acompanhamento de

projetos dentro da empresa. Inicialmente o acompanhamento era realizado

através de planilhas individuais e posteriormente em planilhas disponibilizadas

em rede através do Microsoft® SharePoint.

A Diretoria de Qualidade, através dos escritórios de Projetos

disponibiliza uma carga de treinamentos presenciais e através de e-learning

interno, para disseminar a cultura de gerenciamento de projetos na empresa.

Existe, no próprio Project, um modelo de EAP com as características

da metodologia de gerenciamento de projetos da OI.

Após a criação do projeto ele estará à disposição via Web, para

acompanhamento das partes interessadas. Esta disponibilização se dá através

do PWA – Project Web Acess.

32

Há também interface com a Segurança de Rede da empresa,

acompanhando o login do usuário desde a sua conexão. A partir do momento

do login na rede o usuário estará automaticamente autenticado para ingressar

no FGPOI. Da mesma forma o sistema está conectado ao servidor de e-mails,

garantindo a comunicação corporativa.

Desta forma fica garantido todo o processo, incluindo a estrutura de

armazenamento de dados, uma vez que todo o acompanhamento é realizado

através da ferramenta.

33

CONCLUSÃO

Em um mundo globalizado como o que vivemos atualmente é

essencial para o melhor desempenho da empresa e de nós mesmos

profissionais termos a maior e melhor quantidade de informação possível.

Somente desta forma conseguiremos alcançar os maiores níveis de excelência

no gerenciamento de projetos. E somente através de um processo de

documentação coerente e competente conseguiremos tal virtude.

Com o processo de documentação bem implementado e seguido

durante todo o curso do projeto temos a possibilidade de garantir a idoneidade

do processo, registrando a real necessidade do cliente e os passos dados com

a finalidade de se conseguir os resultados esperados, garantindo a entrega

final.

34

BIBLIOGRAFIA CONSULTADA

PMBOK, edição de 2008.

http://www.gensight.com/Project-Portfolio-Management/Glossary/Project-

Repository.htm

acesso em 17/01/2011

ARTIGO escrito pelo Dr. Luís Reis Licenciado em História – Ramo Património

Cultural, pela Universidade de Évora, Portugal

http://www.ilustrados.com/publicaciones/EpAuyZulupIwNdFVMe.php

acesso em 10-jan-2011

http://www.wthreex.com/rup/portugues/process/artifact/ar_repos.htm

acesso em 23/01/2011

http://ogerente.com/stakeholder/2007/09/09/a-importancia-de-documentar-

licoes-aprendidas/

acesso em 15-dez-2010

http://blog.tenstep.com.br/2010/01/25/documentacao-do-projeto/

acesso em 23-jan-2011

Manual de gerenciamento de projetos Oi – FGPOI

http://blog.tenstep.com.br/2009/03/17/criar-e-gerenciar-o-repositorio-de-

documentos/

acesso em 23-jan-2011

http://www.xtrategus.com.br/MicrosoftBusinessSolutions/MicrosoftEPM/tabid/10

4/Default.aspx

acesso em 25-jan-2011

35

ÍNDICE

FOLHA DE ROSTO 2

AGRADECIMENTO 3

DEDICATÓRIA 4

RESUMO 5

METODOLOGIA 6

SUMÁRIO 7

INTRODUÇÃO 8

CAPÍTULO I

BASE HISTÓRICA - O ARQUIVISMO 10

1.1 – A definição de arquivo 10

1.2 – A História 10

CAPITULO II

APLICAÇÃO A PROJETOS 16

2.1 – Os Repositórios 16

2.2 – Armazenamento de dados em Projetos 18

2.2.1 - Dados Estruturados e Não Estruturados 20

2.2.1.1 – Dados Estruturados 21

2.2.1.2 – Dados Não Estruturados 21

2.3 – Software de Gerenciamento de Projetos 21

CAPÍTULO III

POR QUE DOCUMENTAR? 23

3.1 - Guardar lições aprendidas 26

CAPÍTULO IV

SOLUÇÃO MICROSOFT® 28

CONCLUSÃO 33

BIBLIOGRAFIA CONSULTADA 34

ÍNDICE 35

36

FOLHA DE AVALIAÇÃO

Nome da Instituição: UNIVERSIDADE CANDIDO MENDES

Título da Monografia: DOCUMENTANDO CORRETAMENTE AS

INFORMAÇÕES DE PROJETOS

Autor: MARCOS PAULO VEIT

Data da entrega: 28/01/2011

Avaliado por: Conceito: