AQUISIÇÃO MATERIAL ELABORADO PELAS PROFAS. JUNE MAGDA ROSA SCHARNBERG E LETÍCIA STREHL

Disciplina - Pesquisa e Desenvolvimento de Coleções – Profa. Letícia Strehl

Sumário

Aquisição Definição Atribuições Modalidades

Compra Receita Despesa Fornecedores Procedimentos de compra Prestação de contas

Manual de aquisição

Aquisição: definição

A aquisição é o processo de obtenção de materiais para o acervo da biblioteca ou serviço de informação seja por: Doação Compra Permuta comodato (cedência temporária, que ao término

de um período de tempo, pode ser definitiva). Forma de possibilitar o acesso mais rápido ao

material, ao menor custo possível Etapa puramente administrativa do processo

de desenvolvimento de coleçõesAdaptado de: VERGUEIRO, W. Desenvolvimento de coleções. São Paulo: Polis, 1989.

A abordagem sistêmica de Evans (3)

VERGUEIRO, W. Desenvolvimento de coleções: uma nova visão para o planejamento de recursos informacionais. Ciência da Informação, v. 22, n. 1, p. 13-21. 2009.

Comunidade

Aquisição: atribuições

Modalidades Compra de livros nacionais e estrangeiros Assinatura de publicações periódicas Filiação a sociedades para ter direito a certas

publicações Obtenção de doações Permuta de publicações

Procedimentos Obter informações sobre os materiais desejados Manter e controlar os arquivos necessários Administrar os recursos disponíveis para a

aquisiçãoAdaptado de: VERGUEIRO, W. Desenvolvimento de coleções. São Paulo: Polis, 1989.

Localização do setor de aquisição

Aproximação entre o setores de seleção e aquisição A segunda atividade decorre da primeira Instruções auxiliares semelhantes para ambas

Adaptado de: ANDRADE, D.; VERGUEIRO, W. Aquisição de materiais de informação. Brasília: B. de Lemos, 1996.

Especificidades sobre as modalidades de aquisição

Compra

Compra

Modalidade que, geralmente, ocupa maior tempo dos profissionais Observação de prazos Prestação de contas

Muitas vezes, o bibliotecário é considerado o responsável legal pelos recursos financeiros colocados à sua disposição

Adaptado de: ANDRADE, D.; VERGUEIRO, W. Aquisição de materiais de informação. Brasília: B. de Lemos, 1996.

Recursos financeiros e orçamento para compra

Vamos comprar material bibliográfico! Temos recursos?

Geralmente, os recursos financeiros não aparecem sozinhos

Precisamos prever a necessidade de recursos para o incremento do acervo

Identificar os materiais bibliográficos necessários

Preparar orçamentos que subsidiem o planejamento dos investimentos necessários Um orçamento bem elaborado aumenta as

chances de captação de recursos

Adaptado de: ANDRADE, D.; VERGUEIRO, W. Aquisição de materiais de informação. Brasília: B. de Lemos, 1996.

Administrador da biblioteca

Responsável pela aquisição

Selecionador

Conseguir receita para realizar a despesa

Receita

Recursos orçamentários da instituição

Instituições privadas Instituições públicas

Gestão orçamentária mais rígida em termos de planejamento

Recursos obtidos com proposição de projetos

Exemplo: projetos para financiamento pelas leis de incentivo a cultura municipais, estaduais ou federais. Embasamento legal:

Lei federal: Lei Rouanet (Lei 8.313, de 23.12.1991)

Lei estadual: LIC (Lei 10.846, de 19.08.1996)

Recursos diretamente arrecadados pela bibliotecas

Multas: cobrança de taxas em caso de atraso na entrega de materiais bibliográficos retirados por empréstimo domiciliar pelos usuários

Taxa de inscrição anual ou renovação: cobrança de taxas de inscrição/renovação da associação do usuário na biblioteca

Comutação bibliográfica: fornecimento de cópias de materiais bibliográfico a usuários de outras bibliotecas, respeitando os limites estabelecidos pela lei de direito autoral

Realização de eventos: promoção de atividades que resultem em arrecadação de recursos para investimento na biblioteca. Exemplos: quermesse, feira do troca-troca, campanha de coleta de papel reciclado para venda, etc.

Recursos recebidos por doação

Doação de usuários, empresas Sociedade dos Amigos da Biblioteca

Associação sem fins lucrativos constituída por membros da comunidade que decidem voluntariamente unir seus esforços para apoiar a Biblioteca no seu trabalho diário, visando a otimização dos serviços prestados.

É importante no auxílio à gestão da Biblioteca e eficaz na relação e integração com a comunidade. Exemplos: http://www.heartofbrooklyn.org/ Associação de amigos da Biblioteca Pública do Estado do

Rio Grande do Sul Recursos doados, não confundir co doação de material

bibliográfico

Despesas

Procedimentos de compra ou contratação

Verba privada Análise de orçamentos propostos por

fornecedores Procedimento mais simplificados de

execução da despesa Verba pública

Concorrência pública de fornecedores - Licitação

Procedimento complexos de execução da despesa

Despesa pública: rotina de compra ou contração Licitação Empenho Pagamento

Licitação (Lei 8.666/93)

Objetivo: Art. 1º - Esta Lei estabelece normas gerais sobre licitações e contratos administrativos pertinentes a obras, serviços, inclusive de publicidade, compras, alienações e locações no âmbito dos Poderes da União, dos Estados, do Distrito Federal e dos Municípios.

Finalidade: Art. 3° ... selecionar a proposta mais vantajosa para a Administração...

Modalidades de licitação - Art. 22 (1)

Concorrência Para valores muito altos, obrigatoriamente exige

dois fornecedores cadastrados previamente (construção de preços) - publicação de edital com prazos definidos (apresentação e abertura das propostas)

Tomada de preços Igual à concorrência, mas para valores menores.

Convite compras para pequenos valores, no mínimo três

fornecedores devem ser consultados.

Modalidades de licitação - Art. 22 (2)

Concurso Estabelecimento de um prêmio para quem se

oferecer para determinado serviço, o melhor recebe o prêmio. Sentido promocional para biblioteca.

Leilão Oferta de um produto, que a partir de um preço

mínimo, leve o produto quem pagar o maior preço. Bens que não possuem uma comercialização normal ou que não foram devidamente pagos. Em bibliotecas servem mais para desfazimento do que para incorporação.

Modalidades de licitação (3)

Pregão eletrônico (Lei 10.520/02). Modalidade criada para aumentar a

quantidade de participantes e baratear o processo licitatório. É um método que amplia a disputa licitatória, permitindo a participação de várias empresas de diversos estados, na medida em que dispensa a presença dos contendentes.

Em nível federal, o Compras Net é o portal utilizado para a realização dos pregões eletrônicos

Limites estabelecidos para as modalidades

Compras e serviços Dispensa: até R$ 8.000,00 Convite: de R$ 8.000,00 a R$ 80.000,00 Tomada de preços: de R$ 80.000,00 até R$

650.000,00 Concorrência: acima de R$ 650.000,00

Dispensa de licitação

Em casos de guerra ou grave perturbação da ordem Em casos de emergência ou de calamidade pública Quando não acudirem interessados à licitação anterior, e esta,

justificadamente, não puder ser repetida sem prejuízo para a administração

Quando a união tiver que intervir no domínio econômico para regular preços ou normalizar o abastecimento

Quando as propostas apresentadas consignarem preços manifestamente superiores aos praticados no mercado nacional, ou forem incompatíveis com os fixados pelos órgãos oficiais competentes

Quando houver possibilidade de comprometimento da segurança nacional

Para a aquisição ou restauração de obras de arte e objetos históricos, de autenticidade certificada, desde que compatíveis ou inerentes às finalidades do órgão ou entidade

Inexigibilidade de licitação: inviabilidade de competição (1)

Para aquisição de materiais, equipamentos, ou gêneros que só possam ser fornecidos por produtor, empresa ou representante comercial exclusivo Exemplo: compra de uma obra que é

importada por apenas um fornecedor

Inexigibilidade de licitação: inviabilidade de competição (2)

Para a contratação de serviços de natureza singular, com profissionais ou empresas de notória especialização, vedada a inexigibilidade para serviços de publicidade e divulgação Exemplo: contratação de um serviços de fornecimento de acesso

a uma base de dados

Justificar porquê a

WoS?Características, específicas,

cobertura, conteúdo, etc.

Empenho: definição

“O empenho da despesa é o ato emanado de autoridade competente que cria para o Estado obrigação de pagamento pendente ou não de implemento de condição" (Art. 58 da Lei 4.320/64).

Empenho: função

É uma garantia ao fornecedor e ao mesmo tempo um controle dos gastos.

O empenho é o registro da despesa, o qual resulta na nota de empenho (em três vias), sendo que a primeira via deve ser entregue ao fornecedor.

A via do comprador serve para a comparação entre o pedido, a nota fiscal e a nota de empenho.

Empenho: tipos

Ordinário: quando o valor do empenho é igual ao da compra ou serviço e o pagamento pelo seu total, em uma única vez.

Por estimativa: quando não houver condições de se apurar o valor correto da despesa.

Global: quando se conhece o valor total da despesa mas cujo pagamento é feito parceladamente.

Pagamento

O fornecedor recebe o pagamento da instituição quando o produto comprado é devidamente recebido ou o serviço contratado é adequadamente prestado

Verba privada: comparação de orçamentos

Fornecedores

Classificação dos fornecedores de material bibliográfico

Tipo, país de origem, tipo de material e assunto.

Tipo e natureza do fornecedor, podem ser: editores distribuidores livrarias  agentes

Editoras

Editores

Os custos de compra realizado diretamente com que publica o material deve ser considerado da seguinte forma: salário da equipe da biblioteca tarefas bancárias todo material de consumo relacionado.

O custo de cada item deve variar de acordo com: A estrutura organizacional da biblioteca o grau de centralização da compra do material bibliográfico o uso de sistemas automatizados relações comerciais da instituição com os bancos os quais

determinam em parte o valor das taxas bancárias número de títulos adquiridos número de editores envolvido qualificação, experiência e produtividade da equipe pessoal

responsável pela compra

Editores: tipos de materiais

Alguns tipos de documentos devem ser preferivelmente adquiridos diretamente do editor: publicações recebidas através de filiação a

sociedades, associações e instituições publicação de alto custo as de órgãos, universidades e outras

instituições sem fins lucrativos publicações de vanguarda e revistas de

pequena circulação

Editores: vantagens

Dispensa de licitação Contato direto com o produtor do documento, reduzindo o tempo de

fornecimento e facilitando as reclamações para reposição de material não recebido

Obtenção de faturas com dados atualizados contendo preços definitivos e não estimados que implicam posteriores faturas adicionais

Pagamento do preço de capa, ou até com descontos num mesmo percentual concedido a agentes

Nota que informa o preço do material fornecido para venda Pagamento de faturas somente de material com publicação e

fornecimento garantidos (fatura quase como nota fiscal; uma proposta, nota-venda realizada, efetivada);

Possibilidade de planejamento dos pagamentos na medida que as faturas vão sendo recebidas de acordo com o fluxo de caixa da instituição, evitando pagamentos com antecipação desnecessária.

Editores: desvantagens

Necessidade de contratos com grande número de fornecedores e conseqüente processamento de grande volume de pagamento e correspondência

Necessidade de equipe de pessoal compatível com o número de fornecedores e o volume de compras

Necessidade de recursos para pagamento de grande número de taxas bancárias

Necessidade de recursos para tarifas postais e material de consumo compatíveis com o número de fornecedores e o volume de compras

Agentes

Agentes

Agentes são intermediários entre publicadores e bibliotecas, isto é, de um lado recebem e processam os pedidos das bibliotecas encaminhando-os aos publicadores e de outro divulgam as obras dos editores promovendo e processando sua venda.

Serviços prestados pelos agentes: Emissão de propostas de fornecimento e de faturas de forma

personalizada adequada ao processamento de cada instituição; Encomenda on-line de publicações; Fornecimento de formulários para reclamação de falhas nas coleções e

nas remessas periódicas dos lotes às bibliotecas na área ou não Recebimento de fascículos; Possibilidade de consulta on-line a base de dados de editores

referentes a remessas dos fascículos antes de efetuar reclamações de falhas reduzindo o número de transações desnecessárias;

Disponibilidade de catálogo coletivo para localização de documentos e comunicação entre os clientes

Agentes: custos de contratação

Preço cobrado pelos agentes: Os componentes básicos para formação de preços; preço cobrado

pelo editor, custo do processamento do agente e o seu lucro.  Fatores que interferem no custo do processamento:

Tipo de publicação País de publicação e sua estrutura editorial e comercial Serviços de correio e telecomunicações Estabilidade política e econômica País da biblioteca, seus serviços de correio e telecomunicações Categoria dos clientes em termos de valores negociados e do

número de assinaturas compradas Prestígio da instituição a nível regional e nacional Profissionalismo do editor que traduz na qualidade editorial, no

cumprimento de prazos de publicação, e, no caso de periódicos, na regularidade da publicação

Seleção e avaliação dos agentes

Preço e condições de pagamento (preço do material, taxa de serviço, taxa de transporte, prazo de pagamento, faturas vencidas)

Serviços (renovação de assinaturas de periódicos, capacidade de inclusão de novos títulos, possibilidade de reclamações, fornecimento de formulários, capacidade de fornecimento de diferentes tipos de publicações, serviços bibliográficos para verificação de dados, relatórios gerenciais)

Infra-estrutura do agente: área geográfica de operação deste agente, experiência no ramo, qualificação da equipe, representação no país (se estrangeiro) que acompanhe o fornecimento para a biblioteca, representante e intermediários no exterior (agente nacional)

Facilidades de comunicação (fone, fax, correio eletrônico, chat ...); Situação financeira Experiência no ramo

Agentes: vantagens

Contato com número reduzido de fornecedores Processamento das compras em lotes; útil em

caso de recursos de convênios com prazo de aplicação limitada

Economia de tempo e tarifas postais  Possibilidade de realização de trabalho com

uma pequena equipe de pessoal  Pequeno valor gasto com taxas bancárias,

tarifas postais e material de consumo Possibilidade do uso dos serviços adicionais

oferecidos pelos agentes

Agentes: desvantagens

Exigência de licitação para valores maiores que podem se tornar um processo burocrático bastante oneroso e, em alguns casos, determinar a troca de agentes

Contato indireto com os editores dilatando o tempo de fornecimento e dificultando a reposição de material não recebido

Pagamento de taxas de serviços, onde podem estar incluídos serviços sofisticados dispensáveis ou não prioritários

 Pagamento de títulos com base em preços estimados e sem garantia de publicação

Distribuidores e livrarias

Distribuidores

 Os distribuidores são aqueles fornecedores que adquirem direito de distribuir um determinado tipo de material com exclusividade. Esta obtenção de exclusividade é emitida pela Câmara Brasileira do Livro, e, neste caso, são única fonte de obtenção de um editor para uma região.

 A compra direto do distribuidor não oferece vantagens (em termos de preços) para bibliotecas. O desconto é praticamente o mesmo para livrarias. A única vantagem está concentrada nos aspectos referentes ao estoque e à rapidez no atendimento.

Livrarias

 As livrarias são o varejo propriamente dito. Possuem estoques reduzidos e demoram a atender as bibliotecas, geralmente são a fonte de compra das bibliotecas que adquirem um número reduzido de exemplares. 

Procedimentos de compra

Procedimentos de compra

Os procedimentos de compra dividem-se nas seguintes grandes etapas: encomenda

Cuidado especial com a correção dos dados Recebimento

Conferência da nota fiscal com o que foi recebido Conferência do que foi recebido com o que foi pedido Revisão do estado dos exemplares recebidos

Pagamento Guarda de todos os documentos representativos

das transações para prestação de contas

Prestação de contas

Composição do documento de prestação de contas

O procedimento constará de: resumo demonstrativo de despesa realizada; notas fiscais e recibos de pagamento efetuados

(faturas); extrato de conta-corrente. guia de recolhimento do saldo, se houver; documento relativo à licitação realizada; mapa resumo do resultado da licitação; remessa da prestação de contas à direção.

Os elementos relacionados com o procedimentos licitatórios são necessários apenas em instituições públicas

Relatório de investimentos

Descrição de todos os investimentos em produtos e serviços bibliográficos feitos no período

Tipos especiais de compra

Aquisição planificada

Centralizada: é a reunião da compra, permuta e doação em um órgão central.

Condições: Órgão central devidamente estruturado, com

recursos humanos, materiais e financeiros Empréstimo entre bibliotecas Catálogo coletivo

Vantagens: Planificação da aquisição Economia de tempo, pessoal e material

Aquisição cooperativa e consórcios

Mediante compromissos mútuos, as bibliotecas de uma região, especializadas em determinado campo do conhecimento, procedem a aquisição de todas as publicações da especialidade visada.

Objetiva um levantamento da produção literária mundial.

Publicações eletrônicas

Publicações impressas Desvantagens:

Grandes distâncias Exigência de ausência de duplicatas

Condições indispensáveis: Catálogo coletivo Empréstimo entre bibliotecas (equipamento

reprográfico) Meios de comunicação rápidos e eficientes

Manual de aquisição

Manual de aquisição: definição e finalidades

Documento que registra a forma como as atividades de aquisição de materiais de informação são realizadas no dia-a-dia, informando aos nela envolvidos sobre todas as medidas que devem tomar para garantir que seus esforços tenham resultado positivo.

Também chamado de “diretrizes para aquisição”, “carta de aquisição”, etc.

Valioso instrumento de: Orientação dos procedimentos – memória dos fluxos e

decisões tomadas Integração de novos profissionais à equipe de trabalho

ANDRADE, D.; VERGUEIRO, W. Aquisição de materiais de informação. Brasília: B. de Lemos, 1996.

Manual de aquisição: elementos (1)

Estabelecimento dos responsáveis pela aquisição, inclusive que responde pelo fluxo de pagamento e prestação de contas, pela contabilização das doações e pela definição das atividades de compra e intercâmbio

Definição dos procedimentos para organizar as sugestões de aquisição, de maneira a garantir que as prioridades estabelecidas no momento da seleção sejam, na medida do possível, respeitadas no momento da aquisição

Registro dos principais fornecedores utilizados pela aquisição, categorizando-os, se for o caso, por: Tipos de materiais Áreas do conhecimento

Adaptado de: ANDRADE, D.; VERGUEIRO, W. Aquisição de materiais de informação. Brasília: B. de Lemos, 1996.

Manual de aquisição: elementos (2)

Estabelecimento dos instrumentos auxiliares utilizados para a obtenção de informações sobre os itens a serem adquiridos , tais como: disponibilidade no mercado, autoria, preço, editora, ISBN, etc.

Adaptado de: ANDRADE, D.; VERGUEIRO, W. Aquisição de materiais de informação. Brasília: B. de Lemos, 1996.

Instrumento: o catálogo da editora ou o catálogo da livraria?Vantagens e desvantagens!

Manual de aquisição: elementos (3)

Descrição da forma de organização da atividade de compra de materiais de informação, detalhando os passos necessários para a: solicitação de materiais aos fornecedores

(elaboração de listas de títulos, pedidos de compras

criação dos instrumentos de acompanhamento e controle do material adquirido

Adaptado de: ANDRADE, D.; VERGUEIRO, W. Aquisição de materiais de informação. Brasília: B. de Lemos, 1996.

Manual de aquisição: elementos (4)

Organização das atividades de permuta e intercâmbio, inclusive a sistemática para a avaliação do custo-benefício dessa forma de aquisição

Estabelecimento da forma de solicitar obras por doação, descrevendo modelos de cartas e ofícios e identificando as principais instituições fornecedoras de doações

Outras informações que os responsáveis pela aquisição considerarem importantes

Adaptado de: ANDRADE, D.; VERGUEIRO, W. Aquisição de materiais de informação. Brasília: B. de Lemos, 1996.

Manual de aquisição como elemento da política de desenvolvimento de coleções Algumas bibliotecas optam por incluir o

conteúdo do que seria o manual de aquisição na própria política de desenvolvimento de coleções

Adaptado de: ANDRADE, D.; VERGUEIRO, W. Aquisição de materiais de informação. Brasília: B. de Lemos, 1996.