GESTÃO DE PROJETOS

CURSO DE MULTIPLICADOR DE POLÍCIA COMUNITÁRIA

GESTÃO DE PROJETOS

PROFESSORA GILDA SANDES

O que é um projeto?“Projeto é um empreendimento não repetitivo (único),

caracterizado por uma seqüência clara e lógica de

eventos, com início, meio e fim, que se destina a

atingir um objetivo claro e definido, sendo conduzido

por pessoas dentro de parâmetros predefinidos de

tempo, custo,recursos envolvidos e qualidade.”-

Ricardo Vargas p.5

Exemplos de Projeto

• Instalação de uma nova planta industrial;• redação de um livro;• reestruturação de um determinado setor ou

departamento da empresa ou órgão público;• elaboração de um plano de marketing e

publicidade;• lançamento de um novo produto ou serviço;

Exemplos de Projeto

• Informatização de um determinado setor da empresa ou organização pública;

• construção de uma casa;• realização de uma viagem;• execução de campanha política;• etc

Todos os Projetos da Administração Pública devem objetivar , direta ou indiretamente , a concepção, produção e suprimento de Produtos Sociais.

Não devemos confundir Projeto e Atividade Permanente!!!

1. Projeto: Representa um empreendimento temporário com o objetivo de criar um produto ou serviço único; portanto, quando falarmos em coisas novas e período de tempo determinado para concretizar o objetivo proposto: (início – meio e fim), estamos nos referindo a um projeto.

2. Atividades permanentes: São as atividades regulares de produção de bens ou prestação de serviços, internos e externos. Essas atividades sempre se repetem do mesmo modo, com pequenas variações ao longo do tempo. São “infinitas”: não têm perspectivas de terminar; são rotinas.

CONCEITOS BÁSICOS

PROGRAMA: É o conjunto de projetos gerenciados de forma coordenada, a fim de se obter benefícios que, de uma forma isolada, não se obteria. Os projetos de um programa podem ser desenvolvidos paralelamente ou seqüencialmente.SUBPROJETO: Projetos muito grandes podem ser divididos em subprojetos para que sejam gerenciados mais facilmente.

TAREFAS: Etapa concreta necessária para se atingir uma meta do projeto. Ela representa o trabalho real que será feito no projeto, na estrutura base.

Gerenciar um projeto significa tomar decisões e realizar ações de planejamento, execução e controle; assim como decidir quando inicializar e encerrar um projeto.

E O QUE É GERENCIAR PROJETOS?

FASES DE GERENCIAMENTO DE UM PROJETO

FASE DE CONTROLE

FASE DE ANÁLISE - IDENTIFICAR AS NECESSIDADES OU OBJETIVOS QUE GERARAM O PROJETO, COMO ELE SERÁ EXECUTADO E A DEFINIÇÃO DOS RECURSOS NECESSÁRIOS.

FASE DE PLANEJAMENTO - DEFINIR QUEM DEVERA FAZER PARTE DO "TIME" DE PROJETO, A SUA PROVÁVEL DURAÇÃO, AS ETAPAS CRÍTICAS E POSSÍVEIS RISCOS.

FASE DE EXECUÇÃO - GERENCIAR DO INÍCIO À CONCLUSÃO DO PROJETO, PROMOVENDO AS MUDANÇAS NECESSÁRIAS, COMPROMETENDO E ENVOLVENDO O "TIME”.

FASE DE FINALIZAÇÃO - É O MOMENTO EM QUE TODOS OS ENVOLVIDOS, APRENDEM COM OS ERROS E SALIENTAM OS PONTOS POSITIVOS DO PROJETO.

FASE DE CONTROLE: MONITORAMENTO E AVALIAÇÃO CONSTANTE DO PROGRESSO DO PROJETO.

Processo de Inicialização Aceitação do produto

pelo Cliente

Processo de PlanejamentoPlanejar e manter esquema de trabalho para atingir objetivos propostos no Projeto

Processo de ControleMonitoramento e avaliação constante do progresso do projeto

Processo de ExecuçãoCoordenar pessoas e outros recursos para realizar o plano

Processo de EncerramentoEntrega do produto para ser avaliado pelo cliente

FUNÇÃO DO GERENTE DE PROJETOS

ATRIBUTOS QUE O GERENTE DE PROJETOS PRECISA POSSUIR:

Conhecimento: O gerente deve conhecer bem o produto a ser desenvolvido pelo projeto. Ele deve saber o que fazer.

Habilidade: O gerente do projeto deve saber como executar o projeto e ter capacidade de fazê-lo da melhor maneira possível.

Atitude: O gerente precisa ter vontade e motivação para executar o projeto e convencer os colaboradores a participarem de forma integrada do processo.

PAPÉIS ASSUMIDOS PELO GERENTE DE PROJETOS

1. LÍDER: Da Equipe de trabalho e do Parceiro;

2. PLANEJADOR: Assegurar a elaboração do projeto;

3. ORGANIZADOR: Prever e mobilizar os meios, principalmente as pessoas para realizar o projeto;

4. ADMINISTRADOR DE PESSOAS: O diretor da equipe, deve lidar com as pessoas como pessoas e não como recursos do projeto;5. ADMINISTRADOR DE INTERFACES (Meio que promove a comunicação ou interação entre dois ou mais grupos): Articular acordos, buscando soluções organizacionais e coletivas;

6. ADMINISTRADOR DE TECNOLOGIAS: envolve tarefas, responsabilidades e decisões de gerente dentro do domínio técnico do projeto;

7. IMPLEMENTADOR: Fazer o projeto acontecer;

8. FORMULADOR DE MÉTODOS: Formular metodologias, procedimentos, estruturas e sistemas para o projeto.

CICLO DE VIDA DE UM PROJETO

As organizações ou os gerentes de projetos podem dividir os projetos em etapas que proporcionem melhor controle gerencial das operações em andamento. Essas etapas compõem o ciclo de vida do projeto, que em muitas empresas formam um conjunto específico de procedimentos utilizados em todos os projetos executados pela mesma.

OS CICLOS DE VIDA DO PROJETO GERALMENTE DEFINEM: 

• Que trabalho técnico deve ser realizado em cada etapa (por exemplo, em qual etapa deve ser realizado o trabalho do arquiteto?)

• Quando as entregas devem ser geradas em cada etapa e como cada entrega é revisada, verificada e validada;

• Quem está envolvido em cada etapa (por exemplo, a engenharia simultânea exige que os implementadores estejam envolvidos com os requisitos e o projeto). • Como controlar e aprovar cada etapa.

AS TRÊS DIMENSÕES DA GESTÃO DE PROJETOS

Encerrar

Controlar

Executar

Planejar

Iniciar

Aquisição

R HRiscoComunicaçã

oCusto

CronogramaEscopo

Qualidade

Integração

Implementação

Teste

Desenvolvimento

Projeto Técnico

Definição e Justificação

Requisitos

Ciclo de Vida de Ciclo de Vida de ProjetosProjetos

Responsabilidades de GPResponsabilidades de GP

ÍTENS IMPRESCINDÍVEIS A UM PROJETO

1. TÍTULO: Deve ser escolhido com cuidado, pois venderá a idéia do projeto.

2. GERENTE: É o profissional responsável pelo projeto.

3. CLIENTES: São grupos de pessoas ou entidades que serão beneficiadas pelo alcance dos objetivos do projeto.

4. PARCEIROS: Organização pública ou privada que mantém uma atuação conjunta na consecução de projetos comuns, em regime de colaboração e co-responsabilidade.5. OBJETIVO: Situa o benefício desejado pelo cliente.

6. ESCOPO: O conjunto dos objetivos do projeto, isto é, o que deve e não deve ser feito no projeto.

7. META: É a quantificação do objetivo, com prazo para ser atingida e gasto correspondente.

7. JUSTIFICATIVA: Quais são as razões para se executar o projeto.

7. JUSTIFICATIVA: Quais são as razões para se executar o projeto.

FERRAMENTAS MAIS UTILIZADAS EM UM PROJETO

• Integração• Escopo• Tempo• Custo• Qualidade• Recursos Humanos• Comunicações• Risco• Aquisições

Integração

Cu

sto

Pra

zo

Escopo

RH

Risco

Comunicação

Aquisição

Qualidade

FERRAMENTAS GERENCIAISCriadas com o objetivo de auxiliar a elaboração, o acompanhamento, a priorização e avaliação de projetos.

FERRAMENTAS VANTAGENS DESVANTAGENS

1. TEMPESTADE OU CHUVA DE IDÉIAS

AJUDA AOS PARTICIPANTES A VENCER SUAS LIMITAÇÕES EM TERMOS DE INOVAÇÃO E CRIATIVIDADE

NÃO APRESENTA

2. QUADRO 4Q1POC (Projetos curtos)

OBJETIVIDADE NA DISCRIÇAO DE TAREFAS

NÃO É APROPRIADO PARA PROJETOS GRANDES

3. GRÁFICO DE GANTT (Diagrama de barras) – Cronograma físico do projeto.

EXCELENTE COMUNICAÇÃO VISUAL

O GRÁFICO NÃO MOSTRA DE FORMA CLARA AS INTERDEPENDÊNCIAS ENTRE AS ATIVIDADES.

4. CRONOGRAMA FÍSICO -FINANCEIRO

APRESENTAR DE MANEIRA CLARA AS NECESSIDADES FINANCEIRAS DO PROJETO

NÃO APRESENTA

5. MÉTODO GUT(Gravidade, Urgência e Tendência)

MAIOR IMPACTO NOS RESULTADOS DO DESEMPENHO INSTITUCIONAL

NÃO APRESENTA.

CÍCLO DO PDCA EM GERÊNCIA DE PROJETOS

PDCA é um método de natureza cíclica e é composto por quatro etapas bem definidas:

-P/PLAN: PLANEJAMENTO

-D/DO: EXECUÇÃO

-C/CHECK: VERIFICAÇÃO

-A/ACTION: AÇÃO CORRETIVA

ESQUEMA DO CÍCLO PDCA

ATUE NO DEFINA ASPROCESSO EM METASFUNÇÃO DOS RESULTADOS OBTIDOS

A

C D

ACTION

ALCANÇAR AS METAS

CHECK

P

DETERMINE OSMETODOS PARA ALCANÇÁ-LAS

VERIFIQUE OS EFEITOS DO TRABALHO EXECUTADO

EXECUTE OTRABALHO

EXECUTE OTRABALHO