FERRAMENTAS DO PLANEJAMENTO ESTRATÉGICO Kátia de Lima Passos Ferreira Residente de Administração...

FERRAMENTAS DO PLANEJAMENTO ESTRATÉGICO

Kátia de Lima Passos Ferreira

Residente de Administração do Hospital Universitário

da UFJF – HU/UFJF

residecoadm.hu@ufjf.edu.br

PLANEJAMENTO ESTRATÉGICO

Relembrando o conceito:

O Planejamento Estratégico (PE) é uma

técnica de organização que procura definir qual

a melhor maneira (estratégia) de se atingir um

objetivo.

ETAPAS DE UM PE:

VALORES

MISSÃO e NEGÓCIO

ANÁLISE AMBIENTAL

VISÃO ESTRATÉGICA

QUESTÕES/DIRETRIZES ESTRATÉGICAS

AÇÕES ESTRATÉGICAS (plano de ação)

PLANO DE AÇÃO (Ações Estratégicas)

Descreve como colocar em prática o planejamento estratégico.

Apresenta as etapas para a implementação das medidas de ação de uma estratégia.

Monitora os resultados.

Ferramentas do Planejamento

BRAINSTORNING DIAGRAMA DE PARETOHISTOGRAMAMATRIZ GUT (gravidade, urgência e tendência)FLUXOGRAMA5W2HCICLO PDCADIAGRAMA DE ISHIKAWA OU CAUSA E EFEITO OU

“ESPINHA DE PEIXE”

BRAINSTORNING (“tempestade de ideias”)

Ferramenta simples que pode ser utilizada em

qualquer situação.

Técnica utilizada em grupo com objetivo de

coletar um grande número de ideias e depois

selecionar e ordenar conforme a priorização da

necessidade.

DIAGRAMA DE PARETO

Nada mais é do que colocarmos dados coletados das

nossas atividades em um gráfico de barras verticais,

que geralmente tem no eixo vertical “a quantidade

de repetições de demanda de problemas” e no eixo

horizontal “ o tipo de problemas”

HISTOGRAMA

Esta ferramenta tem semelhança com o

Diagrama de Pareto, porém envolve a

medição de dados variáveis e mostra a sua

distribuição conforme a frequência em que

aparecem, analisando ao longo do tempo as

suas variações.

MATRIZ DE PRIORIZAÇÃO GUT

Ferramenta utilizada para priorização das ações na gestão.

Consiste em analisar a Gravidade, a Urgência e a Tendência

do problema. Cada problema deve ser pontuado numa escala

de 1 a 5 em cada critério, conforme a tabela:

Nota Gravidade Urgência Tendência5 Extremamente

graveExtremamente

urgenteSe não for resolvido, piora imediatamente

4 Muito grave Muito urgente Vai piorar em curto prazo

3 Grave Urgente Vai piorar em médio prazo

2 Pouco grave Pouco urgente Vai piorar em longo prazo

1 Sem gravidade Sem urgência Sem tendência de piorarFonte: Scielo – Ciência da Informação – Vol.37, Nº2 Brasília Mar/Ago 2008

FLUXOGRAMA

Serve para visualizarmos holisticamente determinada atividade. É a

representação gráfica das diversas tarefas deste processo. No HU-UFJF

utilizamos esta ferramenta para representar as atividades de cada setor por

meio do Pop (Procedimento Operacional Padrão).

A simbologia utilizada é convencionada. Existem software especializados na

elaboração de fluxogramas, como o vision.

Os símbolos mais comuns são:

- Retângulo: indica uma etapa do processo

- Losango: tomada de decisão

- Seta: sentido do fluxo

- Elipse: indica início e fim

- Círculo: liga duas partes do processo (divisão de página)

- Hexágono: determina um procedimento definido

Exemplo de FluxogramaPOP: Encaminhamento de paciente para consulta

início

Confirmar a consulta

Abrir prontuário

Conferir prontuário

Paciente tem prontuário?

não

sim

Paciente chega na recepção

Encaminhar o paciente para o consultório

fim

1 - What (O QUE será feito)2 - Who (QUEM fará)3 - When (QUANDO será feito)4 - Where (ONDE será feito)5 - Why (POR QUE será feito) 1 - How (COMO será feito) 2 - How Much (QUANTO custará)

O que?O que? O que faremos?O que faremos?

Como?Como? De que forma seremos mais eficientes?De que forma seremos mais eficientes?

Onde?Onde? Em que local a ação se realizará?Em que local a ação se realizará?

Por que?Por que? Quais os motivos que motivaram tal Quais os motivos que motivaram tal ação?ação?

Quem?Quem? Quais os responsáveis por sua Quais os responsáveis por sua realização?realização?

Quando?Quando? Em que momento a ação será Em que momento a ação será executada?executada?

Quanto?Quanto? Qual o valor do recurso necessário?Qual o valor do recurso necessário?

Exemplo:Montar um plano de treinamento para 30 colaboradoresde uma empresa. Tema: “A importância do uso dos EPI’s”.

O que? (What) Treinamento sobre a importância do uso de EPIsQuem? (Who) Operadores da linha de produção e forjariaOnde? (Where) No centro de Treinamentos da unidade de Bragança PaulistaQuando? (When) No dia 15/10/05 das 9:00 às 12:00hs

Por quê? (Why)Conscientização dos colaboradores quanto a importância do uso de EPIs. Fazer com que eles usem o EPI adequado às atividades que oferecem riscos de acidente

Como? (How) Palestra e vídeoQuanto custa? (How much) Orçamento de R$ 3.000,00

CICLO PDCA

Idealizado por Shewharte e, mais tarde, aplicado por Deming em conceitos de qualidade em trabalhos no Japão.

Nasceu no escopo da tecnologia TQC (Total Quality Control) como uma ferramenta que melhor representava o ciclo de gerenciamento de atividades, processos ou sistemas.

P = Planejar

D = Dirigir/Fazer

C = Controlar

A = Agir

1 23

4

56

8

7 P

DC

A

Planejar

Execu

tarVerificar

Agir

1 - Identificação do Problema

2 - Observação

3 - Análise

4 – Plano de Ação

5 - Execução6 - Verificação

7 - Adequação

8 - Evolução

O Ciclo PDCA, visa a melhoria

contínua fazendo um plano, executando

tarefas de acordo com o plano,

compara o resultado encontrado com o

planejado e toma ações corretivas para

ajustar se for necessário. Ver o filme.

Diagrama de Ishikawa ou de Causa e

Efeito ou “Espinha de Peixe”

Outro exemplo de ferramenta do Planejamento, dentre

outras que existem, que serve para identificar, explorar e

mapear fatores que afetam um problema, onde se separa

as causas dos efeitos, identificando assim as várias causas

que originaram o problema.

EFEITO

MaterialMeio ambiente Mão de obra

Diagrama de Causa e Efeito

GRUPO DE CAUSAS

Método Máquina

INDICADORES

Medem aspectos qualitativos e/ou quantitativos relativos ao meio ambiente, à estrutura, aos processos e aos resultados.

Instrumento de mensuração e monitoramento para o gerenciamento, avaliação e planejamento das ações.

Contribuem na tomada de decisão.

Os indicadores de qualidade

representam melhorias de serviços de

saúde e redução de doenças, expressos

quantitativamente dentro de um período

de tempo, devendo os dados coletados

ser viáveis, simples, medindo uma

condição ou aspecto do serviço e úteis

para os gestores, que servirão de apoio

a tomadas de decisão.

Alguns exemplos de indicadores:

Índice de queda de paciente;

Índice de demora de atendimento;

Taxa de produtividade de cirurgia;

Taxa de consultas por especialidade;

Índice de receitas mensais de convênios;

Índice de manutenção preventiva em

equipamentos.

Uso e aplicação dos indicadores

são medidas utilizadas para descrever

e analisar uma situação existente,

avaliar o cumprimento de objetivos,

metas e suas mudanças ao longo do

tempo, além de confirmar tendências

passadas e prever tendências futuras.

Portanto:

Estas ferramentas gerenciais devem ser apropriadas

ao problema que se quer resolver, que por sua vez

requerem conhecimento, habilidade e participação das

equipes e dos colaboradores envolvidos em seus setores.

PLANO DIRETOR

Ferramenta de gestão que reflete a importância do planejamento estratégico.

Itens que compõe o Plano Diretor do HU-UFJF

Missão:Formar recursos humanos, gerar

conhecimentos e prestar assistência de qualidade na área da saúde à comunidade

da regiãoNegócio:

Assistência, ensino e pesquisa na área da saúde para o

desenvolvimento da região.Diretrizes:1. Melhorar a excelência do ensino;2. Melhorar a excelência da pesquisa;

Itens que compõe o Plano Diretor do HU-UFJF

3. Garantir a qualidade da assistência;4. Institucionalizar o serviço de Gestão de

Pessoas;5. Garantir a eficácia da Gestão;6. Promover a sustentabilidade e

responsabilidade social; 7. Redimensionar a Infraestrutura às novas

necessidades;8. Ampliação do HU.

Para cada Diretriz, são atribuídos as funções:

Estratégiae

Medida de Ação

Conforme o organograma a seguir:

1. MELHORAR A EXCELÊNCIA DO ENSINO

1A- Elaborar projeto de reestruturação do Centro de Estudos

(CENEPE)

1C- Cumprimento das normas de CNRM* e das propostas aprovadas na

CORE** e para as demais áreas

1B- Criação de metodologias para o

exercício da preceptoria e tutoria

1A1- Estabelecimento de metodologias de produção acadêmica

1B1- Estabelecer

requisitos mínimos

de produtividade na

assistência e no

ensino para

exercício da

preceptoria e tutoria

ESTRATÉGIA MEDIDA AÇÃO

1D- Criação da diretoria de ensino e pesquisa

1C1-Garantir

preceptoria

em tempo

integral para

os residentes

1D2- Criar

um

laboratório

de

habilidade

1D3-

Criar

biblioteca

especializada

na área da

saúde

* Comissão Nacional de Residência Médica

** Comissão Residência do HUFonte: HU/UFJF (2010)

1D1-

Criar estrutura

organizacional para

implantação de

cursos de

especialização,

residência, pós-

graduação latu-sensu

e stricto-sensu e

capacitação e

educação

permanente

DiretrizesDiretrizes

DiretrizesDiretrizes

Fonte: HU/UFJF (2010)

2. MELHORAR A EXCELÊNCIA DA PESQUISA

2A- Busca ativa de editais junto às agências

de fomento

2B- Criação de metodologias para

avaliação da produção acadêmica

2A1- Estabelecer um responsável para

acompanhamento e divulgação de editais

2B1- Criar

indicadores de

avaliação da

pesquisa.

ESTRATÉGIA MEDIDA AÇÃO

2B2- Divulgar os

trabalhos por meio

de seminários

científicos.

2B3-Identificar

potencialidades de

linhas de pesquisa

do HU

O Plano Diretor deve ser revisto anualmente, uma vez que novas metas, objetivos e ações serão traçadas para o alcance de melhorias na organização.

O Plano Diretor é elaborado por meio de uma análise preliminar das necessidades da Organização, considerando sua finalidade, seu funcionamento, prioridade de atendimento e principalmente levando em conta um estudo da relação custo/benefício.

Muito obrigado!

residecoadm.hu@ufjf.edu.br4009-5172

Orientações para o Seminário

1- Serão apresentados dias 20/03 e 21/03

2- A turma será dividida em 6 grupos

3- O tipo de apresentação fica a critério do

grupo

4- Todos do grupo deverão participar da

apresentação

5- A presença nos (2) dois dias será

avaliada, assim como a participação na

apresentação

Temas dos artigos para o Seminário

1- Estudo de um dos Indicadores do custo

da qualidade: o desperdício

2- Regulação em Saúde: análise de

conceitos fundamentais

3- Percepção da qualidade em serviços

públicos de saúde: um estudo de caso

Temas dos artigos para o Seminário

4- O mix público-privado no Sistema de

Saúde Brasileiro: financiamento, oferta e

utilização de serviços de saúde

5- O Administrador Hospitalar nas

Organizações públicas de saúde frente às

novas concepções de administração

Temas dos artigos para o Seminário

6- Os vários mundos do financiamento da

Saúde no Brasil: uma tentativa de

integração