3.Modulo Especifico -Materiais Estoques Documentacao

8/19/2019 3.Modulo Especifico -Materiais Estoques Documentacao

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Módulo específico O almoxarifado Almoxarife

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Materiais, Estoques, Documentação,recebimento e Separação, Fluxo dos processos

de Informação e Movimentação

Materiais

Catalogação, classificação e codificação de materiais

Catalogação de Materiais

Para um atendimento mais rápido ao consumidor e para um melhor controledo material em estoque, cada item deverá possuir um código próprio. Estepoderá se referir, por exemplo, ao número da prateleira, estante, armário oudepósito onde se encontra o material.

Exemplo de ficha de catalogação de material:

Estante nº Seção Descriçãodo Material

Código UnidadePadrão

Obs.

1 Tubos Eletrodutos

galvanizados

1010

1020

peça (6m)

2 Chapas GalvanizadasChapa PretaInoxidável

201020202030

m manter emlocal plano

3 Vigas Em “U”Em “H”Em “T”

301030203030

Kg.

4 Tarugo RedondoQuadradoChato(retangular)

401040204030

(m)

Ver mais detalhes em codificações e classificação de material.

Classificação do Material

Classificar um material é agrupá-lo segundo sua forma, dimensão, peso,utilidade, tipo, etc. A classificação não deverá gerar confusão, ou seja, umproduto não poderá ser classificado de modo a ser confundido com outro,mesmo havendo semelhança entre eles.


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Classificar é ordenar os produtos, segundo critérios previamente adotados,agrupando-os de acordo com a semelhança, sem causar dispersão noespaço ou alteração na qualidade.

Exemplo: agrupar produtos de limpeza junto com alimentos.

Método decimal e classificação de material

01 - Tinta 02 - Móvel 03 - Ferro 04 - MáquinaElétrica

01.01 - Verniz 02.01 - Armário 03.01 - Redondo 04.01 - Gerador 01.02 - Esmalte 02.02 - Arquivo 03.02 - Chato 04.02 - Turbina 01.03 - Solvente 02.03 - Mesa 03.03 -

Sextavado 04.03 - Motor

A classificação do material pode ser feita também por ordem alfabética oualfa-numérica. A C.D.U. (Classificação Decimal Universal) de Melville Dewerproporciona uma série de variações em agrupamentos, permitindo umaidentificação e localização imediata do material.

Departamentalização de materiais

São muitas as variações do departamento de materiais. O importante é queo modelo adotado atenda eficientemente a empresa, sem atropelos deatribuições e burocracias desnecessárias.

MODELO DE DEPARTAMENTALIZAÇÃO DE MATERIAIS

Diretoria de Materiais

Diretamente:. G Compras. G. Almoxarifado. G.P.C.P.. G.M.T. direto. G. Expedição. G. Export./Importação

Indiretamente:. G. Controle Q.. G. Garantia Q.. G. Engenharia. G. Produção. G. O&M.. etc (escritórios)


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Código de localização

Identificação por código de barras

A identificação por código de barras serve para identificar todos os materiaise produtos de uma empresa, de maneira uniforme. Por ocupar pouco espaçona embalagem ou produto, podemos colocar muitas informações que emuma etiqueta manual levaria muito tempo.

A leitura desse código é feita pelo leitor ótico.

Uma curiosidade: os produtos com dois dígitos são de países que possuemfiscalização mais rigorosas, no que se refere a artigos exportados. Na América do Sul, os países estão registrados com a numeração na centena

dos setecentos.Para saber onde foi fabricado um produto, basta verificar os três primeiroscódigos de barra. Se achar que um produto é chinês, mas no rótulo estáindicando que ele é alemão, por exemplo, basta conferir.

O código 471 é de Taiwan. Já o código alemão é 40-44. Confira a tabela aseguir com os códigos de alguns países.


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00-13: USA e Canadá 30-37: França

40-44: Alemanha 45: Japão (também 49)

471: Taiwan 480: Philipinas

520: Grécia 560: Portugal

57: Dinamarca 594: Romênia

599: Hungria 622: Egito

70: Noruega 729: Israel

750: México 759: Venezuela770: Colombia 773: Uruguai

777: Bolívia 779: Argentina

784: Paraguai 789: Brasil

780: Chile 84: Espanha

775: Peru 690-692: China

80:83: Itália 73: Suécia

489: Hong Kong 50: Reino Unido

600-601: África do Sul 590: Polônia

76: Suiça 46: Rússia

850: Cuba 49 Japão (JAN-13)

O código de barras é uma forma de representar a numeração, que viabiliza acaptura automática dos dados via leitura ótica nas operações automatizadas.

O sistema EAN.UCC reconhece três simbologias de código de barras pararepresentar as estruturas de numeração padronizadas. São elas:- EAN/UPC- ITF-14- UCC/EAN-127


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Os leitores óticos devem estar habilitados para a leitura a fim de interpretarum código. Dessa forma, o sistema EAN.UCC indica os tipos de simbologiaque podem ser reconhecidos.

Símbolos EAN/UPC

Código de barras linear numérico, representa os 13 dígitos do GTINEAN/UCC-13; os 12 do GTIN UCC-12 e os oito do GTIN EAN/UCC-7. Podeser interpretado por toda a cadeia de suprimentos. É a simbologia maisusada para capturar dados na frente de loja do varejo.

EAN-13

Símbolos UCC/EAN-128

Código de barras linear, alfanumérico, representa, em cada “bloco de barras”até 48 caracteres.

Sua estrutura de dados é baseada nos Identificadores de AplicaçãoEAN.UCC, que informa o conteúdo do dado e seu formato.Pode ser interpretada por toda a cadeia de suprimentos, menos a da frentede loja do varejo. Uma de suas principais funções é representar dadosreferentes a rastreabilidade de itens comerciais. O SSCC, Identificador de Aplicação (00), deve ser representado em código de barras por meio dessasimbologia.

UCC/EAN-128

Simplificação e Especificação de Material

a) Simplificação de material

É reduzir a grande variedade de um tipo de produto empregado para omesmo fim.


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Exemplo: detergentes para limpeza. (Magnus, ODD, Minerva, etc)

b) Especificação de material

É a descrição técnica do material. Utilizando-se de suas características, adescrição minuciosa possibilitará melhor entendimento entre requisitante,comprador e fornecedor.

(utilizar catálogo técnico do fornecedor para auxiliar o comprador)Exemplo: pilha alcalina, marca Duracell, tamanho AA, 1, 5V.

Especificação nada mais é que a identificação do material, na qualprocuramos apresentar todas as particularidades ou características físicas equímicas a fim de individualizar tal material. Dizemos, então, que estamosadotando o método descritivo para especificar o material.

Exemplo: lâmpada para escritório

Philips marca General EletricTL 40W/75 RS referência comercial BR 40WFluorescente modelo incandescente40W potência 40W1200mm comprimento 120mm40mm diâmetro 60mmExtra luz do dia tipo econômica110V tensão 110V

(a perfeita especificação é a certeza de uma compra exata).

Normatização e Padronização de Material

Normatização

A normatização ocupa-se da maneira pela qual os materiais devem serutilizados em suas diversas finalidades, tornando-os “normais” a suaaplicação. (é o emprego adequado). Alguns órgãos governamentais cuidam de criar normas para produção de

determinados materiais.Exemplo: gasolina, medicamentos, E.P.I., tolerância do peso dos produtos,esterilização de produtos hospitalares.

Padronização

Objetiva facilitar a identificação do material, bem como a sua aplicação(vários comprimentos de pilha). A padronização é aplicada no caso demedidas (rosca de uma lâmpada), peso (sabonete e creme dental) e formado produto (garrafa de cerveja).

O estudo do tipo-padrão a ser utilizado em uma empresa deverá serescolhido por uma equipe com representantes de todas as áreas envolvidas


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na compra, estocagem, transporte e utilização do material, para que todos osinteresses possam ser defendidos.

Estoques

Administração dos estoques

Os estoques representam custos acumulados de Matéria-prima, material nãovendido ou não usado que será mantido para o futuro.

Os estoques têm ligação com os vários departamentos da empresa, taiscomo compras, fabricação (produto em processo), almoxarifado (insumos) econtrole da produção e vendas (produto acabado).

Os estoques são formados para:

a) Separar os segmentos individuais nas linhas de matéria-prima, manufaturae distribuição, para que cada um possa funcionar eficientemente em relaçãoao fluxo da linha de produção.

b) Criar condições sob as quais cada segmento possa fornecer o máximo deserviço compatível com seu nível de operação.

c) Permitir a cada um dos segmentos atingir seu ritmo eficientemente, através

das compras ou produção da quantidade que resultará no menor custo total.O estoque serve apenas de reservatório entre uma fase e outra da produção. Antigamente, a manutenção de altos estoques era consideradademonstração de “poder econômico” ou “requinte” . Atualmente, o estoque éconsiderado uma necessidade para garantir a alta taxa de rentabilidade docapital.

Objetivos da gestão dos estoques

Objetivos Financeiros

Neste caso a meta é manter investimentos em estoque dentro do limite dosFUNDOS DISPONÍVEIS, de modo a não comprometer o caixa e nãodesequilibrar seriamente o capital de giro, reduzindo consequentemente aliquidez.

Objetivos de Proteção a Propriedade

a) Salvaguardar o material contra roubo, desperdício possíveis

de prever, danos seguráveis , ou uso sem autorização.


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b) Assegurar que dentro de tolerância razoáveis o valor dessesmateriais estejam corretamente registrados nos livros e mapascontábeis.

Objetivos Operacionais

a) obter maior equilíbrio possível entre, de um lado, a produçãoe os custos de manutenção do estoque e, do outro, o serviçoprestado ao cliente.

b) minimizar as perdas resultantes da deterioração,obsolescências, ou declínio do valor dos produtos em estoque.

Beneficio dos Objetivos

1. RELACIONAMENTO, MANUTENÇÃO E LOCALIZAÇÃO

a) Melhoria da Relação com os Clientes (entrega rápida da mercadoria)b) Manutenção de um maior equilíbrio das quantidades de itens em estoque;c) Melhor localização geográfica de estoque em depósitos regionais.

2 - AUMENTO DA EFICIÊNCIA DO PESSOAL CHAVE:

a) Controle eficiente de estoque pode poupar tempo aos executivos, que nãoterão de apressar entregas de matéria-prima, corrigir repetidas interrupçõesna produção, resolver sérios problemas de dilatação com clientes.

b)Eficiência dos vendedores externos também e aumentada por uma reduçãode tempo que eles gastariam em acompanhar a execução de pedidos ou dedar uma explicação ao cliente.

3 - REDUÇÃO NOS CUSTOS DE FABRICAÇÃO:

a) Aumento da utilização de mão-de-obra, supervisão, através de eliminaçãodas paradas, causadas por falta de matéria-prima.

b) Minimização das paradas das máquinas pela falta de peçassobressalentes essências.

c) Produção de lotes econômicos em lugar de lotes pequenos, constantesprogramação.

4 - REDUÇÕES DOS CUSTOS DE MATERIAL COMPRADO


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a) Redução de compras de emergência:b) Redução dos custos de obtenção em virtude de menor freqüência decompras.

5 - REDUÇÕES DOS CUSTOS E PERDAS DE ESTOQUE

É alcançada:

a) Mantendo um estoque conveniente de cada produto e, portanto reduzindoa quantidade total de artigos acabados, necessários para proporcionar umadistribuição competitiva;

b) Mantendo equilíbrio mais econômico entre os custos de armazenamento eos custos de obtenção;

c) Impedindo acumulação de produtos em processamento devido à faltaimprevista de matéria prima ou peças compradas.

6 - REDUÇÃO DOS CUSTOS DE ESCRITÓRIOS:

É conseguida através da redução:

a) Nos custos das atividades de acompanhamento das compras expedição;

b) Nos custos de verificação física dos estoques;

c) No tempo gasto pelo pessoal do escritório em administrar complexasrotinas de modificação e localização das ordens, reprogramação ou similares,essenciais para fazer verificação das ordens em processamento e paraexpedir ordens urgente para clientes importantes.

7 - FORTALECIMENTO DA POSIÇÃO FINANCEIRA:

a) Preservação de uma liquidez maior do capital de giro.

b) Redução das necessidades totais de capital para depósitos regionais eoutros espaços de armazenamento, para fabrica e equipamentos, parasuportar picos (aumentos, culminância) na demanda e na produção.

Como Atingir os Objetivos

Estes objetivos da gestão do Estoque podem ser praticamente atingidosatravés do exercício das seguintes funções principais:

01 - Fazer o cálculo do estoque mínimo;02 - Fazer o cálculo do lote de suprimento;


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03 - Fazer o cálculo do estoque máximo;04 - Emitir ficha de controle de estoque completa;05 - Manter atualizadas a ficha de estoque;06 - Replanejar os dados quando surjam razões para sua modificação;

07 - Emitir solicitação de compra para os materiais cuja compra tenha elesido delegado pelo PCP, ao qual a função pertence;

08 - Fornecer aos demais órgãos da Empresa, os dados que lhes sãosolicitados, medindo autorização do PCP, ao qual deve ser normalmentesubordinado;

09 - Receber o material que entra juntamente com a nota de entrega (N.F.),conforme sistema adotado pela Empresa;

10 - Identificar o material com o código interno da Empresa;11 - Guardar o material;12 - Conservar o material nas condições mais seguras;

13 - Entregar o material mediante requisição;14 - Guardar a documentação de entrada e saída;15 - Organizar o material e manter sua organização.

Classificação dos estoques

Em sua grande maioria, os estoques destinam-se à produção. Deve-se fazerum estudo dos vários tipos de estoques, a fim de se classificá-los e de sedeterminar a finalidade de cada um.

Tipos de produtos em Estoque

a) Matéria-prima - É o material básico necessário para a fabricação de umdeterminado produto. Seu consumo é proporcional ao volume da produção.

b) Produtos em Processo - São aqueles que estão nas diferentes etapas(fases) de elaboração do produto final, a transformação da matéria-prima emprodutos semi-acabados. (nas máquinas).

c) Produtos Semi-acabados - São aqueles saídos da produção que, paraserem considerados acabados, passarão ainda por diversas fases doprocessamento. (nos estoques intermediários).

d) Produtos Acabados - Artigos produzidos ou comprados destinados àvenda, distribuição ou consumo final.

Sistemas de controle de estoques

a) Sistema de Duas Gavetas


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Consiste na separação física em duas partes. Uma parte será utilizadatotalmente até a data da encomenda de um novo lote e a outra será utilizadaentre a data da e a data do recebimento do novo lote. A grande vantagemdeste sistema está na substancial redução do processo burocrático dereposição de material (bujão de gás). A denominação “DUAS GAVETAS”decorre da idéia de guardar um mesmo lote em duas gavetas distintas.

b) Sistema de Estoque Mínimo

É usado principalmente quando a separação entre as duas partes do estoquenão é feita fisicamente, mas apenas registrada na ficha de controle deestoque, com o ponto de separação entre as partes. Enquanto o estoquemínimo estiver sendo utilizado, o Departamento de Compras terá prazosuficiente para adquirir e repor o material no estoque.

c) Sistema de Renovação Periódica

Consiste em fazer pedidos para reposição dos estoques em intervalos detempo pré-estabelecidos para cada item. Estes intervalos, para minimizar ocusto de estoque, devem variar de item para item. A quantidade a sercomprada em cada encomenda é tal que, somada com a quantidadeexistente em estoque, seja suficiente para atender a demanda até orecebimento da encomenda seguinte. Logicamente, este sistema obriga amanutenção de um estoque reserva. Deve-se adotar períodos iguais para umgrande número de itens em estoque, pois, procedendo a compra simultâneade diversos itens, pode-se obter condições vantajosas na transação (comprae transporte).

d) Sistema de Estocagem para um Fim Específico

Apresenta duas subdivisões:

d 1) Estocagem para atender a um programa de produção pré-determinado: É utilizada nas indústrias de tipo contínuo ou semi-contínuo que estabelece, com antecedência de vários meses, os

níveis de produção. A programação (para vários períodos,semanas emeses) elaborada pelo P.C.P. deverá ser coerentepara todos os segmentos, desde o recebimento do material até oembarque do produto acabado. Vantagens:

* Estoques menores, sem riscos de se esgotarem,objetivamente controlados por se conhecer a demanda futura.

* Melhores condições de compra de materiais, pois pode-se

aceitar contratos de grandes volumes para entregas parceladas.


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A atividade de compra fica reduzida, sem a necessidade de emitipedidos de fornecimento para cada lote de material.

d 2) Estocagem para atender especificamente a uma ordem de produção oua uma requisição: É o método empregado nas produções do tipo intermitente,

onde a indústria fabrica sob encomenda, sendo justificável no caso demateriais especiais ou necessários esporadicamente. Os pedidos de materialneste sistema são baseadas principalmente na lista material (“ROWMATERIAL”) e na programação geral (AP = “ANNUAL PLANNING”). Existemcasos em que o pedido para compra precisa ser feito mesmo antes do projetodo produto estar detalhado, ou seja, antes da listagem do material estarpronta, pois os itens necessários podem ter um ciclo de fabricaçãoexcessivamente longo. Ex.: grandes motores, turbinas e navios.

Regras de reposição

Terminologia do Diagrama de Reposição

Para tornar mais clara a terminologia que usaremos, vamos representar emgráfico cartesiano a relação entre quantidade estocada e o tempo. No dia emque um lote de material é recebido no almoxarifado, a quantidade estocadaeleva-se bruscamente. Com as requisições, essa quantidade vaidecrescendo até que novo pedido de reposição seja feito e algum tempodepois seja recebido novo lote.

O gráfico vai nos mostrar essas flutuações para uma situação em que sãoconstantes a demanda do material estocado, o tempo gasto para reposiçãodo material e as quantidades recebidas em cada pedido.

O estoque médio (EM) é a quantidade média mantida em estoque em umdeterminado período.

O estoque reserva (Er) é a quantidade utilizada para a emergência.

O estoque mínimo (Em) corresponde à quantidade que determina anecessidade de encomendar novo lote para reposição.

Utilizaremos as seguintes fórmulas para montar o gráfico:

QEM = Er + ------- Em = Er + t . d

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onde:

EM = ESTOQUE MËDIOEm = ESTOQUE MÍNIMO


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Er = ESTOQUE RESERVA OU DE SEGURANÇAQ = QUANTIDADE RECEBIDAt = PERÍODO MÉDIO ENTRE O PEDIDO E O RECEBIMENTOd = CONSUMO MÉDIO DIÁRIO

Dimensionamento através do Estoque Mínimo

É emitida uma ordem de fabricação ou de compras para reposição de umitem do estoque quando este atingir um determinado nível denominadoESTOQUE MÍNIMO. A quantidade pedida deverá ser calculadaantecipadamente e denominada “LOTE ECONÔMICO”.

O Procedimento de Reposição

a) Determinar o lote econômico para cada item mantido em estoqueb) Determinar o estoque mínimo para cada item mantido em estoquec) Manter uma ficha de controle de estoque para cada item na qual deveráconstar o lote econômico e o estoque mínimo. O tipo de ficha é irrelevantepara aplicação do sistemad) Verificar a cada retirada de material do almoxarifado se o novo saldotornou-se igual ou menor que o estoque mínimo. Se tal ocorrer, deverá serimediatamente emitida uma ordem de compra, de fabricação ou demontagem. Após a reposição do material, comparar novamente o saldo,contra o valor do estoque mínimo.

Principais Tipos de Regras de Reposição

Quando encomendar:

a) Em tempo (providenciar a reposição do estoque a cada 7 semanas)b) Em unidades (providenciar A reposição quando o estoque for < = 350peças)

Como considerar as grandezas. Temos os seguintes valores:

a) Valor Máximo: O risco de ficar sem o estoque é praticamente nulo. Nestecaso, o estoque mínimo será mínimo-máximo.

b) Valor Mínimo: O risco de ficar sem o estoque é o maior possível, mas,compensação, o investimento em estoque é o menor possível. Neste caso, oestoque mínimo será mínimo-mínimo.

c) Valores Médios: São os mais recomendados.

Estoque de Reserva (Er)


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Será atingido quando houver atraso na entrega ou um aumento no ritmo doconsumo.

Podemos dizer que o estoque de reserva (Er) deve ser, em primeira

aproximação, igual ao número máximo de unidades consumidas durante omáximo tempo de reposição, subtraído do número médio de saída doestoque durante o tempo médio previsto para reposição.

Usando a seguinte fórmula:

Er = ( D x T ) - ( d x t ) onde:

Er = ESTOQUE RESERVAD = DEMANDA MÁXIMAT = TEMPO MÁXIMO DE REPOSIÇÃOd = DEMANDA MÉDIAt = TEMPO MÉDIO DE REPOSIÇÃO

Exemplo: supondo-se que um determinado material necessite de 20 a 40 diaspara ser reposto em estoque e sua demanda oscile entre 40 e 120 unidadespor dia, calcule o estoque reserva que será necessário manter para estematerial.

Er = ( D x T ) - ( d x t )

pç pçEr = ( 120 ------ x 40 dia ) - ( 80 ----- x 30 dia )

dia dia

Er = 4.800 pç. - 2.400 pç. Er = 2.400 peças

Como assegurar a disponibilidade do item. Para assegurar que cada itemesteja disponível, devemos considerar:

a) O tempo de reposição máximob) O número máximo de unidades utilizadas durante o máximo tempo dereposição entre dois pedidos.

Como estabelecer o ponto de reposição


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a) Estoque mínimo: usaremos a seguinte fórmula, com os valores médiospara o tempo e a demanda.

Em = Er + d . t onde:Em = ESTOQUE MÍNIMOEr = ESTOQUE RESERVAd = DEMANDA MÉDIA DIÁRIAt = TEMPO DE ESPERA MÉDIO DIÁRIO

Exemplo: supondo-se que um determinado material necessite de 20 a 40 diaspara ser reposto em estoque e sua demanda oscile entre 90 e 110 unidades

por dia, calcule o estoque mínimo para este material.

Er = ( D x T ) - ( d x t )

pç pçEr = ( 110 ----- x 40 dia ) - ( 100 ----- x 30 dia )

dia dia

Er = 4.400 pç. - 3.000 pç. Er = 1.400 peças

Em = Er + d x t

Em = 1.400 + 100 x 30 Em = 1.400 + 3.000 Em =4.400 pç.

b) Estoque para Fim Específico

Apresenta duas subdivisões:

I) Estocagem para atender a um programa de produção pré-determinado: Aprogramação de recebimento dos materiais no estoque deve ser coerentecom a programação geral das atividades produtivas, feitas para váriosperíodos (meses ou semanas).

II) Estocagem para atender especificamente a uma ordem de produção ou auma requisição de serviço. Para a fabricação sob encomenda (produçãointermitente), os pedidos de material são baseados na lista de materiais e na

produção geral, as quantidades de reposição são necessidades líquidas.


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Este tipo de reposição é muito utilizado para itens que:

a) são fabricados sob encomenda;b) são excessivamente caros ou volumosos;c) não proporcionam economia significativa quando comprados em

maiores quantidades

Rotatividade de Estoques

A rotatividade ou giro de estoque é uma relação existente entre o consumoanual e o estoque médio do produto.

Consumo médio anualRotatividade = __________________________

estoque médio

A rotatividade é expressa no inverso de unidades de tempo ou em “vezes”,isto é “vezes” por dia, ou por mês, ou por ano.

Exemplo: O consumo anual de um item foi de 800 unidades e o estoquemédio de 100 unidades. O giro seria:

800 unid/anoR = ______________________ = 8 vezes/ano

100 unid.

Classe de Estoques

Custo das vendas ($ ano)Produto Acabado = __________________________________

Estoque médio de produtos acabados ($)

Custo dos materiais utilizadosMatéria-Prima = ____________________________________

Estoque médio de matérias-primas

Antigiro = Taxa de Cobertura - A rotatividade indica quantas vezes rodou oestoque no ano. O antigiro indica quantas vezes de consumo equivalem aoestoque real ou estoque médio.

Estoque médio

Antigiro = _____________________________Consumo


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Exemplo: Um item que tem um estoque de 3.000 unidades é consumido auma taxa de 2.000 unid. Po mês. Quantos meses o estoque cobre a taxa deconsumo?

3.000 Antigiro = ____________ = 1,5 mês

2.000

O grande mérito do índice de rotatividade do estoque é que ele representaum parâmetro fácil para a comparação de estoques, entre empresas domesmo ramo de atividade e entre classes de material do estoque.

Para fins de controle deve-se determinar a taxa de rotatividade adequada à

empresa e então compará-la com a taxa real. É bastante recomendável aodeterminar o padrão de rotatividade, estabelecer um índice para cada grupode materiais que corresponda a uma mesma faixa de preço ou consumo.

O critério de avaliação será determinado pela política de estoques daempresa. Não devemos esquecer, porém que:

a) a disponibilidade de capital para investir em estoque é que vai determinara taxa de rotatividade-padrão;b) não se devem utilizar taxas de rotatividade iguais para materiais de preçosbastante diferenciados. Use de preferência a classificação ABC, indicandocada classe com seu índice; se não for suficiente subdividida em D, E etc;c) baseado na política da empresa, nos programas de produção e naprevisão de vendas, determine a rotatividade que atenda as necessidades aomenor custo total;d) estabeleça uma periodicidade para comparação entre a rotatividade-padrão e a rotatividade real.

Curva ABC

a) Utilização da curva “ABC”

Quando há grande diversidade de artigos de alta rotatividade no estoque,pode-se lançar mão de um método de controle de estoque chamado“CONTROLE ABC”. Tal método consiste basicamente em separar e agruparos artigos do estoque em três grandes classes, segundo seu valor aquisitivo,

dando a cada classe um tratamento particular para seu controle.


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b) Definição e proporcionalidade das classes

Classe “A” : São os ítens de maior importância e que merecem um

tratamento preferencial, justificando procedimentos meticulosos e umagrande atenção por parte de toda administração.

Classe “C” : São os ítens de menor importância e que justificam pouca ounenhuma atenção por parte da administração. Os procedimentos são os maisrápidos possíveis.

Classe “B” : São os ítens em situação intermediária entre as classes “A” e “C”.

Assim, a observação prática nos permite concluir que:

Classe “A” - Pequeno percentual (+-20%) de todos os ítens quecorrespondem ao grande percentual (+-65%) do custo total dosinvestimentos.

Classe “C” - Grande percentual (+-50%) de todos os ítens quecorrespondem ao pequeno percentual (+-10%) do custo total dosinvestimentos.

Classe “B” - Intermediário entre “A” e “C” , representa +-30% dos ítensestocados e +-25% do custo total dos investimentos.

c) Vantagens da curva “ABC”

- Novo entusiasmo pelo controle do estoque e análise dos inventários;- Redução imediata de inventários;- Custos de serviços burocráticos mais baixos;- Melhor planejamento.

Documentação e fluxo dos processos deinformação

Fluxo de processos e da informação Almoxarifado

Descrevemos aqui o fluxograma de 2 dos principais documentos dosalmoxarifado:


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8.1 – Notas fiscais de fornecedores – acobertam materiais que vem de forada empresa:

8.2 – Requisição de materiais – acobertam materiais que saem doalmoxarifado para dentro da empresa:


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Documentação: pedido de compras,autorização de fornecimento, aviso de

recebimento, nota fiscal, ficha de prateleira,ficha de controle de estoque, requisição dematerial

Ordem de Compra

Objetivo: Atender a Requisição de Material feita pela obra.

Preenchimento: Em três vias pelo Departamento de Suprimentos

Encaminhamento:

- 1a via -Fornecedor/Contas a Pagar/Compras- 2a via –Obra

- 3a via –Compras

Autorização de Pagamento

Objetivo: Autorizar pagamentos de despesas geradas pela obra: mão-de-

obra, locação, água, luz, telefone, tarefa e outras.

Preenchimento: Em três vias pelo almoxarife

Encaminhamento:

- 1a via -Contas a Pagar/Tesouraria- 2a via -Contas a Pagar/Obra- 3a via –Emitente

Aviso de recebimentoÉ muito comum nas grandes empresas o uso da nota de recebimento. Estedocumento transcreve a N.F., facilitando assim o fluxo da mesma dentro daempresa. Além disso suas vias são destinadas aos usuários dando umainformação precisa de chegada do material.

Nota fiscal A nota fiscal é um documento dado pelo fornecedor no momento da entrega,ao almoxarifado, do material que foi comprado pela Instituição. Ela contémdiversos itens, um fornecedor e um conjunto de empenhos associados.


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Ficha de prateleira

A ficha de prateleira ou ficha de movimento, destina-se a controlar o material

no próprio local em que está estocado. O seu uso evita a necessidade deestar contando sua real existência física em quantidade. Ela permanece juntoao material e é movimentada cada vez que o material é retirado ou de formainversa, quando registramos novas entradas.

Estas fichas limitam-se a registrar os movimentos de entradas e saídas, bemcomo mostrar o saldo automaticamente.

Ficha de controle de estoque

Objetivos:- Controlar entrada e saída de material- Controlar local de aplicação

Preenchimento:- Diariamente- Sugestão de horário: 16:00 às 17:00 horasRequisição de Material

1º caso

Objetivo: Solicitar compras de materiais não existentes no almoxarifado

Preenchimento: Em duas vias pelo almoxarife e autorizado pelo engenheiroda obra.

Encaminhamento:- 1a via - Departamento de Compras- 2a via - Arquivo no almoxarifado

2 caso

Compra feita pela obra

Objetivo: Atender imediatamente a demanda da obra, fazendo cotação juntoaos fornecedores.

Preenchimento: Em duas vias autorizadas pelo engenheiro da obra. Cotaçãono próprio formulário de Requisição de Material. Caso necessário usar acomplementação do formulário.

Encaminhamento: Arquivar as duas vias no almoxarifado.


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Requisição de Material

Objetivo: Requisitar material de consumo imediato.

Preenchimento: Em uma via pelo mestre-de-obra.

Encaminhamento: Arquivar no almoxarifado.

WMS – Warehouse Management System:

Sistema de gerenciamento de armazenagem Os sistemas de WMS são responsáveis pelo gerenciamento da operação dodia-a-dia de um armazém. Apesar de possuírem alguns algoritmos, suautilização está restrita a decisões totalmente operacionais, tais como:definição de rotas de coleta, definição de endereçamento dos produtos, entreoutras.

Um WMS é um sistema de gestão de armazéns, que otimiza todas asatividades operacionais (fluxo de materiais) e administrativas (fluxo deinformações) dentro do processo de armazenagem, incluindo recebimento,

inspeção, endereçamento, estocagem, separação, embalagem,carregamento, expedição, emissão de documentos, inventário, entre outras,que integradas atendem às necessidades logísticas, maximizando osrecursos e minimizando desperdícios de tempo e de pessoas.

O gerenciamento de depósitos e armazéns, ou WMS, como é conhecido nomercado, agiliza o fluxo de informações dentro de uma instalação dearmazenagem, melhorando a operacionalidade da armazenagem epromovendo a otimização do processo, pelo gerenciamento eficiente deinformação e recursos, permitindo à empresa tirar o máximo proveito dessaatividade. As informações podem ter origem dentro (sistema ERP) ou fora da

empresa (clientes, fornecedores, etc.). O sistema utiliza essas informaçõespara executar as funções básicas do processo de armazenagem: receber,estocar, separar.

O WMS possui diversas funções para apoiar a estratégia de logísticaoperacional direta de uma empresa, segundo Banzato (1998), entre elas:

- Programação e entrada de pedidos;- Planejamento e alocação de recursos;- Portaria; - Recebimento;- Inspeção e controle de qualidade;- Estocagem;- Transferências;


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- Separação de pedidos;- Expedição; - Inventários;- Controle de contenedores e- Relatórios.

Recebimento e Separação

Processos de recebimento de materiais

Recebimento e separação

Veremos agora, como se deve funcionar o setor de recebimento dentro do Almoxarifado. É um setor de muita importância e que requer elementosqualificados com muito preparo, uma vez que no recebimento o material com

a 1ª filtragem em sua entrada na empresa.

Primeiramente o setor de recebimento deverá ter um sistema de arquivo bemorganizado com as cópias dos pedidos feito pelo Departamento de Compras.

Ao receber o material, o recebedor confronta a nota fiscal com o pedido. Umavez conferido antes de dada quitação assinando a respectiva nota fiscal,devemos proceder a uma conferência rigorosa conforme as indicaçõesabaixo:

Antes de abrirmos os volumes, devemos verificar se as indicaçõescontidas nas notas de entrega:

- Endereço, números, marca, etc., constante dos volumes, conferemdevidamente;

- Conferência quanto à quantidade, quebras e faltas;- Conferência quanto ao peso, certo ou errado;- Conferência do peso cobrado no frete com o peso do nosso material

inspecionado pelo Controle de Qualidade de Recebimento - C.Q.R.

Caso o material seja controlado pelo C.Q.R. o Almoxarifado coloca a

disposição mantendo o material em separado para aprovação do mesmo, euma vez liberado encaminhar ao estoque.

No caso em que o material não sofra inspeção do C.Q.R. encaminhardiretamente ao estoque.

Material de Trânsito Direto (MTD)

Trata-se de material comprado para suprir pequenas necessidades dafábrica, normalmente são materiais que não justificam o seu estoque no

Almoxarifado.


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Este tipo de material tem uma presença muito marcante no Almoxarifado,uma vez que normalmente ele tem um fluxo muito grande de entrada. Comisso o setor de recebimento de materiais deverá dedicar um bom controle naentrega.

Devolução de materiais

É muito comum numa empresa a devolução de materiais. Com isso orecebedor tem que estar bem preparado para providenciar uma devolução.Normalmente o material é rejeitado pelo C.Q.R. ou pelo usuário, e é muitoimportante que o departamento de compras fique informado sobre a rejeiçãodo material, fazendo assim. O contato com o fornecedor e acertando todos osdetalhes da devolução. Uma vez autorizado pelo departamento de compras,o Almoxarifado providenciará o formulário de devolução para a emissão da

nota fiscal e logo em seguida o despacho.Caso o material tenha que ser devolvido no ato do recebimento, o recebedor

escreverá no verso da nota fiscal em todas as vias, o motivo da devolução,datar e assinar. Procedendo assim não será necessário a emissão de umanota fiscal.

Separação de pedidos

A atividade de separação de pedidos (ou picking em inglês) é aquela queconcentra o maior volume de recursos humanos, equipamentos e tecnologia

em um armazém, e por isso, representam de 50% a 60% de seu custooperacional.

Quando nos deparamos com problemas de produtividade em um armazém,o primeiro impulso que temos é o de investir em novas soluções tecnológicase em novos equipamentos. Em muitos casos isso não resolverá os problemasexistentes. Muito provavelmente uma simples mudança em procedimentosoperacionais poderá ser mais eficiente, econômica e rápida do que grandesinvestimentos em tecnologia.

veja, portanto, 10 importantes dicas para ter uma operação de movimentaçãoe armazenagem mais eficaz:

1. Acompanhe, escute e aprenda. Identifique as fontes de improdutividadeem seu armazém reservando aproximadamente uma semana acompanhandoo trabalho executado pelos operadores e o fluxo documental. Dê uma olhadanos tipos de problemas que os seus operadores vivenciam durante o dia.Verifique, por exemplo, quantas vezes o separador (picker em inglês) vai aum endereço reservado para a separação e não encontra o item desejado?Ou quantas vezes um separador é interrompido por outro na execução dasua tarefa? Ou quantas vezes se encontram em um mesmo corredor,

atrapalhando um ao outro? Ao conduzir esse estudo em campo, tenhacuidado para não extrair conclusões a partir do acompanhamento dos


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melhores operadores. Além de observá-los, procure conversar com todoseles. Pergunte sobre os problemas existentes e sobre o que pode sermelhorado. Ao implementar sugestões feitas pela sua equipe operacionalvocê terá colaboradores mais motivados.

2. Menores deslocamentos = maior produtividade Busque formas dereduzir os tempos de viagem, pois os operadores gastam cerca de 60% a80% de seu tempo se deslocando de um local para outro. Uma forma dereduzir o tempo de viagem é criar um estoque de separação avançado, umpequeno armazém dentro de um outro armazém. Isso envolve a criação deuma área para a separação de caixas abertas e fechadas. A operaçãoadicional de abastecimento da área de separação implicará em custosadicionais, muito provavelmente justificados pelos ganhos de produtividadeda mão-de-obra.

3. Adote critérios ABC para endereçamento Avaliem, em detalhes, oscritérios utilizados para o endereçamento dos materiais nos locais deseparação. Um dos critérios mais utilizados está relacionado à velocidade degiro dos itens. Itens de alta velocidade (A) são alocados em áreas próximasdo local aonde o pedido será consolidado; itens de médio giro (B) nas áreasimediatamente a seguir e o itens de baixo giro (C) nos endereços maisdistantes. A produtividade é muito maior em operações aonde os itens sãoorganizados em função da sua freqüência de saída do que em operaçõesorganizadas por linhas ou famílias de produtos. Também não enderece emfunção de quantidades movimentadas, mas sempre em função da freqüência.Freqüência é muito mais importante do que quantidade. Dentro dos itens de

maior velocidade de giro, coloque os de maior peso ou volume na frente. Emmuitos casos, além de aumentar a produtividade na separação de pedidos,auxiliará no processo de unitização das cargas.

4. Reavalie os critérios de endereçamento com freqüência A eficiênciano endereçamento varia com o lançamento de novos produtos, com aretirada de outros itens em sua fase final de ciclo de vida e com mudançasnos padrões de demanda. Re-endereçar um armazém inteiro pode ser umprojeto para várias semanas. A freqüência com que isso deve ser feitodepende das características de negócio de cada empresa. Vá direto ao pontoe procure focar nos itens de maior giro.

5. Separe em lotes Evite a separação de pedidos individualmente, a nãoser que as características dos pedidos (muitos itens por pedido, itens degrandes volumes) favoreçam essa prática, tecnicamente conhecida comopicking discreto. Acumular pedidos e separá-los de uma única vez impactadiretamente na produtividade operacional do armazém.

6. Mantenha um nível de estoque adequado ao alcance dosseparadores Imagine um separador encontrar um endereço de picking vazioou com estoque insuficiente para a finalização da operação. Especialistas

recomendam que se mantenha pelo menos o equivalente a uma semana deconsumo ao alcance dos separadores. Por isso, considere a importância da


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atividade de reabastecimento de picking, vital para uma maior produtividadenos armazéns.

7. Reconsidere a infra-estrutura operacional existente, principalmenteestruturas para a verticalização dos estoques e empilhadeiras. O

sistema de estocagem escolhido pela sua empresa pode não ter sido amelhor opção para os itens movimentados. O mesmo vale para osequipamentos de movimentação, em especial as empilhadeiras. Conte com aopinião de mais de um especialista, pois em geral representam grandesinvestimentos, muitos deles irreversíveis. Também tenha cuidado com asnovidades apresentadas pelos fabricantes. Nunca seja a cobaia!

8. Elimine riscos de erros e confusão durante a separação de pedidos Aestocagem de mais de um item em um mesmo endereço, exigirá dosseparadores (pickers) tempo adicional para a checagem dos materiais

requeridos. A necessidade de abrir caixas e retirar unidades determinadositens também demandará maior tempo operacional, além de expor oseparador a maiores possibilidades de erros. Use ferramentas visuais paraauxiliar o separador durante a operação. Nos endereços de picking, porexemplo, você pode ter ilustrações não apenas mostrando o correto produto,mas também a apropriada unidade de medida, como uma unidade, pacote oua própria caixa completa.

9. Envolva o seu Cliente nesse processo A separação de itensfracionados obviamente requer mais tempo do que a de itens unitizados emcaixas ou paletes. Encoraje os seus consumidores a comprarem em lotes

maiores, em caixas, frações de paletes ou paletes. Descontos nas comprasou prazos maiores para pagamentos poderão incentivar seus consumidores acompras mais.

10. Recompense maiores velocidades e eficiência Invista mais emtreinamento e ofereça recompensas que motivem a sua equipe a desenvolvere implementar melhorias em velocidade e eficiência na operação deseparação de pedidos. Evite recompensas individuais e priorize a equipe. Enão se limite apenas às recompensas financeiras. Pergunte à sua equipe amelhor forma de premiá-los.

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3.Modulo Especifico -Materiais Estoques Documentacao