Organização

Administrativa

da Venda

1- Definir a empresa

Trata-se de uma empresa de produtos HP

• Irá dedicar-se á venda de impressoras,

telemóveis, GPS, maquinas fotográficas,

tinteiros para as impressoras, Plasmas,

computadores, etc…

É destinada a qualquer tipo de público que pretenda adquirir novas tecnologias, através de encomendas ou venda direta;

Encontra-se situada na Lousã perto da antiga estação da Lousã.

2- Elementos de suporte

Catálogos/folhetos que as pessoas

poderão levar ou ver dentro da loja para

análise dos produtos e ponderar as suas

decisões;

Fichas para registar os dados dos clientes;

Nota de encomenda;

Documentos em que se regista a

faturação para se fazer uma estimativa

dos produtos mais vendidos, para enviar á

marca e apresentar em reuniões;

Faturas que servem de garantia para dar

ao clientes, em que se guarda uma cópia

deste;

Papeis com contratos, para registar

condições caso o cliente decida pagar em

prestações;

Guia de transporte dos produtos que são

entregues;

Livro de reclamações;

Recibos da prova de pagamento.

3- Classificar os elementos

para posterior arquivamento

Faturas para pagar;

Fichas com os dados dos clientes;

Catálogos/folhetos;

Notas de encomenda por realizar;

Papeis de contrato e condições de pagamento assinados

pelo cliente ainda por pagar;

Livro de reclamações

Arquivos ativos (Onde se guardam documentos

de grande circulação, se encontram no período operacional.)

Arquivos Semiativos (Documentação que já foi

processada, pode ser alvo de alguma consulta.)

Papeis de faturação;

Guia de transporte;

Cópia da fatura (garantia).

Arquivos Passivos (Os documentos já foram dados

como encerrados, só para consulta se se precisar de uma informação muito

precisa.)

• Faturas já pagas;

• Papeis com mensalidades já pagas;

• Cópias de relatórios enviados á marca;

• Documentos que foram usados em reuniões passadas.

4- Processo de Arquivo

Os arquivos encontram-se num

arquivador vertical:

• Este tem uma visibilidade rápida

• Há facilidade na extração e reposição

dos arquivos

Encontram-se dentro de uma sala

fechada com algumas janelas que

possibilitará uma iluminação

natural…

Dentro encontra-se organizado por

pastas de pendurar.

Alguns dos documentos

encontram-se dentro de bolsas de

plástico (“Micas)”), para proteger

melhor da humidade, dobras, entre

outros…

As fichas dos clientes encontram-se ordenados

alfabeticamente, incluindo também notas de encomenda,

papeis de contrato e condições de pagamento, estando

tudo do mesmo processo, de forma que ao encontrar a

pasta do cliente se encontre lá todo os seus

documentos/dados;

As faturas por pagar são ordenadas por datas de forma

a se saber mais facilmente a data limite daquele

pagamento, tal como as faturas já pagas se encontram

ordenadas pelas mesma ordem de forma a que se

confirme a data do seu pagamento mais facilmente(Ordem cronológica);

As guias de entrega também se encontram ordenadas

por datas.

5- Layout Físico do arquivo