PROFESSOR KENNEDY SANTOS NOES DE ARQUIVOLOGIA www.professorkennedy.com ARQUIVOLOGIA Conceitos Bsicos Arquivo: o conjunto organizado de documentos acumulados por uma pessoa ou instituio ao longo de suas atividades. Acervo: Conjunto de documentos de um arquivo. Documento: informao mantida em um suporte. Funo do arquivo: guardar e organizar os documentos, visando permitir sua consulta rpida e eficiente. Suporte: o meio fsico em que a informao foi registrada. Papel CD DVD Disquete Papiro OS DOCUMENTOS PODEM MUDAR DE SUPORTE. TABELA DE TEMPORALIDADE o instrumento que define os prazos de guarda e a destinao final dos documentos. criada por uma comisso de avaliao e deve ser aprovado por uma autoridade competente da instituio. Documentos PRAZOS DE GUARDA Corrente Intermedirio Destino Final

Cd Classe 024.2 024.1 010.1 029.7

Frias Folha de Pagamento Legislao interna Greves

5 anos 10 anos Enq. Vigorar 4 anos

-------40 anos ------12 anos

Eliminao Eliminao Guarda permanente Guarda permanente

Finalidades do arquivo: 1 servir administrao 2 servir histria Gnero dos documentos: Textuais: texto escrito. EX: ata, oficio, memorando. Iconogrficos: imagem esttica. EX: fotografias, desenhos, negativos, diapositivos (Slides) e gravuras. Cartogrficos: mapas e plantas Micrografia: microfilmes Sonoros: som, udio Filmografia: filmagem, Vdeos Informtica: meio digital Ciclo Vital dos documentos ou Teoria das 3 idades 1 idade: Corrente a fase em que os documentos so criados; Documentos mais novos; Documentos muito utilizados; Tramitam bastante;

Obs: Essas tabelas no so padres! Toda empresa tem a sua prpria tabela! PROTOCOLO o controle da tramitao dos documentos uma atividade tpica da fase corrente

Atividades:

Localizao do arquivo corrente Prprios setores (arquivos setoriais) Prximo aos setores (arquivo central/geral)

Recebimento: entrada, recebimento, recepo. Registro: Cadastro, autuado com um numero de protocolo. Classificao: separar por assunto. Expedio (externo)/ Distribuio (interno): (encaminhar para o setor destinatrio). Controle/ Movimentao: andamento.

2 idade: intermediria Documentos pouco utilizados; Permite que os setores ganhem espao; Atende s consultas dos setores; O acesso exclusivo ao setor enviou o documento, que mantm sua propriedade;

O que o protocolo no faz!!!!!!!!!! Avaliao (essa uma funo da comisso de avaliao) Eliminao (essa uma funo do arquivo) Emprstimo (essa uma funo do arquivo)

Podem ser abertos pelo protocolo documentos Ostensivos/ Ordinrios

Os documentos da 2 idade aguardam sua destinao final Eliminao Guarda permanente

No podem ser abertos pelo protocolo

3 idade: permanente Documentos que perderam o valor administrativo e so guardados pelo valor histrico Documentos permanentes no sero eliminados A consulta liberada ao pblico em geral

Documentos particulares: deve ser entregue diretamente para o dono. Documentos sigilosos: ultra secretos, secretos, confidencias, reservados GRAU DE SIGILO ultra secretos secretos confidencias reservados OS DOCUMENTOS SIGILOSOS DEVEM SER COLOCADOS EM ENVELOPE DUPLO

Documentos permanentes Origem da instituio Funcionamento da instituio Legislao interna

Classificao: atribuir grau de sigilo ao documento. Desclassificao: retirar o grau de sigilo.

MTODOS DE ARQUIVAMENTO Arquivamento o conjunto das operaes destinadas ao acondicionamento e ao armazenamento de documentos. O mtodo de arquivamento corresponder forma em que os documentos sero armazenados, visando sua localizao futura. Pode-se dividir os mtodos de arquivamento em dois grandes sistemas:

4. As iniciais abreviativas de prenomes tm precedncia na classificao de sobrenomes iguais. Exemplo: Registro E. Silva Estevo Silva Everaldo Silva Arquivam-se Silva, E. Silva, Estevo Silva, Everaldo

1. 2.

Sistema direto aquele em que a busca do documento feita diretamente no local onde se acha guardado. Sistema indireto aquele em que, para se localizar o documento, necessita-se antes consultar um ndice ou um cdigo. o caso da utilizao de fichrios. 5. Os artigos e preposies, tais como a, o, de, d, da, do, e, um, uma, no so considerados. Exemplo: Registro Pedro de Almeida Ricardo dAndrade Lcia de Cmara Arnaldo do Couto Jos dos Santos Silva Arquivam-se Almeida, Pedro de Andrade, Ricardo d Cmara, Lcia da Couto, Arnaldo do Silva, Jos dos Santos

Os seguintes mtodos so mais comumente utilizados para se organizar os arquivos: METODO ALFABTICO: (sua base o nome) Mtodo Alfabtico: (Direto) o mtodo que utiliza um nome existente no documento para organiz-lo de forma alfabtica. Regras de Alfabetao: O arquivamento de nomes obedece a algumas, chamadas regras de alfabetao, e que so as seguintes: 1. Nos nomes de pessoas fsicas, considera-se o ltimo sobrenome e depois o prenome. Exemplo: Registro Frank Menezes Edson Pereira dos Santos Marcos Roberto Arajo da Silva Arquivam-se Menezes, Frank Santos, Edson Pereira dos Silva, Marcos Roberto Arajo da

Obs: a partcula dos foi considerada no momento em que os nomes foram organizados. 6. Os sobrenomes que exprimem grau de parentesco so considerados parte integrante do ltimo sobrenome, mas no so considerados na ordenao alfabtica. Quando existirem, devem ser transpostos acompanhados pelo sobrenome que os antecedem. Exemplo: Registro Edison Miranda Jnior Osrio Miranda Neto Mrcio Cerqueira Sobrinho Arquivam-se Cerqueira Sobrinho, Mrcio Miranda Jnior, Edison Miranda Neto, Osrio

Obs: Quando houver sobrenomes iguais, prevalece a ordem alfabtica do prenome. Exemplo: Registro Carmem Miranda Fbio Miranda Luciano Miranda Veneza Miranda Arquivam-se Miranda, Carmem Miranda, Fbio Miranda, Luciano Miranda, Veneza

7. Os ttulos no so considerados na alfabetao. So colocados aps o nome completo, entre parnteses. Exemplo: 2. Sobrenomes compostos de um substantivo e um adjetivo ou ligados por hfen no se separam, quando transpostos para o incio. Exemplo: Registro Joaquim da Boa Morte Camilo Castelo Branco Heitor Villa-Lobos Arquivam-se Boa Morte, Joaquim da Castelo Branco, Camilo Villa-Lobos, Heitor Registro Ministro Jorge Cardoso Coronel Emrson Pontes Doutor Raimundo Torres Professor Kennedy Santos Arquivam-se Cardoso, Jorge (Ministro) Pontes, Emrson (Coronel) Torres, Raimundo (Doutor) Santos, Kennedy (Professor)

3. Os sobrenomes formados com as palavras Santa, Santo ou So seguem a regra dos sobrenomes compostos por um adjetivo e um substantivo, ou seja, quando transpostos, devem ser acompanhados dos nomes que os sucedem. Exemplo: Registro Ricardo Santa Rita Joo do Santo Cristo Jos Carlos So Paulo Arquivam-se Santa Rita, Ricardo Santo Cristo, Joo do So Paulo, Jos Carlos

8. Os nomes estrangeiros so considerados pelo ltimo sobrenome, (salvo nos casos de nomes espanhis e orientais) Exemplos: Registro George Walker Bush Charles Chaplin Adolf Hitler Arquivam-se Bush, George Walker Chaplin, Charles Hitler, Adolf

9. Os nomes espanhis ou hispnicos (pases de lngua espanhola) so registrados pelo penltimo sobrenome, que, tradicionalmente, corresponde ao sobrenome de famlia do pai. Exemplo:

Registro Enrico Gutierrez Salazar Maria Pereira de la Fuente Pablo Puentes Hernandez

Arquivam-se Gutierrez Salazar, Enrico Pereira de la Fuente, Maria Puentes Hernandez, Pablo

MTODO IDEOGRAFICO (O mtodo ideogrfico aquele que separa os documentos por assunto.) se divide em dois mtodos que por sua vez se divide em dois. 1 Mtodo alfabtico:

1.1 Dicionrio: (Direto) Esse mtodo arquiva os documentos organizando osalfabeticamente em um nico nvel. Independentemente do assunto. Exemplo: Ata Memorando Oficio

10. Os nomes orientais - japoneses, chineses e rabes - so registrados como se apresentam. Exemplo: Registro Li Yutang -> (chins) Osama Bin Laden -> (rabe) Sasazaki Yonoyama -> (japons) Arquivam-se Li Yutang Osama Bin Laden Sasazaki Yonoyama

1.2 Enciclopdico:

(Direto) Esse mtodo arquiva os documentos organizando os alfabeticamente em nveis hierarquizados. Exemplo: Materiais Compra Venda Produtos durveis Produtos no durveis

2 Mtodo numrico: 11. Os nomes de firmas, empresas, instituies e rgos governamentais devem ser transcritos como se apresentam, no se considerando, porm, para fins de ordenao, os artigos e preposies que os constituem. Admite-se, para facilitar a ordenao, que os artigos iniciais sejam colocados entre parnteses aps o nome. Exemplo: Registro Embratel Antonio Silva & Cia. Fundao Bradesco A Tentao The Washington Post Companhia Petrolfera Nacional Associao dos Jornalistas Associao Educacional do DF El Pas Arquivam-se Antonio Silva & Cia. Associao Educacional do DF Associao dos Jornalistas Companhia Petrolfera Nacional Embratel Fundao Bradesco Pas (El) Tentao (A) Washington Post (The) Duplex: (Indireto) os assuntos so organizados de forma hierarquizada, podendo ter uma quantidade ilimitada de classes. Exemplo: 1 Materiais 1-1 Compra 1-2 Venda 1-2-1Produtos durveis 1-2-2 Produtos no durveis 1-2 Decimal: (Indireto) Esse mtodo arquiva os documentos organizados de forma hierarquizada, tendo uma quantidade limitada de classes, sendo no Maximo dez classes de trs algarismo em cada. constitudo por um cdigo numrico que reflete a hierarquia funcional e as atividades desempenhadas pelo rgo. As dez classes principais so representadas por um nmero inteiro, composto de trs algarismos, como se segue: 000 100 200 300 400 500 600 700 800 900 Exemplo: 100 Pesquisas 110 Sociologia 111 Aplicada ao trabalho 112 Aplicada a educao 112.1 Escola Publica 112.2 Escola Particular Como determinar o mtodo a ser aplicado O mtodo de arquivamento determinado, portanto, pela natureza dos documentos a serem arquivados e pela estrutura da entidade, podendo a instituio adotar quantos mtodos forem necessrios para bem organizar seus documentos. GESTO DE DOCUMENTOS Conjunto de procedimentos e operaes tcnicas referentes s atividades de produo, tramitao, uso, avaliao e arquivamento de documentos em fase corrente e intermediria, visando a sua eliminao ou recolhimento para a guarda permanente. O Arquivista necessita ter conhecimentos administrativos, mas no tem que depender completa e unicamente da gesto enquanto disciplina, pois Arquivologia uma disciplina em si mesma que, tem as suas prprias bases tericas, s suas prprias intervenes e os seus prprios mtodos de trabalho. A gesto de documentos operacionalizada atravs do planejamento, da organizao, do controle, da coordenao dos recursos humanos, do espao fsico e dos equipamentos, com o objetivo de racionalizar e simplificar o ciclo documental. OBJETIVOS DA GESTO DE DOCUMENTOS Assegurar, de forma eficiente, a produo, administrao, manuteno e destinao de documentos. Garantir que a informao institucional esteja disponvel quando e onde seja necessria instituio e aos cidados. Assegurar a eliminao dos documentos que no tenham valor administrativo, fiscal, legal ou para a pesquisa cientfica. Assegurar o uso adequado da microgrfica, processamento automatizado de dados e outras tcnicas avanadas de gesto da informao. Contribuir para o acesso e preservao dos documentos que meream guarda permanente por seus valores histrico e cientfico.

12. Nos ttulos de congressos, conferncias, reunies, assemblias e assemelhados os nmeros arbicos, romanos ou escritos por extenso devero aparecer no fim, entre parnteses. Exemplo: Registro II Encontro Nacional de Arquivistas Quinto Congresso de Histria 3. Curso de Cincias Contbeis Arquivam-se Congresso de Histria (Quinto) Curso de Cincias Contbeis (3.) Encontro Nacional de Arquivistas (II)

METODO NUMRICO: (a base o numero) se divide em trs mtodos. 1 Mtodo Numrico Simples: (Indireto) Quando o principal elemento a ser considerado em um documento o seu NMERO, a escolha deve recair sobre o mtodo numrico simples. Exemplo: 03 02 01 2 Mtodo Digito-terminal: (Indireto) neste mtodo os documentos so organizados pelos dois ltimos algarismos, exemplo: 98-45-34 43-45-56 01-00-75 3 Mtodo Numrico-cronolgico: (Indireto) Neste mtodo, os documentos sero organizados tomando-se por base uma data, que, em geral, a data de produo do documento ou o perodo a que este se refere. o mtodo ideal para se arquivar, por exemplo, documentos contbeis (balanos, balancetes, dirios) e contas a pagar/a receber depois que estas j foram agrupadas por credor/devedor. Exemplo: 15/03/2009 16/03/2009 17/03/2009 MTODO GEOGRAFICO (sua base a procedncia ou local) Mtodo Geogrfico: (Direto) Neste mtodo, os documentos sero de acordo com o local ou setor em que foram produzidos (procedncia). o caso, por exemplo, de uma instituio que possua diversas filiais e que, em seu arquivo intermedirio, organize os documentos separando-os por filial. Neste caso, estar sendo utilizado o mtodo geogrfico.

FASES BSICAS DA GESTO DE DOCUMENTOS 3 fases bsicas da gesto de documentos:

arquivo pblico: arquivo de entidade pblica, independentemente de seu mbito de ao e do sistema de governo do pas; arquivo integrante da administrao pblica. arquivo setorial: arquivo de um setor de um organismo. arranjo estrutural: arranjo que tem por eixo a estrutura administrativa do organismo produtor. arranjo funcional: arranjo que tem por eixo as funes e atividades desempenhadas pelo organismo. arranjo: seqncia de operaes intelectuais e fsicas que visam organizao dos documentos de um arquivo, de acordo com um plano ou quadro classificatrio. Ver classificao. assinatura digital: assinatura em meio eletrnico, que permite aferir a origem e a integridade do documento. atividades-fim: operaes de um organismo no desempenho de atribuies especficas, que acumulam documentos de carter substantivo. atividades-meio: operaes que apiam a consecuo das atividades-fim e resultam na acumulao de documentos de carter instrumental e acessrio. avaliao: determinao dos valores primrio e secundrio de documentos; processo que estabelece prazos de guarda; anlise de arquivos com vistas a estabelecer as destinaes. averbao: anotao oficial em documento para alterar ou complementar. braquigrafia: rea da paleografia que estuda a origem, evoluo e tipos das abreviaturas. catlogo: instrumento de pesquisa organizado segundo critrios classificatrios, temticos, cronolgicos, onomsticos ou toponmicos, reunindo a descrio individualizada de documentos. ciclo vital dos documentos: sucessivas fases por que passam os documentos de um arquivo, desde a produo at a guarda definitiva ou eliminao. Ver teoria das trs idades. classificao: seqncia de operaes que visam distribuir os documentos, em observncia s diversas estruturas, funes, atividades e/ou tipos documentais de um organismo; atribuio de grau de sigilo a determinado documento. Ver arranjo. cdigo de classificao: cdigo derivado de um plano de classificao. cdigo de referncia: cdigo elaborado para identificar qualquer unidade de descrio. coleo: reunio intencional de documentos que, no mantendo relao orgnica entre si, apresentam alguma caracterstica comum. Difere do fundo de arquivo pela ausncia da organicidade. ( usado em museu e biblioteca) comisso de avaliao: grupo multidisciplinar encarregado da avaliao de documentos de um organismo. conservao: conjunto de procedimentos especficos que visam a desacelerar a degradao dos documentos. contencioso arquivstico: litgio quanto propriedade, custdia legal e ao acesso a arquivos. controle ambiental: procedimentos voltados manuteno de ambiente adequado. Compreende controle de temperatura, umidade, qualidade do ar e luminosidade, bem como preveno de infestaes e procedimentos de segurana e proteo. correspondncia: toda espcie de comunicao escrita, que circula nos rgos ou entidades, exceo dos processos. Quanto natureza, a correspondncia classifica-se em interna e externa, oficial e particular, recebida e expedida. criptografia: escrita que usa abreviaturas, cifras ou cdigos para comunicao secreta. custdia: responsabilidade jurdica de guarda e proteo de arquivos, independente de vnculo de propriedade. datas-limite: elemento de identificao cronolgica, no qual se indica o incio e o trmino do perodo de uma unidade de descrio. desacidificao: processo pelo qual o valor do pH do papel elevado a um mnimo de 7, com vistas preservao. desapensao: separao de documento ou processo juntado por apensao; a separao fsica de processos apensados. desclassificao: ato pelo qual a autoridade competente libera consulta documento anteriormente sujeito a sigilo. descrio: tarefas que permitem a identificao de documentos e resultam na elaborao de instrumentos de pesquisa.

Produo: documentos essenciais, a administrao da instituio, evitando duplicaes e vias desnecessrias. Utilizao: atividade de protocolo( classificao, registro, distribuio, tramitao. recebimento,

Destinao: aplicao da tabela de temporalidade.

Preservao, conservao e restaurao de documentos: Alm da guarda do documento, o arquivo dever se preocupar tambm com a preservao dos documentos da instituio, os agentes prejudiciais na conservao de documentos so: Fsicos: umidade, ar seco, temperatura e luminosidade. Qumicos: poeira, sujeira, fumaa, tinta, objetos metlicos, colas, fitas adesivas, e alimentos. Biolgicos: insetos, microorganismos, ratos, homem. ARQUIVOLOGIA GLOSSARIO DE TERMINOLOGIA professorkennedy@gmail.com

acervo: totalidade de documentos conservados em um arquivo ou em outra instituio. acondicionamento: ao de acondicionar ou guardar documentos, com vistas sua preservao e acesso acumulao: formao progressiva, natural e orgnica do arquivo, o qual ser composto de documentos internos, cpia de documentos expedidos e documentos recebidos. alienao: transmisso documentos. formal da custdia ou propriedade de

amostragem: tcnica de seleo em que, de um dado conjunto documental, preserva-se um subconjunto representativo. anexao: juntada de documento a processo, ou de processo a outro processo, em carter definitivo, prevalecendo para referncia o nmero do processo mais antigo. anexo: documento ou processo reunido a outro, por anexao. anopistgrafo: documento escrito ou impresso de um nico lado. apensao: juntada, em carter temporrio, com o objetivo de elucidar ou subsidiar a matria tratada. apenso: documento ou processo juntado a processo sem, contudo, passar a integr-lo. apcrifo: documento de autenticidade no reconhecida. apostila: nota ou aditamento feito oficialmente em documento. arquivamento: operaes fsicas que visam guarda ordenada de documentos; ao pela qual uma autoridade determina a guarda de um documento, cessada a tramitao. arquivo: conjunto documental produzido e acumulados por uma entidade coletiva, pblica ou privada, pessoa ou famlia, no desempenho de suas atividades, independentemente da natureza do suporte; instituio ou servio de arquivo; imvel; mvel. arquivo corrente: documentos em curso ou que se conservam junto s unidades produtoras em razo de sua vigncia e da freqncia com que so por elas consultados. arquivo especial: arquivo que tem sob sua guarda documentos de materiais especiais, diferentes do suporte papel e do gnero textual. arquivo especializado: arquivo cujo acervo tem caractersticas comuns, como natureza, funo ou atividade da entidade produtora, tipo, contedo, suporte ou data dos documentos, entre outras. arquivo intermedirio: conjunto de documentos com uso pouco freqente, que aguarda destinao; arquivo responsvel pelo arquivo intermedirio. Tambm chamado pr-arquivo ou de arquivo de segunda idade.

arquivo permanente: conjunto de documentos preservados em carter definitivo; arquivo responsvel pelo arquivo permanente. Tambm chamado arquivo histrico ou de terceira idade. arquivo pessoal: arquivo de pessoa fsica. arquivo privado: arquivo de entidade coletiva de direito privado, famlia ou pessoa.

descrio multinvel: descrio que, levando em considerao a estrutura de organizao de um acervo, permite a recuperao das informaes dos documentos que o integram em diferentes nveis, do mais genrico ao mais especfico, estabelecendo relaes verticais e horizontais entre eles. desentranhamento de peas: a retirada de peas de um processo, que poder ocorrer quando houver interesse da Administrao ou a pedido do interessado. desinfeco: processo de destruio ou inibio da atividade de microorganismos. desinfestao: processo de destruio ou inibio da atividade de insetos. destinao: conduo de documentos para serem transferidos ou recolhidos, de acordo com a avaliao. eliminados,

expedio: a remessa da correspondncia externa no mbito da Administrao Pblica Federal. forma: estgio de preparao e transmisso dos documentos (rascunho, minuta, original e cpias). formato: configurao fsica do suporte de acordo com o modo como foi confeccionado. fumigao: exposio de documentos a vapores qumicos, geralmente em cmaras especiais, a vcuo ou no, para destruio de insetos e microorganismos. fundo aberto: conjunto arquivstico de determinada instituio em atividade, ao qual podem ser acrescentados novos documentos. fundo de arquivo: conjunto de documentos de uma mesma provenincia. Termo equivalente a arquivo. fundo fechado: conjunto arquivstico de uma entidade ou pessoa que j encerrou suas atividades. gnero documental: linguagem (sistema de signos) utilizada na comunicao do contedo dos documentos. Pode ser textual, audiovisual, iconogrfico, microgrfico, imagtico, cartogrfico, filmogrfico ou sonoro. grau de sigilo: gradao de sigilo atribuida a um documento em razo da natureza de seu contedo, com o objetivo de limitar o acesso a quem tenha necessidade de conhec-lo. guia-fora: indicador colocado no lugar de uma unidade de arquivamento ou item documental para assinalar sua remoo temporria. guia: instrumento de pesquisa que oferece informaes gerais sobre fundos e colees existentes em um arquivo. herldica: disciplina que estuda os brases e emblemas. higienizao: retirada, por meio de tcnicas apropriadas, de poeira e outros resduos, com vistas preservao. imagem de abertura: conjunto de informaes tcnicas, localizado no incio de um rolo de microfilme. imagem de encerramento: conjunto de informaes tcnicas, localizado no fim de um rolo de microfilme. imprescritibilidade: princpio pelo qual assegurado ao Estado o direito sobre os arquivos pblicos, sem limitao de tempo, por serem estes considerados bens pblicos inalienveis. inalienabilidade: princpio pelo qual impedida a alienao de arquivos pblicos a terceiros. indexao: processo pelo qual documentos ou informaes so representados por termos, palavras-chave ou descritores, propiciando a recuperao da informao. ndice: relao sistemtica de nomes de pessoas, lugares, assuntos ou datas contidos em documentos ou em instrumentos de pesquisa, acompanhados das referncias que remetem sua localizao. informao: elemento referencial que comporta um sentido, registrado em um suporte, graas a um sistema de signos (linguagem), que pode ser na forma escrita, oral, imagtica ou audiovisual. instrumento de pesquisa: meio que permite a identificao, localizao ou consulta a documentos ou informaes, a exemplo dos guias, inventrios, catlogos e repertrios, ndices, edio de textos e guia de fontes. integridade arquivstica: caracterstica decorrente do princpio da provenincia, que consiste em resguardar um fundo de acrscimos, parcelamentos ou eliminaes indiscriminadas, O mesmo que indivisibilidade arquivstica. inventrio: instrumento descritivo que toma por unidade a srie documental. item documental: menor unidade documental, indivisvel, integrante de dossis ou processos. intelectualmente

desmembramento: a separao de parte da documentao de um ou mais processos para formao de novo processo; o desmembramento de processo depender de autorizao e instrues especficas do rgo interessado. despacho: deciso proferida pela autoridade administrativa em caso que lhe submetido apreciao; o despacho pode ser favorvel ou desfavorvel pretenso solicitada pelo administrador, servidor pblico ou no. desumidificao: reduo da umidade relativa do ar em determinadas reas. diapositivo: imagem fotogrfica positiva, normalmente emoldurada e apropriada para projeo. Chamado eslaide ou slide. digitalizao: processo de converso de um documento para o formato digital, por meio de aparelhos como o escner. diligncia: o ato pelo qual um processo que, tendo deixado de atender as formalidades indispensveis ou de cumprir alguma disposio legal, devolvido ao rgo que assim procedeu, a fim de corrigir ou sanar as falhas apontadas. diplomtica: disciplina que tem por objeto o estudo da estrutura formal e da autenticidade dos documentos. direito informao: preceito legal que garante o acesso informao. direito de preempo: direito legal de precedncia na compra de documentos submetidos venda pblica, em favor de uma entidade estatal. distribuio: a remessa do processo s unidades que decidiro sobre a matria nele tratada. documento de arquivo: unidade de registro de informaes produzida e mantida por uma instituio ou pessoa ao longo de suas atividades administrativas, passvel de consulta e comprovao de aes ou fatos. documento especial: documento em linguagem no-textual, em suporte no convencional, ou em formato e dimenses excepcionais, que exige procedimentos especficos para seu processamento tcnico. documento: informao registrada em um suporte material, suscetvel a consulta, prova e pesquisa, pois comprovam fatos, fenmenos e idias. Resumidamente, uma unidade constituda pela informao e seu suporte fsico. dossi: conjunto de documentos relacionados entre si por assunto (ao, evento, pessoa, lugar, projeto) ou tipo documental. edital de cincia de eliminao: ato publicado em peridicos oficiais com o objetivo de anunciar e tornar pblica a eliminao de documentos. eliminao: destruio de documentos que, na avaliao, foram considerados sem valor mediato. Sinnimo de descarte ou expurgo. emprstimo: transferncia fsica e temporria de documentos com fins de referncia, consulta, reproduo, pesquisa ou exposio. encadernao: fixao de folhas, entre capas, por costura ou cola, com vistas a mant-las numa ordem determinada e a assegurar a sua proteo. Atividade da conservao. encapsulao: processo de preservao no qual o documento protegido entre folhas de polister transparente, cujas bordas so seladas. encolagem: aplicao interna ou superficial de substncia adesiva em papel ou carto. esfragstica: disciplina que tem por objeto o estudo dos selos, sinetes e carimbos. Tambm chamada sigilografia. espcie documental: configurao que assume um documento de acordo com a disposio e a natureza das informaes nele contidas. Ex; resoluo, acrdo, contrato, ata e exposio de motivos.

juntada: apensao ou anexao de um documento ou processo a outro. jurisdio arquivstica: competncia de arquivos sobre a produo, tramitao, entrada de documentos, avaliao, eliminao, preservao e/ou acesso, definida por leis ou regulamentos. laminao: tcnica de restaurao em que o documento (de papel) inserido entre duas folhas de papel neutro ou polister. legislao arquivstica: conjunto de atos normativos que disciplinam a sistematizao do patrimnio arquivstico e que regem a estrutura e o funcionamento dos arquivos. lista de eliminao: instrumento de controle que relaciona os documentos destinados ao descarte. Igual a relao de ei imin ao.

lista de recolhimento: instrumento de controle da conduo de documentos ao arquivo permanente. O mesmo que relao de recolhimento. lista de transferncia: instrumento de controle da passagem de documentos do arquivo corrente para o arquivo intermedirio. Sinnimo de relao ou guia de transferncia mapoteca: instituio ou servio responsvel pela custdia de documentao cartogrfica; ou mvel prprio para guarda de mapas e documentos de grandes dimenses; coleo de mapas e plantas. marca-dgua: marca translcida que se imprime, ainda na confeco do suporte (papel ou eletrnico). mensurao: aferio total ou parcial da dimenso fsica de um acervo. metadados: dados estruturados e codificados, que descrevem e permitem acessar, gerenciar, compreender e/ou preservar outros dados. mtodo alfabtico: ordenao de acordo com a seqncia de letras do alfabeto. O mesmo que ordenao alfabtica. mtodo alfanumrico: na classificao, procedimento pelo qual letras correspondem s classes principais e nmeros, s suas subdivises. mtodo de arquivamento: disposio dos documentos de uma srie, a partir de elemento convencionado para sua recuperao. O mesmo que ordenao. mtodo decimal: na classificao, procedimento que tem por eixo um plano de distribuio hierrquica dos documentos em dez grandes classes, cada uma sendo repartida em dez subclasses e assim por diante. mtodo dgito-terminal: na classificao, procedimento que atribui aos documentos cdigos numricos que, decompostos em pequenos grupos de 2 ou 3 dgitos, udos da direita para a esquerda, servem para localizar os itens. mtodo duplex: na classificao, procedimento que tem por eixo a distribuio dos documentos em grandes classes temticas, numeradas consecutivamente, que podem ser subdivididas em classes subordinadas mediante o uso de nmeros justapostos aos assuntos principais. mtodo estrutural: na classificao, procedimento baseado na estrutura administrativa dos organismos produtores. mtodo funcional: na classificao, procedimento baseado nas funes exercidas pelos organismos produtores. mtodo geogrfico: ordenao que tem por eixo unidades geogrficas (pases, estados, municpios, bairros). mtodo temtico: ordenao que tem por eixo os temas ou assuntos. A seqncia pode ser dicionria ou enciclopdica. Tambm chamado mtodo por assunto ou ideogrfico. mtodo numrico simples: ordenao de acordo com a seqncia numrica dos documentos, que exige o auxlio de ndice alfabtico remissivo. mtodo numrico-cronolgico: ordenao de acordo com a seqncia numrica dos documentos, em sua sucesso temporal, exigindo a adoo de ndice alfabtico remissivo. mtodo unitermo: indexao por termos simples extrados do contedo do documento. Tambm chamado unitermo. mtodo variadex: ordenao que tem por eixo as letras do alfabeto representadas por cores diferentes. microficha: formato que corresponde a uma folha de filme com microimagens dispostas em linhas horizontais e verticais. microfilmagem: produo de imagens fotogrficas de um documento em tamanho altamente reduzido. microfilme: filme de alta resoluo usado para a reproduo de documentos, dados e imagens, por meios fotogrficos ou eletrnicos, em diferentes graus de reduo, cuja leitura s possvel por meio de leitor de microformas. microfilme de complemento: microfilme que serve para complementar o acervo. microfilme de preservao: microfilme que serve conservao dos documentos, protegendo-os do uso e manuseio constantes. microfilme de segurana: microfilme que serve de cpia de segurana, e que deve ser armazenado em local distinto daquele dos originais, de preferncia em cmara de segurana. microfilme de substituio: microfilme que serve preservao das informaes contidas em documentos a serem eliminados, com objetivos de racionalizao de espao. microforma: termo genrico para designar todos os formatos, invlucros e suportes que contm microimagens.

minuta: forma documental (estgio de preparao) com verso preliminar de documento, devidamente revisado, ainda sem os sinais de validao. nvel de descrio: posio da unidade de descrio na hierarquia do fundo. notao: cdigo de identificao que permite a ordenao ou localizao das unidades de arquivamento, O mesmo que cdigo. numismtica: disciplina que tem por objeto o estudo de moedas e medalhas. onomstica: estudo e investigao da etimologia, transformao, morfologia, significao e uso dos antropnimos (nome de pessoas) e topnimos (nome de lugares). opistgrafo: documento escrito ou impresso de ambos os lados. ordenao: disposio dos documentos de uma srie,a partir de elemento convencionado para sua recuperao. Ver tambm mtodo de arquivamento. organicidade: qualidade segundo a qual os documentos de um arquivo refletem a estrutura, funes e atividades do organismo acumulador, em suas relaes internas e externas. original: forma (estgio de preparao) do documento em sua verso final, com os devidos sinais de validao. paleografia: disciplina que estuda as formas da escrita e suas variaes atravs do tempo. palimpsesto: documento, de pergaminho, reaproveitado mediante raspagem anterior. papel neutro: papel no cido ou ligeiramente alcalino, menos sujeito degradao. papiro: suporte documental obtido do caule de planta aqutica de mesmo nome, largamente utilizado na Antiguidade. patrimnio arquivstico: conjunto dos arquivos de valor permanente, pblicos ou privados, acumulados no mbito de uma nao, de um estado ou de um municpio. pergaminho: antigo suporte para escrita obtido de pele de animal, por impregnao em cal, desbaste, estiramento e polimento. pertinncia territorial: conceito no qual documentos deveriam ser transferidos para a custdia de arquivos com jurisdio arquivstica sobre o territrio ao qual se reporta o seu contedo, sem levar em conta o organismo que o produziu Conceito oposto ao da provenincia. planificao: aplainamento mediante presso, de documentos dobrados, enrolados ou amarrotados. plano de armazenamento: esquema das reas de depsito de um arquivo, no qual se indica a disposio dos equipamentos de armazenamento, bem como a utilizao atual ou futura do espao disponvel. plano de classificao: esquema pelo qual se processa a classificao de um arquivo. plano de destinao: conjunto de instrumentos de destinao de documentos. prazo de reteno: perodo estipulado na tabela de temporalidade para a permanncia dos documentos no arquivo corrente e no arquivo intermedirio. prescrio: extino de prazos para a aquisio ou perda de direitos contidos nos documentos. preservao: conjunto de medidas e estratgias de ordem administrativa, poltica e operacional que visam garantir a integridade documental. princpio da provenincia: princpio segundo o qual os arquivo originrios de um organismo ou pessoa devem manter sua individualidade, no se se misturando aos de outras. O mesmo que princpio do respeito aos fundos de arquivo. registro: reproduo dos dados do documento, feita em sistema prprio, destinado a controlar a movimentao da correspondncia e do processo e fornecer dados de suas caractersticas fundamentais, aos interessados. registro topogrfico: instrumento de controle que indica, na ordem de numerao das estantes e prateleiras, o lugar ocupado pelas unidades de arquivamento, O mesmo que inventrio topogrfico. reversibilidade: aspecto segundo o qual todo procedimento ou tratamento empreendido em arquivos pode ser revertido, se necessrio. princpio do respeito ordem original: princpio que leva em conta as relaes estruturais e funcionais que presidem a gnese dos arquivos, garantindo sua organicidade. Trata-se do princpio da provenincia aplicado internamente ao fundo.

procedncia: termo empregado para designar a origem mais imediata do arquivo, quando do recolhimento de documentos custodiados por entidade diversa daquela que o gerou. Conceito distinto do de provenincia. processamento tcnico: atividades de identificao, classificao, arranjo, descrio e conservao de arquivos. processamento tcnico: expresso utilizada para indicar as atividades de identificao, classificao, arranjo, descrio e conservao de arquivos. processo: conjunto de documentos oficialmente reunidos no decurso de uma ao administrativa ou judicial, que constitui uma unidade de arquivamento indivisvel. protocolo: conjunto de operaes ou servio encarregado do recebimento, registro, classificao, distribuio, controle da tramitao, expedio e autuao de documentos; espcie documental. provenincia: termo que serve para indicar a entidade coletiva, pessoa ou famlia produtora de arquivo. quadro de arranjo: esquema estabelecido para classificar os documentos de um fundo, a partir do estudo das estruturas, funes ou atividades da entidade produtora e da anlise do acervo. O mesmo que plano de classificao. qualidade arquivstica: propriedades materiais dos suportes que permitem a conservao indefinida dos documentos, sob determinadas condies de controle. rascunho: forma documental que esboa um texto passvel de alteraes, supresses ou adies, anterior minuta a ao original. reclassificao: alterao de classificao (atribuio de grau de sigilo) de documento, feita por autoridade competente. recolhimento: entrada de documentos em arquivos permanentes, qualquer que tenha sido o ponto de origem (arquivos correntes ou intermedirios). reencolagem: encolagem que visa restituir ao papel a substncia adesiva original perdida. repertrio: instrumento de pesquisa no qual so descritos pormenorizadamente documentos, pertencentes a um ou mais fundos e/ou colees, selecionados segundo critrios previamente definidos, O mesmo que catlogo seletivo. restaurao: conjunto de medidas voltadas recuperao e reforo de documentos deteriorados e danificados. secagem por congelamento: tratamento de documentos molhados por congelamento e subseqente secagem mediante vcuo e gradual elevao de temperatura. Tambm chamado liofilizao ou secagem a frio. seo: subdiviso do quadro de arranjo que corresponde a uma primeira frao lgica do fundo, em geral reunindo documentos produzidos e acumulados por unidades administrativas com competncias especficas. Tambm chamada subfundo. seleo: separao fsica dos documentos nos arquivos corrente e intermedirio, com vistas destinao (eliminao, transferncia ou recolhimento). srie: subdiviso do esquema de arranjo ou classificao que corresponde a uma seqncia de documentos relativos a uma mesma funo, atividade, tipo documental ou assunto. servio de apoio cultural: servio destinado divulgao do arquivo junto comunidade, por meio de publicaes, exposies, cursos, palestras, visitas guiadas e outras atividades. servio de referncia: conjunto de atividades destinadas a orientar o consulente quanto aos documentos de seu interesse, aos instrumentos de pesquisa disponveis e s condies de acesso e de reproduo; unidade administrativa responsvel pelo servio de referncia. servio educativo: modalidade de servio de apoio cultural, que utiliza-se de atividades pedaggicas com o objetivo de divulgar o acervo e iniciar o pblico escolar na sua utilizao. sinaltica: recurso de comunicao utilizado em microfilmagem, contendo informaes pertinentes ao contedo da microforma. sistema de arquivos: conjunto de arquivos que, independentemente da posio que ocupam nas respectivas estruturas administrativas, funcionam de modo integrado e articulado na persecuo de objetivos comuns. sucesso arquivstica: transferncia da propriedade legal de arquivos, resultante de mudanas da soberania territorial, da diviso administrativa de estados e municpios ou do direito de sucesso, prprio das pessoas fsicas ou jurdicas. suporte: material fsico no qual a informao registrada.

tabela de equivalncia: instrumento que estabelece relao de concordncia entre diferentes notaes dos mesmos documentos, produzida quando h mudana de classificao/notao em conjuntos documentais j classificados ou arranjados. tabela de temporalidade: instrumento de controle resultante da atividade de avaliao, que define prazos de guarda e destinaes para os documentos teoria das trs idades: sistematizao das caractersticas dos arquivos correntes, intermedirios e permanentes, de acordo com a freqncia de uso e a identificao de seus valores primrio e secundrio. termo de desentranhamento: uma nota utilizada para informar sobre a retirada de pea(s) de um processo; pode ser por intermdio de carimbo especfico. termo de desapensao: uma nota utilizada para registrar a separao fsica de dois ou mais processos apensados; pode ser por intermdio de carimbo especfico. termo de eliminao: instrumento legal com informaes (rgo produtor, srie documental, datas-limite, quantidade eliminada, data da eliminao e assinatura dos responsveis) sobre documentos destinados eliminao, legitimando sua destruio. termo de encerramento: uma nota utilizada para registrar o encerramento do processo; pode ser por intermdio de carimbo especfico. termo de juntada: uma nota utilizada para registrar a juntada de folha(s) ou pea(s) ao processo; pode ser por intermdio de carimbo especfico. termo de recolhimento: instrumento legal que define e formaliza o recolhimento de documentos ao arquivo permanente. termo de retirada: uma nota utilizada para registrar a retirada de folha(s) ou pea(s) do processo; pode ser por intermdio de carimbo especfico. termo de ressalva: nota utilizada para informar que uma pea foi retirada do processo quando do ato da anexao, isto , ao proceder a anexao foi constatada a ausncia de uma pea; pode ser por intermdio de carimbo especfico. termo de transferncia: instrumento legal que define e formaliza a transferncia de documentos para o arquivo intermedirio. tipo documental: configurao que assume a espcie de acordo com a atividade que a gerou. tipologia documental: estudo dos tipos documentais. tramitao: curso do documento desde a sua produo ou recepo at seu julgamento ou soluo. transferncia: passagem de documentos do arquivo corrente para o arquivo intermedirio. ultraficha: microficha contendo imagens reduzidas mais que noventa vezes. umidificao: procedimento em que documentos quebradios e ressecados so colocados numa atmosfera mida para readquirirem flexibilidade pela absoro gradual do vapor dgua. unidade de arquivamento: documentos tomados por base para fins de classificao, arranjo, armazenamento e notao. Dossi e processo. unidade de descrio: documento(s) que constitui(em) base para uma descrio especfica; representao escrita de documento(s). valor do pH: grau de concentrao de ons de hidrognio num suporte. expresso numa escala logartmica de O a 14, sendo 7 o ponto neutro. Os valores acima de 7 caracterizam o estado alcalino e os inferiores, a acidez. valor primrio: qualidade inerente s razes administrativas de criao do documento, prpria dos arquivos correntes e intermedirios. Sinnimo de valor administrativo ou valor imediato. valor secundrio: valor atribudo a um documento em funo do interesse que possa apresentar para fins diferentes dos administrativos. Sinnimo de valor histrico ou valor mediato. velatura: tcnica de restaurao que consiste na aplicao de reforo de papel ou tecido em qualquer face de uma folha. velino: pergaminho fino feito da pele de animais natimortos ou recmnascidos. vigncia: qualidade segundo a qual permanecem vlidos e efetivos os encargos contidos nos documentos. xerografia: processo e letrosttico de reprografia de documentos.FONTES:

DICIONARIO BRASILEIRO DE TERMINOLOGIA ARQUIVSTICA. Rio de Janeiro: Arquivo Nacional, 2005. DICIONARIO DE TERMINOLOGIA ARQUIVISTICA. So Paulo: Aab-SP, Secretaria de Estado da Cultura, 1996. QUESTES DE CONCURSOS ANTERIORES 1 - CONCEITOS BSICOS

(D) microgrficos (E) filmogrficos 4-6 (Cespe-INPI/2006) Fotografias, slides, desenhos e gravuras so classificados como microgrficos 5 CICLO VITAL DOS DOCUMENTOS 5-1 - TEORIA DAS 3 IDADES 5-1-1 (Cespe-PRG-DF 2005) Os estgios de vida dos documentos arquivstccs cumprem um ciclo de 3 fases. 5-1-2 (Cespe-lpajm/2006) Com relao idade, os arquivos so chamadc arquivo corrente, arquivo temporrio e arquivo permanente. 5-1-3 (Cespe-MME/CPRM 2004) A terminologia fase mediana inexistente em arquivstica. 5-1-4 (Cespe-Min Meio Ambiente 2003) Os arquivos podem ser divididos em trs idades: corrente; intermediria e permanente. 5-1-5 (Cespe-FEDF 1996) - O ciclo vital dos documentos compreende (A) arquivos correntes e permanentes. (B) arquivos pblicos e arquivos privados. (C) arquivos correntes, intermedirios e permanentes. (D) arquivo corrente e arquivo morto. (E) arquivo administrativo e arquivo passivo. 5-1-6 (Cespe-TRE/TO 2005) Atualmente, com a evoluo da arquivstica, o ciclo vital dos documentos passa por 4 fases: arquivos setoriais, correntes, inativos e permanentes. 5-1-7 (Cespe-TRE/PA 2005) O ciclo documental constitudo por somente duas fases bsicas: os arquivos correntes e os arquivos intermedirios. 5-2 - VALORAO DOS DOCUMENTOS 5-2-1 (Cespe-STM 2004) Os documentos de arquivo devem ser preservados em funo de seu valor. 5-2-2 (Cespe-PRG-DF 2005) Todos os documentos da terceira idade possuem valor secundrio. 5-2-3 (Cespe-FUNCAP/PA 2004) So armazenados nos arquivos correntes apenas os documentos de valor histrico. 5-2-4 (Cespe-MEC 2003) Os arquivos correntes so constitudos basicamente por documentos de valor histrico. 5-2-5 (Cespe-TSE 2007) Prevalece, na fas corrente, o valor secundrio dos documentos, pela importncia administrativa que eles tm. 5-3 1 IDADE (CORRENTE) 5-3-1 (Cespe-Sead/EgpaI2005) O arquivo corrente um conjunto de documentos em curso e de uso freqente. 5-3-2 (Cesgranrio ANP/2005) Os chamados arquivos de primeira idade constituem-se de documentos que deixaram de ser consultados. 5-3-3 (Cespe-FUNAG 2005) A produo e a tramitao de documentos so atividades caractersticas da fase corrente do ciclo vital dos documentos. 5-3-4 (Esaf-ANEEL 2004) De acordo com o conhecimento arquivstico sistematizado, nas organizaes, os documentos mais recentes e freqentemente consultados localizam-se nos arquivos (A) permanentes (B) histricos (C) correntes (D) intermedirios (E) de segurana 5-3-5 (Cespe-Min Meio Ambiente 2003) Os arquivos correntes ou de primeira idade so constitudos de documentos pouco consultados. 5-3-6 (Cespe-FEDF 1996) - Os arquivos utilizados freqentemente pela administrao so denominados como: (A) arquivo administrativo. (B) arquivo de consulta. (t arquivo corrente. (D) arquivo intermedirio. (E) arquivo vivo. 5-3-7 (Cespe-MEC 2003) Os arquivos correntes so mantidos nos escritrios ou nos setores que os receberam ou os produziram bem como em dependncias prximas e de fcil acesso.

1-1 (Cespe-PRG-DF 2005) Acervo conjunto de documentos mantidos sob guarda de um arquivo. 1-2 (Cespe-MDIC 2006) O conjunto de documentos mantidos sob a guarda de um arquivo denominado acervo. 1-3 (Cespe-CLDF 2006) Arquivo o conjunto de documentos produzidos e recebidos por pessoa fsica ou jurdica, pblica ou privada. E conservado por essas pessoas ou por seus sucessores, para fins de prova ou informao. 1-4 (Cespe-COHAB!Bauru 2004) Arquivo a acumulao no ordenada de documentos, em sua maioria textuais, criados por uma instituio ou pessoa, no curso de sua atividade, e preservados para a consecuo de seus objetivos, visando utilidade que podero oferecer no futuro. 2 FUNO/FINALIDADE DO ARQUIVO 2-1 (Cespe-PRG-DF 2005) Uma das finalidades dos arquivos servir de base para o conhecimento da histria. A funo bsica dos arquivos possibilitar ao usurio o acesso rpido e preciso s informaes deixadas sob sua responsabilidade de guarda. 2-2 (Cespe-Min Meio Ambiente 2003) A principal finalidade dos arquivos servir administrao. Eles constituem-se, com o decorrer do tempo, em base do conhecimento da histria. 2-3 (Cesgranrio-Assistente Legislativo PE 1998) O arquivo deve ter o propsito de possibilitar a guarda e a ordenao sistemtica dos documentos, visando permitir sua consulta rpida e eficiente. 2-4 (Cespe-INPI 2006) O arquivo tem como funo bsica tornar disponveis as informaes contidas nos documentos mantidos sob sua guarda. 3 SUPORTE DOS DOCUMENTOS 3-1 (Cespe-TRE/TO 2005) Os acervos arquivsticos so constitudos por um mesmo tipo de suporte. 3-2 (Cespe-PRG-DF 2005) Os documentos produzidos no mbito da instituio, mesmo que no estejam em suporte papel, so considerados documentos de arquivo. 3-3 (Cespe-Min Meio Ambiente 2003) Os arquivos so constitudos apenas por documentos em suporte papel. 4 GNERO DOS DOCUMENTOS 4-1 (Cespe-Censipan/2006) Os documentos em formato eletrnico (ou digital) no so considerados documentos de arquvo. 4-2 (Cespe-PRG-DF 2005) Documentos manuscritos so classificados como textuais, documentos com imagens estticas so classificados como iconogrficos. 4-3 (Cespe-STJ - Analista Jud. 2004) Quanto ao gnero, na categoria de documentos iconogrficos, inserem-se os desenhos, os negativos, os diapositivos, as fotografias e as gravuras. 4-4 (Cespe-UnB/Caesb/97) Com referncia ao tipo de suporte, o conjunto formado pelas fotografias, diapositivos, desenhos e gravuras existentes no acervo da Caesb so definidos como documentos (A) iconogrficos. (B) filmogrficos. (C) fotogrficos. (D) de valor primrio. (E) cartogrficos. 4-5 (NCE-UFRJ/Pref. SerraJES 2004) De acordo com a classificao por gnero, fotos, diapositivos, desenhos e gravuras so considerados documentos: (A) iconogrficos (B) cartogrficos (C) sonoros

acesso aos documentos da fase permanente para o pblico externo. 5-3-8 (Cespe-FUNCAP/PA 2004) Os arquivos correntes so mantidos nos escritrios ou nos setores que os receberam ou produziram, ou em dependncias prximas, de forma a facilitar o seu acesso. 5-3-9 (Cespe-CNPq 2003) A fase corrente constituda de documentos em curso ou que so consultados freqentemente, conservados nos escritrios ou nas reparties que os receberam e os produziram ou em dependncias prximas e de fcil acesso. 5-3-10 (Cespe-Caesb 1997) - Os documentos existentes nos diversos setores da Caesb e que esto em curso, sendo objeto de consultas freqentes, com pem o arquivo da fase (A) inativa. (B) permanente. (C) corrente. (D) inicial. (E) vigente. 5-4_2 IDADE (INTERMEDIRIA) 5-6 - TABELA DE TEMPORALIDADE 5-4-1 (Cespe-INPII2006) Arquivo intermedirio mantm sob guarda documentos que deixaram de ser consultados com freqncia, mas que podem ser solicitados no caso de busca de soluo de assuntos que guardam relao com seu contedo. 5-4-2 (Cespe-TRETO 2005) De acordo com o ciclo vital os documentos classificados como de fase intermediria so de uso eventual para a instituio produtora. 5-4-3 (Cesgranrio-BNDES 2004) Os arquivos intermedirios devem necessariamente ser conservados prximos aos escritrios. 5-4-4 (Cesgranrio-BNDES 2004) Os arquivos intermedirios renem documentos que precisam estar acessveis, apesar de menos consultados. 5-4-5 (Cespe-Funag 2005) Os documentos transferidos intermediria so de acesso restrito aos legtimos produtores. fase 5-6-1 (Cespe-DocaslPAI2006) Para conhecer os prazos para arquivamento de documentos nas fases corrente e intermediria, suficiente se consultar a tabela de temporalidade. 5-6-2 (Cespe-TRE/MA) Uma das funes da tabela de temporalidade indicar os prazos de arquivamento dos documentos nas fases corrente e intermediria. 5-6-3 (Cespe-STM 2004) A tabela de temporalidade um instrumento auxiliar aplicado aos documentos na fase permanente do ciclo vital dos documentos. 5-6-4 (Cespe-STJ 2004) A Tabela de temporalidade visa atribuir prazo de guarda para os documentos de terceira idade. 5-6-5 (Cespe-TJDFT 2000) O instrumento resultante da etapa de avaliao dos documentos de um arquivo, cuja finalidade estabelecer os prazos de guarda e a destinao desses documentos, denominado (A) tabela perldica (B) plano de classificao (C) tabela de equivalncia (D) plano de gesto de documentos (E) tabela de tem poralidade 5-6-6 (CESPE-STF 1999) O instrumento de gesto documental que estabelece prazos de guarda e a destinao final dos documentos de cunho arquivstico denominado tabela (A) de classificao (B) de descarte (C) de equivalncia (D) de temporalidade (E) definitiva de prazos arquivsticos. 5-6-7 (Cespe-UnBTSE 2007) A destinao que determina prazos guarda o(a) (A) plano de preservao (B) plano de classificao (C) listagem de eliminao (D) tabela de temporalidade 5-6-8 (FCC/TRE-RN 2005) Para definir os prazos de reteno e ter um instrumento norteador do destino dos documentos na empresa necessria a Tabela (A) Cronolgica. (B) PHA. (C) de Temporalidade Documental. (D) de Temporalidade Assessoral. (E) CUTTER. 5-6-9 (FCC Cmara Dep. 2007 Arquivista) O principal instrumento de destinao de documentos (A) o guia de fundos (B) a tabela de equivalncia (C) a tabela de temporalidade (D) o plano de classificao (E) o inventrio topogrfico 5-7 - AVALIAO DE DOCUMENTOS Documentos de guarda permanente: 5-5-8 (Cespe-TRT loa Regio 2004) atribuda a guarda permanente aos atos normativos.

5-5-10 (Cespe-TRF 6a Regio 2002) Sero preservados, em carter permanente, os documentos que refletem o funcionamento da instituio. 5-5-11 (FCCrRTl7a Reg 2004) Na avaliao, so em geral considerados de valor permanente (A) as cpias cujos originais so conservados. (B) os documentos cujos textos esto reproduzidos em outros. (C) os documentos que comprovam a origem da entidade. (D) os documentos desprovidos de interesse para a administrao. (E) os documentos apcrifos.

5-4-6 (UnblCespe - TJPA 2006) Em arquivos denominados intermedirios, devem ser mantidos sob guarda documentos consultados com pouca freqncia, mas que ainda podem ser solicitados por quem os emitiu. 5-4-7 (Cespe-Anvisa 2007) Arquivos intermedirios, tambm denominados limbos ou purgatrios, so constitudos de documentos em curso ou consultados freqentemente, conservados em escritrios ou em dependncias prximas de fcil acesso. 5-4-8 (Cesgranrio-BNDES 2004) O arquivo intermediario tambm pode ser chamado de limbo, purgatrio ou arquivo morto . 5-5 - ARQUIVO DE 3 IDADE (PERMANENTE) 5-5-1 (Cespe-MDIC/2006 reformulada) Os documentos que perderam todo valor administrativo e possuem valor histrico so mantidos sob custdia do arquivo permanente ou de terceira idade. 5-5-2 (Cespe-INPI/2006) No arquivo permanente, so mantidos os documentos que perderam seu valor de natureza administrativa e histrica. 5-5-3 (Cespe-MME/CPRM 2004) Os documentos que revelam a memria da instituio devem ser guardados na fase geral ou mnemnica. 5-5-4 (Cespe-MMEICPRM 2004) Os documentos que revelam a memria da instituio devem ser recolhidos na fase denominada mnemnica ou terceira idade. 5-5-5 (Cespe-MME/CPRM 2004) Os documentos que revelam a memria da instituio devem ser arquivados na fase denominada terceira idade ou permanente. 5-5-6 (Cespe-Caesb 1997) - Os documentos acumulados pela Caesb e que formam o conjunto de documentos guardados em carter definitivo constituem o arquivo (A) ativo. (B) morto. (C) permanente. (D) corrente. (E) secundrio. - 5-5-7 (Cespe-TRE-MT 2005) A legislao arquivstica brasileira probe o

5-7-1 (Cespe-TRE-MT 2005) Sero preservados, em carter permanente, documentos definidos pelos acionistas da instituio como de valor histrico. 5-7-2 (Cespe-TRE-MT 2005) Cada setor e(ou) departamento definir os prazos de guarda para os documentos produzidos internamente. 5-7-3 (Cespe-FUB 2004) O perodo de guarda dos documentos definido pelo arquivista, aps o pronunciamento da chefia. 5-7-4 (Cespe-FUNCAP/PA 2004) A definio da guarda ou do descarte de documentos diversos atribuio exclusiva da chefia. 5-7-5 (Cespe-Hemopa/PA12004) A tabela de temporalidade dos arquivos do setor deve ser definida somente pelo responsvel pela unidade. Prazo de Guarda e Destinao dos Documentos 5-7-6 (Cespe-TRE/PA ) produzidos por uma valor histrico aps anos de sua produo. 5-7-7 (Cespe-PRG-DF 2005) O prazo de guarda atribudo para os documentos da PRGIDF, finalizado o trmite, de 5 anos, aps o qual esses documentos so descartados. 5-7-8 (Cespe-TRT lOa Regio 2004) Um dos critrios estabelecidos nos processos de avaliao documental indicar o descarte dos documentos que tenham sido produzidos no prazo superior a 20 anos. 5-7-9 (Cespe-FUNCAP/PA 2004) Todo documento com mais de cinco anos arquivado em um arquivo corrente deve ser eliminado. 5-7-10 (Cespe-MEC 2003) Aps cinco anos, os documentos da fase corrente devem ser completamente eliminados. 5-7-11 (Cespe-MME/CPRM 2004) O prazo mximo de reteno de documentos na fase corrente de seis meses. f5-7-l2 (Cespe-TRE-AL 2004) O prazo indicado para o arquivamento de documentos na fase intermediria de 10 a 20 anos. Elimina o/Transferncia/Recolhimento 5-7-13 (Cespe-Pol. Federal 2004) Aaplicaodatabela de temporalidade permite eliminar documentos ainda no arquivo corrente. 5-7-14 (Cespe-TST 2003) Alguns documentos podem ser eliminados na fase corrente em uma instituio que possua uma poltica de avaliao. 5-7-15 (Cespe-TSE 2007) Uma boa organizao dos arquivos correntes permite aumentar a eliminao 5-7-16 (Cespe-TRE-MT 2005) Cumprindo o ciclo vital, os documentos so transferidos do arquivo intermedirio para o arquivo permanente. 5-7-17 (Cesgranrio-BNDES 2001) A tabela de temporalidade organiza a transferncia de documentos para o arquivo permanente. 5-7-18 (Cesgranrio-BNDES 2001) A tabela de temporalidade indica quais documentos devem ser recolhidos fase intermediria. 5-7-19 (Cespe-FUNCAP/PA 2004) Todo documento, aps o perodo de permanncia em um arquivo corrente, pode ser eliminado, transferido a um arquivo intermedirio ou recolhido a um arquivo permanente . 5-7-20 (Cespe-STJ 2004) O descarte deve ocorrer em todas as fases do ciclo vital de documentos. 5-7-21 (Cespe-TRE/PA 2005) O processo de transferncia corresponde ao envio de documentos da fase corrente para a fase intermediria. 5-7-22 (FCC - MPU 2006) passagem dos documentos para o arquivo permanente atribudo o nome tcnico de (A) autenticao. (B) transferncia. (C) seleo. (D) recolhimento. (E) registro de entrada. 5-7-23 (FCC Cmara Dep. 2007 Arquivista) A passagem de documentos para o arquivo permanente, qualquer que tenha sido seu ponto de origem (arquivo corrente ou intermedirio), conhecida como (A) transferncia (B) remessa (C) encaminhamento

(D) custdia (E) recolhimento 5-7-24 (FCC-Cmara dos Deputados 2007) A transferncia e o recolhimento de documentos de arquivo, de acordo com seu ciclo de vida, sucedem as operaes de (A) descrio. (B) avaliao. (C) notao. (D) automao. (E) arranjo. - 5-7-25 (Cespe-CLDF/2006) A tabela de temporalidade o resultado do processo de avaliao e contm a determinao de prazos para transferncia, recolhimento e eliminao de documentos. Para que uma tabela de temporalidade possa ser adotada, ela deve ser primeiro aprovada por uma autoridade competente. 6- CLASSIFICAO 6-1 (Cespe-Censipan/2006) Os documentos encaminhados para arquivamento devem ser identificados com o respectivo cdigo de classificao um conjunto de smbolos, normalmente letras e(ou) nmeros , derivado do plano de classificao do rgo ou instituio. (6-2 (Cespe-TRE/GO 2005) O arquivamento de documentos constitui uma etapa posterior classificao atribuida aos documentos. 6-3 (Cespe-Terracap 2004) O arquivamento uma etapa posterior classificao de documentos, mediante a adoo de um plano de classificao. 6-4 (Cespe-STJ 2004) Antes de seu arquivamento, os documentos devem ser devidamente classificados. 6-5 (Cespe-TRE/AL/2004) Os procedimentos tericos da arquivstica indicam que o arquivamento de documentos deve ser posterior sua classificao, a qual deve ter como base o plano de classificao da instituio. 6-6 (FCC/TRE-RN 2005) Na administrao de documentos correntes temse a preocupao de conserv-los de maneira ordenada e acessivel. Para atingir esses objetivos torna-se necessrio que os documentos sejam bem (A) classificados e manuseaclos. (C) classificados e arquivados. (C) selecionados e arquivados. (D) selecionados e classificados. (E) selecionados e manuseados. 7- PROTOCOLO 7-1. (Cespe-Antaq 2005) Nas organizaes, os servios de protocolo devem ser os responsveis pelo controle do trmite de documentos. 7-2. (Cespe-PRG-DF 2005) E de competncia do setor de protocolo o emprstimo de documentos. (7-3. (Cespe-STJ 2004) A principal funo de um setor de protocolo deve ser o emprstimo de documentos. 7-4. (Cespe-MEC 2003) O Registro e a expedio de correspondncias so atividades do arquivo geral, no fazendo parte do protocolo. 7-5. (Cespe-CNPq 2003) Alm das rotinas de recebimento, classificao, registro, movimentao e expedio, cabe tambm ao protocolo fazer a avaliao e eliminao dos documentos. 7-6. (Cespe-TRT 6a Reg 2002) As atividades que envolvem os documentos da instituio pelas quais o setor de protocolo responsvel no incluem: (A) autuao (B) registro. (C) recebimento. (D) emprstimo. (E) movimentao. 7-7 (Cespe-FEDF 1997) - Recebimento e classificao, registro, autuao e controle de tramitao e expedio de documentos so atividades inerentes ao setor de (A) expedio (B) recebimento (C) registro (D) consulta (E) protocolo

7-8 (Cespe-Caesb 1997) - Assinale a opo que no contm uma das atividades realizadas por um setor de protocolo. (A) avaliao (B) classificao (C) registro (D) expedio (E) recebimento 7-9 (Cespe-TSE/2007) As atividades de protocolo no incluem o(a) (A) preparao dos instrumentos de descrio. (B) Recebimento da correspondncia. (C) Abertura de processo. (D) Distribuio de documentos 7-10 (FCCITRT17a Reg 2004) Ao setor cabe, entre outras atribuies, documentos e promover (A) sua destinao e transferncia. (B) seu registro e movimentao. (C) sua redao e classificao. (D) seu recolhimento e arquivamento. (E) sua certificao e encaminhamento. 7-11 (FCC MPU 2006) So rotinas do protocolo (A) distribuio de correspondncia e controle da tramitao dos documentos. (B) recebimento de correspondncia e elaborao de inventrios topogrficos da documentao. (C) autuao de processos e reproduo do material a ser descartado. (D) coordenao de equipes de avaliao e elaborao de tabelas de temporalidade. (E) aes de conservao preventiva e montagem de guia do acervo. 7-12 (FCC-Cmara dos Deputados 2007) A autuao de documentos atividade tpica do (A) arquivo corrente. (B) arquivo central. (C) protocolo. (D) arquivo intermedirio. (E) arquivo setorial. 7-13 (Cespe-UnB/TRE-RS/2003) As rotinas adotadas no setor de protocolo incluem, exceto: (A) recebimento da correspondncia. (B) encaminhamento da correspondncia e dos demais documentos aos destinatrios. (C) abertura da correspondncia sigilosa para posterior encaminhamento. (D) distribuio da correspondncia que se caracterize como particular. 7-14 (Cespe-Terracap 2004) O profissional responsvel pelo encaminhamento de documentos contendo caractersticas de ostensivo pode interar-se do teor informativo deste documento antes de sua distribuio. 7-15 (Cespe-CNPq 2003) As correspondncias de carter particular recebidas pelas unidades de protocolo devero ser encaminhadas diretamente ao destinatrio. 7-16 (Esaf-ANEEL 2004) Assinale a opo que no implica em restrio de acesso. (A) Documento secreto (B) Documento ostensivo (C) Documento confidencial (D) Documento reservado (E) Documento sigiloso 7-17 (Cespe-MEC 2003) Quando o envelope contiver as indicaes deconfidencia reservado, particular ou equivalente, a correspondncia oficial dever ser aberta estritamente pelo destinatrio. 7-18 (Cespe-FEDF 1996) - Os documentos sigilosos so classificados como (A) ultra-secretos, ostensivos e reservados. (B) ostensivos e reservados. (C) ultra-secretos e secretos. (D) ultra-secretos, secretos, confidenciais e reservados. (E) confidenciais e reservados. 7-19 (Cespe-MDIC/2006) Os documentos cuja divulgao de seu

contedo no apresenta qualquer restrio so classificados como ostensivos. L7-20 (Cespe - TJPA 2006) Documentos classificados como ostensivos no apresentam restries quanto divulgao de seu contedo. 8-PRESERVAO DE DOCUMENTOS 8-1 FATORES FSICOS 8-1-1 (Cespe-CLDF/2006) A luz, a umidade e a temperatura do ambiente devem ser controladas. 8-1-2 (Cespe-PRG-DF 2005 - adaptada) Quanto s instalaes fsicas da unidade de arquivo, devem ser evitados locais com muita umidade e com ar seco. 8-1-3 (Cesgranrio-ANP 2005) A umidade e o ar seco so fatores de enfraquecimento do papel, sendo que a primeira provoca mofo. 8-1-4 (Cespe-STM 2004) O piso do espao reservado guarda dos documentos deve ser lavado semanalmente com gua e sabo neutro a fim de se evitar as aes de agentes nocivos. 8-1-5 (Esaf-ANEELI2006) Nas reas de depsito, devem ser utilizados sistemas de combate ao fogo que no empreguem substncias lquidas. 8-1-6 (Cespe-PRG-DF 2005) A escolha do local adequado para o arquivo deve considerar vrios fatores ambientais. A esse respeito, est correta a instalao do arquivo em ambientes que recebam a luz direta do Sol para evitar a formao e a proliferao de fungos. 8-1-7 (P01 Fed 2004) Para melhor preservao dos documentos, deve-se guard-los em caixas ou pastas suspensas, e deve-se utilizar espaos fsicos que recebam diretamente a luz solar. 8-1-8 (Cespe-TRE/MA 2005) Na preservao de documentos, devem-se manter os ndices de umidade relativa do ar e de temperatura idnticos para os documentos em suporte papel e para os rolos de microfilmes. 8-1-9 (Cespe-TRT loa Regio 2004) A luz e a temperatura so alguns dos principais agentes de deteriorao dos documentos de cunho arquivstico. 8-1-10 (Cespe-TRE/MA 2005) Devem-se proteger os documentos da incidncia da luz solar, que provoca o enfraquecimento do papel. 8-2 - FATORES QUMICOS 8-2-1 (Cespe-CREA/DF 2003) A higienizao dos documentos deve ser realizada somente na fase permanente. 8-2-2 (Cespe-TRT lOa Regio) Nos processos que tramitam no TRT, em virtude da insero freqente de novos documentos, indicado o uso de hastes plsticas. 8-2-3 (Cespe-STM 2004) No caso de ser imprescindvel a juno de anexos aos documentos, indicado o uso de clipe plstico. 8-2-4 (Cespe-CREA/DF 2003) O papel, que se tem revelado como um suporte documental de grande de protocolo receber os durabilidade, deve estar isento de objetos metlicos, como clipes e grampos. 8-2-5 (Cespe-STM 2004) As embalagens devem ser de tamanho maior que os documentos em suporte papel a fim de se evitar dobras e rasgos. 8-2-6 (Cespe-STM 2004) No caso de ocorrerem rasgos, indicado o uso de fitas adesivas para as pequenas restauraes dos documentos em suporte papel. 8-2-7 (Cespe-TRE/PA 2005) Para reparos em documentos, como enxertos e rasgos provocados pelo manuseio constante, indicado o uso de cola plstica comum. 8-2-8 (Cespe-TRE/MA 2005) Deve-se proibir a entrada de pessoas transportando alimentos lquidos no espao destinado ao acervo arquivstico, sendo permitido somente o acesso de pessoas com alimentos slidos. 8-2-9 (FCC-Cmara dos Deputados 2007) Dentre os fatores que concorrem para a conservao preventiva de documentos correto citar (A) a exposio luz natural. (B) o emprego de solventes e cera na limpeza dos pisos. (C) a plastificao das folhas avulsas. (D) a aplicao de fita adesiva nas reas mutiladas do papel. (E) o monitoramento da tcperatura e da umidade relativa do ar. 8-3 - FATORES BIOLGICOS

(8-3-1 (Cespe-STM 2004) O uso de luvas de algodo recomendvel para o manuseio das fotografias e dos negativos existentes no acervo arquivstico. 8-3-2 (Cespe-CREAJDF 2003) Ao manusear os negativos e as fotografias, recomendvel que o profissional use luvas de algodo. 8-3-3 (Cespe-TRE/MA 2005) No manuseio de documentos fotogrficos, incluindo-se os negativos e as reprodues, indicado o uso de luvas de borracha. 8-3-4 (Cespe-STM 2004) Para o registro do cdigo de classificao nos documentos do STM, deve ser utilizada caneta esferogrfica, pois esta no danifica as fibras do papel. 8-3-5 (Esaf-ANEEL 2004) Ao fazer anotaoes nos documentos deve-se faz-lo com lpis preto (grafite) macio, em local predeterminado. 8-3-6 (Cespe-TREJPA 2005) Para registro da classificao documentos, recomendado o uso de canetas esferogrficas. de

9-5-1 (Cespe-TRE-AL 2004) No mtodo de arquivamento ideogrfico, o principal elemento a ser adotado para a recuperao da informao o assunto. 9-5-2 (Cespe-Antaq 2005) No mtodo alfabtico dicionrio, os temas obedecem a uma rigorosa ordem alfabtica e apresentam-se de maneira hierarquizada, obedecendo a um ttulo genrico. 9-5-3 (FCC-TRE/PB 2007) Ao classificar suas atividades rotineiras, uma instituio utiliza o seguinte esquema: COMUNICAES Correios lnternet Rdio Telex MATERIAL Aquisio Baixa ORAMENTO Despesa Receita PESSOAL Admisso Dispensa Frias Gratificaes Licenas Trata-se do mtodo (A) enciclopdico. (B) dicionrio. (C) unitermo. (D) duplex. (E) dgito-terminal. 9-5-4 (Cesgranrio ANPI2005) Assinale o que traz subclasses do mtodo de ideogrfico numrico. (A) Bsico e padronizado (B)Duplex e decimal (C)Encictopdico e dicionrio (D) Geogrfico, cronolgico e dgito-terminal (E) Variadex, automtico, soundex, rneo e mnemnico 9-5-5 (Cespe-Antaq 2005) Uma das vantagens do mtodo de arquivamento duplex que ele possibilita a criao de uma infinidade de classes. 9-6 - ESCOLHA DO MTODO A SER ADOTADO 9-6-1 (Cespe-STM 2004) Os documentos de arquivo obedecem a um mtodo de arquivamento nico. 9-6-2 (Cespe-TRE-AL 2004) No que se refere ao arquivamento de documentos, indicado que a instituio adote um mtodo de arquivamento nico. 9-6-3 (Cespe-SESPA/PA 2004) O mtodo de arquivamento determinado pela natureza dos documentos a serem arquivados e pela estrutura da entidade. 9-6-4 (Cesgranrio-BNDESI2004) Cada empresa deve adotar a metodologia de arquivamento que atenda s necessidades especficas. 9-6-5 (Cespe-MPEITO 2006) A escolha mais adequada do mtodo de arquivamento depende da natureza dos documentos a serem arquivados e da estrutura da organizao qual a unidade de arquivo est vinculada. 9-7- REGRAS DE ALFABETAO

8-3-7 (Cespe-TREIPA 2005) Tanto funcionrios quanto usurios devem ter conhecimento acerca das medidas referentes ao manuseio de documentos. 8-3-8 (Cespe-CLDF/2006) O acondicionamento inadequado e o manuseio incorreto podem ser causas de danos aos documentos. 9- MTODOS DE ARQUIVAMENTO 9-1 - MTODO ALFABTICO / VARIADEX 9-1-1 (Cespe-SGA-DF 2004)0 mtodo de arquivamento alfabtico considera o nome como elemento principal. 9-1-2 (Cespe-TRE/GO 2005) O mtodo de arquivamento variadex adota cores preestabelecidas como diferencial, o que facilita o arquivamento e a localizao de documentos. 9-1-3 (Esaf ANEEL 2004) O mtodo variadex utiliza as cores como elementos auxiliares para facilitar o arquivamento e a localizao dos documentos. 9-2 - MTODO GEOGRFICO 9-2-1 (Cespe-SESPA/PA 2004) O mtodo geogrfico de arquivamento tem como elemento principal a procedncia ou local. 9-2-2 (Cespe-TRE-MT 2005) Na adoo do mtodo de arquivamento geogrfico em que o elemento diferenciador seja a unidade da federao, na seqncia so ordenadas as capitais, seguidas dos demais municpios. 9-2-3 (Cespe-TRT 16a Regio2005) No mtodo geogrfico, quando se adota a ordenao geogrfica por estado, as capitais devem ser alfabetadas em primeiro lugar, por estado. independentemente da ordem alfabtica em relao s demais cidades, que devero estar dispostas aps as capitais. 9-3 - MTODO NUMRICO 9-3-1 (Cespe-PRG-DF 2005) Simples e dgito-terminal so mtodos numricos de arquivamento. 9-3-2 (Cespe-SGA-DF 2004) O mtodo de arquivamento numrico pode ser dividido em numrico simples, cronolgico ou dgito-terminal. 9-3-3. (Cespe-SESPNPA 2004) A ordenao cronolgica no faz parte dos mtodos numricos de arquivamento. 9-3-4 (Cespe-STM 2004) No mtodo numrico simples, a recuperao da informao obedecer ao nmero atribudo ao documento. 9-3-5 (Cespe-TRE-MT 2005) O mtodo de arquivamento dgito-terminal apresenta como desvantagem a lentido na recuperao da informao. 9-4 - MTODOS DIRETOS/INDIRETOS - 9-4-1 (Cespe-Antaq 2005) No mtodo de arquivamento alfabtico, adotase a consulta de ndices para a localizao dos documentos. 9-4-2 (Cespe-Antaq 2005) Os mtodos de arquivamento decima!el duplex necessitam de adoo de um ndici alfabtico. 9-4-3 (Cespe-TRE-MT 2005) O mtodo de arquivamento geogrfico considerado um mtodo indireto de arquivamento. 9-5 - MTODO IDEOGRFICO

9-7-1 (Cespe-SESPAJPA 2004) Nos nomes de pessoas fsicas, considera-se o ltimo sobrenome e depois o prenome. 9-7-2 (Cespe-DetranlPA/2006) Joo Barbosa arquiva-se como Barbosa, Joo. 9-7-3 (Cespe-SESPA/PA 2004) No caso de sobrenomes iguais, prevalece a ordem alfabtica do prenome. 9-7-4 (Cespe-DocaslPN2006) A seqncia de nomes a seguir atende s regras de alfabetao: Arajo, Jos Alberto de Castro, Diogo de Farias Ferreira, Maria Aparecida

Lima, Paulo Oliveira, Benedito Martins de 9-7-5 (Cespe-DetranJPAl2006) Nos sobrenomes compostos: Paulo Castelo Branco arquiva-se como Castelo Branco, Paulo. 9-7-6 (Cespe-SESPNPA 2004) Sobrenomes composoo de um substantivo e um adjetivo ou ligados por hfen no se separam. 9-7-7 (Cesgranrio-BNDES 2004) Sobrenomes compostos de substantivo e adjetivo (como Monte Verde) no so separados. 9-7-8 (Cesgranrio-BNDES 2004) Sobrenomes iniciados com a palavra Santa (como Santa Cruz) so compostos e no se separam. 9-7-9 (Cespe-PRG-DF 2005) A seqncia alfabtica a seguir no est de acordo com as regras de alfabetao para arquivamento de nomes. - Filho, Manoel Arantes - Jnior, Pedro Pereira - Sobrinho. Jos Vieira. 9-7-10 (Cespe-.rlcine/2006) Considerando-se as regras de alfabetao para arquivamento de documentos cujo principal elemento seja o nome, est incorreta a seqncia a seguir: - Junqueira, Antonio Carlos - Negra, Marco Antonio Serra - Neto, Carlos Jos de Arajo - Souza, Jos Paulo de r9-7-1 1 (Cespe-PRG-DF 2005) A estrutura hipottica de arquivo descrita a seguir est de acordo com as regras de alfabetao. - Arajo, Professor Jos de - Jnior, Coordenador Afonso - Lima, Diretor Pedro de - Menezes, Paulo Csar de. 9-7-12 (Cesgranrio-BNDES 2004) Ttulos que acompanham nomes, como General ou Ministro, so considerados na alfabetao. 9-7-13 (Cespe-Docas/PN2006) A seqncia de nomes a seguir atende s regras de alfabetao: Abreu, Paulo de (Ministro) Barbosa, Jos Pedro Barbosa, Maria Aparecida Silva, Jos Ricardo da Sobrinho, Ricardo Pereira 9-7-14 (Cespe-Docas/PA2006) A seqncia de nomes a seguir atende s regras de alfabetao: Gonalves, Paulo de Abreu Magalhes, Pedro Antnio de So Tiago, Heitor de Teles, Manoel de Souza Vilia-Lobos, Henrique 9-7-15 (Cesgranrio-BNDES 2004) Os nomes orientais japonese rabe, por exemplo: so organizados alfabeticamente exatamente como se apresentam. 9-7-16 a 9-7-21 (Cespe-TRT 16 Regio 2005) Em determinado arquivo corrente optou-se pelo mtodo bsico alfabtico. Ocorre que, no arquivamento, duas pessoas tm sobrenome igual, Joo Villa-Lobos e Otvio Vilia-Lobos. Havia tambm trs pessoas com sobrenome Santos, Jos dos Santos, J. Santos e a opo que arquivamento Jonas dos Santos. No mesmo arquivo, existiam mais duas pessoas: urna chamavase Marcelo da Cmara e a outra Juvenal de Almeida. Apareciam tambm situaes de pessoas cujo sobrenon\e exprimiam graus de parentesco, como Antnio Almeida Neto e Pedro Carvalho Filho. Havia dois autores espanhis, Francisco Carbalhal y Oviedo e Pacco Baiios Molinero, e dois autores orientais, Li Yutang e Yoshi Matsue. Observando as regras do mtodo de arquivamento alfabtico e a situao hipottica apresentada, julgue os itens que se seguem. 9-7-16 Os autores espanhis devero ser arquivados do seguinte modo: Molinero, Pacco Bafos e Oviedo, Francisco Carbalhal. 9-7-17 Entre as pessoas com sobrenomes iguais, prevalece a ordem alfabtica do prenome. Assim, na hiptese apresentada, o correto seria arquivar Lobos, Joo Villa antes de Lobos, Otvio Vilia. 9-7-18 No arquivo, primeiro vir Juvenal de Almeida e depois Marcelo da Cmara, pois os artigos e preposies como o de e o da no so considerados no momento de classificar o artigo pelo mtodo alfabtico

. 9-7-19 No que concerne classificao dos orientais, Li Yutang vem antes de Yoshi Matsue. 9-7-20 Nos locais em que aparecem trs pessoas com sobrenome Santos, a classificao ser na seguinte ordem: primeiro Santos, J., pois a inicial abreviada ter preferncia s demais, independentemente de qual seja o nome abreviado; em segundo, Santos, Jonas dos; e o terceiro ser Santos, Jos dos. 9-7-21 Na situao descrita, deve-se classificar Filho, Pedro Carvalho antes de Neto, Antnio Almeida. 9-7-22 (Cespe-SESPA-PA 2004) Artigos, conjunes e preposies, tais como a, o, de, d, da, do, e, um, uma, so considerados para a ordenao. Nomes de Instituies 9-7-23 (Cespe-lnfraero 1997) Considere os seguintes nomes de firmas, empresas e instituies: I- EMBRATEL II- A COLEGIAL III - COMPANHIA PROGRESSO LTDA. IV - BARBOSA LIMA & CIA. V - THE LIBRARY OF CONGRESS VI- FUNDAO CIDADE DA PAZ Em arquivstica, a ordenao alfabtica correta : (A) IV, III, II, I, VI, V. (B) II, IV, III, I, \/I, V. (C) II, III, IV, I, V, VI. (D) IV, II, III, I, VI, V. (E) III, II, IV, I, VI, V. Nomes de Eventos 9-7-24 (BNDES 2004) As pastas abaixo devero ser arquivadas segundo as regras de alfabetao. I Terceiro Seminrio Brasileiro de Pesquisa. II XX Congresso de Biblioteconomia. III 9 Simpsio de Diretores de Bibliotecas. IV Dcimo Stimo Encontro de Indexadores. V 15 Encontro Nacional de Informao e Documentao Jurdica. A ordem correta de arquivamento : (A) I_III_V_IV_lI (B) lIVIIVIII (C)IIIVVIIII (D) IIVIVIlII (E) IVVIIIl I 9-7-25 (Cespe-TSE 2007) A ordenao alfabtica de documentos ou de dossis uma das possibilidades para a disposio dec documentos em um arquivo. Nesse sentido, julgue as propG3ts de ordenao alfabtica apresentadas nos itens abaixo . I. Campos, Milton de Sousa Ferreira, Andr Muller, Paul Sousa, Antnio Jos II. Almeida, Pedro de Almeida Filho, Joo Arn&d So Paulo, Carlos Braga Sobrinho, Antnio III. 1 Conferncia de Gesto de Documentos Quarto Workshop sobre Avaliao Segundo Congresso Nacional de Arquivologia Terceiro Seminrio sobre Preservao de Documentos Assinale a opo correta. (A) Todos os itens esto certos. (B) Apenas um item est certo. (C) Apenas os itens 1 e II esto certos. (D) Apenas os itens 1 e III esto certos. GABARITO:

1-1 - C 1-2 C 1-3 C 1-4 E 2-1 C 2-2 C 2-3 C 2-4 C 3-1 E 3-2 C 3-3E 4-1 E 4-2 C 4-3C 4-4A 4-5A 4-6E 5-1-1C 5-1-2E 5-1-3 C 5-1-4C 5-1-5C 5-1-6E 5-1-7E 5-2-1 C 5-2-2 C 5-2-3E 5-2-4E 5-2-5E 5-3-1 C 5-3-2E 5-3-3C 5-3-4 C 5-3-5 E 5-3-6 C 5-3-7 C 5-3-8 C 5-3-9 C

5-5-5C 5-5-6 C 5-5-7E 5-5-8--C 5-5-9C 5-5-10C 5-5-11 C 5-6-1 -- C 5-6-2C 5-6-3E 5-6-4E 5-6-5E 5-6-6D 5-6-7D 5-6-8 C 5-6-9 C 7-1 E 5-7-2 E 5-7-3 E 5-7-4 E 5-7-5 E 5-7-6 E 5-7-7 E 5-7-8 E 5-7-9 E 5-7-10E 5-7-11 E 5-7-12 E 5-7-13C 5-7-14C 5-7-15C 5-7-16E 5-7-17E 5-7-18E 5-7-19 C 5-7-20E 5-7-21 C 5-7-22D

7-5 E 7-6 D 7-7 E 7-8 A 7-9 A 7-10 B 7-11 A 7-12C 7-13 C 7-14 C 7-15C 7-16B 7-17C 7-18D 7-19C 7-20C 8-1-1 - C 8-1-2-C 8-1-3-C 8-1-4-E 8-1-5-C 8-1-6 - E 8-1-7 - E 8-1-8-E 8-1-9-C 8-1-10-C 8-2-1 E 8-2-2C 8-2-3C 8-2-4 C 8-2-5 C 8-2-6 E 8-2-7 E 8-2-8 E 8-2-9 E 8-3-1 C 8-3-2 C 8-3-3 E

9-3-3E 9-3-4C 9-3-5E 9-4-1 - E 9-4-2 - C 9-4-3-E 9-5-1 C 9-5-2E 9-5-3A 9-5-4B 9-5-5C 9-6-1 E 9-6-2 E 9-6-3 C 9-6-4 C 9-6-5 C 9-7-1 C 9-7-2 C 9-7-3 C 9-7-4 C 9-7-5 C 9-7-6 C 9-7-7C 9-7-8 C 9-7-9 C 9-7-10C 9-7-11E 9-7-12E 9-7-13E 9-7-14--C 9-7-15C 9-7-16 E 9-7-17E 9-7-18C 9-7-19C 9-7-20C 9-7-21 E 9-7-22 E

5-3-10 C 5-4-1 C 5-4-2 C 5-4-3 E 5-4-4 C 5-4-5C 5-4-6 C 5-4-7 E 5-4-8E 5-5-1 C 5-5-2E 5-5-3E 5-5-4E

5-7-23E 5-7-24B 5-7-25 C 6-1C 6-2C 6-3C 6-4C 6-5C 6-6B 7-1 C 7-2 E 7-3 E 7-4 E

8-3-4 E 8-3-5 C 8-3-6E 8-3-7 C 8-3-8 C 9-1-1 C 9-1-2--C 9-1-3C 9-2-1C 9-2-2C 9-2-3D 9-3-1 C 9-3-2C

9-7-23D 9-7-24C 9-7-25B

ARQUIVOLOGIA PROFESSOR KENNEDY ANTAQ - NVEL MDIO QUESTES DE TCNICAS DE ARQUIVAMENTO PROVA APLICADA EM 05/04/2009

1 Os documentos de arquivo no so objeto de coleo, mas produtos e subprodutos das funes e das atividades de uma organizao pblica ou privada e das atividades de uma pessoa fsica. 2 O mtodo de avaliao dos documentos de um arquivo aplica-se a unidades isoladas e no ao conjunto dos documentos. 3 O arquivo intermedirio constitudo de documentos que perderam todo o valor de natureza administrativa. 4 Na expedio dos documentos, deve-se expedir a cpia do documento, com os anexos, se for o caso, e encaminhar o original, acompanhado dos antecedentes que deram origem a ele, ao arquivo. 5 Na ordenao geogrfica de documentos relativos correspondncia com outros pases, deve-se alfabetar em primeiro lugar o pas, seguido da cidade e do correspondente. Por exemplo: Frana Paris Duchein, Michel. 6 O mtodo numrico simples determina a numerao sequencial dos documentos, dispondo os nmeros em trs grupos de dois dgitos cada um. Por exemplo: 52-63-19. 7 No arquivamento por assunto, pode ser adotado o mtodo alfabtico ou o mtodo numrico. O mtodo alfabtico deve ser aplicado quando o volume e a diversidade de assuntos da documentao a ser arquivada forem pequenos. 8 Uma das vantagens apresentadas pelo mtodo duplex de arquivamento a possibilidade ilimitada de classes de documentos. 9 As operaes de arquivamento so inspeo, estudo, classificao, codificao, ordenao e guarda dos documentos. 10 O recolhimento a passagem dos documentos dos arquivos correntes para os arquivos intermedirios e tem como objetivo racionalizar os trabalhos de arquivamento e de localizao dos documentos, liberando espaos e economizando recursos materiais. Gab: CEEECECCCE A respeito da gesto de documentos aplicada a arquivos governamentais, julgue os itens seguintes. MMA CESPE QUESTO 1. Na gesto de documentos, a fase de produo refere-se elaborao de documentos resultantes da atividade de um rgo ou setor e contribui para que sejam criados apenas documentos essenciais administrao e evitadas a duplicao e a emisso de vias desnecessrias. 2. A gesto de documentos aplicada originalmente na idade permanente. 3. Uma das principais finalidades da gesto de documentos a proteo dos documentos de valor permanente para a organizao e a sociedade. 4. A fase da gesto de documentos em que so feitas a anlise e a avaliao de documentos acumulados em arquivos conhecida como preservao de documentos. 5. Na gesto de documentos, as atividades de protocolo, a recuperao das informaes e a elaborao de normas de acesso documentao so desenvolvidas na fase de utilizao dos documentos. Determinada organizao instalada em Braslia enviou um documento a funcionrio do MMA, a fim de que fossem resolvidos problemas entre as duas instituies. No MMA, o setor que recebeu o documento coletou algumas informaes deste, incluindo-as em uma base de dados. Em seguida, o documento foi enviado para o destinatrio, tramitando, posteriormente, em vrios setores at que os problemas fossem resolvidos. Depois de arquivado por determinado perodo no ltimo setor para onde havia sido enviado, o documento foi encaminhado a outro espao, onde deve ser mantido at ser eliminado. Considerando a situao hipottica acima, julgue os itens subseqentes acerca de arquivo.

6. A tabela de temporalidade aplicada somente em arquivo semiativo e em arquivo inativo, de acordo com as normas do Arquivo Nacional. 7. Aps ter tramitado e ter sido classificado, o documento deve ser arquivado, obedecendo-se as seguintes operaes: inspeo, ordenao, arquivamento, retirada e controle. 8. A incluso de dados sobre o documento em uma base de dados conhecida como registro de documentos e faz parte das atividades de protocolo, vinculadas aos arquivos correntes.. 9. Na situao em apreo, se o documento fosse um ofcio de carter ostensivo, ele no deveria ser aberto no setor de protocolo, mas encaminhado diretamente ao destinatrio, que deveria fazer o respectivo registro no sistema de protocolo. 10. Enquanto tramitava nos vrios setores, o documento em questo fez parte dos arquivos correntes do MMA. 11. Na situao considerada, o documento, antes de ser eliminado, deve ser mantido no arquivo permanente. 12. O arquivo intermedirio deve ser subordinado tcnica e administrativamente ao arquivo permanente, para que seja evitada a proliferao de depsitos e mantida uniforme a poltica arquivstica da instituio. 13. O cdigo de classificao deve ser anotado na primeira folha do documento. 14. O inventrio sumrio o instrumento tcnico responsvel pela gesto dos prazos de guarda e pela destinao final de documentos. 15. As cpias de documentos cujos originais encontram-se no mesmo conjunto no devem ser descartadas, pois so consideradas originais arquivsticos. GAB: CECECECCECECCEE TRIBUNAL REGIONAL ELEITORAL DO ESTADO DE MINAS GERAIS TCNICO JUDICIRIO REA ADMINISTRATIVA 1 As caractersticas que distinguem os arquivos das bibliotecas e dos museus no incluem (A) o fato de a exclusividade de criao e recepo ser atribuda a um rgo, uma empresa ou uma instituio. (B) o fato de os documentos de arquivo se originarem no curso das atividades de um rgo, uma empresa ou uma instituio. (C) a organicidade, de forma que um documento se ligue a outros do mesmo conjunto. (D) a existncia de uma coleo de manuscritos de valor histrico ajuntados por um rgo, uma empresa ou uma instituio. (E) o carter probatrio dos documentos nas transaes realizadas pelo rgo, pela empresa ou pela instituio responsvel por eles. 2 Acerca do gerenciamento da informao e das trs idades documentais, assinale a opo correta. (A) O arquivo corrente constitudo de documentos com grande possibilidade de uso e com valor primrio. (B) Os documentos de idade intermediria so os que so consultados frequentemente e aos quais se tem livre acesso. (C) O arquivo permanente formado por documentos de valor administrativo, legal ou fiscal. (D) O arquivo intermedirio, conhecido tambm como arquivo inativo, resultante da transferncia de documentos do arquivo corrente. (E) O recolhimento de documentos no arquivo intermedirio deve ser feito aps o encerramento do valor probatrio desses documentos.

3 A poltica arquivstica brasileira reconhece a gesto de documentos como um dos principais instrumentos de apoio administrao, cultura e ao desenvolvimento cientfico. A respeito da gesto de documentos, assinale a opo correta. (A) A criao, o arquivamento e a eliminao de documentos so as trs fases bsicas da gesto de documentos. (B) A gesto de documentos o conjunto de procedimentos e operaes tcnicas referentes produo, tramitao, ao uso e ao arquivamento de documentos em fase corrente e intermediria. (C) A elaborao dos documentos decorrente das atividades de um rgo ou setor, apesar da sua relevncia, no se inclui entre as atribuies da gesto de documentos. (D) Na avaliao dos documentos, aplica-se o cdigo de classificao de documentos de arquivo. (E) Com a gesto eficaz de documentos, impede-se que os documentos com valor secundrio sejam conservados permanentemente.

4 Assinale a opo que apresenta exemplo de ordenao de pastas de funcionrios de um rgo realizada de acordo com as regras de alfabetao. (A) Bezerra, Alberto Luiz Moreira, Maria Madalena Santos Cruz, Antnio (B) Torres, Alisson Torres, A. Torres, Beatriz (C) Barbosa Filho, lson Vianna Neto, Milton Vianna Sobrinho, Marlene (D) DAlmeida, Paulo DAndrade, Roberto DCarmo, Ansio (E) Jos, Rogrio So Paulo, Carlos So Rita, Simone Santa 5 A respeito da preservao, conservao e restaurao de documentos, assinale a opo correta. (A) Todos os documentos transferidos ao arquivo intermedirio devem ser higienizados e restaurados. (B) A laminao uma das tcnicas de higienizao mais utilizada na conservao de documentos. (C) A umidade mais alta e a baixa temperatura so condies ideais para a preservao dos documentos arquivsticos em papel. (D) As principais operaes de conservao dos documentos so: desinfestao, limpeza, alisamento e restaurao. (E) A luz solar menos nociva que a luz artificial na conservao e na preservao dos documentos de arquivo. GAB: DABCD ANATEL - NVEL MDIO QUESTES DE TCNICAS DE ARQUIVAMENTO / PROCEDIMENTOS ADMINISTRATIVOS

Os documentos chegam em determinado rgo pblico instalado em Braslia, de forma variada. Uns so registrados se, em seguida, enviados ao destinatrio, outros entram sem nenhum tipo de anotao. Alm disso, h aqueles que, atualmente, entram no rgo por meio das tecnologias de informao (fax, correio eletrnico). Cada setor de trabalho organiza seus documentos de maneira independente, sem nenhum tipo de orientao e, depois, por falta de espao fsico ou devido ao final do ano civil, esses documentos so transferidos para outro lugar, conhecido, geralmente, como arquivo morto.

Considerando a situao hipottica, julgue os itens subseqentes, acerca das tcnicas de arquivamento e dos procedimentos administrativos no mbito do setor pblico. QUESTO 1. A diviso da documentao em classes, conforme os temas, caracteriza o mtodo de arquivamento dgito-terminal. 2. O mtodo de arquivamento por assunto depende da interpretao dos documentos e de um amplo conhecimento das atividades organizacionais. 3. O registro dos documentos que chegam a um rgo pblico deve ser feito no setor de protocolo e consiste na reproduo dos dados do documento destinada a controlar a movimentao e fornecer dados de suas caractersticas fundamentais aos interessados. 4. Um documento classificado como secreto, confidencial ou reservado poder ser autuado por qualquer servidor sem nenhum tipo de tratamento diferenciado em relao aos documentos ostensivos. 5. Para a formao de processo em rgos pblicos, devero ser observados os documentos cujo contedo esteja relacionado a aes e operaes contbeis financeiras ou requeira anlises, informaes, despachos e decises de diversas unidades organizacionais. 6. Quando, no momento do ato da anexao, for constatada a ausncia de uma pea, ser necessrio utilizar uma nota chamada termo de ressalva, para informar a inexistncia de tal pea. 7. As mensagens e documentos resultantes de transmisso por meio de aparelho de fac-smile (fax) podem constituir peas de processo. 8. Parte da documentao de um processo, de acordo com as normas em vigor, no pode ser separada para formar outro processo. 9. O processo desaparecido ou extraviado no poder ser reconstitudo. O desaparecimento ou extravio de processo dever ser comunicado respectiva chefia, que ter de promover a sua apurao imediata, mediante sindicncia ou processo administrativo disciplinar. 10. Os documentos que entram no rgo pblico descrito na situao hipottica em questo e que vo para os setores destinatrios iro formar os arquivos correntes dessas unidades. 11. Os documentos produzidos e(ou) recebidos por uma unidade ou setor de trabalho de um rgo pblico que deixaram de ser frequentemente consultados, mas que ainda podem ser solicitados, devero ser transferidos ao arquivo intermedirio. 12. Os arquivos correntes e as atividades de controle, como o protocolo, podem ser centralizados ou descentralizados. 13. A anlise cuidadosa do gnero e da natureza dos documentos que chegam a um rgo pblico ou que dele saem suficiente para se determinar a escolha dos mtodos principal e auxiliares de arquivamento a serem adotados na organizao da documentao corrente. 14. Os documentos arquivados nos diversos setores do rgo pblico podem ser ordenados de vrias maneiras; entre elas, destacam-se as seguintes classificaes: ostensiva, sigilosa, particular, oficial, interna e externa. 15. O dossi um conjunto de documentos relacionados entre si por assunto (ao, evento, pessoa, lugar, projeto), que constitui uma unidade de arquivamento. GAB:ECCECCEE