02 - Arquivologia - Mayko

NOÇÕES DE ARQUIVAMENTO E PROCEDIMENTOS ADMINISTRATIVOS

PARA O TJDFT CARGO TÉCNICO JUDICIÁRIO – TEORIA E EXERCÍCIOS

PROFESSOR: MAYKO GOMES

Prof. Mayko Gomes www.pontodosconcursos.com.br 1

AULA 02 – O Gerenciamento da Informação e a Gestão de Documentos

Olá, concurseiros! Tudo bem?

Espero que estejam animados com os estudos!

Vamos continuar com nosso estudo sobre os arquivos. Depois de conhecermos os conceitos e definições, entendermos o que é o arquivo,

documento e quais as suas funções, vamos agora conhecer os seus métodos,ferramentas e procedimentos.

Para a aula de hoje vamos estudar a parte prática dos trabalhos dearquivo, que são parte da Gestão de Documentos. Os conteúdos são os

seguintes:

Arquivos correntes e intermediários;

Protocolos;

Avaliação de documentos; Classificação de documentos de arquivo;

Arquivamento e ordenação de documentos de arquivo; Tabela de Temporalidade de documentos de arquivo.

Como sempre, estarei disponível no e-mail e no fórum do curso para

ajudá-los: [email protected]. Contém sempre com meu apoio!

Então vamos começar, pois o caminho é longo e o tempo é curto!

Prof. Mayko Gomes Junho/2012

mailto:[email protected]





Gestão de Documentos

Em uma comparação simples, na aula anterior nós conhecemos osarquivos: vimos suas definições, seus conceitos e sua classificação, assim

como a dos seus documentos. Vamos falar agora das atividades dos arquivos.Como dito na aula anterior, a função dos arquivos é tornar os documentos e

informações disponíveis a quem deles precise. O arquivo então deve existirpara atender às necessidades de determinado usuário. E para atender da

melhor forma possível esse usuário, deve dispor de recursos e capacidadespara fazê-lo.

Mas antes de prosseguirmos, devemos estar familiarizados com a Teoriadas Três Idades e seu funcionamento.

Na aula anterior estudamos os arquivos e sua classificação quanto aos

estágios de sua evolução. Vimos que essa Teoria das Três Idades pode serchamada também de Ciclo Vital dos Documentos ou Estágio de Evolução dos

Arquivos; portanto tenham bastante atenção a essas expressões: caso apareçaalguma delas, trata-se do mesmo assunto. Essa teoria afirma que os arquivos

podem ser divididos e tratados em três fases distintas e complementares, quesão a corrente, a intermediária e a permanente. Vamos estudar também cada

uma delas, conforme nosso plano de estudos.

É importante saber que todos os documentos, quando são criados ou

recebidos por uma instituição, podem possuir dois valores distintos: o valorprimário, que dizemos ser o valor principal, imediato, ligado diretamente aos

objetivos que levaram à criação do documento; e o valor secundário, que émediato, acessório e não está ligado diretamente aos objetivos que levaram à

sua criação.

Todos os documentos, quando criados, possuem o valor primário; se não

fosse assim, não seriam sequer criados. Esse valor é temporário, ou seja,

quando o documento cumprir seus objetivos diretos, perderá esse valor. Masao contrário, nem todos os documentos possuem o valor secundário. Este valor

depende de muita coisa para ser atribuído a um documento, e é permanente,ou seja, uma vez que o documento possua valor secundário, vai durar para

sempre (o valor).

Assim, quando um documento nasce (já provido de valor primário) ele

está inserido no arquivo corrente, que como vimos, é aquele que guardadocumentos frequentemente consultados. Depois de cumprido seu objetivo

principal, o documento vai para o arquivo intermediário, que é aquele queguarda documentos não utilizados frequentemente, e que aguardam

destinação: eliminação ou guarda permanente. Caso o documento não possuao valor secundário, será descartado; caso possua, será preservado

permanentemente.





Uma vez no arquivo permanente o documento terá outros objetivos,

diferente daquele para o qual foi criado. Vamos ilustrar por um gráfico:

Transferência Recolhimento Descarte

Dica de prova: Notem que uma vez que o documento é recolhido ao arquivo permanente, ele não pode ser descartado.

(Ibram-DF/2009 – Cespe/UnB) A eliminação de documentos permanentes produzidos por instituições públicas e de caráter público somente

é possível mediante autorização da instituição arquivística pública correspondente à esfera de competência do órgão.

Resolução

O item está incorreto. Vimos pelo esquema acima que os documentos de

valor permanente (valor secundário) JAMAIS, EM HIPÓTESE ALGUMA, devem

ser eliminados, mas sim preservados por tempo indefinido.

Dica de prova: Notem também que a passagem do documento de um

arquivo a outro recebe nomes específicos. As bancas tentam constantementeconfundir os candidatos trocando esses nomes, fazendo um item correto ficar

errado. Assim, a passagem para o arquivo intermediário sempre se chama―transferência‖, e a passagem para o arquivo permanente sempre se chama

―recolhimento‖. Então, numa questão pode não aparecer o nome do arquivo, mas se aparecer algum desses termos, o candidato deve ficar atento para

saber a qual arquivo se refere.

(Correios/2011 – Cespe/UnB) O recolhimento de documentos dos arquivos correntes ao arquivo intermediário é realizado por meio do plano de destinação.

Resolução

O item está incorreto. A passagem de documentos para o arquivo

intermediário denomina-se ―transferência‖.

(ABIN/2010 – Cespe/UnB) A transferência é a ação de condução dos

documentos ao arquivo permanente.

Corrente

Descarte

Intermediário Permanente





Resolução

O item está incorreto. A condução dos documentos ao arquivo

permanente denomina-se ―recolhimento‖.

Dica de prova: Notem ainda que não existe a obrigatoriedade de odocumento passar pelas três fases, nessa ordem. Alguns documentos são

―recolhidos‖ do arquivo corrente direto para o permanente, ou podem ser descartados sem mesmo passar pelo arquivo intermediário. Ainda, há casos

em que o documento correrá em fluxo contrário, passando do arquivopermanente ou intermediário de volta para o corrente. Esse caso não é comum

em provas, mas pode ser pedido, então não custa saber.

Para ilustrar a explicação sobre valores de documentos e Teoria das Três

Idades, vamos tomar como exemplo dois documentos simples.

O primeiro é o Termo de Posse da atual Presidenta da República. Odocumento tem sempre valor primário, valor imediato e ligado ao objetivo da

instituição: dar posse à Presidenta. Quando o documento cumpriu suafinalidade, ele perdeu seu valor primário. No entanto, ele ainda possui o valor

secundário, que é permanente. Esse valor está ligado a outras finalidades,como por exemplo, servir de fonte para pesquisas históricas ou culturais.

O segundo documento é uma requisição de transporte para umfuncionário se deslocar para trabalho externo ao ambiente convencional. A

referida requisição possui valor primário, ligado ao objetivo de sua criação:possibilitar o deslocamento do funcionário. Quando cumprido esse objetivo,

perderá seu valor primário. Mas esse documento não possui valor secundário,não serve para pesquisa histórica ou cultural, nem é parte importante da

história da instituição ou da sociedade. Portanto ele pode até ser transferidopara fins de prestação de contas, mas não será recolhido por falta de valor

secundário: será descartado.

Essas são noções introdutórias de Ciclo Vital dos Documentos. Não foipedido explicitamente no concurso anterior, mas como eu disse, é tão

importante que vamos precisar dela para prosseguir com nosso estudo. Nãovou me estender muito mais nesse assunto, mas vou colocar algumas

questões sobre isso na lista de exercícios e também comentar alguns no fim danossa aula.

É importante saber estas noções por que a Gestão de Documentos temtodas as suas atividades embasadas nessa teoria. Contudo, essas atividades

buscam gerenciar o fluxo de documentos enquanto o mesmo possui valorprimário, ou seja, tem utilidade administrativa. Assim, somente se fala em

Gestão de Documentos nos arquivos corrente e intermediário, onde osdocumentos têm finalidades meramente administrativas. No arquivo





permanente os documentos possuem outras utilidades, como servir de fonte

de pesquisa histórica, por exemplo.

A Lei (8.159/91) define a Gestão de Documentos como ―o conjunto de

procedimentos e operações técnicas à sua produção, tramitação, uso,avaliação e arquivamento em fase corrente e intermediária, visando a sua

eliminação ou recolhimento para guarda permanente‖. Reparem que a Gestãode Documentos PARA, TERMINA, TEM SEU LIMITE DE ATUAÇÃO no arquivo

intermediário, pois quando o documento sofre sua destinação (eliminação ouguarda permanente), a Gestão de Documentos já cumpriu seu objetivo.

(Ibram-DF/2009 – Cespe/UnB) Gestão de documentos é o conjunto de procedimentos e operações técnicas relativos à produção, à tramitação, ao uso, à avaliação e ao arquivamento de documentos em fase corrente e

intermediária, visando a sua eliminação ou o seu recolhimento para guarda

permanente.

Resolução

O item está correto. É exatamente o que preceitua o texto da Lei

8.159/91, transcrito acima.

A sua aplicação somente aos arquivos corrente e intermediário se

justifica pelos seus objetivos: é nesses arquivos que os documentos são maisutilizados, e por diferentes pessoas. O problema advindo desse ―excesso‖ em

seu uso acarreta problemas como o acúmulo desordenado de documentos(massa documental acumulada), a perda e extravio dos mesmos, e a

responsabilização dos usuários. Ainda, como objetivos secundários, procurareduzir os espaços ocupados pelos arquivos, o emprego de recursos humanos

e materiais, facilitar e agilizar o acesso e a recuperação da informação quandonecessário.

A Gestão de Documentos passa pelo controle em três fases: a produção,

a utilização e a destinação. Vamos tratar de cada uma delas.

A fase de produção é onde os documentos são

criados/confeccionados/recebidos e são inseridos nos sistemas de controle dainstituição. Aqui são exercidas atividades que controlam a produção de

documentos, como a elaboração de formulários, estabelecimento de padrões, verificação da necessidade do documento, etc.

(STM/2011 – Cespe/UnB) Na fase de produção, o arquivista pode, entreoutras atividades, sugerir a criação ou extinção de modelos, formulários,cópias ou vias desnecessárias; propor consolidação de atos normativos; e

participar da seleção de recursos humanos para área arquivística.

Resolução





O item está correto. Na fase de produção aprendemos que são realizadasatividades que viabilizem a criação do documento, como a elaboração de

normas, padrões, estudos formulários, ferramentas, etc. Inclui também adefinição de pessoal a trabalhar com essas atividades, sua capacitação, seus

conhecimentos e aptidões.

A fase de utilização é a onde os documentos são utilizados com afinalidade principal para que foram criados (valor primário). Os documentos

tramitam (se movimentam) internamente na instituição, percorrendo todo ocaminho necessário para que se cumpra uma atividade específica. As

atividades são de busca e localização (protocolo), de análise da importância do documento (avaliação), de consulta e empréstimo, entre outras.

(AGU/2010 – Cespe/UnB) A fase da gestão de documentos que inclui as atividades de protocolo, de expedição, de organização e de arquivamento de

documentos em fase corrente e intermediária é denominada fase de utilização de documentos.

Resolução

O item está correto. A fase de utilização abriga as atividades de controle

sobre o acesso, uso e guarda dos documentos, assim como sua localização erecuperação. Todas as atividades que tratam do uso do documento encontram-

se nesta fase.

A fase de destinação é onde os documentos sofrem o fim que lhes édeterminado pelo processo de avaliação. Os destinos geralmente são sofridos

quando os documentos cumprem seu prazo de retenção no arquivointermediário. Pode, contudo, ocorrer de o documento não precisar estar neste

arquivo para sofrer a destinação; isto será determinado pela Tabela deTemporalidade e Destinação, que estudaremos mais adiante. Somente dois

destinos são possíveis para os documentos: a eliminação ou o ―recolhimento‖

para o arquivo permanente.

(ABIN/2010 – Cespe/UnB) A fase de avaliação e destinação de documentos constitui parte do programa de gestão documental e é composta

pelas atividades de criação de formulários, seleção de materiais e equipamentos, e normatização do acesso à documentação.

Resolução

O item está incorreto. As atividades acima têm a função de subsidiar a

criação dos documentos. Portanto estão inseridos na fase de produção. A fasede destinação engloba atividades que dão o devido fim ao documento de

acordo com sua importância. São elas: a avaliação (que estudaremos adiante),a elaboração de Tabela de Temporalidade, a determinação de listas e editais





de eliminação, de modos e métodos de eliminação de documentos, a

possibilidade de doação dos documentos, etc.

E depois dessas considerações sobre a Gestão de Documentos, vamos aoprimeiro conteúdo.

Arquivos Correntes e Intermediários

Passamos agora ao estudo dos arquivos corrente e intermediário. Comodito no início da aula, a compreensão da Teoria das Três Idades é

fundamental, pois será com base nela que todos os estudos e práticas serãodesenvolvidos. Estudamos juntos os arquivos corrente e intermediário porque

as diferenças entre eles são pequenas. Aliás, pelas características dos doisarquivos, alguns autores chegam a afirmar que o arquivo intermediário é uma

―extensão‖ do arquivo corrente. A não ser pela frequência de uso de seus

documentos, não há diferenças significativas entre seus documentos. Vamosfalar sobre cada um.

Arquivos Correntes

A primeira das fases, o arquivo corrente, guarda documentos que são

consultados frequentemente pelo seu produtor. São documentos de grandevalor primário. Este arquivo é vital para o funcionamento de toda instituição,

pois abriga todos os documentos que foram e serão criados ou recebidos. Sualocalização deve ser a mais próxima possível do produtor, para que possa ter

acesso facilitado aos documentos. Entre suas atividades estão:

Atividades de Protocolo e Expedição;

Arquivamento, empréstimo e consulta; Avaliação de Documentos;

Classificação de Documentos; Conservação de Documentos.

Dica de prova: Nesta fase os documentos não são de interesse público,

por mais que tenham o valor secundário. Por isso o acesso aos documentossomente é autorizado ao seu produtor, ou a terceiros com a permissão

daquele.

(TRE-ES/2011 – Cespe/UnB) O acesso a documentos mantidos nos arquivos correntes é aberto a todos os que necessitam das informações

contidas nesses documentos.

Resolução





O item está incorreto. Acabamos de ver que os documentos de arquivocorrente somente podem ser acessados pelo seu produtor. No caso de acesso a

terceiros, somente pode ocorrer com a permissão do produtor.

Arquivos Intermediários

Os arquivos intermediários são a segunda fase, e são responsáveis por

guardar documentos ainda de valor primário, mas que não são frequentementeutilizados. Sua localização deve ser distante do produtor para viabilizar o fluxo

do arquivo corrente. Suas atividades são:

Arquivamento;

Empréstimo e Consulta; Conservação de Documentos.

Dica de prova: Os arquivos intermediários devem ser entendidos como

uma extensão dos arquivos correntes. Todas as atividades realizadas aqui sãoas mesmas do arquivo corrente, exceto por aquelas que controlam o fluxo de e

documentos, pois não há movimentação de documentos (movimentação administrativa).

(MPU/2020 – Cespe/UnB) A fase arquivística, o serviço ou depósito de armazenamento temporário estão associados ao conceito de arquivo intermediário.

Resolução

O item está correto. Pelo que estudamos, os arquivos intermediários

servem principalmente para auxiliar o fluxo de documentos no arquivocorrente. E pelo esquema da Teoria das Três Idades, todo documento desta

fase sofrerá destinação, que é a guarda permanente ou a eliminação. Portanto,

todos os documentos desta fase são de armazenamento temporário.

Protocolo

Foi primordial que aprendêssemos, antes de tudo, algo sobre a Gestão

de Documentos, pois tudo o que vamos estudar de agora em diante, nestaaula, são algumas de suas atividades. Lembrando que a Gestão de

Documentos é o conjunto de atividades que busca gerenciar o ciclo dosdocumentos, desde sua produção até sua destinação.

Ao estudarmos o protocolo, podemos perceber que é um conjunto deatividades que está inserido na fase de utilização da Gestão de Documentos.





Entende-se por protocolo o conjunto de operações técnicas que visam

controlar o trâmite de documentos dentro de uma instituição. A palavraprotocolo, assim como arquivo, é um termo polissêmico, e pode significar:

O número atribuído ao documento quando capturadopelo sistema da instituição. Neste caso chamamos de

protocolo o número de registro que o documentorecebe. Este número será a identificação do

documento dentro da instituição. È muito utilizadoem processos.

O caderno, ou outro equivalente, onde se

registra as movimentações internas do documento.

Neste caso o protocolo é o caderno onde são feitasas anotações sobre a movimentação do

documento. O espaço é destinado para anotaçõescomo o número do documento, a data de

recebimento e a assinatura do destinatário.

A unidade ou setor responsável pela

distribuição e movimentação de documentos dentro da instituição. O

protocolo é a porta de entrada e saída de documentos da instituição. Todos os

documentos são recebidos, registrados e distribuídos aos destinatários. O mesmo

ocorre com as movimentações internas: antes de seguir de um setor a outro, o

documento deve passar pelo protocolo

antes. E ainda, o documento deve passar pelo protocolo tambémantes de ser enviado a outra instituição ou pessoa.

As atividades de protocolo se resumem em dois grupos: recebimento eclassificação, registro e movimentação. Algumas bancas ainda consideram a

expedição como atividade de protocolo, mas infelizmente não podemos afirmara posição da banca escolhida para o nosso concurso. Mesmo assim, quando

uma banca considera a expedição como atividade de protocolo, ela a mencionanas questões. Caso não considere, não mencionará tal atividade.

As atividades de recebimento e classificação são as seguintes:

Recebe o documento; Separa os documentos oficiais dos particulares;

Envia os documentos particulares aos seus destinatários;

Separa os documentos ostensivos dos sigilosos;

Documento comnº de protocolo

Protocolo para

recebimento e enviode documentos

Setor de Protocolo:responsável pelo

recebimento, distribuição eenvio de documentos.





Envia os documentos sigilosos aos seus destinatários; Interpreta e classifica os documentos ostensivos;

Envia os documentos ostensivos ao setor de registro e movimentação.

As atividades de registro e movimentação são as que tratam da

distribuição, redistribuição e entrega dos documentos dentro da instituição.

As atividades de expedição tratam da saída de documentos e

correspondências da instituição. Todos os documentos de caráter oficial,mesmo que sigilosos, devem ser remetidos para o protocolo, e o mesmo deve

cuidar de enviá-los para o ambiente externo à instituição.

Um cuidado muito importante que se deve ter é o de associar asatividades de protocolo às funções de arquivo corrente! Pelas suas

características, os arquivos correntes guardam documentos que estão em uso

freqüente ou constantemente consultados. Assim, o protocolo tem o objetivode controlar o fluxo desses documentos. Constantemente as bancas tentam

induzir os candidatos ao erro afirmando que as atividades de protocolotambém são realizadas nos arquivos intermediário e permanente.

Então, para não esquecer ou confundir: as atividades de protocolosomente são realizadas no arquivo corrente; e estão ligadas à entrada e

controle de documentos dentro da instituição.

Os setores de protocolo podem receber várias denominações: Protocolo,

Protocolo e Arquivo, Setor de Registro, Registro e Movimentação, etc. Então éimportante ter em mente que protocolo é a atividade de controle! O nome do

setor pode coincidir, mas devemos considerar a atividade.

(EBC/2011 – Cespe/UnB) O procedimento a ser adotado no caso de recebimento de correspondência ostensiva é realizar a abertura dos envelopes

e proceder à leitura para encaminhamento, observando a existência de antecedentes.

Resolução

O item está correto. Segundo os procedimentos descritos, ascorrespondências ostensivas (estudamos em nossa primeira aula, classificação

dos documentos quanto à natureza do assunto) devem ser abertas, lidas, bv

destinatários através do registro e movimentação.

(Correios/2011 – Cespe/UnB) A expedição dos documentos é de responsabilidade do arquivo geral e conta com o auxílio do arquivo

intermediário para a realização dessa atividade.





Resolução

O item está incorreto. Sabemos, de nossa primeira aula, que geral (ou

central) e setorial são duas classificações que podem ser atribuídas ao arquivocorrente, de acordo com a extensão de sua atuação. Até aí o item está correto.

Contudo, vimos que o protocolo é vinculado somente ao arquivo corrente, e

não ao intermediário e permanente.

(Correios/2011 – Cespe/UnB) A responsabilidade pelo funcionamento do protocolo é do setor de arquivo permanente, como último momento do trâmite documental.

Resolução

O item está incorreto. Mais uma questão da prova dos Correios, tentando

induzir ao mesmo erro. O protocolo é uma das atividades da Gestão de

Documentos, e sabemos que a Gestão de Documentos só vai até o arquivointermediário. Ainda, mesmo o protocolo está limitado e estritamente

vinculado às atividades do arquivo corrente. Além disso, os documentos doarquivo permanente não estão em trâmite, pois não tem utilidade

administrativa (sem valor primário). Portanto não há nenhuma ligação entre

protocolo e arquivo permanente.

(TRE-ES/2011 – Cespe/UnB) O registro de documentos arquivísticos no protocolo consiste na vinculação de metadados ao documento que tramitará na organização.

Resolução

O item está correto. Os metadados são os dados do documento, como

número, assunto, destinatário, procedência, data do recebimento ou produção,etc. A fase de registro consiste em inserir essas informações no sistema de

controle de documentos, para facilitar sua localização e recuperação, além de

controlar seu trâmite.





Avaliação de Documentos de Arquivo

A avaliação é atividade da Gestão de Documentos, em sua fase dedestinação, e consiste em estudar a importância que o documento tem para a

instituição ou para a sociedade.

Este estudo deve ser realizado por uma comissão formada especialmente

para este fim, que é a Comissão Permanente de Avaliação de Documentos.Devem participar como membros efetivos dessa comissão um arquivista ou

responsável pelo arquivo, um membro da direção da instituição, um jurista e um profissional da área financeira; e como membros eventuais devem

participar os profissionais ligados à área de que trate o assunto do documento.

(ABIN/2010 – Cespe/UnB) No âmbito da administração pública, a comissão de avaliação de documentos deve ser formada por um grupo

multidisciplinar, encarregado da avaliação de documentos de um arquivo, que

tenha como uma de suas atividades o estabelecimento de prazos de temporalidade para os documentos arquivísticos.

Resolução

O item está correto. A comissão deve ser multidisciplinar, ou seja,

composta por profissionais de diversas áreas do conhecimento. E comoresultado da avaliação surgem os prazos de guarda e a destinação dos

documentos, conforme estudaremos agora.

A avaliação deve ser feita enquanto os documentos ainda estão em fasecorrente, para distinguir os documentos de valor eventual daqueles que

possuem valor probatório ou informativo. Deve ser evitada sua realização noarquivo intermediário, pois o processo se torna muito oneroso.

Classificação de Documentos de Arquivo

Antes de iniciarmos, é importante que não confundam a Classificação dos

Documentos de Arquivo, estudada na aula 01, com esta que vamos estudaragora. O que vamos estudar agora são as atividades de Classificação de

Documentos, ou seja, o ato de atribuir ao documento um código quecorresponda ao seu ingresso no sistema de documentos de uma instituição.

E também a atividade de Classificação, assim como o protocolo, é umadas atividades de Gestão de Documentos, inserida na fase de utilização. A

classificação do documento é feita no momento em que este chega aoprotocolo e pelo profissional que o recebeu.





(STM/2011 – Cespe/UnB) Na esfera pública, a atividade de classificação — entendida como identificação do assunto no documento, localização do

assunto no código de classificação e anotação do código no documento para posterior recuperação — somente pode ser realizada por arquivistas.

Resolução

O item está incorreto. A classificação do documento é realizada por

qualquer profissional que esteja atuando no protocolo. É no momento de sua

entrada ali que o mesmo recebe o código de classificação.

A Classificação de Documentos é o ato de atribuir um código ao

documento de acordo com o assunto de que ele trate.

O código deverá ser aquele em vigor na instituição, e estabelecido pela

Comissão Permanente de Avaliação. Esta comissão deve ser formada por

profissionais das diversas áreas do conhecimento e de atuação da instituição.

Como vimos também, quando se tratar de documento ou

correspondência de caráter ostensivo, a classificação deve ser realizada nosetor de protocolo. Este deve abrir a correspondência ou documento, tomar

conhecimento de seu conteúdo e de seu destinatário, proceder à classificação eencaminhar os documentos ao destinatário. Atenção para que as bancas

tentam induzir os candidatos ao erro afirmando que a atribuição de classificaros documentos é do arquivista, como na questão acima, o que não é verdade:

é responsabilidade do setor de protocolo.

O Plano de Classificação deve orientar os métodos de arquivamento a

serem utilizados pela instituição. Todos os documentos serão arquivados eordenados seguindo a lógica e a orientação do Plano. Portanto, este deve ser o

mais abrangente possível, sempre abarcando todos os assuntos queinteressam à instituição. Ainda, este deve ser flexível, capaz de atender as

necessidades de mudanças das instituições, e sempre reservar espaços para

assuntos e situações que são desconhecidos das instituições, mas podemocorrer.

Os Planos ou Códigos de Classificação são elaborados por uma comissãoconstituída exclusivamente para este fim, chamada Comissão Permanente de

Avaliação de Documentos. Os planos podem seguir dois critérios: o estrutural,ou organizacional, que classifica os documentos de acordo com a estrutura da

instituição; e o funcional, que classifica os documentos de acordo com asatividades desenvolvidas pela instituição.

Atualmente, de modo geral, é mais recomendado que se utilize o critériode classificação funcional, por ser mais flexível. Caso uma instituição tenha

optado por utilizar o critério estrutural, terá que fazer mudanças no plano todavez que criar, extinguir, fundir ou dividir algum de seus setores, por exemplo.





Quando se utiliza o critério funcional, por mais que se modifique a estrutura de

uma instituição, suas atividades permanecem as mesmas, pois seu objetivo foidefinido no momento de sua criação.

Abaixo estão dois exemplos de Código de Classificação. O primeiroclassifica os documentos de acordo com as funções da instituição que os

produziu, e o segundo classifica os documentos de acordo com o assunto deque tratam, independente da área de atuação da instituição.

Como podem perceber, os documentos recebem códigos de acordo com

a função da instituição. Esta função é dividida em subfunções, atividades etarefas. Sempre se vai do geral para o específico.





Reparem que os assuntos são subdivididos do geral para o particular.

(TJ-ES/2011 – Cespe/UnB) A opção pela classificação organizacional pressupõe que os documentos sejam agrupados de acordo com a função.

Resolução





O item está incorreto. Vimos que a opção pelo critério estrutural

pressupõe o agrupamento pela estrutura da organização, ou pelo assunto.

Muito importante que saiba também que, por força da Resolução

CONARQ nº 14, todas as entidades integrantes do Sistema Nacional deArquivos (SINAR) devem adotar o Código de Classificação para documentos da

atividade meio instituído por eles, e ainda elaborar um código paradocumentos das atividades fim nos mesmos moldes daquele adotado para a

atividade meio.

Simplificando: todos os entes integrantes do SINAR (órgãos e entidades

públicas federais, estaduais, municipais, do DF e alguns privados que integramo sistema) devem adotar, para os documentos relativos à atividade meio, o

Código elaborado pelo CONARQ; e para os documentos da atividade fim, cada

instituição dessas tem autonomia para elaborar o próprio, contanto que siga omesmo padrão daquela adotada para os documentos da atividade meio. É o

caso da Polícia Federal.

A classificação deve ser realizada por profissional habilitado para este

fim, e seguir algumas operações e rotinas. As operações são:

ESTUDO: consiste na leitura de cada documento, a fim de verificar sob

que assunto deverá ser classificado e quais as referências cruzadas que lhecorresponderão. A referência cruzada é um mecanismo adotado quando o

conteúdo do documento se refere a dois ou mais assuntos.

CODIFICAÇÃO: consiste na atribuição do código correspondente ao

assunto de que trata o documento.

E as rotinas de classificação são as seguintes:

1. Receber o documento para classificação; 2. Ler o documento, identificando o assunto principal e o(s)

secundário(s) de acordo com seu conteúdo;

3. Localizar o(s) assunto(s) no Código de classificação de documentos dearquivo, utilizando o índice, quando necessário;

4. Anotar o código na primeira folha do documento; 5. Preencher a(s) folha(s) de referência, para os assuntos secundários.

Lembrando que estas diretrizes são estabelecidas pelo documento anexoà Resolução CONARQ nº 14. Portanto é importante conhecer um pouco mais o

seu conteúdo: mesmo que não tenha sido pedido no edital, pode ajudar atodos a responder muitos itens sobre o assunto.

(Correios/2011 – Cespe/UnB) Quando os documentos são organizados a partir de um plano de classificação nos arquivos correntes, é desnecessário

elaborar novo plano de classificação no arquivo intermediário.





Resolução

O item está correto. Os documentos, nos dois arquivos, têm a mesma

função: servir à administração. A única diferença vai ser a freqüência de usoentre eles. Assim, também devem ter a mesma classificação. A classificação

pode ser alterada quando o documento é recolhido ao arquivo permanente,pois agora sua função é outra: servir de fonte de pesquisa. Desde que

respeitado o princípio da Proveniência (aula 01), nada impede a

reclassificação, ou arranjo, do conjunto documental.

Essa Resolução do CONARQ estabelece que a classificação dos

documentos seguirá o método decimal. Assim, o sistema é dividido em dezclasses, sendo nove específicas e uma para generalidades. Assim temos,

segundo a resolução:

Classe 000Classe 100





Ainda, segundo o documento, as classes 000 e 900 já foram destinadasaos documentos da atividade meio, cabendo a cada órgão e entidade

desenvolver as demais classes (de 100 a 800) de acordo com suas atividadesfim. A classe 000 está destinada a Administração Geral, e a 900 está destinada

a generalidades, ou a documentos cujo assunto não se encontra no código.

(Ibram-DF/2009 – Cespe/UnB) Aos órgãos e entidades que adotarem o código de classificação da área-meio do Conselho Nacional de Arquivos (CONARQ) cabe proceder o desenvolvimento das classes relativas às suas

atividades específicas ou atividades - fim, as quais devem ser aprovadas pela instituição arquivística pública federal.

Resolução

O item está incorreto. A parte que nos interessa está certa, pois as

entidades devem desenvolver as demais classes de acordo com suas atividadesfim. Contudo, o item está incorreto por que afirma que esse desenvolvimento

deve ser aprovado pela instituição arquivística federal, no caso o ArquivoNacional, quando na verdade deve ser aprovado pela instituição arquivística na

respectiva esfera de competência (federal, estadual, do DF ou municipal,conforme for o caso). Como exemplo, o Plano obtido a partir do





desenvolvimento das classes para a Polícia Federal deve sim ser aprovado pelo

Arquivo Nacional. Mas o Plano obtido a partir do desenvolvimento das classespara a Polícia Civil de um determinado estado fica sujeito à aprovação do

arquivo público deste estado.

Arquivamento e Ordenação de Documentos de Arquivo

O arquivamento é o conjunto de técnicas e procedimentos que visa aoacondicionamento e armazenamento dos documentos no arquivo.

Devemos considerar duas formas de arquivamento: A horizontal e avertical.

Arquivamento Horizontal: os documentos são dispostos uns sobre osoutros, ―deitados‖, dentro do mobiliário. É indicado para arquivos permanentes

e para documentos de grandes dimensões, pois evitam marcas e dobras nos

mesmos.

Arquivamento Vertical: os documentos são dispostos uns atrás dos

outros dentro do mobiliário. É indicado para arquivos correntes, pois facilita a busca pela mobilidade na disposição dos documentos.

Para o arquivamento e ordenação dos documentos no arquivo, devemosconsiderar tantos os métodos quanto os sistemas.

Os Sistemas de Arquivamento nada mais são do que a possibilidade ounão de recuperação da informação sem o uso de instrumentos. Não fiquem

alarmados, o nome é grande, mas o conceito é fácil! Tudo o que isso querdizer é apenas se precisa ou não de uma ferramenta (índice, tabela ou

qualquer outro semelhante) para localizar um documento em um arquivo.

Quando NÃO HÁ essa necessidade, dizemos que é um sistema direto de

busca e/ou recuperação, como por exemplo, os métodos alfabético egeográfico, que estudaremos nesta aula.

Quando HÁ essa necessidade, dizemos que é um sistema indireto de

busca e/ou recuperação, como são os métodos numéricos.

Existe ainda outro sistema, chamado semidireto, que não aparece em

provas, mas que serve apenas para agregar o método alfanumérico, queestudaremos adiante. Este método se caracteriza pela ―necessidade parcial‖ da

utilização de instrumentos de pesquisa. Por exemplo, precisamos de umatabela para localizar uma estante, mas não para localizar uma gaveta ou

prateleira: a partir da localização da estante, a prateleira será localizada deforma direta.





Como dito antes, o concursando deve guardar esses conceitos, pois têm

relação com o assunto da aula de hoje, os Métodos de Arquivamento. Agoravamos a eles.

Os métodos de Arquivamento são os CRITÉRIOS que determinam omodo, a ordem de guarda de documentos em um arquivo para posterior busca

dos mesmos (recuperação da informação). Esses métodos de arquivamentosão divididos em duas classes, os básicos e os padronizados (não confundir

com a divisão em dois sistemas, o direto e o indireto). Vamos tratar delesdetalhadamente.

Os métodos de arquivamento, como já dito, se dividem em duas classes,que são os métodos básicos e os métodos padronizados.

Por sua vez, pertencem à classe dos básicos quatro métodos:

alfabético, numérico, geográfico e ideográfico. À classe dos padronizadospertencem outros cinco métodos: variadex, automático, soundex,

mnemônico e rôneo. Vamos observar (e guardar) os esquemas:

MÉTODOS BÁSICOS

MÉTODO ALFABÉTICO

O candidato deve prestar especial atenção a este método, pois é o maiscobrado em provas! Esse método consiste em simplesmente organizar um





arquivo considerando o nome dos seus correspondentes. Contudo, é necessário

seguir um conjunto de regras para a organização de um arquivo com essemétodo. É exatamente esse o motivo que o torna o mais cobrado em provas: o

examinador procura saber se o candidato tem o domínio dessas regras.

Vantagens: agilidade na recuperação da informação/documento, custo

baixo, de fácil implantação e assimilação.

Desvantagens: apresenta mais ocorrências de erros no momento do

arquivamento.

Sistema: pertence ao sistema direto, pois dispensa uso de ferramentas

para recuperação da informação/documento.

A princípio, pode-se escolher entre dois critérios: letra por letra ou

palavra por palavra. A escolha de um implica na exclusão do outro. Vamos, no

exemplo, arquivar os documentos de nome Alfredo Del Frete e Carlos DePenedo. Na ordenação alfabética, o sobrenome sempre vem antes do nome e

em CAIXA ALTA. Assim, vamos arquivar utilizando os dois critérios:

Com essas orientações iniciais, vamos às regras desse método. Todas as

regras de alfabetação são muito fáceis. Isso é mais um motivo para que oconcursando as tenha decorado. Apesar da quantidade (treze), verão que

memorizá-las não é difícil, e naturalmente, ao resolver alguns exercícios, elasvirão a mente. Vamos à elas:

Regra 01: Em nomes de pessoas físicas considera o último sobrenome edepois o prenome.

Ex: Rafael Lira Santos ------------------------- SANTOS, Rafael Lira Suzane Gonzaga Silveira ----------------- SILVEIRA, Suzane Gonzaga

Edson Gomes Souza ---------------------- SOUZA, Edson Gomes Apesar do R de Rafael vir antes do E de Edson, na ordem alfabética

considera-se a ordem do prenome. Como o S se repete, o A de SANTOS vem antes do I de SILVEIRA, que por sua vez vem antes do O de SOUZA





Dica de prova: Quando os sobrenomes são iguais, prevalece a ordemalfabética do prenome.

Ex: Carlos Santana ----------------------------- SANTANA, Carlos Diogo Santana ----------------------------- SANTANA, Diogo

Gabriel Santana ---------------------------- SANTANA, Gabriel Como os sobrenomes são iguais, devemos considerar que o C de CARLOS vem

antes do D de DIOGO, que por sua vez vem antes do G de GABRIEL.

Regra 02: Sobrenomes compostos por um substantivo e um adjetivo, ou ligados por hífen não se separam.

Ex: Henrique Boa Morte ---------------------------- BOA MORTE, Henrique Artur Castelo Branco --------------------------- CASTELO BRANCO, Artur

Heitor Villa-Lobos ------------------------------- VILLA-LOBOS, Heitor

Regra 03: Sobrenomes compostos pelas palavras Santa, Santo ou São nãose separam.

Ex: Sidney Santa Fé ------------------------SANTA FÉ, Sidney Marcos Santo Cristo ------------------- SANTO CRISTO, Marcos

Pedro Carlos São Domingos ---------- SÃO DOMINGOS, Pedro Carlos

Regra 04: As iniciais abreviativas de prenomes tem precedência naclassificação de sobrenomes iguais.

Ex: S. Ferreira ------------------------------ FERREIRA, S. Sandro Ferreira ------------------------ FERREIRA, Sandro

Saulo Eduardo Ferreira ---------------- FERREIRA, Saulo Eduardo

Regra 05: Os artigos e preposições a, o, de, d’, da, do, e, um, uma NÃO

SÃO considerados parte integrante do último nome. Ex: João d’Alencar ------------------------------ ALENCAR, João d’

Silveira d’Almeida -------------------------- ALMEIDA, Silveira d’

José de Oliveira ---------------------------- OLIVEIRA, José de

Regra 06: Nomes que indicam grau de parentesco, como Filho, Júnior, Neto

e Sobrinho, são considerados parte integrante do último nome, mas NÃO SÃO considerados na ordenação alfabética.

Ex: Laura Barros Neto --------------------- BARROS NETO, Laura Ricardo Barros Filho ------------------- BARROS FILHO, Ricardo

Alencar Manfredo Sobrinho ----------- MANFREDO SOBRINHO, Alencar Camila Pitanga Júnior ------------------ PITANGA JÚNIOR, Camila

Como os nomes que indicam grau de parentesco não são considerados naordenação, analisamos o prenome, e temos que o L de LAURA vem antes do R

de RICARDO. Assim, ignoramos que o F de FILHO vem antes do N de NETO.

Dica de prova: A exceção a esta regra se dá quando não há outroelemento para fazer a ordenação alfabética.

Ex: Nonato Barbosa Filho ----------------- BARBOSA FILHO, Nonato





Nonato Barbosa Neto ----------------- BARBOSA NETO, Nonato Nonato Barbosa Sobrinho ------------ BARBOSA SOBRINHO, Nonato

Como os prenomes e sobrenomes são iguais, devemos considerar que o F deFILHO vem antes do N de NETO, que por sua vez, vem antes do S de

SOBRINHO.

Regra 07: Os títulos não são considerados na ordenação alfabética. Eles devem ficar entre parênteses após o nome completo.

Ex: Ministro Guido Mântega ------------------ MÂNTEGA, Guido (Ministro) Professor Renato Praia ------------------ PRAIA, Renato (Professor)

Coronel Sandro Rangel ------------------ RANGEL, Sandro (Coronel)

Regra 08: Os nomes estrangeiros, EXCETO ESPANHÓIS E ORIENTAIS, são

considerados pelo último sobrenome.

Ex: Charles Albert -------------------------------- ALBERT, Charles John Kenedy --------------------------------- KENEDY, John

Jill Valentine -------------------------------- VALENTINE, Jill

Regra 09: As partículas de nomes estrangeiros PODEM OU NÃO serconsideradas. O mais comum é considerá-las parte integrante do sobrenome

quando começadas com letra maiúscula. Ex: Pepino di Capri -------------------------------- CAPRI, Pepino di

Sandra De Penedo --------------------------- DE PENEDO, Sandra Antonieta Di Capri ---------------------------- DI CAPRI, Antonieta

July O’Brien ----------------------------------- O’BRIEN, July

Regra 10: Os nomes espanhóis são registrados pelo penúltimo sobrenome,

que indica a família do pai. Ex: Sanches Camacho Guerra ----------- CAMACHO GUERRA, Sanches

Maria Diaz Herrera --------------------DIAZ HERRERA, Maria

Mercedez Lopez Hernades ----------- LOPEZ HERNANDES, Mercedez

Regra 11: Os nomes orientais (especialmente japoneses, chineses e árabes)

são registrados exatamente como se apresentam. Ex: Ali Mohamed ----------------------- ALI MOHAMED

Deng Yutang ---------------------- DENG YUTANG Omar Saad ------------------------ OMAR SAAD

Regra 12: Os nomes de firmas, empresas, instituições e órgãosgovernamentais devem ser registrados como se apresentam. No entanto os

ARTIGOS E PREPOSIÇÕES NÃO SÃO CONSIDERADOS NA ALFABETAÇÃO. Estesdevem ficar após o nome, entre parênteses, para facilitar a ordenação.

Ex: Correio Braziliense ----------------------- CORREIO BRAZILIENSE Fundação São Martinho ----------------- FUNDAÇÃO SÃO MARTINHO

O Globo ----------------------------------- GLOBO (O) The New York Times --------------------- NEW YORK TIMES (The)





El País ------------------------------------- PAÍS (El)

Regra 13: Nos títulos de congressos, conferências, reuniões, encontros eassemelhados, os números arábicos, romanos ou escritos por extenso devem

aparecer no fim, entre parênteses. Ex: 3º Congresso de Arquivistas -- CONGRESSO DE ARQUIVISTAS (3°)

XIII Encontro de Jornalistas --- ENCONTRO DE JORNALISTAS (XIII) Nona Reunião de Veteranos --- REUNIÃO DE VETERANOS (Nona)

Essas regras não são absolutas. Elas podem ser modificadas para melhoratender as necessidades do usuário. No caso de pessoas físicas ou jurídicas,

registram-se por seus nomes mais conhecidos fazendo a devida remissiva.

Ex: Artur Antunes Coimbra --- COIMBRA, Artur Antunes (ver ZICO)

Edson Arantes do Nascimento --- NASCIMENTO, Edson Arantes (ver PELÉ)

MÉTODO GEOGRÁFICO

Esse método considera como elemento principal para recuperação dainformação o LOCAL do documento. Em prova, o examinador poderá optar por

usar o termo arquivístico PROCEDÊNCIA, que significa também o local;portanto, caso se deparem com esse termo numa prova, não se preocupem.

Vantagens: ordenação alfabética, fácil de usar.Desvantagens: uso de duas classificações, o que pode gerar confusões.

Sistema: pertence ao sistema direto, pois dispensa o uso de ferramentaspara busca e recuperação.

Existem três formas de ordenação. Vamos a elas.

Forma 1: Estado – Cidade – Correspondente: considera a ordenação por

estados. Ao se utilizar esta forma, a capital destes devem vir primeiro, e as

cidades seguintes devem vir em rigorosa ordem alfabética. Ex: Acre – Rio Branco – ANGELIM, Raimundo

Acre – Assis Brasil – SILVÉRIO, Jorge Acre – Capixaba – SANTANA, João

Acre – Porto Acre – ARAGÃO, Vilas Boas Bahia – Salvador – SANGALO, Ivete

Bahia – Água Fria – AMADEO, Sérgio São Paulo – Campinas – DOLORES, Maria

Como no exemplo acima, devemos colocar primeiro os estados emordem alfabética, depois suas cidades, priorizando as capitais. Como no

exemplo acima, Rio Branco vem em primeiro lugar por ser a capital do estado,e Salvador vem antes das demais pelo mesmo motivo.





Dica de prova: Caso o estado e a cidade sejam iguais, prevalecerá aordem dos nomes, começando pelo sobrenome e depois pelo prenome.

Ex: Bahia – Salvador – GIL, Gilberto Bahia – Salvador – GIL, Preta

Bahia – Salvador – VELOSO, Caetano

Forma 2: Cidade – Estado – Correspondente: considera a ordenação porcidades. Nesta forma de ordenação, não há necessidade de priorizar as

capitais. Ex: Areal – Rondônia – VALENTIN, Márcio

Diadema – São Paulo – CAVALCANTI, Roberto São Paulo – São Paulo – ALEXANDRINO, Marcelo

Ilhéus – Bahia – SILVA, João

Forma 3: País – Cidade – Correspondente: prioriza a ordem alfabética dospaíses. Nesta forma também é obrigatória a prevalência da capital sobre as

demais cidades. Ex: Brasil – Rio de Janeiro – GLOBO (O)

Portugal – Lisboa – FERREIRA, Manoel Portugal – Coimbra – VAZ, Joaquim

Esse método é muito simples. Mesmo nas questões de provas nãoapresentam dificuldades:

O mesmo procedimento deve ser adotado para os outros critérios dearquivamento (lembre-se que no critério CIDADE-ESTADO-CORRESPONDENTE

não é obrigatório priorizar as capitais).

MÉTODO NUMÉRICO

Considera como elemento principal o número para busca e recuperaçãoda informação/documento.

Vantagens: diminui os erros de arquivamento.

Desvantagens: exige pesquisa em índices ou tabelas, o que diminui aagilidade na busca e recuperação da informação.

Sistema: pertence ao sistema indireto, pois requer o uso de ferramentaspara recuperação da informação (tabela ou índice).

Está dividido em três formas: numérico simples, numérico cronológico edígito terminal. Vamos a eles.

Numérico Simples: não requer qualquer planejamento inicial, bastandoarquivar os documentos em orem numérica. Deve-se apenas cuidar de

elaborar um registro para evitar criar duas ou mais pastas com o mesmonúmero. O documento receberá um número da pasta + um número sequencial

(ou também número de entrada, como pode vir na prova), o que facilita seurearquivmento, evita extravios e possibilita a utilização de pastas que venham

a vagar (ficar sem uso).





Ex: 1026 – 518

(o primeiro conjunto indica em que pasta se encontra, e o segundo oseqüencial dentro da pasta)

Numérico Cronológico: considera a data como principal elemento de busca erecuperação. Aqui se numera o documento, e não a pasta. É mais utilizado em

sistemas de protocolos. Os documentos são ordenados em seqüênciacronológica, do mais antigo ao mais recente, podendo aproveitar o registro

que venha a ser desocupado somente se houver coincidência de data. Ex:

01-02-2001/027

(o primeiro conjunto indica a data e o segundo a ordem do documento.

Lembrando que o formato pode variar, sendo a data colocada depois do

seqüencial ou de forma reduzida, por exemplo)

Numérico Dígito-Terminal: considera o número do próprio documento como

elemento principal de ordenação. É usado principalmente quando há grandevolume de documentos, para reduzir erros em seu arquivamento e agilizar sua

recuperação. Diferente dos outros métodos numéricos, que atribuem umnúmero ao documento (cronológico) ou à pasta (simples), este método, como

já dito, utiliza o número do próprio documento, fazendo apenas uma releitura.O número é dividido em grupos de dois algarismos, e a leitura é feita da

direita para a esquerda. Ex: Circular n° 256.741 (método numérico simples).

O número de arquivamento será: 25-67-41 41 – grupo primário ou inicial, indicando a gaveta

67 – grupo secundário, indicando a guia 25 – grupo terciário, atribuído ao documento na guia

(posição).

Dica de prova: em uma prova, devemos priorizar o grupo primário.

Ordenando do menor para o maior. Caso este se repita, observamos o grupo

secundário e também ordenamos do menor para o maior. Se também for

repetido, devemos observar o grupo terciário e repetir o procedimento.

Ex: GT GS GP

25 85 95 86 92 95

06 07 98

O GP 95 SE REPETE, ENTÃO CONSIDERAMOS QUE O

GS 85 É MENOR DO QUE O GS 92, POR ISSO VEM

PRIMEIRO.

APRESAR DO GT 06 E DO GS 07 SEREM OS MENORES,

DEVEMOS PRIORIZAR O GP 98, QUE É O MAIOR E

POR ESSA RAZÃO ESTÁ POSTERIOR AOS DEMAIS.





MÉTODO IDEOGRÁFICO

Este método também requer uma atenção especial do concursando. Nãoé tão freqüente em provas quanto o método alfabético, mas possui muitas

subdivisões, o que facilita sua confusão e indução ao erro por falta de atenção. Vantagens: pode ser usado em qualquer tipo de arquivo, mas é usado

principalmente em arquivos especializados. Desvantagens: muitas subdivisões

Sistema: Como possui muitas subdivisões, pode pertencer aos doissistemas. Isso vai depender de qual das suas formas está sendo utilizada.

O método ideográfico está dividido em duas classes, quais sejam aalfabética e a numérica. A numérica, por sua vez, está dividida em duas

subclasses, quais sejam: o dicionário e a enciclopédica; e a classe numérica

está dividida em três subclasses, quais sejam: a decimal, a duplex e aunitermo. Vamos observar o esquema:

Método alfabético dicionário: nesse método, os documentos são colocadosem rígida ordem alfabética CONSIDERANDO O ASSUNTO como elemento

principal a ser ordenado. Essa é a principal diferença entre este e métodoalfabético: aquele considera o correspondente como principal elemento de

ordenação, enquanto este considera o assunto. Ex:

Arquivo Corrente Arquivo Intermediário

Arquivo PermanenteCompras

Distribuição Estoque

Informática

Livros Manuais

Manutenção de ComputadoresProtocolo

Publicações

Como se vê, os assuntos são divididos em ordem alfabética por assunto.Esses assuntos são colocados na guia que separa os documentos.





Método alfabético enciclopédico: esse método é similar ao alfabético, com

a diferença de que este AGRUPA OS ASSUNTOS DO GERAL PARA OESPECÍFICO! Nesse caso, não basta classificar os assuntos em ordem

alfabética, mas também haverá uma subclassificação. Ex:

ARQUIVO CORRENTEProtocolos

ARQUIVO INTERMEDIÁRIOARQUIVO PERMANENTE

ESTOQUE Compras

Distribuição

INFORMÁTICA Manutenção de computadores

PUBLICAÇÕES Livros

Manuais

O concursando dever ter uma atenção especial a esse método, pois pode

ser difícil realizar essa atividade. A idéia é escolher uma classe que sejacomum a outras. No exemplo, tanto as compras quanto a distribuição, que se

referem a materiais, são comuns em estoque. Por isso, considera-se o estoquecomo a classe comum às outras.

Método numérico duplex: esse método é uma variação do enciclopédico.Não apresenta grandes novidades, apenas acrescentando um índice numérico

antes das classificações. Tem a vantagem de possibilitar a abertura ilimitadade classes.

Ex:

1. ARQUIVO CORRENTE1-1. Protocolos

2. ARQUIVO INTERMEDIÁRIO 3. ARQUIVO PERMANENTE

4. ESTOQUE 4-1. Compras

4-2. Distribuição 5. INFORMÁTICA

5-1. Manutenção de computadores 6. PUBLICAÇÕES

6-1. Livros6-2. Manuais





O candidato deve atentar para o acréscimo da notação numérica. Os

números com traços indicam que o assunto se trata de uma subclasse,pertencendo a uma classe maior.

Método numérico decimal: baseia-se no sistema decimal de Dewey. MelvilDewey foi um bibliotecário dos Estados Unidos que viveu no século XIX. É

conhecido nas ciências da documentação e informação por dividir o saberhumano em nove classes principais e uma décima, que é de conhecimento

geral. Essas classes são divididas em subclasses, que por sua vez são divididasem grupos, subgrupos, etc. A classe principal é composta por três algarismos e

se separa das subclasses por um ponto. Quanto à parte decimal (subdivisão),ela pode ou não existir.

Ex: Classes

0 – Geral 1 – Departamento Pessoal

2 - Arquivo

Com as divisões das classes (no exemplo, a classe 1), ficaria:

100 DEPARTAMENTO PESSOAL 110 Admissão

111 Exame médico112 Documentos

112.1 Documentos recebidos112.2 Documentos pendentes

113 Assinatura do contrato120 Férias

130 Demissão

200 ARQUIVO => Subdivisão da classe 2

Esse método apresenta grandes desvantagens, como a limitação de

apenas dez classes e a necessidade de se prever o desenvolvimento dasatividades das instituições, o que pode gerar muito trabalho.

O concursando também deve saber que esse é o método adotado emTODA A ADMINISTRAÇÃO PÚBLICA A NÍVEL FEDERAL, por força da Resolução

n° 14 do Conselho Nacional de Arquivo – CONARq.

Método numérico unitermo: também conhecido como indexação

coordenada, esse método tem como base a analogia, e é usado em arquivosespeciais e especializados. Utiliza fichas com dez colunas, que vão de 0 a 9, e

atribui assuntos (descritores) de um único termo. Para cada documento temosuma ―ficha-índice‖ que fornece uma descrição minuciosa do documento a que

se refere.





Dica de prova: O concursando não deve se aprofundar muito no estudodesse método, pois é muito difícil de ser cobrado em prova. Mas, caso apareça,

a dica é muito simples: basta observar quais os números se repetem nasfichas. Eles serão a resposta do item. No nosso exemplo, são os números 55 e

95 (destacados). Trata-se basicamente de descobrir qual documento temrelação com outros assuntos.

Dica de prova: O concursando também deve ter em mente que, devidoao tamanho do nome, os métodos ideográficos costumam vir com seus nomes

mais simples (dicionário, enciclopédico, duplex, decimal e unitermo). Ex: ométodo duplex consiste em... Assim, cuidado para não confundir com outros

métodos, como quando, por exemplo, o examinador afirmar que o método

unitermo pertence ao numérico, quando na verdade pertence ao ideográfico.

Podemos perceber que o método de arquivamento agrupa os assuntos do

geral para o específico. O método que se baseia nesse critério é oenciclopédico, indicado na alternativa de letra ―A‖.

MÉTODO ALFANUMÉRICO

O método alfanumérico surgiu para combinar a simplicidade do métodoalfabético com a rapidez do método numérico.

Como o método alfabético pertence ao sistema direto e o métodonumérico pertence ao sistema indireto, o método alfanumérico pertence ao

sistema semidireto.

Quanto à sua aplicação e funcionamento, não há com o que se

preocupar, pois as bancas não costumam pedir nada que vá além das

0 1 2 3 4 5 6 7 8 9

15 55 18 26 05

24 26 32 14 23

0 1 2 3 4 5 6 7 8 9

55 25 17 95

07 48 33 47

0 1 2 3 4 5 6 7 8 9

58 95 06 15

12 01 82

São Paulo

Admissão

RAMOS, Edson, Carvalho





informações acima. Basta que o candidato saiba que é um método que

combina letras e números, e pertence ao sistema semidireto.

MÉTODOS PADRONIZADOS

Os métodos padronizados não devem ser objeto de preocupação doconcursando, pois eles raramente caem em concursos. São cinco tipos que se

enquadram. Vamos a eles;

Método Variadex: é extremamente simples, tratando apenas de se

acrescentar CORES à ordenação alfabética. Contudo, devemos observar algunsprocedimentos: as cores devem ser atribuídas em relação à segunda letra do

nome de entrada no arquivo, e devem ser colocadas nas guias.

Ex: MIRANDA JÚNIOR, Roberto => deve-se atribuir a cor VERDE

No exemplo acima, a guia que separa os documentos no arquivo de serda cor verde. A seguir apresento as cores convencionadas pelo CONARq:

A – D e abreviações = ouro ou laranja

E – H e abreviações = rosa ou amareloI – N e abreviações = verde

O – Q e abreviações = azul R – Z e abreviações = palha ou violeta

O concursando não precisa decorar essa tabela. Além dessas definiçõesde cores não serem definitivas (são cambiáveis de acordo com as

conveniências da instituição), elas aparecerão na prova, caso tenha algumaquestão que trate desse assunto.

Retomando, esse método é um complemento do método alfabético,

apenas acrescentando cores.

Método Automático: é utilizado para arquivar nomes, fazendo uma

combinação de letras, números e cores para evitar o acúmulo de pastas comsobrenomes iguais. É muito utilizado em empresas que possuem vários

fornecedores e clientes.

Método Soundex: é utilizado também para arquivar nomes, mas se utiliza da

semelhança sonora entre eles. Ex:

FERREIRA, Paulo Duque.PEREIRA, Ricardo Santos.





Como se pode observar, os nomes possuem semelhança sonora

(também conhecida como rima). Por isso ficam arquivados próximos.

Método Mnemônico: funciona fazendo uma codificação do assunto por

combinação de letras e números. Aqui, as letras são consideradas símbolos,cada uma remetendo a um assunto ou correspondente. Esse método tem o

objetivo de auxiliar a memória do arquivista para agilizar a recuperação dainformação.

Método Rôneo: é uma ―versão mais antiga‖ do método automático. Funciona da mesma forma, fazendo uma combinação de letras, números e cores.

Dica de prova: a razão para falar tão pouco sobre os métodospadronizados é que não são comuns em provas de concursos. O método

automático, apesar de muito eficiente, não é usando na Administração Pública,

somente em empresas privadas. O método soundex não é aplicado no Brasil,apenas nos Estados Unidos e alguns países da Europa. Os métodos mnemônico

e rôneo eram usados com freqüência, mas ficaram obsoletos com os avançostecnológicos. Então para concursos de nível médio, A NÃO SER QUE SE

CONCORRA PARA UM CARGO ESPECÍFICO NA ÁREA DE ARQUIVO, OU PARA UMCARGO EM ÓRGÃO DE ARQUIVO, OS MÉTODOS PADRONIZADOS NÃO

APARECEM! Mas essa não é uma afirmação tão concreta. O que quero com issoé chamar a atenção do concursando para mostrar que O ÚNICO MÉTODO

PADRONIZADO QUE APARECE COM FREQUENCIA EM PROVAS DE CONCURSOÉ O VARIADEX. Caso os outros apareçam em algum item, é suficiente que o

concursando saiba seu nome, sua definição (como funciona) e a que classepertence (padronizados) para não confundi-los com os métodos básicos.

(DFTrans/2008 – Cespe/UnB) No arquivo corrente, o arquivamento do tipo horizontal é o mais adequado, por facilitar a localização dos documentos.

Resolução

O item está incorreto. Vimos que o tipo horizontal é adequando para

arquivos permanentes, pois ali não há freqüência em consulta a documentos, e

para documentos em grandes dimensões, pois ajuda na sua preservação.

(FUB/2008 – Cespe/UnB) A organização de arquivos pela ordem alfabética pressupõe sua classificação por assunto, dentro de um sistema numérico.

Resolução

O item está incorreto. O método alfabético não considera de forma

alguma nenhum sistema numérico para sua ordenação. Ainda, o método que





considera o assunto é o ideográfico. O alfabético considera apenas o nome do

correspondente.

(TRE-MG/2009 – Cespe/UnB) Os nomes a seguir estão corretamente ordenados, de acordo com as regras de alfabetação.

Bezerra, Alberto Luiz Moreira, Maria Madalena

Santos Cruz, Antônio.

Resolução

O item está correto. A ordenação dos nomes está de acordo com o que

ditam as regras de alfabetação.

(STJ/2008 – Cespe/UnB) A disposição alfabética de pastas de documentos de um arquivo a partir das regras de alfabetação é exclusiva pra

nomes de pessoas.

Resolução

O item está incorreto. Algumas regras se aplicam a nomes de instituições

e nomes de eventos.

(TRE-MT/2005 – Cespe/UnB) Na adoção do método de arquivamento geográfico em que o elemento diferenciador seja a unidade da Federação, na seqüência são ordenadas as capitais seguidas dos demais municípios.

Resolução

O item está correto. Nas formas 01 e 03 há a necessidade de priorizar as

capitais para a ordenação dos documentos.





Tabela de Temporalidade de Documentos de Arquivo

Mais uma vez precisaremos da Gestão de Documentos para continuar osnossos estudos. Lembrando que a Gestão de Documentos é composta por

atividades e se divide em três fases: produção, utilização e destinação.

Vamos passar agora à fase de destinação de documentos, onde é

realizada a mais complexa das atividades: a Avaliação de Documentos. Estaatividade, como já estudamos na Classificação de Documentos, é realizada

pela Comissão Permanente de Avaliação de Documentos. A comissão deve serformada por arquivistas, profissionais da área de contabilidade, direito,

administração, por representantes da direção e profissionais que trabalhamdiretamente com as atividades fim da instituição. Ela deve ser convocada

quando da elaboração da Tabela de Temporalidade e do Plano de Classificação,

assim como quando for necessário implementar mudanças nessas ferramentas.

Sendo assim, a Tabela de Temporalidade e o Plano de Classificação são

resultado direto dos trabalhos da Comissão Permanente de Avaliação.

Então, por definição, a Tabela de Temporalidade é a ferramenta da

Gestão de Documentos resultante da atividade de avaliação documental. Eladetermina o prazo de guarda dos documentos em cada arquivo, assim como

sua destinação final (se serão eliminados ou recolhidos ao arquivopermanente). Para tanto, é necessário que vocês observem mais uma vez o

esquema gráfico da Teoria das Três Idades, apresentado no início da aula.

Novamente voltando à Resolução CONARQ nº 14, a Tabela de

Temporalidade para os documentos da atividade meio já está definida,cabendo aos órgãos e entidades elaborar a tabela para os documentos da

atividade fim.

Vamos ver uma parte da Tabela de Temporalidade do CONARQ

Observem que a Tabela traz o assunto, o código de classificação, o prazo

de guarda nos arquivos corrente e intermediário, e sua destinação final.





(Ibram-DF/2009 – Cespe/UnB) A classificação ajuda a definir a organização física dos documentos arquivados, constituindo-se em referencial

para a sua recuperação.

Resolução

O item está correto. A partir da classificação, podemos ter noções dadisposição física dos mobiliários no arquivo para melhor organizar os

documentos.

(Ibram-DF/2009 – Cespe/UnB) A elaboração da tabela de temporalidade deve fundamentar - se nas funções e atividades desempenhadas por

determinado órgão.

Resolução

O item está incorreto. O que deve basear-se nas funções e atividades,

como vimos, é o Plano de Classificação de Documentos.

(ABIN/2010 – Cespe/UnB) O instrumento que indica os prazos de guarda e a destinação final dos documentos, resultado direto do processo de

avaliação, é denominado código de classificação de documentos de arquivo da atividade-meio.

Resolução

O item está incorreto. O instrumento que determina os prazos é a Tabela

de Temporalidade de Documentos.

(MS/2010 – Cespe/UnB) A tabela de temporalidade é um instrumento de destinação que determina prazos para transferência, recolhimento e eliminação

de documentos.

Resolução

O item está correto. A Tabela de Temporalidade determina todos os

prazos em relação aos documentos, e também sua destinação.

(STM/2011 – Cespe/UnB) O ano é a unidade de tempo utilizada na tabela

de temporalidade de documentos de arquivo do CONARQ.





Resolução

O item está correto. Pela observação do exemplo da figura acima, que é

uma parte da tabela elaborada pelo CONARQ, todos os prazos de guarda nosarquivos corrente e intermediário são expressos em anos. Mesmo com a

ocorrência, em alguns casos, do termo ―enquanto vigora‖, o tempo ainda é considerado em anos. A utilização desse termo s explica pela incapacidade de

se determinar a quantidade de tempo (em anos) que o documento poderápermanecer no arquivo corrente. Então, caso algum documento deixe de ter

freqüência em seu uso na metade do período de ano, ele ainda será corrente

até que se feche o ciclo do ano.

Vale lembrar ainda que o prazo de guarda dos documentos começa a

contar da data da sua produção. No arquivo corrente, que é onde o documento

é criado, o prazo de guarda começa a contar de sua produção, mesmo queainda não tenha sido utilizado para cumprir sua finalidade administrativa. No

arquivo intermediário, o prazo de guarda começa a contar do momento da suatransferência.

E mais importante ainda: a Tabela não define prazos de guarda noarquivo permanente! Neste arquivo, os documentos que ali entram deverão ser

mantidos indefinidamente, pelo máximo de tempo possível. Além disso,sabemos que a Tabela de Temporalidade é resultado da Avaliação de

Documentos, que é atividade da Gestão de Documentos; e a Gestão deDocumentos pára no arquivo intermediário.

(STM/2011 – Cespe/UnB) Os prazos de guarda, em uma tabela de temporalidade, são precedidos das unidades de classificação.

Resolução

O item está correto. Vimos que os elementos da tabela são: o assunto, ocódigo de classificação, o prazo de guarda nos arquivos corrente e

intermediário, e sua destinação final.





Exercícios

01 - (INSS/2008 – Cespe/UnB) No que se refere ao documento, valor

mediato corresponde a valor primário ou administrativo.

02 - (MS/2010 – Cespe/UnB) A tabela de temporalidade é um

instrumento de destinação que determina prazos para transferência,recolhimento e eliminação de documentos.

03 - (EBC/2011 – Cespe/UnB) Na tabela de temporalidade, o campo queindica a destinação final dos documentos apresenta as possibilidades de

eliminação, de guarda eventual e de guarda permanente.

Desde o desenvolvimento da arquivologia como disciplina, a partir da

segunda metade do século XIX, talvez nada a tenha revolucionado tanto

quanto a concepção teórica e os desdobramentos práticos da gestão ou aadministração de documentos estabelecidos após a Segunda Guerra Mundial.

Para alguns, trata-se de um conceito emergente, alvo de controvérsias e aindarestrito, como experiência, a poucos países.

José Maria Jardim. O conceito e a prática da gestão de documentos.Rio de Janeiro: Acervo, v. 2, n.º 2, p. 35-42, jul.-dez./1987 (com adaptações).

Tendo como referência inicial o texto acima e a respeito da gestão dedocumentos, julgue os itens que se seguem.

04 - (ANEEL/2010 – Cespe/UnB) A gestão de documentos surgiu com oobjetivo de resolver os problemas de preservação dos documentos de valor

primário dos arquivos permanentes das organizações públicas e privadas.

05 - (ANEEL/2010 – Cespe/UnB) Os documentos que formam os

arquivos correntes podem ser encontrados em todas as unidades ou todos ossetores de trabalho de uma organização e são caracterizados pela possibilidade

de terem valor administrativo, técnico ou legal.

06 - (ANEEL/2010 – Cespe/UnB) A implantação de um sistemainformatizado de gestão arquivística de documentos torna desnecessária a

manutenção das atividades típicas de um protocolo.

07 - (ANEEL/2010 – Cespe/UnB) O volume geral atual dos conjuntos

documentais e seu índice de acumulação anual têm pequena ou quasenenhuma influência na decisão de eliminação ou preservação permanente dos

documentos de arquivo.





08 - (Correios/2011 – Cespe/UnB) A fase de utilização e manutenção dos

documentos de um programa de gestão de documentos inclui uma dasatividades mais complexas dessa gestão: a avaliação.

09 - (Correios/2011 – Cespe/UnB) Os gestores dos sistemas deinformação e de tecnologia da informação são os responsáveis, em todos os

níveis, pela produção e pelo uso dos documentos arquivísticos, de acordo como programa de gestão de documentos.

10 - (Ibram-DF/2009 – Cespe/UnB) A gestão documental e a proteção adocumentos de arquivo são deveres do poder público definidos na legislação

brasileira porque tais documentos, além de úteis como instrumento de apoio àadministração, são elementos de prova e informação, valiosos para a cultura e

o desenvolvimento científico.

11 - (STM/2011 – Cespe/UnB) Fatores ligados à preservação devem serconsiderados na produção documental. Por exemplo, documentos de valor

permanente devem ser produzidos em papel alcalino.

12 - (MS/2010 – Cespe/UnB) Nos órgãos ou instituições públicas,

protocolo é geralmente o setor encarregado de atividades como recebimento,expedição, registro, distribuição e controle da movimentação de documentos

em trâmite.

13 - (MPU/2010 – Cespe/UnB) O setor de protocolo também é

responsável pelo recebimento, pela movimentação e expedição dosdocumentos.

14 - (MPU/2010 – Cespe/UnB) O registro, uma das operações técnicasdo sistema informatizado de gestão arquivística de documentos de arquivo, é

desenvolvido pelo setor de protocolo.

15 - (MPU /2010 – Cespe/UnB) A tramitação é uma atividade

desenvolvida pelos setores de trabalho responsáveis pela demanda contida nos

documentos, não sendo uma atividade de protocolo.

16 - (TRE-ES/2011 – Cespe/UnB) A correspondência particular recebida

nos serviços de protocolo deve ser aberta, registrada e distribuída aodestinatário.

17 - (MS/2010 – Cespe/UnB) A adoção de um ou mais critérios declassificação para uma série documental permite agilizar a consulta aos

documentos, evitando que seja necessário consultar dezenas de documentoscom a finalidade de localizar um específico; os critérios mais utilizados são o

temático, o alfabético, o cronológico e o numérico.

18 - (STJ/2008 – Cespe/UnB) A organização e a classificação dos

documentos de uma organização devem ser feitas por tipo documental.





19 - (STM/2011 – Cespe/UnB) A classificação arquivística é uma

sequência de operações que visa organizar os documentos de um arquivo oude uma coleção segundo um plano de classificação.

20 - (TRT-16/2005 – Cespe/UnB) Datas-limites corresponde ao elementode identificação cronológica de uma unidade de arquivamento, em que são

indicadas as datas de início e término do período abrangido.

21 - (MEC/2009 – Cespe/UnB) Quando as pastas que contêm

documentos de arquivo de determinado setor são dispostas pelo nome doscorrespondentes, isso caracteriza a utilização do método de arquivamento do

tipo unitermo.

22 - (ANAC/2009 – Cespe/UnB) A localização dos documentos de

arquivo nos métodos de arquivamento do sistema direto depende de um índice

ou de um código.

23 - (MEC/2009 – Cespe/UnB) O arquivamento horizontal permite

consulta rápida e evita manipulação ou remoção de outros documentos.

24 - (ANTAQ/2009 – Cespe/UnB) Uma das vantagens apresentadas pelo

método duplex de arquivamento é a possibilidade ilimitada de classes dedocumentos.

25 - (ANTAQ/2009 – Cespe/UnB) O recolhimento é a passagem dosdocumentos dos arquivos correntes para os arquivos intermediários e tem

como objetivo racionalizar os trabalhos de arquivamento e de localização dosdocumentos, liberando espaços e economizando recursos materiais.

26 - (STM/2011 – Cespe/UnB) Gestão de documentos é o sistema decontrole sobre a produção e manutenção de documentos nas fases corrente e

intermediária, por meio de registros, listagens, índices e planos dearquivamento.

27 - (STM/2011 – Cespe/UnB) Os métodos básicos de arquivamento são

alfabético, geográfico, numérico e ideográfico.

28 - (STM/2011 – Cespe/UnB) O método alfanumérico é um método dosistema direto, que permite a busca ao documento diretamente no local onde

este se encontra guardado.

29 - (STJ/2008 – Cespe/UnB) O método de ordenação dos documentos a

partir do uso do nome da cidade ou de um estado é conhecido como Duplex.

30 - (ANTAQ/2009 – Cespe/UnB) O método numérico simples determinaa numeração sequencial dos documentos, dispondo os números em três

grupos de dois dígitos cada um. Por exemplo: 52-63-19.





31 - (ANTAQ/2009 – Cespe/UnB) Na ordenação geográfica de

documentos relativos à correspondência com outros países, deve-se alfabetarem primeiro lugar o país, seguido da cidade e do correspondente. Por

exemplo: França Paris - Duchein, Michel.

32 - (ANAC/2009 – Cespe/UnB) A localização dos documentos dearquivo nos métodos de arquivamento do sistema direto depende de um índice

ou de um código.

33 - (ANTAQ/2009 – Cespe/UnB) Os documentos relativos às atividades-

meio não constantes da tabela de temporalidade de documentos, elaboradapelo Conselho Nacional de Arquivos (CONARQ), devem ser submetidos às

comissões permanentes de avaliação de documentos dos órgãos envolvidos,que estabelecerão os prazos de guarda e destinação, a serem aprovados pelo

Arquivo Nacional.





Gabarito Comentado

Item Resposta Comentário

01 Errado O valor primário está ligado aos objetivos de sua criação, portanto é imediato. O valor mediato está ligado aos objetivos diferentes daqueles de sua criação.

02 Certo A Tabela de Temporalidade determina todos os prazos de guarda dos documentos, além da sua

destinação.

03 Errado Quanto à destinação, somente há duas possibilidades: a eliminação ou a guarda permanente. Portanto

não há guarda eventual na Tabela de Temporalidade.

04 Errado Os documentos de arquivo permanente não mais possuem valor primário, servindo apenas de fonte de

pesquisa.

05 Certo Os documentos de arquivo corrente estão sempre muito próximos de seu produtor, tendo a classificação

de setoriais.

06 Errado O protocolo jamais vai deixar de existir. Os sistemas informatizados são apenas ferramentas que auxiliam

os trabalhos do mesmo, mas não os substitui.

07 Errado Esses são fatores que influenciam muito no momento de decidir por guardar ou não um documento. Por

mais q a informação seja importante, não é preciso ter em excesso.

08 Errado A avaliação é sim a atividade mais complexa da Gestão de Documentos, pois deve atribuir valor aos

documentos. Contudo está na fase de destinação.

09 Errado A Gestão de Documentos é um sistema complexo, que abrange toda a instituição. Assim, tem vários responsáveis, sendo o principal a alta direção da instituição.

10 Certo Esses são deveres do Estado, definidos na Constituição (arts. 215 e 216), além da Lei 8.159/91 (Lei de

Arquivos).

11 Certo Na fase de produção devem ser considerados os fatores de criação de documentos. Os de valor

permanente devem ter papel alcalino, pois estes têm pH neutro e duram mais.

12 Certo Uma das definições para o termo protocolo é exatamente a unidade ou setor responsável por controlar o

trâmite de documentos.

13 Certo O protocolo é responsável pelo recebimento, movimentação e saída de todos os documentos de uma

instituição.

14 Errado O registro é sim uma das operações do protocolo. Contudo, não necessariamente deve ser informatizado.

A ferramenta informatizada é opção nos serviços de protocolo.

15 Errado A tramitação é de responsabilidade do protocolo, uma vez que controlar a movimentação dos documentos

é o seu principal objetivo.

16 Errado Segundo as rotinas descritas, as correspondências particulares não devem entrar nos sistemas da

instituição, devendo ser enviadas do mesmo modo como são recebidas.

17 Errado A afirmação do item está correta, contudo não existe o método temático nos métodos de classificação, e

sim o ideográfico.

18 Errado A classificação de documentos deve considerar a organização da instituição ou as suas atividades, pois oobjetivo é refletir a sua identidade.

19 Errado A classificação arquivística não se aplica a documentos colecionados, que pertencem ao conjunto

documental de bibliotecas e têm classificação própria.

20 Certo As datas-limite indicam o ano em que os documentos entraram em determinado arquivo e até que ano

deve permanecer ali.

21 Errado O método que utiliza o nome do correspondente para fazer o arquivamento de documentos é o alfabético.

22 Errado Nesse sistema a busca e recuperação de documentos é feita de forma objetiva, dispensando o uso de

qualquer ferramenta.

23 Errado No arquivamento horizontal os documentos ficam dispostos uns sobre os outros, portanto deve haver a remoção de outros para consulta de um.

24 Certo O método duplex, por adicionar um índice numérico ao assunto, possibilita a abertura ilimitada de classes

para organização dos documentos.

25 Errado O recolhimento é a passagem para os arquivos permanentes. A transferência que é a passagem para os

arquivos intermediários.

26 Certo A Gestão de Documentos é o conjunto de atividades que busca controlar todo o fluxo de documentos em

uma instituição, durante sua tramitação.

27 Certo Esses são os métodos que se enquadram na classificação de básicos. Os padronizados são variadex,

rôneo, automático, mnemônico e soundex.

28 Errado O método alfanumérico combina a facilidade do alfabético com a agilidade do numérico. Assim, pertence

ao sistema semi-direto ou semi-indireto.

29 Errado O método duplex é a combinação de um índice numérico associado ao assunto. Aquele que utiliza os

nomes de cidades e estados é o geográfico.

30 Errado O método numérico simples utiliza o número do documento na forma como este se apresenta. Do jeito

que o item propõe é utilizado o método dígito-terminal.

31 Certo Uma das formas de arquivamento geográfico é país-cidade-correspondente. Lembrando que a capital deve

ser priorizada nessa forma.

32 Errado Nos métodos do sistema direto, não há a necessidade de qualquer ferramenta, podendo a busca e

recuperação ser feito de forma objetiva.

33 Errado Esses documentos devem ser classificados na categoria 900 (Assuntos Diversos) e seguir a temporalidade

da mesma.





Pois bem, queridos Técnicos Judiciários, ficamos por aqui nesta segundaaula.

Quero aproveitar esta deixa para agradecer a vocês pelos muitos emailsque estou recebendo! Peço desculpas pela demora em responder, mas são

muitos emails. Procuro responder sempre no mesmo instante para nãoacumular, ou tirar uma hora apenas para fazer isto, mas mesmo assim não é

suficiente. Por outro lado fico particularmente satisfeito em perceber ointeresse de vocês pela disciplina, que parece estar indo além de resolver

provas de concurso. Então caso tenham mandado mensagem e ainda nãotenham a resposta, não se preocupem: eu vou responder a todos!!!

Lembro mais uma vez a todos que podem contar com meu apoio. Espero

receber as críticas e sugestões de todos vocês para elaborar um trabalho querealmente os ajude. Estarei disponível para solução de dúvidas no fórum do

curso e também no seguinte email: [email protected].

Forte abraço a todos, meus desejos de que as bênçãos de Deus estejam

presentes em suas vidas!

Bons estudos e aguardo a todos em nossa próxima aula!

Prof. Mayko Gomes

Junho/2012

mailto:[email protected]





Exercícios Resolvidos na Aula

(Ibram-DF/2009 – Cespe/UnB) A eliminação de documentos

permanentes produzidos por instituições públicas e de caráter público somenteé possível mediante autorização da instituição arquivística pública

correspondente à esfera de competência do órgão.

(Correios/2011 – Cespe/UnB) O recolhimento de documentos dos

arquivos correntes ao arquivo intermediário é realizado por meio do plano dedestinação.

(ABIN/2010 – Cespe/UnB) A transferência é a ação de condução dosdocumentos ao arquivo permanente.

(Ibram-DF/2009 – Cespe/UnB) Gestão de documentos é o conjunto de

procedimentos e operações técnicas relativos à produção, à tramitação, aouso, à avaliação e ao arquivamento de documentos em fase corrente e

intermediária, visando a sua eliminação ou o seu recolhimento para guardapermanente.

(STM/2011 – Cespe/UnB) Na fase de produção, o arquivista pode, entreoutras atividades, sugerir a criação ou extinção de modelos, formulários,

cópias ou vias desnecessárias; propor consolidação de atos normativos; eparticipar da seleção de recursos humanos para área arquivística.

(AGU/2010 – Cespe/UnB) A fase da gestão de documentos que inclui asatividades de protocolo, de expedição, de organização e de arquivamento de

documentos em fase corrente e intermediária é denominada fase de utilizaçãode documentos.

(ABIN/2010 – Cespe/UnB) A fase de avaliação e destinação dedocumentos constitui parte do programa de gestão documental e é composta

pelas atividades de criação de formulários, seleção de materiais e

equipamentos, e normatização do acesso à documentação.

(TRE-ES/2011 – Cespe/UnB) O diagnóstico da situação arquivística

possibilita formular hipóteses a respeito da origem dos problemas levantados,bem como alternativas para solucioná-los.

(Correios/2011 – Cespe/UnB) O diagnóstico da situação arquivística dotipo minimalista tem como objetivo principal a formulação de uma política

arquivística para um conjunto de órgãos de uma mesma área de atuação.

(ABIN/2010 – Cespe/UnB) Caso um arquivista seja chamado a fazer um

diagnóstico da documentação de um órgão ele deve, primeiramente,apresentar ao órgão solicitante um projeto arquivístico.





(TRE-ES/2011 – Cespe/UnB) O acesso a documentos mantidos nos

arquivos correntes é aberto a todos os que necessitam das informaçõescontidas nesses documentos.

(MPU/2020 – Cespe/UnB) A fase arquivística, o serviço ou depósito dearmazenamento temporário estão associados ao conceito de arquivo

intermediário.

(EBC/2011 – Cespe/UnB) O procedimento a ser adotado no caso de

recebimento de correspondência ostensiva é realizar a abertura dos envelopese proceder à leitura para encaminhamento, observando a existência de

antecedentes.

(Correios/2011 – Cespe/UnB) A expedição dos documentos é de

responsabilidade do arquivo geral e conta com o auxílio do arquivo

intermediário para a realização dessa atividade.

(Correios/2011 – Cespe/UnB) A responsabilidade pelo funcionamento do

protocolo é do setor de arquivo permanente, como último momento do trâmitedocumental.

(TRE-ES/2011 – Cespe/UnB) O registro de documentos arquivísticos noprotocolo consiste na vinculação de metadados ao documento que tramitará na

organização.

(ABIN/2010 – Cespe/UnB) No âmbito da administração pública, a

comissão de avaliação de documentos deve ser formada por um grupomultidisciplinar, encarregado da avaliação de documentos de um arquivo, que

tenha como uma de suas atividades o estabelecimento de prazos detemporalidade para os documentos arquivísticos.

(STM/2011 – Cespe/UnB) Na esfera pública, a atividade de classificação— entendida como identificação do assunto no documento, localização do

assunto no código de classificação e anotação do código no documento para

posterior recuperação — somente pode ser realizada por arquivistas.

(TJ-ES/2011 – Cespe/UnB) A opção pela classificação organizacional

pressupõe que os documentos sejam agrupados de acordo com a função.

(Correios/2011 – Cespe/UnB) Quando os documentos são organizados a

partir de um plano de classificação nos arquivos correntes, é desnecessárioelaborar novo plano de classificação no arquivo intermediário.

(Ibram-DF/2009 – Cespe/UnB) Aos órgãos e entidades que adotarem ocódigo de classificação da área-meio do Conselho Nacional de Arquivos

(CONARQ) cabe proceder o desenvolvimento das classes relativas às suasatividades específicas ou atividades - fim, as quais devem ser aprovadas pela

instituição arquivística pública federal.





(DFTrans/2008 – Cespe/UnB) No arquivo corrente, o arquivamento do

tipo horizontal é o mais adequado, por facilitar a localização dos documentos.

(FUB/2008 – Cespe/UnB) A organização de arquivos pela ordem

alfabética pressupõe sua classificação por assunto, dentro de um sistemanumérico.

(TRE-MG/2009 – Cespe/UnB) Os nomes a seguir estão corretamenteordenados, de acordo com as regras de alfabetação.

Bezerra, Alberto LuizMoreira, Maria Madalena

Santos Cruz, Antônio.

(STJ/2008 – Cespe/UnB) A disposição alfabética de pastas de

documentos de um arquivo a partir das regras de alfabetação é exclusiva pra

nomes de pessoas.

(TRE-MT/2005 – Cespe/UnB) Na adoção do método de arquivamento

geográfico em que o elemento diferenciador seja a unidade da Federação, naseqüência são ordenadas as capitais seguidas dos demais municípios.

(Ibram-DF/2009 – Cespe/UnB) A classificação ajuda a definir aorganização física dos documentos arquivados, constituindo-se em referencial

para a sua recuperação.

(Ibram-DF/2009 – Cespe/UnB) A elaboração da tabela de temporalidade

deve fundamentar - se nas funções e atividades desempenhadas pordeterminado órgão.

(ABIN/2010 – Cespe/UnB) O instrumento que indica os prazos de guardae a destinação final dos documentos, resultado direto do processo de

avaliação, é denominado código de classificação de documentos de arquivo daatividade-meio.

(MS/2010 – Cespe/UnB) A tabela de temporalidade é um instrumento de

destinação que determina prazos para transferência, recolhimento e eliminaçãode documentos.

(STM/2011 – Cespe/UnB) O ano é a unidade de tempo utilizada na tabelade temporalidade de documentos de arquivo do CONARQ.

(STM/2011 – Cespe/UnB) Os prazos de guarda, em uma tabela detemporalidade, são precedidos das unidades de classificação.

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02 - Arquivologia - Mayko