Arquivologia Aula 3

7/31/2019 Arquivologia Aula 3

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L U A N A O L I V E I R A D E J E S U S , C P F : 8 2 6 1 4 7 8 4 5 9 1

Ponto dos Concursos

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O contedo deste curso de uso exclusivo do aluno matriculado, cujonome e CPF constam do texto apresentado, sendo vedada, porquaisquer meios e a qualquer ttulo, a sua reproduo, cpia,divulgao e distribuio.

vedado, tambm, o fornecimento de informaes cadastraisinexatas ou incompletas nome, endereo, CPF, e-mail - no ato damatrcula.

O descumprimento dessas vedaes implicar o imediatocancelamento da matrcula, sem prvio aviso e sem devoluo devalores pagos - sem prejuzo da responsabilizao civil e criminal doinfrator.

Em razo da presena da marca d gua, identificadora do nome e

CPF do aluno matriculado, em todas as pginas deste material,recomenda-se a sua impresso no modo econmico da impressora.


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Arquivologia em Exerccios para Tcnico Administrativo do MPUProfessores: Davi Barreto e Fernando Graeff

Aula 03

Prof . Davi Barreto e Fernando Graeff www.pontodosconcursos.com.br 1

Introduo ........................................................................................ 01O gerenciamento da informao e a gesto de documentos (2) .................02Lista de questes ............................................................................... 40

Bibliografia ........................................................................................ 46

I n t r o d u o

Prezado Aluno,

Bem vindo nossa terceira aula, hoje iremos terminar o assunto gesto dedocumentos iniciado na aula passada.

No esquea, caso voc queira resolver as questes antes de ver oscomentrios, v diretamente ao final deste arquivo, l voc encontrar a listade todas as questes tratadas durante a aula.

E, por ltimo, participem do Frum de dvidas, que um dos diferenciais doPonto. L, voc poder tirar suas dvidas, auxiliar outras pessoas e nos ajudarno aprimoramento dos nossos cursos.

Dito isto, mos obra...


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O gerenc iam ento da in for m ao e a gesto de docum entos ( 2 )

01. ( CESPE TRE/ MG -Tcnico Judic ir io / Adm inis t r a t iv a 200 9 - Adaptada) - O arquivo corrente constitudo de documentos com grande possibilidade de uso e com valor primrio.

Resoluo:

Vamos retomar agora um tema j exaustivamente discutido em nossas aulas:Teoria das Trs Idades (no esquea que, muitas vezes, vamos repetir, repetir

e repetir, at saber de cor).Como vimos, os arquivos cor ren tes (= primeira idade) so constitudos pordocumentos que, pelo seu va lo r p r imr io, so f r equen temen teconsu l tados.

Lembre-se que o valor primrio de um documento atribudo em funo dointeresse que possa ter para a organizao, levando-se em conta a suautilidade para fins administrativos, legais, fiscais etc.

Ora, s com isso j podemos, facilmente, responder essa questo, no ?

O item est co r r e to.

Contudo, vamos aproveitar o espao para introduzir um novo assunto: gestode docum entos cor ren t es.

No cumprimento de suas funes, os arquivos correntes devem permitiraproveitar, ao mximo, a informao disponvel e necessria tomada dedecises, aumentando, assim, a eficincia administrativa.

Podemos destacar cinco atividades distintas, inerentes a essa idade doarquivo:

1) Protocolo (recebimento, classificao, registro e movimentao)2) Expedio3) Arquivamento4) Emprstimo e consulta

5) Destinao


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02. ( CESPE TRE/ MA - Tcnico Judic ir io / Adm inis t r a t iv a -200 9 Adaptada) - As atividades de protocolo fazem parte da fase de destinao na gesto de documentos.

Resoluo:

Agora, podemos responder essa questo com base no que acabamos dediscutir.

Bom... aqui, a banca quis fazer uma confuso entre as atividades presentes noarquivo corrente, misturando protocolo com destinao.

Como vimos, protocolo e destinao so fases distintas e uma no faz parte daoutra.

Portanto, o item est er rado.

0 3 . ( CESPE TRE/ GO - Tcnico Judic ir io / Adm inis t r a t iv a 200 9 - Adap tada ) - As atividades a seguir so rotinas de protocolo: receber documentos enviados por outras instituies; despachar documentos enviados por setores do rgo; armazenar os documentos em fase corrente; emprestar os documentos aos setores que os solicitarem; fazer o controle de retirada; controlar o prazo para devoluo do documento; prestar informaes contidas nos documentos; estabelecer procedimentos de conduta dos arquivistas com relao prt ica e tica profissional.

Resoluo:

Como falamos na questo anterior, a primeira atividade na gesto dedocumentos correntes o pro toco lo.

Sabemos que os documentos em fase corrente so aqueles necessrios satividades desenvolvidas na instituio. Dessa forma, as unidades de protocoloexecutam os procedimentos de receb imento , class i f icao, regis t ro emov imen tao dos documentos constituindo verdadeiras portas de entradapara a informao.

Ou seja, atividades como recebimento e expedio de correspondncias,classificao dos documentos recebidos em ostensivos ou sigilosos, distribuiode documentos etc.


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Portanto, a vai uma dica importante para responder questes sobre protocolo:sempre se lembre das atividades de Recebimento, Classif icao, Regist roe Movim entaodos documentos.

Re-Cla-Re-Mo... gostou do mnemnico? (risos)

Geralmente, as questes trazem uma srie de atividades e perguntam sefazem parte do protocolo. fcil! Basta verificar se se encaixam no Re-Cla-Re-Mo.

Essa questo, por exemplo, fala que as seguintes atividades so rotinas deprotocolo:

receber documentos enviados por outras instituies (Recebimento) despachar documentos enviados por setores do rgo (Movimentao)

armazenar os documentos em fase corrente (?) emprestar os documentos aos setores que os solicitarem (?) fazer o controle de retirada dos documentos (?) controlar o prazo para devoluo do documento (?) prestar informaes contidas nos documentos (?) estabelecer procedimentos de conduta dos arquivistas com relao

prtica e tica profissional (?)

Observe que apenas as duas primeiras atividades se encaixam no Re-Cla-Re-Mo. As outras no so recebimento, classificao, registro ou movimentao.

De qualquer forma, para responder esse tipo de questo, no precisamossaber em que fase esto inseridas as atividades, basta sabermos se pertencemou no ao protocolo. Para isso, usamos nosso Re-Cla-Re-Mo.


04. ( Cespe Pol icia Federal Escr iv o 2 009 ) - O protocolo a porta de entrada e de sada dos documentos de uma instituio e, por suas caractersticas, faz parte das atividades dos arquivos correntes.

Resoluo:

A atividade de protocolo, que engloba o recebimento, a classificao, oregistro, a distribuio e a tramitao dos documentos, por sua natureza fazparte das atividades dos arquivos correntes. O item est correto.

05 . ( CESPE SECAD/ TO Papilo scopista 20 08 )Recebimento e classificao, registro e movimentao e conservao e preservao so rotinas de protocolo.


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problemas fossem resolvidos. Depois de arquivado por determinado perodo no ltimo setor para onde havia sido enviado, o documento foi encaminhado a outro espao, onde deve ser mantido at ser eliminado.

Na situao em apreo, se o documento fosse um ofcio de carter ostensivo,ele no deveria ser aberto no setor de protocolo, mas encaminhado diretam ente ao destinatrio, que deveria fazer o respectivo registro no sistema de protocolo.

Resoluo:

Para resolver as questes 07 e 08, vamos abordar outro assunto muito

recorrente nas provas do CESPE: carter os tensivo e s ig i loso dosdocumen tos.

Na aula 01, explicamos que, quanto natureza do assunto, os documentospodem ser ostensivos (=ordinrios) ou sigilosos.

Por um lado, a classificao de ostensivo dada aos documentos cujadivulgao no prejudica a administrao. Por outro lado, consideram-sesigilosos os documentos que, por sua natureza, devam ser de conhecimentorestrito e, portanto, requeiram medidas especiais de salvaguarda para suacustdia e divulgao.

A regulamentao dos documentos sigilosos feita pelo Decreto n 4.553, de27 de dezembro de 2002.

O art. 5 deste decreto classifica as informaes sigilosas, em razo do seuteor e de seus elementos intrnsecos, em quatro graus de sigilo:

Documento reservado

Documento confidencial

Documento secreto

Documento ultra-secreto

G r a u

d e

s i g i l

o

+

-


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Nesse contexto, a unidade de protocolo, ao receber documentos, deve:

separar o que de carter ostensivo do que de carter sigiloso

(Classificao); encaminhar diretamente os documentos sigilosos aos respectivos

destinatrios (Movimentao);

abrir os documentos de carter ostensivo e, a partir da sua leitura,interpretar e classific-los com base no cdigo de assuntos, se for o caso(Classificao); e

encaminhar os documentos de carter ostensivo ao setor responsvel

(Movimentao);Observe, ento, que o protocolo deve tom ar conhec iment o do con t edo dedocumentos os tens ivos, contudo, no pode t omar conhec imen to docontedo de docum entos s ig i losos .

Bom... vamos voltar s questes.

Para resolver a ques to 07 , na realidade, no precisamos saber muito sobrearquivos ostensivos e sigilosos. Basta lembrar-se do no mnemnico Re-Cla-Re-Mo.

Separar correspondncias oficiais das particulares e separar correspondnciasoficiais de carter ostensivo das de carter sigiloso so atividades declassificao, ou seja, de protocolo.

Portanto, o item est cer to.

J a ques to 08 afirma que as correspondncias de carter ostensivo no

devem ser abertas pelo protocolo. Como vimos, isso incorreto. So as decarter sigiloso que no podem ser abertas.


09. ( CESPE TRE/ GO - Tcnico Judic ir io / Adm inis t r a t iv a 200 9 - Adaptada) - A eliminao de documentos produzidos por instituies pblicas e de carter pblico somente ser realizada aps autorizao da presidncia do rgo, e sancionada em instncia superior: se federal, pela Casa Civil da Presidncia da Repblica; se estadual, pelo Gabinete do Governador.

Resoluo:


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Vamos falar agora de outra importante fase da gesto de documentos:aval iao e des t inao.

J vimos que alguns documentos tm valor temporrio, enquanto que outrostm valor permanente. Alm disso, alguns deles so frequentementeutilizados, enquanto outros nem tanto.

Devido a essas diferenas relativas ao valor e f requnc ia de uso, surge anecessidade de aval iar, selecionar e e l iminar os documentos.

Essas trs atividades objetivam estabelecer o prazo de vida dos documentos,

de acordo com seus valores informativo e probatrio.Em relao ao seu valor, os documentos podem ser:

Permanente vitais: devem ser conservados indef in idamentepor serem deimportncia vital para a organizao.

Permanente: devem ser conservados indef in idamente - apesar de noserem vitais, a informao que contm deve ser preservada em carterpermanente.

Temporrios: podem ser descar tados , aps determinado prazo, quando cessao valor do documento.

evidente que a eliminao de documentos, no pode ser feitaindiscriminadamente. Dessa forma, h pontos-chave que sempre devem serobservados:

importncia do documento com relao aos valores administrativo eprobatrio (=primrio) ou histrico (=secundrio);

possibilidade e custos de reproduo (e.g. microfilmagem falaremossobre isso na aula 04);

espao, equipamento utilizado e custos de arquivamento;

prazos de prescrio e decadncia de direitos, de acordo com a legislaovigente; e

nmero de cpias existentes.


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Bom... saindo um pouco da teoria e entrando na legislao, o artigo 9 da Lein 8.159/91, traz o seguinte:

A eliminao de documentos produzidos por instituies pblicas e de carter pblico ser realizada mediante autorizao da instituio arquivstica pblica,na sua especfica esfera de competncia.

Voltando nossa questo, temos que a eliminao de documentos produzidospor instituies pblicas e de carter pblico no depende de autorizao dapresidncia do rgo em questo, muito menos deve ser sancionada eminstncia superior (Casa Civil da Presidncia da Repblica, Gabinete doGovernador etc.)

A eliminao desses documentos se d m edian t e au tor izao da ins t i tu ioarqu ivs t ica pb l ica .


10 . ( CESPE SEPLAG/ DFTRANS - Anal ist a de Transpo rt es Urbanos/ Arqu iv i st a - 2008) - A eliminao dos documentos pode ser feita,desde que, aps a extino do valor primrio (administrativo, legal ou fiscal),os documentos no apresentem valor secundrio ( inform ativo ou probatrio).

Resoluo:

De acordo com o que vimos na questo anterior, a e l iminao dosdocumentos constitui um dos produtos finais da fase de avaliao edestinao.

nessa fase que os documentos so aval iados , se lecionados e e l im inados ,de acord o com o seu valor.

Dessa forma, aps a extino do valor primrio, os documentos que noapresentem valor secundrio sero eliminados.

Portanto, item cer to.

11. ( CESPE TRE/ MG - Tcnico Judic ir io / Adm inis t ra t iva 200 9 - Adap tada ) - Na avaliao dos documentos, aplica-se o cdigo de classificao de documentos de arquivo.

Resoluo:


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Essa questo trouxe uma nova expresso: cdigo de classificao.

Antes de explicar o que significa isso, quero fazer uma pergunta a voc.

Mesmo sem saber o que cdigo de classificao, voc acha que esseinstrumento aplicado na fase de avaliao e destinao?

Voc lembra em qual fase da gesto de documentos falamos de classificao?

Na fase de protocolo!!! Lembre do Re-Cla-Re-Mo.

O cdigo de classif icao um instrumento de trabalho utilizado nos

arquivos correntes para classificar todo e qualquer documento produzido ourecebido por um rgo no exerccio de suas funes e atividades.

Como vimos, a class i f icao dos documentos fe i ta na fase depro toco lo e esse o momento em que o referido instrumento maisutilizado.

A ava l iao tem como ob je t ivo ana l i sa r os documentos de a rqu ivo ees tabelecer os prazos de guarda e a des t inao, de acordo com osvalores que lhes so atribudos.


12. ( CESPE TRE/ GO - Tcnico Judic ir io / Adm inis t r a t iv a 200 9 - Adaptada) A destinao dos documentos indicada pela tabela de temporalidade.

Resoluo:

Os ins t rumentos de des t inao so os atos normativos elaborados pelaorganizao, nos quais so fixadas diretrizes quanto ao tempo e local deguarda dos documentos.

Os dois principais instrumentos de destinao so:

Tabela de Temporalidade: determina os prazos em que os documentos devemser mantidos nos arquivos correntes e/ou intermedirios, ou recolhidos aosarquivos permanentes. Alm disso, estabelece os cr i t r ios para

reco lh im ento no a rqu ivo perm anente e e l iminao.


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Em uma tabela de temporalidade de uma empresa, por exemplo, poderia estardefinido que os cartes de ponto deveriam ser conservados por sete anos noServio de Pessoal e depois eliminados; ou que os contratos de prestao de

servios de limpeza deveriam ser conservados em carter definitivo no arquivopermanente.

Lista de Eliminao: consiste em uma re lao especf ica de docum ent os ase rem e l iminados de uma s vez e que necessita ser aprovada pelaautoridade competente.

De volta questo, fica, agora, fcil encontrar a resposta, no?

O enunciado afirma que a destinao dos documentos indicada pela tabelade temporalidade. exatamente isso, a destinao dos documentos (prazos ecritrios para eliminao e guarda) definida nesse instrumento.


13. ( CESPE TRE/ GO - Tcnico Judic ir io / Adm inis t r a t iv a 200 9 - Adap tada ) - Fazem parte das rotinas para destinao de documentos na fase corrente as seguintes atividades: verificar se os documentos a serem destinados esto organizados de acordo com os conjuntos definidos na tabela de temporalidade; verificar se cumpriram o prazo de guarda estabelecido; registrar os documentos a serem eliminados; proceder eliminao; elaborar termo de eliminao; elaborar lista de documentos destinados fase interm ediria; operacionalizar a passagem ao arquivo int ermedirio.

Resoluo:

Essa questo veio com um enunciado enorme, trazendo uma srie deatividades relacionadas destinao de documentos, para assustar oscandidatos. Veremos que no nenhum bicho de sete cabeas.

Vejamos...

Fazem parte das rotinas para destinao de documentos na fase corrente as seguintes atividades:

1. verificar se os documentos a serem destinados esto organizados de acordo com os conjuntos definidos na tabela de temporalidade;

Acabamos de falar sobre isso na questo anterior. A tabela detemporalidade organiza os documentos a serem destinados, a partir de


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prazos e critrios para recolhimento e eliminao. Portanto, verificar esseinstrumento faz parte da fase de destinao.

2. verificar se cumpriram o prazo de guarda estabelecido;

Essa atividade tambm bem lgica. Para proceder com a destinao preciso verificar, na tabela de temporalidade, os prazos de guardaestabelecidos.

3. registrar os documentos a serem eliminados;

As listas de eliminao, como vimos, relacionam os documentos a serem

eliminados.4. proceder eliminao;

Essa atividade tambm bem lgica. O ato de eliminar os documentostambm faz parte da fase de destinao.

5. elaborar t ermo de eliminao;

Ainda no havamos falado sobre o termo de eliminao, mas j dava paraperceber que tambm faz parte da fase de destinao, no ?

O termo de eliminao o instrumento do qual consta o registro deinformaes sobre documentos eliminados aps terem cumprido o prazo deguarda.

6. elaborar lista de documentos destinados fase interm ediria; e

De forma semelhante lista de eliminao, existem as listas detransferncia (documentos destinados fase intermediria) e as listas derecolhimento (documentos destinados fase permanente).

Falaremos, adiante, sobre as diferenas entre recolhimento e transferncia.

7. operacionalizar a passagem ao arquivo intermedirio.

Essa atividade tambm bem lgica. Permitir que os documentos passemao arquivo intermedirio tambm faz parte da fase de destinao.


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O plano de classif icao o esquema de distribuio de documentos emclasses, de acordo com mtodos de arquivamento especficos, elaborado apartir do estudo das estruturas e funes de uma instituio e da anlise do

arquivo por ela produzido. esse plano que vai dar origem ao cdigo declassif icao.


16. (CESPE Defensor ia Pbl ica da Unio Agente Adminis t ra t ivo 2010 - Adap tada ) O instrumento auxiliar adotado na gesto de documentos que possibilita o arquivamento e, posteriormente, a recuperao

desses document os denomina-se plano de classificao.Resoluo:

Acabamos de ver que o esquema de distribuio de documentos em classes,de acordo com mtodos de arquivamento especficos, elaborado a partir doestudo das estruturas e funes de uma instituio e da anlise do arquivo porela produzido chamado de plano de classificao.

Esse plano tem por objetivo permitir o arquivamento racional dos documentos,facilitando a posterior recuperao.

Logo, a assertiva est co r r e t a.

17. (CESPE ANAC - Tcnico Adminis t ra t ivo 2009)O arquivo intermedirio, assim como o arquivo corrente, constitudo de documentos de valor primrio.

18. ( CESPE TRE/ MG -Tcnico Judic ir io / Adm inis t r a t iv a 200 9 - Adaptada) - Os documentos de idade intermediria so os que so consultados frequentemente e aos quais se tem livre acesso.

Resoluo:

Vamos utilizar as questes 17 e 18 para relembrar um conceito importantevisto na aula inaugural: a rqu ivo in t e rm ed i r io.

Como vimos, o arquivo intermedirio (=segunda idade) o conjunto de

documentos originrios de arquivos correntes, com uso pouco frequente, queaguarda destinao.


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constitudo de documentos que deixaram de ser frequentementeconsultados, mas cujos rgos que os receberam e os produziram podemainda solicit-los. A permanncia dos documentos nesses arquivos

transitria, por esse motivo, tambm denominado de limbo ou purgatrio.

Bom... j podemos responder, agora, as questes.

A ques to 17 afirma que o arquivo intermedirio, assim como o arquivocorrente, constitudo de documentos de valor primrio.

Isso est correto, pois os documentos que compem o arquivo intermedirio

ainda tm valor primrio. A nica diferena para o arquivo corrente dizrespeito frequncia de utilizao dos documentos.

Portanto, o item est co r r e to.

A ques to 18 afirma que os documentos de idade intermediria so os queso consultados frequentemente e aos quais se tem livre acesso.

J d para ver o erro da questo: o arquivo intermedirio no acessadofrequentemente.


19. ( CESPE TRE/ MG -Tcnico Judic ir io / Adm inis t r a t iv a 200 9 - Adaptada) - O arquivo permanente formado por documentos de valor administrat ivo, legal ou fiscal.

Resoluo:

Vamos utilizar essa questo para lembrar, mais uma vez, o que so arqu ivospe rmanen te s.

Vimos que o arquivo permanente (=terceira idade) constitudo dedocumentos que perderam todo o valor de natureza administrativa (=valorprimrio), que so conservados em razo de seu valor histrico ou documental(=valor secundrio) e que permitem conhecer o passado e a evoluo de umaorganizao.

A questo comete um erro ao afirmar que o arquivo permanente formado pordocumentos com valor primrio (valor administrativo, legal ou fiscal), quando,na realidade, formado por documentos de valor secundrio.


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Agora que j relembramos o que so arquivos intermedirios e permanentes,vamos em frente para discutir como se d a gesto de documentos nessasidades do arquivo.

20. ( CESPE TRE/ GO - Tcnico Judic ir io / Adm inis t r a t iv a 200 9 - Adaptada) - Os processos de passagem de documentos do arquivo corrente para o intermedirio e deste para o permanente so denominados,respectivamente, t ransferncia e r ecolhimento.

Resoluo:Como estudamos, na fase de aval iao e des t inao, os documentos soanalisados em funo do va lor e da f requnc ia de uso.

Essas duas variveis definem qual ser o destino do documento: transfernciapara o arquivo intermedirio, recolhimento para o arquivo permanente oueliminao.

O quadro, abaixo, resume bem o que estamos falando:

Valor Frequ ncia de uso Dest ino

com valor primrio alta permanece no arquivocorrente

com valor primrio baixa transferncia para oarquivo intermedirio

sem valor primrio, mascom valor secundrio baixa recolhimento para oarquivo permanente

sem valor primrio esecundrio - eliminao

Vamos aproveitar a oportunidade para falar sobre duas palavrinhas que, atagora, estvamos utilizando de maneira indiscriminada, mas que, no fundo,

so bem diferentes: t r ans fe rnc ia e r eco lh imen to.Transferncia: passagem do arquivo corrente para o i n t e rmed i r io .


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Recolhimento: passagem do arquivo corrente para o pe rmanen te .

Obs. Tambm caracteriza recolhimento a passagem do arquivo intermediriopara o permanente.

Enfim, se o destino do documento o arquivo permanente estamos tratandode recolhimento, se for o arquivo intermedirio estamos falando detransferncia.

Guarde isso!

Indo um pouco mais a fundo, podemos definir dois tipos de transferncias:pe rmanen te e per idica.

A t r ans fe rnc ia permanente ocorre em in te rva los i r regu la res e exige,quase sempre, que se indique, em cada documento, a data em que odocumento dever ser transferido.

A t r ans fe rnc ia per id ica, por sua vez, ocorre em in te rva losde t e rminados, ou seja, periodicamente, e pode ser de trs tipos:

1. Transferncia em uma etapa: os documentos com valor secundrio soreco lh idos d i re tamente para o a rqu ivo permanente, sem passarpelo limbo. Ou seja, a mesma coisa que r eco lh imen to.

Voc lembra o que limbo, no ? (Limbo = Arquivo Intermedirio).

2. Transferncia em duas etapas (= dupla capacidade, transferncia mltipaou mtodo do ciclo): os documentos so t r ans fe r idos para o a rqu ivoin t e rmed i r io, onde permanecem por determinado perodo e,finalmente, se considerados com valor secundrio, so recolhidos para oarquivo permanente.

3. Transferncia de mnimo e mximo: os documentos compreendidosen t r e um in t e rva lo de dat a s (m n im o e m x imo)so t r ans fe r idospara o a rqu ivo in t e rm edi r io .

Ou seja, ao atingir um prazo mnimo, o documento transferido para oarquivo intermedirio, depois de passar de um prazo mximo,

recolhido para o arquivo permanente ou eliminado.


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Acondic ionamento so as fo rmas de emba lagem ou gua rda dedocumentos visando sua preservao e acesso.

Arquivamento, portanto, uma das fases da gesto de documentos, queconsiste no conjunto de operaes destinadas ao acondicionamento e aoarmazenamento de documentos. Portanto, a assertiva est correta.

22. ( CESPE ANVI SA -Tcnico Adm inis t r a t iv o 2 007 )- Documentos transferidos a arquivos intermedirios devem conservar a classificao que lhes foi dada nos arquivos correntes.

Resoluo:

Vimos que a funo primordial dos arquivos intermedirios servir como umarquivamento transitrio.

Dessa forma, permite que documentos ainda com valor primrio (=valoradministrativo, legal ou fiscal), que j no tm uso to frequente, sejamguardados, at serem destinados ao recolhimento ou eliminao.

Uma importante caracterstica dos documentos transferidos ao arquivointermedirio que conservam a c lass i f icao que lhes foi dada noarqu ivo cor ren te.

Isso se deve ao fato de as caractersticas e propriedades dos documentoscontinuarem as mesmas, no que se refere s funes organizacionais (valorprimrio) para as quais foram criados.

No esquea, a nica diferena entre os documentos correntes eintermedirios se refere s suas frequncias de uso. Suas funes para aentidade continuam sendo as mesmas.


23. ( CESPE TRE/ AL - Tcnico Judic ir io / Adm inis t r a t iv a 200 9)- O prazo indicado para o arquivamento de documentos na fase intermediria de 10 a 20 anos.

Resoluo:

Vamos aproveitar essa questo para falar de algo que frequentemente cai emprovas.


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Os prazos de guarda so baseados em estimativas de uso, em quedocumentos devero ser mantidos no arquivo corrente ou no arquivointermedirio, ao fim dos quais a destinao efetivada (recolhimento para

guarda permanente ou eliminao).Vimos que as tabelas de temporalidade, de acordo com as especif icidades decada documento, determinam os prazos em que os documentos devem sermantidos nos arquivos correntes e/ou intermedirios, recolhidos aos arquivospermanentes ou eliminados.

Ou seja, os prazos de guarda so definidos nas tabelas de temporalidade evariam de acordo com o tipo de documento em questo.

Por exemplo, notas fiscais de compras de matria-prima podem ficararmazenadas por um perodo de tempo diferente dos cartes de ponto dosempregados.

Tudo isso pode depender de diversas variveis administrativas, legais e fiscais.

Por tan to , cu idado! Toda vez que a banca a f i rmar, de fo rma genr ica ,que o s docum en tos do arqu ivo cor r en t e e / ou i n t e rm ed i r io devem serm ant idos por X anos, a questo es ta r e r r ada .

Dessa forma, a questo est er rada .

24. ( CESPE TRE/ MA - Tcnico Judic ir io / Adm inis t r a t iv a -200 9 Adaptada) - A funo de um arquivo permanente reunir, conservar,arranjar, descrever e facilitar a consulta aos documentos.

Resoluo:

Ao longo das nossas aulas, vimos que os arquivos passam por uma evoluoque os afasta cada vez mais de seu objetivo primrio, diminuindo seu valoradministrativo (=primrio) e aumentando seu valor histrico (=secundrio).

Dessa forma, os documentos, que uma vez tiveram utilidade funcional, podemconstituir peas fundamentais para a histria da organizao e de toda asociedade.

nesse estgio que surge o a rqu ivo perm anen te.

A funo de um arquivo permanente reun i r, conservar, a r ran ja r,descrever e faci l i tar a consul t aaos documentos sob sua custdia.


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Assim, podemos classificar as atividades de um arquivo permanente em quatrogrupos:

Arranjo: consiste na reun io e ordenao adequada dos documentos noarquivo permanente.

Descrio e publicao: so instrumentos de pesquisa para a localizao dosdocumentos no acervo, que perm i tem a consu l ta e d ivu lgao.

Conservao: medidas de p ro teo dos documentos e do seu lugar deguarda.

Referncia: consiste nas pol t icas de acesso e uso dos documentos.

Se invertermos a ordem dos grupos descritos acima, podemos pensar em ummnemnico bem legal... que tal De-Co-Re-Ar?

Descrio Conservao Referncia Arranjo

Voltando questo temos:

reunir e arranjar (= Arranjo) conservar (= Conservao) descrever e facilitar a consulta (= Descrio)


2 5 . ( CESPE SEPLAG/ DFTRANS - An alist a d e Tran spor t es Urbanos/ Arqu iv i st a - 2008) - As atividades relacionadas ao arquivo permanente podem ser reunidas nos seguintes grupos: arranjo, descrio e publicao, conservao e referncia.

Resoluo:

Bom... Agora, ficou fcil, no ? A questo uma aplicao direta do nossoDe-Co-Re-Ar.

As atividades relacionadas ao arquivo permanente podem ser reunidas nos seguintes grupos: ar ranjo, de scrio e publicao,co nservao e r e ferncia.



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26. ( CESPE TRE/ MA - Tcnico Judic ir io / Adm inis t r a t iv a -200 9 Adaptada) - O tratamento da documentao permanente deve ser feito a

partir da aplicao do princpio da territorialidade, um dos princpios fundamentais da arquivologia.

Resoluo:

A administrao do arquivo permanente bastante complexa, talvez maiscomplexa que a de arquivos correntes e intermedirios.

A razo disso se deve ao fato de, na maioria das vezes, concentrar

documentos emanados de diversos rgos, de muitas subdivisesadministrativas e de numerosos funcionrios individuais.

Lembra quando falamos sobre centralizao e descentralizao de arquivoscorrentes?

Ou seja, o arquivo permanente tende a crescer indefinidamente, pois oresultado da contnua reunio de documentos enviados pelos diversos arquivoscorrentes e intermedirios.

Dessa forma, ao tratar da documentao de carter permanente, deve-sesempre levar em considerao o princpio da provenincia(=princpio dorespeito aos fundos).

Como vimos na aula passada, esse um princpio bsico da arquivologia eafirma que o arqu ivo produz ido por uma en t idade co le t iva , pessoa oufam l ia (=fundo de arquivo) no deve se r mis tu rado aos de ou t rasen t idades p rodu tor as.

O fato de o arquivo permanente ser constitudo de diversos fundos faznecessria a anlise de quais unidades administrativas iro constituir cadafundo.

A escolha desses fundos estabelecida de acordo com a convenincia de cadasituao, contudo, pode ser feita a partir de dois critrios.

1. Estrutural: fundos so constitudos pelo agrupamento dos documentosprovenien t es de uma m esm a fon te geradora de a rqu ivos.


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Por exemplo, seria constitudo um fundo para cada rgo: Ministriode Minas e Energia, Empresa de Pesquisa Energtica EPE, agnciaNacional de Energia Eltrica ANEEL etc.

2. Funcional: fundos so constitudos por documentos reunidos de acordocom sua semelhana temt ica, provenientes de diversas fontesgeradoras de arquivo.

Por exemplo, poderamos constituir um nico fundo re lac ionado a t iv idade com um a todos os rgos: Energia (Ministrio de Minas eEnergia, Empresa de Pesquisa Energtica EPE, agncia Nacional deEnergia Eltrica ANEEL etc.)

Bom... voltando questo, o enunciado afirma que o tratamento dadocumentao permanente deve ser feito a partir da aplicao do princpio daterritorialidade. O pr incpio cer t o ser ia o da provenin cia.

O princpio da t e r r i t o r i a l i dade, como vimos na aula passada, afirma que osarqu ivos devem ser conservados em serv ios de a rqu ivo do te r r i t r iono qua l fo r am p roduz idos.


27. ( CESPE TRE/ AL - Tcnico Judic ir io / Adm inis t ra t ivo 200 9)- Os procedimentos tericos da arquivstica indicam que o arquivamento de documentos deve ser posterior sua classificao, a qual deve ter como base o plano de classificao da instituio.

Resoluo:

Vamos falar agora sobre os mtodos de arquivamento.

Bom... antes de tudo, temos que lembrar que a gesto de documentos composta por trs grandes fases:

1 . Produo; 2 . Util izao; e 3 . Avaliao e Destin ao.

Agora, vamos fazer um pequeno esquema que nos permita visualizar como as

diferentes atividades esto distribudas entre as fases:


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Ficou mais fcil visualizar como as diferentes atividades esto ordenadasdentro do ciclo de gesto de arquivos?

Observando a figura acima, possvel perceber que o ciclo de gesto dearquivos um tipo de ciclo vital, composto por nascimento (produo),desenvolvimento (utilizao) e morte (avaliao e destinao).

Nesse contexto, dentro da fase de utilizao que a maioria das funes dodocumento so exercidas (recebido, classificado, arquivado, movimentado,consultado etc.).

Depois dessa rpida reviso, vamos voltar nossa questo.

O enunciado afirma que o arquivamento deve ser posterior classificao por meio do esquema que desenhamos, fcil constatar isso, no?

Ora, sabemos que o a rqu ivamento o con jun to das operaesdest inadas ao acondicionam ento e ao a rm azenament o de document os.

Dessa forma, antes de arquivar, preciso classif icar, ou seja, anal isar eiden t i f i ca r o con tedo dos documentos , se lec ionando a ca tegor ia deassun to sob a qua l devem ser a rqu ivados e de te rminando o cd igopara a sua recuper ao .

Finalmente, o enunciado afirma que a classificao deve ter como base o planode classificao da instituio.

Vimos, na aula passada, que o plano de c lass i f i cao um ins t rumento ,ut i l izado nos protocolos , para c lass i f icar os documentos produzidos e


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recebidos por um rgo no exerccio de suas atividades, elaborado a partir doestudo das estruturas e funes de uma instituio e da anlise do arquivo porela produzido.


Ateno: apesar de a doutrina classificar a atividade expedio como sendodistinta da atividade protocolo, a expedio executada pelo departamentode protocolo da empresa.

Portanto, cuidado! Se a questo afirmar que o pro toco lo executa asatividades de recebimento, classificao, registro, movimentao e

expedio, estar co r r e t a.28. (CESPE ANAC - Tcnico Adminis t ra t ivo 2009) - Uma das principais funes do arquivo permitir o acesso rpido e eficiente aos documentos. Essa funo somente pode ser cumprida se os documentos forem organizados de maneira lgica e racional, respeitando as caractersticas dos documentos de arquivo.

Quanto aos mtodos de arquivamento, j ulgue o item subsequente.

O mtodo de arquivamento dos documentos de arquivo deve ser definido a partir da natureza dos documentos e da estrutura da organizao que os produz ou recebe.

Resoluo:

Agora que j falamos sobre os conceitos de arquivamento e como essaatividade est inserida na gesto dos documentos, vamos tratar dos mtodosde arquivamento.

O arquivamento uma das atividades mais importantes dentro da gestoarquivstica, pois fundamental para a organizao ser capaz de armazenarsuas informaes e recuper-las no momento desejado.

Os sistemas de arquivamento apenas fornecem a estrutura metodolgica emecnica, em relao qual os documentos devem ser organizados. Ou seja,todo sistema de arquivamento permite que os documentos sejameficientemente arranjados. Os problemas que a instituio pode enfrentar no

so inerentes ao sistema em si, mas so devidos a escolhas erradas, frente scaractersticas e necessidades dessa instituio.


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Nesse contexto, importante que o mtodo de arquivamento escolhido estejaalinhado s necessidades e s caractersticas da organizao. Assim, osm todos de a rqu ivamen to so de te rminados pe la na tureza dos

docum entos a se rem arqu ivados e pe la es t ru tu ra da en t idade.Portanto, o item est co r r e to.

29. (CESPE ANAC - Tcnico Adminis t ra t ivo 2009) - Nome, local,nmero, data e assunto so os elementos de um documento que devem ser considerados na ordenao dos documentos de arquivo.

Resoluo:

Na questo anterior, vimos que o mtodo de a rqu ivamento deve se rescolhido levando-se em considerao a natureza dos documentos e ae st r u tu r a da en t idade (guarde isso!).

Antes de entrar em cada um dos mtodos, importante ressaltar quepertencem a dois grandes sistemas: direto e indireto.

Sistema direto aquele em que a busca do documento fe i t ad i r e t amen te no local onde se acha guardado.

Por exemplo, se voc procura por um documento endereado ao Joo eos documentos esto organizados alfabeticamente, basta ir letra J para encontr-lo.

Sistema indireto aquele em que, para se localizar um documento, pr eciso , ant es , consul tar um ndice ou cdigo.

Quando se trata de planejar a organizao do arquivo, os elementos

constantes de um documento a considerar so n o m e (remetente, destinatrioou pessoa referida no documento), local, n m e r o, da ta e assun to .

Ou seja, o elemento mais importante para cada caso que define como oarquivo ser organizado: ordem alfabtica, geogrfica, numrica (simples oucronolgica) ou por assunto.

No se preocupe, falaremos, com mais detalhes, sobre os principais mtodosno decorrer dessa aula.


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Voltando questo, temos que Nome, local, nmero, data e assunto so os elementos de um documento que devem ser considerados na ordenao dos docum entos de arquivo . exatamente o que acabamos de falar, no ?


30 . ( CESPE TRE/ AL - Tcn ico Jud ic ir io / Adm inis t ra t ivo 2 009) - No que se refere ao arquivamento de documentos, indicado que a instituio adote um mtodo de arquivamento nico.

Resoluo:

Pelo que vimos at aqui, j possvel ver onde est o erro dessa questo,certo?

Ora, explicamos que o mtodo de a rqu ivamento deve se r esco lh ido deacordo com a na tureza do documento e a es t ru tura da ins t i tu io.Portanto, seria incoerente pensar que s pode existir um nico mtodo dearquivamento para cada instituio.

Cada organizao comporta diferentes tipos de documentos (cartas, notasfiscais, memorandos etc.), de diferentes gneros (textuais, iconogrficos,cartogrficos etc.). Dessa forma, difcil pensar que seria possvel arquiv-lostodos com o mesmo mtodo.


Vamos aproveitar o espao para dar uma viso geral dos principais mtodos dearquivamento existentes. Em primeiro lugar, podemos dividi-los em duasgrandes classes: m todos bs icos e m todos padron izados.

Os mtodos bsicos so os mais utilizados e so baseados naqueles elementosde ordenao que discutimos anteriormente: nome, local, nmero, data eassunto.

J, os mtodos padronizados utilizam outros elementos de ordenao (p.ex.:cores), dependendo, assim, de equipamentos e acessrios especiais para suaorganizao.

Listamos abaixo os principais mtodos de arquivamento:


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MtodosBsicos

AlfabticoGeogrfico

NumricoSimplesCronolgicoDgito-terminal

Ideogrficos(Assunto)

AlfabticosEnciclopdicoDicionrio

NumricosDuplexDecimalUnitermo

MtodosPadronizados

VariadexAutomticoSoundexMnemnicoRneo

Voc deve estar se perguntando: terei que saber todos esses mtodos dearquivamento?

Calma! A resposta no basta saber que eles existem.

A maioria das questes vai somente at o segundo nvel de classificao(alfabtico, numrico, geogrfico e ideogrfico), e ser somente esse nvel quetrataremos na nossa aula.

31 . ( CESPE SECAD/ TO Papiloscopi sta 20 08 )- O mtodo alfabtico um dos mtodos de arquivamento de documentos e tem o nome como principal elemento a ser considerado.

Resoluo:

Essa questo bem fcil. No precisamos nem saber muito sobre arquivologiapara respond-la, no ? De qualquer forma, vamos falar um pouquinho maissobre o m todo a l fabt ico.

Esse mtodo o mais simples de todos, d i r e to, e t em como e l emen to

pr inc ipa l o nome. As fichas e pastas so dispostas na ordem alfabtica,respeitando as regras gerais de alfabetao e ordenao (falaremos adiantesobre essas regras).


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Ateno: quando houver sobrenomes iguais, prevalece a ordemalfabtica do prenome.

2. Sobrenomes compostos de um substantivo e um adjetivo ou ligados porhfen no se separam.

Castelo Branco, Vitor Monte Alegre, Carlos Villa-Lobos, Heitor

3. Os sobrenomes formados com as palavras Santa, Santo ou So seguem

a regra dos sobrenomes compostos por um adjetivo e um substantivo.Santa Rita, Flvia So Paulo, Carlos So Pedro, Felipe

Opa, com as trs primeiras regras, j conseguimos matar nossa questo. Vocconsegue ver o erro?

Bezerra, Alberto LuizMoreira, Maria MadalenaSantos Cruz, Antnio

A questo tentou fazer uma pegadinha com o sobrenome Santos Cruz.Observe que esse caso no se encaixa na regra 3, pois a palavra Santos noqualifica a palavra Cruz so dois nomes sem nenhuma relao.

Dessa forma, a ordenao correta seria:

Bezerra, Alberto LuizCruz, Antnio SantosMoreira, Maria Madalena

Observe que seria diferente se tivssemos Santa Cruz. Nesse caso, aalfabetao proposta estaria correta.


Vamos continuar com as regras...


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4. As iniciais abreviativas de pronomes tm precedncia na classificao desobrenomes iguais.

Silveira, R.Silveira, Ricardo Silveira, Roberto

5. Os artigos e preposies, tais como a, o, de, d, do, e, um, uma, no soconsiderados.

Albuquerque, Rosana d Almeida, Pedro de

Couto, Arnaldo do 6. Os sobrenomes que exprimem grau de parentesco como Filho, Jnior,

Neto, Sobrinho so considerados parte integrante do ltimo sobrenome,mas no so considerados na ordenao alfabtica.

Costa Filho, Jorge da Costa Neto, Jorge Damasceno Sobrinho, Carlos

Ateno: os graus de parentesco da alfabetao s sero consideradosquando servirem de elemento de distino.

7. Os ttulos no so considerados na alfabetao, sendo colocados aps onome completo, entre parnteses.

Helena, Maria (Doutora)Marques, Armando (Juiz)Marques, Slvia

8. Os nomes estrangeiros so considerados pelo ltimo sobrenome, salvonos casos de nomes espanhis e orientais (veja as regras 10 e 11)

Boy, John Freud, Sigmund Jung, Carl Gustav

9. As partculas dos nomes estrangeiros podem ou no ser consideradas. O

mais comum consider-las como parte integrante do nome quandoescritas com letra maiscula.


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Capri, Guilio di De Penedo, Esteban Du Pont, Charles

OBrian, Michael

Ateno: muito cuidado para no confundir com a regra 5.

10. Os nomes espanhis so registrados pelo penltimo sobrenome,que corresponde ao sobrenome de famlia do pai.

Arco y Molinero, Angel Del Oviedo y Baos, Jos de

Pina de Mello, Francisco de Rios, Antonio de los

11. Os nomes orientais japoneses, chineses e rabes soregistrados como se apresentam.Li Xian Xin Li Yutang Yong Po Yuan

12. Os nomes de firmas, empresas, instituies e rgosgovernamentais devem ser transcritos como se apresentam, no seconsiderando, porm, para fins de ordenao, os artigos e preposiesque os constituem. Admite-se, para facilitar a ordenao, que os artigossejam colocados entre parnteses aps o nome.

Colegial (A)Embratel Fundao Getlio Vargas Library of Congress (The)Monte Verde Peas e Acessrios

13. Nos ttulos de congressos, conferncia, reunies, assemblias eassemelhados, os nmeros arbicos, romanos ou escritos por extensodevero aparecer no fim, entre parnteses.

Conferncia de Cirurgia Cardaca (IV)Congresso de Engenharia Civil Urbana (Oitavo)Congresso de Geologia (3)

Ufa! Parecia que no ia acabar mais, no ?


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Pois ainda no acabou! (risos)

Alm das regras de alfabetao, temos que ter em mente as regras deordenao . So apenas duas (ainda bem).

Podemos ordenar os itens de duas formas:

1. Let r a por l et r a

Monte ClaroMonte Dourado

MonteiroMonte Triste

2. Palavra por pa lavra

Monte ClaroMonte DouradoMonte TristeMonteiro

Bom... essas so as regras. Sabemos que so muitas, mas sugerimos que asleia e releia algumas vezes. Voc ver que, rapidamente, conseguir absorv-las, pois a maioria delas bem intuitiva.

34. ( CESPE TRE/ MG - Tcnico Judic ir io Adm inis t r a t iv a 2 009 Adaptada) De acordo com as regras de alfabetao, est correta a seguinte apresentao de ordenao de pastas de funcionrios de um rgo: Barbosa Filho, lson Vianna Neto, Milton Vianna Sobrinho, Milton

Resoluo:

No tem jeito, temos que lembrar as treze regras. Nesse caso, vamosrelembrar a regra nmero 6: os sob renomes que exp r imem g rau deparen tesco so cons iderados par te in tegran te do l t imo sobrenome,m as no so considerados na or denao a l fabt ica.

Voc pode notar, que aplicao direta da regra.


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35. ( CESPE STJ -Tcnico Judic ir io rea: Adm inis t r a t iv a 20 08 )- A

disposio abaixo est correta, pois foi feita de palavra por palavra, podendo,tambm, ser feita de letra por letra.Morro Alegre Morro Branco Morro Maior Morro Santo Monteiro Montenegro

Resoluo: Essa questo tentou confundir o candidato ao tratar das regras de ordenao(letra por letra e palavra por palavra).

Contudo, o erro est no mais bsico, ou seja, na regra alfabtica primria dossobrenomes (regra de alfabetao 1).

O correto deveria ser:

MonteiroMontenegroMorro AlegreMorro BrancoMorro MaiorMorro Santo

Caro concurseiro, no tem segredo, temos que saber as regras de alfabetao.Portanto, leia, releia e, quando achar que j est sabendo, leia mais uma vezas 13 regras.

Pois se cair na prova, a banca vai exigir a direta aplicao das regras.

36. (CESPE ANAC - Tcnico Adminis t ra t ivo 2009) - A ordenao geogrfica, que tpica do sistema direto, tem como elemento principal o correspondente.

Resoluo:

Essa questo trata de outro mtodo bsico de arquivamento, denominadogeogrf ico.


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um mtodo d i r e to, cujo e lem ento pr inc ipa l o loca l.

Esse mtodo pode ser ordenado de duas formas:1. Nom e do es tado , c idade e cor respondente

Amazonas Manaus (capital) Silva, LuizRio de Janeiro Rio de Janeiro (capital) Silva, LuizRio de Janeiro Campos Silva, AlbertoRio de Janeiro Campos Silva, LuizSo Paulo Lorena Silva, Luiz

So Paulo So Jos dos Campos Souza, CarlosAteno: as capitais sempre devem estar em primeiro lugar, frente soutras cidades de um mesmo estado.

2. Nom e da c idade, es tado e correspond ent e

Campos Rio de Janeiro Silva, Alberto

Campos Rio de Janeiro Silva, LuizLorena So Paulo Silva, LuizManaus (capital) Amazonas Silva, LuizRio de Janeiro (capital) Rio de Janeiro Silva, LuizSo Jos dos Campos So Paulo Souza, Carlos

Ateno: a regra das capitais no se aplica a esse tipo de ordenao.

Voltando nossa questo, a ordenao geogrf ica um s i stem a d i re to et em com o e l em en to p r inc ipa l o nome .


37. ( CESPE STJ -Tcnico Judic ir io rea: Adm inis t r a t iv a 20 08)- O mtodo de ordenao dos documentos a partir do uso do nome da cidade ou de um estado conhecido como Duplex.

Resoluo:


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Nessa questo, a banca misturou dois mtodos de arquivamento: geogrfico eideogrfico.

Vamos falar sobre o mtodo ideogrfico (por assunto) logo mais. Jadiantamos que esse mtodo pode ser subdividido como alfabtico ounumrico. Entre os mtodos ideogrfico-numricos, est o mtodo duplex.

No precisamos entrar nas especificidades desses mtodos para respondernossa questo.

Acabamos de ver que o mtodo que utiliza o lugar como elemento deordenao o geogrfico.


38. (Cespe Minis tr io da Integrao Assis tente Tcnico- Admin i s t r a t i vo 2009) - A disposio de processos por seu nmero um mtodo de classificao de documentos conhecido como duplex.

Resoluo:

Vimos que a disposio de um processo por um nmero consiste no mtodo de

classificao numrico. O mtodo duplex (no vale pena entrar em seusdetalhes) um mtodo ideogrfico-numrico.


39. (Cespe Minis tr io da Integrao Assis tente Tcnico-Admin i s t r a t i vo 2009) -Na organizao feita segundo a origem dosdocumentos, o correto dispor as pastas alfabeticamente a partir dos nomesdos rgos ou das empresas, no considerando, para fins de ordenao, osartigos e preposies que os constituem.

Resoluo:

Para responder essa questo temos que voltar s regras de alfabetao.

A regra 12 afirma que os nomes de firmas, empresas, instituies e rgosgovernamentais devem ser transcritos como se apresentam, no seconsiderando, porm, para fins de ordenao, os artigos e preposies que osconstituem.

Admite-se, no entanto, para facilitar a ordenao, que os artigos sejamcolocados entre parnteses aps o nome.


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40 . ( CESPE TRE/ AL - Tcn ico Jud ic ir io / Adm inis t ra t ivo 2 009) - No mtodo de arquivamento ideogrfico, o principal elemento adotado para a recuperao da informao o assunto.

Resoluo:

Vamos falar, agora, sobre o mtodo ideogrf ico (=por assunto). Esse mtodot em como e lem ento pr in c ipal o assun to.

Exemplo: Admisso de Pessoal Assistncia Jur dica Imveis

No podemos confundi r assun to com os t ipos f s icos dos documentos (espcies documentais), como correspondncias, memorando, telegramas erelatrios. Estes podem at servir de subdiviso auxiliar, contudo, no soassuntos.

Exemplo: Admisso de Pessoal Assistncia Jur dica

- Correspondncias - Pareceres

Imveis

Da mesma forma, no podemos confundi r assun to com a procednc ia dosdocumen tos, que pode, no mximo, ser utilizada como subdiviso.

Exemplo: Admisso de Pessoal - Depart amento de Vendas - Fbrica Alvorada - Fbrica Primavera

Assistncia Jur dica Imveis

Ateno: no existe um esquema padronizado de classificao por assunto,cada instituio dever, de acordo com suas peculiaridades, elaborar seuprprio plano de classificao.


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Vamos voltar questo... no mtodo ideogrfico, o principal elemento adotadopara a recuperao da informao o assunto. exatamente o que acabamosde ver.


41. ( Cespe Minis tr io da Educao e Cul t ur a Agente Adm inis t ra t ivo 2 0 0 9 ) - O arquivamento horizontal permite consulta rpida e evita manipulao ou remoo de outros documentos.

Resoluo:

Vamos falar, rapidamente, sobre os tipos de arquivamento.

A posio em que so dispostos fichas e documentos distinguir os tipos dearquivamento em hor izon ta le ver t i ca l.

No tipo horizontal, os documentos so colocados uns sobre os outros earquivados em caixas, estantes e escaninhos. Esse mtodo muito utilizadopara arquivar plantas, desenhos e mapas, assim como nos arquivospermanentes (onde a frequncia de uso menor).

Note que para consultar qualquer documento necessrio retirar os que se

encontram sobre ele, dificultando a localizao rpida das informaes poresse motivo, o uso do arquivamento horizontal desaconselhvel na fasecorrente dos arquivos (onde a frequncia de uso maior).

J o arquivamento vertical caracterizado pela disposio dos documentos umatrs do outro, permitindo a rpida consulta, sem necessidade de removeroutros documentos.

Portanto, a questo est e r r ada.

42. (CESPE ANAC - Tcnico Adminis t ra t ivo 2009) - Pastas de um arquivo classificadas como acordos, convnios, correspondncias, relatrios,processos, formulrios e guias so exemplos da utilizao do mtodo de arquivament o por assunto.

Resoluo:

Essa questo trata, justamente, da confuso que muitos fazem, classificandoespcies documentais como se fossem assuntos.

J vimos que isso est errado.


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Espcies documentais como correspondncias, relatrios, processos,formulrios e guias no so assuntos e podem servir, no mximo, comosubdivises auxiliares.


Com essa questo, terminamos nossa aula de hoje, esperamos voc naprxima, at l...

Davi e Fernando.


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List a de Questes

01. ( CESPE TRE/ MG -Tcnico Judic ir io / Adm inis t ra t iva 20 09 -Adaptada) - O arquivo corrente constitudo de documentos com grandepossibilidade de uso e com valor primrio.

02. ( CESPE TRE/ MA - Tcnico Judic ir io / Adm inis t ra t iva -20 09 Adaptada) - As atividades de protocolo fazem parte da fase de destinao nagesto de documentos.

0 3 . ( CESPE TRE/ GO - Tcnico Judic ir io / Adm inis t r a t iv a 200 9 -Adap tada ) - As atividades a seguir so rotinas de protocolo: receberdocumentos enviados por outras instituies; despachar documentos enviadospor setores do rgo; armazenar os documentos em fase corrente; emprestaros documentos aos setores que os solicitarem; fazer o controle de retirada;controlar o prazo para devoluo do documento; prestar informaes contidasnos documentos; estabelecer procedimentos de conduta dos arquivistas comrelao prtica e tica profissional.

04. ( Cespe Pol icia Federal Escr iv o 2 009 ) -O protocolo a porta deentrada e de sada dos documentos de uma instituio e, por suascaractersticas, faz parte das atividades dos arquivos correntes.

05 . ( CESPE SECAD/ TO Papilo scopista 20 08 )Recebimento eclassificao, registro e movimentao e conservao e preservao sorotinas de protocolo.

06. (CESPE STJ -Tcnico Judic ir io rea: Adminis t ra t iva 2008)Asatividades de registro, expedio, distribuio e movimentao so tpicas doprotocolo, apesar de essa ltima ter uma participao importante dos setoresde trabalho do rgo/instituio.

07. ( CESPE STJ -Tcnico Judic ir io rea: Adm inis t r a t iv a - 2 008 )- Oprotocolo deve separar as correspondncias oficiais das particulares e acorrespondncia oficial de carter ostensivo da de carter sigiloso.

08 . (CESPE MMA - Agente Adminis t ra t ivo 2009) -Determinadaorganizao instalada em Braslia enviou um documento a funcionrio do MMA,

a fim de que fossem resolvidos problemas entre as duas instituies. No MMA,o setor que recebeu o documento coletou algumas informaes deste,incluindo-as em uma base de dados. Em seguida, o documento foi enviado


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para o destinatrio, tramitando, posteriormente, em vrios setores at que osproblemas fossem resolvidos. Depois de arquivado por determinado perodo noltimo setor para onde havia sido enviado, o documento foi encaminhado a

outro espao, onde deve ser mantido at ser eliminado.Na situao em apreo, se o documento fosse um ofcio de carter ostensivo,ele no deveria ser aberto no setor de protocolo, mas encaminhadodiretamente ao destinatrio, que deveria fazer o respectivo registro no sistemade protocolo.

09. ( CESPE TRE/ GO - Tcnico Judic ir io / Adm inis t r a t iv a 200 9 -Adaptada) - A eliminao de documentos produzidos por instituies pblicas

e de carter pblico somente ser realizada aps autorizao da presidncia dorgo, e sancionada em instncia superior: se federal, pela Casa Civil daPresidncia da Repblica; se estadual, pelo Gabinete do Governador.

10 . ( CESPE SEPLAG/ DFTRANS - Anal ist a de Transpo rt esUr b a n os / A r q u iv i st a - 2 0 0 8 ) -A eliminao dos documentos pode ser feita,desde que, aps a extino do valor primrio (administrativo, legal ou fiscal),os documentos no apresentem valor secundrio (informativo ou probatrio).

11. ( CESPE TRE/ MG - Tcnico Judic ir io / Adm inis t r a t iv a 2009 -Adap tada ) - Na avaliao dos documentos, aplica-se o cdigo de classificaode documentos de arquivo.

12. ( CESPE TRE/ GO - Tcnico Judic ir io / Adm inis t r a t iv a 200 9 -Adaptada) A destinao dos documentos indicada pela tabela detemporalidade.

13. ( CESPE TRE/ GO - Tcnico Judic ir io / Adm inis t r a t iv a 200 9 -Adap tada ) - Fazem parte das rotinas para destinao de documentos na fasecorrente as seguintes atividades: verificar se os documentos a seremdestinados esto organizados de acordo com os conjuntos definidos na tabelade temporalidade; verificar se cumpriram o prazo de guarda estabelecido;registrar os documentos a serem eliminados; proceder eliminao; elaborartermo de eliminao; elaborar lista de documentos destinados faseintermediria; operacionalizar a passagem ao arquivo intermedirio.

14. ( CESPE TRE/ GO - Tcnico Judic ir io / Adm inis t r a t iv a 200 9 -Adaptada) - O instrumento resultante da atividade de avaliao o catlogo

seletivo, que indica os documentos selecionados para a guarda permanenteostensiva ou sigilosa, indicando os nveis legais de acesso a cada documentoou informao.


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15. ( CESPE TRE/ GO - Tcnico Judic ir io / Adm inis t r a t iv a 200 9 -Adap tada ) - A destinao dos documentos indicada pelo plano de

classificao.16. (CESPE Defensor ia Pbl ica da Unio Agente Adminis t ra t ivo 2010 - Adap tada ) O instrumento auxiliar adotado na gesto dedocumentos que possibilita o arquivamento e, posteriormente, a recuperaodesses documentos denomina-se plano de classificao.

17. (CESPE ANAC - Tcnico Adminis t ra t ivo 2009)O arquivointermedirio, assim como o arquivo corrente, constitudo de documentos de

valor primrio.18. ( CESPE TRE/ MG -Tcnico Judic ir io / Adm inis t ra t iva 20 09 -Adaptada) - Os documentos de idade intermediria so os que soconsultados frequentemente e aos quais se tem livre acesso.

1 9 . ( CESPE TRE/ MG -Tcnico Judic ir io / Adm inis t r a t iv a 200 9 -Adaptada) - O arquivo permanente formado por documentos de valoradministrativo, legal ou fiscal.

20. ( CESPE TRE/ GO - Tcnico Judic ir io / Adm inis t r a t iv a 200 9 -Adaptada) - Os processos de passagem de documentos do arquivo correntepara o intermedirio e deste para o permanente so denominados,respectivamente, transferncia e recolhimento.

21. ( Cespe Minis tr io da Educao e Cul t ur a Agente Adm inis t r a t iv o 2 00 9 ) - Arquivamento o conjunto das operaes de acondicionamento earmazenamento de documentos.

22. (CESPE ANVISA -Tcnico Adminis t ra t ivo 2007)- Documentostransferidos a arquivos intermedirios devem conservar a classificao quelhes foi dada nos arquivos correntes.

23 . ( CESPE TRE/ AL - Tcnico Judic ir io / Adm inis t ra t iva 200 9)- Oprazo indicado para o arquivamento de documentos na fase intermediria de10 a 20 anos.

24. ( CESPE TRE/ MA - Tcnico Judic ir io / Adm inis t ra t iva -20 09 Adaptada) - A funo de um arquivo permanente reunir, conservar,arranjar, descrever e facilitar a consulta aos documentos.


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2 5 . ( CESPE SEPLAG/ DFTRANS - An alist a d e Tran spor t esUrbanos / Arqu iv i st a - 2008) - As atividades relacionadas ao arquivo

permanente podem ser reunidas nos seguintes grupos: arranjo, descrio epublicao, conservao e referncia.

26. ( CESPE TRE/ MA - Tcnico Judic ir io / Adm inis t ra t iva -20 09 Adaptada) - O tratamento da documentao permanente deve ser feito apartir da aplicao do princpio da territorialidade, um dos princpiosfundamentais da arquivologia.

27. ( CESPE TRE/ AL - Tcnico Judic ir io / Adm inis t r a t iv o 2009 )- Os

procedimentos tericos da arquivstica indicam que o arquivamento dedocumentos deve ser posterior sua classificao, a qual deve ter como baseo plano de classificao da instituio.

28. (CESPE ANAC - Tcnico Adminis t ra t ivo 2009) -Uma dasprincipais funes do arquivo permitir o acesso rpido e eficiente aosdocumentos. Essa funo somente pode ser cumprida se os documentos foremorganizados de maneira lgica e racional, respeitando as caractersticas dosdocumentos de arquivo.

Quanto aos mtodos de arquivamento, julgue o item subsequente.

O mtodo de arquivamento dos documentos de arquivo deve ser definido apartir da natureza dos documentos e da estrutura da organizao que osproduz ou recebe.

29. (CESPE ANAC - Tcnico Adminis t ra t ivo 2009) -Nome, local,nmero, data e assunto so os elementos de um documento que devem serconsiderados na ordenao dos documentos de arquivo.

30 . ( CESPE TRE/ AL - Tcn ico Jud ic ir io / Adm inis t ra t ivo 2 009) -Noque se refere ao arquivamento de documentos, indicado que a instituioadote um mtodo de arquivamento nico.

31 . ( CESPE SECAD/ TO Papilo scopista 20 08 )- O mtodo alfabtico um dos mtodos de arquivamento de documentos e tem o nome comoprincipal elemento a ser considerado.

32. ( CESPE STJ -Tcnico Judic ir io rea: Adm inis t r a t iv a 20 08)- Adisposio alfabtica de pastas de documentos de um arquivo a partir dasregras de alfabetao exclusiva para nomes de pessoas.


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Aula 03


33. ( CESPE TRE/ MG - Tcnico Judic ir io Adm inis t r a t iv a 2 009 Adaptada) - De acordo com as regras de alfabetao, est correta a seguinte

apresentao de ordenao de pastas de funcionrios de um rgo:Bezerra, Alberto LuizMoreira, Maria MadalenaSantos Cruz, Antnio

34. ( CESPE TRE/ MG - Tcnico Judic ir io Adm inis t r a t iv a 2 009 Adaptada) De acordo com as regras de alfabetao, est correta a seguinteapresentao de ordenao de pastas de funcionrios de um rgo:Barbosa Filho, lson

Vianna Neto, MiltonVianna Sobrinho, Marlene

35. ( CESPE STJ -Tcnico Judic ir io rea: Adm inis t r a t iv a 20 08)- Adisposio abaixo est correta, pois foi feita de palavra por palavra, podendo,tambm, ser feita de letra por letra.Morro AlegreMorro BrancoMorro MaiorMorro SantoMonteiroMontenegro

36. (CESPE ANAC - Tcnico Adminis t ra t ivo 2009) -A ordenaogeogrfica, que tpica do sistema direto, tem como elemento principal ocorrespondente.

37. ( CESPE STJ -Tcnico Judic ir io rea: Adm inis t r a t iv a 20 08)- Omtodo de ordenao dos documentos a partir do uso do nome da cidade oude um estado conhecido como Duplex.

38. (Cespe Minis tr io da Integrao Assis tente Tcnico-Admin i s t r a t i vo 2009) -A disposio de processos por seu nmero ummtodo de classificao de documentos conhecido como duplex.

39. (Cespe Minis tr io da Integrao Assis tente Tcnico-Admin i s t r a t i vo 2009) -Na organizao feita segundo a origem dosdocumentos, o correto dispor as pastas alfabeticamente a partir dos nomesdos rgos ou das empresas, no considerando, para fins de ordenao, osartigos e preposies que os constituem.


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Aula 03


40 . ( CESPE TRE/ AL - Tcn ico Jud ic ir io / Adm inis t ra t ivo 2 009) -Nomtodo de arquivamento ideogrfico, o principal elemento adotado para arecuperao da informao o assunto.

41. ( Cespe Minis tr io da Educao e Cul t ur a Agente Adm inis t r a t iv o 2 0 09 ) - O arquivamento horizontal permite consulta rpida e evitamanipulao ou remoo de outros documentos.

42. (CESPE ANAC - Tcnico Adminis t ra t ivo 2009) -Pastas de umarquivo classificadas como acordos, convnios, correspondncias, relatrios,processos, formulrios e guias so exemplos da utilizao do mtodo dearquivamento por assunto.

GABARI TO:

01 02 03 04 05 06 07 08 09 10C E E C E C C E E C11 12 13 14 15 16 17 18 19 20E C C E E C C E E C

21 22 23 24 25 26 27 28 29 30C C E C C E C C C E31 32 33 34 35 36 37 38 39 40C E E C E E E E C C41 42E E


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Aula 03

Bibl iogra f ia

BRASIL. Conarq - Conselho Nacional de Arquivos. Dicionrio Brasileiro deTerminologia Arquivstica.

BELLOTO, Heloisa Liberalli. Arquivos permanentes: tratamento documental. Riode Janeiro: Ed. FGV, 2004.

Decreto n 4.553, de 27 de dezembro de 2002.

Decreto n 1.171/1994 (e suas atualizaes).

Lei n 8.159, de 8 de janeiro de 1991.

PAES, Marilena Leite. Arquivo: teoria e prtica. Rio de Janeiro: Ed. FGV, 2002.

SCHELLENBERG, T.R. Arquivos modernos, princpios e tcnicas. Rio de Janeiro,Ed. FGV, 2005.

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