GESTÃO DE AQUISIÇÕES PASSO A PASSO EM PROJETOS DA INDÚSTRIA

DA CONSTRUÇÃO

IBEN ENGENHARIA LTDA.

IBEN ENGENHARIA LTDA.

O GERENCIAMENTO DAS AQUISIÇÕES DE UM PROJETO INCLUI OS PROCESSOS NECESSARIOS PARA

ADQUIRIR PRODUTOS E SERVIÇOS EXTERNOS A ORGANIZAÇÃO. INCLUI O PLANEJAMENTO,

SOLICITAÇÃO, COTAÇÕES E PROPOSTAS, REALIZAÇÃO, ADMINISTRAÇÃO E ENCERRAMENTO DAS

COMPRAS.

O PROCESSO DE PLANEJAMENTO CRIA AS REFERÊNCIAS NECESSÁRIAS PARA QUE O COMPRADOR

REALIZE OS DEMAIS PROCESSOS DE AQUISIÇÕES. JÁ A SOLICITAÇÃO DA COMPRA É A CONSUMAÇÃO

DA NECESSIDADE DE SE COMPRAR ALGO PREVISTO OU NÃO PELO PLANEJAMENTO, ELA

COMPLEMENTA AS INFORMAÇÕES DO PLANEJAMENTO, INDICANDO QUEM PEDIU, O QUE PEDIU, EM

QUE QUANTIDADE, COM QUE URGÊNCIA E COM QUAL IMPORTÂNCIA, TORNANDO OS PROCESSOS

SEGUINTES MAIS FUNDAMENTADOS.

AS COMPRAS REPRESENTAM EM MÉDIA 60% DOS CUSTOS DE UM PROJETO DE CONSTRUÇÃO, EM

PROJETOS COM ALTO GRAU DE TERCERIZAÇÃO ESSE NUMERO PODE ULTRAPASSAR 90% E O

DESEMPENHO DESSE PROCESSO ESTA RELACIONADO A VÁRIOS OUTROS PARÂMETROS DE

SUCESSO ALÉM DO CUSTO, COMO, TEMPO, QUALIDADE, RISCOS, COMUNICAÇÃO, ESCOPO,

INTEGRAÇÃO E RECURSOS HUMANOS, QUE DEVEM SER INCORPORADOS AOS REQUISITOS DA

AQUISIÇÃO.

COMO GERENCIAR AS AQUISIÇÕES E ESTABELECER METRICAS PARA MEDIR SEU DESEMPENHO?

IREMOS RESPONDER A ESSA PERGUNTA DESCREVENDO PASO A PASO AS PRINCIPAIS ROTINAS NO

GERENCIAMENTO DE AQUISIÇÕES DE PROJETOS DA INDUSTRIA DA CONSTRUÇÃO CIVIL.

IBEN ENGENHARIA LTDA.

O PLANEJAMENTO DAS AQUISIÇÕES DEVE ESPECIFICAR A DESCRIÇÃO DO QUE DEVE SER

COMPRADO E OS SEUS TARGETS. A SOMA TOTAL DAS COMPRAS SERÁ IGUAL AO VALOR

CONSIDERADO COMO CUSTO NO ORÇAMENTO, QUANDO O DESEMPENHO DELAS FOR IGUAL A 100%.

LISTA DE SERVIÇOS DO PROJETO

PACOTES DE TRABALHO TARGET OS PACOTES DE TRABALHO DESCRITOS ABAIXO CORRESPONDEM AS ATIVIDADES, SERVIÇOS OU ENTREGAS QUE DEVERÃO SEREM EXECUTADAS PARA QUE O PROJETO INCLUA TODO O TRABALHO NECESSARIO PARA SER CONCLUÍDO COM SUCESSO. O DICIONARIO DA EAP PODERÁ SER SOLICITADO PARA DETALHAR MELHOR CADA PACOTE DE TRABALHO.

ESTAS COLUNAS CORRESPONDEM AS QUANTIDADES E VALORES ESPECIFICADOS NA PLANILHA DE ORÇAMENTO QUE SERVIRAM DE BASE PARA COMPOSIÇÃO DO CUSTO OBJETIVO DO PROJETO. TODA A AQUISIÇÃO QUE EXCEDA QUAISQUER DESTES LIMITES DEVERÃO SER AUTORIZADAS PELO SEU GERENTE.

ITEM CATEGORIA DESCRIÇÃO DO SERVIÇO INÍCIO TÉRMINO UN. QTDE $ UNIT. MATERIAL

$ UNIT. SALÁRIOS

$ UNIT. ENCARGOS

$ UNIT. TOTAL

$ TOTAL

24.135.882,58

.001 A ABERTURA e preparo de caixa de até 40 cm para pavi mentação 22/09/11 28/09/11 m² 3.215,98 2,88 4,34 0,35 7,56 24.323,68

.002 A ABRIGO para cavalete em alvenaria, dimensões 0,65x 0,85x0,30 m 15/09/11 16/09/11 un 1,00 404,29 56,67 66,44 527,40 527,40

.003 AABRIGO para hidrante em chapa de aço carbono , com mangueira de Ø 65 mm (2 1/2'') x 30 m 17/04/12 31/12/12 un 1,00 762,79 41,15 48,26 852,21 852,21

.004 AABRIGO PROVISÓRIO de madeira executado na obra para depósito de materiais e ferramentas (incluind o reutilização 4 vezes) 03/06/09 27/04/12 m² 240,00 59,81 112,28 127,88 299,98 71.994,27

.005 AACABAMENTO de superfície de concreto com desempena deira mecânica elétrica 14/08/12 31/12/12 m² 420,00 0,18 2,55 2,01 4,74 1.989,92

.006 A ACABAMENTO de superfície de concreto ''Queimado'', 24/01/11 13/06/14 m² 534,48 1,21 2,35 2,76 6,32 3.378,08

.007 AALAMBRADO para quadra esportiva, com tela de arame galvanizado ou PVC, fixada em quadros de tubos de aço galvanizado, altura 1 m 14/08/12 31/12/12 m 32,00 118,54 6,29 7,38 132,21 4.230,72

.008 AALAMBRADO para quadra esportiva, com tela de arame galvanizado ou PVC, fixada em quadros de tubos de aço galvanizado, altura 4 m 14/08/12 31/12/12 m 70,00 211,08 15,10 17,70 243,88 17.071,50

IBEN ENGENHARIA LTDA.

OUTRA INFORMAÇÃO IMPORTANTE PARA O COMPRADOR NO PLANEJAMENTO É CLASSIFICAR OS

ITENS DE COMPRA EM ORDEM ABC, CONFORME SUA RELEVÂNCIA ECONOMICA E DETERMINAR AS

QUANTIDADES QUE SERÃO CONSUMIDAS NA LINHA DO TEMPO, CONFORME O PLANEJAMENTO.

CURVA ABC CRONOLÓGICA DE MATERIAIS

MATERIAIS TARGET ESTAS COLUNAS CORRESPONDEM AS QUANTIDADES E VALORES ESPECIFICADOS NA PLANILHA DE ORÇAMENTO QUE SERVIRAM DE BASE PARA COMPOSIÇÃO DO CUSTO OBJETIVO DO PROJETO. TODA A AQUISIÇÃO QUE EXCEDA QUAISQUER DESTES LIMITES DEVERÃO SER AUTORIZADAS PELO SEU GERENTE. jul/12 ago/12 set/12

ITEMCATEGORIA

DESCRIÇÃO DO SERVIÇO UN. QTDE $ UNIT. TOTAL

$ TOTAL 1ª QUIN.

2ª QUIN.

1ª QUIN.

2ª QUIN.

1ª QUIN.

2ª QUIN.

.001 AAbrigo de hidrante para incêndio externo em chapa de aço carbono (largura: 0,60 m / altura: 0,90 m / profundidade: 0,17 m) un 1,00 157,48 157,48 0,058 0,062 0,058 0,062 0,058 0,058

.002 A Ácido muriático l 2,68 1,35 3,61 0 0 0,038 0,306 0,287 0,287

.003 A Aço ca-50 cmd bitola grossa 12,5 a 25mm (1/2 a 1'' ) kg 5.065,75 2,58 13.069,64 0 0 0 0 0 0

.004 AAdaptador para mangueira de incêndio em latão (diâ metro do lado storz: 2 1/2 '' / diâmetro do lado fê mea: 2 1/2 '') un 58,00 33,47 1.941,26 0,116 0,124 0,116 0,124 1,116 0,116

.005 A Adesivo para tubo de PVC kg 58,88 26,69 1.571,44 0,079 0,048 0,054 0,081 0,634 0,719

.006 A Aditivo hidrófugo l 502,39 2,48 1.245,93 6,75 7,2 17,904 8,174 6,86 6,86

.007 A Aditivo impermeabilizante e plastificante em pó pa ra argamassas kg 1.754,05 6,56 11.506,54 2,314 2,468 32,815 53,897 27,642 71,982

.008 A Adubo mineral 10-10-10 NPK kg 359,50 1,44 517,68 0 0 5,054 40,43 37,903 37,903

IBEN ENGENHARIA LTDA.

O PAPEL DO PMO É DETERMINAR O PLANO, ESTABELECER AS POLITICAS DE PROCESSOS PARA

REALIZAR AS COMPRAS, ESTABELECER METRICAS PARA MONITORAR E CONTROLAR AS AQUISIÇÕES.

PARA ISSO O I.D.A., INDICE DE DESEMPENHO DAS AQUISIÇÕES, É FUNDAMENTAL POIS ELE APONTA

OS DESVIOS DAS COMPRAS REALIZADAS, COMPARANDO A MANEIRA QUE FORAM REALIZADAS COM A

MANEIIRA QUE FORAM PROGRAMADAS.

IDA = PARÂMETROS DE SUCESSO DAS COMPRAS REALIZADAS / PARÂMETROS DE SUCESSO DAS

COMPRAS PROGRAMADAS.

ONDE IDA > 100% = DESEMPENHO POSITIVO E IDA < 100% = DESEMPENHO NEGATIVO

INDICADORES DE DESEMPENHO

INDICADORES ATUAIS

INDICA O DESEMPENHO DAS AQUISIÇÕES DO PROJETO IDA = 100% CORRESPONDE A 100% DE CONFORMIDADE COM AS

METAS E OBJETIVOS ESTABELECIDOS PELA ORGANIZAÇÃO, IDA DESEJADO > QUE 100%

CATEGORIA META MELHOR MEDIÇÃO MEDIÇÃO ATUAL

SERVIÇOS 100,00% 103,00% 99,00%

MATERIAIS 100,00% 112,00% 108,00%

IDA GLOBAL DO PROJETO 100,00% 107,50% 103,50%

IBEN ENGENHARIA LTDA.

AS COMPRAS POREM NÃO SE RESUMEM AO PLANEJAMENTO E AOS INDICES. A GOVERNANÇA DE UM

PMO DEVE SER CAPAZ NÃO SÓ DE PLANEJAR E MENSURAR O DESEMPENHO, MAS TAMBÉM

DISCIPLINAR OS PROCESSOS POR TRÁS DO SUCESSO DAS AQUISIÇÕES.

O GERENCIAMENTO DAS COMPRAS DEVE SER ACOMPANHADO DURANTE O SEU CICLO DE VIDA E

PRIORIZADO PARA ORIENTAR O COMPRADOR.

OS 05 PROCESSOS QUE DEFINEM O INICIO E O ENCERRAMENTO DE CADA COMPRA SÃO

SEQUENCIAIS E DEVEM OBRIGATÓRIAMENTE PASSAR POR TODAS AS ETAPAS A SEGUIR.

IBEN ENGENHARIA LTDA.

SOLICITAR AS COMPRAS

POR DEFINIÇÃO É O PROCESSO DE SOLICITAR A COMPRA DE PRODUTOS E SERVIÇOS NECESSÁRIOS PARA A EXECUÇÃO DAOBRA

A PRINCIPAL SAÍDA DESSE PROCESSO É A ESPECIFICAÇÃO DETALHADA DE CADA ITEM DE COMPRA, INDICANDO MARCAS EFORNECEDORES ALEM DA DETERMINAÇÃO DA RELEVÂNCIA TÉCNICA DO PRODUTO PELO CRITÉRIO “XYZ”, ONDE “Z”CORRESPONDE AOS ITENS DE MAIOR RELEVANCIA TÉCNICA, CONSIDERADOS INDISPENSÁVEIS PARA A EXECUÇÃO DOPROJETO, “Y” MÉDIA RELEVÂNCIA E “X” MENOR RELEVÂNCIA E ANALISE “ABC”, ONDE “A” CORRESPONDE AOS ITENS DEMAIOR VALOR ECONOMICO, “B” MÉDIO VALOR, E “C” MENOR VALOR. INDICANDO A IMPORTANCIA DE UMA DETERMINADACOMPRA.

O PRAZO EM QUE A COMPRA DEVE SER REALIZADA EM SEMANAS INDICARÁ A URGENCIA DA AQUISIÇÃO. A PRIORIZAÇÃODAS AQUISIÇÕES SE DARÁ ATRAVÉS DE UM GRÁFICO DE URGÊNCIA E IMPORTÂNCIA.

IBEN ENGENHARIA LTDA.

SOLICITAR AS COMPRAS

MODELO DE GRÁFICO DE URGÊNCIA E IMPORTÂNCIA.

IBEN ENGENHARIA LTDA.

PROPOSTAS E COTAÇÕES

POR DEFINIÇÃO É O PROCESSO DE IDENTIFICAR FORNECEDORES, SOLICITAR E COLETAR PROPOSTAS E COTAÇÕES PARA OFORNECIMENTO DE PRODUTOS E SERVIÇOS ESPECIFICADOS NA SOLICITAÇÃO DE COMPRA.

A PRINCIPAL SAÍDA DESSE PROCESSO É O MAPA DE COTAÇÃO E EQUALIZAÇÃO DAS PROPOSTAS DE FORNECEDORES.

REALIZAR A COMPRA

POR DEFINIÇÃO É O PROCESSO DE ANALISAR AS COTAÇÕES E PROPOSTAS, NEGOCIAR REQUISITOS (PRAZO, PREÇO,QUALIDADE), TRANSFERÊNCIA DE RISCOS AOS FORNECEDORES E ADJUDICAÇÃO DE DOCUMENTO QUE FORMALIZA OACORDO COMERCIAL COM O FORNECEDOR.

ESSE PROCESSO ENVOLVE ATENÇÃO ESPECIAL E É DIVIDIDO EM ETAPAS PARA ILUSTRAR SUB-PROCESSOS NECESSÁRIOS ASUA REALIZAÇÃO.

IBEN ENGENHARIA LTDA.

REALIZAR A COMPRA

A AUTORIZAÇÃO DEVE SER APLICADA SOBRE UMA POLITICA DE VALORES MÁXIMOS PARA COMPRAS DIRETAS E SEMNECESSIDADE DE AUTORIZAÇÃO.

É NECESSARIO DESENVOLVER UMA APRESENTAÇÃO EXCLUSIVA PARA DEBATER PROFUNDAMENTE O TEMA “NEGOCIAÇÃO”.VAMOS NOS LIMITAR A LEMBRAR QUE ALÉM DO CUSTO, A TRANSFERÊNCIA DE RISCOS, PRAZOS, REQUISITOS DE QUALIDADEE CRITÉRIOS DE ACEITAÇÃO SÃO ALGUNS PONTOS IMPORTANTES A SEREM NEGOCIADOS.

POR ULTIMO, O DOCUMENTO CONTRATUAL É UM RESUMO DOS PROCESSOSANTERIORES, SUAS CLAUSULAS DESCREVEM TODOS OS REQUISITOS NEGOCIADOSE ESPECIFICAÇÕES DA COMPRA.

ESSE DOCUMENTO DEVERÁ ACOMPANHAR A COMPRA ATÉ O SEUENCERRAMENTO, SERVINDO DE PARÂMETRO DE CONFORMIDADE AOS DEMAISPROCESSOS.

PARA RESOLUÇÃO DE CONFLITO O CONTRATO É A PRINCIPAL REFERÊNCIA, SEJAPARA RESOLUÇÕES PACIFICAS OU AÇÕES JUDICIAIS.

IBEN ENGENHARIA LTDA.

ADMINISTRAR A COMPRA

POR DEFINIÇÃO É O PROCESSO QUE ACOMPANHA A COMPRA DESDE O RECEBIMENTO ATÉ O ACEITE DOS SERVIÇOS OUPRODUTOS.

A PRINCIPAL FERRAMENTA DESSE PROCESSO É A ANALISE DE CONFORMIDADE ENTRE: NOTA FISCAL X PEDIDO DE COMPRASX ENTREGA FÍSICA. OS TRÊS DEVEM ESTAR CONFORME PARA QUE O RECEBIMENTO SEJA CONCLUÍDO.

ENCERRAR A COMPRA

É A FINALIZAÇÃO DO COMPROMISSO DO FORNECEDOR EM ENTREGAR O PRODUTO OU SERVIÇO CONTRATADO, E FINALIZAÇÃO DO COMPROMISSO DA EMPRESA EM PAGAR CONFORME CONTRATADO.

IBEN ENGENHARIA LTDA.

PMBOK®

O PMBOK® 4 EDIÇÃO FOI USADO COMO REFERÊNCIA PARA A CRIAÇÃO DESSES PROCESSOS, OS

PROCESSOS DE SOLICITAR A COMPRA E COLETAR PROPOSTAS E COTAÇÕES FOI INCLUIDO PARA

CONTEXTUALIZAR A IMPORTANCIA VITAL DESSAS ETAPAS NO ANDAMENTO DE UMA AQUISIÇÃO.

NA PRÁTICA SABEMOS QUE AS COMPRAS “EMPERRAM” BÁSICAMENTE NESSES PROCESSOS POR

RAZÕES SEMELHANTES, DURANTE A SOLICITAÇÃO, A FALTA DE ESPECIFICAÇÃO DETALHADA, NÃO

PERMITE AVANÇAR PARA O PROCESSO DE COLETAR PROPOSTAS OU COTAÇÕES.

ASSIM COMO AS COTAÇÕES NÃO EQUALIZADAS NÃO POSSIBILITAM A COMPARAÇÃO DE PROPOSTAS

E REALIZAÇÃO DA COMPRA.

É NECESSÁRIA UMA GOVERNANÇA SOBRE ESSES PROCESSOS E UM PLANEJAMENTO COMO AQUELE

DEMONSTRADO INICIALMENTE NESSA APRESENTAÇÃO PARA PERMITIR QUE AS COMPRAS FLUAM NO

RITMO DAS NECESSIDADES DO NEGÓCIO.

AS LIÇÕES APRENDIDAS ESTÃO RELACIONADAS COM A MELHORIA CONTINUA DOS MODELOS DE

SOLICITAÇÃO DE COMPRAS, MINUTAS CONTRATUAIS QUE PREVINAM A ORGANIZAÇÃO, PONTUAÇÃO

DE FORNECEDORES E AUMENTO DA CADEIA DE RELACIONAMENTO.

A TENDÊNCIA SERÁ OBSERVARMOS INDICES DE DESEMPENHO DE COMPRAS MELHORES A MEDIDAEM QUE AMADURECEMOS A ORGANIZAÇÃO.

IBEN ENGENHARIA LTDA.

ESCRITO POR

EDUARDO MILITÃO ELIAS, MBA / PMP®

ID 1396759

PATROCINADO POR

CONSTRUTORA IBEN LTDA., RCP PMI®

ID 1463462