Noções de Arquivologia Aula 01

7/25/2019 Noções de Arquivologia Aula 01

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AULA 01 – 1.Arquivística: princípios e conceitos. 3.2

Classificação de documentos de arquivo.

SUMÁRIO PÁGINA

Sumário

Apresentação ................................................................................................. 1

Meus Pãezinhos ............................................................................................. 3

Considerações sobre o Curso ........................................................................ 4

Porque estudar Arquivologia? ........................................................................ 5Bibliografia Básica .......................................................................................... 6

1. Arquivística: princípios e conceitos ............................................................. 6

Documentos ................................................................................................... 8

Órgãos de Documentação .............................................................................. 9

Arquivos (Conceitos Iniciais) ........................................................................ 15

Classificação dos arquivos ........................................................................... 17

Estágios da Evolução ................................................................................... 20

Princípios ..................................................................................................... 22

3.2 Classificação de documentos de arquivo ................................................ 29

Tipos de Correspondências (Espécies Documentais) ................................... 35

Questões Comentadas ................................................................................. 37

Questões Propostas ..................................................................................... 70

Apresentação:

Olá a todos. Eu me chamo Felipe e serei o responsável pelo curso de

Arquivologia para este concurso.

Arquivologia para a ANCINETeoria e exercícios comentados

Prof. Felipe Cepkauskas Petrachini – Aula 01

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Tenho 24 anos e atualmente exerço o cargo de Auditor Fiscal de Tributos do

Município de São Paulo. Sou formado em Direito pela Universidade de São Paulo,

mais conhecida como Largo São Francisco. E sim, isso significa que perdi horas de

sono ao longo de meses a fio para fazer a FUVEST. Bons tempos aqueles... :P

Ingressei no serviço público em 2009, no cargo de Assistente Técnico

Administrativo do Ministério da Fazenda. Fiquei mais de dois anos no cargo, onde

aprendi desde furar papel até os meandros mais específicos da ciência do Direito

Tributário. De tanto choramingar, a partir de fevereiro comecei a supervisionar parte

do setor onde trabalhava, ganhando um aumento singelo (sim, essas coisas existem

no serviço público se você for ambicioso).

Em abril de 2012 fui nomeado para o cargo de Técnico Judiciário Área

Administrativa do Tribunal Regional do Trabalho. Lembro até hoje que mesmo

estando na posição 1237, e já passados mais de três anos da prova, ainda assim

chegou minha vez. Mas lógico, se tivesse ido melhor, teria sido chamado mais cedo

:P.

Passei em 16º lugar no concurso de AFTM de São Paulo, onde atualmente

estou, ingressando na Prefeitura lá para agosto de 2012.

E, para terminar, é com grande alegria que comunico que passei no concurso

do ICMS-SP de 2013, dentro da lista (embora no fim da lista :P), para onde estou

considerando ir!

Fora isso, fui chamado para ser Oficial de Justiça do Tribunal de Justiça de

São Paulo (não lembro a posição de cabeça, mas demorou pacas pra chamar e eu

já estava na Prefeitura quando isso aconteceu) e Escrevente Técnico Judiciário naCircunscrição de Mauá, que também é longe pacas de onde eu moro. Fiquei na lista

de excedentes de Técnico do INSS (8º lugar em Atibaia) e da ANAC (que nem

lembro que colocação eu fiquei, mas fui bem mal :P). Também fiquei em 4º lugar no

concurso de Assistente de Licitação para a FURP (Fundação do Remédio Popular),

concurso este do qual também não pude assumir e, fui chamado para ser Técnico

da SPPREV, em um concurso bastante peculiar :P (se tiver a curiosidade, pegue a

lista de aprovados e veja as notas do pessoal, coisa de louco :P), e, por fim, fui



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nomeado em 2010 (ou 11 :P) para exercer o cargo de Técnico do Ministério Público

da União.

Mas pra fazer tudo isso, não precisa ser gênio. Alias, boa parte dos meus

conhecidos me tomam por alguém bastante "desligado", de maneira que alguns

ainda se espantam em saber que eu ainda não esqueci de respirar. O que eu sou,

em verdade é teimoso.

E pra ser bem sincero, já levei fumo também em concurso :P. Fui tão mal na

prova do BACEN da época que fiz que fiquei com vergonha (ué, acontece meu caro,

mais vezes do que se imagina :P). Mas foi só vergonha, não desisti por causa disso,

nem você deve se sua vez ainda não chegou. Alias, o desastre da época foi o que

me animou a estudar mais profundamente disciplinas como contabilidade geral, que

me auxiliaram anos depois na obtenção do cargo de Auditor Fiscal, o qual exerço

hoje, e também permitiu que, anos depois, o Estratégia confiasse esta disciplina a

mim.

A vaga está lá disponível para quem quiser pegar, e já adianto: não é

necessário nenhum lampejo de genialidade ou dom divino (embora ambos ajudem

muito). Eu tive a oportunidade de conhecer pessoas muito talentosas, e a maiorparte delas não quer virar funcionário público. Para o resto de nós, sobra a certeza

de que a dedicação e o empenho são os únicos fatores que fazem a diferença entre

passar ou não.

Quer dizer, quase. Material também é bom ter. Não adianta nada estudar

feito um condenado se você não estiver estudando a matéria certa. Você confiou

neste material para aplicar o seu esforço. Eu vou te dar uma dor de cabeça que

valha o gasto :P.

Chega de conversa, mãos a obra.



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Considerações sobre o Curso

A aula 00 e a aula 01 são, em essência, a mesma aula, mas com pequenas

diferenças:

Enquanto a aula 00 era só o teste, esta aqui já se encontra completa,

prontinha para transformar você em um mestre da arquivologia até o dia da prova

(pelo menos, da parte da disciplina que as bancas lembram-se de explorar :P).



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Porque estudar Arquivologia?

Arquivologia é uma das únicas matérias que me orgulho em dizer que você,

futuro funcionário público, com certeza usará no desempenho de suas funções,

ainda que não seja sua área de formação.

Nada como um exemplo: se você é de São Paulo, notará que seu a foto de

seu RG possui diversos furos, formando a sigla IIRGD.

Esta sigla corresponde ao Instituto de Identificação Ricardo Gumbleton

Daunt, responsável, entre outras coisas, pela identificação de todos os cidadãos que

moram no município de São Paulo.

E, a fim de auxiliar nesta tarefa, eles possuem TODAS as digitais dos

habitantes do Estado de São Paulo. Mas não estamos nos EUA, nem a Policia Civil

é o CSI: as minhas digitais e de meus conterrâneos estão decalcadas em uma

papeleta de papel cartão e arquivadas em uma infinidade de gavetas dentro do

instituto.

Sim, é uma infinidade de “dedos” e “mãos” sem nenhum tipo recurso da

informática para auxiliar na pesquisa. Ainda assim, quando apresentamos as digitais

de um investigado ao instituto, eles são capazes de procurar rapidamente nas

gavetas e encontrar a papeleta que confere, o que, na minha modesta opinião, é

algo simplesmente mágico.

Eles não procuraram em todas as gavetas. O instituto só é capaz de fazer

isto porque as fichas estão adequadamente arquivadas e catalogadas, de maneira

que ao invés de procurar feito um louco em um monte de gavetas, o funcionário vaidireto naquela que sabe que contém as digitais pretendidas.

Eu até sei como eles fazem isso, mas não é o propósito do seu curso :P. Isto

é uma mostra de que você deve se animar ao ler este material, porque ele além de

importante para sua prova, será vital para sua vida funcional. E por incrível que

pareça, não é uma matéria chata (pode acreditar).



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Bibliografia Básica

Não meu caro, você não precisará comprar livros para fazer esta disciplina

(só faltava esta, comprar este curso para saber que livros comprar :P). O curso e

várias questões de treino te deixarão afiado para sua prova. Entretanto, existem

ferramentas que sugiro que você utilize com o curso. Você já vai entender o que

quero dizer. Veja só:

http://www.arquivonacional.gov.br/Media/Dicion%20Term%20Arquiv.pdf

O link acima te dá acesso ao Dicionário Brasileiro de Terminologia

Arquivística. É o seu grande livro. Ninguém lê o grande livro inteiro, mas sempre que

encontrar dúvidas quanto a algum termo, dê uma consultada rápida. Muitas

questões serão resolvidas com a simples consulta deste dicionário, e, a medida que

você consulta, seu conhecimento sedimenta.

http://www.conarq.arquivonacional.gov.br/Media/publicacoes/recomendaes_p

ara_a_produo.pdf

Este, por outro lado, é um livro possível de ler inteiro, mas, não recomendo

que o faça. Trata dos cuidados que devemos ter com a guarda de documentos. É

mais um livro de consulta. Alguns tópicos são óbvios, outros causam arrepio no

espírito até hoje.

E você professor, vai encostar na cadeira enquanto eu me viro para achar a

resposta? Lógico que não! :P. Eu irei desvendar a Arquivologia com vocês, de

maneia que os conceitos se tornem claros, e pareça que você já nasceu sabendo. E

se mesmo os mecanismos de consulta que recomendei a vocês não funcionarem, oseu professor vai funcionar, ou morrerá tentando :P.

1. Arquivística: princípios e conceitos

Aqui começa a longa jornada de descobrimento que você, caro aluno, irá

trilhar nos meandros da Arquivologia (ou pelo menos, da parte que cai em prova).

Para quebrar um pouco o gelo, vamos visitar a história.



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O termo “arquivo” não tem uma origem precisa. Entretanto, aquela

frequentemente apontada na doutrina nos remete à antiga Grécia, com a

denominação “arché”, que denominava o “palácio dos magistrados”.

Com a evolução do conceito, chegamos à palavra “archeion”, que denomina

o “local de guarda e depósito de documentos” (este conceito já está mais

próximo de um dos atuais conceitos de arquivo usados em concursos).

Outra parcela da doutrina remete-nos ao termo latino “archivum”, que

também identifica o “lugar de guarda de documentos e outros títulos”

Qualquer semelhança com um certo capitão fictício é mera coincidência...

Cuidado para não explodir o turno todo :P.

Falaremos sobre os arquivos propriamente ditos um pouco mais a frente,

devemos tratar antes do objeto de seus estudos: a arquivologia.

Pois bem, saiba que não se trata de nenhum mostro dos concursos (é uma

matéria bem legal e útil).

É uma disciplina, no entanto, que exigirá de você cuidado e atenção,principalmente quando você for apresentado a conceitos próprios, o seu estudo não

é difícil, embora bastante teórico.

As primeiras noções sobre o assunto você verá já na aula de hoje.

E pode acreditar: seu examinador quer saber o que é arquivologia. E sem

este tópico, as demais aulas serão ininteligíveis (tanto quanto a própria palavra

ininteligível :P).

A arquivologia é uma ciência. Já a arquivística é o nome que se dá ao

conjunto de princípios e técnicas empregados justamente no desempenho desta

ciência. No Brasil, a definição da política nacional de arquivos está a cargo do

CONARQ.

“O Conselho Nacional de Arquivos - CONARQ é um órgão colegiado,

vinculado ao Arquivo Nacional do Ministério da Justiça, que tem por finalidadedefinir a política nacional de arquivos públicos e privados, como órgão central de um



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Sistema Nacional de Arquivos, bem como exercer orientação normativa visando à

gestão documental e à proteção especial aos documentos de arquivo.” 1

Para você obter acertos em uma prova de arquivologia é fundamental

que você conheça o significado de muitos termos utilizados nessa disciplina.

Muitas vezes, a resolução das questões se resumirá a isto. Durante as aulas

estes termos serão explicados, revistos, analisados e colocados na sua cabeça com

o mesmo desvelo com o qual se põe um recém-nascido no berço.

Documentos

Nós comentamos que a arquivística é um conjunto de técnicas voltadas ao

atendimento dos objetivos da ciência arquivologia. Só que toda ciência tem um

objeto de estudo (é da essência de todo estudo direcionar seus esforços a algum

objeto :P). A arquivologia volta sua atenção ao estudo dos arquivos (que você já

está ansioso para saber por que demoro tanto para chegar nele). Ok, mas existe

ainda uma partícula neste contexto, que merece atenção redobrada.

Arquivos, quando a palavra é usada no sentido de “instituição”, operam um

elemento básico: o Documento.

Documento é todo e qualquer registro de informação,

independentemente de sua forma ou suporte físico. Ou seja, um documento

pode ser uma foto, um papel, um mapa, um cartão, um filme, fitas, CDs, disquetes,

enfim, tudo aquilo que sirva como registro de um fato, de um acontecimento, de um

momento.

Veja que, ao falarmos simplesmente documento, estamos abordando a

acepção ampla da palavra, não estamos detalhando a sua forma ou o meio

material em que ele é disponibilizado. Basta que haja registro de informação,

qualquer que seja e pelo meio que melhor convier ao usuário, estaremos falando de

documento.

1FONTE:http://www.conarq.arquivonacional.gov.br/cgi/cgilua.exe/sys/start.htm



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http://www.conarq.arquivonacional.gov.br/cgi/cgilua.exe/sys/start.htm






Logo mais a frente veremos, no entanto, como deve ser tratado um

“documento de arquivo”.

Falei que documento é um registro, se é um registro deve haver um meio

físico (material) onde este registro é feito, não é mesmo?

Em arquivologia este meio material onde a informação é registrada se

denomina suporte (olha os termos importantes começando a aparecer). Como

exemplos de suportes temos o papel; o papel fotográfico; a película fotográfica; fitas

de vídeo; as mídias digitais, como um CD, um DVD, ou seja, tudo aquilo fisicamente

palpável e que permite o registro de informações.

Simplificando as coisas para você, caro aluno:

Suporte (meio material) + Registro (ideia, informação) = Documento

E, meu caro, você pode puxar da sua cabeça as aulas de história, e ainda

apontar como exemplos os papiros, pergaminhos, tábuas de argila, e até em pedra

se achar melhor.

Segundo relatos históricos preservados por Lívio, no início da República Romana as leis eram guardadas em segredo

pelos pontífices e por outros representantes da classe dos patrícios, sendo executadas com especial severidade contra

os plebeus. Um plebeu chamado Terentílio (GaiusTerentilius) propôs em 462 a.C. a compilação e publicação de um

código legal oficial, de modo que os plebeus pudessem conhecer a lei e não serem surpreendidos pela sua execução.

Os patrícios opuseram-se à proposta por vários anos, mas em 451 a.C. um decenvirato (um grupo de dez homens) foi

designado para preparar o projeto do código. Supõe-se que os romanos enviaram uma embaixada para estudar o sistema

legal dos gregos, em especial as leis de Sólon, possivelmente nas colônias gregas do sul da Península Itálica, conhecida

então como Magna Grécia.

Os dez primeiros códigos foram preparados em 451 a.C. e, em 450 a.C., o segundo decenvirato concluiu os dois últimos.

As Doze Tábuas foram então promulgadas, havendo sido literalmente inscritas em doze tabletes de madeira que foramafixados no Fórum romano, de maneira a que todos pudessem lê-las e conhecê-las. Fonte:

http://pt.wikipedia.org/wiki/Lei_das_Doze_T%C3%A1buas

Órgãos de Documentação

Os nossos queridos arquivos não são os únicos locais dedicados ao

manuseio e guarda de documentos.



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Desta forma, para que separemos muito bem aquilo que é objeto de nosso

estudo (os arquivos) dos demais órgãos de documentação, é essencial que

definamos cada um deles.

E você não terá maiores dificuldades. Cada órgão de documentação possui

suas características peculiares, de maneira que dificilmente você tomará um pelo

outro.

Acompanhe o quadro para as noções iniciais:

• •Locais onde a informação documentada pode ser

conservada (instituições de custódia)

1. Museu

2. Biblioteca

3. Arquivos

4. Centros deDocumentação

• São instituições que colocam à disposição do públicocoleções de peças e objetos culturais.

•Relaciona-se a objetos de valor cultural, podendotambém estar presentes objetos tridimensionais.

•O suas finalidades são o estudo, a pesquisa, a cultura.• Os documentos estão associados a ideia de coleção

(foram reunidos por vontade de alguém)

•Pode haver vários exemplares.• Ocorre acumulação de documentos, tem uma

natureza orgânica, atingem a sua situação por um

processo natural.•Não são documentos colecionados. Normalmente odocumento é único, tendo sido produzido e acumulado

apenas conforme o necessário.

• São locais que agrupar os mais diversos tipo dedocumento.

O que podemos reparar do estudo do quadro acima? A primeira coisa é queestas instituições se distinguem pela característica principal de cada acervo, e o

propósito dado por cada instituição ao mesmo (finalidade a que se propõem).

Entretanto, também podemos chamar a atenção à maneira como os

acervos são formados.

Embora o nosso estudo faça referência ao arquivo, é importante também que

você saiba diferenciá-lo dos outros lugares apresentados (museus, bibliotecas,

centros de documentação). E adivinha meu caro: cai em prova!



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ACESPE (2011 Correios) já fez a seguinte afirmação: “A distinção entre

documentos de arquivo, de biblioteca ou de museu é feita conforme a origem e o

emprego desses documentos.”

Pois bem, vamos às definições mais específicas:

Museu: Um museu é, primordialmente, uma instituição de interesse

público. O seu principal propósito é colocar a disposição do público conjuntos

de peças e objetos de valor cultural. Veja que o museu não se importa nem

mesmo com o fato de o objeto por ele custodiado se enquadrar na definição de

documento. Um sarcófago, muito embora tenha informações grafadas no mesmo,

não é “consultado” pelo público com o propósito de obter informações.

Centros de Documentação: Esses daqui agrupam documentos de todos

os gêneros, qualquer que seja a fonte. A primeira vista, é como se os centros de

documentação não mesmo possuíssem um propósito na acumulação. Entretanto,

isto não é de todo verdade. O centro de documentação tem uma finalidade:

informar . Normalmente estes centros possuem alguma especialização.

Meio vago? Pense em uma base de dados de uma instituição de ensino,

aonde estão dispostas todas as informações das... hum... revistas de Direito da

Universidade de São Paulo... Esta base de dados somente se presta a informar as

revistas que estão ali disponíveis.

Biblioteca: Esse é bem mais legal (passei mais tempo que o recomendado

nesses ambientes :P), e frequentemente cobrado em prova.

Comecemos pela doutrina:

“Biblioteca é o conjunto de material, em sua maioria impresso, e não

produzido pela instituição em que está inserida, de forma ordenada para

estudo, pesquisa e consulta”. Bem compacto :P.

A biblioteca se caracteriza pela acumulação de documentos com

finalidades de estudo, pesquisa, e principalmente, consulta. Outro fator

importante que distingue a biblioteca de um arquivo é que os documentos

custodiados pela biblioteca não são por elas produzidos no decorrer de suas



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atividades administrativas, mas sim obtidos através de doação, permuta ou

aquisição.

E, tão importante quanto: as bibliotecas frequentemente têm mais de um

exemplar de cada livro. Nós veremos mais a frente que o princípio da unicidade

enxerga cada documento como único. Entretanto, bibliotecas não são arquivos e

não dão a mínima pra isso :P.

A biblioteca acumula documentos com o propósito de formar uma coleção.

A palavra propósito também é importante: a acumulação de documentos na

biblioteca é intencional, e desta forma, não espontânea. A biblioteca deseja

educar o seu público.

Mais a frente no curso, veremos que os documentos de um arquivo podem

adquirir caráter cultural. Mas não se engane: a função precípua dos documentos em

um arquivo é administrativa, de maneira que eventual valor cultural dos documentos

é puramente acidental e só virá a ocorrer uma vez exaurida a finalidade

administrativa do mesmo.

Existem mais algumas diferenças interessantes entre arquivos e bibliotecas.

Vou mencioná-las em tópicos e logo depois da menção, explica-los:

- Modo como os documentos entram para a custódia da organização:

guarde bem esta frase: “arquivos são órgãos receptores, enquanto bibliotecas

são órgãos colecionadores”. O que exatamente isto quer dizer?

O arquivo é uma instituição com o objetivo de preservar documentos de uma

organização a qual está vinculado. Assim o sendo, todo documento que adentra o

arquivo é fruto das atividades daquela instituição. O arquivo simplesmente

recebe os documentos que custodia. E, quase sempre, somente receberá os

documentos daquela instituição.

Nos idos tempos em que eu era ATA no Ministério da Fazenda, quando

concluía um processo, eu o encaminhava à GRA (que era o arquivo do Ministério).

A GRA, embora recebesse os processos que eu os encaminhava quando na

Receita Federal, se recusaria terminantemente a receber os documentos que eu os



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enviasse, com o mesmo propósito, da Prefeitura de São Paulo (onde trabalho

atualmente), ainda que pudessem ter exatamente o mesmo assunto.

A GRA faz isso, pois se encontra vinculada ao Ministério da Fazenda, e

assim, não tem razão alguma para armazenar documentos de outra instituição.

A biblioteca, por outro lado, busca sempre novas aquisições. Em sendo uma

instituição predominantemente cultural, onde quer que haja um livro ou documento

sobre o assunto que ela deseja armazenar, lá estará o nobre funcionário da

biblioteca adquirindo livros. E pouco importa se, para preencher a seção de “como

plantar bananas”, os livros vierem do consulado iraniano em Madri ou da coleção

particular do José das Couves, serão igualmente benvindos.

Alias, segredo nosso: um arquivista que se preze sente arrepio quando nos

referimos aos documentos do arquivo como uma “coleção” :P

- Diferença no método de organização: Talvez pareça bobagem, mas

existem diferenças vitais na organização de uma biblioteca e de um arquivo.

Embora a diferença em si não seja tão relevante, o fundamento que a justifica

advém de um dos princípios da arquivologia: a organicidade (fica tranquilo meu filho,

ao fim dessa aula você não terá dúvida alguma).

Os documentos de uma biblioteca são peças avulsas. Um livro é dotado de

individualidade, e ainda que possa ser agrupado em uma coleção, não perde seu

caráter individual. Tome como exemplo o bestseller “A plantação de Brócolis na

República Democrática do Congo”. Este sucesso de vendas é um exemplar com um

propósito. Se eu compra-lo na livraria, terei um documento completo, que possui

sentido, ainda que deslocado de qualquer outro agrupamento.

Mas eu ainda posso pegar este mesmo livro e coloca-lo em uma coleção

chamada “República Democrática do Congo”. Ficaria muito bem lá, e me ajudaria a

entender o país. Por outro lado, de um dia para o outro, eu poderia removê-lo desta

coleção e inseri-lo na coleção “Plantação de Brócolis”, o que permitiria ao estudioso

do tema saber como Brócolis são plantados ao longo do mundo.



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O método biblioteconômico (que não é objeto de nossos estudos) é

direcionado à catalogação de peças avulsas. E tal método seria um desastre

quando utilizado por arquivistas.

Os arquivos possuem uma característica interessante: seus documentos

estão ligados por um contexto institucional. Desta forma, o documento de um

arquivo só possui sentido completo quando unido a outros do mesmo arquivo. Se

tentássemos agrupar os documentos de arquivo por assunto, por exemplo,

estaríamos cometendo uma heresia e destruindo a finalidade de toda a instituição

(dramático, não? :P).

Um documento do arquivo, quando retirado de seu contexto inicial, perde

grande parte de seu valor de prova (testemunho da verdade).

Arquivo: A razão de estarmos aqui hoje.

Comecemos do jeito que gosto de começar: com doutrina :P:

“Arquivo é a acumulação ordenada de documentos, em sua maioria

textuais, criados por uma instituição ou pessoa, no curso de sua atividade, e

preservados para a consecução de seus objetivos, visando à utilidade que

poderão oferecer no futuro”.

E aqui vai mais uma, também cobrada em prova:

“a principal finalidade dos arquivos é servir a administração,

constituindo-se, com o decorrer do tempo, em base do conhecimento da

história”.

Destrinchemos.

O Arquivo tem como função a guarda e a preservação de documentos,

para que as informações nele registradas também sejam preservadas e possam,

primordialmente, servir adequadamente aos usuários destas informações.

Além disso, os documentos e informações precisam estar organizados, para

que possam ser acessados e a sua informação compreendida.



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A finalidade do arquivo é funcional. O arquivo acumula documentos como

mera decorrência das atividades da instituição a que está ligado. É um

processo natural e gradativo.

Outro ponto: os documentos que se encontram no arquivo estão unidos por

sua proveniência. Ao contrário dos livros em uma biblioteca, os documentos de um

arquivo são mantidos juntos para que, desta forma, reflitam o funcionamento e as

atividades da instituição a que estão ligados.

Os documentos do arquivo dão testemunho das atividades da

instituição.

Arquivos (Conceitos Iniciais)

O próprio termo arquivo teve diversos significados ao longo do tempo. E para

nossa infelicidade, atualmente também designa um conjunto diferente de “coisas”. A

mesma palavra “arquivo” compreende diversas ideias, e todas elas serão vistas

agora e no transcorrer das aulas.

Veja os significados mais utilizados em provas:

- Arquivo é o con junto de documentos criados ou recebidos por uma

instituição, no decorrer de suas atividades, preservados para garantir a

consecução de seus objetivos;

- Arquivo é a denominação dada ao móvel que se dedica à guarda de

documentos;

- Arquivo é o local físico (prédio, edifício) onde o acervo de documentos

encontra-se conservado.

- Arquivo é o nome dado à instituição cujo objetivo seja o de guardar e

conservara os documentos.

E não para por aí meu caro colega. Existem mais dois conceitos que eu,

sinceramente, recomendo que você tenha em mente quando for buscar a sua vaga:



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“Arquivo é o conjunto de documentos oficialmente produzidos e

recebidos por um governo, organização ou firma, no decorrer de suas

atividades, arquivados e conservados por si e seus sucessores para efeitos

futuros”

Essa primeira definição é de Marilena Leite Paes, doutrinadora pela qual a

CESPE tem carinho especial :P (nem queira saber quantos livros estão na minha

mesa agora para montar sua aula).

Mas nem mesmo a CESPE, no alto de sua torre de marfim, poderá

negligenciar a definição legal. Aí temos a Lei 8.159 de 08 de janeiro de 1991, a qual

dispõe sobre a política nacional de arquivos públicos e privados.

Lá, em seu artigo 2º, temos também uma definição de arquivo:

Art. 2º - Consideram-se arquivos, para os fins desta Lei, os conjuntos de

documentos produzidos e recebidos por órgãos públicos, instituições de

caráter público e entidades privadas, em decorrência do exercício de

atividades específicas, bem como por pessoa física, qualquer que seja o

suporte da informação ou a natureza dos documentos.

O arquivo, ao contrário do futebol, não existe para atender a um clamor

popular. A população em geral não se veria atormentada se o governo, de uma hora

para a outra, resolvesse triturar e encaminhar para a reciclagem todos os

documentos de todos os arquivos públicos do país (ambientalistas, inclusive,

vibrariam com a medida).

Mas quem pensa assim se esquece (ou nunca conheceu) a beleza e poesiada função dos arquivos. O arquivo serve à administração, e desta forma, mantém

viva a história da instituição. O acúmulo de documentos, desde que preservada a

proveniência e organicidade dos mesmos, dará testemunho das atividades da

instituição, pois de certo modo, espelhará a própria estrutura organizacional.

Vou dar um exemplo a vocês. Desde que entrei no serviço público, mantenho

várias pastas com cópias de meus holerites, portarias de nomeação, designações

para chefia e outros dados funcionais. Conforme este meu arquivo vai recebendo



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Ainda é possível decompor as funções desempenhadas pelo arquivo em

novos documentos, ele vai espelhando o meu histórico funcional, e de certo modo,

refletindo minha vida laboral desde 2009. Quem consultar as informações da minha

pasta conhecerá o Felipe enquanto profissional e tudo que ele fez e significou para

as instituições públicas deste país (ok, meio metido, mas grave a ideia).

“Que sua eminência ordene em todas e em cada uma das províncias que se

reserve um prédio público no qual o magistrado (defensor) guarde os documentos,

escolhendo alguém que os mantenha sob custódia, de forma que não sejam adulterados

e possam ser encontrados rapidamente por quem os solicite; que entre eles haja

arquivos e seja corrigido tudo que foi negligenciado nas cidades ." Imperador Justiniano

outras, mais específicas.

- Promover a guarda de documentos que circulam na instituição,

utilizando, para tal finalidade, técnicas que permitam o arquivamento ordenado e

eficiente (lembra-se do IIRGD?)

- Garantir a preservação dos documentos, acondicionando-os

adequadamente, levando em consideração que fatores ambientais são capazes de

destruir o suporte onde a informação encontra-se registrada (a gente chega lá), taiscomo temperatura e umidade.

- Atender aos pedidos de consulta e desarquivamento de documentos

pelos diversos setores da instituição, atendendo à demanda de informações.

Estas funções são as mais importantes, mas desde que você pegue a ideia

principal do curso (que é o que tento transmitir de maneira mais poética), você

simplesmente não conseguirá errar questões de arquivologia, já que as alternativaserradas terão de se afastar dos fundamentos da disciplina.

Classificação dos arquivos

Um professor meu, ainda na faculdade, me disse algo importante: não

existem classificações boas ou ruins, mas existem classificações úteis ou inúteis.

Assim, toda classificação tem um propósito, e enquanto este propósito for

alcançado, a classificação permanece útil (merecendo ser estudada).



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Pois bem, aqui não tem muito segredo. As classificações dos arquivos mais

lembradas na doutrina (e cobradas em prova) são as seguintes:

- quanto às entidades mantenedoras;

- quanto aos estágios da evolução do arquivo (esta classificação é vital para

a aula de gestão de documentos);

- quanto à extensão de sua atuação;

- quanto à natureza do documento.

No que se refere às entidades mantenedoras, sugiro a memorização do

quadro abaixo, descrevendo as entidades que mais costumam ser cobradas em

prova.

##93-628.648.270##



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http://www.estrategiaconcursos.c/



Fonte: PAES, Marilena Leite

Naquilo que é pertinente à extensão de sua atuação, as classificações são

bem intuitivas e simples:

- Arquivos Setoriais: aqueles estabelecidos junto a órgãos operacionais,

servindo como arquivo corrente. Não entendeu nada? O órgão operacional dessa

história é a sua repartição, que produz os documentos ou os recebe. Entretanto, ao

invés de colocar os documentos produzidos em um armário para cada funcionário,

pode-se resolver juntar todos eles em um... arquivo :P... próximo ao setor, para que

fiquem mais fáceis de serem localizados e trabalhados.

- Arquivos gerais ou centrais: estes recebem os documentos correntes

provenientes de diversos órgãos que integram a estrutura da instituição ,

centralizando as atividades do arquivo corrente. Pensando na estrutura do

Ministério da Fazenda: a Receita Federal do Brasil e a Procuradoria da Fazenda

Nacional produzem documentos ao longo de suas atividades. Uma vez encerrada a

fase administrativa, estes processos são todos, indistintamente, encaminhados à

SAMF, que nada mais é que um arquivo geral, um órgão inteiramente dedicado a

receber processos e armazenar documentos.

Quase terminando...

No tocante à natureza dos documentos, depois de muita briga entre os

integrantes da profissão, sobre o que comporia esta classificação, chegaram a um

acordo sobre o assunto (como eu disse, classificações devem ser úteis, do

contrário, não tem razão de existir).

Especial cuidado aqui, os termos têm nomes parecidos, e a chance do

examinador tirar vantagem disso pra te passar rasteira é enorme:



19



- Arquivo Especial: este arquivo tem sob sua guarda documentos com

variados suportes (diz pro seu professor que você lembra o que significa suporte

:P). A forma como a informação é armazenada varia bastante. Podem ser

fotografias, discos, fitas, microfilmes, disquetes... encontra-se basicamente de

tudo.

Merecem tratamento especial em seu armazenamento, bem como em

seu registro, controle e conservação.

- Arquivo Especializado: Não tem absolutamente nada a ver com o outro

arquivo (que nem vou escrever o nome para você não ficar com ele na cabeça).

Chama-se de arquivo especializado aquele que possui sob sua custódia

documentos oriundos de um campo específico da ciência humana. Só com

exemplo mesmo: arquivos médicos, arquivos de engenharia, arquivos de direito...

acredito que você tenha entendido a ideia.

Mas essas foram bobinhas :P. A próxima é uma classificação que vai te

assombrar pelo resto do curso.

Estágios da Evolução

Esta classificação é tão importante que merece um capítulo a parte. Ela é

toda elaborada em cima da “Teoria das Três Idades”. Veremos uma parte desta

teoria agora, e o resto na Aula 02, já relacionado tudo com o tópico “Gestão de

Documentos”.

Veja o quadro:

Arquivo de Primeira

Idade (corrente)

Arquivo de Segunda

Idade (intermediario)

Arquivo de Terceira

Idade (permanente)



20



Na próxima aula veremos porque estes três arquivos podem ser arranjados

neste esquema de etapas. Mas por enquanto, é bom que você já aprenda a

seguinte diferenciação:

Quando um documento é criado, ele possui valor primário. Associe esse valor

com a ideia de importância administrativa, ou valor administrativo. O documento é

criado ou recebido pela instituição para que ela cumpra suas finalidades.

Por outro lado, quando perder este valor, é possível (embora nem sempre

ocorra, como veremos a frente) que o documento adquira valor secundário, de

interesse para outros indivíduos que não o usuário inicial. O valor secundário mais

lembrado em provas é o valor histórico. Embora a Constituição Imperial do Brasil

não possua mais nenhum interesse administrativo (como funcionário público, eu não

respondo mais à Coroa Portuguesa já tem um tempinho...), o seu valor histórico é

inquestionável, uma vez que retrata a estrutura estatal da época.

Assim sendo, atente às suas definições:

- Arquivos Correntes (Primeira Idade): Estes arquivos são constituídos de

documentos frequentemente consultadospela instituição. Uma vez que são

necessários constantemente, seus documentos devem ser armazenados próximos

aos escritórios e repartições que a eles recorrem. Sua principal característica

deve ser o fácil acesso.

Quando você chegar à repartição, o melhor exemplo deste tipo de arquivo é o

seu próprio armário de processos :P (você também vai sonhar com ele, acredite).

Como os processos (que, por favor, em arquivologia, são os nossos documentos)

são frequentemente consultados, precisam estar muito próximos da repartição.

- Arquivos Intermediários (Segunda Idade): Agora, os documentos

deixaram de ser frequentemente consultados, mas a instituição que os produziuou recebeu ainda pode precisar deles. Ainda assim, como seu uso não é



21



constante, não há necessidade de que estes arquivos estejam próximos à

instituição, e nem mesmo precisam ser facilmente acessados. Alias, é bom que se

diga que os documentos do arquivo intermediário nem mesmo ficarão ali para

sempre, o que lhes garantiu a alcunha de “purgatório”. O melhor exemplo deles

também são processos :P. Quando eu trabalhava no TRT, os processo ainda em

curso ficavam em prateleiras, bonitinhos e no lugar. Entretanto, quando eram

arquivados, iam para caixas de papelão e eram empilhados em uma sala que

permanecia trancada. Se eu precisasse de algum processo dali (que apenas eram

armazenados para aguardar o decurso de prazo prescricional), eu teria de procurar

a caixa, e pegar o processo dali de dentro.

- Arquivos Permanentes (Terceira Idade): Até agora, todos os documentosque citei possuíam algum valor administrativo (os processos que ficavam comigo

estavam ali para serem trabalhados). Entretanto, veremos na próxima aula que os

documentos, assim que cumprem sua finalidade, perdem este valor de natureza

administrativa. Entretanto, se os documentos ainda possuam algum valor

histórico ou documental, serão armazenados no arquivo permanente da

instituição.

Cada uma destas fases corresponde a uma maneira diferente de conservar

os documentos, daí a importância desta classificação. E fique tranquilo, a Aula 02

será forçada a abordar estes temas de novo, com muito mais profundidade.

Princípios

Princípios são enunciações normativas de valor genérico, que

condicionam e orientam a compreensão e determinada ciência em sua

aplicação e integração ou mesmo para a elaboração de novos conhecimentos

pertinentes a esta mesma ciência.

O conceito de princípio acima foi adaptado de um autor chamado Miguel

Reale, e martelavam isso na minha cabeça o primeiro ano da faculdade inteiro. Eu

precisava desabafar :P.



22



Não, você não precisa saber o que significa “princípio”, entretanto precisa

conhecer as tais enunciações normativas de valor genérico na arquivologia, pois

são estes princípios que regem toda a maneira de pensar arquivologia.

Alias, o estudo dos princípios é tão importante e vital que você acertará

questões em prova simplesmente porque a alternativa desrespeita algum dos

princípios que vou relacionar.

Entenda: nenhuma regra de arquivologia ou arquívistica poderá entrar

em conflito com estes princípios, justamente porque as regras são construídas

tendo os princípios como guia. Isto, meu caro aluno, não quer dizer que os

princípios não possuam exceções, só quer dizer que a exceção não pode virar regra

:P.

Mãos a obra:

Proveniência

Também denominado princípio do respeito aos fundos, este princípio tem

a seguinte premissa: “Os arquivos originários de uma instituição ou pessoa

devem manter sua individualidade, sem jamais se misturarem aos de origem

diver sa.”

disto:

A definição do Dicionário de Terminologia Arquivística não se afasta muito

“Princípio básico da arquivologia segundo o qual o arquivoproduzido

por uma coletiva, pessoa ou família não deve ser misturado aos de outras

entidades produtoras.”

Também chamado princípio do respeito aos fundos

E faz todo o sentido, como veremos abaixo.

Eu sei que “ jamais” é uma palavra meio forte para concurso, mas este

princípio é a viga mestra da arquivística, então, é um dos poucos “ jamais” e

“nuncas” que você deve ponderar antes de excluir a alternativa.



23



Lembre-se: o arquivo busca demonstrar, através do acúmulo de

documentos, o modo de funcionamento da instituição. Não faz sentido, tendo

este objetivo em vista, misturar documentos de vários órgãos e entidades, pois

descaracterizaria aquilo que PAES chamou de “base do conhecimento da história”.

E as bancas adoram estes assunto, veja só:

ESAF (ANA 2009): “A base teórica das intervenções arquivísticas, que

garante a constituição e a plena existência da unidade fundamental em Arquivística

é o princípio da proveniência”

Já a FCC (2011 TRE- AP) assim o definiu: “Quando os arquivos originários

de uma instituição mantêm sua individualidade, não sendo misturados aos de

origem diversa, diz-se que foi respeitado o princípio da proveniência.”

Você também encontrará este princípio como “princípio do respeito aos

fundos”, ou similar francês :P.

Organicidade

Está relacionado ao termo “orgânico”. Todos os seres vivos (e portanto, seresorgânicos) possuem diversos órgãos, cada qual com uma função específica, que,

apenas em conjunto, cumprem sua função (no caso, manter você vivo e estudando

para virar funcionário público).

Conforme nosso querido, e sempre tido em maior conta, Dicionário de

Terminologia Arquivística:

“

Relação natural entre documentos de um arquivo em decorrência dasatividades da entidade produtora”.

Os documentos mantêm relações entre si, como partes de um

organismo. Ou, melhor ainda, os documentos são produzidos e recebidos,

naturalmente, como resultado das atividades desenvolvidas em uma

organização, seja ela pública ou privada.

A organicidade garante que a organização dos documentos, de maneiraque estes reproduzam, da maneira mais fiel possível, a própria estrutura da



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entidade que os produziu. Também é frequentemente associado com o princípio

da proveniência, sendo enxergado como decorrência lógica deste.

Trata-se de relação natural entre os documentos de um arquivo, em

decorrência das atividades da entidade produtora.

CESPE 2011 Correios: “A organicidade do arquivo se verifica na relação

que os documentos mantêm entre si em decorrência das atividades do sujeito

acumulador , seja ele pessoa física ou jurídica.”

E aqui tinha pegadinha para quem só memoriza :P. Veremos mais tarde o

princípio da cumulatividade. Você deve ter muito cuidado pois as bancas podem

citar algum termo próximo a um princípio (como foi o caso de acumulador nesta

afirmação) sem, no entanto, estar se referindo necessariamente a ele

(cumulatividade). Você precisa estar atento para o contexto da afirmação.

CESPE (2011 EBC):“O caráter orgânico dos documentos de arquivo decorre

do fato de que esses documentos são produzidos e recebidos, naturalmente, como

resultado das atividades desenvolvidas em uma organização, seja ela pública ou

privada.”

FCC (2011 TRT-23ª): “Ao definir arranjo como o processo de agrupamento

dos documentos singulares em unidades significativas e também o de

agrupamento de tais unidades entre si, numa relação igualmente significativa,

Schellenberg evoca o princípio da organicidade.”

Pertinência

Leva em consideração o assunto (o tema), independentemente da

proveniência ou classificação original. É um princípio utilizado em determinadas

classificações de um documento, quando o tema tem uma relevância.

Macete: Lembre-se de que, quando você vai fazer uma redação, ela precisa

ser pertinente (apropriada) ao tema requerido .

Alguns pontos da doutrina veem este princípio como conflitante com o

princípio da proveniência. E de fato, ele é. Como o critério de acumulação aqui é



25



o “assunto”, e não “documentos produzidos ou recebidos pela instituição”,

dificilmente se conseguirá atentar a ambos.

Alguns vão mais longe: afirmam sem medo algum que o princípio da

pertinência não tem mais aplicação na Arquivística. O próprio dicionário de

Dicionário de Terminologia Arquivística Brasileira afirma em suas referências que tal

princípio já não encontra mais uso, preservado apenas para conhecimento das

gerações futuras a respeito da evolução da nossa disciplina. Eu não sou tão

corajoso :P. A CESPE pode, ou não, partilhar deste entendimento, então, vou nos

proteger o ensinando.

Entretanto, o princípio da proveniência é a viga mestra da arquivística.

Tudo que existe e existirá é elaborado com esse princípio em mente. Qualquer

conflito entre pertinência e proveniência, fique com este.

(CESPE 2011 Correios): Quando há necessidade de se reclassificar os

documentos por tema, sem se levar em consideração a sua proveniência ou a

classificação original, estará sendo aplicado o princípio da pertinência.

Cumulatividade

Segue a o pensamento do acúmulo natural dos documentos. A ideia de que

o arquivo é uma formação espontânea, natural, progressiva e sedimentar. (FCC

2011)

Nem poderia ser diferente: o arquivo é gerado a partir do acúmulo de

documentos produzidos e recebidos por uma instituição. É através do próprio

acúmulo que se obtém o arquivo.

Muito importante:

Lembre-se que os documentos de arquivo não são coleções.

Da ordem original (ou da ordem primitiva)

Está relacionado ao arranjo original dos arquivos, é o “princípio segundo o

qual o arquivo deveria conservar o arranjo pela entidade coletiva, pessoa oufamília que o produziu.” (ESAF 2010).



26



Alias, este princípio representa a própria garantia da organicidade dos

documentos. Mantendo-se a ordem original, preservamos a intenção de que o

arquivo reflita o curso das atividades da instituição a que serve.

Da territorialidade

Este princípio estipula que os arquivos deveriam ser conservados nos

serviços de arquivo do território em que foram produzidos.

Acaba por ter dois desdobramentos:

Proveniência territorial: os documentos deveriam permanecer nos arquivos

do território onde foram produzidos. Lembre-se proveniência nos remete a origem,quando territorial esta ligada ao local de origem, ou seja, onde foram produzidos.

Pertinência territorial: os documentos deveriam ficar nos arquivos do

território para o qual remete o assunto (o tema) neles tratados. Lembre-se

pertinência nos remete ao assunto, ao conteúdo do documento.

Os tópicos seguintes ora são tratados como princípios, ora como meras

características dos documentos, relacionadas aos princípios apresentados. Quersejam tratados como uma coisa quer como outra é importante que você os conheça:

Imparcialidade- está no fato de que eles são inerentemente verdadeiros,

livres da suspeita de preconceito no que diz respeito aos interesses em nome dos

quais são usados hoje. Os arquivos não tem interesses, paixões, vontades ou

ambições, eles simplesmente registram.

Organicidade- Os documentos refletem características da organizaçãoque o produziu. Esses documentos são produzidos e recebidos, naturalmente,

como resultado das atividades desenvolvidas em uma organização, seja ela pública

ou privada.

Naturalidade – Decorre da maneira como os arquivos se originam,

naturalmente, em decorrência da acumulação de documentos.

Autenticidade – Os documentos são produzidos, recebidos, armazenadose conservados de acordo com procedimentos regulares que podem ser



27



comprovados. Um documento autêntico é aquele que possui o mesmo

conteúdo do documento original.

Perceba que não se deve associar autenticidade à veracidade como

fazemos usualmente. Um documento autêntico não garante a veracidade de um

fato, apenas atesta que o conteúdo do documento está de acordo com o original.

Acessibilidade - Característica que está relacionada apossibilidade de

localização, recuperação, apresentação e interpretação do documento.

Unicidade – Os documentos de arquivo têm caráter único,

independentemente da existência de outro documento semelhante ou tido

como igual (como uma outra via). Os documentos são únicos na medida em que

cada um deles sofreu um processo de produção diferente de todos os demais.

Pense em um RG e sua cópia fiel. O RG em si é um documento produzido

normalmente pela Secretaria de Segurança, ao passo que a cópia, com as mesmas

informações, foi produzida através de um processo de fotocópia.

Desta forma, cada documento do arquivo normalmente é produzido em

uma única via, ou então, em número limitado de cópias.

Inter-relacionamento- Decorre do caráter orgânico, ligando os documentos

uns aos outros através de uma relação complementar. Quando um documento é

separado de seu conjunto ele perde muito do seu significado.

Eu quase fiquei sem cores agora. Estes são os princípios mais prováveis de

ser cobrados em prova. Existem uma infinidade de muitos outros surgindo enquanto

a doutrina se desenvolve, mas que eu nunca vi serem cobrados (nem quando fazia

provas da matéria, nem agora que pesquiso sobre o assunto).

Não faz sentido reproduzi-los aqui. A você, meu bom aluno, recomendo o

bom senso. Arquivologia e Arquivística, embora sejam matérias de muito conteúdo,

não podem ser tratadas como matérias de pura memorização. Se uma questão de

prova abordar algum princípio que não esteja aqui, antes de simplesmente cortá-lo,

pense um pouco se ele faz sentido dentro do que expliquei na aula.



28



:P.

E lógico que se só restar uma alternativa capenga, pode passar a caneta nela

3.2 Classificação de documentos de arquivo.

Você talvez estranhe o fato de eu ter colocado a classificação dos

Documentos quase no fim da aula, ao invés de explica-la logo depois do capítulo

“Documentos”. Fiz isso, pois somente agora você já sacou a ideia do curso (depois

de três ou quatro citações e um discurso efusivo acerca da importância de arquivar).

E agora, estando pronto para o próximo passo, passemos a ele.

As classificações adotadas normalmente pelo seu examinador são as

seguintes.

- Quanto ao gênero do documento.

- Quanto à espécie documental

- Quanto à forma

- Quanto ao formato

- Quanto à natureza do assunto

Pois bem, embora o seu primeiro impulso deva ser o de memorizar as

classificações, eu acredito que você as considerará bastante intuitivas quando eu

mostrar os exemplos. Olha só:

A classificação quanto ao gênero procura separar os documentos do arquivo

conforme a forma na qual a informação se manifesta. Haverá tantos gêneros de

documentos quanto forem as formas possíveis de manifestação.

Veja a tabela abaixo:

Documentos Definição



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Escritos ou textuais

São documentos no qual a informação se manifesta naforma escrita ou textual. É o tipo de documento maiscomum atualmente, cujos exemplos compreendem oscontratos, relatórios, certidões e o que mais você

conseguir imaginar :P

Iconográficos

Esta palavra tem o mesmo radical grego da palavra"ícone" e ambos remetem à ideia de "imagem". Destaforma, estão compreendidos aqui os documentos cujainformação se manifeste através de uma imagemestática. Slides e Fotografias são excelentes exemplos.

Sonoros

Tranquilo :P, são documentos cujas informações estãoarmazenadas na forma de áudio. São raros osexemplos ultimamente de documentos puramentesonoros, mas pense naquelas fitas K-7 de outrora.

Filmográficos

Falamos de documentos na forma de "imagem emmovimento", independentemente de apresentaremáudio. A filmagem é um exemplo perfeito deste tipo dedocumento.

Digitais

Gravados em meio digital, demandando, em funçãodesta característica, equipamentos eletrônicos parasua consulta. Esta aula é um exemplo de documentodigital :P

Cartográficos

Aqui é melhor começar pelo exemplo: mapas e plantasarquitetônicas são documentos cartográficos. Atravésdo uso de escala, representam grandes áreas atravésde imagens reduzidas.

Micrográficos

Este aqui você só vai conhecer no seu novo emprego.A microfilmagem é um processo que será vistoposteriormente no curso, sendo o microfilme e amicroficha exemplos deste tipo.

Sem muito segredo. Em frente.

A espécie documental é definida através do aspecto externo do

documento, assumido através das informações que nele estejam contidas. Não

tem nada a ver com o suporte do documento, mas com a natureza da

informação que ele pretende passar .



30



Ensinemos pelo exemplo: Quando eu contemplo uma certidão de tempo de

serviço, eu sei que se trata de uma certidão e não de um contrato, pois as certidões,

como todo documento, apresentam um conjunto próprio de características

que as permitem distinguir de outras espécies de documentos. A certidão

normalmente atesta uma situação fática passada ou presente, ao passo que o

contrato enuncia um conjunto de direitos e obrigações entre as partes que irão

assina-lo.

Assim sendo, contrato é contrato e certidão é certidão. E cada qual é uma

espécie documental.

A partir do momento que unimos o conceito de espécie documental a uma

função a ser por ele exercida, teremos o tipo documental. Quando uma certidão

atesta não qualquer informação, mas a informação da minha contagem de tempo no

serviço público que determinada repartição possui em seus assentamentos, esta

classificação se torna um tipo documental :P.

só:

Não me fiz claro? Também pudera, é esta parte é o ápice da abstração. Veja

Contrato

(Espécie)

Certidão

(Espécie)

Contrato de

Prestação deServiços (Tipo

Documental)

Certidão de

Tempo de Serviço

(Tipo Dcumental)

Contrato de Venda(Tipo Documental)

Certidão deDistribuição de

Feitos (TipoDocumental)

O tipo é um detalhamento da espécie, assim como a espécie é um

detalhamento do gênero.



31



Graficamente:

Gênero

(Documento)Espécie (Certidão)

Tipo (Certidão de

Tempo de Serviço)

Passando adiante.

A forma do documento também é objeto de classificação. Esta classificação

se atenta ao estágio de produção do documento (se completo ou ainda em fase

de elaboração). Veja as classificações mais comuns:

- Minuta (Rascunho)

- Original

- Cópia

Formato, por outro lado, é classificação atinente ao seu aspecto físico. Está

bastante ligada ao suporte do documento, embora o mesmo suporte possa dar

origem a diferentes formatos. Por exemplo: apesar de servirem-se do suporte

“papel”, livros, cadernos e cartões constituem diferentes formatos de documentos.

E para terminar, deixamos a classificação mais complicada para o fim: a

classificação quanto à natureza do assunto.

Em outros tempos, este tema seria tão simples quanto qualquer outro. Eu

enunciaria os níveis de sigilo dos documentos e faria alguma piadinha sobre cada

um, passando adiante.

Entretanto, a Lei 12.527 de 2011 (mais conhecida como Lei de Acesso às

Informações), alterou a disciplina dada à matéria. E, de brinde, permite que seu

salário seja divulgado na internet :P.



32



Bom, apesar da Lei de Acesso ter alterado tanto prazos como classificações,

o correspondente Decreto 4.553 de 2002 ainda apresenta a classificação anterior. O

que fazer? Jogar fora o Decreto 4553 de 2002, uma vez que ele foi revogado :P.

Fiquem de olho no seu material para saber se ele se encontra atualizado (no caso

da nossa aula, a atualização foi feita na aula extra de legislação arquivística, e só

agora aqui).

A primeira noção que você deve ter sobre este tema é a distinção entre

documentos ostensivos e sigilosos.

Os documentos ostensivos são aqueles cuja divulgação não prejudica a

administração. As informações contidas nestes documentos podem ser divulgadas,

exibidas e publicadas sem que isto traga qualquer embaraço ou dificuldade à

entidade (no seu caso, a Administração Pública).

Em contrapartida, os documentos sigilosos, em razão de sua natureza,

devem ser de conhecimento restrito, demandando cuidados especiais no trato,

custódia e divulgação de suas informações.

Veja a classificação atual:

Nível de Sigilo

Período Máximo

de Manutenção

do Sigilo

Prorrogação do

Período

Tipo de Informações do

Documento Exemplos

Ultrassecreto 25 anos

Não há

previsão deprorrogação

Excepcional grau de

segurança. Só devem ser

conhecidos por pessoasintimamente ligadas ao

seu manuseio.

Segredos de Estado,Planos de Guerra.

Secreto 15 anos

Não há

previsão de

prorrogação

Alto grau de Segurança.

Podem ser do

conhecimento de pessoas

autorizadas

funcionalmente a tanto.

Informações parciais

extraídas de assuntos

ultrassecretos.

Operações militares,

operações

econômicas.



33



Reservado 05 anos

Não há

previsão de

prorrogação

Informações capazes de

comprometer planos e

operações

governamentais

Projetos, programas

governamentais e suas

respectivas ordens de

execução.

Note que a prorrogação do prazo do sigilo da documentação já não é mais

prevista e a classificação “confidencial” foi suprimida. Anteriormente, um documento

poderia permanecer sigiloso por até 60 anos, ao passo que, sob a égide da Lei de

Acesso à Informação, este prazo pode ser de no máximo 25 anos (ao menos, é a

interpretação que faz mais sentido em face do diploma legal atual).

Ah sim, caso dois documentos de níveis de sigilo diferentes estiverem

reunidos, o nível de sigilo do conjunto segue o do documento mais restrito.

Sim, o tio disse que não havia previsão de prorrogação naquela tabela.

Entretanto, existe uma disposição específica na Lei 12.527/2011, lá nas disposições

finais e transitórias:

Art. 35 (VETADO)

§ 1o

É instituída a Comissão Mista de Reavaliação de Informações, que decidirá, no âmbito daadministração pública federal, sobre o tratamento e a classificação de informações sigilosas e terá

competência para:

[...]

III - prorrogar o prazo de sigilo de informação classificada como ultrassecreta, sempre

por prazo determinado, enquanto o seu acesso ou divulgação puder ocasionar ameaça

externa à soberania nacional ou à integridade do território nacional ou grave risco às relações

internacionais do País, observado o prazo previsto no § 1o do art. 24.

§ 2o O prazo referido no inciso III é limitado a uma única renovação.

Observe que é uma disposição bastante específica, pois: 1- Somente a

Comissão Mista de Reavaliação de Informações poderá prorrogar o prazo de sigilo

e; 2- Apenas nas hipóteses descritas no inciso III do artigo 35.

E não sinto vergonha nenhuma em admitir: foi um aluno que chamou minha

atenção a isto :P. Eis o porquê desta disposição não ser incorporada ao resto da

tabela.



34



Tipos de Correspondências (Espécies Documentais)

Apresento a vocês, textualmente, as espécies documentais mais comuns que

aparecem em prova. De todas elas, preste especial atenção nos ofícios e

memorandos. O manual do qual retirei as definições pode ser encontrado neste link:

http://biblioteca.planejamento.gov.br/biblioteca-tematica-1/textos/redacao-

oficial-e-normalizacao-tecnica-dicas/texto-31-apostila-completa-de-redacao-

oficial.pdf

Tem alguns tópicos interessantes para quem gosta de redação oficial (ou que

precisará conhecer para quando começar a trabalhar :P). E tem todos os tipos

imagináveis de documentos (eu só relacionarei os que são importantes para a

prova, imaginando que seu examinador não vai inventar justo desta vez):

ATA: É o documento de valor jurídico, que consiste no resumo fiel dos

fatos, ocorrências e decisões de sessões, reuniões ou assembleias, realizadas por

comissões, conselhos, congregações, ou outras entidades semelhantes, de acordo

com uma pauta, ou ordem-do-dia, previamente divulgada. É geralmente lavrada em

livro próprio, autenticada, com as páginas rubricadas pela mesma autoridade queredige os termos de abertura e de encerramento.

ATESTADO: Documento firmado por servidor em razão do cargo que

ocupa, ou função que exerce, declarando um fato existente, do qual tem

conhecimento, a favor de uma pessoa.

CARTA: Forma de comunicação externa dirigida a pessoa (física ou

jurídica) estranha à administração pública, utilizada para fazer solicitações,convites, externar agradecimentos, ou transmitir informações.

CERTIDÃO: Declaração feita por escrito, objetivando comprovar ato ou

assentamento constante de processo, livro ou documento que se encontre em

repartições públicas. Podem ser de inteiro teor - transcrição integral, também

chamada traslado - ou resumidas, desde que exprimam fielmente o conteúdo do

original.



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CIRCULAR: Comunicação oficial, interna ou externa, expedida para

diversas unidades administrativas ou determinados funcionários.

CONTRATO: É o acordo de vontades firmado pelas partes objetivando

criar direitos e obrigações recíprocas.

CORRESPONDÊNCIA INTERNA: É o instrumento de comunicação para

assuntos internos, entre chefias de unidades administrativas de um mesmo

órgão. É o veículo de mensagens rotineiras, objetivas e simples, que não venham a

criar, alterar ou suprimir direitos e obrigações, nem tratar de assuntos de ordem

pessoal.

DECLARAÇÃO: Declaração é o documento de manifestação

administrativa, declaratório da existência ou não de um direito ou de um fato.

EDITAL: Instrumento pelo qual a Administração dá conhecimento ao

público sobre: licitações, concursos públicos, atos deliberativos etc.

MEMORANDO: O memorando é a modalidade de comunicação entre

unidades administrativas de um mesmo órgão, que podem estar

hierarquicamente em mesmo nível ou em nível diferente. Trata-se, portanto, de uma

forma de comunicação eminentemente interna.

OFÍCIO: Correspondência pela qual se mantém intercâmbio de

informações a respeito de assunto técnico ou administrativo , cujo teor tenha

caráter exclusivamente institucional. São objetos de ofícios as comunicações

realizadas entre dirigentes de entidades públicas, podendo ser também dirigidos à

entidade particular. Trata-se de comunicação eminentemente externa.

PARECER: Manifestação de órgãos especializados sobre assuntos

submetidos à sua consideração; indica a solução, ou razões e fundamentos

necessários à decisão a ser tomada pela autoridade competente.

Estes são os tipos recorrentes em prova e que pouca gente conhece o real

significado (você é um desses felizardos agora). Se tiver a curiosidade de ver o link,

verá que decretos, leis, instruções normativas também são documentos, mas não os



36



coloquei aqui porque são documentos que todo cidadão conhece (ou ao menos,

deveria conhecer :P).

Lógico que se você tiver dúvidas, DEVE perguntar para seu querido professor

no fórum que ele te dirá até o que raios seria uma Instrução Normativa segundo em

seus mínimos detalhes :P.

Questões Comentadas

1. CESPE - EPF/PF/2009O documento de arquivo somente adquire sentido

se relacionado ao meio que o produziu, e o seu conjunto tem de retratar a estrutura

e as funções do órgão que acumulou esse documento.

Comentário: Pois bem. Esta questão quer saber se você entendeu a

matéria. Ela trabalha com os princípios da proveniência e da organicidade ao

mesmo tempo. Lembre-se que o arquivo, através da gradual acumulação de

documentos ao longo do tempo, passa a representar a estrutura de onde estes

documentos provêm.

Vamos rever as definições, começando pela proveniência:

“Os arquivos originários de uma instituição ou pessoa devem manter sua

individualidade, sem jamais se misturarem aos de origem diversa.”

E agora, organicidade:

“Relação natural entre documentos de um arquivo em decorrência das

atividades da entidade produtora”.

Como vimos, os documentos perdem muito de seu valor probatório quando

separados, razão pela qual a necessidade mencionada pela questão de que

estejam se relacionando “com os meios que o produziu”.

Item Certo.

2. CESPE - PPF/PF/2012 A organização de documentos, atividade cada vez

mais importante nas instituições, possibilita a tomada de decisão segura e o



37



atendimento rápido das demandas dos usuários. Considerando essa informação,

julgue o próximo item, referente a arquivologia.

O arquivo do Departamento de Polícia Federal compõe-se de documentos

colecionados referentes a assuntos de interesse dos servidores desse órgão.

Comentário: Temos dois problemas nesta questão. Primeiro, como dissemos

anteriormente, arquivista que se preza tem horror ao termo “coleção”, mas não

fosse por este detalhe, a questão peca pela generalização. Não é qualquer

documento de interesse de servidor do órgão que comporá o arquivo. Imagine o

extrato bancário da conta do Sr. Delegado da PF, ou do Sr. Procurador da

República. São documentos de interesse dessas pessoas, servidores do órgão?

Sim! Devem ser colocados junto aos processos da unidade? Certamente que não.

Ademais, seria também um desrespeito ao princípio da proveniência, já que

estes documentos certamente terão origem em instituições diversas.

Por outro lado, a certidão de tempo de serviço do Sr. Procurador é

documento de interesse do servidor, e comporá o arquivo da unidade. Mas não

confunda as coisas :P.

Item errado.

3. FCC - TJ TRE SP/TRE SP/Administrativa/"Sem Especialidade"/2012

Original, cópia, minuta e rascunho − diferentes estágios de preparação e

transmissão de documentos − correspondem ao conceito de:

a) espécie.

b) formato.

c) forma.

d) suporte.

e) tipo.



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Comentário: Lembrai-vos que, quando falarmos de original, cópia e minuta,

falamos de estágios da preparação de um documento, e assim, estamos falando da

forma por ele assumida. Letra c)

4. ESAF - ATA MF/MF/2012 Indique o que distingue o arquivo do centro de

documentação, da biblioteca e do museu.

a) O objetivo cultural.

b) O fato de seus documentos serem produzidos em papel.

c) A coleção feita por compra ou doação.

d) O conjunto orgânico de documentos.

e) A questão dos seus objetos serem produzidos pela natureza.

Comentário: Excelente pergunta. Você deve ser capaz de diferenciar o

arquivo dos três outros tipos de órgãos de documentação. Assim, o arquivo deve

apresentar a característica única, não compartilhada pelos demais.

Lembra-se ainda de como o arquivo é formado? Através do progressivorecebimento de documentos produzidos ela unidade, que além de tudo, estão tão

ligados entre si, que acabam formando um todo orgânico. O traço peculiar do

arquivo é que seus documentos, mais do que quaisquer outros dos demais centros

de documentação, formam um conjunto orgânico que não deve ser separado.

Falamos do princípio da organicidade de novo (e não será a última vez).

Letra d)

5. ESAF - ATA MF/MF/2012 A principal finalidade dos arquivos é

a) a conservação de documentos para a história.

b) servir à administração.

c) manter os documentos de valor secundário.

d) organizar conjuntos de peças e objetos de valor para a memória.



39



e) preservar os documentos de valor patrimonial.

Comentário: Pelo visto não é só a CESPE que é fã da Marilena Paes.

Questão da ESAF que cobra o posicionamento doutrinário do tema:




poderão oferecer no futuro”

E não para por aí: “a principal finalidade dos arquivos é servir a

administração, constituindo-se, com o decorrer do tempo, em base do

conhecimento da história”.

Não precisa falar mais nada né? :P. Mas falo mesmo assim: o arquivo existe

com um propósito utilitário. Ponha isso na sua cabeça, ninguém monta um arquivo

porque é bonitinho. Quem faz isto, o faz porque precisa preservar as informações

que estão neles contidas, a fim de que estas informações sejam úteis e estejam

disponíveis aos membros da instituição.

Letra b)

6. ESAF - ATA MF/MF/2012São características do documento de

arquivo, exceto,

a) a emulação

b) a naturalidade

c) a imparcialidade

d) a autenticidade

e) a interrelação

Comentário: Olha as características vistas em aula:

Imparcialidade- está no fato de que eles são inerentemente verdadeiros,

livres da suspeita de preconceito no que diz respeito aos interesses em nome dos



40



quais são usados hoje. Os arquivos não têm interesses, paixões, vontades ou

ambições, eles simplesmente registram.

Naturalidade – Decorre da maneira como os arquivos se originam,

naturalmente, em decorrência da acumulação de documentos.

Autenticidade – Os documentos são produzidos, recebidos, armazenados

e conservados de acordo com procedimentos regulares que podem ser

comprovados. Um documento autêntico é aquele que possui o mesmo

conteúdo do documento original.

Inter-relacionamento- Decorre do caráter orgânico, liga os documentos

uns aos outros. Quando um documento é separado de seu conjunto ele perde

muito do seu significado.

Todos falados em aula, só ficou faltando a “emulação”. E justamente porque

emulação não é característica de um documento. O termo emulação está

associado à capacidade de um sistema de dados de imitar o funcionamento de

outro. Quando aplicamos este conceito aos documentos, normalmente nos

referimos ao processo de preservação digital do documento (que é simplesmente

“imitar” o modelo original em papel).

Letra a)

CESPE - TJ TRE RJ/TRE RJ/Administrativa/2012 Acerca da legislação, dos

princípios e conceitos arquivísticos, julgue o item a seguir.

7. Mapas e plantas fazem parte do gênero documental conhecido como

cartográfico.

Comentário: Nem tem como comentar. Mas eu tento: cartografia é a ciência

dedicada à concepção, produção, difusão, utilização e estudo dos mapas. E acredite

você ou não, plantas também são mapas :P.

Cartográficos

Aqui é melhor começar pelo exemplo: mapas e plantasarquitetônicas são documentos cartográficos. Através

do uso de escala, representam grandes áreas atravésde imagens reduzidas.



41



Item certo.

8. Os arquivos de uma organização podem conter diversos gêneros

documentais, como o textual, o audiovisual e o cartográfico.

Comentário: Não confundir o princípio da proveniência com esta proposição.

Não há nada de errado em um arquivo possuir diversos gêneros documentais,

desde que sejam decorrentes das atividades da mesma instituição.

Item Certo

9. Arquivos e bibliotecas, embora constituam diferentes órgãos de

documentação, precisamente por tratarem de documentos com característicasfísicas e funções distintas, conferem o mesmo tipo de tratamento aos gêneros

documentais sob sua responsabilidade.

Comentário: A partir do momento em que a biblioteca e o arquivo conferem

funções distintas a seus documentos, o emprego de métodos de organização (só

para ficar no exemplo mais básico) não pode ser o mesmo. O método

biblioteconômico, por partir do pressuposto de que as unidades documentais são

autônomas e separáveis, quando empregado em um arquivo, acaba em desastre.

Apenas tenha em mente que bibliotecas e arquivos empregam tratamentos e

processos diferentes ao tratar seus gêneros documentais.

Item errado.

CESPE - EPF/PF/2009 A respeito do gerenciamento da informação e da

gestão de documentos, julgue o item seguinte.

10. Documentos de arquivo produzidos ou recebidos por uma instituição

pública ou privada, com valor administrativo, legal ou fiscal, considerados como

parte do arquivo intermediário dessa instituição, são também considerados de valor

secundário.

Comentário: Enquanto o documento possuir valor administrativo, legal ou

fiscal, ele não será capaz de adquirir valor secundário, mesmo que esteja no arquivo



42



intermediário da instituição (documentos que já não são consultados com

frequência). Só para relembrar você da definição:

“documentos deixaram de ser frequentemente consultados, mas a

instituição que os produziu ou recebeu ainda pode precisar deles.

Se a administração ainda pode precisar deles, é porque ainda possuem valor

primário.

Item errado.

11. FGV - AL (SEN)/SEN/Apoio Técnico e

Administrativo/Arquivologia/2008 Integridade arquivística é um objetivodecorrente:

a) do sistema de arquivos.

b) da teoria das três idades.

c) do princípio da proveniência.

d) da organicidade.

e) da totalidade arquivística.

Comentário: Aqui não tem jeito meu caro. Isto foi arrancado diretamente do

Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística, o qual, pelo seu tamanho, é pura

picaretagem da minha parte transcrever em aula :P. Lógico que sempre

trabalhamos os conceitos segundo os ditames do dicionário (afinal, não estou

escrevendo o curso da minha cabeça :P), mas você vai aprender melhor no caso acaso:

Integridade Arquivística:

“Objetivo decorrente do princípio da proveniência que consiste em

resguardar em fundo de misturas com outros, de parcelamentos e de eliminações

indiscriminadas. Também chamado integridade do fundo.”



43



Entretanto, sempre que esbarrar em um termo que não conheça, caso queira

consultar diretamente o dicionário, aí vai o link:


E claro, se não entender algo, seu professor existe para isso.

Voltando à questão, letra c)


Administrativo/Arquivologia/2008 Assinale a alternativa que indique as três

formulações do princípio da proveniência, segundo Martin Pozuelo (1988), aceito

como um princípio básico da Arquivologia.

a) a formulação francesa do respectdesfonds, de 1831; a formulação alemã

do Regulamento de 1881 (Registratur); a formulação das normas 1, 2 e 16

doManual dos holandeses

b) a formulação francesa do respectdesfonds, de 1841; a formulação alemã



c) a formulação francesa do respectdesfonds, de 1841; a formulação inglesa

do Public Record Office Act de 1877; a formulação das normas 1, 2 e 16 do Manual

dos holandeses

d) a formulação francesa do respectdesfonds, de 1841; a formulação francesa

da Table Ronde desArchives de 1855; a formulação inglesa do Public Record Office

Act de 1877

e) a formulação francesa do respectdesfonds, de 1841; a formulação inglesa

do Public Record Office Act, de 1877; a formulação norte-americana do Records

Management andAdministration, de 1900

Comentários: Gente, respira, coloquei esta questão aqui apenas por

curiosidade histórica. O Senado estava exigindo bibliografia bastante específica

para o tema, então, vamos resumir o livro do Sr. Pozuelo. Em seus estudos, ele



44






firmou a opinião de que o princípio da proveniência é fruto de três formulações

encontradas na literatura mundial:

- francesa, manifestando-se no termo “respect dos fonds”, em 1841;

- alemã, através do Registratur, regulamento que data de 1881;

- holandesa, através das normas 1, 2 e 16 do que foi chamado de “Manual

dos Holandeses”.

Como seu professor querido, recomendo que nem tente memorizar esses

marcos. Deixe que fluam na sua cabeça naturalmente, por prazer, ou passe a outro

tema, pois outra questão dessa dificilmente vai cair na prova. Por outro lado, seestiver com tempo e espaço no disco rígido, pelo amor de Deus, vai fundo :P;

Letra b)

CESPE - TJ TRE ES/TRE ES/Administrativa/"Sem

Especialidade"/2011 Acerca dos conceitos e princípios arquivísticos e da legislação

arquivística, julgue o item a seguir.

13. Todos têm direito de receber dos órgãos públicos informações de seu

interesse particular, ressalvadas aquelas cujo sigilo seja imprescindível à segurança

da sociedade e do Estado.

Comentário: Excelente pergunta... de Direito Constitucional :P. Veja o que

diz o nosso artigo 5º (sim, aquele da lenda), inciso XXXIII:

XXXIII - todos têm direito a receber dos órgãos públicos informações de seu interesse

particular, ou de interesse coletivo ou geral, que serão prestadas no prazo da lei, sob pena de responsabilidade, ressalvadas aquelas cujo sigilo seja imprescindível à segurança da sociedade e do

Estado.

Citação quase literal do inciso. Eu nem precisaria comentar mais nada, mas

vou comentar assim mesmo :P.

Peguei este trecho do site do planalto, e logo do lado tem um link escrito

“Regulamento”. É uma ocorrência bastante incomum. Pois bem, clicando no link,

veremos que ele nos remete à Lei 12.527 de 2011 (Lei de Acesso à Informação). Eolha só que legal: nós já falamos dela em aula.



45



Mas o que a Lei 12.527 tem a ver com isso tudo? Ela regulamentou este

inciso da Constituição, o que é bom que você saiba:

Art. 1o Esta Lei dispõe sobre os procedimentos a serem observados pela União, Estados,

Distrito Federal e Municípios, com o fim de garantir o acesso a informações previstono inciso

XXXIII do art. 5o, no inciso II do § 3º do art. 37 e no § 2º do art. 216 da Constituição Federal.

Parágrafo único. Subordinam-se ao regime desta Lei:

I - os órgãos públicos integrantes da administração direta dos Poderes Executivo, Legislativo, incluindo as Cortes de Contas, e Judiciário e do Ministério Público;

II - as autarquias, as fundações públicas, as empresas públicas, as sociedades de economia

mista e demais entidades controladas direta ou indiretamente pela União, Estados, Distrito Federal e

Municípios

Item certo.

14. Os documentos de arquivo não são criados ou produzidos em

exemplares múltiplos, mas em um único exemplar ou em um número limitado de

cópias. Esses documentos mantêm uma relação orgânica entre si.

aula:

Comentário: Enunciado que leva em conta o princípio da unicidade, visto em


independentemente da existência de outro documento semelhante

Preste bem atenção que a questão faz diferença entre o que entende ser

“exemplares múltiplos” e “número limitado de cópias”, e esta diferenciação ficou

bem subjetiva. O que seu examinador quis dizer é que os documentos do arquivo

não são produzidos para existirem “aos montes”, mas quando muito, com talvez

duas ou três vias.

Item Certo.

15. De acordo com o princípio do respeito à ordem original, os documentos

devem ser reclassificados com base no assunto, desconsiderando-se a sua

proveniência.

Comentário: já disse e irei repetir: o princípio da proveniência é a viga mestra

do curso. Tudo que existe, existiu e existirá em arquivologia respeita, preserva e



46



defende este princípio. A questão já está errada por mencionar qualquer

desconsideração do princípio da proveniência.

Mas, não bastasse isto, o princípio do respeito à ordem original não

corresponde ao apontado no enunciado. Veja só a definição que vimos em aula:


qual o arquivo deveria conservar o arranjo pela entidade coletiva, pessoa ou

família que o produziu.” (ESAF 2010).

O enunciado descreveu o princípio da pertinência (que vem encontrando

resistência na doutrina atual para se manter enquanto princípio):

Pertinência: Leva em consideração o assunto (o tema),

independentemente da proveniência ou classificação original. É um princípio

utilizado em determinadas classificações de um documento, quando o tema tem

uma relevância.

Item Errado.

16. A produção de documentos de arquivo não tem por finalidade o registroda história da instituição, mas o atendimento das suas necessidades

administrativas, entre as quais se inclui a informação aos cidadãos, caso se trate de

órgão público.

Comentário: Que maravilha! A questão aborda diretamente a função primária

dos documentos do arquivo, que é a de servir a administração com informações.

Isto pode incluir o cidadão, nas situações em que a informação contida no

documento não for de caráter sigiloso. Só para deixar bem claro: o caráter ostensivo

do documento é regra atualmente, ainda mais depois da regulamentação oferecida

pela Lei de Acesso às Informações.

E não nos esqueçamos do artigo 2º da Lei 8.159/1991, visto bem no

comecinho da aula:

Art. 2º - Consideram-se arquivos, para os fins desta Lei, os conjuntos de documentos

produzidos e recebidos por órgãos públicos, instituições de caráter público e entidades privadas, em



47



decorrência do exercício de atividades específicas, bem como por pessoa física, qualquer que seja o

suporte da informação ou a natureza dos documentos.

Item Certo.

17. ESAF - ATA MF/MF/2012 O princípio arquivístico que fundamenta as

atividades nos arquivos é o

a) princípio da pertinência.

b) princípio da ordem original.

c) princípio da proveniência.

d) princípio da territorialidade.

e) princípio da ordem primitiva.

Comentário: Você já conhece as definições expostas aqui. E também já sabe

queo princípio da proveniência é a base de todo conteúdo teórico da disciplina da

arquivologia. Então, só posso supor que marcou a letra c) e está aqui lendo isso

apenas para ter certeza daquilo que já sabe :P

19. FCC - AJ TRF2/Apoio Especializado/Arquivologia/2007 Na

organização dos documentos de arquivo, constitui medida coerente com o princípio

da proveniência levar em conta:

a) os remetentes da correspondência recebida.

b) os temas e assuntos tratados.

c) as espécies e tipos mais frequentes.

d) a competência e as atividades do órgão produtor.

e) o gênero, o formato e os suportes.

Comentário: Vamos ver (mais uma vez :P) o que diz o princípio da

proveniência:



48



“Princípio básico da arquivologia segundo o qual o arquivo produzido

por uma entidade coletiva, pessoa ou família não deve ser misturado aos de

outras entidades produtor as.”

Repare que a definição do dicionário dá bastante ênfase àquilo que a

entidade “produz” (referindo-se aos documentos produzidos, e mesmo recebidos

pela instituição no decurso de suas atividades), como meio de distinguir um arquivo

de outro.

Lembre-se que o arquivo, à medida que recebe e acumula, gradativamente,

os documentos recebidos e produzidos pela instituição vinculada através do tempo,

passa a espelhar a estrutura daquela instituição, principalmente pelo fato de receber

apenas documentos daquela instituição. Assim, é natural, e desejável, que a

organização do arquivo apresente a mesma estrutura da instituição, levando em

conta, além de outros fatores, a competência e as atividades exercidas pelo órgão

produtor.

Letra d)

20. FCC - AJ TRF2/Apoio Especializado/Arquivologia/2007 A renomada

arquivista Luciana Duranti, da Universidade de British Columbia, no Canadá,

reconhece na Diplomática a ciência que, tendo sido originalmente desenvolvida para

determinar a autenticidade de certos diplomas, acabou por implementar um sistema

sofisticado de ideias sobre a natureza dos documentos de arquivo, sua gênese e

composição, seu contexto organizacional, social e jurídico. E estabelece um paralelo

entre a Diplomática, que examina os documentos como entidades individuais, e a

Arquivologia, que os considera como:

a) extensões.

b) agregações.

c) subordinações.

d) parcelas.

e) dependências.



49



Comentário: Não expliquei a disciplina da Diplomática no curso porque ela

raramente cai, e quando cai, não se exige conhecimento do que ela seja :P. Veja

que o enunciado já diz como aquela disciplina trata os documentos (como entidades

individuais).

Caso sua curiosidade seja tão grande, a Diplomática se incumbe do estudo

da autenticidade dos documentos (o documento é materialmente verdadeiro?) e de

sua fidedignidade (as informações neles constantes correspondem à verdade?).

Ok, mas você só precisava saber mesmo como a Arquivologia trata os

documentos, e já foi exaustivamente tratado aqui que a disciplina os trata de

maneira orgânica, ou o sinônimo mais próximo constante no enunciado:

agregações, que embora seja palavra que eu nunca tenha ouvido falar, remete ao

verbo “agregar ”, que conforme consta no dicionário (não o de terminologia

arquivística, mas o antigo pai do burro): “Reunir num todo partes sem ligação

natural.”.Letra b)

CESPE - ATI (ABIN)/Administração/2010Com base nos conceitos

fundamentais da arquivologia, julgue o item.

21. O arquivo é uma instituição de interesse público criada com o objetivo de

conservar, estudar e colocar à disposição do público conjuntos de peças e objetos

de valor cultural.

Comentário:

Casca de banana clássica.

Vamos às definições doutrinárias de arquivo, biblioteca e museu:



de peças e objetos de valor cultural.

“Biblioteca é o conjunto de material, em sua maioria impresso, e não

produzido pela instituição em que está inserida, de forma ordenada para

estudo, pesquisa e consulta”



50







Não precisa fazer força para memorizar. Deixe fluir. Imagine um arquivo de

um órgão público: um número infindável de documentos organizados

cuidadosamente, no mais das vezes representado por um calhamaço de papéis

encartados em processos. Parece cultural para você? Justamente porque não é

objetivo do arquivo sê-lo :P, mas sim do museu.

Item errado.

22. Os documentos de arquivo, em qualquer suporte, são produzidos ou

recebidos durante o desenvolvimento das atividades de pessoa física ou jurídica.

Comentários: É a conclusão a que chegamos quando conhecemos os

princípios da proveniência e da organicidade. Veja só:

Proveniência- “Princípio básico da arquivologia segundo o qual o

arquivoproduzido por uma entidade coletiva, pessoa ou família não deve ser

misturado aos de outras entidades produtor as.”

Organicidade- Relação natural entre documentos de umarquivo em

decorrência das atividades da entidade produtora

Lembre-se que o arquivo se forma gradualmente, recebendo documentos

produzidos e recebidos no decurso das atividades de uma instituição. Aos poucos, o

próprio arquivo refletirá a estrutura da organização a qual está ligado.

Você talvez me diga que bastaria reproduzir a definição do conceito de

organicidade. Entretanto, é importante que você lembrar que o princípio da

organicidade é visto como mera decorrência lógica do princípio da proveniência.

Assim, é bom que você veja os dois como parte de um mesmo raciocínio.

Item certo.



51



23. De acordo com o princípio da proveniência, ou de respeito aos fundos, os

documentos acumulados por diferentes pessoas jurídicas devem ser mantidos

separados, pois não podem ser misturados.

Comentários: Perfeito. Arrancado diretamente do Dicionário Brasileiro de

Terminologia Arquivística, onde consta:


por uma entidade coletiva, pessoa ou família não deve ser misturado aos de

outras entidades produtor as.”

Lembre-se que o princípio da proveniência é o princípio mais básico da

arquivologia moderna, sendo que tudo que você respondeu ou irá responder na

vida a respeito de arquivologia não poderá conflitar com este princípio.

Item Certo.

24. De acordo com o princípio da ordem original, todo procedimento ou

tratamento empreendido em arquivos pode ser revertido a sua forma original.

Comentário: O princípio da ordem original está relacionado ao arranjooriginal os arquivos, é o “princípio segundo o qual o arquivo deveria conservar o

arranjo pela entidade coletiva, pessoa ou família que o produziu.” (ESAF 2010).




O enunciado tratou do princípio da reversibilidade, o qual orienta que todosos procedimentos do arquivo podem ser revertidos, caso isto venha a ser

necessário.

Item errado.

25. É desnecessário que os documentos de arquivo sirvam de prova das

transações realizadas, embora devam ser autênticos no que se refere às

informações que veiculam.



52



Comentário: O arquivo busca, através da acumulação ordenada de

documentos, refletir a estrutura da organização a que está vinculado. Talvez você já

tenha me visto escrever isto várias vezes, e é porque cai em prova.

Pois bem, os documentos do arquivo, além de refletirem as atividades da

instituição, dão o que se chama de "testemunho da verdade". Cada documento

comprova uma fração de tudo aquilo que a instituição fez ao longo de sua

existência. E assim sendo, tais documentos precisam servir como meio de prova

das transações efetuadas.

Alias, é até um contrassenso afirmar o que o enunciado afirma e ainda dizer

que os documentos devem ser autênticos no que se refere às informações que

veiculam. A partir do momento que uma informação se reputa autêntica, ela é capaz

de fazer prova de algo.

Item errado.

26. Quando separado do seu conjunto, ou seja, do todo ao qual pertence, o

documento de arquivo perde muito do seu significado.

Comentário: A questão faz referência a uma característica básica de todo

documento de arquivo: o inter-relacionamento com os demais documentos.

Veja a definição desta característica:

Inter-relacionamento- Decorre do caráter orgânico, ligando os documentos

uns aos outros através de uma relação complementar. Quando um documento é

separado de seu conjunto ele perde muito do seu significado.

A organicidade, por sua vez, trata-se de relação natural entre os documentos

de um arquivo, em decorrência das atividades da entidade produtora. Assim, os

documentos produzidos e recebidosmantêm relações entre si, como partes de um

organismo, naturalmente, como resultado das atividades desenvolvidas em uma

organização.

Item Certo.



53



27. A primeira finalidade do arquivo é servir às atividades administrativas, à

tomada de decisão e à garantia de direitos e deveres.

Comentário: A CESPE mostrando suas preferências literárias :P. Bom:

Veja a definição de Marilena Leite Paesa respeito da finalidade dos arquivos:

“a principal finalidade dos arquivosé servir a administração, constituindo-

se, com o decorrer do tempo, em base do conhecimento da história"

O enunciado apenas faz um desdobramento desta proposição, apontando

ainda que os arquivos permitem a tomada de decisões e a garantia de direitos e

deveres.

E faz todo o sentido: quem se encontra na posição de decidir precisa de

informações a respeito da matéria sobre a qual deve se pronunciar.

O arquivo, em sendo um órgão de documentação voltado a interesses

"práticos" (ou aquilo que Schellenberg chamaria de valor primário, ou ainda,

administrativo, fiscal ou legal), guarda documentos que possuem as informações

que devem ser consultadas.

Quanto à garantia de direitos, os documentos, por comprovarem transações

ocorridas no curso das atividades da instituição, asseguram que a vontade praticada

pelas partes, ou ainda, emanada pelo Estado na forma de leis, não seja deturpada

ao longo do tempo, vítima do esquecimento.

Item Certo.

CESPE - AJ TRE ES/Apoio Especializado/Arquivologia/2011 Acerca dos

conceitos e princípios arquivísticos, julgue o item a seguir.

28. A gênese, a exclusividade e a inter-relação são elementos que

aproximam os documentos de arquivo de todos os outros tipos de documentos.

Comentário: Não vou dizer que esta questão é pegadinha, ela apenas

desvia você um pouco do foco do que se está querendo abordar.



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A gênese (maneira como o documento “nasce”, ou mais propriamente, como

é produzido), a exclusividade e o inter-relacionamento dos documentos no arquivo é

justamente o que os distingue (e não aproxima) de todos os outros documentos que

podem ser encontrados em outras instituições. Veja só:

- Gênese: os documentos do arquivo são produzidos ou recebidos pelo órgão

no curso de suas atividades. E só os documentos do arquivo encontram essa

gênese. Os documentos da biblioteca, apenas como exemplo, são obtidos através

de permuta, venda ou doação, em nada se referindo às atividades da biblioteca.

Quanto ao inter-relacionamento, sabemos que este decorre do caráter

orgânico, ligando os documentos uns aos outros através de uma relação

complementar. Quando um documento é separado de seu conjunto ele perde

muito do seu significado.

E por fim, no que diz respeito à exclusividade, acredito que o enunciado fez

referência à unicidade, enquanto característica dos documentos do arquivo:


independentemente da existência de outro documento semelhante.

Desta forma, os documentos do arquivo existem em uma única via, ou em

número limitado de cópias.

Item errado.



A formulação de políticas públicas parte, fundamentalmente, de um conjunto

de dados que precisa ser transformado em informações relevantes, a fim de

propiciar a execução dessas políticas. Em outras palavras, as políticas públicas nas

áreas de saúde, ciência ou habitação sofrem os impactos das políticas arquivísticas

adotadas pelas organizações governamentais dessas respectivas áreas. A política

pública de arquivo é matricial, pois o sucesso obtido em sua implementação garante

as informações necessárias à formulação de outras políticas públicas.



55



29. Dois tipos de objetivos podem ser alcançados por meio das políticas

públicas de arquivo: os relativos às necessidades da administração e os

concernentes à preocupação com o patrimônio documental.

Comentário: Vou abordar esta questão por um enfoque um pouco diferente

do habitual. Vejamos o que diz o artigo 1º da Lei 8.159 de 1991(Política Nacional de

Arquivos):

Art. 1º - É dever do Poder Públicoa gestão documental e a proteção especial a

documentos de arquivos, como instrumento de apoio à administração, à cultura, ao

desenvolvimento científico e como elementos de prova e informação.

Vamos analisar mais de perto os trechos grifados:

É dever do Poder Público: ou seja, é obrigação do Poder Público perseguir

a consecução dos objetivos ali relacionados;

... a gestão documental e a proteção especial a documentos: este pedaço

corresponde àquilo que o enunciado chamou de “preocupação com o patrimônio

documental”.

... como instrumento de apoio à administração: Lembrai-vos das palavras

de Marilena, quando dizia que a função do arquivo é servir à administração. Neste

excerto, fica evidente o que o enunciado nomeou como as “necessidades da

administração”, que precisa se ver munida de informações para alcançar seus

objetivos.

Como você confiou em mim, vou marretá-lo com mais um conceito aprendido

nos bancos acadêmicos da São Francisco:

“Políticas Públicas são o conjunto de planos e programas de ação

governamentais, voltados à intervenção no domínio social, por meio dos quais são

traçadas as diretrizes e metas a serem fomentadas pelo Estado, sobretudo na

implementação dos objetivos e direitos fundamentais dispostos na Constituição”.

Resumindo a história, políticas públicas são instrumentos do qual o Estado se

serve para intervir no meio social, de maneira a alcançar seus objetivos (e agora



56



deve ter feito “clanc” na sua cabeça o porquê da definição “É dever do Poder

Público” ter sido tão “concisa” inicialmente :P).

E veja que a própria CESPE, mais a frente nesta mesma prova, definiu o que

entendia ser como política pública de arquivo (razão pela qual esta questão não

aparecerá nesse nosso simulado):

“Considera-se política pública de arquivo o conjunto de premissas, decisões e

ações − produzidas pelo Estado e inseridas nas agendas governamentais em nome

do interesse social − que contemplam os aspectos administrativo, legal, científico,

cultural e tecnológico relativos à produção, ao uso e à preservação da informação

arquivística de natureza pública e privada.” (item certo).

Por todo o exposto, sim, as políticas públicas de arquivo alcançam os

objetivos propostos.

Item certo

30. O Poder Judiciário pode, em qualquer instância, determinar a exibição

reservada de qualquer documento sigiloso, sempre que isso for indispensável à

defesa de direito próprio ou esclarecimento de situação pessoal da parte.

Comentário: Podiasim :P. Como assim?. O ponto aqui é que o trecho de

onde foi retirada esta questão é o do revogado artigo 24 da Lei 8159 de 1991:

Art. 24 - Poderá o Poder Judiciário, em qualquer instância, determinar a exibição reservada de qualquer documento

sigiloso, sempre que indispensável à defesa de direito próprio ou esclarecimento de situação pessoal da parte. (Revogado

pela Lei nº 12.527, de 2011)

Veja agora o artigo 46 da Lei 12.527 de 2011:

Art. 46. Revogam-se:

I - a Lei no 11.111, de 5 de maio de 2005; e

II - os arts. 22 a 24 da Lei no 8.159, de 8 de janeiro de 1991.

Desta forma, a questão encontra-se, atualmente, desatualizada. Entretanto,

em respeito aos atos emanados de autoridade judicial, e até para não caracterizar o

crime a que se refere o artigo 330 do Código Penal (crime de desobediência),acreditamos que os órgãos da administração pública continuam obrigados a exibir



57



documentos sigilosos, reservadamente, perante o Poder Judiciário, quando

requerido.

Mas este ponto já foge à nossa disciplina.

Item certo, feitas as ressalvas apontadas.

CESPE - TJ TRE RJ/Administrativa/2012 Acerca da legislação, dos


31. Consoante a legislação arquivística, estará sujeito a responsabilização

penal, civil e administrativa aquele que destruir documentos de valor permanente ou

que sejam considerados de interesse público e social.

Comentário: Nem tem muito o que enrolar aqui caro aluno. Veja a redação

do artigo 25 da Lei 8.159 de 1991:

Art. 25 - Ficará sujeito à responsabilidade penal, civil e administrativa, na forma da

legislação em vigor, aquele que desfigurar ou destruir documentos de valor permanente ou

considerado como de interesse público e social.

Item Certo.

32. Os documentos de arquivo são produzidos e(ou) recebidos para o

atendimento de objetivos culturais e históricos.

Comentário: ERRADO!!! Pela última vez nesta aula, vejao objetivo dos

órgãos de documentação “museu” e “ar quivo”:



de peças e objetos de valor cultural.







58



O arquivo não possui objetivos culturais ou históricos, mas sim

administrativos. Os documentos do arquivo estão lá para trabalho, e não diversão :P

(ainda que seja diversão educativa).

Item Errado.

33. CESPE - 2012 - ANAC - Técnico Segundo o princípio de respeito aos

fundos, primeiro princípio de classificação de documentos, os documentos devem

ser agrupados de acordo com sua proveniência.

Comentários: Proveniência

Também denominado princípio do respeito aos fundos, este princípio tema seguinte premissa: “Os arquivos originários de uma instituição ou pessoa


diver sa.”.

disto:


“P

rincípio básico da arquivologia segundo o qual o arquivo produzidopor uma coletiva, pessoa ou família não deve ser misturado aos de outras


Também chamado princípio do respeito aos fundos

E faz todo o sentido, como veremos abaixo.

Eu sei que “ jamais” é uma palavra meio forte para concurso, mas este

princípio é a viga mestra da arquivística, então, é um dos poucos “ jamais” e

“nuncas” que você deve ponderar antes de excluir a alternativa.

Lembre-se: o arquivo busca demonstrar, através do acúmulo de

documentos, o modo de funcionamento da instituição. Não faz sentido, tendo

este objetivo em vista, misturar documentos de vários órgãos e entidades, pois

descaracterizaria aquilo que PAES chamou de “base do conhecimento da história”.

Item Certo



59



34. CESPE - 2012 - IBAMA - Técnico Administrativo Os documentos

considerados sigilosos são classificados em ultrassecretos, secretos e reservados.

Comentários: Veja como os temas se repetem.

A primeira noção que você deve ter sobre este tema é a distinção entre

documentos ostensivos e sigilosos.

Os documentos ostensivos são aqueles cuja divulgação não prejudica a

administração. As informações contidas nestes documentos podem ser divulgadas,

exibidas e publicadas sem que isto traga qualquer embaraço ou dificuldade à

entidade (no seu caso, a Administração Pública).

Em contrapartida, os documentos sigilosos, em razão de sua natureza,

devem ser de conhecimento restrito, demandando cuidados especiais no trato,

custódia e divulgação de suas informações.

Veja a classificação atual:

Nível de Sigilo

Período Máximo

de Manutenção

do Sigilo

Prorrogação do

Período

Tipo de Informações do

Documento Exemplos

Ultrassecreto 25 anos

Não há

previsão de

prorrogação

Excepcional grau de

segurança. Só devem ser

conhecidos por pessoas

intimamente ligadas ao

seu manuseio.

Segredos de Estado,

Planos de Guerra.

Secreto 15 anos

Não há

previsão de

prorrogação

Alto grau de Segurança.

Podem ser do

conhecimento de pessoas

autorizadas

funcionalmente a tanto.

Informações parciais

extraídas de assuntos

ultrassecretos.

Operações militares,

operações

econômicas.

Reservado 05 anos

Não há

previsão de

prorrogação

Informações capazes de

comprometer planos e

operações

governamentais

Projetos, programas

governamentais e suas

respectivas ordens de

execução.



60



Note que a prorrogação do prazo do sigilo da documentação já não é mais

prevista e a classificação “confidencial” foi suprimida. Anteriormente, um documento

poderia permanecer sigiloso por até 60 anos, ao passo que, sob a égide da Lei de

Acesso à Informação, este prazo pode ser de no máximo 25 anos (ao menos, é a

interpretação que faz mais sentido em face do diploma legal atual).

Item Certo

35. CESPE - 2012 - ANCINE - Técnico Administrativo O princípio de

proveniência, quando aplicado aos arquivos da ANCINE, gera um conjunto de

fundos documentais.

Comentários: Acho que não preciso mais reproduzir o princípio da

proveniência agora (de novo!). Entretanto, o enunciado propõe algo absurdo.

Veja a definição de “fundo”, no nosso sagrado dicionário de terminologia

arquivística: Fundo: “Conjunto de documentos uma mesma proveniência.

proveniência. Termo que equivale a arquivo.”.

Agora, guarde: uma mesma proveniência significa a formação de um único

fundo. Não dois, não três, não quatro, mas apenas um único fundo. Assim, quando

aplicamos o princípio da proveniência à ANCINE, temos apenas um único fundo

formado.

Item Errado

36. CESPE - 2012 - ANCINE - Técnico Administrativo O princípio da ordem

original não faz referência à ordem material; ele faz referência à ordem intelectual

de acumulação dos documentos.

Comentários: Vamos ver o tal princípio:

Da ordem original (ou da ordem primitiva)


qual o arquivo deveria conservar o arranjo pela entidade coletiva, pessoa ou

família que o produziu.” (ESAF 2010).



61






O que o enunciado tentou propor a você é o seguinte: você, arquivista, deve

manter o arranjo físico utilizado pela instituição. Se a instituição colocou o processo

x antes do processo w, você fará o mesmo.

Não é esta a ideia aqui. Este arranjo não é mais do que uma concepção

intelectual. A organização dispôs os documentos de determinada forma,

relacionando-os uns aos outros, e é isto que deve ser preservado pelo arquivista.

Item Certo

37. CESPE - 2012 - TRE-RJ - Técnico Judiciário - Área Administrativa Os

documentos de arquivo são produzidos e (ou) recebidos para o atendimento de

objetivos culturais e históricos.

Comentários: Básico meu caro, básico! Vamos ver o que a doutrina diz

sobre o assunto:

“A principal finalidade dos arquivos é servir a administração,

constituindo-se, com o decorrer do tempo, em base do conhecimento da história”.

Já fui questionado no fórum uma vez sobre esta afirmação, que desmentiria

tudo que ensino sobre arquivologia a vocês. Mentira!

A finalidade do arquivo é, essencial e primordialmente, servir a

administração. Para isso arquivos existem. Ocorre que este lento e gradualprocesso de acumulação de documentos, com o decorrer do tempo, também

permite o conhecimento da história.

E adoro meus exemplos esdrúxulos: já viu um gato se lambendo? E depois o

citado animal começa a tossir bolas de pelo. Garanto a você que o propósito inicial

do gato não era se lamber a fim de que, ao final, pudesse tossir as tais bolas, mas

tão somente se higienizar. Entretanto, fosse seu objetivo ou não, as bolas de pelo

acabarão acontecendo também :P.



62



Mas, reitero: não se produzem ou recebem documentos para o atendimento

de objetivos culturais ou históricos em um arquivo (não é este o propósito que move

a acumulação de documentos em um arquivo). Este é o propósito pelo qual

bibliotecas normalmente acumulam documentos.

Item Errado

38. CESPE - 2012 - TJ-RR Entre os gêneros documentais considerados

documentos de arquivo se incluem documentos tridimensionais, textuais,

audiovisuais e cartográficos.

Comentários: Meu caro, breve aula de geometria espacial. Quando você

ainda estava no Colégio, deve ter feito uso de um plano cartesiano para desenhar

gráficos. Este plano cartesiano possui apenas os eixos x e y, permitindo apenas

uma única rotação dentro do plano (ao longo do próprio eixo x,y).

Agora veja uma folha de papel. O tio sabe que ela tem três dimensões, mas

uma delas é insignificante (chamaremos aqui de “espessura”). Os documentos de

arquivo se manifestam, essencialmente, em duas dimensões (textos, mapas, fotos,

etc.). Se você rodar uma folha fora deste eixo x,y, não vai conseguir ver o texto

escrito nele (pega um pedaço de papel e gira ele no ar em todas as direções

possíveis para entender o que estou dizendo :P) Isso é só um recurso para te ajudar

a lembrar.

Por outro lado, peças de museus são excelentes exemplares de objetos

tridimensionais. Possuem largura, comprimento e altura, ou seja, três eixos (x,y,z) e

três rotações possíveis ao longo dos eixos (x,y y,z e x,z). Dá para girar a peça de

tudo quanto é jeito, e ainda poderemos visualizá-la.

Item Errado

39. CESPE - 2012 - MPE-PI - Técnico Ministerial - Área Administrativa -

Cargo 10 Acerca dos documentos de arquivo, julgue os itens que se seguem.

A autenticidade de um documento é verificada pelo contexto de sua criação e

por sua manutenção, sem, contudo, considerar-se sua custódia.



63



Comentários: Autenticidade – Os documentos são produzidos,

recebidos, armazenados e conservados de acordo com procedimentos regulares

que podem ser comprovados. Um documento autêntico é aquele que possui o

mesmo conteúdo do documento original.

Perceba que não se deve associar autenticidade à veracidade como

fazemos usualmente. Um documento autêntico não garante a veracidade de um

fato, apenas atesta que o conteúdo do documento está de acordo com o original.

Você tem a definição, agora vamos ver o raciocínio. Os tais procedimentos

regulares que podem ser comprovados são o que estabelecem se determinado

documento é autêntico ou não. Pense: você chegou ao cartório, e pediu a matrícula

de um imóvel. O cartorário vai pegar o original, fotocopiar (contexto de criação), e

através de uma rotina (vai conferir os dois, pegar o selo do Colégio Notarial, colar na

cópia, carimbar e assinar, e tudo isso pode ser comprovado), vai autenticar o

documento.

Você vai pegar esta cópia autenticada e apresentar na repartição pública

competente, sem rasurar a cópia, nem remover o selo, nem manchar o carimbo

(contexto de manutenção), e vai entregar na repartição pública competente, paratomar posse em seu cargo público.

A custódia é definida pelo Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística:

Responsabilidade jurídica de guarda e proteção de arquivos (1),

independentemente de vínculo de propriedade.

O cartório ficou responsável pela guarda da cópia enquanto executava suas

rotinas, você enquanto levava o documento à repartição competente, e a repartição

ficará responsável por sua guarda a partir de então.

Se eu visualizar toda a cadeia de custódia, posso me certificar de que

nenhum desses órgãos alterou o documento, garantindo sua autenticidade. Agora,

imagine que o citado documento seja roubado. Se ele reaparecer, será necessário

que alguém certifique que não houve alterações no documento, visto que a custódia

foi quebrada, e não pode ser verificada em um dos pontos da cadeia (não sei quem



64



pegou o documento quando ele foi roubado, nem o que fez com ele). Inobservada a

custódia, o documento deixa de ser autentico.

Item Errado.

40 CESPE - 2012 - MPE-PI - Técnico Ministerial - Área Administrativa -

Cargo 10 O dossiê e o processo podem ser considerados unidades de

arquivamento. Ambos reúnem documentos relacionados entre si por assunto, que

deve ser o único critério para a classificação desses documentos.

Comentários: Começa bem, e depois alguém chuta o balde. Definições

primeiro:

Processo: Conjunto de documentos oficialmente reunidos no decurso de uma

ação administrativa ou judicial, que constitui uma unidade de arquivamento. Ver

também dossiê.

Dossiê: Conjunto de documentos relacionados entre si por assunto (ação,

evento, pessoa, lugar, projeto), que constitui uma unidade de arquivamento. Ver

também processo.

Até no dicionário eles estão interligados.

Ambos são unidades de arquivamento. Leve isto para a prova. Entretanto,

repare que o processo reúne documentos em função da atividade administrativa ou

judicial exercida. O que quer dizer que não estará reunindo documentos apenas

pelo critério de assunto, razão pela qual eventual classificação feita destes

documentos não necessariamente levará em conta este critério (por exemplo, no

Poder Judiciário, em uma Vara comum, costuma-se classificar os documentos por

pessoa, assunto, valor da causa, protocolo de entrada, tudo ao mesmo tempo).

O Dossiê, segundo o dicionário, se prende ao assunto dos documentos para

reuni-los, embora alargue bastante o significado do termo (o assunto pode muito

bem ser uma pessoa). Entretanto, se a questão falasse apenas do Dossiê, você

poderia marcar que o item estava correto. Como colocou o processo também nesta

limitação, já não pode mais fazer isto :P.



65



Item Errado

41 CESPE 2013/SERPRO/Técnico Administrativo - Entre a diversidade de

documentos e informações que transitam nos setores do SERPRO, os documentos

de arquivo são aqueles que têm relação direta com a missão institucional desse

órgão.

Comentários: Veja os significados mais utilizados em provas:

- Arquivo é o conjunto de documentos criados ou recebidos por uma

instituição, no decorrer de suas atividades, preservados para garantir a

consecução de seus objetivos; (Confere com o do enunciado!);




poderão oferecer no futuro”. (Confere com o do enunciado!)

E aqui vai mais uma também cobrada em prova:

“A principal finalidade dos arquivos é servir a administração,constituindo-se, com o decorrer do tempo, em base do conhecimento da

história”. (E olhe só, também confere com o do enunciado!).

E o que todas estas definições tem em comum? Todas elas afirmam que o

documento do arquivo existe para satisfazer uma necessidade administrativa da

entidade. Se determinada entidade tem como missão institucional a venda de pasta

de alho no Amazonas, os documentos referentes às suas transações farão parte de

seu arquivo.

Item Certo.

42 CESPE 2013/SERPRO/Técnico Administrativo - Quando aplicado aos

documentos, o princípio de respeito aos fundos origina o centro de documentação

de uma instituição.

Comentários: Ahm... não :P. O que o enunciado está propondo a você é oseguinte:



66



Ele quer dizer que isto: Proveniência dará origem a isto: Centros de

Documentação, quando, na verdade, isto: Proveniência dá origem a isto: Arquivo.

Em outras palavras: a aplicação do princípio da proveniência dará origem à

acumulação de documentos que nós, estudantes da disciplina, conhecemos por

arquivo. Veja as definições para ficar mais claro:

Também denominado princípio do respeito aos fundos, este princípio tem

a seguinte premissa: “Os arquivos originários de uma instituição ou pessoa


diver sa.”

disto:



por uma coletiva, pessoa ou família não deve ser misturado aos de outras


Centros de Documentação: Esses daqui agrupam documentos de todos

os gêneros, qualquer que seja a fonte. A primeira vista, é como se os centros de

documentação não mesmo possuíssem um propósito na acumulação. Entretanto,

isto não é de todo verdade. O centro de documentação tem uma finalidade:

informar . Normalmente estes centros possuem alguma especialização.

Meio vago? Pense em uma base de dados de uma instituição de ensino,

aonde estão dispostas todas as informações das... hum... revistas de Direito da

Universidade de São Paulo... Esta base de dados somente se presta a informar as

revistas que estão ali disponíveis.





Item Errado.



67



43 CESPE 2013/SERPRO/Técnico Administrativo - Os documentos de

arquivo podem ser elaborados em um único exemplar ou, em casos específicos,

serem produzidos em um limitado número de cópias.

Comentários: Não é a primeira vez que a CESPE faz pergunta semelhante.

Veja o enunciado abaixo:

“ CESPE - TJ TRE ES/TRE ES/Admi nis trat iva/" Sem Especialidade"/2011

Os documentos de arquivo não são criados ou produzidos em exemplares múltiplos,

mas em um único exemplar ou em um número limitado de cópias. Esses

documentos mantêm uma relação orgânica entre si .”

E conforme visto em aula:


independentemente da existência de outro documento semelhante ou tido

como igual (como uma outra via). Os documentos são únicos na medida em que

cada um deles sofreu um processo de produção diferente de todos os demais.

Pense em um RG e sua cópia fiel. O RG em si é um documento produzido

normalmente pela Secretaria de Segurança, ao passo que a cópia, com as mesmas

informações, foi produzida através de um processo de fotocópia.

Por esta razão, não faz sentido a criação de um número enorme de

exemplares de cada documento, visto que cada um é único e basta para o

atingimento de suas finalidades. Desta forma, cada documento do arquivo

normalmente é produzido em uma única via, ou então, em número limitado de

cópias.

Item Certo.

44 CESPE 2013/SERPRO/Técnico Administrativo - Além dos documentos

produzidos pelo SERPRO, são considerados documentos de arquivos aqueles

colecionados por diversos motivos

Comentários: Seu examinador arrancou esta questão direto da base de

dados da CESPE. Só esqueceu que já tinha pegado dita questão um ano antes, do

mesmo lugar:



68



“ CESPE - PPF/PF/2012 O arquivo do Departamento de Polícia Federal

compõe-se de documentos colecionados referentes a assuntos de interesse dos

servidores desse órgão.”

Comentário: Temos dois problemas nesta questão (em ambas :P). Primeiro,

como dissemos anteriormente, arquivista que se preza tem horror ao termo

“coleção”, mas não fosse por este detalhe, a questão peca pela generalização. Não

é qualquer documento de interesse de servidor do órgão que comporá o arquivo.

Imagine o extrato bancário da conta do Sr. Delegado da PF, ou do Sr. Procurador

da República. São documentos de interesse dessas pessoas, servidores do órgão?

Sim! Devem ser colocados junto aos processos da unidade? Certamente que não.

Ademais, seria também um desrespeito ao princípio da proveniência, já que

estes documentos certamente terão origem em instituições diversas.

Por outro lado, a certidão de tempo de serviço do Sr. Procurador é

documento de interesse do servidor, e comporá o arquivo da unidade. Mas não

confunda as coisas :P.

Item errado.

45 CESPE 2013/MPU/Técnico Administrativo A significação orgânica entre

os documentos é característica fundamental dos arquivos, de modo que um

documento destacado de seu conjunto pode perder valor.

Comentários: Já vimos isso em aula :P. Relembrando:

Está relacionado ao termo “orgânico”. Todos os seres vivos (e portanto, seres

orgânicos) possuem diversos órgãos, cada qual com uma função específica, que,

apenas em conjunto, cumprem sua função (no caso, manter você vivo e estudando

para virar funcionário público).

Conforme nosso querido, e sempre tido em maior conta, Dicionário de

Terminologia Arquivística:

“Relação natural entre documentos de um arquivo em decorrência das

atividades da entidade produtora”.



69



Os documentos mantêm relações entre si, como partes de um

organismo. Ou, melhor ainda, os documentos são produzidos e recebidos,

naturalmente, como resultado das atividades desenvolvidas em uma

organização, seja ela pública ou privada.

Arranque um pulmão de um ser humano, e o pulmão se tornará inútil, e o

resto do corpo capenga. O mesmo vale para os documentos :P.

Item Certo.

Questões Propostas

1. CESPE - EPF/PF/2009O documento de arquivo somente adquire sentido

se relacionado ao meio que o produziu, e o seu conjunto tem de retratar a estrutura

e as funções do órgão que acumulou esse documento.

2. CESPE - PPF/PF/2012 A organização de documentos, atividade cada vez

mais importante nas instituições, possibilita a tomada de decisão segura e o

atendimento rápido das demandas dos usuários. Considerando essa informação,

julgue o próximo item, referente a arquivologia.

O arquivo do Departamento de Polícia Federal compõe-se de documentos

colecionados referentes a assuntos de interesse dos servidores desse órgão.

3. FCC - TJ TRE SP/TRE SP/Administrativa/"Sem Especialidade"/2012

Original, cópia, minuta e rascunho − diferentes estágios de preparação e

transmissão de documentos − correspondem ao conceito de:

a) espécie.

b) formato.



70



c) forma.

d) suporte.

e) tipo.

4. ESAF - ATA MF/MF/2012Indique o que distingue o arquivo do centro de

documentação, da biblioteca e do museu.

a) O objetivo cultural.

b) O fato de seus documentos serem produzidos em papel.

c) A coleção feita por compra ou doação.

d) O conjunto orgânico de documentos.

e) A questão dos seus objetos serem produzidos pela natureza.

5. ESAF - ATA MF/MF/2012 A principal finalidade dos arquivos é

a) a conservação de documentos para a história.

b) servir à administração.

c) manter os documentos de valor secundário.

d) organizar conjuntos de peças e objetos de valor para a memória.

e) preservar os documentos de valor patrimonial.

6. ESAF - ATA MF/MF/2012São características do documento dearquivo, exceto,

a) a emulação

b) a naturalidade

c) a imparcialidade

d) a autenticidade



71



e) a interrelação

7. Mapas e plantas fazem parte do gênero documental conhecido como

cartográfico.

8. Os arquivos de uma organização podem conter diversos gêneros

documentais, como o textual, o audiovisual e o cartográfico.

9. Arquivos e bibliotecas, embora constituam diferentes órgãos de

documentação, precisamente por tratarem de documentos com características

físicas e funções distintas, conferem o mesmo tipo de tratamento aos gêneros

documentais sob sua responsabilidade.

CESPE - EPF/PF/2009 A respeito do gerenciamento da informação e da

gestão de documentos, julgue o item seguinte.

10. Documentos de arquivo produzidos ou recebidos por uma instituição

pública ou privada, com valor administrativo, legal ou fiscal, considerados como

parte do arquivo intermediário dessa instituição, são também considerados de valor

secundário.


Administrativo/Arquivologia/2008 Integridade arquivística é um objetivo

decorrente:

a) do sistema de arquivos.

b) da teoria das três idades.

c) do princípio da proveniência.

d) da organicidade.

e) da totalidade arquivística.


Administrativo/Arquivologia/2008 Assinale a alternativa que indique as três

formulações do princípio da proveniência, segundo Martin Pozuelo (1988), aceitocomo um princípio básico da Arquivologia.



72



a) a formulação francesa do respectdesfonds, de 1831; a formulação alemã



b) a formulação francesa do respectdesfonds, de 1841; a formulação alemã



c) a formulação francesa do respectdesfonds, de 1841; a formulação inglesa

do Public Record Office Act de 1877; a formulação das normas 1, 2 e 16 do Manual

dos holandeses

d) a formulação francesa do respectdesfonds, de 1841; a formulação francesa

da Table Ronde desArchives de 1855; a formulação inglesa do Public Record Office

Act de 1877

e) a formulação francesa do respectdesfonds, de 1841; a formulação inglesa

do Public Record Office Act, de 1877; a formulação norte-americana do Records

Management andAdministration, de 1900

CESPE - TJ TRE ES/TRE ES/Administrativa/"Sem

Especialidade"/2011 Acerca dos conceitos e princípios arquivísticos e da legislação

arquivística, julgue o item a seguir.

13. Todos têm direito de receber dos órgãos públicos informações de seu

interesse particular, ressalvadas aquelas cujo sigilo seja imprescindível à segurança

da sociedade e do Estado.

14. Os documentos de arquivo não são criados ou produzidos em

exemplares múltiplos, mas em um único exemplar ou em um número limitado de

cópias. Esses documentos mantêm uma relação orgânica entre si.

15. De acordo com o princípio do respeito à ordem original, os documentos

devem ser reclassificados com base no assunto, desconsiderando-se a sua

proveniência.



73



16. A produção de documentos de arquivo não tem por finalidade o registro

da história da instituição, mas o atendimento das suas necessidades

administrativas, entre as quais se inclui a informação aos cidadãos, caso se trate de

órgão público.

17. ESAF - ATA MF/MF/2012 O princípio arquivístico que fundamenta as

atividades nos arquivos é o

a) princípio da pertinência.

b) princípio da ordem original.

c) princípio da proveniência.

d) princípio da territorialidade.

e) princípio da ordem primitiva.

19. FCC - AJ TRF2/Apoio Especializado/Arquivologia/2007 Na

organização dos documentos de arquivo, constitui medida coerente com o princípio

da proveniência levar em conta:

a) os remetentes da correspondência recebida.

b) os temas e assuntos tratados.

c) as espécies e tipos mais freqüentes.

d) a competência e as atividades do órgão produtor.

e) o gênero, o formato e os suportes.

20. FCC - AJ TRF2/Apoio Especializado/Arquivologia/2007 A renomada

arquivista Luciana Duranti, da Universidade de British Columbia, no Canadá,

reconhece na Diplomática a ciência que, tendo sido originalmente desenvolvida para

determinar a autenticidade de certos diplomas, acabou por implementar um sistema

sofisticado de ideias sobre a natureza dos documentos de arquivo, sua gênese e

composição, seu contexto organizacional, social e jurídico. E estabelece um paralelo



74



entre a Diplomática, que examina os documentos como entidades individuais, e a

Arquivologia, que os considera como:

a) extensões.

b) agregações.

c) subordinações.

d) parcelas.

e) dependências.

21. O arquivo é uma instituição de interesse público criada com o objetivo de

conservar, estudar e colocar à disposição do público conjuntos de peças e objetos

de valor cultural.

22. Os documentos de arquivo, em qualquer suporte, são produzidos ou

recebidos durante o desenvolvimento das atividades de pessoa física ou jurídica.

23. De acordo com o princípio da proveniência, ou de respeito aos fundos, os

documentos acumulados por diferentes pessoas jurídicas devem ser mantidos

separados, pois não podem ser misturados.

Item Certo.

24. De acordo com o princípio da ordem original, todo procedimento ou

tratamento empreendido em arquivos pode ser revertido a sua forma original.

25. É desnecessário que os documentos de arquivo sirvam de prova dastransações realizadas, embora devam ser autênticos no que se refere às

informações que veiculam.

26. Quando separado do seu conjunto, ou seja, do todo ao qual pertence, o

documento de arquivo perde muito do seu significado.

27. A primeira finalidade do arquivo é servir às atividades administrativas, à

tomada de decisão e à garantia de direitos e deveres.



75





A formulação de políticas públicas parte, fundamentalmente, de um conjunto

de dados que precisa ser transformado em informações relevantes, a fim de

propiciar a execução dessas políticas. Em outras palavras, as políticas públicas nas

áreas de saúde, ciência ou habitação sofrem os impactos das políticas arquivísticas

adotadas pelas organizações governamentais dessas respectivas áreas. A política

pública de arquivo é matricial, pois o sucesso obtido em sua implementação garante

as informações necessárias à formulação de outras políticas públicas.

28. A gênese, a exclusividade e a inter-relação são elementos que

aproximam os documentos de arquivo de todos os outros tipos de documentos.

29. Dois tipos de objetivos podem ser alcançados por meio das políticas

públicas de arquivo: os relativos às necessidades da administração e os

concernentes à preocupação com o patrimônio documental.

30. O Poder Judiciário pode, em qualquer instância, determinar a exibição

reservada de qualquer documento sigiloso, sempre que isso for indispensável à

defesa de direito próprio ou esclarecimento de situação pessoal da parte.

CESPE - TJ TRE RJ/Administrativa/2012 Acerca da legislação, dos


31. Consoante a legislação arquivística, estará sujeito a responsabilização

penal, civil e administrativa aquele que destruir documentos de valor permanente ou

que sejam considerados de interesse público e social.

32. Os documentos de arquivo são produzidos e(ou) recebidos para o

atendimento de objetivos culturais e históricos.

33. CESPE - 2012 - ANAC - Técnico Segundo o princípio de respeito aos

fundos, primeiro princípio de classificação de documentos, os documentos devem

ser agrupados de acordo com sua proveniência.



76



34. CESPE - 2012 - IBAMA - Técnico Administrativo Os documentos

considerados sigilosos são classificados em ultrassecretos, secretos e reservados.

35. CESPE - 2012 - ANCINE - Técnico Administrativo O princípio de

proveniência, quando aplicado aos arquivos da ANCINE, gera um conjunto de

fundos documentais.

36. CESPE - 2012 - ANCINE - Técnico Administrativo O princípio da ordem

original não faz referência à ordem material; ele faz referência à ordem intelectual

de acumulação dos documentos.

37. CESPE - 2012 - TRE-RJ - Técnico Judiciário - Área Administrativa Os

documentos de arquivo são produzidos e (ou) recebidos para o atendimento de

objetivos culturais e históricos.

38. CESPE - 2012 - TJ-RR Entre os gêneros documentais considerados

documentos de arquivo se incluem documentos tridimensionais, textuais,

audiovisuais e cartográficos.

39. CESPE - 2012 - MPE-PI - Técnico Ministerial - Área Administrativa -

Cargo 10 Acerca dos documentos de arquivo, julgue os itens que se seguem.

A autenticidade de um documento é verificada pelo contexto de sua criação e

por sua manutenção, sem, contudo, considerar-se sua custódia.

40 CESPE - 2012 - MPE-PI - Técnico Ministerial - Área Administrativa -

Cargo 10 O dossiê e o processo podem ser considerados unidades de

arquivamento. Ambos reúnem documentos relacionados entre si por assunto, que

deve ser o único critério para a classificação desses documentos.

41 CESPE 2013/SERPRO/Técnico Administrativo - Entre a diversidade de

documentos e informações que transitam nos setores do SERPRO, os documentos

de arquivo são aqueles que têm relação direta com a missão institucional desse

órgão.



77



42 CESPE 2013/SERPRO/Técnico Administrativo - Quando aplicado aos

documentos, o princípio de respeito aos fundos origina o centro de documentação

de uma instituição.

43 CESPE 2013/SERPRO/Técnico Administrativo - Os documentos de

arquivo podem ser elaborados em um único exemplar ou, em casos específicos,

serem produzidos em um limitado número de cópias.

44 CESPE 2013/SERPRO/Técnico Administrativo - Além dos documentos

produzidos pelo SERPRO, são considerados documentos de arquivos aqueles

colecionados por diversos motivos

45 CESPE 2013/MPU/Técnico Administrativo A significação orgânica entre

os documentos é característica fundamental dos arquivos, de modo que um

documento destacado de seu conjunto pode perder valor.

1 C 11 C 21 E 31 C 41 C2 E 12 B 22 C 32 E 42 E

3 C 13 C 23 C 33 C 43 C

4 D 14 C 24 E 34 C 44 E

5 B 15 E 25 E 35 E 45 C

6 A 16 C 26 C 36 C

7 C 17 C 27 C 37 E

8 C 18 - 28 E 38 E

9 E 19 D 29 C 39 E

10 E 20 B 30 C 40 E

Obs: questão 30 encontra-se desatualizada. Vide comentários.



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Noções de Arquivologia Aula 01