Como otimizar a

Gestão de Comprasem A&B

Índice

Gestão de Compras em A&B 03Capacitar o Departamento de Compras 05O Mercado 06Escolhas Inteligentes 07O Setor de Compras 08O Comprador 095 Dicas para o Profissional de Compras 10A Negociação 11Ética em Compras 12Compra Centralizada ou Coletiva 13Escolha de Produtos 14Produzir ou comprar o produto pronto? O que considerar? 15Trabalhando com a Sazonalidade 16Qualidade dos Alimentos 17Quantidade de Compra 18Passo a Passo do Processo de Compras 19Fase de Recebimento 20Sobre o Autor 21Fale Conosco 22

O Departamento de Compras tem um papel essencial na saúde financeira de bares e restaurantes e é responsável pela boa manutenção do fluxo de insumos para atender o dia a dia da operação do negócio.

Nos dias atuais e diante de uma crise econômica, muitos gestores do setor passaram a olhar com mais atenção para esse departamento. O setor vive a dura realidade da alta da inflação nos preços dos insumos e, ao mesmo tempo, devido à queda no movimento, está impossibilitado de repassar os aumentos na mesma proporção.

Gestão de Compras em A&B

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No primeiro semestre de 2016 muitos estabelecimentos evitaram aumentar os preços dos produtos do cardápio e, em alguns casos, chegaram a fazer ofertas por meio de sites de compra coletiva para atrair clientes nos dias da semana mais afetados pela crise.

Essa foi uma decisão positiva para os negócios?

Percebemos muitos empresários do setor indecisos sem saber quais seriam as melhores decisões a tomar enquanto a lucratividade diminuía ou o prejuízo aumentava.

Por isso, apontamos algumas soluções para enfrentar o período que exige redução de custos e alta produtividade, para ganhar em competitividade.

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Compradores despreparados, pedidos de compras feitos sem consultar o estoque, falhas nos processos de cotação e a não utilização do histórico de preços dos insumos durante as negociações são os principais aspectos identificados em casos de má gestão deste departamento.

O lado positivo da crise é a busca por profissionalização do negócio. Se não agir dessa forma, provavelmente o negócio não sobreviverá.

Capacitar o Departamento de Compras

O mercado é dinâmico e está sempre mudando, e o compra-dor do setor de Alimentos & Bebidas deve estar atento para tendências e condições que afetam o negócio. Condições climáticas adversas e aumento de cargas tributárias são alguns dos fatores que exigem atenção do comprador.

Recentemente, o setor foi atingido pelo aumento na tribu-tação sobre bebidas quentes, como vinho, cachaça e outros destilados. E no caso dos vinhos, muitos estabelecimentos foram obrigados a alterar a carta de vinhos para não fugir do ticket médio e não perder vendas.

A troca de informações entre o comprador e o fornecedor também é uma prática importantíssima.

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O Mercado

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Alguns insumos são relativamente estáveis e seguem as condições econômicas gerais, outros são mais perecíveis e têm maiores variações de preço ao longo do ano.

Frutas e vegetais frescos, por exemplo, em sua maioria, são melhores no pico da estação da produção. No entanto, técni-cas avançadas no processamento, armazenamento e trans-porte de alguns produtos agrícolas têm ampliado a disponibi-lidade desses insumos o ano todo.

Diante de fabricantes, distribuidores e atacadistas que ofere-cem uma grande variedade de produtos, é preciso fazer es-colhas inteligentes.

Hoje, existe grande interesse em reduzir os canais inter-mediários e comprar diretamente da fonte original. A compra de produtores locais é um caso em destaque. Conforme au-menta o interesse em produtos frescos e apoio às economias locais, os gestores de bares e restaurantes estão buscando aumentar suas compras de produtores locais.

Escolhas Inteligentes

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Bons procedimentos no setor de compras incluem um profis-sional capacitado, a aplicação de métodos de compra ade-quados, o uso de cronogramas de pedidos e uma boa comu-nicação do comprador com os demais setores do negócio. Além disso, os insumos devem ser recebidos e verificados por profissional capacitado e armazenados adequadamente, e um controle de estoque, que inclua saída de insumos por meio de requisição, deve ser utilizado.

Na prática, a atividade do setor de compras é um procedi-mento complexo e dinâmico; é uma sequência de ações com o objetivo de assegurar insumos adequados com valores per-tinentes ao preço do produto final, a fim de atender às neces-sidades da operação do estabelecimento de alimentos e bebidas.

O Setor de Compras

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O COMPRADOR PROFISSIONAL FAZ MUITO MAIS QUE COMPRAS

O profissional de compras do seu estabelecimento possui competências adequadas para o cargo?

O comprador do setor de bares e restaurantes deve atuar na compra de insumos, contratação de serviços de manutenção, compras administrativas, negociação de contratos, análise de dados históricos para decisões assertivas e, principal-mente, na escolha de fornecedores.

Comprar a quantidade adequada, com qualidade exigida e dentro das limitações impostas pelas políticas orçamentárias e financeiras do estabelecimento exige, por parte do compra-dor, conhecimento de fatores internos e externos que influen-ciem este processo.

Os fatores internos incluem: clientes, características do cardápio, receitas, disponibilidade e habilidades da mão de obra, equipamentos, capacidade de estocagem e as quanti-dades de alimentos necessárias.

Os fatores externos incluem: os padrões e a qualidade dos in-sumos, a disponibilidade dos fornecedores e os métodos de compras.

O Comprador

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1- Em parceria com o chef de cozinha, identificar insumos que possam atender as necessidades da operação em busca de melhor qualidade e melhores preços, por meio de pesquisas de mercado;2- Visitar fornecedores atuais e conhecer suas instalações, como forma de verificar a origem do insumo e estreitar a relação comercial com o fornecedor;3- Definir e registrar padrões de qualidade para cada insumo utilizado no estabelecimento;4- Calcular o estoque necessário ou os níveis de estoque para cada insumo;5- Identificar as quantidades a serem compradas subtraindo os níveis de estoque das quantidades solicitadas.

5 Dicas Para o Profissional de Compras

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A excelência em várias habilidades de comunicação é essen-cial para o comprador bem-sucedido. A capacidade de esta-belecer parcerias de trabalho profissional é fundamental para o desenvolvimento de contratos eficazes.

A negociação é uma habilidade de comunicação de grande importância para o comprador.

Para que as negociações tenham grandes chances de suces-so, o comprador precisa conhecer as características dos in-sumos e a operação do estabelecimento em que atua, além de trabalhar em conjunto com o chef de cozinha para assegu-rar que as necessidades e limitações operacionais sejam bem compreendidas.

A Negociação

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O comprador recebe a confiança de tomar decisões acerca da qualidade, preço e quantidades a comprar. Como está sujeito a diversos tipos de estímulos para influenciar suas decisões de compras, precisa agir com maturidade, integridade e compromisso com um alto padrão ético. Conflitos podem ocorrer na forma de almoços gratuitos, presentes em ocasiões especiais e amostras grátis.

Para evitar qualquer violação do profissionalismo, é importante que o estabelecimento desenvolva um código de ética.

O setor está se profissionalizando e já é possível encontrar em alguns grupos um código de ética que tem o objetivo de padronizar e formalizar o entendimento da empresa em seus diversos relacionamentos e operações.

Ética em Compras

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O negócio cresceu e é hora de estruturar o setor de compras.

A estrutura de compras em restaurantes depende de inúmeros fatores, como o tamanho do negócio e a localização geográfica. Compra centralizada é um modelo interessante a ser utilizado na gestão do negócio.

Estabelecimentos de redes muitas vezes têm seus fornecedores previamente definidos ou costumam fazer pedidos a uma central de compras. Quando esses fornecedores são determinados com antecedência, uma negociação maior já foi realizada pelas centrais de compra e o preço, o prazo e o padrão dos produtos já foram previamente acordados em um contrato de fornecimento.

Ao amenizar as unidades da responsabilidade de buscar novos fornecedores, negociar preços e fazer pedidos, a gestão se torna mais eficaz em termos de custo e economia de tempo.

Compra Centralizada ou Coletiva

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A forma na qual os insumos devem ser comprados é uma decisão importante que exige uma avaliação criteriosa. A forma refere-se ao formato físico (inteiro, em cubos, em fatias etc.) e à temperatura (seco, resfriado, congelado). Sobremesas, por exemplo, podem ser feitas do zero ou usando ingredientes parcialmente preparados, como massas prontas para assar e recheios prontos para usar.

Tudo depende das habilidades e tamanho da mão de obra, espaço físico ou equipamentos. Antes de tomar uma decisão, o custo, a qualidade e a aceitabilidade por parte dos clientes devem ser avaliados.

Muitas vezes, um ingrediente pode ser mais caro que outro pelas suas características de pré-preparo, como por exemplo, carnes limpas e porcionadas. Isto não implica, necessariamente, em menor lucro para o estabelecimento, já que ele economizará em custo de mão de obra ou investimento em novos equipamentos. Isto também vale para produtos comprados prontos de terceiros, como pães ou sobremesas.

Escolha dos Produtos

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1- Qualidade do produto: avaliar se o padrão de qualidade, conforme o conceito do estabelecimento, pode ser alcançado;2- Equipamentos: avaliar o valor do investimento e o espaço físico;3- Mão de obra: avaliar habilidades técnicas da equipe e necessidade de treinamento;4- Tempo: avaliar o tempo de preparo e finalização; 5- Estoque: avaliar a necessidade de espaço de armazenamento;6- Custo: realizar uma análise de custos de todos os recursos utilizados para produzir ou comprar o produto pronto.

Na fase inicial de alguns estabelecimentos, quando ainda não se sabe a aceitação pelo produto e a demanda, aconselha-se comprar produtos prontos, como massas. Caso tenha um alto volume de venda, vale estudar o investimento em um masseiro e em equipamentos para produção do produto no próprio estabelecimento.

Produzir ou Comprar Produtos Prontos? O que Considerar?

É preciso prever que pode haver épocas em que ajustes no cardápio devem ser feitos por causa da diferença de preços entre itens alimentícios frescos, congelados e enlatados.

No site do Ceagesp é possível encontrar a tabela de safras dos produtos comercializados na central de abastecimento paulistana, que auxilia o chef gestor na hora de decidir sobre ajustes de insumos no cardápio - frutas, legumes, verduras, pescados e diversos (alho, batata, cebola, coco seco e ovos).

Trabalhando com a Sazonalidade

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É IMPORTANTÍSSIMO ELABORAR CARDÁPIOS FLEXÍVEIS E VERSÁTEIS, QUE PERMITAM ALTERAÇÕES DEPENDENDO DA

ÉPOCA DO ANO OU DE CONDIÇÕES DO MERCADO.

FONTE: CEAGESP

Antes da compra, a qualidade dos alimentos deve ser avaliada como apropriada à operação do negócio.

Também no site do Ceagesp é possível encontrar uma listagem de classificação de cada um dos produtos hortícolas comercializados em seus entrepostos.

Veja o exemplo da batata, de acordo com a melhor utilização culinária por classificação:

Qualidade dos Alimentos

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QUANTO MAIS ADEQUADO É UM PRODUTO, MELHOR É A QUALIDADE

FONTE: CEAGESP

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A frequência dos pedidos depende de procedimentos financeiros, do método de compras, da frequência das entregas e do espaço de armazenamento. Com armazenamento adequado e apropriado, a compra de perecíveis deve ser duas vezes na semana ou diária, dependendo dos cronogramas de entrega, das instalações de armazenamento e das exigências de preparação.

As quantidades se baseiam no tamanho das porções e no número projetado de vendas, considerando as perdas no preparo.

Secos geralmente são comprados com menos frequência do que os perecíveis, sendo que a frequência depende do espaço disponível e do fluxo de caixa do restaurante.

Quantidade de Compras

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1- Identificar necessidades2- Redigir especificações3- Elaborar pedido de compras4- Fazer cotação5- Selecionar fornecedor6- Fazer pedido7- Receber e inspecionar as entregas8- Armazenar em área adequada9- Avaliar e acompanhar o estoque

Passo a Passo do Processo de Compras

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Na fase de recebimento dos insumos, um profissional capacitado ajuda a garantir a qualidade do produto final. É neste momento que se deve avaliar o produto de acordo com critérios pré-estabelecidos.

Receber um produto fora das especificações compromete o custo e a qualidade do produto final.

Deve-se utilizar termômetro para verificação de temperaturas de produtos refrigerados ou congelados, assim como balanças apropriadas e outros instrumentos de teste e técnicas de checagem.

Embalagens fechadas (como caixas, por exemplo) devem sempre ser abertas e inspecionadas – amostras devem ser retiradas do centro ou do fundo de cada uma delas. Mesmo embalagens com peso indicado devem ser conferidas.

Além desses fatores, o profissional responsável pelo recebimento deve comparar o preço e o prazo de pagamento entre a nota fiscal e o pedido de compra.

Todos estes fatores evidenciam que uma boa gestão de compras em A&B, essencial para o sucesso do negócio.

É preciso que o departamento de compras seja profissionalizado para que os insumos sejam adequados às necessidades do estabelecimento, os fornecedores sejam parceiros, as compras bem elaboradas, calculadas e bem negociadas.

Fase de Recebimento

A REPRODUÇÃO DESTE CONTEÚDO É PERMITIDA DESDE QUE A FONTE SEJA CITADA.

É preciso prever que pode haver épocas em que ajustes no cardápio devem ser feitos por causa da diferença de preços entre itens alimentícios frescos, congelados e enlatados.

No site do Ceagesp é possível encontrar a tabela de safras dos produtos comercializados na central de abastecimento paulistana, que auxilia o chef gestor na hora de decidir sobre ajustes de insumos no cardápio - frutas, legumes, verduras, pescados e diversos (alho, batata, cebola, coco seco e ovos).

Sobre o Autor

Léo Texeira é sócio e membro da equipe de consultores da NaMesa, onde coordena projetos prestando treinamento e consultoria para restaurantes. Formado em Administração pela ESPM/SP, é pós-graduado em Gestão de Negócios em Serviços de Alimentação pelo SENAC/SP e especialista em gastronomia pelo Italian Culinary Institute for Foreigners, na Itália. Atua também como professor e palestrante. Com experiência de mais de dez anos na área, seus projetos de consultoria para restaurantes, realizados juntamente com sua equipe de consultores especialistas, apresentam resultados mensuráveis e consistentes com excelência em plano de negócios, assessoria financeira, planejamento de cardápio, melhoria de atendimento, desenvolvimento de conceito de restaurantes, capacitação de líderes, treinamento para garçons, melhorias na gestão de bares e restaurantes, entre outros projetos especialmente dedicados a novos estabelecimentos e negócios gastronômicos em funcionamento.

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