Aula 02 Arquivologia - Teoria

8/3/2019 Aula 02 Arquivologia - Teoria

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ARQUIVOLOGIAProfessora Giovanna Carranza

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1. CONCEITO DE DOCUMENTAO

Documento toda informao registrada em suporte material, suscetvel de ser utilizado para consulta, estudo,prova e pesquisa, pois comprovam fatos, fenmenos, formas de vida e pensamento do homem numa determinadapoca ou lugar.

Documentos de arquivo so todos os que, produzidos e/ou recebidos por uma pessoa fsica ou jurdica, pblicaou privada, no exerccio de suas atividades, constituem elementos de prova ou de informao. Formam um conjuntoorgnico, refletindo as atividades e se vinculam expressando os atos de seus produtores pelos quais so produzidos,determinando a sua condio de documento de arquivo e no a natureza do suporte ou formato.

Os documentos de um arquivo apresentam caractersticas, contedo e formas diferentes; so classificados emdois grupos:

1.1 Quanto ao gnero

Os documentos podem ser definidos segundo o aspecto de sua representao nos diferentes suportes: Textuais: so os documentos manuscritos, datilografados/digitados ou impressos; Cartogrficos: so os documentos em formatos e dimenses variveis, contendo

representaes geogrficas, arquitetnicas ou de engenharia. Iconogrficos: so os documentos em suportes sintticos, em papel emulsionado ou no,

contendo imagens estticas. Filmogrficos: so os documentos em pelculas cinematogrficas e fitas magnticas de

imagem (types), conjugadas ou no a trilhas sonoras, com bitolas e dimenses variveis, contendoimagens em movimento.

Sonoros: so os documentos com dimenses e rotaes variveis, contendo registrosfotogrficos.

Microgrficos: so os documentos em suporte flmico resultante da microreproduo deimagens, mediante utilizao de tcnicas especficas.

Informticos: so os documentos produzidos, tratados e armazenados em computador.

1.2 Quanto natureza do assunto

Quando se considera a natureza do assunto tratado em um documento, pode ser:

Ostensivo - A classificao de ostensivo ou ordinrio dada aos documentos cujadivulgao no prejudica a administrao.

Sigilosos - os documentos que, por sua natureza, devam ser de conhecimento restrito e,portanto, requeiram medidas especiais de salvaguarda para sua custdia e divulgao.

Graus de sigilo

Segundo a necessidade do sigilo e quanto extenso do meio em que pode circular, so quatro os graus desigilo e as suas correspondentes categorias, em ordem do maior para o menor grau de sigilo:

ultra-secreto; secreto; confidencial; reservado.

A classificao de ultra-secreto dada aos assuntos que requeiram excepcional grau de segurana e cujo teor

ou caractersticas s devam ser do conhecimento de pessoas intimamente ligadas ao seu estudo ou manuseio.So assuntos normalmente classificados como ultra-secretos aqueles da poltica governamental de alto nvel esegredos de Estado.

ARQUIVO E DOCUMENTAO


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Consideram-se secretos os assuntos que requeiram alto grau de segurana e cujo teor ou caractersticaspodem ser do conhecimento de pessoas que, sem estarem intimamente ligadas ao estudo ou ao seu manuseio, sejamautorizadas a deles tomar conhecimento, funcionalmente

So assuntos geralmente classificados como secretos os referentes a planos, programas e medidas

governamentais; os assuntos extrados de matria ultra-secreta que, sem comprometer o excepcional grau de sigiloda matria original, necessitam de maior difuso, tais como: planos ou detalhes de operaes militares; planos oudetalhes de operaes econmicas ou financeiras; aperfeioamento em tcnicas ou materiais j existentes; dados deelevado interesse sob aspectos fsicos, polticos, econmicos, psicossociais e militares de pases estrangeiros e meiosde processos pelos quais foram obtidos; materiais criptogrficos importantes que no tenham recebido classificaoinferior.

A classificao de confidencial dada aos assuntos que, embora no requeiram alto grau de segurana, seuconhecimento por pessoa no-autorizada pode ser prejudicial a um indivduo ou criar embaraos administrativos.

So assuntos, em geral, classificados como confidenciais os referentes a pessoal, material, finanas e outroscujo sigilo deva ser mantido por interesse das partes, como por exemplo: informaes sobre a atividade de pessoas eentidades, bem como suas respectivas fontes; radiofreqncia de importncia especial ou aquelas que devam serusualmente trocadas; cartas, fotografias areas e negativos que indiquem instalaes consideradas importantes paraa segurana nacional.

Reservados so os assuntos que no devam ser do conhecimento do pblico, em geral. Recebem essaclassificao, entre outros, partes de planos, programas e projetos e as suas respectivas ordens de execuo; cartas,fotografias areas e negativos que indiquem instalaes importantes.

2. ARQUIVO

2.1 - CONCEITO DE ARQUIVO

Uma viso moderna de conceito de arquivos, segundo Solon Buck, arquivista dos Estados Unidos: Arquivo oconjunto de documentos oficialmente produzidos e recebidos por um governo, organizao ou firma, no decorrer desuas atividades, arquivados e conservados por si e seus sucessores para efeitos futuros

Segundo a Lei n 81591, consideram-se arquivos os conjuntos de documentos produzidos e recebidos porrgos pblicos, instituies de carter pblico e entidades privadas, em decorrncia do exerccio de atividadesespecficas, bem como por pessoa fsica, qualquer que seja o suporte da informao ou a natureza dos documentos.

Desses conceitos importante destacar: Os documentos de arquivo, alm de serem produzidos pela instituio, podem tambm ser

recebidos pela mesma; Os documentos de arquivo podem estar registrados em qualquer suporte e serem de vrios

tipos (textual, iconogrfico, audiovisual...), ao contrrio da idia bsica de que documentos de arquivo seriambasicamente na forma textual e em suporte papel;

Ao se produzir documentos no decorrer de suas atividades, podemos destacar que osdocumentos de arquivo possuem uma caracterstica chamada organicidade, que significa que o mesmo foicriado em funo de uma atividade realizada pela instituio, de forma que o mesmo servir de prova dastransaes realizadas pela organizao. Assim, ao se estudar os documentos de um arquivo, pode-se ter umaidia clara das atividades realizadas por aquele rgo.

O termo arquivo tambm pode ser usado para designar: conjunto de documentos; mvel para guarda de documentos; local onde o acervo documental dever ser conservado; rgo governamental ou institucional cujo objetivo seja o de guardar e conservar a

documentao; ttulos de peridicos - geralmente no plural, devido influncia inglesa e francesa

2.2 - FINALIDADE E FUNO DOS ARQUIVOS

Podemos destacar como finalidades do arquivo:1 Guarda dos documentos que circulam na instituio, utilizando para isso tcnicas que permitam um

arquivamento ordenado e eficiente;2 Garantir a preservao dos documentos, utilizando formas adequadas de acondicionamento, levando em

considerao temperatura, umidade e demais aspectos que possam danificar os mesmos;


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3 Atendimento aos pedidos de consulta e desarquivamento de documentos pelos diversos setores dainstituio, de forma a atender rapidamente demanda pelas informaes ali depositadas.

Para alcanar estes objetivos necessrio que o arquivo disponha dos seguintes requisitos:

a. contar com pessoal qualificado e em nmero suficiente;b. estar instalado em local apropriado;c. dispor de instalaes e materiais adequados;d. utilizar sistemas racionais de arquivamento, fundamentados na teoria arquivstica moderna;e. contar com normas de funcionamento;f. contar com dirigente qualificado, preferencialmente formado em arquivologia.Para Marilena Leite Paes, a principal finalidade dos arquivos servir a administrao, constituindo -se, com o

decorrer do tempo, em base do conhecimento da histria. Destaca ainda que a funo bsica do arquivo tornardisponvel as informaes contidas no acervo documental sob sua guarda.

2.3 IMPORTNCIA DO ARQUIVO

Os homens quando passaram a um estgio de vida social mais organizados compreenderam o valor dosdocumentos e comearam a reunir, conservar e sistematizar os materiais em que fixavam, por escrito, o resumo desuas atividades polticas, sociais, econmicas, religiosas e at mesmo em suas vidas particulares. Assim surgiram osarquivos destinados no s guarda dos tesouros culturais da poca mas tambm com a finalidade de proteger aintegridade dos documentos que atestavam a legalidade de seus patrimnios, bem como daqueles que contavam ahistria de sua grandeza.

Em uma empresa, as informaes existentes devem estar devidamente organizadas e, ao mesmo tempo,estabelecer critrios de prioridade quanto a sua manipulao para decidir o que fazer no momento exato. Tudo isso spode acontecer se existir um arquivo, seja ele convencional, microgrfico ou automatizado, com objetivo de fornecerinformaes vitais para a manuteno das necessidades empresariais ou de quaisquer outras.

2.4 TIPOS DE ARQUIVAMENTO

A posio em que so dispostos fichas e documentos, e no a forma dos mveis, distinguir os tipos dearquivamento. So eles: Horizontal e Vertical.

Horizontal os documentos ou fichas so colocados uns sobre os outros e arquivados emcaixas, estantes ou escaninhos. amplamente utilizado para plantas, mapas e desenhos, bem comonos arquivos permanentes. Seu uso , desaconselhvel nos arquivos correntes, uma vez que para seconsultar qualquer documentos necessrio retirar os que se encontram sobre ele, o que dificulta alocalizao da informao.

Vertical os documentos ou fichas so dispostos uns atrs dos outros, permitindo sua rpidaconsulta, sem necessidade de manipular ou remover outros documentos ou fichas.

2.5 DISTINO ENTRE ARQUIVO, BIBLIOTECA E MUSEU

Embora arquivo, museu e biblioteca tenham a mesma finalidade (guardar documentos), seus objetivos sodiferentes, tendo em vista os tipos documentais de que cada instituio trata. Poderamos assim definir cadainstituio:

Arquivo - o conjunto de documentos, criados ou recebidos por uma instituio ou pessoa, no exerccio desua atividade, preservados para garantir a consecuo de seus objetivos.

Biblioteca - o conjunto de material, em sua maioria impresso e no produzido pela instituio em que estinserida, de forma ordenada para estudo, pesquisa e consulta. Normalmente constituda de colees temticas eseus documentos so adquiridos atravs de compra ou doao, diferentemente dos arquivos, cujos documentos soproduzidos ou recebidos pela prpria instituio.

Museu - uma instituio de interesse pblico, criada com a finalidade de conservar, estudar e colocar disposio do pblico conjuntos de peas e objetos de valor cultural.

Podemos verificar que, enquanto o arquivo tem finalidade funcional, a finalidade das bibliotecas e dos museus essencialmente cultural, embora o arquivo tambm possa adquirir, como o tempo, carter cultural, a partir do carterhistrico que alguns de seus documentos podem adquirir.

Destaca-se, ainda que os documentos de arquivo so produzidos em uma nica via ou em limitado nmero decpias, enquanto que os documentos das bibliotecas so produzidos em numerosos exemplares, de forma a atendersuas necessidades.


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3. CLASSIFICAO DOS ARQUIVOS

Dependendo do aspecto sob o qual os arquivos so estudados, eles podem ser classificados segundo: as entidades mantenedoras (pblicos ou privados); a natureza dos documentos (especial ou especializado); aos estgios de sua evoluo (corrente, intermedirio e permanente); extenso de sua atuao (setorial e central).

Classificao segundo as entidades mantenedoras

Os arquivos podem ser classificados segundo a instituio em que estejam inseridos da seguinte forma:Arquivos pblicos: so aqueles mantidos por entidades de carter pblico, seja na esfera federal, estadual ou

municipal. Ex.: arquivo do STJ, arquivo da Prefeitura de So Paulo e arquivo do Senado Federal.Arquivos privados: so aqueles mantidos por instituies de carter particular. Ex.: arquivo do Bradesco,

arquivo das Lojas Americanas e arquivo da Rede Globo.

Classificao segundo a natureza dos Documentos

Arquivos especiais - Chama-se arquivo especial aquele que tem sob sua guarda documentos de tiposdiversos iconogrficos, cartogrficos, audiovisuais ou de suportes especficos documentos em CD, documentosem DVD, documentos em microfilme e que, por esta razo, merece tratamento especial no apenas no que serefere ao seu armazenamento, como tambm ao registro, acondicionamento, controle, conservao etc.

Arquivo especializado - Aquele que guarda documentos de determinado assunto especfico,independentemente da forma fsica que apresentam, como, por exemplo, os arquivos mdicos, os arquivosjornalsticos e os arquivos de engenharia.

Classificao segundo os Estgios de Sua Evoluo

A Arquivologia adota a chamada Teoria das trs idades ou Ciclo vital dos documentos para classificar osestgios ou fases por que passam os documentos dentro da instituio. Este com certeza o assunto mais presenteem provas de concursos pblicos, destacadamente os promovidos pelo Cespe-UnB, que exige do candidato oentendimento de como esta teoria aplicada na prtica.

Essas fases so definidas por Jean-Jacques Valette (1973) como as trs idades dos arquivos: corrente,intermediria e permanente, e so assim descritas:

1. Arquivo de primeira idade ou corrente, constitudo de documentos em curso ou consultadosfreqentemente, conservados nos escritrios ou nas reparties que os receberam e os produziram ou emdependncias prximas de fcil acesso. Por documentos em curso entenda-se que, nesta fase, os documentostramitam bastante de um setor para outro, ou seja, podem ser emprestados a outros setores para atingirem afinalidade para a qual foram criados .

2. Arquivo de segunda idade ou intermedirio, constitudo de documentos que deixaram de serfreqentemente consultados, mas cujos rgos que os receberam e os produziram podem ainda solicit-los, paratratar de assuntos idnticos ou retomar um problema novamente focalizado. No h necessidade de seremconservados prximos aos escritrios. A permanncia dos documentos nesses arquivos transitria. So por issotambm chamados de limbo ou purgatrio, sendo estes termos adotados na Gr-Bretanha para designar esta fase.

3. Arquivo de terceira idade ou permanente, constitudo de documentos que perderam todo valor de naturezaadministrativa e que se conservam em razo de seu valor histrico ou documental e que constituem os meios deconhecer o passado e sua evoluo. Estes so os arquivos propriamente ditos, pois ali os documentos so arquivadosde forma definitiva

Estas fases so complementares, pois os documentos podem passar de uma fase para outra, e para cada umacorresponde uma maneira diferente de conservar e tratar os documentos e, conseqentemente, uma organizaoadequada, ou seja, as unidades de acondicionamento (pastas, catlogos etc.), adotadas na fase corrente serosubstitudas por unidades mais adequadas ao funcionamento da fase intermediria, que, por sua vez, adotaraacondicionamento diferente da fase permanente.

Para entender o funcionamento do ciclo vital, torna-se necessrio compreender alguns termos tcnicos daArquivologia, como a valorao, prazo de guarda e destinao final dos documentos.


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Valorao dos DocumentosBasicamente, o documento guardado pela instituio enquanto o mesmo possuir valor para a mesma, e esse

valor, quando existir, se apresentar em uma das seguintes formas: administrativo ou histrico.Valor administrativo: O valor administrativo, tambm chamado de primrio, refere-se ao valor que o

documento apresenta para o funcionamento da instituio. o valor pelo qual o documento foi criado (tododocumento nasce com um objetivo administrativo) e por isso est presente em todo docum ento quando de suacriao. um valor temporrio, ou seja, todo documento, em determinado momento de sua existncia, perder seuvalor administrativo, quando atingir todas as finalidades que se possam esperar do mesmo para o funcionamento dainstituio. Este valor tambm chamado, por alguns autores, de valor funcional, em virtude de suas caractersticas.

Valor histrico: O valor histrico, tambm chamado de secundrio, refere-se possibilidade de uso dosdocumentos para fins diferentes daqueles para os quais foram originariamente criados, quando passa a serconsiderado fonte de pesquisa e informao para terceiros e para a prpria administrao. O documento, aps perderseu valor administrativo, pode ou no adquirir valor histrico, e uma vez tendo-o adquirido, este se torna definitivo, ouseja, o documento jamais o perder.

Enquanto o documento tiver valor administrativo (primrio), ele ser arquivado, em uma instituio que apliquea Teoria das 3 Idades, nas fases correntes ou intermediria. Quando perde o valor administrativo, o documento podeser eliminado, desde que no adquira valor histrico (secundrio), ou ser recolhido fase permanente, quandoadquirir este valor. Uma vez que o valor histrico definitivo, podemos concluir que o documento histrico, tambmchamado de documento permanente ou documento de 3a idade, jamais ser eliminado ou destrudo.

Prazo de Guarda dos Documentos

Prazo de guarda o perodo em que o documento deve ser mantido nos arquivos correntes e intermedirio. Oprazo de guarda vincula-se determinao do valor do documento, de acordo com os seguintes fatores:

freqncia de uso das informaes contidas nos documentos; existncia de leis ou decretos que regulem a prescrio legal de documentos (prazos prescricionais); existncia de outras fontes com as mesmas informaes (documentos recapitulativos); necessidade de guarda dos documentos por precauo, em virtude das prticas administrativas (prazos

precaucionais).O perodo em que o documento dever ficar arquivado na fase corrente ser chamado, tecnicamente, de prazo

de guarda na fase corrente e, naturalmente, o perodo definido para o mesmo na fase intermediria ser o prazo deguarda na fase intermediria. O termo prazo de guarda, quando no houver explicitao de fase ser, portanto, asoma das duas fases em questo.

Destinao final dos Documentos

Todo documento, ao trmino de seu ciclo vital, dever ser encaminhado sua destinao final, que ocorrer nomomento em que o mesmo tenha perdido seu valor administrativo. A destinao final do documento poder ser:eliminao ou guarda permanente .

Eliminao: quando o documento no tiver valor histrico; Guarda permanente: quando o documento tiver valor histrico.

natural que o candidato, a essa altura, ciente de tais informaes, se pergunte:- Quanto tempo um documento dever permanecer na fase corrente?- Quando o documento sair da fase corrente para a fase intermediria?- Como saber se o documento tem ou no valor histrico?

Tabela de temporalidade

o instrumento resultante da etapa de Avaliao dos documentos e que determina o prazo de guarda dosdocumentos nas fases corrente e intermediria (perodo em que o mesmo ser guardado nestas fases), bem comosua destinao final (eliminao ou recolhimento para guarda permanente). A Tabela de Temporalidade serelaborada por uma Comisso chamada de Comisso Permanente de Avaliao de Documentos ou Comisso deAnlise de documentos e ser aprovada por autoridade do rgo para que possa ser aplicada na instituio.

Cada instituio criar a sua tabela, que dever contemplar o conjunto de documentos existentes na mesma.Uma vez concluda e aplicada a Tabela de Temporalidade, eventuais alteraes ou incluses devero ser submetidas Comisso que a criou, a fim de serem novamente avaliadas. Na tabela, cada documento ter seu prprio prazo paraas fases correntes e intermediria, bem como a destinao final (eliminao ou recolhimento para guardapermanente). Portanto, no h prazo de guarda padro nem mximo para os documentos nas fases corrente e


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intermediria; cada documento ter seu prprio prazo, de acordo com o estabelecido pela Comisso de Anlisequando da elaborao da tabela.

Veja a seguir a estrutura da Tabela de Temporalidade, com alguns dados hipotticos:

Os prazos acima variaro de acordo com o documento, podendo haver documentos com maior ou menor prazode guarda nas fases corrente e intermediria, bem como documentos destinados eliminao e guardapermanente. Em geral, documentos que demonstram a origem da instituio, bem como a forma como esta funciona

(normas, regulamentos e outros) tm carter histrico e sero preservados na fase permanente.

Informaes importantes1) Todo documento ser criado na fase corrente;2) A fase corrente ser composta pelos arquivos setoriais, localizados nos prprios setores que produzem os

documentos, e pelo arquivo central, tambm chamado de arquivo geral, que estar localizado prximo aos setores;3) Aps cumprir seu prazo na fase corrente, os documentos podero, de acordo com a Tabela de

Temporalidade da instituio, serem eliminados, transferidos (para a fase intermediria) ou recolhidos (para a fasepermanente);

4) Aps cumprir seu prazo na fase intermediria, os documentos podero, de acordo com a Tabela deTemporalidade da instituio, serem eliminados ou recolhidos (para a fase permanente);

5) Os documentos histricos sero recolhidos fase permanente, onde jamais sero eliminados;6) A eliminao poder ocorrer em duas das trs fases do ciclo vital (corrente ou intermediria) e nunca na

terceira (permanente);

4. ADMINISTRAO E ORGANIZAO DE ARQUIVOS CORRENTES

Para administrar arquivos correntes necessria a utilizao de uma metodologia para o fim de CONTROLARa criao, o uso, a manuteno, a guarda, o descarte ou a preservao dos documentos, visando alcanar arecuperao da informao e a disponibilizar para pesquisa, envolvendo medidas administrativas e operacionais comoa coordenao de pessoal, espao fsico e equipamento (material permanente e de consumo).

Os arquivos correntes correspondem s atividades de recebimento, registro, distribuio, movimentao eexpedio dos documentos correntes, por suas atividades encontra-se na estrutura organizacional das instituies adesignao de rgos de Protocolo e Arquivo, Arquivo e Comunicao ou outras denominaes similares.

Embora as atividades de protocolo, expedio e arquivo corrente sejam distintos, o ideal que funcionem de

forma integrada, com vistas racionalizao de tarefas comuns, so distribudas em cinco setores as atividades dosarquivos correntes:

a) Protocolo que inclui como setores de recebimento e classificao: Recebimento e Classificao - Receber,separar e distribuir as correspondncias oficiais das particulares; Apor carimbo de protocolo numerador/datador,sempre que possvel, no canto superior direito do documento; anotar abaixo do nmero e da data a primeiradistribuio e o cdigo de assunto, se for o caso; elaborar o resumo do assunto a ser lanado na ficha de protocolo;encaminhar os papis ao setor de registro e movimentao etc.;

Registro e Movimentao - Preparar ficha de protocolo, em duas vias anotando: nmero de protocolo, data deentrada, procedncia, espcie, nmero e data do documento, cdigo e resumo do assunto, primeira distribuio;anexar a segunda via da ficha ao documento encaminhando-o ao seu destinatrio; arquivar as fichas do protocolo emordem numrica; encaminhar os documentos aos respectivos destinos, de acordo com despacho de autoridadecompetente; etc.

b) Expedio que como rotina receber a correspondncia enviada do protocolo; verificar se no faltam folhasou anexos; numerar e completar a data, no original e nas cpias; separa original das cpias; expedir o original, com osanexos se for o caso, malotes ou em mos;

Encaminhar as cpias, acompanhadas dos antecedentes que lhes deram origem, ao setor de arquivo.


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c) Arquivar a funo primordial dos arquivos disponibilizar as informaes contidas nos documentos paratomada de deciso e comprovao de direitos e obrigaes.

d) Emprstimo e consulta sem dvida uma das atividades nobre dos arquivos, pois todo o trabalhoarquivstico, do recebimento ao arquivamento, desenvolvido visando recuperao rpida e completa dainformao. De modo geral, os documentos s podem ser consultados ou cedidos, por emprstimo, aos rgos queos receberam ou produziram, aos rgos encarregados das atividades a que se referem os documentos e sautoridades superiores, na mesma linha hierrquica.

e) Destinao H documentos que freqentemente so usados como referncia, h outros aos quais se fazreferencia com menos freqncia ou quase no so usados e ainda aqueles que, aps a concluso do assunto, nosofrem nenhum uso ou referncia.

Devido a essas diferenas relativas ao valor e freqncia de uso dos documentos, a avaliao, a seleo, aeliminao de documentos devem ser cuidadosamente estudadas, planejadas e implantadas.

5. ORGANIZAO DE ARQUIVO

A organizao de arquivos pressupe o desenvolvimento de fases constitudas em:

LEVANTAMENTO DE DADOSDeve-se buscar na estrutura (organograma) as alteraes que a empresa sofreu aprovadas em estatuto e

normas alm de buscar entender as finalidades, funes a atividades, o volume da documentao, o gnero dosdocumentos (escritos, audiovisuais etc), as espcies de documentos mais freqentes (cartas, relatrios etc), osmodelos e os formulrios, bem como os mtodos de arquivamento adotados e conceito de conservao dosdocumentos.

Legislao pertinente:- mbito externo empresa: leis, decretos, resolues, normas e procedimentos- mbito da instituio (interno): estatuto, regimentos, atos normativos- mbito do arquivo: normas, manuais, regulamentos

Organizao- organograma: grfico que representa a organizao formal da instituio delineada pelo estudo, permitindo a

visualizao dos diversos rgos que integram a organizao e seus respectivos nveis hierrquicos.- Funciograma: grfico que amplia partes setoriais do organograma tornando claras as atividades de cada um

de seus rgos.

Documentao- gnero: textuais, audiovisuais, cartogrficos etc;- tipo (espcie): cartas, faturas, relatrios, projetos, atas, listagem de computador;- volume: total e mdia de arquivamento efetivados por dia, por ms;- estado fsico: necessidade de restaurao.

Processos- rotinas e formulrios em uso na empresa;- registros e protocolo (receber, separar, distribuir, encaminhar, classificar a correspondncia com base no

cdigo de assuntos adotado, se for o caso, carimbar, data);- arranjo e classificao documental.

Recursos- Humanos: todas as pessoas que so usadas para otimizar o funcionamento da empresa (nvel das pessoas,

escolaridade);- fsico: mveis, edifcios, material de consumo, equipamento;- ambientais: extenso, iluminao, umidade, proteo.

ANLISE DE DADOS COLETADOSEm resumo, a etapa de anlise dos dados coletados consiste em verificar se a estrutura, as atividades e a

documentao de uma instituio correspondem sua realidade operacional. O diagnstico aponta os pontos deatrito, as falhas ou lacunas no complexo administrativos onde o arquivo est sendo organizado.


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PLANEJAMENTOColetados os dados necessrios, feita a sua anlise e verificada a localizao do arquivo na empresa, a

prxima etapa elaborar o plano arquivstico para que cumpra seus objetivos, em todos os estgios de sua evoluo corrente, intermedirio e permanente.

Esse plano precisa contemplar as disposio legais e as necessidades da instituio, devendo estar divido emtrs partes:

1 parte Sntese da situao real encontrada;2 parte Anlise e diagnstico da situao;3 parte Projeto propriamente dito, com prescries, recomendaes, procedimento a serem adotados e

prioridades para sua implantao.

IMPLANTAO E ACOMPANHAMENTOA ltima fase para a organizao de um arquivo a implantao do projeto arquivstico e seu

acompanhamento.

CONSERVAO E PRESERVAO DE DOCUMENTOSOs acervos de bibliotecas e arquivos so em geral constitudos de livros, mapas, fotografias, manuscritos etc.

que utilizam, em grande parte, o papel como suporte da informao, alm de tintas das mais diversas composies.O papel, por mais variada que possa ser sua composio, formado basicamente por fibras de celulose

proveniente de diferentes origens. A acidez e a oxidao so os maiores processos de deteriorao qumica dacelulose, tambm h outros agentes de deteriorao que so os insetos, roedores e o prprio homem.

Embora, com muita freqncia, no possamos eliminar totalmente as causa do processo de deteriorizao dosdocumentos, com certeza podemos diminuir consideravelmente seu ritmo, atravs de cuidados com o ambiente, omanuseio, mas intervenes e a higiene, entre outros.

Estabilizar um documento , portanto, interromper um processo que esteja deteriorando o suporte e/ou seusagregados, atravs de procedimentos mnimos de interveno. Por exemplo: estabilizar por higienizao significa queuma limpeza mecnica corrige o processo de deteriorizao.

Preservao - um conjunto de medidas e estratgias de ordem administrativa, poltica e operacional quecontribuem direta ou indiretamente para a preservao da integridade dos materiais.

Conservao - um conjunto de aes estabilizadoras que visam desacelerar o processo de degradao dedocumentos ou objetos, por meio de controle ambiental e de tratamento especficos (higienizao, reparos eacondicionamento).

Neste sentido pode-se verificar que o projeto arquitetnico de um edifcio de arquivo, a manuteno dasinstalaes, um plano de emergncia, o controle das condies fsicas e ambientais, a educao de empregados e aconscientizao do usurio em relao ao uso dos acervos so aspectos que devem ser acompanhados eadministrados por um arquivista como parte de um programa de conservao.

Restaurao - um conjunto de medidas que objetivam a estabilizao ou a reverso de danos fsicos ouqumicos adquiridos pelo documento ao longo do tempo e do uso, intervindo de modo a no comprometer suaintegridade e seu carter histrico.

6. MATERIAL DE ARQUIVO

Na estrutura de um setor de arquivo devemos considerar, alm dos seus objetivos, dois aspectos fundamentais:o material permanente e o material de consumo; ou seja, o material arquivstico.

O material permanente deve ser obrigatoriamente cadastrado e includo no inventrio da instituio, querelaciona todo o seu patrimnio. J o material de consumo, denominado arquivstico, no deve ser includo noinventrio, pois tem durao mdia inferior a trs anos e constantemente substitudo.

Material Permanente: Arquivos, estantes ou armaes, armrios, fichrios, etc.


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Material de Consumo: Pastas, etiquetas, projees, fichas, guias e material de escritrio (lpis, canetas,grampos, papeis, etc.).

7. MICROFILMAGEM

A inveno da microfilmagem atribuda ao ingls John Benjamin Dancer, fabricante de aparelhos ticos queem 1839, deslumbrou seus amigos, reduzindo um documento tamanho ofcio a uma imagem de menos de meiocentmetro. Em 1925 George MacCarthy, funcionrio de um banco de Nova York, desenvolveu um sistema paramicrofilmar cheques com o objetivo de preservar na forma do filme os registros das transaes bancrias.

Hoje, o microfilme representa um papel significativo na administrao pblica e particular. Reduzindo custos demanuteno, acelerando o processo de informao, diminuindo as reas quadradas ocupadas pelos arquivosconvencionais, protegendo a documentao contra danos materiais e simplificando as tarefas de rotina administrativa.

O microfilme uma cpia fotogrfica de algum tipo de documento reduzido a uma pequena frao do formatooriginal. Pelo seu tamanho no legvel a olho nu; apesar da extrema reduo, mantm as caractersticas fiis dodocumento e pode ser lida atravs da ampliao da imagem num vdeo de um leitor ou aparelho de leitura.

So os vrios formatos que pode assumir o microfilme na sua apresentao final como instrumento de arquivoou de recuperao da informao.Podem ser confeccionados para utilizao em forma de rolos de filmes com vrias larguras e comprimentos, ou

ainda, em forma de fichas de diferentes tipos e tamanhos.

8. MTODOS DE ARQUIVAMENTO

A finalidade do arquivo servir administrao. Neste sentido, deve propiciar o acesso imediato a informaodesejada, de modo eficiente e eficaz, facilitando a tomada de deciso; a escolha do mtodo de arquivamento tem queser determinada pela natureza dos documentos a serem arquivados e pela estrutura da Organizao.

Pode-se dividir os mtodos de arquivamento em bsicos e padronizados:

BSICOS

MTODO ALFABTICO o mais simples. O elemento principal a ser considerado o nome das pessoas fsicas ou jurdicas. Nestemtodo, as fichas ou pastas so colocadas rigorosamente na ordem alfabtica, respeitando-se as regras dealfabetao.

REGRAS DE ALFABETAO

O arquivamento de nomes obedece a 13 regras, chamadas regras de alfabetao, e que so as seguintes:1. Nos nomes de pessoas fsicas, considera-se o ltimo sobrenome e depois o prenome.

Exemplo:Joo BarbosaPedro lvares Cabral

Paulo SantosMaria Lusa VasconcelosSistemasDiretoIndireto


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Arquivam-se:Barbosa, JooCabral, Pedro lvares

Santos, PauloVasconcelos, Maria Lusa

Obs.: Quando houver sobrenomes iguais, prevalece a ordem alfabtica do prenome.Exemplo:Anbal TeixeiraMarilda TeixeiraPaulo TeixeiraVitor Teixeira

Arquivam-se:Teixeira, AnbalTeixeira, MarildaTeixeira, PauloTeixeira, Vitor

2. Sobrenomes compostos de um substantivo e um adjetivo ou ligados por hfen no se separam.Exemplo:Camilo Castelo BrancoPaulo Monte VerdeHeitor Villa-Lobos

Arquivam-se:Castelo Branco, CamiloMonte Verde, PauloVilla-Lobos, Heitor

3. Os sobrenomes formados com as palavras Santa, Santo ou So seguem a regra dos sobrenomescompostos por um adjetivo e um substantivo.

Exemplo:Waldemar Santa RitaLuciano Santo CristoCarlos So Paulo

Arquivam-se:Santa Rita, WaldemarSanto Cristo, LucianoSo Paulo, Carlos

4. As iniciais abreviativas de prenomes tm precedncia na classificao de sobrenomes iguais.

Exemplo:J. VieiraJonas VieiraJos Vieira

Arquivam-se:Vieira, J.Vieira, JonasVieira Jos

5. Os artigos e preposies, tais com a, o, de, d, da, do, e, um, uma, no so considerados (ver tambmregra n 9)


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Exemplo:Pedro de AlmeidaRicardo dAndradeLcia da Cmara

Arnaldo do Couto

Arquivam-se:Almeida, Pedro deAndrade, Ricardo dCmara, Lcia daCouto, Arnaldo do

6. Os sobrenomes que exprimem grau de parentesco como Filho, Junior, Neto, Sobrinho soconsideradas parte integrante do ltimo sobrenome, mas no so considerados na ordenao alfabtica.

Exemplo:Antnio Almeida FilhaPaulo Ribeiro JniorJoaquim Vasconcelos SobrinhoHenrique Viana Neto

Arquivam-se:Almeida Filho, AntnioRibeiro Jnior, PauloVasconcelos Sobrinho, JoaquimViana Neto, Henrique

Obs.: Os graus de parentesco s sero considerados na alfabetao quando servirem de elemento dedistino.

Exemplo:Jorge de Abreu SobrinhoJorge de Abreu NetoJorge de Abreu Filho

Arquivam-se:Abreu Filho, JorgeAbreu Sobrinho, JorgeAbreu Neto, Jorge

7. Os ttulos no so considerados na alfabetao. So colocados aps o nome completo, entreparnteses.

Exemplo:Ministro Milton CamposProfessor Andr FerreiraGeneral Paulo PereiraDr. Pedro Teixeira

Arquivam-se:Campos, Milton (Ministro)Ferreira, Andr (Professor)Pereira, Paulo (General)Teixeira, Pedro (Dr.)

8. Os nomes estrangeiros so considerados pelo ltimo sobrenome, salvo nos casos de nomesespanhis e orientais (ver tambm regras n 10 e 11).

Exemplo:Georges Aubert


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Winston ChurchillPaul MllerJorge Schmidt

Arquivam-se:Aubert, GeorgesChurchill, WinstonMller, PaulSchmidt, Jorge

9. As partculas dos nomes estrangeiros podem ou no ser consideradas. O mais comum consider-las como parte integrante do nome quando escritas com letras maisculas.

Exemplo:Giulio di CapriEsteban De PenedoCharles Du PontJohn Mac AdamGordon OBrien

Arquivam-se:Capri, Giulio diDe Penedo, ChalesDu Pont, ChalesMac Adam, JohnOBrien, Gordon

10. Os nomes espanhis so registrados pelo penltimo sobrenome, que corresponde ao sobrenome defamlia do pai.

Exemplo:Jos de Oviedo y BaosFrancisco de Pina de MelloAngel del Arco y MolineroAntonio de los Ros

Arquivam-se:Arco y Molinero, Andel delOviedo y Baos, Jos dePina de Mello, FranciscoRios, Antonio de los

11. Os nomes orientais japoneses, chineses e rabes so registrados como se apresentam.

Exemplo:Al Bem-HurLi Yutang

Arquivam-se:Al Bem-HurLi Yutang

12. Os nomes de firmas, empresas, instituies e rgos governamentais devem ser transcritos comose apresentam, no se considerando, porm, para fins de ordenao, os artigos e preposies que osconstituem. Admite-se, para facilitar a ordenao, que os artigos iniciais sejam colocados entre parntesesaps o nome.

Exemplo:Embratellvaro Ramos & Cia.


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Fundao Getulio VargasA ColegialThe Library of CongressCompanhia Progresso Guanabara

Barbosa Santos Ltda.

Arquivam-se:lvaro Ramos & Cia.Barbosa Santos Ltda.Colegial (A)Companhia Progresso GuanabaraEmbratelFundao Getulio VargasLibrary of Congress (The)

13. Nos ttulos de congressos, conferncias, reunies, assemblias e assemelhados os nmerosarbicos, romanos ou escritos por extenso devero aparecer no fim, entre parnteses.

Exemplo:II Conferncia de Pintura ModernaQuino Congresso de Geografia3 Congresso de Geologia

Arquivam-se:Conferncia de Pintura Moderna (II)Congresso de Geografia (Quinto)Congresso de Geologia (3)

MTODO NUMRICOQuando o principal elemento a ser considerado em um documento o nmero, devemos adotar os seguintes

mtodos: numrico simples ou numrico cronolgico.

Numrico SimplesAtribui-se um nmero para cada correspondente (pessoa) a quem enviamos ou de quem recebemos

correspondncias, sejam de pessoa fsica ou jurdica.

Numrico CronolgicoNeste mtodo os documentos so numerados em ordem cronolgica de emisso. Assim, alm da ordem

numrica, observa-se tambm a data. adotado em quase todas as reparties pblicas. Numera-se o documento eno a pasta. O documento depois de autuado colocado numa capa cartolina, onde alm do nmero de protocolo sotranscritas outras informaes, em geral, passa a ser denominado de processo.

Alm da ficha numrica, tambm chamada ficha de protocolo, devem ser preparados ndices auxiliares (emfichas) alfabtico-onomstico, de precedncia e de assunto para facilitar a recuperao da documentao.

MTODO IDEOGRFICO (ASSUNTO)No um mtodo de fcil execuo por ser necessrio que o arquivista, para elaborar a tabela de classificao

de assunto, conhea bem a organizao da instituio, alm de ter que possuir a capacidade de interpretao dosdocumentos a serem analisados. aconselhado nos casos de grandes massa de documentais. Podem ser adotadosdois mtodos no arquivamento por assunto: o alfabtico e o numrico.

O alfabtico pode ser dividido em ordem dicionrio e ordem enciclopdica.Alfabtico Dicionrio

Como no dicionrio, os assuntos isolados so colocados em rigorosa ordem alfabtica.

Alfabtico EnciclopdicoOs assuntos correlatos so agrupados sob ttulos gerais e ordenados alfabeticamente.


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MTODO GEOGRFICOO mtodo geogrfico do sistema direto, a busca feita diretamente ao documento. Este mtodo preferido

quando o principal elemento a ser considerado em um documento a PROCEDNCIA ou LOCAL. As melhoresordenaes geogrficas so:

a) Nome do estado, cidade e correspondente: quando se organiza um arquivo por estados, as capitaisdevem ser alfabetadas em primeiro lugar, por estado, independentemente da ordem alfabtica em relao s demaiscidades, que devero estar dispostas aps as capitais.

Exemplo:ESTADO CIDADE CORRESPONDENTE

AmazonasAmazonasRio de JaneiroRio de JaneiroSo PauloSo Paulo

Manaus (capital)ItacoatiaraRio de Janeiro (capital)CamposSo Paulo (capital)Lorena

Sobreira, LusaSantos, Antnio J.Rodrigues, IsaAlmeida, Jos deCorra, GilsonSilva, Alberto

b) Nome da cidade, estado e correspondente: quando o principal elemento de identificao a cidade e noo estado, deve-se observar a rigorosa ordem alfabtica por cidade, no havendo destaque para as capitais.

CIDADE ESTADO CORRESPONDENTECamposItacoatiaraLorenaManausRio de JaneiroSo Paulo

Rio de JaneiroAmazonasSo PauloAmazonasRio de JaneiroSo Paulo

Almeida, Jos deSantos, Antnio J.Silva, AlbertoSobreira, LusaRodrigues, IsaCorra, Gilson

No necessrio o emprego de guias divisrias correspondentes aos estados, pois as pastas so guardadas

em ordem alfabtica pela cidade. imprescindvel, porm, que as pastas tragam os nomes dos estados, em segundolugar, porque h cidades com o mesmo nome em diferentes estados.Exemplo:Braslia (Distrito Federal)Braslia (Minas Gerais)Itabaiana (Paraba)Itabaiana (Sergipe)

Correspondncias de outros pases alfabeta-se em primeiro lugar o pas, seguindo da capital e docorrespondente. As demais cidades sero alfabetadas em ordem alfabtica, aps as respectivas capitais dos pases aque se referem.

Exemplo:

PAS CIDADE CORRESPONDENTEFranaFranaPortugalPortugalPortugal

Paris (capital)LorenaLisboa (capital)CoimbraPorto

UnescoVadim, RogerPereira, JosAlbuquerque, MariaFerreira, Antnio

Mtodo Dgito-terminalEsse mtodo surgiu em decorrncia da necessidade de serem reduzidos erros no arquivamento de grande

volume de documentos, cujo elemento principal de identificao o nmero. Os documentos so numeradosseqencialmente, mas sua leitura apresenta uma peculiaridade que caracteriza o mtodo: os nmeros, dispostos emtrs grupos de dois dgitos cada um, so lidos da direita para a esquerda, formando pares.

Exemplo: o nmero 831.423, ser lido 23.14.83

Quando o nmero for composto de menos de seis dgitos, sero colocados zeros sua esquerda para fins decomplementao. So vantagens do mtodo dgito-terminal a reduo de erros de arquivamento e rapidez nalocalizao e arquivamento.


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Mtodo ideogrfico numrico duplexEm todos os mtodos ideogrficos numricos necessria a elaborao de um ndice alfabtico remissivo.

So portanto mtodos indiretos.

Classifica-se a documentao em classes correspondendo a assuntos, partindo-se do geral para o particular.Exemplo:0 Administrao Geral1 Pesquisas1-1 Psicologia1-1-2 Aplicada ao trabalho1-1-3 Aplicada educao1-2 Cincia poltica1-3 Administrao1-4 EconomiaEm relao ao mtodo decimal (visto a seguir) apresenta a vantagem de permitir a abertura ilimitada de

classes.

Mtodo ideogrfico numrico decimalEsse mtodo baseado na tcnica do Sistema Decimal de Melvil Dewey, cuja classificao divide o

conhecimento humano em nove classes principais e uma dcima reservada para os assuntos inerentemente gerais eque no podem ser includos em nenhuma das outras nove classes predefinidas. Cada classe subdividida em novesubclasses e uma dcima para generalidades, e assim sucessivamente. A parte inteira do nmero composta de trsalgarismos. A parte decimal, que facultativa, pode ter um, dois, trs ou mais algarismos. As dez primeiras divisesso denominadas classes, as dez seguintes, subclasses, e a seguir, sucessivamente, divises, grupos, subgrupos,subsees etc.

Suas principais desvantagens so a limitao de dez nmeros para cada nvel de classificao o que noocorre no mtodo duplex e a necessidade de se prever o desenvolvimento das atividades da instituio.Preservao, conservao e restaurao de documentos

Alm da guarda do documento, o arquivo dever se preocupar tambm com a preservao dos documentosda instituio. A preservao envolver as atividades de conservao, armazenamento e restaurao dosdocumentos.

O principal objetivo da conservao o de estender a vida til dos documentos, procurando mant-los o maisprximo possvel do estado fsico em que foram criados.

A restaurao tem por objetivo revitalizar a concepo original, ou seja, a legibilidade do documento. Agentes exteriores que danificam os documentos:

Fsicos:- Luminosidade - a luz um dos fatores mais agravantes no processo de degradao dos materiais

bibliogrficos, por isso, deve-se evitar a exposio dos documentos luz natural (luz solar) e ainda reproduo, poistais fatores causam o envelhecimento do papel.

- Temperatura Temperaturas demasiado altas ou baixas aceleram a degradao do papel, que encontra nacasa aproximada dos 22 sua temperatura ideal.

- Umidade - o excesso de umidade, bem como o clima muito seco tambm contribui para a acelerao doprocesso de envelhecimento do documento.

Esses dois ltimos fatores (temperatura e umidade) so extremamente comuns a nossa realidade de pas declima tropical. A umidade o contedo de vapor dgua presente no ar atmosfrico, resultante da combinao dosfenmenos de evaporao e condensao dgua, que esto diretamente relacionados temperatura do ambiente.

Todo papel possui uma caracterstica comum: o seu carter higroscpio, ou seja, toda fibra de papel absorvegua e perde gua de acordo com a taxa de umidade existente no local em que est sendo mantido. Essa oscilaode umidade faz com que as fibras se dilatem ao absorver excesso de umidade e se contraiam ao perder umidade.Esse movimento brusco de contrao e dilatao ocasiona rupturas na estrutura do papel, causando o seuenfraquecimento.

A taxa adequada para a manuteno de um acervo a seguinte: temperatura de 22 a 25C, umidade relativade 55%. A medio da temperatura se faz com o uso de termmetros, e a de umidade com higrmetros, podendo-seutilizar tambm o termoigrmetro (juno dos dois equipamentos).

Cuidados gerais na conservao dos documentos:

Documentos em papel:- As estantes e arquivos devem ser de metal pintado (para evitar ferrugem);- Deve-se manter as mos limpas ao manusear os documentos;


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- Evitar qualquer tipo de comida junto aos documentos;- No utilizar fitas adesivas tipo durex e fitas crepes, cola branca (PVA) para evitar a perda de um fragmento

de um volume em degradao. Esses materiais possuem alta acidez, provocam manchas irreversveis onde aplicado ;- No escrever nos documentos;

- No dobrar as pginas;- No apoiar os cotovelos ou braos ao ler ou consultar;- No umedecer os dedos com saliva ou qualquer outro lquido;- Para a remoo do p das lombadas e partes externas dos livros, pode-se usar o aspirador com a escova

circular especial para livros, adaptada com tecido de fil ou gaze, para maior proteo do documento;- Para a limpeza das folhas, utilizam-se trinchas, escovas macias e flanelas de algodo;- Durante a limpeza, removem-se grampos metlicos, etiquetas, fitas adesivas, papis e cartes cidos;- Quando houver necessidade de observaes nos documentos, utilizar lpis, que no agridem tanto o papel

quanto as canetas, e ainda permitem eventuais correes, se necessrio.

Fotografias:- Devem receber proteo individual de boa qualidade;- Devem ser manuseadas com as luvas de algodo e arquivadas em mobilirio de ao;- No forar a separao de uma fotografia da outra;- Escrever o necessrio somente no verso, com lpis macio.Diapositivos:- Utilizar materiais de acondicionamento adequados (cartelas flexveis de polietileno ou polipropileno);- Utilizar mobilirio metlico; produzir duplicatas para projees freqentes.

Microfilmes- Devem ser armazenados em cofres, arquivos ou armrios prova de fogo e colocados em latas vedadas

umidade;- Devem ser feitas duplicatas;- A sujeira deve ser removida com um pano limpo que no solte fiapos, umedecido com Kodak Film Cleaner.

Disquetes e CD-ROM:- Usar os disquetes de boa qualidade;- Manter os disquetes em local fresco, seco e longe do computador;- Usar programas antivrus;- Proteger o CD contra arranhes e poeira.

Caixas de arquivo:- Utilizar caixas de papelo ao invs das de plstico, pois estas ltimas tendem a transpirar quando submetidas

a altas temperaturas, observando que as mesmas devero ser maiores do que os documentos que nelas estejaminseridos e utilizando, quando necessrio, calos, evitando que os mesmos se dobrem dentro delas;

- Na identificao das caixas deve-se utilizar etiquetas auto-adesivas impressas eletronicamente ou, naimpossibilidade desta impresso, utilizando canetas hidrogrficas ou esferogrficas .

Finalmente, cabe enfatizar que vistorias no acervo devem ser feitas periodicamente para revis-lo e manter alimpeza, pois limpeza um dos fatores prioritrios de preservao e deve ser realizada em todas as fases doarquivamento.

Limpeza do assoalho- Para se evitar a umidade, recomendvel que no haja a entrada de gua no arquivo, devendo-se optar, para

a limpeza do mesmo, panos midos e aspiradores, evitando-se inclusive a limpeza do piso com gua;- A remoo da poeira depositada no assoalho deve ser feita com cuidado, a fim de evitar o seu deslocamento

para a superfcie das estantes e para os documentos. Idealmente deve ser realizada com o auxlio de aspirador de p,pois assim evita-se que a poeira fique em suspenso. No se deve utilizar vassoura ou espanadores como nahigienizao domstica, esse procedimento faz com que a poeira se desloque de um local para outro. Procurarutilizar, na impossibilidade de ter aspirador de p, a vassoura revestida de pano levemente umedecido. necessrioque a poeira grude no pano, evitando o seu deslocamento para outra rea do acervo. - Em todo esse processo fundamental que o pano de cho nunca esteja molhado. Para saber se est no ponto correto de utilizao, deve-setorcer o pano at no pingar nenhum excesso lquido. Ao ficar saturado de sujidade, o pano deve ser lavado ousubstitudo por outro. A utilizao do pano sujo causar apenas o deslocamento de sujidade de uma rea para outra.

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Aula 02 Arquivologia - Teoria