UNIVERSIDADE FEDERAL DE SANTA CATARINACED – CIN – PGCIN

DISCIPLINA: Fontes de InformaçãoPROFESSORA: Ursula Blatmmann

ALUNAS: Carol Noêmia Furtado Kelly Aparecida Gomes

FLUXO DA INFORMAÇÃO: DISSEMINAÇÃO DA INFORMAÇÃO

DE ACORDO COM CHOO (2003), HÁ UMA ESTRUTURA SUBJACENTE NA MANEIRA COMO AS PESSOAS PROCURAM E

USAM A INFORMAÇÃO – 3 ESTÁGIOS:

Comportamento das pessoas que buscam e usam a informação De acordo com Choo ( 2003) – pode ser analisado em 3 níveis:

• Nível cognitivo – analisa como a informação é usada para suprir diferentes lacunas de conhecimento.

• Nível afetivo – examina como as emoções e os estados psicológicos influenciam a busca de informação.

• Nível situacional – observa como as demandas do trabalho moldam a necessidade e o uso da informação

COMPORTAMENTO INDIVIDUAL NA BUSCA E USO DA INFORMAÇÃO:

PROCESSO DE PRODUÇÃO EDISSEMINAÇÃO DA

INFORMAÇÃO:

FORMATAÇÃO E ESTRUTURAÇÃO DAS INFORMAÇÕES.

EXPLORAÇÃO DO AM BIENTE - CLASSIF ICAÇÃO DAS INFORM AÇÕES.

OBT ENÇÃO DAINFORM AÇÃO

DIST RIBUIÇÃODA

INFORM AÇÃO

ARQUITETURA INFORMACIONAL

ESTRUTURA E INVESTIMENTOS!

AMBIENTE EXTERNO.

USO DAINFORM AÇÃO

REDUÇÃO D A INCERTEZA.

VALOR

ASSIMILAÇÃODA

INFORMAÇÃO CONHECIMENTO

MODIFICAÇÃO DO ESTADO COGNITIVO

INF. FORMAL OU INFORMAL

INFORMAÇÕES ESTRUTURADAS OU NÃO

EXIGÊNCIAS DET ERM INAÇÃODAS EXIGÊNCIASINFORM ACIONAIS

COMPREENDER AS TAREFAS!

• No centro da organização do conhecimento está a administração dos processos de informação, que estabelecem a base para criar significado, construir conhecimento e tomar decisões.

• Os sistemas de informação estão associados ao processo de produção e disseminação de informação nas organizações, fornecendo suporte informacional a gestores e trabalhadores no desempenho de suas funções. Segundo Laudon e Laudon (2004), três atividades em um sistema de informação estão relacionadas à produção de informação de que as organizações necessitam : entrada, processamento e saída.

SISTEMA DE INFORMAÇÃO

Adaptado de: Laudon, Laudon (2004)

Os principais usos da informação são:

• Informação como processo – corresponde ao ato de informar.• Informação como conhecimento – aquilo que é percebido.• Informação como coisa – dados e documentos considerados

informativos.

Para Buckland (1991), o termo informação é em si mesmo contraditório, ambíguo e utilizado de diferentes formas, o que é irônico uma vez que tem a ver com tornar informado, com a redução da ignorância e da incerteza.

Os processos de construção, comunicação e uso de informação, de acordo com Le Coadic (1996), se sucedem e se alimentam reciprocamente, compondo o ciclo de informação, que corresponde ao modelo social da comunicação:

O ciclo da InformaçãoFonte: Le Coadic (1996, p.11)

• O processo de produção e disseminação de informação nas organizações está subjacente às práticas de gestão da informação e, por conseguinte, do conhecimento no que tange ao seu aspecto registrado.

• Essa relação pode ser observada nas palavras de Davenport (1998), ao considerar que o processo de gestão da informação é um conjunto estruturado de atividades que incluem o modo como as empresas obtêm, distribuem e usam a informação e o conhecimento.

• A gestão do conhecimento, como um processo sistemático de identificação, criação, renovação e aplicação de conhecimentos estratégicos de uma organização, Santos (2001), envolve a administração de informação, tratando da prática de agregar valor à informação e distribuí-la.

Embora não exista uma classificação rígida na prática, os sistemas de informação podem ser classificados de acordo com Rezende e Abreu (2000) segundo seu nível de suporte a decisões em :

• Sistemas de informação operacionais (SIO)• Sistemas de informação gerenciais ou tático (SIG)• Sistemas de informação estratégicos (SIE)

É importante ter em mente qual o nível de informação para a tomada de decisão está sendo enfocado: operacional, gerencial ou tático, ou ainda estratégico. A informação deve perpassar todos estes níveis na organização.

As empresas criam e utilizam a informação em três arenas estratégicas (objetivos da utilização estratégica da informação):

1 - Interpretação da informação sobre o ambiente:

• Reduzir ambiguidades e desenvolver significados que seus membros possam partilhar com objetivo de realizar ações coletivas.

• Manter certo nível de ambiguidade nas informações, oferecendo espaço cognitivo para interpretações.

• Principais atividades de informação na criação de significado: sondar, notar e interpretar. Sondar é examinar o ambiente, notar é isolar fatos significativos e interpretar é desenvolver um conjunto de crenças e percepções capazes de guiar a ação. Significados e pressupostos comuns definem uma rede de processamento de informação.

2 - Criação de novos conhecimentos:

• Uma empresa possui três tipos de conhecimento: o conhecimento tácito, contido na experiência de indivíduos e grupos; o conhecimento explícito, codificado nas normas, rotinas e procedimentos da organização; e conhecimento cultural, expresso nas crenças, normas e pressupostos.

• O uso da palavra informação no sentido de informação como conhecimento mostra a forte relação existente entre informação e conhecimento. A informação, conforme destacado por Cintra et al (2002), está diretamente ligada ao conhecimento, bem como a cada uma das áreas do saber, cumprindo um papel decisivo na mudança dos destinos da humanidade.

• Referente à distinção feita na dimensão epistemológica, tem-se que o conhecimento tácito é pessoal, específico ao contexto e, assim, difícil de ser formulado e comunicado. Já o conhecimento explícito ou codificado refere-se ao conhecimento transmissível em linguagem formal e sistemática (Nonaka, Takeuchi, 1997).

3 - Processamento e análise da informação de modo a escolher e empreender cursos de ação apropriados:

• A Organização converte o conhecimento tácito de indivíduos criativos no conhecimento explícito de que a empresa precisa para desenvolver novos produtos e inovações.

• A busca da informação é o processo pelo qual o indivíduo procura obter informações com um propósito definido, de modo a mudar o seu nível de conhecimento. O uso da informação ocorre quando o indivíduo seleciona e processa a informação, o que muda sua capacidade de dar sentido a uma experiência ou de agir ou reagir à luz desse novo conhecimento.

• As necessidades de informação são incertas, dinâmicas e multifacetadas, e uma especificação completa só é possível dentro de uma rica apresentação de todo o ambiente em que a informação é usada.

• A seleção e o uso das fontes para aquisição da informação precisam ser planejados e continuamente monitorados e avaliados como qualquer outro recurso vital da organização. A variedade de informação deve ser administrada de modo que as informações coletadas reflitam a complexidade do ambiente, sem sobrecarregar os usuários com excesso de informação.

• No âmbito da cultura da informação nas organizações, Marchand (1999) destaca que apesar de as tecnologias de informação facilitarem a criação de redes e o compartilhamento de informação entre administradores e empregados, é necessário analisar como as pessoas fazem uso dessa informação. Simplesmente disponibilizar estações de trabalho, redes e recursos tecnológicos não aumenta o uso inteligente da informação na organização. Para Lévy (1993), é preciso deslocar a ênfase do computador, programa ou outros recursos tecnológicos para o ambiente cognitivo, para a rede de relações humanas que se deseja construir.

FERRAMENTAS DE DISSEMINAÇÃO DA INFORMAÇÃO

“A evolução da tecnologia da informação, englobando a convergência tecnológica e a informação em seu formato digital, colocou à disposição das organizações um grande arsenal de instrumentos para auxiliar o processo de produção e disseminação de informação”.

(ROZA, 2006, p. 40)

FERRAMENTAS DE DISSEMINAÇÃO DA INFORMAÇÃO

• Internet:

Criada nos Estados Unidos, por volta de 1969, tinha como objetivo inicial possibilitar a comunicação em rede e manter-se em funcionamento mesmo após um ataque nuclear. Atualmente, pesquisas já afirmam que há mais de 1 bilhão de internautas no mundo.

FERRAMENTAS DE DISSEMINAÇÃO DA INFORMAÇÃO

• Internet:

Palavras do Presidente da IBM em 1998: “Uma corrente de pensamento afirma que surge um novo veículo de comunicação de massa a partir de quando é usado por 50 milhões de pessoas. O rádio levou quase 40 anos para atingir esse patamar. A televisão levou 13 anos. A tevê a cabo, 10 anos. E a internet alcançou isso em menos de cinco”.

(TAMMARO; SALARELLI, 2008, p. 69)

FERRAMENTAS DE DISSEMINAÇÃO DA INFORMAÇÃO• Intranet

Etimologicamente, a palavra intranet deriva do vocábulo Internet. O termo Internet é uma justaposição de duas outras palavras: “inter” radical latino que dá a idéia do aspecto federativo, característico do conjunto de redes, e “net”, que é a abreviatura de network ou simplesmente rede, em inglês. Deste ponto de vista, intranet é um conceito similar a Internet, mas orientado ao seu interior, que é o significado da palavra “intra”.

(ROZADOS, 2000, p. 35)

FERRAMENTAS DE DISSEMINAÇÃO DA INFORMAÇÃO

• Intranet

A intranet tem o conceito de “uma rede informática privada que utiliza normas e protocolos da Internet, para permitir aos membros de uma organização comunicar-se e colaborar entre si com maior eficácia, aumentando a produtividade”.

(GREER, 1998 apud ROZADOS, 2000, p. 35)

Freitas (2004 apud Costa, 2006, p. 61)

INTRANET NAS INSTITUIÇÕES DE ENSINO SUPERIOR

• Diante desse contexto, as instituições de ensino superior perceberam que a intranet poderia se tornar importante recurso na disseminação da informação e passaram a adotar essa ferramenta para gerenciar processos de informação e conhecimento.

• Além de permitir um fluxo contínuo e atualizado de informação confiável entre os usuários internos (gestores, professores, alunos e demais funcionários), a intranet difunde a imagem da instituição, distribuindo informações que agregam valor aos seus usuários.

• Costa (2006, p. 42) afirma que “[...] os portais corporativos são vistos como agentes catalisadores ao agregarem, em um único ambiente, várias ferramentas que possibilitam atingir os objetivos propostos pelas Instituições de Ensino Superior”

USABILIDADE DE PORTAIS CORPORATIVOS

Dias (2001) apresenta 7 heurísticas para avaliação da usabilidade de portais web (extraído de sua Dissertação de Mestrado “Métodos de avaliação de usabilidade no contexto de portais corporativos: um estudo de caso no Senado Federal”.

Heurística 1 - Visibilidade e reconhecimento do estado ou contexto atual, e condução do usuário

Esta heurística diz respeito à orientação do usuário no portal. Por ter uma característica não-linear, é preciso deixar claro ao usuário o caminho percorrido e as maneiras de retornar à página inicial.

USABILIDADE DE PORTAIS CORPORATIVOS

Heurística 3 - Controle do usuário

Os usuários de qualquer sistema interativo esperam deter controle sobre o sistema, fazendo com que este responda as suas solicitações.

Heurística 2 - Projeto estético e minimalista

Refere-se às características de legibilidade, estética e densidade informacional. Um portal legível e esteticamente agradável facilita a navegação.

USABILIDADE DE PORTAIS CORPORATIVOS

Heurística 5 - Prevenção de erros

As interrupções provocadas por erros de processamento têm consequências negativas sobre a atividade do usuário com o portal. Quanto menor a probabilidade de erros, menos interrupções ocorrem e melhor o desempenho do usuário.

Heurística 4 - Flexibilidade e eficiência de uso

Essa heurística diz respeito a flexibilidade do portal, que deve se adequar ao contexto dos diversos usuários.

USABILIDADE DE PORTAIS CORPORATIVOS

Heurística 7 - Compatibilidade com o contexto

O portal deve “falar” a língua do usuário. As informações selecionadas para divulgação devem fazer parte do contexto do usuário.

Heurística 6 - Consistência

A padronização de formatos, localizações e sintaxe torna o portal mais previsível, diminuindo a incidência de erros e as dificuldades de aprendizado e compreensão.

METODOLOGIA DE PESQUISA

Citando Lakatos (1988, p. 170), a observação assistemática, também chamada observação espontânea, informal, simples, livre ou ocasional, é a observação sem o emprego de qualquer técnica, sem planejamento, sem controle e sem quesitos observacionais previamente elaborados.

Com base nesse conceito, foi realizada uma observação assistemática numa instituição de ensino superior, para que se analisasse o uso da Intranet em uma organização educacional.

METODOLOGIA DE PESQUISA

• A instituição de ensino superior , objeto deste estudo, atua há cinquenta anos no segmento educacional e é referência no norte catarinense na área de educação tecnológica. Atualmente , tem unidades nas cidades de Joinville, São Bento do Sul, Curitiba, Florianópolis, Blumenau, Itajaí e Balneário Camboriú.

• A instituição oferece ensino fundamental e médio, graduação, pós-graduação (em parceria com a FGV), dois cursos de Mestrado, capacitação empresarial, graduação e pós-graduação à distância, além de serviços de engenharia (ferramentaria, fundição e tratamento térmico).

METODOLOGIA DE PESQUISA

• A pesquisa foi realizada nos campi de Joinville.

• Durante a observação assistemática, foram realizadas entrevistas com quatro profissionais:

- Um analista de sistemas (responsável pela Intranet) - Uma professora (usuária) - Uma coordenadora (usuário) - Uma assistente administrativa (usuária)

ROTEIRO DE ENTREVISTA

Para o Responsável pela Intranet

• Qual o público – alvo da Intranet?

2. Quais os objetivos deste canal de informação dentro da Instituição? Esses objetivos são alcançados?

3. Como são selecionadas as informações disponibilizadas?

4. A eficácia da disseminação da informação é avaliada. Como?

Para os Usuários

• Qual o objetivo da Intranet?

2. Este canal de informação atende às suas necessidades?

3. Quais serviços você utiliza?

4. Quais suas sugestões para melhoria deste canal de informação?

ENTREVISTAS• Responsável pela Intranet:

“O público-alvo são todos os funcionários e alunos”.

“O objetivo da Intranet é disseminar informações e disponibilizar aplicativos, garantindo credibilidade e reduzindo custos, pois se torna um “central” de informação.”

“As informações divulgadas são solicitadas por algum gestor, ou selecionadas por mim, ao receber um comunicado interno que julgo importante ser divulgado”.

ENTREVISTAS• Responsável pela Intranet:

“Atualmente, não se tem uma avaliação da eficácia da disseminação.”

“A T. I. faz a sua parte, porém as pessoas são importantes neste processo, devem querer buscar a informação. A web tem que ser flexível, dinâmica e atrativa e a equipe procura fazer isso.”

ENTREVISTAS• Professora (Usuária): “O objetivo da Intranet é reunir informações importantes e

disseminá-las, para que todos os funcionários “falem a mesma língua”.

“Quanto as minhas necessidades, deixa a desejar, pois acredito que a ferramenta poderia ser melhor aproveitada, disponibilizando mais coisas como fórum, atualizações quanto à procedimentos internos, chat entre professores/alunos, etc”.

“Os serviços que mais utilizo são ProfessorNet e a lista de aniversários. As notícias também são interessantes, mas não são atualizadas com regularidade”.

ENTREVISTAS• Assistente Administrativo (Usuária): “O objetivo da Intranet é facilitar a comunicação entre os

funcionários”.

“A Intranet atende às minhas necessidades”.

“Os serviços que mais utilizo são Portal RH, lista de aniversários e lista de ramais”.

“Não tenho nenhuma sugestão de melhoria”.

ENTREVISTAS• Coordenadora Pedagógica (Usuária) “O objetivo da Intranet é transmitir, disseminar as informações, para

que os funcionários a tenham como canal de referência”.

“A Intranet atende às minhas necessidades”.

“Os serviços que mais utilizo são ProfessorNet, lista de aniversário, lista de ramais e consulta ao acervo da biblioteca”.

“Como sugestão, poderia ser criado na Intranet um espaço de “repositório institucional” para compartilhamento de informações.

PRINCIPAIS OBSERVAÇÕES QUANTO ÀS ENTREVISTAS

• Universo do público-alvo “Qualquer discurso produzido por um emissor tem em vista um

receptor desejado ou definido, de modo que a mensagem possa se construir com base no contexto do receptor, nos conhecimentos que este tem do código”.

(TEIXEIRA, 2007, p. 30)

• Atratividade

“O princípio básico de todo portal educacional é motivar o acesso a partir do momento em que torna o conhecimento atrativo e acessível a toda a comunidade”.

(COSTA, 2006, p. 67)

PRINCIPAIS OBSERVAÇÕES QUANTO ÀS ENTREVISTAS

• Avaliação da eficácia “O feedback de um aluno produz sentido e, por vezes, vários sentidos. É

preciso estar atento e preparado para receber essas informações e interpretar os argumentos e necessidades de alunos, professores e funcionários num processo de análise do fluxo de informação universitária”.

(STAREC, 2003, p. 41)• Gestão da Intranet “Muitas organizações estão na fronteira onde tecnologias web e gestão

do conhecimento se encontram. Nesta fronteira não há regras absolutamente estabelecidas, caminhos claramente marcados e soluções perfeitas. Cabe a estas organizações inovarem no uso dos portais, respaldados por um projeto pedagógico inovador, contando com a participação dos professores [...] realizando avaliações constantes de acessibilidade e resultados objetivos a partir do uso do portal”.

(COSTA, 2006, p. 69)

CONCLUSÃO• Foi possível perceber a importância do conhecimento das estratégias

cognitivas adotadas para criar significado, induzir o aprendizado e orientar a tomada de decisão.

• Fundamental também é a percepção das condições emocionais e psicológicas que influenciam o uso da informação, além dos aspectos situacionais que delimitam a busca da informação.

• Portanto, é o fator humano, numa combinação da experiência de seus membros, que processa e analisa a informação para empreender novos cursos de ação.

• O processo de produção e disseminação da informação se completa quando a informação é assimilada, provocando uma alteração no estado cognitivo do indivíduo, de forma a gerar conhecimento.

REFERÊNCIAS BEUREN, I.M. Gerenciamento da informação: um recurso estratégico no processo de gestão empresarial. São Paulo: Atlas, 2000. BUCKLAND, M. Information and information systems. New York: Praeguer, 1991.

CHOO, C. W. A Organização do conhecimento: como as organizações usam a informação para criar significado, construir conhecimento e tomar decisões. Tradução de Eliana Rocha. 1 ed. São Paulo: SENAC, 2003. CINTRA, AM. et. al . Para entender as linguagens documentárias. 2 ed. Ver. Ampl. São Paulo: Polis, 2002.

COSTA, Paulo Sérgio Nunes. Usabilidade de portais corporativos de IES como ferramenta de disseminação da informação: um estudo de caso. Dissertação (Mestrado em Ciência da Informação) – Universidade Federal da Bahia, Salvador, 2006.

DAVENPORT, T. H. Ecologia da informação: porque só a tecnologia não basta para o sucesso na era da informação. São Paulo: Futura, 1998.

REFERÊNCIAS DIAS, Cláudia. Heurísticas para avaliação de usabilidade de portais corporativos. 10 mai 2001. Disponível em : http://www.geocities.com/claudiaad/heuristicas_web.html. Acesso em: 10. ago. 2009.

LAKATOS, Eva M.; MARCONI, Marina A. Fundamentos de metodologia científica. São Paulo: Atlas, 1991,

LAUDON, K.C.; LAUDON, J.P. Sistemas de informações gerenciais: administrando a empresa digital. São Paulo: Pearson Prentice Hall, 2004.

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LEVY, P. As tecnologias da Inteligência: o futuro do pensamento na era da informática. Rio de Janeiro: Editora 34, 1993.

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REZENDE, D.A; ABREU, A.F. Tecnologia da informação aplicada a sistemas de informação empresariais: o papel estratégico da informação e dos sistemas de informação nas empresas. São Paulo: Atlas, 2000.

ROZA, Rodrigo Hipólito. Produção e disseminação de informação nas organizações: o papel da tecnologia da informação e geração do conhecimento. Dissertação (Mestrado em Ciência da Informação) – Pontifícia Universidade Católica de Campinas, Campinas, 2006. ROZADOS, Helen Beatriz Frota. Impactos da Intranet em Unidades de Informação de Ensino Superior da Grande Porto Alegre. Dissertação (Mestrado em Comunicação e Informação) – Universidade Federal do Rio Grande do Sul, Porto Alegre, 2000.

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TEIXEIRA, Leonardo. A comunicação na Empresa . Rio de Janeiro: Editora FGV, 2007.