Disciplina: CEGPT 54 - Simulação de Um Projeto

Nomes: Alessandro Dias

André Gustavo Carvalho Borges

Luis Gustavo Campos

José Terada

Júlio Achcar

Otto Engler Tamm de Lima

Sílvia Martinuzzo

Documento: Relatório do Projeto

1) Qual foi a instituição cliente que vocês escolheram? O que motivou

nessa escolha?

Com necessidades relacionadas à sua estrutura edificada, a Instituição Lar São

José carecia de reformas internas em sua sede. Com diversos integrantes da

equipe provenientes da construção civil, entendemos que nossa experiência

nesta indústria poderia ser aproveitada pelo lar.

Dessa maneira, nossa escolha foi pela Instituição Lar São José, a qual

conciliava nossas aptidões de mercado com suas necessidades mais urgentes.

2) Qual o escopo do projeto?

Inicialmente, nosso escopo tratava de alterações no formato das vedações de

alvenaria do térreo da instituição, com readequação de esquadrias metálicas

existentes e janelas.

Após o primeiro contato e reunião com a instituição – conhecendo melhor seu

dia-a-dia e seus desafios mais urgentes – tornou-se evidente que a necessidade

mais fundamental da instituição não era uma reforma parcial de seu térreo. Ao

ouvir com mais atenção e cuidado às reais necessidades da instituição, tornou-

se claro que a necessidade era uma ação de divulgação para a entidade. Em

uma conversa posterior com os representantes, colocamos algumas questões

fundamentais, como o objetivo do projeto. Ora, se a necessidade da instituição

era viabilizar uma comunicação mais adequada de sua atuação e atingir uma

audiência maior para poder receber mais recursos, por qual motivo estávamos

tratando de uma reforma? Com base nesta lucidez, advinda do contato diário

com a instituição, alteramos o escopo do projeto antes de seu início para que o

objetivo primordial da instituição fosse atendido.

Surgiu, desta maneira, nosso escopo de trabalho oficial: uma ferramenta de

divulgação, posteriormente definida como um folder físico, atendendo às

necessidades de comunicação do lar. O estudo e o caso de negócio foram

construídos (vide documento anexo – 00;Business Case.pdf) para chegarmos a

um conjunto de alternativas e, com base em uma série de critérios bem

definidos, o escopo conceitual foi escolhido, em conjunto com as partes

interessadas mais representativas da instituição.

3) Como vocês se organizaram como time( papéis e responsabilidades)?

Nossa equipe é a mesma que vem trabalhando desde o primeiro quadrimestre

do início do curso. Desta maneira, estamos em um excelente e avançado grau

de entrosamento e entendimento de nossas aptidões, responsabilidades, papéis

e limitações.

O gerente de projeto foi designado por voto comum e a partir deste momento

criou-se uma matriz de responsabilidades bem detalhada (vide anexo 98.

Responsabilidades.pdf), pertencente a um grupo de regras claras e bem

definidas (também em anexo). Um sistema geral de informação e troca de

dados foi criado (utilizando uma ferramenta online popular e gratuita) e após

uma reunião inicial para delimitar as regras básicas, definição dos papéis e

responsabilidades, microequipes com responsáveis e coresponsáveis foi

definida na referida matriz para que pudessem atuar de maneira colaborativa

entre si, com elevado grau de autonomia.

4) O seu projeto envolveu captação de recursos? Se sim, qual ( ou quais)

estratégias para captá-los?

Entendendo de maneira inequívoca as limitações de tempo e disponibilidade

dos membros da equipe para execução com sucesso deste projeto, optamos

por uma solução estratégica para resolver a necessidade dos recursos. Esta

abordagem constituiu-se da troca de atividades remuneradas (i.e.

subcontratações) por engajamento não-remunerado de profissionais de

múltiplas áreas (marketing, fotografia, administração), captados através de

nossa extensa rede de contatos. Através desta estratégia, o orçamento do

projeto foi drasticamente reduzido aos materiais referentes à impressão e arte,

num orçamento facilmente administrável.

5) Quais foram os principais problemas enfrentados durante o projeto?

Quais foram as formas que vocês usaram para resolver os problemas?

De todos os problemas que poderiam surgir no desenvolvimento do projeto,

um deles era crítico: a disponibilidade dos recursos em horário comercial.

Como todos os membros da equipe estão exercendo atividades remuneradas

neste período, sua disponibilidade fica drasticamente limitada. Neste caso

específico, o funcionamento de nossa instituição coincide exatamente com o

horário de nossa indisponibilidade.

Para solucionarmos este conflito, utilizamos duas abordagens: o deslocamento

das atividades para horários de final de semana, quando possível e a

programação do uso de recursos para que pudessem pedir dispensa do

trabalho nos dias em que poderiam ser solicitados por este projeto. Esta

estratégia, embora penosa, funcionou e permitiu o andamento harmônico das

atividades.

6) Quais foram as principais lições aprendidas no projeto ( aspectos

positivos e negativos)?

Os aspectos positivos mais representativos tratam da necessidade do gerente

de projeto estar inserido desde o início e entender de fato o motivo para a

criação do projeto. Com este conhecimento, é capaz de alertar as principais

partes interessadas para sua execução e alinhar o projeto (e seu escopo) às

reais necessidades que possuem, evitando projetos que nascem sem propósito.

Do ponto de vista negativo, o gerenciamento da disponibilidade dos recursos é

o elemento mais relevante, considerando que todos os membros da equipe

trabalham e possuem aula em horários noturnos ou mesmo nos finais de

semana.

7) O que você faria de modo diferente, se fosse fazer novamente o mesmo

projeto?

Teríamos adiantado a execução das tarefas administrativas, como a criação

dos documentos de projeto, em um bloco anterior mais concentrado para

poder liberar a equipe exclusivamente às atividades relativas a criação do

produto.

8) Registro fotográfico: apresente ao menos 3 fotos que mostrem

a) equipe do projeto ( apontando nome/função)

b) produto ou serviço criado

c) reunião com o cliente

a e c) Não tiramos fotos durante o processo. Lembrando que o formulário foi

disponibilizado dia 06/08, quando já estávamos adiantados. Não consideramos

fotos de reuniões com os clientes algo necessário/conveniente.

b) Vide o arquivo anexo 51.Fotos.pdf.

9) Relate o que você aprendeu trabalhando em um projeto real, com

clientes reais

O aprendizado mais significante trata do uso de soft skills – as habilidades

interpessoais - no processo, dentro de situações não-técnicas, que exigem

elevado grau de negociação e entendimento de questões implícitas, cujas quais

não podem ser ensinadas em sala de aula.

10) Que dicas você daria a uma próxima turma que trabalhasse em um

projeto similar?

Avaliar o propósito do projeto e entender o motivo do escopo do projeto antes

de se iniciá-lo será fundamental para que o projeto esteja alinhado com as

reais necessidades das principais partes interessadas.

11) Quantas horas semanais você dedicou ao projeto?

Dedicamos uma quantidade variável de horas de acordo com a cadência de

atividades e fase do projeto. Numa média geral, cerca de 8h/membro/mês.

12) O que mais você gostaria de relatar ?

É necessária a criação de um cadastro atualizado com as equipes que estão

atuando, qual o seu respectivo escopo e em quais instituições, assim como

seus contatos para não haver conflitos de escopo ou de instituições de maneira

mais rigorosa do que o método existente.

13) Como foi o relacionamento com o cliente?

Estabelecer regras claras desde o princípio, delimitar o escopo de maneira

precisa e posicionar o cliente sobre suas expectativas dentro do processo e

sobre o resultado esperado foram fundamentais para que o relacionamento se

desdobrasse de maneira harmônica em todo o desenvolvimento do projeto.

14) O projeto foi entregue no prazo? Se não, o que levou a atrasos?

Algumas atividades sofreram atraso, especialmente por conta da

incompatibilidade e indisponibilidade dos recursos em horário comercial, mas

com um gerenciamento cuidadoso das tarefas, sempre focado no resultado

final, alterações de meio curso foram realizadas garantindo que os marcos

fossem entregues em suas datas especificadas, sem atrasar a transferência do

produto do projeto às partes interessadas.

15) Avaliação do cliente: solicitar ao cliente que escreva um parágrafo

avaliando o projeto. Essa avaliação deve ser entregue ao professor.

“Analisado por todos os diretores, o projeto foi considerado excelente sob

todos os aspectos. Cremos que será extremamente útil para divulgação do

nosso trabalho. Parabens.” [sic]