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Gestão de Projetos Sociais
Instituto Voluntários em Ação
Módulo 3: Controle e Monitoramento
Olá!Agora daremos início ao Terceiro Módulo do nosso Curso de Gestão de Projetos
Sociais.
Nesse Módulo abordaremos a função gerencial de Controle e Monitoramento. É nessa etapa que, muitas vezes, os gestores do projeto descobrem que as coisas
não estão ocorrendo de acordo com o que foi planejado.
Veremos como criar uma Planilha de Monitoramento e Desempenho para a melhor gestão do seu projeto enquanto este estiver em andamento.
Ao final desta apresentação você encontrará as atividades que deverá realizar. É por meio da entrega dessas atividades que avaliaremos a participação da sua
Organização nesse Curso. Por isso, verifique as datas de entrega das atividades no nosso Calendário!
Muito Obrigada e Bom Estudo!!
Nosso Cronograma
Domingo Segunda Terça Quarta Quinta Sexta Sábado
09.
Envio da
Apresentação
do Curso à
distância de
Gestão de
Projetos
Sociais;
10. 11.
Início do
Módulo 1.
12. 13.
Chat de Plantão
de Dúvidas
(Confira os
horários no site)
14.
Chat de Plantão
de Dúvidas
(Confira os
horários no site)
15. 16.
Início do
Módulo 2 .
17.
Chat de Plantão
de Dúvidas
(Confira os
horários no site)
18.
Chat de Plantão
de Dúvidas
(Confira os
horários no site)
19.
Início do
Módulo 3 .
20.
Chat de Plantão
de Dúvidas
(Confira os
horários no site)
21.
Chat de Plantão
de Dúvidas
(Confira os
horários no site)
22. 23.
Início do
Módulo 4.
24.
Chat de Plantão
de Dúvidas
(Confira os
horários no site)
25.
Chat de Plantão
de Dúvidas
(Confira os
horários no site)
26.
Avaliação e
Encerramento
27.
Certificação
28.
Onde estamos?
A Função Gerencial de CONTROLE
Lembrando... Você já viu as funções gerenciais e de que forma podem trazer melhores resultados ao Projeto.
Dirigir
Controlar
Planejar
Organizar CONTROLAR
É o processo desenvolvido para reduzir ao máximo as diferenças entre o que foi
planejado e o que é realizado no desenrolar
das atividades do projeto
Como Controlar? Elaborando uma Planilha de Monitoramento e Desempenho
para acompanhar as atividades do seu Projeto.Aprenda a fazê-la ao desenrolar desse Módulo!
Nesse Módulo vamos abordar a função de Controle.
Monitoramento = Acompanhamento
O Monitoramento é oacompanhamento do projetopor meio da coleta e análiseconstante de informação sobrecomo o projeto se desenvolve.Quando você estrutura umsistema de monitoramento,você está criando um sistemade coleta de informação útilpara melhorar o que fazer ecomo deve ser feito.
Para identificar quando as coisas não estão andando corretamente.
Para saber se os recursos estão sendo bem utilizados e se serão suficientes para o que está sendo feito.
Para conhecer se sua capacidade de trabalho é suficiente e apropriada.
Para saber se você está realizando aquilo que planejou fazer.
Por que Monitorar?
O que é o Monitoramento?
O Plano de Monitoramento
Utilizando um Plano de Monitoramento você poderá acompanhar de formamais eficiente o andamento e desenvolvimento do Projeto.
Como criar esse sistema de coleta de informação útil para melhorar agestão do seu Projeto? Siga o nosso passo-a-passo:
1
• O Que queremos saber?
• (Selecionando Indicadores)
2
• Como obter a Informação?
• (Informação Quantitativa e Qualitativa)
3
• Que diferença o Projeto vai fazer?
• (Padrões de Desempenho)
4
• Como acompanhar as atividades ao logo do Projeto?
• ( A Planilha de Monitoramento e Desempenho)
O Plano de Monitoramento
1O Que queremos saber? Selecionando Indicadores
“O que não é medido não pode ser gerenciado”: você só pode saber, com certeza,se atingiu determinado resultado, a partir do momento que possui um indicador paramedir esse resultado.
Os INDICADORES são medidas numéricas para conhecer em que medida os objetivosdo seu projeto estão ou não sendo alcançados, dentro de um prazo delimitado e numalocalidade específica.
A dificuldade e preocupação por “medir resultados” geralmente acontecem porque aorganização não sabe exatamente o que medir.
• Empoderamentoda mulher na
Comunidade da Graça
Objetivo Geral
• Implementação de oficinas de
artesanato para as mulheres da
Comunidade
Objetivo Específico • Freqüência nas
oficinas (percentagem de
participação)
Indicador
O Plano de Monitoramento
Para monitorar o projeto, devem ser estabelecidos um ou maisindicadores para cada objetivo especifico, uma medida que indique se oobjetivo foi total ou parcialmente alcançado.
Portanto, são determinados individualmente para cada projeto segundoos objetivos específicos que foram definidos no planejamento.
Segue um exemplo de Indicador:
Informação QUANTITATIVA
É aquela que oferece dados numéricosindicando “quanto ou quantos?”
Exemplo: Qual o número de mulheres daComunidade que participaram das aulas?
Pode ser expressa em números absolutos (45meninas freqüentaram as oficinas deartesanato entre os meses de março e julhode 2010) ou de forma percentual ( o 50% dasmulheres previstas freqüentaram as oficinasde artesanato entre os meses de março ejulho de 2010.
Como realizar o cálculo? Neste exemplo,trabalhando com listas de presença ao longodos cursos.
Informação QUALITATIVA
Indica como as pessoas se sentem a respeito dealguma situação, como as coisas são feitas, oucomo as pessoas se comportam.
Exemplo: Nível de auto-estima das meninas queparticiparam das oficinas de artesanato. Pode sertransformada em informação quantitativa,criando uma escala numérica :
Muito satisfeita: 5
Satisfeita:4
Indiferente:3
Insatisfeita:2
Muito Insatisfeita:1
2
Como obter a Informação? Não adianta criar indicadores que não vamosconseguir mensurar. Para simplificar o trabalho esclarecemos os tipos deinformação a ser utilizada com alguns exemplos.
O Plano de Monitoramento
O Plano de Monitoramento
3Que diferença o Projeto vai fazer? Padrões de Desempenho
Ficou horas trabalhando para definir indicadores segundo os objetivos específicos, pensando como e quem obterá as informações. E agora? Como isso vai ajudar a resolver os problemas do projeto enquanto estiver em andamento?
Para que a informação seja útil, deve ser comparada. Veja esses conceitos:
Marco Zero: valor dos indicadores antes de iniciar o projeto. É como uma fotografia tirada no momento em que se começa um projeto, para depois ver o que mudou ou não mudou.
Padrões de Desempenho: o valor que confiamos que esses indicadores terão graças às atividades de nosso projeto, o “padrão” que queremos alcançar.
Os dados coletados ao longo do monitoramento/acompanhamento não fazem sentido nenhum se não forem comparados com a situação inicial, e não ajudarão a identificar os problemas sem ser comparados de forma contínua aos padrões definidos.
O Plano de Monitoramento
4
Como acompanhar as atividades ao logo do Projeto? A Planilha de Monitoramento e Desempenho
Chegados nesse ponto, você deve elaborar um documento com todas as informações dos passos anteriores, que permita acompanhar o projeto: A Planilha de Monitoramento e Desempenho
Faça a seguintes tarefas, baseando-se na Planilha Modelo disponibilizada no seguinte slide:
Antes de começar o projeto: 1. Pegue cada objetivo específico, um a um, e estabeleça indicadores para medir os resultados e as fontes de informação.2. Para cada indicador, estabeleça com cuidado o valor que considera que espera alcançar com o Projeto (o padrão de desempenho).3. Faça uma lista de possíveis ações corretoras no caso que os indicadores não evolucionem segundo o que foi planejado.Durante o projeto:1. Registre o valor de cada indicador segundo a freqüência que foi definida. 2. Compare esses valores com os padrões de desempenho que foram estabelecidos.3. Caso os indicadores estejam por debaixo dos padrões estabelecidos, atue segundo as ações corretoras para melhorar esse valor.
Objetivos Específicos
Tipo de IndicadorFontes de
InformaçãoFreqüência Padrão de Desempenho Ações Corretoras
QUANTITATIVO
(1) Capacitar
mulheres, jovens e crianças para a
elaboração de artesanato.
Freqüência das mulheres nas
oficinas.
Listas de Presença
Cada oficina
65%1. Reunião extraordinária2. Apoio de líderes comunitários3. Entrevistas com desistentes
Número de peças de artesanato
produzidas
Cotação das Peças Produzidas
Mensal entre 70 e 100 unidades1. Revisão dos recursos materiais 2. Revisão da didática 3. Possível da troca de professora
QUALITATIVO
Qualidade dos materiais
Entrevista com o grupo de trabalho
Mensal 4 (escala de 1-5) 1. Estudar troca de fornecedor
Motivação das professoras
Entrevista individual
professoras Bimestral 4 (escala de 1-5)
1. Melhorar acompanhamentopsicológico
Auto-estima das alunas
Entrevista individual alunas
MensalAtingir 4
(escala de 1-5)
1. Reformulação da carga horária 2. Estudo de troca de didática 3. Possível troca de professora 4. Melhorar acompanhamento psicológico
Empenho Escolar Entrevista com
professoresBimestral
Atingir 4 (escala de 1-5)
(2)Articulação de Parcerias com
empresas para a comercialização
e venda dos artesanatos.
QUANTITATIVONúmero de
empresas parceirasContratos assinados
Trimestral 4 empresas1. Renegociação dos contratos 2. Contatar novas empresas
QUALITATIVO
Satisfação das empresas com as
peças de artesanato
Entrevista com Representantes das empresas
parceiras
Mensal 4 (escala de 1-5)
Identificar o motivo da insatisfação (design,material, resistência) e estudar ação corretora correspondente (fornecedor, oficina, professora)
Modelo Planilha de Monitoramento
Atividades do Módulo 3:Sobre a Função Gerencial do
Controle, escolha a opção
verdadeira:
a) O Controle pretende reduzir as
diferencias entre o que foi planejado
e o que efetivamente é atingido pelo
nosso projeto, definindo indicadores
de monitoramento/acompanhamento
das atividades, que são comparados
com padrões de desempenho para
controlar e corrigir irregularidades no
momento certo.
b) O Controle pretende definir o
Cronograma de atividades para
transformas nossas idéias em
ações.
c) Um bom exemplo de indicador de
um projeto poderia ser o
empoderamento da mulher numa
comunidade específica, pois será a
única forma de mensurar um
objetivo específico.
d) Os erros de Planejamento nunca
terão influencia num bom processo
de Monitoramento, pois são funções
gerenciais diferentes e
independentes.
Sobre a informação e construção de
indicadores para o nosso projeto,
sinale a opção falsa:
a) Quanto mais complexo for um
indicador, melhor para o
controle do nosso projeto, pois
poderemos obter muita
informação com baixo custo
num indicador só.
b) A informação qualitativa pode
ser transformada em
quantitativa por meio de uma
escala numérica.
c) A combinação de informação
qualitativa e quantitativa vai
enriquecer a análise do nosso
projeto.
d) Os indicadores estão
intimamente relacionados aos
objetivos propostos por cada
Projeto e, portanto, são
determinados individualmente
para cada projeto.
Sobre os padrões de desempenho,
sinale a opção verdadeira:
a) Um padrão de desempenho é
o valor que confiamos que um
indicador terá graças às
atividades do nosso projeto, o
“padrão” que queremos
alcançar.
b) Os dados coletados ao longo
do monitoramento não fazem
sentido nenhum se não forem
comparados ao marco zero, e
não ajudarão a identificar os
problemas sem ser
comparados de forma
contínua aos padrões
definidos.
c) Os padrões de desempenho
podem ser de quantidade, de
qualidade, de tempo e de
custo.
d) d) Todas as anteriores são
verdadeiras.
Para responder as questões de forma completa, consulte o Manual escritodeste Módulo disponível na página Seu Curso, e as Leituras Complementares,disponíveis na página Biblioteca, ambas no site do Curso.
Dúvidas?
Em caso de dúvidas, estaremos sempre à disposição pelo e-mail [email protected]
Sexta-feira, 20/05 às 10 horas temos encontro no Chat do Curso,
e Sábado, 21/05, às 16 horas também. Escolha um horário e não perca!
Próximo módulo disponível em:
Segunda Feira 23 de maio
Até lá!