AGES

FACULDADE DE CIÊNCIAS HUMANAS E SOCIAIS

BACHARELADO EM ADMINISTRAÇÃO

ANGELINE OLIVEIRA DE ANDRADE

FICHAMENTO:

COMO SE TORNAR MAIS ORGANIZADO E PRODUTIVO

Fichamento apresentado no curso de Administração da Faculdade AGES como um dos pré-requisitos para a obtenção da nota parcial da disciplina Organização, Sistemas e Métodos no 3º período, sob a orientação do professor José Reginaldo de Andrade.

Paripiranga

Julho de 2014

REFERÊNCIA:

ZEIGLER. Kenneth. Como se tornar mais organizado e produtivo. Tradução de Luis

Humberto William Lagos Teixeira Guedes. Rio de Janeiro: Sextante, 2007.

RESUMO:

Ken Zeigler, o autor, é especialista em gerenciamento de tempo, organização e produtividade.

Formado em Administração pela Universidade de Minnesota, e em Publicidade e Finanças

pela Universidade de Illinois, ele foi um alto executivo de empresas multinacionais antes de

se dedicar à atividade de consultor. Em seu livro “Como se tornar mais organizado e

produtivo”, que é referência base da revista Exame, Zeigler aborda de maneira dinâmica e

nítida, os procedimentos para que o colaborador venha a se tornar, motivado, confortável,

com perspectivas de crescimento e aproveitando ao máximo o tempo que o funcionário tem

na empresa. A cada dia que passa surgem mais atribuições ao ser humano, tanto em sua vida

profissional como na vida pessoal. Pensando nisso, o autor vem estabelecer lições para

conseguir uma vida mais organizada e consequentemente, tornar-se mais produtivo.

Planejamento e estabelecimento de metas são pontos que norteiam a obra. O livro prega que

em vários campos profissionais, assim como na área de negócios a pessoa desorganizada,

pode ser eficiente, fazendo as atribuições em tempo hábil e cumprindo com suas obrigações,

porém, raramente ele será eficaz e efetivo, já que fazer com rapidez não é sinônimo de fazer

bem feito gerando um resultado. Cada capítulo vem com uma abordagem que parece óbvia,

mas que direciona o trabalhador ao aumento significativo da produção em seu trabalho, seja

no comércio, indústria, ou prestação de serviços. Prepara o funcionário para trilhar caminhos

vencedores, ampliando seus horizontes pessoais e profissionais, delimitando ensinamentos de

significativa valia para a aplicação diária.

Prepare-se para o sucesso

De acordo com Ken Zeigler (2007) Em vez de agir como o salmão, que nada contra a

correnteza, siga o fluxo normal das coisas – apenas acrescente estrutura e disciplina.

Com o objetivo de fornecer dicas e estratégias de organização, o livro vem ajudar a tornar-

se mais eficiente, ordenando tarefas e padronizando-as através da administração do tempo.

Assuma o controle do seu dia

“Sua vida é como um circo. Você pode ser o domador ou pode ser a fera. Você pode gerenciar

o seu dia, ou seu dia vai gerenciar você. Trata-se de uma questão de disciplina.” (p. 8)

Aqui, o autor afirma que o meio em que está inserido é de grande influencia e que uma

ótima solução é liderar, determinar metas e realizá-las. Cada coisa tem seu tempo e lugar.

Estabeleça suas metas

“O primeiro passo para administrar o seu tempo é descobrir o que você precisa ou deseja

conquistar.” (p.10)

Estabelecendo objetivos identifica-se o sentido para as coisas, proporcionando clareza e

foco, aproveitando oportunidades para melhoria de resultados.

Programe seu trabalho

“[...] quanto mais difícil o trabalho, tanto menores as divisões.” (p. 17)

É imprescindível iniciar uma tarefa com um planejamento apropriado, assim, a questão do

adiamento ou precipitação podem ser evitados.

Não fique adiando as coisas

“A melhor maneira de evitar o hábito de deixar para depois o que pode fazer hoje é subdividir

a tarefa de forma que seja possível trabalhar um pouco nela todos os dias.” (p. 19)

Se não é possível realizar uma tarefa por completo de uma só vez, deve-se dividi-la

estabelecendo prazos e criando sua própria motivação para realizar as tarefas.

Utilize uma agenda geral

“A agenda geral engloba a movimentação de uma semana inteira, por isso o ideal é ter sempre

a mão um bloco de papel para anotar todo o tipo de coisa.” (p.22)

A agenda geral é a responsável por todos os seus compromissos, seja pessoal ou

profissional. Assim, facilita a subdivisão dessas tarefas por dia.

Use uma agenda diária

“[...] o ideal é não transferir os itens que constam na sua agenda diária para o dia seguinte. Se

isso acontecer, é sinal de que você pode estar planejando fazer coisas em excesso [...]” (p.29)

Somente a agenda geral não é suficiente para organizar os seus dias, é preciso da agenda

diária para dividir as tarefas e ter prazos para realizá-las.

Planeje o uso de sua energia

“Não planeje demais. Temos a tendência para superestimar em 20% o tempo que determinada

tarefa vai levar.” (p.33)

A ordem das atividades diárias também devem ser estabelecidas iniciando pelas mais

importantes, economizando as energias e possibilitando um dia mais produtivo.

Defina suas prioridades

“O primeiro passo para estabelecer prioridades é tomar nota das coisas que consomem o eu

tempo durante uma semana, tanto no trabalho como em casa.” (p. 34)

Realizar prioridades é mais importante do que resolver problemas urgentes, para isso,

vários métodos de ordenamento podem ser utilizados.

Especifique e negocie

“A fim de priorizar as coisas adequadamente, você precisa saber por que uma tarefa é

importante e quando deve ficar pronta.” (p. 37)

Dizer que uma tarefa é de grande importância e é para o mais rápido possível, não são

informações suficientes para quem for fazê-la, é preciso descrevê-la e estabelecer um prazo

para que fique clara sua real importância.

Faça uma coisa de cada vez

“A maior parte das pessoas tenta fazer varias coisas ao mesmo tempo. Não obstante, os

estudos demostram que as mais bem sucedidas fazem somente uma coisa de cada vez, pois

perceberam que assim gastam menos tempo do que pulando de uma tarefa para outra.” (p. 40)

Tentar resolver tudo de uma vez não é solução, mas sim enumerá-las de acordo com sua

importância, finalizando num trabalho bem feito.

Encontre mais tempo para você

“Estabeleça seus prazos de forma realista, sem grandes rasgos de otimismo, e mantenha-se

ciente de que as coisas podem dar errado.” (p. 44)

Quanto mais planejar e seguir a risca todo o plano, melhor o aproveitamento do tempo.

Caso queira um tempo a mais para você, algo deve ser eliminado da agenda.

Conquiste sua mesa de trabalho

“[...] um dos itens bastante valorizados nas avaliações profissionais é a aparência do ambiente

de trabalho.” (p. 46)

A visão do ambiente de trabalho é o cartão de visitas, para isto, deve estar bem organizado

e com apenas o essencial.

Assuma o controle de sua mesa de trabalho

“Organize o presente em primeiro lugar. Não se preocupe com o futuro nem se incomode com

o passado, até colocar tudo o que precisa em seu devido lugar.” (p. 49)

Após conquistar o seu lugar, ele dever receber manutenção. Mantê-lo organizado é crucial,

evita perda de tempo e de documentos importantes.

Limite as interrupções

“Para empregar seu tempo com maior eficiência, a saída é limitar o impacto das

interrupções.” (p. 52)

Nem sempre as interrupções são tão importantes quanto a tarefa que está sendo realizada e

sempre causa atrasos.

Gerencie seus e-mails

“Estabeleça horários de sua conveniência para verificar a caixa de entrada de e-mails.” (p. 55)

Para os e-mails devem ser estabelecidos horários para conferi-los para evitar distrações

desnecessárias.

Controle os e-mail que você envia

“Antes de começar a escrever, defina o propósito de seu e-mail – uma lista resumida do que

precisa ou quer discutir é providencial, pois o ajuda a ser conciso, direto e claro.” (p. 58)

Nada mais eficiente que preencher o campo ‘assunto’ adequadamente. A linguagem deve

ser clara e as mensagens curtas para facilitar o retorno.

Gerencie as ligações recebidas

“Diga às pessoas qual o melhor horário para falarem com você e quais devem evitar.” (p. 62)

A melhor opção é permanecer off. Reservar horários para conferí-los também faz parte do

gerenciamento.

Controle as chamadas que você faz

“Estabeleça uma ordem de prioridade para suas ligações telefônicas. Descubra qual é o

melhor momento para fazê-las e se você realmente precisa falar com aquelas pessoas.” (p. 64)

Para evitar perda de tempo, ao iniciar a chamada informe o motivo dela e vá direto ao

assunto e não desvie dele.

Delegue tarefas

“Delegar é uma forma importante de desenvolver as habilidades de seus colaboradores, assim

como de aumentar sua motivação.” (p. 67)

Além de motivar é uma demonstração de confiança para com os colaboradores e uma

ótima forma de administrar o tempo.

Planeje as reuniões de maneira eficaz

“Determine a pauta, como você pretende tratar cada assunto e o tempo que pretende gastar

nele. A extensão da reunião, inclusive, depende disso.” (p. 71)

Para que a reunião seja atrativa, elas devem ser planejadas com antecedência. Reuniões

devem ser produtivas.

Agende as reuniões de maneira eficaz

“Nunca agende dois encontros para o mesmo dia: eles acabam sendo menos estruturados,

mais longos e pouco produtivos.” (p. 72)

Reuniões têm um proposito e devem ser devidamente planejados, deve também ser

definido o horário de início e término da mesma.

PARECER CRÍTICO

Para aqueles que tem problemas com organização, que acham que o dia é curto e não tem

tempo para quase nada, Ken Zeigler aponta algumas soluções para esses problemas. Lições

importantes são passadas como a necessidade de um planejamento e estabelecimento de

metas, as quais devem ser cumpridas, além de ajudar a organizar o lado profissional, ele

também leva em conta a vida pessoal. Com a leitura, ao adotar esses métodos, sua vida não

será chata e cronometrada, será organizada e produtiva, valorizando o clichê de que “tempo é

dinheiro”. Uma obra aplicável e de fácil compreensão para estudantes de qualquer curso,

porém, o sentido direto é mais voltado à área de negócios, sendo recomendado, em especial

para alunos de Economia, Administração e Ciências Contábeis. A relevância dessa obra para

o curso, é que trabalha de maneira plausível como se pode ganhar tempo com gestos simples

que podem ser tomados no dia a dia.