NOÇÕES DE ARQUIVOLOGIAConceitos fundamentais de arquivologia. O gerenciam ento da informação e a gestão de

documentos: diagnósticos

Arquivologia é uma disciplina científica da Ciência da Informação.

Com suas bases modernas fundamentadas na Revolução Francesa, a Arquivologia cuida dainformação que tem por objetivo se tornar evidência, fator de prova de que algum eventoocorreu. Portanto, a Arquivologia é a ciência que estuda teorias e métodos de organização etratamento de documentos, e sua conversão em potencial de informação.

No Brasil existem cursos superiores em Arquivologia que formam bacharéis, essesprofissionais vêm preencher uma lacuna que foi suprida por bibliotecários, historiadores eoutros que, na maioria das vezes, não observavam os princípios da Arquivologia no tratamentoda informação arquivística.

Cabe ao profissional em Arquivologia o planejamento, implantação, organização e direção dosarquivos de informação arquivísticas. O profissional deve conduzir a gestão da informação, oacompanhamento do processo documental e informativo, a identificação das espécies etipologias documentais, o planejamento para o tratamento de novos documentos e o controlede meios de reprodução.

O tratamento técnico dos documentos arquivísticos fazem parte de etapas de trabalho, como oarranjo, a descrição, avaliação, conservação e restauração de documentos. Inclui tambémcomo perfil a direção e organização dos centros de informação constituídos de acervosarquivísticos, assim como serviços de microfilmagem e de informatização aplicados aosarquivos. É ainda de sua competência elaborar projetos, pareceres e demais trabalhos quetratem de assuntos arquivísticos, assim como o assessoramento aos trabalhos de pesquisacientífica, jurídica, administrativa e técnica. Trata-se do profissional gestor de processosdocumentais e deverá estar apto a trabalhar as soluções de tratamento funcional dadocumentação arquivística, atendendo às demandas administrativas e técnico-científicas deinstituições públicas, privadas e organizações não governamentais.

Faz parte do perfil do profissional em Arquivologia o domínio e o acompanhamento da evoluçãodas tecnologias da informação, com vistas à implementação de informação.

O gerenciamento da informação e a gestão de documen tos: diagnósticos

Informação e documento são termos polissêmicos tão amplamente usados pelos maisdiferentes segmentos sociais e profissionais que se torna quase uma obrigação indicar em quesentido esses termos estão sendo empregados, ainda que pareça óbvio o seu uso na área dearquivos.

Informação é um termo de difícil definição porque permeia toda a estrutura social. tudo oque vemos, fazemos, inventamos, construímos, vestimos, falamos, escrevemos, desenhamos éinformação. Usaremos aqui, portanto, uma definição abrangente, porém menos ampla quantodizermos que informação é tudo, ou seja, informação são todos os dados que são organizadose comunicados.

O Valor da Informação

Como é possível admitir que a informação possua valor, é preciso definir parâmetros capazesde quantificá-lo, o que não é uma tarefa trivial. Uma das maneiras é realizada por meio dosjuízos de valor, que, apesar de serem indefinidos, consideram que o valor varia de acordo como tempo e a perspectiva. Podem, em certos casos, ser negativos, como acontece nasobrecarga de informação. Sob esta perspectiva, o valor da informação pode ser classificado nos seguintes tipos:

•••• valor de uso : baseia-se na utilização final que se fará com a informação; •••• valor de troca : é aquele que o usuário está preparado para pagar e variará de acordocom as leis de oferta e demanda, podendo também ser denominado de valor de mercado;

•••• valor de propriedade , que reflete o custo substitutivo de um bem; •••• valor de restrição , que surge no caso de informação secreta ou de interesse comercial,quando o uso fica restrito apenas a algumas pessoas.

Muitas vezes não é possível quantificar o valor da informação estabelecendo uma equivalênciaa uma quantia em dinheiro. Por ser um bem abstrato e intangível, o seu valor estará associadoa um contexto. Assim, os valores de uso e de troca poderão ser úteis na definição de umaprovável equivalência monetária.

Por exemplo, uma empresa que atua em bolsa de mercadorias, mais especificamente nomercado futuro, terá grande interesse em informações relativas à produção agrícola de umdeterminado país ou região. Esta empresa, provavelmente, irá alocar recursos na buscasistemática deste tipo de informação, que será utilizada na determinação de indicadores deuma tendência e que fundamentará decisões sobre o tipo de investimento a ser realizado,caracterizando a importância dos valores de uso e de troca. Considerando que, a partir delas,poderá ser obtido algum tipo de vantagem competitiva ou de diferencial de mercado, estasinformações assumirão um valor de restrição, para que se possa preservar o sigilo daaplicação.

Por outro lado, uma organização governamental ou não que realize censos demográficos, deestilo de vida ou algum outro tipo de pesquisa de acompanhamento, deverá manter, por razõeslegais, o armazenamento de dados e séries históricas sem que haja explícita intenção deexploração ou de uso. Neste caso, a informação terá um valor de propriedade.

O ponto principal é perceber a informação pertencendo a dois domínios. No primeiro deles, eladeve atender às necessidades de uma pessoa ou de um grupo. Nesse caso, a disponibilizaçãoda informação deve satisfazer os seguintes requisitos:

• ser enviada à pessoa ou ao grupo certos; • na hora certa e no local exato; • na forma correta.

O segundo domínio é o da organização, que introduz questões a respeito da determinação dovalor da informação. Neste contexto, o valor da informação está relacionado ao seu papel noprocesso decisório. A determinação do valor somente do conteúdo parece um corolário naturaldo uso da informação como um insumo da tomada de decisão. Entretanto, ainda que ainformação adquira seu valor a partir de seu papel na tomada de decisão, o produtoinformacional como um todo também agrega valor a outras atividades no processamento dainformação.

Cabe então uma questão: a informação possui um valor econômico? Ela terá valor econômicoquando levar à satisfação dos desejos humanos. Uma pequena parcela da informaçãodisponível constitui-se em produtos finais, ou seja, aqueles que são consumidos diretamentepelas pessoas, cujo valor deriva-se da oferta e da procura. A porção majoritária, porém, cabeaos bens intermediários, que são aqueles que conduzem a outros bens e serviços. Neste caso,o valor estará diretamente relacionado ao dos bens e serviços que deles se utilizam.

Da mesma forma, a informação terá valor econômico para uma organização, se ela gerar lucrosou for alavancadora de vantagem competitiva. De modo geral, a percepção de valor pode serinfluenciada pelos seguintes fatores:

• identificação de custos; • entendimento da cadeia de uso; • incerteza associada ao retorno dos investimentos em informação; • dificuldade de se estabelecerem relações causais entre os insumos de informação eprodutos específicos; • tradição de se tratar a informação como uma despesa geral; • diferentes expectativas e percepções dos usuários; • fracasso em reconhecer o potencial comercial e o significado da informação.

Para concluir, é importante reconhecer que, de modo geral, poucas decisões são tomadas cominformação perfeita, devido a alguma insuficiência de informação e/ou uma sobrecarga deinformação desnecessária. O valor da informação é uma função do efeito que ela tem sobre o

processo decisório. Se a informação adicional resultar em uma decisão melhor, então ela terávalor. Caso contrário, ela terá pouco ou nenhum valor.

Documento é um termo também polissêmico, posto que se pode considerar documentoqualquer suporte que registre informações. São documentos as camadas da terra escavadaspelos geólogos, os vestígios materiais de civilizações desaparecidas investigados pelosarqueólogos, os registros orais de grupos humanos estudados pelos antropólogos e sociólogosou a correspondência, mapas, contratos privados ou públicos que são pesquisadas peloshistoriadores. A partir do momento em que se fortalece a ideia de que tudo é história, todos os registros,vestígios, marcas deixadas pela humanidade servem para orientar, provar, comprovar,informar, refletir sobre determinada coisa ou fato.

Tal abrangência de características físicas e simbólicas dos documentos, alguns mantidos noseu próprio local de produção (como as montanhas, solos e edificações), outros reunidos emambientes diversos do lugar onde foram produzidos como os museus, bibliotecas e arquivos,levou à construção de referenciais teóricos e práticos de organização e preservação.

Os documentos considerados documentos de arquivo, embora possam variar na forma comose apresentam, ou tecnicamente falando, no suporte em que a informação está registrada,apresentam algumas características que os diferem de outros documentos que podem conterinformações de valor científico, histórico e cultural.

Em primeiro lugar são documentos produzidos e/ ou acumulados organicamente no decorrerdas atividades de uma pessoa, família, instituição pública ou privada. Ou seja, os documentossão criados uns após os outros, em decorrência das necessidades sociais e legais dasociedade e do próprio desenvolvimento da vida pessoal ou institucional. No caso dadocumentação privada, um cidadão não terá uma carteira de identidade sem antes ter obtidouma certidão de nascimento ou, no caso de uma empresa privada, realizar um contrato deprestação de serviços sem antes ter registrado sua firma num cartório.

É importante ressaltar a questão da organicidade dos documentos de arquivos porque istosignifica que um documento não tem importância em si mesmo (embora possa conterinformações valiosas), mas no conjunto de documentos do qual faz parte e que ajuda aexplicar, demonstrar, comprovar, enfim, dar a conhecer a realidade que se busca compreenderseja ela a vida de uma pessoa, as atividades de uma empresa pública ou privada.

Em segundo lugar, os documentos de arquivo são produzidos com finalidades específicas paraatender várias demandas de informações. Embora alguns documentos possam, no seumomento de criação, já ter um valor histórico como, por exemplo, a carta deixada pelopresidente Getúlio Vargas em meados do século 20, no momento do seu suicídio ou um tratadocelebrado pelo Brasil, Argentina e Uruguai para formar uma aliança contra o Paraguai no século19, a produção da maioria dos documentos atende primeiramente as necessidadesburocráticas, administrativas ou legais.

Divisão de documentação por natureza:

Sabemos que as organizações desenvolvem diversas atividades de acordo com as suasatribuições e os documentos refletem essas atividades, porque fazem parte do conjunto deseus produtos.Portanto, são variados os tipos de documentos produzidos e acumulados, bem como sãodiferentes os formatos, as espécies, e os gêneros em que se apresentam dentro de umArquivo. Vamos conhecê-los:

NATUREZA COMERCIAL: quando a documentação é principalmente organizada e utilizadapelas empresas e destina-se a fins extremamente comerciais.

NATUREZA CIENTIFICA: a documentação está presente quando seu objetivo principal é o deproporcionar informações cientificas ou mesmo didáticas, sem visar diretamente o lucro.

NATUREZA OFICIAL: quando sua organização e utilização têm por finalidade auxiliar eassessorar a administração pública atual e futura, pressupondo a coleta e a classificação dedocumentos oficiais, como por exemplo: leis, decretos, portarias e demais atos normativospróprios da administração, Federal, Estadual ou Municipal.

1. Formato: é a configuração física de um suporte de acordo com a sua natureza e o modocomo foi confeccionado:Exemplos: formulários, ficha, livro, caderno, planta, folha, cartaz, microficha, rolo, tira demicrofilme, mapa

2. Espécie: é a configuração que assume um documento de acordo com a disposição e anatureza das informações nesse contidas.Exemplos: ata, relatório, carta, ofício, proposta, diploma, atestado, requerimento,organograma)

3. Gênero: configuração que assume um documento de acordo com o sistema de signosutilizado na comunicação de seu conteúdo.Exemplos: audiovisual (filmes); fonográfico (discos, fitas); iconográfico (obras de arte,fotografias, negativos, slides, microformas; textual (documentos escritos de uma forma geral);tridimensionais (esculturas, objetos, roupas); magnéticos/informáticos (disquetes, cd-rom,)

4.Tipo de documento: é a configuração que assume um documento de acordo com aatividade que a gerou.Exemplos: Ata de Posse; Boletim de Notas e Frequência de Alunos, Regimento deDepartamento, Processo de Vida Funcional, Boletim de Atendimento de Urgência, ProntuárioMédico, Tabela Salarial.

GESTÃO DE DOCUMENTOS ARQUIVÍSTICOS

GESTÃO DE DOCUMENTOS: Administração da produção, tramitação, organização , uso e avaliação de documentos, mediante técnicas e práticas arquivisticas, visando a racionalização e eficiência dos arquivos.

A gestão de documentos arquivísticos é um procedimento fundamental na vida de umaempresa pública ou privada. Para tomar decisões, recuperar a informação e preservar amemória institucional é preciso estabelecer um conjunto de práticas que garanta a organizaçãoe preservação dos arquivos.

Administrar ou gerenciar documentos arquivísticos, a partir da aplicação de conceitos e teoriasdifundidas pela Arquivologia, garante às empresas públicas ou privadas obter maior controlesobre as informações que produzem e/ou recebem, racionalizar os espaços de guarda dedocumentos, desenvolver com mais eficiência e rapidez suas atividades, atenderadequadamente clientes e cidadãos. Conforme a Lei Federal nº 8.159, que se refere aosarquivos públicos, mas também aos arquivos privados constituídos por pessoas físicas oujurídicas, gestão de documentos é "o conjunto de procedimentos e operações técnicasreferentes à sua produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento em fase corrente eintermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente.

Tanto esta Lei quanto a NBR ISO 9001/2000, indicam a necessidade de alguns requisitos parao gerenciamento de documentos nos arquivos públicos e privados. A gestão de documentosaplicada nas empresas é uma atividade estratégica na constituição do acervo arquivístico, poisdefine o ciclo vital dos documentos, estabelecendo aqueles que após o uso administrativo pelossetores das empresas podem ser eliminados, os que serão transferidos ao arquivo, atemporalidade de guarda e sua destinação final: eliminação ou guarda permanente.

Contudo, a operacionalização da gestão de documentos, isto é, a organização interna dotrabalho, conta muito nos resultados obtidos. Por trás das metodologias escolhidas e dasnormas implantadas deve existir um conjunto de pessoas com competências e habilidadesvariadas, pensando e atuando juntas para que o fluxo e a tramitação dos documentos, os

assuntos selecionados, os prazos definidos, os cuidados de conservação estabelecidos e oarquivamento final espelhem a realidade institucional ou contribuam para a sua interpretação.

NÍVEIS DA DOCUMENTAÇÃO NA ORGANIZAÇÃO

É comum considerarmos três níveis de responsabilidade e autoridade, a saber: o estratégico, otático e o operacional.

Documentação de Nível Estratégico

É a documentação que retrata as preocupações de longo prazo, de mais alto nível e que deveconter as informações mais gerais e abrangentes da organização, cujos efeitos sãodirecionados aos níveis hierárquicos da alta gerência.

Documentação de Nível Tático

É a documentação de nível intermediário, tanto em termos hierárquicos, quanto em termos degestão da organização. Estes documentos determinam "como, quem, quando e onde" paracada grande atividade determinante da organização (por exemplo: compras, treinamento etc.).

Como exemplos de documentos de nível tático, podemos citar: Procedimentos (ou Manuais deProcedimentos), Plano de Metas, Plano de Cargos e Salários, entre outros.

Documentação de Nível Operacional

É a documentação de nível mais baixo, onde estão as preocupações imediatas, do curto prazo.Ela contém todos os detalhes e informações técnicas, padrões, especificações, tabelas etc.,para a operação segura dos processos de trabalho.

Como exemplo de documentos de nível operacional, podemos citar: Instruções de Trabalho, Especificações, Guias de Trabalho, entre outros.

VALORES DOS DOCUMENTOS

Os documentos apresentam duas espécies de valores inerentes:

VALOR PRIMÁRIO - estabelecido em função do grau de importância que o documento possuipara a entidade que o acumulou e;

VALOR SECUNDÁRIO - estabelecido em função do grau de importância que o documentopossui para outras entidades e pesquisadores.

O VALOR PRIMÁRIO de um documento manifesta-se sob três diferentes tipos, ou seja:

1. Valor Administrativo - documentos que envolvem política e métodos e que são necessáriospara a execução das atividades do órgão. Ex: Planos, Programas de Trabalho, Relatórios etc.;2. Valor Jurídico Ou Legal - documentos que envolvem direitos a curto ou a longo prazo doGoverno ou dos cidadãos, e que produzem efeito perante os tribunais. Ex: Acordos, Contratos,Convênios etc.;3. Valor Fiscal - documentos que se referem a operações financeiras e à comprovação dereceitas e despesa geradas para atender às exigências governamentais. Ex: Notas Fiscais,Receitas, Faturas etc.

O VALOR SECUNDÁRIO subdivide-se em:

1. Valor Histórico Probatório - documentos que retratam a origem, organização, reforma ehistória de uma administração. Ex: Atos Normativos, Exposição de Motivos etc.;2. Valor Histórico Informativo - documentos que, embora recebidos por uma determinadaentidade em função de suas atividades, são valiosos pelas informações que contém retratando

pessoas, fatos ou épocas. Ex: Tabelas de Recenseamento, Documentos sobre Serviço Militar,Índices de Preços, Indicadores Econômicos etc.

Equipe de trabalho

A gestão de documentos deve ser realizada não apenas por um grupo de trabalho, mas poruma equipe integrada nos seus objetivos com cada componente compreendendo claramente oseu papel e a contribuição profissional que os outros esperam dele. Ou seja, uma equipe emque o todo é maior que a soma das partes. Se não partirmos deste pressuposto qualquerresultado em gestão de documentos estará, com certeza, aquém do desejável.

É importante observar que embora em cada momento prevaleçam aspectos técnicos relativos auma ou outra área do conhecimento, todos os profissionais envolvidos devem participar dasdiscussões e definições para todas as fases de vida do documento. Por exemplo, quando setrata da produção, tramitação e uso corrente dos documentos, podemos supor que é maior ainfluência do administrador, que identifica competências, subordinações e os fluxos de trabalho;e do técnico de informática, que propõe alternativas eletrônicas para a produção de formuláriose fluxogramas.

Mas, neste momento, é importante também a presença do documentalista, o qual detendonoções de diplomática pode sugerir a forma e a estrutura dos documentos. Um advogadooferece significativa contribuição para que as normativas legais e processuais sejam atendidas.O historiador, que também integra a equipe de gestão de documentos, participa destasdefinições, pois orienta quanto ao valor histórico das informações registradas, valor este nemsempre considerado na análise de profissionais de outras áreas.

O conservador, cuja formação está voltada para a preservação física dos suportes dainformação, propõe os cuidados necessários desde o momento da produção do documento,tendo em vista a necessidade da sua preservação ao longo do tempo. E o arquivista já podeelaborar métodos de arquivamento que facilitem a recuperação das informações contidas nosdocumentos sobre as quais se define a produção, o trâmite e o uso.

A avaliação constitui uma etapa essencial da gestão de documentos. É a fase em que se definea eliminação ou a guarda, temporária ou permanente, de um documento. É o momento em quetambém, mais do que em qualquer outro, deve ser levada em conta a formação multidisciplinarda equipe. Toda e qualquer observação de um componente da equipe merece respeito eatenção dos demais. Uma avaliação documental inadequada, por menor que seja, pode causarprejuízos administrativos, financeiros e histórico-culturais e, sob determinadas circunstâncias,irreparáveis. Desta forma, a equipe de gestão de documentos pode e deve contar, na fase daavaliação documental, com outros profissionais especializados nos assuntos pertinentes.

Outro aspecto fundamental para o adequado desenvolvimento da gestão de documentos é anoção, por parte de todos os profissionais envolvidos na gestão, do ciclo vital dos documentos,ainda que cada um deles atue somente numa fase do ciclo vital.

O arquivo intermediário da empresa, que guarda os documentos que já não são de uso correntenos setores, mas que por motivos de ordem legal ou administrativa ainda são preservados,recebe a documentação conforme as normas estabelecidas pela gestão, dentro dos prazosprevistos na tabela de temporalidade de documentos e de acordo com os procedimentos detransferência: cronograma, acondicionamento, descrição e relação dos documentos a seremtransferidos. Este conjunto de orientações só pode ser definido por uma consonância entre ossetores produtores/acumuladores e a administração do arquivo intermediário. A construçãodeste elo, na verdade um feixe de relações que primordialmente devem ser institucionais eadministrativas, mas que não perdem a sua dimensão humana e pessoal, se faz por meio daequipe de gestão.

O acervo de valor histórico, a ser guardado no arquivo permanente, também é fruto daselaborações técnicas da gestão de documentos. Como vimos acima, o historiador deve fazerparte de uma equipe de gestão, sobretudo nas instituições públicas. Sua função é garantir quedocumentos de valor histórico, alguns imbuídos deste valor já na sua produção, outros que o

adquirem ao longo de sua existência, após cumprirem os prazos de guarda no arquivo correntee/ou intermediário, sejam recolhidos ao arquivo permanente, permitindo ao arquivo ocumprimento de sua função de preservação da memória documental da instituição à qualpertence. Nesta tarefa o relacionamento com o responsável pelo arquivo permanente que, noBrasil, em geral é um historiador deve ser constante, pois este supostamente tem a experiênciadas demandas atuais no campo da pesquisa histórico-social e, especificamente, dosdocumentos ou assuntos pesquisados no acervo sob seus cuidados. Faz-se necessáriotambém uma constante atualização destes profissionais para que o avanço dos métodos e osurgimento de novos objetos do conhecimento histórico sejam incorporados nos pressupostosde seu trabalho.

A gestão de documentos ainda se relaciona internamente com a área de conservação, poismuitas das definições da gestão são o ponto de partida para o desenvolvimento do trabalho deconservação, que irá hierarquizar suas prioridades de acordo com o suporte da informação, oseu volume físico e o tempo de guarda dos documentos. Portanto, as estratégias daconservação se dão a partir e em conjunto com o trabalho da gestão.

Além das unidades internas ao arquivo com as quais se relaciona, uma equipe de gestão dedocumentos interage constantemente com os diversos setores produtores/acumuladores dedocumentos. A qualidade desta relação com a estrutura da empresa é essencial para o bomdesempenho da gestão. Ela inicia-se com a sensibilização dos dirigentes para os benefícios dagestão - agilidade na recuperação das informações, racionalização da massa documental,economia de espaços físicos destinados à guarda de documentos e redução dos custosoperacionais -, demonstrando os ganhos financeiros, funcionais, ambientais e na melhoria daimagem institucional.

Uma vez implementada a gestão de documentos, a estratégia a ser seguida é a disseminaçãodos seus objetivos para os diferentes níveis hierárquicos e das vantagens para todos daaplicação dos princípios arquivísticos no trato das informações registradas.

A maior dificuldade no decorrer do processo de implantação da gestão de documentos seencontra na resistência às mudanças, nos hábitos arraigados, cuja justificativa se perdeu notempo. Considere-se ainda que, no campo específico da gestão, frequentemente o domíniofísico de um conjunto de documentos ou o domínio de informações que permitam a sualocalização no caos dos "arquivos", geram ou são usados nas disputas de poder interno naempresa. Neste momento, outras qualidades, além da formação técnica dos profissionais daequipe de gestão, devem se fazer presente: a paciência e a percepção das relaçõesinterpessoais e da assimilação ou não das políticas administrativas pelo conjunto dosfuncionários.

NOÇÕES DE ARQUIVOLOGIAArquivos Correntes e Intermediários - Arquivos per manentes - Protocolos - Avaliação

de Documentos - Tipologias Documentais e Suportes F ísicos

ORGANIZAÇÃO E ADMINISTRAÇÃO DE ARQUIVOS

AARRQQUUII VVOO:: ddooccuummeennttooss ddee qquuaallqquueerr iinnssttii ttuuiiççããoo ppúúbbll iiccaa oouu pprriivvaaddaa,, ccoonnssiiddeerraaddooss ddee vvaalloorr,, mmeerreecceennddoo pprreesseerrvvaaççããoo ppeerrmmaanneennttee ppaarraa ff iinnss ddee rreeffeerrêênncciiaa ee ppeessqquuiissaa,, tteennddoo ssiiddoo ddeeppoossii ttaaddoo oouu sseelleecciioonnaaddoo ppaarraa ddeeppóóssii ttoo nnuumm aarrqquuiivvoo ddee ccuussttóóddiiaa ppeerrmmaanneennttee.. ((SSCCHHEELLLLEENNBBEERRGG,, 22000044));; ccoonnjjuunnttoo ddee ddooccuummeennttooss pprroodduuzziiddooss ee rreecceebbiiddooss ppoorr óórrggããooss ppúúbbll iiccooss,, iinnssttii ttuuiiççõõeess ddee ccaarráátteerr ppúúbbll iiccaass,, ee eennttiiddaaddeess pprriivvaaddaass,, eemm ddeeccoorrrrêênncciiaa ddoo eexxeerrccíícciioo ddee aattiivviiddaaddeess eessppeeccííff iiccaass,, bbeemm ccoommoo ppoorr ppeessssooaa ff ííssiiccaa,, qquuaallqquueerr qquuee sseejjaa oo ssuuppoorrttee ddaa iinnffoorrmmaaççããoo oouu aa nnaattuurreezzaa ddooss ddooccuummeennttooss.. ((LLEEII 88..115599//9911))

A não intencionalidade e as contingências na produção dos documentos, a amplaburocratização e o uso massivo de tecnologias de reprodução, assim como o crescenteinteresse na preservação da memória, levaram a uma definição arquivística dos ciclos de vidados documentos e dos valores que lhe são relacionados em cada ciclo. Esquematicamente seapresentam três fases da vida do documento:

Teoria das Três Idades – Teoria baseada no ciclo vital dos documentos, segundo a qual os arquivos podem ser correntes, intermediários e pemanentes.

• o primeiro ciclo ou primeira idade, denominado corrente , corresponde ao valor administrativo;

• o segundo ciclo ou segunda idade, denominado intermediário , corresponde ao valorprobatório e/ou legal do documento e, • o último ciclo ou terceira idade, denominado permanente , quando o valor histórico e científicose sobrepõe ao demais valores. Caso não se reconheça esse valor permanente, o conjuntodocumental será eliminado.

A função de um arquivo é guardar a documentação e principalmente fornecer aos interessadosas informações contidas em seu acervo de maneira rápida e segura. Neste sentido, aclassificação dos documentos de arquivos deve ser feita a partir de um método dearquivamento a ser definido, levando em consideração a estrutura da empresa, suas funções ea natureza de seus documentos. Não há um único método válido para arquivar documentos. Naprática, inclusive, faz-se uso da combinação de um ou mais métodos. Os métodos maiscomuns são os que classificam os documentos por assunto, seguidos de uma classificaçãosecundária por ordem alfabética, cronológica ou geográfica. O agrupamento dos documentospor assunto, entretanto, deve atender às necessidades da empresa, suas características eprioridades.

O método de arquivamento adotado pela empresa pública ou privada, assim como os cuidadosde conservação e os procedimentos de eliminação, transferência e recolhimento, quando for ocaso, devem ser repassados para todas as unidades administrativas, para que estas fiquemcientes, possam se adequar ao método e efetivamente implantá-lo pois a organização dosarquivos, como foi exposto aqui, inicia-se com a produção dos documentos, assim como aresponsabilidade pela organização das informações, em diferentes graus, diz respeito a todosos funcionários.

SIGNIFICADO E IMPORTÂNCIA Arquivo é o instrumento principal para servir de controle à ação administrativa de

qualquer instituição, empresa, pública ou privada. É, por assim dizer, um "Centro Ativo deInformações ". Abriga os documentos resultantes de uma atividade, os quais são conservadoscomo comprovantes.

O arquivo deve adaptar-se ao órgão público, empresa ou instituição obedecendo a um

plano racional e tecnicamente orientado. Arquivos organizados, sem orientação técnica setransformam em verdadeiros depósitos de documentos.

O arquivo, quando bem organizado, transmite ordens, evita repetições desnecessárias deexperiências, diminui a duplicidade de trabalho, revela o que está para ser feito, o que já foi feitoe o resultado obtido. Constitui fonte de pesquisa para todos os ramos administrativos e auxilia o

administrador na tomada de decisões.

CLASSIFICAÇÃO : Segundo o estágio de sua evolução em:

ARQUIVO CORRENTE - Conjunto de documentos estreitamente vinculados aos objetivosimediatos para os quais foram produzidos ou recebidos no cumprimento de *atividades-meio e*atividades-fim e que se conservam junto aos órgãos produtores em razão de sua vigência eda frequência com que são por eles consultados. Portanto, os documentos estão na fasecorrente quando a atividade que os originou está em andamento. Nessa fase, os documentossão usados com maior frequência e normalmente ficam localizados próximo aos locais detrabalho. Também conhecido como de Primeira Idade ou Ativo.

* ATIVIDADES-MEIO - conjunto de operações que uma instituição leva a efeito para auxiliar e viabilizar odesempenho de suas atribuições específicas e que resulta na acumulação de documentos de caráter instrumental eacessório.

* ATIVIDADES-FIM - conjunto de operações que uma instituição leva a efeito para o desempenho de suas atribuiçõesespecíficas e que resulta na acumulação de documentos de caráter substantivo para o seu funcionamento.

Portanto, a administração dos arquivos correntes tem por objetivo fazer com que osdocumentos sirvam às finalidades para as quais foram criados, da maneira mais eficiente eeconômica possível, e concorrer para a destinação adequada dos mesmos, depois que tenhamservido a seus fins. Os documentos são eficientemente administrados quando:a) uma vez necessários podem ser localizados com rapidez e sem transtorno ou confusão;b) quando conservados a um custo mínimo de espaço e manutenção enquanto indispensáveisàs atividades correntes;c) e quando nenhum documento é reservado por tempo maior do que o necessário a taisatividades, a menos que tenham valor contínuo para pesquisa e outros fins.

Os objetivos de uma administração eficiente de arquivos só podem ser alcançados quando sedispensa atenção aos documentos desde a sua criação até o momento em que sãotransferidos para um arquivo de custódia permanente ou são eliminados. A administração dearquivos preocupa-se com todo o período de vida da maioria dos documentos, lutando paralimitar sua criação, de tal forma que possa determinar os que devem ser destinados ao "inferno"do incinerador, ou ao "céu" de um arquivo permanente, ou ao "limbo" de um depósitointermediário.

A consulta aos documentos guardados nos arquivos correntes costuma exigir rapidez eprecisão na sua localização, e um arquivamento que permita até mesmo sua recuperaçãoindividual. Os tipos de busca, entretanto, podem variar - desde a busca pontual (em relação aum documento específico, cuja data, local de produção e emitente são conhecidos), até atipológico-cronológica (ex.: todos os contratos de trabalho do último exercício), ou mesmo"temática", no sentido de se referir ao conteúdo estrito do documento (ex.: todos osdocumentos que versam sobre um mesmo projeto, ou funcionário, ou departamento etc.).

Muito embora a ordenação atribuída aos documentos, na fase corrente, deva atendersatisfatoriamente às demandas de seus usuários (essencialmente, os funcionários da própriaentidade), não deve deixar de ser adequada, igualmente, às necessidades do processo deavaliação.

ARQUIVO INTERMEDIÁRIO - Na fase intermediária, a atividade de origem dos documentos seencerrou. Por isso, estes sofrem uma utilização menos frequente e podem ser mantidos emarquivos centralizados, aguardando o cumprimento de prazos legais. Findos esses prazos, que

devem estar devidamente especificados em uma tabela de informações sobre o ciclo de vida decada tipo de documento em uma organização (tabela de temporalidade), os documentospossuidores de valor para a organização geradora (valor primário), ou algum valorremanescente (valor secundário) depois de cumprido o valor primário, devem serpermanentemente preservados, podendo ter os seguintes destinos: •••• são recolhidos a um arquivo para guarda permanente ; •••• são microfilmados e então recolhidos a um arquivo para guarda permanente; •••• são microfilmados e digitalizados e depois recolhi dos para guarda permanente. Em todos os casos, devem ser permanentemente preservados. Para conservação do acervopermanente, as instituições arquivísticas podem adotar medidas preventivas e corretivasobjetivando minimizar a ação do tempo sobre o suporte físico da informação, assegurando suadisponibilidade. Importante salientar que a forma de uso do documento na sua fase corrente eintermediária exerce influência sobre os trabalhos de preservação na sua fase permanente.

Ao Setor de Arquivo Intermediário compete:I. avaliar, receber, descrever, arranjar e custodiar os documentos transferidos; II. organizar, em colaboração com os órgãos de origem, Tabelas de Temporalidade dos váriostipos de documentos; III. encaminhar ao arquivo permanente os documentos a serem preservados; IV. atender a consultas e prestar informações; V. propor a programação anual da Seção.

ARQUIVO PERMANENTE - Os arquivos permanentes constituem-se de materiaisselecionados, que são escolhidos de uma grande massa de documentos produzidos erecebidos por um governo, devido ao seu valor comprobatório e informativo. São escolhidostomando-se por base não a apreciação de certos documentos em particular, mas devido ao seusignificado no conjunto da documentação de um determinado assunto ou atividade, ou, emtermos mais amplos, na documentação de um órgão, de um governo, ou mesmo da sociedadeem certo estágio de desenvolvimento. O trabalho de recolhimento de documentos a arquivospermanentes tem um duplo objetivo: preservá-los e torná-los disponíveis para serem usados.

Os documentos públicos devem ser reconhecidos por lei como propriedade pública. O direito atais documentos será exclusivamente do governo que os criou e serão conservados para aperpetuidade. Qualquer lei que diga respeito à administração de documentos públicos deveincluir no seu texto normas para a sua reobtenção no caso de terem sido indevidamentealienados ou retirados da repartição. O princípio básico é nullum tempus occurrit regi, que foitraduzido como "contra o rei não há prescrição".

A legislação sobre os documentos públicos, além disso, deve definir claramente asresponsabilidades de custódia do arquivista. O conceito de custódia pode ser explicado emrelação ao conceito de propriedade pública. Os documentos públicos poderão ser conservadossob a custódia de qualquer órgão da administração, sem, contudo, ser de sua propriedade.Quando os documentos públicos são transferidos da custódia de um órgão para a de outro nãohá transferência de propriedade, pois os documentos eram e continuam a ser propriedade doEstado.

Legalmente, então, o arquivista deve ter a custódia dos documentos que estão sob a suaguarda física, no que diz respeito ao seguinte:

Primeiro, deve o arquivista ter sobre os documentos os mesmos direitos e privilégios que tinhaa entidade que os criou, relativamente à reprodução e à autenticação de cópias.

Segundo, deve ter, em relação aos documentos, certos direitos e privilégios adicionais que nãosão comumente exercidos pelas entidades criadoras. Referem-se estes ao arranjo, à descriçãoe à publicação para fins que não aqueles para os quais foram originariamente criados - paraservir a usos secundários de outras repartições e de particulares. Esses direitos e privilégiossão necessários ao arquivista para o bom cumprimento de seus deveres.

Deve haver disposições legais regulamentando o problema da destruição de documentos

públicos. Essa regulamentação há que proibir a destruição de qualquer documento público porqualquer funcionário sem a devida aprovação da autoridade responsável pelos arquivos.

Mesmo os documentos históricos de hoje podem tornar-se novamente administrativos amanhã,por diversas circunstâncias, devido à sua utilização.Os princípios que se aplicam ao arranjo de documentos públicos num arquivo de custódiadevem ser distintos dos princípios expostos até agora, que se aplicam ao arranjo dos mesmosnas próprias repartições de origem. A administração de arquivos permanentes é bem maiscomplexa que a dos arquivos corrente e intermediário.

Classificam-se em quatro grupos distintos as ativid ades do arquivo permanente:• arranjo � reunião e ordenação adequada dos documentos;

Arranjo: após a identificação, os documentos são agrupados e m fundos, séries e sub-séries, obedecida a proveniência e tentando-se recuperar o arranjo orig inal. Dentro de cada série ou sub-série os processo s são ordenados cronologicamente.

• descrição e publicação � acesso aos documentos para consulta e divulgação;• conservação � medidas de proteção aos documentos e, consequentemente do local de suaguarda, visando a impedir sua destruição;• referência � política de acesso e uso dos documentos.

Para organizar os documentos de arquivo de caráter permanente, é necessário, primeiramente,estudar a história, a estrutura e o funcionamento da entidade, e a partir disso elaborar umaclassificação para os documentos (classificação que, na fase permanente, como já foimencionado, costuma ser denominada "arranjo"). Ou seja: em suas linhas gerais, aclassificação obedece, na fase permanente, aos mesmos procedimentos adotados para aclassificação dos documentos na fase corrente.Se os documentos de arquivo já tiverem sido classificados na fase corrente, de acordo com asdiferentes estruturas/atividades ou funções/atividades da entidade produtora, a tarefa dosarquivistas, na fase permanente, será facilitada - só precisarão rever e adaptar a classificaçãoadotada, sobretudo em função das eliminações realizadas na passagem dos documentoscorrentes para o arquivo intermediário (transferência) e dos documentos que se encontravamno arquivo intermediário para o arquivo permanente (recolhimento).

Segundo as Entidades criadoras/mantenedoras os Arqu ivos podem serclassificados em:

• Públicos (federal, estadual, municipal);• Institucionais (escolas, igrejas sociedades, clubes, associações);• Comerciais (empresas, corporações, companhias); e• Pessoais (fotos de família, cartas, originais de trabalhos, etc.)

Temos também os arquivos que guardam e organizam documentos cujas informações sãoregistradas em suportes diferentes do papel: discos, filmes, fitas e são chamados de Especiais.Estes podem fazer parte de um Arquivo mais completo.

Existem aqueles que guardam documentos gerados por atividades muito especializadas comoos Arquivos Médicos, de Imprensa, de Engenharia, Literários e que muitas vezes precisam serorganizados com técnicas e com materiais específicos. São conhecidos como ArquivosEspecializados.

Conteúdo da Documentação em: Administrativos ou Técnicos.

Acesso em:

Abertos ou Restritos. (Sigilosos)

Quanto a Estrutura

Os estágios evolutivos do arquivo dentro de um órgão público, instituição ou empresa,(corrente, intermediário e permanente) devem ser planejados de forma que funcionemharmonicamente, auxiliando a instituição na consecução de seus objetivos.

Neste momento, deve-se definir a posição que o arquivo ocupará em sua hierarquia e tambéma estrutura organizacional que deseja dar a seus documentos, pois, como já vimos, o arquivo éa fonte de informações que agiliza a consecução dos objetivos.

Os arquivos dentro dessas organizações, podem estar dispostos segundo as seguintesestruturas:

1º) Centralizados: quando reúnem em um único local físico todos os documentos produzidose recebidos, centralizando as atividades de recebimento, registro, distribuição, movimentação eexpedição.

Apresentam como vantagens:• Redução de custos operacionais.• Economia de espaço, material e equipamentos. • Padronização de normas e procedimentos. • Treinamento mais eficiente do pessoal envolvido.• Uniformidade na realização de tarefas.• Apresentam como desvantagens:• Deslocamento para consultas. • Tratamento mais cuidadoso com documentos sigilosos.

2º) Descentralizados: estabelecem a organização de arquivos descentralizados, oudepartamentais, conforme a estrutura do órgão, instituição ou empresa. Os arquivos sãocriados para atender às necessidades específicas de departamentos, seções, divisões etc.

Muito cuidado deve ser observado com esta modalidade, para que não se criem arquivosdesnecessários. O desejável, na descentralização, é a organização de arquivos ao nível dedepartamentos, onde os documentos são arranjados por áreas comuns de interesse,evitando-se as duplicações.

As vantagens e desvantagens desta estrutura de arquivo são exatamente o oposto dacentralização. Cada instituição, respeitando suas atividades operacionais, tamanho, localizaçãofísica e geográfica de suas instalações, bem como os recursos humanos disponíveis, deveplanejar estruturas de arquivo que melhor atendam suas necessidades de trabalho.

Vale lembrar ainda que, a maioria dos arquivos correntes são departamentais e que só umapequena parcela dessas organizações, providas de infraestrutura material e pessoal, mantémarquivos correntes centralizados. O mesmo já não ocorre com os arquivos permanentes, cujacaracterística de "memória do órgão, instituição ou empresa" exige que sejam organizados deforma centralizada.

EQUIPAMENTOS E ACESSÓRIOSPastas Convencionais:

PASTAS REGISTRADORAS - "A" a "Z" - são confeccionadas em papel forte, de grandedurabilidade, possui um lombo largo com dois orifícios próximos às extremidades, providasinternamente de um gancho de metal ou plástico, que se mantém fechado por força de mola

de pressão.

PASTAS SANFONADAS - também chamadas de "Follow-Up" confeccionadas em papelcartão mais flexível e revestida com percalina. Possui uma tampa e um amarrio ao meio e

divisões em ordem alfabética e/ou numérica de 01 à 31.

PASTAS SUSPENSAS - confeccionadas em papel cartão forte e possuem em ambas as partesuma barra que poderá ser metálica ou de plástico, com dois encaixes nas extremidades e que

ficam apoiadas no suporte do fichário ou arquivo, permitindo o seu deslizamento.

GUIA - retângulo de cartão forte que serve para separar as partes ou seções dos arquivos ou

fichários reunindo em grupos as respectivas pastas ou fichas.

GUIA-FORA - folha de papel cartão ou cartolina, colocada no lugar de um documento retirado.

PROJEÇÃO - saliência na parte superior da guia ou pasta que recebe as notações

determinadas pelo método escolhido.TIRAS DE INSERÇÃO - tiras de papel gomado ou de cartolina, picotadas, onde são escritas as

notações e inseridas nas projeções das partes ou das guias.

NOTAÇÃO - inscrição feita na projeção, podendo ser alfabética, numérica ou alfanumérica . Anotação pode ser aberta ou fechada. Simples ou Composta. A aberta quando indica somente oinício da seção e fechada quando indica o início e o fim. A posição é o local que a projeção ocupa ao longo da guia. O comprimento pode corresponderà metade da guia, a um terço, um quarto ou um quinto.

Guia-fora é a que tem como notação a palavra Fora e indica a ausência de uma pasta doarquivo.

Tira de inserção é uma tira de papel gomado ou de cartolina, picotada, onde se escrevem asnotações. Tais tiras são inseridas nas projeções das pastas ou guias.Pasta miscelânea é aquela onde se guardam documentos referentes a diversos assuntos ou

diversas pessoas em ordem alfabética e dentro de cada grupo, pela ordenação cronológica.

REFERÊNCIA CRUZADA OU REMISSIVA - indicação de um documento em dois ou maislugares.

De acordo com o modo de guardar os documentos podemos classificar os arquivos em

HORIZONTAIS e VERTICAIS. Como o nome indica, os Horizontais guardam horizontalmente,dispostos uns sobre os outros, sendo que a margem inferior recebe a notação e os Verticais,

verticalmente.

Os arquivos Verticais podem ser: frontal e lateral . No frontal os documentos são dispostos

uns atrás dos outros, com a frente voltada para o arquivista, ou seja, a projeção. No lateral , osdocumentos são dispostos uns ao lado dos outros, com a parte lateral voltada para o arquivista.

Resumindo, podemos dizer que a escolha do móvel, atentaremos à aparência, à resistência, àcapacidade de expansão, à conveniência do serviço e à economia do espaço, enfim a

funcionalidade e racionalidade.

SISTEMAS DE ARQUIVOS

DIRETO - é aquele em que a recuperação da informação é feita diretamente ao arquivo onde

ela está armazenada.

INDIRETO - é o que depende de um índice ou código para localizar a informação.

SEMI INDIRETO - é onde pode ou não haver necessidades de uso de um índice.

MÉTODOS DE ARQUIVAMENTO

A natureza dos documentos e a estrutura da entidade são as determinantes do método de

arquivamento. Estes podem ser divididos em dois grupos: Básicos e Padronizados.

MÉTODOS BÁSICOS

Método Alfabético - É um método direto, onde as filas ou pastas são dispostas em ordemalfabética rigorosa, separadas por guias. As notações nestas guias podem ser abertas oufechadas.É aberta uma pasta para cada correspondência efetiva e, dentro desta, os documentos sãoorganizados em ordem cronológica. Para os correspondentes eventuais devem ser preparadasas pastas miscelâneas, uma para cada letra, podendo ser arquivadas antes ou depois das

pastas individuais. Na projeção desta pasta aparece o símbolo "M", seguido da letra de suadivisão. Dentro da pasta miscelânea a ordem alfabética deve ser rigorosamente mantida, assim

como a ordem cronológica, dentro da alfabética.

REGRAS DE ALFABETIZAÇÃOPara efeitos de arquivo, deve ser usado o alfabeto de 26 letras, em função das muitas palavrasem nomes estrangeiros que circulam em nosso país.As regras de alfabetização podem ser alteradas, desde que sejam sempre seguidos osmesmos critérios e feitas as remissivas necessárias para evitar dúvidas futuras.Tato o critério letra por letra quanto o de palavra por palavra podem ser adotados para

ordenação dos itens, sendo que a escolha de um deles implica na completa exclusão de outro.

Exemplo :

letra por letra palavra por palavra

Nova Friburgo Nova Friburgo

Novais, Ademir Alves Nova York

Nova York Novais, Ademir Alves

a) nos nomes individuais , é considerado primeiramente o último nome e depois o prenome.

Quando houver nomes iguais, prevalece a ordem alfabética do prenome.

Exemplos : Joaquim Oliveira , Aníbal Barbosa.

Barbosa, Aníbal Oli veira, Joaquim

b) os nomes representados por letras devem preceder os de iniciais iguais, escritos por

extenso.

Exemplos : M.E.S., Marília Saraiva.

S., M.E.

Saraiva , Marília

c) as partículas D', Da, de, Del, Des, Di, Du, La, Le, Les, Mac, Mmc, O', Van, Vanden, Van

der, Von, Vonder, se escritas com letras maiúsculas, são consideradas como parte integrante

do nome. Porém, quando escritas com letras minúsculas não devem ser consideradas.

Exemplos : Carlos de Oliveira , George O'Brien, Henrique Du Pont.

Du Pont, Henrique - O'Brien, George - Oliveira, Carlos de

d) os nomes compostos de um substantivo e um adjetivo ou ligados por hífe n não são

separados .

Exemplos : Sérgio Castelo Branco, Ester Vila Lobos.

Castelo Branco, Sergio - Vil a Lobos , Ester

e) os nomes com Santa , Santo e São seguem a regra dos formados por um adjetivo e um

substantivo.

Exemplos : Walter Santa Rita, Bonifácio São Tiago.

Santa Rita, Walter - São Tiago, Bonifácio

f) os nomes orientais , japoneses, chineses, árabes, etc..., são registrados como aparecem.

Exemplos : Al Ben Hur, Li Yutang.

Al Ben Hur - Li Yutang

g) os nomes que exprimem o grau de parentesco , abreviados ou não, como Filho, Junior,Neto, Sobrinho, são considerados parte integrante do último nome, mas não são considerados

na ordenação alfabética.

Exemplos : Alcides Freitas Junior, Henrique Vasconcellos So brinho.

Freitas Junior, Alcides ou Freit as, Alcides (Junior)

Vasconcellos Sobrinho, Henrique ou Vasconcellos, Henrique (Sobrinho)

h) os títulos honoríficos , pronomes de tratamentos e artigos são colocados entre parênteses,

depois do nome.

Exemplos : O Estado de São Paulo, Dr. Antonio Eduardo Pinto, General Paulo Araújo,

Professor Adroaldo Mesquita.

Araújo, Paulo (General) - Me squita, Adroaldo (Professor) Estado de São Paulo (O) - Pint o, Eduardo Antonio (Dr.)

i) os nomes ligados por apóstrofo devem ser lidos como uma só palavra.

Exemplos : Armindo Sant'Anna deve ser lido "Santanna".

j) os sinais gráficos como crase, til, cedilha, etc., não são considerados.

Exemplos : Campanha, Clodoaldo - Campanha, Raul

k) os nomes espanhóis são registrados pelo penúltimo nome que corresponde ao da família

do pai.

Exemplos : Carlos de Ovideo Y. Baños, Juan Gonzales Rodrig ues

Gonzales Rodrigues, Juan - Ovideo Y. Baños, Carlos de

l) as empresas devem ser consideradas conforme se apresentam.

Exemplos :

Alvaro Costa & Cia - Barbosa Lessa Ltda - Casas Bahia

m) as expressões muito comuns no comércio como Sociedade, Companhia, Associação, etc.,

devem, ser consideradas na alfabetação.

Exemplos :

Associação Pau lista de Medicina

Companhia Vale do Rio Doce

n) os nomes das empresas ou instituições que usam siglas, com ou sem ponto entre asletras, devem ser alfabetados como se o conjunto de letras que formam as siglas

representassem uma palavra

Exemplos :

DASP, D.N.A.E.E, são a rquivadas como Dasp e Dnaee.

o) a correspondência oriunda da seção , divisão, departamento, etc., de uma empresa ouinstituição deve ser arquivada pelo nome da empresa ou instituição e não pela seção, divisão,

departamento, etc.

p) as diversas filiais de determinada empresa são alfabetadas pelo nome da empresa, seguidodos Estados em que se encontram as filiais e, finalmente, dos nomes das cidades e ainda, se

estiverem localizadas na mesma cidade, são colocados seus endereços.

Exemplos :

Comercial Silva, Pernambuco, Reci fe

Comercial Silva, Rio Grande do Su l, Porto Alegre, Andradas 123 Comercial Silva, Rio Grande do Su l, Porto Alegre, José Bonifácio,456

Comercial Silva, São Paulo, campi nas

q) os nomes de instituições ou órgãos governamentais , em português são considerados

como se apresentam.

Exemplos :

Banco Central do Brasil

Fundação Getulio Vargas

r) os nomes de instituições ou órgãos governamentais de países estrangeiros devem serprecedidos pelo nome do país.

Exemplos :

Estados Unidos - Army Medical Corps

s) nos títulos de Congressos , Conferências, Reuniões, Assembleias, etc., os números

arábicos, romanos ou escritos por extenso devem aparecer, entre parênteses, no final.

Exemplos :

Congresso de Arquivologia (I I)

MÉTODO GEOGRÁFICOÉ o sistema direto preferido quando o principal elemento a ser considerado em um documentoé a procedência. As ordenações geográficas mais usadas são:

a) nome do Estado, Cidade e correspondente.

Exemplo :

Rio Grande do Sul - Palmares - Silvia, J.

Quando o arquivo é organizado por Estados, as capitais devem anteceder às outras cidades,

independendo da ordem alfabética.

Exemplos :

Rio Grande do Sul - Porto Alegre...

Rio Grande do Sul - Caxias do Sul... Rio Grande do Sul - Palmares

b) nome da Cidade, Estado e correspondente.

Exemplo : Palmares - Rio Grande do Sul - Silvia, J.

Neste caso deve ser obedecido a ordem alfabética das cidades, incluindo as capitais,rigidamente. É imprescindível que sejam colocados os nomes dos Estados em segundo lugar,porque há cidades com o mesmo nome em diferentes Estados.

c) quando for correspondência vinda do estrangeiro, o nome do País aparece em

primeiro lugar, seguido da cidade e correspondente.

Exemplo :

Estados Unidos - Los Angel es - George Segall

MÉTODO NUMÉRICOÉ sempre indireto, havendo necessidade do uso de um índice alfabético. Tem como vantagem -sigilo e a menor possibilidade de erros por ser mais fácil lidar com números do que com letras.

Pode ser simples ou cronológico.

MÉTODO NUMÉRICO SIMPLESNeste método é atribuído um número a cada correspondente efetivo.Além de um índice alfabético é feito um registro (tombo), em livro ou ficha, das pastasocupadas, para evitar que sejam abertas duas ou mais pastas com o mesmo número.

É aconselhável que este registro seja feito em fichas pois, além de oferecer maior elasticidade,

permitindo fazer observações a respeito de cada correspondente.

É marcado em cada novo documento, em ordem crescente, em sua margem superior, onúmero da respectiva pasta e, separado por um traço, o número que este documento devereceber dentro da pasta, por ordem de entrada, facilitando o rearquivamento e evitando oextravio.

Os correspondentes eventuais tem a sua correspondência arquivada nas pastas miscelâneas,

que devem conter no máximo dez correspondentes. Podem ser usados dois tipos de notação:

M-1, M-2 ou M1 - 10, M11 - 20, etc.

As fichas do índice alfabético e as de registro numérico contém as mesmas informações:- nome e endereço do correspondente e número que recebeu a pasta a ser arquivada.

No método numérico simples, não havendo mais interesse por um determinado correspondenteé possível dar baixa a esse número, aproveitando-o para outro cliente.

Neste caso é feita uma anotação, nos índices, com a data em que se deu este fato e a quem foi

cedido o número.

Exemplos de Método Numérico Simples :

- Campos, Alex - 1- Bartolomeu, Carlos - 2

MÉTODO NUMÉRICO CRONOLÓGICONeste variante do numérico, além da ordem, é observada a data. Além do índice alfabético,existem os índices de procedência e de assunto. Neste método, quando é anulado um registro,

o número só é aproveitado por outro documento com a mesma data.

MÉTODO POR ASSUNTOÉ um dos métodos mais difíceis de arquivamento pois, consiste em agrupar os documentos porassunto, apresenta dificuldades na escolha do melhor termo ou expressão que defina o

conteúdo das informações. Podem ser Alfabético, Numérico, etc.

ALFABÉTICO- em ordem dicionária, quando os assuntos isolados são dispostos alfabeticamente, sendo

obedecida somente a sequência das letras.

Exemplos : Impostos

Material de Consumo

Pessoal, etc...

As projeções podem ser assim divididas: guias principais em 1ª posição - guias secundáriasem 2ª posição - e finalmente, em 3ª e 4ª posições, as projeções das pastas.

- em ordem enciclopédia, quando os assuntos correlatos, agrupados sob um título geral, são

dispostos alfabeticamente.

Exemplo :

Imóveis

Casas

Sítios

Terrenos Loteament os

Vendas, etc...

MÉTODO ALFABÉTICO NUMÉRICOEste método não pertence nem a classe dos métodos básicos e nem a dos padronizados. É

considerado semi-indireto. É conhecido também pelos nomes de Numeralfa e Alfanumérico .Consiste no uso de números agindo concomitantemente com a ordenação alfabética dosdocumentos pelo nome.

É feito um planejamento prévio das divisões do alfabeto e, a seguir, a numeração, em ordem

crescente, de cada divisão. Sua desvantagem está exatamente nesta determinação prévia donúmero de divisões e, para isso, deve ser feito um estudo pormenorizado sobre o grau de

incidência de nomes, por letra.

Exemplo :

Aa ...... A1 = 1 Am ...... Az = 2

Ba ...... B1 = 3 Bm ....... Bz = 4 Ca ...... C1 = 5 Cm ....... Cz = 6 e assim sucessivamente até a letra Z.

São usadas notações fechadas, pois uma vez numeradas as divisões não é mais possível ampliá-las, a não ser que todos os documentos sejam renumerados.

As projeções das guias devem estar em primeira e segunda posições, alternadamente, ficandotodas as guias impares em primeira posição e as pares em segunda posição. Em terceiraposição aparecem as pastas em cujas projeções são escritos os nomes dos correspondentesou assuntos precedidos dos números das divisões a que pertencem.

Estas pastas são colocadas em rigorosa ordem alfabética dentro de suas divisões.

Em quarta posição aparecem as guias-fora e miscelânea .

CRITÉRIOS E CUIDADOS NO ARQUIVAMENTO DE DOCUMENTOSRecomenda-se aos que trabalham com arquivos observar os seguintes passos ao arquivaremdocumentos que contribuirão decisivamente para que as informações solicitadas

posteriormente sejam localizadas e entregues com eficiência.

01) VERIFICAÇÃO INICIAL :Consiste na verificação de cada documento quanto ao seu destino, pois este pode chegar à

seção de Arquivo por diversos motivos: a) para arquivamento; b) para solicitar uma informação; c) para verificar a existência de antecedentes, ser anexado a outro, etc. d) em obediência a uma rotina.

É importante que a pessoa que arquiva os documentos, regularmente, ao fazer essa inspeção,verifique se os documentos possuem autorização para serem arquivados (Ok, arquive-se). Aqueles que não apresentarem a autorização não poderão ser arquivados, devendo retornar aosetor de origem. Nessa inspeção também será verificado-se os documentos possuem anexos

e se esses estão no documento.

Cada documento deve ser lido cuidadosamente afim de verificar o seu conteúdo e sob que

notação deverá ser arquivado.

03) SELEÇÃO:Selecionar o material que será realmente arquivado daquele que poderá ser descartado.A manutenção de um arquivo é dispendiosa e ocupa muito espaço. Portanto esse trabalho deseleção requer conhecimento, critério e cuidado para não deixar de arquivar o que énecessário, nem entulhar o arquivo de papéis desnecessários.O selecionador deve conhecer as exigências que determinam a conservação de documentos,

tanto por lei como por necessidade de serviço.

04) REGISTROS:Registrar diariamente, em um livro, os documentos que dão entrada no arquivo, possibilitando,assim estabelecer uma estatística diária de arquivamentos efetuados.Marcar data e hora de entrada de documento no arquivo a fim de anular todas as possíveis

controvérsias sobre a chegada do mesmo no arquivo.

05) CLASSIFICAÇÃO:Determinar como será arquivado o documento, de acordo com o método adotado pelaorganização . Deve-se então sublinhar em cada documento a palavra (ou palavras) quedeterminou a sua classificação e preparar, quando o método assim o exigir, os índices

necessários à recuperação do documento.

06) CODIFICAÇÃO:É a colocação no alto do documento, à direita, de símbolos (letras ou números) de acordo coma classificação e o método de arquivamento adotados.

Existem documentos que tratam de dois assuntos ao mesmo tempo, ou se referem a mais deuma pessoa. Nesse caso codifica-se o documento de acordo com o nome principal (se forarquivo de nome), ou com o assunto que mais interessar a organização (se for arquivo deassunto) e faz-se uma ficha de referência para o segundo nome ou assunto.

Essas fichas serão guardadas na pasta a que se refere a sua codificação. Outra solução será

tirar cópias dos documentos.

07) ORDENAÇÃO:É a separação e agrupamento de um conjunto de documentos, de acordo com a codificaçãodada. A ordenação tem por objetivos:

a) acelerar o arquivamento;

b) diminuir o número de erros de arquivamento.

Os documentos deverão estar em perfeita ordem antes de serem arquivados. Desta forma,aqueles referentes a uma mesma pessoa ou um mesmo assunto estarão todos juntos.

a) o arquivamento é feito de uma só vez; b) cada pasta será aberta apenas uma vez; c) o movimento é feito em uma só direção;

d) o trabalho é racionalizado;

0 os erros de arquivamento são reduzidos.

08) ARQUIVAMENTO:Guardar os documentos nas respectivas pastas e estas, por sua vez, no arquivo, de acordo

com o método de classificação.

09) RETIRADA E CONTROLE:Essa operação ocorre quando se retira um documento ou uma pasta para empréstimo aosusuários, bem como para prestar informações. Nessa fase, é de grande importância aaplicação de controles específicos de empréstimo, assegurando, a perfeita movimentação dos

documentos do arquivo.

10) VERIFICAÇÃO FINAL:Periodicamente, deve ser feita uma verificação total nos arquivos para correção de possíveisfalhas de arquivamento ou rearquivamento.Para que os arquivos se mantenham sempre em ordem e com bom desempenho é necessárioque sigam as seguintes normas: a) Colocar os papéis nas pastas, apoiando na margem esquerda, com o timbre do papelvoltado para frente e para a esquerda. b) Os documentos rasgados ou dilacerados devem ser consertados com fita adesivatransparente própria antes de arquivados. c) Não deixar acumular documentos. Arquivá-los diariamente. d) Não deixe documentos espalhados sobre os arquivos ou engavetados. e) Fechar as gavetas imediatamente após o uso. f) Utilizar os lados das guias para dar busca nas pastas e nunca pelas projeções. g) Não abarrotar as gavetas ou pastas evitando assim inúmeros erros perda de tempo,dilaceramento de documentos, além de obter mais flexibilidade. h) Ao se tornar responsável por um arquivo já organizado, NÃO FAÇA MODIFICAÇÕESIMEDIATAS, estude-o primeiro. i) Redija uma nota explicando o funcionamento e organização de seu arquivo,estabelecendo regras e normas para sua utilização, distribuindo-as entre as pessoas que outilizam. j) Manter os arquivos absolutamente limpos (dentro e fora), não permitindo a presença de

nenhum outro elemento além da documentação.

PROTOCOLO

A este setor compete registrar e arquivar toda a documentação; prestar informações sobre oandamento dos processos e providenciar guias de recolhimento; proceder ao trânsito interno,de papéis, documentos e expediente de caráter oficial, quando determinado pelos órgãoscompetentes, mantendo para isso um registro de entrega.

Na fase do recebimento, há de ser preliminarmente verificado se o documento deve ter entradanaquele protocolo. Em seguida, procede-se à autuação, se for o caso, garantindo-se aointeressado o devido comprovante de recebimento, habitualmente denominado cartão deprotocolo. Os requerimentos e outros documentos de andamento breve, ou seja, de trato eefeito imediato, não são objeto de autuação, devendo haver normas a esse respeito por partedos órgãos de origem.

Todo e qualquer documento interno ou externo é recebido pelo protocolo que os direciona aos

seus destinatários. O serviço de protocolo, se encarrega de verificar que não seja expedidoqualquer documento, sem visto do responsável da área de competência à qual o mesmo serefira, e encaminhar ao respectivo destino toda correspondência oficial, mantendo para isso umregistro de saída; guardar e conservar os documentos do arquivo morto; organizar,sistematicamente, a catalogação do que estiver sob sua guarda, de modo que se encontrem,com rapidez, os documentos procurados.

Os documentos não sigilosos ou de natureza ostensiva serão em seguida lidos e analisados,não só para as operações de juntada, anexação ou *apensação, quando for o caso, mastambém para a classificação do assunto de que tratam.

*Apensação - Ação pela qual se reúnem um ou mais processos a outro, na fase da autuação ou posteriormente.

Quanto ao recebimento e classificação pode-se adota r a seguinte rotina:

Passo Atividades 1 Receber a correspondência 2 Separar a correspondência oficial da particular 3 Distribuir a correspondência particular 4 Separar a correspondência oficial de caráter ostensivo da de caráter sigiloso 5 Encaminhar a correspondência oficial sigilosa 6 Abrir a correspondência ostensiva 7 Tomar conhecimento da correspondência ostensiva verificando a existência de

antecedentes 8 Requisitar ao Arquivo os antecedentes. Se os antecedentes não estiverem no

Arquivo, o Setor de Registro e Movimentação informará onde se encontram e os solicitará para ser feita a juntada

9 Interpretar e classificar a correspondência 10 Apor carimbo de protocolo no canto superior direito do documento 11 Anotar abaixo do número e da data a primeira distribuição e o código de assunto, se

for o caso 12 Elaborar o resumo do assunto a ser lançado na ficha de protocolo 13 Encaminhar os papéis ao Setor de Registro e Movimentação

PRINCIPAIS BENEFÍCIOS» Controle das Correspondências Recebidas » Controle das Correspondências Remetidas» Controle de Processos» Controle de Atos Administrativos

Avaliação de Documentos

AVALIA ÇÃO DE DOCUMENTOS Trabalho interdisciplinar que consiste em identific ar valores para os documentos (imediato e mediato) e analisar seu ciclo de vida, com vistas a estabelecer prazos para sua guarda ou eliminação, contribuindo para a racionalização dos arquivos e eficiência administrativa, bem como para a preservação do patrimônio documental.

Para que o ciclo vital de documentos flua segundo a Teoria das Três Idades, a avaliação -atividade abrangida pela gestão de documentos - insere-se no contexto do arquivo corrente,admitindo-se, porém, quando necessário, se avalie ou reavalie em outras etapas doarquivamento, desde que esse procedimento não se torne rotina.Em se tratando de trabalho ligado a juízos de valor, o arquivo corrente (quase sempre carentede agentes qualificados) deve receber a colaboração de profissionais das áreas deconhecimento relacionadas com os documentos em avaliação. Antes de tratar dessa equipemultidisciplinar, há que se definir a unidade orgânica responsável pela avaliação, cujo titular terá

as seguintes competências:

•••• planejar e promover a identificação dos conjuntos documentais a serem avaliados(obtenção de dados sobre o órgão a que está subordi nada a unidade detentora dosdocumentos, espécie, assunto, quantidade, datas-lim ite, frequência de consulta, estadode conservação, acondicionamento, método de classif icação, instrumentos derecuperação da informação, aplicação de recursos te cnológicos para alteração dosuporte, grau de heterogeneidade e/ou concentração de assuntos);•••••••• tabular os dados apurados na identificação;•••• efetuar o diagnóstico, ressaltando o nível de orga nização dos arquivos, principalmentedaqueles que abrigam grandes massas de documentos q ue ao longo do tempo foramacumulados sem tratamento técnico;•••• propor a criação formal de comissão interdisciplin ar para o desenvolvimento dostrabalhos de análise e atribuição de prazos de dest inação;•••• desenvolver iniciativas para assegurar condições d e funcionamento à comissão.

O ÓRGÃO PRODUTOR DOS DOCUMENTOS

ESTRUTURA E FUNCIONAMENTO

A primeira atividade a ser desenvolvida no processo de organizar e avaliar documentos dearquivo é o estudo da estrutura e funcionamento do órgão produtor.

CLASSIFICAÇÃO DE FUNDO

É uma atividade intelectual que consiste em reconstituir, mediante pesquisa na legislação, aorigem e evolução da estrutura organizacional e funcional do órgão produtor dos documentos. Aclassificação deve materializar-se na elaboração de instrumentos de trabalho: compilação dalegislação e confecção de organogramas que representem a estrutura orgânica hierarquizadado órgão e suas subdivisões internas, que são as unidades geradoras dos documentos. Otrabalho de classificação deve interagir com a análise dos conjuntos documentais a fim de seidentificar as funções ou atividades informalmente exercidas.

ANÁLISE DA PRODUÇÃO DOCUMENTAL

As atividades cotidianas de qualquer administração são objeto de registro em algum tipo dedocumento. Os documentos relacionados a uma função, produzidos ou acumulados pordeterminado órgão, mantêm entre si relações que precisam ser deslindadas no processo deavaliação. A análise da rotina documental e das inter-relações dos vários conjuntos é essencialpara que se conheça o contexto de produção, evitando-se sentenciar sobre peças isoladas dearquivo.

A avaliação deve incidir sobre conjuntos de documentos e não sobre unidades individualizadas.A grande dificuldade consiste em reconstituir esses conjuntos quando eles foram desfeitos porcritérios inadequados de arquivamento. Os documentos produzidos no exercício da mesmafunção, competência ou atividade constituem as séries documentais e é sobre elas que deveincidir o trabalho de identificação de valores e de definição de prazos de guarda. Portanto, cabeao profissional de arquivo conhecer quais são os momentos do ciclo de vida dos documentospara poder identificar em qual deles os conjuntos se encontram e determinar o tratamento e aguarda a eles correspondentes.

Competências da Comissão Permanente de Avaliação

À Comissão Permanente de Avaliação compete: •••• analisar os registros consolidados da identificaçã o; •••• providenciar a complementação de dados, através de correspondência, entrevista eoutros meios; •••• analisar o conteúdo dos conjuntos documentais, atr ibuindo-lhes prazos dedestinação; •••• elaborar a tabela de temporalidade e o relatório f inal;•••• providenciar a divulgação da tabela;•••• revisar periodicamente a tabela;•••• elaborar instruções para o funcionamento da comiss ão.

Valoração de documentos

Distinguir o valor primário e secundário dos documentos é primordial na avaliação. O primeirodecorre do interesse que o documento tem para a instituição de que se originou, destacando-seo valor administrativo.Já o valor secundário se refere à ligação com os usuários externos, para fins probatórios einformativos, estes, principalmente, os de pesquisa.

Tempo de retenção

No que se refere ao tempo de retenção, os documentos podem ser de guarda permanente,temporária e eventual.

São de guarda permanente, entre outros:•••• os documentos constitutivos e extintivos de direit o; •••• os que firmam orientação de caráter normativo; •••• os que refletem a evolução social, econômica e adm inistrativa da instituição; •••• os que emanam da direção superior, como planos, pr ojetos e relatórios; •••• os que tratam de política de pessoal.

Para guarda transitória devem ser considerados aqueles cujas informações estejamintegralmente reproduzidas em documentos destinados à guarda permanente:

•••• aqueles cujos elementos essenciais estejam recapit ulados em outros de valorpermanente; •••• os originais ou cópias que detêm apenas valor prim ário; •••• os que perderam a vigência (por prescrição, decadê ncia ou perempção), desde quenão apresentem valor secundário.

Os documentos de valor eventual são aqueles de interesse e trato imediato, sem significânciapara a História e outras ciências.

Exemplos: •••• convites recebidos;•••• material de divulgação de terceiros;

•••• correspondência rotineira de congratulações ou pês ames;•••• agradecimentos protocolares; •••• minutas de matérias destinadas a publicação; •••• requisição de cópias xerográficas; •••• pedidos de consertos e reparos; •••• requisição de viaturas para serviços externos; reg istros de saída de material; •••• controle de entrada e saída de pessoas do órgão; e•••• outros casos similares.

É importante, de partida, identificar os documentos de valor eventual, porque iniciar o trabalhopromovendo eliminações constitui estratégia que, certamente, conquistará os administradoresenvolvidos, sempre interessados em ganhar espaço.

Recomendações complementaresPor oportuno, reúnem-se nesta parte algumas indicações julgadas úteis para o processo deavaliação, como as que seguem.

Grupo de trabalho de seleção

Essa equipe, que só começará a atuar depois de devidamente treinada e uma vez encerrada afase de análise dos conjuntos documentais e de atribuição de prazos de destinação, serácomposta formalmente (ato publicado) por membros escolhidos entre os servidores ligados àguarda dos documentos e, também, se necessário, pelos da área de administraçãoconhecedores da estrutura organizacional pertinente.

São competências do grupo de trabalho de seleção:•••• selecionar fisicamente os documentos, conforme ind icação da tabela, listando-ospara aprovação superior;•••• efetivar a destinação (eliminação, transferência, recolhimento, reprodução),emitidos os termos necessários.

Amostragem

Dos conjuntos documentais a serem eliminados deve ser retida uma amostra significativa,tendo por base o interesse que os mesmos possam representar para a pesquisa histórica. Poressa razão, deve ser obtida a assessoria de um profissional de Estatística que, com aorientação do historiador, estabelecerá o tamanho da amostra.

Acervo volumoso e heterogêneo (documentação acumula da)

A tomada de decisão diante de acervo volumoso, heterogêneo e quase sempre sem tratamentoarquivístico requer cuidadosa divisão de trabalho. Assim, por exemplo, quando se tratar de umaSecretaria de Obras (em geral de macroestrutura organizacional), o encargo deve ser realizadoseparadamente, isto é, por departamento ou similar, um de cada vez.De se chamar a atenção, no caso de grandes massas acumuladas, para a necessidade deatuar em separado quanto a conjuntos documentais referentes a atividades-meio(planejamento, pessoal, material, orçamento, comando, coordenação e controle) eatividades-fim.

Plano de Classificação

Entende-se como plano de classificação o instrumento utilizado para classificar e recuperar osdocumentos por meio do qual são estabelecidos códigos numéricos representativos dasdiversas classes e subclasses. Comumente, adota-se um código que possa refletir a estrutura eas funções das diversas unidades que o compõem.

O Plano de Classificação deve ser utilizado tanto nos Arquivos Correntes das diversas unidadesdo órgão público, instituição etc., quanto no arquivamento geral. A classificação nos ArquivosCorrentes vem para facilitar o armazenamento, o trâmite, a consulta, e o empréstimo de

documentos, uma vez que o servidor da unidade que produziu ou recebeu o documento detémmelhores informações para enquadrá-lo na categoria de assunto ou atividade mais adequada.Uma vez classificado, durante todo o ciclo de vida útil, o documento tramitará pelas unidadescom um padrão de arquivamento definido.

Como classificar os documentos

A classificação do documento deverá levar em conta o seu aspecto funcional e sua atividade.Definido o assunto, atribui-se o número correspondente.

Ex.: Um documento que trata da proposta orçamentária, segundo o código de classificação,está enquadrado na função de orçamento e finanças (050). Dentro do código 050, está previstoo número 051 para o assunto orçamento e 051.3 para a atividade referente à propostaorçamentária.

Após análise do documento, recomenda-se anotar a lápis o código no canto superior direito daprimeira página, a fim de facilitar sua visualização.

Estrutura do Plano de Classificação :

CLASSE 000 - ADMINISTRAÇÃO JUDICIÁRIA:Classificam-se os documentos referentes às atividades da administração interna.Essa classe inclui as subclasses que se seguem:

SUBCLASSES 001 A 006:Classificam-se os documentos relativos à modernização e à reforma administrativa, aos planose programas de trabalho, aos relatórios de atividades, à elaboração e ao acompanhamento deinstrumentos contratuais, à auditoria, à tomada de contas, aos demonstrativos financeiros, àsações judiciais e às decisões do Conselho de Administração.

SUBCLASSE 010: ORGANIZAÇÃO E FUNCIONAMENTO:Classificam-se os documentos relativos à criação, à estruturação, ao funcionamento dainstituição e ainda os documentos relativos à comunicação social, à divulgação das atividadesda instituição junto ao público externo, tais como imprensa, cerimonial, visitas, etc.

SUBCLASSE 020: ADMINISTRAÇÃO E DESENVOLVIMENTO DE P ESSOAL:Classificam-se os documentos relativos à gestão de recursos humanos da instituição, aosdireitos e obrigações dos servidores e da instituição empregadora no que tange à assistência, àproteção ao trabalho e à concessão de benefícios.

SUBCLASSE 030: ADMINISTRAÇÃO DE MATERIAL:Classificam-se os documentos relativos à gestão dos recursos materiais necessários ao

desenvolvimento de suas atividades, incluindo as formas de aquisição, controle de registro,distribuição e alienação.

SUBCLASSE 040: ADMINISTRAÇÃO DE PATRIMÔNIO :Classificam-se os documentos relativos aos bens imóveis, aos veículos e à segurança dainstituição.

SUBCLASSE 050: ORÇAMENTO E FINANÇAS:Classificam-se os documentos relativos à gestão dos recursos financeiros da instituiçãoreferentes à proposta, ao acompanhamento e à execução orçamentária e financeira.Incluem-se a movimentação de contas correntes e os recolhimentos tributários.

SUBCLASSE 060: GERENCIAMENTO DA DOCUMENTAÇÃO E INFO RMAÇÃO :Classificam-se os documentos relativos aos procedimentos técnicos das áreas de arquivo,protocolo, biblioteca, jurisprudência, museus, gráfica, editoração, digitalização e conservação dedocumentos. Classificam-se, ainda, os documentos relacionados às atividades de informática.

SUBCLASSE 070: ADMINISTRAÇÃO DE TELECOMUNICAÇÕES:Arquivam-se os documentos relativos ao controle da instalação, à manutenção, à operação eao uso dos recursos de telecomunicações e dos serviços postais, bem como das tecnologiasde comunicações (fax, telex, etc.).

SUBCLASSE 080: MAGISTRADOS:Classificam-se os documentos relativos aos Senhores Ministros, acerca das gratificações,licenças, benefícios, direitos e obrigações e outros documentos relativos às solenidades,homenagens e comemorações dos quais participam.

SUBCLASSE 090: VAGASubclasse a ser utilizada para futuras ampliações do Plano de Classificação.

Tabela de Temporalidade

A Tabela de Temporalidade é um recurso de arquivo decorrente da avaliação que, conjugadacom o código de classificação documental, tem por objetivo definir prazos de guarda edestinação de documentos, com vistas a assegurar o acesso à informação. Este instrumentobusca a preservação racional com base no valor primário e secundário de cada documento.Corresponde ao valor primário o período de utilidade do documento para o cumprimento dosfins administrativos, legais ou fiscais. Já ao valor secundário são atribuídos valores probatórios,quando comprovam a existência, o funcionamento e as ações do órgão público, da instituição emesmo das empresas, ou valores informativos, quando o documento contém dados para finsde estudo ou pesquisa.

Como aplicar a Tabela de Temporalidade

Utilizando-se o mesmo exemplo dado para a aplicação do Código de Classificação, temos aseguinte visualização:

O documento proposta orçamentária, cujo número de classificação é 051.3, ficará guardado noArquivo Corrente durante 2 anos, para atender exclusivamente às necessidades daadministração que o gerou, ou seja, o prazo estabelecido para esta fase relaciona-se aoperíodo em que o documento é frequentemente consultado, exigindo sua permanência junto àsunidades organizacionais. Este prazo é contado a partir da data de sua produção.

O documento em questão será transferido ao Arquivo Geral, ao término do prazo de guarda noArquivo Corrente. No Arquivo Intermediário a proposta orçamentária deverá cumprir um períodode 10 anos. A fase intermediária relaciona-se ao período em que o documento ainda preservaseu caráter funcional, apresentando menor frequência de uso.

Também compete ao Arquivo Geral a destinação final do documento, que pode ser aeliminação, quando o documento não apresenta valor probatório ou informativo, ou a guardapermanente, quando as informações contidas no documento são consideradas importantespara fins de provas, informação e pesquisa. Como exemplo foi usado um documento de valorprobatório, uma vez que comprova a existência, o funcionamento e as ações da instituição.

Um documento com mais de um assunto deverá ser enquadrado no assunto que predominar,tiver relevância ou maior prazo de vida, observando-se sempre que aos documentos juntados,processos, assentamentos ou dossiês será atribuído o prazo de maior valor temporal.

Sempre que houver necessidade de alteração na Tabela de Temporalidade, a unidadeinteressada poderá, através de memorando, solicitar que se proceda à modificação. Para tantoexige-se a indicação do dispositivo legal que justifique tal procedimento.

Exemplo de Tabela de Temporalidade

Tipologia Documental

Tipologia Documental, como o próprio nome indica (tipo), diz respeito à multiplicidade daprodução documental. São documentos produzidos por uma atividade que obedece a umafunção específica estando regulados por um procedimento ou trâmite e que contenha formatos,conteúdos e suportes semelhantes. De acordo com esta definição, de cada atividade e/ oufunção se deriva uma série de documentos. Como exemplo, podemos dizer que da funçãocontábil, gera-se documentos como os livros diário, razão, balancete, etc. Da atividade policial,são gerados documentos tais como, exames de corpo de delito, ordens de serviços, peritagens,boletins de ocorrências, etc. Do poder Judiciário, intimações, citações, etc.

Portanto, por série documental tipológica entendemos o agrupamento de espécies documentaisespecíficas dentro das respectivas funções geradoras.

A tipologia documental é hoje um dos mais instigantes e importantes temas para umarenovação teórica da arquivística. Como indicativo dessa transformação tem-se a própriaevolução do conceito de tipo documental, anteriormente encontrado na literatura com inúmerasvariações conceituais entre diversos autores. As definições aproximavam-se daquilo que hojedenominamos gênero, espécie, formato etc., ou uma mescla desses conceitos. No entanto, osestudiosos que se preocuparam com esse tema sempre estiveram buscando uma conceituaçãoque definisse o documento em sua essência arquivística, isto é, enquanto parte integrante deum conjunto de outros documentos gerados naturalmente no exercício das mesmas atividades. A particularidade do documento arquivístico, que é ao mesmo tempo único e múltiplo (quandoinserido na série documental), representou um desafio a ser superado na tentativa deconceituação do tipo documental.

O texto da Profª. Heloísa Bellotto, publicado em 1990, pode ser considerado um marco daliteratura arquivística nacional sobre tipologia documental. Os conceitos ali desenvolvidos são areformulação de um texto seu anterior, de 1982, e acabaram por ser incorporados ao Dicionáriode terminologia arquivística. A definição proposta de tipo documental passa a ser, então, aespécie documental somada à função que a produziu, criando séries tipológicas, isto é, cadatipo documental equivale a uma série documental. Essa nova conceituação, apesar deaparentemente modesta, é fundamental para uma renovação dos procedimentos arquivísticosadotados no Brasil e para a solução de muitos problemas, frente aos quais os métodostradicionais já começavam a apresentar sinais de esgotamento. O avanço dessa problemática -e a importância dos estudos de tipologia documental -, pode ser notado nos arquivos municipaisespanhóis que, desde meados da década de 1980, fazem um trabalho conjunto buscandopadronizar um arranjo documental tipológico.

A proposta de elaborar arranjos tipológicos requer o estabelecimento prévio de tipologiasdocumentais específicas a cada modalidade de acervo, de acordo com sua própria natureza;assim, por exemplo, os partidos e associações políticas deverão ter um instrumentometodológico próprio, que será diferente daqueles destinados, por exemplo, à organização dosacervos das entidades sindicais ou dos arquivos pessoais.

A confecção de tal instrumento é complexa. Supõe uma identificação preliminar das funçõesdesempenhadas, principalmente no nível formal/legal, para, a partir daí, identificar nosdocumentos as espécies presentes em cada função principal, bem como determinar outrasfunções além do nível formal/legal; com a conjunção desses elementos pode-se elaborar atipologia documental e, por extensão, séries tipológicas.

Os arquivos devem ser reveladores das atividades efetivamente desenvolvidas pelasinstituições (ou pessoas) ao longo da sua existência, revalorizando, para isto, os elementosinformais, ao lado dos normativos, como único meio de inserir corretamente os documentos noseu contexto de produção.

Deste modo a tipologia também destaca o formato como uma solução para explicitar suadiferença em relação às espécies documentais, já que essas características, muitas vezes,tendem a se assemelhar, podendo causar alguma confusão na organização arquivística. Assim, por exemplo, panfleto refere-se a uma espécie e não a um formato.

Este último pode variar desde um folheto, um cartaz a, até mesmo, um livro.Tome-se como exemplo um manifesto contra a carestia, assinado por algum comitê municipalde Partido X, que foi amplamente difundido em uma folha de papel ofício mimeografada. Quala espécie de tal documento? Panfleto?... volante?... folheto?... ou será manifesto? Segundo oDicionário do livro, folheto é apenas o formato documental ("documento constituído por umafolha simples ou dobrada" ou "publicação impressa, não periódica, (...) constituída por poucasfolhas"); volante, é tão somente uma peça do maquinário da gráfica; porém nada impede, aindade acordo com o Dicionário, que um manifesto ("escrito de natureza expositiva ou doutrináriaque pode assumir caráter polêmico" ou "programa político ou religioso") possa ser também umpanfleto ("pequeno folheto, normalmente de natureza controversa, política e escrito em tom

satírico ou injurioso"). Esse exemplo serve para demonstrar que dado o fato de a tipologiadocumental para arquivos de organizações político-partidárias ser específica, as espéciesdocumentais (do mesmo modo que as funções) também serão, o que levou a um trabalho dedefinição terminológica de espécies documentais típicas de tais acervos. No caso específicodos arquivos de partidos e associações políticas optamos por considerar o documento doexemplo citado acima como um folheto (formato) cuja espécie, manifesto ou panfleto, serádeterminada de acordo com a função documental. Assim poderemos ter, se for o caso, umpanfleto de agitação política (tipo documental) cujo conteúdo é um manifesto.

A tipologia documental a que chegamos compõe-se de duas partes: um quadro de funções departidos e associações políticas complexas, hierarquizado por níveis de atuação; e uma relaçãodas funções e espécies documentais encontradas. O quadro de funções é uma mescla daspossibilidades arroladas no nível teórico, somadas às verificadas empiricamente durante acoleta, a análise dos dados e o arranjo dos documentos de um acervo documental específico. O resultado mais significativo do estabelecimento do quadro de funções é a possibilidade devisualizar o modo de implantação da tipologia documental nas atividades de arranjo e descriçãode um fundo arquivístico. O quadro permite traçar a correspondência entre a entidade e ofundo, entre o nível hierárquico e o grupo, entre o organismo e o subgrupo e, por fim, entre otipo documental e a série.

Exemplos de Tipologias Documentais

Correspondências prestando ou solicitando informações denominadas:• memorandos;• ofícios;• circulares.

Processos administrativos referentes:• à doação de equipamentos;• à certidão de subsídios de deputados. • Registro técnico e político denominado:• dossiê de atividades e/ou avaliação referente às contas da Prefeitura.

Correspondências prestando ou solicitando informações denominadas:• ofícios.

Processos administrativos referentes:• à convênios• à cessão de equipamentos.

Processos administrativos referentes:• à cessão de instalações para eventos.

Registros técnicos e políticos denominados:• moção;• voto aberto e ético.

Formulários de gestão administrativa interna denominados:• controle de trâmite de processos.

Processos administrativos referentes:• à prestação de contas ao TCT;• ao pedido de inconstitucionalidade pelo STF;

Processos administrativos referentes:• à cessão de equipamentos e instalações.

Processos legislativos denominados:• mensagens.

Registros técnicos e políticos:• dossiês de atividades e/ou de avaliação referentes às contas do governo do

Estado.

SUPORTE FÍSICO (Meio e Mensagem)

SUPORTE Material sobre o qual as informações são registrada s: papel, filme, fita magnética, disco ótico, disqu ete etc.

É a parte visível e manipulável do documento, ou o documento propriamente dito, no sensocomum. É a sua coisificação ou expressão física como produto, mas que compreende todas ascaracterísticas constitutivas já discutidas anteriormente. Um mesmo documento original -digamos uma tese - pode apresentar-se em diferentes suportes, como sejam no suporteimpresso, na microficha, no CD-ROM ou, mais recentemente, em rede eletrônica. Écomercializável, armazenável, transferível e sujeito a todos os procedimentos administrativos,legais e demais considerações institucionalizantes próprias do mercado editorial.

Tradicionalmente, mensagem e meio sempre estiveram intimamente relacionados. Desde aantiga Roma afirma-se que as palavras ditas voam e as escritas permanecem. O suporte físico mais largamente utilizado é o papel (antigamente o pergaminho eanteriormente o barro cozido). Sobre ele são registradas informações (mensagem) diversas.

Os diferentes suportes da informação

Neste ponto pode valer à pena chamar a atenção para o aspecto da existência de diferentesmeios ou suportes materiais da informação. Não de pode pensar apenas em documentos depapel. Há muitos outros tipos de suportes, como fotografia, vídeo, gravações de áudio, etc.

Embora se pense mais comumente em documentos sob a forma de papel, é importantelembrar que há informações que são mais adequadamente registradas sob outras formas. Umagravação em vídeo ou em áudio de uma aula contém muitas informações sobre a aula que nãoestão contidas em um mero texto escrito: todo o modo de falar do professor, as reações dosalunos, etc. Uma fotografia de uma aparelhagem não pode ser substituída por uma descriçãoem palavras.Portanto, outras formas de registro material, além de documentos verbais em papel, podem serextremamente importantes.

Existe pouco cuidado em registrar informações sob a forma de fotografias, áudio, vídeo ououtras semelhantes, nos órgãos públicos ou mesmo em universidades. Instituições e empresas. Apenas quando a própria imagem fará parte de um produto acabado (por exemplo, ilustraçõesque serão impressas em um trabalho) é que o pesquisador se preocupa com as mesmas Masnão há muita preocupação em registrar a rotina de trabalho, as aulas, as reuniões, asdiscussões, as etapas do trabalho de construção de um aparelho, as tentativas intermediárias,o grupo de trabalho, etc. Algumas vezes, faz-se gravações em vídeo de situações muitoespeciais (como cerimônias ou eventos) . Mas se alguém quiser saber, daqui a 50 ou 100 anos,como era o ambiente de trabalho, aulas em nossas universidades, como os professoresinteragiam com seus estudantes, etc., será impossível encontrar mesmo uma pequena amostrade gravações das aulas ministradas em nosso país.

É importante chamar a atenção, especialmente, para um tipo de suporte que ainda não temsido trabalhado adequadamente pelos arquivistas: os registros digitais (informática). É claro queum arquivista bem informado já está ciente de que deve procurar estabelecer bancos de dadosinformatizados para a organização de seus arquivos. Mas ele ainda não pensa nas informaçõesdigitais como um objeto a ser preservado pelo arquivista. No entanto, em todas as grandesinstituições, universidades e empresas, o papel da informatização é cada vez maior, e se nãohouver uma preservação das informações registradas, maior, e se sob essa forma, serão

totalmente perdidas muitas informações que não existem sob outra forma.

Suponhamos que um dado rascunho de um trabalho existe sob a forma de um arquivo digitalem um disquete e também sob a forma de uma listagem, impressa, em papel. As duas formascontêm as mesmas informações, nos seus respectivos suportes. Mas o disquete permite alocalização e manipulação de informações de uma forma que o papel não permite. Através dediversos tipos de programas, as palavras-chave de um texto digital podem ser indexadas eservir para a localização quase instantânea das informações buscadas.

Essas informações podem ser transmitidas com grande facilidade de um local para o outro;podem ser copiadas e conservadas a baixo custo. Através de fitas magnéticas de "back up",pode-se armazenar atualmente um volume muito grande de informações (centenas demegabytes) em um único cartucho, a um preço de uma fração de dólar por megabyte. Ummegabyte é, aproximadamente, o equivalente a 500 páginas de texto datilografado. Portanto, ocusto da conservação das informações em fita magnética já é bastante inferior ao preço dopapel em que essas informações poderiam ser escritas.

Pode-se questionar se a conservação de registros digitais cabe dentro do conceito daarquivologia, que se dedica essencialmente a documentos únicos. Um arquivo digital copiadoem uma fita magnética ou CD pode parecer não ser mais um objeto digno da atenção de umarquivista, pois é uma mera cópia (como uma fotocópia). De fato, a comparação com afotocópia é bastante boa e pode ser utilizada. A fotocópia de um livro, por exemplo, não temmuito valor. Mas a fotocópia de um manuscrito perdido pode ter valor inestimável. Da mesmaforma, a cópia de uma fita magnética onde está gravada uma entrevista pode parecer "apenas"uma cópia, sem importância. Mas se o original desaparecer, essa "mera" cópia podeperfeitamente substituir o original. O mesmo se aplica a fotografias. E ninguém questiona avalidade de preservação arquivística de cópias de fotografias e de fitas magnéticas. Certamentea preservação de cópias de registros digitais será uma das principais atividades arquivísticas dofuturo próximo.

A preservação de registros digitais exigirá uma estratégia adequada de cópia periódica dosconteúdos dos microcomputadores e dos computadores de grande porte dos órgãos públicos,das universidades e instituições, e sua conservação, eliminando-se os arquivos duplicados(aqueles que não foram alterados entre duas operações de "back up" sucessivas).

Isso é perfeitamente factível, com tecnologia atual e baixo custo. Como no caso de documentosem papel (suporte papel), é também necessário um trabalho (que não é automático) de triagemdos arquivos digitais, destruição de uma parte deles, organização e preservação dos demais.

NOÇÕES DE ARQUIVOLOGIAMicrofilmagem - Automação - Preservação, Conservaç ão e Restauração de documentos.

MICROFILMAGEM

Conceito de Microfilmagem

Proteção de imagens fotográficas de um documento, em tamanho altamente reduzido.

Todo o acervo microfilmado segue um rigoroso procedimento de preparo que, na maioria doscasos, é mais demorado do que a microfilmagem em si. Através dos rolos de microfilmespodemos ter acesso a diversos documentos, que manualmente, seria impossível devido àdeterioração dos mesmos. Deste modo a microfilmagem colabora, principalmente, para apreservação do acervo original e possibilita aos pesquisadores obter cópias de documentosantes indisponíveis.

A Microfilmagem é a única tecnologia de armazenamento da informação que possui RespaldoLegal no mundo todo, produzindo o mesmo efeito que o documento original em papel e quepermite, portanto, a eliminação / descarte do suporte dos originais. Portanto, as cópias obtidasa partir de microfilme têm valor probatório e são o único suporte aceito em tribunal como prova,depois da eliminação do documento original.

Em cada rolo de Microfilme podem ser armazenados de 2.500 até 6.000 documentos,oferecendo uma redução de até 98% no espaço físico anteriormente utilizado.No Brasil, a microfilmagem foi regulamentada de acordo com a Lei nº. 5.4331/1.968 e Decretonº 1.799/1.996

Objetivo da Microfilmagem

Redução: o microfilme tem alto poder de compactação, como consequência da redução deespaço, há também a redução do peso. A proporção de redução de espaço e de peso é daordem de até 98%, em relação ao sistema de documentos, em forma de papel.

Segurança: obtida pelo alto poder de compactação de informações, permitindo que cópias defilmes sejam arquivadas em locais diversos assegurando a preservação da documentação,protegendo-a contra incêndios, inundações, extravios, perda, etc.

Rapidez no acesso à informação: permite o acesso instantâneo à informação desejada,diretamente no local da sua necessidade.

Rapidez no registro de dados e informações: a velocidade de registro dos modernosaparelhos de microfilmar pode atingir até 1000 documentos pequenos, por minuto, reproduzindofrente e verso do original em uma só operação.

Documentos Oficiais: considera-se oficial ou público, para efeitos do Decreto Federal nº1.799/96, todo e qualquer documento, de qualquer espécie e em qualquer suporte, produzido erecebido pelos órgãos dos Poderes Executivos, Judiciário e Legislativo, inclusive o daAdministração indireta da União, dos Estados, do Distrito Federal e dos Municípios;

Documentos dos Órgão: são aqueles produzidos e recebidos pelas Órgãos, para ocumprimento de suas atribuições;

Eliminação de documentos: a eliminação de documentos, após a microfilmagem, dar-se-ápor meios que garantam sua inutilização, sendo a mesma precedida de lavratura de termopróprio e após revisão e a extração de filme cópia;

Guarda Permanente: os documentos oficiais ou públicos, com valor de guarda permanente,não poderão ser eliminados após a microfilmagem, devendo ser recolhido ao arquivo público desua esfera de atuação ou preservados pelo próprio órgão detentor;

Validade Legal do Microfilme: os traslados, as certidões e as cópias em papel ou em filme dedocumentos microfilmados, para produzirem efeitos legais em juízo ou fora dele, deverão estarautenticados pela autoridade competente detentora do filme original, isto para documentaçãopública ou oficial; Conservação do Microfilme para a Fiscalização: os microfilmes originais e os filmes cópiasresultantes de microfilmagem de documentos sujeitos à fiscalização, ou necessários àprestação de contas, deverão ser mantidos pelos prazos de prescrição a que estariam sujeitosos seus respectivos originais. O microfilme dá-nos garantias de durabilidade e assegura uma excelente qualidade dereprodução, quando aplicadas as normas técnicas de qualidade existentes para os sistemasmicrográficos. Testes efetuados mostram que, se todos os parâmetros de qualidade foremcumpridos durante o processo da microfilmagem, os suportes em poliéster podem durar até500 anos.

MICROFILMAGEM DE DOCUMENTOS

Aplicações da Microfilmagem

• Bancos - principalmente para a microfilmagem de cheques. • Seguradoras - microfilmagem dos processos de seguros. • Receita Federal - imposto de renda• Meios de comunicação - Centro de Documentação• Bibliotecas - micropublicações.• Empresas Comerciais - Documentos diversos• Indústria Automobilista - desenhos técnicos e plantas. • Companhias de Energia Elétrica - desenhos técnicos e plantas.• Metalurgia e siderurgia - desenhos de peças. • Aeronáutica - Manuais de manutenção dos aviões. • Prefeituras - Cadastros, pessoal, contabilidade, etc. • Universidades - D.Pessoal, Acadêmica, Hospital, Protocolo, etc.

Vantagens e Desvantagens do Microfilme Vantagens: 1) Segurança, preservação das informações em caso de incêndio, inundações, roubo etc. 2) Redução de espaço e peso em mais de 90%. 3) Baixo custo de transporte 4) Facilidade de acesso a documentação rara e única. 5) Durabilidade, seguindo rigorosamente as normas de preservação pode durar até 400 anos. 6) Dificulta a ação de falsificadores. 7) Oferece melhores condições de trabalho. 8) Permite a integridade do arquivo. 9) Pode ser conectado com outros sistemas informatizados. 10) Favorece o sigilo.

Desvantagens:

1) Alto custo dos materiais e equipamentos, na maioria importados. 2) É difícil comparar duas imagens de um mesmo microfilme. 3) O documento perde o seu valor intrínseco, por exemplo, não permite que se veja a pressãoexercida para se escrever. 4) Nem sempre é possível termos uma imagem bem legível de documentos que se encontramem mau estado, pois a microfilmagem não ressuscita a imagem do documento original.

MICROFORMAS

Conceito de Microforma:

Microformas são os vários formatos que o microfilme pode assumir na sua apresentação finalcomo instrumento de arquivo ou de recuperação da informação. São imagens fotográficas dedocumentos em escala muito reduzida que necessitam do auxílio de um aparelho leitor.

Tipos de Microformas:

ROLO - (filme) Rolo de microfilme foi a primeira microforma a ser utilizada e serviu para darorigem à maioria das microformas conhecidas. É utilizado em documentação contínua e quenão sofra constantes atualizações. As larguras ou bitolas mais utilizadas são de 16mm paradocumentação administrativa, 35mm para mapas e plantas de engenharia e os de 105mm emmicropublicações. Um filme tem a capacidade de armazenar mais ou menos 2.400documentos de formato A4. No filme esses documentos são chamados de fotogramas.

CARTUCHOS E MAGAZINES - São rolos de microfilme acondicionados em caixas especiaisque tornam possível automatizar a busca de informações, possibilitando uma maior rapidez deacesso às informações. Normalmente utilizam microfilmes de 16mm, eventualmente podemosencontrar de 35mm.

CASSETE - É uma evolução do cartucho, sendo que a diferença básica entre eles é que ocartucho possui um eixo e o cassete possui dois eixos. Utiliza somente microfilme de 16mm.

CARTÃO-JANELA - É um cartão de computador com uma ou mais janelas de acetato ondesão montados os fotogramas que podem ser em filmes de 16mm, 35mm ou misto.

JAQUETA - Jaqueta é um envelope de acetato com vários canais onde são inseridos osfotogramas. O seu tamanho é padronizado no mundo inteiro podendo ser de 16mm, 35mm oumista.

MICROFICHA - Podem ser emitidas pelo sistema comum de microfilmagem ou através dosistema COM - Computer Output Microfilm, ou seja, saída direta do computador para amicroficha, através da fita spool, sem passar pelo papel. Não é mais necessária a impressão dequilômetros de formulários contínuos. Sua capacidade de armazenamento é de até 420fotogramas. As microfichas são usadas em arquivos que sejam bastante utilizados devido àfacilidade de seu manuseio. Os equipamentos para a leitura das microformas podem sersimples - unicamente para a leitura - ou conjugados (leitoras/ copiadoras) - para a leitura ecópia em papel.

ULTRAFICHA - É toda microficha com grau de redução superior a 90x. Sua principal vantagemé o alto grau de compactação.

MICROFICHA ATUALIZÁVEL - Possui alto poder de resolução e a possibilidade de acréscimosde novos documentos.

MICROFILMADORAS

As microfilmadoras são compostas de uma base onde está localizado um campo fotográficopré-determinado, onde devem ser colocados os documentos para serem microfilmados. O graude redução pode ser fixo ou variável de acordo com o tipo de microfilmadora, nosequipamentos que possuem mais de um grau de redução, esta irá aumentar conforme seafaste a unidade filmadora da base.

Os filmes mais utilizados pelas microfilmadoras são os de 16 e 35 mm e os graus de reduçãovariam entre 4x e 36x. O sistema de iluminação é externo e para a microfilmagem deradiografias e plantas de engenharia poderá ser utilizado um subiluminador com a partesuperior de acrílico branco. Nas microfilmadoras tanto o filme quanto o documento ficam parados no momento damicrofilmagem. PROCESSADORAS

Após a microfilmagem há necessidade de transformar as imagens latentes em imagensvisíveis, permitindo assim a consulta às microformas. Os equipamentos que executam estetrabalho são denominados de processadoras.

Durante o processamento o filme entra em contato com reagentes químicos do revelador efixador que devem ser totalmente removidos da superfície do filme, pois os seus resíduospodem diminuir a durabilidade do filme.

Existem dois modelos de processadoras: * Por Banho * Por Jato DUPLICADORES

São os equipamentos utilizados para a confecção de cópias das microformas gerando umaoutra microforma igual a original. Os duplicadores podem ser:

Químicos - que utilizam filmes de 16 e/ou 35mm. O equipamento consiste em uma impressoraonde o microfilme original e o filme cópia são transportados em contato sob uma fonte de luz eapós deverá ser processado utilizando-se uma processadora química.

Diazóicos - o filme diazo é exposto em contato com o microfilme original sob uma fonte de luzultravioleta e o processamento é realizado com a passagem do filme por uma câmara comvapores de amônia. EQUIPAMENTOS PARA A INSPEÇÃO

Inspeção Visual - Com o auxilio de um leitor de microfilme verificaremos se houve a omissãode algum documento ou mesmo se algum não foi microfilmado mais de uma vez, além deverificarmos as exigências legais como: Imagem de Abertura, Imagem de Encerramento,legibilidade dos fotogramas, etc. Inspeção Técnica - Consiste em verificar a densidade do microfilme com o auxilio de umdensitômetro e no teste de definição onde é examinado com o auxilio de um microscópio, paraverificar o número de linhas por mm. Inspeção Química - Teste de Azul de Metileno para verificar resíduos de hipo. Com estes três testes o microfilme estará dentro das normas brasileiras. EQUIPAMENTOS PARA A MONTAGEM DAS MICROFORMAS

O rolo foi a primeira microforma a ser utilizada e a partir dele surgiram outras microformascomo as jaquetas, cartões-janela e cartuchos. Insersores - Cartão-Janela Montadores - Jaquetas Rebobinadores - Cartuchos EQUIPAMENTOS PARA A RECUPERAÇÃO DAS INFORMAÇÕES

A recuperação das informações faz-se através de leitores simples ou de leitores copiadores quenos permitem localizar os fotogramas nos filmes.

Os leitores são compostos basicamente de um suporte para a microforma, conjunto de lentes,lâmpada e um conjunto de espelhos que refletem a imagem na tela de projeção. Etapas da Produção de Microfilmagem

1) Preparação da Documentação

Os documentos a serem microfilmados dificilmente se encontram prontos e organizados paratal fim. Eles precisam passar por um processo de preparação que deve seguir os seguintespassos: - Conferência das guias de remessa; - Desamassar todos os documentos: - Colar e remendar todos os documentos danificados; - Retirar grampos, clips, presilhas e cordões; - Estabelecer o arranjo da documentação - Os documentos escritos a lápis deverão ser reescritos a tinta; - Examinar as condições físicas e o estado de conservação dos documentos verificando se osmesmos necessitam de restauração; - A documentação encadernada deverá em princípio ser desencadernada para evitarproblemas de sombreamento, foco e legibilidade; - Separação dos documentos em lotes de acordo com a capacidade da microforma a serutilizada: - Confecção de letreiros e sinaléticas; - Preenchimento das imagens de Abertura e Encerramento - Indexação dos filmes. 2) Microfilmagem

Os documentos devidamente preparados são microfilmados utilizando-se normalmentemicrofilmadoras rotativas ou planetárias. A opção por um determinado tipo de equipamentoestá condicionado a uma série de fatores como, por exemplo: tamanho dos documentos, estado de conservação, volume total de documentos, legislação, etc. 3) Processamento

Após a microfilmagem procede-se a transformação da imagem latente em visível e isto se dáatravés do processamento dos filmes. 4) Inspeção dos Microfilmes

As microformas devem ser revisadas fotograma por fotograma para verificar se não houve aomissão de nenhum documento durante a microfilmagem. Para facilitar a revisão enumera-setodos os documentos, respeitando suas características, o que virá a facilitar também aseparação dos documentos em lotes que virão a formar o conteúdo de cada filme. 5) Duplicação e Distribuição das Microformas

Se durante a revisão ficar comprovado que a microforma está em perfeitas condições podeentão ser duplicada. A microforma original deverá ser preservada em um arquivo de segurançae as cópias poderão ser encaminhadas para o(s) arquivo(s) do(s) órgão(s) detentor(es) dadocumentação, no caso de documentos de interesse restrito. Nos documentos de interessegeral estes poderão ser enviados para todos os órgãos da instituição. 6) Arquivamento e Conservação das Microformas

O arquivo de segurança deverá ter as suas instalações físicas de acordo com as necessidadesdo órgão, instituição ou empresa. Para que as microformas tenham qualidade econsequentemente durabilidade é importante um rigoroso controle do processamento ondetodos os resíduos químicos tenham sido removidos e que seja proporcionada uma secagemuniforme.

É fundamental que se mantenha um controle sobre a temperatura que deverá ficar entre 18ºc e21ºc e sobre a umidade relativa do ar deverá ficar próxima dos 50%. Outro fator importante emum Arquivo de Segurança é a higienização que deve ser feita periodicamente para evitar o

acumulo de poeiras.

LEGISLAÇÃO BÁSICA:

• Lei Federal nº 5.433/68 de 08 de maio de 1968 - regula a microfilmagem de documentosoficiais e dá outras providências

• Decreto Federal nº 1799 de 30 de janeiro de 1996 - regulamenta a Lei nº 5.433/68

Decreto nº 1.799, de 30 de janeiro de 1996

Regulamenta a Lei n° 5433, de 8 de maio de 1968, qu e regula a microfilmagem de documentosoficiais, e dá outras providências.

O Presidente da República, no uso das atribuições que lhe confere o art. 84, inciso IV, daConstituição e tendo em vista o disposto no art. 3° da Lei n° 5.433, de 8 de maio de 1968 Decreta: Art.1. A microfilmagem, em todo território nacional, autorizada pela Lei nº 5.433, de 8 de maiode 1968, abrange a dos documentos oficiais ou públicos, de qualquer espécie e em qualquersuporte, produzidos e recebidos pelos órgãos dos Poderes Executivo, Judiciário e Legislativo,da Administração Indireta, da União, dos Estados, do Distrito Federal e dos Municípios, bemcomo a dos documentos particulares ou privados, de pessoas físicas ou jurídicas. Art. 2°. A emissão de cópias, traslados e certidões extraídas de microfilmes, bem assim aautenticação desses documentos, para que possam produzir efeitos legais, em juízo ou foradele, é regulada por este Decreto.

Art. 3°. Entende-se por microfilme, para fins deste Decreto, o resultado do processo dereprodução em filme, de documentos, dados e imagens, por meios fotográficos ou eletrônicos,em diferentes graus de redução.

Art. 4°. A microfilmagem será feita em equipamentos que garantam a fiel reprodução dasinformações, sendo permitida a utilização de qualquer microforma.

Parágrafo único. Em se tratando da utilização de microfichas, além dos procedimentosprevistos neste Decreto, tanto a original como a cópia terão, na sua parte superior, áreareservada a titulação, a identificação e a numeração sequencial legíveis com a vistadesarmada, bem como fotogramas destinados à indexação.

Art. 5°. A microfilmagem, de qualquer espécie, será feita sempre em filme original, com omínimo de 180 linhas por milímetro de definição, garantida a segurança e qualidade de imageme de reprodução.

§ 1°. Será obrigatória, para efeito de segurança, a extração de filme cópia, do filme original.

§ 2°. Fica vedada a utilização de filmes atualizáveis de qualquer tipo, tanto para a confecção dooriginal como para a extração de cópias.

§ 3°. O armazenamento do filme original deverá ser feito em local diferente do seu filme cópia.

Art. 6°. Na microfilmagem poderá ser utilizado qualquer grau de redução, garantida alegibilidade e a qualidade de reprodução.

Parágrafo único. Quando se tratar de original cujo tamanho ultrapasse a dimensão máxima docampo fotográfico do equipamento em uso, a microfilmagem poderá ser feita por etapas, sendoobrigatória a repetição de uma parte da imagem anterior na imagem subsequente, de modo quese possa identificar, por superposição, a continuidade entre as seções adjacentesmicrofilmadas.

Art. 7º. Na microfilmagem de documentos cada série será sempre precedida de imagem de abertura, com os seguintes elementos: I - identificação do detentor dos documentos a serem microfilmados; II - número do microfilme, se for o caso;III - local e a data da microfilmagem; IV - registro no Ministério da Justiça; V - ordenação, identificação e resumo da série de documentos a serem microfilmados; VI - menção, quando for o caso, de que a série de documentos a serem microfilmados écontinuação da série contida em microfilme anterior; VII - identificação do equipamento utilizado, da unidade filmada e do grau de redução;VIII - nome por extenso, qualificação funcional, se for o caso, e assinatura do detentor dosdocumentos a serem microfilmados; IX - nome por extenso, qualificação funcional e assinatura do responsável pela unidade, cartórioou empresa executora da microfilmagem.

Art. 8° No final da microfilmagem de cada série será sempre reproduzida a imagem deencerramento, imediatamente após o último documento, com os seguintes elementos: I - identificação do detentor dos documentos microfilmados; II - informações complementares relativas ao item V do artigo 6 deste Decreto; III - termo de encerramento atestando a fiel observância às disposições do presente Decreto; IV - menção, quando for o caso, de que a série de documentos microfilmados continua emmicrofilme posterior; V - nome por extenso, qualificação funcional e assinatura do responsável pela unidade, cartórioou empresa executora da microfilmagem.

Art. 9° Os documentos da mesma série ou sequência, eventualmente omitidos quando damicrofilmagem, ou aqueles cujas imagens não apresentarem legibilidade, por falha de operaçãoou por problema técnico, serão reproduzidos posteriormente, não sendo permitido corte ouinserção no filme original.

§ 1° A microfilmagem destes documentos será precedi da de uma imagem de observação, comos seguintes elementos: a) identificação do microfilme, local e data; b) descrição das irregularidades constatadas; c) nome por extenso, qualificação funcional e assinatura do responsável pela unidade, cartórioou empresa executora da microfilmagem. § 2° É obrigatório fazer indexação remissiva para r ecuperar as informações e assegurar alocalização dos documentos. § 3° Caso a complementação não satisfaça os padrões de qualidade exigidos, a microfilmagemdessa série de documentos deverá ser repetida integralmente.

Art. 10°. Para o processamento dos filmes serão utilizados equipamentos e técnicas queassegurem ao filme alto poder de definição, densidade uniforme e durabilidade.

Art. 11. Os documentos, em tramitação ou em estudo, poderão, a critério da autoridadecompetente, ser microfilmados, não sendo permitida a sua eliminação até a definição de suadestinação final.

Art. 12. A eliminação de documentos, após a microfilmagem, dar-se-á por meios que garantamsua inutilização, sendo a mesma precedida de lavratura de termo próprio e após a revisão e aextração de filme cópia.

Parágrafo único. A eliminação de documentos oficiais ou públicos só deverá ocorrer se amesma estiver prevista na tabela de temporalidade do órgão, aprovada pela autoridadecompetente na esfera de atuação do mesmo e respeitado o disposto no art. 9° da Lei n° 8.159,de 8 de janeiro de 1991.

Art. 13. Os documentos oficiais ou públicos, com valor de guarda permanente, não poderão sereliminados após a microfilmagem, devendo ser recolhidos ao arquivo público de sua esfera de

atuação ou preservados pelo próprio órgão detentor.

Art. 14. Os traslados, as certidões e as cópias em papel ou em filme de documentosmicrofilmados, para produzirem efeitos legais em juízo ou fora dele, terão que ser autenticadospela autoridade competente detentora do filme original.

§ 1° Em se tratando de cópia em filme, extraída de microfilmes de documentos privados,deverá ser emitido termo próprio, no qual deverá constar que o filme que o acompanha é cópiafiel do filme original, cuja autenticação far-se-á nos cartórios que satisfizerem os requisitosespecificados no artigo seguinte.

§ 2° Em se tratando de cópia em papel, extraída de mic rofilmes de documentos privados, aautenticação far-se-á por meio de carimbo aposto, em cada folha, nos cartórios quesatisfizerem os requisitos especificados no artigo seguinte.

§ 3° A cópia em papel, de que trata o parágrafo anterior, poderá ser extraída utilizando-sequalquer meio de reprodução, desde que seja assegurada a sua fidelidade e qualidade deleitura.

Art. 15. A microfilmagem de documentos poderá ser feita por empresas e cartórios habilitadosnos termos deste Decreto.

Parágrafo único. Para exercer a atividade de microfilmagem de documentos, as empresas ecartórios, a que se refere este artigo, além da legislação a que estão sujeitos, deverão requererregistro no Ministério da Justiça e sujeitar-se à fiscalização que por este será exercida quantoao cumprimento do disposto no presente Decreto.

Art. 16. As empresas e os cartórios, que se dedicarem à microfilmagem de documentos deterceiros, fornecerão, obrigatoriamente, um documento de garantia, declarando: I - que a microfilmagem foi executada de acordo com o disposto neste Decreto; II - que se responsabilizam pelo padrão de qualidade do serviço executado; III - que o usuário passa a ser responsável pelo manuseio e conservação das microformas.

Art. 17. Os microfilmes e filmes cópia, produzidos no exterior, somente terão valor legal, emjuízo ou fora dele, quando: I - autenticados por autoridade estrangeira competente; II - tiverem reconhecida pela autoridade consular brasileira a firma da autoridade estrangeiraque os houver autenticado; III - forem acompanhados de tradução oficial.

Art. 18. Os microfilmes originais e os filmes cópia resultantes da microfilmagem de documentossujeitos à fiscalização, ou necessários à prestação de contas, deverão ser mantidos pelosprazos de prescrição a que estariam sujeitos os seus respectivos originais.

Art. 19. As infrações, às normas deste Decreto, por parte dos cartórios e empresas registradosno Ministério da Justiça sujeitarão o infrator, observada a gravidade do fato, às penalidades deadvertência ou suspensão do registro, sem prejuízo das sanções penais e civis cabíveis.

Parágrafo único. No caso de reincidência por falta grave, o registro será cassadodefinitivamente.

Art. 20. O Ministério da Justiça expedirá as instruções que se fizerem necessárias aocumprimento deste Decreto.

Art. 21. Revoga-se o decreto n° 64.398, de 24 de abril de 1 969.

Art. 20. Este Decreto entra em vigor na data de sua publicação.

Brasília, 30 de janeiro de 1996, 175° da Ind ependência e 108° da República FERNANDO HENRIQUE CARDOSO

SINALÉTICAS

SÍMBOLOS UTILIZADOS - ISO 9878/1990

1) Símbolos obrigatórios a serem utilizados em todos os rolos:

Início do rolo.

Beginning of roll.

0076 (*)

Fim do rolo.

End of roll.

0075 (*)

Continua em outro rolo.

Continued on another roll.

0490 (*)

Continuação de outro rolo

Continued from another roll.

0491 (*)

2) Símbolos obrigatórios a serem utilizados em todos os rolos, caso a documentação tenhacontinuidade:

Continua em outro rolo.

Continued on another roll.

0490 (*)

Continuação de outro rolo

Continued from another roll.

0491 (*)

3) Símbolos obrigatórios a serem microfilmados junto com os documentos, conforme asituação:

Original ilegível.

Original difficult to read.

0077 (*)

Original em cores.

Original in colour.

0488 (*)

Texto deteriorado.

Encadernação defeituosa.

Damaged text.

Wrong binding.

0078 (*)

Repetição de imagem.

Repetition of image.

0080 (*)

Numeração incorreta.

Data incorreta.

Incorrect numbering.

Incorrect date.

0079 (*)

Páginas e/ou números em falta.

Missing pages and/or issues.

0081 (*)

(*) Números de referência da Norma ISO 7000/1984, incluídos na ISO 9878/1990.OBS: As letras e números das mensagens, que acompanham os símbolos obrigatóriosindicados no item 1, deverão ser apresentados na fonte ARIAL, em tamanho igual ou superior a70 pontos. Para os símbolos indicados no item 2, o tamanho poderá variar entre 14 e 30pontos. Na ausência da fonte ARIAL, usar letras e números não serifados, isto é, sem qualquertipo de adorno, em tamanho igual ou superior a 18 milímetros para os símbolos indicados noitem 1. Para os símbolos indicados no item 2, o tamanho poderá variar entre 3 e 7 milímetros.

ROTEIRO DE SINALÉTICAS - QUADRO DE APLICAÇÃO

I - SINALÉTICAS QUE ANTECEDEM À SEQÜÊNCIA DE DOCUME NTOS A SEREMMICROFILMADOS:

SINALÉTICAS SÍMBOLOS ISO CORPO DAS LETRAS E NÚMEROS

ARIAL OU SIMILAR 1

INFORMAÇÕES SOBRE O USO

(ANEXO 1) PONTOS MILÍMETROS

1. INÍCIO DO ROLO

70

ou superior

18

ou superior

Deve constar de todos os rolos para que não restem dúvidas quanto ao início do filme.

2. CONTINUAÇÃO DE OUTRO ROLO

70

ou superior

18

ou superior

Deve ser usada para informar que os documentos que precedem os que serão microfilmados encontram-se em outro rolo.

3. IMAGEM DE OBSERVAÇÃO

__ 14 a 30 3 a 7 Deve ser usada para indicar as omissões, problemas de legibilidade ou outras ocorrências previstas no art. 9º do Decreto nº 1.799, de 30 janeiro de 1996.

4. DENSIDADE UNIFORME __ __ __ Deve constar de todo s os rolos uma folha em branco, preferencialmente com as características do papel fotográfico fosco, que permita a medição da densidade do microfilme.

5. NÚMERO DO FILME __ 70

ou superior

18

ou superior

Cada rolo de microfilme poderá receber um número, para fins de identificação, registro, controle e acesso.

6. LOGOTIPO E IDENTIFICAÇÃO DA INSTITUIÇÃO DETENTORA DO ACERVO

__ 14 a 30 3 a 7 Deve constar de todos os rolos. Caso a instituição possua logotipo, este poderá integrar a sinalética.

7. LOGOTIPO E IDENTIFICAÇÃO DO PROJETO DE MICROFILMAGEM

__ 36 a 58 9 a 15 Pode ser usada quando a microfilmagem decorrer de patrocínio, convênio, intercâmbio etc.

8. RESTRIÇÕES QUANTO À REPRODUÇÃO

__ 14 a 30 3 a 7 Pode ser usada para informar ao usuário que a instituição se reserva o direito de recusar pedidos de reprodução de documentos de seu acervo, que violem dispositivos legais em vigor, tais como: Lei nº 9.610, de 19 de fevereiro de 1998 (Direitos Autorais), Lei nº 8.159, de 8 de janeiro de 1991 (Lei de Arquivos) e seus decretos regulamentadores.

(1) Usar a fonte ARIAL, no tamanho indicado em pontos. Na ausência dessa fonte, usar letras enúmeros não serifados, isto é, letras e números sem qualquer tipo de adorno, no tamanhoindicado em milímetros

SINALÉTICAS SÍMBOLOS ISO CORPO DAS LETRAS E NÚM EROS

ARIAL OU SIMILAR 2

INFORMAÇÕES SOBRE O USO

(ANEXO 1) PONTOS MILÍMETROS

9. SÍMBOLOS UTILIZADOS ANEXO 1 14 a 30 3 a 7 Deve c onstar de todos os rolos, visando à orientação do usuário.

10. IMAGEM DE ABERTURA __ 14 a 30 3 a 7 Deve constar de todos os rolos, para a identificação dos documentos e dos procedimentos utilizados na microfilmagem, em conformidade com o art. 7º do Decreto nº 1.799/96.

11. IDENTIFICAÇÃO DO FUNDO / COLEÇÃO

__ 70

ou superior

18

ou superior

Pode ser usada para destacar conjuntos documentais (fundos, coleções, séries etc.), acrescentando outras informações de interesse para a melhor orientação do usuário.

12. CONTEÚDO DO ROLO __ 36 a 58 9 a 15 Deve ser usa da para identificar e localizar os documentos que integram um mesmo rolo.

13. CARTÃO DE RESOLUÇÃO

__ __ __ Deve constar de todos os rolos para permitir a realização de testes de qualidade.

14. SEPARAÇÃO DE CONJUNTOS DOCUMENTAIS

__ __ __ Pode ser usada antes de cada conjunto documental para alertar o usuário da mudança de um conjunto documental para outro. Mais conhecida como ZEBRA.

15. GRAU DE REDUÇÃO __ 36 a 58 9 a 15 Deve constar de todos os rolos para informar os graus de redução adotados. Sempre que houver necessidade de alteração do grau de redução para determinado conjunto documental, o novo grau de redução adotado deverá ser informado.

(2) Usar a fonte ARIAL, no tamanho indicado em pontos. Na ausência dessa fonte, usar letras enúmeros não serifados, isto é, letras e números sem qualquer tipo de adorno, no tamanhoindicado em milímetros

II - SINALÉTICAS POSTERIORES À SEQÜÊNCIA DE DOCUMEN TOS MICROFILMADOS:

SINALÉTICAS

SÍMBOLOS ISO CORPO DAS LETRAS E NÚMEROS

ARIAL OU SIMILAR

INFORMAÇÕES SOBRE O USO

(ANEXO 1) PONTOS MILÍMETROS

1. DENSIDADE UNIFORME

__ __ __ Deve constar de todos os rolos uma folha em branco, preferencialmente com as características do papel fotográfico fosco, que permita a medição da densidade do microfilme.

2. CARTÃO DE RESOLUÇÃO

__ __ __ Deve constar de todos os rolos para permitir a realização de testes de qualidade.

3. IMAGEM DE ENCERRAMENTO

__ 14 a 20 3 a 7 Deve constar de todos os rolos, contendo as informações previstas no art. 8º do Decreto nº 1.799/96.

4. CONTINUA EM OUTRO ROLO

70

ou superior

18

ou superior

Deve ser usada para informar que documentos do mesmo conjunto documental encontram-se microfilmados em outro rolo.

5. FIM DO ROLO

70

ou superior

18

ou superior

Deve constar de todos os rolos para que não restem dúvidas quanto ao fim do filme.

Microfilmagem no Brasil

1946 - A Biblioteca Nacional transforma a seção de foto-duplicação em seção de microfilmepara a preservar principalmente as obras raras.1950 - A Universidade de São Paulo (USP) equipa o Serviço de Documentação commicrofilmadoras para atender os pedidos de reprodução das Faculdades, Institutos e aAdministração.1961 - O Arquivo Público do Estado do Rio de Janeiro adota a microfilmagem.1963 - Cartórios, órgãos de documentação adotam a microfilmagem. 1968 - A lei 5433 de 08 de maio irá dispor da microfilmagem no Brasil e a partir desta data omicrofilme passa a ter valor probante.

AUTOMAÇÃO

A automação tem como principal objetivo colocar ao alcance do usuário uma base de dadoscom informações internas de documentos e materiais bibliográficos gerados ou adquiridos, deforma a facilitar seu acesso.

O Gerenciamento Eletrônico de Documentos - GED é ao mesmo tempo: um método, umsistema e uma tecnologia, para a conversão e processamento de documentos comoinformação eletrônica digital. Essa ferramenta surgiu a partir da necessidade de órgãospúblicos, instituições e empresas, em gerenciar a informação que se encontrava desestruturadavisando facilitar o acesso ao conhecimento explícito da corporação.

O GED promove a automação do ciclo de vida dos documentos, provendo um repositóriocomum, o qual possibilita capturar, armazenar e indexar documentos de qualquerformato/suporte físico (texto, imagens, páginas html, documentos escaneados, formatosmultimídia). Deve também assegurar a integridade e reutilização do documento, integração eescalabilidade

Tecnologias para gerência de documentos

Além da infraestrutura tecnológica, existe um conjunto de tecnologias direcionadas ao

tratamento de documentos. Estas tecnologias proporcionam a funcionalidade paraprocessamento e gerenciamento de documentos, tanto na forma eletrônica, como em papel.

Estas funções podem ser analisadas em duas camadas: funções de processamento e funçõesde gerenciamento. As funções de processamento compreendem o ciclo de vida do documento:

Captura e criação. Compreendem as tecnologias para digitalização da informação. Grandevariedade de editores de textos, ferramentas gráficas, software de autoria e de trabalhocooperativo possibilitam a criação da maior parte dos documentos.Informações em papel podem ser escaneadas e transferidas para meio magnético onde sãomanipuladas. Existe software capaz de interpretar os dados e armazená-los em formatocomprimido para economizar espaço de armazenamento.

Armazenamento e organização . Várias tecnologias determinam como os documentos serãoarmazenados e organizados. Os sistemas gerenciadores de banco de dados convencionais nãoatendem as exigências de armazenamento de dados multimídia, documentos compostos,hipertextos e armazenamento distribuído.

Recuperação e síntese. Documentos armazenados em bancos de dados podem serrecuperados através de pesquisa de seu conteúdo. Embora alguns produtos ofereçam técnicasavançadas de responder a uma solicitação, a maioria dos recuperadores de textos utilizamlógica Booleana. O critério para pesquisa pode ser estabelecido em função de palavras-chavedefinidas no perfil do documento ou em todo texto, dependendo da necessidade da aplicação.Alguns produtos incorporam o critério de palavras próximas, ou o uso de thesaurus. Perguntaspodem resultar em uma lista de documentos organizados em ordem da relevância desejada.Uma extensão dessa abordagem permite chegar a síntese ou sumarização de documentos.

Transmissão e disseminação. Produtos E-mail estão se tornando a ferramenta mais usualpara transmissão de documentos eletrônicos, inclusive para os chamados documentoscompostos, constituídos de vários objetos. Outra forma empregada para transmissão eroteamento de documentos é feita através de aplicações workflow.

Visualização e impressão. Mesmo trabalhando com o documento na forma eletrônica,torna-se necessário, às vezes, a sua impressão em papel. Para executar essa função omercado dispõe de uma variedade muito grande de alternativas de equipamentos e tecnologias,desde impressoras de impacto para texto até sofisticados equipamentos de alta definição paraeditoração.

Os objetivos de um sistema para gerenciamento de documentos incluem:• Melhorar a velocidade dos processos (workflow);• Reduzir custos dos processos;• Produzir documentos que comunicam seu conteúdo mais efetivamente;• Reduzir custos de produção de documentos;• Melhorar a importância dos documentos recebidos por um indivíduo, isto é, dar a• informação certa para a pessoa certa;• Reduzir custos para obter documentos solicitados.

O FUTURO ALÉM DO PAPEL

Muitas das atuais tecnologias de gerência de documentos proporcionam um substitutoeletrônico para a máquina de escrever, a fotocopiadora, o serviço de correio, o arquivo, e abiblioteca. Esta tecnologia percorre um longo caminho para melhorar o acesso e aapresentação de documentos, e agilizar o workflow.

A principal característica dessa tecnologia é que ela mantém a metáfora do documento empapel. Isto a torna facilmente aceitável pelos usuários, mas também limita os benefícios quepodem ser atingidos. Observa-se o surgimento de algumas possibilidades quando se abandonaa metáfora do papel:

• documentos contendo componentes multimídia;

• documentos hipertexto e hipermídia, que permitem ao usuário navegar no conteúdo• numa sequência variável e nos níveis de detalhe desejados;• documentos com conteúdos ativos que permitem ao leitor responder ou fazer comentários aoautor, eletronicamente, ou comprar um produto anunciado;• documentos multilinguais, onde o leitor vê o texto na linguagem que quiser, à sua• escolha;• documentos genéricos em que o usuário quer se especializar (manual de manutenção• de um determinado veículo, por exemplo).

Todas essas ideias colidem com a tradicional noção do que constitui um documento. E é portodas essas razões que alguns autores preferem se referir a informação documental aocontrário de documento, em oposição aos que dizem que a fronteira do que constitui umdocumento, individualmente, está se tornando vaga.

Deve-se gerenciar documentos para: otimizar e fazer fluir as funções, ter acesso local àinformação, poder realizar operações paralelas, reduzir espaços de armazenamento, aumentara velocidade de acesso, aumentar e preservar o valor da informação, ganhar tempo emdecisões críticas, levar vantagem competitiva, melhorar a sensibilidade nos processos e aprevenção de riscos.

Avaliação de produtosNa aquisição de sistema para gerenciamento de documentos alguns pontos devem serobservados:• Que formatos de documentos serão gerenciados: textos, imagens ou outros?• Qual o volume de documentos?• É necessária recuperação por pesquisa no texto completo?• O produto é compatível com o ambiente operacional de hardware e software do órgão público,instituição ou empresa?• Quantos usuários terão acesso ao sistema?• É importante a integração com workflow, ou apenas carga e recuperação são suficientes?• Que nível de segurança e controle de acesso são necessários?• É necessário o controle de versão?• O acesso via rede WAN é necessário?• O fornecedor apresenta algum plano futuro de evolução do produto?• Serão utilizados recursos de multimídia?

A correta especificação do produto deve levar em conta os planos de médio e longo prazos, enão apenas uma visão do momento, pois os custos de mudança de produto são, em geral,altos.

CONCLUSÃO

Atualmente as organizações - sejam elas públicas ou privadas - têm problemas diferentes quelevam a soluções diferentes. O que existe em comum é a necessidade de algum tipo desistema para gerenciar documentos. Inicialmente deve-se entender qual será a função dosistema de gerenciamento de documentos e aceitar o fato de que não existe uma fórmulamágica que faça tudo automaticamente resolvendo o problema de todas as pessoas.

PRESERVAÇÃO, CONSERVAÇÃO E RESTAURAÇÃO DE DOCUMENTO S

Imagine a situação: documentos rasgados, amassados e manchados, livros com as capassoltas, lombadas danificadas e cadernos com costuras rompidas. Diante de tantos danos, oque devemos fazer primeiro para salvar estes materiais?

A primeira coisa que vem a nossa mente é a necessidade de consertar o que está danificado,ou seja, restaurar o material degradado. Pensamos a partir da seguinte lógica: devemos restituir a integridade física destes materiais para que de novo possam estar acessíveis àpesquisa e ao estudo. Seguindo este raciocínio teríamos a seguinte sequência de trabalho:primeiro restaurar o material, depois conservá-lo e assim estaríamos preservando a informação

para o futuro.

Será que procedendo deste modo estamos realmente salvaguardando estes livros edocumentos danificados? Aparentemente sim, a curto prazo. No entanto, caso nãoidentifiquemos os fatores que causaram a sua degradação, estaremos apenas nos iludindo, e,infelizmente, reduplicando o mesmo dano em um futuro próximo. O que fazer, então?

Diante de um acervo danificado e em risco de perda, a primeira providência a ser tomada é efetuar um minucioso diagnóstico dos motivos que levaram à sua degradação, estancar ouminimizar estes agentes agressores. Assim procedendo estamos evitando que esses fatores dedegradação se disseminem e atinjam outros livros ou documentos. Por mais paradoxal quepossa parecer, diante de um acervo em risco, a primeira atitude efetiva a ser tomada éconservá-lo. Inverte-se, portanto, a sequência restauração, conservação e preservação eadotamos uma nova sequência: preservação, conservação e restauração. Preservar para nãorestaurar, eis a questão.

Portanto, entende-se por preservação , toda ação que se destina a salvaguardar ou a recuperaras condições físicas e proporcionar permanência aos materiais dos suportes que contêm ainformação. É o "guarda-chuva", sob o qual se "abrigam" a conservação, a restauração e aconservação preventiva. À preservação cabe ainda a responsabilidade de determinar asescolhas mais adequadas de reformatação de suporte para a transferência da informação.Abrigadas pelo conceito maior de preservação, a conservação e a restauração sãointervenções na estrutura dos materiais. A conservação é um conjunto de procedimentos quetem por objetivo melhorar o estado físico do suporte, aumentar sua permanência eprolongar-lhe a vida útil, possibilitando, desta forma, o seu acesso por parte das geraçõesfuturas. A restauração é um conjunto de procedimentos que visa a recuperar, o mais próximopossível, o estado original de uma obra ou documento. Em ambos os casos, são intervençõesde tratamento por peça única, individual, na unidade documental. Já que implica tratamentoindividual por peça, a conservação/restauração exige seleção e treinamento de pessoal, sendode custo elevado e de extensa duração. Portanto, significa ações de intervenção "curativa". Éum conjunto de procedimentos que visam remover física e quimicamente os fatores quecausam a degradação do suporte. Exemplo de restauração é a aplicação de banhos químicospara redução de acidez do papel. Outro exemplo é a "reenfibragem" - processo pelo qualpartes perdidas da folha são reconstruídas com celulose nova.

Fazendo um paralelo com a medicina, poderíamos comparar a preservação com os cuidadoscotidianos que devemos Ter para evitar problemas de saúde, como alimentação balanceada,praticar exercícios e dormir suficientemente. A conservação significaria cuidados especiais aserem tomados em função do diagnóstico de um problema. Por exemplo, colesterol elevadoexigiria uma dieta especial. Por fim, a restauração poderia ser equiparada ao procedimentocirúrgico - uma intervenção mais radical que implica em riscos, mesmo que previsíveis ecalculados, e em sequelas ou restrições permanentes.

Conservação preventiva abrange não só a melhoria das condições do meio ambiente nas áreasde guarda de acervo e nos meios de armazenagem, como também cuidados com oacondicionamento e o uso adequado dos acervos, visando a retardar a degradação dosmateriais. É, pois, um tratamento de massa, feito em conjunto.

Os museus, os arquivos, as bibliotecas, entre outras instituições relacionadas com a cultura,têm como principal tarefa preservar toda a herança histórica, artística, científica e arquitetônicapara as gerações futuras. Muitos, no entanto, apresentam situações ou condições inadequadasque põem em risco a preservação de seus acervos. As condições inadequadas parapreservação vão desde a localização - áreas poluídas, sem segurança e sujeitas a desastresnaturais - até as características arquitetônicas dos edifícios, que contribuem para umailuminação nociva e para o estabelecimento de níveis impróprios de temperatura e umidade,favorecendo os ataques biológicos. Aí também se incluem sistemas operacionais deficientes,que propiciam o vandalismo, a falta de manutenção e atitudes incorretas na manipulação dosacervos.

A questão da preservação de bens culturais envolve muitos conceitos, que permeiam ações dediversas naturezas. Uma delas é a conservação preventiva. A conservação preventiva trata dascausas da degradação dos acervos e sua atuação implica ampliar a perspectiva além do objeto

isolado, alcançando o ambiente, a arquitetura, os planos de segurança e manutenção, amaneira de usar as coleções.

O ambiente é um dos principais agentes de deterioração de bens culturais. Os efeitosproduzidos pela luz, pela temperatura, pela umidade e pela contaminação atmosférica,isoladamente ou conjugados, estão sistematicamente identificados como agentes dedeterioração, sobretudo dos materiais orgânicos, como o papel. Sabe-se também que ascondições microclimáticas, isto é, as características específicas do lugar onde se localizam ascoleções, definem em que grau cada um desses elementos interfere na sua conservação.

O controle ambiental é uma das principais medidas de conservação preventiva das coleções.Baseia-se na manutenção de condições climáticas em níveis adequados. Os parâmetrosclimáticos estabelecidos para preservação de acervos com suporte em papel, em especial dosníveis ideais de temperatura e umidade relativa, impõem, na maioria dos casos, e sobretudonas áreas tropicais, a utilização de sistemas mecânicos de climatização que envolvem elevadoscustos para uma correta instalação e manutenção.

Livros, Documentos e Obras de Arte em Papel

Por sua constituição delicada, o papel recebe mais sensivelmente o impacto dasalterações que ocorrem em seus próprios componentes internos (celulose, carga, encolagem,etc.) e também por agentes externos como o ataque biológico (fungos, insetos, etc.), poluentesatmosféricos, mau acondicionamento, manuseio indevido, etc. que por fim alteram sua própriaestabilidade física.

AGENTES CAUSADORES DA DETERIORAÇÃO

INTERNOS EXTERNOS Manufatura Circunstanciais Ambientais

• Terremotos - Físicos • Inundações - Químicos • Incêndios - Biológicos • Mudanças

AGENTES AGRESSORES DO PAPEL

Agentes Externos e Ambientais: O papel é vulnerável a diversos processos de deterioração,alguns provenientes de sua própria fabricação, outros devido às condições do ambientecircundante ao acervo documental.

Iluminação: Toda fonte de luz, seja ela natural ou artificial, emite radiação nociva, do tipoinfravermelho e ultravioleta, ambos causadores de danos ao papel. A ação da radiaçãoultravioleta sobre o papel é irreversível e prolonga-se mesmo terminado o período de irradiação,contribuindo para a oxidação da celulose. A luz tem dois efeitos sobre o papel, ambos contribuindo para a sua degradação. O primeiroefeito caracteriza-se por apresentar uma ação clareadora, que causa o desbotamento ou oescurecimento de alguns papéis e algumas tintas. O segundo efeito apresenta-se como uma

acelerada degradação da lignina (componente natural responsável pela firmeza e solidez doconjunto de fibras, agindo como uma espécie de cimento) que porventura esteja presente nopapel, tornando-a progressivamente escura. As fibras do papel se rompem em unidades cadavez menores, até se tornarem insuficientes para manterem a folha unida. As reações invisíveisproduzem uma quebra na estrutura molecular do papel, resultando no seu enfraquecimento, ouseja, acelera o processo de envelhecimento deste tipo de material. O controle das radiaçõeseletromagnéticas deve ser feito através de cortinas, persianas, filtros especiais para absorçãodos raios ultravioleta e filmes refletores de calor. No momento, não existe nenhum tipo delâmpada ideal capaz de iluminar sem danificar o material documental.

Poluição Ambiental: O controle da qualidade do ar é essencial num programa de conservaçãode acervos. Os gases ácidos agridem mais rapidamente a estrutura química dos documentos.A velocidade de degradação por poluentes atmosféricos é função do percentual de umidaderelativa no acervo e circunvizinhanças.O ar dos centros urbanos e industriais contém uma grande diversidade de partículas e gases.As partículas compõem a parte sólida de dimensões microscópicas dos poluentes. Reúnemespecialmente o pó, a fuligem e os esporos dos micro-organismos. Os gases formam ospoluentes mais reativos e perigosos para os documentos. O dióxido de enxofre é lançado na atmosfera, principalmente pela queima dos combustíveisfósseis empregados nos fornos industriais e nos automóveis. Ele também se combina com ooxigênio, transformando-se em trióxido de enxofre. Tal reação química é catalisada porpequenas partículas metálicas. A combinação do trióxido de enxofre e a água, seja a do ar oudo papel, formará o ácido sulfúrico, que provoca manchas e escurecimento do papel, além daperda de sua resistência. O ozônio é um poderoso agente oxidante. Atua sobre os materiais orgânicos, causando orompimento das ligações entre os átomos de carbono. Outros poluentes podem decorrer da volatilização de solventes de pinturas e de produtos delimpeza que contenham derivados de petróleo. Entretanto, frequentemente, observamos aliberação destes resíduos químicos, o que se constitui num problema que se agrava quando oedifício conta com um sistema de ar condicionado central, o qual reutiliza o ar contaminado.Alguns gases poluentes não são tão perigosos por si mesmos, mas fazem mal ao papel, ao secombinarem com elevada umidade relativa para a formação de ácidos. Portanto, a providênciamais elementar para a conservação dos acervos é reduzir a umidade relativa e a temperatura,sendo esta responsável pela aceleração das reações químicas.

Poeira No pó estão contidas partículas de substâncias químicas cristalinas e amorfas, como terra,areia, fuligem e grande diversidade de micro-organismos, além de resíduos ácidos e gasososprovenientes da combustão em geral e de atividades industriais. O pó não modifica apenas a estética dos documentos. Quando observamos a sujeira retida nospapéis, como os excrementos dos insetos, colas e poluentes atmosféricos, observamos a açãodestrutiva. As pequenas partículas possuem ação cortante e abrasiva. A aderência do pó não éapenas superficial, mas também no interior da fibra, que é absorvida por meio de ligaçõesquímicas.

Umidade e Temperatura: O desequilíbrio da temperatura e da umidade relativa provoca noacervo uma dinâmica de contração e alongamento dos elementos que compõem o papel. Quanto mais baixa for a temperatura, maior será a permanência e durabilidade do papel. Aumidade também afeta seriamente o papel: se muito elevada, apressa a degradação ácida e sefor muito baixa, facilita o ataque de agentes biológicos. A temperatura tem influência determinante nas alterações da umidade do ar. A umidade relativa(UR) exprime a razão da quantidade de vapor de água contido em um determinado volume dear a dada temperatura (T) e a quantidade máxima de água que este volume poderia conter semverificar o fenômeno de condensação. O controle da umidade é feito através de aparelhos dedesumidificação do ar, quando ambiente úmido e de umidificadores em ambientes secos. Quanto mais alta a temperatura, mais alta é a quantidade de água contida no ar. A quedabrusca da temperatura causa a redução de quantidade de água que o ar suporta, ocasionandoa condensação de umidade e a formação de gotas de água. Uma regra geral estabelece que as reações químicas dobram a cada elevação de temperaturade 10º C. No caso especial da celulose, mostrou-se que testes artificiais de envelhecimentoindicam que cada aumento de 5º C quase dobra a taxa de deterioração, mesmo na ausência de

luz, poluentes ou outros fatores. Por outro lado, são materiais higroscópicos, isto é, quepossuem propriedade de perda ou aquisição de água. Termoigrômetros e termoigrógrafos sãoaparelhos que medem simultaneamente a temperatura e a umidade. Os fatores climáticos sãoresponsáveis pelo desenvolvimento de micro-organismos, insetos e também roedores.

Agentes Biológicos: D entre os agentes biológicos que provocam a degradação nos documentos encontram-se os insetos, os fungos, os roedores e o próprio homem. São cinco os principais insetos que atacam o ambiente de uma biblioteca ou arquivo. Paramelhor caracterizá-los, podem ser subdivididos em duas grandes categorias:

•••• Superfície: são insetos roedores, que atacam documentos externamente: baratas(Blattarias), traças (Tisanuros) e o piolho de livro (Corrodentia) são os mais comuns;•••• Internos: são insetos roedores, que atacam o interior dos volumes. Os cupins(Termitas) ebrocas (Anobiideos) são típicos desta categoria.

Este agrupamento não quer dizer que estes insetos têm o mesmo hábito, ciclo de vida ecaracterísticas de ataque, assim como diferem as técnicas de controle das infestações.

Barata: Em bibliotecas atacam papéis gomados e capas de publicações encadernadas com tecido. Sua presença pode ser notada pelo aparecimento de pequenas manchas na superfícieou extremidades roídas. Como media preventiva à sua infestação, é necessário que oambiente seja mantido limpo e o lixo retirado diariamente; deve-se, também, fechar toda equalquer fresta ou abertura no assoalho, paredes e batentes. Periodicamente, pode ser feitauma dedetização, com cautela, pois os produtos químicos utilizados podem causar estragosmaiores, sendo que as manchas causadas pelos mesmos são irreversíveis.

Traças: As traças escondem-se dentro de papéis velhos enrolados, mapas, arquivos dedocumentos, jornais ou sobre a superfície de papeis gomados, geralmente em ambientesaquecidos e úmidos. Seu alimento ideal é a celulose do papel ou do amido da cola da lombadados livros ou das etiquetas. As medidas de controle podem ser adotadas mediante umaverificação e limpeza semestral do ambiente.

Piolho de Livro: O alimento do piolho de livro é o fungo presente no papel corroendo toda asuperfície onde exista este tipo de organismo. O controle está na limpeza constante dosdocumentos e controle da temperatura e da umidade.

Cupins: Em bibliotecas, além da madeira, atacam os livros formando galerias não visíveis.Nas bibliotecas com estantes de madeira não tratada deve ser observado a existência de pó damadeira constantemente. O controle é feito através do extermínio dos ninhos, eliminando ascolônias destes insetos.

Brocas: Os livros são o principal material de ataque das brocas, mas seu alimento não ésomente a celulose, atacam também o couro.

Fungos: Os fungos, às vezes chamados de "mofos" ou "bolores", atacam todos os tipos deacervos independentemente dos seus materiais constitutivos. Os danos que causam vão desdeuma simples coloração até a deterioração da estrutura das obras.

Roedores: Os roedores além de atacar os documentos podem atacar o revestimento isolantedos condutores elétricos, favorecendo a instalação de sinistros. A admissão de roedores nosacervos se dá devido à presença de resíduos de alimentos, hábito que deve ser proibido juntoaos funcionários e usuários dos acervos.

Ação do Homem: O homem tem contribuído para a degradação dos documentos através domanuseio incorreto e acondicionamento inadequado. Alguns procedimentos inadequados queprejudicam o livro podem ser constatados no Quadro a seguir:

QUADRO - Procedimentos Inadequados com Relação ao L ivro Exercidos pelo Homem

- In s e r ir n o liv ro p é ta la s o u fo lh a s d e p la n ta s ; re c o r te s d e jo rn a is e p a p é is o u p ap e lã o d e b a ix a q u a l id a d e .

- R e tira r o v o lu m e d a p ra te le ira , p u x a n d o -o p e la b o rd a s u p e r io r d a lo m b a d a , d a n ific a n d o a e n c a d e rn a ç ã o .

- C o lo c a r c l ip s c o m o m a rc ad o r d e p á g in a s . - F o lh a r l iv ro s c o m a s m ã o s s u ja s .

- F a z e r re fe iç õ e s ju n to a o l iv ro . - F a z e r m a rc a s n a p ág in a s , d o b ra n d o -a s .

- F a z e r a n o ta ç õ e s a c a n e ta n o s liv ro s . - D e b ru ç a r e m c im a d o s liv ro s .

- T ira r c ó p ia x e ro x d o s v o lu m e s e n c a d e rn a d o s . - M o l h a r a p o n ta d o s d e d o s c o m s a liv a p a ra v ira r a s p á g in a s .

- U s a r f i ta a d e s iv a p a ra c o n s e r ta r p á g in a s ra s g a d a s . - C o n fin a r v o lu m e s e m a rm á rio s fe c h a d o s e s e m v e n ti la ç ã o .

- U t i l iz a r m o b il iá r io d e m a d e ira s e m tra ta m e n to , p a ra a rm a z e n a g e m d e d o c u m e n to s .

- P ra te le ira s s e m a u x il io d e b ib lio c a n to s p a ra a m p a ra r v o lu m e s .

- U t i l iz a r e lá s tic o p a ra a m a rra r vo lu m e s d a n if ic a d o s .

- A c o m o d a r n a s p ra te le ira s liv ro s v o lu m o s o s , g ra n d e s e p e s a d o s n a p o s iç ã o v e r tic a l

TÉCNICAS DE CONSERVAÇÃO

Diagnóstico

O diagnóstico deverá ser a primeira etapa de todo o processo de conservação, pois é nestemomento, que poderá será feito um levantamento detalhado das condições físicas de cadapublicação. É decisivo para a definição de qual documento será tratado primeiro, bem como,qual será selecionado, baseado na relevância da publicação para a instituição e adisponibilização do documento em âmbito nacional.

Monitoramento Ambiental O controle da temperatura e da umidade relativa do ar é de importância fundamental napreservação dos acervos de bibliotecas e de arquivos, pois níveis inaceitáveis destes fatorescontribuem sensivelmente para a desintegração dos materiais. Um bom programa demonitoração inclui um plano escrito para a coleta de informações e a manutenção dosinstrumentos. Ele deve identificar os espaços a serem controlados, os procedimentos a seremadotados e as formas de gravar as informações desejadas. As amostras devem ser colhidasdas maiores variações possíveis de condições.

Para uma boa conservação do papel, do ponto de vista químico e físico, aconselha-se manter atemperatura entre 18 e 220C e a umidade relativa entre 45 e 55%. A medição desses índicespode feita através da utilização de aparelhos termohigrometros e devem ser realizadasdiariamente.

O sistema de ar condicionado deverá estar ligado ininterruptamente para evitar oscilaçõesbruscas sobre o acervo. A manutenção de condições estáveis é de grande importância. Osníveis de temperatura ou umidade não devem ser modificados à noite, nos fins de semana, ouem outras ocasiões em que bibliotecas ou arquivos estejam fechados. Caso a umidade relativaultrapassar os padrões adequados, deverão ser usados aparelhos desumidificadores de ar.

Vistoria Consiste em vistoriar o acervo por amostragem, identificando se ocorreu algum ataque deinsetos ou micro-organismo. É também objetivo da vistoria, a avaliação do estado geral dosdocumentos, para que sejam determinadas as providências a serem tomadas.

Higienização A sujidade é o agente de deterioração que mais afeta os documentos. Quando conjugada acondições ambientais inadequadas, provoca reações de destruição de todos os suportes noacervo. Portanto, a higienização das coleções deve ser um hábito de rotina na manutenção debibliotecas ou arquivos, sendo assim, podemos dizer que é conservação preventiva por

excelência. Isto aumenta sensivelmente sua vida útil. A limpeza deve ser feita em intervalosregulares, cuja frequência é determinada pela velocidade com que a poeira se acumula nosespaços de armazenagem.

O método mais simples é a remoção do pó e demais sujidades a seco, denominadahigienização mecânica a seco. Este procedimento consiste na remoção do pó das lombadas epartes externas dos livros com aspirador de pó, utilizando-se baixa potência, com proteção nasucção. Para a limpeza das folhas utilizam-se trinchas, escovas macias e flanelas de algodão.

Uma limpeza mais eficiente e sem riscos poderá, deve ser feita com pó de borracha, que éaplicado em pequenas quantidades, fazendo suaves movimentos circulares sobre assuperfícies desejadas. Em seguida, deve-se removê-lo, com um pincel ou trincha, que deveráser manuseada no sentido de baixo para cima, direcionando todos os resíduos, para que sejafeita a sucção existente na mesa própria de higienização de livros. Nesta etapa, deverão serremovidos os corpos estranhos à obra, tais como: prendedores metálicos, etiquetas, fitasadesivas, papéis e cartões ácidos, etc. Serão identificados também os possíveis ataques deinsetos, caso ocorram.

Acondicionamento O acondicionamento tem por objetivo a proteção dos documentos que não se encontram emboas condições contra agentes externos e ambientais ou para a proteção daqueles que foramrestaurados a favor da manutenção da integridade física da obra, armazenando-os de formasegura. São embalagens para o acondicionamento de volumes (livros, etc.), em estantes, no

sentido vertical. Executadas em papel cartão em torno de 300g/m2 utilizam somente o sistema

de dobras e encaixe, sem fazer uso de qualquer tipo de adesivo e são caracterizadas por umacompleta vedação. O acondicionamento protege os documentos da luz, da migração de acidezde um documento para o outro e dos desastres, como pequenos incêndios e inundações. Nocaso de ser necessário utilizar amarras, não é recomendado o uso de barbantes, mas decadarços de algodão crus de 1,5cm.

Reparos Pode-se prolongar a vida dos documentos, procedendo pequenos reparos (remendos),utilizando papel japonês ou outro alcalino e cola metilcelulose para impedir que rasgos maiores,ou mesmo perdas de partes do texto. Esses recursos não podem ser aplicados em publicaçõesmuito danificadas ou deteriorados. Neste caso deverão receber tratamento mais específico,como a restauração.

Os fragmentos: são partes integrantes dos documentos que se desprendem. Estes temimportância vital para a obra, quando possuem dados integrantes do texto, ou partes daencadernação original.

Encadernação e reencadernação É o processo de conservação mais eficiente. Ocorre através da reencadernação dosdocumentos que foram reparados.

Atualmente a encadernação mais utilizada é a cola, ou seja, do tipo capa solta, aquela na qualos cadernos ou folhas soltas são presos entre si para formar um bloco, utilizando uma camadade adesivo sintético ou cola, que além de serem ácidos, com o manuseio intenso soltam-secom facilidade. No laboratório, entretanto, só poderão ser utilizados produtos alcalinos, equando não for possível, o material ácido deverá ser isolado com papel alcalino para evitar ocontato direto com o interior da obra e assim evitar acidificação das páginas informacionais.

No documento que apresentar folhas soltas ou a encadernação estiver fragilizada, deverá serfeito o reforço. No caso de material mais recente, e tratando-se de encadernação de época, aobra deverá ser apenas acondicionada. As publicações a serem encadernadas só serão definidas após o diagnóstico.

Armazenamento Os documentos devem ser guardados na posição vertical, em estantes, e em ambientes bemventilados. Os folhetos (documentos soltos sem encadernação) devem ser armazenados em

gavetas na posição horizontal e acondicionados em caixas confeccionadas com papel neutro oualcalino, também chamado de papel permanente. Os documentos maiores não devem sercolocados em cima de outros menores, para evitar total deformação do suporte. Oempilhamento deverá ser criterioso, baseado nas condições físicas, do tamanho e peso decada obra.

Documentação em posição vertical e horizontal

Considerando os documentos acondicionados na posição vertical (caixas de papelão ou deplástico, pastas "A" a "Z" ou suspensas etc.), a metragem linear tem por base o comprimentodas estantes e/ou a profundidade das gavetas dos arquivos de aço.

Exemplos:1- documentos acondicionados em caixas nas estantes :

Fig 1

- medir a extensão de cada prateleira ocupada e multiplicar a medida pelo número dasmesmas;- os espaços vazios devem ser desprezados.

prateleira a - 6 X 0,90 m = 5,40 metros linearesprateleira b - 1 X 0,60 m = 0,60 metros linearesTOTAL A + B = 6 metros lineares

2- documentos empilhados ou empacotados em estantes :

Fig 2

- medir a altura das pilhas de documentos 0,30 m + 0,25 m = 0,55 metros lineares

3- documentos encadernados, livros ou pastas "A" a "Z" em estantes:

Fig. 3

- medir na extensão das estantes, se estiverem na vertical, e a altura da pilha, se estiverem nahorizontal.

0,40 m + 0,20m = 0,60 metros lineares

4- documentos em arquivos ou fichários de aço:

Fig. 4

- medir a profundidade ocupada de cada gaveta. 1m + 0,30m = 1,30 metros lineares

Documentação empacotada e amontoada

Para a documentação empacotada, amarrada ou amontoada utilizar-se-á a metragem cúbica,ou seja: comprimento X altura X largura das pilhas de documentos. Para conversão em metroslineares, multiplique o resultado obtido em m³ por 12.

Exemplos:

Fig. 5

1- documentos empacotados, amontoados ou em caixas de diversos tamanhos, fora deestantes.

- medir o comprimento, a altura e a largura de cada pacote, amontoado ou caixa. Multiplicar asmedidas, para obter a metragem cúbica.- converter o resultado encontrado multiplicando o resultado encontrado em m³ por 12.

0,30 m X 0,50 m X 0, 40 m= 0,06 m³ 0,06 m³ X 12= 0,72 metros lineares

Fig. 6

0,50 m X 0,50 m X 0,30 m = 0,075 m³ 0,075 m³ X 12 = 0,90 metros lineares

Quantificação total

Para se obter a quantificação total dos documentos textuais proceder o somatório dosresultados obtidos na mensuração dos documentos em posição vertical e horizontal e dosdocumentos empacotados e amontoados:6 m lineares (fig. 1) + 0,55 m lineares (fig. 2) + 0,60 m lineares (fig. 3) + 1,30 m lineares (fig. 4)+ 0,72 m lineares (fig. 5) + 0,90 m lineares (fig. 6) = 10,07 metros lineares.

Preservação de documentos digitais

As organizações públicas e privadas e os cidadãos vêm cada vez mais transformando ouproduzindo documentos arquivísticos exclusivamente em formato digital, como textos, bases dedados, planilhas, mensagens eletrônicas, imagens fixas ou em movimento, gravações sonoras,material gráfico, sítios da internet, dentre muitos outros formatos e apresentações possíveis deum vasto repertório de diversidade crescente.

As facilidades proporcionadas pelos meios e tecnologias digitais de processamento,transmissão e armazenamento de informações reduziram custos e aumentaram a eficácia dosprocessos de criação, troca e difusão da informação arquivística. O início do século XXIapresenta um mundo fortemente dependente do documento arquivístico digital como um meiopara registrar as funções e atividades de indivíduos, organizações e governos.

Os documentos arquivísticos são gerados e mantidos por organizações e pessoas pararegistrar suas atividades e servirem como fontes de prova e informação. Eles precisam serfidedignos e autênticos para fornecer evidência das suas ações e devem contribuir para aampliação da memória de uma comunidade ou da sociedade como um todo, vez que registraminformações culturais, históricas, científicas, técnicas, econômicas e administrativas.

A eficácia de um documento arquivístico depende da qualidade e do rigor dos procedimentosde produção e manutenção realizados pelas organizações produtoras de documentos.Entretanto, como a informação em formato digital é extremamente suscetível à degradaçãofísica e à obsolescência tecnológica - de hardware, software e formatos -, essas novasfacilidades trazem consequências e desafios importantes para assegurar sua integridade eacessibilidade.

Na preservação de documentos digitais, assim como na dos documentos em papel, énecessária a adoção de ferramentas que protejam e garantam a sua manutenção. Essasferramentas deverão servir para reparar e restaurar registros protegidos, prevendo os danos ereduzindo os riscos dos efeitos naturais (preservação prospectiva), ou para restaurar os

documentos já danificados (preservação retrospectiva). Para Margaret Hedstrom (1996), apreservação digital é "(...) o planejamento, alocação de recursos e aplicação de métodos etecnologias para assegurar que a informação digital de valor contínuo permaneça acessível eutilizável". A preservação digital compreende os mecanismos que permitem o armazenamentoem repositórios de dados digitais que garantiriam a perenidade dos seus conteúdos.

As condições básicas à preservação digital seriam, então, a adoção desses métodos etecnologias que integrariam a preservação física, lógica e intelectual dos objetos digitais. Apreservação física está centrada nos conteúdos armazenados em mídia magnética (fitascassete de áudio e de rolo, fitas VHS e DAT etc.) e discos óticos (CD-ROMs, WORM, discosóticos regraváveis). A preservação lógica procura na tecnologia formatos atualizados parainserção dos dados (correio eletrônico, material de áudio e audiovisual, material em rede etc.),novos software e hardware que mantenham vigentes seus bits, para conservar sua capacidadede leitura.

Somente desta forma se garantirá que esses documentos permaneçam disponíveis,recuperáveis e compreensíveis pelo tempo que se fizer necessário.

Conclusão

Os equipamentos eletrônicos, em poucos anos, tornam-se obsoletos. Corre-se o risco, a curtoprazo, de não se ter acesso às informações guardadas em um determinado suporte. A rapidezdas mudanças tecnológicas exigem a migração contínua das informações, sendo necessárioprever e planejar essas mudanças a longo prazo.

• Recomenda-se produzir cópias de segurança (backup) dos documentos que necessitam serguardados.• Recomenda-se manter os disquetes em ambientes livres de poeira, arejado, seco e semelevadas variações de temperatura.• Os disquetes devem ser afastados de equipamentos que geram campos eletromagnéticos(motores elétricos, aparelhos de som e imagem, computadores e impressoras, etc.).• Os disquetes não podem ser guardados em mobiliários de metal. Recomenda-se o uso demóveis de madeira, acondicionado-os em posição vertical em embalagens, preferencialmente,de acrílico.• Os disquetes devem ser manuseados com cuidado, evitando colocar o dedo no meioeletromagnético.

Para os documentos impressos em computadores, as recomendações são as mesmas dosdemais documentos em suporte papel. Em termos de conservação da informação, asimpressões obtidas nos atuais equipamentos são frágeis e pouco duráveis. É preciso estaratento para a qualidade das impressoras utilizadas. As impressoras a laser produzem cópiasum pouco mais duráveis do que as de jato de tinta e matriciais.

Termos de Arquivística

GLOSSÁRIO

1 - ACERVO

Totalidade dos documentos sob custódia de um arquivo.

2 - ACESSO

1. Possibilidade de consulta a documentos.

2. Função arquivística destinada a tornar acessíveis os documentos e a promover sua utilizaçãomediante a preparação e a publicação de instrumentos de pesquisa, a organização de serviçoeducativo, de referência e divulgação.

3 - ACONDICIONAMENTO

Ato ou efeito de embalar ou guardar documentos de forma apropriada à sua preservação emanuseio.

4 - ACUMULAÇÃO

Reunião de documentos produzidos e/ou recebidos no curso das atividades de uma instituiçãoou pessoa.

5 - ADMINISTRAÇÃO DE ARQUIVOSDireção, supervisão e coordenação das atividades de arquivo.

6 - Administração de documentos

Ver GESTÃO DE DOCUMENTOS

7 - AMOSTRAGEM

Técnica de seleção de documentos representativos de um conjunto.

8 - ANEXAÇÃO

Juntada, em caráter definitivo, na qual prevalece, para referência, o número do processo maisantigo.

9 - ANEXO

Documento juntado a outro ou a um processo por afinidade de conteúdo, em caráter definitivo.

10 - APENSAÇÃO

Juntada, em caráter temporário, feita com o objetivo de elucidar ou subsidiar a matéria tratada,conservando cada processo a sua identidade e independência.

11 - APENSO

Documento ou processo juntado a processo, sem contudo passar a integrá-lo.

12 - ARMAZENAMENTO

Ato ou efeito de guardar documentos em áreas utilizadas para este fim.

V.tb. ACONDICIONAMENTO

13 - ARQUIVAMENTO1. Sequência de operações que visam à guarda ordenada de documentos.

2. Ação pela qual uma autoridade determina a guarda de um documento cessada a suatramitação.

V.tb . ARRANJO

14 - ARQUIVO

1. Conjunto de documentos independente da natureza dos suportes, acumulados por umapessoa física ou jurídica, pública ou privada, no desempenho de suas atividades.

2. Instituição ou serviço que tem por finalidade a custódia, o processamento técnico, aconservação e utilização de arquivos.

15 - ARQUIVO ADMINISTRATIVO

Arquivo com predominância de documentos decorrentes do exercício das atividades-meio deuma instituição; expressão usada em oposição a arquivo técnico.

16 - ARQUIVO CENTRAL

Unidade responsável pela normalização dos procedimentos técnicos aplicados aos arquivos deuma administração, podendo ou não assumir a centralização do armazenamento. Tambémchamado arquivo geral.

V.tb . ARQUIVO SETORIAL

17 - ARQUIVO CORRENTE1. Conjunto de documentos em tramitação ou não, que pelo seu valor primário é objeto deconsultas frequentes pela entidade que o produziu, a quem compete a sua administração.

2. Unidade administrativa ou serviço encarregado do arquivo corrente.

18 - ARQUIVO ESTADUAL

Arquivo público mantido pela administração estadual.

19 - Arquivo geralVer ARQUIVO CENTRAL

20 - Arquivo histórico

Ver ARQUIVO PERMANENTE

21 - ARQUIVO INTERMEDIÁRIO

1. Conjunto de documentos originários de arquivos correntes, que aguarda destinação e comuso pouco frequente.

2. Unidade administrativa ou serviço encarregado do arquivo intermediário.

3. Depósito especialmente construído para armazenamento de arquivos intermediários.

22 - ARQUIVO MUNICIPAL

Arquivo público mantido pela administração municipal.

23 - ARQUIVO NACIONAL

Arquivo público mantido pela administração central ou federal de um país.

24 - Arquivo particularVer ARQUIVO PRIVADO

25 - ARQUIVO PERMANENTE

1. Conjunto de documentos preservados em caráter definitivo em função de seu valor.

2. Unidade administrativa ou serviço encarregado do arquivo permanente. Também chamadode arquivo histórico.

26 - ARQUIVO PRIVADO

Arquivo produzido por pessoa física ou jurídica de direito privado.

27 - ARQUIVO PÚBLICO

1. Arquivo produzido por instituição pública no exercício de suas funções, independente de seuâmbito de ação e do sistema de governo do país.

2. Arquivo integrante da administração pública.

28 - ARQUIVO REGIONALArquivo encarregado de arquivos de uma determinada região.

29 - ARQUIVO SETORIAL

1. Arquivo acumulado por um determinado setor ou serviço de uma administração.

2. Unidade administrativa ou serviço encarregado do arquivo setorial; existindo um arquivocentral, estará a ele tecnicamente subordinado.

30 - ARQUIVO TÉCNICO

Arquivo com predominância de documentos decorrentes do exercício das atividades-fim deuma instituição; expressão usada em oposição a arquivo administrativo.

31 - ARRANJO

Sequência de operações que, de acordo com um plano ou quadro previamente estabelecido,visa à organização dos documentos de um arquivo ou coleção, utilizando-se diferentesmétodos.

V.tb . QUADRO DE ARRANJO

32 - ATIVIDADE-FIM

Expressão que designa as atividades desenvolvidas em decorrência da finalidade de umainstituição.

V.tb . ATIVIDADE-MEIO

33 - ATIVIDADE-MEIO

Expressão que designa as atividades que dão suporte à consecução das atividades-fim de umainstituição.

V.tb . ATIVIDADE-FIM

34 - AVALIAÇÃO

Processo de análise e de documentos de arquivo, que estabelece sua destinação de acordocom os valores que lhes são atribuídos.

V.tb . COMISSÃO DE AVALIAÇÃO

35 - CICLO VITAL DOS DOCUMENTOS

Sucessivas fases por que passam os documentos de um arquivo, da sua produção até suaeliminação ou guarda permanente.

V.tb . TEORIA DAS TRÊS IDADES

36 - CLASSE

Cada divisão que compõe um sistema de classificação.

37 - CLASSIFICAÇÃO

1. Organização dos documentos de um arquivo ou coleção, de acordo com um plano declassificação ou quadro de arranjo.

2. Ato ou efeito de analisar e identificar o conteúdo de documentos, selecionar a categoria deassunto sob a qual devem ser basicamente recuperados, podendo-se atribuir um código.

3. Ato pelo qual se atribui a documentos ou às informações neles contidas, graus de sigiloconforme legislação específica. Também chamada classificação de segurança.

38 - Classificação decimal

Ver MÉTODO DECIMAL

39 - CÓDIGO

Conjunto de símbolos, normalmente letras e/ou números, que, mediante uma convenção,representam dados.

V.tb . NOTAÇÃO

40 - CÓDIGO DE CLASSIFICAÇÃO

Sistema de códigos derivado de um plano de classificação.

V.tb . PLANO DE CLASSIFICAÇÃO

41 - COMISSÃO DE AVALIAÇÃO

Grupo multidisciplinar encarregado da avaliação de documentos de um arquivo.

42 - CONSERVAÇÃO

Ato ou efeito de promover a preservação e a restauração de documentos.

43 - CONSULTA

Busca direta ou indireta de informações.

44 - DATA DE ACESSO

Data em que finda a restrição de acesso a um documento.

45 - DATAS-LIMITE

Elemento de identificação cronológica, em que são mencionados o início e término do períodoabrangido por um conjunto de documentos.

46 - DESAPENSAÇÃO

Separação de um ou mais processos juntados por apensação.

47 - DESCARTE

Exclusão de documentos do acervo de um arquivo, após avaliação.

V.tb . ELIMINAÇÃO

48 - DESCRIÇÃO

Conjunto de procedimentos que, levando em conta os elementos formais e de conteúdo dasunidades de arquivamento, representam-nas nos instrumentos de pesquisa.

49 - DESTINAÇÃO

Decisão, a partir da avaliação, quanto ao encaminhamento dos documentos para guardapermanente, descarte ou eliminação.

V.tb . TABELA DE TEMPORALIDADE

50 - DOCUMENTAÇÃO1. Conjunto de documentos.

2. Ato ou serviço de coleta, processamento técnico e disseminação de informações edocumentos.

51 - DOCUMENTO

Unidade de registro de informações qualquer que seja o suporte utilizado.

V.tb . ITEM DOCUMENTAL

52 - DOCUMENTO OFICIAL

Documento emanado do poder público ou de instituições de direito privado que produz efeitos

de ordem jurídica na comprovação de um fato.

53 - DOCUMENTO OSTENSIVO

Documento sem qualquer restrição de acesso.

54 - DOCUMENTO PÚBLICO

1. Do ponto de vista da acumulação, documento de arquivo público.

2. Do ponto de vista da propriedade, documento de propriedade do poder público.

3. Do ponto de vista da produção, documento emanado do poder público.

55 - DOSSIÊUnidade de arquivamento constituída de documentos relacionados entre si por assunto.

56 - ELIMINAÇÃO

Destruição de documentos que, na avaliação, foram considerados sem valor para a guardapermanente.

57 - ESPÉCIE DOCUMENTAL

Divisão de gênero documental, que reúne tipos documentais por suas características comunsde estruturação da informação, como ata, carta, decreto, disco, filme, fita, fotografia,memorando, ofício, plantas, relatório.

58 - FICHÁRIO

1. Conjunto de fichas ordenadas, segundo critérios pré-estabelecidos, utilizado para fins decontrole e recuperação de documentos e informações.

2. Móvel utilizado para guarda de fichas.

59 - FUNDO

Conjunto de documentos de uma mesma proveniência; termo que equivale a arquivo. Tambémreferido como núcleo.

60 - FUNDO ABERTO

Conjunto ao qual podem ser acrescentados novos documentos, em função do gerador doarquivo continuar em atividade. Também referido como núcleo aberto.

61 - FUNDO FECHADO

Fundo que, em função do fato do gerador do arquivo não se encontrar mais em atividade, nãoreceberá acréscimos de documentos de data posterior à sua existência. Também referido comonúcleo fechado.

62 - GÊNERO DOCUMENTAL

Reunião de espécies documentais que se assemelham por seus caracteres essenciais,particularmente o suporte e a forma de registro da informação, como documentaçãoaudiovisual, documentação cartográfica, documentação iconográfica, documentaçãoinformática, documentação micrográfica, documentação textual.

63 - GESTÃO DE DOCUMENTOS

Administração da produção, tramitação, organização, uso e avaliação de documentos, mediantetécnicas e práticas arquivísticas, visando a racionalização e eficiência dos arquivos. Tambémreferida como administração de documentos.

64 - GRAU DE SIGILOGradação atribuída à classificação de um documento sigiloso, de acordo com a natureza deseu conteúdo e tendo em vista a conveniência de limitar sua divulgação às pessoas que têmnecessidade de conhecê-lo.

V.tb . CLASSIFICAÇÃO

65 - Guia de recolhimentoVer RELAÇÃO DE RECOLHIMENTO

66 - GUIA DE TRANSFERÊNCIA

Instrumento de controle de entrada de documentos em arquivos intermediários.

67 - IDENTIFICAÇÃO

Processo de reconhecimento, sistematização e registro de informações sobre arquivos comvista ao seu controle físico e/ou intelectual.

68 - ITEM DOCUMENTAL

Unidade documental fisicamente indivisível. Também referido como peça.

69 - JUNTADA

Ato ou efeito de apensação ou anexação de um processo a outro. Termo também aplicado àjunção de documentos a um processo.

70 - LISTA DE ELIMINAÇÃO

Relação de documentos cuja eliminação foi autorizada. Também referida como listagem deeliminação.

71 - Lista de recolhimentoVer RELAÇÃO DE RECOLHIMENTO

72 - Lista de transferência

Ver GUIA DE TRANSFERÊNCIA

73 - Listagem descritiva do acervo

Ver GUIA DE TRANSFERÊNCIA

RELAÇÃO DE RECOLHIMENTO

74 - Listagem de eliminação

Ver LISTA DE ELIMINAÇÃO

75 - MÉTODO DE ARQUIVAMENTO

Sequência de operações que determina a disposição dos documentos de um arquivo oucoleção, uns em relação aos outros, e a identificação de cada unidade.

76 - MÉTODO DECIMAL

Método de ordenação que tem por eixo um plano prévio de distribuição dos documentos emdez grandes classes, cada uma podendo ser subdividida em dez subclasses e assim por diante.

77 - Movimentação

Ver TRÂMITE

78 - NOTAÇÃO

Código de identificação das unidades de arquivamento que permite sua ordenação oulocalização. Também chamado código ou cota.

79 - Núcleo

Ver FUNDO

80 - Peça

Ver ITEM DOCUMENTAL

81 - PERÍODO DE RETENÇÃOPeríodo de tempo, baseado em estimativas de uso, em que os documentos devem sermantidos nos arquivos correntes, antes de serem transferidos para um arquivo intermediário, ouem um arquivo intermediário, antes de serem recolhidos ao arquivo permanente.

82 - PLANO DE CLASSIFICAÇÃO

Esquema elaborado a partir do estudo das estruturas e funções da instituição e análise doarquivo por ela produzido, pelo qual se distribuem os documentos em classes, de acordo commétodos de arquivamento específicos. Expressão geralmente adotada em arquivos correntes.

V.tb. CÓDIGO DE CLASSIFICAÇÃO

83 - PLANO DE DESTINAÇÃO

Esquema no qual se fixa a destinação dos documentos.

84 - PRAZO DE ELIMINAÇÃO

Prazo fixado em tabela de temporalidade ao fim do qual os documentos não considerados devalor permanente deverão ser eliminados.

85 - PRAZO DE GUARDA

Prazo definido na tabela de temporalidade, baseado em estimativa de uso, em que osdocumentos devem ser mantidos no arquivo corrente ou no arquivo intermediário, ao fim do

qual a destinação é efetivada. Também referido como prazo de retenção.

86 - Prazo de retençãoVer PRAZO DE GUARDA

87 - PRESCRIÇÃO

Extinção de prazos para a aquisição ou perda de direitos contidos nos documentos.

88 - PRESERVAÇÃO

Prevenção da deterioração e danos em documentos, por meio de adequado controle ambientale/ou tratamento.

89 - PRINCÍPIO DA PROVENIÊNCIA

Princípio básico da arquivologia segundo o qual os arquivos gerados por uma instituição oupessoa não devem ser misturados aos de outros geradores.

90 - Princípio do respeito aos fundosVer PRINCÍPIO DA PROVENIÊNCIA

91 - PROJEÇÃOSaliência colocada ou existente na parte superior das fichas, guias ou pastas suspensasdestinada ao registro de informações, permitindo rápida visualização.

92 - PROTOCOLO

Serviço encarregado do recebimento, registro, autuação, classificação, distribuição, controle datramitação e expedição de documentos. Também referido como unidade protocolizadora.

V.tb. ARQUIVO CORRENTE

93 - QUADRO DE ARRANJO

Esquema estabelecido para arranjo de documentos de um arquivo, a partir do estudo dasestruturas, funções ou atividades do gerador e da análise do acervo. Expressão adotada emarquivos permanentes.

94 - RECOLHIMENTO

1. Entrada de documentos em arquivos permanentes, em conformidade com a sua jurisdiçãoarquivística.

2. Operação pela qual um conjunto de documentos passa da custódia do arquivo intermediáriopara o arquivo permanente.

V.tb. RELAÇÃO DE RECOLHIMENTO

95 - RECUPERAÇÃO DA INFORMAÇÃO

Ato ou efeito de identificar ou localizar a informação desejada.

96 - RELAÇÃO DE RECOLHIMENTO

Instrumento de controle de entrada de documentos nos arquivos permanentes.

97 - Relação de transferência

Ver GUIA DE TRANSFERÊNCIA

98 - SELEÇÃO

Eleição, durante a avaliação de um arquivo, dos documentos de valor permanente e dospassíveis de eliminação, mediante critérios e técnicas previamente estabelecidos.

99 - SISTEMA DE ARQUIVAMENTO

Conjunto de rotinas, procedimentos e métodos de arquivamento compatíveis entre si, tendo emvista a organização e preservação de documentos ou arquivos, bem como acesso àsinformações neles contidas.

100 - SISTEMA DE ARQUIVOS

Conjunto de arquivos que, independentemente da posição que ocupam nas respectivasestruturas administrativas, funcionam de modo integrado e articulado na persecução deobjetivos comuns.

101 - SUPORTE

Material sobre o qual são registradas as informações.

102 - TABELA DE TEMPORALIDADE

Instrumento de destinação, aprovado pela autoridade competente, que determina prazos econdições de guarda, tendo em vista transferência, recolhimento ou eliminação de documentos.

103 - TEORIA DAS TRÊS IDADES

Teoria segundo a qual os arquivos são considerados correntes, intermediários ou permanentes,de acordo com a frequência de uso por seus geradores e a identificação de seus valoresprimário e secundário.

V.tb. CICLO VITAL DOS DOCUMENTOS

104 - TERMO DE ELIMINAÇÃO

Instrumento que reúne informações sucintas sobre os documentos que, após terem cumprido oprazo de guarda estabelecido na tabela de temporalidade, foram eliminados.

V.tb. LISTA DE ELIMINAÇÃO

105 - TIPO DOCUMENTAL

Divisão de espécie documental que reúne documentos por suas características comuns emtermos de fórmula diplomática, natureza de conteúdo ou técnica do registro, tais como cartasprecatórias, cartas régias, cartas patentes, decretos-leis, decretos sem número, decretoslegislativos, fotografias, litogravuras, serigrafias, xilogravuras.

106 - Tipologia documental

Ver TIPO DOCUMENTAL

107 - Tramitação

Ver TRÂMITE

108 - TRÂMITE

Curso do documento, desde a sua produção ou recepção, até o cumprimento de sua funçãoadministrativa. Também referido como tramitação ou movimentação.

109 - TRANSFERÊNCIA

Passagem de documentos do arquivo corrente para o arquivo intermediário.

110 - Triagem

Ver SELEÇÃO

111 - UNIDADE DE ARQUIVAMENTO

Documento ou conjunto de documentos que se toma por base para fins de classificação,armazenamento, arranjo e notação.

112 - UNIDADE PROTOCOLIZADORA

Setor (ou unidade administrativa) que, além de realizar as atividades de protocolo, tem aincumbência de autuar processos, independentemente de sua denominação e posicionamentohierárquico na estrutura organizacional.

V.tb . PROTOCOLO

113 - VALOR ADMINISTRATIVO

Valor que um documento possui para a administração produtora do arquivo, na medida em queinforma, fundamenta ou aprova seus atos presentes ou futuros.

V.tb. VALOR PRIMÁRIO

114 - VALOR FISCAL

Valor atribuído a documentos ou arquivos para comprovação de operações financeiras oufiscais.

115 - Valor histórico

Ver VALOR PERMANENTE

116 - VALOR INFORMATIVO

Valor que um documento possui pelas informações nele contidas, independente de seu valorprobatório.

117 - VALOR LEGAL

Valor que um documento possui perante a lei para comprovar um fato ou constituir um direito.

V.tb. VALOR PROBATÓRIO

118 - VALOR PERMANENTE

Valor probatório ou valor informativo que justifica a guarda permanente de um documento emum arquivo. Também referido como valor histórico.

V.tb. VALOR SECUNDÁRIO

119 - VALOR PRIMÁRIO

Valor atribuído aos documentos em função do interesse que possam ter para o gerador doarquivo, levando-se em conta a sua utilidade para fins administrativos, legais e fiscais.

120 - VALOR PROBATÓRIO

Valor intrínseco de um documento de arquivo que lhe permite servir de prova legal.

121 - VALOR SECUNDÁRIO

Valor atribuído aos documentos em função do interesse que possam ter para o gerador doarquivo, e para outros usuários, tendo em vista a sua utilidade para fins diferentes daquelespara os quais foram originalmente produzidos.

122 - VIGÊNCIA

Período no qual permanecem efetivos e válidos os encargos e disposições contidos nosdocumentos.

Legislação

Lei nº 8.159, de 08 de janeiro de 1991* Política nacional de arquivos públicos e privados

Decreto nº 1.799, de 30 de janeiro de 1996 * Microfilmagem de documentos oficiais

Resolução nº 10, de 6 de dezembro de 1999* Adoção de símbolos ISO nas sinaléticas a serem ut ilizadas no processo de

microfilmagem de documentos arquivísticos.

Decreto nº 4.915, de 12 de dezembro de 2003 Dispõe sobre o Sistema de Gestão de Documentos de A rquivo - SIGA

Decreto nº 1.173, de 29 de junho de 1994Organização e funcionamento do Conselho Nacional de Arquivos (CONARQ) e do

Sistema Nacional de Arquivos (SINAR)

LEI Nº 8.159, DE 08 DE JANEIRO DE 1991

Dispõe sobre a política nacional de arquivos públic os e privados e dá outrasprovidências.

O PRESIDENTE DA REPÚBLICA

Faço saber que o Congresso Nacional decreta e eu sanciono a seguinte Lei:

CAPÍTULO I

DISPOSIÇÕES GERAIS

Art. 1º - É dever do Poder Público a gestão documental e a proteção especial a documentos dearquivos, como instrumento de apoio à administração, à cultura, ao desenvolvimento científico ecomo elementos de prova e informação.

Art. 2º - Consideram-se arquivos, para os fins desta Lei, os conjuntos de documentosproduzidos e recebidos por órgãos públicos, instituições de caráter público e entidadesprivadas, em decorrência do exercício de atividades específicas, bem como por pessoa física,qualquer que seja o suporte da informação ou a natureza dos documentos.

Art. 3º - Considera-se gestão de documentos o conjunto de procedimentos e operaçõestécnicas referentes à sua produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento em fasecorrente e intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente.

Art. 4º - Todos têm direito a receber dos órgãos públicos informações de seu interesseparticular ou de interesse coletivo ou geral, contidas em documentos de arquivos que serãoprestadas no prazo da lei, sob pena de responsabilidade, ressalvadas aquelas cujo sigilo sejaimprescindível à segurança da sociedade e do Estado, bem como à inviolabilidade daintimidade, da vida privada, da honra e da imagem das pessoas.

Art. 5º - A administração pública franqueará a consulta aos documentos públicos na forma daLei.

Art. 6º - Fica resguardado o direito de indenização pelo dano material ou moral decorrente daviolação do sigilo, sem prejuízo das ações penal, civil e administrativa.

CAPÍTULO II

DOS ARQUIVOS PÚBLICOS

Art. 7º - Os arquivos públicos são os conjuntos de documentos produzidos e recebidos, noexercício de suas atividades, por órgãos públicos de âmbito federal, estadual, do DistritoFederal e municipal em decorrência de suas funções administrativas, legislativas e judiciárias.

§ 1º - São também públicos os conjuntos de documentos produzidos e recebidos porinstituições de caráter público, por entidades privadas encarregadas da gestão de serviçospúblicos no exercício de suas atividades.

§ 2º - A cessação de atividade de instituições públicas e de caráter público implica orecolhimento de sua documentação à instituição arquivística pública ou a sua transferência àinstituição sucessora.

Art. 8º - Os documentos públicos são identificados como correntes, intermediários epermanentes.

§ 1º - Consideram-se documentos correntes aqueles em curso ou que, mesmo semmovimentação, constituam objeto de consultas freqüentes.

§ 2º - Consideram-se documentos intermediários aqueles que, não sendo de uso corrente nosórgãos produtores, por razões de interesse administrativo, aguardam a sua eliminação ourecolhimento para guarda permanente.

§ 3º Consideram-se permanentes os conjuntos de documentos de valor histórico, probatório einformativo que devem ser definitivamente preservados.

Art. 9º - A eliminação de documentos produzidos por instituições públicas e de caráter públicoserá realizada mediante autorização da instituição arquivística pública, na sua específica esferade competência.

Art. 10 - Os documentos de valor permanente são inalienáveis e imprescritíveis.

CAPÍTULO III

DOS ARQUIVOS PRIVADOS

Art. 11 - Consideram-se arquivos privados os conjuntos de documentos produzidos ourecebidos por pessoas físicas ou jurídicas, em decorrência de suas atividades.

Art. 12 - Os arquivos privados podem ser identificados pelo Poder Público como de interessepúblico e social, desde que sejam considerados como conjuntos de fontes relevantes para ahistória e desenvolvimento científico nacional.

Art. 13 - Os arquivos privados identificados como de interesse público e social não poderão seralienados com dispersão ou perda da unidade documental, nem transferidos para o exterior.

Parágrafo único - Na alienação desses arquivos o Poder Público exercerá preferência naaquisição.

Art. 14 - O acesso aos documentos de arquivos privados identificados como de interessepúblico e social poderá ser franqueado mediante autorização de seu proprietário ou possuidor.

Art. 15 - Os arquivos privados identificados como de interesse público e social poderão serdepositados a título revogável, ou doados a instituições arquivísticas públicas.

Art. 16 - Os registros civis de arquivos de entidades religiosas produzidos anteriormente àvigência do Código Civil ficam identificados como de interesse público e social.

CAPÍTULO IV

DA ORGANIZAÇÃO E ADMINISTRAÇÃO DE INSTITUIÇÕES

ARQUIVÍSTICAS PÚBLICAS

Art. 17 - A administração da documentação pública ou de caráter público compete àsinstituições arquivísticas federais, estaduais, do Distrito Federal e municipais.

§ 1° - São arquivos Federais o Arquivo Nacional do Poder Executivo, e os arquivos do PoderLegislativo e do Poder Judiciário. São considerados, também, do Poder Executivo os arquivosdo Ministério da Marinha, do Ministério das Relações Exteriores, do Ministério do Exército e doMinistério da Aeronáutica.

§ 2° - São Arquivos Estaduais o arquivo do Poder Ex ecutivo, o arquivo do Poder Legislativo e o

arquivo do Poder Judiciário.

§ 3° - São Arquivos do Distrito Federal o arquivo d o Poder Executivo, o arquivo do PoderLegislativo e o arquivo do Poder Judiciário.

§ 4° - São Arquivos Municipais o arquivo do Poder E xecutivo e o arquivo do Poder Legislativo.

§ 5° - Os arquivos públicos dos Territórios são org anizados de acordo com sua estruturapolítico-jurídica.

Art. 18 - Compete ao Arquivo Nacional a gestão e o recolhimento dos documentos produzidos erecebidos pelo Poder Executivo Federal, bem como preservar e facultar o acesso aosdocumentos sob sua guarda, e acompanhar e implementar a política nacional de arquivos.

Parágrafo único - Para o pleno exercício de suas funções, o Arquivo Nacional poderá criarunidades regionais.

Art. 19 - Competem aos arquivos do Poder Legislativo Federal a gestão e o recolhimento dosdocumentos produzidos e recebidos pelo Poder Legislativo Federal no exercício de suasfunções, bem como preservar e facultar o acesso aos documentos sob sua guarda.

Art. 20 - Competem aos arquivos do Poder Judiciário Federal a gestão e o recolhimento dosdocumentos produzidos e recebidos pelo Poder Judiciário Federal no exercício de suasfunções, tramitados em juízo e oriundos de cartórios e secretarias, bem como preservar efacultar o acesso aos documentos sob sua guarda.

Art. 21 - Legislação Estadual, do Distrito Federal e municipal definirá os critérios de organizaçãoe vinculação dos arquivos estaduais e municipais, bem como a gestão e o acesso aosdocumentos, observado o disposto na Constituição Federal, e nesta Lei.

CAPÍTULO V

DO ACESSO E DO SIGILO DOS DOCUMENTOS PÚBLICOS

Art. 22 - É assegurado o direito de acesso pleno aos documentos públicos.

Art. 23 - Decreto fixará as categorias de sigilo que deverão ser obedecidas pelos órgãospúblicos na classificação dos documentos por eles produzidos.

§ 1° - Os documentos cuja divulgação ponha em risco a segurança da sociedade e do Estado,bem como aqueles necessários ao resguardo da inviolabilidade da intimidade, da vida privada,da honra e da imagem das pessoas são originalmente sigilosos.

§ 2° - O acesso aos documentos sigilosos referentes à segurança da sociedade e do Estadoserá restrito por um prazo máximo de 30 (trinta) anos, a contar da data de sua produção,podendo esse prazo ser prorrogado, por uma única vez, por igual período.

§ 3° - O acesso aos documentos sigilosos referentes à honra e a imagem das pessoas serárestrito por um prazo máximo de 100 (cem) anos, a contar da data de sua produção.

Art. 24 - Poderá o Poder Judiciário, em qualquer instância, determinar a exibição reservada dequalquer documento sigiloso, sempre que indispensável à defesa de direito próprio ouesclarecimento de situação pessoal da parte.

Parágrafo único - Nenhuma norma de organização administrativa será interpretada de modo a,por qualquer forma, restringir o disposto neste artigo.

DISPOSIÇÕES FINAIS

Art. 25 - Ficará sujeito à responsabilidade penal, civil e administrativa, na forma da legislaçãoem vigor, aquele que desfigurar ou destruir documentos de valor permanente ou consideradocomo de interesse público e social.

Art. 26 - Fica criado o Conselho Nacional de Arquivos - CONARQ , órgão vinculado ao ArquivoNacional, que definirá a política nacional de arquivos, como órgão central de um SistemaNacional de Arquivos - SINAR.

§ 1° - O Conselho Nacional de Arquivos será presidi do pelo Diretor-Geral do Arquivo Nacional eintegrado por representantes de instituições arquivísticas e acadêmicas, públicas e privadas.

§ 2° - A estrutura e funcionamento do Conselho cria do neste artigo serão estabelecidos emregulamento.

Art. 27 - Esta Lei entra em vigor na data de sua publicação.

Art. 28 - Revogam-se as disposições em contrário.

Brasília, em 08 de janeiro de 1991; 170° da Indepen dência e 103° da República.

FERNANDO COLLOR

Jarbas Passarinho

(Diário Oficial da União, de 09 janeiro de 1991, e pub. ret. em 28 de janeiro de 1991)

Decreto nº 1.799, de 30 de janeiro de 1996

Regulamenta a Lei n° 5433, de 8 de maio de 1968, qu e regula a microfilmagem de documentosoficiais, e dá outras providências.

O Presidente da República, no uso das atribuições q ue lhe confere o art. 84, inciso IV, daConstituição e tendo em vista o disposto no art. 3° da Lei n° 5.433, de 8 de maio de 1968 Decreta: Art.1. A microfilmagem, em todo território nacional, auto rizada pela Lei nº 5.433, de 8 demaio de 1968, abrange a dos documentos oficiais ou públicos, de qualquer espécie e emqualquer suporte, produzidos e recebidos pelos órgã os dos Poderes Executivo,Judiciário e Legislativo, da Administração Indireta , da União, dos Estados, do DistritoFederal e dos Municípios, bem como a dos documentos particulares ou privados, depessoas físicas ou jurídicas. Art. 2°. A emissão de cópias, traslados e certidões extraíd as de microfilmes, bem assim aautenticação desses documentos, para que possam pro duzir efeitos legais, em juízo oufora dele, é regulada por este Decreto.

Art. 3°. Entende-se por microfilme, para fins deste Decreto , o resultado do processo dereprodução em filme, de documentos, dados e imagens , por meios fotográficos oueletrônicos, em diferentes graus de redução.

Art. 4°. A microfilmagem será feita em equipamentos que gar antam a fiel reprodução dasinformações, sendo permitida a utilização de qualqu er microforma.

Parágrafo único. Em se tratando da utilização de microfichas, além dos procedimentosprevistos neste Decreto, tanto a original como a có pia terão, na sua parte superior, áreareservada a titulação, a identificação e a numeraçã o seqüencial legíveis com a vistadesarmada, bem como fotogramas destinados à indexaç ão.

Art. 5°. A microfilmagem, de qualquer espécie, será feita s empre em filme original, com omínimo de 180 linhas por milímetro de definição, ga rantida a segurança e qualidade deimagem e de reprodução.

§ 1°. Será obrigatória, para efeito de segurança, a extração de filme cópia, do filmeoriginal.

§ 2°. Fica vedada a utilização de filmes atualizáve is de qualquer tipo, tanto para aconfecção do original como para a extração de cópia s.

§ 3°. O armazenamento do filme original deverá ser feito em local diferente do seu filmecópia.

Art. 6°. Na microfilmagem poderá ser utilizado qualquer gra u de redução, garantida alegibilidade e a qualidade de reprodução.

Parágrafo único. Quando se tratar de original cujo tamanho ultrapas se a dimensãomáxima do campo fotográfico do equipamento em uso, a microfilmagem poderá ser feitapor etapas, sendo obrigatória a repetição de uma pa rte da imagem anterior na imagemsubseqüente, de modo que se possa identificar, por superposição, a continuidade entreas seções adjacentes microfilmadas.

Art. 7º. Na microfilmagem de documentos cada série será sem pre precedida de imagem de abertura, com os seguintes elementos: I - identificação do detentor dos documentos a sere m microfilmados; II - número do microfilme, se for o caso;III - local e a data da microfilmagem;

IV - registro no Ministério da Justiça; V - ordenação, identificação e resumo da série de d ocumentos a serem microfilmados; VI - menção, quando for o caso, de que a série de d ocumentos a serem microfilmados écontinuação da série contida em microfilme anterior ; VII - identificação do equipamento utilizado, da un idade filmada e do grau de redução;VIII - nome por extenso, qualificação funcional, se for o caso, e assinatura do detentordos documentos a serem microfilmados; IX - nome por extenso, qualificação funcional e ass inatura do responsável pela unidade,cartório ou empresa executora da microfilmagem.

Art. 8° No final da microfilmagem de cada série será sempr e reproduzida a imagem deencerramento, imediatamente após o último documento , com os seguintes elementos: I - identificação do detentor dos documentos microf ilmados; II - informações complementares relativas ao item V do artigo 6 deste Decreto; III - termo de encerramento atestando a fiel observ ância às disposições do presenteDecreto; IV - menção, quando for o caso, de que a série de d ocumentos microfilmados continuaem microfilme posterior; V - nome por extenso, qualificação funcional e assi natura do responsável pela unidade,cartório ou empresa executora da microfilmagem.

Art. 9° Os documentos da mesma série ou seqüência, eventua lmente omitidos quando damicrofilmagem, ou aqueles cujas imagens não apresen tarem legibilidade, por falha deoperação ou por problema técnico, serão reproduzido s posteriormente, não sendopermitido corte ou inserção no filme original.

§ 1° A microfilmagem destes documentos será precedi da de uma imagem de observação,com os seguintes elementos: a) identificação do microfilme, local e data; b) descrição das irregularidades constatadas; c) nome por extenso, qualificação funcional e assin atura do responsável pela unidade,cartório ou empresa executora da microfilmagem. § 2° É obrigatório fazer indexação remissiva para r ecuperar as informações e assegurar alocalização dos documentos. § 3° Caso a complementação não satisfaça os padrões de qualidade exigidos, amicrofilmagem dessa série de documentos deverá ser repetida integralmente.

Art. 10°. Para o processamento dos filmes serão utilizados e quipamentos e técnicas queassegurem ao filme alto poder de definição, densida de uniforme e durabilidade.

Art. 11. Os documentos, em tramitação ou em estudo, poderão , a critério da autoridadecompetente, ser microfilmados, não sendo permitida a sua eliminação até a definição desua destinação final.

Art. 12. A eliminação de documentos, após a microfilmagem, dar-se-á por meios quegarantam sua inutilização, sendo a mesma precedida de lavratura de termo próprio eapós a revisão e a extração de filme cópia.

Parágrafo único. A eliminação de documentos oficiais ou públicos só deverá ocorrer se amesma estiver prevista na tabela de temporalidade d o órgão, aprovada pela autoridadecompetente na esfera de atuação do mesmo e respeita do o disposto no art. 9° da Lei n°8.159, de 8 de janeiro de 1991.

Art. 13. Os documentos oficiais ou públicos, com valor de g uarda permanente, nãopoderão ser eliminados após a microfilmagem, devend o ser recolhidos ao arquivopúblico de sua esfera de atuação ou preservados pel o próprio órgão detentor.

Art. 14. Os traslados, as certidões e as cópias em papel ou em filme de documentosmicrofilmados, para produzirem efeitos legais em ju ízo ou fora dele, terão que ser

autenticados pela autoridade competente detentora d o filme original.

§ 1° Em se tratando de cópia em filme, extraída de microfilmes de documentos privados,deverá ser emitido termo próprio, no qual deverá co nstar que o filme que o acompanha écópia fiel do filme original, cuja autenticação far -se-á nos cartórios que satisfizerem osrequisitos especificados no artigo seguinte.

§ 2° Em se tratando de cópia em papel, extraída de microfilmes de documentos privados,a autenticação far-se-á por meio de carimbo aposto, em cada folha, nos cartórios quesatisfizerem os requisitos especificados no artigo seguinte.

§ 3° A cópia em papel, de que trata o parágrafo ant erior, poderá ser extraída utilizando-sequalquer meio de reprodução, desde que seja assegur ada a sua fidelidade e qualidade deleitura.

Art. 15. A microfilmagem de documentos poderá ser feita por empresas e cartórioshabilitados nos termos deste Decreto.

Parágrafo único. Para exercer a atividade de microfilmagem de docum entos, asempresas e cartórios, a que se refere este artigo, além da legislação a que estão sujeitos,deverão requerer registro no Ministério da Justiça e sujeitar-se à fiscalização que poreste será exercida quanto ao cumprimento do dispost o no presente Decreto.

Art. 16. As empresas e os cartórios, que se dedicarem à mic rofilmagem de documentosde terceiros, fornecerão, obrigatoriamente, um docu mento de garantia, declarando: I - que a microfilmagem foi executada de acordo com o disposto neste Decreto; II - que se responsabilizam pelo padrão de qualidad e do serviço executado; III - que o usuário passa a ser responsável pelo ma nuseio e conservação dasmicroformas.

Art. 17. Os microfilmes e filmes cópia, produzidos no exter ior, somente terão valor legal, em juízo ou fora dele, quando: I - autenticados por autoridade estrangeira compete nte; II - tiverem reconhecida pela autoridade consular b rasileira a firma da autoridadeestrangeira que os houver autenticado; III - forem acompanhados de tradução oficial.

Art. 18. Os microfilmes originais e os filmes cópia resulta ntes da microfilmagem dedocumentos sujeitos à fiscalização, ou necessários à prestação de contas, deverão sermantidos pelos prazos de prescrição a que estariam sujeitos os seus respectivosoriginais.

Art. 19. As infrações, às normas deste Decreto, por parte d os cartórios e empresasregistrados no Ministério da Justiça sujeitarão o i nfrator, observada a gravidade do fato,às penalidades de advertência ou suspensão do regis tro, sem prejuízo das sançõespenais e civis cabíveis.

Parágrafo único. No caso de reincidência por falta grave, o registr o será cassadodefinitivamente.

Art. 20. O Ministério da Justiça expedirá as instruções que se fizerem necessárias aocumprimento deste Decreto.

Art. 21. Revoga-se o decreto n° 64.398, de 24 de abril de 1 969.

Art. 20. Este Decreto entra em vigor na data de sua publica ção.

Brasília, 30 de janeiro de 1996, 175° da Ind ependência e 108° da República FERNANDO HENRIQUE CARDOSO

ARQUIVO NACIONAL

CONSELHO NACIONAL DE ARQUIVOS

RESOLUÇÃO Nº 10, de 6 de dezembro de 1999

(D.O.U. 22/12/1999)

Dispõe sobre a adoção de símbolos ISO nas sinaléti cas a serem utilizadas no processode microfilmagem de documentos arquivísticos.

O PRESIDENTE DO CONSELHO NACIONAL DE ARQUIVOS - CON ARQ, no uso de suasatribuições previstas no item IX, do art.18, de seu Regimento Interno, de conformidadecom deliberação do Plenário, em sua 15ª reunião ord inária realizada no dia 6 dedezembro de 1999 e,

Considerando os dispositivos da Lei nº 5.433, de 8 de maio de 1968, regulamentada peloDecreto nº 1.799, de 30 de janeiro de 1996 e da Por taria MJ nº 58, de 20 de junho de 1996,que tratam da microfilmagem de documentos arquivíst icos;

Considerando os resultados da Comissão Especial cri ada pela Portaria CONARQ nº 30,de 22 de fevereiro de 1999, com a finalidade de ade quar os símbolos de normas ISO desinaléticas técnicas à microfilmagem de documentos arquivísticos;

Considerando a necessidade de que a microfilmagem d os documentos arquivísticos sejarealizada dentro dos padrões e normas internacionai s, resolve:

Art. 1º Adotar, no processo de microfilmagem de documentos arquivísticos, símbolosconstantes da ISO 9878/1990, anexo 1, e o roteiro d e sinaléticas, anexo 2.

Art. 2º Esta Resolução entra em vigor na data de sua publi cação.

JAIME ANTUNES DA SILVA

____________________________________________________________

(Diário Oficial da União de 22 de dezembro de 1999. Seção I, pg. 202)

ANEXO 1

SÍMBOLOS UTILIZADOS - ISO 9878/1990

1) Símbolos obrigatórios a serem utilizados e m todos os rolos:

Início do rolo.

Beginning of roll.

0076 (*)

Fim do rolo.

End of roll.

0075 (*)

Continua em outro rolo.

Continued on another roll.

0490 (*)

Continuação de outro rolo

Continued from another roll.

0491 (*)

2) Símbolos obrigatórios a serem utilizados e m todos os rolos, caso a documentaçãotenha continuidade:

Continua em outro rolo.

Continued on another roll.

0490 (*)

Continuação de outro rolo

Continued from another roll.

0491 (*)

3) Símbolos obrigatórios a serem microfilmado s junto com os documentos, conformea situação:

Original ilegível.

Original difficult to read.

0077 (*)

Original em cores.

Original in colour.

0488 (*)

Texto deteriorado.

Encadernação defeituosa.

Damaged text.

Wrong binding.

0078 (*)

Repetição de imagem.

Repetition of image.

0080 (*)

Numeração incorreta.

Data incorreta.

Incorrect numbering.

Incorrect date.

0079 (*)

Páginas e/ou números em falta.

Missing pages and/or issues.

0081 (*)

(*) Números de referência da Norma ISO 7000/1984, i ncluídos na ISO 9878/1990.OBS: As letras e números das mensagens, que acompanham os símbolos obrigatóriosindicados no item 1, deverão ser apresentados na fo nte ARIAL, em tamanho igual ousuperior a 70 pontos. Para os símbolos indicados no item 2, o tamanho poderá variarentre 14 e 30 pontos. Na ausência da fonte ARIAL, u sar letras e números não serifados,isto é, sem qualquer tipo de adorno, em tamanho igu al ou superior a 18 milímetros paraos símbolos indicados no item 1. Para os símbolos i ndicados no item 2, o tamanhopoderá variar entre 3 e 7 milímetros.

ANEXO 2

ROTEIRO DE SINALÉTICAS - QUADRO DE APLICAÇÃO

I - SINALÉTICAS QUE ANTECEDEM À SEQÜÊNCIA DE DOCUME NTOS A SEREMMICROFILMADOS:

SINALÉTICAS SÍMBOLOS ISO CORPO DAS LETRAS E NÚMEROS

ARIAL OU SIMILAR 1

INFORMAÇÕES SOBRE O USO

(ANEXO 1) PONTOS MILÍMETROS

1. INÍCIO DO ROLO

70

ou superior

18

ou superior

Deve constar de todos os rolos para que não restem dúvidas quanto ao início do filme.

2. CONTINUAÇÃO DE OUTRO ROLO

70

ou superior

18

ou superior

Deve ser usada para informar que os documentos que precedem os que serão microfilmados encontram-se em outro rolo.

3. IMAGEM DE OBSERVAÇÃO

__ 14 a 30 3 a 7 Deve ser usada para indicar as omissões, problemas de legibilidade ou outras ocorrências previstas no art. 9º do Decreto nº 1.799, de 30 janeiro de 1996.

4. DENSIDADE UNIFORME __ __ __ Deve constar de todo s os rolos uma folha em branco, preferencialmente com as características do papel fotográfico fosco, que permita a medição da densidade do microfilme.

5. NÚMERO DO FILME __ 70

ou superior

18

ou superior

Cada rolo de microfilme poderá receber um número, para fins de identificação, registro, controle e acesso.

6. LOGOTIPO E IDENTIFICAÇÃO DA INSTITUIÇÃO DETENTORA DO ACERVO

__ 14 a 30 3 a 7 Deve constar de todos os rolos. Caso a instituição possua logotipo, este poderá integrar a sinalética.

7. LOGOTIPO E IDENTIFICAÇÃO DO PROJETO DE MICROFILMAGEM

__ 36 a 58 9 a 15 Pode ser usada quando a microfilmagem decorrer de patrocínio, convênio, intercâmbio etc.

8. RESTRIÇÕES QUANTO À REPRODUÇÃO

__ 14 a 30 3 a 7 Pode ser usada para informar ao usuário que a instituição se reserva o direito de recusar pedidos de reprodução de documentos de seu acervo, que violem dispositivos legais em vigor, tais como: Lei nº 9.610, de 19 de fevereiro de 1998 (Direitos Autorais), Lei nº 8.159, de 8 de janeiro de 1991 (Lei de Arquivos) e seus decretos regulamentadores.

(1) Usar a fonte ARIAL, no tamanho indicado em pont os. Na ausência dessa fonte, usarletras e números não serifados, isto é, letras e nú meros sem qualquer tipo de adorno, notamanho indicado em milímetros

SINALÉTICAS SÍMBOLOS ISO CORPO DAS LETRAS E NÚM EROS

ARIAL OU SIMILAR 2

INFORMAÇÕES SOBRE O USO

(ANEXO 1) PONTOS MILÍMETROS

9. SÍMBOLOS UTILIZADOS ANEXO 1 14 a 30 3 a 7 Deve c onstar de todos os rolos, visando à orientação do usuário.

10. IMAGEM DE ABERTURA __ 14 a 30 3 a 7 Deve constar de todos os rolos, para a identificação dos documentos e dos procedimentos utilizados na microfilmagem, em conformidade com o art. 7º do Decreto nº 1.799/96.

11. IDENTIFICAÇÃO DO FUNDO / COLEÇÃO

__ 70

ou superior

18

ou superior

Pode ser usada para destacar conjuntos documentais (fundos, coleções, séries etc.), acrescentando outras informações de interesse para a melhor orientação do usuário.

12. CONTEÚDO DO ROLO __ 36 a 58 9 a 15 Deve ser usa da para identificar e localizar os documentos que integram um mesmo rolo.

13. CARTÃO DE RESOLUÇÃO

__ __ __ Deve constar de todos os rolos para permitir a realização de testes de qualidade.

14. SEPARAÇÃO DE CONJUNTOS DOCUMENTAIS

__ __ __ Pode ser usada antes de cada conjunto documental para alertar o usuário da mudança de um conjunto documental para outro. Mais conhecida como ZEBRA.

15. GRAU DE REDUÇÃO __ 36 a 58 9 a 15 Deve constar de todos os rolos para informar os graus de redução adotados. Sempre que houver necessidade de alteração do grau de redução para determinado conjunto documental, o novo grau de redução adotado deverá ser informado.

(2) Usar a fonte ARIAL, no tamanho indicado em pont os. Na ausência dessa fonte, usarletras e números não serifados, isto é, letras e nú meros sem qualquer tipo de adorno, notamanho indicado em milímetros

II - SINALÉTICAS POSTERIORES À SEQÜÊNCIA DE DOCUMEN TOS MICROFILMADOS:

SINALÉTICAS

SÍMBOLOS ISO CORPO DAS LETRAS E NÚMEROS

ARIAL OU SIMILAR

INFORMAÇÕES SOBRE O USO

(ANEXO 1) PONTOS MILÍMETROS

1. DENSIDADE UNIFORME

__ __ __ Deve constar de todos os rolos uma folha em branco, preferencialmente com as características do papel fotográfico fosco, que permita a medição da densidade do microfilme.

2. CARTÃO DE RESOLUÇÃO

__ __ __ Deve constar de todos os rolos para permitir a realização de testes de qualidade.

3. IMAGEM DE ENCERRAMENTO

__ 14 a 20 3 a 7 Deve constar de todos os rolos, contendo as informações previstas no art. 8º do Decreto nº 1.799/96.

4. CONTINUA EM OUTRO ROLO

70

ou superior

18

ou superior

Deve ser usada para informar que documentos do mesmo conjunto documental encontram-se microfilmados em outro rolo.

5. FIM DO ROLO

70

ou superior

18

ou superior

Deve constar de todos os rolos para que não restem dúvidas quanto ao fim do filme.

DECRETO Nº 4.915, DE 12 DE DEZEMBRO DE 2003 Publicado no DOU de 15.12.2003

Dispõe sobre o Sistema de Gestão de Documentos de A rquivo - SIGA, da administraçãopública federal, e dá outras providências. O PRESIDENTE DA REPÚBLICA, no uso das atribuições q ue lhe confere o art. 84, incisosIV e VI, alínea "a", da Constituição, e tendo em vi sta o disposto no art. 30 do Decreto-Leinº 200, de 25 de fevereiro de 1967, no art. 18 da Lei nº 8.159 , de 8 de janeiro de 1991, e no

Decreto nº 4.073 , de 3 de janeiro de 2002,D E C R E T A :

Art. 1º Ficam organizadas sob a forma de sistema, com a de nominação de Sistema deGestão de Documentos de Arquivo - SIGA, as atividad es de gestão de documentos noâmbito dos órgãos e entidades da administração públ ica federal. § 1º Para os fins deste Decreto, consideram-se docu mentos de arquivo aquelesproduzidos e recebidos por órgãos e entidades da ad ministração pública federal, emdecorrência do exercício de funções e atividades es pecíficas, qualquer que seja osuporte da informação ou a natureza dos documentos. § 2º Considera-se gestão de documentos, com base no art. 3º da Lei nº 8.159 , de 8 dejaneiro de 1991, o conjunto de procedimentos e oper ações técnicas referentes àprodução, tramitação, uso, avaliação e arquivamento dos documentos, em fase correntee intermediária, independente do suporte, visando a sua eliminação ou recolhimentopara guarda permanente.

Art. 2º O SIGA tem por finalidade: I - garantir ao cidadão e aos órgãos e entidades da administração pública federal, deforma ágil e segura, o acesso aos documentos de arq uivo e às informações nelescontidas, resguardados os aspectos de sigilo e as r estrições administrativas ou legais; II - integrar e coordenar as atividades de gestão d e documentos de arquivodesenvolvidas pelos órgãos setoriais e seccionais q ue o integram; III - disseminar normas relativas à gestão de docum entos de arquivo; IV - racionalizar a produção da documentação arquiv ística pública; V - racionalizar e reduzir os custos operacionais e de armazenagem da documentaçãoarquivística pública; VI - preservar o patrimônio documental arquivístico da administração pública federal; VII - articular-se com os demais sistemas que atuam direta ou indiretamente na gestão dainformação pública federal.

Art. 3º Integram o SIGA: I - como órgão central, o Arquivo Nacional; II - como órgãos setoriais, as unidades responsávei s pela coordenação das atividades degestão de documentos de arquivo nos Ministérios e ó rgãos equivalentes; III - como órgãos seccionais, as unidades vinculada s aos Ministérios e órgãosequivalentes.

Art. 4º Compete ao órgão central: I - acompanhar e orientar, junto aos órgãos setoria is do SIGA, a aplicação das normasrelacionadas à gestão de documentos de arquivos apr ovadas pelo Chefe da Casa Civil daPresidência da República; II - orientar a implementação, coordenação e contro le das atividades e rotinas detrabalho relacionadas à gestão de documentos nos ór gãos setoriais; III - promover a disseminação de normas técnicas e informações de interesse para oaperfeiçoamento do sistema junto aos órgãos setoria is do SIGA; IV - promover e manter intercâmbio de cooperação té cnica com instituições e sistemasafins, nacionais e internacionais; V - estimular e promover a capacitação, o aperfeiço amento, o treinamento e a reciclagemdos servidores que atuam na área de gestão de docum entos de arquivo.

Art. 5º Compete aos órgãos setoriais: I - implantar, coordenar e controlar as atividades de gestão de documentos de arquivo,em seu âmbito de atuação e de seus seccionais, em c onformidade com as normasaprovadas pelo Chefe da Casa Civil da Presidência d a República; II - implementar e acompanhar rotinas de trabalho d esenvolvidas, no seu âmbito deatuação e de seus seccionais, visando à padronizaçã o dos procedimentos técnicosrelativos às atividades de produção, classificação, registro, tramitação, arquivamento,preservação, empréstimo, consulta, expedição, avali ação, transferência e recolhimentoou eliminação de documentos de arquivo e ao acesso e às informações neles contidas; III - coordenar a elaboração de código de classific ação de documentos de arquivo, combase nas funções e atividades desempenhadas pelo ór gão ou entidade, e acompanhar asua aplicação no seu âmbito de atuação e de seus se ccionais; IV - coordenar a aplicação do código de classificaç ão e da tabela de temporalidade edestinação de documentos de arquivo relativos as at ividades-meio, instituída para aadministração pública federal, no seu âmbito de atu ação e de seus seccionais; V - elaborar, por intermédio da Comissão Permanente de Avaliação de Documentos e deque trata o art. 18 do Decreto nº 4.073 , de 3 de janeiro de 2002, e aplicar, após aprovaçã odo Arquivo Nacional, a tabela de temporalidade e de stinação de documentos de arquivorelativos às atividades-fim; VI - promover e manter intercâmbio de cooperação té cnica com instituições e sistemasafins, nacionais e internacionais; VII - proporcionar aos servidores que atuam na área de gestão de documentos dearquivo a capacitação, o aperfeiçoamento, o treinam ento e a reciclagem garantindoconstante atualização.

Art. 6º Fica instituída, junto ao órgão central, a Comissã o de Coordenação do SIGA,cabendo-lhe: I - assessorar o órgão central no cumprimento de su as atribuições; II - propor políticas, diretrizes e normas relativa s à gestão de documentos de arquivo, aserem implantadas nos órgãos e entidades da adminis tração pública federal, apósaprovação do Chefe da Casa Civil da Presidência da República; III - propor aos órgãos integrantes do SIGA as alte rações ou adaptações necessárias aoaperfeiçoamento dos mecanismos de gestão de documen tos de arquivo; IV - avaliar os resultados da aplicação das normas e propor os ajustamentos que sefizerem necessários, visando à modernização e ao ap rimoramento do SIGA.

Art. 7º Compõem a Comissão de Coordenação do SIGA: I - o Diretor-Geral do Arquivo Nacional, que a pres idirá; II - um representante do órgão central, responsável pela coordenação do SIGA,designado pelo Diretor-Geral do Arquivo Nacional; III - um representante do Sistema de Administração dos Recursos de Informação eInformática - SISP, indicado pelo Ministro de Estad o do Planejamento, Orçamento eGestão; IV - um representante do Sistema de Serviços Gerais - SISG, indicado pelo Ministro doPlanejamento, Orçamento e Gestão; V - os coordenadores das subcomissões dos Ministéri os e órgãos equivalentes. § 1º Poderão participar das reuniões como membros a d-hoc, por solicitação de seuPresidente, especialistas e consultores com direito a voz e não a voto, quando julgadonecessário pela maioria absoluta de seus membros. § 2º O Arquivo Nacional promoverá, quarenta e cinco dias após a publicação desteDecreto, a instalação da Comissão de Coordenação do SIGA, em Brasília, para discussãoe deliberação, por maioria absoluta de seus membros , de seu regimento interno a serencaminhado pelo órgão central do SIGA para a aprov ação do Chefe da Casa Civil daPresidência da República.

Art. 8º Deverão ser constituídas nos Ministérios e nos órg ãos equivalentes, no prazomáximo de trinta dias após a publicação deste Decre to, subcomissões de coordenaçãoque reúnam representantes dos órgãos seccionais de seu âmbito de atuação com vistas

a identificar necessidades e harmonizar as proposiç ões a serem apresentadas àComissão de Coordenação do SIGA. Parágrafo único. As subcomissões serão presididas por representante designado pelorespectivo Ministro.

Art. 9º Os órgãos setoriais do SIGA vinculam-se ao órgão c entral para os estritos efeitosdo disposto neste Decreto, sem prejuízo da subordin ação ou vinculação administrativadecorrente de sua posição na estrutura organizacion al dos órgãos e entidades daadministração pública federal.

Art. 10. Fica instituído sistema de informações destinado à operacionalização do SIGA,com a finalidade de integrar os serviços arquivísti cos dos órgãos e entidades daadministração pública federal. Parágrafo único. Os órgãos setoriais e seccionais são responsáveis pela alimentação eprocessamento dos dados necessários ao desenvolvime nto e manutenção do sistema deque trata o caput deste artigo.

Art. 11. Compete ao Arquivo Nacional, como órgão central do SIGA, o encaminhamento,para aprovação do Ministro Chefe da Casa Civil da P residência da República, das normascomplementares a este Decreto, deliberadas pela Com issão de Coordenação do SIGA.

Art. 12. Este Decreto entra em vigor na data de sua publicação. Brasília, 12 de dezembro de 2003; 182º da Independê ncia e 115º da República.

LUIZ INÁCIO LULA DA SILVA José Dirceu de Oliveira e Silva

Decreto nº 1.173, de 29 de junho de 1994

Dispõe sobre a competência,organização e funcionamento doConselho Nacional de Arquivos(CONARQ) e do Sistema Nacionalde Arquivos (SINAR) e dá outrasprovidências

O Presidente da República, no uso de suas atribuições que lhe confere o art. 84, incisos IVe VI, da Constituição, Decreta:

Art. 1º O Conselho Nacional de Arquivos (CONARQ), órgão colegiado, vinculado asArquivo Nacional, criado pelo art. 26 da Lei n( 8.159, de 8 de janeiro de 1991, que dispõe sobrea política nacional de arquivos, tem por finalidade definir a política nacional de arquivos públicose privados, bem como exercer orientação normativa visando à gestão documental e à proteçãoespecial aos documentos de arquivo.

Art. 2º Compete ao CONARQ:

I - estabelecer diretrizes para o funcionamento do Sistema Nacional de Arquivos (SINAR),visando à gestão, à preservação e ao acesso aos documentos de arquivos;

II - promover o inter-relacionamento de arquivos públicos e privados com vistas aointercâmbio e integração sistêmica das atividades arquivísticas;

III - propor ao Ministro de estado da Justiça dispositivos legais necessário aoaperfeiçoamento e à implementação da política nacional de arquivos públicos e privados;

IV - zelar pelo cumprimento dos dispositivos constitucionais e legais que norteiam ofuncionamento e o acesso aos arquivos públicos;

V - estimular programas de gestão e de preservação de documentos públicos de âmbitofederal, estadual e municipal, produzidos ou recebidos em decorrência das funções executiva,legislativa e judiciária;

VI - subsidiar a elaboração de planos nacionais de desenvolvimento, sugerindo metas eprioridades da política nacional de arquivos públicos e privados;

VI - estimular a implantação de sistemas de arquivos nos Poderes Executivo, Legislativo eJudiciário, bem como nos Estados, no Distrito Federal e nos Municípios;

VIII - estimular a integração e modernização dos arquivos públicos e privados;

IX - declarar como de interesse público e social os arquivos privados que contenhamfontes relevantes para a história e o desenvolvimento nacionais, nos termos do art. 12 da Lei nº8.159 de 1991;

X - estimular a capacitação técnica dos recursos humanos que desenvolvam atividades dearquivo nas instituições integrantes do SINAR;

XI - recomendar providências para a apuração e a reparação de atos lesivos à políticanacional de arquivos públicos e privados;

XII - promover a elaboração do cadastro nacional de arquivos públicos e privados, bemcomo desenvolver atividades censitárias referentes a arquivos;

XIII - manter intercâmbio com outros conselhos e instituições cujas finalidades sejamrelacionadas ou complementares às suas, para prover e receber elementos de informação ejuízo, conjugar esforços e encadear ações;

XIV - articular-se com outros órgãos do Poder Público formuladores de políticas nacionaisnas áreas de educação, cultura, ciência e tecnologia e informação e informática.

Art. 3º O Conselho Nacional de Arquivos (CONARQ) é presidido pelo Diretor Geral doArquivo Nacional e constituído por quatorze membros Conselheiros, sendo:

I - dois representantes do Poder Executivo Federal;

II - dois representantes do Poder Judiciário Federal;

III - dois representantes do Poder Legislativo Federal;

IV - um representante do Arquivo Nacional;

V - dois representantes dos Arquivos Públicos Estaduais e do Distrito Federal;

VI - dois representantes dos Arquivos Públicos Municipais;

VII - um representante da Associação dos Arquivistas Brasileiros;

VIII - dois representantes de instituições não-governamentais que atuem na áreas deensino, pesquisa, preservação ou acesso a fontes documentais.

§ 1º cada Conselheiro terá um suplente.

§ 2º Os membros referidos nos incisos II e III e respectivos suplentes serão designadospelo Presidentes da Câmara dos Deputados e do Senado, respectivamente.

§ 3º Os demais Conselheiros e suplentes serão designados pelo Presidente da República,a partir de listas apresentadas pelo Ministro de estado da Justiça, mediante

indicações dos dirigentes dos órgãos e entidades representados.

§ 4º O mandato dos Conselheiros será de dois anos, permitida uma recondução.

§ 5º O Presidente do Conselho, em suas faltas e impedimentos, será substituído por seusubstituto legal no Arquivo Nacional.

Art. 4º O exercício das atividades de Conselheiros é de natureza relevante e não ensejaráqualquer remuneração.

Art. 5º Caberá ao Arquivo Nacional dar o apoio técnico e administrativo ao CONARQ.

Art. 6º O Plenário, órgão superior de deliberação do CONARQ, reunir-se-á, em caráterordinário, no mínimo uma vez a cada quatro meses e, extraordinariamente, medianteconvocação de seu Presidente ou a requerimento de dois terços de seus membros.

§ 1º O CONARQ terá sede e foro onde for a sede do Arquivo Nacional.

§ 2º As reuniões do Conselho poderão ser convocadas para local fora de sua sede,sempre que razão superior indicar a conveniência de adoção desta medida.

Art. 7º O CONARQ somente se reunirá para deliberação com o quorum mínimo de seisConselheiros.

Art. 8º O CONARQ constituirá câmaras técnicas e comissões especiais com a finalidadede elaborar estudos e normas necessárias à implementação da política nacional de arquivospúblicos e privados e ao funcionamento do SINAR.

Parágrafo único. Os integrantes das câmaras e comissões serão designados por portariado Presidente do Conselho, ad referendum do Plenário, sendo o exercício das atividades poreles desenvolvidos considerado relevante e não ensejará qualquer remuneração.

Art. 9º O Regimento Interno do CONARQ será aprovado pelo Plenário.

Art. 10. O Sistema Nacional de Arquivos (SINAR), criado pelo Decreto nº 82.308, de 25 desetembro de 1978, e de acordo com o artigo 26 da Lei nº 8.159, de 1991, tem por finalidadeimplementar a política nacional de arquivos públicos e privados, visando à gestão, àpreservação e ao acesso aos documentos de arquivo.

Art. 11. O Sistema Nacional de Arquivos tem como órgão central o CONARQ.

Art. 12. Integram o SINAR:

I - o Arquivo Nacional;

II - os arquivos do Poder Executivo Federal;

III - os arquivos do Poder Legislativo Federal;

IV - os arquivos do Poder Judiciário Federal;

V - os arquivos estaduais dos Poderes Executivo, Legislativo e Judiciário;

VI - os arquivos do Distrito Federal, dos Poderes Executivo, Legislativo e Judiciário;

VIII- os arquivos municipais dos poderes Executivo e Legislativo;

§1º Os arquivos referidos nos incisos II a VII, quando organizados sistemicamente,passam a integrar o SINAR por intermédio de seus órgãos centrais.

§2º As pessoas físicas e jurídicas de direito privado, detentoras de arquivos, podemintegrar o SINAR mediante convênio com o órgão central.

Art. 13. Compete aos integrantes do sistema:

I - promover a gestão, a preservação e o acesso às informações e aos documentos na suaesfera de competência, em conformidade com as diretrizes e normas emanadas do órgãocentral;

II - disseminar, em sua área de atuação, as diretrizes e normas estabelecidas pelo órgãocentral, zelando pelo seu cumprimento;

III - implementar a racionalização das atividades arquivísticas, de forma a garantir aintegridade do ciclo documental;

IV - garantir a guarda e o acesso aos documentos de valor permanente;

V - apresentar sugestões ao órgão central para o aprimoramento do Sistema;

VI - prestar informações sobre suas atividades ao órgão central;

VII - apresentar subsídios ao órgão central para a elaboração dos dispositivos legaisnecessários ao aperfeiçoamento e à implementação da política nacional de arquivos públicos eprivados;

VIII - promover a integração e a modernização dos arquivos em sua esfera de atuação;

IX - propor ao órgão central os arquivos privados que possam ser considerados deinteresse público e social;

X - comunicar ao órgão central, para as devidas providências, atos lesivos ao patrimônio

arquivístico nacional;

XI - colaborar na elaboração de cadastro nacional de arquivos públicos e privados,

bem como no desenvolvimento de atividades censitárias referentes a arquivos;

XII - possibilitar a participação de especialistas nas câmaras técnicas e comissõesespeciais constituídas pelo CONARQ;

XIII - proporcionar aperfeiçoamento e reciclagem aos técnicos da área de arquivo,garantindo constante atualização.

Art. 14. Os integrantes do Sistema seguirão as diretrizes e normas emanadas do órgãocentral, sem prejuízo de sua subordinação e vinculação administrativa.

Art. 15. Este Decreto entra em vigor na data de sua publicação.

Art. 16 . Revoga-se o Decreto nº 82.308, de 25 de setembro de 1978, que "Institui oSistema Nacional de Arquivos (SINAR)".

Brasília, 29 de junho de 1994, 173º da Independência e 106º da República.

ITAMAR FRANCO

Alexandre de Paula Dupeyrat Martins

__________________________________________

Diário Oficial da União, de 30 de junho 1994.

DECRETO Nº 4.073, DE 3 DE JANEIRO DE 2002

Regulamenta a Lei n o 8.159, de 8 de janeirode 1991, que dispõe sobre a políticanacional de arquivos públicos e privados.

O PRESIDENTE DA REPÚBLICA, no uso da atribuição que lhe confere o art. 84, inciso IV, daConstituição, e tendo em vista o disposto na Lei no 8.159, de 8 de janeiro de 1991,

DECRETA:

Capítulo I

DO CONSELHO NACIONAL DE ARQUIVOS

Art. 1 o O Conselho Nacional de Arquivos - CONARQ, órgão colegiado, vinculado ao ArquivoNacional, criado pelo art. 26 da Lei nº 8.159, de 8 de janeiro de 1991, tem por finalidade definira política nacional de arquivos públicos e privados, bem como exercer orientação normativavisando à gestão documental e à proteção especial aos documentos de arquivo.

Art. 2 o Compete ao CONARQ:

I - estabelecer diretrizes para o funcionamento do SistemaNacional de Arquivos - SINAR, visando à gestão, àpreservação e ao acesso aos documentos de arquivos;

II - promover o inter-relacionamento de arquivos públicos eprivados com vistas ao intercâmbio e à integração sistêmicadas atividades arquivísticas;

III - propor ao Chefe da Casa Civil da Presidência da Repúblicanormas legais necessárias ao aperfeiçoamento e àimplementação da política nacional de arquivos públicos e

privados;

IV - zelar pelo cumprimento dos dispositivos constitucionais elegais que norteiam o funcionamento e o acesso aos arquivospúblicos;

V - estimular programas de gestão e de preservação dedocumentos públicos de âmbito federal, estadual, do DistritoFederal e municipal, produzidos ou recebidos em decorrênciadas funções executiva, legislativa e judiciária;

VI - subsidiar a elaboração de planos nacionais dedesenvolvimento, sugerindo metas e prioridades da políticanacional de arquivos públicos e privados;

VII - estimular a implantação de sistemas de arquivos nosPoderes Executivo, Legislativo e Judiciário da União, dosEstados, do Distrito Federal e nos Poderes Executivo eLegislativo dos Municípios;

VIII - estimular a integração e modernização dos arquivospúblicos e privados;

IX - identificar os arquivos privados de interesse público esocial, nos termos do art. 12 da Lei nº 8.159, de 1991;

X - propor ao Presidente da República, por intermédio doChefe da Casa Civil da Presidência da República, a declaraçãode interesse público e social de arquivos privados;

XI - estimular a capacitação técnica dos recursos humanos quedesenvolvam atividades de arquivo nas instituições integrantesdo SINAR;

XII - recomendar providências para a apuração e a reparaçãode atos lesivos à política nacional de arquivos públicos eprivados;

XIII - promover a elaboração do cadastro nacional de arquivospúblicos e privados, bem como desenvolver atividadescensitárias referentes a arquivos;

XIV - manter intercâmbio com outros conselhos e instituições,cujas finalidades sejam relacionadas ou complementares àssuas, para prover e receber elementos de informação e juízo,conjugar esforços e encadear ações;

XV - articular-se com outros órgãos do Poder Públicoformuladores de políticas nacionais nas áreas de educação,cultura, ciência, tecnologia, informação e informática

Art. 3 o São membros conselheiros do CONARQ:

I - o Diretor-Geral do Arquivo Nacional, que o presidirá;

II - dois representantes do Poder Executivo Federal;

III - dois representantes do Poder Judiciário Federal;

IV - dois representantes do Poder Legislativo Federal;

V - um representante do Arquivo Nacional;

VI - dois representantes dos Arquivos Públicos Estaduais e doDistrito Federal;

VII - dois representantes dos Arquivos Públicos Municipais;

VIII - um representante das instituições mantenedoras de cursosuperior de arquivologia;

IX - um representante de associações de arquivistas;

X - três representantes de instituições que congreguemprofissionais que atuem nas áreas de ensino, pesquisa,preservação ou acesso a fontes documentais.

§ 1o Cada Conselheiro terá um suplente

§ 2o Os membros referidos nos incisos III e IV e respectivos suplentes serãodesignados pelo Presidente do Supremo Tribunal Federal e pelos Presidentesda Câmara dos Deputados e do Senado Federal, respectivamente.

§ 3o Os conselheiros e suplentes referidos nos inciso II e V a X serãodesignados pelo Presidente da República, a partir de listas apresentadas peloChefe da Casa Civil da Presidência da República, mediante indicações dosdirigentes dos órgãos e entidades representados.

§ 4o O mandato dos Conselheiros será de dois anos, permitida umarecondução.

§ 5o O Presidente do CONARQ, em suas faltas e impedimentos, serásubstituído por seu substituto legal no Arquivo Nacional.

Art. 4 o Caberá ao Arquivo Nacional dar o apoio técnico e administrativo ao CONARQ.

Art. 5o O Plenário, órgão superior de deliberação do CONARQ, reunir-se-á, em caráterordinário, no mínimo, uma vez a cada quatro meses e, extraordinariamente, medianteconvocação de seu Presidente ou a requerimento de dois terços de seus membros.

§ 1o O CONARQ funcionará na sede do Arquivo Nacional.

§ 2o As reuniões do CONARQ poderão ser convocadas para local fora da sededo Arquivo Nacional, por deliberação do Plenário ou ad referendum deste,sempre que razão superior indicar a conveniência de adoção dessa medida

Art. 6 o O CONARQ somente se reunirá para deliberação com o quorum mínimo de dezconselheiros.

Art. 7 o O CONARQ poderá constituir câmaras técnicas e comissões especiais, com afinalidade de elaborar estudos, normas e outros instrumentos necessários à implementação dapolítica nacional de arquivos públicos e privados e ao funcionamento do SINAR, bem comocâmaras setoriais, visando a identificar, discutir e propor soluções para questões temáticas querepercutirem na estrutura e organização de segmentos específicos de arquivos, interagindocom as câmaras técnicas.

Parágrafo único. Os integrantes das câmaras e comissões serão designados pelo Presidentedo CONARQ, ad referendum do Plenário.

Art. 8 o É considerado de natureza relevante, não ensejando qualquer remuneração, o exercíciodas atividades de Conselheiro do CONARQ e de integrante das câmaras e comissões.

Art. 9 o A aprovação do regimento interno do CONARQ, mediante proposta deste, é dacompetência do Chefe da Casa Civil da Presidência da República.

Capítulo II

DO SISTEMA NACIONAL DE ARQUIVOS

Art. 10. O SINAR tem por finalidade implementar a política nacional de arquivos públicos eprivados, visando à gestão, à preservação e ao acesso aos documentos de arquivo.

Art. 11. O SINAR tem como órgão central o CONARQ.

Art. 12. Integram o SINAR:

I - o Arquivo Nacional;

II - os arquivos do Poder Executivo Federal;

III - os arquivos do Poder Legislativo Federal;

IV - os arquivos do Poder Judiciário Federal;

V - os arquivos estaduais dos Poderes Executivo, Legislativo eJudiciário;

VI - os arquivos do Distrito Federal dos Poderes Executivo,Legislativo e Judiciário;

VII - os arquivos municipais dos Poderes Executivo eLegislativo.

§ 1o Os arquivos referidos nos incisos II a VII, quando organizadossistemicamente, passam a integrar o SINAR por intermédio de seus órgãoscentrais.

§ 2o As pessoas físicas e jurídicas de direito privado, detentoras de arquivos,podem integrar o SINAR mediante acordo ou ajuste com o órgão central.

Art. 13. Compete aos integrantes do SINAR:

I - promover a gestão, a preservação e o acesso àsinformações e aos documentos na sua esfera de competência,em conformidade com as diretrizes e normas emanadas doórgão central;

II - disseminar, em sua área de atuação, as diretrizes e normasestabelecidas pelo órgão central, zelando pelo seucumprimento;

III - implementar a racionalização das atividades arquivísticas,de forma a garantir a integridade do ciclo documental;

IV - garantir a guarda e o acesso aos documentos de valorpermanente;

V - apresentar sugestões ao CONARQ para o aprimoramentodo SINAR;

VI - prestar informações sobre suas atividades ao CONARQ;

VII - apresentar subsídios ao CONARQ para a elaboração dedispositivos legais necessários ao aperfeiçoamento e àimplementação da política nacional de arquivos públicos eprivados;

VIII - promover a integração e a modernização dos arquivosem sua esfera de atuação;

IX - propor ao CONARQ os arquivos privados que possam serconsiderados de interesse público e social;

X - comunicar ao CONARQ, para as devidas providências, atoslesivos ao patrimônio arquivístico nacional;

XI - colaborar na elaboração de cadastro nacional de arquivospúblicos e privados, bem como no desenvolvimento deatividades censitárias referentes a arquivos;

XII - possibilitar a participação de especialistas nas câmarastécnicas, câmaras setoriais e comissões especiais constituídaspelo CONARQ;

XIII - proporcionar aperfeiçoamento e reciclagem aos técnicosda área de arquivo, garantindo constante atualização.

Art.14. Os integrantes do SINAR seguirão as diretrizes e normas emanadas do CONARQ, semprejuízo de sua subordinação e vinculação administrativa.

Capítulo III

DOS DOCUMENTOS PÚBLICOS

Art. 15. São arquivos públicos os conjuntos de documentos:

I - produzidos e recebidos por órgãos e entidades públicasfederais, estaduais, do Distrito Federal e municipais, emdecorrência de suas funções administrativas, legislativas ejudiciárias;II - produzidos e recebidos por agentes do Poder Público, noexercício de seu cargo ou função ou deles decorrente;III - produzidos e recebidos pelas empresas públicas e pelassociedades de economia mista;IV - produzidos e recebidos pelas Organizações Sociais,definidas como tal pela Lei nº 9.637, de 15 de maio de 1998, epelo Serviço Social Autônomo Associação das PioneirasSociais, instituído pela Lei nº 8.246, de 22 de outubro de 1991.

Parágrafo único. A sujeição dos entes referidos no inciso IV às normas arquivísticas doCONARQ constará dos Contratos de Gestão com o Poder Público.

Art. 16. Às pessoas físicas e jurídicas mencionadas no art. 15 compete a responsabilidade pelapreservação adequada dos documentos produzidos e recebidos no exercício de atividadespúblicas.

Art. 17. Os documentos públicos de valor permanente, que integram o acervo arquivístico dasempresas em processo de desestatização, parcial ou total, serão recolhidos a instituiçõesarquivísticas públicas, na sua esfera de competência.

§ 1o O recolhimento de que trata este artigo constituirá cláusula específica deedital nos processos de desestatização.

§ 2o Para efeito do disposto neste artigo, as empresas, antes de concluído oprocesso de desestatização, providenciarão, em conformidade com as normasarquivísticas emanadas do CONARQ, a identificação, classificação e avaliaçãodo acervo arquivístico.

§ 3o Os documentos de valor permanente poderão ficar sob a guarda dasempresas mencionadas no § 2o, enquanto necessários ao desempenho desuas atividades, conforme disposto em instrução expedida pelo CONARQ.

§ 4o Os documentos de que trata o caput são inalienáveis e não são sujeitos ausucapião, nos termos do art. 10 da Lei nº 8.159, de 1991.

§ 5o A utilização e o recolhimento dos documentos públicos de valorpermanente que integram o acervo arquivístico das empresas públicas e dassociedades de economia mista já desestatizadas obedecerão às instruções doCONARQ sobre a matéria.

Capítulo IV

DA GESTÃO DE DOCUMENTOS

DA ADMINISTRAÇÃO PÚBLICA FEDERAL

Seção I

Das Comissões Permanentes de Avaliação de Documento s

Art. 18. Em cada órgão e entidade da Administração Pública Federal será constituída comissãopermanente de avaliação de documentos, que terá a responsabilidade de orientar e realizar oprocesso de análise, avaliação e seleção da documentação produzida e acumulada no seuâmbito de atuação, tendo em vista a identificação dos documentos para guarda permanente e aeliminação dos destituídos de valor.

§ 1o Os documentos relativos às atividades-meio serão analisados, avaliados eselecionados pelas Comissões Permanentes de Avaliação de Documentos dosórgãos e das entidades geradores dos arquivos, obedecendo aos prazosestabelecidos em tabela de temporalidade e destinação expedida peloCONARQ.

§ 2o Os documentos relativos às atividades-meio não constantes da tabelareferida no § 1o serão submetidos às Comissões Permanentes de Avaliação deDocumentos dos órgãos e das entidades geradores dos arquivos, queestabelecerão os prazos de guarda e destinação daí decorrentes, a seremaprovados pelo Arquivo Nacional.

§ 3o Os documentos relativos às atividades-fim serão avaliados e selecionadospelos órgãos ou entidades geradores dos arquivos, em conformidade com astabelas de temporalidade e destinação, elaboradas pelas Comissõesmencionadas no caput, aprovadas pelo Arquivo Nacional.

Seção II

Da Entrada de Documentos Arquivísticos Públicos no Arquivo Nacional

Art. 19. Os documentos arquivísticos públicos de âmbito federal, ao serem transferidos ourecolhidos ao Arquivo Nacional, deverão estar avaliados, organizados, higienizados eacondicionados, bem como acompanhados de instrumento descritivo que permita sua

identificação e controle.

Parágrafo único. As atividades técnicas referidas no caput, que precedem à transferência ou aorecolhimento de documentos, serão implementadas e custeadas pelos órgãos e entidadesgeradores dos arquivos.

Art. 20. O Ministério do Planejamento, Orçamento e Gestão deverá, tão logo sejam nomeadosos inventariantes, liquidantes ou administradores de acervos para os órgãos e entidadesextintos, solicitar à Casa Civil da Presidência da República a assistência técnica do ArquivoNacional para a orientação necessária à preservação e à destinação do patrimônio documentalacumulado, nos termos do § 2º do art. 7° da Lei nº 8.159, de 1991.

Art. 21. A Casa Civil da Presidência da República, mediante proposta do Arquivo Nacional,baixará instrução detalhando os procedimentos a serem observados pelos órgãos e entidadesda Administração Pública Federal, para a plena consecução das medidas constantes destaSeção.

Capítulo V

DA DECLARAÇÃO DE INTERESSE PÚBLICO E SOCIAL DE ARQU IVOS PRIVADOS

Art. 22. Os arquivos privados de pessoas físicas ou jurídicas que contenham documentosrelevantes para a história, a cultura e o desenvolvimento nacional podem ser declarados deinteresse público e social por decreto do Presidente da República.

§ 1o A declaração de interesse público e social de que trata este artigo nãoimplica a transferência do respectivo acervo para guarda em instituiçãoarquivística pública, nem exclui a responsabilidade por parte de seusdetentores pela guarda e a preservação do acervo.

§ 2o São automaticamente considerados documentos privados de interessepúblico e social:

I - os arquivos e documentos privados tombados pelo PoderPúblico;

II - os arquivos presidenciais, de acordo com o art. 3º da Lei nº8.394, de 30 de dezembro de 1991;

III - os registros civis de arquivos de entidades religiosasproduzidos anteriormente à vigência da Lei nº 3.071, de 1º dejaneiro de 1916, de acordo com o art. 16 da Lei nº 8.159, de1991.

Art. 23. O CONARQ, por iniciativa própria ou mediante provocação, encaminhará solicitação,acompanhada de parecer, ao Chefe da Casa Civil da Presidência da República, com vistas àdeclaração de interesse público e social de arquivos privados pelo Presidente da República.

§ 1o O parecer será instruído com avaliação técnica procedida por comissãoespecialmente constituída pelo CONARQ.

§ 2o A avaliação referida no § 1o será homologada pelo Presidente doCONARQ.

§ 3o Da decisão homologatória caberá recurso das partes afetadas ao Chefeda Casa Civil da Presidência da República, na forma prevista na Lei nº 9.784,de 29 de janeiro de 1999.

Art. 24. O proprietário ou detentor de arquivo privado declarado de interesse público e socialdeverá comunicar previamente ao CONARQ a transferência do local de guarda do arquivo ou

de quaisquer de seus documentos, dentro do território nacional.

Art. 25. A alienação de arquivos privados declarados de interesse público e social deve serprecedida de notificação à União, titular do direito de preferência, para que manifeste, no prazomáximo de sessenta dias, interesse na aquisição, na forma do parágrafo único do art. 13 da Leinº 8.159, de 1991.

Art. 26. Os proprietários ou detentores de arquivos privados declarados de interesse público esocial devem manter preservados os acervos sob sua custódia, ficando sujeito àresponsabilidade penal, civil e administrativa, na forma da legislação em vigor, aquele quedesfigurar ou destruir documentos de valor permanente.

Art. 27. Os proprietários ou detentores de arquivos privados declarados de interesse público esocial poderão firmar acordos ou ajustes com o CONARQ ou com outras instituições,objetivando o apoio para o desenvolvimento de atividades relacionadas à organização,preservação e divulgação do acervo.

Art. 28. A perda acidental, total ou parcial, de arquivos privados declarados de interesse públicoe social ou de quaisquer de seus documentos deverá ser comunicada ao CONARQ, por seusproprietários ou detentores.

Capítulo VI

DISPOSIÇÕES FINAIS E TRANSITÓRIAS

Art. 29 . Este Decreto aplica-se também aos documentos eletrônicos, nos termos da lei.

Art. 30. O Chefe da Casa Civil da Presidência da República baixará instruções complementaresà execução deste Decreto.

Art. 31. Fica delegada competência ao Chefe da Casa Civil da Presidência da República,permitida a subdelegação, para designar os membros do CONARQ de que trata o § 3o do art.3o.

Art. 32. Este Decreto entra em vigor na data de sua publicação.

Art. 33. Ficam revogados os Decretos nos 1.173, de 29 de junho de 1994, 1.461, de 25 de abrilde 1995, 2.182, de 20 de março de 1997, e 2.942, de 18 de janeiro de 1999.

Brasília, 3 de janeiro de 2002; 181o da Independência e 114o da República.

FERNANDO HENRIQUE CARDOSO

Silvano Gianni

[Publicado no Diário Oficial da União, de 04 de Janeiro de 2002]

EXERCÍCIOS DE FIXAÇÃO

Os gabaritos encontram -se no final dos exercícios

01 - Assinale a opção em que a definição do termo " protocolo" diz respeito ao controlede documentos recebidos e/ou expedidos.(A) Acordo entre duas ou mais nações, menos importante que o tratado ou a convenção.(B) Versão preliminar de um acordo entre países, denomina da protocolo de intenções.(C) Conjunto de normas cerimoniais reguladoras de atos públicos.(D) Registro de uma conferência internacional ou negociação diplomática.(E) Livro de registro da correspondência oficial de uma empresa ou instituição.

02 - Indique a única opção correta de arquivamento, pelo método alfabético, para onome: GENERAL JURANDIR DE CASTELO BRANCO JUNIOR.(A) Branco Jr., General Jurandir de Castelo.(B) Junior, General Jurandir de Castelo Branco(C) General Branco Junior, Jurandir de Castelo(D) Castelo Branco Junior, Jurandir de (General)(E) de Castelo Branco Junior, General Jurandir

03 - Assinale a afirmativa INCORRETA a respeito dos arquivos.(A) Existem três tipos de arquivos: de primeira idade ou corrente, de segunda idade ouintermediário e de terceira idade ou permanente.(B) Os documentos e papéis que são consultados com menos frequência devem serarquivados em separado daqueles de uso contínuo.(C) Os documentos em curso ou de uso frequente devem ser conservados na sede dasempresas que os produziram ou em dependências próximas.(D) De acordo com a frequência de consulta, existem tipos diferentes de arquivos, e para cadaum deles há uma forma distinta de organizar, conservar e tratar os documentos.(E) Devem ser destruídos todos os documentos que têm apenas valor histórico ou quepassaram a ser considerados inúteis ou imprestáveis.

04 - Considerando a polissemia do termo arquivo, as sinale qual das assertivas abaixoNÃO corresponde a uma de suas definições. a) Conjunto de documentos colecionados por pessoas físicas ou jurídicas, públicas ouprivadas, ao longo de sua existência. b) Acumulação ordenada de documentos criados por uma instituição ou pessoa no curso desua atividade e preservados para a consecução de seus objetivos políticos, legais e culturais. c) Documentos produzidos ou usados no curso de um ato administrativo ou executivo de quesão parte constituinte. d) Entidade administrativa responsável pela custódia, pelo tratamento documental e pelautilização dos arquivos. e) Edifício onde são guardados os arquivos.

05- Assinale a opção que não se caracteriza como atividade de gestão de document os. a) Inspeção b) Avaliação c) Destinação d) Descrição e) Eliminação

06 - O Sistema de Gestão de Documentos de Arquivo - SIGA, criado pelo Decreto nº4.915, de dezembro de 2003, tem por finalidade:

I. disseminar normas relativas à gestão de documentos de arquivo. II. racionalizar a produção da documentação arquivística pública. III. racionalizar e reduzir os custos operacionais e de armazenagem da documentaçãoarquivística pública. IV. preservar o patrimônio documental arquivístico da administração pública federal. A quantidade de itens corretos é igual a: a) 0. b) 1. c) 2. d) 3. e) 4.

07 - O levantamento da produção documental é realiz ado pelas organizaçõesinteressadas em obter dados sobre os documentos pro duzidos por suas unidades epermite diagnosticar problemas existentes na gestão de documentos. Assim sendo, asinformações relacionadas a seguir são fundamentais para a definição de um quadrogeral, exceto: a) produtor do documento. b) trâmite cumprido pelo documento. c) localização de vias e cópias. d) quantificação do acervo. e) frequência de uso.

08 - Das atividades abaixo, assinale a que não se caracteriza como atividade de arquivocorrente. a) Análise b) Ordenação c) Descrição d) Arquivamento e) Empréstimo

09 - Os documentos de segunda idade são aqueles: a) que retratam a origem da entidade, o seu procedimento e o seu funcionamento. b) que se conservam junto aos órgãos produtores em razão da frequência com que sãoconsultados.c) que aguardam em depósito de armazenamento temporário sua destinação final. d) que exigem medidas especiais de proteção quanto à sua guarda e acesso ao público. e) reunidos de acordo com um critério de arranjo preestabelecido.

10 - Tendo em vista a gestão dos arquivos correntes , julgue os itens apresentados. I. São aqueles cujos documentos encontram-se em curso ou que, mesmo sem movimentação,são objeto de consultas frequentes. II. Seus documentos apresentam valor primário e secundário, podendo ser, o valor secundário,probatório ou informativo. III. Seus documentos não estão sujeitos a empréstimo, devendo ser copiados quando dopedido de informação. IV. Os documentos de natureza ostensiva deverão ser abertos e analisados, os de naturezasigilosa serão encaminhados aos chefes de serviço. A quantidade de itens corretos é igual a a) 0. b) 1. c) 2. d) 3. e) 4.

11 - Com relação ao Código de Classificação de Docu mentos de Arquivo da Resolução nº14 do Conselho Nacional de Arquivos - CONARQ é inco rreto afirmar que: a) o modelo de código adotado baseia-se no sistema decimal de classificação. b) os assuntos correspondem a funções, atividades, espécies e tipos documentais. c) os códigos numéricos refletem a hierarquia funcional do órgão, partindo-se do geral para o

particular. d) os grupos e subgrupos correspondem às divisões mais genéricas do código. e) as classes são representadas por um número inteiro composto de três algarismos.

12 - Dependendo do aspecto sob o qual os arquivos s ão estudados, eles podem serclassificados segundo: a) as entidades mantenedoras. b) a tipologia documental. c) os estágios de sua evolução. d) a extensão de sua atuação. e) a natureza dos documentos.

13 - Entre as atividades apresentadas a seguir, ass inale aquela que NÃO corresponde auma atividade desenvolvida nos serviços de protocol o. a) Registro b) Avaliação c) Autuação d) Expedição e) Recebimento

14 - Conforme consta na obra Arquivo: teoria e prática , de Marilena Leite Paes, receberde vários setores documentos a serem redistribuídos é uma rotina característica de: a) protocolo. b) arquivo corrente. c) arquivo intermediário. d) arquivo permanente. e) sala de consulta.

15 - Observe o quadro abaixo:

Dissertações Antropologia Antropologia Cultural Teoria Antropológica História Sociologia Monografias Antropologia História História Antiga História Moderna Sociologia Teses Antropologia História Sociologia Sociologia da Educação Sociologia Rural

De acordo com a obra Arquivo: teoria e prática , de Marilena Leite Paes, a forma deordenação adotada no exemplo acima corresponde à: a) duplex. b) enciclopédica. c) alfabética. d) dicionária. e) decimal.

16 - T. R. Schellenberg, em sua obra Arquivos Modernos , elabora várias recomendaçõesa serem consideradas quando da avaliação documental . Assinale a opção que NÃOcorresponde a uma recomendação do autor. a) Os padrões para a avaliação não devem ser encarados como absolutos ou finais. b) O arquivista deve avaliar o acervo em partes, baseando-se nas unidades administrativas doórgão, separadamente.

c) O arquivista deve aplicar os padrões de avaliação com moderação e bom senso. Não deveconservar nem demais nem de menos. d) Na avaliação de documentos sobre assuntos que não domine o arquivista deverá buscar oauxílio de especialistas na área. e) O arquivista pode usar diferentes critérios na avaliação de documentos de diferentesperíodos históricos.

17 - Quanto ao prazo precaucional utilizado para a definição de prazos de guarda dedocumentos de arquivo, é correto afirmar que: a) se relaciona ao valor secundário. b) ocorre durante a vigência do documento. c) se cumpre no arquivo corrente. d) pressupõe a garantia de direitos. e) se define durante a tramitação.

18 - O processo que consiste na ordenação dos docum entos em fundos, na ordenaçãodas séries dentro dos fundos e, se necessário, dos itens documentais dentro das sériesé: a) a catalogação. b) o arranjo. c) a análise. d) a avaliação. e) a descrição.

19 - Um programa de gestão de documentos eficiente prevê a gestão dos acervos e dosrecursos nela empregados. Isso implica planejar a d istribuição prévia das áreas dedepósito, indicando a utilização atual e futura dos espaços disponíveis. Conforme oDicionário de Terminologia Arquivística da Associaç ão dos Arquivistas de São Paulo,esse planejamento consubstancia-se no plano de: a) destinação. b) arquivamento. c) armazenamento. d) classificação. e) descrição.

20 - Com relação aos guias de arquivo é incorreto afirmar que: a) um guia de arquivo deve conter uma descrição sumária dos fundos que compõem seuacervo. b) um guia de arquivo deve conter indicação dos instrumentos de pesquisa de que dispõe. c) um guia de arquivo deve conter dados sobre localização e funcionamento do arquivo. d) o guia é, preferencialmente, o primeiro instrumento de pesquisa a ser produzido por umarquivo. e) o guia de arquivo deve abordar conjuntos documentais já organizados e acessíveis aopúblico.

21 - Ao organizar um acervo, o arquivista pode sele cionar documentos referentes a umtema que julga importante, para descrever pormenori zadamente. O instrumento depesquisa resultante dessa descrição chama-se: a) inventário analítico. b) inventário sumário. c) índice. d) repertório. e) guia.

22 - O Sistema Nacional de Arquivos - SINAR tem com o uma de suas competências: a) promover a elaboração do cadastro nacional de arquivos públicos e privados, bem comodesenvolver atividades censitárias referentes a arquivos.b) recomendar providências para a apuração e a reparação de atos lesivos à política nacionalde arquivos públicos e privados. c) implementar a racionalização das atividades arquivísticas, de forma a garantir a integridade

do ciclo documental. d) estimular programas de gestão e de preservação de documentos públicos de âmbito federal,estadual, do Distrito Federal e municipal. e) zelar pelo cumprimento dos dispositivos constitucionais e legais que norteiam ofuncionamento e o acesso aos arquivos públicos.

23 - De acordo com a Resolução nº 19 do Conselho Na cional de Arquivos - CONARQ, aspessoas jurídicas de direito privado sucessoras de empresas públicas, detentoras dedocumentos públicos devem garantir a sua preservaçã o e acesso, procedendo àsseguintes atividades arquivísticas: I. identificação. II. avaliação. III. acondicionamento. IV. restauração. A quantidade de itens certos é igual a: a) 0. b) 1. c) 2. d) 3. e) 4.

24 - De acordo com a legislação vigente, na microfi lmagem de documentos cada sérieserá sempre precedida de imagem de abertura, com os seguintes elementos: I. registro da empresa no Ministério da Indústria e do Comércio. II. ordenação, identificação e resumo da série de documentos a serem microfilmados. III. identificação do equipamento utilizado, da unidade filmada e do grau de redução. IV. informações sobre o estado de conservação dos documentos originais. O número de itens certos é igual a: a) 0. b) 1. c) 2. d) 3. e) 4.

25 - De acordo com a Resolução nº 10 do Conselho Na cional de Arquivos - CONARQbaseada na ISO 9878/1990, assinale qual dos símbolo s utilizados na microfilmagem dedocumentos arquivísticos corresponde à informação original ilegível .

26 - Entre as atividades de conservação, assinale a que corresponde à utilização deagentes químicos para a destruição de insetos e mic ro-organismos que causam danosaos documentos. a) Laminação b) Umidificação c) Higienização d) Desacidificação e) Fumigação

27 - Assinale a assertiva correta com relação à con servação e preservação adequada dosacervos arquivísticos. a) Um meio simples e seguro de destruir a infestação por insetos é submeter o material acongelamento.b) Os extintores de incêndio devem empregar substâncias líquidas e ser instalados em locaisbem visíveis. c) Os documentos textuais, em suporte papel, devem ser guardados na posição horizontal, emestantes e em ambientes bem ventilados. d) Os documentos atacados pelo mofo devem ser expostos ao sol para secagem e depoisaspirados.e) Na identificação das caixas, devem ser usadas etiquetas autoadesivas e tintas hidrográficas.

28 - As formas mais comuns de arquivamento de docu mentos, estabelecidas pela ABNT- Associação Brasileira de Normas Técnicas, são:a) Ordem de chegada, alfanumérica, por assunto, geográfica, cromática.b) Por manuseio, cromática, cronológica, alfabética, numérica.c) Alfabética, alfanumérica, numérica, por assunto, cronológica.d) Alfanumérica, por manuseio, geográfica, ordem de chegada, cronológica.e) Numérica, por manuseio, por assunto, cronológica, alfabética.

29 - Indique a alternativa que apresenta o correto arquivamento, por ordem alfabética,dos seguintes nomes: José Costa da Silva e Pedro Miguel Santa Rosaa) Costa da Silva, José Santa Rosa, Pedro Miguelb) da Silva, José Costa Rosa, Pedro Miguel Santac) Silva, José Costa da Santa Rosa, Pedro Migueld) Costa da Silva, José Rosa, Pedro Miguel Santae) Silva, José Costa Rosa, Pedro Miguel Santa

30 - Considerando a teoria das três idades, a avali ação dos documentos de arquivo deveser realizada no estágio:a) intermediário;b) corrente/intermediário;c) intermediário/permanente.; d) corrente; e) permanente

31 - A aplicação do respeito à ordem original impl ica que se um arquivo recebedocumentos misturados e desordenados, ele:(A) pode reorganizar apenas os documentos fotográficos, integrando-os à "série fotografias" jáexistente.(B) é obrigado a respeitar essa ordem inicial sob qualquer circunstância, podendo fazerreferenciações, desde que não altere a ordem dos documentos.(C) não pode reorganizar os documentos quando eles forem documentos correntesencaminhados pelos respectivos setores administrativos.(D) pode desrespeitar a ordem original sempre que esta não refletir a produção e a acumulaçãoda fase corrente.(E) não pode reorganizar os documentos se eles forem frutos de doações particulares detitulares já falecidos.

32 - A tipologia documental é hoje um dos temas ce ntrais da arquivologia. Com base natipologia, pode-se estabelecer séries, segundo Helo ísa Bellotto (Arquivos Permanentes,1991:25), com "uniformidade de função, vigência e procedência" . Para que isso ocorra, oarquivista deve estabelecer a tipologia com base:(A) no organograma administrativo da entidade produtora de documentos.(B) na vigência jurídico-administrativa dos documentos em questão.(C) em tabelas de equivalência entre tipos diplomáticos e tipos arquivísticos.(D) na análise da procedência diplomática dos documentos em questão.(E) na estrutura orgânico-funcional da entidade produtora de documentos.

33 - A classificação dos documentos de arquivo em "textual", "audiovisual","cartográfico" ou "iconográfico" implica em definiç ão: (A) da espécie documental.(B) da forma do documento.(C) do formato do documento.(D) do gênero documental.(E) do tipo documental.

34 - Quanto à natureza do assunto, os documentos p odem ser classificados em:(A) públicos e privados.(B) ostensivos e sigilosos.(C) correntes e permanentes.(D) tipológicos e diplomáticos.(E) administrativos e históricos.

35 - Carta, ata, relatório, edital, e decreto são definidos segundo uma certa categorizaçãode documentos arquivísticos. Assinale a definição q ue melhor conceitua essacategorização.(A) Configuração que assume um documento de acordo com o sistema de signos utilizado nacomunicação de seu conteúdo.(B) Denominação dos documentos conforme o estágio de preparação e de transmissão.(C) Configuração que assume um documento de acordo com a disposição das informaçõesnele contidas.(D) Configuração que assume uma espécie documental de acordo com a atividade que a gerou.(E) Configuração física de um suporte de acordo com a sua natureza e o modo como foiconfeccionado.

36 - A Lei 8.159, de 08 de janeiro de 1991, dispõe sobre a política nacional de arquivospúblicos e privados. De acordo com ela, os arquivos públicos são os conjuntos dedocumentos:(A) produzidos e recebidos por órgãos públicos, instituições de caráter público e entidadesprivadas, em decorrência do exercício de atividades específicas, bem como por pessoa física,qualquer que seja o suporte da informação ou a natureza dos documentos.(B) produzidos e recebidos, no exercício de suas atividades, por órgãos públicos de âmbitofederal, estadual, do Distrito Federal e municipal em decorrência de suas funçõesadministrativas, legislativas e judiciárias, qualquer que seja o suporte da informação ou anatureza dos documentos.(C) e operações técnicas referentes à sua produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamentoem fase corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou transferência para guardapermanente, qualquer que seja o suporte da informação ou a natureza dos documentos.(D) de mais de 50 anos de idade produzidos e recebidos por instituições públicas ou privadas,em decorrência de suas atividades ligadas ao serviço público ou não, qualquer que seja osuporte da informação ou a natureza dos documentos.(E) pessoais ou administrativos, produzidos e recebidos pelas autoridades do poder executivoem seu respectivo nível de competência, qualquer que seja o suporte da informação ou anatureza dos documentos.

37 - A regulamentação da Lei 8.159, pelo Decreto 4 .073, de 3 de janeiro de 2002, define,ainda, que os arquivos privados, quando considerado s como conjuntos de fontesrelevantes para a história, cultura e desenvolvimen to nacional:

(A) poderão ser declarados de interesse público e social por decreto do Presidente daRepública.(B) passam a estar sujeitos às mesmas regulamentações da Lei de Patrimônio HistóricoNacional.(C) podem ser objeto de desapropriação por parte do poder público competente desde queseus proprietários recebam justa indenização.(D) se franqueados à consulta pública, não poderão ser objeto de quaisquer tipos de taxas ouimpostos.(E) passam a ter seu acervo sujeito às normalizações do Conselho Nacional de Arquivos(CONARQ) após o falecimento do titular.

38 - Durante o período da Ditadura Militar, parte da repressão aos opositores foi feitapela via jurídico-legal, produzindo processos. Anos mais tarde, tais processos serviramde base para que o Projeto Brasil: Nunca Mais denunciasse a adoção de práticas ilegaispelo regime ditatorial. Este episódio é bem ilustra tivo de que: (A) nenhum documento é neutro, condicionando sempre os interesses de quem o manipula.(B) o uso secundário dos documentos fica escondido nas entrelinhas até que uma pesquisatorne isso público.(C) o documento de arquivo em si é neutro, existindo diferentes possibilidades de aplicação,condicionadas pelos interesses de quem o utiliza.(D) a pesquisa pode transformar documentos falsos em documentos verdadeiros, revelando averdadeira intenção documental.(E) documentos inverídicos podem ser transformados em documentos autênticos através depesquisa científica.

39 - O uso de condicionadores de ar para a climati zação de um arquivo deve: (A) ser substituído por umidificadores e vaporizadores em regiões secas e áridas.(B) garantir um controle de temperatura e umidade constantes em todo o acervo.(C) integrar em uma única circulação de ar tanto o acervo como a sala de consulta.(D) ter o uso restringido em dias mais frios para não resfriar demais o ambiente.(E) ser suspenso nos horários em que o arquivo está fechado ao público.

40 - A utilização de métodos numéricos de arquivam ento: (A) equivale a respeitar a ordem cronológica de recebimento dos documentos.(B) pode ser aplicado em correspondências se houver um índice alfabético.(C) deve guardar estreita relação com a ordem alfabética dos documentos.(D) aplica-se somente a documentos que tenham um número de série original.(E) pode ser feita apenas em documentos que tenham passado pelo protocolo.

41 - Indique a ordenação alfabética mais correta p ara as instituições abaixo:(A) Central European University Central de Pesquisas Aplicadas Universidad de las Américas Universidad Nacional Autonoma de México Universidade de São Paulo Universidade Estadual de Ponta Grossa(B) Central de Pesquisas AplicadasUniversidade de São PauloUniversidade Estadual de Ponta GrossaCentral European UniversityUniversidad de las AmericasUniversidad Nacional Autonoma de Mexico(C) Central de Pesquisas AplicadasCentral European UniversityUniversidade de São PauloUniversidade Estadual de Ponta GrossaUniversidad de las AmericasUniversidad Nacional Autonoma de Mexico(D) Central European UniversityCentral de Pesquisas Aplicadas

Universidad de las AmericasUniversidade de São PauloUniversidade Estadual de Ponta GrossaUniversidad Nacional Autonoma de Mexico(E) Central European UniversityCentral de Pesquisas AplicadasUniversidad de las AmericasUniversidad Nacional Autonoma de MexicoUniversidade Estadual de Ponta GrossaUniversidade de São PauloBNDES/Arquivologia 6

42 - A tabela abaixo representa

(A) uma tabela de temporalidade.(B) um quadro de arranjo estrutural.(C) um quadro de arranjo funcional.(D) um organograma funcional.(E) um plano de arquivamento por assuntos.

43 - De acordo com o Decreto 2.910, de 29 de dezem bro de 1998, que estabelece normaspara a salvaguarda de documentos, materiais, áreas, comunicações e sistemas deinformação de natureza sigilosa, e dá outras provid ências, a eliminação de documentospúblicos sigilosos: (A) ocorrerá apenas com a documentação que tenha se tornado ostensiva.(B) deverá ser feita apenas pelo Arquivo Nacional.(C) deve ocorrer imediatamente após a vigência dos documentos.(D) ocorrerá apenas em documentos criptografados.(E) tornará o respectivo Termo de Eliminação de Documentos igualmente sigiloso.

44 - Você é o responsável pelo processo de elimina ção de documentos em um sistemamunicipal de arquivos de uma cidade de pequeno port e e poucos recursos. Para realizara tarefa, de acordo a legislação, você opta por: (A) encaminhá-los para o programa de coleta seletiva de lixo.(B) encaminhá-los para o aterro sanitário.(C) fragmentá-los manualmente.(D) incinerá-los em solenidade pública.(E) comercializá-los com fabricantes de papelão.

45 - Como instrumentos de destinação, as tabelas d e temporalidade: (A) determinam quais documentos descartados deverão ser restaurados.(B) organizam a transferência de documentos para o arquivo permanente.(C) sistematizam o ciclo vital dos documentos determinando suas idades.(D) indicam quais documentos devem ser recolhidos ao arquivo intermediário.(E) são um poderoso instrumento de pesquisa para o historiador.

46 - De acordo com a já citada Lei 8.159, de 08 de janeiro de 1991, a eliminação dedocumentos públicos de valor permanente: (A) ocorrerá após concluído o processo de avaliação conduzido pelas respectivas Comissões

Permanentes de Avaliação.(B) ocorrerá após a elaboração e o registro das tabelas de temporalidade junto ao ArquivoNacional.(C) ocorrerá mediante autorização do chefe do poder executivo da esfera de competência dosdocumentos.(D) não é permitida por serem documentos imprescritíveis e inalienáveis devido ao valorhistórico, probatório e informativo.(E) somente ocorrerá se, após leilão oficial, não houver compradores interessados na suaaquisição.

47 - Você é contratado como consultor de uma insti tuição pública que vem enfrentandoproblemas com o crescimento desordenado de seu arqu ivo permanente. O diretor dainstituição lhe pede que encaminhe soluções para o problema. Você, então: (A) propõe digitalizar parte do acervo para ocupar menos espaço.(B) propõe um novo fluxograma que otimize o trâmite dos documentos permanentes.(C) sugere a eliminação dos documentos permanentes sem valor histórico.(D) elabora um projeto de gestão para os documentos das fases corrente e intermediária.(E) elabora uma tabela de temporalidade para os documentos permanentes.

48 - A Gestão Eletrônica de Documentos (GED) é um conjunto de procedimentosinformatizados, com a finalidade de: (A) otimizar e racionalizar a gestão documental.(B) automatizar a produção de guias e inventários.(C) elaborar tabelas de temporalidade para o arquivo permanente.(D) substituir o acesso direto a documentos antigos ou delicados, facilitando a conservaçãofísica.(E) divulgar documentos históricos pela Internet.

49 - As informações controladas pela GED: (A) são exclusivamente arquivadas em meios informáticos.(B) podem ser informações criadas, revisadas e arquivadas em papel.(C) podem ser informações digitais, gerenciadas em papel.(D) só se aplicam aos documentos eletrônicos.(E) necessitam ser escaneadas para terem validade legal.

50 - A tecnologia Document Management (DM), implem entada pela GED, é uma grandecontribuição à arquivística: (A) na automação da transferência de documentos ao arquivo permanente.(B) no controle do acesso à documentação permanente.(C) na automação do setor de protocolo.(D) na digitalização de microfilmes.(E) no gerenciamento da imagem dos documentos.

51 - De acordo com o Decreto 1.799, de 30 de janei ro de 1996, que regulamenta a lei5433, sobre a microfilmagem de documentos oficiais, microfilmagem é: (A) um processo de reprodução em filme, de documentos, dados e imagens, por meiosfotográficos ou eletrônicos.(B) um processo de reprodução fotográfica, de quaisquer documentos em graus de reduçãoínfimos.(C) um processo de reprodução em filme ou em microfichas, de documentos arquivísticos comgrau de redução de 96,5%.(D) qualquer processo de reprodução ótica de documentos e imagens com grau de reduçãosuperior a 95%.(E) qualquer processo de transferência de quaisquer informações documentais para suportesmais reduzidos.

52 - Um Arquivo Público Municipal acabou de compra r uma digitalizadora demicrofilmes. O equipamento, que permite armazenar a s informações microfilmadas emqualquer suporte informático, foi incorporado ao ar quivo como um complemento aoprojeto de microfilmagem de arquivos correntes, ain da em curso. Com tal equipamento,

espera-se poder divulgar e consultar os documentos através de terminais em rede e deCd-Roms, preservando o microfilme.Nesta situação específica, a confecção de um filme cópia, a partir do filme original: (A) é obrigatória por Lei e os rolos devem ser armazenados em locais diferentes por questõesde segurança.(B) é desnecessária, já que o arquivo pode atender melhor os consulentes através das cópiaseletrônicas.(C) é desnecessária se uma cópia em Cd-Rom for depositada junto ao cartório de títulos edocumentos.(D) é necessária para garantir a consulta em caso de pane do sistema informático.(E) é desnecessária porque apenas duplicaria tanto os custos do processo como o espaçoclimatizado para o armazenamento.

53 - Os originais dos documentos públicos microfil mados, de acordo com a Legislação,(A) não poderão ser eliminados, no caso de documentos trabalhistas ou contábeis.(B) não podem ser eliminados se o descarte não estiver previsto na tabela de temporalidade doórgão responsável pelos documentos.(C) devem aguardar que uma cópia do microfilme seja depositada no Arquivo Nacional paraque se proceda à eliminação.(D) podem ser eliminados imediatamente após a confecção do microfilme, se este estiver deacordo com as normas legais.(E) poderão ser eliminados 90 dias após a publicação do Termo de Eliminação de Documentosno Diário Oficial da competência do órgão.

54 - Os motivos que conduzem à necessidade de pres ervar documentos em arquivospúblicos devem ser:(A) oficiais, para que se mantenham os serviços governamentais.(B) culturais, para que se preserve a memória dos atos de governo.(C) oficiais e culturais, pois os documentos servem para manter em ordem o funcionamento dogoverno e registram a historicidade de seus atos.(D) derivados das características da produção e da acumulação dos papéis públicos,independentemente dos motivos que levaram à criação dos documentos.(E) de ordem jurídica, relacionados às características governamentais de uma época.

55 - Comparando arquivos governamentais e bibliotec as públicas, pode-se afirmar que:(A) são, quase sempre, órgãos colecionadores de documentos.(B) são, indubitavelmente, órgãos receptores de documentos.(C) os métodos de trabalhos usados nestas instituições são, em sua maior parte, similares.(D) o arquivo guarda, principalmente, documentos de um governo de que faz parte.(E) são órgãos similares.

56 - Os arquivistas contemporâneos devem compreende r um plano de destinação dedocumentos como um plano:(A) de ação que vise, fundamentalmente, à eliminação de documentos e preservação dasinformações contidas nos arquivos.(B) que forneça ao órgão as bases para manutenção de documentos com informaçõessignificativas e indique o possível descarte daqueles que não contenham dados relevantes.(C) de classificação da massa documental acumulada, contemplando a avaliação da mesmasob todos os aspectos possíveis e imagináveis.(D) de descarte sistemático, visando à diminuição da massa documental acumulada e àconquista de novos espaços físicos para a guarda de papéis.(E) estratégico de combate aos problemas administrativo-jurídicos da organização.

57 - A respeito do papel desempenhado pelos arquivi stas contemporâneos no tratamentode acervos de arquivo, NÃO se deve afirmar que a el es interessa:(A) tratar de documentos mantidos em sua integridade, sem dispersão, fragmentação oumistura de fundos, séries, etc.(B) resgatar coleções de procedência e características diversas, significativas pelo seuconteúdo e suporte.(C) manter o valor de prova dos documentos como foram passados para custódia dos arquivos.

(D) manter os documentos, tanto quanto possível, sob o arranjo que lhes foi dado pelo órgãono curso de suas atividades.(E) seguir os princípios teóricos consagrados pela arquivística internacional.

58 - Os princípios teóricos e práticos de arranjo e descrição consagrados pelaArquivística contemporânea aplicam-se:(A) aos acervos arquivísticos públicos e privados.(B) tanto aos arquivos como às bibliotecas.(C) aos arquivos, às bibliotecas e aos museus.(D) às coleções de particulares e de organismos privados.(E) aos acervos hemerográficos colecionados por particulares.

59 - Os motivos básicos que levam a que se descart em documentos em arquivospúblicos devem ser:(A) fundamentalmente oficiais, para que se mantenham os serviços governamentais emfuncionamento, sem problemas de espaço físico e de materiais de consumo necessários. (B) fundamentalmente culturais, para que se preserve, em perfeita condição de uso, a memóriados atos de governo.(C) oficiais e culturais, pois os documentos servem para manter em ordem o funcionamento dogoverno e registram a historicidade de seus atos.(D) derivados das características da produção e da acumulação dos papéis públicos,evitando-se a redundância das informações ou a manutenção de documentos sem interesseadministrativo, jurídico ou histórico.(E) vinculados aos desejos da administração de modernizar os serviços, preservando somentedocumentos de valor administrativo.

60 - É correto afirmar que interessa aos atuais arq uivistas, com maior intensidade esendo o fulcro desta profissão:(A) tratar de documentos contendo informações mantidas em sua integridade, isto é, semdispersão, fragmentação ou mistura de fundos, séries, etc.(B) resgatar coleções de procedência e características diversas, significativas pelo seuconteúdo e suporte.(C) manter o valor de prova dos documentos, do modo como foram passados para custódiados arquivos.(D) preservar a memória e pesquisar a história dos povos.(E) desenvolver tecnologias da informação pertinentes às bibliotecas.

61 - O que um arquivista deve compreender como um p lano de classificação dedocumentos?(A) Um plano que permita a ordenação intelectual e física dos documentos de um arquivocorrente.(B) Um plano físico que forneça ao órgão as bases para manutenção de documentos cominformações significativas e que indique a possível classificação daqueles que não contenhamdados relevantes.(C) Um plano de tratamento e de avaliação, sob todos os aspectos possíveis e imagináveis, deuma massa documental acumulada.(D) Um plano de descarte sistemático, acompanhado de um programa de microfilmagem ou dedigitalização das imagens dos documentos com o uso de recursos informáticos.(E) Um plano geral de microfilmagem dos documentos mantidos pela instituição.

62 - Assinale, dentre as alternativas abaixo, a que NÃO se refere aos elementos principaisque devam ser considerados para a avaliação, preser vação e descarte de documentospúblicos.(A) As ações e as atividades de que tratam(B) As tipologias documentais a que pertencem(C) As autoridades que os assinaram e lhe deram autenticidade(D) As atividades do órgão produtor e acumulador de informações(E) Os seus suportes físicos e originalidades

63 - O instrumento conhecido como tabela de tempora lidade, também denominada tabela

de descarte, poderá ser eficiente nos casos em que ela estiver pronta para:(A) a possibilidade efetiva de remover e eliminar documentos, de acordo com os períodos deretenção recomendados.(B) a normalização previamente delimitada no plano de classificação feito ao mesmo tempoque a tabela.(C) a identificação minuciosa de todos os tipos, suportes e características dos documentos quepodem ou não ser eliminados.(D) a minuciosa descrição dos documentos que se resolveu preservar ou manter, por teremrelevância administrativa, jurídica e informativa.(E) ser usada por meio de recursos informatizados.

64 - Assinale a única afirmativa correta sobre a aç ão e a importância, para aadministração pública, dos arquivos correntes, inte rmediários e permanentes.(A) O aperfeiçoamento da administração governamental não depende de como os arquivossão geridos pela burocracia estatal.(B) A administração técnica de arquivos não consiste em tarefa altamente especializada.(C) Os governos que possuem arquivos bem administrados conse guem alcançar altos níveisde eficiência em todas as suas esferas de atuação.(D) Não é necessário que existam órgãos específicos para tratar da administração dedocumentos e de informações acumuladas pela administração pública.(E) Os governos independem de fato das informações acumuladas, produzidas ou não pelosseus serviços.

65 - Documentos textuais em suporte papel, avaliado s e considerados sem valor paraguarda provisória ou definitiva, devem ser:(A) preservados por um prazo legal, igual ou superior a cinco anos.(B) preservados por um prazo não inferior a quinze anos.(C) preservados por um prazo definido por legislação específica.(D) incinerados indiscriminadamente, por ordem de instâncias superiores.(E) comercializados como papel velho, destinado à reciclagem.

66 - Uma das tendências mais expressivas da Arquiví stica do mundo atual é o enfoqueda informação com prioridade sobre o documento. De ste modo, as novas teoriasarquivísticas indicam que:(A) os documentos registrados em suportes convencionais devem ser imediatamente copiadose sumariamente eliminados.(B) os documentos registrados em meio magnético são os que realmente importam para opresente e para o futuro.(C) os conteúdos dos documentos convencionais e não--convencionais vêm ganhando maiorsignificação para o trabalho profissional.(D) as espécies documentais continuarão a ser o principal vetor para o processo de tratamentoarquivístico.(E) tudo deve ser mantido do mesmo modo que sempre.

67 - As instituições denominadas arquivos públicos federais, estaduais, municipais einstitucionais são locais onde, em situações ideais , guardam-se:(A) os documentos de valor corrente, isto é, de uso constante.(B) os documentos de valor permanente, isto é, de valor informativo.(C) os documentos de todos os tipos e valores.(D) os documentos sem valor corrente, porém ainda úteis por algum tempo ou destinados àpreservação definitiva.(E) os documentos que estão esperando a definição de suas situações.

68 - O uso da microfilmagem alcançou ampla difusão nas últimas décadas. Por isso,instituições públicas e privadas utilizam-na em vár ios casos. Segundo os especialistas,este recurso:(A) torna mais barato o tratamento e a manutenção de acervos arquivísticos em suporte papel,fotográfico e videográfico.(B) tem custos similares aos dos procedimentos mais convencionais.(C) é indicado somente para os arquivos correntes.

(D) torna bem mais caro o tratamento dispensado aos acervos arquivísticos.(E) é utilizável em aplicações específicas na preservação de documentos essenciais sob oponto de vista jurídico e histórico--cultural.

69 - A digitalização de documentos já chegou ao Bra sil. Com ela é possível que seproduzam arquivos eletrônicos de imagens mapeadas e m bits ou de dados por meio doreconhecimento ótico de caracteres. Sob o ponto de vista arquivístico:(A) os documentos a serem digitalizados não precisam ter uma ordenação prévia que permitaa recuperação das informações contidas.(B) os documentos devem ser digitalizados, respeitando-se os padrões nacionais dequalidade.(C) os documentos a serem digitalizados devem ser objeto de um tratamento técnico-científicopreliminar, executado por profissionais.(D) a digitalização, em qualquer caso, resolve os problemas de arquivo de um órgão,diminuindo o espaço de guarda e facilitando o acesso.(E) a digitalização substitui a necessidade do trabalho do profissional de arquivos.

70 - Os principais instrumentos de organização, tri agem e acesso aos documentos de umarquivo corrente são:(A) o arranjo e a descrição adotados.(B) o planejamento global da administração.(C) o inventário e os repertórios de assunto.(D) o plano de prevenção de desastres e o diagnóstico do acervo.(E) o plano de classificação e a tabela de temporalidade.

71 - A Diplomática, (tipologia documental), de acor do com alguns autores, é de grandevalia para os profissionais da informação que atuam como arquivistas, por que ela:(A) orienta os padrões de criação e tramitação de documentos de arquivo e facilita acompreensão de um acervo, por estabelecer os padrões existentes.(B) relaciona todas as espécies existentes, permitindo que se compreenda, com maior clareza,a diferença entre a documentação expedida e a recebida.(C) contém as chaves do conhecimento informático moderno, facilitando a compreensão dosdocumentos em suporte magnético.(D) resolve todos os problemas de classificação de documentos, não servindo para uso noprograma de avaliação.(E) aplica-se, apenas, às informações e documentos muito antigos.

72 - A concepção de tipos documentais, isto é, a es pécie somada às funções que oconteúdo informacional de um documento possa desemp enhar, pode ser relativa aointeresse:(A) dos historiadores, no seu processo de pesquisa sistemática das verdades contidas naspeças.(B) dos arquivistas ou dos historiadores, de acordo com a abordagem e o enfoque pretendido.(C) dos arquivistas, que se interessam pela exegese da documentação medieval.(D) dos arquivistas e dos bibliotecários, que precisam de informações sobre a tipologiadocumental e a proveniência das peças.(E) dos historiadores, como instrutores do trabalho arquivístico.

73 - De modo geral, os dois registros e suportes do minantes, em termos quantitativos,nos arquivos públicos brasileiros são:(A) o documento textual em papel e a fotografia.(B) a correspondência e os dossiês funcionais.(C) os microfilmes e os disquetes.(D) o processo administrativo e a correspondência.(E) as máquinas digitais contemporâneas e os discos óticos.

74 - O significado da expressão "follow-up" e sua m elhor forma de utilização são,respectivamente:a) Recebimento/ mensalmenteb) Arquivamento/ semanalmente

c) Acompanhamento/ diariamented) Agendamento/ quinzenalmentee) Atendimento/ diariamente

75 - O método do sistema numérico é aquele que:a) Prevalece a ordenação dos documentos dentro de uma divisão geográfica.b) Possui índice e não requer dupla consulta.c) Não depende do uso de índice e de arranjo alfabético.d) Dispõe em sequência numérica crescente, as pastas e documentos, independente do arranjoalfabético, obedecendo sempre à ordem de entrada.

76 - Todos os documentos são guardados em arquivos , com base na frequência de usoe não em função de seu valor. Assim, um documento q ue é guardado no arquivo inativoé:a) Um documento de uso frequente.b) Um documento de valor histórico.c) Um documento de frequência praticamente nula.d) Um documento de menor frequência de uso.

77 - São considerados acessórios do arquivo:a) Cartões e projeções.b) Guias e pastas convencionais.c) Casacas e notações.d) Sujeições e tombamentos.

78 - A técnica de seleção do material a ser arquiv ado está ligada aos seguintesaspectos:a) Codificação, tombamento e documentação.b) Seleção, documentação, arquivamento e codificação.c) Classificação, arquivamento e tombamento.d) Seleção, classificação, codificação e sistema de arquivamento.

79 - A Microfilmagem é um processo de conservação de documentos que tem comovantagem:A) não depender de legislação própria.B) dispensar a guarda de todos os originais.C) economizar espaço e reduzir volume.D) dispensar qualquer sistema de classificação.E) ser de baixo custo e poder ser lido a olho nu.

80 - A alternativa em que consta o correto arquiva mento, pelo método alfabético, dosnomes: FRANCISCO ROSAS de MELO, PATRÍCIA MONTE VERD E e PAULO ROBERTOCASTELO BRANCO, respectivamente, é:A) Branco, Paulo Roberto CasteloMonte Verde, PatríciaMelo, Francisco Rosas deB) Paulo, Roberto Castelo BrancoVerde, Patrícia MonteDe Melo, Francisco RosasC) Castelo Branco, Paulo RobertoMonte, Patrícia VerdeDe Melo, Francisco RosasD) Castelo Branco, Paulo RobertoVerde, Patrícia MonteFrancisco, Rosas de MeloE) Castelo Branco, Paulo RobertoMelo, Francisco Rosas deMonte Verde, Patrícia

Gabarito

01 - E 02 - D 03 - E 04 - A 05 - D 06 - E 07 - D 08 - C 09 - C 10 - B11 - D 12 - B 13 - B 14 - A 15 - B 16 - B 17 - D 18 - B 19 - C 20 - E21 - D 22 - C 23 - E 24 - C 25 - A 26 - E 27 - A 28 - C 29 - C 30 - D31 - B 32 - E 33 - D 34 - B 35 - C 36 - B 37 - A 38 - C 39 - B 40 - B41 - E 42 - C 43 - A 44 - C 45 - C 46 - D 47 - D 48 - A 49 - B 50 - C51 - A 52 - A 53 - B 54 - C 55 - D 56 - B 57 - B 58 - A 59 - D 60 - A61 - A 62 - C 63 - A 64 - C 65 - E 66 - C 67 - B 68 - E 69 - C 70 - E71 - A 72 - B 73 - D 74 - C 75 - B 76 - C 77 - D 78 - A 79 - C 80 - E

Olha aqui! Mais uma bateria de exercícios pra você.

01 - Receber o documento, ler o documento identific ando o assunto principal e o(s)assunto(s) secundário(s) de acordo com o seu conteú do, localizar o código, utilizando oíndice, quando necessário, anotar o código na prime ira folha do documento e preenchera(s) folha(s) de referência para os assuntos secund ários são rotinas correspondentes àsoperações de:a) prescrição;b) notação;c) avaliação;d) classificação;e) restauração.

02 - Muitas instituições produzem e acumulam docume ntos de maneira indiscriminada,ou seja, sem critérios técnicos ou científicos, inc orrendo em problemas de difícil soluçãopara os arquivistas. Assim, garantir condições de c onservação da documentação devalor permanente; aumentar o índice de recuperação da informação; conquistar espaçofísico e reduzir o peso ao essencial da massa docum ental dos arquivos são objetivos da:a) descrição;b) indexação;c) avaliação;d) disseminação;e) codificação.

03 - Em qualquer arquivo, é importante estabelecer critérios que visam a otimizar suaadministração de maneira coerente e eficaz. Com o o bjetivo de fornecer as bases paraum entendimento entre a própria instituição e os fu ncionários do arquivo permanentesobre o que deve ser feito com os documentos da ins tituição a que dizem respeito,visando não apenas a eliminação, mas principalmente , assegurar a preservação decertos documentos, cobrindo todos os documentos: os que careçam de valor, comotambém os que possuem valor. Para atender às necess idades da instituição e doarquivo, a sua cobertura deve ser total. Essa noção remete à interpretação do plano de:a) descarte;b) destinação;c) levantamento;d) organização;e) triagem.

04 - Os procedimentos intelectuais e físicos e os r esultados da análise e organização dedocumentos de acordo com os princípios arquivístico s denominam-se:a) arranjo;b) levantamento;c) triagem;d) depuração;e) acondicionamento.

05 - Alguns paradigmas da área arquivística permane cem ao longo dos anos, pois,mesmo refutados em princípio, são corroborados mais adiante, garantindo consistênciada área. Nessa perspectiva, "a relação entre a indi vidualidade do documento e oconjunto no qual ele se situa geneticamente" é um a xioma arquivístico que se traduzcomo:a) integralidade;b) viabilidade;c) organicidade;d) simultaneidade;e) funcionalidade.

06 - O arquivo da universidade está sendo mantido s ob condições adversas e algunsfatores como: luz, temperatura e umidade relativa d o ar, agentes externos ao documentoque são os mais responsáveis pela:a) racionalização;b) prevenção;c) conservação;d) restauração;e) deterioração.

07 - O profissional de Arquivologia, no arquivo de uma instituição de ensino superior,pode desenvolver várias atividades decorrentes de s ua atribuição, pois ele é oresponsável pelos documentos arquivados. Desse modo , em um ambiente de arquivoinsalubre, em que a poluição ácida do ar é um fator nefasto à preservação dodocumento, o arquivista pode minimizar os prejuízos causados utilizando aparelhosmodernos como:a) ar condicionado;b) cela de fumigação;c) deonizador;d) obturador;e) termohigrógrafo.

08 - A legislação determina que "ficará sujeito à r esponsabilidade penal, civil eadministrativa, na forma da legislação em vigor, aq uele que desfigurar ou destruirdocumentos de valor...":a) permanente;b) especializado;c) intermediário;d) terciário;e) corrente.

09 - Implementar a política nacional de arquivos p úblicos e privados, visando à gestão, àpreservação e ao acesso aos documentos de arquivo" é finalidade do:a) CONAR;b) SINAR;c) ARCAR;d) UNESCO;e) AAB.

10 - Os documentos relativos às atividades-meio ser ão analisados, avaliados eselecionados pelas Comissões Permanentes de Avaliaç ão de Documentos dos órgãos edas entidades geradoras dos arquivos da administraç ão pública, obedecendo aos prazosestabelecidos pela:a) tabela de equivalência e transferência expedida pelo SINAR;b) tabela de enquadramento e definição expedida pelo SIDAR;c) tabela de prescrição e decadência expedida pelo DENARQ;d) tabela de avaliação e extinção expedida pelo ABARQ;e) tabela de temporalidade e destinação expedida pelo CONARQ.

11 - Constituídos de documentos em curso como plan o de partida ou prosseguimentode planos para fins de controle ou tomada de decisõ es das administrações são osarquivos:a) correntes;b) intermediários;c) permanentes;d) sigilosos;e) secretos.

12 - Para organização de uma massa documental cons tituída especificamente deprocessos, o arquivista deve utilizar o método:a) enciclopédico;b) numérico;c) dicionário;d) unitermo;e) geográfico.

13 - Assegurar a preservação dos documentos que nã o mais são utilizados pelaadministração e que devem ser mantidos, visando a u m processo de triagem queestabelecerá a eliminação ou o arquivamento definit ivo é a função principal do arquivo:a) onomástico;b) permanente;c) especializado;d) intermediário;e) estratégico.

14 - Estabelecer os prazos de vida do documento den tro da instituição, de acordo comos valores informativos e probatórios, é atividade da comissão de:a) avaliação de documentos;b) incineração de documentos;c) restauração de documentos;d) movimentação de documentos;e) preservação de documentos.

15 - Antes de eliminar documentos inservíveis para a instituição, o técnico de arquivodeve recorrer ao instrumento de destinação aprovado pela autoridade competente, que éa tabela de:a) operacionalidade;b) caducidade;c) organicidade;d) temporalidade;e) originalidade.

16 - Propiciar uma visão de conjunto dos serviços d e arquivo, de modo a permitir aopesquisador saber quais são os seus recursos, a nat ureza e o interesse dos fundos queele abriga, além de divulgar e promover o arquivo j unto aos meios escolares,administrativos e culturais em geral, são finalidad es do:a) índice;b) resumo;c) inventário;d) catálogo;e) guia.

17 - O controle de temperatura, de umidade relativa e de poluentes, por meio deinstrumentos, com o objetivo de criar uma atmosfera favorável à conservação dosdocumentos, denomina-se:a) monitoração;b) climatização;c) esterilização;

d) fumigação;e) refrigeração.

18 - O órgão vinculado ao Arquivo Nacional que defi ne a política nacional de arquivos éo:a) SINARQ;b) ABARQ;c) REBARQ;d) COLMARQ;e) CONARQ.

19 - Quanto ao gênero, os microfilmes são documento s classificados como:a) cartográficosb) iconográficosc) audiovisuaisd) textuais

20 - Os registros audiovisuais ou sonoros que refli tam fatos da vida da instituição sãoconsiderados documentos de guarda do tipo:a) eventualb) temporáriac) permanented) intermediária

21 - Quanto à sua função, a guia que indica a local ização de um nome ou assunto degrande frequência, é chamada de:a) subsidiáriab) secundáriac) primáriad) especial

22 - Ao usar o Método Numérico Simples, os correspo ndentes eventuais terão a suadocumentação arquivada em pastas, que constituirão uma série à parte, chamadas de:a) especiaisb) reservadasc) miscelâneasd) confidenciais

23 - Uma guia cuja inscrição na projeção é A - C po ssui uma notação do tipo:a) abertab) fechadac) numéricad) alfanumérica

24 - A fase da operação de arquivamento, em que é f eito o arranjo dos documentos, deacordo com a codificação dada aos mesmos, denomina- se:a) classificaçãob) automaçãoc) ordenaçãod) inspeção

25 - Considere os nomes abaixo.1) José Amadeo2) Angel O' Neil3) J. F. Amadeo4) Rafael Colorado Filho5) Dr. Renato FigueroaA sequência dos números que correspondem à ordem al fabética, obedecendo às regrasda ABNT é:a) 3 - 1 - 4 - 5 - 2

b) 2 - 5 - 1 - 3 - 4c) 3 - 1 - 5 -4 - 2d) 2 - 3 - 1 - 4 -5

26 - Considere os elementos abaixo.1) Rio de Janeiro - Vassouras - Oliveira & Santos2) Rio de Janeiro - Angra dos Reis - Irmãos Gonçalves S/A3) Rio de Janeiro - Rio de Janeiro - Sociedade Protetora dos Animais4) Rio de Janeiro - Teresópolis - Jone's - Shop5) Rio de Janeiro - Resende - Hotel da SerraA ordenação dos números, segundo o Método Geográfic o, na modalidade estado, cidadee correspondente, é:a) 3 - 5 - 2 - 4 - 1b) 3 - 2 - 5 - 4 - 1c) 2 - 5 - 4 - 1 - 3d) 1 - 2 - 3 - 4 - 5

27 - Considere os elementos abaixo.1) Petrópolis (RJ) - Cia. Martins de Exportação2) Salvador (BA) - Farmácia Ramos3) Belo Horizonte (MG) - Vila Rica Hotel4) São Carlos (SP) - José Malgor & Cia.5) Brasília (DF) - Importadora NacionalA ordenação dos números, segundo o Método Geográfic o, na modalidade cidade, estadoe correspondente, é:a) 2 - 5 - 3 - 1 - 4b) 5 - 2 - 3 - 1 - 4c) 2 - 3 - 1 - 4 - 5d) 3 - 5 - 1 - 2 - 4

28 - Considere os assuntos abaixo:1) Seguros2) Pessoal3) Auditoria4) Transportes5) MaterialA sequência dos assuntos que correspondem à orienta ção alfabética dicionária é:a) 3 - 5 - 2 - 1 - 4b) 3 - 2 - 1 - 4 - 5c) 4 - 1 - 2 - 5 - 3d) 5 - 4 - 1 - 2 - 3

29 - O conjunto de princípios (análise, arranjo, de scrição, avaliação, transferência erecolhimento dos documentos) e técnicas a serem obs ervadas na constituição,organização, desenvolvimento e utilização dos arqui vos, denomina-se:a) arquivoconomiab) arquivonomiac) arquivologiad) arquivística

30 - O processo de análise da documentação de arqui vos, visando estabelecer a suadestinação, de acordo com seus valores probatórios e informativos denomina-se:a) arranjob) avaliaçãoc) descriçãod) classificação

31 - O método de seleção que permite determinar o g rau de representatividade de umconjunto documental, segundo critério geográfico, a lfabético, numérico e / oucronológico chama-se:

a) suporteb) avaliaçãoc) destinaçãod) amostragem

32 - A Transferência de documentos dos arquivos int ermediários para os arquivospermanentes é chamada de:a) triagemb) seleçãoc) descarted) recolhimento

33 - Nos arquivos, a guarda e conservação dos docum entos visando à sua utilização sãocaracterísticas da:a) criaçãob) funçãoc) finalidaded) localizaçãoe) importância

34 - A posição em que são dispostas fichas e docume ntos, e não a forma dos móveis,distinguirá os tipos de arquivamento, que são:a) aberto e fechadob) lateral e diagonalc) simples e compostod) relativo e eletrônicoe) vertical e horizontal

35 - A centralização dos arquivos correntes não é a penas a reunião da documentação emúnico local, como também a concentração de todas as atividades de controle dedocumentos. O órgão encarregado dessa centralização é o protocolo que concentra asseguintes atividades:a) arquivo, controle, análise e eliminaçãob) expedição, controle, retenção e expurgoc) avaliação, levantamento, movimentação e descarted) recebimento, registro, distribuição e movimentaçãoe) planejamento, análise, implantação e acompanhamento

De acordo com as regras de alfabetação , ordene os nomes das questões de nº 36 a 38.

36 - Dr. Igor Thiago Silvaa) (Dr.) Igor Thiago, Silvab) IGOR, Thiago Silva (Dr.)c) (Dr.) Silva, Igor Thiagod) (Dr.) Thiago Silva, IGORe) SILVA, Igor Thiago (Dr.)

37 - Alba Amália Alves & Cia.a) ALBA, AMÁLIA ALVES & CIAb) AMÁLIA, ALVES &CIA. Albac) &Cia. Alba AMÁLIA ALVESd) ALVES & CIA, Alba Amáliae) CIA, Alba Amália Alves &

38 - Moysés Matheus Filhoa) FILHO, MATEUS Moysésb) MANTHEUS FILHO, Moysésc) FILHO, Moysés Mateusd) MOYSÉS, Matheus Fillhoe) Matheus Moysés, FILHO

39 - O método geográfico é do sistema direto, sendo a busca feita diretamente aodocumento. Este método é preferido quando o princip al elemento a ser considerado emum documento é a:a) palavrab) informaçãoc) alfabetaçãod) procedênciae) correspondência

40 - A aplicação de critérios de avaliação para dis tinguir não só os documentos de valoreventual, como também os que detêm valor informativ o ou probatório, é efetivada noseguinte arquivo:a) inativob) centralc) corrented) permanentee) intermediário

41 - Realizada a análise da documentação, impõe-se a elaboração de uma tabela de:a) temporalidadeb) equivalênciac) prescriçãod) valoraçãoe) descarte

42 - Os documentos como convites recebidos, materia l de divulgação de terceiros ecorrespondências de congratulações são classificado s como de guarda do tipo:a) inativab) eventualc) permanented) intermediáriae) administrativa

43 - Reunir, conservar, arranjar, descrever e facil itar a consulta dos documentos oficiais,visando a torná-los úteis para fins administrativos , pesquisas históricas é função doarquivo:a) correnteb) especialc) permanented) intermediárioe) especializado

44 - A passagem dos documentos da 2ª para a 3ª idad e do arquivo, chama-se:a) conservaçãob) recolhimentoc) referênciad) transferênciae) encaminhamento

45 - É obra destinada à orientação dos usuários no conhecimento e na utilização dosfundos que integram o acervo de um arquivo. É o ins trumento de pesquisa maisgenérico, pois se propõe a informar a totalidade do s fundos existentes no arquivo. Esteinstrumento é identificado como:a) guiab) índicec) catálogod) repertórioe) topográfico

46 - O método de seleção que permite determinar o grau de representatividade de umconjunto documental, segundo critério geográfico, a lfabético, numérico ou cronológico éo processo de:a) arquivamentob) amostragemc) destinaçãod) retençãoe) seriação

47 - Os documentos de arquivos podem assumir, basic amente, dois tipos de valores quede acordo com os seus conteúdos, podem ser:a) ativo e passivob) probatório e fiscalc) eventual e jurídicod) transitório e definitivoe) administrativo e histórico

48 - Denomina-se arranjo, em arquivística, a orden ação dos documentos em fundos, aordenação das séries dentro dos fundos e, se necess ário, os itens documentais dentrodas séries. As atividades desenvolvidas no arranjo são:a) intelectuais e físicasb) científicas e culturaisc) físicas e científicad) físicas e culturaise) culturais e físicas

49 - O processo que na organização de arquivos corr entes consiste em colocar osdocumentos em seqüência alfabética, numérica ou alf anumérica, de acordo com ométodo de arquivamento previamente adotado, é denom inado:a) doaçãob) avaliaçãoc) classificaçãod) destinaçãoe) distribuição

50 - O documento, pela natureza de seu conteúdo inf ormativo, determina medidasespeciais de proteção, quanto à sua guarda e acesso público, é classificação como:a) sigilosob) oficialc) públicod) secretoe) urgente

51 - O arranjo tem sob sua custódia documentos resu ltantes da experiência humana numcampo específico, independente da forma física que apresentam, é identificado como:a) especialb) correntec) técnicod) especializadoe) geral

52 - A possibilidade de consulta aos documentos de arquivo, a qual poderá variar emfunção de cláusulas restritas, é entendida arquivis ticamente como:a) distribuiçãob) divulgaçãoc) gênerod) seleçãoe) acesso

53 - Segundo PAES (1986:14), ao analisarmos os esta tutos, regimentos, regulamentos,

normas, organogramas e demais documentos constituti vos da instituição mantenedorado arquivo, estamos desenvolvendo a etapa de:a) avaliaçãob) levantamentoc) planejamentod) implantaçãoe) acompanhamento

54 - As projeções das guias, em um arquivo corrente , possuem funções. Estas podemser classificadas de acordo com a necessidade de tr abalho. Assim, a guia que indica alocalização de um nome ou assunto de grande frequên cia tem o nome de:a) especialb) subsidiáriac) primáriad) secundáriae) terciária

55 - As atividades de colocação dos papéis nas gale rias, estantes ou caixas, seuempacotamento, fixação de etiquetas etc., referem-s e ao arranjo do tipo:a) abertob) físicoc) funcionald) intelectuale) condicional

56 - Segundo as normas de organização de Arquivos I ntermediários, "... ainda que adocumentação transferida do arquivo corrente perman eça no arquivo intermediário...", oacesso a ela limita-se ao órgão:a) produtorb) receptorc) organizadord) consultore) acumulador

57 - Estabelecer preceitos capazes de orientar a aç ão dos responsáveis pela análise eseleção do documento, com vistas à fixação de prazo s para sua guarda ou eliminação, écompetência da:a) recepçãob) avaliaçãoc) destinaçãod) organizaçãoe) acumulação

58 - O fator norteador da constituição do fundo, s egundo é a:a) norma do documentob) origem do documentoc) função do documentod) organização do documentoe) subordinação do documento

59 - Um dos maiores obstáculos que precedem a ident ificação de fundos é a questão dahierarquia dos:a) documentosb) arquivosc) órgãosd) itense) conjuntos

60 - O arranjo é "o processo de agrupamento dos doc umentos singulares em unidadessignificativas e o agrupamento, em relação signific ativa de tais unidades entre si." Essa

relação significativa é o princípio da:a) santidadeb) identificaçãoc) análised) organicidadee) funcionalidade

61 - A sistemática de arranjo inicia-se materialmen te com o:a) processamentob) levantamentoc) planejamentod) recolhimentoe) agrupamento

62 - De acordo com a terminologia internacional sob re Arquivologia, "a sequência dedocumentos da mesma natureza no interior de um fund o "é chamada de:a) sérieb) itemc) grupod) seçãoe) divisão

63 - A descrição é tarefa típica do arquivo:a) correnteb) intermediárioc) permanented) especiale) especializado

64 - Quando recorremos a um instrumento de pesquisa que tem a característica de umalista alfabética (e eventualmente cronológica) de n omes de pessoas, de lugares ou deassuntos contidos em uma ou mais unidades arquivíst icas, estamos nos referindo ao (à):a) índiceb) repertóriod) catálogod) inventárioe) guia

65 - As operações intelectuais envolvidas na anális e e ordenação do acervo arquivísticodenominam-se:a) nível de descriçãob) avaliaçãoc) arranjod) identificaçãoe) descrição multinível

66 - Em sentido restrito, as funções fundamentais d os sistemas e serviços relacionadoscom o tratamento da informação, tais como Arquivos, Bibliotecas, Centros de Informaçãoou Serviços de Informação são:a) conhecer a demanda de uso e acesso, e arquivamentob) armazenar, avaliar e recuperar informaçãoc) registrar e permitir a acessibilidade às fontes de informaçãod) avaliar informações sobre necessidade e densidade de usoe) organizar e conservar os documentos

67 - Os métodos de arquivamento são responsáveis pe la (o):a) plano de armazenagem dos documentosb) notação dos documentosc) palavra-chave dos documentosd) ordenação dos documentos

e) plano de destinação dos documentos

68 - Ao longo da história, tem sido objeto dos trab alhos dos especialistas de arquivo:a) conservação, memória, organização e guardab) produção, tramitação, conservação e autuaçãoc) tratamento, conservação, geração/gestão e difusãod) organização, apensamento, arquivamento e conservaçãoe) autuação, conservação, análise, análise documental e arquivamento

69 - Órgão colegiado, que tem por finalidade elabor ar e implementar políticas públicas doEstado do Rio de Janeiro voltadas para a gestão, pr eservação e acesso aos documentosde arquivos, de forma a garantir seu pleno uso admi nistrativo, científico e cultural efavorecer o cidadão no exercício de seus direitos:a) AAPEb) COEARJc) ACARJd) CEAe) CONEARQ

70 - A definição da política nacional de arquivos b rasileiros cabe ao (a):a) SOCINFOb) SINARc) ABNT/ISSOd) AFNORe) CONARQ

71 - Conforme a natureza do conteúdo, os documentos podem ser categorizados em:a) fiscais, de pessoal, técnicos e históricosb) administrativos, de pessoal, contábil, jurídico e técnicosc) diplomáticos, administrativos, legais e técnicosd) históricos, administrativos, técnicos ou especializadose) técnicos, administrativos, contábil-financeiros, de pessoal

72 - Constituem documentação especial de arquivos o s documentos:a) audiovisuais; filmográficos; iconográficos; sonorosb) cartográficos; fonográficos; audiovisuais; iconográficosc) microformas; audiovisuais; cartográficos; fonográficosd) filmográficos; cartográficos; sonoros; audiovisuaise) fonográficos; microformas; audiovisuais; iconográficos

73 - Considerando a teoria das três idades, a avali ação dos documentos de arquivo deveser realizada no estágio:a) intermediáriob) corrente / intermediárioc) intermediário / permanented) correntee) permanente

74 - Um arquivo público (federal, estadual ou munic ipal), para organizar a documentaçãoarmazenada, deverá introduzir uma política de gestã o dos documentos públicosconsiderando as fases correntes e intermediárias, a lém da permanente. De imediato, oseguinte procedimento metodológico operacional deve rá ser implementado:a) arranjo e destinação da produção documentalb) otimização dos procedimentos e das atividades arquivísticasc) avaliação, seleção, arquivamento e microfilmagemd) levantamento da produção documentale) controle do fluxo de documentos

75 - Segundo recomendação da Câmara Técnica de Aval iação de Documentos (2001), osórgãos que adotarem a tabela de temporalidade desen volvida por eles deverão compor:

a) Comissão Permanente de Avaliação e Grupo de Trabalho para execução de procedimentosmetodológicosb) Comissão Permanente de Avaliação e Destinaçãoc) Comitê Multidisciplinar de Gestão e Comissão de Avaliação dos Documentosd) Grupo de Trabalho para atualização das informações constantes da Tabela deTemporalidadee) Equipe Técnica para Manutenção da Tabela de Temporalidade

76 - O procedimento arquivístico destinado a assegu rar as atividades deacondicionamento, armazenamento, conservação e rest auração de documentosdenomina-se:a) preservaçãob) descriçãoc) conservaçãod) restauraçãoe) avaliação

77 - Os itens abaixo apresentam diferentes definiçõ es para os Arquivos. Qual dasalternativas é a mais completa?a) Conjunto organizado de documentos produzidos ou recebidos e preservados por instituiçõespúblicas ou privadas (pessoa jurídica e física), visando sua futura recuperação. b) Conjunto organizado de documentos preservados para fins administrativos e jurídicos,servindo para futura tomada de decisão. c) São coleções de papéis e documentos que guardados em fichários arquivo, preservam amemória e guardam a história. d) Tratam da organização de papéis e de documentos desorganizados. e) Nenhuma está correta.

78 - Os métodos de arquivamento mais conhecidos lev am em conta:a) as tabelas de classificação dos documentos. b) a ordem alfabética, numérica e a alfanumérica, sendo que este último considera números eletras. c) as tabelas de temporalidade. d) o Ciclo Vital dos documentos. e) as regras de alfabetação, indicadas no Código Anglo Americano.

79 - Na terminologia arquivística, o esquema preest abelecido para armazenamento,ordenação e classificação de documentos é um concei to atribuído para a elaboração doplano de:A) ordenação. B) destinação.C) classificação.D) arquivamento.E) armazenamento

80 - Para que o arquivamento dos documentos seja fe ito de forma correta, o arquivista deve seguir determinadas rotinas.As rotinas abaixo relacionadas encontram-se de form a desordenada. Numere-as paraindicar a sequência correta.1- ( ) Promover a restauração das folhas em mau estado deconservação.........................................2 - ( ) Receber os documentos e examiná-los a fim de não serem guardados aqueles cujasações ainda não tenham sido concluídas.3 - ( ) Avaliar as gavetas do arquivo corrente, transferindo ou recolhendo o material deconsulta para o arquivo intermediário ou permanente, ou ainda propondo a eliminação dosdocumentos que tenham perdido o seu valor documental ou correspondam a duplicatasdesnecessárias.4 - ( ) Arquivar todos os documentos de acordo com o método adotado.5 - ( ) Preencher as Folhas de Referência no caso de o documento exigir mais de umaclassificação.

6 - ( ) Classificar as cópias da correspondência expedida, anotando o código adotado emtodas as cópias.7 - ( ) Arquivar uma cópia por assunto, no dossiê próprio, acompanhada dos antecedentesque lhe deram origem, se for o caso.8 - ( ) Verificar a classificação atribuída no ato do recebimento, ratificando-a ou retificando-a.9 - ( ) Encaminhar a cópia em papel de cor distinta das demais ao órgão que elaborou acorrespondência.10 - ( ) Arquivar outra cópia em ordem numérico-cronológica.11 - ( ) Dar as buscas necessárias para atender aos pedidos de antecedentes feitos pelosetor de recebimento e classificação ou a esclarecimentos solicitados pelo setor de registro emovimentação.12 - ( ) Conservar em ordem os documentos arquivados.

A sequência numérica correta das rotinas de cima pa ra baixo, é• 4, 1, 9, 8, 5, 3, 6, 2, 7, 12, 11, 10• 3, 1, 10, 6, 2, 9, 8, 5, 7, 12, 4, 11• 3, 1, 11, 9, 5, 4, 7, 2, 6, 8, 12, 10• 4, 1, 10, 9, 3, 5, 8, 2, 6, 7, 12, 11• 3, 1, 11, 6, 4, 9, 7, 2 ,8, 5, 12, 10

GABARITO

01 - D 02 - C 03 - B 04 - A 05 - C 06 - E 07 - A 08 - A 09 - B 10 - E11 - A 12 - B 13 - D 14 - B 15 - C 16 - B 17 - A 18 - E 19 - C 20 - C21 - D 22 - C 23 - B 24 - C 25 - A 26 - B 27 - D 28 - A 29 - D 30 - B31 - D 32 - D 33 - B 34 - E 35 - D 36 - E 37 - A 38 - B 37 - D 40 - C41 - A 42 - B 43 - C 44 - B 45 - A 46 - B 47 - E 48 - A 49 - C 50 - A51 - D 52 - E 53 - B 54 - A 55 - B 56 - A 57 - B 58 - B 59 - C 60 - D61 - D 62 - A 63 - C 64 - A 65 - C 66 - B 67 - D 68 - C 69 - E 70 - E71 - E 72 - A 73 - D 74 - D 75 - A 76 - A 77 - A 78 - B 79 - C 80 - C

Olha aqui! Mais uma bateria de exercícios pra você.

Responda " certo " ou " errado "

01 - De acordo com a teoria arquivística, os documentos arquivados na fase corrente possuemvalor primário e secundário.

02 - No método de arquivamento ideográfico, o principal elemento adotado para a recuperaçãoda informação é o assunto.

03 - Ocorrendo o empréstimo de documentos do acervo, o profissional responsável peloarquivamento e desarquivamento deve utilizar a guia-fora para indicar a retirada do documento.

04 - Os procedimentos teóricos da arquivística indicam que o arquivamento de documentosdeve ser posterior à sua classificação, a qual deve ter como base o plano de classificação dainstituição.

05 - O prazo indicado para o arquivamento de documentos na fase intermediária é de 10 a 20anos.

06 - Além dos documentos textuais, os arquivos ocupam-se do gerenciamento e arquivamentode documentos pertencentes ao gênero iconográfico, filmográfico e sonoro.

07 - De acordo com a teoria arquivística, os atos de correspondência, como os ofícios, ascartas e os memorandos, devem ser arquivados obedecendo à classificação de "Recebidos",para os documentos encaminhados à instituição, e "Expedidos", para aqueles produzidos pela

instituição.

08 - No que se refere ao arquivamento de documentos, é indicado que a instituição adote ummétodo de arquivamento único.

09 - Os documentos que refletem a origem e os objetivos da instituição possuem valorsecundário e, na terceira fase do ciclo vital, são de guarda permanente.

10 - Somente serão aceitos, nos arquivos, os processos que, finalizado o trâmite, possuírem oindicativo "arquive-se", aposto pela autoridade competente.

Gabarito

01 - E 02 - C 03 - C 04 - C 05 - E06 - C 07 - E 08 - E 09 - C 10 - C