Noções de Arquivologia Aula 02.pdf

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Aula 02

Curso: Noções de Arquivologia p/ Polícia Federal - Cargo 9 - Agente

Professor: Felipe Petrachini



Noções de Arquivologia para Agente Administrativo da Polícia FederalTeoria e exercícios comentados

Prof. Felipe Cepkauskas Petrachini – Aula 02

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AULA 02 – Gerenciamento da Informação e Gestão deDocumentos

SUMÁRIO PÁGINA

Sumário

2.1 Organização dos Arquivos ..................................................................... 2

2.1.1 Levantamento de Dados ................................................................. 2

2.1.2. Análise dos Dados Coletados ........................................................ 4

2.1.3. Planejamento ................................................................................. 5

2.1.4. Implantação e Acompanhamento ................................................. 11

2.2. Conceitos Ligados à Gestão de Documentos ..................................... 12

2.2.1. Valor do documento ..................................................................... 17

2.2.2. Teoria das 03 idades (Ciclo Vital dos documentos) ..................... 19

2.2.3. Tabela de temporalidade de documentos de arquivo. ..................... 27

2.3. Arquivos Correntes e Intermediários ................................................... 30

2.3.1. As Atividades dos Arquivos Correntes ......................................... 30

2.3.2. As Atividades do Arquivo Permanente ............................................. 58

2.4. Plano de Classificação dos Documentos ............................................ 62

Questões Comentadas .................................................................................. 64

Questões Propostas ...................................................................................... 94

E aqui estamos de novo. Não falta muita coisa para se ver, mas o que falta

vai demandar bastante da sua atenção. Então, foco!






2. Gerenciamento da Informação e Gestão de

documentos

2.1 Organização dos Arquivos

Esta é a primeira face do gerenciamento da informação. E pelas etapas que a

constituem, você verá que estamos falando de um momento anterior à existência do

arquivo.

Pois bem, nossa querida doutrinadora Marilena Leite Paes (por quem o

CESPE tem admiração inabalável) divide a organização dos arquivos em quatrofases:

- Levantamento de dados

- Análise dos dados coletados

- Planejamento

- Implantação e acompanhamento

Vamos analisar cada um dos passos.

2.1.1 Levantamento de Dados

Como já vimos, o arquivo é o conjunto de documentos recebidos e

produzidos por uma entidade. Isso você já sabe (e provavelmente já esteja,

inclusive, cansado de saber). Mas é dessa informação batida e marretada na sua

cabeça que decorrem várias conclusões um pouco mais elegantes do curso.

E uma delas é a seguinte: em sendo o arquivo o tal conjunto de documentos

produzidos e recebidos por uma unidade, torna-se praticamente impossível montar

o a quivo sem conhecer a estrutura da organização da qual se originam os

documentos.

A fase do levantamento de dados busca, em primeiro lugar, conhecer a

instituição. Nessa fase serão estudados os estatutos, regimentos, regulamentos,






normas, organogramas e qualquer outro documento constitutivo imaginável da

instituição.

Estaremos, assim, conhecendo a legislação que envolve o funcionamento dainstituição, quer em âmbito externo (leis, decretos, e outros diplomas legais de

produção externa à instituição) como em âmbito interno (estatutos, normas,

instruções normativas, ordens de serviço, e qualquer regramento de autoria da

própria instituição).

Mas não ficaremos por aí. O arquivo ainda é um órgão de documentação, e

assim, é impossível não tratar dos documentos que irá abrigar. Precisamos

analisar o gênero dos documentos (vistos na aula 01, tais como documentosescritos, iconográficos, cartográficos, entre tantos outros) e as espécies

documentais mais frequentes (ofícios, cartas, memorandos, relatórios, projetos).

E, fora tudo isto, temos mais alguns itens que merecerão a atenção do

encarregado pelo levantamento de dados:

- Estado de conservação do acervo;

- Arranjo e classificação dos documentos;

- Existência de registros e protocolos

- Controle de empréstimos de documentos;

- Média de arquivamentos diários;

- Existência de normas de arquivos, manuais ou códigos de classificação pré-existentes.

Estes itens podem ser cobrados em prova, mas dificilmente o serão com

nível de detalhamento mais profundo. É importante que você tenha uma noção geral

e saiba de sua existência :P.

E, para terminar esta fase, o arquivista ainda deve acrescentar dados sobre

pessoal encarregado do arquivo (quantitativo de pessoas, salários, nível deescolaridade, formação profissional), equipamento (quantidade, estado de






conservação) localização física (espaço utilizado, condições de iluminação e

umidade, proteção contra incêndio), e tudo isto apenas a título de exemplo :P.

Agora terminou. Mas eu só trabalhei doutrina até agora. Aqui vão algumasdicas úteis:

- O levantamento de dados é, normalmente, feito através de questionários,

onde constam as informações que estamos buscando levantar (que serão essas

que já descrevemos);

- Se o examinador jogar você em uma repartição que não possua qualquer

tipo de organização em seu arquivo, e pedir para você dar um jeito nisso, vocêdeverá iniciar sua saga justamente efetuando o levantamento de dados, muito

provavelmente através de questionários e formulários :P (mas reze para que seja só

o eu examinador, e não o seu futuro chefe).

2.1.2. Análise dos Dados Coletados

Passando à análise dos dados coletados, é lógico que não preenchemos

aquela pilha de questionários à toa. Fizemos aquilo tudo para, nesta fase, conseguiranalisar objetivamente a real situação dos serviços de arquivo.

E, para sua felicidade, esta fase tem um nome bem mais interessante (já que

foi o que seu examinador utilizou no edital): diagnóstico da situação documental.

O que chamamos de diagnóstico nesta disciplina é a constatação das falhas

e lacunas existentes no complexo administrativo do arquivo, ou, de maneira mais

simples as razões que impedem o funcionamento eficiente e redondinho do arquivo.

Para fins de prova, o que seu examinador poderá pedir: que você resolva um

problema específico do arquivo zoneado que ele te entregar. Fique tranquilo que, se

você entender os conceitos, vai conseguir resolver os problemas sozinho, sem nem

memorizar soluções padronizadas.

Por exemplo, através do levantamento de dados efetuado, teremos levantado

informações tais como (NÃO MEMORIZE, são só exemplos):

- Instalações físicas (infiltrações, goteiras, poeira, luz solar);






- Condições ambientais (temperatura, umidade, luminosidade);

- Condições de armazenamento;

- Estado de conservação dos documentos;

- Espaço físico ocupado;

- Volume documental;

- Controle de empréstimos (frequência de consultas);

- Recursos humanos (número de pessoas, nível de escolaridade, formação

profissional);

- Acesso à informação;

- Gênero dos documentos (escritos ou textuais, audiovisuais, cartográficos,

iconográficos, micrográficos e informáticos);

- Arranjo e classificação dos documentos (métodos de arquivamento

adotados);

- Tipo de acondicionamento (pastas, caixas, envelopes, amarrados).

(Fonte: Miranda, Elvis Correia)

2.1.3. Planejamento

Nesta parte vocês irão conhecer todo o trabalho intelectual anterior à

existência do arquivo.

Um arquivo jamais conseguirá cumprir seus objetivos em qualquer fase de

sua evolução (corrente, intermediária ou permanente) sem que antes tenha

formulado um plano arquivístico.

E aqui começamos a longa saga de considerações a serem feitas no

planejamento:

- Posição do arquivo na estrutura da entidade;






- Centralização ou descentralização dos serviços de arquivo;

- Coordenação do arquivo;

- Escolha de métodos de arquivamento adequados

- Estabelecer normas de funcionamento

- Recursos Humanos

- Instalações e equipamentos

- Recursos Financeiros

E, para variar, estes são apenas exemplos. Todo o pensar anterior à

existência do arquivo é parte da fase de planejamento, então, mantenha a mente

aberta.

Vamos às considerações sobre alguns dos itens citados acima.

Quanto à posição do arquivo na estrutura da instituição, estou falando

aqui de qual quadradinho dentro do organograma da instituição o arquivo ocupa.Não dá para definir um lugar ideal dentro da estrutura, mas observe alguns

problemas que podem surgir:

- Caso o arquivo esteja hierarquicamente abaixo ou no mesmo nível dos

departamentos que visa atender, pode haver conflitos entre arquivo e

departamentos, vez que faltaria ao arquivo a competência de recusar documentos

fora dos padrões (caso hierarquicamente abaixo de todos os departamentos). Por

outro lado, em pé de igualdade com os outros setores, dificilmente conseguiria

determinar um padrão único a ser seguido pelos departamentos, vez que cada

unidade possuiria autonomia em relação às demais para organizar-se neste quesito.

Pois bem, tia Marilena (a queridinha do CESPE :P) simplifica bem a questão:

a posição recomendada é a mais alta possível, vinculando-se o arquivo ao mais alto

setor dentro da instituição. Isto evita problemas de hierarquia.

Outra opção é colocar o arquivo fora da hierarquia de todos os órgãos,

constituindo-se em órgão autônomo, desvinculado dos demais, e com autoridade






sobre todos apenas naquilo que diz respeito à gestão documental. Esta foi a

escolha, por exemplo, do Executivo Federal, ao criar o Arquivo Nacional.

Passando às considerações sobre Centralização ou Descentralização dosserviços de arquivo. E pelo amor de Deus, este tipo de consideração só cabe

quando falarmos de Arquivos Correntes. Na fase intermediária e permanente,

os arquivos serão sempre centralizados, mesmo que os documentos encontrem-

se separados fisicamente. A gestão é centralizada.

Pois bem, eu falei, falei, falei, mas não disse o que significa a centralização.

Humildemente peço desculpas, e passo a corrigir meu erro :P.

Entenda por Centralização a “concentração de todas as atividades de

controle – Recebimento, Registro, Distribuição, Movimentação e Expedição de

documentos de uso corrente em um único órgão da estrutura organizacional” By

Marilena, of course :P.

Basicamente, todo documento que entrar na instituição, bem como todo

aquele que por ela transita ou dela é expedido, é controlado por este grande órgão

central. É o grande irmão dos documentos, em toda sua extensão e glóriaarquivística.

Por que uma instituição optaria por esta forma específica de sistema. A maior

parte das vantagens está ligada a uma palavra mágica: padronização. Tenha ela em

mente quando ler os itens abaixo:

- Padronização de normas e procedimentos (um plano dividido entre várias

cabeças está destinado ao fracasso :P)

- Delimitação de responsabilidades (não há em quem jogar a culpa quando

somos filhos únicos)

- Redução de custos operacionais, economia de espaço e equipamentos (eu

ainda moro com meus pais e tão cedo não pretendo sair :P)

Mas nem tudo são flores no reino da centralização. Ela passa a serdesaconselhável quando:






- Algumas unidades administrativas desempenham funções específicas, que

destoam das atividades “habituais” dos outros departamentos, sendo mais

interessante que mantivessem seus acervos próximos a seus locais de trabalho.

- Alguns locais podem ser fisicamente distantes, o que deixaria os

documentos relativamente distantes das unidades que deles fazem uso constante, o

que, por sua vez, atrasaria o conhecimento da informação e a respectiva tomada de

decisão. (estamos agora em Presidente Prudente, precisando consultar um

documento com dados a respeito de um projeto de obras a ser realizado nas

imediações. Infelizmente, nosso arquivo central está localizado em São Paulo, e vai

levar alguns dias para chegar aqui. Complicado, não?)

Para estes e outros problemas, podemos sugerir a Descentralização. Mas

com muita, muita prudência. Costuma-se dizer que uma centralização rígida é

prejudicial à instituição, mas a descentralização excessiva é ainda mais desastrosa.

A Descentralização mais bem cotada nesta disciplina é aquela que divide as

atividades de controle entre as grandes áreas de atividades da Instituição. Assim, se

uma entidade possui três departamentos, cuidando cada um deles da Arrecadação,

Julgamento ou Fiscalização de tributos, a fim de facilitar o fluxo de informações de

interesse de cada departamento, poder-se-ia sugerir a descentralização em três

arquivos, cada qual com informações de interesse de cada Departamento.

Mas, para variar, não para por aí. Existem dois critérios principais de

descentralização:

- Podemos descentralizar os arquivos, mas ainda assim, manter

centralizadas as atividades de controle (vinculadas ao protocolo, a serem vistas

ainda nesta aula) ou;

- Podemos descentralizar tanto as atividades de controle como os próprios

arquivos da instituição.

Só para você não ficar aflito: quando falamos em controle, falamos em

protocolo, e assim, nas atividades de: Recebimento, Registro, Distribuição,






Movimentação e Expedição. Como seu professor disse, não entre em pânico, a

gente chega lá.

No primeiro caso (centralização de protocolo e descentralização de arquivos),existe um órgão central que faz o controle dos documentos, entretanto, os arquivos

em si estão localizados junto às unidades administrativas que farão uso das

informações neles contidas. O nome destes mini arquivos já nos é bastante claro:

arquivos setoriais ou ainda, núcleos de arquivo (olha o curso fazendo "clanc" na

sua cabeça :P).

Quanto ao segundo caso (descentralização tanto do controle quanto dos

arquivos), a ressalva é maior ainda. A doutrina recomenda a utilização deste métodoapenas se for capaz de substituir com ampla vantagem os sistemas centralizados

ou os sistemas do primeiro caso (que vou chamar aqui de parcialmente

descentralizados).

Aqui os arquivos setoriais também trabalharão como setores de Protocolo.

E como escolhemos um destes casos? Como tudo que ocorre no serviço

público: critérios técnicos! Veja o enunciado e sinta-se como um arquivista. Pensenas vantagens e desvantagens de cada sistema e escolha aquele que resolve o

problema (que te garanto, vai ser um enunciado bizarro, em um órgão caindo aos

pedaços, cuja solução poderia ser encontrada por um servidor recém chegado

enquanto toma café na sua primeira hora de trabalho).

A Coordenação é a faceta pensante do já pensante planejamento. É a

mente por trás da mente, por trás do braço operacional. Suas atribuições estão

ligadas a funções normativas, orientadoras e controladoras. Em poucas palavras, é

quem escreve as regras, garante seu cumprimento e orienta o pessoal a cumpri-las.

Agora chegamos à parte mais importante do Planejamento: a escolha do

método de arquivamento. É tão importante que este método é visto ao final do

curso, para garantir que vai ficar colado na sua cabeça.






Mas por favor, acompanhe o seguinte raciocínio introdutório: o que um

arquivo precisa fornecer é informação em tempo rápido. Informação está guardada

em documento, então, é o documento quem deve ser localizado com facilidade.

Um método de arquivamento impróprio gerará dificuldades na localização do

documento, perda de eficiência, atraso nas decisões, isto tudo se o referido

documento puder ser encontrado no meio daquela zona. De que me adianta

arquivar documentos exclusivamente pelo método alfabético se para encontrar a

ficha do Senhor Ernesto Silva, eu precisar passar por pastas tais como “São Paulo”,

“Servidores”, “Secretaria de Segurança”, "Secretaria do Verde”, “Sapopemba” entre

outras?

Se dividíssemos este arquivo por localização, assunto, além de adotar o

método alfabético, tudo ficaria mais fácil de ser encontrado. Este é o raciocínio que

guia esta fase do planejamento.

Quanto à escolha de equipamentos e materiais de consumo, o tema é vasto

(tão grande quanto a criatividade dos agentes de mercado). Abordaremos apenas

alguns conceitos, para você não ser pego de surpresa:

- Material de Consumo: este tipo de material sofre desgaste a curto ou médio

prazo, ou seja, não foram feitos para durar para sempre. Por suas características, o

uso contínuo acaba por esgotar este bem ao final de um período curto de

tempo (menos de dois anos), de maneira que ele precisa ser reposto com mais

frequência.

- Material permanente: é justamente o material que tem grande duração, não

perdendo sua substância e nem exaurindo sua finalidade. Assim sendo, o uso

corrente destes bens não o destrói. Ele tende a permanecer com as mesmas

características da data de sua aquisição durante um longo tempo (pelo menos

mais de dois anos).

E, para terminar este massacre, chegou a hora de pagar a conta. Todo o

planejamento desembocará em uma conta a ser paga, logo, precisamos pensar no

dinheiro.






Aqui há um trabalho de conscientização: uma instituição tem diversas

demandas e recursos escassos a serem utilizados. E, provavelmente, qualquer

gestor ficará reticente em distribuir recursos para a modernização ou mesmo a

manutenção do arquivo. Cabe, então, um belo trabalho de conscientização,explicando ao gestor porque é importante conseguir localizar documentos de

maneira rápida.

2.1.4. Implantação e Acompanhamento

Pois bem, Implantação e acompanhamento consistem em fazer acontecer.

Está na hora de sensibilizar toda a instituição em prol da importância das medidas

de preservação e organização do arquivo. Além disso, também ocorrerão

treinamentos para garantir que o pessoal está apto a operar o arquivo sem

problemas.

Mas isso ainda não é o mais importante. A implantação de normas

elaboradas na etapa de planejamento demanda acompanhamento por parte do

responsável pelo projeto, o qual terá a oportunidade de corrigir e adaptar quaisquer

falhas ou omissões no planejamento.

Se tudo até o presente ponto deu certo, estamos prontos para a elaboração

do manual de arquivo. Este será o livro sagrado do operador do arquivo, que deverá

abandonar sua religião anterior para aprofundar seus estudos no manual (Ó todo

poderoso manual, não somos dignos :P).

Manuais de arquivo não podem ser produzidos em massa. Em outras

palavras, não há como eu traçar aqui o que um manual de arquivo deve conter paraser um manual de arquivo “correto”. O tio já falou que o arquivo reflete a instituição a

que está vinculado, e assim, também suas peculiaridades.

Entretanto, reza a doutrina que os manuais de arquivo possuem linhas

gerais, que estão sempre presentes nos mesmos:

- Apresentação, objetivos e abrangência do manual;

- Informações sobre os arquivos da instituição, suas finalidades e

responsabilidades, sua interação e subordinação;






- Organogramas e fluxogramas;

- Conceitos Gerais de arquivo, definição das operações de arquivamento,

bem como terminologias adotadas;

- Detalhamento das rotinas, modelos de carimbos e formulários, plano de

classificação dos documentos;

- Tabelas de temporalidade de documentos (podendo ser apresentadas em

separado).

2.2. Conceitos Ligados à Gestão de Documentos

A quantidade de informações com que os órgãos públicos e as empresas

precisam trabalhar hoje em dia é cada vez maior. O colosso de informações a que

todos estão sujeitos é impressionante. Neste contexto, tão importante quanto

possuir a informação será a capacidade de gerenciá-la, permitindo sua rápida

localização.

Lembra-se do IIRGD? Não foi um exemplo apenas motivacional, aquele

instituto transparece a importância do primeiro conceito a ser visto nesta aula: a

gestão de documentos.

A primeira definição a ser estudada será a mais simples. A gestão de

documentos consiste em atividades que asseguram que a informação contida nos

arquivos (informação arquivística) seja administrada com eficácia.

Isto é, a gestão documental deve permitir o acesso aos documentos e a

recuperação das informações de forma ágil e eficaz, otimizando os recursos

humanos, físicos e materiais, tornando-se, realmente, um fator facilitador do

trabalho dentro das instituições.

Mas como sempre, embora a definição acima auxilie na compreensão, nosso

bom amigo Congresso Nacional também possuí uma definição para o termo, e o

CESPE como de praxe, a adora. :P

Assim sendo, voltemos nossa atenção ao artigo 3º da lei 8.159 de 1991:






“Art. 3º Considera-se gestão de documentos o conjunto de procedimentos

e operações técnicas referentes à sua produção, tramitação, uso, avaliação e

arquivamento em fase corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou

recolhimento para guarda permanente.”

Bastante colorido e grifado né? Tem motivo para isso. Este artigo, sozinho e

em pouquíssimas palavras, define este capítulo do curso. Vamos observar em que

você deve prestar atenção.

Note que a gestão documental consiste em um conjunto de procedimentos

e operações técnicas. Que quer dizer isto? Simplesmente que qualquer questão

que tenda a limitar a gestão documental a um único procedimento está fatalmenteincorreta.

Mas não é só isso. O artigo ainda enumera as tarefas que compõem a gestão

de documentos:

Produção;

Tramitação;

Uso;

Avaliação;

Arquivamento.

Através destes itens, podemos entender as três fases básicas da gestão

documental: Produção, Utilização e Destinação, e, mais importante nessa parte,saber como o arquivista pode colaborar em cada uma dessas atividades

Produção – Esta fase diz respeito à elaboração dos documentos em função

das atividades da instituição (inclua aqui também os documentos recebidos). Talvez

seja um pouco difícil de imaginar o que o arquivista pode fazer aqui. E já adianto:

muita coisa :P.

Nesta fase, a colaboração do arquivista pode voltar-se a:






- assegurar que sejam criados apenas documentos essenciais à

administração, sem duplicidades;

- consolidar atos normativos que tenham sido alterados ou atualizados nodecorrer do tempo (se tiver de estudar alguma lei seca, procure consolidações, sob

pena de enlouquecer, tendo de estudar artigos revogados :P)

- sugerir a criação ou extinção de modelos formulários ;

- opinar sobre a escolha de equipamentos, bem como sobre o recrutamento

de pessoal (recursos humanos);

- apresentar estudos sobre o melhor aproveitamento dos recursos de

tecnologia disponíveis (principalmente os referentes à automação do arquivo);

Utilização – Esta fase compreende o que a Lei 8.159 listou nas atividades de

Tramitação e Uso. Desta forma, quando nos referirmos à Utilização, estaremos

falando das atividades de:

- protocolo (recebimento, classificação, registro, distribuição e tramitação de

documentos; Tramitação.

- expedição, de organização e arquivamento dos documentos, quando

estiverem nas fases corrente e intermediária; Tramitação

- política de acesso aos documentos do arquivo; Uso

Na fase de Utilização estão concentradas todas as atividades relacionadas

ao uso dos documentos, o que inclui as atividades de Protocolo, a própriaorganização dos documentos, e até mesmo a sua classificação, de maneira a

permitir a recuperação da informação.

Destinação – A fase mais tortuosa das três, responsável pela maior parte dos

capítulos desta aula. Corresponde às atividades de Avaliação e Arquivamento, da

Lei 8.159/1991. Envolverá a análise e avaliação dos documentos acumulados nos

arquivos, buscando fixar prazos para a permanência de cada documento nas fases

corrente e intermediária, e ainda decidir sobre quais documentos serão descartados

ao final dessas fases, e quais deles serão direcionados ao arquivo permanente.






O assunto ficará bem mais claro quando estudarmos a Tabela de

Temporalidade.

Agora um bônus, meu caro aluno: devemos saber que a gestão dedocumentos será aplicada tanto na fase corrente quanto na intermediária. Não

falamos de gestão de documentos na fase permanente, então, bastante cuidado.

Sim, sim, ainda não vimos com profundidade o que são as fases dos

documentos do arquivo.

Não se preocupe, faremos isso daqui a pouco, ok?

Por enquanto, vamos nos ater ao conceito de gestão documental. Se uma

questão de prova disser que a gestão de documentos aplica-se unicamente à fase

corrente; marque “errado”! Se disser que se aplica unicamente à fase intermediária;

“errado” neles! Repetindo, então, para você não se esquecer: a gestão documental

aplica-se às duas fases: corrente e intermediária.

E para você que pensava que havíamos terminado, SUPRESSA! O artigo 3º

da Lei 8.159 é tão versátil que suas quatro linhas ainda não disseram tudo quehavia para ser dito.

Nós vimos na aula 01 que os documentos do arquivo existem para atender a

uma finalidade administrativa. O que vou ensinar a vocês agora é o que acontece

depois que essa finalidade acaba.

Tenha em mente: um documento de arquivo ou será destruído ao final de sua

vida administrativa, ou jamais será destruído. Não existe meio termo: ou odocumento “morre”, ou se torna “imortal”. E essa conclusão é alcançada lendo-se a

parte final do artigo 3º

Assim, note que o destino final do documento será a eliminação ou o

recolhimento ao arquivo permanente (como decidimos entre um e outro você já

vai saber).

Por enquanto, memorize: o documento pode possuir 02 destinaçõesdistintas: a eliminação ou o recolhimento para guarda permanente. Ou seja, o










Suponha que o Brasil assine um acordo comercial com o Irã. Esse acordo,

assinado pelos presidentes dos dois países (se já viu Direito Internacional, abstraia

os aspectos intermediários :P), é um documento e possuirá valor primário assim que

for assinado.

O objetivo do documento é selar o acordo comercial e guiar as diretrizes

negociais entre Brasil e Irã enquanto parceiros comerciais.

No entanto, depois de encerrado o acordo comercial, o objetivo do

documento já foi atingido, de tal forma que o valor primário é perdido. Ou seja,

assim que o documento cumpre sua finalidade, ele perde seu valor primário.

Neste momento, deve-se decidir se o dito documento possuirá ou não valor

secundário. Neste caso, o acordo comercial entre o Brasil e Irã possui importância

secundária e deverá servir, no futuro, de fonte de consulta para pesquisas históricas

ou culturais.

Assim, este documento, com certeza, terá valor secundário. Uma vez

reconhecido em um documento o valor secundário, tal característica é reputada

permanente, e jamais poderá ser retirada do documento. Observe, portanto, quetodo documento possuirá valor primário, mas nem todo possuirá valor secundário.

Mas não fiquemos por aí.

Já que você está estudando, imagine-se, daqui a um ano, como servidor

público, decidindo solicitar uma alteração do seu período de férias junto ao RH do

setor onde trabalha. Neste caso, você deverá assinar um memorando ou um pedido

formal à sua chefia, solicitando a troca das datas de suas férias. Isto é, você deveráassinar um documento para ser encaminhado à chefia competente para analisar o

seu pedido.

Logo que nasce, este documento assinado por você possuirá valor primário

(ele tem o propósito administrativo de fazer com que seu período de férias seja

alterado).

Depois que sua chefia autorizar (ou não) a alteração do período de férias, odocumento terá cumprido sua finalidade, de tal forma que perderá seu valor






primário. Mas esse documento não possuirá valor secundário, pois é irrelevante do

ponto de vista cultural ou histórico (espero que você não tenha vindo ao Serviço

Público atrás de glória :P).

Embora o documento deva ser guardado na unidade durante certo tempo,

para justificar os procedimentos essa guarda será temporária, o documento será

descartado após o decurso do prazo.

Agora, observe: o valor primário de um documento é temporário, enquanto o

valor secundário é eterno.

Os documentos que possuem este último traço não serão descartados oueliminados, nunca, jamais, em hipótese alguma (não meu caro concurseiro, isso não

desmente o mantra “nunca, jamais, em hipótese alguma diga nunca, jamais em

hipótese alguma”, é apenas a exceção que confirma a regra).

Temos um problema agora: esse tópico não está completo. Cara de pau a

minha não? Não leve a mal seu querido professor, a matéria está toda entrelaçada,

e embora eu procure estrutura-la de maneira linear, ela na verdade lembra mais um

círculo :P.

Este tópico está incompleto pois:

- Você não sabe o que é a tabela de temporalidade, a qual fixa os prazos em

cada uma das fases do arquivo (o tio já vai falar disso);

- Você ainda não está familiarizado com o conceito de “avaliação de

documentos”.

E como resolvemos isso: explicando a você ao longo da aula :P. Mas já já

chegamos lá, por enquanto, precisamos falar de assuntos mais urgentes: a Teoria

das três idades documentais, a qual é a pedra angular da disciplina de gestão de

documentos.

2.2.2. Teoria das 03 idades (Ciclo Vital dos documentos)

Lembrai-vos da Aula 01








documentos correntes, principalmente quando seu chefe manda você encontrar um

processo do “arquivo morto” [intermediário] cinco minutos antes de você sair para

almoçar).

Feito o desabafo, sigamos em frente.

Falemos dos documentos correntes. Preste atenção ao parágrafo 1º:

§ 1 - Consideram-se documentos correntes aqueles em curso ou que, mesmo

sem movimentação, constituam objeto de consultas frequentes.

É o propósito que molda o raciocínio caro aluno. Assim, o fato de o

documento constituir objeto de consulta frequente conduz às seguintescaracterísticas dos documentos desta idade:

- São mantidos próximos aos usuários diretos;

- São consultados com frequência ou têm grandes possibilidades de uso;

- Seu acesso é restrito ao órgão produtor, respondendo por sua integridade o

setor de origem do documento.

- Os documentos encontrados em um arquivo corrente são tidos como de

valor primário (possuem finalidade administrativa, legal ou fiscal);

- Dentre as atividades desempenhadas no arquivo corrente estão: protocolo,

expedição, arquivamento, empréstimo e consulta, e destinação. Sim, são

tópicos armadilha também :P. Significa que não posso tratar deles se não em

capítulo próprio, e fazê-lo aqui vai destruir a visão geral. Respira fundo quechegaremos lá.

Por fim, observe que os arquivos correntes não são, necessariamente,

aqueles mais recentes. Se um documento muito antigo for consultado regularmente

na instituição, ele será considerado um arquivo corrente.

Por exemplo: aquele processinho amaldiçoado de execução trabalhista na

qual o empregador constituiu subsidiárias na Moldávia e no Panamá, com créditoobtido através da emissão de debêntures subquirografárias lastreadas no câmbio do






dólar canadense para se furtar à execução, processo este que está naquela

prateleira empoeirada desde 1970, mas que o advogado pede vistas toda semana,

continuará a ser um documento corrente até que alguém consiga exaurir sua

finalidade administrativa (e muito boa sorte ao felizardo :P).

Andando um pouquinho, chegamos aos documentos intermediários,

extraídos a partir do §2º do art. 3º da lei 8.159/91. Observe:

§ 2 - Consideram-se documentos intermediários aqueles que,não sendo de uso corrente nos órgãos produtores, por razões deinteresse administrativo, aguardam a sua eliminação ourecolhimento para guarda permanente.

Os documentos intermediários são aqueles de uso menos recorrente (se o

uso fosse recorrente, seriam classificados como documentos correntes). Conforme

expresso neste parágrafo, eles são mantidos no arquivo por interesse administrativo

(prazo prescricional a ser observado é o exemplo mais gritante).

Alias, memorize: o arquivo intermediário recebe documentos que devem ser

mantidos por lá (apesar de seu uso não ser frequente) por questões legais, fiscais,

técnicas, ou administrativas. E claro, também são armazenados ali pois podem vir a

ser necessários para esclarecimento de alguma situação afeta às atividades da

instituição.

Enquanto o arquivo corrente possuía uma infinidade de atividades a serem

desempenhadas, o arquivo intermediário, justamente pelo fato de seus documentos

não serem frequentemente consultados, normalmente desempenham um número

reduzido de tarefas, que podemos limitar às seguintes:

- Arquivamento;

- Empréstimo e Consulta

Falando um pouco do meu trabalho atual agora: um talonário de notas fiscais

de uma empresa é um documento. Enquanto aquele talonário for utilizado, ele é

considerado arquivo corrente. Entretanto, depois de utilizado, ainda não pode ser

descartado.






Isso se deve a disposições da legislação fiscal, as quais obrigam a empresa

a armazenar estes documentos por 05 anos, para fins de fiscalização. Neste caso,

após o talonário acabar, ele irá para o arquivo intermediário, no presente caso, por

questões legais.

O arquivo intermediário também pode receber as denominações de guarda

temporária ou pré-arquivo. E ainda temos denominações menos nobres

(detestadas pelos arquivistas): purgatório, limbo e arquivo morto.

E rumamos para os documentos permanentes, que, para variar, também

estão definidos na Lei 8.159:

§ 3º - Consideram-se permanentes os conjuntos dedocumentos de valor histórico, probatório e informativo que devemser definitivamente preservados.

Os documentos do arquivo permanente são tidos como de valor secundário

(informativo, probatório ou histórico).

Veja que o valor primário é característica dos arquivos correntes e

intermediário. Os arquivos permanentes possuem valor secundário. Isto quer dizer

que, se um documento perder seu valor primário, e não tiver valor secundário, ele

não será documento permanente (nunca).

O artigo 10º, por fim, é a prova de tudo que já falei a vocês

Art. 10º Os documentos de valor permanente são inalienáveis e

imprescritíveis.

Imprescritível meu caro, é algo insuscetível de perda de valor legal com o

mero decurso do tempo (vamos nos poupar do meu semestre na faculdade

estudando isso :P, apenas acredite!).






Agora que definimos as três idades1 de um documento (lembrando a você,

caro aluno, que estamos vendo este tema para entendermos a Gestão de

Documentos), observe o resultado final de nossos esforços:

Desde os tempos do Colegial, o Microsoft Paint foi meu companheiro

inseparável de elaboração de diagramas. Entretanto, o que o programa tem de

flexibilidade, perde em beleza, e assim o sendo, só posso pedir desculpas :P.

O que o nosso esquema nos ensina? Preste atenção aos próximos itens.

Inicialmente, note que chamamos de transferência a passagem de umdocumento do arquivo corrente para o arquivo intermediário. Se um documento

não será mais frequentemente consultado, mas precisa ser armazenado por

questões legais, ele será TRANSFERIDO para a fase intermediária.

1 A teoria das três idades é importante na avaliação de um documento, quando se decidirá

acerca da sua destinação: se permanecerá no arquivo corrente e por quanto tempo; se serátransferido para o arquivo intermediário; se será eliminado ou recolhido ao arquivo permanente.






Por outro lado, recolhimento é a passagem do documento para o arquivo

permanente (independentemente da fase na qual o documento se encontrava

anteriormente).

Note que as setas que conduzem à fase permanente são duas. Uma delas

parte diretamente da fase intermediária, demonstrando que tal documento precisou

ser armazenado durante certo tempo por questões legais, e que, ao perder seu

valor administrativo, adquiriu valor histórico, merecendo o RECOLHIMENTO ao

arquivo permanente.

Por outro lado, existe uma segunda seta, que parte diretamente da Fase

Corrente. Sim, meus caros alunos, aqui vai uma importantíssima lição: nenhumdocumento está obrigado a atravessar todas as fases do ciclo das três idades. Para

ser bem sincero, a única fase genuinamente obrigatória é a fase corrente.

Olha um exemplo de documento que nasce para ser eliminado logo após a

fase corrente: solicitações de senha para sistema (incluindo a sua senha do

Estratégia, e aquelas que você receberá para bem desempenhar seu ofício). Uma

vez concedida a senha, o formulário não será transferido ou recolhido, mas

simplesmente eliminado.

Dito isto, lembra-se daquele nosso tratado comercial entre Brasil e Irã. É o

típico documento que não passa pela fase intermediária. Enquanto o acordo estava

vigente, era documento corrente. Assim que o acordo se encerrou, foi

imediatamente RECOLHIDO ao arquivo permanente, sem passar pela fase

intermediária.

E não fica só nisso. Reforço a vocês que os documentos das fases corrente

e intermediária que não adquiram valor histórico ao exaurirem sua finalidade

administrativa devem ser ELIMINADOS. Pode olhar o esquema de novo. Os

documentos, caso não sejam transferidos ou recolhidos, são eliminados.

E por fim, se reparar bem, tentei fazer uma auréola em cima da Fase

Permanente. Aquilo, na minha intenção pueril, era para simbolizar que os

documentos da fase permanente não podem ser ELIMINADOS.






Segue uma tabela resumo sobre as idades do documento:

Fase Valor Pode sereliminado?

Gestão dedocumentos?

Corrente Primário Sim SimIntermediáriaPermanente Secundário Não Não

IMPORTANTE (apenas para lembrar, novamente ;-): A gestão do documento

envolve os procedimentos da fase corrente e da fase intermediária (exatamente

como estudamos no início da aula, no tópico da “gestão de documentos”). Acho que

já fui suficientemente chato e repetitivo para que você não se esqueça :P.

2.2.2.1. Subclassificação do Arquivo Intermediário

Esta classificação foi vista duas vezes na prova do CESPE: Uma na prova de

Analista dos Correios, em 2011 e outra em uma questão da ANATEL em 2010,

também para Analista Administrativo. Não é muito usual, mas merece menção.

Alguns autores da doutrina, em especial Elio Lodolini, preceituam que o

arquivo intermediário deve ser subdividido em três subníveis, os quais são

delimitados em termos de gradação de importância administrativa dos documentos

dentro do Arquivo Intermediário:

- Documentos de Interesse Primário Reduzido: são os documentos que

acabaram de sair do arquivo corrente, e que ainda assim serão regularmente

consultados, devem ser ainda armazenados próximos da repartição

(normalmente em um Arquivo Central), pois existe uma chance pequena, mas

considerável, de serem solicitados.

- Documentos de Interesse Primário Mínimo: Estes já podem ser

guardados mais longe, pois o interesse administrativo deles resta apenas no

aguardo do decurso do prazo prescricional e na consulta ocasional que deles

pode ser feita.






- Documentos de Interesse Secundário Potencial: A mesma coisa que o

item de cima, só que com muito menos interesse administrativo ainda. Eles estão

apenas aguardando a hora da morte :P.

Arquivologia é uma matéria de doutrina pura. E às vezes, como neste caso, a

banca pega alguém diferente. Como você pode notar, este conhecimento foi exigido

em uma prova de Analista, e sai bastante do comum.

Mas é importante frisar: alguns autores utilizam a classificação acima, outros

simplesmente classificam o arquivo intermediário como uma coisa só. Tenham em

mente ambas as possibilidades quando forem fazer a prova.

2.2.3. Tabela de temporalidade de documentos de

arquivo.

Talvez você esteja se perguntando: como é que raios um arquivista sabe

quanto tempo um documento tem de passar em cada fase? Ou então, como ele fica

sabendo se aquele ofício do RH precisa mesmo ser encaminhado à fase

intermediária, ou se pode ser eliminado diretamente?

Até agora, você aprendeu todos os passos possíveis, mas não faz ideia de

como escolher entre este ou aquele movimento. Calma, o tio está aqui, e já vai

explicar.

A tabela de temporalidade é o instrumento resultante da avaliação dos

documentos, e determina o prazo de guarda dos documentos nas fases correntes e

intermediária, bem como sua destinação final. É o mapa do arquivista, o qualorientará o correto tratamento a ser dado a cada um dos documentos que tramita

pela instituição e que chegam ao arquivo.

Ah sim, como já disse, certa vez, uma organizadora de concursos públicos,

vulga “banca”, “a tabela de temporalidade de documentos é instrumento de

gestão aprovado por autoridade competente que permite gerenciar a massa

documental acumulada e avaliar o prazo de guarda e a destinação final dos

documentos produzidos ou recebidos por uma instituição”. Nem preciso dizer

que esta definição deve ser observada com carinho.






Também devo lembrar que nossa tabela é fruto da atividade de Avaliação

dos documentos , a qual estava inserida dentro da fase de Destinação.

Aliás, olhe os conceitos agora:

Avaliação: Processo de análise de documentos de arquivo, que estabelece

os prazos de guarda e a prazos de guarda e a destinação acordo com os valores

que lhes são atribuídos.

Destinação: Decisão, com base na avaliação, quanto ao encaminhamento

de documentos para guarda permanente, descarte ou eliminação.

Aliás, ela é fruto de toda teoria que vimos até aqui, compreendendo

conhecimento sobre o Ciclo Vital dos Documentos e Gestão Documental, razão pela

qual só poderia ter sido vista agora. Pois bem, vamos a ela.

Em sendo fruto da atividade de Avaliação, é vital que tenhamos alguém para

executar a ação descrita pelo verbo “avaliar” :P.

E quem é o responsável pela criação de tão gloriosa tabela? Depende! :P.

Usualmente, a Tabela de Temporalidade é elaborada pela Comissão

Permanente de Avaliação de Documentos (ou também Comissão de Análise de

Documentos), sendo aprovada pela autoridade competente da instituição para tanto.

Entretanto, existe uma ressalva para os órgãos do Executivo Federal.

Os órgãos do Executivo Federal têm de seguir a Resolução 14 do CONARQ

(http://www.conarq.arquivonacional.gov.br/cgi/cgilua.exe/sys/start.htm?infoid=65&sid=46), cujos primeiros artigos assim dispõem:

Art. 1º - APROVAR a versão revista e ampliada do Código deClassificação de Documentos de Arquivo para aAdministração Pública: Atividades-Meio, como um modelo aser adotado nos órgãos e entidades integrantes do SistemaNacional de Arquivos - SINAR.

§ 1 - Caberá aos órgãos e entidades que adotarem o

Código proceder ao desenvolvimento das classes relativasàs suas atividades específicas ou atividades-fim, as quais






deverão ser aprovadas pela instituição arquivística pública nasua específica esfera de competência.

§ 2º - Caberá ao CONARQ, por intermédio de câmara técnica

específica, proceder à atualização periódica deste Código.

Olha que legal: se os documentos se referirem a uma atividade-meio do

órgão da Administração Pública (Executivo Federal), não será a Comissão

Permanente de Avaliação de Documentos quem fará a tabela. Pelo contrário, o

órgão deverá utilizar o Código de Classificação aprovado pelo CONARQ.

Se tratar-se de atividade-fim (atividades específicas da instituição), aí sim a

Comissão Permanente de Avaliação de Documentos elaborará a tabela.

Diga-se de passagem, isto se aplica a qualquer instrumento arquivístico

utilizado no âmbito do Executivo Federal. Tratando-se de atividade-meio, o órgão

deve seguir o modelo fixado pelo CONARQ.

Como cada instituição tem sua peculiaridade, não é possível montar um

esquema rígido de elaboração da tabela. Além de compreender certa dose de

subjetivismo, a fixação dos prazos em cada fase e a decisão pela eliminação ou

recolhimento ao arquivo permanente compreendem um juízo a respeito tanto das

necessidades da instituição, como do regramento legal a que ela encontra-se

submetida.

Reforçando: não há prazo mínimo nem máximo para que os documentos

fiquem nas fases corrente e intermediária, nem qualquer obrigação que os force a

passar por todas as fases.

Dito isto, vamos ver uma Tabela de Temporalidade Hipotética:

Código Assunto

Prazos de Guarda Destinação

Final Observações

Corrente Intermediária

002. Projetos de

Trabalho 5 anos 10 anos

Guarda

Permanente -

020.1 Legislação de

Pessoal

Enquanto

vigorar - Guarda

Permanente -






020.2 Sindicatos 5 anos 5 anos Guarda

Permanente -

022.1 Cursos

Internos 5 anos -

Guarda

Permanente -

023.1 Admissão 5 anos 45 anos Eliminação -

024.1 Folha de

Pagamento 5 anos 95 anos Eliminação Microfilmar

024.2 Escala de

Férias 7 anos - Eliminação -

026.1 Aposentadoria 5 anos 95 anos Eliminação Microfilmar

027.1

Folha de

Ponto 5 anos 47 anos Eliminação Microfilmar Fonte: Miranda, Elvis Correa (adaptada)

Peguei a tabela emprestada, pois ela apresenta todos os exemplos possíveis

de movimentação dos documentos entre as fases.

Gostaria que você observasse cada um dos documentos e visualizasse o

caminho que ele faz desde sua produção até seu destino final (Recolhimento ou

Eliminação). Se tiver dúvidas, o fórum está lá para isso.

2.3. Arquivos Correntes e Intermediários

Pela estrutura adotada pelo examinador no edital passado, neste ponto, o

que ele quer saber são as atividades típicas de cada um dos arquivos (como eu

disse na aula, cada fase do ciclo vital implica uma maneira diferente de pensar e

gerenciar os arquivos) dentro do panorama da gestão de documentos.

2.3.1. As Atividades dos Arquivos Correntes

Como nós já vimos, os documentos que se encontrarem nos arquivos

correntes serão frequentemente consultados pela instituição. Alias, esse traço é

justamente o que distingue os documentos do arquivo corrente daqueles do arquivo

intermediário.






Em sendo frequentemente consultados, você consegue imaginar que

possuem valor primário, sendo essenciais para a consecução dos objetivos do

órgão que os abriga.

Entretanto, o que você ainda não sabe é que, para que o arquivo corrente

cumpra seus objetivos, provavelmente terá de responder pelas atividades seguintes

atividades:

- Protocolo;

- Expedição;

- Arquivamento;

- Empréstimo e consulta;

- Destinação.

Estes itens são justamente aqueles que deixei para explicar em outro

momento. O momento chegou!

Também quero reforçar que seu examinador apenas solicitou no edital o

tema “protocolo”. Assim sendo, embora eu vá explicar todas as atividades (pois

auxiliarão no seu entendimento de como funciona um arquivo corrente), caso você

entenda desnecessário, pode apenas ler o tópico de protocolos, e seguir em frente

(o que o seu querido professor não recomenda).

2.3.1.1. Protocolos: recebimento, registro, distribuição, tramitação e

expedição de documentos.

Este item foi cobrado em tópico apartado no seu edital. E também pudera,

não só é um tópico importantíssimo dentro da disciplina de arquivologia, como é o

próprio rosto de toda repartição pública :P. Sempre que você quiser pleitear algum

direito, fazer solicitações ou simplesmente informar a administração acerca de

algum fato, você irá protocolizar seu pedido, o qual será recebido pela repartição

interessada. É o nosso querido guichê, balcão e tantos outros termos que nos

remetem à fila de espera e ao papelzinho da senha.






Mas antes de irmos em frente, vamos definir o objeto de nossos estudos.

Protocolo costuma ter três acepções diferentes da que abordaremos neste tópico:

- Denominação atribuída aos setores responsáveis pelo recebimento,registro, distribuição e movimentação de documentos (o “setor de protocolo”). Foi a

definição que dei logo na introdução;

- Denominação atribuída ao número de registro concedido a cada documento

(o “número de protocolo”);

- Denominação atribuída ao Livro de Registros de Documentos Recebidos ou

Expedidos (essa definição é um pouco comum, mas ainda assim, falamos do “livrode protocolo”).

Não estamos falando nem de setor, nem de número, nem de livro, mas do

próprio protocolo. Protocolo é o conjunto de operações visando ao controle dos

documentos que ainda tramitam no órgão, de modo a assegurar sua imediata

localização e recuperação, garantindo assim, o acesso à informação.

Veja como a definição enfatiza a importância do acesso à informação e ocontrole na movimentação dos documentos. Estes traços só se fazem presentes

com tamanha ênfase na fase corrente dos documentos, razão pela qual, sempre

que pensar em protocolo, você deve ter em mente que falamos em fase corrente do

documento.

Agora, vamos ver o que foi destacado na definição:

conjunto de operações: Lembre-se que a palavra “protocolo” possui váriasacepções, mas aquela pertinente para a prova dentro da disciplina de gestão

documental são as operações voltadas ao controle dos documentos;

controle dos documentos: Protocolo é controle (é poder! :P). O protocolo

existe para que aquele que precisa da informação saiba, exatamente, onde está o

documento que possui o assunto de que o administrador precisa cuidar.

ainda tramitam no órgão: Um tanto óbvio, mas muita gente esquece que oprotocolo diz respeito a documentos em tramitação (nem os documentos do arquivo






intermediário estão incluídos aqui). Por que raios eu precisaria controlar um

documento do arquivo intermediário, enterrado em uma caixa arquivo e incapaz de

se movimentar? :P. Não faria sentido.

Aliás, você sabe mesmo o que significa tramitação?

Segundo o Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística:

Tramitação: Curso do documento desde a sua produção ou recepção até

o umprimento de sua função administrativa. Também chamado movimentação

ou trâmite.

assegurar sua imediata localização e recuperação: É o nosso “Para que

serve”. O protocolo, como toda atividade humana, precisa de um propósito. Nós

utilizamos as operações de protocolo pois precisamos da informação contida em

documento que não para quieto :P, ou seja, que fica tramitando constantemente e

ainda assim será frequentemente consultado. Veja a dificuldade que seria localizar

este documento sem o protocolo.

Pois bem, agora que você já sabe do que falamos, vamos aprofundar umpouco mais o estudo.

O protocolo (enquanto conjunto de operações de controle) realiza as

seguintes atividades:

- Recebimento

- Registro

- Autuação

- Classificação

- Expedição / Distribuição

- Controle / Movimentação

Passemos a elas.






Recebimento: É o procedimento inicial. Aqui o encarregado no setor de

protocolo vai receber os documentos que entram na instituição, ou aqueles que

tiverem sido produzidos na própria instituição, para que sejam formalizados.

Registro: O documento está cru. Sem nenhum tipo de identificação,

cruzamento ou qualquer dado básico que permita seu controle. No Registro,

providenciaremos o cadastro dos dados básicos do documento no sistema de

controle. É através destes dados cadastrados que será possível efetuar buscas para

localizar o documento quando precisarmos das informações dele;

Autuação: Este procedimento somente surgirá caso o documento deva ser

transformado em um processo. Lembre-se que alguns documentos não precisarãopassar por este tratamento (é o caso típico de resposta a um ofício que apenas

solicite informações). Mas, caso seja necessário um processo, a autuação é

justamente o procedimento que transforma documentos em processos.

Isto será feito através da inserção de capa específica, numeração das

páginas e atribuição de um número específico, através do qual aquele processo

será identificado dali por diante.

Classificação: Embora não tenhamos estudado o Plano de Classificação

das Instituições (ver próximo capítulo), a Classificação é procedimento que buscará

classificar o documento em um dos códigos existentes no Plano de Classificação da

instituição. Para a explicação não ficar tão vaga, através da classificação será

possível determinar sobre que assunto o documento trata, e a partir daí, decidir qual

o de tino que o documento deve tomar. Documentos que chegarem em envelopes

devem ser abertos para que sejam classificados.

Só que existem duas pegadinhas neste ponto: para que o documento possa

ser classificado, ele precisa ser lido (afinal, como é que você vai saber do que se

trata se não ler o dito documento?). Desta forma, envelopes lacrados com um baita

carimbo escrito “SIGILOSO” não serão abertos (não é para você saber o que tem

neles), e desta forma, não serão classificados e nem mesmo precisarão passar pela

etapa de autuação, sendo apenas recebidos, registrados e encaminhados.






A segunda pegadinha diz respeito aos documentos particulares. Da mesma

forma, ninguém na instituição quer saber o que está escrito na fatura do banco que

chegou pelo correio para o Joãozinho das Flores, e menos ainda as informações ali

constantes devem ser registradas. Ele será simplesmente recebido e encaminhadoao interessado.

Com isso, você já consegue deduzir que os documentos sigilosos e

particulares não passam por todas as etapas do protocolo, limitando-se à etapa de

Recebimento, ou Recebimento e Registro, conforme o caso.

Expedição e Distribuição: Estas duas atividades consistem em encaminhar

o do umento ao seu destinatário, com as seguintes peculiaridades:

Expedição: é o envio do documento para outro órgão, externo à estrutura

da instituição;

Distribuição: é a remessa de documentos para as unidades responsáveis

dentro da estrutura da própria instituição.

Essas tarefas formam um encadeamento lógico:






Por fim, as atividades de Controle e Movimentação estão relacionadas à

identificação dos setores por onde tramitam os documentos, permitindo sua

recuperação, caso necessário, bem como a identificação de eventuais atrasos na

tramitação.

2.3.1.2. Expedição, Arquivamento, Empréstimo e Consulta e Destinação

Os itens deste tópico compreendem o restante das atividades dos Arquivos

Correntes, e, naquilo que forem comuns, das atividades do Arquivo Intermediário

(Arquivamento e Empréstimo e Consulta).

Passemos a elas:

Expedição: Sim, é a mesma palavra que vimos quando estudamos as

atividades de protocolo, e de fato, falamos das mesmas coisas aqui e lá. A

expedição é atividade destinada a dar saída aos documentos da instituição.

Entretanto, quando abordarmos a expedição como parte do contexto da disciplina

dos Arquivos Correntes (e não como mera atividade de protocolo), precisamos ir um

pouco além.

A expedição envolve a conferência da correspondência a ser encaminhada,

verificação do número de folhas, separação dos originais das cópias (uma cópia do

documento deve permanecer com o setor interessado, com carimbo que comprove

o en io, para fins de controle). Marilena costuma dizer que as cópias para consulta

imediata da correspondência encaminhada precisam ser elaboradas em papel de

cor diferente, sendo esta via devolvida após a expedição. Não tenho nada contra :P.

Arquivamento (fase corrente) Para evitar que você confunda este conceitocom o de arquivamento da fase permanente, farei sempre a ressalva “(fase

corrente)” quando estiver falando do arquivamento nesta fase.

Muito bem (para evitar o uso do meu viciado “pois bem” :P), gostaria que

você afastasse a ideia (se é que já não afastou) de que arquivar um documento

compreende arremessá-lo na primeira prateleira vazia que encontrar. Muito mais

importante que guardar um documento (arquivar) é encontrá-lo rapidamente quando

necessário (recuperar as informações).






E para que isso seja possível, costuma-se realizar quatro etapas para

proceder ao arquivamento:

- Inspeção: examinar o documento, verificando se seu despacho finalrealmente destina-o ao arquivo, e não a outro setor;

- Análise: também chamada de estudo, classificação ou codificação,

compreende a leitura do documento, a fim de que ele possa ser classificado

corretamente, adotando-se o código de classificação apropriado, e realizando as

referências necessárias (você quer encontrar este documento, não é mesmo?).

Também envolve a verificação de documentos antecedentes àquele que está sendo

arquivado (que tratem da mesma pessoa ou assunto).

- Ordenação: este tópico vai tirar seu sono daqui há pouco. Ordenação diz

respeito à maneira como os documentos são dispostos no arquivo, levando-se

em conta a classificação e a codificação adotada pelo próprio arquivo. Entretanto,

este tema precisa ser visto com mais profundidade no tópico “Regras de

Arquivamento”. Será objeto de tópico a parte, logo mais.

- Arquivamento: e finalmente chegamos na guarda do documento no localdesignado para tanto.

Passando adiante.

Empréstimo e consulta, são procedimentos que permitem que uma unidade

interessada acesse informações contidas em documentos do acervo de outra

entidade, através do empréstimo do documento (retirada do mesmo do local onde

encontra-se arquivado). A consulta normalmente costuma ser feita diretamente nolocal, através de autorização do setor responsável.

Neste ponto, é importante que você se atente à necessidade de assinatura

de recibos confirmando o empréstimo e o acompanhamento estrito dos prazos

estipulados para o empréstimo, através das atividades de “follow up”.

Por fim, no que se refere às atividades de destinação, você já as estudou no

início da aula, quando falamos das etapas de “avaliação e destinação dedocumentos”.






2.3.1.1. Arquivamento e ordenação de documentos de arquivo.

Os documentos são ordenados justamente para que possam ser facilmente

consultados no futuro. Comecemos.

Os métodos de arquivamento podem ser divididos inicialmente em dois

grandes sistemas:

Sistema Direto: A busca do documento é feita diretamente no local de sua

guarda, sem a necessidade de recorrer a algum instrumento intermediário de

consulta;

Sistema Indireto: Para se localizar o documento nestes casos, precisaremos

consultar um índice alfabético remissivo ou um código previamente.

Lembre-se sempre: um sistema de arquivamento deve ser simples, flexível,

e possibilitar expansões futuras.

Dentro desses dois grandes sistemas estarão todos os métodos de

arquivamento conhecidos pelo homem. Costuma-se dividi-los em duas classes:

Métodos Básicos:

- Alfabético: elemento a ser considerado na organização do documento é o

nome;

- Geográfico: elemento a ser considerado na organização será a

procedência do documento (local);

- Numérico: aqui levaremos em consideração o número constante do

documento ou então, da pasta onde está arquivado;

- Ideográfico: classificação feita de acordo com o assunto do documento.

Métodos Padronizados:

- Variadex

- Automático






- Soundex

- Mnemônico

- Rôneo

Como são menos intuitivos, explicaremos estes métodos diretamente em

itens próprios.

Até aqui foi moleza. Nessa próxima parte, sua atenção será fundamental.

Explicaremos todos os métodos de arquivamento conhecidos pelo homem e cobrados

em prova atualmente. Destes, o método Alfabético é o que nos dará mais trabalho, por

conta da quantidade de regras. Não desanime, vai valer a pena.

Método Alfabético

Como você podia imaginar, este método utiliza um dos nomes existentes no

documento para organizá-lo em ordem alfabética.

É um método simples, barato, e razoavelmente seguro de se utilizar.

Praticamente todo mundo conhece a ordem do alfabeto, e mesmo que estejamosdiante de um volume assustador de documentos, é razoavelmente simples

identificar um erro no padrão de organização.

Mas embora seja fácil, não é tão fácil assim :P.

Quando os termos que pretendemos organizar alfabeticamente forem

“comuns” (não fizerem referência nomes de pessoas, instituições ou eventos), a

ordem é bastante simples: pegue as palavras, e simplesmente as organize do jeitinho que sua professora do pré-ensinou: primeiro o A, depois o B, e assim por

diante.

Entretanto, caso os documentos que tenhamos de organizar envolvam

nomes de pessoas, instituições ou eventos, você deverá seguir uma série de regras

de alfabetação, que veremos abaixo. Para quem já fez alguma monografia na vida,

verão que boa parte do que é explicado aqui foi visto por vocês durante a longa e

tortuosa jornada pela ABNT :P.






Comecemos:

1ª Regra: Nos nomes de pessoas físicas, considera-se o último sobrenome e

depois o prenome.

Exemplo: Pedro Moreira,Flávio Silva,Elisandro Cardoso Pereira de Almeida.

Deverão ser arquivados como:

Almeida, Elisandro Cardoso Pereira de

Moreira, Pedro

Silva, Flávio

Caso você se veja diante de vários nomes com o mesmo sobrenome final,

será o prenome a definir a ordem:

Exemplo: Pedro Silva, Paulo Silva, João Silva


Silva, João

Silva, Paulo

Silva, Pedro

O último sobrenome é, no Brasil e em boa parte do mundo, o sobrenome

herdado do pai. Procura-se organizar nomes através do último sobrenome por duas

simples razões: o sobrenome é a partícula mais importante do nome, uma vez que

indica seus laços familiares (e a civilização ocidental até hoje preza esses valores) e

existem uma infinidade de "Felipes" por aí, mas pouquíssimos "Petrachinis" o que

torna esse padrão de ordenação mais útil em um arquivo.

2ª Regra: Sobrenomes compostos de um substantivo e um adjetivo ou

ligados por hífen não se separam, quando passamos o sobrenome para o início:

Exemplo: Ferdinando Torre Cinza, Camilo Castelo Branco, Heitor Villa-Lobos







Castelo Branco, Camilo

Torre Cinza, Ferdinando

Villa-Lobos, Heitor

3ª Regra. Os sobrenomes formados com as palavras Santa, Santo ou São

seguem a regra anterior, ou seja, quando passamos o sobrenome para o início,

devem ser acompanhados dos nomes que os sucedem.

Exemplo: Ricardo Santa Rita, João do Santo Cristo, José Carlos São Paulo


Santa Rita, Ricardo

Santo Cristo, João do

São Paulo, José Carlos

4ª Regra: As iniciais que abreviam prenomes têm precedência na

classificação de sobrenomes iguais. Uma variante desta regra: símbolos antecedem

as letras nas regras de alfabetação:

Exemplo: F. Petrachini, Felipe Petrachini, Fernando Zuquim

Arquivam-se:

Petrachini, F.

Petrachini, Felipe

Zuquim, Fernando

5ª Regra: Os artigos e preposições, como por exemplo "a", "o", "de", "d’",

"da", "do", "e", "um", "uma", não são considerados.

Exemplo:






João da Silva, Rogério d’Anvasso, Leonardo de Caprio, José Ferreira Silva,

José dos Santos Silva


Anvasso, Rogério d'

Caprio, Leonardo de

Silva, José Ferreira

Silva, José dos Santos

Repare na arapuca: a partícula "dos" em José dos Santos Silva deve ser

ignorada. Se fosse levada em consideração, este nome não seria o último da lista

("d" vem antes de "F"), mas como não a levamos em consideração, o nome José

Ferreira Silva vem antes de José dos Santos Silva (pois "F" vem antes de "S").

Essa regra também tem uma razão prática: de pouco nos valeria um arquivo

que considerasse artigos na organização, pois a maioria dos itens acabaria

entulhados na letra "U" ou "O". Veja uma coletânea de filmes: Uma Linda Mulher,Uma Babá Quase Perfeita, Uma Família da Pesada, Os Dinossauros, Os Flinstones,

Os Jetsons, Os Trapalhões. Todos esses nomes vão entupir as prateleiras "U" e "O"

quando podiam muito bem estar dispersos. Além do que, você, quando lembra do

nome do filme, não fica pensando no artigo que o antecede, ou fica?

6ª Regra: Os sobrenomes que exprimem grau de parentesco (Júnior,

Neto, Sobrinho e assemelhados) são considerados parte do último sobrenome,

mas são desconsiderados na ordenação alfabética. Quando existirem, devem

ser levados ao início do nome, acompanhados pelo sobrenome que os antecedem.

Exemplo:

Olavo Fonseca Neto, Pedro Fonseca Junior, Ferdinando Amauri Sobrinho


Amauri Sobrinho, Ferdinando






Fonseca Neto, Olavo

Fonseca Júnior, Pedro

Observe que o "Neto" e "Junior" foram desconsiderados na nossa ordenação,

o ue fez com que Olavo Fonseca Neto ficasse antes de Pedro Fonseca Júnior.

MAS... é possível que estes nomes sejam considerados, quando servirem de

elemento de distinção, como por exemplo:

João da Silva Junior, João da Silva Neto, João da Silva Sobrinho


Silva Junior, João da

Silva Neto, João da

Silva Sobrinho, João da

7ª Regra. Os títulos não são considerados na alfabetação. São colocados

após o nome completo, entre parênteses.

Exemplo:

Ministro Joaquim Barbosa, Professor José Bedaque, Coronel Ricardo

Nascimento, Doutor Ferdinando Silva


Barbosa, Joaquim (Ministro)

Bedaque, José (Professor)

Nascimento, Ricardo (Coronel)

Silva, Ferdinando (Doutor)

Lembre-se: título, do que quer que seja, NÃO É NOME.






8ª Regra: Os nomes estrangeiros são considerados pelo último sobrenome,

salvo nos casos de nomes espanhóis e orientais. É igualzinho o que já estudamos:

Exemplo: George Walker Bush Charles Chaplin Adolf Hitler


Bush, George Walker

Chaplin, Charles

Hitler, Adolf

MAS... as partículas de nomes estrangeiros podem ou não ser consideradas

parte do nome. É usual que sejam consideras quando escritas em letra maíscula.

Exemplo: Giulio de Capri, Esteban De Penedo, Chales Du Pont, John Mac

Adam


Capri, Giulio di (partícula em letra minúscula)

De Penedo, Esteban (partícula em letra maíuscula)

Du Pont, Charles (partícula em letra maíuscula)

Mac Adam, John (partícula em letra maíuscula)

9ª Regra: Os nomes espanhóis e os de origem hispânica são registrados

pelo penúltimo sobrenome, que, pela tradição do país, corresponde ao sobrenome

de família do pai.

Exemplo:

Enrico Gutierrez Salazar, Maria Pereira de la Fuente, Pablo Puentes

Hernandez.


Gutierrez Salazar, Enrico






Pereira de la Fuente, Maria

Puentes Hernandez, Pablo

10ª Regra. Os nomes orientais, tanto aqueles asiáticos, como japoneses,

chineses ou coreanos, como os vinculados a países do Oriente Médio, a exemplo

dos árabes, são registrados tais como se apresentam.

Exemplo:

Li Su Yang, Osama Bin Laden, Kenshin Mikamoto


Kenshin Mikamoto

Li Su Yang

Osama Bin Laden

Casca de banana clássica, então, atente-se à origem dos nomes que está

tendo que organizar.

11ª Regra: Os nomes de firmas, empresas, instituições e órgãos

governamentais devem ser transcritos como se apresentam. Contudo, não se deve

considerar na ordenação tanto artigos como preposições que façam parte do nome.

Repare que não é de todo uma regra nova. Artigos e preposições não devem

ser considerados nos nomes pelas razões que já comentamos.

E para ficar mais fácil, temos a faculdade de colocar os artigos e preposições

entre parênteses:

Exemplo:

El Pais, The Washigton Post, Eletropaulo, Banco Itaú S.A, Itaú Seguradora

S.A, O Melhor Bolo de Chocoloate do Mundo







Banco Itaú

Eletropaulo

Itaú Seguradora S.A.

Melhor Bolo de Chocolate do Mundo (O)

Pais (El)

Washington Post (The)

12ª Regra: Nomes de congressos, conferências, reuniões, assembléias e em

qualquer outra coisa parecida devem apresentar os números no fim, entre

parênteses, sejam eles arábicos, romanos ou escritos por extenso

Exemplo:

V Seminário de Práticas Tributárias, Quarto Congresso de Ornitologia, Sexto

Congresso de Ornitologia, 2º Curso do MPU de Arquivologia.


Congresso de Ornitologia (Quarto)

Congresso de Ornitologia (Sexto)

Curso do MPU de Arquivologia (2º)

Seminário de Práticas Tributárias (V)

Veja que esta regra tende a manter unidos os congressos que tenham

ocorrido em série. Se utilizássemos a classificação alfabética tão somente, os

"Congressos de Ornitologia" ficariam longe uns dos outros, dificultando o trabalho

dos interessados no assunto, já que é muito provável que busque as informações

em ambos os documentos.

Você pode estar pensando: é muita regra, como é que vou memorizar isto.

Se tentar memorizar, provavelmente vai ter problemas :P. Todas estas regras tem

uma razão de ser. Arquivologia é uma ciência teórica, mas voltada a uma






necessidade prática. Estas regras existem para facilitar a vida dos indivíduos

interessados na informação, e não dificultá-la.

Sugiro que faça um exercício de consciência, para entender de que maneiraas regras aqui expostas facilitam as buscas. Eu já fiz isto em alguns itens, dando

pistas, mas para a informação fixar na sua cabeça, você também vai ter de fazer um

esforço :P. Precisando, estamos aí.

Método Geográfico

Este método utiliza o local ou procedência do documento para permitir a

recuperação da informação (busca no arquivo do documento a ser consultado).

Pois bem, existem três formas de se proceder à ordenação dos documentos

segundo este método:

- Estado, Cidade, Correspondente - Os documentos serão organizados

alfabeticamente pelo estado de procedência. Documentos da Bahia estarão juntos,

assim como os de São Paulo, Rio de Janeiro, e assim por diante.

Uma vez organizados os estados, caso dois documentos possuam os

mesmos estados de origem, organizaremos alfabeticamente as cidades de

procedência. E por fim, o correspondente (pessoa com quem devo entrar em

contato para assuntos daquela cidade/estado. Tudo em ordem alfabética.

EXCETO... No método geográfico, as cidades que sejam capitais de estado

devem figurar no começo da lista, independentemente da ordem alfabética. Veja o

exemplo:

Bahia - Salvador - FONSECA, Olavo

Bahia - Ilhéus - SILVA, Fausto

São Paulo - São Paulo - PETRACHINI, Felipe

São Paulo - Franco da Rocha - BRITO, Hugo

São Paulo - Nazaré Paulista - CARDOSO, Fernando






São Paulo - Nazaré Paulista - DINAMARCO, José

Repare para nunca mais esquecer: Salvador é a capital da Bahia. Desta

forma, esta cidade tem precedência sobre as demais quando da organização. Porisso, Salvador veio antes de Ilhéus, sem nos atentarmos à ordem alfabética.

Mas, depois de tratarmos a capital, os demais municípios devem ser

colocados em ordem alfabética. Não vá se esquecer de que a ordem alfabética de

nomes de pessoas é feita através do último sobrenome e não do prenome.

Se quer uma mãozinha para lembrar deste método, lembre-se que a maior

parte dos documentos de uma instituição tende a ser produzida na capital do estadoonde ela se situa. A razão é simples: a maior parte dos acontecimentos de um

estado ocorre na capital, o que implica um maior número de acontecimentos

passíveis de registro e documentação.

- Cidade - Estado - Correspondente

Quando ordenamos os documentos pela cidade de sua proveniência,

seguimos rigorosamente a ordem alfabética, sem qualquer exceção. Isso quer dizerque as capitais TAMBÉM deverão ser arquivadas pela ordem alfabética, sem

qualquer preferência no método. Isto ocorre pois, caso quiséssemos dar alguma

relevância à estrutura do estado onde o documento foi produzido, utilizaríamos o

método anterior. Como optamos pelas cidades, não há qualquer razão para dar

preferência para as capitais.

Veja os documentos anteriores, organizados agora por cidade:

Franco da Rocha - São Paulo - BRITO, Hugo

Ilhéus - Bahia - SILVA, Fausto

Nazaré Paulista - São Paulo - CARDOSO, Fernando

Nazaré Paulista - São Paulo - DINAMARCO, José

Salvador - Bahia - FONSECA, Olavo

São Paulo - São Paulo - PETRACHINI, Felipe






- País - Cidade - Correspondente

Mesma ideia do primeiro método, só que agora, o país é o nosso critério de

organização. E, novamente, por darmos importância à nacionalidade do documento,as capitais dos respectivos países tem precedência sobre as demais cidades. Veja o

exemplo:

Brasil - Brasília - INACIO, Lula

Brasil - Americana - SILVA, Nicole

Brasil - Franco da Rocha - BRITO, Hugo

Brasil - São Paulo - PETRACHINI, Felipe

França - Paris - FRANÇOIS, Jacque

França - Lorena - SILVA, Pierre

Chamemos a atenção a dois detalhes: primeiro, as capitais dos países

listados estão sempre em primeiro lugar na lista de cada país. Segundo, e mais

importante: as capitais de estado não tem precedência neste método (País,

Cidade, Correspondente). Assim, embora Brasília esteja no topo da lista das

cidades brasileiras (antes inclusive de Americana), São Paulo, que é a capital do

estado de São Paulo segue a ordem alfabética normalmente.

Método Numérico

Este método, ao contrário dos anteriores, pertence ao sistema indireto de

arquivamento. Será necessário, portanto, fazer uma consulta prévia a um índice

alfabético remissivo, a fim de que busquemos a informação de onde está localizado

o do umento. Normalmente, este índice recebe o nome de índice onomástico (não

entre em pânico :P).

Por exemplo: neste sistema, caso eu queira localizar um documento referente

ao servidor Felipe Cepkauskas Petrachini, devo antes consultar um registro, onde

constará o seu número de matrícula. Com o número de matrícula em mãos






(digamos, 142.825), posso localizar a pasta correspondente no arquivo, que as

manterá organizadas segundo o padrão numérico.

Este método é subdividido em:

- Numérico Simples: Sem qualquer segredo. Cada documento recebido ou

produzido pela instituição receberá um número de pasta e um número sequencial

(correspondente à ordem de entrada). E as pastas estarão dispostas segundo seu

número: 1,2,3,4 e assim por diante. E não há qualquer problema na utilização de

pastas que eventualmente vagarem, guardando-se novos documentos naquela

mesma localização.

- Numérico Cronológico: Excelente para arquivar processos (todas as

repartições pelas quais passei utilizam este método de arquivamento com seus

processos).

Numeraremos não a pasta, mas o próprio documento arquivado. Assim

sendo, cada documento receberá um número único de registro. Os documentos

serão arquivados, primeiramente, por sua ordem cronológica de produção ou

recebimento, e após, pela própria ordem numérica. Só poderemos reaproveitarnúmeros não utilizados SE o documento anterior e o novo apresentarem as mesmas

datas.

- Numérico Dígito-Terminal: O método de arquivamento dígito-terminal

utiliza um sistema interessante: os documentos são ordenados numericamente, mas

a leitura deste número é feita de maneira especial: os números são divididos em

grupos de dois dígitos. Um documento de número 123456 será dividido nos dígitos

56, 34 e 12. Neste sistema, a leitura é feita sempre da direita para a esquerda,

sendo no nosso exemplo o grupo 56 o grupo primário, 34 o grupo secundário e o 12

terciário.

GP - 56

GS - 34

GT - 12






Pois bem, todos os documentos de final 56 estarão arquivados juntos em

uma única gaveta. Se quisermos o documento 123456, iremos na gaveta dos

documentos final 56, e lá dentro, procuraremos a pasta ou guia 34, e depois o

documento 12 dentro desta pasta.

Método Ideográfico

Este método de arquivamento é baseado no assunto do documento. Mas se

fosse tão simples assim, não precisaríamos estudá-lo :P

Pois bem, o método ideográfico pode operar de duas maneiras:

- Através do método alfabético, o qual, por sua vez, pode ser subdividido em

"dicionário" e "enciclopédico";

- Através do método numérico, o qual, por sua vez, pode ser subdividido em

"duplex", "decimal" e "unitermo".

Falemos de cada um deles:

Método Ideográfico Alfabético Dicionário: Os assuntos serão dispostos emordem alfabética, sem qualquer consideração de pertinência entre um assunto e

outro. Desta forma, ainda que um assunto seja na verdade um subtópico de outro,

faremos como o dicionário: organizaremos palavra por palavra, individualmente:

Arquivo Corrente

Arquivo Intermediário

Arquivo Permanente

Documentos Consultado de Maneira Frequente

Purgatório

Valor Histórico

Valor Informativo






Método Ideográfico Alfabético Enciclopédico: Acredito que tenha

reparado que os tópicos acima possuem relação entre si. O método enciclopédico

procura tirar vantagem desta situação, relacionando estes assuntos. Entretanto,

dentro de um mesmo tópico, os documentos seguem a ordem alfabética:

- Arquivo Corrente

- Documentos Consultados de Maneira Frequente

- Arquivo Intermediário

- Purgatório

- Arquivo Permanente

- Valor Histórico

- Valor Informativo

Método Ideográfico Numérico Duplex: Segue o mesmo método deconstrução do método Enciclopédico, com a diferença de que adicionaremos um

número antes de cada classe de assunto. Procedendo-se desta maneira, seremos

capazes de abrir um número ilimitado de classes, o que torna este método bastante

flexível. O único cuidado que devemos ter é o de utilizar classes muito bem

definidas, sob o risco de terminar classificando documentos de mesma natureza em

mais de um lugar.

1. Arquivo Corrente

1.1 Documentos Consultados de Maneira Frequente

2. Arquivo Intermediário

2.1 Purgatório

3 Arquivo Permanente

3.1 Valor Histórico






3.2 Valor Informativo

Método Ideográfico Numérico Decimal: Este método é uma variação do

método decimal bolado por Melville Louis Kossuth Dewey. O método original eraaplicável na Biblioteconomia. Dewey estava preocupado com o crescente número

de publicações e bibliotecas no mundo, e mais ainda, acreditava que as pessoas

encarregadas de custodiar este conhecimento não seriam lá muito brilhantes.

Desta forma, vislumbrou um sistema extremamente simples de organização,

dividindo o conhecimento humano em 9 classes principais e mais uma décima

classe geral. Pela metodologia utilizada em sua construção, o método decimal

permite expansão ilimitada de subdivisões de um mesmo assunto, além de ser fácilde memorizar apenas dez assuntos principais. A desvantagem é que não há como

expandir este método para além de dez assuntos.

Nosso método é muito semelhante: existirão dez classes de assunto, sendo a

classe "0" normalmente associada ao assunto "Geral".

A cada três algarismos, utilizaremos um ponto para dividir os números.

Acompanhe:

Classes:

0 - Geral

1 - Departamento Pessoal

2 - Finanças

Agora veja como ficaria a classe 1

100 - Departamento Pessoal

110 - Admissão

111 - Exame Médico

112 - Documentos de Interesse do Empregado






112.1 - Documentos Recebidos

112.2 - Documentos Não Recebidos

113 - Contratos

120 - Férias

200 - Finanças ...

Método Ideográfico Numérico Unitermo: Também chamado de método de

indexação coordenada. É, de longe, o método menos solicitado em concurso,

provavelmente por ser um pouco complicado de entender. Mas seu professor vaiexplicar bonitinho, e quando eu acabar, Deus queira que eu tenha conseguido fazer

parecer simples :P.

Como de praxe no método Ideográfico de arquivamento, o primeiro passo a

se tomar é identificar o assunto do documento. Os documentos são numerados

conforme a sua entrada ou produção na instituição (critério cronológico). Uma vez

numerado, nós identificaremos palavras chaves daquele documento (descritores)

em uma ficha índice, palavras estas que servirão de ferramenta de pesquisa. Veja o

exemplo:

(fonte:http://www.rccg.vo6.net)

O que podemos notar nesta ficha? Ela descreve o documento número 0012,

intitulado "Assembléia Extraordinária". Faz um breve resumo do conteúdo do

documento e registra as palavras-chave do documento.

Mas não acabou ainda. Pegaremos todas as palavras-chave utilizadas como

descritores em todas as fichas índice, e faremos um outra ficha, dividida em 10

colunas, numeradas de 0 a 9, cada qual relacionada à palavra chave selecionada:






Para cada documento novo, será atribuído um número (isso nós já vimos), e

este número será inserido nas fichas de palavras chave sempre que possuírem

algum dos descritores. O número do documento deve ser inserido na colunacorrespondente a seu dígito final. O documento 0012, que ainda não foi

acrescentado à lista, deverá figurar na coluna 2 de todas as fichas de palavra chave.

Isto é a explicação teórica (nebulosa como é de praxe a todo assunto que

não vimos ainda na prática :P). Vamos experimentar agora o método.

Suponhamos que eu queira levantar todos os documentos que tratem sobre

as greves de metalúrgicos de que a instituição tem notícia. Pois bem, eu, naverdade, estou procurando documentos que possuem os descritores "Greve" e

"Metalúrgicos" ao mesmo tempo.

Olhando para a tabela, saberemos que o documento 0004 e o documento

0530 são aqueles que desejamos. Por que? Pois localizei o número de documento

tanto na ficha de "Greve", como na de "Metalúrgicos".

Sim meu caro, isso aqui é a versão manual braçal do Google :P. Talvez sejapor isso que gosto tanto dele (e a razão de ser tão pouco cobrado em prova :P).

Métodos Padronizados:

Método Variadex: É uma variação do método alfabético, com uma diferença:

é um método que utiliza também cores para auxiliar na memorização. Costuma-se

trabalhar com cinco cores, sendo cada qual atribuída em função da SEGUNDA letra

do nome de entrada no arquivo, ou pela letra que compõe a abreviatura. E por que justo a segunda letra? Porque todo mundo patina na hora de arquivar






alfabeticamente um mesmo documento quando a primeira letra é a mesma :P (é um

engano comum, que você, até esta data, já deve ter cometido alguma vez na vida).

Dessa forma, não precisamos das cores para a primeira letra do documento, mas

sim para a segunda

O método também evita o arquivamento inadequado, já que, caso você tenha

um documento de pasta azul e esteja tentando colocá-lo no meio dos documentos

de pasta verde, provavelmente notará o equívoco que está cometendo. E mesmo

que isso não seja suficiente, qualquer pessoa que olhar o arquivo superficialmente

vai notar algo errado.

O O modelo, utilizado por Remington Rand (autor do método), utiliza aseguinte chave de cores (não precisa memorizar pois até hoje a tabela sempre

constou na prova quando este conhecimento foi exigido):

A, B, C, D e abreviações com estas letras - Cor Ouro

E, F,G, H e abreviações com estas letras - Cor Rosa

I, J, K, L, M, N e abreviações com estas letras - Cor Verde

O, P, Q e abreviações com estas letras - Cor Azul

R, S, T, U, V, W, X, Y, Z e abreviações com estas letras - Cor Palha

Os demais métodos serão abordados brevemente.

Método Automático: Utiliza combinações de letras, números e cores, com o

fim específico de evitar a acumulação de pastas de sobrenomes iguais.

Método Soundex: Os documentos são reunidos pelo critério fonético. Serão

agrupados documentos cuja pronúncia da palavra utilizada para identificá-lo seja

parecida. Desta forma, não se assuste se ver isto:

SOUSA, Fernando

SOUZA, Hélio






Pelo critério alfabético, estes nomes dificilmente estariam juntos. Mas como a

pronúncia do "S" e do "Z" em ambas as palavras é semelhante, estes documentos

serão agrupados próximos uns dos outros.

Método Mnemônico: Este método apela bastante para a memória. As letras

que compõem as palavras serão consideradas como símbolos, facilitando a

recuperação da informação através da própria memória do arquivista.

Método Rôneo: Completamente obsoleto. Tanto que a única coisa que você

vai precisar saber (até porque, é a única coisa mencionada nos livros) é que era um

método que se servia de letras, números e cores para organizar os documentos.

Acha que acabou? Quase :P. Existe mais um método de arquivamento,

entretanto, ele não é classificado nem como básico, nem como padronizado.

Método Alfanumérico:

É inegável que o método alfabético é um método de fácil utilização.

Entretanto, também é um método com grandes possibilidades de arquivamento

errôneo. Isso se deve ao fato de que muitas palavras na língua portuguesa possuempronúncia igual, mas grafia apenas semelhante, e pelo fato de a maior parte das

pessoas não se atentar muito às demais letras que compõem o nome do documento

(acabam fixadas apenas na primeira letra).

O método variadex buscava diminuir a ocorrência destes erros, como já

vimos, através da utilização de cores. O método alfanumérico busca o mesmo

objetivo, só que através de números.

Por exemplo:

Aa - Af = 1

Ag- Al = 2

Am - As = 3

[...]

Za - Zz = 90






Com isso, reduzimos o grupo de pesquisa quando precisarmos consultar um

documento específico, pois só teremos de consultar a pasta que compreende o

intervalo desejado. Um documento de interesse do Sr. Paulo Afonso estaria

armazenado na pasta 1, pois:

AFONSO, Paulo

E os documentos do intervalo Aa - Af ficam todos guardados na pasta 1.

2.3.2. As Atividades do Arquivo Permanente

Como já dissemos no início da aula, os arquivos permanentes são formados

por documentos que perderam seu valor administrativo, fiscal ou legal, mas que, por

ainda ostentarem valor secundário (eminentemente histórico, informativo ou

probatório), são conservados em arquivos permanentes até o fim dos tempos :P.

Levando-se em conta que estes documentos agora se apresentam como

uma mostra de como a instituição evoluiu ao longo do tempo e como operava em

tempos remotos, seu valor informativo passa a guiar as atividades relacionadas à

sua gestão.

Assim sendo, queremos colocá-los à disposição do maior número de pessoas

possível (estudiosos e pesquisadores em sua maioria), facilitando seu acesso.

Perceba que as questões de sigilo e autorização simplesmente perdem importância

neste ponto. Fique com o pé atrás quando alguma questão falar em sigilo de

documentos do arquivo permanente. Entretanto, não confunda sigilo com políticas

de acesso (quais documentos podem ser consultados) e políticas de uso

(regulamento da sala onde as consultas são feitas).

As regras de uso e acesso estão direcionadas a evitar o mau uso dos

documentos (que você deve imaginar que já estão bastante velhos), preservando

sua informação.

Hora de visitar a doutrina :P

As atividades frequentemente associadas ao Arquivo Permanente são asseguintes:






- Arranjo

- Descrição e Publicação

- Conservação

- Referência (política de acesso e uso dos documentos)

As atividades arranjo são vitais na organização dos arquivos permanentes.

Talvez seja aqui que os princípios da arquivologia se façam mais necessários, uma

vez que o Arquivo Permanente será eterno, e também o serão os eventuais erros

cometidos na sua gestão :P.

Arranjar significa ordenar. Mas eu não perderia o seu precioso tempo com

uma definição tão simplória :P.

Quando falamos em ordenação aqui, falamos de um tipo específico de

ordenação. Lembre-se que o Arquivo Permanente talvez receba documentos de

diversas entidades ligadas à mesma estrutura administrativa. É por isso que agora,

mais do que nunca, os princípios da arquivologia (em especial o da proveniência)

precisam ser muito bem dominados.

A ordenação dos documentos do Arquivo Permanente costuma seguir a

seguinte estrutura hierárquica: Fundo, Grupo (Seção) Subgrupo (Subseção), Série e

Subsérie (partindo do grau mais geral “Fundo” até o mais específico “Subsérie”).

E este “Fundo” é o mesmo fundo que vimos quando estudamos o princípio da

proveniência (ou do respeito aos fundos).

Só que temos um problema aqui: quais serão as unidades administrativas

que constituirão fundos de arquivo?

Existem dois critérios principais:

Estrutural: os documentos serão provenientes da mesma fonte geradora de

arquivos. Por exemplo: Ministério da Fazenda, Ministério do Trabalho, Ministério da

Educação e assim por diante;






Funcional: os documentos, embora provenientes de mais de uma fonte, serão

reunidos pela semelhança de suas atividades, preservando-se, entretanto, o

princípio da proveniência (SEMPRE): Por exemplo: o fundo “Agricultura” receberá a

documentação referente ao Ministério da Agricultura, à Companhia Brasileira deAlimentos, e da Empresa a Brasileira de Pesquisa Agropecuária, sendo a

“Agricultura” atividade comum a todas estas instituições.

Daí para frente, as seções, séries e subséries refletirão o critério adotado

para constituição dos fundos

Resta dizer também que as atividades de arranjo possuem duas facetas:

- Intelectual: Análise documental no que se refere à forma, conteúdo e origem

funcional dos documentos (basicamente, o arquivista deve observar o documento e

extrair as informações mencionadas através do uso de seu raciocínio :P)

- Física: Braçal mesmo, refere-se à arrumação dos documentos nos locais

corretos, requerendo a mesma destreza física e intelectual de um chimpanzé (estou

dizendo que é o nível mínimo de inteligência necessária, e não a média encontrada

entre os nobres executores da função, entre os quais eu me enquadrei durante 3anos :P)

Quanto à Descrição e Publicação, lembre-se que desejamos que o máximo

de pessoas tenha acesso à documentação. Esta etapa compreende a elaboração

de instrumentos de pesquisa, consistindo na descrição e localização dos

documentos do acervo. E claro, a sua correspondente publicação e disponibilização

ao público em geral.

Falemos rapidamente dos Instrumentos de Pesquisa Básicos:

Guia: Seu principal propósito é orientar os usuários a respeito dos fundos

integrantes do acervo do arquivo permanente. É o instrumento de pesquisa mais

abrangente, quer pela sua linguagem de fácil acesso, quer pela visão do conjunto

total dos “serviços arquivísticos” disponíveis. É o primeiro instrumento que deve

ser produzido.






Inventário: Descreve a composição do fundo, ou parte dele, relacionando

os documentos que ali se encontram.

Catálogo: Descreve cada um dos documentos que compõem o arquivo,individualmente, de forma reduzida ou pormenorizada (analítica).

Repertório: Descreve detalhadamente documentos previamente

selecionados, segundo critérios temáticos, cronológicos, geográficos, entre outros.

O tópico Conservação será objeto de nossos estudos na Aula 03, dizendo

respeito à maneira pela qual os documentos devem ser preservados, para que seu

suporte não deteriore com o passar do tempo.

E para terminar nossa aula, falta falar das atividades de Referência. As

atividades de Referência correspondem ao estabelecimento de políticas de acesso

e de uso dos documentos.

Políticas de acesso são “os procedimentos a serem adotados em relação ao

que deve ou pode ser consultado” (Marilena Paes). A política de uso “estabelece

quem e como devem ser consultados os documentos, indicando as categorias deusuários que terão acesso ao acervo, bem como o regulamento da sala de

consulta”.

Reforço que não estamos falando aqui de sigilo de documentos, mas de

medidas voltadas à preservação da informação. Imagine um garoto de 6 anos

manuseando o documento original da Lei Áurea, assinada por sua majestade a

Princesa Isabel. Por mais que o documento não seja sigiloso, dificilmente o garoto

terá autorização para consultar o documento.

Bom, logo abaixo segue uma explicação básica do Plano de Classificação de

Documentos, que prometi, e logo depois, uma bateria de questões para você se

aprofundar nos temas da aula. É um grande prazer tê-lo comigo.

Se por qualquer razão estiver pensando em parar de estudar, ou imaginando

que essa vida de concurso não é para você, devo recordá-lo que em Concursos

Públicos, não importam o número vasto de insucessos ao longo dos anos eminúmeras provas, mas apenas aquela única que você conseguiu fazer corretamente






(alguém já deve ter falado pra você do Direito Subjetivo à Posse dentro do número

de vagas e a Estabilidade).

Basta fazer certo uma vez. Estude com afinco e poderá ser essa vez :P.

2.4. Plano de Classificação dos Documentos

Este tópico dificilmente será cobrado em sua prova em sua plenitude, mas lê-

lo ajudará a fechar a matéria na sua cabeça. E, mesmo assim, isso é só um resumo

do tema, suficiente apenas para sua prova :P (mas acho que já serve né?).

A Classificação de Documentos consiste em uma atividade prática

relacionada à gestão dos documentos.

A classificação de documentos aqui representa a atribuição e um código ao

documento conforme o assunto nele tratado.

Contudo, este código não é fruto do inconsciente coletivo nem brota

espontaneamente das rochas. Ele precisa ser criado pela instituição.

E aí é que aparece o nosso plano de classificação.

O plano de classificação é responsável por orientar o usuário

responsável pela classificação a como proceder na execução da mesma.

Todos os documentos da instituição devem ser arquivados segundo uma

sequência lógica, e principalmente, previamente definida pelo plano.

Para variar, o assunto ainda está muito nebuloso né? Veja só: a instituiçãopode fixar que os documentos (no nosso exemplo, processos) referentes à

restituição de Tributos Federais devem se iniciar por 16143, seguido de uma

sequência de seis dígitos, correspondente à ordem cronológica de autuação do

processo. Após, poderíamos colocar o ano de autuação do processo e quem sabe

um par de dígitos verificadores ao final.

Assim, um processo de restituição aberto no primeiro minuto do dia 1º de

janeiro de 2013 receberia o seguinte código: 16143.00001/2013-XX. Pronto, este é

o n mero de controle.






Por outro lado, os ofícios que chegam à repartição, por não dependerem de

processos para ser atendidos, podem ser controlados por outro número, carimbado

na primeira folha. Ideias não faltam.

Tudo isto terá de estar bem definido para que no dia que o senhor servidor do

setor de protocolo e autuação receber um documento das mãos do cidadão,

contribuinte, oficial de justiça ou de seu chefe, saiba como dar o correto

encaminhamento ao dito documento.

E preste bem atenção! Eu disse setor de protocolo, não arquivista. A

atribuição de classificar o documento segundo o código de classificação de

documentos é do protocolo e não do arquivista. O arquivista comporá aComissão Permanente de Avaliação, que elaborará a classificação (em abstrato)

dos documentos.

Como absolutamente todos os documentos devem ser classificados segundo

este critério, o ideal é que o código de classificação seja o mais abrangente e

flexível possível. Primeiro porque este código deverá conter todos os assuntos

possíveis e imagináveis que sejam pertinentes à instituição, e segundo, justamente

pelo fato de o primeiro dificilmente ser alcançado, deve ainda reservar espaços

para sua futura expansão.

E quem será responsável por este plano mestre de classificação de

documentos, que pautará a conduta de cada homem e mulher que receber

documentos na instituição? Este responsável é ninguém menos que a Comissão

Permanente de Avaliação.

A Comissão Permanente de Avaliação, como já vimos, elaborará o plano

geral de classificação de documentos. Existem três critérios principais de

classificação que poderão ser eleitos:

- Estrutural: Os documentos serão classificados à semelhança da própria

estrutura da instituição que os gera. Neste caso, os documentos pertinentes à

área de finanças da empresa serão arquivados separadamente daqueles

pertinentes ao setor de compras, ainda que ambos tratem do mesmo assunto.






- Funcional: Os documentos serão classificados segundo as atividades

desenvolvidas pela instituição a que estão vinculados. Neste caso, todos os

documentos que tratem sobre as atividades de “pesquisa” na instituição serão

agrupados, mesmo que provenham de unidades diferentes da instituição.

- Temático: Os documentos serão classificados segundo o assunto que

contenham. Este é mais simples. Os documentos referentes à “história do Brasil”,

ainda que as informações sejam oriundas de diferentes pesquisas de diferentes

setores da instituição serão agrupados sobre a mesma classificação.

A doutrina costuma indicar a adoção do critério funcional de

classificação, em atenção à flexibilidade. Sabemos que as reestruturações dentrodo organograma das instituições são possíveis, e até relativamente comuns. A

alteração da estrutura de determinada instituição acarretará a revisão de toda a

classificação, se adotado o critério estrutural.

Entretanto, as atividades de uma instituição tendem a permanecer as

mesmas ao longo de sua existência, razão pela qual o critério funcional dificilmente

sofre modificações profundas em seu “esqueleto” original.

Questões Comentadas

Especialmente hoje, sugiro que leia os comentários, mesmo que tenha o

hábito de fazer só as questões. Incluí trechos de teoria mesclados com as questões

o ue, acredito eu, fará com que você perceba como o tema é tratado pela banca.

Mas o Senhor dos seus estudos é você, querendo pular, fique a vontade :P.

01. CESPE – MPU 2010 – Considera-se gestão de documentos o conjunto

de procedimentos e operações técnicas referentes a produção, tramitação, uso,

avaliação e arquivamento de documentos.

Comentário: A questão está certa e exigiu apenas a literalidade do art. 3º da

lei 8.159/91:

3º Considera-se gestão de documentos o conjunto de procedimentos eoperações técnicas referentes à sua produção, tramitação, uso, avaliação e







recolhimento para guarda permanente

Item Certo.

02. CESPE – SEGER/ES - 2011 O conjunto de operações técnicas

referentes à produção, à tramitação, ao uso, à avaliação e ao arquivamento em fase

corrente e intermediária é conhecido por gestão de documentos.

Comentário: Mais uma vez, a banca exigiu apenas a literalidade do art. 3º.

Item Certo

03. CESPE – TRE/BA – 2011 A gestão de documentos visa ao tratamento do

documento desde o momento de sua criação ou recepção em um serviço de

protocolo até a sua destinação final, que pode ser a eliminação ou a guarda

permanente.

Comentário: E tome artigo 3º :P.

A gestão de documentos vai desde o momento de sua criação (produção) ourecepção (tramitação) até sua destinação final, que pode ser a sua eliminação ou o

recolhimento para guarda permanente.

Item Certo

04. CESPE – ANEEL - 2010- A gestão de documentos surgiu com o objetivo

de resolver os problemas de preservação dos documentos de valor primário dos

arquivos permanentes das organizações publicas e privadas.

Comentário: A gestão de documentos possui vários objetivos, dentre os

quais podemos citar: organizar a produção, administração, gerenciamento,

manutenção e destinação dos documentos; assegurar o acesso à informação;

formalizar a eliminação de documentos que tenham cumprido sua destinação;

Todos estes são excelentes exemplos de para que serve a gestão de

documentos, que você pode memorizar com carinho.






Entretanto, o erro da questão está no fato de que os arquivos permanentes

não possuem valor primário, mas sim valor secundário (informativo, probatório ou

histórico).

Item Errado

05. CESPE – 2011 - As ações da gestão de documentos devem ser voltadas

prioritariamente para a preservação da memória institucional, privilegiando as

atividades no arquivo permanente.

Comentário: Nós já falamos em aula que a gestão de documentos é um

conceito utilizado somente quando falamos de arquivos correntes e intermediários(vide redação do artigo 3º da Lei 8.159). É impróprio falar em gestão de documentos

no arquivo permanente.

Item Errado

06. CESPE –– MS (Ministério da Saúde) – 2008 – O curso do documento

desde a sua produção ou recepção até o cumprimento de sua função administrativa

é conhecido como termo de recolhimento.

Comentário: O curso do documento até o cumprimento de sua função

administrativa constitui a fase em que o documento ainda possui seu valor primário.

Isto se dá nas fases corrente ou intermediária, dependendo do documento.

O recolhimento é a passagem de um documento para o arquivo permanente,

onde o documento não possui mais função administrativa. Sendo assim, a assertiva

está errada.

Item Errado

07. CESPE – ANATEL - 2012 - Os documentos de valor permanente,

consoante legislação, não devem ser eliminados ou alienados.

Comentário: Item correto. Os documentos permanentes nunca podem ser

eliminados, nem alienados (vendidos). É o que nos diz o art. 10º da lei art. 8.159/91:






Art. 10º - Os documentos de valor permanente são inalienáveis e

imprescritíveis.

Lembre-se que os documentos permanentes possuem valor histórico, nãosendo mais “propriedade” (tecnicamente, não estão mais sob a custódia) da

instituição de origem, constituindo patrimônio histórico da nação.

Item Certo

08. CESPE– IBRAM/DF - 2009 - A eliminação de documentos permanentes

produzidos por instituições publicas e de caráter publico somente é possível

mediante autorização da instituição arquivística pública correspondente à esfera decompetência do órgão.

Comentário: Realmente, a eliminação de documentos produzidos por

instituições públicas somente é possível mediante autorização da autoridade

arquivística. É o que diz o art. 9º da lei 8.159/91:

Art. 9º - A eliminação de documentos produzidos por instituições públicas e

de caráter público será realizada mediante autorização da instituição arquivísticapública, na sua específica esfera de competência.

No entanto, o erro da questão está em falar da eliminação de documentos

permanentes. Conforme vimos na aula, os arquivos permanentes não podem ser

eliminados.

Item Errado

09. CESPE – ANATEL - 2012 - O ciclo de vida dos documentos é definido

pela frequência e pelo tipo de utilização dos documentos.

Comentário: O ciclo de vida dos documentos não é definido pelo tempo que

o do umento existe, mas sim pela frequência e pelo tipo de utilização dele. Diga-se

de passagem, não há diferenças significativas entre um documento corrente e um

intermediário que não seja a frequência de sua consulta. Por esta razão, o arquivo

intermediário é considerado por muitos doutrinadores como “extensão do arquivocorrente”






Item correto.

10. CESPE – ANATEL - 2012 - A fase corrente é definida de acordo com os

valores históricos dos documentos.

Comentário: Espero que entenda porque fui tão chato ao longo da aula,

repetindo cinco ou seis vezes a mesma coisa. O CESPE não é criativa neste

assunto, cobrando sempre, sempre e sempre a mesma coisa :P.

O valor histórico dos documentos é também definido como valor secundário.

Conforme vimos, na fase corrente, o documento possui apenas valor primário. O

valor secundário (ou histórico) surge apenas na fase permanente, e mesmo assim,apenas em alguns documentos específicos.

Item Errado

11. CESPE – CORREIOS - 2011 - O recolhimento de documentos dos

arquivos correntes ao arquivo intermediário é realizado por meio do plano de

destinação.

Comentário: A sentença está errada, pois a passagem de documentos dos

arquivos correntes ao arquivo intermediário é denominada transferência.

Recolhimento é a passagem para o arquivo permanente.

Item Errado

12. CESPE – ABIN – 2010 - A transferência é ação de condução dos

documentos ao arquivo permanente.

Comentário: O recolhimento é a ação de condução dos documentos ao

arquivo permanente.

Item Errado.

13. CESPE – DETRAN - 2006 - De modo geral, podem ser eliminados os

documentos que comprovem o modo de organização e funcionamento da instituição

ao longo de sua existência.






Comentário: A coisa já está começando a ficar mais elegante. Ao invés da

maçante afirmativa falsa: os documentos do arquivo permanente podem ser

eliminados, o CESPE se esmerou em fazer algo um pouco melhor aqui :P;

Documentos que comprovem o modo de organização e funcionamento da

instituição ao longo de sua existência são documentos que possuem valor

secundário, e assim sendo, são os nossos bons e velhos documentos permanentes

E agora voltamos à regra básica: documentos do arquivo permanente NÃO

podem ser destruídos.

Item Errado

14. CESPE– INSS - 2008 - No que se refere ao documento, valor mediato

corresponde a valor primário ou administrativo.

Comentário: O valor primário é também chamado de valor imediato,

funcional ou administrativo. A palavra imediato diz respeito àquilo que está mais

próximo. E os documentos correntes estão lá para atender a uma finalidade

imediata da instituição: seja lá aquilo que a instituição faça :P

Item Errado

15. CESPE– ANEEL – 2010 - Os documentos que formam os arquivos

correntes podem ser encontrados em todas as unidades ou todos os setores de

trabalho de uma organização e são caracterizados pela possibilidade de terem valor

administrativo, técnico ou legal.

Comentário: Os arquivos correntes são aqueles de uso frequente. Portanto,

têm que ser aqueles encontrados em todas as unidades e de acesso mais restrito

(em regra, o aceso é concedido apenas àqueles funcionalmente encarregados das

tarefas que justificam a consulta dos documentos).

Item Certo

16. CESPE– ANTAQ - 2009 O recolhimento é a passagem dos documentos

dos arquivos correntes para os arquivos intermediários e tem como objetivo






racionalizar os trabalhos de arquivamento e de localização dos documentos,

liberando espaços e economizando recursos materiais.

Comentário: A assertiva estaria correta, não fosse um detalhe: orecolhimento é a passagem dos arquivos (correntes ou intermediários) para o

arquivo permanente.

Item Errado

17. CESPE – ABIN - 2010 - A fase de avaliação e destinação de documentos

constitui parte do programa de gestão documental e é composta pelas atividades de

criação de formulários, seleção de materiais e equipamentos, e normatização doacesso à documentação.

Comentário: Nem sei por onde começar, esta questão quase não tem nada

certo :P. Mas, ao invés de simplesmente utilizar os conceitos de Utilização e

Destinação, vou ensiná-lo agora a pescar :P. Acompanhe:

Vamos lá: a criação de formulários é etapa anterior à elaboração do plano

arquivístico, fase esta que permitirá que se chegue a uma conclusão de como oarquivo será estruturado e organizado. O mesmo vale para a seleção de materiais e

equipamentos. Tudo isso deve ser pensado muito antes de o arquivo começar a ser

formado.

Sem que isso tenha acontecido antes, não há o que se falar em gestão de

documentos. E eu provo para você:

Segundo a Lei 8.159/1991, em seu artigo 3º, a gestão de documentos éconceituada como o "conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à

sua produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento em fase corrente e

intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente".

Ora, os procedimentos não podem ser fixados sem que antes haja um

arquivo, e estamos um pouco antes desta fase quando falamos de seleção de

materiais e elaboração de questionários.






Mas caso você não tenha se convencido apenas com este raciocínio, aqui vai

mais um pouco de teoria:

A avaliação dos documentos é feita através de análise e seleção dosdocumentos, o que posteriormente, permitirá a formação da tabela de

temporalidade.

A destinação permitirá o encaminhamento subsequente do documento, ora

para o arquivo intermediário, ora para o arquivo permanente, ora para a eliminação.

Por tudo isto, esta questão só está certa até a palavra "gestão documental".

Depois, pode jogar fora.

Item Errado

18. CESPE– AGU - 2010 A fase da gestão de documentos que inclui as

atividades de protocolo, de expedição, de organização e de arquivamento de

documentos em fase corrente e intermediaria é denominada fase de utilização de

documentos.

Comentário: Item perfeito. Todas as atividades acima elencadas fazem parte

da fase de utilização de documentos.

Item Certo

19. CESPE– STM – 2011- Na fase de produção, o arquivista pode, entre

outras atividades, sugerir a criação ou extinção de modelos, formulários, copias ou

vias desnecessárias; propor consolidação de atos normativos; e participar da

seleção de recursos humanos para área arquivística.

Comentário: Na fase de produção, não estão apenas aqueles atos que criam

documentos, mas também aqueles viabilizam a criação dos documentos. Assim, a

sugestão de criação e a seleção de recursos humanos, entre outras atividades,

também podem ser enquadradas na fase de produção.

Item Certo






20. CESPE – CORREIOS - 2011 - A fase de utilização e manutenção dos

documentos de um programa de gestão de documentos inclui uma das atividades

mais complexas dessa gestão: a avaliação.

Comentário: Realmente, a avaliação é uma das atividades mais complexas

da gestão documental. No entanto, ela se encontra na fase de destinação, e não na

fase de utilização (diga-se de passagem, não existe a fase de manutenção).

Item Errado

21. CESPE – TRE/BA - 2010 – A fase de destinação de documentos, em um

programa de gestão de documentos, é mais complexa que as fases anteriores, porenvolver a avaliação de documentos que devem ser encaminhados para o arquivo

ou o descarte.

Comentário: Conforme vimos na questão, a fase de Destinação é realmente

tida como a mais complexa pela doutrina. Isto ocorre porque envolve a avaliação de

documentos e a subjacente decisão de descartá-los ou encaminhá-los para o

arquivo permanente, o que, por sua vez, demanda um ser humano pensante.

Item Certo

22. CESPE – MPU - 2010 – A produção, uma das fases básicas da gestão de

documentos, engloba as seguintes atividades de protocolo: recebimento,

classificação, registro, distribuição e tramitação dos documentos.

Comentário: As atividades descritas acima fazem parte da fase de

Utilização, e não da fase de produção da gestão documental. Assim sendo, o itemestá errado.

Item Errado

23. CESPE – MPU - 2010 – A análise e a avaliação dos documentos para o

estabelecimento dos prazos de guarda fazem parte da fase de destinação.

Comentário: Viu como é tranquilo? A maior parte das questões exige

conhecimentos puramente conceituais.






Conforme visto no estudo das fases da gestão documental. Aliás, é

justamente a análise e a avaliação que fazem com que a fase de Destinação seja a

mais complexa das 03 fases.

Item Certo

24. CESPE– MPU - 2010 – Na fase de produção de documentos, o arquivista

deve evitar a duplicação e a emissão de vias desnecessárias, além de poder sugerir

a criação ou extinção de modelos e formulários.

Comentário: O item é praticamente a reprodução do item da nossa aula

referente à fase da produção, sendo baseado, descaradamente, no livro “Arquivo:teoria e prática” de Marilena Paes. E não, não é propaganda, é fato :P.

Item Certo

25. CESPE– ABIN - 2010 - O instrumento que indica os prazos de guarda e a

destinação final dos documentos, resultado direto do processo de avaliação, é

denominado código de classificação de documentos de arquivo da atividade-meio.

Comentário: Questão puramente conceitual. O enunciado define a Tabela e

Temporalidade, na qual teremos as informações gerais sobre como tratar cada um

dos documentos do nosso arquivo, incluindo os prazos de guarda e a destinação

final dos documentos, conforme consta no enunciado.

O código de classificação de documentos, conforme definido pelo Arquivo

Nacional, é "um instrumento de trabalho utilizado para classificar todo e qualquer

documento produzido ou recebido por um órgão no exercício de suas funções eatividades" Observe que, pela própria definição, o objetivo do código de

classificação de documentos é classificar os documentos produzidos ou recebidos

pela instituição, e não fixar prazos ou procedimentos para sua guarda ou destruição.

Porém, é a partir do código de classificação (que permite a correta

identificação da infinidade de documentos que passam pela instituição) que

conseguiremos utilizar adequadamente a tabela de temporalidade.

Item Errado.






26. CESPE– ABIN - 2010 São atividades características do arquivo

permanente: arranjo, descrição, publicação, conservação e referência.

Comentário: Visto em aula, agorinha pouco caro aluno :P. Tava até colorido.Olha um resumo bem rápido:

- Arranjo: Ordenação dos documentos seguindo critérios, especialmente o

de respeito aos fundos.

- Descrição e Publicação: Atividade afeta à tarefa de relacionar os

documentos do arquivo, e dar conhecimento ao público sobre o conteúdo do acervo

(lembre-se da finalidade informativa, probatória e histórica dos documentos destearquivo);

- Conservação: lembre-se que falamos de documentos já com vários anos

de existência, e assim, são necessárias medidas de proteção aos mesmos,

principalmente no que se refere ao seu local de guarda, protegendo-os da

exposição de agentes químicos, físicos e biológicos;

- Referência: Fixar políticas de acesso e utilização dos documentos.

Item Certo

27. CESPE – ABIN - 2010 Os documentos com valor histórico devem ser

recolhidos aos arquivos intermediários, onde devem permanecer até a sua

eliminação.

Comentário: Questão que cobra do candidato o básico do básico sobre a

classificação dos arquivos em função dos estágios de sua evolução.

Os documentos de valor histórico devem ser recolhidos ao arquivo

permanente, se e quando apresentarem valor histórico que justifique sua guarda

permanente e não sua eliminação. Os documentos do arquivo permanente são

aqueles que perderam seu valor administrativo (valor primário), mas que ainda

possuem valor probatório, informativo ou histórico, justificando sua preservação

como mostra da história da instituição que o produziu ou recebeu.






O arquivo intermediário se dedica à conservação de documentos que ainda

possuem valor primário (administrativo, legal ou fiscal), mas que deixaram de ser

consultados frequentemente pela instituição, não mais justificando sua guarda em

um local próximo daquela.

Por fim, nunca, em hipótese alguma (e estou ciente do peso destas palavras

para concurseiros) os documentos que cheguem ao arquivo permanente poderão

ser destruídos, já que o valor histórico jamais se perderá.

Item Errado.

CESPE – ANATEL - 2010 Os documentos chegam, em determinado órgãopúblico instalado em Brasília, de forma variada. Uns são registrados e, em seguida,

enviados ao destinatário, outros entram sem nenhum tipo de anotação. Além disso,

há aqueles que, atualmente, entram no órgão por meio das tecnologias da

informação (fax, correio eletrônico). Cada setor de trabalho organiza seus

documentos de maneira independente, sem nenhum tipo de orientação e, depois,

por falta de espaço físico ou devido ao final do ano civil, esses documentos são

transferidos para outro lugar, conhecido, geralmente, como arquivo morto.

Considerando a situação hipotética acima, julgue o item subsequente, acerca

das técnicas de arquivamento e dos procedimentos administrativos no âmbito do

setor público.

28. Os documentos que entram no órgão público descrito na situação

hipotética em questão e que vão para os setores destinatários irão formar os

arquivos correntes dessas unidades.

Comentário: Outra questão básica, e ao mesmo tempo, interessante.

Básica pois trabalha com os conceitos vistos em aula, no caso, de Arquivos

Correntes, que são nossos queridos documentos consultados com frequência.

Interessante, pois nos permite pensar um pouco. Exercitemos o raciocínio.

Os documentos descritos no enunciado acabaram de ingressar na instituição

(mesmo que em condições precárias de organização :P). Desta forma, estão






fresquinhos, prontos para ser trabalhados. Eles, necessariamente, devem compor o

arquivo corrente da unidade.

Como sei disso: se tais documentos não tivessem qualquer valor primário(administrativo), simplesmente não seriam encaminhados ao setor destinatário, ou

nem mesmo recebidos pelo protocolo do órgão. Se o foram, é porque possuem

valor administrativo. Pois bem, se possuem valor administrativo, e acabaram de

chegar, é óbvio que ainda não tiveram seu valor administrativo exaurido, porque,

simplesmente, ninguém teve tempo de lê-los ainda (acabaram de chegar :P).

Item Certo.

29. Os documentos produzidos e(ou) recebidos por uma unidade ou setor de

trabalho de um órgão público que deixaram de ser frequentemente consultados,

mas que ainda podem ser solicitados, deverão ser transferidos ao arquivo

intermediário.

Comentário: Mííííítiiiicooo :P. Definição pronta, perfeita e acabada de

Arquivo Intermediário e de sua função.

Item Certo

30. Os arquivos correntes e as atividades de controle, como o protocolo,

podem ser centralizados ou descentralizados.

Comentário: Preste bem atenção agora. Não tratei de centralização e

descentralização de arquivos correntes e protocolos na aula porque esta questão é

a oportunidade perfeita para fazer isso. E por quê? Pois permitirá que eu explique osignificado do termo tanto quando falamos de Arquivos Correntes como quando

falamos de Protocolo, ao mesmo tempo, evitando confusão na sua cabeça :P.

O sistema centralizado de arquivos correntes não envolve apenas juntar toda

a documentação em um único local (centralizado :P), mas fazer com que todas as

atividades de controle (recebimento, registro, distribuição, movimentação e

expedição) dos documentos de uso corrente passe por um único órgão. Pense em

uma repartição pública localizada em um prédio de 40 andares, com um setor porandar. Caso desejemos protocolizar um documento perante um desses setores, se








- Expedição / Distribuição

- Controle / Movimentação

Recebimento: É o procedimento inicial. Aqui o encarregado no setor de

protocolo vai receber os documentos que entram na instituição, ou aqueles que

tiverem sido produzidos na própria instituição, para que sejam formalizados.




carimbo escrito “SIGILOSO” não serão abertos (não é para você saber o que temneles), e desta forma, não serão classificados e nem mesmo precisarão passar pela


A segunda pegadinha diz respeito aos documentos particulares. Da mesma

forma, ninguém na instituição quer saber o que está escrito na fatura do banco que


constantes devem ser registradas. Ele será simplesmente recebido e encaminhado

ao interessado.









Item Certo

32. CESPE - ANAC – 2012 De acordo com a tabela de temporalidade, os

documentos de arquivo podem ser eliminados nas fases arquivísticas corrente,

intermediária ou permanente.

Comentário: Outro presente da banca. Mas vamos aproveitar a oportunidade

para ver dois tópicos ao mesmo tempo.

Código Assunto


Final Observações


002. Projetos de


Guarda

Permanente -


Pessoal

Enquanto

vigorar -

Guarda

Permanente -


Permanente -

022.1 Cursos

Internos 5 anos -

Guarda

Permanente -







024.1 Folha de


024.2 Escala de



027.1 Folha de

Ponto 5 anos 47 anos Eliminação Microfilmar

Esta tabela existe para dizer a você que os documentos não precisam passar

por todas as fases do ciclo vital. Veja a escala de férias: ela fica guardada durante

7 anos no arquivo corrente, e depois é eliminada, sem passar por outras fases.

Mas o que realmente é importante saber aqui é o seguinte: Por fim, nunca,

em hipótese alguma (e estou ciente do peso destas palavras para concurseiros) os

documentos que cheguem ao arquivo permanente poderão ser destruídos, já que o

valor histórico jamais se perderá.

O artigo 10º, por fim, é a prova de tudo que já falei a vocês:

Art. 10º Os documentos de valor permanente são inalienáveis e

imprescritíveis.

Imprescritível meu caro, é algo insuscetível de perda de valor legal com o

mero decurso do tempo (vamos nos poupar do meu semestre na faculdade

estudando isso :P, apenas acredite!).

Item Errado.

33. CESPE – ANAC - 2012 - Técnico Ano é a unidade de tempo utilizada na

tabela de temporalidade para estabelecer o período de guarda dos documentos no

arquivo intermediário.

Comentário: Outro motivo para termos pego aquela tabela de exemplo: a

unidade de medida de tempo utilizada na Tabela de Temporalidade é o “ano”. Mais

uma daquelas convenções. Entretanto, não se preocupe tanto com isso: é fácil de

memorizar e dificilmente vai ser cobrado em outra prova tão cedo.






Item Certo.

34. CESPE - ANATEL – 2012 O ciclo de vida dos documentos é definido pela

frequência e pelo tipo de utilização dos documentos.

Comentário: Basilar meu caro Watson! A classificação baseada no clico de

vida dos documentos é toda construída sobre o critério de frequência de consulta ao

documento para o caso de distinção entre os documentos correntes e

intermediários, ou pelo tipo de utilização, para distinguir aqueles dos documentos

permanentes. E isso vem da Lei!!!

Art. 8º - Os documentos públicos são identificados como correntes,intermediários e permanentes.

§ 1º - Consideram-se documentos correntes aqueles emcurso ou que, mesmo sem movimentação, constituam objeto deconsultas frequentes.

§ º - Consideram-se documentos intermediários aquelesque, não sendo de uso corrente nos órgãos produtores, por razõesde interesse administrativo, aguardam a sua eliminação ourecolhimento para guarda permanente.

§ 3º - Consideram-se permanentes os conjuntos dedocumentos de valor histórico, probatório e informativo que devemser definitivamente preservados.

Item Certo

35. CESPE - ANATEL - 2012 Acerca de gestão de documentos, julgue os

itens a seguir.

A aquisição de documentos envolve a transferência dos documentos aos

arquivos intermediários e o recolhimento dos documentos ao arquivo permanente.

Comentário: Olha lá de novo






Desde os tempos do Colegial, o Microsoft Paint foi meu companheiro

inseparável de elaboração de diagramas. Entretanto, o que o programa tem de

flexibilidade, perde em beleza, e assim o sendo, só posso pedir desculpas :P.

O que o nosso esquema nos ensina? Preste atenção aos próximos itens.

Inicialmente, note que chamamos de transferência a passagem de um

documento do arquivo corrente para o arquivo intermediário. Se um documento

não será mais frequentemente consultado, mas precisa ser armazenado por

questões legais, ele será TRANSFERIDO para a fase intermediária.

Por outro lado, recolhimento é a passagem do documento para o arquivo

permanente (independentemente da fase na qual o documento se encontrava

anteriormente).

Note que as setas que conduzem à fase permanente são duas. Uma delas

parte diretamente da fase intermediária, demonstrando que tal documento precisou

ser armazenado durante certo tempo por questões legais, e que, ao perder seu

valor administrativo, adquiriu valor histórico, merecendo o RECOLHIMENTO ao

arquivo permanente.






Item Certo

36. CESPE - ANATEL - 2012 Por meio da tabela de temporalidade,

determina-se a destinação final dos documentos de arquivo: a eliminação ou aguarda permanente dos documentos acumulados pelas atividades meio e fim das

instituições.

Comentário: Perfeito. Vamos ver nossa Tabela de Temporalidade Hipotética:

Código Assunto


Final Observações


002. Projetos deTrabalho

5 anos 10 anos GuardaPermanente

-


Pessoal

Enquanto

vigorar -

Guarda

Permanente -


Permanente -

022.1 Cursos

Internos 5 anos -

Guarda

Permanente -


024.1 Folha de


024.2 Escala de



027.1 Folha de


Fonte: Miranda, Elvis Correa (adaptada)

Destinação Final é guarda permanente ou eliminação. Não tem meio termo.

Ou vira fogueira, ou será guardado para sempre.

E falei isto mais de uma vez na teoria:

E como não poderia deixar de ser, você não confiou em mim para reproduzir

a legislação, e sim para enterrar a informação na sua cabeça para que ela não

consiga mais sair (o papo do recém-nascido no berço era mentira :P). E assim

sendo, aí vai o esquema gráfico e multicolorido:








preservar e facultar o acesso aos documentos sob sua guarda, e acompanhar e

implementar a política nacional de arquivos.

Parágrafo único - Para o pleno exercício de suas funções, o ArquivoNacional poderá criar unidades regionais.

Não precisa falar mais nada né :P. Pera, precisa: a ANATEL é uma agência

vinculada ao Executivo Federal.

Item Certo

38. CESPE - IBAMA - 2012 O documento de arquivo em papel,

independentemente de sua destinação final, deve ser higienizado e restaurado.

Comentário: Espero que tenha dado risada desta questão :P. Se não

entendeu a graça, acompanhe:

Os documentos do arquivo existem para atender a uma finalidade

administrativa. O que vou ensinar a vocês agora é o que acontece depois que essa

finalidade acaba.

Tenha em mente: um documento de arquivo ou será destruído ao final de sua

vida administrativa, ou jamais será destruído. Não existe meio termo: ou o

documento “morre”, ou se torna “imortal”. E essa conclusão é alcançada lendo-se a

parte final do artigo 3º da Lei 8159/1991:

“Art. 3º Considera-se gestão de documentos o conjunto de procedimentos

e operações técnicas referentes à sua produção, tramitação, uso, avaliação e


recolhimento para guarda permanente.”

Assim, note que o destino final do documento será a eliminação ou o

recolhimento ao arquivo permanente.

Por enquanto, memorize: o documento pode possuir 02 destinações

distintas: a eliminação ou o recolhimento para guarda permanente. Ou seja, o

documento, após a avaliação não será necessariamente eliminado, nem








de um bacharel em Direito e advogado impedido de advogar que também dá aulas

de Arquivologia :P). Veja a Lei 8159/1991:

Art. 2º - Consideram-se arquivos, para os fins desta Lei, os conjuntos dedocumentos produzidos e recebidos por órgãos públicos, instituições de

caráter público e entidades privadas, em decorrência do exercício de atividades

específicas, bem como por pessoa física, qualquer que seja o suporte da

informação ou a natureza dos documentos.

Melhor não dá para ficar! Qualquer suporte, qualquer natureza, desde que

produzido em decorrência do exercício de atividades específicas (do órgão público),

faz com que um objeto possa ser chamado de documento :P.

Item Certo

40. CESPE - ANCINE - 2012 Julgue os itens que se seguem, relativos à


A expedição de documentos é uma atividade exercida exclusivamente pelo

protocolo.

Comentário: Questão traiçoeira meu caro. Só entendi o porquê de esta

alternativa estar correta quando já trabalhava na Receita. Vamos dar nome ao boi

primeiro:

Expedição: é o envio do documento para outro órgão, externo à estrutura

da instituição;

Qualquer órgão dentro da instituição pode determinar a expedição de

documentos. Qualquer um mesmo. Entretanto, a operacionalização deste

procedimento é atividade exclusiva do protocolo, que executará todos os trâmites,

garantindo que haja controle daquela movimentação.

E qualquer setor que se comportar desta maneira ao expedir o documento é

o p óprio Protocolo (em caso de protocolos descentralizados).

Item Certo






41. CESPE – SERPRO - 2013 A classificação é uma atividade que antecede

a avaliação de documentos.

Comentário: Vamos exercitar a mente um pouco. Relembremos nossaTabela de Temporalidade Hipotética:

Código Assunto


Final Observações


002. Projetos de


Guarda

Permanente -


Pessoal

Enquanto

vigorar -

Guarda

Permanente -


Permanente -

022.1 Cursos

Internos 5 anos -

Guarda

Permanente -


024.1 Folha de


024.2 Escala de

Férias

7 anos - Eliminação -


027.1 Folha de



A tabela de temporalidade é o instrumento resultante da avaliação dos

documentos, e determina o prazo de guarda dos documentos nas fases correntes e

intermediária, bem como sua destinação final. É o mapa do arquivista, o qualorientará o correto tratamento a ser dado a cada um dos documentos que tramita

pela instituição e que chegam ao arquivo.

Mas, meu filho, explica para mim: Como é que você irá aplicar a tabela de

temporalidade, se não faz ideia do documento que está segurando?

Por estas razões, o documento precisa ser classificado anteriormente

(alguém precisa te dizer o que é aquilo), antes de poder ser avaliado.






Item Certo.

42. CESPE – SERPRO - 2013 A classificação de documentos é uma rotina

do setor de protocolos

Comentário: Rememorai os grandes feitos de nossos antepassados (ou pelo

menos o bendito desenho das fases do Protocolo :P):

Viu o quadradinho azul escuro? Está escrito Classificação ali :P. Mas claro

que isso não é suficiente :P.

Classificação: A Classificação é procedimento que buscará classificar o

documento em um dos códigos existentes no Plano de Classificação da instituição.

Para a explicação não ficar tão vaga, através da classificação será possíveldeterminar sobre que assunto o documento trata, e a partir daí, decidir qual o

destino que o documento deve tomar. Documentos que chegarem em envelopes

devem ser abertos para que sejam classificados.




carimbo escrito “SIGILOSO” não serão abertos (não é para você saber o que tem






neles), e desta forma, não serão classificados e nem mesmo precisarão passar pela


A segunda pegadinha diz respeito aos documentos particulares. Da mesmaforma, ninguém na instituição quer saber o que está escrito na fatura do banco que


constantes devem ser registradas. Ele será simplesmente recebido e encaminhado

ao interessado.




Em todo caso, a Classificação é um dos passos da rotina de protocolo.

Item Certo

43. CESPE – SERPRO - 2013 O instrumento arquivístico empregado para a

correta classificação de documentos é intitulado plano de destinação.

Comentário: Vamos ver o que nos diz a Resolução CONARQ nº 1:

Art. 1º Os órgãos e entidades integrantes do Sistema Nacional de Arquivos,

como decorrência de um programa de gestão de documentos, deverão organizar

seus arquivos correntes com base em métodos de classificação, que considerem a

natureza dos assuntos dos documentos resultantes de suas atividades e funções.

Não meu caro, eu não dei essa resolução em aula, até porque, ela explica o

básico do básico em termos de gestão de documentos. Era apenas para você saber

de onde as perguntas vem :P.

O que dissemos na aula foi o seguinte:

A Classificação de Documentos consiste em uma atividade prática

relacionada à gestão dos documentos.

A classificação de documentos aqui representa a atribuição e um código aodocumento conforme o assunto nele tratado.






Contudo, este código não é fruto do inconsciente coletivo nem brota

espontaneamente das rochas. Ele precisa ser criado pela instituição.

E aí é que aparece o nosso plano de classificação.

O plano de classificação é responsável por orientar o usuário

responsável pela classificação a como proceder na execução da mesma.

Todos os documentos da instituição devem ser arquivados segundo uma

sequência lógica, e principalmente, previamente definida pelo plano.

E, em nenhum momento, falamos de Plano de Destinação, e sim de Plano de

Classificação de Documentos.

Item Errado.

44. CESPE – SERPRO - 2013 O gênero do documento é uma informação

relevante para a determinação dos prazos de guarda de documentos no arquivo.

Comentário: Voltemos às origens:

A classificação quanto ao gênero procura separar os documentos do arquivo

conforme a forma na qual a informação se manifesta. Haverá tantos gêneros de

documentos quanto forem as formas possíveis de manifestação.

Veja a tabela abaixo:

Documentos Definição

Escritos ou textuais

São documentos nos quais a informação se manifestana forma escrita ou textual. É o tipo de documentomais comum atualmente, cujos exemploscompreendem os contratos, relatórios, certidões e oque mais você conseguir imaginar :P

Iconográficos

Esta palavra tem o mesmo radical grego da palavra"ícone" e ambos remetem à ideia de "imagem". Destaforma, estão compreendidos aqui os documentos cujainformação se manifeste através de uma imagemestática. Slides e Fotografias são excelentes exemplos.






Sonoros

Tranquilo :P, são documentos cujas informações estãoarmazenadas na forma de áudio. São raros osexemplos ultimamente de documentos puramentesonoros, mas pense naquelas fitas K-7 de outrora.

Filmográficos

Falamos de documentos na forma de "imagem emmovimento", independentemente de apresentaremáudio. A filmagem é um exemplo perfeito deste tipo dedocumento.

Digitais

Gravados em meio digital, demandando, em funçãodesta característica, equipamentos eletrônicos parasua consulta. Esta aula é um exemplo de documentodigital :P

Cartográficos

Aqui é melhor começar pelo exemplo: mapas e plantasarquitetônicas são documentos cartográficos. Atravésdo uso de escala, representam grandes áreas atravésde imagens reduzidas.

Micrográficos

Este aqui você só vai conhecer no seu novo emprego.A microfilmagem é um processo que será vistoposteriormente no curso, sendo o microfilme e amicroficha exemplos deste tipo.

O aluno mais perspicaz notará que o gênero do documento em muito se

relaciona com seu suporte. E isto não ajuda em absolutamente nada na hora de

estabelecer prazos de guarda :P.

A espécie documental, por outro lado, nos diz bastante sobre o que fazer

com o documento. Veja só:

Código Assunto Prazos de Guarda Destinação

Final Observações


002. Projetos de


Guarda

Permanente -


Pessoal

Enquanto

vigorar -

Guarda

Permanente -


Permanente -

022.1

Cursos

Internos 5 anos -

Guarda

Permanente -







024.1 Folha de


024.2 Escala de



027.1 Folha de



Escala de férias, folha de ponto, atas, certidões, todos estas espécies

poderão figurar na Tabela de Temporalidade, e servirão como parâmetro para o

estabelecimento dos prazos de guarda.

Item Errado.

45. CESPE – SERPRO - 2013 As etapas de trabalho da organização de

arquivos são levantamento de dados, análise dos dados coletados, planejamento e

implantação e, por fim, acompanhamento.

Comentário: Pois bem, nossa querida doutrinadora Marilena Leite Paes (por

quem o CESPE tem admiração inabalável) divide a organização dos arquivos em

quatro fases:

- Levantamento de dados

- Análise dos dados coletados

- Planejamento

- Implantação e acompanhamento

Qualquer semelhança não é mera coincidência.

Item Certo.

46. CESPE – SERPRO - 2013 Correspondência oficial em cujo envelope haja

indicação de particular não deve ser aberta, mesmo que trate de assunto específico

das atividades da instituição destinatária.






Comentário: Vamos ver nosso desenho de novo:

O documento particular bate no protocolo e, imediatamente, é encaminhado a

seu destinatário. E não importa o que tem dentro, pois o tema da correspondência

somente será conhecido pelo destinatário, seja lá qual ele for.

E só frisando: mesmo que o assunto seja tema pertinente às atividades do

órgão, ainda assim não deverá ser aberto. No exercício de minhas funções públicas,

eu posso muito bem receber um envelope com documentos para instrução de um

processo, mas se a informação “particular” constar nele, como é que o protocolo ia

saber o que tem dentro, já que não poderia abrir o documento? :P

Pegou o detalhe?

Item Certo.

Questões Propostas

01. CESPE – MPU 2010 – Considera-se gestão de documentos o conjunto

de procedimentos e operações técnicas referentes a produção, tramitação, uso,

avaliação e arquivamento de documentos.






02. CESPE – SEGER/ES - 2011 O conjunto de operações técnicas

referentes à produção, à tramitação, ao uso, à avaliação e ao arquivamento em fase

corrente e intermediária é conhecido por gestão de documentos.

03. CESPE – TRE/BA – 2011 A gestão de documentos visa ao tratamento do

documento desde o momento de sua criação ou recepção em um serviço de

protocolo até a sua destinação final, que pode ser a eliminação ou a guarda

permanente.

04. CESPE – ANEEL - 2010- A gestão de documentos surgiu com o objetivo

de resolver os problemas de preservação dos documentos de valor primário dos

arquivos permanentes das organizações publicas e privadas.

05. CESPE – 2011 - As ações da gestão de documentos devem ser voltadas

prioritariamente para a preservação da memória institucional, privilegiando as

atividades no arquivo permanente.

06. CESPE –– MS (Ministério da Saúde) – 2008 – O curso do documento

desde a sua produção ou recepção até o cumprimento de sua função administrativa

é conhecido como termo de recolhimento.

07. CESPE – ANATEL - 2012 - Os documentos de valor permanente,

consoante legislação, não devem ser eliminados ou alienados.

08. CESPE– IBRAM/DF - 2009 - A eliminação de documentos permanentes

produzidos por instituições publicas e de caráter publico somente é possível

mediante autorização da instituição arquivística pública correspondente à esfera de

competência do órgão.

09. CESPE – ANATEL - 2012 - O ciclo de vida dos documentos é definido

pela frequência e pelo tipo de utilização dos documentos.

10. CESPE – ANATEL - 2012 - A fase corrente é definida de acordo com os

valores históricos dos documentos.






11. CESPE – CORREIOS - 2011 - O recolhimento de documentos dos

arquivos correntes ao arquivo intermediário é realizado por meio do plano de

destinação.

12. CESPE – ABIN – 2010 - A transferência é ação de condução dos

documentos ao arquivo permanente.

13. CESPE – DETRAN - 2006 - De modo geral, podem ser eliminados os

documentos que comprovem o modo de organização e funcionamento da instituição

ao longo de sua existência.

14. CESPE– INSS - 2008 - No que se refere ao documento, valor mediatocorresponde a valor primário ou administrativo.

15. CESPE– ANEEL – 2010 - Os documentos que formam os arquivos

correntes podem ser encontrados em todas as unidades ou todos os setores de

trabalho de uma organização e são caracterizados pela possibilidade de terem valor

administrativo, técnico ou legal.

16. CESPE– ANTAQ - 2009 O recolhimento é a passagem dos documentosdos arquivos correntes para os arquivos intermediários e tem como objetivo

racionalizar os trabalhos de arquivamento e de localização dos documentos,

liberando espaços e economizando recursos materiais.

17. CESPE – ABIN - 2010 - A fase de avaliação e destinação de documentos

constitui parte do programa de gestão documental e é composta pelas atividades de

criação de formulários, seleção de materiais e equipamentos, e normatização do

acesso à documentação.

18. CESPE– AGU - 2010 A fase da gestão de documentos que inclui as

atividades de protocolo, de expedição, de organização e de arquivamento de

documentos em fase corrente e intermediaria é denominada fase de utilização de

documentos.

19. CESPE– STM – 2011- Na fase de produção, o arquivista pode, entre

outras atividades, sugerir a criação ou extinção de modelos, formulários, copias ou






vias desnecessárias; propor consolidação de atos normativos; e participar da

seleção de recursos humanos para área arquivística.

20. CESPE – CORREIOS - 2011 - A fase de utilização e manutenção dosdocumentos de um programa de gestão de documentos inclui uma das atividades

mais complexas dessa gestão: a avaliação.

21. CESPE – TRE/BA - 2010 – A fase de destinação de documentos, em um

programa de gestão de documentos, é mais complexa que as fases anteriores, por

envolver a avaliação de documentos que devem ser encaminhados para o arquivo

ou o descarte.

22. CESPE – MPU - 2010 – A produção, uma das fases básicas da gestão de

documentos, engloba as seguintes atividades de protocolo: recebimento,

classificação, registro, distribuição e tramitação dos documentos.

23. CESPE – MPU - 2010 – A análise e a avaliação dos documentos para o

estabelecimento dos prazos de guarda fazem parte da fase de destinação.

24. CESPE– MPU - 2010 – Na fase de produção de documentos, o arquivistadeve evitar a duplicação e a emissão de vias desnecessárias, além de poder sugerir

a criação ou extinção de modelos e formulários.

25. CESPE– ABIN - 2010 - O instrumento que indica os prazos de guarda e a

destinação final dos documentos, resultado direto do processo de avaliação, é

denominado código de classificação de documentos de arquivo da atividade-meio.

26. CESPE– ABIN - 2010 São atividades características do arquivopermanente: arranjo, descrição, publicação, conservação e referência.

27. CESPE – ABIN - 2010 Os documentos com valor histórico devem ser

recolhidos aos arquivos intermediários, onde devem permanecer até a sua

eliminação.

CESPE – ANATEL - 2010 Os documentos chegam, em determinado órgão

público instalado em Brasília, de forma variada. Uns são registrados e, em seguida,enviados ao destinatário, outros entram sem nenhum tipo de anotação. Além disso,






há aqueles que, atualmente, entram no órgão por meio das tecnologias da

informação (fax, correio eletrônico). Cada setor de trabalho organiza seus

documentos de maneira independente, sem nenhum tipo de orientação e, depois,

por falta de espaço físico ou devido ao final do ano civil, esses documentos sãotransferidos para outro lugar, conhecido, geralmente, como arquivo morto.

Considerando a situação hipotética acima, julgue o item subsequente, acerca

das técnicas de arquivamento e dos procedimentos administrativos no âmbito do

setor público.

28. Os documentos que entram no órgão público descrito na situação

hipotética em questão e que vão para os setores destinatários irão formar osarquivos correntes dessas unidades.

29. Os documentos produzidos e(ou) recebidos por uma unidade ou setor de

trabalho de um órgão público que deixaram de ser frequentemente consultados,

mas que ainda podem ser solicitados, deverão ser transferidos ao arquivo

intermediário.

30. Os arquivos correntes e as atividades de controle, como o protocolo,podem ser centralizados ou descentralizados.

31. CESPE - ANAC - 2012 - Técnico As rotinas de protocolo compreendem

o recebimento do documento, o registro do documento no sistema e a distribuição

do documento ao(s) destinatário(s), não sendo estendidas essas rotinas aos

documentos de caráter particular.

32. CESPE - ANAC – 2012 De acordo com a tabela de temporalidade, osdocumentos de arquivo podem ser eliminados nas fases arquivísticas corrente,

intermediária ou permanente.

33. CESPE – ANAC - 2012 - Técnico Ano é a unidade de tempo utilizada na

tabela de temporalidade para estabelecer o período de guarda dos documentos no

arquivo intermediário.

34. CESPE - ANATEL – 2012 O ciclo de vida dos documentos é definido pelafrequência e pelo tipo de utilização dos documentos.






35. CESPE - ANATEL - 2012 Acerca de gestão de documentos, julgue os

itens a seguir.

A aquisição de documentos envolve a transferência dos documentos aosarquivos intermediários e o recolhimento dos documentos ao arquivo permanente.

36. CESPE - ANATEL - 2012 Por meio da tabela de temporalidade,

determina-se a destinação final dos documentos de arquivo: a eliminação ou a

guarda permanente dos documentos acumulados pelas atividades meio e fim das

instituições.

37. CESPE - ANATEL - 2012 De acordo com legislação, os documentospermanentes das agências reguladoras devem ser recolhidos ao Arquivo Nacional.

38. CESPE - IBAMA - 2012 O documento de arquivo em papel,

independentemente de sua destinação final, deve ser higienizado e restaurado.

39. CESPE - IBAMA - 2012 Os arquivos de uma organização pública podem

ser constituídos de documentos originários das atividades meio e fim e produzidos

em variados suportes documentais, inclusive o digital.

40. CESPE - ANCINE - 2012 Julgue os itens que se seguem, relativos à


41 CESPE – SERPRO - 2013 A classificação é uma atividade que antecede

a avaliação de documentos.

42 CESPE – SERPRO - 2013 A classificação de documentos é uma rotina do

setor de protocolos

43 CESPE – SERPRO - 2013 O instrumento arquivístico empregado para a

correta classificação de documentos é intitulado plano de destinação.

44 CESPE – SERPRO - 2013 O gênero do documento é uma informação

relevante para a determinação dos prazos de guarda de documentos no arquivo.






45 CESPE – SERPRO - 2013 As etapas de trabalho da organização de

arquivos são levantamento de dados, análise dos dados coletados, planejamento e

implantação e, por fim, acompanhamento.

46 CESPE – SERPRO - 2013 Correspondência oficial em cujo envelope haja

indicação de particular não deve ser aberta, mesmo que trate de assunto específico

das atividades da instituição destinatária.





Gabarito:

1 C 11 E 21 C

2 C 12 E 22 E

3 C 13 E 23 C

4 E 14 E 24 C

5 E 15 C 25 E

6 E 16 E 26 C

7 C 17 E 27 E

8 E 18 C 28 C

9 C 19 C 29 C

10 E 20 E 30 C

31 C 41 C

32 E 42 C

33 C 43 E

34 C 44 E

35 C 45 C

36 C 46 C

37 C

38 E

39 C

40 C

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